Registering af værdifulde dokumenter - Norddjurs Kommune
Registering af værdifulde dokumenter - Norddjurs Kommune
Registering af værdifulde dokumenter - Norddjurs Kommune
You also want an ePaper? Increase the reach of your titles
YUMPU automatically turns print PDFs into web optimized ePapers that Google loves.
<strong>Norddjurs</strong> <strong>Kommune</strong><br />
Økonomi<strong>af</strong>delingen<br />
Område: Regler for registrering <strong>af</strong> <strong>værdifulde</strong> <strong>dokumenter</strong><br />
Gældende fra: 1. oktober 2012<br />
Ansvarlig: Økonomi- og lønchefen<br />
Dækningsområde: <strong>Norddjurs</strong> <strong>Kommune</strong><br />
Henvisning til “<strong>Norddjurs</strong> <strong>Kommune</strong> - Principper for økonomistyring”, side 20<br />
Regler for registrering <strong>af</strong> <strong>værdifulde</strong> <strong>dokumenter</strong> som skøder, pantebreve, garantier m.m.<br />
Dokument Sagen oprettes <strong>af</strong> og opbevares<br />
<strong>af</strong> – der også følger<br />
op på sagen.<br />
Billån Hjælpemidler<br />
Hedebo Centret<br />
Karen Blixensvej 1<br />
8500 Grenaa<br />
Boligydelseslån/<br />
Boligsikring (førtidspensionister)<br />
Socialområdet<br />
Boligstøtte<br />
Torvet 3<br />
8500 Grenaa<br />
Deposita –lejeboliger alm. Teknik- og Miljø<br />
Kirkestien 1<br />
8961 Allingåbro<br />
Person/tlf.nr. Dokumentet<br />
(garantien, skadesløsbrevet<br />
m.v.)<br />
sendes/<strong>af</strong>leveres til<br />
Charlotte Jensen<br />
89592152 Øst<br />
Lene Gamskjær<br />
89592174 Vest<br />
Karina Kjær-Hansen<br />
89 59 19 19<br />
Gunhild Jørgensen<br />
89 59 19 07<br />
Ulla Nielsen<br />
89 59 19 05<br />
Kurt Johnsen<br />
89 59 18 60<br />
Inger Hinrichsen<br />
89 58 40 34<br />
(kopi gemmes i sagen)<br />
Gældsbrevet <strong>af</strong>leveres til<br />
Inger Møller, Opkrævningen,<br />
Torvet 3, Grenaa, der<br />
opretter det i restance<br />
systemet og derefter læg-<br />
ger gældsbrevet i boksen<br />
Det tinglyste<br />
skadesløsbrev opbevares<br />
(<strong>af</strong> sagsbehandleren) i<br />
boks (bagved Borgerservice)<br />
Garantiens/dokumentets<br />
frigivelse<br />
Frigives <strong>af</strong> sagsbehandleren<br />
Sagsbehandleren sender<br />
dokumentet til <strong>af</strong>lysning, når<br />
lånet er indfriet<br />
Arkiveres<br />
(Acadre)<br />
Det kvitterede dokument<br />
sendes til debitor og en kopi<br />
arkiveres sammen med<br />
sagen(Hjælpemidler)<br />
Det <strong>af</strong>lyste skadesløsbrev<br />
sendes til debitor og en kopi<br />
arkiveres sammen med<br />
sagen(Boligstøtte)<br />
-- Frigives <strong>af</strong> sagsbehandleren Arkiveres i sagen(Teknik- og<br />
Miljø)
Dokument Sagen oprettes <strong>af</strong> og opbevares<br />
<strong>af</strong> – der også følger<br />
op på sagen.<br />
Person/tlf.nr. Dokumentet<br />
(garantien, skadesløsbrevet<br />
m.v.)<br />
sendes/<strong>af</strong>leveres til<br />
(kopi gemmes i sagen)<br />
Deposita – licitationsmateriale Den enkelte sagsbehandler Der oprettes et dokument<br />
eller<br />
Deposita – indskud i ældreboliger Pleje- og omsorgsområdet<br />
Østergade 36<br />
Garantier – Byggeri/ejendom.<br />
(håndværkergarantier)<br />
Garantier<br />
- mad udbringning<br />
Garantier<br />
-<br />
råstofudvinding(efterbehandling)<br />
Garantier<br />
- udlændinge<br />
Garantier<br />
- Veje og kloak<br />
Gældsbreve i forbindelse med<br />
vandværker og kloakker mv.<br />
8500 Grenaa<br />
Teknik- og Miljø,<br />
Plan- og Byggeområdet<br />
Kirkestien 1<br />
8961 Allingåbro<br />
Voksen- og plejeområdet<br />
Østergade 36<br />
8500 Grenaa<br />
Natur- og Miljø<br />
Landskabsforvalter<br />
Kirkestien 1<br />
8960 Allingåbro<br />
Socialområdet, Torvet 3, 8500<br />
Grenaa<br />
Natur, Miljø, vej og<br />
parkområdet,<br />
Kirkestien 1<br />
8961 Allingåbro<br />
Teknik- og Miljø, Forsyningsområdet<br />
Kirkestien 1<br />
8961 Allingåbro<br />
Bibi Bak<br />
89 59 21 55<br />
Steen Hougaard Andersen<br />
89592830<br />
Søs Fuglsang<br />
89592100<br />
Marianne Bager<br />
89 59 40 23<br />
Anders Jørgensen<br />
89 59 18 62<br />
Lars Holst Andersen<br />
89 59 40 10<br />
indsættes i banken<br />
Garantiens/dokumentets<br />
frigivelse<br />
Arkiveres<br />
(Acadre)<br />
Frigives <strong>af</strong> sagsbehandleren i sagen<br />
-- Frigives <strong>af</strong> sagsbehandleren Arkiveres i sagen (Pleje- og<br />
omsorgsområdet)<br />
Økonomi og indkøb<br />
Torvet 3<br />
8500 Grenaa der opbevarer<br />
originalen<br />
Økonomi og indkøb<br />
Torvet 3<br />
8500 Grenaa der opbevarer<br />
originalen<br />
Natur- og Miljø<br />
Kirkestien 1<br />
8960 Allingåbro<br />
Socialområdet, Torvet 3,<br />
8500 Grenaa der opbevarer<br />
originalen<br />
Økonomi og indkøb<br />
Torvet 3<br />
8500 Grenaa der opbevarer<br />
originalen<br />
Forsyningsområdet Økonomi og indkøb<br />
Torvet 3<br />
8500 Grenaa der indsætter<br />
original dokumentet i<br />
Når garantien skal frigives<br />
gives der besked til Økonomi<br />
og indkøb, der frigiver garantien<br />
og sender kopi til sagsbe-<br />
handleren, der <strong>af</strong>slutter sagen<br />
Når garantien skal frigives<br />
gives der besked til Økonomi<br />
og indkøb, der frigiver garantien<br />
og sender kopi til sagsbe-<br />
handleren, der <strong>af</strong>slutter sagen<br />
Når garantien skal frigives<br />
gives der besked til Økonomi<br />
og indkøb, der frigiver garantien<br />
og sender kopi til sagsbe-<br />
handleren, der <strong>af</strong>slutter sagen<br />
Garantien/dokumentet returneres<br />
til garanti stilleren<br />
og en kopi<br />
arkiveres sammen med sagen<br />
(Plan- og Byggeområdet)<br />
Garantien/dokumentet returneres<br />
til garanti stilleren<br />
og en kopi<br />
arkiveres sammen med sagen<br />
(Voksen- og plejeområdet)<br />
Garantien/dokumentet returneres<br />
til garanti stilleren<br />
og en kopi<br />
arkiveres sammen med sagen<br />
(Natur- og Miljø)<br />
Frigives <strong>af</strong> sagsbehandleren Garantien/dokumentet returneres<br />
til garanti stilleren<br />
og en kopi<br />
Når garantien skal frigives<br />
gives der besked til Økonomi<br />
og indkøb, der frigiver garantien<br />
og sender kopi til sagsbe-<br />
handleren, der <strong>af</strong>slutter sagen<br />
Når gældsbrevet er indfriet<br />
gives der besked til Økonomi<br />
og indkøb, der tager dokumentet<br />
ud <strong>af</strong> depot og sender<br />
arkiveres sammen med sagen<br />
Garantien/dokumentet returneres<br />
til garanti stilleren<br />
og en kopi<br />
arkiveres sammen med sagen<br />
(Natur, Miljø området)<br />
Det kvitterede dokument<br />
sendes til debitor og en kopi<br />
arkiveres sammen med<br />
sagen(Teknik- og Miljø,
Dokument Sagen oprettes <strong>af</strong> og opbevares<br />
<strong>af</strong> – der også følger<br />
op på sagen.<br />
<strong>Kommune</strong>garanti ved Boligforeningers<br />
pantsætning <strong>af</strong> ejendom<br />
(Rds.egnens)<br />
Udviklingsområdet<br />
Kirkestien 1<br />
8961 Allingåbro<br />
<strong>Kommune</strong>ns lån Økonomi og indkøb<br />
Torvet 3<br />
8500 Grenaa<br />
Lån til betaling <strong>af</strong><br />
ejendomsskatter<br />
Lån til ældreboliger<br />
Pantebreve til kreditforening<br />
(kommunen er debitor)<br />
Pantebreve oprettet i forbindelse<br />
med salg <strong>af</strong> kommunens ejendomme<br />
Påtegninger på låne <strong>dokumenter</strong><br />
Skøder – nye <strong>Norddjurs</strong> kommune.<br />
Teknik- og Miljø, Plan- og<br />
Byggeområdet<br />
Kirkestien 1<br />
8961 Allingåbro<br />
Økonomi og indkøb<br />
Torvet 3<br />
8500 Grenaa<br />
Plan- og Byggeområdet<br />
Kirkestien 1<br />
8961 Allingåbro<br />
eller<br />
Direktionssekretariatet<br />
Torvet 3<br />
8500 Grenaa<br />
Økonomi og indkøb<br />
Torvet 3<br />
8500 Grenaa, der ekspederer<br />
påtegningen og sender kopi til<br />
sagsbehandleren til opbevaring<br />
i sagen<br />
Plan- og Byggeområdet,<br />
Kirkestien 1<br />
8961 Allingåbro<br />
eller<br />
Person/tlf.nr. Dokumentet<br />
(garantien, skadesløsbrevet<br />
m.v.)<br />
sendes/<strong>af</strong>leveres til<br />
(kopi gemmes i sagen)<br />
Kirsten Bjerg<br />
89 58 40 72<br />
Bettina Andersen<br />
89 59 18 38<br />
Susie Olsen,<br />
89 59 41 04,<br />
Bettina Andersen<br />
89 59 18 38<br />
Ida Grand Jensen<br />
89 59 40 54<br />
eller<br />
Kirsten Hansen<br />
89 59 10 46<br />
Bettina Andersen<br />
89 59 18 38<br />
Ida Grand Jensen<br />
89 59 40 54<br />
Eller<br />
Kirsten Hansen<br />
Garantiens/dokumentets<br />
frigivelse<br />
depot i banken det til sagsbehandleren, der<br />
<strong>af</strong>slutter sagen<br />
-- Frigives <strong>af</strong> sagsbehandleren<br />
-- Når pantebrevet er indfriet<br />
sendes det til <strong>af</strong>lysning (hvis<br />
ikke kreditor har sørget for<br />
Det tinglyste<br />
skadesløsbrev opbevares i<br />
fælles ringbind i boks (i<br />
kælderen)<br />
Økonomi og indkøb<br />
Torvet 3<br />
8500 Grenaa<br />
Økonomi og indkøb Torvet<br />
3<br />
8500 Grenaa der indsætter<br />
original dokumentet i<br />
depot i banken<br />
Økonomi og indkøb<br />
Torvet 3<br />
8500 Grenaa<br />
Opbevares i boksen<br />
bagved borgerservice<br />
dette)<br />
Sagsbehandleren sender<br />
dokumentet til <strong>af</strong>lysning, når<br />
lånet er indfriet<br />
Når pantebrevet er indfriet<br />
sendes det til <strong>af</strong>lysning (hvis<br />
ikke kreditor har sørget for<br />
dette)<br />
Når lånet er indfriet gives der<br />
besked til Økonomi og indkøb,<br />
der sender pantebrevet til<br />
<strong>af</strong>lysning.<br />
Arkiveres<br />
(Acadre)<br />
Forsyningsområdet)<br />
Dokumentet arkiveres sammen<br />
med<br />
sagen(Udviklingsområdet)<br />
Det <strong>af</strong>lyste dokument arkiveres<br />
sammen med sagen<br />
(Økonomi og indkøb)<br />
Det <strong>af</strong>lyste skadesløsbrev<br />
sendes til debitor og en kopi<br />
arkiveres sammen med<br />
sagen(Plan- og Byggeom-<br />
rådet)<br />
Det <strong>af</strong>lyste pantebrev arkiveres<br />
sammen med sagen(Økonomi<br />
og indkøb)<br />
Det <strong>af</strong>lyste pantebrev arkiveres<br />
sammen med<br />
sagen(Plan- og Byggeområdet<br />
– Direktionssekretariatet)<br />
-- Påtegningen/kopi opbevares i<br />
sagen og arkiveres med<br />
denne.<br />
- -
Dokument Sagen oprettes <strong>af</strong> og opbevares<br />
<strong>af</strong> – der også følger<br />
op på sagen.<br />
DirektionssekretariatetTorvet 3<br />
8500 Grenaa<br />
Skøder ved. gl. Nørre Djurs Glesborg Bygade 1,<br />
8585 Glesborg<br />
Skøder vedr. gl. Rougsø Kirkestien 1<br />
8961 Allingåbro<br />
Skøder vedr. gl. Sønderhald Kirkestien 1<br />
8961 Allingåbro<br />
Person/tlf.nr. Dokumentet<br />
(garantien, skadesløsbrevet<br />
m.v.)<br />
sendes/<strong>af</strong>leveres til<br />
(kopi gemmes i sagen)<br />
89 59 10 46<br />
Opbevares i arkivet i<br />
Glesborg under ejen-<br />
domme i matr.nr. orden<br />
Opbevares i arkiv i Allingåbro.<br />
Arkiveret under<br />
den forvaltning/<strong>af</strong>deling,<br />
som de henhører<br />
Opbevares hos Ida Grand,<br />
Plan- og bygge<strong>af</strong>d. i Allingåbro<br />
Skøder vedr. gl. Grenaa Torvet 3, 8500 Grenaa Opbevares i boksen<br />
bagved Borgerservice<br />
Garanti til Andelsbolig<br />
Direktionssekretariatet Direktionssekretariatet Direktionssekretariatet<br />
foreninger<br />
Torvet 3<br />
Torvet 3<br />
8500 Grenaa<br />
8500 Grenaa<br />
Regnskaber til godkendelse i ---- Dorte Johansen Økonomi og indkøb<br />
forbindelse med garantier<br />
89 59 18 22<br />
Torvet 3<br />
8500 Grenaa<br />
Senest ajourført/offentliggjort: Okt. 2012<br />
Garantiens/dokumentets<br />
frigivelse<br />
- -<br />
- -<br />
- -<br />
- -<br />
Arkiveres<br />
(Acadre)<br />
Frigives <strong>af</strong> sagsbehandleren Garantien arkiveres sammen<br />
med sagen (Direk-<br />
tionssekretariatet)<br />
---- Hvis regnskabet skal gemmes<br />
-<br />
Arkiveres sammen med<br />
sagen i den pågældende<br />
<strong>af</strong>deling
Change language