Referat med beretning og bilag - Grundejerforeningen Birkhøjen

Opfordring!!
Alle beboer opfordres til at oplyse deres mailadresse,
så fremtidig information kan gives via denne.
Bestyrelsens mailadresse er:
bestyrelsen@birkhojen.dk
Se også
www.birkhojen.dk
Siden er under opbygning og input modtages
naturligvis!

Information til grundejerforeningen
Birkhøjens medlemmer
Referat af ordinær generalforsamling afholdt torsdag d. 26. marts 2008 2009.
Fremmødte:
Hus nr.: 30, 36, 37,40, 47, 49, 77, 85
Referent: Anja Steenbuck, nr. 37
Dagorden:
1. Valg af dirigent
2. Formandens beretning for det forgangne år
3. Aflæggelse af regnskab
4. Vedtagelse af budget
5. Valg af bestyrelse (Christian Gernyx, Anja Steenbuck modtager genvalg,
Claus Haldrup ønsker ikke valg)
6. Valg af revisor og revisorsuppleanter
7. Rettidigt indkomne forslag fra medlemmerne
8. Sammensætning af udvalg
9. Eventuelt
Ad 1.
Niels Elbek nr. 30 blev valgt som dirigent.
Dirigenten kunne konstatere at indkaldelsen og dagsorden er udsendt rettidig.
Ad 2.
Formanden præsenterede årsberetningen.
Beretningen godkendt. Vedlagt som bilag 1.
Vejfonden. Vurdering af kommende budgettering vedlagt som bilag. Vedlagt som bilag 2.
Ingen kommentar til årsberetningen.
Ad 3.
Rettidige udsendte regnskab blev præsenteret af kasserer Christian Gernyx, regnskabet var
godkendt af foreningens revisorer.
Tømning af sandfang gav anledning til diskussion om hvorvidt der skal gruses eller saltes. Ved
grusning giver det større behov for tømning af sandfang.
Anja Steenbuck undersøger om der er mulighed for en evt. blanding af grus og salt.
Fremtidig aftale med Søften Maskinstation vedlagt som bilag 3. Evt. indsigelser kan skriftlig
tilkendegives til næste generalforsamling.
Regnskabet godkendt.
Ad 4.
Budgettet præsenteret af kasserer Christian Gernyx.
Budgetforslag godkendt.

Ad 5.
Christian Gernyx modtog genvalg.
Anja Steenbuck modtog genvalg.
Søren Aarestrup nr. 85 blev valg i bestyrelsen.
Svenn Nilsson og Mogens Bang var ikke på valg og fortsætter dermed i bestyrelsen.
Suppleant:
Birgitte Berdin Mikkelsen
Lars Baungaard
Ad 6.
Niels Have nr. 50 og Bent Hansen nr. 57 blev genvalgt som revisorer.
Kristian Kragh nr. 40 blev genvalgt som revisorsuppleant.
Ad 7.
Der var ikke modtaget forslag til behandling på generalforsamlingen.
Ad 8.
Festudvalg:
Lars Enevoldsen, nr. 69, Christian Gernyx, nr. 47, Kurt Udengaard, nr. 71,
Søren Nielsen, nr.49 har alle været med i festudvalget, men ønsker ikke at fortsætte. Alle takkes for
god indsats!
Det blev på generalforsamlingen vedtaget at festudvalget nedlægges. Samtidig blev det besluttet, at
det bliver muligt for evt. initiativtager, at ansøge om tilskud til arrangementer. Der stilles ikke krav
til hvilke arrangementer der ansøges til, bestyrelsen vil behandle alle forslag.
Legepladsudvalg:
Claus Haldrup – nr. 21 fortsætter, samt 1 bestyrelses medlem – denne vælges ved kommende
konstituering.
Skadedyrsudvalg:
Joos Kallehauge, nr. 46, Lars Baungaard, nr. 81, Svenn Nilsson, nr. 55,
Niels Elbek, nr. 30 repræsentere skadedyrsudvalget.
Antenneudvalg:
Niels Elbek, nr. 30, Kristian Kragh, nr. 40 fortsætter i udvalget. Henrik Nymark, nr. 77 blev valgt
ind i udvalget.

Ad 9.
Alle beboer opfordres til at sende en mail til bestyrelsen@birkhojen.dk – da dette giver
mulighed for fremsendelse af information via mail.
Brændeovne, brændsel og afbrændingsform skal være så dette ikke giver gener for de
omkringboende!
Græssende køer - der blev på generalforsamlingen henstillet til, at bestyrelsen tager kontakt til
kommunen og gør opmærksom på at indhegningen syd for søen skal fjernes, da dette ikke er i
overensstemmelse med gældende regler.
Antenneudvalget gav et referat af deres arbejde i det forgangne år.
Dirigenten afsluttede generalforsamlingen og takkede for god ro og orden.
_________________________ _________________________
Niels Elbek, dirigent Svenn Nilsson, formand

Bilag 1
Grundejerforeningen Birkhøjen
Beretning 2008
Ændringer i bestyrelsen
Kurt Udengaard Christensen har desværre været nødsaget til at forlade bestyrelsen januar 2009.
Bestyrelsen har derfor omkonstitueret sig. Svenn Nilsson er tiltrådt som formand og Mogens Bang
er tiltrådt som næstformand. Suppleant Claus Haldrup er blevet medlem af bestyrelsen som afløser
for Kurt. Bestyrelsen vil benytte denne lejlighed til at sige stor tak til Kurt for hans indsats.
Opkrævning af kontingent
Aftalen med Hinnerup kommune om opkrævning af kontingent gennem ejendomsskatten blev
opsagt af Favrskov kommune i 2007 med virkning fra 2008. Grundejerforeninger skulle herefter
med virkning fra januar 2008 selv sørge for opkrævningen.
Det har nødvendiggjort en ændring i vedtægterne i § 9 stk. 4. Er ændret fra " kontingentet skal
opkræves via ejendomsskattebilletten af Hinnerup Kommune” til " kontingent bliver opkrævet af
Grundejerforeningen en gang årligt".
Ændringen af vedtægterne blev vedtaget ved den ekstraordinære generalforsamling den 14. maj.
2008.
Grundejerforeningens kasserer har varetaget arbejdet med at opkræve kontingent for 2008. Da
indbetalingerne forløb tilfredsstillende, har bestyrelsen besluttet også fremover at varetage
opkrævningen af kontingentet.
Vejfonden
Som bekendt blev der i 2006 indgået en aftale mellem kommunen og Grundejerforeningen om at
kommunen forestår driften af vejene indtil 2018 og tilbageleverer vejene til grundejerforeningen
med nyt slidlag samme år. Grundejerforeningen skal herefter selv forestå driften af vejene.
Ved generalforsamlingen i 2008 blev det besluttet at bestyrelsen skulle se nærmere på om
opsparingsniveauet i vejfonden er tilfredsstillende.
Bestyrelsen har gennemført en vurdering af opsparingen i vejfonden, sammenholdt med forventede
udgifter til vedligeholdelse af veje med tilhørende tilbehør og installationer frem til 2038.
Vurderingen bliver i sin helhed vedlagt referatet fra denne generalforsamling som bilag. Der er i
vurderingen anlagt et konservativt skøn. På denne baggrund indstiller bestyrelsen, at der fortsat
overføres gennemsnitligt kr. 30.000 til vejfonden pr år.
Hjemmesiden
Hjemmesiden www.birkhojen.dk har nu siden februar 2009 været velkørende og er blevet
udbygget, så der nu kan findes mange nyttige informationer om Grundejerforeningen Birkhøjen.
Hjemmesiden er fortsat under konstruktion, men det er nu muligt at finde frem til medlemmer af
grundejerforeningens bestyrelse og udvalg, diverse nyheder, vedtægter, arrangementer og relevante
links.
Råger og andre skadedyr.
Råger:
Har kontaktet formanden for Hinnerup Jagtforening Ove Lindrup, som har oplyst, at der ved
reguleringen af rågeunger i forsommeren 2008 kun er nedskudt 154 rågeunger. Dette er kun en
tredjedel af, hvad der er nedlagt i 2007 og langt fra det antal råger, der er tilladelse til at skyde.

Viltforvaltningen har derfor givet Favrskov kommune tilladelse til regulering af råger i
Nørreskoven fra midten af februar indtil den 31. marts 2009. Hinnerup Jagtforening har nu snart
gennemført reguleringen, med det formål, dels at udtynde antallet af voksne råger, og dels at
skræmme rågerne således at lysten til at etablere reder i Nørreskoven bliver væsentlig mindre og at
de i bedste fald helt forsvinder fra Nørreskoven.
Mosegrise:
Mosegrise og vandrotter har heller ikke i 2008 forvoldt de store problemer. Der er dog konstateret
en del mosegriseaktivitet i skråningen på fællesarealet op mod Birkhøjen 85 og 87 og der er
konstateret enkelte huller rundt omkring parceller, der ligger ud til fællesarealer. Det opfordres til at
kontakte skadedyrsudvalget, når der konstateres problemer med mosegrise og muldvarpe.
Dræbersnegle:
Der har heller ikke været registreret de store gener med dræbersnegle i 2008. Flere grundejere
meddeler, at det har været nødvendigt at indsamle og aflive dræbersnegle, men invasionen har
generelt set været mindre end i foregående år.
Legepladser
Der er i 2008 blevet lavet en aftale mellem Flinthøjen og Birkhøjen om vedligeholdelse af den
fælles legeplads. Grundejerforeningen Birkhøjen varetager inspektion og nødvendig vedligehold i
ulige år og Flinthøjen i lige år.
Grønne arealer
Der er foretaget en hårdt tiltrængt udtynding i træbevoksningerne på fællesarealet mellem de ulige
og lige numre. Danjord A/S har foretaget udtyndingen. Grundejere med skel ud til slugten med
træbevoksningerne varetager det sidste oprydningsarbejde og grenene bliver lagt på Skt. Hans
Bålpladsen. Alle fra grundejerforeningen, der har lyst og/eller kan bruge gavn-træet er velkomne til
at tage del i oprydningsarbejdet.
Engarealerne blev slået 2 gange. Første gang i forbindelse med mælkebøtternes frøsætning og sidste
gang i sensommeren.
Vejene
En inspektion af sandfangene i kloakbrønde langs vejene afslørede at det var hårdt tiltrængt at de
skulle tømmes for sand. Trods at vedligeholdelsen af vejene er pålagt kommunen skal
Grundejerforeningen varetage tømning af sandfangene i kloakker langs vejene. Der er indgået en
aftale med Grundejerforeningerne Lerhøjen og Birkegaarden om oprensning af sandbrøndene for
første gang i 2008 og herefter hvert 3. år.
Vejmarkeringer (hajtænder m.m.) er blevet opmalet og skulle gerne kunne holde de næste 10 år.
Der var ingen indkaldelse til grøn 1/2time, men vedligeholdelsen af rundkørslerne er blevet klaret
alligevel.
Ukrudt langs kantstenene bryder asfalten, når det får lov at blive stående. Endnu engang opfordres
alle grundejere til selv at fjerne ukrudtet langs kantstenene, inden det gør nævneværdig skade på
vejbelægningen.
Vejtræer er også blevet beskåret i 2008 og vil fortsat blive beskåret en gang om året, så trækronerne
vedbliver at være kompakte. En tak til Jens Viggo Jensen for kontrol af skadedyr og sygdomme i
foreningens vejtræer.

Snerydning.
Vinteren 2008 har været mild og der har ikke været det store behov for snerydning og grusning.
Fester 2008
Fastelavnsfesten blev desværre aflyst, da der var for få tilmeldte. Skt. Hans festen forløb fint med
flot bål, hvor heksen blev sendt til Bloksbjerg og grundejerforeningen var vært med pølser, øl og
sodavand. Til sommerfesten i august var der kun tilmeldt 8 husstande. Det blev en hyggelig
sammenkomst hvor 16 voksne med børn fik en hyggelig eftermiddag og aften.
Marts 2009
Svenn Nilsson

Bilag 2
Bilag til beretning - Vejfond:
På generalforsamlingen i 2008 blev bestyrelsen pålagt til næste generalforsamling at udarbejde et
budget over fremtidige økonomiske forhold.
Det har bestyrelsen gjort...
Først lidt baggrund:
Vejfondens formål jf. Grundejerforeningen Birkhøjens vedtægter §6 stk. 6:
”Grundejerforeningen Birkhøjen kan oprette en vejfond. Fonden skal sikre, at en passende del af
grundejerforeningens midler afsættes til de fremtidige vedligeholdelsesarbejder på foreningens
vejarealer.
Fondens midler indestår på en særskilt konto, alternativt investeres de i danske statsobligationer.”
Med baggrund i vejenes og specielt bundopbygningens beskaffenhed, indgik Grundejerforeningen
Birkhøjen i november 2006 aftale med Hinnerup Kommune, om at kommunen frem til december
2018 forestår driften af vejene. Ved udgangen af perioden overdrager kommunen vejene med nyt
slidlag tilbage til grundejerforeningen.
Med en forventet levetid på 20 år for asfaltslidlag betyder det i princippet, at grundejerforeningen
ikke vil have udgifter (udbetalinger) til nyt asfaltslidlag før 2038.
I relation til vedtægterne for vejfonden er udgifterne frem til og med 2038 vurderet i det følgende.
Alle priser er inkl. moms.
Fra Vejfonden tages reparations- og vedligeholdelsesudgifter som ikke forventes afholdt oftere end
hvert 5. år
• Rådgiver ved overtagelse fra kommunen. Kr. 15.000,- i 2018
• Opretning fortov - 613 lbm. á kr. 250,- I alt kr. 153.250,- år 2028
• Opretning af kantsten - afsat kr. 75.000,- ved 3. slidlag i år 2038
• Nyt asfaltslidlag - (kommunen betaler 2018) - afsat 7050 m2 á kr. 85,-
plus regulering af riste og brønde mv. I alt kr. 750.000,- i år 2038
• Reparation af revner i asfalt. Afsat kr. 10.000 hvert femte år
• Vejmarkering og vejskilte. Afsat kr. 20.000,- hvert 10. år
• Kloakrenovering (regnvand). Den store joker. Afsat kr. 200.000,- i år 2038.
Det vil sige, at løbende udgifter til fx. ukrudtsbekæmpelse og tømning af sandfangsbrønde ikke
tages fra Vejfonden.
Ved udførelse af arbejder fra Hinneruplund frem til anden rundkørsel vil Birkgegården og Lerhøjen
bidrage forholdsmæssigt jf. gældende aftale. (ca. 6% af Birkhøjens totale vejareal). Af praktiske
årsager er alle mængder frem til Hinneruplund dog indregnet, hvilket vel kan sidestilles med et
konservativt skøn.
Prisstigninger sidestilles med rentetilskrivning.

Ind- og udbetaling / Saldo
1000000
800000
600000
400000
200000
0
-200000
-400000
-600000
-800000
-1000000
Birkhøjens Grundejerforening
Birkhøjen Vejfond - Udvikling
1998
1999
2000
2001
2002
2003
2004
2005
2006
2007
2008
2009
2010
2211
2012
2013
2014
2015
2016
2017
2018
2019
2020
2021
2022
2023
2024
2025
2026
2027
2028
2029
2030
2031
2032
2033
2034
2035
2036
2037
2038
Side 9 af 9
År