Vejledning til deltagere der skal selvevaluere

kl.dk

Vejledning til deltagere der skal selvevaluere

Den Kommunale Kvalitetsmodel

Deltageren der skal selvevaluere


Indhold

Forord 2

Den Kommunale Kvalitetsmodel

– spørgeramme til selvevaluering 3

Sådan tilrettelægges

selvevalueringsprocessen 5

Inden du går i gang 8


Forord

Dette lille hæfte indeholder en gennemgang af, hvordan man gennemfører en kvalitetsproces

ved hjælp af Den Kommunale Kvalitetsmodel.

Hæftet henvender sig til ledere og medarbejdere, der sammen kaster sig ud i arbejdet med at

forbedre kvaliteten af den service, I leverer i jeres enhed. Det vil naturligvis være forskelligt fra

person til person, hvordan det opleves at deltage i selvevaluering af din enhed med Den Kommunale

Kvalitetsmodel. Men du og din enhed får størst udbytte, hvis du er åben og positiv

over for processen, og du har forberedt dig på forhånd. Hvordan du forbereder dig, kan du

læse om i denne vejledning.

God fornøjelse!

Den Kommunale Kvalitetsmodel skaber kvalitet i kom-

munen – derfor har modellen fået forkortelsen KIK.

Logoet repræsenterer modellens otte temaer og opdelingen

mellem indsatser og resultater.

2


Den Kommunale Kvalitetsmodel

– spørgeramme til selvevaluering

Den Kommunale Kvalitetsmodel er en spørgeramme, der kan bruges til at selvevaluere en

enhed ”hele vejen rundt”. Spørgsmålene i modellen omfatter hele enhedens praksis og således

både drifts- og udviklingsopgaver.

Kvalitetsmodellen rummer i alt 20 spørgsmål, som falder inden for otte temaer. Temaerne

dækker både indsatser (det vi gør) og resultater (det vi opnår).

Bemærk at Den Kommunale Kvalitetsmodel spørger ind til resultater i fire forskellige dimensioner,

nemlig brugerarbejderresultater, medarbejderresultater, faglige resultater og ”bundlinjen”

i form af øvrige nøgleresultater. Tanken er, at inspiration til forbedringer kan findes i mange

former for resultater – og ikke alene i fx økonomiske nøgleresultater.

3


Hvorfor selvevaluere?

• Selvevaluering med Den Kommunale Kvalitetsmodel giver en fælles diagnose af,

hvor enheden står – hvad der er styrker og forbedringsområder – og hvor de vigtigste

udfordringer er lige nu.

• Selvevaluering med Den Kommunale Kvalitetsmodel hjælper med at holde fokus på

resultater.

• Selvevaluering med Den Kommunale Kvalitetsmodel giver et fælles sprog til at drøfte

udfordringerne – et fælles sprog på tværs af fagligheder og roller.

• Selvevaluering med Den Kommunale Kvalitetsmodel giver indsigt i hele enheden og

et unikt grundlag for at prioritere forbedringer set ud fra et helhedsperspektiv.

• Selvevaluering med Den Kommunale Kvalitetsmodel giver overblik over alle aktuelle

projekter/forbedringer, og hvordan de spiller sammen – og om de er tilstrækkelige i

forhold til udfordringerne.

En spørgeramme tilpasset kommunale forhold

For hvert af de 20 spørgsmål er der en række inspirationsspørgsmål og eksempler, som er

tænkt som inspiration til at vurdere enhedens indsats og resultater.

Erfaringerne viser, at netop de praktiske eksempler betyder, at alle medarbejdere uanset uddannelse

eller arbejdsområde kan være med til at gennemføre en selvevaluering.

4


Sådan tilrettelægges

selvevalueringsprocessen

Processen med selvevaluering og implementering af udvalgte forbedringsprojekter, er delt op

i fire faser:

• Fase 1: Beslutning og planlægning

• Fase 2: Individuel forberedelse

• Fase 3: Konsensusseminar

• Fase 4: Efter konsensusrapporten – prioritering og handling

Fase 1: Beslutning og planlægning

Enhver anvendelse af Den Kommunale Kvalitetsmodel begynder med en beslutning. Derefter

følger planlægningen. Beslutningen om at påbegynde en evaluering tages oftest på politisk

eller højt ledelsesmæssigt niveau. Der bliver oftest udnævnt en central tovholder, der står for

den konkrete planlægning og praktiske gennemførelse af forløbet i din kommune.

Når du er blevet gjort opmærksom på, at du skal deltage i en gennemførelse af Den Kommunale

Kvalitetsmodel, vil den centrale tovholder derfor være naturlig at gå til. Her vil du kunne

få svar på mange af de spørgsmål, du måtte have, også dem som denne vejledning ikke giver

svar på. Din opgave som deltager er i denne del af fasen at gøre dig bekendt med modellen

og din videre rolle.

Selve arbejdet i løbet af planlægningsfasen vil ligge hos den praktisk ansvarlige tovholder, der

skal foretage en række praktiske opgaver, samt hos din leder. Der vil i den forbindelse blive

fastsat en dato for et konsensusseminar, samt evt. en dato hvor I sammen introduceres for

selvevalueringen. Sørg for at reservere disse dage i din kalender, da det er meget vigtigt, at

du kan deltage.

Fase 2: Den individuelle forberedelse

Når selvevalueringen skal foregå, er du som deltager i centrum. Det er her du skal bidrage

med din evaluering, som sammen med de andre deltageres selvevalueringer bliver udgangspunkt

for processens videre forløb. Du skal evaluere jeres indsats på i alt 20 spørgsmål, fordelt

på modellens otte temaer, samt vurdere styrker og forbedringsmuligheder. Det sker via

det internetbaserede værktøj e-KIK.

På www.kl.dk/kik kan du finde en spørgsmålsguide, med modellens spørgsmål og temaer.

5


Din vurdering skrives i et skema, som du får adgang til via internettet. Din

tovholder forklarer hvordan.

• Afsæt en halv til en hel arbejdsdag til den individuelle selvevaluering. Det er vigtigt

at have adgang til e-KIK, til relevante dokumenter, til en deltagervejledning og i øvrigt

have fred og ro til arbejdet.

• Det er hovedspørgsmålet, der skal besvares. Eksemplerne er til inspiration.

• Brug ikke for megen tid på at give point. Der er primært tale om at pege på tendenser.

• Gør dig umage med at skrive hele sætninger, når du formulerer styrker og forbedringsområder.

Det gør det nemmere for andre at forstå, hvad du mener, og det gør

arbejdet med at formulere styrker og forbedringsområder på konsensusseminaret

lettere.

• Det er OK at springe spørgsmål over, som man ikke har viden om. Selvevalueringsgruppen

er sammensat sådan, at der altid vil være nogen, som kan svare på et

emne. Marker »Ved ikke nok om emnet til at kunne give point«.

• Du kan spørge din tovholder, hvordan enkelte spørgsmål og formuleringer skal forstås.

• Spørg ikke andre om, hvad de synes – giv udtryk for din egen mening. Det er meget

vigtigt, at selvevalueringen er et udtryk for din vurdering af styrker og forbedringsområder.

Fase 3: Konsensusseminar

Hele gruppen samles nu på et konsensusseminar for at foretage en fælles vurdering af de

20 spørgsmål (styrker, forbedringsområder og point for hvert emne). Det er her, at enhedens

samlede selvevaluering foregår. Forud for konsensusseminaret udarbejdes der en svarrapport,

som er en liste over alle deltagernes individuelle selvevalueringer. Svarrapporten indeholder

alle styrker, forbedringsmuligheder og scorer, som selvevalueringen frembragte. Svarrapporten

laves automatisk af it systemet, som du har svaret i. Det er tovholderen, der trækker svarrapporten

og uddeler den til deltagerne i konsensusseminaret.

Forberedelse til Konsensusseminaret:

Det er tovholderen der planlægger seminaret, herunder hvilken rækkefølge temaerne skal

tages i, hvordan emner skal drøftes osv. Tovholderen vil træffe disse valg med udgangspunkt i

svarrapporten. Som deltager er det dog en rigtig god idé at orientere sig grundigt i rapporten

inden konsensusseminaret og særligt iagttage:

• Hvor der er stor enighed om styrker og forbedringsområder.

• Hvor der er stor uenighed om styrker og forbedringsområder.

• Hvor der er stor usikkerhed om, hvad emnet handler om (der er svaret »i øst og vest« eller

få svar).

• Hvordan balancen er mellem og resultattemaer (5-8) og indsatstemaer (1-4). Er der fx lav

scoring og få styrker på resultattemaerne, kan det være, fordi der endnu ikke er ret mange

resultater at forholde sig til, dvs. der mangler målinger.

Formålet med den fælles vurdering er:

• At alle synspunkter og oplevelser bliver brugt til at skabe konsensus om enhedens styrker

og forbedringsområder inden for hvert emne.

• At have et fælles grundlag for at vurdere, hvor der er størst behov for forbedringer.


At gruppen opnår enighed om antallet af point for hvert af de 20 spørgsmål.

6


Konsensus er en disciplin, som kræver selvopdragelse

• Respekt for andres mening og oplevelse.

• Respekt for, at alle ikke har mening eller viden om alt.

• Vær præcis og brug konkrete eksempler.

• Lad være med at gentage, hvad der allerede er sagt.

• Lad være med at falde ned i gammel uenighed eller kendte diskussioner.

• Det er OK at være enige om, hvor vi ikke er enige.

Fase 4: Efter konsensusrapporten – prioritering og handling

Når konsensusseminaret er afholdt og konsensusrapporten er renskrevet, er det tid for handling.

Der er formentlig kommet mange flere forslag til forbedring, end I kan arbejde med på én

gang. Der er altså brug for at få prioriteret mellem de mange gode forslag, så de bedste kan

blive ført ud i livet først.

Konsensusrapporten udgør grundlaget for, at ledelsen kan prioritere de mange forbedringsforslag.

Forbedringspunkter i en selvevaluering resulterer først i konkrete ændringer, når ledelsen

prioriterer det pågældende forbedringsområde og beslutter en plan for at gennemføre de

udvalgte og aftalte forbedringsprojekter.

Det er nu, der skal handles. Det tager tid at gennemføre de tiltag, som I har udvalgt. Gryden

skal holdes i kog, og det kræver en arbejdsindsats både fra ledernes og medarbejdernes

side.

7


Inden du går i gang

Inden du går i gang, vil det være en fordel, hvis du gør dig nogle tanker om, hvad du ser som

din enheds ydelser. Ydelserne er de vigtigste ydelser I leverer til brugerne.

Selvevalueringsgruppen kan evt. vurdere dette i fællesskab på introduktionsmødet.

Notér gerne i skemaet herunder:

Ydelser

(tænk på hvilke ydelser/service din enhed ”er til for” at levere)

8


www.kl.dk/kik

KL

Weidekampsgade 10

2300 København S

Tlf. 33 70 33 70

kl@kl.dk

www.kl.dk

Produktion:

Kommuneforlaget A/S

Produktionsnr. 830004

More magazines by this user
Similar magazines