DS-Bestyrelse_REFERAT_02-2013_4mar.pdf.pdf ... - Dansk Sejlunion

sejlsport.dk

DS-Bestyrelse_REFERAT_02-2013_4mar.pdf.pdf ... - Dansk Sejlunion

Dansk Sejlunions bestyrelse

Referat

Referat

Møde: Bestyrelsesmøde 02-2013

Dato: Mandag den 4. marts 2013, kl. 15.00 – 21.00

Sted: Dansk Sejlunion, Idrættens Hus, Brøndby

Deltagere: Hans Natorp, DS Formand

Jens Erik Hansen, DS Næstformand

Jan Wojtczak, politisk økonomiansvarlig

Jesper Baungaard

Mads Christensen (fra kl. 17.30)

Christina Nielsen

Ole Ingemann Nielsen

Søren Overgaard

Mads Kolte-Olsen, DS Generalsekretær

1. Dagsorden

Mødets dagsorden blev godkendt.

2. Sidste referat

2.1. Referat møde 10-2012 den 10. december 2012

Konklusion

Bestyrelsen havde i februar i skriftlig behandling på base camp godkendt referat

fra møde den 10-2012 den 10. december 2012.

2.2. Referat møde 1-2013 den 28. januar 2013

Bestyrelsen gennemgik referat for bestyrelsesmødet 1-2013.

Konklusion

Bestyrelsen godkendte referatet fra møde 1-2013.

3. Mødets hovedopgaver

3.1. Regnskab 2012

Præsentation

Jan Wojtczak og Mads Kolte-Olsen præsenterede Dansk Sejlunions årsrapport

1


Dansk Sejlunions bestyrelse

Referat

2012. Årets resultat er et underskud på ca. 700 tkr. Faldende indtægter er ikke

blevet modsvaret af reduktion i udgifter. Resultatet betyder en reduktion i

egenkapital på 23 %.

Dansk Sejlunion har i 2012 investeret 1,3 mio. kr. i IT-udvikling. Man har i forbindelse

med afslutning af regnskab 2012 drøftet ændring i afskrivningsperiode

for IT. Regnskab 2013 vil afskrive IT over en kortere periode end 7 år, og man

vil indregne løn, som har været knyttet direkte til IT-udvikling.

Jan Wojtczak redegjorde for revisionens anbefalinger i revisionsprotokollat. Revisionen

har ikke forbehold eller anmærkninger til regnskabet.

Drøftelse

Man drøftede årsager til årets resultat. Ledelsesberetning i årsrapport og Dansk

Sejlunions årsberetning redegør for baggrunden for årets resultat. Årets resultat

er ikke tilfredsstillende.

Man vurderer, at de iværksatte ændringer i ledelsen og bogholderifunktionen i

forhold til den fremadrettede økonomistyring vil have effekt fra 1. kvartal 2013.

Kommunikation af regnskab 2012 er ved at blive forberedt. Spørgsmål og svar

vil være klar samtidig med, at regnskab bliver sendt ud til klubberne den 8.

marts.

Konklusion

Bestyrelsen besluttede at indstille årsrapport 2012 og revisionsprotokollat til

generalforsamlingens godkendelse.

Bestyrelsen bad sekretariatet udarbejde en plan for opfølgning på revisionens

anbefalinger om opfølgning på lånedebitorer, aktiv-kartotek og investeringspolitik.

Bestyrelsen bad sekretariatet om at udarbejde en redegørelse for Dansk Sejlunions

IT-investeringer i 2012 (medlemssystem, Det Levende Søkort, sejlsport.dk,

websejler.dk).

3.2. Målsætning og leverancer i 2013

Mads Kolte-Olsen præsenterede oplæg til sekretariatets mål og leverancer i

2013. Oplægget kobler Dansk Sejlunions strategiske mål og sekretariatets forventede

leverancer og handlinger i 2013.

2


Dansk Sejlunions bestyrelse

Referat

Drøftelse

Man sætter pris på koblingen mellem handling og de fire overordnede strategiske

mål. Man ønsker desuden, at oplægget kobler sig til mål og strategi for

hvert delområde i DS Strategi 2011.

Man spurgte til mål for at styrke DS Netværk. Det blev oplyst, at det både er et

overordnet mål at styrke frivillige ressourcer i DS Netværk, og at man vil arbejde

med DS Netværk som en mulighed til at tiltrække frivillige ressourcer i konkrete

projekter.

Konklusion

Bestyrelsen besluttede at godkende oplæg med følgende bemærkninger:

Bestyrelsen ønsker, at oplægget kobler sig til mål og strategi for hvert delområde/anbefaling

i DS Strategi 2011. Bestyrelsen ønsker, at oplægget omfatter

alle delområder/anbefalinger i DS Strategi 2011.

Bestyrelsen ønsker, at DS Netværk bliver brugt aktivt i arbejdet med at nå mål

i DS Strategi 2011.

Bestyrelsen ønsker en stærkere beskrivelse af indsatsen for tursejlads, og

hvordan man med den planlagte indsats for tursejllads i løbet af 2013 og 2014

vil nå de mål, som bestyrelsen har sat.

3.3. Budget 2013

Mads Kolte-Olsen og Jan Wojtczak præsenterede forslag til Dansk Sejlunions

budget 2013.

Drøftelse

Man drøftede budget til tursejlads. Der skal være en udvikling i Dansk Sejlunions

indsats for tursejlere.

Man drøftede forankring og opfølgning på budget i 2013. Sekretariatet vil efter

bestyrelsens godkendelse indlæse budgettet i økonomisystemet; sikre at afdelingerne

kender og forstår budgettet; samt sikre at budgettet bruges aktivt til

styringen af aktiviteterne i Dansk Sejlunion. Sekretariatet vil desuden udarbejde

kvartalsregnskaber med afvigelsesforklaringer og estimat for resten af året,

månedlig rapportering på igangværende projekter i forhold til projekternes retning,

aktiviteter og økonomi. Bestyrelsen vil modtage kvartalsregnskaber med

afvigelsesforklaringer og estimat på året samt projektrapportering på udvalgte

projekter.

3


Dansk Sejlunions bestyrelse

Referat

Konklusion

Bestyrelsen godkendte budget 2013.

Bestyrelsen bad sekretariatet redegøre for hvorledes de budgetterede midler og

ressourcer er passende i forhold til at nå de besluttede mål for tursejlerområdet

jf. Strategi 2011.

3.4. Generalforsamling

Man gennemgik dagsorden for Dansk Sejlunions generalforsamling.

Konklusion

Valg af dirigent: Niels Bo Andersen vil gerne stille op som dirigent.

Årsberetning: Skriftlig beretning er klar og bliver sendt ud til klubberne den 8.

marts. Hans Natorp beder bestyrelsen om forslag til emner og budskaber til

formandens mundtlige beretning.

Årsrapport 2012: Jan Wojtczak indleder præsentation og derefter gennemgår

Mads Kolte-Olsen regnskab 2012.

Budget 2013: Mads Kolte-Olsen forbereder præsentation. Jens Erik Hansen og

Jan Wojtczak forbereder pædagogisk kobling mellem den nye og den tidligere

budgetmodel.

Driftsprognose: Punktet vil indeholde en beskrivelse af forventninger til nøgletal

i indtægter og udgifter i 2014.

Hovedlinjer for unionens virksomhed: Mads Kolte-Olsen, Hans Natorp og Jens

Erik Hansen forbereder præsentation efter oplæg fra Mads Kolte-Olsen.

Forslag fra Bestyrelsen: Bestyrelsen besluttede at foreslå kontingent korrigeret

for forventet pris- og lønudvikling. Forslag om kontingent præsenteres af Jan

Wojtczak.

Bestyrelsen besluttede at fremsætte forslag om associeret medlemskab. Forslaget

præsenteres af Hans Natorp.

Valg af bestyrelsesmedlemmer: Jesper Andersen er indstillet af Kolding Sejlklub

og Aarhus Sejlklub som bestyrelsesmedlem. Erik Schulz er indstillet af Brøndby

Strands Sejlklub som bestyrelsesmedlem. Christina Nielsen genopstiller som

bestyrelsesmedlem og er indstillet Sejlklubben Sundet. Ole Ingemann-Nielsen

genopstiller som bestyrelsesmedlem og er indstillet af Svendborg Amatør Sejl-

4


Dansk Sejlunions bestyrelse

Referat

klub. Flemming Merrild er indstillet af Ringkøbing Sejlklub som suppleant til bestyrelsen.

Interne revisorer: H.C. Hansen og Jørgen Meyer stiller op som interne revisorer.

Kommunikation: Man ønsker en kommunikation, som giver klublederen lyst til

at deltage i mødet. Man foreslog at fremhæve 100 års jubilæum og seminarer.

Seminarer: Mads Kolte-Olsen forbereder seminar om sekretariatet og DS Strategi

2011, Mads Christensen forbereder seminar om øget brug af DH, og Jens

Erik Hansen forbereder seminar om tursejlads.

4. Ledelsesrapporter

Mads Kolte-Olsen lagde op til drøftelse af ledelsesrapportens form og indhold.

En god rapport følger både op på bestyrelsens beslutninger og beskriver, hvad

der rører sig i og foran Dansk Sejlunion, som har væsentlig betydning for Dansk

Sejlunions drift og udvikling.

Bestyrelsen ønsker at blive orienteret om fremdrift, afvigelser og udviklingen i

og omkring Dansk Sejlunion. Bestyrelsen sætter pris på en samlet rapport fra

ledergruppen.

Bestyrelsen forventer at man løbende i sekretariatet informerer om fremdrift på

planlagte handlinger, fx klubbesøg og solgte enheder. Bestyrelsen ønsker afrapportering

på Key Performance Indicators, hvor de er etableret, fx i TORM og

Team Danmark.

Konklusion

Bestyrelsen tog ledelsesrapporterne til orientering.

Bestyrelsen bad sekretariatet om et oplæg til afrapporteringer til bestyrelsen

som giver et samlet overblik over indhold og økonomi.

Bestyrelsen bad om en enkel økonomi-afrapportering inden generalforsamlingen.

5. Eventuelt

Mads Christensen orienterede om DH møde på Fredericia Boat Show. Der

var på mødet blevet givet udtryk for ønske om mere kontrol til stævner

af overholdelse af måleregler.

5


Dansk Sejlunions bestyrelse

Referat

Mads Christensen orienterede om møde med Big Boats. Netværket ønsker

afklaring af dets formelle status i Dansk Sejlunion og deres mulighed

for at afholde DM.

Mads Christensen spurgte til bestyrelsens holdning til sejlklubber, som

har minimalt kontingent og ikke tilbyder ungdomsarbejde og andre aktiviteter.

Bestyrelsen ønsker, at alle sejlklubber ser fordelene i at skabe attraktive

miljøer for sejlere og bidrage til udvikling af ungdom. Bestyrelsen

ønsker ikke at tage negative sanktioner i anvendelse overfor klubber,

som kører med meget begrænset tilbud til ungdom.

Jens Erik Hansen orienterede om møde med Foreningen Til Langtursejladsens

Fremme (FTLF) og Danske Tursejlere, hvor man bl.a. drøftede

mulighed for øget samarbejde om turbøjer. Mads Kolte-Olsen deltager i

det næste møde med FTLF og Danske Tursejlere.

Christina Nielsen orienterede om Idrætsforum København og lægger efter

mødet dokumenter på base camp.

Bestyrelsen ønsker orientering om jubilæumsaktiviteter og forventninger

til bestyrelsens opgaver i jubilæumsåret.

Hans Natorp orienterede om møde med Niels Bo Andersen, formand for

ordensudvalget og Mads Kolte-Olsen om ordensudvalgets arbejde.

Bestyrelsen ønsker en undersøgelse af forsikringsselskabernes produktportefølje

Næste møde i bestyrelsen er fredag den 5. april kl. 10.00 – 17.00 på Hotel

Scandic Odense.

Mads Kolte-Olsen var referent.

6

More magazines by this user
Similar magazines