FOTdanmarks vedtægter

fotdanmark.dk

FOTdanmarks vedtægter

09.10.07 22:10

Vedtægter

for

FOTdanmark

8. oktober 2007

Side 1 af 16


1. NAVN OG HJEMSTED

09.10.07 22:10

1.1 Foreningens navn er FOTdanmark.

1.2 Foreningens hjemsted er København

2. FOTDANMARKS FORMÅL, MÅL OG PRINCIPPER

2.1 FOTdanmarks formål er for medlemmerne at etablere og drive det Fælles Geografiske

Administrationsgrundlag og at stille dette til rådighed for medlemmerne. Det Fælles

Geografiske Administrationsgrundlag er målrettet offentlig forvaltning.

2.2 Det Fælles Geografiske Administrationsgrundlag og medlemmers bidrag hertil er nærmere

beskrevet i bilag 1.

2.3 Målet er, at Det Fælles geografiske Administrationsgrundlag til enhver tid skal være

opdateret og tidssvarende, og at opgavevaretagelse baseret på dette grundlag kan ske på

den mest hensigtsmæssige og mest effektive måde.

2.4 FOTdanmark udfører udelukkende sin virksomhed i forhold til medlemmerne.

3. MEDLEMSKAB

Indmeldelse

3.1 Danske kommuner og Kort- & Matrikelstyrelsen kan blive medlemmer af FOTdanmark.

3.2 Ved indmeldelse i FOTdanmark underskriver medlemmet en tilslutningsaftale, hvori

medlemmet forpligter sig til at overholde FOTdanmarks vedtægter. Tilslutningsaftalen

indeholder de oplysninger om medlemmet, som fremgår af bilag 2.

Side 2 af 16


Medlemskabs ophør

09.10.07 22:10

3.3 Et medlem af FOTdanmark kan opsige sit medlemskab med et års varsel til ophør ved

udgangen af et kalenderår.

3.4 FOTdanmark kan ekskludere et medlem. Beslutning herom skal træffes på et

Repræsentantskabsmøde med et flertal på mere end 9/10 af de fremmødte medlemmer,

herunder medlemmer repræsenteret ved fuldmagt, jf. pkt. [6.6] .

3.5 Ved et kommunalt medlemskabs ophør bevarer medlemmet rettighederne til som hidtil at

anvende FOT-data, jf. bilag 1, for medlemmets geografiske område, således som de

foreligger på tidspunktet for medlemskabets ophør, herunder at anvende disse data til egen

sagsbehandling, til egen ajourføring og viderebearbejdning samt til at sælge

brugsrettigheder hertil.

3.6 Ved et kommunalt medlemskabs ophør bevarer FOTdanmark og medlemmerne retten til

som hidtil at anvende FOT-data, jf. bilag 1, for det udtrædende medlems geografiske

område, således som de foreligger på tidspunktet for medlemskabets ophør, herunder til at

ajourføre disse.

3.7 Det udtrædende medlem skal overholde indgåede aftaler med FOTdanmark, uagtet om

disse måtte have en længere varighed end opsigelsesperioden.

4. MEDLEMMERS HÆFTELSE

4.1 FOTdanmarks medlemmer er ikke ansvarlige for FOTdanmarks handlinger eller undladelser,

ligesom medlemmerne ikke på nogen måde indestår for FOTdanmarks forpligtelser.

Side 3 af 16


5. MEDLEMSFORHOLDET

Medlemsrettigheder

09.10.07 22:10

5.1 De enkelte medlemmer har ret til fri adgang til data fra Det Fælles Geografiske

Administrationsgrundlag og til at anvende disse til offentlige forvaltningsopgaver.

5.2 De enkelte medlemmer har ret til information om ethvert forhold i FOTdanmark.

5.3 Et kommunalt medlem kan inden for sit eget geografiske område give tredjepart ret til at

anvende FOT-data, herunder mod betaling.

5.4 Kort- & Matrikelstyrelsen kan inden for ethvert geografisk område give tredjepart ret til at

anvende FOT-data, herunder mod betaling. Detaljeringsgraden må ikke overstige den, som

til enhver tid er aftalt mellem FOTdanmark og Kort- & Matrikelstyrelsen, jf. punkt 6.20.

5.5 Medlemmerne kan ikke forpligte FOTdanmark ved aftaler med tredjepart

5.6 Medlemmerne kan ikke overdrage nogen ejendomsret til FOT-data til tredjepart.

5.7 Medlemmerne fastsætter selv prisen ved deres salg af brugsrettigheder til FOT-data.

Medlemsforpligtelser

Prisfastsættelsen er FOTdanmark uvedkommende. Medlemmerne sikrer selv overholdelse af

gældende ret, herunder for prissætning, konkurrencereglerne og statsstøttereglerne og

kommunalfuldmagten.

5.8 De enkelte medlemmer skal bidrage til etableringen af og opdateringen af Det Fælles

Geografiske Administrationsgrundlag i overensstemmelse med kriterierne i bilag 1.

Side 4 af 16


Medlemsbidrag

09.10.07 22:10

5.9 Ved indmeldelse i FOTdanmark betaler et medlem et indmeldelsesbidrag efter de

retningslinier, som fremgår af bilag 3.

5.10 FOTdanmarks aktiviteter finansieres ved løbende bidrag fra de enkelte medlemmer efter de

retningslinier, som fremgår af bilag 3.

5.11 Bidragene fastsættes af repræsentantskabet med udgangspunkt i budgetforslag udarbejdet

af bestyrelsen.

5.12 Økonomien i FOTdanmark forudsættes at hvile i sig selv.

5.13 Repræsentantskabet kan beslutte iværksættelsen af særlige aktiviteter, der finansieres ved

ekstraordinære bidrag fra FOTdanmarks medlemmer. Beslutning om finansiering af særlige

aktiviteter ved ekstraordinære bidrag følger de generelle retningslinier for beslutninger på

repræsentantskabsmøder, jf. punkt [6.4]

5.14 Et medlem kan påtage sig at løse opgaver for FOTdanmark. Vilkår og forpligtelser forbundet

med løsning af sådanne opgaver beskrives i en særlig aftale, der godkendes af bestyrelsen.

Side 5 af 16


6. FOTDANMARKS LEDELSE

Repræsentantskabet

09.10.07 22:10

6.1 Repræsentantskabet er FOTdanmarks højeste myndighed. Repræsentantskabet træffer

beslutning om forhold af vidtrækkende betydning for FOTdanmark og kan herudover træffe

alle beslutninger om ethvert forhold.

6.2 Hvert medlem af FOTdanmark udpeger en repræsentant til repræsentantskabet. Et medlem

kan desuden udpege en suppleant for repræsentanten, som giver møde på

repræsentantskabsmøder i stedet for repræsentanten, når repræsentanten har forfald.

Suppleanten træder i enhver henseende i repræsentantens sted og med samme rettigheder

og pligter som denne. En repræsentant eller dennes suppleant har mulighed for at møde

med bisiddere på repræsentantskabsmøder. Bisiddere har taleret, men ikke stemme- og

vetoret.

6.3 Repræsentantskabet er beslutningsdygtigt, når mindst halvdelen af medlemmerne er til

stede, herunder repræsenteret ved fuldmagt.

6.4 Beslutninger træffes ved simpelt flertal.

6.5 Ethvert medlem har adgang til at nedlægge veto mod repræsentantskabets beslutninger.

Veto skal nedlægges senest i forbindelse med afstemningen på repræsentantskabsmødet.

Vetoet skal begrundes. Et medlem bør dog tilstræbe at varsle sin brug af vetoretten over for

FOTdanmark så tidligt som muligt og om muligt at fremsætte ændringsforslag, som er

fornødne til, at medlemmet ikke vil bruge sin vetoret.

6.6 Et medlem kan give fuldmagt til en anden repræsentant, til bestyrelsen eller til tredjemand.

Bortset fra bestyrelsen, kan ingen møde med mere end to fuldmagter. Fuldmægtigen skal

på repræsentantskabsmødet fremlægge skriftlig og dateret fuldmagt. Fuldmagt kan kun

gives til en bestemt generalforsamling med en på forhånd kendt dagsorden. En fuldmægtig

har taleret og stemmeret, men kan ikke nedlægge veto.

6.7 Ethvert repræsentantskabsmedlem har ret til:

(a) at få specifikke sager eller anliggender optaget til diskussion eller

beslutningstagning på ethvert repræsentantskabsmøde

(b) at tale ved repræsentantskabsmøder

Side 6 af 16


09.10.07 22:10

6.8 Et repræsentantskabs-medlem, der ønsker specifikke sager eller anliggender optaget til

diskussion eller beslutning på et ordinært repræsentantskabsmøde, skal give FOTdanmark

skriftlig meddelelse herom senest 14 dage før repræsentantskabsmødet.

6.9 Repræsentantskabsmøder afholdes i Danmark og indkaldes af bestyrelsen

6.10 Der afholdes ét ordinært repræsentantskabsmøde om året. Det ordinære

repræsentantskabsmøde skal afholdes inden udgangen af april. .

6.11 Det ordinære repræsentantskabsmøde indkaldes af bestyrelsen med mindst 4 ugers og højst

8 ugers skriftligt varsel. Indkaldelse sendes til repræsentantskabs-medlemmerne sammen

med en dagsorden. Endelig dagsorden udsendes hurtigst muligt efter udløbet af fristen i

punkt [6.8]

6.12 På det ordinære repræsentantskabsmøde afgiver bestyrelsesformanden sin beretning om

det foregående år, og der træffes beslutning om følgende:

(a) godkendelse af årsrapport for det foregående regnskabsår.

(b) godkendelse af eventuelle ændringer i budgettet for det igangværende regnskabsår.

(c) vedtagelse af budget for det efterfølgende regnskabsår.

(d) godkendelse af det kommende års arbejdsprogram.

(e) fastsættelse af medlemsbidrag.

(f) valg af revisor.

(g) eventuelle øvrige sager.

6.13 Ekstraordinært repræsentantskabsmøde afholdes, når et medlem af FOTdanmark,

bestyrelsen, bestyrelsesformanden eller revisor finder det hensigtsmæssigt til behandling af

et bestemt emne. Ekstraordinært repræsentantskabsmøde skal afholdes senest 4 uger efter,

at FOTdanmark har modtaget anmodningen herom og indkaldes hurtigst muligt og med

mindst 14 dages skriftligt varsel.

6.14 Repræsentantskabet kan med 2/3 flertal af de afgivne stemmer træffe beslutning om

vedtægtsændring, dog under respekt af det enkelte medlems vetoret.

Side 7 af 16


Bestyrelsen

09.10.07 22:10

6.15 FOTdanmark har en bestyrelse, som består af 6 personer.

6.16 3 af bestyrelsesmedlemmerne udpeges af Kort- & Matrikelstyrelsen, og de øvrige 3

bestyrelsesmedlemmer vælges af de kommunale medlemmer af FOTdanmark efter

indstilling fra Kommunernes Landsforening.

6.17 Et bestyrelsesmedlem udpeges for to år ad gangen. Perioden begynder efter afholdelse af

ordinært repræsentantskabsmøde. Et bestyrelsesmedlem kan genudpeges.

6.18 Bestyrelsen vælger selv sin formand blandt bestyrelsens medlemmer.

6.19 Bestyrelsen bistår repræsentantskabet, forbereder repræsentantskabsmøder og foretager

indstilling til repræsentantskabsbeslutninger.

6.20 Bestyrelsen varetager den overordnede ledelse af FOTdanmark indenfor de rammer, der er

delegeret af repræsentantskabet. Dette omfatter beslutninger vedrørende alle forhold af

driftsmæssig, organisatorisk og økonomisk karakter, som ikke er henlagt til

repræsentantskabet. Repræsentantskabet skal til enhver tid efter anmodning fra et

repræsentantskabs-medlem kræve et forhold, som ellers henhører under bestyrelsen,

forelagt for repræsentantskabet.

6.21 Bestyrelsens hovedansvarsområder er:

(a) FOTdanmarks udvikling og udbredelse.

(b) FOT-Specifikationens løbende udvikling, jf. bilag 1.

(c) sikring af den landsdækkende kvalitet og homogenitet i Det Landsdækkende Geografiske

Administrationsgrundlag

(d) fælles faciliteter til lagring og distribution af Det Fælles Geografiske Administrationsgrundlag til

medlemmerne.

(e) udarbejdelse og vedligeholdelse af vejledende model for fordeling af omkostninger mellem

kommunerne og Kort- & Matrikelstyrelsen i De Lokale Samarbejder.

(f) monitorering og erfaringsopsamling fra fælles indkøb i De Lokale Samarbejder.

Side 8 af 16


(g) bidrage til koordinering af planlægning og udbud af fotoflyvning og ortofotoproduktion i De

Lokale Samarbejder

(h) etablering af FOT-Sekretariatet og ansættelse af sekretariatsleder.

09.10.07 22:10

6.22 Bestyrelsen er beslutningsdygtig, når mere end halvdelen af medlemmerne er til stede.

6.23 Ved stemmelighed er formandens stemme afgørende. Afgørelser, hvor formandens stemme

har været afgørende, indgår i formandens beretning på det ordinære

repræsentantskabsmøde.

6.24 Repræsentantskabet kan afvise udpegningen af enkelte medlemmer til bestyrelsen. Hvis

FOT-Sekretariatet

dette sker, udpeges en ny.

6.25 FOT-Sekretariatet står for den daglige drift af FOTdanmark og yder sekretariatsbetjening til

repræsentantskabet og bestyrelsen efter retningslinier fastlagt af bestyrelsen.

6.26 FOT-sekretariatet ledes af en sekretariatsleder, som ansætter FOT-Sekretariatets øvrige

personale. Ansættelse kan ske ved indstationering af personale fra medlemmerne.

6.27 FOT-Sekretariatet yder vejledning og rådgivning til medlemmerne i forbindelse med

decentrale udbud af dataproduktion.

6.28 FOT-Sekretariatet refererer til bestyrelsen.

7. IMMATERIELLE RETTIGHEDER

7.1 De enkelte FOT-data ejes af de medlemmer, som har finansieret udarbejdelsen heraf.

7.2 Medlemmerne håndhæver selv deres rettigheder til FOT-data over for tredjemand.

Side 9 af 16


8. ANSVAR FOR DATA

09.10.07 22:10

8.1 FOTdanmark påtager sig intet ansvar over for medlemmerne eller andre for de ydelser, som

FOTdanmark stiller til rådighed for medlemmerne. FOTdanmark søger dog i videst muligt

omfang at udbedre fejl.

8.2 Medlemmerne er forpligtede til at levere FOT-data til FOTdanmark i overensstemmelse med

kriterierne fastlagt i bilag 1. Medlemmerne er dog ikke erstatningsansvarlige over for

FOTdanmark eller andre medlemmer som følge af manglende levering eller mangler ved det

leverede.

9. LOKALE SAMARBEJDER

9.1 De Lokale Samarbejder er samarbejder mellem Kort- & Matrikelstyrelsen og et eller flere

kommunale medlemmer uden for rammerne af FOTdanmark. Lokale Samarbejder kan

indgås for at medvirke til, at medlemmerne kan levere data i overensstemmelse med bilag

1.

9.2 FOTdanmark udøver ingen indflydelse på De Lokale Samarbejder, herunder

omkostningsfordelingen. De Lokale Samarbejder er organisatorisk og økonomisk

uafhængige af FOTdanmark

10. REGNSKAB – REGNSKABSÅR

10.1 FOTdanmarks budget- og regnskabsår følger kalenderåret.

10.2 Budget og regnskab udarbejdes af bestyrelsen og forelægges repræsentantskabet til

godkendelse.

10.3 Regnskabet for FOTdanmark revideres af et statsautoriseret revisionsfirma, der vælges af

11. TEGNINGSREGEL

repræsentantskabet.

FOTdanmark tegnes af bestyrelsesformanden i forening med sekretariatslederen eller af den samlede

bestyrelse.

Side 10 af 16


12. TVISTER – VOLDGIFT

09.10.07 22:10

12.1 Enhver tvist vedrørende FOTdanmarks rettigheder og forpligtelser over for medlemmerne og

et medlems forpligtelser over for FOTdanmark eller et andet medlem vedrørende

FOTdanmark, herunder krav vedrørende disse vedtægter, skal i mangel af mindelig løsning

afgøres endeligt ved voldgift efter "Regler for behandling af voldgiftssager ved Det Danske

Voldgiftsinstitut".

12.2 Voldgiftsretten udpeges af Voldgiftsinstituttet i overensstemmelse med ovennævnte regler.

Når sagen skal afgøres af tre voldgiftsdommere, kan klageren i sit klageskrift komme med

forslag til sin voldgiftsdommer. Indklagede kan i sit svar komme med forslag til sin

voldgiftsdommer. Den tredje voldgiftsdommer, der er voldgiftsrettens formand, bringes i

forslag af Det Danske Voldgiftsinstitut, medmindre parterne inden udløbet af fristen for

indklagedes svar i fællesskab foreslår en formand.

12.3 Stedet for voldgift er aftalt til København.

13. OPLØSNING AF FOTDANMARK

13.1 FOTdanmark kan opløses på et repræsentantskabsmøde ved flertalsbeslutning blandt

samtlige medlemmer. Ved beslutning om opløsning kan der ikke stemmes ved fuldmagt.

13.2 Intet medlem har vetoret over for beslutning om opløsning.

13.3 I tilfælde af forslag om opløsning udarbejder bestyrelsen forslag til udlodning af aktiver og

14. IKRAFTTRÆDEN

passiver. Forslaget skal sikre, at de enkelte medlemmer bedst muligt fortsat kan løse

opgaver, der baserer sig på det fælles geografiske administrationsgrundlag. Det indebærer,

at de enkelte medlemmer som minimum bevarer samme rettigheder, som ved medlemskabs

ophør, jf. pkt. 3.5 og 3.6.

14.1 Disse vedtægter træder i kraft ved stiftelsen mandag den 8. oktober 2007.

Side 11 af 16


Bilag 1

DET FÆLLES GEOGRAFISKE ADMINISTRATIONSGRUNDLAG

FOT-data er data, som er udarbejdet i overensstemmelse med kravene i den til enhver tid gældende FOT-

Specifikation.

FOT-Specifikationen er en samlet fælles specifikation for udarbejdelse af geografiske objekttyper.

FOT-Specifikationen udgøres ved foreningens stiftelse af Specifikation af Fælles Objekttyper (FOT) version

3.0 af 17. marts 2006,med efterfølgende ændringer, som de fremgår af FOTdanmarks hjemmeside

www.fotdanmark.dk pr stiftelsesdagen, og som er udarbejdet af Projekt FOTdanmark. Bestyrelsen, jf. dog

vedtægternes punkt 6.1, ændrer løbende FOT-Specifikationen, så den til enhver tid svarer til medlemmernes

behov. Den til enhver tid gældende FOT-Specifikation skal være tilgængelig for medlemmer og

offentligheden på www.fotdanmark.dk.

Det Fælles Geografiske Administrationsgrundlag består af FOT-data, som er kvalitetssikret af medlemmerne,

som har leveret FOT-dataene, og af FOTdanmark og lagret af FOTdanmark i Det Fælles Databasesystem.

Det Fælles Databasesystem er FOTdanmarks til enhver tid værende databasesystem, som stiller

systemydelser til validering, lagring, browserapplikationer og distribution af FOT-data til rådighed for

medlemmerne.

LEVERING AF DATA

Medlemmerne skal levere FOT-data til FOTdanmark for de kommuner i Danmark, som er medlemmer af

FOTdanmark.

Et kommunalt medlem leverer FOT-data over sit eget geografiske område.

Kort- & Matrikelstyrelsen leverer FOT-data over hvert kommunale medlems geografiske område.

FOT-data over hvert enkelt kommunale medlems geografiske område udarbejdes i fællesskab mellem det

kommunale medlem og Kort- & Matrikelstyrelsen. Når FOT-data leveres til FOTdanmark, skal både Kort- &

Matrikelstyrelsen og det kommunale medlem bekræfte over for FOTdanmark, at dataene er udarbejdet i

overensstemmelse med FOT-Specifikationen .

09.10.07 22:10

Side 12 af 16


AJOURFØRING

FOTdanmarks medlemmer opdaterer FOT-data for de respektive kommunale medlemmers geografiske

område hvert 3. år i overensstemmelse med FOTdanmarks tidsplan herfor.

Såfremt et medlem opdaterer FOT-data hyppigere end hvert 3. år, skal de opdaterede FOT-data leveres til

FOTdanmark.

Medlemmerne tilrettelægger deres generelle sagsbehandling således, at medlemmernes oplysninger om

forhold, der ændrer eller vil ændre FOT-data for et kommunalt medlems geografiske område, i videst muligt

omfang tilgår den eller de ansatte hos medlemmet, som står for medlemmets opdatering af FOT-data.

Medlemmerne sørger for, at FOT-data ajourføres i overensstemmelse hermed, og at oplysninger om sådan

ajourføring leveres til FOTdanmark.

09.10.07 22:10

Side 13 af 16


Bilag 2

Medlemmets navn:

Medlemmets adresse:

Repræsentantskabsmedlem:

Suppleant:

Kontaktperson:

09.10.07 22:10

Side 14 af 16


Bilag 3

MEDLEMSBIDRAG

Engangsbidrag

Ved indmeldelse i FOTdanmark forpligter de enkelte medlemmer sig til at tilslutte sig Det Fælles

Databasesystem, når der foreligger FOT-data for medlemmets geografiske område, jf. bilag 1. Ved

tilslutningen til Det Fælles Databasesystem betaler medlemmet et engangsbidrag for at opnå adgang.

Engangsbidraget er fastsat på baggrund af omkostningerne forbundet med udvikling af systemet og fordeler

sig med 75 procent til de kommunale medlemmer og 25 procent til Kort- & Matrikelstyrelsen.

Retningslinierne for fastsættelsen af de enkelte kommunale medlemmers bidrag fastsættes og ændres af

Kommunernes Landsforening. Retningslinierne baseres på de enkelte kommuners areal og indbyggertal.

For de kommunale medlemmer fremgår engangsbidraget af FOTdanmarks hjemmeside www.fotdanmark.dk.

Medlemmer, som allerede har betalt et engangsbidrag for tilslutning til Det Fælles Databasesystem inden

FOTdanmarks etablering betaler dog ikke noget engangsbidrag ved indmeldelse i FOTdanmark.

Årlige bidrag

1. Drift af Det Fælles Databasesystem.

Medlemmerne betaler et årligt bidrag til foreningen til finansiering af den løbende drift af Det Fælles

Databasesystem. De årlige bidrag fastsættes på baggrund af budgetterede omkostninger og vedtages af

repræsentantskabet på det ordinære repræsentantskabsmøde. De budgetterede omkostninger fordeles med

75 procent til de kommunale medlemmer og 25 procent til Kort- & Matrikelstyrelsen. Retningslinierne for de

enkelte kommunale medlemmers bidrag fastsættes og ændres af Kommunernes Landsforening.

Retningslinierne baseres på de enkelte kommuners areal og indbyggertal. For de kommunale medlemmer

fremgår det årlige bidrag af FOTdanmarks hjemmeside www.fotdanmark.dk. De kommunale medlemmer

betaler det første regnskabsår af deres medlemskab en forholdsmæssig andel af dette årlige bidrag.

2. Øvrige fællesudgifter:

Medlemmerne betaler et årligt bidrag til foreningen til finansiering af øvrige udgifter i FOTdanmark, herunder

udgifter til sekretariat og andre driftsudgifter.

09.10.07 22:10

Side 15 af 16


De budgetterede omkostninger fordeles med halvdelen til Kort- & Matrikelstyrelsen og halvdelen til de

kommunale medlemmer. Retningslinierne for de enkelte kommunale medlemmers bidrag fastsættes og

ændres af Kommunernes Landsforening. For de kommunale medlemmer fremgår det årlige bidrag af

FOTdanmarks hjemmeside www.fotdanmark.dk.

09.10.07 22:10

Side 16 af 16

More magazines by this user
Similar magazines