30.12.2013 Views

Vejledningen om dialog ved udbud - hvad er muligt? - Dansk Erhverv

Vejledningen om dialog ved udbud - hvad er muligt? - Dansk Erhverv

Vejledningen om dialog ved udbud - hvad er muligt? - Dansk Erhverv

SHOW MORE
SHOW LESS

You also want an ePaper? Increase the reach of your titles

YUMPU automatically turns print PDFs into web optimized ePapers that Google loves.

Juni 2010<br />

Dialog <strong>ved</strong> <strong>udbud</strong><br />

- <strong>hvad</strong> <strong>er</strong> <strong>muligt</strong>?


Dialog <strong>ved</strong> <strong>udbud</strong> - <strong>hvad</strong> <strong>er</strong> <strong>muligt</strong>?<br />

Vejledning <strong>om</strong> græns<strong>er</strong>ne for <strong>dialog</strong> mellem offentlige<br />

myndighed<strong>er</strong> og private virks<strong>om</strong>hed<strong>er</strong><br />

<strong>ved</strong> <strong>udbud</strong> af offentlige kontrakt<strong>er</strong><br />

Juni 2010


UDBUDSRÅDET<br />

Oplag 500 stk.<br />

Udbudsrådet<br />

Nyropsgade 30<br />

1780 København V<br />

Tlf.: 72 26 80 00<br />

Fax: 33 32 61 44<br />

On-line ISBN 9788770294294<br />

ISBN 9788770294287<br />

Layout og grafisk produktion<br />

Konkurrencestyrelsen<br />

Billedmat<strong>er</strong>iale<br />

Istock<br />

Analysen <strong>er</strong> udarbejdet af sekretariatet for Udbudsrådet.<br />

2


VEJLEDNING OM GRÆNSER FOR DIALOG VED UDBUD<br />

Indhold<br />

Kapitel 1 Indledning og sammenfatning 5<br />

1.1 Dialog før <strong>udbud</strong>det 6<br />

1.2 Dialog eft<strong>er</strong> offentliggørelse af <strong>udbud</strong>det, men før tilbudsfristens udløb 7<br />

1.3 Dialog eft<strong>er</strong> tilbudsfristens udløb, men før kontrakten <strong>er</strong> indgået 7<br />

1.4 Dialog eft<strong>er</strong> kontraktindgåelse 7<br />

Kapitel 2 Hvad sig<strong>er</strong> EU-regl<strong>er</strong>ne <strong>om</strong> <strong>dialog</strong>? 9<br />

2.1 Rådgiv<strong>er</strong>inhabilitet begræns<strong>er</strong> adgangen til teknisk <strong>dialog</strong> før <strong>udbud</strong>det 9<br />

2.2 Forhandlingsforbuddet begræns<strong>er</strong> adgangen til <strong>dialog</strong> und<strong>er</strong> og eft<strong>er</strong><br />

<strong>udbud</strong>det 10<br />

Kapitel 3 Dialog før <strong>udbud</strong>det går i gang 11<br />

3.1 Hvornår kan myndighed<strong>er</strong>ne og virks<strong>om</strong>hed<strong>er</strong>ne have behov for <strong>dialog</strong>? 11<br />

3.2 Hvad <strong>er</strong> græns<strong>er</strong>ne for <strong>dialog</strong>? 12<br />

3.3 Hvad må myndighed<strong>er</strong>ne og virks<strong>om</strong>hed<strong>er</strong>ne have <strong>dialog</strong> <strong>om</strong>? 15<br />

Kapitel 4 Dialog eft<strong>er</strong> offentliggørelse af <strong>udbud</strong>det, men før<br />

tilbudsfristens udløb 21<br />

4.1 Hvornår kan myndighed<strong>er</strong>ne og virks<strong>om</strong>hed<strong>er</strong>ne have behov for <strong>dialog</strong>? 21<br />

4.2 Hvad <strong>er</strong> græns<strong>er</strong>ne for <strong>dialog</strong>? 22<br />

4.3 Hvad må myndighed<strong>er</strong>ne og virks<strong>om</strong>hed<strong>er</strong>ne have <strong>dialog</strong> <strong>om</strong>? 25<br />

Kapitel 5 Dialog eft<strong>er</strong> tilbudsfristens udløb, men før kontrakten<br />

indgås 27<br />

5.1 Hvornår kan myndighed<strong>er</strong>ne og virks<strong>om</strong>hed<strong>er</strong>ne have behov for <strong>dialog</strong>? 27<br />

5.2 Hvad <strong>er</strong> græns<strong>er</strong>ne for <strong>dialog</strong>? 27<br />

5.3 Hvad må myndighed<strong>er</strong>ne og virks<strong>om</strong>hed<strong>er</strong>ne have <strong>dialog</strong> <strong>om</strong>? 32<br />

Kapitel 6 Dialog eft<strong>er</strong> kontrakten <strong>er</strong> indgået 39<br />

6.1 Hvornår kan myndighed<strong>er</strong>ne og virks<strong>om</strong>hed<strong>er</strong>ne have behov for <strong>dialog</strong>? 39<br />

6.2 Hvad <strong>er</strong> græns<strong>er</strong>ne for <strong>dialog</strong>? 39<br />

6.3 Hvad må myndighed<strong>er</strong>ne og virks<strong>om</strong>hed<strong>er</strong>ne have <strong>dialog</strong> <strong>om</strong>? 41<br />

3


UDBUDSRÅDET<br />

4


VEJLEDNING OM GRÆNSER FOR DIALOG VED UDBUD<br />

Kapitel 1 Indledning og<br />

sammenfatning<br />

Udbudsrådet traf den 26. novemb<strong>er</strong> 2009 beslutning <strong>om</strong> at iværksætte udarbejdelsen<br />

af en vejledning ”<strong>om</strong> græns<strong>er</strong>ne for det offentliges <strong>dialog</strong> med private virks<strong>om</strong>hed<strong>er</strong>”:<br />

”<strong>Vejledningen</strong> vil – på en konkret og op<strong>er</strong>ationel måde – udstikke græns<strong>er</strong>ne for<br />

forhandlingsforbuddet. Desuden vil den anvise, hvordan offentlige indkøb<strong>er</strong>e og<br />

private lev<strong>er</strong>andør<strong>er</strong> skal ag<strong>er</strong>e for ikke at blive mødt med en indsigelse <strong>om</strong> inhabilitet,<br />

når d<strong>er</strong>, forinden <strong>udbud</strong>det iværksættes, har været inddraget private lev<strong>er</strong>andør<strong>er</strong>.<br />

<strong>Vejledningen</strong> vil med fordel både kunne anvendes af offentlige myndighed<strong>er</strong><br />

og private lev<strong>er</strong>andør<strong>er</strong>.”<br />

Nærværende vejledning behandl<strong>er</strong> græns<strong>er</strong>ne for den <strong>dialog</strong>, d<strong>er</strong> må være mellem<br />

virks<strong>om</strong>hed<strong>er</strong>ne og de offentlige myndighed<strong>er</strong> før, und<strong>er</strong> og eft<strong>er</strong> et <strong>udbud</strong>.<br />

Vejledingen tag<strong>er</strong> udgangspunkt i fire fas<strong>er</strong>, jf. figur 1.1:<br />

Figur 1.1:<br />

Fas<strong>er</strong> og mulighed for <strong>dialog</strong> før, und<strong>er</strong> og eft<strong>er</strong> et <strong>udbud</strong><br />

Før <strong>udbud</strong><br />

Eft<strong>er</strong> offentliggørelse<br />

af <strong>udbud</strong>, men før<br />

tilbudsfristens udløb<br />

Eft<strong>er</strong> tilbudsfristens udløb,<br />

men før kontraktindgåelse<br />

Eft<strong>er</strong> kontraktindgåelse<br />

Bred<br />

adgang til <strong>dialog</strong><br />

Snæv<strong>er</strong> adgang<br />

til <strong>dialog</strong><br />

Meget snæv<strong>er</strong><br />

adgang til <strong>dialog</strong><br />

Bred<br />

adgang til <strong>dialog</strong><br />

Inden for hv<strong>er</strong> enkelt fase <strong>er</strong> myndighed<strong>er</strong>nes og virks<strong>om</strong>hed<strong>er</strong>nes behov for <strong>dialog</strong><br />

med hinanden behandlet. Hv<strong>er</strong> fase indehold<strong>er</strong> d<strong>er</strong>udov<strong>er</strong> en beskrivelse af<br />

ramm<strong>er</strong>ne for <strong>dialog</strong> samt en række eksempl<strong>er</strong>, d<strong>er</strong> på en op<strong>er</strong>ationel måde illustr<strong>er</strong><strong>er</strong>,<br />

<strong>hvad</strong> det <strong>er</strong> tilladt at have <strong>dialog</strong> <strong>om</strong>.<br />

5


UDBUDSRÅDET<br />

Formålet med vejledningen <strong>er</strong> gennem en juridisk beskrivelse og eksempl<strong>er</strong> fra<br />

praksis, at fremlægge et værktøj, s<strong>om</strong> myndighed<strong>er</strong>ne og virks<strong>om</strong>hed<strong>er</strong>ne kan anvende,<br />

når de skal vurd<strong>er</strong>e, hvorvidt <strong>dialog</strong> i en konkret situation <strong>er</strong> tilladt. Endvid<strong>er</strong>e<br />

<strong>er</strong> formålet med vejledningen, at fj<strong>er</strong>ne en del af den usikk<strong>er</strong>hed, d<strong>er</strong> hidtil<br />

har været, <strong>om</strong>kring hvornår <strong>dialog</strong> <strong>er</strong> tilladt. Håbet <strong>er</strong> at fremme <strong>dialog</strong>en mellem<br />

myndighed<strong>er</strong>ne og virks<strong>om</strong>hed<strong>er</strong>ne i <strong>udbud</strong>sprocessen, hvor det <strong>er</strong> tilladt.<br />

Græns<strong>er</strong>ne for <strong>dialog</strong> før, und<strong>er</strong> og eft<strong>er</strong> et <strong>udbud</strong> <strong>er</strong> sammenfattende beskrevet<br />

nedenfor, og seks ho<strong>ved</strong>konklusion<strong>er</strong> <strong>er</strong> præsent<strong>er</strong>et i boks 1.1.<br />

Boks 1.1:<br />

Ho<strong>ved</strong>konklusion<strong>er</strong>ne for <strong>dialog</strong> mellem offentlige myndighed<strong>er</strong><br />

og private virks<strong>om</strong>hed<strong>er</strong><br />

1. En virks<strong>om</strong>hed, d<strong>er</strong> har ydet en myndighed rådgivning før <strong>udbud</strong>det, <strong>er</strong> ikke udelukket<br />

fra at afgive tilbud, medmindre <strong>dialog</strong>en har givet virks<strong>om</strong>heden en konkurrencefordel.<br />

2. Den offentlige myndighed kan eft<strong>er</strong> offentliggørelse af <strong>udbud</strong>det suppl<strong>er</strong>e og præcis<strong>er</strong>e<br />

indholdet af <strong>udbud</strong>smat<strong>er</strong>ialet.<br />

3. En virks<strong>om</strong>hed kan eft<strong>er</strong> afgivelse af tilbud suppl<strong>er</strong>e og præcis<strong>er</strong>e indholdet af dets<br />

tilbud.<br />

4. Eft<strong>er</strong> afgivelsen af tilbud, <strong>er</strong> det ikke tilladt at forhandle <strong>om</strong> element<strong>er</strong> i kontrakten,<br />

s<strong>om</strong> <strong>er</strong> relevant for tilbudsprisen, ell<strong>er</strong> s<strong>om</strong> <strong>ved</strong>rør<strong>er</strong> grundlæggende element<strong>er</strong>.<br />

5. Forhandling <strong>om</strong> element<strong>er</strong> i kontrakten må und<strong>er</strong> og eft<strong>er</strong> <strong>udbud</strong>det ikke result<strong>er</strong>e i en<br />

væsentlig ændring af kontrakten.<br />

6. Dialogen skal und<strong>er</strong> <strong>udbud</strong>det ske på en objektiv og gennemsigtig måde.<br />

1.1 DIALOG FØR UDBUDDET<br />

Den offentlige myndighed og virks<strong>om</strong>hed<strong>er</strong>ne har før <strong>udbud</strong>det går i gang en bred<br />

adgang til at have <strong>dialog</strong>. Regl<strong>er</strong>ne <strong>om</strong> teknisk <strong>dialog</strong> tillad<strong>er</strong> således myndigheden<br />

at søge ell<strong>er</strong> modtage rådgivning fra private virks<strong>om</strong>hed<strong>er</strong> til brug for udarbejdelse<br />

af <strong>udbud</strong>smat<strong>er</strong>ialet. D<strong>er</strong> <strong>er</strong> i den sammenhæng ingen græns<strong>er</strong> for, <strong>hvad</strong><br />

myndigheden må have <strong>dialog</strong> med virks<strong>om</strong>hed<strong>er</strong>ne <strong>om</strong>.<br />

Det forhold, at en virks<strong>om</strong>hed før <strong>udbud</strong>det har haft <strong>dialog</strong> med myndigheden,<br />

udelukk<strong>er</strong> ikke i sig selv virks<strong>om</strong>heden fra at deltage i selve <strong>udbud</strong>det. Kun hvor<br />

6


VEJLEDNING OM GRÆNSER FOR DIALOG VED UDBUD<br />

en virks<strong>om</strong>hed gennem <strong>dialog</strong> med myndigheden opnår en konkurrencefordel i<br />

forhold til andre int<strong>er</strong>ess<strong>er</strong>ede virks<strong>om</strong>hed<strong>er</strong>, vil virks<strong>om</strong>heden være udelukket fra<br />

at deltage i selve <strong>udbud</strong>det.<br />

1.2 DIALOG EFTER OFFENTLIGGØRELSE AF UDBUD-<br />

DET, MEN FØR TILBUDSFRISTENS UDLØB<br />

Eft<strong>er</strong> offentliggørelse af <strong>udbud</strong>det og indtil tilbudsfristens udløb <strong>er</strong> adgangen til<br />

<strong>dialog</strong> m<strong>er</strong>e snæv<strong>er</strong> end før <strong>udbud</strong>det. Myndigheden må således kun have <strong>dialog</strong><br />

med virks<strong>om</strong>hed<strong>er</strong>ne, såfremt det sk<strong>er</strong> med henblik på at præcis<strong>er</strong>e ell<strong>er</strong> suppl<strong>er</strong>e<br />

indholdet af myndighedens krav.<br />

For at sikre, at <strong>dialog</strong>en sk<strong>er</strong> inden for ramm<strong>er</strong>ne, og at <strong>dialog</strong>en ikke i øvrigt giv<strong>er</strong><br />

anledning til forskelsbehandling, skal <strong>dialog</strong>en foregå på en objektiv og gennemsigtig<br />

måde. Det <strong>er</strong> i den sammenhæng en betingelse, at alle int<strong>er</strong>ess<strong>er</strong>ede<br />

virks<strong>om</strong>hed<strong>er</strong> har adgang til de præcis<strong>er</strong>ende ell<strong>er</strong> suppl<strong>er</strong>ende oplysning<strong>er</strong>.<br />

1.3 DIALOG EFTER TILBUDSFRISTENS UDLØB, MEN<br />

FØR KONTRAKTEN ER INDGÅET<br />

Eft<strong>er</strong> tilbudsfristens udløb og indtil myndigheden har valgt, hvilken virks<strong>om</strong>hed<br />

d<strong>er</strong> skal have kontrakten, <strong>er</strong> d<strong>er</strong> stor risiko for, at en virks<strong>om</strong>hed gennem <strong>dialog</strong><br />

med myndigheden vil påvirke myndighedens valg af virks<strong>om</strong>hed. Adgangen til<br />

<strong>dialog</strong> i denne fase af <strong>udbud</strong>det <strong>er</strong> d<strong>er</strong>for meget snæv<strong>er</strong>.<br />

Myndigheden må kun have <strong>dialog</strong> med virks<strong>om</strong>hed<strong>er</strong>ne, når det sk<strong>er</strong> med henblik<br />

på at få suppl<strong>er</strong>et ell<strong>er</strong> præcis<strong>er</strong>et indholdet af virks<strong>om</strong>hed<strong>er</strong>nes tilbud. Endvid<strong>er</strong>e<br />

må myndigheden og virks<strong>om</strong>hed<strong>er</strong>ne ikke forhandle <strong>om</strong> element<strong>er</strong> i kontrakten,<br />

s<strong>om</strong> <strong>er</strong> relevant for tilbudsprisen, og s<strong>om</strong> <strong>ved</strong>rør<strong>er</strong> grundlæggende element<strong>er</strong>.<br />

Eft<strong>er</strong> myndigheden har valgt, hvilken virks<strong>om</strong>hed d<strong>er</strong> skal have kontrakten, <strong>er</strong> adgangen<br />

til <strong>dialog</strong> dog mindre snæv<strong>er</strong>. Myndigheden kan således have <strong>dialog</strong> med<br />

den valgte virks<strong>om</strong>hed <strong>om</strong> mindre ændring<strong>er</strong> i forhold til den valgte virks<strong>om</strong>heds<br />

tilbud og/ell<strong>er</strong> <strong>udbud</strong>smat<strong>er</strong>ialet.<br />

1.4 DIALOG EFTER KONTRAKTINDGÅELSE<br />

Eft<strong>er</strong> kontrakten <strong>er</strong> indgået, <strong>er</strong> adgangen til <strong>dialog</strong> bred.<br />

Den offentlige myndighed må dog ikke forhandle med den valgte virks<strong>om</strong>hed <strong>om</strong><br />

element<strong>er</strong> i kontrakten, s<strong>om</strong> result<strong>er</strong><strong>er</strong> i en væsentlig ændring af kontrakten.<br />

7


UDBUDSRÅDET<br />

8


VEJLEDNING OM GRÆNSER FOR DIALOG VED UDBUD<br />

Kapitel 2 Hvad sig<strong>er</strong> EUregl<strong>er</strong>ne<br />

<strong>om</strong> <strong>dialog</strong>?<br />

Det <strong>er</strong> ikke direkte regul<strong>er</strong>et i EU-retten, hvornår og i hvilket <strong>om</strong>fang en offentlig<br />

myndighed kan have <strong>dialog</strong> med private virks<strong>om</strong>hed<strong>er</strong>, d<strong>er</strong> eventuelt ønsk<strong>er</strong> at afgive<br />

tilbud på en af myndigheden <strong>udbud</strong>t opgave. Det <strong>er</strong> dog klart, at en offentlig<br />

myndigheds adgang til <strong>dialog</strong> med en virks<strong>om</strong>hed ikke til enhv<strong>er</strong> tid <strong>er</strong> fri. Myndigheden<br />

<strong>er</strong> blandt andet forpligtet til at ov<strong>er</strong>holde det EU-<strong>udbud</strong>sretlige ligebehandlingsprincip.<br />

1<br />

Ligebehandlingsprincippet indebær<strong>er</strong>, at alle int<strong>er</strong>ess<strong>er</strong>ede virks<strong>om</strong>hed<strong>er</strong> skal have<br />

mulighed for at afgive tilbud på de samme vilkår og betingels<strong>er</strong>. H<strong>er</strong><strong>ved</strong> sikres en<br />

lige konkurrence mellem virks<strong>om</strong>hed<strong>er</strong>ne.<br />

Ligebehandlingsprincippet find<strong>er</strong> både anvendelse, inden den offentlige myndighed<br />

udbyd<strong>er</strong> en opgave, und<strong>er</strong> selve <strong>udbud</strong>det (dvs. fra offentliggørelse af <strong>udbud</strong>sbekendtgørelsen<br />

til kontrakten indgås), og eft<strong>er</strong> kontrakten <strong>er</strong> indgået.<br />

Myndigheden skal ov<strong>er</strong>holde ligebehandlingsprincippet, <strong>hvad</strong> enten den offentlige<br />

kontrakt <strong>er</strong> <strong>om</strong>fattet af <strong>udbud</strong>sdirektivets detalj<strong>er</strong>ede procedur<strong>er</strong>egl<strong>er</strong> ell<strong>er</strong> ej. Det<br />

betyd<strong>er</strong> blandt andet, at myndigheden også <strong>er</strong> forpligtet til at ov<strong>er</strong>holde ligebehandlingsprincippet<br />

<strong>ved</strong> <strong>udbud</strong> af offentlige kontrakt<strong>er</strong> eft<strong>er</strong> tilbudslovens regl<strong>er</strong>.<br />

2.1 RÅDGIVERINHABILITET BEGRÆNSER ADGANGEN<br />

TIL TEKNISK DIALOG FØR UDBUDDET<br />

Før <strong>udbud</strong>det indebær<strong>er</strong> ligebehandlingsprincippet særligt en begrænsning i den<br />

offentlige myndigheds adgang til at søge og modtage rådgivning – såkaldt teknisk<br />

<strong>dialog</strong>.<br />

Ligebehandlingsprincippet indebær<strong>er</strong>, at hvor en virks<strong>om</strong>hed gennem <strong>dialog</strong> med<br />

myndigheden opnår en konkurrencefordel i forhold til andre int<strong>er</strong>ess<strong>er</strong>ede virks<strong>om</strong>hed<strong>er</strong>,<br />

vil virks<strong>om</strong>heden være udelukket fra at deltage i selve <strong>udbud</strong>det s<strong>om</strong><br />

følge af rådgiv<strong>er</strong>inhabilitet. Det forhold, at en virks<strong>om</strong>hed før <strong>udbud</strong>det har haft<br />

1<br />

At offentlige myndighed<strong>er</strong> <strong>ved</strong> <strong>udbud</strong> <strong>er</strong> und<strong>er</strong>lagt ligebehandlingsprincippet fremgår blandt andet af <strong>udbud</strong>sdirektivet<br />

artikel 2 og 2. betragtning til <strong>udbud</strong>sdirektivet (Direktiv nr. 2004/18/EF af 31. marts 2004 ”<strong>om</strong> samordning<br />

af fremgangsmåd<strong>er</strong>ne <strong>ved</strong> indgåelse af offentlige vareindkøbskontrakt<strong>er</strong>, offentlige tjenesteydelseskontrakt<strong>er</strong><br />

og offentlige bygge- og anlægskontrakt<strong>er</strong>”)<br />

9


UDBUDSRÅDET<br />

teknisk <strong>dialog</strong> med myndigheden udelukk<strong>er</strong> imidl<strong>er</strong>tid ikke i sig selv virks<strong>om</strong>heden<br />

fra at deltage i selve <strong>udbud</strong>det.<br />

En virks<strong>om</strong>hed kan blandt andet opnå en konkurrencefordel <strong>ved</strong> at have fået en<br />

særlig indsigt i den <strong>udbud</strong>te opgave ell<strong>er</strong> <strong>ved</strong> at have præget myndighedens valg af<br />

produkt<strong>er</strong> ell<strong>er</strong> udformning af <strong>udbud</strong>smat<strong>er</strong>ialet til gunst for virks<strong>om</strong>heden.<br />

2.2 FORHANDLINGSFORBUDDET BEGRÆNSER AD-<br />

GANGEN TIL DIALOG UNDER OG EFTER UDBUD-<br />

DET<br />

Und<strong>er</strong> og eft<strong>er</strong> <strong>udbud</strong>det begrænses adgangen til <strong>dialog</strong> særligt af det såkaldte forhandlingsforbud.<br />

Forhandlingsforbuddet følg<strong>er</strong> af ligebehandlingsprincippet, og<br />

indebær<strong>er</strong> visse begrænsning<strong>er</strong> i, <strong>hvad</strong> myndighed<strong>er</strong>ne og virks<strong>om</strong>hed<strong>er</strong>ne må have<br />

<strong>dialog</strong> <strong>om</strong>.<br />

Det følg<strong>er</strong> af forhandlingsforbuddet, at en myndighed kun må have <strong>dialog</strong> med<br />

virks<strong>om</strong>hed<strong>er</strong>ne, når det sk<strong>er</strong> med henblik på at præcis<strong>er</strong>e ell<strong>er</strong> suppl<strong>er</strong>e indholdet<br />

af myndighedens krav ell<strong>er</strong> virks<strong>om</strong>hed<strong>er</strong>nes tilbud. Endvid<strong>er</strong>e må d<strong>er</strong> ikke forhandles<br />

<strong>om</strong> element<strong>er</strong> i kontrakten, d<strong>er</strong> <strong>ved</strong>rør<strong>er</strong> grundlæggende element<strong>er</strong>, samt<br />

element<strong>er</strong> d<strong>er</strong> <strong>er</strong> relevant for tilbudsprisen.<br />

Ligebehandlingsprincippet indebær<strong>er</strong> endvid<strong>er</strong>e, at <strong>dialog</strong>en skal ske på en objektiv<br />

og gennemsigtig måde.<br />

10


VEJLEDNING OM GRÆNSER FOR DIALOG VED UDBUD<br />

Kapitel 3 Dialog før <strong>udbud</strong>det<br />

går i gang<br />

Før <strong>udbud</strong><br />

Eft<strong>er</strong> offentliggørelse af <strong>udbud</strong>,<br />

men før tilbudsfristens udløb<br />

Eft<strong>er</strong> tilbudsfristens udløb,<br />

men før kontraktindgåelse<br />

Eft<strong>er</strong> kontraktindgåelse<br />

Bred<br />

adgang til <strong>dialog</strong><br />

Snæv<strong>er</strong> adgang<br />

til <strong>dialog</strong><br />

Meget snæv<strong>er</strong><br />

adgang til <strong>dialog</strong><br />

Bred<br />

adgang til <strong>dialog</strong><br />

3.1 HVORNÅR KAN MYNDIGHEDERNE OG VIRKSOMHE-<br />

DERNE HAVE BEHOV FOR DIALOG?<br />

Inden en offentlig myndighed udbyd<strong>er</strong> en opgave, kan myndigheden have behov<br />

for <strong>dialog</strong> med virks<strong>om</strong>hed<strong>er</strong>ne med henblik på udarbejdelse af <strong>udbud</strong>smat<strong>er</strong>ialet.<br />

D<strong>er</strong> kan fx være behov for at rette henvendelse til den virks<strong>om</strong>hed, s<strong>om</strong> hidtil har<br />

haft kontrakt med myndigheden for at få faktiske oplysning<strong>er</strong> <strong>om</strong>kring den hidtil<br />

udførte opgave.<br />

Myndighedens behov for <strong>dialog</strong> kan også opstå, hvis myndigheden ikke besidd<strong>er</strong><br />

den fornødne faglige k<strong>om</strong>petence til selv at foretage en tilstrækkelig teknisk beskrivelse<br />

af opgaven og d<strong>er</strong>for har behov for viden fra virks<strong>om</strong>hed<strong>er</strong>ne h<strong>er</strong><strong>om</strong>.<br />

Myndigheden kan også have behov for, at en ell<strong>er</strong> fl<strong>er</strong>e virks<strong>om</strong>hed<strong>er</strong> udfør<strong>er</strong> visse<br />

forb<strong>er</strong>edende arbejd<strong>er</strong> for myndigheden i forbindelse med udarbejdelse af <strong>udbud</strong>smat<strong>er</strong>ialet.<br />

Det kan være udførelse af studi<strong>er</strong>, forsøg, und<strong>er</strong>søgels<strong>er</strong> ell<strong>er</strong> udvikling.<br />

Endvid<strong>er</strong>e kan myndigheden have behov for <strong>dialog</strong> med en ell<strong>er</strong> fl<strong>er</strong>e virks<strong>om</strong>hed<strong>er</strong><br />

for at skabe et ov<strong>er</strong>blik ov<strong>er</strong>, hvilke produkt<strong>er</strong>, ydels<strong>er</strong> ell<strong>er</strong> bygge- og anlægsarbejd<strong>er</strong><br />

d<strong>er</strong> <strong>er</strong> på et bestemt marked. Det kan fx være for at få nye ide<strong>er</strong> til løsning<br />

af en bestemt opgave.<br />

En virks<strong>om</strong>hed kan fx ønske at rette henvendelse til en offentlig myndighed for at<br />

gøre myndigheden opmærks<strong>om</strong> på alt<strong>er</strong>native opgaveløsning<strong>er</strong>.<br />

11


UDBUDSRÅDET<br />

3.2 HVAD ER GRÆNSERNE FOR DIALOG?<br />

3.2.1 Tilladt at have en teknisk <strong>dialog</strong><br />

Før et <strong>udbud</strong> gennemføres, <strong>er</strong> det særligt myndighedens behov for at søge teknisk<br />

rådgivning hos virks<strong>om</strong>hed<strong>er</strong>ne i forbindelse med udarbejdelse af <strong>udbud</strong>smat<strong>er</strong>ialet,<br />

d<strong>er</strong> <strong>er</strong> relevant. Adgangen til at have en teknisk <strong>dialog</strong> <strong>er</strong> nævnt i indledningen<br />

til <strong>udbud</strong>sdirektivet:<br />

”Inden de ordregivende myndighed<strong>er</strong> indled<strong>er</strong> en <strong>udbud</strong>sprocedure, kan de <strong>ved</strong><br />

hjælp af en ”teknisk <strong>dialog</strong>” søge ell<strong>er</strong> modtage rådgivning, d<strong>er</strong> kan benyttes til at<br />

udarbejde <strong>udbud</strong>sbetingels<strong>er</strong>ne, dog forudsat at en sådan rådgivning ikke har til<br />

følge, at konkurrence forhindres.” 2<br />

D<strong>er</strong> <strong>er</strong> således ikke forbud mod, at en offentlig myndighed modtag<strong>er</strong> rådgivning<br />

fra en virks<strong>om</strong>hed til brug for udarbejdelse af <strong>udbud</strong>smat<strong>er</strong>ialet. Tilsvarende medfør<strong>er</strong><br />

det forhold, at en virks<strong>om</strong>hed har ydet en offentlig myndighed rådgivning før<br />

<strong>udbud</strong>det, ikke i sig selv, at virks<strong>om</strong>heden <strong>er</strong> udelukket fra at afgive tilbud på den<br />

<strong>udbud</strong>te opgave.<br />

3.2.2 Dialogen må ikke føre til en konkurrencefordel<br />

Ligebehandlingsprincippet indebær<strong>er</strong>, at såfremt en virks<strong>om</strong>hed gennem <strong>dialog</strong><br />

med myndigheden har opnået en konkurrencefordel i forhold til andre virks<strong>om</strong>hed<strong>er</strong>,<br />

d<strong>er</strong> ønsk<strong>er</strong> at deltage i <strong>udbud</strong>det, vil virks<strong>om</strong>heden være inhabil, og d<strong>er</strong><strong>ved</strong><br />

udelukket fra at deltage i <strong>udbud</strong>det.<br />

En privat virks<strong>om</strong>hed, s<strong>om</strong> yd<strong>er</strong> rådgivning til den offentlige myndighed før <strong>udbud</strong>det,<br />

kan blandt andet opnå en konkurrencefordel <strong>ved</strong> s<strong>om</strong> rådgiv<strong>er</strong> at præge<br />

myndighedens valg af produkt<strong>er</strong> og udformning af <strong>udbud</strong>smat<strong>er</strong>ialet til gunst for<br />

virks<strong>om</strong>heden. Virks<strong>om</strong>heden kan også opnå en konkurrencefordel <strong>ved</strong> gennem<br />

samarbejde med myndigheden at have fået en viden <strong>om</strong> faktiske forhold (fx produkt<strong>er</strong>nes<br />

egenskab<strong>er</strong> ell<strong>er</strong> sammensætning) ell<strong>er</strong> <strong>om</strong> myndigheden (fx synspunkt<strong>er</strong><br />

og ov<strong>er</strong>vejels<strong>er</strong>), s<strong>om</strong> andre virks<strong>om</strong>hed<strong>er</strong> ikke <strong>er</strong> i besiddelse af.<br />

Konkurrencefordelen kan opstå, hvor virks<strong>om</strong>heden har ydet myndigheden egentlig<br />

rådgivning <strong>om</strong>kring udarbejdelse af <strong>udbud</strong>smat<strong>er</strong>ialet (fx fastlæggelse af de<br />

tekniske krav ell<strong>er</strong> tildelingskrit<strong>er</strong>i<strong>er</strong>ne), ell<strong>er</strong> hvor virks<strong>om</strong>heden har foretage forb<strong>er</strong>edende<br />

arbejde (fx und<strong>er</strong>søgels<strong>er</strong> og forsøg) for myndigheden til brug for udarbejdelse<br />

af <strong>udbud</strong>smat<strong>er</strong>ialet.<br />

2<br />

8. betragtning til <strong>udbud</strong>sdirektivet.<br />

12


VEJLEDNING OM GRÆNSER FOR DIALOG VED UDBUD<br />

Ved vurd<strong>er</strong>ing af <strong>om</strong> en virks<strong>om</strong>hed, s<strong>om</strong> har ydet den offentlige myndighed rådgivning,<br />

har opnået en konkurrencefordel, <strong>er</strong> det ikke afgørende, <strong>om</strong> rådgivningen<br />

<strong>er</strong> delt mellem fl<strong>er</strong>e virks<strong>om</strong>hed<strong>er</strong>. Det <strong>er</strong> d<strong>er</strong>imod afgørende, hvilken rolle den<br />

enkelte rådgivende virks<strong>om</strong>hed rent faktisk har haft i forbindelse med rådgivningsopgaven.<br />

3<br />

Inhabilitet ramm<strong>er</strong> en virks<strong>om</strong>hed s<strong>om</strong> helhed, selv <strong>om</strong> det konkret <strong>er</strong> <strong>muligt</strong> at<br />

fastslå, at alene én af virks<strong>om</strong>hedens medarbejd<strong>er</strong>e <strong>er</strong> inhabil. 4<br />

3.2.3 Hvordan kan <strong>dialog</strong>en foregå<br />

Myndigheden bestemm<strong>er</strong> selv, hvordan den tekniske <strong>dialog</strong> med virks<strong>om</strong>hed<strong>er</strong>ne<br />

skal foregå, dvs. <strong>om</strong> <strong>dialog</strong>en skal være mundtlig/skriftlig, <strong>om</strong> myndigheden vil<br />

have <strong>dialog</strong> med en/enkelte/alle virks<strong>om</strong>hed<strong>er</strong> og <strong>om</strong> <strong>dialog</strong>en skal ske enkeltvis/i<br />

plenum.<br />

Dialog med én ell<strong>er</strong> enkelte bestemte virks<strong>om</strong>hed<strong>er</strong> kan fx være en fordel på marked<strong>er</strong>,<br />

hvor de enkelte virks<strong>om</strong>hed<strong>er</strong> tilbyd<strong>er</strong> m<strong>er</strong>e ell<strong>er</strong> mindre de samme løsning<strong>er</strong>.<br />

Når myndigheden vælg<strong>er</strong> kun at søge rådgivning hos én virks<strong>om</strong>hed med<br />

henblik på at fastlægge de tekniske specifikation<strong>er</strong> ell<strong>er</strong> udformning af <strong>udbud</strong>smat<strong>er</strong>ialet,<br />

<strong>er</strong> d<strong>er</strong> imidl<strong>er</strong>tid en risiko for, at virks<strong>om</strong>heden påvirk<strong>er</strong> myndighedens<br />

valg af produkt<strong>er</strong>, ydels<strong>er</strong> ell<strong>er</strong> bygge- og anlægsarbejd<strong>er</strong> ell<strong>er</strong> udformning af <strong>udbud</strong>smat<strong>er</strong>ialet<br />

i en retning, d<strong>er</strong> <strong>er</strong> til gunst for virks<strong>om</strong>heden. I en sådan situation<br />

kan det være en fordel, at <strong>dialog</strong>en foregår skriftligt, så myndigheden bedre kan<br />

dokument<strong>er</strong>e, at virks<strong>om</strong>heden ikke har påvirket myndighedens valg af produkt<strong>er</strong><br />

ell<strong>er</strong> udformning af <strong>udbud</strong>smat<strong>er</strong>ialet til gunst for virks<strong>om</strong>heden.<br />

Hvor myndigheden ønsk<strong>er</strong> at få et bred<strong>er</strong>e kendskab til de løsning<strong>er</strong>, s<strong>om</strong> virks<strong>om</strong>hed<strong>er</strong>ne<br />

på markedet kan tilbyde, kan det være en fordel for myndigheden at<br />

rette henvendelse til en større kreds af virks<strong>om</strong>hed<strong>er</strong>. Det kan fx ske <strong>ved</strong>, at myndigheden<br />

på dens hjemmeside indkald<strong>er</strong> int<strong>er</strong>ess<strong>er</strong>ede virks<strong>om</strong>hed<strong>er</strong> til et møde,<br />

hvor virks<strong>om</strong>hed<strong>er</strong>ne får mulighed for at præsent<strong>er</strong>e mulige løsning<strong>er</strong>.<br />

Myndigheden kan også i fx en vejledende forhåndsmeddelelse opfordre alle int<strong>er</strong>ess<strong>er</strong>ede<br />

virks<strong>om</strong>hed<strong>er</strong> til at k<strong>om</strong>me med k<strong>om</strong>mentar<strong>er</strong> til en af myndigheden foreløbigt<br />

udarbejdet beskrivelse af den <strong>udbud</strong>te opgave. H<strong>er</strong><strong>ved</strong> sikr<strong>er</strong> myndigheden,<br />

at alle int<strong>er</strong>ess<strong>er</strong>ede virks<strong>om</strong>hed<strong>er</strong> har mulighed for at blive hørt <strong>om</strong> <strong>udbud</strong>smat<strong>er</strong>ialet,<br />

og at <strong>udbud</strong>smat<strong>er</strong>ialet ikke bliv<strong>er</strong> skrædd<strong>er</strong>syet til en enkelt rådgivende<br />

virks<strong>om</strong>heds løsning<strong>er</strong>. Myndigheden kan fx anmode virks<strong>om</strong>hed<strong>er</strong>ne <strong>om</strong>, at<br />

3<br />

4<br />

Klagenævnet for Udbuds kendelse af 1. juli 1998, Arkitektfirmaet C.F. Møll<strong>er</strong>s Tegnestue mod Vestsjællands Amt.<br />

Klagenævnet for Udbuds kendelse af 1. juli 1998, Arkitektfirmaet C.F. Møll<strong>er</strong>s Tegnestue mod Vestsjællands Amt.<br />

13


UDBUDSRÅDET<br />

k<strong>om</strong>mentar<strong>er</strong>ne sendes skriftligt til myndigheden ell<strong>er</strong> gives mundtligt på et fælles<br />

møde, hvor alle int<strong>er</strong>ess<strong>er</strong>ede virks<strong>om</strong>hed<strong>er</strong> har mulighed for at deltage.<br />

På marked<strong>er</strong>, hvor d<strong>er</strong> kun <strong>er</strong> få virks<strong>om</strong>hed<strong>er</strong>, kan myndigheden ov<strong>er</strong>veje at rette<br />

henvendelse til brancheorganisation<strong>er</strong>ne i stedet for virks<strong>om</strong>hed<strong>er</strong>ne. D<strong>er</strong><strong>ved</strong> har<br />

myndigheden sikk<strong>er</strong>hed for, at ingen af de få virks<strong>om</strong>hed<strong>er</strong> på markedet risik<strong>er</strong><strong>er</strong><br />

at blive <strong>er</strong>klæret inhabil.<br />

Det <strong>er</strong> ikke nødvendigvis et krav, at myndigheden brug<strong>er</strong> oplysning<strong>er</strong> fra alle de<br />

virks<strong>om</strong>hed<strong>er</strong>, s<strong>om</strong> myndigheden har haft <strong>dialog</strong> med. Myndigheden skal dog være<br />

opmærks<strong>om</strong> på, at <strong>udbud</strong>smat<strong>er</strong>ialet ikke bliv<strong>er</strong> skrædd<strong>er</strong>syet til en virks<strong>om</strong>heds<br />

løsning, idet virks<strong>om</strong>heden i så fald vil være inhabil.<br />

3.2.4 Myndigheden skal foretage vurd<strong>er</strong>ingen af, <strong>om</strong> en rådgivende<br />

virks<strong>om</strong>hed har opnået en konkurrencefordel<br />

Den offentlige myndighed må ikke alene af den grund, at en virks<strong>om</strong>hed har ydet<br />

myndigheden teknisk rådgivning i forbindelse med udarbejdelse af <strong>udbud</strong>smat<strong>er</strong>ialet,<br />

udelukke virks<strong>om</strong>heden fra at byde på opgaven. 5 Det vil være i strid med<br />

ligebehandlingsprincippet. Myndigheden skal d<strong>er</strong>imod altid foretage en konkret<br />

vurd<strong>er</strong>ing af, <strong>om</strong> den virks<strong>om</strong>hed, d<strong>er</strong> har ydet den offentlig myndighed teknisk<br />

rådgivning, har opnået en konkurrencefordel, s<strong>om</strong> gør, at virks<strong>om</strong>heden må udelukkes<br />

fra <strong>udbud</strong>det.<br />

Myndighedens vurd<strong>er</strong>ing af <strong>om</strong> en virks<strong>om</strong>hed har opnået en konkurrencefordel<br />

b<strong>er</strong>or på et skøn, hvor alle relevante element<strong>er</strong> skal tages i betragtning. D<strong>er</strong> <strong>er</strong> i<br />

den sammenhæng tillagt myndigheden en betydelig skønsmargin <strong>ved</strong> vurd<strong>er</strong>ing<br />

h<strong>er</strong>af. 6<br />

Det <strong>er</strong> myndigheden, s<strong>om</strong> skal bevise, at den rådgivende virks<strong>om</strong>hed ikke har opnået<br />

en konkurrencefordel. 7 Hvor myndigheden vurd<strong>er</strong><strong>er</strong>, at den rådgivende virks<strong>om</strong>hed<br />

<strong>ved</strong> den tekniske <strong>dialog</strong> har opnået en konkurrencefordel, og d<strong>er</strong>for udelukk<strong>er</strong><br />

virks<strong>om</strong>heden fra at deltage i <strong>udbud</strong>det, <strong>er</strong> det <strong>om</strong>vendt virks<strong>om</strong>heden s<strong>om</strong><br />

skal bevise, at den ikke <strong>er</strong> inhabil. 8<br />

5<br />

6<br />

7<br />

8<br />

EU-d<strong>om</strong>stolens d<strong>om</strong> af 3. marts 2005 i de forenede sag<strong>er</strong> C-21/03 og C-34/03, Fabric<strong>om</strong>, og Klagenævnet for<br />

Udbuds kendelse af 2. maj 2006, <strong>Dansk</strong>e Arkitektvirks<strong>om</strong>hed<strong>er</strong> mod Alb<strong>er</strong>tslund Boligselskab og Vridsløselille<br />

Andelsboligforening.<br />

Klagenævnet for Udbuds kendelse af 13. juni 1996, Foreningen af Rådgivende Ingeniør<strong>er</strong> mod Roskilde K<strong>om</strong>mune,<br />

og kendelse af 2. maj 2006, <strong>Dansk</strong>e Arkitektvirks<strong>om</strong>hed<strong>er</strong> mod Alb<strong>er</strong>tslund Boligselskab og Vridsløselille Andelsboligforening.<br />

Klagenævnet for Udbud af 24. marts 2010, Almenbo a.m.b.a. mod Den selvejende almene boligorganisation Boligorganisationen<br />

Nygårdsparken.<br />

EU-d<strong>om</strong>stolens d<strong>om</strong> af 3. marts 2005 i de forenede sag<strong>er</strong> C-21/03 og C-34/03, Fabric<strong>om</strong>.<br />

14


VEJLEDNING OM GRÆNSER FOR DIALOG VED UDBUD<br />

Myndigheden bær<strong>er</strong> ansvaret, såfremt en virks<strong>om</strong>hed, d<strong>er</strong> har ydet myndigheden<br />

rådgivning, og s<strong>om</strong> har deltaget i <strong>udbud</strong>det, eft<strong>er</strong>følgende bliv<strong>er</strong> <strong>er</strong>klæret for inhabil.<br />

3.3 HVAD MÅ MYNDIGHEDERNE OG VIRKSOMHE-<br />

DERNE HAVE DIALOG OM?<br />

3.3.1 Frembringelse af faktiske oplysning<strong>er</strong><br />

En offentlig myndighed kan rette henvendelse til den virks<strong>om</strong>hed, s<strong>om</strong> hidtil har<br />

haft kontrakt med myndigheden, med henblik på at tilvejebringe fornødne faktiske<br />

oplysning<strong>er</strong> til brug for udarbejdelse af <strong>udbud</strong>smat<strong>er</strong>ialet. 9 Det kan fx være oplysning<strong>er</strong><br />

<strong>om</strong>, hvor meget virks<strong>om</strong>heden har <strong>om</strong>sat for inden for specifikke varegrupp<strong>er</strong>.<br />

Virks<strong>om</strong>heden vil <strong>ved</strong> afgivelse af sådanne faktiske oplysning<strong>er</strong> ikke blive<br />

inhabil.<br />

Den virks<strong>om</strong>hed, s<strong>om</strong> myndigheden hidtil har haft kontrakt med, <strong>er</strong> ikke <strong>udbud</strong>sretligt<br />

forpligtet til at udlev<strong>er</strong>e oplysning<strong>er</strong> <strong>om</strong> faktiske forhold til myndigheden.<br />

Virks<strong>om</strong>heden skal dog være opmærks<strong>om</strong> på, at den gennem dens hidtidige samarbejde<br />

med myndigheden kan have opnået en særlig viden <strong>om</strong> den <strong>udbud</strong>te opgave,<br />

s<strong>om</strong> giv<strong>er</strong> virks<strong>om</strong>heden en fordel i forhold til andre int<strong>er</strong>ess<strong>er</strong>ede virks<strong>om</strong>hed<strong>er</strong><br />

i forbindelse med afgivelse af tilbud. Dette gæld<strong>er</strong> ikke mindst, hvor myndigheden<br />

ønsk<strong>er</strong> at udbyde en opgave, s<strong>om</strong> svar<strong>er</strong> til den opgave, s<strong>om</strong> virks<strong>om</strong>heden<br />

aktuelt udfør<strong>er</strong> for myndigheden. For ikke at være udelukket fra at deltage i <strong>udbud</strong>det<br />

bør virks<strong>om</strong>heden d<strong>er</strong>for tilvejebringe de af myndigheden eft<strong>er</strong>spurgte oplysning<strong>er</strong>,<br />

såfremt de må anses for relevante for den <strong>udbud</strong>te opgave. Det må dog<br />

antages, at virks<strong>om</strong>heden har ret til at tilbageholde fortrolige oplysning<strong>er</strong>, fx tekniske<br />

hemmelighed<strong>er</strong> og forretningshemmelighed<strong>er</strong>. 10<br />

Tilsvarende skal myndigheden frembringe nødvendige faktiske oplysning<strong>er</strong> <strong>om</strong><br />

den <strong>udbud</strong>te opgave fra den virks<strong>om</strong>hed, d<strong>er</strong> aktuelt udfør<strong>er</strong> opgaven og sikre, at<br />

oplysning<strong>er</strong>ne gøres tilgængelige for alle int<strong>er</strong>ess<strong>er</strong>ede virks<strong>om</strong>hed<strong>er</strong>, så den virks<strong>om</strong>hed,<br />

d<strong>er</strong> aktuelt udfør<strong>er</strong> opgaven, ikke udelukkes. I modsat fald vil det være en<br />

ov<strong>er</strong>trædelse af ligebehandlingsprincippet.<br />

9<br />

Klagenævnet for Udbuds kendelse af 17. marts 1998, Konkurrencestyrelsen mod Tårnby K<strong>om</strong>mune.<br />

10 Hvorvidt en oplysning kan karakt<strong>er</strong>is<strong>er</strong>es s<strong>om</strong> fortrolig må afgøres eft<strong>er</strong> regl<strong>er</strong>ne i forvaltningsloven og offentlighedsloven.<br />

15


UDBUDSRÅDET<br />

Eksempel 3.1:<br />

Tidlig<strong>er</strong>e lev<strong>er</strong>andør har viden <strong>om</strong> den <strong>udbud</strong>te<br />

opgave, s<strong>om</strong> ikke <strong>er</strong> tilgængeligt for alle<br />

En offentlig myndighed udbyd<strong>er</strong> en tjenesteydelsesaftale <strong>ved</strong>rørende tømning af spildevandstanke.<br />

Det fremgår af <strong>udbud</strong>smat<strong>er</strong>ialet, at virks<strong>om</strong>hed<strong>er</strong>ne både skal afgive tilbud<br />

på ordinære tømning<strong>er</strong> (dvs. tømning<strong>er</strong> eft<strong>er</strong> en forud fastlagt plan) og ekstraordinære<br />

tømning<strong>er</strong> (dvs. tømning<strong>er</strong> eft<strong>er</strong> særlig bestilling). Det forventede antal af ekstraordinære<br />

tømning<strong>er</strong> fremgår ikke af <strong>udbud</strong>smat<strong>er</strong>ialet. Kun den virks<strong>om</strong>hed, s<strong>om</strong> myndigheden<br />

hidtil har haft kontrakt med <strong>om</strong> udførelse af den <strong>udbud</strong>te opgave, har en viden <strong>om</strong> antallet<br />

af ekstraordinære tømning<strong>er</strong>. Idet antallet af ekstraordinære tømning<strong>er</strong> <strong>er</strong> relevant for<br />

virks<strong>om</strong>hed<strong>er</strong>nes afgivelse af tilbud, har virks<strong>om</strong>heden en konkurrencefordel i forhold<br />

til andre virks<strong>om</strong>hed<strong>er</strong>. Virks<strong>om</strong>heden <strong>er</strong> d<strong>er</strong><strong>ved</strong> inhabil og udelukket fra at deltage i<br />

<strong>udbud</strong>det.<br />

Note:<br />

Klagenævnet for Udbuds kendelse af 27. septemb<strong>er</strong> 2000, Svend B. Th<strong>om</strong>sen A/S mod Blåvandshuk<br />

K<strong>om</strong>mune. Se også Klagenævnet for Udbuds kendelse af 4. juni 2009, Eurest A/S mod Copenhagen Business<br />

School d<strong>er</strong> <strong>ved</strong>rør<strong>er</strong> den situation, hvor myndigheden ikke har oplyst <strong>om</strong> de medarbejd<strong>er</strong>e, s<strong>om</strong> skal<br />

ov<strong>er</strong>drages i henhold til virks<strong>om</strong>hedsov<strong>er</strong>dragelsesloven.<br />

3.3.2 Und<strong>er</strong>søgelse af markedet<br />

En offentlig myndighed kan rette henvendelse til en ell<strong>er</strong> fl<strong>er</strong>e virks<strong>om</strong>hed<strong>er</strong> for at<br />

und<strong>er</strong>søge, hvilke produkt<strong>er</strong>, ydels<strong>er</strong> ell<strong>er</strong> bygge- og anlægsarbejd<strong>er</strong> d<strong>er</strong> <strong>er</strong> på et<br />

bestemt marked. Dette kan fx være for at und<strong>er</strong>søge, <strong>om</strong> d<strong>er</strong> findes alt<strong>er</strong>native løsning<strong>er</strong><br />

til den opgave, s<strong>om</strong> myndigheden ønsk<strong>er</strong> at udbyde. Tilsvarende kan en<br />

virks<strong>om</strong>hed rette henvendelse til en myndighed for at gøre myndigheden opmærks<strong>om</strong><br />

på nye ell<strong>er</strong> alt<strong>er</strong>native produkt<strong>er</strong>, ydels<strong>er</strong> ell<strong>er</strong> bygge- og anlægsarbejd<strong>er</strong>.<br />

3.3.3 Fastlæggelse af tekniske krav og udformning af <strong>udbud</strong>smat<strong>er</strong>ialet<br />

En virks<strong>om</strong>hed, s<strong>om</strong> yd<strong>er</strong> myndigheden rådgivning <strong>om</strong>kring udarbejdelse af <strong>udbud</strong>smat<strong>er</strong>ialet,<br />

kan være inhabil og d<strong>er</strong><strong>ved</strong> udelukket fra at deltage i <strong>udbud</strong>det.<br />

Det gæld<strong>er</strong>, hvor virks<strong>om</strong>heden har påvirket myndighedens valg af produkt<strong>er</strong>,<br />

ydels<strong>er</strong> ell<strong>er</strong> bygge- og anlægsarbejd<strong>er</strong> ell<strong>er</strong> udformning af <strong>udbud</strong>smat<strong>er</strong>ialet i en<br />

retning, d<strong>er</strong> <strong>er</strong> til gunst for virks<strong>om</strong>heden. Virks<strong>om</strong>heden vil i en sådan situation<br />

være inhabil, uanset <strong>om</strong> virks<strong>om</strong>heden har haft til hensigt at påvirke myndigheden<br />

ell<strong>er</strong> ej.<br />

Eksempel 3.2:<br />

Rådgivning <strong>om</strong> den <strong>udbud</strong>te opgave <strong>er</strong> ikke sket til<br />

gunst for virks<strong>om</strong>heden<br />

En offentlig myndighed ov<strong>er</strong>vej<strong>er</strong> at udbyde distribution af medicin til de enkelte hospital<strong>er</strong>.<br />

Den offentlige myndighed går i <strong>dialog</strong> med en virks<strong>om</strong>hed <strong>om</strong>kring opgavens ind-<br />

16


VEJLEDNING OM GRÆNSER FOR DIALOG VED UDBUD<br />

hold. Den rådgivende virks<strong>om</strong>hed anbefal<strong>er</strong> myndigheden, at opgaven skal <strong>ved</strong>røre distribution<br />

af var<strong>er</strong> fra ca. 70 nærm<strong>er</strong>e angivne mindre virks<strong>om</strong>hed<strong>er</strong>. Endvid<strong>er</strong>e anbefal<strong>er</strong><br />

den rådgivende virks<strong>om</strong>hed, at <strong>udbud</strong>smat<strong>er</strong>ialet indehold<strong>er</strong> en tilbudsliste med en<br />

ov<strong>er</strong>sigt ov<strong>er</strong> de 70 virks<strong>om</strong>hed<strong>er</strong> og stikprøve på de var<strong>er</strong>, d<strong>er</strong> skal distribu<strong>er</strong>es. Udbudsmat<strong>er</strong>ialet<br />

<strong>er</strong> imidl<strong>er</strong>tid ikke udformet i et egentligt samarbejde med den rådgivende<br />

virks<strong>om</strong>hed. Endvid<strong>er</strong>e <strong>er</strong> virks<strong>om</strong>hedens påvirkning af myndighedens valg af produkt<strong>er</strong><br />

og udformning af <strong>udbud</strong>smat<strong>er</strong>ialet ikke sket til gunst for virks<strong>om</strong>heden. Den rådgivende<br />

virks<strong>om</strong>hed <strong>er</strong> i en sådan situation ikke inhabil og kan d<strong>er</strong>for ikke udelukkes fra at deltage<br />

i <strong>udbud</strong>det.<br />

Note:<br />

Klagenævnet for Udbuds kendelse af 8. januar 1997, Det <strong>Dansk</strong>e Handelskamm<strong>er</strong> mod Rigshospitalet.<br />

Eksempel 3.3:<br />

Rådgivning <strong>om</strong> den <strong>udbud</strong>te opgave <strong>er</strong> sket til<br />

gunst for virks<strong>om</strong>heden<br />

En offentlig myndighed ov<strong>er</strong>vej<strong>er</strong> at udbyde en kontrakt <strong>om</strong> lev<strong>er</strong>ing af inventar til en<br />

bygning. Myndigheden kontakt<strong>er</strong> en virks<strong>om</strong>hed, s<strong>om</strong> myndigheden samarbejd<strong>er</strong> med<br />

<strong>om</strong> udformningen af <strong>udbud</strong>smat<strong>er</strong>ialet. Virks<strong>om</strong>heden udarbejd<strong>er</strong> blandt andet en inventarfortegnelse.<br />

Denne inventarbeskrivelse svar<strong>er</strong> helt ov<strong>er</strong>vejende til de produkt<strong>er</strong>, s<strong>om</strong><br />

den rådgivende virks<strong>om</strong>hed forhandl<strong>er</strong>. Virks<strong>om</strong>hedens påvirkning af den offentlige<br />

myndigheds valg af produkt<strong>er</strong> og udformning af <strong>udbud</strong>smat<strong>er</strong>iale <strong>er</strong> sket til gunst for<br />

virks<strong>om</strong>heden. Virks<strong>om</strong>heden <strong>er</strong> i en sådan situation inhabil og <strong>er</strong> d<strong>er</strong><strong>ved</strong> udelukket fra<br />

at deltage i <strong>udbud</strong>det.<br />

Note:<br />

Klagenævnet for Udbuds kendelse af 23. august 1995, B4 ApS mod Holbæk K<strong>om</strong>mune.<br />

En rådgivende virks<strong>om</strong>hed vil også være inhabil, hvor virks<strong>om</strong>heden gennem dens<br />

rådgivning af myndigheden <strong>om</strong>kring udarbejdelse af <strong>udbud</strong>smat<strong>er</strong>ialet, har fået en<br />

særlig viden <strong>om</strong> den <strong>udbud</strong>te opgave, s<strong>om</strong> giv<strong>er</strong> virks<strong>om</strong>heden en konkurrencefordel.<br />

3.3.4 Udførelse af forb<strong>er</strong>edende arbejde<br />

En virks<strong>om</strong>hed, s<strong>om</strong> før <strong>udbud</strong>det lav<strong>er</strong> forb<strong>er</strong>edende arbejde for myndigheden til<br />

brug for udarbejdelse af <strong>udbud</strong>smat<strong>er</strong>ialet, kan være udelukket fra eft<strong>er</strong>følgende at<br />

deltage i <strong>udbud</strong>det, såfremt virks<strong>om</strong>heden gennem samarbejdet med myndigheden<br />

har opnået en konkurrencefordel. Virks<strong>om</strong>heden kan fx have opnået en særlig viden<br />

<strong>om</strong> den <strong>udbud</strong>te opgave, s<strong>om</strong> gør, at virks<strong>om</strong>heden hurtig<strong>er</strong>e ell<strong>er</strong> billig<strong>er</strong>e<br />

end andre virks<strong>om</strong>hed<strong>er</strong> kan udarbejde et tilbud. Ved vurd<strong>er</strong>ing af, <strong>om</strong> virks<strong>om</strong>heden<br />

har fået en særlig viden, kan blandt andet lægges vægt på <strong>om</strong>fanget af det<br />

forb<strong>er</strong>edende arbejde, <strong>om</strong> det forb<strong>er</strong>edende arbejde kan sidestilles med et færdigt<br />

projekt, og <strong>om</strong> resultatet af det forb<strong>er</strong>edende arbejde <strong>er</strong> gjort tilgængeligt for alle<br />

int<strong>er</strong>ess<strong>er</strong>ede virks<strong>om</strong>hed<strong>er</strong>.<br />

17


UDBUDSRÅDET<br />

Eksempel 3.4:<br />

Økon<strong>om</strong>isk fordel, hvor det forb<strong>er</strong>edende arbejde<br />

udgør et færdigt projekt<br />

En offentlig myndighed udbyd<strong>er</strong> en projekt<strong>er</strong>ingsopgave <strong>ved</strong>rørende genopretning af en<br />

å. Det fremgår af <strong>udbud</strong>smat<strong>er</strong>ialet, at projekt<strong>er</strong>ingsarbejdet blandt andet <strong>om</strong>fatt<strong>er</strong> en<br />

række måling<strong>er</strong> og b<strong>er</strong>egning<strong>er</strong> af vandhastigheden i åen. Forud for <strong>udbud</strong>det har myndigheden<br />

fået en virks<strong>om</strong>hed til at udarbejde et skitseprojekt, s<strong>om</strong> myndigheden har anvendt<br />

i forbindelse med udarbejdelse af <strong>udbud</strong>smat<strong>er</strong>ialet. Til brug for udarbejdelse af<br />

skitseprojektet har virks<strong>om</strong>heden foretaget de samme måling<strong>er</strong> og b<strong>er</strong>egning<strong>er</strong>, s<strong>om</strong> <strong>er</strong><br />

en del af den <strong>udbud</strong>te opgave. Værdien af b<strong>er</strong>egning<strong>er</strong>ne svar<strong>er</strong> til 4 arbejdsdage. Den<br />

rådgivende virks<strong>om</strong>hed opnår h<strong>er</strong><strong>ved</strong> en økon<strong>om</strong>isk fordel i forhold til andre virks<strong>om</strong>hed<strong>er</strong><br />

i forbindelse med udarbejdelse af tilbuddene. Virks<strong>om</strong>heden <strong>er</strong> i en sådan situation<br />

inhabil, og myndigheden må udelukke virks<strong>om</strong>heden fra at deltage i <strong>udbud</strong>det.<br />

Note:<br />

Klagenævnet for Udbuds kendelse af 23. august 2006, Hedeselskabet Miljø og En<strong>er</strong>gi A/S mod Sønd<strong>er</strong>jyllands<br />

Amt. Se også Klagenævnet for Udbuds kendelse af 1. juli 1998, Arkitektfirmaet C.F. Møll<strong>er</strong>s Tegnestue<br />

mod Vestsjællands Amt, d<strong>er</strong> <strong>ved</strong>rør<strong>er</strong> en situation, hvor det forb<strong>er</strong>edende arbejde ikke kan sidestilles<br />

med et færdigt projekt.<br />

Eksempel 3.5:<br />

Tidsmæssig fordel, hvor det forb<strong>er</strong>edende arbejde<br />

har været <strong>om</strong>fattende<br />

En offentlig myndighed udbyd<strong>er</strong> en totalentreprise <strong>ved</strong>rørende samtlige arbejd<strong>er</strong> i forbindelse<br />

med opførelse af en ny skole, samt <strong>om</strong>bygning og salg af en gammel skole.<br />

Myndigheden får forud for <strong>udbud</strong>det en virks<strong>om</strong>hed til at udarbejde en udviklingsrapport,<br />

d<strong>er</strong> indehold<strong>er</strong> skitseforslag for den nye skole, samt skitseforslag for <strong>om</strong>bygning<br />

og plan for realis<strong>er</strong>ing af den gamle skole. Udviklingsrapporten dann<strong>er</strong> baggrund for<br />

myndighedens udarbejdelse af <strong>udbud</strong>smat<strong>er</strong>ialet og <strong>er</strong> <strong>ved</strong>lagt <strong>udbud</strong>smat<strong>er</strong>ialet. I forbindelse<br />

med udarbejdelse af udviklingsrapporten har virks<strong>om</strong>heden blandt andet und<strong>er</strong>søgt<br />

k<strong>om</strong>muneplanen, tinglyste byrd<strong>er</strong>, jordbundsforhold, forurening m.m. Virks<strong>om</strong>heden<br />

har således foretaget et <strong>om</strong>fattende arbejde forud for <strong>udbud</strong>det. Gennem det <strong>om</strong>fattende<br />

arbejde har virks<strong>om</strong>heden opnået en viden <strong>om</strong> den <strong>udbud</strong>te opgave, s<strong>om</strong> gør, at<br />

virks<strong>om</strong>heden på kort<strong>er</strong>e tid end andre virks<strong>om</strong>hed<strong>er</strong> kan sætte sig ind i <strong>udbud</strong>sbetingels<strong>er</strong>ne<br />

og udarbejde et gennemarbejdet tilbud. Idet fristen for afgivelse af tilbud <strong>er</strong> relativt<br />

kort sammenlignet med den <strong>udbud</strong>te opgaves k<strong>om</strong>pleksitet, opnår den rådgivende<br />

virks<strong>om</strong>hed en tidsmæssig fordel i forbindelse med afgivelse af tilbud. Virks<strong>om</strong>heden <strong>er</strong><br />

d<strong>er</strong>for inhabil og skal udelukkes fra at deltage i <strong>udbud</strong>det.<br />

Note:<br />

Klagenævnet for Udbuds kendelse af 13. januar 2004, E. Pihl og Søn A/S mod Hadsund K<strong>om</strong>mune. Se<br />

også Klagenævnet for Udbuds kendelse af 2. maj 2006, <strong>Dansk</strong>e Arkitektvirks<strong>om</strong>hed<strong>er</strong> mod Alb<strong>er</strong>tslund<br />

Boligselskab og Vridsløselille Andelsboligforening.<br />

18


VEJLEDNING OM GRÆNSER FOR DIALOG VED UDBUD<br />

Eksempel 3.6:<br />

Ingen fordel, hvor resultatet af det forb<strong>er</strong>edende<br />

arbejde <strong>er</strong> gjort tilgængeligt for alle<br />

En offentlig myndighed udbyd<strong>er</strong> totalrådgivning i forbindelse med renov<strong>er</strong>ing af en<br />

bygning. Forud for <strong>udbud</strong>det får myndigheden en virks<strong>om</strong>hed til at foretage en tilstandsvurd<strong>er</strong>ing<br />

af den eksist<strong>er</strong>ende bygning. De information<strong>er</strong>, s<strong>om</strong> den rådgivende<br />

virks<strong>om</strong>hed tilvejebring<strong>er</strong> i forbindelse und<strong>er</strong>søgelse af den eksist<strong>er</strong>ende bygning, <strong>er</strong><br />

indarbejdet i en rapport. Rapporten <strong>ved</strong>lægges <strong>udbud</strong>smat<strong>er</strong>ialet, og alle relevante information<strong>er</strong><br />

tilvejebragt i forbindelse med und<strong>er</strong>søgelse af bygningen <strong>er</strong> tilgængelige for<br />

alle int<strong>er</strong>ess<strong>er</strong>ede virks<strong>om</strong>hed<strong>er</strong>. Den rådgivende virks<strong>om</strong>hed har d<strong>er</strong>for ikke nogen konkurrencefordel<br />

i form af særlig viden <strong>om</strong> den <strong>udbud</strong>te opgave. Virks<strong>om</strong>heden <strong>er</strong> d<strong>er</strong>for<br />

ikke inhabil og kan ikke udelukkes fra at deltage i <strong>udbud</strong>det.<br />

Note:<br />

Klagenævnet for Udbuds kendelse af 1. juli 1998, Arkitektfirmaet C.F. Møll<strong>er</strong>s Tegnestue mod Vestsjællands<br />

Amt. Se også Klagenævnet for Udbuds kendelse af 13. juni 1996, Foreningen af Rådgivende Ingeniør<strong>er</strong><br />

mod Roskilde K<strong>om</strong>mune<br />

19


UDBUDSRÅDET<br />

20


VEJLEDNING OM GRÆNSER FOR DIALOG VED UDBUD<br />

Kapitel 4 Dialog eft<strong>er</strong> offentliggørelse<br />

af <strong>udbud</strong>det,<br />

men før tilbudsfristens<br />

udløb<br />

Før <strong>udbud</strong><br />

Eft<strong>er</strong> offentliggørelse<br />

af <strong>udbud</strong>, men før<br />

tilbudsfristens udløb<br />

Eft<strong>er</strong> tilbudsfristens udløb,<br />

men før kontraktindgåelse<br />

Eft<strong>er</strong> kontraktindgåelse<br />

Bred<br />

adgang til <strong>dialog</strong><br />

Snæv<strong>er</strong> adgang<br />

til <strong>dialog</strong><br />

Meget snæv<strong>er</strong><br />

adgang til <strong>dialog</strong><br />

Bred<br />

adgang til <strong>dialog</strong><br />

4.1 HVORNÅR KAN MYNDIGHEDERNE OG VIRKSOM-<br />

HEDERNE HAVE BEHOV FOR DIALOG?<br />

En offentlig myndighed kan have behov for at kontakte int<strong>er</strong>ess<strong>er</strong>ede virks<strong>om</strong>hed<strong>er</strong><br />

for at gøre opmærks<strong>om</strong> på, at <strong>udbud</strong>smat<strong>er</strong>ialet ændres. Det kan blandt andet være,<br />

at myndigheden ønsk<strong>er</strong> at ændre i <strong>udbud</strong>smat<strong>er</strong>ialet, fx på grund af fejl ell<strong>er</strong><br />

uklarhed<strong>er</strong> i mat<strong>er</strong>ialet. Myndigheden kan også have behov for at ændre de kontraktvilkår,<br />

d<strong>er</strong> eventuelt <strong>er</strong> en del af <strong>udbud</strong>smat<strong>er</strong>ialet.<br />

Virks<strong>om</strong>hed<strong>er</strong>ne kan have behov for <strong>dialog</strong> med den offentlige myndighed for at<br />

få suppl<strong>er</strong>ende oplysning<strong>er</strong> <strong>om</strong> <strong>udbud</strong>smat<strong>er</strong>ialet. D<strong>er</strong> kan således være behov for<br />

at stille afklarende spørgsmål ell<strong>er</strong> ønske <strong>om</strong> at få myndigheden til at ændre <strong>udbud</strong>smat<strong>er</strong>ialet.<br />

21


UDBUDSRÅDET<br />

4.2 HVAD ER GRÆNSERNE FOR DIALOG?<br />

4.2.1 Tilladt at give suppl<strong>er</strong>ende oplysning<strong>er</strong> <strong>om</strong> indholdet i<br />

<strong>udbud</strong>smat<strong>er</strong>ialet<br />

Eft<strong>er</strong> offentliggørelse af <strong>udbud</strong>det og indtil tilbudsfristens udløb, vil myndighed<strong>er</strong>nes<br />

og virks<strong>om</strong>hed<strong>er</strong>nes behov for <strong>dialog</strong> ho<strong>ved</strong>sageligt <strong>ved</strong>røre de krav, s<strong>om</strong><br />

den offentlige myndighed har stillet i <strong>udbud</strong>smat<strong>er</strong>ialet. Den offentlige myndighed<br />

<strong>er</strong> i den sammenhæng und<strong>er</strong>lagt ligebehandlingsprincippet og det h<strong>er</strong>af udledte<br />

forhandlingsforbud.<br />

Forhandlingsforbuddet udelukk<strong>er</strong> ikke enhv<strong>er</strong> <strong>dialog</strong> mellem en offentlig myndighed<br />

og int<strong>er</strong>ess<strong>er</strong>ede virks<strong>om</strong>hed<strong>er</strong>. Forhandlingsforbuddet indebær<strong>er</strong> d<strong>er</strong>imod<br />

visse begrænsning<strong>er</strong> for, <strong>hvad</strong> myndigheden og virks<strong>om</strong>hed<strong>er</strong>ne kan have <strong>dialog</strong><br />

<strong>om</strong> und<strong>er</strong> <strong>udbud</strong>det.<br />

Rådet og K<strong>om</strong>missionen har i forbindelse med <strong>ved</strong>tagelsen af det tidlig<strong>er</strong>e forsyningsvirks<strong>om</strong>hedsdirektiv<br />

og det tidlig<strong>er</strong>e bygge- og anlægsdirektiv <strong>er</strong>klæret følgende<br />

<strong>om</strong> myndighedens adgang til at gå i en <strong>dialog</strong> med virks<strong>om</strong>hed<strong>er</strong>ne und<strong>er</strong><br />

<strong>udbud</strong>det:<br />

”… at fremgangsmåd<strong>er</strong>ne med offentligt ell<strong>er</strong> begrænset <strong>udbud</strong> udelukk<strong>er</strong> enhv<strong>er</strong><br />

forhandling med ansøg<strong>er</strong>e ell<strong>er</strong> bydende <strong>om</strong> grundlæggende element<strong>er</strong> i kontrakt<strong>er</strong>ne,<br />

s<strong>om</strong> ikke vil kunne ændres uden fare for konkurrencefordrejning, og d<strong>er</strong> må<br />

navnlig ikke forhandles <strong>om</strong> pris<strong>er</strong>. D<strong>er</strong> må kun finde drøftels<strong>er</strong> sted med ansøg<strong>er</strong>e<br />

og bydende, når det sk<strong>er</strong> med henblik på at præcis<strong>er</strong>e ell<strong>er</strong> suppl<strong>er</strong>e indholdet af<br />

d<strong>er</strong>es bud ell<strong>er</strong> de ordregivende myndighed<strong>er</strong>s krav, og i det <strong>om</strong>fang dette ikke giv<strong>er</strong><br />

anledning til forskelsbehandling”. 11<br />

Det <strong>er</strong> således tilladt for myndigheden fx eft<strong>er</strong> anmodning fra virks<strong>om</strong>hed<strong>er</strong>ne, at<br />

afgive suppl<strong>er</strong>ende oplysning<strong>er</strong> <strong>om</strong> indholdet af myndighedens krav til den <strong>udbud</strong>te<br />

opgave.<br />

4.2.2 Dialogen skal stille alle lige<br />

Ligebehandlingsprincippet indebær<strong>er</strong>, at <strong>dialog</strong>en skal ske på en objektiv og gennemsigtig<br />

måde, s<strong>om</strong> sikr<strong>er</strong>, at alle virks<strong>om</strong>hed<strong>er</strong>, d<strong>er</strong> har int<strong>er</strong>esse i at afgive tilbud,<br />

har mulighed for at afgive tilbud på lige vilkår.<br />

Myndigheden skal sikre, at alle int<strong>er</strong>ess<strong>er</strong>ede virks<strong>om</strong>hed<strong>er</strong> modtag<strong>er</strong> den samme<br />

information, således at virks<strong>om</strong>hed<strong>er</strong>ne har samme grundlag for at afgive tilbud.<br />

11 EF-Tidende 1994 L 111/114.<br />

22


VEJLEDNING OM GRÆNSER FOR DIALOG VED UDBUD<br />

D<strong>er</strong>for skal myndigheden inform<strong>er</strong>e alle virks<strong>om</strong>hed<strong>er</strong> <strong>om</strong> fx alle relevante<br />

spørgsmål, d<strong>er</strong> <strong>er</strong> stillet til <strong>udbud</strong>smat<strong>er</strong>ialet og svarene på disse spørgsmål. Myndigheden<br />

skal ikke kun orient<strong>er</strong>e <strong>om</strong> uddybende spørgsmål, men skal også orient<strong>er</strong>e<br />

<strong>om</strong> spørgsmål, d<strong>er</strong> <strong>er</strong> af rent opklarende karakt<strong>er</strong> (fx hvor på myndighedens<br />

hjemmeside <strong>udbud</strong>smat<strong>er</strong>ialet ligg<strong>er</strong>). 12<br />

Suppl<strong>er</strong>ende oplysning<strong>er</strong> skal sendes samtidig til samtlige virks<strong>om</strong>hed<strong>er</strong>, s<strong>om</strong> har<br />

vist int<strong>er</strong>esse i at afgive tilbud. D<strong>er</strong>for bør myndighedens suppl<strong>er</strong>ende oplysning<strong>er</strong><br />

og svar på spørgsmål altid afgives skriftligt. Hvor myndigheden ikke kend<strong>er</strong> kredsen<br />

af int<strong>er</strong>ess<strong>er</strong>ede virks<strong>om</strong>hed<strong>er</strong> (fx hvor <strong>udbud</strong>smat<strong>er</strong>ialet kan downloades på<br />

myndighedens hjemmeside), bør myndigheden lægge oplysning<strong>er</strong>ne på myndighedens<br />

hjemmeside for at sikre, at alle int<strong>er</strong>ess<strong>er</strong>ede virks<strong>om</strong>hed<strong>er</strong> får de suppl<strong>er</strong>ende<br />

oplysning<strong>er</strong>.<br />

En offentlig myndigheds orient<strong>er</strong>ing <strong>om</strong> spørgsmål <strong>ved</strong>rørende <strong>udbud</strong>smat<strong>er</strong>ialet<br />

skal ske <strong>ved</strong>, at spørgsmålene vid<strong>er</strong>esendes til alle int<strong>er</strong>ess<strong>er</strong>ede virks<strong>om</strong>hed<strong>er</strong> i<br />

den form, de <strong>er</strong> modtaget. Myndigheden må således ikke redig<strong>er</strong>e i spørgsmålene,<br />

fx <strong>ved</strong> at <strong>om</strong>formul<strong>er</strong>e spørgsmålene og sammenskrive spørgsmål fra fl<strong>er</strong>e virks<strong>om</strong>hed<strong>er</strong><br />

til et spørgsmål. 13<br />

Det følg<strong>er</strong> af <strong>udbud</strong>sdirektivet, at suppl<strong>er</strong>ende oplysning<strong>er</strong> skal meddeles af den<br />

offentlige myndighed senest 6 dage inden tilbudsfristens udløb, forudsat at virks<strong>om</strong>hed<strong>er</strong>ne<br />

har anmodet h<strong>er</strong><strong>om</strong> i tide. 14 En offentlig myndighed må ikke fastsætte<br />

en frist for, hvornår virks<strong>om</strong>hed<strong>er</strong> senest kan anmode <strong>om</strong> suppl<strong>er</strong>ende oplysning<strong>er</strong><br />

til <strong>udbud</strong>smat<strong>er</strong>ialet, men skal d<strong>er</strong>imod besvare alle spørgsmål senest 6 dage før<br />

tilbudsfristens udløb, forudsat at spørgsmålene <strong>er</strong> fremsat i tide. 15<br />

Myndigheden kan vælge at afholde et spørgemøde, hvor alle virks<strong>om</strong>hed<strong>er</strong>, s<strong>om</strong><br />

kan have int<strong>er</strong>esse i at afgive tilbud, indbydes til at deltage. På spørgemødet kan<br />

virks<strong>om</strong>hed<strong>er</strong>ne stille spørgsmål til indholdet af <strong>udbud</strong>smat<strong>er</strong>ialet. Myndigheden<br />

bør inform<strong>er</strong>e <strong>om</strong> spørgemødet, så alle int<strong>er</strong>ess<strong>er</strong>ede virks<strong>om</strong>hed<strong>er</strong> bliv<strong>er</strong> opmærks<strong>om</strong>me<br />

h<strong>er</strong>på. Det kan fx være i <strong>udbud</strong>smat<strong>er</strong>ialet. Hvor myndigheden først<br />

eft<strong>er</strong> udsendelse af <strong>udbud</strong>smat<strong>er</strong>ialet bliv<strong>er</strong> opmærks<strong>om</strong> på, at den vil afholde et<br />

spørgemøde, bør det fremgå klart af myndighedens hjemmeside ell<strong>er</strong> af et suppl<strong>er</strong>ende<br />

mat<strong>er</strong>iale, s<strong>om</strong> myndigheden send<strong>er</strong> til alle int<strong>er</strong>ess<strong>er</strong>ede virks<strong>om</strong>hed<strong>er</strong>, at et<br />

sådant spørgemøde vil blive afholdt.<br />

12<br />

13<br />

14<br />

15<br />

Klagenævnet for Udbuds kendelse af 17. februar 2009, CLS C<strong>om</strong>munication A/S mod Miljøminist<strong>er</strong>iet.<br />

Klagenævnet for Udbuds kendelse af 17. februar 2009, CLS C<strong>om</strong>munication A/S mod Miljøminist<strong>er</strong>iet.<br />

Udbudsdirektivets artikel 39, stk. 2 og artikel 40, stk. 4.<br />

Klagenævnet for Udbuds kendelse af 11. novemb<strong>er</strong> 2009, Yding A/S mod Viborg K<strong>om</strong>mune.<br />

23


UDBUDSRÅDET<br />

Uanset at myndigheden har orient<strong>er</strong>et <strong>om</strong> spørgemødet i god tid, bør myndigheden<br />

udarbejde et ref<strong>er</strong>at fra mødet, d<strong>er</strong> <strong>er</strong> tilgængeligt for alle virks<strong>om</strong>hed<strong>er</strong>, d<strong>er</strong> kan<br />

have int<strong>er</strong>esse i at afgive tilbud. D<strong>er</strong>med har virks<strong>om</strong>hed<strong>er</strong>, d<strong>er</strong> ikke har haft mulighed<br />

for at deltage på spørgemødet, mulighed for at give tilbud på samme vilkår,<br />

s<strong>om</strong> de virks<strong>om</strong>hed<strong>er</strong>, d<strong>er</strong> har deltaget på mødet.<br />

4.2.3 Dialogen må ikke føre til en væsentlig ændring af <strong>udbud</strong>smat<strong>er</strong>ialet<br />

Både spørgemød<strong>er</strong> og udveksling af spørgsmål/svar mellem myndigheden og lev<strong>er</strong>andør<strong>er</strong>ne<br />

kan føre til, at myndigheden ønsk<strong>er</strong> at ændre i <strong>udbud</strong>smat<strong>er</strong>ialet. Dialogen<br />

mellem part<strong>er</strong>ne må dog ikke føre til væsentlige ændring<strong>er</strong> af <strong>udbud</strong>smat<strong>er</strong>ialet.<br />

Det <strong>er</strong> ikke <strong>muligt</strong> entydigt at fastlægge, <strong>hvad</strong> d<strong>er</strong> forstås <strong>ved</strong> væsentlige ændring<strong>er</strong>.<br />

Det må imidl<strong>er</strong>tid antages, at det <strong>er</strong> <strong>muligt</strong> at foretage ændring<strong>er</strong> i <strong>udbud</strong>smat<strong>er</strong>ialet,<br />

s<strong>om</strong> ligg<strong>er</strong> inden for <strong>udbud</strong>sbekendtgørelsens ramm<strong>er</strong>. 16<br />

4.2.4 Udvidet adgang til <strong>dialog</strong> <strong>ved</strong> <strong>udbud</strong>sformen ”konkurrencepræget<br />

<strong>dialog</strong>”<br />

Hvor d<strong>er</strong> <strong>er</strong> tale <strong>om</strong> en særligt k<strong>om</strong>pleks kontrakt, kan den offentlige myndighed i<br />

de tilfælde, s<strong>om</strong> <strong>er</strong> nævnt i <strong>udbud</strong>sdirektivets artikel 1, stk. 11, litra c), 2. afsnit,<br />

anvende <strong>udbud</strong>sformen ”konkurrencepræget <strong>dialog</strong>”. 17 Det gæld<strong>er</strong> tilfælde, hvor<br />

det <strong>er</strong> u<strong>muligt</strong> objektivt at fastlægge de vilkår, d<strong>er</strong> kan opfylde myndighed<strong>er</strong>nes<br />

behov, ell<strong>er</strong> at vurd<strong>er</strong>e, <strong>hvad</strong> markedet kan tilbyde af tekniske og/ell<strong>er</strong> finansielle<br />

og juridiske løsning<strong>er</strong>. 18<br />

Udbudsformen <strong>er</strong> opdelt i tre adskilte fas<strong>er</strong>, nemlig en udvælgelses-, en <strong>dialog</strong>- og<br />

en tilbudsfase 19 . I udvælgelsesfasen udvælg<strong>er</strong> myndigheden et antal virks<strong>om</strong>hed<strong>er</strong>.<br />

I <strong>dialog</strong>fasen før<strong>er</strong> myndigheden <strong>dialog</strong> enkeltvis med de udvalgte virks<strong>om</strong>hed<strong>er</strong><br />

med henblik på at indkredse og fastslå, hvorledes myndighedens behov bedst kan<br />

opfyldes. 20 Dialogen bas<strong>er</strong>es på den enkelte virks<strong>om</strong>heds løsningsforslag, og kun<br />

hvor d<strong>er</strong> <strong>er</strong> givet samtykke, vil element<strong>er</strong> fra én løsning kunne bruges gen<strong>er</strong>elt. De<br />

16 Klagenævnet for Udbuds kendelse af 29. maj 2008, H<strong>er</strong>medico A/S mod Høje Tåstrup K<strong>om</strong>mune m.fl.<br />

17 Jf. <strong>udbud</strong>sdirektivets artikel 29, stk. 1.<br />

18 31. betragtning til <strong>udbud</strong>sdirektivet angiv<strong>er</strong> at sådanne tilfælde navnlig kan opstå i forbindelse med udførelsen af<br />

vigtige integr<strong>er</strong>ede transportinfrastrukturprojekt<strong>er</strong>, store edb-net og projekt<strong>er</strong>, d<strong>er</strong> indebær<strong>er</strong> en k<strong>om</strong>pleks, struktur<strong>er</strong>et<br />

finansi<strong>er</strong>ing, hvis finansielle og juridiske forhold ikke kan fastsættes i forvejen. .<br />

19 Om tilbudsfasen, jf. afsnit 5.2.4.<br />

20 Jf. <strong>udbud</strong>sdirektivets artikel 1, stk. 11, litra c,), 1. afsnit.<br />

24


VEJLEDNING OM GRÆNSER FOR DIALOG VED UDBUD<br />

løsning<strong>er</strong>, <strong>dialog</strong>en før<strong>er</strong> til med de enkelte virks<strong>om</strong>hed<strong>er</strong>, skal danne grundlag for<br />

de tilbud, de valgte virks<strong>om</strong>hed<strong>er</strong> d<strong>er</strong>næst opfordres til at afgive.<br />

Myndigheden må i <strong>dialog</strong>fasen drøfte alle aspekt<strong>er</strong> af kontrakten med de udvalgte<br />

virks<strong>om</strong>hed<strong>er</strong>, h<strong>er</strong>und<strong>er</strong> økon<strong>om</strong>iske forhold.<br />

Ligebehandlingsprincippet indebær<strong>er</strong> dog visse begrænsning<strong>er</strong> for <strong>dialog</strong>en i <strong>dialog</strong>fasen.<br />

Myndigheden må blandt andet ikke vid<strong>er</strong>egive oplysning<strong>er</strong>, s<strong>om</strong> kan stille<br />

nogle virks<strong>om</strong>hed<strong>er</strong> bedre end andre. H<strong>er</strong>udov<strong>er</strong> gæld<strong>er</strong> d<strong>er</strong>, at myndigheden<br />

ikke uden samtykke må afsløre de løsning<strong>er</strong>, s<strong>om</strong> en deltag<strong>er</strong> har foreslået til<br />

myndigheden, ell<strong>er</strong> andre fortrolige oplysning<strong>er</strong> ov<strong>er</strong> for de andre virks<strong>om</strong>hed<strong>er</strong>. 21<br />

4.2.5 Myndigheden skal bevise, at principp<strong>er</strong>ne <strong>er</strong> ov<strong>er</strong>holdt<br />

Det <strong>er</strong> myndigheden, s<strong>om</strong> har bevisbyrden for, at ligebehandlingsprincippet og<br />

forhandlingsforbuddet ikke <strong>er</strong> ov<strong>er</strong>trådt.<br />

Det betyd<strong>er</strong> blandt andet, at en offentlig myndighed, s<strong>om</strong> modtag<strong>er</strong> mundtlige<br />

spørgsmål til <strong>udbud</strong>smat<strong>er</strong>ialet, skal være opmærks<strong>om</strong> på, at det påhvil<strong>er</strong> myndigheden<br />

at bevise, <strong>hvad</strong> d<strong>er</strong> præcist <strong>er</strong> blevet spurgt <strong>om</strong>, samt <strong>hvad</strong> myndigheden<br />

eventuelt har svaret. Bevisbyrden kan i praksis være svær at løfte. Det <strong>er</strong> ikke tilstrækkeligt<br />

til at løfte bevisbyrden, at d<strong>er</strong> umiddelbart eft<strong>er</strong> en mundtlig samtale<br />

ell<strong>er</strong> en telefonisk kontakt udarbejdes et notat, hvor indholdet af samtalen ell<strong>er</strong> telefonsamtalen<br />

forsøges beskrevet. 22 Myndigheden bør d<strong>er</strong>for anmode virks<strong>om</strong>hed<strong>er</strong>ne<br />

<strong>om</strong> at sende spørgsmålene skriftligt samt ligeledes besvare spørgsmålene<br />

skriftligt.<br />

4.3 HVAD MÅ MYNDIGHEDERNE OG VIRKSOMHE-<br />

DERNE HAVE DIALOG OM?<br />

4.3.1 Gøre en virks<strong>om</strong>hed opmærks<strong>om</strong> på <strong>udbud</strong>det<br />

En offentlig myndighed må g<strong>er</strong>ne rette henvendelse til en virks<strong>om</strong>hed for at gøre<br />

virks<strong>om</strong>heden opmærks<strong>om</strong> på, at myndigheden har offentliggjort et <strong>udbud</strong>. Det <strong>er</strong><br />

imidl<strong>er</strong>tid en betingelse, at myndigheden ikke rett<strong>er</strong> henvendelse, før <strong>udbud</strong>det <strong>er</strong><br />

offentliggjort. 23 Endvid<strong>er</strong>e skal myndigheden være opmærks<strong>om</strong> på, at den udelukkende<br />

må give oplysning<strong>er</strong>, s<strong>om</strong> <strong>er</strong> identiske med de oplysning<strong>er</strong>, s<strong>om</strong> fremgår<br />

af den offentliggjorte <strong>udbud</strong>sbekendtgørelse.<br />

21 Jf. <strong>udbud</strong>sdirektivets artikel 29, stk. 3.<br />

22<br />

Klagenævnet for Udbuds kendelse af 17. februar 2009, CLS C<strong>om</strong>munication A/S mod Miljøminist<strong>er</strong>iet.<br />

23 Udbudsdirektivets artikel 36, stk. 5.<br />

25


UDBUDSRÅDET<br />

4.3.2 Suppl<strong>er</strong>ende oplysning<strong>er</strong> <strong>om</strong> indholdet i <strong>udbud</strong>smat<strong>er</strong>ialet<br />

Myndigheden må g<strong>er</strong>ne give suppl<strong>er</strong>ende oplysning<strong>er</strong> <strong>om</strong> indholdet i <strong>udbud</strong>smat<strong>er</strong>ialet.<br />

Behovet h<strong>er</strong>for kan blandt andet opstå på baggrund af en henvendelse fra en<br />

virks<strong>om</strong>hed <strong>om</strong> uklarhed<strong>er</strong> i <strong>udbud</strong>smat<strong>er</strong>ialet.<br />

Meddelelse af suppl<strong>er</strong>ende oplysning<strong>er</strong> skal ske på en objektiv og gennemsigtig<br />

måde og må ikke være i strid med ligebehandlingsprincippet.<br />

Eksempel 4.1:<br />

Virks<strong>om</strong>hed rett<strong>er</strong> forgæves mundtlig henvendelse<br />

til myndigheden<br />

En offentlig myndighed udbyd<strong>er</strong> en kontrakt <strong>om</strong> transport og behandling af spildevandsslam<br />

fra et renseanlæg. Det fremgår af <strong>udbud</strong>smat<strong>er</strong>ialet, at spørgsmål til <strong>udbud</strong>smat<strong>er</strong>ialet<br />

skal stilles skriftligt til myndigheden. En virks<strong>om</strong>hed ring<strong>er</strong> til renseanlæggets<br />

driftsled<strong>er</strong> for at stille en række spørgsmål. Driftsled<strong>er</strong>en <strong>er</strong> imidl<strong>er</strong>tid ikke til stede, og<br />

virks<strong>om</strong>heden får d<strong>er</strong>for ikke svar på dens spørgsmål. Virks<strong>om</strong>heden har ikke d<strong>er</strong>eft<strong>er</strong><br />

yd<strong>er</strong>lig<strong>er</strong>e kontakt til renseanlægget. Virks<strong>om</strong>heden har således ikke <strong>ved</strong> henvendelsen<br />

til renseanlægget modtaget nogen relevant information <strong>om</strong> den <strong>udbud</strong>te opgave, s<strong>om</strong> giv<strong>er</strong><br />

virks<strong>om</strong>heden en konkurrencefordel <strong>ved</strong> afgivelse af tilbud. Virks<strong>om</strong>heden kan d<strong>er</strong>for<br />

ikke udelukkes fra at afgive tilbud på dette grundlag. Myndigheden <strong>er</strong> d<strong>er</strong>imod b<strong>er</strong>ettiget<br />

til at afvise virks<strong>om</strong>heden s<strong>om</strong> følge af, at virks<strong>om</strong>heden har ov<strong>er</strong>trådt en bestemmelse<br />

i <strong>udbud</strong>smat<strong>er</strong>ialet, hvoreft<strong>er</strong> henvendelse skal ske skriftligt.<br />

Note:<br />

Klagenævnet for Udbuds kendelse af 24. marts 2009, FMT A/S mod Vestforbrændingen.<br />

4.3.3 Dialog med en virks<strong>om</strong>hed <strong>om</strong> indholdet af virks<strong>om</strong>hedens<br />

fremtidige tilbud<br />

Den offentlige myndighed må ikke have <strong>dialog</strong> med en virks<strong>om</strong>hed <strong>om</strong>kring det<br />

konkrete indhold af virks<strong>om</strong>hedens fremtidige tilbud, h<strong>er</strong>und<strong>er</strong> prisniveau, rabatordning<strong>er</strong><br />

ell<strong>er</strong> andre grundlæggende element<strong>er</strong>. Den offentlige myndighed må<br />

hell<strong>er</strong> ikke hjælpe den enkelte virks<strong>om</strong>hed med udarbejdelse af tilbuddet.<br />

26


VEJLEDNING OM GRÆNSER FOR DIALOG VED UDBUD<br />

Kapitel 5 Dialog eft<strong>er</strong> tilbudsfristens<br />

udløb, men<br />

før kontrakten indgås<br />

Før <strong>udbud</strong><br />

Eft<strong>er</strong> offentliggørelse af <strong>udbud</strong>,<br />

men før tilbudsfristens udløb<br />

Eft<strong>er</strong> tilbudsfristens udløb,<br />

men før kontraktindgåelse<br />

Eft<strong>er</strong> kontraktindgåelse<br />

Bred<br />

adgang til <strong>dialog</strong><br />

Snæv<strong>er</strong> adgang<br />

til <strong>dialog</strong><br />

Meget snæv<strong>er</strong><br />

adgang til <strong>dialog</strong><br />

Bred<br />

adgang til <strong>dialog</strong><br />

5.1 HVORNÅR KAN MYNDIGHEDERNE OG VIRKSOM-<br />

HEDERNE HAVE BEHOV FOR DIALOG?<br />

Eft<strong>er</strong> virks<strong>om</strong>hed<strong>er</strong>ne har afgivet tilbud og indtil kontraktindgåelse, kan d<strong>er</strong> være<br />

behov for <strong>dialog</strong> <strong>ved</strong>rørende de afgivne tilbud. En offentlig myndighed kan blandt<br />

andet have behov for <strong>dialog</strong> med en virks<strong>om</strong>hed, s<strong>om</strong> har afgivet tilbud, <strong>om</strong> forståelsen<br />

af uklarhed<strong>er</strong> i tilbuddet.<br />

En virks<strong>om</strong>hed kan for eksempel ønske at have <strong>dialog</strong> med den offentlige myndighed<br />

med henblik på at korrig<strong>er</strong>e dets tilbud.<br />

5.2 HVAD ER GRÆNSERNE FOR DIALOG?<br />

Ved offentligt og begrænset <strong>udbud</strong> afgrænses den offentlige myndigheds adgang<br />

til at have <strong>dialog</strong> med de virks<strong>om</strong>hed<strong>er</strong>, s<strong>om</strong> har afgivet tilbud, eft<strong>er</strong> tilbudsafgivelse<br />

og indtil kontraktindgåelse af ligebehandlingsprincippet og det h<strong>er</strong>af udledte<br />

forhandlingsforbud. 24<br />

Forhandlingsforbuddet begræns<strong>er</strong> i denne fase den offentlige myndigheds adgang<br />

til at have <strong>dialog</strong> med virks<strong>om</strong>hed<strong>er</strong>ne <strong>om</strong> indholdet i virks<strong>om</strong>hed<strong>er</strong>nes tilbud.<br />

24 Om forhandlingsforbuddet se nærm<strong>er</strong>e afsnit 4.2.1.<br />

27


UDBUDSRÅDET<br />

Endvid<strong>er</strong>e begræns<strong>er</strong> forhandlingsforbuddet adgangen til <strong>dialog</strong> <strong>om</strong>kring fastlæggelse<br />

af de endelige kontraktvilkår.<br />

5.2.1 Dialog <strong>om</strong> prisen og grundlæggende element<strong>er</strong> i kontrakten<br />

<strong>er</strong> ikke tilladt<br />

Det følg<strong>er</strong> af praksis, at en offentlig myndighed ikke må forhandle med virks<strong>om</strong>hed<strong>er</strong>ne<br />

<strong>om</strong> tilbudsprisen. Det gæld<strong>er</strong> også prissætning af forbehold i virks<strong>om</strong>hed<strong>er</strong>nes<br />

tilbud.<br />

Endvid<strong>er</strong>e må en offentlig myndighed ikke forhandle med de virks<strong>om</strong>hed<strong>er</strong>, s<strong>om</strong><br />

har afgivet tilbud, <strong>om</strong> grundlæggende element<strong>er</strong> i kontrakten. Det <strong>er</strong> ikke <strong>muligt</strong><br />

entydigt at fastlægge, <strong>hvad</strong> d<strong>er</strong> forstås <strong>ved</strong> grundlæggende element<strong>er</strong>. Hvorvidt, et<br />

element i kontrakten kan anses for grundlæggende, b<strong>er</strong>or d<strong>er</strong>imod på en konkret<br />

vurd<strong>er</strong>ing. Ethv<strong>er</strong>t element i <strong>udbud</strong>smat<strong>er</strong>ialet kan i princippet være grundlæggende.<br />

Det kan således både være element<strong>er</strong>, s<strong>om</strong> har betydning for tildeling af kontrakten<br />

samt kontraktvilkår. Gen<strong>er</strong>elt må det dog antages, at d<strong>er</strong> <strong>ved</strong> grundlæggende<br />

element<strong>er</strong> forstås element<strong>er</strong> i kontrakten, s<strong>om</strong> ikke vil kunne ændres uden at<br />

ændre konkurrencesituationen.<br />

At en myndighed ikke må forhandle <strong>om</strong> grundlæggende element<strong>er</strong> betyd<strong>er</strong> blandt<br />

andet, at myndigheden ikke må rette henvendelse til en virks<strong>om</strong>hed for at få afklaret<br />

uklare forhold i et tilbud, når forholdet <strong>ved</strong>rør<strong>er</strong> grundlæggende element<strong>er</strong> i<br />

kontrakten.<br />

Endvid<strong>er</strong>e må myndigheden ikke rette henvendelse til virks<strong>om</strong>hed<strong>er</strong>, d<strong>er</strong> har taget<br />

forbehold for grundlæggende element<strong>er</strong>, med henblik på at få virks<strong>om</strong>hed<strong>er</strong>ne til<br />

at frafalde forbeholdet. 25 Såfremt en virks<strong>om</strong>hed tag<strong>er</strong> forbehold for element<strong>er</strong> i<br />

kontrakten, påhvil<strong>er</strong> risikoen for, at forbeholdet <strong>er</strong> formul<strong>er</strong>et på en sådan måde, at<br />

d<strong>er</strong> opstår tvivl <strong>om</strong> forbeholdets rækkevidde, virks<strong>om</strong>heden. Er forbeholdet således<br />

formul<strong>er</strong>et på en sådan måde, at myndigheden <strong>er</strong> i tvivl <strong>om</strong>, hvorvidt forbeholdet<br />

<strong>ved</strong>rør<strong>er</strong> et grundlæggende element, <strong>er</strong> myndigheden forpligtet til ikke at<br />

tage tilbuddet i betragtning. 26<br />

5.2.2 Tilladt at give suppl<strong>er</strong>ende oplysning<strong>er</strong> <strong>om</strong> indholdet i tilbuddene<br />

En offentlig myndighed kan med henblik på at få afklaret uklarhed<strong>er</strong> i et tilbud<br />

anmode en virks<strong>om</strong>hed <strong>om</strong> suppl<strong>er</strong>ende oplysning<strong>er</strong> <strong>om</strong> indholdet i dets tilbud.<br />

25 Klagenævnet for Udbuds kendelse af 6. juli 2006, Logstor A/S mod Viborg Fj<strong>er</strong>nvarme.<br />

26 Klagenævnet for Udbuds kendelse af 26. april 1996, E. Pihl og Søn A/S mod I/S A<strong>ved</strong>øre Kloakværk.<br />

28


VEJLEDNING OM GRÆNSER FOR DIALOG VED UDBUD<br />

Det kan fx ske på et afklarende møde, s<strong>om</strong> myndigheden afhold<strong>er</strong> med de enkelte<br />

virks<strong>om</strong>hed<strong>er</strong>, s<strong>om</strong> har afgivet tilbud. 27<br />

Det <strong>er</strong> en betingelse, at <strong>dialog</strong>en kan ske, uden at d<strong>er</strong> d<strong>er</strong><strong>ved</strong> sk<strong>er</strong> forskelsbehandling<br />

af tilbudsgiv<strong>er</strong>ne. 28<br />

De EU-<strong>udbud</strong>sretlige regl<strong>er</strong>, d<strong>er</strong> regul<strong>er</strong><strong>er</strong> myndighedens adgang til und<strong>er</strong> <strong>udbud</strong>det<br />

at anmode virks<strong>om</strong>hed<strong>er</strong>ne <strong>om</strong> at give suppl<strong>er</strong>ende oplysning <strong>om</strong> indholdet i<br />

d<strong>er</strong>es tilbud, <strong>er</strong> meget restriktive, idet myndigheden s<strong>om</strong> udgangspunkt skal vurd<strong>er</strong>e<br />

tilbuddene alene på grundlag af tilbuddenes eget indhold. Den offentlige myndighed<br />

må således kun i begrænset <strong>om</strong>fang og kun på ikke grundlæggende punkt<strong>er</strong><br />

spørge en virks<strong>om</strong>hed <strong>om</strong>, hvordan tilbuddet skal forstås. 29<br />

En virks<strong>om</strong>hed skal <strong>ved</strong> afgivelse af de suppl<strong>er</strong>ende oplysning<strong>er</strong> være opmærks<strong>om</strong><br />

på, at oplysning<strong>er</strong>ne ligg<strong>er</strong> inden for indholdet af virks<strong>om</strong>hedens tilbud. Den offentlige<br />

myndighed vil således være forpligtet til at afvise virks<strong>om</strong>hedens tilbud,<br />

såfremt virks<strong>om</strong>heden afgiv<strong>er</strong> oplysning<strong>er</strong>, d<strong>er</strong> ændr<strong>er</strong> tilbuddets indhold. Det <strong>er</strong><br />

d<strong>er</strong>for også en betingelse for, at myndigheden må anmode en virks<strong>om</strong>hed <strong>om</strong> suppl<strong>er</strong>ende<br />

oplysning<strong>er</strong>, at myndigheden med sikk<strong>er</strong>hed kan fastslå indholdet af tilbuddet,<br />

navnlig <strong>om</strong> tilbuddet <strong>er</strong> i ov<strong>er</strong>ensstemmelse med de krav, d<strong>er</strong> <strong>er</strong> fastsat i<br />

<strong>udbud</strong>smat<strong>er</strong>ialet.<br />

Tilbud, s<strong>om</strong> indehold<strong>er</strong> fejl ell<strong>er</strong> mangl<strong>er</strong>, d<strong>er</strong> skyldes helt begrænsede og undskyldelige<br />

misforståels<strong>er</strong>, <strong>er</strong> det dog tilladt for myndigheden at rette henvendelse<br />

til en tilbudsgiv<strong>er</strong> <strong>om</strong> med henblik på at få fejlen ell<strong>er</strong> manglen afklaret. 30<br />

Den offentlige myndighed <strong>er</strong> s<strong>om</strong> udgangspunkt ikke forpligtet, men alene b<strong>er</strong>ettiget,<br />

til at anmode virks<strong>om</strong>hed<strong>er</strong>ne <strong>om</strong> at give suppl<strong>er</strong>ende oplysning<strong>er</strong> <strong>om</strong> indholdet<br />

i d<strong>er</strong>es tilbud.<br />

27 Klagenævnet for Udbuds kendelse af 2. maj 2000, Uniqsoft 1998 ApS mod Odense K<strong>om</strong>mune, kendelse af 14.<br />

oktob<strong>er</strong> 2002, Informationsteknik Scandinavia A/S mod Udenrigsminist<strong>er</strong>iet, og kendelse af 22. oktob<strong>er</strong> 2007,<br />

Grønbech Construction A/S mod Alb<strong>er</strong>tslund Boligselskab.<br />

28 Klagenævnet for Udbuds kendelse af 22. novemb<strong>er</strong> 2004, <strong>Dansk</strong> Restprodukthåndt<strong>er</strong>ing A.m.b.a. mod Århus<br />

K<strong>om</strong>mune.<br />

29 Klagenævnet for Udbuds kendelse af 2. maj 2000 Uniqsoft 1998 ApS mod Odense K<strong>om</strong>mune, kendelse af 24.<br />

oktob<strong>er</strong> 2001, Eiland Electric A/S mod Vestsjællands Amt og kendelse af 10. oktob<strong>er</strong> 2003, Statsansattes Kartel<br />

mod Trafikminist<strong>er</strong>iet.<br />

30 Klagenævnet for Udbuds kendelse af 6. april 2010, Triona AB mod Vejdirektoratet, og Rettens d<strong>om</strong> af 10. decemb<strong>er</strong><br />

2009, T-195/08, Antw<strong>er</strong>pse Bouww<strong>er</strong>ken, præmis 55-57<br />

29


UDBUDSRÅDET<br />

5.2.3 Udvidet adgang til <strong>dialog</strong> <strong>ved</strong> <strong>udbud</strong>sformen ”<strong>udbud</strong> med<br />

forhandling”<br />

Den offentlige myndighed kan i de undtagelsestilfælde, s<strong>om</strong> <strong>er</strong> nævnt i <strong>udbud</strong>sdirektivets<br />

artikel 30, stk. 1, anvende <strong>udbud</strong>sformen ”<strong>udbud</strong> med forhandling eft<strong>er</strong><br />

forudgående <strong>udbud</strong>sbekendtgørelse”. Myndigheden har blandt andet mulighed for<br />

at anvende denne <strong>udbud</strong>sform, hvor alle tilbuddene <strong>er</strong> ikke-forskriftsmæssige ell<strong>er</strong><br />

uantagelige. 31<br />

Ved anvendelse af <strong>udbud</strong>sformen ”<strong>udbud</strong> med forhandling eft<strong>er</strong> forudgående <strong>udbud</strong>sbekendtgørelse”,<br />

<strong>er</strong> det tilladt for myndigheden at forhandle med virks<strong>om</strong>hed<strong>er</strong>ne<br />

<strong>om</strong> tilbuddene med henblik på at tilpasse dem til de krav, myndigheden har<br />

stillet i <strong>udbud</strong>smat<strong>er</strong>ialet. 32 Græns<strong>er</strong>ne for <strong>dialog</strong> <strong>ved</strong> <strong>udbud</strong> med forhandling <strong>er</strong><br />

således bred<strong>er</strong>e end <strong>ved</strong> offentligt ell<strong>er</strong> begrænset <strong>udbud</strong>. Myndighed<strong>er</strong>ne har<br />

blandt andet også adgang til i et vist <strong>om</strong>fang at foretage prisforhandling<strong>er</strong>. 33<br />

Und<strong>er</strong> forhandling<strong>er</strong>ne skal myndigheden sikre, at alle de virks<strong>om</strong>hed<strong>er</strong>, s<strong>om</strong> har<br />

afgivet tilbud, behandles ens. Myndigheden må især ikke forskelsbehandle <strong>ved</strong> at<br />

give oplysning<strong>er</strong>, s<strong>om</strong> kan stille nogen virks<strong>om</strong>hed<strong>er</strong> bedre end andre. 34<br />

5.2.4 Udvidet adgang til forhandling <strong>ved</strong> <strong>udbud</strong>sformen ”konkurrencepræget<br />

<strong>dialog</strong>”<br />

Hvor d<strong>er</strong> <strong>er</strong> tale <strong>om</strong> særligt k<strong>om</strong>plekse kontrakt<strong>er</strong>, kan den offentlige myndighed i<br />

de tilfælde, s<strong>om</strong> <strong>er</strong> nævnt i <strong>udbud</strong>sdirektivets artikel 1, stk. 11, litra c), 2. afsnit,<br />

anvende <strong>udbud</strong>sformen ”Konkurrencepræget <strong>dialog</strong>”. 35 Udbudsformen <strong>er</strong> opdelt i<br />

tre fas<strong>er</strong>, nemlig en udvælgelses-, en <strong>dialog</strong>- og en tilbudsfase. 36<br />

Ved Konkurrencepræget <strong>dialog</strong> kan virks<strong>om</strong>hed<strong>er</strong>ne i tilbudsfasen i vid<strong>er</strong>e <strong>om</strong>fang<br />

end <strong>ved</strong> offentligt og begrænset <strong>udbud</strong> præcis<strong>er</strong>e og suppl<strong>er</strong>e indholdet i d<strong>er</strong>es<br />

tilbud. 37 Denne vid<strong>er</strong>e adgang til at præcis<strong>er</strong>e og suppl<strong>er</strong>e indgivne tilbud in-<br />

31 Udbudsdirektivets artikel 30, stk. 1, litra a). Ved ikke-forskriftsmæssige tilbud forstås fx tilbud, hvori d<strong>er</strong> <strong>er</strong> taget<br />

forbehold. Det <strong>er</strong> i den sammenhæng ikke et krav, at forbeholdene <strong>ved</strong>rør<strong>er</strong> grundlæggende element<strong>er</strong>, jf. Klagenævnet<br />

for Udbuds kendelse af 2. oktob<strong>er</strong> 2008, C.C. Brun Entreprise A/S mod A/S Storebælt. Et tilbud vil for eksempel<br />

være uantageligt, hvis det ov<strong>er</strong>stig<strong>er</strong> myndighedens budget.<br />

32 Udbudsdirektivets artikel 30, stk. 2.<br />

33 Klagenævnet for Udbuds kendelse af 14. septemb<strong>er</strong> 2001, Judex A/S mod Århus Amt.<br />

34 Udbudsdirektivets artikel 30, stk. 3.<br />

35 Jf. <strong>udbud</strong>sdirektivets artikel 29, stk. 1.<br />

36 Om <strong>dialog</strong> i <strong>dialog</strong>fasen, jf. afsnit 4.2.4.<br />

37 Jf. <strong>udbud</strong>sdirektivets artikel 29, stk. 6.<br />

30


VEJLEDNING OM GRÆNSER FOR DIALOG VED UDBUD<br />

debær<strong>er</strong> imidl<strong>er</strong>tid ikke, at virks<strong>om</strong>heden i vid<strong>er</strong>e <strong>om</strong>fang end <strong>ved</strong> offentligt og<br />

begrænset <strong>udbud</strong> kan suppl<strong>er</strong>e tilbuddet med manglende oplysning<strong>er</strong>. 38<br />

5.2.5 Udvidet adgang til forhandling <strong>om</strong> de endelige kontraktvilkår,<br />

når kontrakten <strong>er</strong> tildelt<br />

Når myndigheden har besluttet, hvilken virks<strong>om</strong>hed d<strong>er</strong> skal have kontrakten tildelt,<br />

udvides adgangen til forhandling med henblik på at fastlægge de endelige<br />

kontraktvilkår.<br />

Det <strong>er</strong> i denne fase blandt andet tilladt for myndigheden at forhandle <strong>om</strong>, hvorvidt<br />

forbehold, d<strong>er</strong> <strong>ved</strong>rør<strong>er</strong> ikke-grundlæggende element<strong>er</strong>, skal være gældende for<br />

kontrakten ell<strong>er</strong> ej.<br />

Endvid<strong>er</strong>e <strong>er</strong> det tilladt at forhandle <strong>om</strong> mindre ændring<strong>er</strong> i forhold til den valgte<br />

tilbudsgiv<strong>er</strong>s tilbud og/ell<strong>er</strong> <strong>udbud</strong>smat<strong>er</strong>ialet.<br />

H<strong>er</strong>udov<strong>er</strong> <strong>er</strong> det selvfølgelig også tilladt at suppl<strong>er</strong>e ell<strong>er</strong> præcis<strong>er</strong>e indholdet af<br />

virks<strong>om</strong>hedens tilbud og myndighedens krav.<br />

5.2.6 Tilladt at indhente suppl<strong>er</strong>ende dokumentation for virks<strong>om</strong>hedens<br />

egnethed<br />

En offentlig myndighed kan i henhold til <strong>udbud</strong>sdirektivets artikel 45-50 stille<br />

krav <strong>om</strong> dokumentation for virks<strong>om</strong>hed<strong>er</strong>nes egnethed til at udføre den <strong>udbud</strong>te<br />

opgave. En virks<strong>om</strong>hed, s<strong>om</strong> ikke indsend<strong>er</strong> den dokumentation, s<strong>om</strong> myndigheden<br />

kræv<strong>er</strong>, vil blive udelukket fra at afgive tilbud. Det skyldes, at myndigheden i<br />

henhold til <strong>udbud</strong>sdirektivets artikel 51 alene kan anmode en virks<strong>om</strong>hed <strong>om</strong> at<br />

suppl<strong>er</strong>e ell<strong>er</strong> uddybe den i medfør af artikel 45-50 forelagte dokumentation. For<br />

at en virks<strong>om</strong>hed kan afgive suppl<strong>er</strong>ende oplysning<strong>er</strong> <strong>om</strong> den kræ<strong>ved</strong>e dokumentation,<br />

forudsætt<strong>er</strong> det, at virks<strong>om</strong>heden har indsendt den kræ<strong>ved</strong>e dokumentation.<br />

39 Myndigheden kan således ikke rette henvendelse til en virks<strong>om</strong>hed med henblik<br />

på at få den til at eft<strong>er</strong>sende den kræ<strong>ved</strong>e dokumentation.<br />

5.2.7 Myndigheden skal bevise, at principp<strong>er</strong>ne <strong>er</strong> ov<strong>er</strong>holdt<br />

I henhold til Klagenævnet for Udbuds praksis påhvil<strong>er</strong> det den offentlige myndighed<br />

at bevise, at den <strong>dialog</strong>, s<strong>om</strong> myndigheden har ført med en virks<strong>om</strong>hed <strong>om</strong><br />

38 Klagenævnet for Udbud af 6. april 2010, Triona AB mod Vejdirektoratet.<br />

39 Klagenævnet for Udbuds kendels<strong>er</strong> af 16. februar 2004, Eurofins Danmark A/S mod Ringkjøbing Amt, og kendelse<br />

af 3. april 2009, Smith og Nephew A/S mod Region Nordjylland.<br />

31


UDBUDSRÅDET<br />

virks<strong>om</strong>hedens tilbud, ikke <strong>er</strong> i strid med forhandlingsforbuddet. 40 Et godt råd vil<br />

d<strong>er</strong>for være, at <strong>dialog</strong>en sk<strong>er</strong> skriftligt.<br />

5.3 HVAD MÅ MYNDIGHEDERNE OG VIRKSOMHE-<br />

DERNE HAVE DIALOG OM?<br />

5.3.1 Forhandling <strong>om</strong> de endelige kontraktvilkår<br />

Eft<strong>er</strong> at myndigheden har fundet ud af, hvilken virks<strong>om</strong>hed d<strong>er</strong> skal have kontrakten<br />

tildelt, kan myndigheden have <strong>dialog</strong> med den valgte virks<strong>om</strong>hed for at fastlægge<br />

de endelige kontraktvilkår. Forhandlingsforbuddet <strong>er</strong> i den sammenhæng<br />

ikke til hind<strong>er</strong> for, at d<strong>er</strong> sk<strong>er</strong> mindre ændring<strong>er</strong> i forhold til den valgte tilbudsgiv<strong>er</strong>s<br />

tilbud og/ell<strong>er</strong> <strong>udbud</strong>smat<strong>er</strong>ialet.<br />

Eksempel 5.1:<br />

Forhandling <strong>om</strong> lev<strong>er</strong>ingstiden<br />

En offentlig myndighed udbyd<strong>er</strong> en vareindkøbskontrakt. Af <strong>udbud</strong>smat<strong>er</strong>ialet fremgår<br />

det, at myndigheden <strong>ved</strong> evalu<strong>er</strong>ing af tilbuddene blandt andet lægg<strong>er</strong> vægt på lev<strong>er</strong>ingstiden.<br />

Myndigheden rett<strong>er</strong> eft<strong>er</strong> at have vurd<strong>er</strong>et tilbuddene henvendelse til den<br />

valgte virks<strong>om</strong>hed for at forhandle <strong>om</strong> lev<strong>er</strong>ingstiden. Ændring af lev<strong>er</strong>ingstiden i forhold<br />

til tilbuddet udgør en mindre ændring, og myndigheden har d<strong>er</strong>for ikke handlet i<br />

strid med forhandlingsforbuddet <strong>ved</strong> at forhandle med virks<strong>om</strong>heden h<strong>er</strong><strong>om</strong>.<br />

Note:<br />

Klagenævnet for Udbuds kendelse af 6. septemb<strong>er</strong> 2006, Sahva A/S mod Københavns K<strong>om</strong>mune. Se også<br />

Klagenævnet for Udbuds kendelse af 11. juni 1999, H. Hoffmann og Sønn<strong>er</strong> A/S m.fl. mod Aalborg Lufthavn<br />

A.m.b.a..<br />

Eksempel 5.2:<br />

Forhandling <strong>om</strong> aftalens begyndelsestidspunkt<br />

En offentlig myndighed udbyd<strong>er</strong> en vareindkøbskontrakt. Af <strong>udbud</strong>sbekendtgørelsen<br />

fremgår det, at kontrakten gæld<strong>er</strong> i to år fra den 1. juli 2006 med option på forlængelse i<br />

yd<strong>er</strong>lig<strong>er</strong>e to år. Udbuddet forløb<strong>er</strong> ikke helt s<strong>om</strong> planlagt, og myndigheden indgår først<br />

kontrakt 30. oktob<strong>er</strong> 2007. Af den indgåede kontrakt fremgår det, at kontrakten gæld<strong>er</strong> i<br />

to år fra den 1. septemb<strong>er</strong> 2007 med option på forlængelse i yd<strong>er</strong>lig<strong>er</strong>e to år. En sådan<br />

ændring af begyndelsestidspunktet udgør en væsentlig ændring af kontrakten og kan<br />

d<strong>er</strong>for ikke aftales uden nyt <strong>udbud</strong>.<br />

Note:<br />

Klagenævnet for Udbuds kendelse af 16. oktob<strong>er</strong> 2009, Konkurrencestyrelsen mod Region Sjælland og<br />

Region Ho<strong>ved</strong>staden.<br />

40 Klagenævnet for Udbuds kendelse af 14. decemb<strong>er</strong> 2006, Baxt<strong>er</strong> A/S mod Roskilde Amt m.fl.<br />

32


VEJLEDNING OM GRÆNSER FOR DIALOG VED UDBUD<br />

Det <strong>er</strong> tilladt for myndigheden at forhandle <strong>om</strong>, hvorvidt forbehold, d<strong>er</strong> <strong>ved</strong>rør<strong>er</strong><br />

ikke-grundlæggende element<strong>er</strong>, skal være gældende for kontrakten ell<strong>er</strong> ej.<br />

Eksempel 5.3:<br />

Forhandling <strong>om</strong> forbehold, d<strong>er</strong> <strong>ved</strong>rør<strong>er</strong> ikkegrundlæggende<br />

element<strong>er</strong><br />

En offentlig myndighed udbyd<strong>er</strong> en ho<strong>ved</strong>entreprise <strong>ved</strong>rørende etabl<strong>er</strong>ing af en strandpark.<br />

En virks<strong>om</strong>hed tag<strong>er</strong> i sit tilbud forbehold for visse element<strong>er</strong> i kontrakten. Myndigheden<br />

vurd<strong>er</strong><strong>er</strong> – eft<strong>er</strong> at have prissat forbeholdene – at virks<strong>om</strong>heden har afgivet det<br />

økon<strong>om</strong>isk mest fordelagtige bud. Eft<strong>er</strong>følgende rett<strong>er</strong> myndigheden henvendelse til<br />

virks<strong>om</strong>heden for at forhandle med virks<strong>om</strong>heden <strong>om</strong>, hvorvidt forbeholdene skal være<br />

gældende for kontrakten ell<strong>er</strong> ej. En sådan forhandling <strong>er</strong> ikke i strid med forhandlingsforbuddet.<br />

Note:<br />

Klagenævnet for Udbuds kendelse af 26. august 2004, P<strong>er</strong> Aarsleff A/S mod Amag<strong>er</strong> Strandpark I/S.<br />

5.3.2 Afklaring af fejl og uklarhed<strong>er</strong> i tilbuddet<br />

En offentlig myndighed kan anmode en virks<strong>om</strong>hed <strong>om</strong> suppl<strong>er</strong>ende oplysning<strong>er</strong><br />

<strong>om</strong> indholdet i virks<strong>om</strong>hedens tilbud med henblik på at få uklarhed<strong>er</strong> afklaret, således<br />

at myndigheden kan evalu<strong>er</strong>e tilbuddet.<br />

Eksempel 5.4:<br />

Afklaring af <strong>om</strong> et tilbud indehold<strong>er</strong> forbehold for et<br />

ikke-grundlæggende element<strong>er</strong><br />

En offentlig myndighed udbyd<strong>er</strong> el-entreprise i forbindelse med opførelse af en bygning.<br />

I <strong>udbud</strong>smat<strong>er</strong>ialet <strong>er</strong> et belysningsarmatur beskrevet <strong>ved</strong> henvisning til et ref<strong>er</strong>enceprodukt.<br />

Særligt for ref<strong>er</strong>enceproduktet <strong>er</strong>, at armaturet <strong>er</strong> påmont<strong>er</strong>et loftsplad<strong>er</strong>. En<br />

virks<strong>om</strong>hed afgiv<strong>er</strong> tilbud på et andet armatur end det armatur, s<strong>om</strong> d<strong>er</strong> <strong>er</strong> henvist til i<br />

<strong>udbud</strong>smat<strong>er</strong>ialet. Myndigheden kan i en sådan situation rette henvendelse til virks<strong>om</strong>heden<br />

for at få afklaret, <strong>om</strong> tilbuddet <strong>om</strong>fatt<strong>er</strong> loftplad<strong>er</strong>.<br />

Note:<br />

Klagenævnet for Udbuds kendelse af 15. august 2003, Bravida Danmark A/S mod Statens Forsknings- og<br />

Uddannelsesbygning<strong>er</strong>.<br />

Myndigheden kan endvid<strong>er</strong>e rette henvendelse til en virks<strong>om</strong>hed for at få afklaret<br />

helt begrænsede og undskyldelige misforståels<strong>er</strong> i et tilbud. Det kan blandt andet<br />

være, hvor kravene i <strong>udbud</strong>smat<strong>er</strong>ialet har været uklare, og dette har result<strong>er</strong>et i at<br />

tilbuddene ikke svar<strong>er</strong> til kravene i <strong>udbud</strong>smat<strong>er</strong>ialet.<br />

33


UDBUDSRÅDET<br />

Eksempel 5.5:<br />

Uklart tildelingskrit<strong>er</strong>ium<br />

En offentlig myndighed udbyd<strong>er</strong> en projekt<strong>er</strong>ingsopgave. Tildelingskrit<strong>er</strong>iet <strong>er</strong> det økon<strong>om</strong>isk<br />

mest fordelagtige bud på grundlag af und<strong>er</strong>krit<strong>er</strong>i<strong>er</strong>ne pris, arbejdsbeskrivelse og<br />

organisation. I <strong>udbud</strong>smat<strong>er</strong>ialet <strong>er</strong> d<strong>er</strong> <strong>ved</strong> und<strong>er</strong>krit<strong>er</strong>iet ”arbejdsbeskrivelse” anført, at<br />

tilbudsgiv<strong>er</strong>ne skal anføre, hvilke delopgav<strong>er</strong> opgaven består af, samt beskrive hvordan<br />

de enkelte delopgav<strong>er</strong> vil blive udført.<br />

Inden for den type projekt<strong>er</strong>ingsopgave, s<strong>om</strong> myndigheden har <strong>udbud</strong>t, anses geotekniske<br />

und<strong>er</strong>søgels<strong>er</strong> s<strong>om</strong> en nødvendig og sædvanlig ydelse. Det fremgår således også af<br />

<strong>udbud</strong>smat<strong>er</strong>ialet, at geotekniske und<strong>er</strong>søgels<strong>er</strong> <strong>er</strong> en del af projekt<strong>er</strong>ingsopgaven. D<strong>er</strong><br />

stilles imidl<strong>er</strong>tid ikke i <strong>udbud</strong>smat<strong>er</strong>ialet krav <strong>om</strong>, at tilbudsgiv<strong>er</strong>ne nærm<strong>er</strong>e beskriv<strong>er</strong>,<br />

hvilke geotekniske und<strong>er</strong>søgels<strong>er</strong> de regn<strong>er</strong> med at foretage.<br />

En tilbudsgiv<strong>er</strong> beskriv<strong>er</strong> ikke nærm<strong>er</strong>e i sit tilbud, hvilke geotekniske und<strong>er</strong>søgels<strong>er</strong><br />

tilbudsgiv<strong>er</strong>en vil udføre. D<strong>er</strong> <strong>er</strong> imidl<strong>er</strong>tid ikke tvivl <strong>om</strong>, at d<strong>er</strong> i tilbudsgiv<strong>er</strong>ens tilbud<br />

indgår geotekniske und<strong>er</strong>søgels<strong>er</strong>.<br />

Såfremt den offentlige myndighed ikke men<strong>er</strong>, at den kan vurd<strong>er</strong>e tilbuddet, fordi tilbudsgiv<strong>er</strong>en<br />

ikke har beskrevet, hvilke geotekniske und<strong>er</strong>søgels<strong>er</strong> den vil foretage, skal<br />

myndigheden stille spørgsmål til tilbudsgiv<strong>er</strong>en <strong>om</strong>, hvilke geotekniske und<strong>er</strong>søgels<strong>er</strong><br />

den regn<strong>er</strong> med at foretage. Et sådan spørgsmål har karakt<strong>er</strong> af en teknisk afklaring og <strong>er</strong><br />

ikke <strong>er</strong> i strid med forhandlingsforbuddet.<br />

Note:<br />

Klagenævnet for Udbuds kendelse af 13. novemb<strong>er</strong> 2006, Cowi A/S mod Sønd<strong>er</strong>jyllands Amt. Se også<br />

Klagenævnet for Udbuds kendelse af 16. decemb<strong>er</strong> 2004, Brunata A/S mod Aalborg Boligselskab af 1956<br />

afd. 8 m.fl., d<strong>er</strong> <strong>ved</strong>rør<strong>er</strong> den situation, hvor det <strong>er</strong> uklart, hvordan kravene til den <strong>udbud</strong>te opgave skal<br />

forstås, og hvor den mest naturlige måde at forstå kravene på ikke svar<strong>er</strong> til den forståelse af kravene,<br />

s<strong>om</strong> myndigheden har.<br />

5.3.3 Dialog <strong>om</strong> tilbudsprisen<br />

Ved offentligt ell<strong>er</strong> begrænset <strong>udbud</strong> må en offentlig myndighed ikke rette henvendelse<br />

til virks<strong>om</strong>hed<strong>er</strong>ne <strong>om</strong> pris<strong>er</strong>ne i virks<strong>om</strong>hed<strong>er</strong>nes tilbud. Myndigheden<br />

må hell<strong>er</strong> ikke forhandle <strong>om</strong> andre element<strong>er</strong> i virks<strong>om</strong>hed<strong>er</strong>nes tilbud, d<strong>er</strong> kan<br />

have betydning for prisen.<br />

Eksempel 5.6:<br />

Manglende oplysning<strong>er</strong> <strong>om</strong> enhedspris<strong>er</strong><br />

En offentlig myndighed udbyd<strong>er</strong> en kontrakt <strong>om</strong> nyanlæg af en park. Det fremgår klart<br />

af <strong>udbud</strong>smat<strong>er</strong>ialet, at tilbudsgiv<strong>er</strong>ne i tilbudslisten både skal angive enhedspris<strong>er</strong>,<br />

mængde og totalpris<strong>er</strong>, og at et tilbud, d<strong>er</strong> ikke indehold<strong>er</strong> disse oplysning<strong>er</strong>, vil blive<br />

afvist. En tilbudsgiv<strong>er</strong> nøjes i sit tilbud med at angive mængde og totalpris<strong>er</strong>, men undlad<strong>er</strong><br />

at angive enhedspris<strong>er</strong>ne. Den offentlige myndighed <strong>er</strong> i en sådan situation, hvor<br />

34


VEJLEDNING OM GRÆNSER FOR DIALOG VED UDBUD<br />

tilbuddet ikke lev<strong>er</strong> op til kravene i <strong>udbud</strong>smat<strong>er</strong>ialet, og hvor oplysning<strong>er</strong>ne ikke kan<br />

anses for undskyldelige, forpligtet til at afvise tilbuddet. Myndigheden kan således ikke<br />

rette henvendelse til virks<strong>om</strong>heden med henblik på at få de manglende oplysning<strong>er</strong>.<br />

Note:<br />

Klagenævnet for Udbuds kendelse af 17. juni 2009, Anlægsgartn<strong>er</strong> Gottlieb A/S mod Psykiatrisk Cent<strong>er</strong><br />

Sct. Hans. Se også Rettens d<strong>om</strong> af 10. decemb<strong>er</strong> 2009, T-195/08, Antw<strong>er</strong>pse Bouww<strong>er</strong>ken, præmis 74-76,<br />

d<strong>er</strong> <strong>ved</strong>rør<strong>er</strong> den situation, hvor en tilbudsgiv<strong>er</strong> ikke har afgivet tilbud på enkelte element<strong>er</strong> i <strong>udbud</strong>det,<br />

men hvor dette skyldes en undskyldelig misforståelse af <strong>udbud</strong>smat<strong>er</strong>ialet.<br />

Eksempel 5.7:<br />

Ændring af tilbudsprisen<br />

En offentlig myndighed udbyd<strong>er</strong> en kontrakt <strong>om</strong> køb af medicin til et bestemt behandlingssted.<br />

Eft<strong>er</strong> tilbudsfristens udløb rett<strong>er</strong> en virks<strong>om</strong>hed, s<strong>om</strong> har afgivet tilbud, henvendelse<br />

til myndigheden med tilsagn <strong>om</strong>, at den vil yde økon<strong>om</strong>isk støtte til behandlingsstedet.<br />

Det vil i sådan situation være i strid med forhandlingsforbuddet at lægge<br />

vægt på tilsagnet i forbindelse med evalu<strong>er</strong>ing af tilbudene.<br />

Note:<br />

Klagenævnet for Udbuds kendelse af 6. maj 2004, S<strong>er</strong>eno Nordic A/S mod Vejle Amt.<br />

Eksempel 5.8:<br />

Forbehold for <strong>er</strong>statningsansvar<br />

En offentlig myndighed udbyd<strong>er</strong> en ov<strong>er</strong>sættelsesopgave. Af kontraktudkastet, s<strong>om</strong> <strong>er</strong><br />

en del af <strong>udbud</strong>smat<strong>er</strong>ialet, fremgår det, at den virks<strong>om</strong>hed, s<strong>om</strong> får kontrakten tildelt,<br />

har et <strong>er</strong>statningsansvar ov<strong>er</strong> for myndigheden <strong>ved</strong> ansvarspådragende handling<strong>er</strong> ell<strong>er</strong><br />

undladels<strong>er</strong> i forbindelse med opgavens løsning. Erstatningsansvaret <strong>er</strong> begrænset til X<br />

kr. En virks<strong>om</strong>hed tag<strong>er</strong> i sit tilbud forbehold for den beløbsmæssige begrænsning af <strong>er</strong>statningsansvaret,<br />

idet virks<strong>om</strong>heden men<strong>er</strong>, at <strong>er</strong>statningsansvaret <strong>er</strong> ubalanc<strong>er</strong>et højt i<br />

forhold til kontraktens årlige forventede værdi. Et sådant forbehold <strong>ved</strong>rør<strong>er</strong> de økon<strong>om</strong>iske<br />

forpligtels<strong>er</strong> for virks<strong>om</strong>heden ov<strong>er</strong> for myndigheden og d<strong>er</strong>med også spørgsmålet<br />

<strong>om</strong> tilbudsprisen. Den offentlige myndighed vil d<strong>er</strong>for handle i strid med forhandlingsforbuddet,<br />

såfremt myndigheden forhandl<strong>er</strong> med virks<strong>om</strong>heden <strong>om</strong> forbeholdet.<br />

Note:<br />

Klagenævnet for Udbuds kendelse af 17. februar 2009, CLS C<strong>om</strong>munication A/S mod Miljøminist<strong>er</strong>iet.<br />

5.3.4 Dialog <strong>om</strong> forbehold for grundlæggende element<strong>er</strong><br />

En offentlig myndighed må ikke have <strong>dialog</strong> med en virks<strong>om</strong>hed <strong>om</strong> element<strong>er</strong> i<br />

tilbuddet, d<strong>er</strong> <strong>ved</strong>rør<strong>er</strong> grundlæggende element<strong>er</strong> i kontrakten. Ej hell<strong>er</strong> for at få<br />

virks<strong>om</strong>heden til at frafalde forbeholdet.<br />

35


UDBUDSRÅDET<br />

Eksempel 5.9:<br />

Forbehold <strong>om</strong> lev<strong>er</strong>ings<strong>om</strong>kostning<strong>er</strong><br />

En offentlig myndighed udbyd<strong>er</strong> en vareindkøbskontrakt. Det fremgår af <strong>udbud</strong>smat<strong>er</strong>ialet,<br />

at tilbudsgiv<strong>er</strong>ne i tilbudslisten skal angive enhedspris<strong>er</strong>ne s<strong>om</strong> frit lev<strong>er</strong>et. Endvid<strong>er</strong>e<br />

fremgår det, at lev<strong>er</strong>andør<strong>er</strong>ne ikke kan påregne at kunne lev<strong>er</strong>e i hele læs. En virks<strong>om</strong>hed<br />

tag<strong>er</strong> i sit tilbud forbehold for, at virks<strong>om</strong>hedens aftalevilkår skal gælde. Af<br />

virks<strong>om</strong>hedens aftalevilkår fremgår det, at lev<strong>er</strong>ing af virks<strong>om</strong>hedens produkt<strong>er</strong> altid <strong>er</strong><br />

bas<strong>er</strong>et på en samlet lev<strong>er</strong>ance, og at tillægslev<strong>er</strong>anc<strong>er</strong> sk<strong>er</strong> eft<strong>er</strong> regning. Forbeholdet<br />

<strong>om</strong> pris<strong>er</strong> på tillægslev<strong>er</strong>anc<strong>er</strong> <strong>ved</strong>rør<strong>er</strong> ikke et grundlæggende element. Myndigheden<br />

kan d<strong>er</strong>for ikke afvise tilbuddet, men må i stedet prissætte forbeholdet. Det <strong>er</strong> myndigheden<br />

alene, s<strong>om</strong> skal prissætte forbeholdet. Myndigheden må således ikke rette henvendelse<br />

til virks<strong>om</strong>heden med henblik h<strong>er</strong>på.<br />

Note:<br />

Klagenævnet for Udbuds kendelse af 6. juli 2006, Logstor A/S mod Viborg Fj<strong>er</strong>nvarme.<br />

Eksempel 5.10: Forbehold <strong>om</strong> lev<strong>er</strong>ingstiden<br />

En offentlig myndighed udbyd<strong>er</strong> en vareindkøbskontrakt. Det fremgår af <strong>udbud</strong>smat<strong>er</strong>ialet,<br />

at for mindre parti<strong>er</strong> af alle mat<strong>er</strong>ial<strong>er</strong>, s<strong>om</strong> bruges af myndigheden, skal lev<strong>er</strong>ingstiden<br />

være maksimalt 5 dage. En virks<strong>om</strong>hed tag<strong>er</strong> i sit tilbud forbehold for, at virks<strong>om</strong>hedens<br />

aftalevilkår skal gælde. Det fremgår ikke af tilbuddet, <strong>om</strong> aftalevilkårene alene<br />

skal gælde, hvor vilkårene ikke <strong>er</strong> i strid med <strong>udbud</strong>smat<strong>er</strong>ialet. Af virks<strong>om</strong>hedens aftalevilkår<br />

fremgår det, at medmindre d<strong>er</strong> foreligg<strong>er</strong> anden skriftlig aftale, lev<strong>er</strong><strong>er</strong> virks<strong>om</strong>heden<br />

på følgende vilkår: ”Virks<strong>om</strong>heden kan kræve udskydelse af lev<strong>er</strong>ingstiden, i tilfælde<br />

af manglende ell<strong>er</strong> mangelfuld lev<strong>er</strong>anc<strong>er</strong> fra bekræftede und<strong>er</strong>lev<strong>er</strong>andør<strong>er</strong>”.<br />

Forbeholdet <strong>om</strong>, at lev<strong>er</strong>ingstiden kan være læng<strong>er</strong>e end 5 dage, <strong>ved</strong>rør<strong>er</strong> et grundlæggende<br />

element, og tilbuddet skal d<strong>er</strong>for afvises. Det <strong>er</strong> i den sammenhæng uden betydning,<br />

at det i indledningen til aftalevilkårene står ”medmindre d<strong>er</strong> foreligg<strong>er</strong> anden<br />

skriftlig aftale”, idet indgåelse af en sådan aftale kun kan ske eft<strong>er</strong> gennemførelse af forhandling<strong>er</strong>,<br />

d<strong>er</strong> <strong>er</strong> i strid med forhandlingsforbuddet.<br />

Note:<br />

Klagenævnet for Udbuds kendelse af 6. juli 2006, Logstor A/S mod Viborg Fj<strong>er</strong>nvarme.<br />

5.3.5 Dialog <strong>ved</strong> <strong>udbud</strong>sformen ”<strong>udbud</strong> med forhandling”<br />

En offentlig myndighed kan, hvor betingels<strong>er</strong>ne for at anvende <strong>udbud</strong>sformen<br />

”<strong>udbud</strong> med forhandling” <strong>er</strong> opfyldt, forhandle med virks<strong>om</strong>hed<strong>er</strong>ne <strong>om</strong> d<strong>er</strong>es tilbud.<br />

Myndigheden kan også i et vist <strong>om</strong>fang have <strong>dialog</strong> <strong>om</strong> tilbudsprisen. Myndigheden<br />

skal dog være opmærks<strong>om</strong> på, at forhandling<strong>er</strong>ne ikke <strong>er</strong> i strid med ligebehandlingsprincippet.<br />

36


VEJLEDNING OM GRÆNSER FOR DIALOG VED UDBUD<br />

Eksempel 5.11: Dialog <strong>om</strong> tilbudsprisen<br />

En offentlig myndighed udbyd<strong>er</strong> en vareindkøbskontrakt eft<strong>er</strong> <strong>udbud</strong> med forhandling.<br />

Und<strong>er</strong> forhandling<strong>er</strong>ne med de tre virks<strong>om</strong>hed<strong>er</strong>, s<strong>om</strong> har afgivet tilbud, forsøg<strong>er</strong> myndigheden<br />

at presse en af virks<strong>om</strong>hed<strong>er</strong>nes tilbudspris ned med henvisning til, at den <strong>er</strong><br />

høj<strong>er</strong>e end en af de andre virks<strong>om</strong>hed<strong>er</strong>s tilbudspris. En sådan prisforhandling <strong>er</strong> i strid<br />

med ligebehandlingsprincippet.<br />

Note:<br />

Klagenævnet for Udbuds kendelse af 14. septemb<strong>er</strong> 2001, Judex A/S mod Århus K<strong>om</strong>mune. Se også Klagenævnet<br />

for Udbuds kendelse af 1. oktob<strong>er</strong> 2009, Cimb<strong>er</strong> Air A/S mod Forsvarsk<strong>om</strong>mandoen, hvor klagenævnet<br />

udtal<strong>er</strong>, at det ikke <strong>er</strong> tilladt at indhente prisoplysning<strong>er</strong>.<br />

5.3.6 Dialog <strong>om</strong> den forelagte dokumentation for virks<strong>om</strong>hedens<br />

egnethed<br />

En offentlig myndighed må ikke rette henvendelse til en virks<strong>om</strong>hed for at få den<br />

til at eft<strong>er</strong>sende den kræ<strong>ved</strong>e dokumentation for virks<strong>om</strong>hedens egnethed til at udføre<br />

den <strong>udbud</strong>te opgave. I de tilfælde, hvor virks<strong>om</strong>heden har indsendt den kræ<strong>ved</strong>e<br />

dokumentation, har myndigheden d<strong>er</strong>imod mulighed for at anmode virks<strong>om</strong>heden<br />

<strong>om</strong> at suppl<strong>er</strong>e ell<strong>er</strong> uddybe den forelagte dokumentation.<br />

Eksempel 5.12: For gammel s<strong>er</strong>viceattest <strong>ved</strong>lagt tilbuddet<br />

En offentlig myndighed udbyd<strong>er</strong> en kontrakt <strong>om</strong> køb af sårbehandlingsprodukt<strong>er</strong> s<strong>om</strong><br />

offentligt <strong>udbud</strong>. I <strong>udbud</strong>smat<strong>er</strong>ialet still<strong>er</strong> myndigheden krav <strong>om</strong>, at virks<strong>om</strong>hed<strong>er</strong>ne<br />

skal <strong>ved</strong>lægge en s<strong>er</strong>viceattest, s<strong>om</strong> <strong>er</strong> udstedt senest 6 måned<strong>er</strong> før udløbet af tilbudsfristen.<br />

En tilbudsgiv<strong>er</strong> <strong>ved</strong>lægg<strong>er</strong> en s<strong>er</strong>viceattest, d<strong>er</strong> <strong>er</strong> udstedt 7 måned<strong>er</strong> før tilbudsfristens<br />

udløb, samt en udtalelse fra Erhv<strong>er</strong>vs- og Selskabsstyrelsen <strong>om</strong>, at tilbudsgiv<strong>er</strong>en<br />

har ansøgt <strong>om</strong> at få udstedt en ny s<strong>er</strong>viceattest, og at en sådan vil blive udstedt så<br />

hurtigt s<strong>om</strong> <strong>muligt</strong>. Den offentlige myndighed <strong>er</strong> i en sådan situation forpligtet til ikke at<br />

tage virks<strong>om</strong>hedens tilbud i betragtning. Det <strong>er</strong> i den sammenhæng uden betydning, at<br />

myndigheden ikke har beskrevet i <strong>udbud</strong>smat<strong>er</strong>ialet, <strong>hvad</strong> konsekvens<strong>er</strong>ne af, at en s<strong>er</strong>viceattest<br />

<strong>er</strong> udstedt tidlig<strong>er</strong>e end 6 måned<strong>er</strong> før tilbudsfristens udløb, <strong>er</strong>.<br />

Note:<br />

Klagenævnet for Udbuds kendelse af 3. april 2009, Smith & Nephew A/S mod Region Nordjylland.<br />

Eksempel 5.13: Suppl<strong>er</strong>ende oplysning<strong>er</strong> <strong>om</strong> ubetalt, forfalden<br />

gæld til det offentlige<br />

En offentlig myndighed udbyd<strong>er</strong> en tjenesteydelseskontrakt s<strong>om</strong> begrænset <strong>udbud</strong>. Af<br />

<strong>udbud</strong>sbekendtgørelsen fremgår det, at virks<strong>om</strong>hed<strong>er</strong>ne skal <strong>ved</strong>lægge ansøgningen <strong>om</strong><br />

prækvalifikation en <strong>er</strong>klæring på tro og love <strong>om</strong>, at virks<strong>om</strong>heden ikke har ubetalt forfalden<br />

gæld til det offentlige. Tro- og love<strong>er</strong>klæringen indehold<strong>er</strong> følgende tre afkryds-<br />

37


UDBUDSRÅDET<br />

ningsfelt<strong>er</strong>:<br />

• Virks<strong>om</strong>heden har ikke ubetalt, forfalden gæld til det offentlige<br />

• Virks<strong>om</strong>heden har ubetalt, forfalden gæld til det offentlige, men denne gæld<br />

ov<strong>er</strong>stig<strong>er</strong> ikke 100.000 kr.<br />

• Virks<strong>om</strong>heden har ubetalt, forfalden gæld til det offentlige, og denne gæld<br />

ov<strong>er</strong>stig<strong>er</strong> ikke 100.000 kr.<br />

En virks<strong>om</strong>hed sætt<strong>er</strong> kryds i alle afkrydsningsfelt<strong>er</strong>ne. Myndigheden <strong>er</strong> i en sådan situation<br />

b<strong>er</strong>ettiget til at anmode virks<strong>om</strong>heden <strong>om</strong> at præcis<strong>er</strong>e, hvorvidt virks<strong>om</strong>heden har<br />

ubetalt forfalden gæld til det offentlige.<br />

Note:<br />

Klagenævnet for Udbuds kendelse af 10. marts 2010, Manova A/S mod Und<strong>er</strong>visningsminist<strong>er</strong>iet.<br />

5.3.7 Rådgivning i forbindelse med tilbudsevalu<strong>er</strong>ingen<br />

En offentlig myndighed må ikke anmode en virks<strong>om</strong>hed, s<strong>om</strong> deltag<strong>er</strong> i <strong>udbud</strong>det,<br />

ell<strong>er</strong> en und<strong>er</strong>lev<strong>er</strong>andør til virks<strong>om</strong>heden, <strong>om</strong> at evalu<strong>er</strong>e tilbuddene. Det <strong>er</strong> i den<br />

sammenhæng uden betydning, at det ikke har været gennemsigtigt for virks<strong>om</strong>heden/und<strong>er</strong>lev<strong>er</strong>andøren,<br />

hvilke virks<strong>om</strong>hed<strong>er</strong> d<strong>er</strong> har afgivet de enkelte tilbud.<br />

Alene det forhold, at virks<strong>om</strong>heden/und<strong>er</strong>lev<strong>er</strong>andøren deltag<strong>er</strong> i evalu<strong>er</strong>ingen,<br />

medfør<strong>er</strong> en risiko for, at d<strong>er</strong> tages usaglige hensyn <strong>ved</strong> evalu<strong>er</strong>ingen. 41<br />

41 Klagenævnet for Udbuds kendelse af 20. februar 2004, Miri Stål A/S mod Esbj<strong>er</strong>g K<strong>om</strong>mune.<br />

38


VEJLEDNING OM GRÆNSER FOR DIALOG VED UDBUD<br />

Kapitel 6 Dialog eft<strong>er</strong><br />

kontrakten <strong>er</strong> indgået<br />

Før <strong>udbud</strong><br />

Eft<strong>er</strong> offentliggørelse af <strong>udbud</strong>,<br />

men før tilbudsfristens udløb<br />

Eft<strong>er</strong> tilbudsfristens udløb,<br />

men før kontraktindgåelse<br />

Eft<strong>er</strong> kontraktindgåelse<br />

Bred<br />

adgang til <strong>dialog</strong><br />

Snæv<strong>er</strong> adgang<br />

til <strong>dialog</strong><br />

Meget snæv<strong>er</strong><br />

adgang til <strong>dialog</strong><br />

Bred<br />

adgang til <strong>dialog</strong><br />

6.1 HVORNÅR KAN MYNDIGHEDERNE OG VIRKSOM-<br />

HEDERNE HAVE BEHOV FOR DIALOG?<br />

Myndigheden ell<strong>er</strong> virks<strong>om</strong>heden, s<strong>om</strong> har fået kontrakten tildelt, kan, eft<strong>er</strong> at<br />

kontrakten <strong>er</strong> indgået, have behov for <strong>dialog</strong> med henblik på at tilpasse kontrakten.<br />

Behovet for <strong>dialog</strong> kan i den forbindelse opstå på alle tidspunkt<strong>er</strong> i løbet af<br />

kontraktp<strong>er</strong>ioden og kan skyldes forskellige ekst<strong>er</strong>ne ell<strong>er</strong> int<strong>er</strong>ne <strong>om</strong>stændighed<strong>er</strong>.<br />

Part<strong>er</strong>ne kan blandt andet ønske at tilpasse kontrakten på grund af en ændring<br />

af lovgivningen.<br />

En virks<strong>om</strong>hed, s<strong>om</strong> har deltaget i <strong>udbud</strong>det, men s<strong>om</strong> ikke har fået kontrakten tildelt,<br />

kan have behov for <strong>dialog</strong> med den offentlige myndighed med henblik på at<br />

få oplyst, hvorfor myndigheden har valgt ikke at indgå aftale med den pågældende<br />

virks<strong>om</strong>hed. Virks<strong>om</strong>heden kan også have behov for <strong>dialog</strong> med myndigheden<br />

<strong>om</strong>, <strong>hvad</strong> d<strong>er</strong> skal til for, at virks<strong>om</strong>heden <strong>er</strong> bedre stillet <strong>ved</strong> et eventuelt nyt <strong>udbud</strong>.<br />

6.2 HVAD ER GRÆNSERNE FOR DIALOG?<br />

Eft<strong>er</strong> kontraktindgåelse har virks<strong>om</strong>hed<strong>er</strong>ne ikke mulighed for at påvirke resultatet<br />

af <strong>udbud</strong>det. D<strong>er</strong> <strong>er</strong> d<strong>er</strong>for ingen risiko for, at en privat virks<strong>om</strong>hed opnår en konkurrencefordel<br />

<strong>ved</strong> <strong>dialog</strong> med den offentlige myndighed, eft<strong>er</strong> kontrakten <strong>er</strong> indgået.<br />

Ligebehandlingsprincippet og det h<strong>er</strong>af udledte forhandlingsforbud find<strong>er</strong> imidl<strong>er</strong>tid<br />

også anvendelse eft<strong>er</strong> kontraktindgåelse. Dette indebær<strong>er</strong> begrænsning<strong>er</strong> for,<br />

39


UDBUDSRÅDET<br />

<strong>hvad</strong> den offentlige myndighed kan have <strong>dialog</strong> <strong>om</strong> med den virks<strong>om</strong>hed, s<strong>om</strong><br />

myndigheden har indgået kontrakt med.<br />

Det <strong>er</strong> tilladt at forhandle <strong>om</strong> mindre ændring<strong>er</strong> i kontrakten, forudsat at ændring<strong>er</strong>ne<br />

<strong>er</strong> sagligt begrundet. 42 Det vil d<strong>er</strong>imod være i strid med ligebehandlingsprincippet<br />

at ændre væsentligt i en indgået kontrakt uden forudgående <strong>udbud</strong>, idet<br />

kontrakten i så fald <strong>er</strong> at betragte s<strong>om</strong> en ny kontrakt. Det skyldes, at forudsætning<strong>er</strong>ne<br />

for tildelingen af kontrakten d<strong>er</strong>med ændr<strong>er</strong> sig. Udbuddet kunne d<strong>er</strong>for have<br />

endt med et andet resultat, såfremt kontrakten havde været <strong>udbud</strong>t med de væsentlige<br />

ændring<strong>er</strong>, s<strong>om</strong> myndigheden og virks<strong>om</strong>heden eft<strong>er</strong> kontraktindgåelse<br />

har aftalt. Myndigheden kan således ikke forhandle med den virks<strong>om</strong>hed, s<strong>om</strong> har<br />

fået kontrakten tildelt, <strong>om</strong> forhold, d<strong>er</strong> medfør<strong>er</strong>, at kontrakten ændres væsentligt.<br />

Også forhandling <strong>om</strong> ændring<strong>er</strong> i kontrakten s<strong>om</strong> følge af lovændring<strong>er</strong>, kan medføre,<br />

at kontrakten skal i <strong>udbud</strong>, såfremt ændring<strong>er</strong>ne kan betragtes s<strong>om</strong> væsentlige.<br />

Boks 6.1 indehold<strong>er</strong> en række element<strong>er</strong>, d<strong>er</strong> kan inddrages <strong>ved</strong> vurd<strong>er</strong>ing af <strong>om</strong><br />

en ændring af kontrakten <strong>er</strong> væsentlig.<br />

Boks 6.1:<br />

Er ændringen af kontrakten væsentlig?<br />

Ved vurd<strong>er</strong>ing af, <strong>om</strong> en ændring i kontrakten <strong>er</strong> væsentlig, kan følgende element<strong>er</strong> inddrages:<br />

• Om andre virks<strong>om</strong>hed<strong>er</strong> ville have haft mulighed for at deltage i det oprindelige <strong>udbud</strong>,<br />

såfremt ændring<strong>er</strong>ne havde fremgået af det oprindelige <strong>udbud</strong>smat<strong>er</strong>iale.<br />

• Om en anden virks<strong>om</strong>hed ville have fået kontrakten tildelt, hvis ændring<strong>er</strong>ne havde<br />

fremgået af det oprindelige <strong>udbud</strong>smat<strong>er</strong>iale.<br />

• Om opgavens <strong>om</strong>fang udvides betydeligt.<br />

• Om den økon<strong>om</strong>iske balance ændres til fordel for virks<strong>om</strong>heden.<br />

Note:<br />

EU-d<strong>om</strong>stolens d<strong>om</strong> af 19. juni 2008, C-454/06, Pressetext. Se også EU-d<strong>om</strong>stolens d<strong>om</strong> af 13. april<br />

2010, C-91/08, Wall AG.<br />

Den indgåede kontrakt kan give den offentlige myndighed ell<strong>er</strong> virks<strong>om</strong>heden,<br />

s<strong>om</strong> har fået kontrakten tildelt, en ret til at ændre den oprindelige kontrakt – en<br />

såkaldt option. D<strong>er</strong> kan blandt andet være tale <strong>om</strong> en ret til at forlænge kontraktens<br />

løbetid ud ov<strong>er</strong> den oprindelige kontraktp<strong>er</strong>iode ell<strong>er</strong> en ret til at ændre kontraktens<br />

<strong>om</strong>fang ell<strong>er</strong> indhold. Det skal klart fremgå af <strong>udbud</strong>sbekendtgørelsen, at<br />

kontrakten indehold<strong>er</strong> en ret for myndigheden til at ændre kontrakten. Endvid<strong>er</strong>e<br />

skal indholdet af optionen og vilkårene for at udnytte optionen være klart beskre-<br />

42 Klagenævnet for Udbuds kendelse af 26. august 2004, P<strong>er</strong> Aarsleff A/S mod Amag<strong>er</strong> Strandpark I/S.<br />

40


VEJLEDNING OM GRÆNSER FOR DIALOG VED UDBUD<br />

vet i <strong>udbud</strong>smat<strong>er</strong>ialet. I så fald vil ændring<strong>er</strong>ne i kontrakten ikke være væsentlige.<br />

D<strong>er</strong> <strong>er</strong> således tale <strong>om</strong> ændring<strong>er</strong>, s<strong>om</strong> alle int<strong>er</strong>ess<strong>er</strong>ede virks<strong>om</strong>hed<strong>er</strong> har været<br />

bekendt med und<strong>er</strong> <strong>udbud</strong>det, og ændring<strong>er</strong>ne kan d<strong>er</strong>for ske uden nyt <strong>udbud</strong>.<br />

6.3 HVAD MÅ MYNDIGHEDERNE OG VIRKSOMHE-<br />

DERNE HAVE DIALOG OM?<br />

6.3.1 Dialog <strong>om</strong> det gennemførte <strong>udbud</strong><br />

En offentlig myndighed kan have <strong>dialog</strong> med virks<strong>om</strong>hed<strong>er</strong>ne <strong>om</strong> det gennemførte<br />

<strong>udbud</strong> med henblik på at evalu<strong>er</strong>e <strong>udbud</strong>det. Det gæld<strong>er</strong> også virks<strong>om</strong>hed<strong>er</strong>, s<strong>om</strong><br />

und<strong>er</strong> <strong>udbud</strong>det har afstået fra at afgive tilbud. D<strong>er</strong>igennem kan myndigheden få<br />

relevant viden, s<strong>om</strong> kan være brugbar for myndigheden i forbindelse med et eventuelt<br />

nyt <strong>udbud</strong>, når kontrakten fra det netop gennemførte <strong>udbud</strong> udløb<strong>er</strong>.<br />

6.3.2 Dialog <strong>om</strong> indholdet i kontrakten<br />

En offentlig myndighed, s<strong>om</strong> har indgået en kontrakt med en virks<strong>om</strong>hed, kan naturligvis<br />

altid kontakte virks<strong>om</strong>heden med henblik på at effektu<strong>er</strong>e kontrakten. Fx<br />

kan myndigheden, såfremt den har indgået en rammeaftale med virks<strong>om</strong>heden <strong>om</strong><br />

lev<strong>er</strong>ing af bestemte produkt<strong>er</strong>, kontakte virks<strong>om</strong>heden for at få lev<strong>er</strong>et et bestemt<br />

antal af disse produkt<strong>er</strong>.<br />

En offentlig myndighed kan også eft<strong>er</strong> henvendelse fra den virks<strong>om</strong>hed, s<strong>om</strong><br />

myndigheden har indgået kontrakt med, præcis<strong>er</strong>e kontraktens indhold.<br />

6.3.3 Forhandling <strong>om</strong> ændring<strong>er</strong> i kontrakten<br />

En offentlig myndighed kan ikke forhandle med den virks<strong>om</strong>hed, s<strong>om</strong> har fået<br />

kontrakten tildelt, <strong>om</strong> væsentlige ændring<strong>er</strong> af kontrakten. Det vil d<strong>er</strong>imod ikke<br />

være i strid med forhandlingsforbuddet at foretage mindre ændring<strong>er</strong> af kontrakten.<br />

Eksempel 6.1:<br />

Ændring i opgavens <strong>om</strong>fang<br />

En offentlig myndighed har eft<strong>er</strong> et gennemført <strong>udbud</strong> indgået kontrakt med en virks<strong>om</strong>hed<br />

<strong>om</strong> rengøring af 10 daginstitution<strong>er</strong>. Eft<strong>er</strong> kontraktindgåelse etabl<strong>er</strong><strong>er</strong> myndigheden<br />

en ny daginstitution, og myndigheden ønsk<strong>er</strong>, at virks<strong>om</strong>heden også skal udføre<br />

rengøring i denne daginstitution. Værdien af rengøringen i denne daginstitution ligg<strong>er</strong><br />

langt und<strong>er</strong> den relevante tærskelværdi i <strong>udbud</strong>sdirektivet og <strong>er</strong> forholdsvis beskeden i<br />

forhold til værdien af den samlede rengøring, d<strong>er</strong> udføres af virks<strong>om</strong>heden. D<strong>er</strong> <strong>er</strong> i en<br />

sådan situation ikke tale <strong>om</strong> en væsentlig ændring af kontrakten, og ændringen kan ske<br />

41


UDBUDSRÅDET<br />

uden forudgående <strong>udbud</strong>.<br />

Note:<br />

Klagenævnet for Udbuds kendelse af 28. maj 1999, L. R. S<strong>er</strong>vice ApS mod Ringsted K<strong>om</strong>mune.<br />

Såfremt myndigheden all<strong>er</strong>ede på tidspunktet for gennemførelse af <strong>udbud</strong>det foruds<strong>er</strong>,<br />

at en væsentlig ændring af kontrakten kan blive nødvendig eft<strong>er</strong> kontraktindgåelse,<br />

bør myndigheden indsætte en option i den <strong>udbud</strong>te kontrakt til at foretage<br />

ændring<strong>er</strong> i kontrakten. For at ændring<strong>er</strong>ne kan ske uden forudgående <strong>udbud</strong>,<br />

<strong>er</strong> det imidl<strong>er</strong>tid en betingelse, at det klart har fremgået af <strong>udbud</strong>det, at myndigheden<br />

har en ret til at foretage ændring<strong>er</strong>, og at indholdet af og vilkårene for at udnytte<br />

retten <strong>er</strong> klart beskrevet i <strong>udbud</strong>smat<strong>er</strong>ialet.<br />

Eksempel 6.2:<br />

Aftalt regul<strong>er</strong>ing af prisen<br />

En offentlig myndighed udbyd<strong>er</strong> en vareindkøbskontrakt. Af <strong>udbud</strong>smat<strong>er</strong>ialet fremgår<br />

det, at tilbudsprisen mindst skal være gældende i 12 måned<strong>er</strong> fra kontrakttidspunktet, og<br />

at den virks<strong>om</strong>hed, s<strong>om</strong> får kontrakten tildelt, h<strong>er</strong>eft<strong>er</strong> kan regul<strong>er</strong>e prisen i forhold til<br />

udviklingen i nettoprisindekset. Ændring<strong>er</strong> af prisen eft<strong>er</strong> kontraktindgåelse vil i en sådan<br />

situation kunne ske uden nyt <strong>udbud</strong>.<br />

42


Udbudsrådet<br />

Nyropsgade 30<br />

1780 København V<br />

Tlf.: 72 26 80 00<br />

Fax: 33 32 61 44<br />

e-mail: info@<strong>udbud</strong>sraadet.dk<br />

www.<strong>udbud</strong>sraadet.dk

Hooray! Your file is uploaded and ready to be published.

Saved successfully!

Ooh no, something went wrong!