vejledning om TULE - Region Midtjylland
vejledning om TULE - Region Midtjylland
vejledning om TULE - Region Midtjylland
You also want an ePaper? Increase the reach of your titles
YUMPU automatically turns print PDFs into web optimized ePapers that Google loves.
<strong>TULE</strong><br />
Trivselsundersøgelse &<br />
ledelsesevaluering<br />
Vejledning for ledere, MEDudvalg og kontaktpersoner<br />
<strong>TULE</strong> Sekretariatet<br />
<strong>Region</strong>shuset Århus<br />
Olof Palmes Allé 15<br />
8200 Århus N
<strong>TULE</strong>: Trivselsundersøgelse & ledelsesevaluering<br />
Vejledning for ledere, MEDudvalg og kontaktpersoner<br />
<strong>TULE</strong> Sekretariatet, 2011
Indholdsfortegnelse<br />
1 FORMÅL OG BAGGRUND 5<br />
2 LEDELSESSYSTEMETS TILRETTELÆGGELSE AF <strong>TULE</strong> 7<br />
3 ARBEJDSPLADSENS FORBEREDELSE AF <strong>TULE</strong> 13<br />
RAPPORTERING AF RESULTATER 15<br />
Principper for formidling af <strong>TULE</strong> resultater 16<br />
4 OPFØLGNING OG DIALOG 17<br />
Konkrete idéer til den opfølgende dialog 18<br />
5 SPØRGESKEMAET 20<br />
Bilag 1a: Information til medarbejderne på arbejdspladser, der deltager i<br />
<strong>Region</strong> <strong>Midtjylland</strong>s trivselsundersøgelse og ledelsesevaluering <strong>TULE</strong> 23<br />
Bilag 1b: Information til ledere på arbejdspladser, der deltager i <strong>Region</strong><br />
<strong>Midtjylland</strong>s trivselsundersøgelse og ledelsesevaluering <strong>TULE</strong> 24<br />
Bilag 2: Følgebrev vedrørende <strong>TULE</strong> blandt medarbejderne 25<br />
3
1 Formål og baggrund<br />
Formål med<br />
<strong>vejledning</strong>en<br />
Formålet med denne <strong>vejledning</strong> er at præsentere <strong>Region</strong><br />
<strong>Midtjylland</strong>s k<strong>om</strong>binerede trivselsundersøgelse og<br />
ledelsesevaluering (<strong>TULE</strong>) for ledere, MEDudvalg og<br />
kontaktpersoner i afdelingerne.<br />
Til medarbejdere, s<strong>om</strong> deltager i undersøgelsen, er der<br />
udarbejdet en kortfattet information ”<strong>TULE</strong>:<br />
Trivselsundersøgelse & ledelsesevaluering –Vejledning for<br />
medarbejdere”. Desuden er der udarbejdet et informationsbrev<br />
til deltagere i <strong>TULE</strong>, s<strong>om</strong> kan udleveres i afdelingerne forud for<br />
undersøgelsen (se Bilag 1a og 1b).<br />
<strong>Region</strong><br />
<strong>Midtjylland</strong>s<br />
koncept for<br />
trivsel og<br />
ledelsesevalueri<br />
ng<br />
Med <strong>TULE</strong> undersøges trivsel og ledelse i ét samlet koncept.<br />
Formålet med <strong>TULE</strong> er at undersøge, hvordan medarbejderne ser<br />
på den eksisterende trivsel og ledelse på sin arbejdsplads.<br />
Undersøgelsen er et værktøj, der kan bruges til at udvikle og<br />
forbedre både trivsel og ledelse i <strong>Region</strong> <strong>Midtjylland</strong>. Derudover<br />
udgør 8 spørgsmål fra Trivselmeter, s<strong>om</strong> er en del af <strong>TULE</strong>, også<br />
et redskab, der kan bruges til at sammenligne måling af trivsel i<br />
forhold til de andre regioner.<br />
Konceptet for trivselsundersøgelse og ledelsesevaluering i <strong>Region</strong><br />
<strong>Midtjylland</strong> er udviklet i overensstemmelse med ”Aftale <strong>om</strong><br />
trivsel og sundhed” (OK-08), principperne i kvalitetsreformen og<br />
<strong>Region</strong> <strong>Midtjylland</strong>s Ledelses- og Styringsgrundlag. <strong>Region</strong>s-<br />
MEDudvalget har endvidere besluttet, at ”ledelse” er et<br />
personalepolitisk fokus<strong>om</strong>råde i regionen.<br />
Et fælles<br />
redskab<br />
<strong>TULE</strong> er en ”temperaturmåling” på regionens arbejdspladser,<br />
s<strong>om</strong> ud fra en ensartet metode giver et samlet billede af trivsel<br />
og ledelse på alle planer af organisationen <strong>Region</strong> <strong>Midtjylland</strong>.<br />
Det vil typisk være for afsnit og afdelinger.<br />
For at danne et samlet billede af trivslen og ledelsen vil de<br />
overordnede resultater fra driftsenhedernes undersøgelser og<br />
handleplaner blive rapporteret videre gennem ledelsessystemet<br />
via dialogmøder med Direktionen.<br />
5
Lokal dialog<br />
<strong>TULE</strong> er et udviklingsredskab for hver enkelt deltagende<br />
arbejdsplads. I det lokale arbejde med undersøgelsen er det<br />
vigtigt at sikre en god proces, hvor det allerede inden<br />
undersøgelsen skal være klarlagt og formidlet på<br />
arbejdspladsen, hvordan undersøgelsen kan bruges, og hvordan<br />
opfølgningen vil blive organiseret.<br />
Undersøgelsens resultater leverer ikke i sig selv den endegyldige<br />
sandhed <strong>om</strong> arbejdspladsens trivsel og ledelse. Rapporten med<br />
undersøgelsesresultaterne kan ikke stå alene, men skal altid<br />
følges op af en dialog mellem medarbejdere og ledelse, hvor<br />
resultaterne fortolkes.<br />
Det er vigtigt, at både ledelse og medarbejdere deltager aktivt i<br />
dialogen <strong>om</strong> resultaterne således, at <strong>TULE</strong> dermed bliver et<br />
redskab, der kan bruges aktivt i arbejdet med den fælles<br />
udvikling af arbejdspladsen.<br />
Følge<br />
udviklingen<br />
over tid<br />
Direktionen i <strong>Region</strong> <strong>Midtjylland</strong> har besluttet, at <strong>TULE</strong> skal<br />
gennemføres på driftsenhederne hvert andet år. Dermed bliver<br />
det muligt at måle, <strong>om</strong> trivsel og ledelse forbedres over tid på<br />
den enkelte arbejdsplads og i hele organisationen.<br />
e-APV og <strong>TULE</strong><br />
samtidig<br />
Hvert andet år gennemfører alle arbejdspladser i <strong>Region</strong><br />
<strong>Midtjylland</strong> ligeledes arbejdspladsvurderinger (e-APV), s<strong>om</strong> er<br />
lovpligtige undersøgelser af den enkelte medarbejders<br />
psykiske og fysiske arbejdsmiljø. Resultaterne bliver<br />
afrapporteret til arbejdsmiljøafdelingen i <strong>Region</strong> <strong>Midtjylland</strong>.<br />
Direktionen i <strong>Region</strong> <strong>Midtjylland</strong> har besluttet, at det skal være<br />
muligt at gennemføre <strong>TULE</strong> og e-APV samtidigt hvert andet år.<br />
Hvis det for nogle afdelinger giver mening fortsat at lave de to<br />
undersøgelser forskudt, er der dog frihed til det. HMU på<br />
driftsenheden beslutter, hvordan gennemførelse af<br />
undersøgelserne skal foregå.<br />
6
2 Ledelsessystemets tilrettelæggelse af <strong>TULE</strong><br />
Den praktiske<br />
gennemførelse<br />
<strong>TULE</strong> Sekretariatet står i samarbejde med driftsenhederne for<br />
den praktiske gennemførelse af <strong>TULE</strong> på regionens<br />
arbejdspladser.<br />
Ansvaret for<br />
gennemførelse<br />
Det er et ledelsens ansvar at gennemføre og følge op på<br />
undersøgelsen, men det vil være naturligt lokalt at inddrage<br />
driftsenhedens MEDsystem i tilrettelæggelsen og<br />
opfølgningen.<br />
Hvem leder hvilke<br />
medarbejdere?<br />
Det skal give mening for medarbejderne at udfylde<br />
ledelsesevalueringen og dermed evaluere en leder/ledelse.<br />
Derfor er det vigtigt at tænke over, præcist hvilken<br />
leder/ledelse den enkelte medarbejder skal evaluere. Normalt<br />
vil det være medarbejderens nærmeste leder.<br />
Et eksempel på en tvivlssituation kan dog være, hvor en<br />
medarbejder organisatorisk hører under en leder/ledelse, men<br />
i det daglige arbejde modtager ledelse fra en anden<br />
leder/ledelse.<br />
Hvilke ledere skal<br />
evaluere<br />
hinanden?<br />
På driftsenhedsniveau (fx en hospitalsenhed) er det muligt at<br />
vælge, at lederkollegaer på samme ledelsesniveau skal<br />
evaluere hinanden. Hvis driftsenhedsledelsen har valgt denne<br />
mulighed, er det væsentligt, at ledelsen i forberedelsesfasen<br />
gennemtænker og træffer beslutning <strong>om</strong> hvilke ledere, der<br />
skal evaluere hinanden.<br />
Formidling ved<br />
samtidig<br />
gennemførelse af<br />
e-APV og <strong>TULE</strong><br />
Hvis <strong>TULE</strong> og e-APV gennemføres samtidigt, er det væsentligt<br />
at overveje og lægge en plan for formidling til medarbejderne.<br />
Konkret er det afgørende at informere medarbejderne <strong>om</strong>,<br />
hvad forskellen på de to undersøgelser er. Kort sagt er <strong>TULE</strong><br />
en undersøgelse af trivsel og ledelse på organisatorisk niveau,<br />
mens e-APV undersøger enkelte medarbejders arbejdsmiljø –<br />
både i forhold til psykisk og fysisk arbejdsmiljø.<br />
Hvis e-APV og <strong>TULE</strong> gennemføres samtidigt, skal alle<br />
spørgsmål i <strong>TULE</strong> altid udfyldes. Hvis den enkelte medarbejder<br />
oplever problemstillinger i forhold til sit personlige psykiske<br />
arbejdsmiljø, skal APV’ens del <strong>om</strong> psykisk arbejdsmiljø også<br />
udfyldes. Oplever medarbejderen ikke problemstillinger i<br />
relation til sit psykiske arbejdsmiljø, kan han/hun undlade at<br />
udfylde den del af APV. Hvis medarbejderen udfylder APV<br />
vedrørende psykisk arbejdsmiljø, er sikkerhedsgruppen<br />
forpligtet til at udarbejde konkret handleplan med henblik på<br />
7
Overordnet<br />
tilrettelæggelse<br />
løsning af medarbejderens problemstilling.<br />
For at det kan lade sig gøre at gennemføre <strong>TULE</strong> hvert andet<br />
år, er det vigtigt, at det tilrettelægges for en hel driftsenhed<br />
ad gangen, og så vidt muligt gennemføres inden for ½-1 år.<br />
Gennemførelse af <strong>TULE</strong> inden for dette tidsrum rummer en<br />
række strategiske fordele:<br />
• Det er muligt at skabe opmærks<strong>om</strong>hed <strong>om</strong>kring <strong>TULE</strong><br />
s<strong>om</strong> et strategisk værktøj for hele driftsenheden.<br />
Samtidigt er det vigtigt, at emnet mødes med den<br />
fornødne ledelsesmæssige bevågenhed.<br />
• Driftsenhedsledelsen har mulighed for at stille fælles<br />
ekstra spørgsmål til deltagerne. Det kan være<br />
spørgsmål vedrørende det lokale ledelsessystem eller<br />
spørgsmål med speciel relevans for den pågældende<br />
driftsenhed.<br />
• Driftsenheden får et h<strong>om</strong>ogent datamateriale, da<br />
undersøgelserne er gennemført inden for et kort<br />
tidsrum. Hermed kan der både foretages<br />
sammenligninger mellem arbejdspladser inden for en<br />
driftsenhed, og der kan gennemføres specielle analyser<br />
for hele driftsenheden, hvor trivslen og ledelsen<br />
belyses ud fra de ansattes stillingskategori, køn eller<br />
alder.<br />
Forløbsbeskrivels<br />
e for en hel<br />
driftsenhed<br />
For at sikre den overordnede tilrettelæggelse af undersøgelser<br />
for en hel driftsenhed afholder <strong>TULE</strong> Sekretariatet indledende<br />
møder med driftsenhedsledelsen eller udvalgte<br />
stabsmedarbejdere.<br />
På baggrund af disse møder vil <strong>TULE</strong> Sekretariatet udarbejde<br />
en overordnet forløbsbeskrivelse for hele driftsenhedens<br />
gennemførelse af <strong>TULE</strong>. Et vigtigt emne for møderne er at<br />
afklare, hvilke beslutninger, der kan træffes centralt for hele<br />
driftsenheden, og hvilke der træffes af de enkelte<br />
arbejdspladser.<br />
Forløbsbeskrivelsen vil blandt andet <strong>om</strong>handle en nærmere<br />
beskrivelse af følgende punkter:<br />
• Overordnet tidsplan for hele undersøgelsen, herunder<br />
besvarelse af spørgeskemaer og modtagelse af<br />
rapporter<br />
• Papir- eller mailspørgeskema<br />
8
• Særlige ekstraspørgsmål for hele driftsenheden<br />
• Valg af sammenligningsgrundlag for afdelingerne<br />
• Kontakten mellem <strong>TULE</strong> Sekretariatet, driftsenheden<br />
og arbejdspladserne.<br />
Aftaleskemaet<br />
En række forhold <strong>om</strong>kring undersøgelsen ligger fast blandt<br />
andet standardspørgeskemaet og rapporteringsdesign. Men<br />
på nogle <strong>om</strong>råder har de enkelte arbejdspladser mulighed for<br />
at tilrettelægge undersøgelsen ud fra egne behov.<br />
Tilrettelæggelsen af de enkelte trivselsundersøgelser sker<br />
gennem arbejdspladsernes udfyldelse af aftaleskemaet. Den<br />
præcise udformning af aftaleskemaet er påvirket af de<br />
overordnede aftaler, s<strong>om</strong> <strong>TULE</strong> Sekretariatet har truffet med<br />
driftsenhedsledelsen, men s<strong>om</strong> et udgangspunkt skal hver<br />
enkelt afdeling udfylde følgende oplysninger i aftaleskemaet:<br />
• Afdelingens kontaktperson<br />
• Undersøgelsestidspunkt<br />
• Eventuelt tilvalg af ”faste” ekstra spørgsmål<br />
• Antallet af delundersøgelser for afdelingen<br />
• Definition af ledelse i de forskellige delundersøgelser<br />
• Det præcise deltagerantal for hver enkelt<br />
delundersøgelse.<br />
Kontakten<br />
mellem parterne<br />
Ved de indledende møder aftaler <strong>TULE</strong> Sekretariatet og<br />
driftsenheden det nærmere samarbejde mellem <strong>TULE</strong><br />
Sekretariatet, driftsenheden og de enkelte afdelinger.<br />
Papir- eller<br />
mailspørgeskema<br />
Spørgeskemaet kan besvares enten via mail eller på<br />
papirspørgeskemaer. Vi opfordrer til at vælge mailløsningen,<br />
da den er ressourcebesparende både for arbejdspladsen og<br />
<strong>TULE</strong> Sekretariatet. Mailløsningen kan dog kun anvendes, hvis<br />
alle deltagere har reel mulighed for at besvare spørgeskemaet<br />
via mail.<br />
Deltagere i<br />
undersøgelsen<br />
Det er vanskeligt at opstille faste retningslinjer for hvilke<br />
medarbejdere, der bør deltage i lokale <strong>TULE</strong> undersøgelser.<br />
Der kan være specielle problemstillinger vedrørende nye<br />
medarbejdere og medarbejdere på længerevarende orlov.<br />
Arbejdspladsen bedes derfor selv afklare, <strong>om</strong> enkelte<br />
medarbejdere på det givne undersøgelsestidspunkt har en for<br />
løs tilknytning til arbejdspladsen til at deltage.<br />
9
Inddeling i<br />
arbejdspladsenheder<br />
Over for nyansatte medarbejdere kan der dog ligge en vigtig<br />
signalværdi i, at de inddrages i besvarelsen af spørgeskemaet<br />
og dermed får et godt grundlag for at deltage i den senere<br />
opfølgning på rapportens resultater.<br />
I første <strong>om</strong>gang defineres en afdeling s<strong>om</strong> en enhed med<br />
selvstændig ledelse og eget MEDudvalg. Al erfaring viser dog,<br />
at det er relevant at underopdele arbejdspladsen i mindre<br />
enheder. Generelt vil det være afgørende for resultaternes<br />
lokale anvendelighed, at medarbejderne opfatter sig s<strong>om</strong> en<br />
fælles arbejdsenhed, at medarbejderne har den samme<br />
primære leder/ledelse, og at der er mindst 10 deltagere af<br />
hensyn til deltagernes anonymitet i rapporteringen.<br />
<strong>TULE</strong> for små<br />
enheder<br />
Den enkelte medarbejder deltager anonymt i undersøgelsen,<br />
og resultaterne vil blive præsenteret således, at enkeltpersoners<br />
svar ikke kan genkendes. I praksis betyder det, at der<br />
s<strong>om</strong> udgangspunkt ikke gennemføres undersøgelser, hvor der<br />
skal sendes spørgeskemaer ud til grupper på under 10<br />
personer. Rapportering på grupper under 10 personer<br />
forek<strong>om</strong>mer kun, hvis samtlige involverede medarbejdere<br />
giver samtykke til, at der kan udarbejdes en særskilt rapport.<br />
Hvis der ikke bliver udarbejdet en særskilt rapport for en<br />
mindre arbejdspladsenhed, kan de pågældende ansatte i<br />
stedet modtage et eksemplar af den overordnede rapport for<br />
hele arbejdspladsen. Det anbefales, at de berørte<br />
medarbejdere tager en kopi af spørgeskemaet inden<br />
afsendelsen. Dermed har medarbejderne og deres ledelse<br />
mulighed for at foretage en opfølgning på baggrund af de<br />
individuelle besvarelser. I den elektroniske udgave af<br />
spørgeskemaet, er der mulighed for at få en mailkopi af<br />
svarene.<br />
Hvis en gruppe af mellemledere deltager i <strong>TULE</strong> og udfylder<br />
medarbejderskemaet i forhold til en overordnet leder/ledelse,<br />
kan undersøgelsen ikke regnes for anonym. Årsagen er, at<br />
man s<strong>om</strong> del af det ledelsesmæssige arbejde forventer en høj<br />
grad af åbenhed ledere og ledelsesniveauer imellem.<br />
Åbenheden skal sikre den ledelsesmæssige udvikling på<br />
arbejdspladsen. Desuden er ledergrupper oftest små. Ved et<br />
krav <strong>om</strong> 10 personer i gruppen vil der derfor s<strong>om</strong> oftest ikke<br />
kunne udarbejdes rapport over resultater af undersøgelsen.<br />
Definition af<br />
ledelse<br />
I en del af undersøgelsens spørgsmål nævnes<br />
”arbejdspladsens ledelse”. Da regionens organisation rummer<br />
forskellige ledelsesniveauer, vil det på mange arbejdspladser<br />
10
ikke være entydigt, hvad man forstår ved arbejdspladsens<br />
ledelse. Det vil derfor fremgå specifikt af informationsbrevet<br />
til internetundersøgelsen eller papirspørgeskemaets forside,<br />
hvordan arbejdspladsens ledelse defineres i hver enkelt<br />
undersøgelse.<br />
Erfaringen fra tidligere undersøgelser viser, at det tit giver<br />
mest mening, når det er det nærmeste ledelsesniveau -<br />
nærmeste leder eller ledelse - den enkelte person skal<br />
forholde sig til.<br />
Baggrundsspørgsmål<br />
S<strong>om</strong> del af spørgeskemaet stilles et begrænset antal<br />
baggrundsspørgsmål, sås<strong>om</strong> stillingskategori, køn og alder.<br />
Det er vigtigt at understrege, at udtræk af talmaterialet kun<br />
foregår på et helt overordnet plan for hele driftsenheden.<br />
Baggrundsoplysningerne k<strong>om</strong>mer ikke til at fremgå af de<br />
lokale rapporter, og kan således ikke føres tilbage til<br />
enkeltpersoners besvarelse af spørgeskemaet.<br />
Ekstra spørgsmål<br />
til medarbejderskemaet<br />
Standardspørgeskemaets emner er erfaringsmæssigt<br />
dækkende for trivslen og ledelsen på de fleste arbejdspladser.<br />
Til medarbejderskemaet er der dog mulighed for at tilføje<br />
et begrænset antal ekstra spørgsmål (maksimalt 10 ekstra<br />
spørgsmål i forbindelse med en <strong>TULE</strong> undersøgelse).<br />
På overordnet afdelingsniveau er der mulighed for at<br />
udarbejde egne spørgsmål med bistand fra <strong>TULE</strong><br />
Sekretariatet.<br />
Til medarbejderspørgeskemaet er der udarbejdet en liste med<br />
eksempler på ekstra spørgsmål, s<strong>om</strong> kan være relevante i<br />
visse afsnit/underafdelinger. Arbejdspladser på afsnits-<br />
/underafdelingsniveau har mulighed for at vælge disse ekstra<br />
spørgsmål til præcisering af forholdene på arbejdspladsen<br />
Vær opmærks<strong>om</strong> på, at såfremt den overordnede afdeling<br />
f.eks. har valgt at udarbejde 5 fem spørgsmål, vil der på<br />
afsnitsniveau alene være mulighed for at vælge op til 5 ekstra<br />
spørgsmål fra listen.<br />
Liges<strong>om</strong> spørgeskemaets øvrige regionale trivsels- og<br />
ledelsesspørgsmål formuleres ekstra spørgsmål s<strong>om</strong> udsagn,<br />
deltagerne skal erklære sig mere eller mindre enige i.<br />
11
Rapporternes<br />
format<br />
De rekvirerende driftsenheder eller arbejdspladser får tilsendt<br />
en afsnitsrapport ”Trivselsundersøgelse og ledelsesevaluering” i<br />
Power Point format, s<strong>om</strong> indbefatter medarbejdernes svar på<br />
<strong>TULE</strong>.<br />
Den evaluerede leder modtager desuden en lederrapport<br />
”Rapport for ledelsesevaluering” i Pdf. format, s<strong>om</strong> indeholder<br />
lederens selvevaluering, leders leders svar og medarbejdernes<br />
ledelsesevaluering, samt (hvor det er relevant) lederkollegaers<br />
svar. Rapporten skal printes i farver, så man kan få optimalt<br />
udbytte af den grafiske opsætning. ”Rapport for<br />
ledelsesevaluering” er fortrolig og sendes alene til den<br />
evaluerede leder; læs mere her<strong>om</strong> i afsnittet ”Principper for<br />
formidling”.<br />
Sammenlignings<br />
grundlag<br />
Der kan efter aftale på driftsenhedsniveau indsættes faste<br />
sammenligningsgrundlag i samtlige rapporter på driftsenheden.<br />
Det betyder, at arbejdspladsens resultater kan sammenlignes<br />
med enten en overordnet afdeling på driftsenheden eller hele<br />
driftsenheden – afhængigt af hvad driftsenheden vælger. Det er<br />
også en mulighed at lade de overordnede afdelinger på<br />
driftsenheden træffe beslutningen <strong>om</strong> sammenligningsgrundlag.<br />
Tal fra tidligere<br />
undersøgelser<br />
Når en arbejdsplads gennemfører <strong>TULE</strong> for anden gang, vil<br />
resultaterne fra den sidste undersøgelse kunne indsættes<br />
sammen med de aktuelle resultater.<br />
Husk at informere <strong>TULE</strong> sekretariatet, hvis der er gennemført<br />
<strong>om</strong>struktureringer på arbejdspladsen, s<strong>om</strong> har betydning for<br />
sammenligninger med tidligere undersøgelser.<br />
Andre<br />
anledninger til<br />
undersøgelser<br />
Der kan være andre anledninger til at gennemføre <strong>TULE</strong>, f.eks. i<br />
forbindelse med lederuddannelse, eller i form af "før og efter<br />
undersøgelser" i tilknytning til lokale udviklingsprojekter.<br />
Har en arbejdsplads udført et stort stykke opfølgende arbejde<br />
efter at have gennemført en trivselsundersøgelse og<br />
ledelsesevaluering, kan arbejdspladsen rekvirere <strong>TULE</strong><br />
Sekretariatet til at gennemføre en ny undersøgelse.<br />
12
Mulighed for<br />
at udskyde<br />
undersøgelsen<br />
Den enkelte arbejdsplads har mulighed for at sige fra over for<br />
at gennemføre undersøgelsen på uheldige tidspunkter. Har<br />
arbejdspladsen været ude for store forandringer, s<strong>om</strong><br />
eksempelvis ændring i struktur, arbejdsopgaver eller eventuelt<br />
fået ny ledelse, kan det være nødvendigt at udskyde <strong>TULE</strong>,<br />
indtil arbejdspladsen igen er k<strong>om</strong>met ind i en mere almindelig<br />
arbejdsrytme. En arbejdsplads’ beslutning her<strong>om</strong> træffes i<br />
samarbejde med driftsenhedsledelsen og <strong>TULE</strong> Sekretariatet.<br />
3 Arbejdspladsens forberedelse af <strong>TULE</strong><br />
Inden I går i<br />
gang<br />
<strong>TULE</strong> er et udviklingsredskab for hver enkelt deltagende<br />
arbejdsplads. I det lokale arbejde med undersøgelsen er det<br />
vigtigt at sikre en god proces. Inden undersøgelsen går i gang er<br />
det vigtigt, at det er klarlagt og formidlet på arbejdspladsen,<br />
hvordan undersøgelsen kan bruges, og hvordan opfølgningen vil<br />
blive organiseret.<br />
Derfor bør det sikres, at arbejdspladsens ledelse og MEDudvalg<br />
forholder sig til undersøgelsens indhold og lokale<br />
anvendelsesmuligheder, inden undersøgelsen gennemføres. Det<br />
bør diskuteres, hvordan undersøgelsen kan bidrage til at styrke<br />
trivslen og ledelsen på arbejdspladsen.<br />
Før undersøgelsen går i gang er det en god idé at overveje samt<br />
tage stilling til problemstillingerne nævnt i ”Tjekliste”, s<strong>om</strong><br />
findes til venstre på skærmen under information til ledere,<br />
MEDudvalg og kontaktpersoner.<br />
Ledelsens<br />
opgaver<br />
Ledelsen har det overordnede ansvar - herunder at sikre<br />
• at spørgsmål <strong>om</strong> undersøgelsen drøftes i det lokale<br />
MEDudvalg,<br />
• at der bliver informeret <strong>om</strong> undersøgelsen via lokale<br />
møder, uddeling af informationsmateriale<br />
• at der bliver fulgt op på undersøgelsen<br />
Kontaktpersonens<br />
opgaver<br />
Hver arbejdsplads udpeger en kontaktperson, der har til opgave<br />
at tilvejebringe de oplysninger, s<strong>om</strong> <strong>TULE</strong> Sekretariatet skal<br />
bruge til at forberede materialet til undersøgelsens<br />
gennemførelse. Ved mail-undersøgelse er det kontaktpersonens<br />
opgave at indsende information på deltagerne, så <strong>TULE</strong><br />
Sekretariatet kan udsende spørgeskemaerne og eventuelt<br />
igangsætte en rykkerprocedure elektronisk.<br />
13
Ved papirskemaundersøgelser har kontaktpersonen til opgave at<br />
fordele spørgeskemaer til arbejdspladsens medarbejdere og føre<br />
regnskab med, hvor mange skemaer, der bliver fordelt.<br />
Svarfristen er typisk 14 dage.<br />
Ved papirskemaundersøgelser står kontaktpersonen desuden for<br />
indsamling af spørgeskemaerne på arbejdspladsen på en måde,<br />
s<strong>om</strong> sikrer deltagernes anonymitet. De udfyldte skemaer skal<br />
afleveres i lukkede svarkuverter i en postkasse. De optælles<br />
efter ca. en uge, af hensyn til muligheden for at igangsætte en<br />
rykkerprocedure. Ved undersøgelsens afslutning tæller<br />
kontaktpersonen spørgeskemaerne, noterer antallet på<br />
registreringsskemaet og sender spørgeskemaerne samt<br />
registreringsskemaet til <strong>TULE</strong> Sekretariatet.<br />
Information til<br />
medarbejderne<br />
<strong>om</strong><br />
undersøgelsen<br />
I takt med, at driftsenheden og arbejdspladsernes ledelser og<br />
MEDudvalg træffer de nødvendige beslutninger for, at <strong>TULE</strong> kan<br />
sættes i gang, er det vigtigt at fortælle alle medarbejdere <strong>om</strong><br />
undersøgelsernes formål og indhold.<br />
En grundig information styrker i de fleste tilfælde<br />
medarbejdernes deltagelse i undersøgelsen, hvilket giver et godt<br />
udgangspunkt for den senere opfølgning. Informationen kan<br />
eventuelt gives til deltagerne på et personalemøde.<br />
Hent<br />
informationsmateriale<br />
på<br />
hjemmesiden<br />
Der er udarbejdet et generelt informationsmateriale til<br />
medarbejdere og ledere <strong>om</strong> undersøgelsen og udfyldelse af<br />
skemaet, s<strong>om</strong> kan fordeles blandt undersøgelsens deltagere,<br />
inden den sættes i gang - se Bilag 1a og 1b.<br />
Bilag 2 rummer et forslag til følgebrev. Begge dokumenter kan<br />
hentes på hjemmesiden tule.dk. Dette giver driftsenheden eller<br />
arbejdspladsen mulighed for at informere <strong>om</strong> lokale formål med<br />
- og planer for - arbejdet med undersøgelsen. Følgebrevet kan<br />
sendes ud til undersøgelsens deltagere på lokalt brevpapir.<br />
Konsulenthjælp<br />
fra <strong>TULE</strong><br />
Sekretariatet<br />
Konsulenter fra <strong>TULE</strong> Sekretariatet kan rekvireres s<strong>om</strong><br />
proceskonsulenter i forbindelse med tilrettelæggelse og<br />
gennemførelse af den opfølgende dialog og til leders ledelses<br />
dialog med leder. Kontakt til <strong>TULE</strong> Sekretariatet: Connie<br />
Faurholt, e-mail: Connie.Faurholt@ stab.rm.dk<br />
14
Rapportering af resultater<br />
Rapporten<br />
<strong>TULE</strong> Sekretariatet udsender rapporter senest fire arbejdsuger<br />
efter udfyldelsen af spørgeskemaerne er afsluttet på<br />
arbejdspladsenheden/ driftsenheden. Sekretariatet udarbejder<br />
rapporter til hver enkelt arbejdspladsenhed, samt en rapport,<br />
der sammenfatter resultaterne for hele arbejdspladsenheden/<br />
driftsenheden.<br />
Rapporten til den enkelte arbejdsplads præsenteres således, at<br />
det er muligt for arbejdspladsens ledelse og medarbejdere selv<br />
at vurdere arbejdspladsens stærke og svage sider.<br />
Trivselsrapporten indeholder følgende talmateriale:<br />
• baggrund for undersøgelsen<br />
• helhedsvurdering af trivsel<br />
• svar på de enkelte regionale trivselsudsagn<br />
• helhedsvurdering af ledelsen – medarbejdernes svar<br />
• svar på de enkelte udsagn vedrørende ledelse<br />
• medarbejdernes prioritering af spørgsmålene<br />
• svar på de otte nationale trivselsspørgsmål<br />
• svar på eventuelle tilvalgte spørgsmål<br />
Ledelsesrapporten indeholder følgende talmateriale:<br />
• baggrund for undersøgelsen<br />
• helhedsvurdering af ledelsen<br />
• alle spørgsmål i forhold til koncernværdier<br />
• svar på de enkelte udsagn vedrørende ledelse<br />
• medarbejdernes prioritering af spørgsmålene<br />
• svar på de otte nationale trivselsspørgsmål<br />
Rapport for<br />
driftsenheden<br />
Driftsenheder får udarbejdet tilsvarende samlende rapporter for<br />
medarbejdernes besvarelser af <strong>TULE</strong>. En driftsenhedsrapport vil<br />
indeholde væsentligt flere besvarelser end arbejdspladsrapporterne<br />
normalt indeholder. Derfor vil vil<br />
driftenhedsrapporterne indeholde en yderligere bearbejdning af<br />
svarene efter stillingskategori, køn og alder.<br />
Driftsenhedsrapporter vil kun blive sendt til<br />
driftsenhedsledelsen, s<strong>om</strong> kan distribuere rapporten efter behov.<br />
15
Principper for formidling af <strong>TULE</strong> resultater<br />
Formidling af<br />
resultater<br />
<strong>TULE</strong> Sekretariatet sender rapporten ”Trivselsundersøgelse og<br />
ledelsesevaluering” via mail til arbejdspladsens leder/ledelse.<br />
Lederen/ledelsen har ansvaret for, at rapporten formidles til de<br />
deltagende medarbejdere og det lokale MEDudvalg, samt at der<br />
gennemføres en opfølgende dialog med medarbejderne <strong>om</strong><br />
resultaterne.<br />
Rapporten ”Rapport for ledelsesevaluering” mailes alene til den<br />
leder, der er evalueret i rapporten. Leders leder/ledelse har<br />
ansvaret for, at der sker en opfølgende dialog med den<br />
evaluerede leder <strong>om</strong> ledelsesevalueringens resultater. Dialogen<br />
kan afhængigt af den evaluerede leders valg ske ud fra:<br />
• ”Rapport for ledelsesevaluering” eller<br />
• rapporten ”Trivselsundersøgelse og ledelsesevaluering”,<br />
s<strong>om</strong> er medarbejdernes svar på undersøgelsen.<br />
Lederen/Ledelsen på arbejdspladsen fremsender hovedresultater<br />
fra <strong>TULE</strong> til driftsenhedsledelsen. Disse resultater ledsages af<br />
supplerende skriftlige k<strong>om</strong>mentarer, f.eks. med en uddybning af<br />
resultaterne, årsagssammenhænge, handleplaner m.v. Disse<br />
k<strong>om</strong>mentarer forelægges og drøftes forud for afsendelse i det<br />
lokale MEDudvalg.<br />
Andres<br />
rekvirering af<br />
resultater<br />
Alle rapporter udarbejdet i regi af <strong>TULE</strong> regnes af <strong>Region</strong><br />
<strong>Midtjylland</strong> s<strong>om</strong> interne arbejdsdokumenter. Jævnfør lov nr. 572<br />
<strong>om</strong> offentlighed i forvaltningen § 7, nr. 1 kan rapporterne kan<br />
derfor ikke s<strong>om</strong> udgangspunkt rekvireres af tredjemand.<br />
<strong>Region</strong> <strong>Midtjylland</strong> har besluttet at benytte sig af<br />
”meroffentlighed” vedrørende rapporten ”Trivselsundersøgelse<br />
og ledelsesevaluering”, s<strong>om</strong> indeholder medarbejdernes<br />
besvarelser. Rapporten kan derfor udleveres til tredjemand, selv<br />
<strong>om</strong> den opfattes s<strong>om</strong> et internt arbejdsdokument. Henvendelser<br />
<strong>om</strong> adgang til rapporterne skal foretages gennem<br />
driftsenhedsledelsen.<br />
”Rapport for ledelsesevaluering” sendes alene til den evaluerede<br />
leder. Da rapporten er et internt arbejdsdokument, s<strong>om</strong> alene er<br />
udarbejdet til lederens eget brug i forbindelse med dennes<br />
ledelsesudvikling, har lederen ret til selv at vælge, <strong>om</strong> rapporten<br />
skal deles.<br />
16
4 Opfølgning og dialog<br />
Når rapporten<br />
foreligger<br />
Resultaterne af <strong>TULE</strong> undersøgelsen kan påvirke<br />
arbejdspladsens <strong>om</strong>dømme og selvforståelse. En<br />
trivselsundersøgelse og ledelsesevaluering, s<strong>om</strong> giver et positivt<br />
resultat, kan bidrage til at bekræfte arbejdspladsens gode<br />
<strong>om</strong>dømme, og et kritisk billede af arbejdspladsen kan virke<br />
selvforstærkende. Et resultat, der ikke svarer til<br />
forventningerne, kan føre til en kritisk holdning til både<br />
undersøgelsen og arbejdspladsen. Effekten af resultaterne<br />
afhænger af formidlingen, den efterfølgende dialog og<br />
opfølgningen.<br />
Organisering af<br />
dialogen<br />
Dialogen <strong>om</strong> resultaterne kan organiseres på mange måder:<br />
• S<strong>om</strong> dialog inden for arbejdspladsens daglige<br />
arbejdsenheder (afsnit, sektioner, afdelinger, grupper<br />
m.v.)<br />
• Ved at samle alle ledere og medarbejdere ved f.eks. en<br />
temadag, et seminar eller lignende<br />
• Eller ved at overdrage tilrettelæggelse af opfølgningen til<br />
udvalgte nøglepersoner, f.eks. ledere og<br />
medarbejderrepræsentanter i MEDudvalget og<br />
sikkerhedsorganisationen<br />
Uanset valg af fremgangsmåde bør opfølgningen sikre, at alle<br />
medarbejdere inddrages i dialogen.<br />
Det anbefales, at opfølgning på undersøgelserne tilrettelægges<br />
således, at arbejdspladsen i opfølgningen k<strong>om</strong>mer <strong>om</strong>kring både<br />
APV og <strong>TULE</strong>.<br />
• APV opfølgning skal have fokus på alle relevante dele af<br />
den enkeltes arbejdsmiljø.<br />
• <strong>TULE</strong> opfølgning skal have fokus på trivsel og ledelse<br />
s<strong>om</strong> et organisatorisk anliggende.<br />
Det anbefales endvidere, at arbejdspladsens organisatoriske<br />
handleplaner fra både APV og <strong>TULE</strong> skrives ind i APV-databasen.<br />
På den måde kan man bevare et samlet overblik, både lokalt og<br />
i koncernen.<br />
I dialogen kan resultaterne fortolkes og undersøges nærmere.<br />
Der vil typisk være behov for at prioritere mellem de mange<br />
temaer og spørgsmål.<br />
17
Behov for støtte<br />
til ledere<br />
I opfølgningen på undersøgelsen har ledere med<br />
personaleansvar en nøglerolle. Ledere kan føle sig dømte, og<br />
utilfredse medarbejdere kan se undersøgelsen af trivsel og<br />
ledelse s<strong>om</strong> anledning til anonymt at kritisere ledelsen.<br />
Resultaterne af <strong>TULE</strong> bør imidlertid ikke bruges til at placere<br />
skyld, men i stedet til at identificere relevante indsats<strong>om</strong>råder.<br />
Ledere kan have behov for støtte i processen, både fra<br />
medarbejderne, deres nærmeste leder/ledelse, deres lederkolleger<br />
og fra en konsulent.<br />
Det er driftsenhedsledelsens ansvar, at der på driftsenheden er<br />
en ledelsesmæssig opmærks<strong>om</strong>hed på den støtte, s<strong>om</strong><br />
enkeltpersoner (f.eks. mellemledere) kan have behov for i<br />
forbindelse med <strong>TULE</strong>.<br />
Konkrete idéer til den opfølgende dialog<br />
Rammer for<br />
dialogen<br />
Det er vigtigt i god tid - helst inden spørgeskemaerne udfyldes -<br />
at få afklaret<br />
• formålet med den opfølgende dialog<br />
• hvem der skal deltage i den<br />
• hvornår skal den foregå<br />
• hvor lang tid er der afsat til den<br />
• hvem den ansvarlige leder er<br />
• hvem der er ”dialogholder”<br />
• og hvilket lokale, der udgør de fysiske rammer <strong>om</strong><br />
dialogen<br />
HUSK at svar på spørgsmål <strong>om</strong> enkeltpersoners psykiske<br />
arbejdsmiljø fra en APV, gennemført samtidigt, ikke indgår i<br />
dialogen, men behandles i regi af sikkerhedsgruppen.<br />
Formålet med<br />
dialogen<br />
Dialogen skal hjælpe arbejdspladsens personale og ledelse med<br />
at prioritere hvilke temaer, det er vigtigt at arbejde videre<br />
med - både i forhold til det, der fungerer godt, og det der<br />
skal udvikles,<br />
at<br />
at<br />
undersøge resultater af <strong>TULE</strong> - at kunne forholde sig åbent<br />
til andres opfattelse af trivslen og ledelsen ved at<br />
undersøge hvordan tallene kan fortolkes, og hvilke billeder<br />
af trivsel og ledelse det giver,<br />
k<strong>om</strong>me med forslag til konkrete handlingsplaner s<strong>om</strong><br />
opfølgning på undersøgelsen - både i forhold til hvad den<br />
18
enkelte kan gøre, hvad personalegruppen kan gøre, hvad<br />
ledelsen kan gøre og hvad LMU kan gøre.<br />
Konsulenthjælp<br />
fra <strong>TULE</strong><br />
Sekretariatet til<br />
dialogen<br />
<strong>TULE</strong> Sekretariatet har erfaring fra flere hundrede dialoger i<br />
<strong>Region</strong> <strong>Midtjylland</strong> og kan tilbyde en række konsulentydelser og<br />
arrangementer, s<strong>om</strong> kan understøtte processen <strong>om</strong>kring trivsel<br />
og ledelse.<br />
<strong>TULE</strong> Sekretariatets konsulenter løser hver konsulentopgave i<br />
fortrolighed med den rekvirerende leder og arbejdsplads. Det er<br />
altid arbejdspladsens ansvarlige leder, der rekvirerer<br />
konsulentbistand.<br />
Konsulenterne kan blandt andet give sparring og støtte i forhold<br />
til:<br />
• Hvordan dialogmøder kan tilrettelægges og hvordan der<br />
kan arbejdes videre med resultaterne af dialogmøderne<br />
mellem leder og medarbejdere.<br />
• Hvordan ledere kan inddrage jeres ledelsesevaluering i<br />
udviklingssamtaler<br />
• Hvordan ledere kan inddrage jeres ledelsesevaluering i<br />
eventuel dialog med ledelseskolleger.<br />
19
5 Spørgeskemaet<br />
Udvikling af<br />
spørgeskemaet<br />
Udsagnene i <strong>TULE</strong> er udarbejdet dels på baggrund af erfaringer<br />
fra de fire tidligere amter; dels i henhold til temaerne i ”Aftale<br />
<strong>om</strong> trivsel og sundhed” (OK-08), principperne i kvalitetsreformen<br />
og <strong>Region</strong> <strong>Midtjylland</strong>s Ledelses- og Styringsgrundlag.<br />
Udsagnene i ledelsesevalueringen er endvidere udarbejdet<br />
således, at de understøtter koncernværdierne dialog, dygtighed<br />
og dristighed.<br />
Spørgeskemaet er pilottestet på fem afdelinger i regionen – to<br />
sygehusafdelinger, en afdeling på social og psykiatri<strong>om</strong>rådet og<br />
to stabsafdelinger. I pilottesten af spørgeskemaet har der været<br />
et k<strong>om</strong>mentarfelt, hvor svarpersonerne har kunnet give<br />
generelle k<strong>om</strong>mentarer til spørgeskemaet. Sideløbende med<br />
udfyldelse af spørgeskemaerne i pilottesten blev der gennemført<br />
en validering af spørgeskemaet via 23 interviews med<br />
medarbejdere og ledere i pilotafdelingerne. S<strong>om</strong> opfølgning på<br />
pilottesten er der gennemført fokusgruppeinterviews med<br />
pilotafdelingerne samt udarbejdet en spørgeskemaevaluering af<br />
konceptets ledelsesdel.<br />
På baggrund af tilbagemeldinger fra interviewene,<br />
fokusgruppeinterviewene, k<strong>om</strong>mentarfelterne og evalueringen af<br />
konceptet blandt lederne er der sket mindre justeringer i<br />
konceptet, herunder spørgerammen. Henover de k<strong>om</strong>mende to<br />
år vil der ske en yderligere validering af konceptet.<br />
Standard<br />
spørgeskemaet<br />
<strong>TULE</strong> består af fire spørgeskemaer: Et til medarbejderne, et til<br />
leders leder, et til lederen selv og et til leders kollega. De tre<br />
førstnævnte skemaer er obligatoriske ved gennemførelse af<br />
<strong>TULE</strong>, imens ledelsen på driftsenhedsniveau beslutter, <strong>om</strong> man<br />
vil benytte sig af skemaet til leders kollega.<br />
Standardspørgeskemaet til medarbejderne er opdelt i en<br />
trivselsundersøgelse og en ledelsesevaluering.<br />
Trivselsundersøgelsen har 18 specifikke udsagn og et angående<br />
trivslen generelt på arbejdspladsen. Ledelsesevalueringen har<br />
14 specifikke og et udsagn angående ledelsen generelt.<br />
20
I tillæg til de regionalt udviklede udsagn vedrørende trivsel,<br />
indeholder spørgeskemaet otte trivselsspørgsmål, s<strong>om</strong> stilles i<br />
alle landets fem regioner med henblik på sammenligning på<br />
landsplan. Disse spørgsmål er udarbejdet af Trivselmeter og<br />
måles med andre svarkategorier end de regionalt udarbejdede<br />
spørgsmål. Opgørelsen af disse 8 trivselsspørgsmål på regionsog<br />
landsplan offentliggøres på www.regioner.dk, Danske<br />
<strong>Region</strong>ers hjemmeside.<br />
I alt i de fire spørgeskemaer er der til ledelsesevalueringen 19<br />
specifikke spørgsmål og et angående ledelsen generelt.<br />
Spørgsmålene er stillet i spørgeskemaerne efter relevans,<br />
hvorfor det ikke er alle spørgsmål, s<strong>om</strong> går igen i alle skemaer.<br />
Både tilfredshed<br />
og vigtighed<br />
Det er vigtigt, at informere deltagerne i undersøgelsen <strong>om</strong>, at de<br />
skal besvare alle de regionale spørgsmål ud fra både tilfredshed<br />
og vigtighed.<br />
Angivelse af<br />
tilfredshed<br />
Tilfredsheden angives ved et kryds i et af spørgeskemaets seks<br />
kolonner til venstre i skemaet.<br />
Deltageren bliver bedt <strong>om</strong> at tage stilling til, hvor godt de<br />
forskellige udsagn passer til deltagerens leder/ledelsesgruppe,<br />
og svarmulighederne er:<br />
Passer<br />
Præcist<br />
Passer<br />
slet ikke<br />
Ved ikke<br />
5 4 3 2 1<br />
<br />
21
Angivelse af<br />
vigtighed<br />
Spørgsmålets vigtighed besvares ved at angive et tal fra 1-5<br />
eller krydse af i ”ved ikke” i papirspørgeskemaets seks kolonner<br />
til højre i skemaet.<br />
Deltagerne bliver bedt <strong>om</strong> at tage stilling til hvor vigtigt det<br />
enkelte udsagn er for deltagerens trivsel i forhold til<br />
lederen/ledelsesgruppen. Svarmulighederne er:<br />
Meget<br />
vigtigt<br />
Slet ikke<br />
vigtigt<br />
Ved ikke<br />
5 4 3 2 1<br />
<br />
Helhedsvurdering<br />
Både trivsels- og ledelsesspørgsmålene afsluttes med en<br />
helhedsvurdering, hvor deltagerne overordnet kan vurdere<br />
trivslen og ledelsen på arbejdspladsen på en skala fra 0 til 10,<br />
hvor 10 er ”Enestående” og 0 er ”Uacceptabelt”.<br />
Enestående<br />
10 9 […]<br />
Uacceptabelt<br />
0<br />
Ved<br />
ikke<br />
<br />
De 8<br />
Trivselmeter<br />
spørgsmål<br />
De 8 trivselsspørgsmål bagerst i skemaet er udarbejdet af<br />
Trivselmeter og stilles på alle arbejdspladser under Danske<br />
<strong>Region</strong>er. De 8 spørgsmål opgøres på en skala med 7<br />
svarmuligheder fra 1-7. Til forskel fra de regionalt udviklede<br />
spørgsmål måles der ikke vigtighed på de 8 Trivselmeter<br />
spørgsmål. Svarmulighederne er:<br />
I meget<br />
høj grad<br />
7 6 5 4 3 2<br />
Slet ikke<br />
1<br />
Ved ikke<br />
<br />
22
Bilag 1a: Information til medarbejderne på arbejdspladser, der deltager i<br />
<strong>Region</strong> <strong>Midtjylland</strong>s trivselsundersøgelse og ledelsesevaluering <strong>TULE</strong><br />
Formål og baggrund<br />
<strong>Region</strong> <strong>Midtjylland</strong> gennemfører regelmæssigt<br />
trivselsundersøgelse og ledelsesevaluering (<strong>TULE</strong>).<br />
<strong>TULE</strong> Sekretariatet står for gennemførelsen af<br />
undersøgelserne. Hvordan der skal følges op på<br />
resultaterne af undersøgelsen er et lokalt<br />
anlæggende, s<strong>om</strong> du vil blive informeret <strong>om</strong> på<br />
anden vis.<br />
Formålet med undersøgelsen er, at den skal kunne<br />
bruges til at skabe et overblik over trivslen og<br />
ledelsen på regionens forskellige arbejdspladser og<br />
samtidig kunne anvendes s<strong>om</strong> et redskab til<br />
udvikling og forbedring på hver enkelt arbejdsplads.<br />
Undersøgelsen er tænkt s<strong>om</strong> en<br />
igangsættende og opmærks<strong>om</strong>hedsskabende<br />
begivenhed, der sætter fokus på trivsel og ledelse<br />
på arbejdspladsen set s<strong>om</strong> organisation.<br />
Resultaterne af undersøgelsen bør altid følges op<br />
af dialog mellem ledelse og medarbejdere.<br />
Rapporter med resultater fra undersøgelsen bliver<br />
sendt til ledelsen på arbejdspladsen ca. 4 uger<br />
efter undersøgelsens afslutning, hvorefter alle<br />
medarbejdere får udleveret et eksemplar af<br />
”Rapport for trivselsundersøgelse og<br />
ledelsesevaluering”.<br />
Vejledning til udfyldelse af spørgeskemaet<br />
Spørgeskemaet består af 42 spørgsmål fordelt på<br />
19 regionale trivselsspørgsmål, 15<br />
ledelsesevalueringsspørgsmål og 8 nationale<br />
trivselsspørgsmål. Du skal ved afkrydsningen<br />
erklære dig mere eller mindre enig i spørgsmålene<br />
og samtidig tage stilling til emnets vigtighed for<br />
din trivsel og ledelse.<br />
I udfyldelsen af skemaet bør der ses bort fra<br />
isolerede begivenheder og i stedet tages<br />
udgangspunkt i arbejdspladsen generelle trivsel.<br />
Det er din egen personlige oplevelse af forholdene<br />
på arbejdspladsen, der spørges til, og dermed ikke<br />
til eventuelle gængse holdninger på<br />
arbejdspladsen.<br />
Din deltagelse i <strong>TULE</strong> er anonym. Dette sikres ved,<br />
at <strong>TULE</strong> Sekretariatet behandler de udfyldte<br />
spørgeskemaer fortroligt, og at der for grupper på<br />
under 10 personer kun kan rapporteres på<br />
resultaterne, såfremt der er samtykke fra samtlige<br />
medarbejdere.<br />
Medarbejderne har også selv et ansvar for<br />
trivsel og ledelse<br />
Arbejdspladsens ledelse har i sidste instans<br />
ansvaret for forholdene på arbejdspladsen, men at<br />
skabe en god trivsel kræver også en indsats fra<br />
alle medarbejderne. I udfyldelsen af skemaet bør<br />
du være opmærks<strong>om</strong> på, at du også selv kan have<br />
et medansvar for, at en lang række forhold<br />
fungerer bedst muligt.<br />
Liges<strong>om</strong> <strong>Region</strong> <strong>Midtjylland</strong> ser det sådan, at<br />
lederskab kræver følgeskab og <strong>om</strong>vendt. Det<br />
betyder, at lederen ikke er eneansvarlig for at<br />
sikre en motiverende og inspirerende<br />
arbejdsplads.<br />
I den efterfølgende dialog <strong>om</strong> resultaterne er det<br />
særligt vigtigt, at både ledelse og medarbejdere er<br />
bevidste <strong>om</strong>, at en god trivsel og ledelse er et<br />
fælles ansvar.<br />
Handler ikke <strong>om</strong> ressourceproblematikken<br />
Det kan hævdes, at årsagen til eventuelle trivselsog<br />
ledelsesproblemer er manglende tildeling af<br />
ressourcer til arbejdspladsen. Spørgsmål <strong>om</strong><br />
budgetter, lønforhold og lignende bør dog generelt<br />
diskuteres i andre fora end <strong>TULE</strong>.<br />
Gode råd<br />
Når din arbejdsplads skal følge op på<br />
undersøgelsen, er det en fordel, at du kan huske,<br />
hvad du har svaret og hvorfor. S<strong>om</strong> en hjælp til<br />
dette kan du tage en mail/papir kopi af det<br />
udfyldte spørgeskema. Herefter kan du notere,<br />
hvordan du forstår spørgsmålet, og du kan notere<br />
overvejelser, s<strong>om</strong> spørgsmålet giver anledning til<br />
på det tidspunkt, du udfylder skemaet.<br />
Din arbejdsplads kan vælge at gennemføre<br />
undersøgelse af <strong>TULE</strong> samtidig med<br />
arbejdspladsvurdering (APV).<br />
Her er det vigtigt at holde sig for øje, at dit APVsvar<br />
vedrørende psykisk arbejdsmiljø i<br />
modsætning til <strong>TULE</strong> ikke er anonymt i relation til<br />
Sikkerhedsgruppen. Til gengæld kan du med svar<br />
på APV i fortrolighed få hjælp af<br />
Sikkerhedsgruppen til at tage hånd <strong>om</strong><br />
problemstillinger i dit psykiske arbejdsmiljø, der<br />
konkret gør sig gældende for dig.<br />
Yderligere information<br />
Har du spørgsmål vedrørende <strong>TULE</strong>, bedes du i<br />
første <strong>om</strong>gang rette henvendelse til<br />
kontaktpersonen på din afdeling. Du kan også<br />
henvende dig til Peder Hau Lyng (8728 8131) eller<br />
Dorte Jørgensen (8728 4931) i <strong>TULE</strong> Sekretariatet.<br />
23
Bilag 1b: Information til ledere på arbejdspladser, der deltager i<br />
<strong>Region</strong> <strong>Midtjylland</strong>s trivselsundersøgelse og ledelsesevaluering <strong>TULE</strong><br />
Formål og baggrund<br />
<strong>Region</strong> <strong>Midtjylland</strong> gennemfører regelmæssigt<br />
trivselsundersøgelse og ledelsesevaluering (<strong>TULE</strong>).<br />
<strong>TULE</strong> Sekretariatet står for gennemførelsen af<br />
undersøgelserne. Hvordan der skal følges op på<br />
resultaterne af undersøgelserne er et lokalt<br />
anlæggende, s<strong>om</strong> du vil blive informeret <strong>om</strong> på<br />
anden vis.<br />
Formålet med undersøgelsen er, at den skal kunne<br />
bruges til at skabe et overblik over trivsel og<br />
ledelse på regionens arbejdspladser og samtidig<br />
kunne anvendes s<strong>om</strong> et redskab til udvikling og<br />
forbedring af trivsel og ledelse på hver enkelt<br />
arbejdsplads.<br />
S<strong>om</strong> leder kan du ikke deltage i de undersøgelser<br />
af trivsel og ledelse på arbejdspladsen, s<strong>om</strong><br />
gennemføres blandt medarbejdere, da du i givet<br />
fald skulle vurdere forhold, du i en vis udstrækning<br />
selv er ansvarlig for. For, at du s<strong>om</strong> leder kan<br />
deltage i <strong>TULE</strong>, må du indgå i undersøgelser<br />
sammen med andre ledere på samme<br />
ledelsesniveau på driftsenheden. Dermed kan du<br />
tage stilling til rammerne for din trivsel i<br />
ledelsessystemet, herunder den ledelse, du selv<br />
modtager fra ledere placeret over dig i<br />
ledelsessystemet.<br />
Når du s<strong>om</strong> leder deltager i <strong>TULE</strong> i forhold til en<br />
overordnet leder/ledelse, skal du være<br />
opmærks<strong>om</strong> på, at din besvarelse ikke er anonym<br />
i relation til din leder. Årsagen er, at der s<strong>om</strong> del<br />
af det ledelsesmæssige arbejde forventes en høj<br />
grad af åbenhed ledere og ledelsesniveauer<br />
imellem. Dette med henblik på sikring af den<br />
ledelsesmæssige udvikling på arbejdspladsen.<br />
Desuden er ledergrupper oftest små, hvorfor der<br />
ved et minimumskrav på 10 personer i gruppen<br />
(s<strong>om</strong> kravet er ved medarbejderundersøgelser)<br />
oftest ikke ville kunne udarbejdes rapporter over<br />
resultater af undersøgelserne.<br />
Vejledning til udfyldelse af spørgeskemaet<br />
Spørgeskemaet til <strong>TULE</strong> består af 42 spørgsmål<br />
fordelt på 19 regionale trivselsspørgsmål, 15<br />
ledelsesevalueringsspørgsmål og 8 nationale<br />
trivselsspørgsmål. Du skal ved afkrydsningen<br />
erklære dig mere eller mindre enig i spørgsmålene<br />
og samtidig tage stilling til emnets vigtighed for<br />
din trivsel.<br />
I udfyldelsen af skemaet bør der ses bort fra<br />
isolerede begivenheder og i stedet tages<br />
udgangspunkt i ledelsesgruppens generelle trivsel<br />
og ledelse.<br />
Det er din egen personlige oplevelse af forholdene i<br />
ledelsesgruppen, der spørges til, og dermed ikke<br />
den gængse holdning i ledelsesgruppen.<br />
Du har også selv et ansvar for trivsel og<br />
ledelse<br />
Ledelse har i sidste instans ansvaret for forholdene<br />
på arbejdspladsen, men at skabe en god trivsel<br />
kræver også en indsats fra alle medarbejdere. I<br />
udfyldelsen af skemaet bør du være opmærks<strong>om</strong><br />
på, at du også selv kan have et medansvar for, at<br />
en lang række forhold fungerer bedst muligt.<br />
Liges<strong>om</strong> <strong>Region</strong> <strong>Midtjylland</strong> ser det sådan, at<br />
lederskab kræver følgeskab og <strong>om</strong>vendt. Det<br />
betyder, at lederen ikke er eneansvarlig for at sikre<br />
en motiverende og inspirerende arbejdsplads.<br />
I den efterfølgende dialog <strong>om</strong> resultaterne er det<br />
særligt vigtigt, at både ledelse og medarbejdere er<br />
bevidste <strong>om</strong>, at en god trivsel og ledelse er et<br />
fælles ansvar.<br />
Handler ikke <strong>om</strong> ressourceproblematikken<br />
Det kan hævdes, at årsagen til eventuelle trivselsog<br />
ledelsesproblemer er manglende tildeling af<br />
ressourcer til arbejdspladsen. Spørgsmål <strong>om</strong><br />
budgetter, lønforhold og lignende bør dog generelt<br />
diskuteres i andre fora end trivselsundersøgelsen<br />
og ledelsesevalueringen.<br />
Gode råd<br />
Når din arbejdsplads skal følge op på<br />
undersøgelsen, er det en fordel, at du kan huske,<br />
hvad du har svaret og hvorfor. S<strong>om</strong> en hjælp til<br />
dette kan du tage en mail/papir kopi af det<br />
udfyldte spørgeskema. Herefter kan du notere,<br />
hvordan du forstår spørgsmålet, og de overvejelser<br />
spørgsmålet giver anledning til, når du udfylder<br />
skemaet.<br />
Yderligere information<br />
Har du spørgsmål vedrørende undersøgelsen,<br />
bedes du i første <strong>om</strong>gang rette henvendelse til<br />
kontaktpersonen på din afdeling. Du kan desuden<br />
henvende dig til Peder Hau Lyng (8728 8131) el.<br />
Dorte Jørgensen (8728 4931) i <strong>TULE</strong> Sekretariatet.<br />
24
Bilag 2: Følgebrev vedrørende <strong>TULE</strong> blandt medarbejderne<br />
Den x.x 201x<br />
Til medarbejdere i XX<br />
<strong>TULE</strong> – Trivselsundersøgelse og ledelsesevaluering på din arbejdsplads<br />
HMU har besluttet at undersøge trivsel og ledelse, og vi anbefaler derfor, at alle medarbejdere<br />
udfylder <strong>TULE</strong> skemaet.<br />
Indsæt begrundelse for og formål med at gennemføre trivselsundersøgelse og<br />
ledelsesevaluering.<br />
Din deltagelse i undersøgelsen er anonym. Du kan således trygt udtrykke din helt personlige<br />
oplevelse af dine arbejdsforhold. Det tager 15-20 minutter at udfylde skemaet. Efter<br />
udfyldelsen trykkes på knappen ”Afslut interview”/lægges skemaet i den udleverede<br />
svarkuvert, og indleveres i "postkassen" hos kontaktperson xx, s<strong>om</strong> videresender de lukkede<br />
kuverter til <strong>TULE</strong> Sekretariatet.<br />
Svarfristen er x.x. 201x<br />
Ca. fire uger efter undersøgelsens afslutning modtager din arbejdsplads rapporterne med<br />
resultaterne af undersøgelsen.<br />
Indsæt beskrivelse af planer for dialog <strong>om</strong> resultaterne<br />
Har du spørgsmål vedrørende skemaet eller undersøgelsen i øvrigt, kan du kontakte<br />
kontaktpersonen xx på din arbejdsplads. Er dette ikke tilstrækkeligt, kan der rettes<br />
henvendelse til Peder Hau Lyng (tlf.: 8728 8131) eller Dorte Jørgensen (tlf.: 8728 4931) i<br />
<strong>TULE</strong> Sekretariatet.<br />
./. Vedlagt en informationsskrivelse <strong>om</strong> <strong>TULE</strong>.<br />
Med venlig hilsen<br />
Xx<br />
25
<strong>TULE</strong> Sekretariatet 2011<br />
26