08.02.2014 Views

vejledning om TULE - Region Midtjylland

vejledning om TULE - Region Midtjylland

vejledning om TULE - Region Midtjylland

SHOW MORE
SHOW LESS

You also want an ePaper? Increase the reach of your titles

YUMPU automatically turns print PDFs into web optimized ePapers that Google loves.

<strong>TULE</strong><br />

Trivselsundersøgelse &<br />

ledelsesevaluering<br />

Vejledning for ledere, MEDudvalg og kontaktpersoner<br />

<strong>TULE</strong> Sekretariatet<br />

<strong>Region</strong>shuset Århus<br />

Olof Palmes Allé 15<br />

8200 Århus N


<strong>TULE</strong>: Trivselsundersøgelse & ledelsesevaluering<br />

Vejledning for ledere, MEDudvalg og kontaktpersoner<br />

<strong>TULE</strong> Sekretariatet, 2011


Indholdsfortegnelse<br />

1 FORMÅL OG BAGGRUND 5<br />

2 LEDELSESSYSTEMETS TILRETTELÆGGELSE AF <strong>TULE</strong> 7<br />

3 ARBEJDSPLADSENS FORBEREDELSE AF <strong>TULE</strong> 13<br />

RAPPORTERING AF RESULTATER 15<br />

Principper for formidling af <strong>TULE</strong> resultater 16<br />

4 OPFØLGNING OG DIALOG 17<br />

Konkrete idéer til den opfølgende dialog 18<br />

5 SPØRGESKEMAET 20<br />

Bilag 1a: Information til medarbejderne på arbejdspladser, der deltager i<br />

<strong>Region</strong> <strong>Midtjylland</strong>s trivselsundersøgelse og ledelsesevaluering <strong>TULE</strong> 23<br />

Bilag 1b: Information til ledere på arbejdspladser, der deltager i <strong>Region</strong><br />

<strong>Midtjylland</strong>s trivselsundersøgelse og ledelsesevaluering <strong>TULE</strong> 24<br />

Bilag 2: Følgebrev vedrørende <strong>TULE</strong> blandt medarbejderne 25<br />

3


1 Formål og baggrund<br />

Formål med<br />

<strong>vejledning</strong>en<br />

Formålet med denne <strong>vejledning</strong> er at præsentere <strong>Region</strong><br />

<strong>Midtjylland</strong>s k<strong>om</strong>binerede trivselsundersøgelse og<br />

ledelsesevaluering (<strong>TULE</strong>) for ledere, MEDudvalg og<br />

kontaktpersoner i afdelingerne.<br />

Til medarbejdere, s<strong>om</strong> deltager i undersøgelsen, er der<br />

udarbejdet en kortfattet information ”<strong>TULE</strong>:<br />

Trivselsundersøgelse & ledelsesevaluering –Vejledning for<br />

medarbejdere”. Desuden er der udarbejdet et informationsbrev<br />

til deltagere i <strong>TULE</strong>, s<strong>om</strong> kan udleveres i afdelingerne forud for<br />

undersøgelsen (se Bilag 1a og 1b).<br />

<strong>Region</strong><br />

<strong>Midtjylland</strong>s<br />

koncept for<br />

trivsel og<br />

ledelsesevalueri<br />

ng<br />

Med <strong>TULE</strong> undersøges trivsel og ledelse i ét samlet koncept.<br />

Formålet med <strong>TULE</strong> er at undersøge, hvordan medarbejderne ser<br />

på den eksisterende trivsel og ledelse på sin arbejdsplads.<br />

Undersøgelsen er et værktøj, der kan bruges til at udvikle og<br />

forbedre både trivsel og ledelse i <strong>Region</strong> <strong>Midtjylland</strong>. Derudover<br />

udgør 8 spørgsmål fra Trivselmeter, s<strong>om</strong> er en del af <strong>TULE</strong>, også<br />

et redskab, der kan bruges til at sammenligne måling af trivsel i<br />

forhold til de andre regioner.<br />

Konceptet for trivselsundersøgelse og ledelsesevaluering i <strong>Region</strong><br />

<strong>Midtjylland</strong> er udviklet i overensstemmelse med ”Aftale <strong>om</strong><br />

trivsel og sundhed” (OK-08), principperne i kvalitetsreformen og<br />

<strong>Region</strong> <strong>Midtjylland</strong>s Ledelses- og Styringsgrundlag. <strong>Region</strong>s-<br />

MEDudvalget har endvidere besluttet, at ”ledelse” er et<br />

personalepolitisk fokus<strong>om</strong>råde i regionen.<br />

Et fælles<br />

redskab<br />

<strong>TULE</strong> er en ”temperaturmåling” på regionens arbejdspladser,<br />

s<strong>om</strong> ud fra en ensartet metode giver et samlet billede af trivsel<br />

og ledelse på alle planer af organisationen <strong>Region</strong> <strong>Midtjylland</strong>.<br />

Det vil typisk være for afsnit og afdelinger.<br />

For at danne et samlet billede af trivslen og ledelsen vil de<br />

overordnede resultater fra driftsenhedernes undersøgelser og<br />

handleplaner blive rapporteret videre gennem ledelsessystemet<br />

via dialogmøder med Direktionen.<br />

5


Lokal dialog<br />

<strong>TULE</strong> er et udviklingsredskab for hver enkelt deltagende<br />

arbejdsplads. I det lokale arbejde med undersøgelsen er det<br />

vigtigt at sikre en god proces, hvor det allerede inden<br />

undersøgelsen skal være klarlagt og formidlet på<br />

arbejdspladsen, hvordan undersøgelsen kan bruges, og hvordan<br />

opfølgningen vil blive organiseret.<br />

Undersøgelsens resultater leverer ikke i sig selv den endegyldige<br />

sandhed <strong>om</strong> arbejdspladsens trivsel og ledelse. Rapporten med<br />

undersøgelsesresultaterne kan ikke stå alene, men skal altid<br />

følges op af en dialog mellem medarbejdere og ledelse, hvor<br />

resultaterne fortolkes.<br />

Det er vigtigt, at både ledelse og medarbejdere deltager aktivt i<br />

dialogen <strong>om</strong> resultaterne således, at <strong>TULE</strong> dermed bliver et<br />

redskab, der kan bruges aktivt i arbejdet med den fælles<br />

udvikling af arbejdspladsen.<br />

Følge<br />

udviklingen<br />

over tid<br />

Direktionen i <strong>Region</strong> <strong>Midtjylland</strong> har besluttet, at <strong>TULE</strong> skal<br />

gennemføres på driftsenhederne hvert andet år. Dermed bliver<br />

det muligt at måle, <strong>om</strong> trivsel og ledelse forbedres over tid på<br />

den enkelte arbejdsplads og i hele organisationen.<br />

e-APV og <strong>TULE</strong><br />

samtidig<br />

Hvert andet år gennemfører alle arbejdspladser i <strong>Region</strong><br />

<strong>Midtjylland</strong> ligeledes arbejdspladsvurderinger (e-APV), s<strong>om</strong> er<br />

lovpligtige undersøgelser af den enkelte medarbejders<br />

psykiske og fysiske arbejdsmiljø. Resultaterne bliver<br />

afrapporteret til arbejdsmiljøafdelingen i <strong>Region</strong> <strong>Midtjylland</strong>.<br />

Direktionen i <strong>Region</strong> <strong>Midtjylland</strong> har besluttet, at det skal være<br />

muligt at gennemføre <strong>TULE</strong> og e-APV samtidigt hvert andet år.<br />

Hvis det for nogle afdelinger giver mening fortsat at lave de to<br />

undersøgelser forskudt, er der dog frihed til det. HMU på<br />

driftsenheden beslutter, hvordan gennemførelse af<br />

undersøgelserne skal foregå.<br />

6


2 Ledelsessystemets tilrettelæggelse af <strong>TULE</strong><br />

Den praktiske<br />

gennemførelse<br />

<strong>TULE</strong> Sekretariatet står i samarbejde med driftsenhederne for<br />

den praktiske gennemførelse af <strong>TULE</strong> på regionens<br />

arbejdspladser.<br />

Ansvaret for<br />

gennemførelse<br />

Det er et ledelsens ansvar at gennemføre og følge op på<br />

undersøgelsen, men det vil være naturligt lokalt at inddrage<br />

driftsenhedens MEDsystem i tilrettelæggelsen og<br />

opfølgningen.<br />

Hvem leder hvilke<br />

medarbejdere?<br />

Det skal give mening for medarbejderne at udfylde<br />

ledelsesevalueringen og dermed evaluere en leder/ledelse.<br />

Derfor er det vigtigt at tænke over, præcist hvilken<br />

leder/ledelse den enkelte medarbejder skal evaluere. Normalt<br />

vil det være medarbejderens nærmeste leder.<br />

Et eksempel på en tvivlssituation kan dog være, hvor en<br />

medarbejder organisatorisk hører under en leder/ledelse, men<br />

i det daglige arbejde modtager ledelse fra en anden<br />

leder/ledelse.<br />

Hvilke ledere skal<br />

evaluere<br />

hinanden?<br />

På driftsenhedsniveau (fx en hospitalsenhed) er det muligt at<br />

vælge, at lederkollegaer på samme ledelsesniveau skal<br />

evaluere hinanden. Hvis driftsenhedsledelsen har valgt denne<br />

mulighed, er det væsentligt, at ledelsen i forberedelsesfasen<br />

gennemtænker og træffer beslutning <strong>om</strong> hvilke ledere, der<br />

skal evaluere hinanden.<br />

Formidling ved<br />

samtidig<br />

gennemførelse af<br />

e-APV og <strong>TULE</strong><br />

Hvis <strong>TULE</strong> og e-APV gennemføres samtidigt, er det væsentligt<br />

at overveje og lægge en plan for formidling til medarbejderne.<br />

Konkret er det afgørende at informere medarbejderne <strong>om</strong>,<br />

hvad forskellen på de to undersøgelser er. Kort sagt er <strong>TULE</strong><br />

en undersøgelse af trivsel og ledelse på organisatorisk niveau,<br />

mens e-APV undersøger enkelte medarbejders arbejdsmiljø –<br />

både i forhold til psykisk og fysisk arbejdsmiljø.<br />

Hvis e-APV og <strong>TULE</strong> gennemføres samtidigt, skal alle<br />

spørgsmål i <strong>TULE</strong> altid udfyldes. Hvis den enkelte medarbejder<br />

oplever problemstillinger i forhold til sit personlige psykiske<br />

arbejdsmiljø, skal APV’ens del <strong>om</strong> psykisk arbejdsmiljø også<br />

udfyldes. Oplever medarbejderen ikke problemstillinger i<br />

relation til sit psykiske arbejdsmiljø, kan han/hun undlade at<br />

udfylde den del af APV. Hvis medarbejderen udfylder APV<br />

vedrørende psykisk arbejdsmiljø, er sikkerhedsgruppen<br />

forpligtet til at udarbejde konkret handleplan med henblik på<br />

7


Overordnet<br />

tilrettelæggelse<br />

løsning af medarbejderens problemstilling.<br />

For at det kan lade sig gøre at gennemføre <strong>TULE</strong> hvert andet<br />

år, er det vigtigt, at det tilrettelægges for en hel driftsenhed<br />

ad gangen, og så vidt muligt gennemføres inden for ½-1 år.<br />

Gennemførelse af <strong>TULE</strong> inden for dette tidsrum rummer en<br />

række strategiske fordele:<br />

• Det er muligt at skabe opmærks<strong>om</strong>hed <strong>om</strong>kring <strong>TULE</strong><br />

s<strong>om</strong> et strategisk værktøj for hele driftsenheden.<br />

Samtidigt er det vigtigt, at emnet mødes med den<br />

fornødne ledelsesmæssige bevågenhed.<br />

• Driftsenhedsledelsen har mulighed for at stille fælles<br />

ekstra spørgsmål til deltagerne. Det kan være<br />

spørgsmål vedrørende det lokale ledelsessystem eller<br />

spørgsmål med speciel relevans for den pågældende<br />

driftsenhed.<br />

• Driftsenheden får et h<strong>om</strong>ogent datamateriale, da<br />

undersøgelserne er gennemført inden for et kort<br />

tidsrum. Hermed kan der både foretages<br />

sammenligninger mellem arbejdspladser inden for en<br />

driftsenhed, og der kan gennemføres specielle analyser<br />

for hele driftsenheden, hvor trivslen og ledelsen<br />

belyses ud fra de ansattes stillingskategori, køn eller<br />

alder.<br />

Forløbsbeskrivels<br />

e for en hel<br />

driftsenhed<br />

For at sikre den overordnede tilrettelæggelse af undersøgelser<br />

for en hel driftsenhed afholder <strong>TULE</strong> Sekretariatet indledende<br />

møder med driftsenhedsledelsen eller udvalgte<br />

stabsmedarbejdere.<br />

På baggrund af disse møder vil <strong>TULE</strong> Sekretariatet udarbejde<br />

en overordnet forløbsbeskrivelse for hele driftsenhedens<br />

gennemførelse af <strong>TULE</strong>. Et vigtigt emne for møderne er at<br />

afklare, hvilke beslutninger, der kan træffes centralt for hele<br />

driftsenheden, og hvilke der træffes af de enkelte<br />

arbejdspladser.<br />

Forløbsbeskrivelsen vil blandt andet <strong>om</strong>handle en nærmere<br />

beskrivelse af følgende punkter:<br />

• Overordnet tidsplan for hele undersøgelsen, herunder<br />

besvarelse af spørgeskemaer og modtagelse af<br />

rapporter<br />

• Papir- eller mailspørgeskema<br />

8


• Særlige ekstraspørgsmål for hele driftsenheden<br />

• Valg af sammenligningsgrundlag for afdelingerne<br />

• Kontakten mellem <strong>TULE</strong> Sekretariatet, driftsenheden<br />

og arbejdspladserne.<br />

Aftaleskemaet<br />

En række forhold <strong>om</strong>kring undersøgelsen ligger fast blandt<br />

andet standardspørgeskemaet og rapporteringsdesign. Men<br />

på nogle <strong>om</strong>råder har de enkelte arbejdspladser mulighed for<br />

at tilrettelægge undersøgelsen ud fra egne behov.<br />

Tilrettelæggelsen af de enkelte trivselsundersøgelser sker<br />

gennem arbejdspladsernes udfyldelse af aftaleskemaet. Den<br />

præcise udformning af aftaleskemaet er påvirket af de<br />

overordnede aftaler, s<strong>om</strong> <strong>TULE</strong> Sekretariatet har truffet med<br />

driftsenhedsledelsen, men s<strong>om</strong> et udgangspunkt skal hver<br />

enkelt afdeling udfylde følgende oplysninger i aftaleskemaet:<br />

• Afdelingens kontaktperson<br />

• Undersøgelsestidspunkt<br />

• Eventuelt tilvalg af ”faste” ekstra spørgsmål<br />

• Antallet af delundersøgelser for afdelingen<br />

• Definition af ledelse i de forskellige delundersøgelser<br />

• Det præcise deltagerantal for hver enkelt<br />

delundersøgelse.<br />

Kontakten<br />

mellem parterne<br />

Ved de indledende møder aftaler <strong>TULE</strong> Sekretariatet og<br />

driftsenheden det nærmere samarbejde mellem <strong>TULE</strong><br />

Sekretariatet, driftsenheden og de enkelte afdelinger.<br />

Papir- eller<br />

mailspørgeskema<br />

Spørgeskemaet kan besvares enten via mail eller på<br />

papirspørgeskemaer. Vi opfordrer til at vælge mailløsningen,<br />

da den er ressourcebesparende både for arbejdspladsen og<br />

<strong>TULE</strong> Sekretariatet. Mailløsningen kan dog kun anvendes, hvis<br />

alle deltagere har reel mulighed for at besvare spørgeskemaet<br />

via mail.<br />

Deltagere i<br />

undersøgelsen<br />

Det er vanskeligt at opstille faste retningslinjer for hvilke<br />

medarbejdere, der bør deltage i lokale <strong>TULE</strong> undersøgelser.<br />

Der kan være specielle problemstillinger vedrørende nye<br />

medarbejdere og medarbejdere på længerevarende orlov.<br />

Arbejdspladsen bedes derfor selv afklare, <strong>om</strong> enkelte<br />

medarbejdere på det givne undersøgelsestidspunkt har en for<br />

løs tilknytning til arbejdspladsen til at deltage.<br />

9


Inddeling i<br />

arbejdspladsenheder<br />

Over for nyansatte medarbejdere kan der dog ligge en vigtig<br />

signalværdi i, at de inddrages i besvarelsen af spørgeskemaet<br />

og dermed får et godt grundlag for at deltage i den senere<br />

opfølgning på rapportens resultater.<br />

I første <strong>om</strong>gang defineres en afdeling s<strong>om</strong> en enhed med<br />

selvstændig ledelse og eget MEDudvalg. Al erfaring viser dog,<br />

at det er relevant at underopdele arbejdspladsen i mindre<br />

enheder. Generelt vil det være afgørende for resultaternes<br />

lokale anvendelighed, at medarbejderne opfatter sig s<strong>om</strong> en<br />

fælles arbejdsenhed, at medarbejderne har den samme<br />

primære leder/ledelse, og at der er mindst 10 deltagere af<br />

hensyn til deltagernes anonymitet i rapporteringen.<br />

<strong>TULE</strong> for små<br />

enheder<br />

Den enkelte medarbejder deltager anonymt i undersøgelsen,<br />

og resultaterne vil blive præsenteret således, at enkeltpersoners<br />

svar ikke kan genkendes. I praksis betyder det, at der<br />

s<strong>om</strong> udgangspunkt ikke gennemføres undersøgelser, hvor der<br />

skal sendes spørgeskemaer ud til grupper på under 10<br />

personer. Rapportering på grupper under 10 personer<br />

forek<strong>om</strong>mer kun, hvis samtlige involverede medarbejdere<br />

giver samtykke til, at der kan udarbejdes en særskilt rapport.<br />

Hvis der ikke bliver udarbejdet en særskilt rapport for en<br />

mindre arbejdspladsenhed, kan de pågældende ansatte i<br />

stedet modtage et eksemplar af den overordnede rapport for<br />

hele arbejdspladsen. Det anbefales, at de berørte<br />

medarbejdere tager en kopi af spørgeskemaet inden<br />

afsendelsen. Dermed har medarbejderne og deres ledelse<br />

mulighed for at foretage en opfølgning på baggrund af de<br />

individuelle besvarelser. I den elektroniske udgave af<br />

spørgeskemaet, er der mulighed for at få en mailkopi af<br />

svarene.<br />

Hvis en gruppe af mellemledere deltager i <strong>TULE</strong> og udfylder<br />

medarbejderskemaet i forhold til en overordnet leder/ledelse,<br />

kan undersøgelsen ikke regnes for anonym. Årsagen er, at<br />

man s<strong>om</strong> del af det ledelsesmæssige arbejde forventer en høj<br />

grad af åbenhed ledere og ledelsesniveauer imellem.<br />

Åbenheden skal sikre den ledelsesmæssige udvikling på<br />

arbejdspladsen. Desuden er ledergrupper oftest små. Ved et<br />

krav <strong>om</strong> 10 personer i gruppen vil der derfor s<strong>om</strong> oftest ikke<br />

kunne udarbejdes rapport over resultater af undersøgelsen.<br />

Definition af<br />

ledelse<br />

I en del af undersøgelsens spørgsmål nævnes<br />

”arbejdspladsens ledelse”. Da regionens organisation rummer<br />

forskellige ledelsesniveauer, vil det på mange arbejdspladser<br />

10


ikke være entydigt, hvad man forstår ved arbejdspladsens<br />

ledelse. Det vil derfor fremgå specifikt af informationsbrevet<br />

til internetundersøgelsen eller papirspørgeskemaets forside,<br />

hvordan arbejdspladsens ledelse defineres i hver enkelt<br />

undersøgelse.<br />

Erfaringen fra tidligere undersøgelser viser, at det tit giver<br />

mest mening, når det er det nærmeste ledelsesniveau -<br />

nærmeste leder eller ledelse - den enkelte person skal<br />

forholde sig til.<br />

Baggrundsspørgsmål<br />

S<strong>om</strong> del af spørgeskemaet stilles et begrænset antal<br />

baggrundsspørgsmål, sås<strong>om</strong> stillingskategori, køn og alder.<br />

Det er vigtigt at understrege, at udtræk af talmaterialet kun<br />

foregår på et helt overordnet plan for hele driftsenheden.<br />

Baggrundsoplysningerne k<strong>om</strong>mer ikke til at fremgå af de<br />

lokale rapporter, og kan således ikke føres tilbage til<br />

enkeltpersoners besvarelse af spørgeskemaet.<br />

Ekstra spørgsmål<br />

til medarbejderskemaet<br />

Standardspørgeskemaets emner er erfaringsmæssigt<br />

dækkende for trivslen og ledelsen på de fleste arbejdspladser.<br />

Til medarbejderskemaet er der dog mulighed for at tilføje<br />

et begrænset antal ekstra spørgsmål (maksimalt 10 ekstra<br />

spørgsmål i forbindelse med en <strong>TULE</strong> undersøgelse).<br />

På overordnet afdelingsniveau er der mulighed for at<br />

udarbejde egne spørgsmål med bistand fra <strong>TULE</strong><br />

Sekretariatet.<br />

Til medarbejderspørgeskemaet er der udarbejdet en liste med<br />

eksempler på ekstra spørgsmål, s<strong>om</strong> kan være relevante i<br />

visse afsnit/underafdelinger. Arbejdspladser på afsnits-<br />

/underafdelingsniveau har mulighed for at vælge disse ekstra<br />

spørgsmål til præcisering af forholdene på arbejdspladsen<br />

Vær opmærks<strong>om</strong> på, at såfremt den overordnede afdeling<br />

f.eks. har valgt at udarbejde 5 fem spørgsmål, vil der på<br />

afsnitsniveau alene være mulighed for at vælge op til 5 ekstra<br />

spørgsmål fra listen.<br />

Liges<strong>om</strong> spørgeskemaets øvrige regionale trivsels- og<br />

ledelsesspørgsmål formuleres ekstra spørgsmål s<strong>om</strong> udsagn,<br />

deltagerne skal erklære sig mere eller mindre enige i.<br />

11


Rapporternes<br />

format<br />

De rekvirerende driftsenheder eller arbejdspladser får tilsendt<br />

en afsnitsrapport ”Trivselsundersøgelse og ledelsesevaluering” i<br />

Power Point format, s<strong>om</strong> indbefatter medarbejdernes svar på<br />

<strong>TULE</strong>.<br />

Den evaluerede leder modtager desuden en lederrapport<br />

”Rapport for ledelsesevaluering” i Pdf. format, s<strong>om</strong> indeholder<br />

lederens selvevaluering, leders leders svar og medarbejdernes<br />

ledelsesevaluering, samt (hvor det er relevant) lederkollegaers<br />

svar. Rapporten skal printes i farver, så man kan få optimalt<br />

udbytte af den grafiske opsætning. ”Rapport for<br />

ledelsesevaluering” er fortrolig og sendes alene til den<br />

evaluerede leder; læs mere her<strong>om</strong> i afsnittet ”Principper for<br />

formidling”.<br />

Sammenlignings<br />

grundlag<br />

Der kan efter aftale på driftsenhedsniveau indsættes faste<br />

sammenligningsgrundlag i samtlige rapporter på driftsenheden.<br />

Det betyder, at arbejdspladsens resultater kan sammenlignes<br />

med enten en overordnet afdeling på driftsenheden eller hele<br />

driftsenheden – afhængigt af hvad driftsenheden vælger. Det er<br />

også en mulighed at lade de overordnede afdelinger på<br />

driftsenheden træffe beslutningen <strong>om</strong> sammenligningsgrundlag.<br />

Tal fra tidligere<br />

undersøgelser<br />

Når en arbejdsplads gennemfører <strong>TULE</strong> for anden gang, vil<br />

resultaterne fra den sidste undersøgelse kunne indsættes<br />

sammen med de aktuelle resultater.<br />

Husk at informere <strong>TULE</strong> sekretariatet, hvis der er gennemført<br />

<strong>om</strong>struktureringer på arbejdspladsen, s<strong>om</strong> har betydning for<br />

sammenligninger med tidligere undersøgelser.<br />

Andre<br />

anledninger til<br />

undersøgelser<br />

Der kan være andre anledninger til at gennemføre <strong>TULE</strong>, f.eks. i<br />

forbindelse med lederuddannelse, eller i form af "før og efter<br />

undersøgelser" i tilknytning til lokale udviklingsprojekter.<br />

Har en arbejdsplads udført et stort stykke opfølgende arbejde<br />

efter at have gennemført en trivselsundersøgelse og<br />

ledelsesevaluering, kan arbejdspladsen rekvirere <strong>TULE</strong><br />

Sekretariatet til at gennemføre en ny undersøgelse.<br />

12


Mulighed for<br />

at udskyde<br />

undersøgelsen<br />

Den enkelte arbejdsplads har mulighed for at sige fra over for<br />

at gennemføre undersøgelsen på uheldige tidspunkter. Har<br />

arbejdspladsen været ude for store forandringer, s<strong>om</strong><br />

eksempelvis ændring i struktur, arbejdsopgaver eller eventuelt<br />

fået ny ledelse, kan det være nødvendigt at udskyde <strong>TULE</strong>,<br />

indtil arbejdspladsen igen er k<strong>om</strong>met ind i en mere almindelig<br />

arbejdsrytme. En arbejdsplads’ beslutning her<strong>om</strong> træffes i<br />

samarbejde med driftsenhedsledelsen og <strong>TULE</strong> Sekretariatet.<br />

3 Arbejdspladsens forberedelse af <strong>TULE</strong><br />

Inden I går i<br />

gang<br />

<strong>TULE</strong> er et udviklingsredskab for hver enkelt deltagende<br />

arbejdsplads. I det lokale arbejde med undersøgelsen er det<br />

vigtigt at sikre en god proces. Inden undersøgelsen går i gang er<br />

det vigtigt, at det er klarlagt og formidlet på arbejdspladsen,<br />

hvordan undersøgelsen kan bruges, og hvordan opfølgningen vil<br />

blive organiseret.<br />

Derfor bør det sikres, at arbejdspladsens ledelse og MEDudvalg<br />

forholder sig til undersøgelsens indhold og lokale<br />

anvendelsesmuligheder, inden undersøgelsen gennemføres. Det<br />

bør diskuteres, hvordan undersøgelsen kan bidrage til at styrke<br />

trivslen og ledelsen på arbejdspladsen.<br />

Før undersøgelsen går i gang er det en god idé at overveje samt<br />

tage stilling til problemstillingerne nævnt i ”Tjekliste”, s<strong>om</strong><br />

findes til venstre på skærmen under information til ledere,<br />

MEDudvalg og kontaktpersoner.<br />

Ledelsens<br />

opgaver<br />

Ledelsen har det overordnede ansvar - herunder at sikre<br />

• at spørgsmål <strong>om</strong> undersøgelsen drøftes i det lokale<br />

MEDudvalg,<br />

• at der bliver informeret <strong>om</strong> undersøgelsen via lokale<br />

møder, uddeling af informationsmateriale<br />

• at der bliver fulgt op på undersøgelsen<br />

Kontaktpersonens<br />

opgaver<br />

Hver arbejdsplads udpeger en kontaktperson, der har til opgave<br />

at tilvejebringe de oplysninger, s<strong>om</strong> <strong>TULE</strong> Sekretariatet skal<br />

bruge til at forberede materialet til undersøgelsens<br />

gennemførelse. Ved mail-undersøgelse er det kontaktpersonens<br />

opgave at indsende information på deltagerne, så <strong>TULE</strong><br />

Sekretariatet kan udsende spørgeskemaerne og eventuelt<br />

igangsætte en rykkerprocedure elektronisk.<br />

13


Ved papirskemaundersøgelser har kontaktpersonen til opgave at<br />

fordele spørgeskemaer til arbejdspladsens medarbejdere og føre<br />

regnskab med, hvor mange skemaer, der bliver fordelt.<br />

Svarfristen er typisk 14 dage.<br />

Ved papirskemaundersøgelser står kontaktpersonen desuden for<br />

indsamling af spørgeskemaerne på arbejdspladsen på en måde,<br />

s<strong>om</strong> sikrer deltagernes anonymitet. De udfyldte skemaer skal<br />

afleveres i lukkede svarkuverter i en postkasse. De optælles<br />

efter ca. en uge, af hensyn til muligheden for at igangsætte en<br />

rykkerprocedure. Ved undersøgelsens afslutning tæller<br />

kontaktpersonen spørgeskemaerne, noterer antallet på<br />

registreringsskemaet og sender spørgeskemaerne samt<br />

registreringsskemaet til <strong>TULE</strong> Sekretariatet.<br />

Information til<br />

medarbejderne<br />

<strong>om</strong><br />

undersøgelsen<br />

I takt med, at driftsenheden og arbejdspladsernes ledelser og<br />

MEDudvalg træffer de nødvendige beslutninger for, at <strong>TULE</strong> kan<br />

sættes i gang, er det vigtigt at fortælle alle medarbejdere <strong>om</strong><br />

undersøgelsernes formål og indhold.<br />

En grundig information styrker i de fleste tilfælde<br />

medarbejdernes deltagelse i undersøgelsen, hvilket giver et godt<br />

udgangspunkt for den senere opfølgning. Informationen kan<br />

eventuelt gives til deltagerne på et personalemøde.<br />

Hent<br />

informationsmateriale<br />

på<br />

hjemmesiden<br />

Der er udarbejdet et generelt informationsmateriale til<br />

medarbejdere og ledere <strong>om</strong> undersøgelsen og udfyldelse af<br />

skemaet, s<strong>om</strong> kan fordeles blandt undersøgelsens deltagere,<br />

inden den sættes i gang - se Bilag 1a og 1b.<br />

Bilag 2 rummer et forslag til følgebrev. Begge dokumenter kan<br />

hentes på hjemmesiden tule.dk. Dette giver driftsenheden eller<br />

arbejdspladsen mulighed for at informere <strong>om</strong> lokale formål med<br />

- og planer for - arbejdet med undersøgelsen. Følgebrevet kan<br />

sendes ud til undersøgelsens deltagere på lokalt brevpapir.<br />

Konsulenthjælp<br />

fra <strong>TULE</strong><br />

Sekretariatet<br />

Konsulenter fra <strong>TULE</strong> Sekretariatet kan rekvireres s<strong>om</strong><br />

proceskonsulenter i forbindelse med tilrettelæggelse og<br />

gennemførelse af den opfølgende dialog og til leders ledelses<br />

dialog med leder. Kontakt til <strong>TULE</strong> Sekretariatet: Connie<br />

Faurholt, e-mail: Connie.Faurholt@ stab.rm.dk<br />

14


Rapportering af resultater<br />

Rapporten<br />

<strong>TULE</strong> Sekretariatet udsender rapporter senest fire arbejdsuger<br />

efter udfyldelsen af spørgeskemaerne er afsluttet på<br />

arbejdspladsenheden/ driftsenheden. Sekretariatet udarbejder<br />

rapporter til hver enkelt arbejdspladsenhed, samt en rapport,<br />

der sammenfatter resultaterne for hele arbejdspladsenheden/<br />

driftsenheden.<br />

Rapporten til den enkelte arbejdsplads præsenteres således, at<br />

det er muligt for arbejdspladsens ledelse og medarbejdere selv<br />

at vurdere arbejdspladsens stærke og svage sider.<br />

Trivselsrapporten indeholder følgende talmateriale:<br />

• baggrund for undersøgelsen<br />

• helhedsvurdering af trivsel<br />

• svar på de enkelte regionale trivselsudsagn<br />

• helhedsvurdering af ledelsen – medarbejdernes svar<br />

• svar på de enkelte udsagn vedrørende ledelse<br />

• medarbejdernes prioritering af spørgsmålene<br />

• svar på de otte nationale trivselsspørgsmål<br />

• svar på eventuelle tilvalgte spørgsmål<br />

Ledelsesrapporten indeholder følgende talmateriale:<br />

• baggrund for undersøgelsen<br />

• helhedsvurdering af ledelsen<br />

• alle spørgsmål i forhold til koncernværdier<br />

• svar på de enkelte udsagn vedrørende ledelse<br />

• medarbejdernes prioritering af spørgsmålene<br />

• svar på de otte nationale trivselsspørgsmål<br />

Rapport for<br />

driftsenheden<br />

Driftsenheder får udarbejdet tilsvarende samlende rapporter for<br />

medarbejdernes besvarelser af <strong>TULE</strong>. En driftsenhedsrapport vil<br />

indeholde væsentligt flere besvarelser end arbejdspladsrapporterne<br />

normalt indeholder. Derfor vil vil<br />

driftenhedsrapporterne indeholde en yderligere bearbejdning af<br />

svarene efter stillingskategori, køn og alder.<br />

Driftsenhedsrapporter vil kun blive sendt til<br />

driftsenhedsledelsen, s<strong>om</strong> kan distribuere rapporten efter behov.<br />

15


Principper for formidling af <strong>TULE</strong> resultater<br />

Formidling af<br />

resultater<br />

<strong>TULE</strong> Sekretariatet sender rapporten ”Trivselsundersøgelse og<br />

ledelsesevaluering” via mail til arbejdspladsens leder/ledelse.<br />

Lederen/ledelsen har ansvaret for, at rapporten formidles til de<br />

deltagende medarbejdere og det lokale MEDudvalg, samt at der<br />

gennemføres en opfølgende dialog med medarbejderne <strong>om</strong><br />

resultaterne.<br />

Rapporten ”Rapport for ledelsesevaluering” mailes alene til den<br />

leder, der er evalueret i rapporten. Leders leder/ledelse har<br />

ansvaret for, at der sker en opfølgende dialog med den<br />

evaluerede leder <strong>om</strong> ledelsesevalueringens resultater. Dialogen<br />

kan afhængigt af den evaluerede leders valg ske ud fra:<br />

• ”Rapport for ledelsesevaluering” eller<br />

• rapporten ”Trivselsundersøgelse og ledelsesevaluering”,<br />

s<strong>om</strong> er medarbejdernes svar på undersøgelsen.<br />

Lederen/Ledelsen på arbejdspladsen fremsender hovedresultater<br />

fra <strong>TULE</strong> til driftsenhedsledelsen. Disse resultater ledsages af<br />

supplerende skriftlige k<strong>om</strong>mentarer, f.eks. med en uddybning af<br />

resultaterne, årsagssammenhænge, handleplaner m.v. Disse<br />

k<strong>om</strong>mentarer forelægges og drøftes forud for afsendelse i det<br />

lokale MEDudvalg.<br />

Andres<br />

rekvirering af<br />

resultater<br />

Alle rapporter udarbejdet i regi af <strong>TULE</strong> regnes af <strong>Region</strong><br />

<strong>Midtjylland</strong> s<strong>om</strong> interne arbejdsdokumenter. Jævnfør lov nr. 572<br />

<strong>om</strong> offentlighed i forvaltningen § 7, nr. 1 kan rapporterne kan<br />

derfor ikke s<strong>om</strong> udgangspunkt rekvireres af tredjemand.<br />

<strong>Region</strong> <strong>Midtjylland</strong> har besluttet at benytte sig af<br />

”meroffentlighed” vedrørende rapporten ”Trivselsundersøgelse<br />

og ledelsesevaluering”, s<strong>om</strong> indeholder medarbejdernes<br />

besvarelser. Rapporten kan derfor udleveres til tredjemand, selv<br />

<strong>om</strong> den opfattes s<strong>om</strong> et internt arbejdsdokument. Henvendelser<br />

<strong>om</strong> adgang til rapporterne skal foretages gennem<br />

driftsenhedsledelsen.<br />

”Rapport for ledelsesevaluering” sendes alene til den evaluerede<br />

leder. Da rapporten er et internt arbejdsdokument, s<strong>om</strong> alene er<br />

udarbejdet til lederens eget brug i forbindelse med dennes<br />

ledelsesudvikling, har lederen ret til selv at vælge, <strong>om</strong> rapporten<br />

skal deles.<br />

16


4 Opfølgning og dialog<br />

Når rapporten<br />

foreligger<br />

Resultaterne af <strong>TULE</strong> undersøgelsen kan påvirke<br />

arbejdspladsens <strong>om</strong>dømme og selvforståelse. En<br />

trivselsundersøgelse og ledelsesevaluering, s<strong>om</strong> giver et positivt<br />

resultat, kan bidrage til at bekræfte arbejdspladsens gode<br />

<strong>om</strong>dømme, og et kritisk billede af arbejdspladsen kan virke<br />

selvforstærkende. Et resultat, der ikke svarer til<br />

forventningerne, kan føre til en kritisk holdning til både<br />

undersøgelsen og arbejdspladsen. Effekten af resultaterne<br />

afhænger af formidlingen, den efterfølgende dialog og<br />

opfølgningen.<br />

Organisering af<br />

dialogen<br />

Dialogen <strong>om</strong> resultaterne kan organiseres på mange måder:<br />

• S<strong>om</strong> dialog inden for arbejdspladsens daglige<br />

arbejdsenheder (afsnit, sektioner, afdelinger, grupper<br />

m.v.)<br />

• Ved at samle alle ledere og medarbejdere ved f.eks. en<br />

temadag, et seminar eller lignende<br />

• Eller ved at overdrage tilrettelæggelse af opfølgningen til<br />

udvalgte nøglepersoner, f.eks. ledere og<br />

medarbejderrepræsentanter i MEDudvalget og<br />

sikkerhedsorganisationen<br />

Uanset valg af fremgangsmåde bør opfølgningen sikre, at alle<br />

medarbejdere inddrages i dialogen.<br />

Det anbefales, at opfølgning på undersøgelserne tilrettelægges<br />

således, at arbejdspladsen i opfølgningen k<strong>om</strong>mer <strong>om</strong>kring både<br />

APV og <strong>TULE</strong>.<br />

• APV opfølgning skal have fokus på alle relevante dele af<br />

den enkeltes arbejdsmiljø.<br />

• <strong>TULE</strong> opfølgning skal have fokus på trivsel og ledelse<br />

s<strong>om</strong> et organisatorisk anliggende.<br />

Det anbefales endvidere, at arbejdspladsens organisatoriske<br />

handleplaner fra både APV og <strong>TULE</strong> skrives ind i APV-databasen.<br />

På den måde kan man bevare et samlet overblik, både lokalt og<br />

i koncernen.<br />

I dialogen kan resultaterne fortolkes og undersøges nærmere.<br />

Der vil typisk være behov for at prioritere mellem de mange<br />

temaer og spørgsmål.<br />

17


Behov for støtte<br />

til ledere<br />

I opfølgningen på undersøgelsen har ledere med<br />

personaleansvar en nøglerolle. Ledere kan føle sig dømte, og<br />

utilfredse medarbejdere kan se undersøgelsen af trivsel og<br />

ledelse s<strong>om</strong> anledning til anonymt at kritisere ledelsen.<br />

Resultaterne af <strong>TULE</strong> bør imidlertid ikke bruges til at placere<br />

skyld, men i stedet til at identificere relevante indsats<strong>om</strong>råder.<br />

Ledere kan have behov for støtte i processen, både fra<br />

medarbejderne, deres nærmeste leder/ledelse, deres lederkolleger<br />

og fra en konsulent.<br />

Det er driftsenhedsledelsens ansvar, at der på driftsenheden er<br />

en ledelsesmæssig opmærks<strong>om</strong>hed på den støtte, s<strong>om</strong><br />

enkeltpersoner (f.eks. mellemledere) kan have behov for i<br />

forbindelse med <strong>TULE</strong>.<br />

Konkrete idéer til den opfølgende dialog<br />

Rammer for<br />

dialogen<br />

Det er vigtigt i god tid - helst inden spørgeskemaerne udfyldes -<br />

at få afklaret<br />

• formålet med den opfølgende dialog<br />

• hvem der skal deltage i den<br />

• hvornår skal den foregå<br />

• hvor lang tid er der afsat til den<br />

• hvem den ansvarlige leder er<br />

• hvem der er ”dialogholder”<br />

• og hvilket lokale, der udgør de fysiske rammer <strong>om</strong><br />

dialogen<br />

HUSK at svar på spørgsmål <strong>om</strong> enkeltpersoners psykiske<br />

arbejdsmiljø fra en APV, gennemført samtidigt, ikke indgår i<br />

dialogen, men behandles i regi af sikkerhedsgruppen.<br />

Formålet med<br />

dialogen<br />

Dialogen skal hjælpe arbejdspladsens personale og ledelse med<br />

at prioritere hvilke temaer, det er vigtigt at arbejde videre<br />

med - både i forhold til det, der fungerer godt, og det der<br />

skal udvikles,<br />

at<br />

at<br />

undersøge resultater af <strong>TULE</strong> - at kunne forholde sig åbent<br />

til andres opfattelse af trivslen og ledelsen ved at<br />

undersøge hvordan tallene kan fortolkes, og hvilke billeder<br />

af trivsel og ledelse det giver,<br />

k<strong>om</strong>me med forslag til konkrete handlingsplaner s<strong>om</strong><br />

opfølgning på undersøgelsen - både i forhold til hvad den<br />

18


enkelte kan gøre, hvad personalegruppen kan gøre, hvad<br />

ledelsen kan gøre og hvad LMU kan gøre.<br />

Konsulenthjælp<br />

fra <strong>TULE</strong><br />

Sekretariatet til<br />

dialogen<br />

<strong>TULE</strong> Sekretariatet har erfaring fra flere hundrede dialoger i<br />

<strong>Region</strong> <strong>Midtjylland</strong> og kan tilbyde en række konsulentydelser og<br />

arrangementer, s<strong>om</strong> kan understøtte processen <strong>om</strong>kring trivsel<br />

og ledelse.<br />

<strong>TULE</strong> Sekretariatets konsulenter løser hver konsulentopgave i<br />

fortrolighed med den rekvirerende leder og arbejdsplads. Det er<br />

altid arbejdspladsens ansvarlige leder, der rekvirerer<br />

konsulentbistand.<br />

Konsulenterne kan blandt andet give sparring og støtte i forhold<br />

til:<br />

• Hvordan dialogmøder kan tilrettelægges og hvordan der<br />

kan arbejdes videre med resultaterne af dialogmøderne<br />

mellem leder og medarbejdere.<br />

• Hvordan ledere kan inddrage jeres ledelsesevaluering i<br />

udviklingssamtaler<br />

• Hvordan ledere kan inddrage jeres ledelsesevaluering i<br />

eventuel dialog med ledelseskolleger.<br />

19


5 Spørgeskemaet<br />

Udvikling af<br />

spørgeskemaet<br />

Udsagnene i <strong>TULE</strong> er udarbejdet dels på baggrund af erfaringer<br />

fra de fire tidligere amter; dels i henhold til temaerne i ”Aftale<br />

<strong>om</strong> trivsel og sundhed” (OK-08), principperne i kvalitetsreformen<br />

og <strong>Region</strong> <strong>Midtjylland</strong>s Ledelses- og Styringsgrundlag.<br />

Udsagnene i ledelsesevalueringen er endvidere udarbejdet<br />

således, at de understøtter koncernværdierne dialog, dygtighed<br />

og dristighed.<br />

Spørgeskemaet er pilottestet på fem afdelinger i regionen – to<br />

sygehusafdelinger, en afdeling på social og psykiatri<strong>om</strong>rådet og<br />

to stabsafdelinger. I pilottesten af spørgeskemaet har der været<br />

et k<strong>om</strong>mentarfelt, hvor svarpersonerne har kunnet give<br />

generelle k<strong>om</strong>mentarer til spørgeskemaet. Sideløbende med<br />

udfyldelse af spørgeskemaerne i pilottesten blev der gennemført<br />

en validering af spørgeskemaet via 23 interviews med<br />

medarbejdere og ledere i pilotafdelingerne. S<strong>om</strong> opfølgning på<br />

pilottesten er der gennemført fokusgruppeinterviews med<br />

pilotafdelingerne samt udarbejdet en spørgeskemaevaluering af<br />

konceptets ledelsesdel.<br />

På baggrund af tilbagemeldinger fra interviewene,<br />

fokusgruppeinterviewene, k<strong>om</strong>mentarfelterne og evalueringen af<br />

konceptet blandt lederne er der sket mindre justeringer i<br />

konceptet, herunder spørgerammen. Henover de k<strong>om</strong>mende to<br />

år vil der ske en yderligere validering af konceptet.<br />

Standard<br />

spørgeskemaet<br />

<strong>TULE</strong> består af fire spørgeskemaer: Et til medarbejderne, et til<br />

leders leder, et til lederen selv og et til leders kollega. De tre<br />

førstnævnte skemaer er obligatoriske ved gennemførelse af<br />

<strong>TULE</strong>, imens ledelsen på driftsenhedsniveau beslutter, <strong>om</strong> man<br />

vil benytte sig af skemaet til leders kollega.<br />

Standardspørgeskemaet til medarbejderne er opdelt i en<br />

trivselsundersøgelse og en ledelsesevaluering.<br />

Trivselsundersøgelsen har 18 specifikke udsagn og et angående<br />

trivslen generelt på arbejdspladsen. Ledelsesevalueringen har<br />

14 specifikke og et udsagn angående ledelsen generelt.<br />

20


I tillæg til de regionalt udviklede udsagn vedrørende trivsel,<br />

indeholder spørgeskemaet otte trivselsspørgsmål, s<strong>om</strong> stilles i<br />

alle landets fem regioner med henblik på sammenligning på<br />

landsplan. Disse spørgsmål er udarbejdet af Trivselmeter og<br />

måles med andre svarkategorier end de regionalt udarbejdede<br />

spørgsmål. Opgørelsen af disse 8 trivselsspørgsmål på regionsog<br />

landsplan offentliggøres på www.regioner.dk, Danske<br />

<strong>Region</strong>ers hjemmeside.<br />

I alt i de fire spørgeskemaer er der til ledelsesevalueringen 19<br />

specifikke spørgsmål og et angående ledelsen generelt.<br />

Spørgsmålene er stillet i spørgeskemaerne efter relevans,<br />

hvorfor det ikke er alle spørgsmål, s<strong>om</strong> går igen i alle skemaer.<br />

Både tilfredshed<br />

og vigtighed<br />

Det er vigtigt, at informere deltagerne i undersøgelsen <strong>om</strong>, at de<br />

skal besvare alle de regionale spørgsmål ud fra både tilfredshed<br />

og vigtighed.<br />

Angivelse af<br />

tilfredshed<br />

Tilfredsheden angives ved et kryds i et af spørgeskemaets seks<br />

kolonner til venstre i skemaet.<br />

Deltageren bliver bedt <strong>om</strong> at tage stilling til, hvor godt de<br />

forskellige udsagn passer til deltagerens leder/ledelsesgruppe,<br />

og svarmulighederne er:<br />

Passer<br />

Præcist<br />

Passer<br />

slet ikke<br />

Ved ikke<br />

5 4 3 2 1<br />

<br />

21


Angivelse af<br />

vigtighed<br />

Spørgsmålets vigtighed besvares ved at angive et tal fra 1-5<br />

eller krydse af i ”ved ikke” i papirspørgeskemaets seks kolonner<br />

til højre i skemaet.<br />

Deltagerne bliver bedt <strong>om</strong> at tage stilling til hvor vigtigt det<br />

enkelte udsagn er for deltagerens trivsel i forhold til<br />

lederen/ledelsesgruppen. Svarmulighederne er:<br />

Meget<br />

vigtigt<br />

Slet ikke<br />

vigtigt<br />

Ved ikke<br />

5 4 3 2 1<br />

<br />

Helhedsvurdering<br />

Både trivsels- og ledelsesspørgsmålene afsluttes med en<br />

helhedsvurdering, hvor deltagerne overordnet kan vurdere<br />

trivslen og ledelsen på arbejdspladsen på en skala fra 0 til 10,<br />

hvor 10 er ”Enestående” og 0 er ”Uacceptabelt”.<br />

Enestående<br />

10 9 […]<br />

Uacceptabelt<br />

0<br />

Ved<br />

ikke<br />

<br />

De 8<br />

Trivselmeter<br />

spørgsmål<br />

De 8 trivselsspørgsmål bagerst i skemaet er udarbejdet af<br />

Trivselmeter og stilles på alle arbejdspladser under Danske<br />

<strong>Region</strong>er. De 8 spørgsmål opgøres på en skala med 7<br />

svarmuligheder fra 1-7. Til forskel fra de regionalt udviklede<br />

spørgsmål måles der ikke vigtighed på de 8 Trivselmeter<br />

spørgsmål. Svarmulighederne er:<br />

I meget<br />

høj grad<br />

7 6 5 4 3 2<br />

Slet ikke<br />

1<br />

Ved ikke<br />

<br />

22


Bilag 1a: Information til medarbejderne på arbejdspladser, der deltager i<br />

<strong>Region</strong> <strong>Midtjylland</strong>s trivselsundersøgelse og ledelsesevaluering <strong>TULE</strong><br />

Formål og baggrund<br />

<strong>Region</strong> <strong>Midtjylland</strong> gennemfører regelmæssigt<br />

trivselsundersøgelse og ledelsesevaluering (<strong>TULE</strong>).<br />

<strong>TULE</strong> Sekretariatet står for gennemførelsen af<br />

undersøgelserne. Hvordan der skal følges op på<br />

resultaterne af undersøgelsen er et lokalt<br />

anlæggende, s<strong>om</strong> du vil blive informeret <strong>om</strong> på<br />

anden vis.<br />

Formålet med undersøgelsen er, at den skal kunne<br />

bruges til at skabe et overblik over trivslen og<br />

ledelsen på regionens forskellige arbejdspladser og<br />

samtidig kunne anvendes s<strong>om</strong> et redskab til<br />

udvikling og forbedring på hver enkelt arbejdsplads.<br />

Undersøgelsen er tænkt s<strong>om</strong> en<br />

igangsættende og opmærks<strong>om</strong>hedsskabende<br />

begivenhed, der sætter fokus på trivsel og ledelse<br />

på arbejdspladsen set s<strong>om</strong> organisation.<br />

Resultaterne af undersøgelsen bør altid følges op<br />

af dialog mellem ledelse og medarbejdere.<br />

Rapporter med resultater fra undersøgelsen bliver<br />

sendt til ledelsen på arbejdspladsen ca. 4 uger<br />

efter undersøgelsens afslutning, hvorefter alle<br />

medarbejdere får udleveret et eksemplar af<br />

”Rapport for trivselsundersøgelse og<br />

ledelsesevaluering”.<br />

Vejledning til udfyldelse af spørgeskemaet<br />

Spørgeskemaet består af 42 spørgsmål fordelt på<br />

19 regionale trivselsspørgsmål, 15<br />

ledelsesevalueringsspørgsmål og 8 nationale<br />

trivselsspørgsmål. Du skal ved afkrydsningen<br />

erklære dig mere eller mindre enig i spørgsmålene<br />

og samtidig tage stilling til emnets vigtighed for<br />

din trivsel og ledelse.<br />

I udfyldelsen af skemaet bør der ses bort fra<br />

isolerede begivenheder og i stedet tages<br />

udgangspunkt i arbejdspladsen generelle trivsel.<br />

Det er din egen personlige oplevelse af forholdene<br />

på arbejdspladsen, der spørges til, og dermed ikke<br />

til eventuelle gængse holdninger på<br />

arbejdspladsen.<br />

Din deltagelse i <strong>TULE</strong> er anonym. Dette sikres ved,<br />

at <strong>TULE</strong> Sekretariatet behandler de udfyldte<br />

spørgeskemaer fortroligt, og at der for grupper på<br />

under 10 personer kun kan rapporteres på<br />

resultaterne, såfremt der er samtykke fra samtlige<br />

medarbejdere.<br />

Medarbejderne har også selv et ansvar for<br />

trivsel og ledelse<br />

Arbejdspladsens ledelse har i sidste instans<br />

ansvaret for forholdene på arbejdspladsen, men at<br />

skabe en god trivsel kræver også en indsats fra<br />

alle medarbejderne. I udfyldelsen af skemaet bør<br />

du være opmærks<strong>om</strong> på, at du også selv kan have<br />

et medansvar for, at en lang række forhold<br />

fungerer bedst muligt.<br />

Liges<strong>om</strong> <strong>Region</strong> <strong>Midtjylland</strong> ser det sådan, at<br />

lederskab kræver følgeskab og <strong>om</strong>vendt. Det<br />

betyder, at lederen ikke er eneansvarlig for at<br />

sikre en motiverende og inspirerende<br />

arbejdsplads.<br />

I den efterfølgende dialog <strong>om</strong> resultaterne er det<br />

særligt vigtigt, at både ledelse og medarbejdere er<br />

bevidste <strong>om</strong>, at en god trivsel og ledelse er et<br />

fælles ansvar.<br />

Handler ikke <strong>om</strong> ressourceproblematikken<br />

Det kan hævdes, at årsagen til eventuelle trivselsog<br />

ledelsesproblemer er manglende tildeling af<br />

ressourcer til arbejdspladsen. Spørgsmål <strong>om</strong><br />

budgetter, lønforhold og lignende bør dog generelt<br />

diskuteres i andre fora end <strong>TULE</strong>.<br />

Gode råd<br />

Når din arbejdsplads skal følge op på<br />

undersøgelsen, er det en fordel, at du kan huske,<br />

hvad du har svaret og hvorfor. S<strong>om</strong> en hjælp til<br />

dette kan du tage en mail/papir kopi af det<br />

udfyldte spørgeskema. Herefter kan du notere,<br />

hvordan du forstår spørgsmålet, og du kan notere<br />

overvejelser, s<strong>om</strong> spørgsmålet giver anledning til<br />

på det tidspunkt, du udfylder skemaet.<br />

Din arbejdsplads kan vælge at gennemføre<br />

undersøgelse af <strong>TULE</strong> samtidig med<br />

arbejdspladsvurdering (APV).<br />

Her er det vigtigt at holde sig for øje, at dit APVsvar<br />

vedrørende psykisk arbejdsmiljø i<br />

modsætning til <strong>TULE</strong> ikke er anonymt i relation til<br />

Sikkerhedsgruppen. Til gengæld kan du med svar<br />

på APV i fortrolighed få hjælp af<br />

Sikkerhedsgruppen til at tage hånd <strong>om</strong><br />

problemstillinger i dit psykiske arbejdsmiljø, der<br />

konkret gør sig gældende for dig.<br />

Yderligere information<br />

Har du spørgsmål vedrørende <strong>TULE</strong>, bedes du i<br />

første <strong>om</strong>gang rette henvendelse til<br />

kontaktpersonen på din afdeling. Du kan også<br />

henvende dig til Peder Hau Lyng (8728 8131) eller<br />

Dorte Jørgensen (8728 4931) i <strong>TULE</strong> Sekretariatet.<br />

23


Bilag 1b: Information til ledere på arbejdspladser, der deltager i<br />

<strong>Region</strong> <strong>Midtjylland</strong>s trivselsundersøgelse og ledelsesevaluering <strong>TULE</strong><br />

Formål og baggrund<br />

<strong>Region</strong> <strong>Midtjylland</strong> gennemfører regelmæssigt<br />

trivselsundersøgelse og ledelsesevaluering (<strong>TULE</strong>).<br />

<strong>TULE</strong> Sekretariatet står for gennemførelsen af<br />

undersøgelserne. Hvordan der skal følges op på<br />

resultaterne af undersøgelserne er et lokalt<br />

anlæggende, s<strong>om</strong> du vil blive informeret <strong>om</strong> på<br />

anden vis.<br />

Formålet med undersøgelsen er, at den skal kunne<br />

bruges til at skabe et overblik over trivsel og<br />

ledelse på regionens arbejdspladser og samtidig<br />

kunne anvendes s<strong>om</strong> et redskab til udvikling og<br />

forbedring af trivsel og ledelse på hver enkelt<br />

arbejdsplads.<br />

S<strong>om</strong> leder kan du ikke deltage i de undersøgelser<br />

af trivsel og ledelse på arbejdspladsen, s<strong>om</strong><br />

gennemføres blandt medarbejdere, da du i givet<br />

fald skulle vurdere forhold, du i en vis udstrækning<br />

selv er ansvarlig for. For, at du s<strong>om</strong> leder kan<br />

deltage i <strong>TULE</strong>, må du indgå i undersøgelser<br />

sammen med andre ledere på samme<br />

ledelsesniveau på driftsenheden. Dermed kan du<br />

tage stilling til rammerne for din trivsel i<br />

ledelsessystemet, herunder den ledelse, du selv<br />

modtager fra ledere placeret over dig i<br />

ledelsessystemet.<br />

Når du s<strong>om</strong> leder deltager i <strong>TULE</strong> i forhold til en<br />

overordnet leder/ledelse, skal du være<br />

opmærks<strong>om</strong> på, at din besvarelse ikke er anonym<br />

i relation til din leder. Årsagen er, at der s<strong>om</strong> del<br />

af det ledelsesmæssige arbejde forventes en høj<br />

grad af åbenhed ledere og ledelsesniveauer<br />

imellem. Dette med henblik på sikring af den<br />

ledelsesmæssige udvikling på arbejdspladsen.<br />

Desuden er ledergrupper oftest små, hvorfor der<br />

ved et minimumskrav på 10 personer i gruppen<br />

(s<strong>om</strong> kravet er ved medarbejderundersøgelser)<br />

oftest ikke ville kunne udarbejdes rapporter over<br />

resultater af undersøgelserne.<br />

Vejledning til udfyldelse af spørgeskemaet<br />

Spørgeskemaet til <strong>TULE</strong> består af 42 spørgsmål<br />

fordelt på 19 regionale trivselsspørgsmål, 15<br />

ledelsesevalueringsspørgsmål og 8 nationale<br />

trivselsspørgsmål. Du skal ved afkrydsningen<br />

erklære dig mere eller mindre enig i spørgsmålene<br />

og samtidig tage stilling til emnets vigtighed for<br />

din trivsel.<br />

I udfyldelsen af skemaet bør der ses bort fra<br />

isolerede begivenheder og i stedet tages<br />

udgangspunkt i ledelsesgruppens generelle trivsel<br />

og ledelse.<br />

Det er din egen personlige oplevelse af forholdene i<br />

ledelsesgruppen, der spørges til, og dermed ikke<br />

den gængse holdning i ledelsesgruppen.<br />

Du har også selv et ansvar for trivsel og<br />

ledelse<br />

Ledelse har i sidste instans ansvaret for forholdene<br />

på arbejdspladsen, men at skabe en god trivsel<br />

kræver også en indsats fra alle medarbejdere. I<br />

udfyldelsen af skemaet bør du være opmærks<strong>om</strong><br />

på, at du også selv kan have et medansvar for, at<br />

en lang række forhold fungerer bedst muligt.<br />

Liges<strong>om</strong> <strong>Region</strong> <strong>Midtjylland</strong> ser det sådan, at<br />

lederskab kræver følgeskab og <strong>om</strong>vendt. Det<br />

betyder, at lederen ikke er eneansvarlig for at sikre<br />

en motiverende og inspirerende arbejdsplads.<br />

I den efterfølgende dialog <strong>om</strong> resultaterne er det<br />

særligt vigtigt, at både ledelse og medarbejdere er<br />

bevidste <strong>om</strong>, at en god trivsel og ledelse er et<br />

fælles ansvar.<br />

Handler ikke <strong>om</strong> ressourceproblematikken<br />

Det kan hævdes, at årsagen til eventuelle trivselsog<br />

ledelsesproblemer er manglende tildeling af<br />

ressourcer til arbejdspladsen. Spørgsmål <strong>om</strong><br />

budgetter, lønforhold og lignende bør dog generelt<br />

diskuteres i andre fora end trivselsundersøgelsen<br />

og ledelsesevalueringen.<br />

Gode råd<br />

Når din arbejdsplads skal følge op på<br />

undersøgelsen, er det en fordel, at du kan huske,<br />

hvad du har svaret og hvorfor. S<strong>om</strong> en hjælp til<br />

dette kan du tage en mail/papir kopi af det<br />

udfyldte spørgeskema. Herefter kan du notere,<br />

hvordan du forstår spørgsmålet, og de overvejelser<br />

spørgsmålet giver anledning til, når du udfylder<br />

skemaet.<br />

Yderligere information<br />

Har du spørgsmål vedrørende undersøgelsen,<br />

bedes du i første <strong>om</strong>gang rette henvendelse til<br />

kontaktpersonen på din afdeling. Du kan desuden<br />

henvende dig til Peder Hau Lyng (8728 8131) el.<br />

Dorte Jørgensen (8728 4931) i <strong>TULE</strong> Sekretariatet.<br />

24


Bilag 2: Følgebrev vedrørende <strong>TULE</strong> blandt medarbejderne<br />

Den x.x 201x<br />

Til medarbejdere i XX<br />

<strong>TULE</strong> – Trivselsundersøgelse og ledelsesevaluering på din arbejdsplads<br />

HMU har besluttet at undersøge trivsel og ledelse, og vi anbefaler derfor, at alle medarbejdere<br />

udfylder <strong>TULE</strong> skemaet.<br />

Indsæt begrundelse for og formål med at gennemføre trivselsundersøgelse og<br />

ledelsesevaluering.<br />

Din deltagelse i undersøgelsen er anonym. Du kan således trygt udtrykke din helt personlige<br />

oplevelse af dine arbejdsforhold. Det tager 15-20 minutter at udfylde skemaet. Efter<br />

udfyldelsen trykkes på knappen ”Afslut interview”/lægges skemaet i den udleverede<br />

svarkuvert, og indleveres i "postkassen" hos kontaktperson xx, s<strong>om</strong> videresender de lukkede<br />

kuverter til <strong>TULE</strong> Sekretariatet.<br />

Svarfristen er x.x. 201x<br />

Ca. fire uger efter undersøgelsens afslutning modtager din arbejdsplads rapporterne med<br />

resultaterne af undersøgelsen.<br />

Indsæt beskrivelse af planer for dialog <strong>om</strong> resultaterne<br />

Har du spørgsmål vedrørende skemaet eller undersøgelsen i øvrigt, kan du kontakte<br />

kontaktpersonen xx på din arbejdsplads. Er dette ikke tilstrækkeligt, kan der rettes<br />

henvendelse til Peder Hau Lyng (tlf.: 8728 8131) eller Dorte Jørgensen (tlf.: 8728 4931) i<br />

<strong>TULE</strong> Sekretariatet.<br />

./. Vedlagt en informationsskrivelse <strong>om</strong> <strong>TULE</strong>.<br />

Med venlig hilsen<br />

Xx<br />

25


<strong>TULE</strong> Sekretariatet 2011<br />

26

Hooray! Your file is uploaded and ready to be published.

Saved successfully!

Ooh no, something went wrong!