vejledning om TULE - Region Midtjylland

rm.dk

vejledning om TULE - Region Midtjylland

TULE

Trivselsundersøgelse &

ledelsesevaluering

Vejledning for ledere, MEDudvalg og kontaktpersoner

TULE Sekretariatet

Regionshuset Århus

Olof Palmes Allé 15

8200 Århus N


TULE: Trivselsundersøgelse & ledelsesevaluering

Vejledning for ledere, MEDudvalg og kontaktpersoner

TULE Sekretariatet, 2011


Indholdsfortegnelse

1 FORMÅL OG BAGGRUND 5

2 LEDELSESSYSTEMETS TILRETTELÆGGELSE AF TULE 7

3 ARBEJDSPLADSENS FORBEREDELSE AF TULE 13

RAPPORTERING AF RESULTATER 15

Principper for formidling af TULE resultater 16

4 OPFØLGNING OG DIALOG 17

Konkrete idéer til den opfølgende dialog 18

5 SPØRGESKEMAET 20

Bilag 1a: Information til medarbejderne på arbejdspladser, der deltager i

Region Midtjyllands trivselsundersøgelse og ledelsesevaluering TULE 23

Bilag 1b: Information til ledere på arbejdspladser, der deltager i Region

Midtjyllands trivselsundersøgelse og ledelsesevaluering TULE 24

Bilag 2: Følgebrev vedrørende TULE blandt medarbejderne 25

3


1 Formål og baggrund

Formål med

vejledningen

Formålet med denne vejledning er at præsentere Region

Midtjyllands kombinerede trivselsundersøgelse og

ledelsesevaluering (TULE) for ledere, MEDudvalg og

kontaktpersoner i afdelingerne.

Til medarbejdere, som deltager i undersøgelsen, er der

udarbejdet en kortfattet information ”TULE:

Trivselsundersøgelse & ledelsesevaluering –Vejledning for

medarbejdere”. Desuden er der udarbejdet et informationsbrev

til deltagere i TULE, som kan udleveres i afdelingerne forud for

undersøgelsen (se Bilag 1a og 1b).

Region

Midtjyllands

koncept for

trivsel og

ledelsesevalueri

ng

Med TULE undersøges trivsel og ledelse i ét samlet koncept.

Formålet med TULE er at undersøge, hvordan medarbejderne ser

på den eksisterende trivsel og ledelse på sin arbejdsplads.

Undersøgelsen er et værktøj, der kan bruges til at udvikle og

forbedre både trivsel og ledelse i Region Midtjylland. Derudover

udgør 8 spørgsmål fra Trivselmeter, som er en del af TULE, også

et redskab, der kan bruges til at sammenligne måling af trivsel i

forhold til de andre regioner.

Konceptet for trivselsundersøgelse og ledelsesevaluering i Region

Midtjylland er udviklet i overensstemmelse med ”Aftale om

trivsel og sundhed” (OK-08), principperne i kvalitetsreformen og

Region Midtjyllands Ledelses- og Styringsgrundlag. Regions-

MEDudvalget har endvidere besluttet, at ”ledelse” er et

personalepolitisk fokusområde i regionen.

Et fælles

redskab

TULE er en ”temperaturmåling” på regionens arbejdspladser,

som ud fra en ensartet metode giver et samlet billede af trivsel

og ledelse på alle planer af organisationen Region Midtjylland.

Det vil typisk være for afsnit og afdelinger.

For at danne et samlet billede af trivslen og ledelsen vil de

overordnede resultater fra driftsenhedernes undersøgelser og

handleplaner blive rapporteret videre gennem ledelsessystemet

via dialogmøder med Direktionen.

5


Lokal dialog

TULE er et udviklingsredskab for hver enkelt deltagende

arbejdsplads. I det lokale arbejde med undersøgelsen er det

vigtigt at sikre en god proces, hvor det allerede inden

undersøgelsen skal være klarlagt og formidlet på

arbejdspladsen, hvordan undersøgelsen kan bruges, og hvordan

opfølgningen vil blive organiseret.

Undersøgelsens resultater leverer ikke i sig selv den endegyldige

sandhed om arbejdspladsens trivsel og ledelse. Rapporten med

undersøgelsesresultaterne kan ikke stå alene, men skal altid

følges op af en dialog mellem medarbejdere og ledelse, hvor

resultaterne fortolkes.

Det er vigtigt, at både ledelse og medarbejdere deltager aktivt i

dialogen om resultaterne således, at TULE dermed bliver et

redskab, der kan bruges aktivt i arbejdet med den fælles

udvikling af arbejdspladsen.

Følge

udviklingen

over tid

Direktionen i Region Midtjylland har besluttet, at TULE skal

gennemføres på driftsenhederne hvert andet år. Dermed bliver

det muligt at måle, om trivsel og ledelse forbedres over tid på

den enkelte arbejdsplads og i hele organisationen.

e-APV og TULE

samtidig

Hvert andet år gennemfører alle arbejdspladser i Region

Midtjylland ligeledes arbejdspladsvurderinger (e-APV), som er

lovpligtige undersøgelser af den enkelte medarbejders

psykiske og fysiske arbejdsmiljø. Resultaterne bliver

afrapporteret til arbejdsmiljøafdelingen i Region Midtjylland.

Direktionen i Region Midtjylland har besluttet, at det skal være

muligt at gennemføre TULE og e-APV samtidigt hvert andet år.

Hvis det for nogle afdelinger giver mening fortsat at lave de to

undersøgelser forskudt, er der dog frihed til det. HMU på

driftsenheden beslutter, hvordan gennemførelse af

undersøgelserne skal foregå.

6


2 Ledelsessystemets tilrettelæggelse af TULE

Den praktiske

gennemførelse

TULE Sekretariatet står i samarbejde med driftsenhederne for

den praktiske gennemførelse af TULE på regionens

arbejdspladser.

Ansvaret for

gennemførelse

Det er et ledelsens ansvar at gennemføre og følge op på

undersøgelsen, men det vil være naturligt lokalt at inddrage

driftsenhedens MEDsystem i tilrettelæggelsen og

opfølgningen.

Hvem leder hvilke

medarbejdere?

Det skal give mening for medarbejderne at udfylde

ledelsesevalueringen og dermed evaluere en leder/ledelse.

Derfor er det vigtigt at tænke over, præcist hvilken

leder/ledelse den enkelte medarbejder skal evaluere. Normalt

vil det være medarbejderens nærmeste leder.

Et eksempel på en tvivlssituation kan dog være, hvor en

medarbejder organisatorisk hører under en leder/ledelse, men

i det daglige arbejde modtager ledelse fra en anden

leder/ledelse.

Hvilke ledere skal

evaluere

hinanden?

På driftsenhedsniveau (fx en hospitalsenhed) er det muligt at

vælge, at lederkollegaer på samme ledelsesniveau skal

evaluere hinanden. Hvis driftsenhedsledelsen har valgt denne

mulighed, er det væsentligt, at ledelsen i forberedelsesfasen

gennemtænker og træffer beslutning om hvilke ledere, der

skal evaluere hinanden.

Formidling ved

samtidig

gennemførelse af

e-APV og TULE

Hvis TULE og e-APV gennemføres samtidigt, er det væsentligt

at overveje og lægge en plan for formidling til medarbejderne.

Konkret er det afgørende at informere medarbejderne om,

hvad forskellen på de to undersøgelser er. Kort sagt er TULE

en undersøgelse af trivsel og ledelse på organisatorisk niveau,

mens e-APV undersøger enkelte medarbejders arbejdsmiljø –

både i forhold til psykisk og fysisk arbejdsmiljø.

Hvis e-APV og TULE gennemføres samtidigt, skal alle

spørgsmål i TULE altid udfyldes. Hvis den enkelte medarbejder

oplever problemstillinger i forhold til sit personlige psykiske

arbejdsmiljø, skal APV’ens del om psykisk arbejdsmiljø også

udfyldes. Oplever medarbejderen ikke problemstillinger i

relation til sit psykiske arbejdsmiljø, kan han/hun undlade at

udfylde den del af APV. Hvis medarbejderen udfylder APV

vedrørende psykisk arbejdsmiljø, er sikkerhedsgruppen

forpligtet til at udarbejde konkret handleplan med henblik på

7


Overordnet

tilrettelæggelse

løsning af medarbejderens problemstilling.

For at det kan lade sig gøre at gennemføre TULE hvert andet

år, er det vigtigt, at det tilrettelægges for en hel driftsenhed

ad gangen, og så vidt muligt gennemføres inden for ½-1 år.

Gennemførelse af TULE inden for dette tidsrum rummer en

række strategiske fordele:

• Det er muligt at skabe opmærksomhed omkring TULE

som et strategisk værktøj for hele driftsenheden.

Samtidigt er det vigtigt, at emnet mødes med den

fornødne ledelsesmæssige bevågenhed.

• Driftsenhedsledelsen har mulighed for at stille fælles

ekstra spørgsmål til deltagerne. Det kan være

spørgsmål vedrørende det lokale ledelsessystem eller

spørgsmål med speciel relevans for den pågældende

driftsenhed.

• Driftsenheden får et homogent datamateriale, da

undersøgelserne er gennemført inden for et kort

tidsrum. Hermed kan der både foretages

sammenligninger mellem arbejdspladser inden for en

driftsenhed, og der kan gennemføres specielle analyser

for hele driftsenheden, hvor trivslen og ledelsen

belyses ud fra de ansattes stillingskategori, køn eller

alder.

Forløbsbeskrivels

e for en hel

driftsenhed

For at sikre den overordnede tilrettelæggelse af undersøgelser

for en hel driftsenhed afholder TULE Sekretariatet indledende

møder med driftsenhedsledelsen eller udvalgte

stabsmedarbejdere.

På baggrund af disse møder vil TULE Sekretariatet udarbejde

en overordnet forløbsbeskrivelse for hele driftsenhedens

gennemførelse af TULE. Et vigtigt emne for møderne er at

afklare, hvilke beslutninger, der kan træffes centralt for hele

driftsenheden, og hvilke der træffes af de enkelte

arbejdspladser.

Forløbsbeskrivelsen vil blandt andet omhandle en nærmere

beskrivelse af følgende punkter:

• Overordnet tidsplan for hele undersøgelsen, herunder

besvarelse af spørgeskemaer og modtagelse af

rapporter

• Papir- eller mailspørgeskema

8


• Særlige ekstraspørgsmål for hele driftsenheden

• Valg af sammenligningsgrundlag for afdelingerne

• Kontakten mellem TULE Sekretariatet, driftsenheden

og arbejdspladserne.

Aftaleskemaet

En række forhold omkring undersøgelsen ligger fast blandt

andet standardspørgeskemaet og rapporteringsdesign. Men

på nogle områder har de enkelte arbejdspladser mulighed for

at tilrettelægge undersøgelsen ud fra egne behov.

Tilrettelæggelsen af de enkelte trivselsundersøgelser sker

gennem arbejdspladsernes udfyldelse af aftaleskemaet. Den

præcise udformning af aftaleskemaet er påvirket af de

overordnede aftaler, som TULE Sekretariatet har truffet med

driftsenhedsledelsen, men som et udgangspunkt skal hver

enkelt afdeling udfylde følgende oplysninger i aftaleskemaet:

• Afdelingens kontaktperson

• Undersøgelsestidspunkt

• Eventuelt tilvalg af ”faste” ekstra spørgsmål

• Antallet af delundersøgelser for afdelingen

• Definition af ledelse i de forskellige delundersøgelser

• Det præcise deltagerantal for hver enkelt

delundersøgelse.

Kontakten

mellem parterne

Ved de indledende møder aftaler TULE Sekretariatet og

driftsenheden det nærmere samarbejde mellem TULE

Sekretariatet, driftsenheden og de enkelte afdelinger.

Papir- eller

mailspørgeskema

Spørgeskemaet kan besvares enten via mail eller på

papirspørgeskemaer. Vi opfordrer til at vælge mailløsningen,

da den er ressourcebesparende både for arbejdspladsen og

TULE Sekretariatet. Mailløsningen kan dog kun anvendes, hvis

alle deltagere har reel mulighed for at besvare spørgeskemaet

via mail.

Deltagere i

undersøgelsen

Det er vanskeligt at opstille faste retningslinjer for hvilke

medarbejdere, der bør deltage i lokale TULE undersøgelser.

Der kan være specielle problemstillinger vedrørende nye

medarbejdere og medarbejdere på længerevarende orlov.

Arbejdspladsen bedes derfor selv afklare, om enkelte

medarbejdere på det givne undersøgelsestidspunkt har en for

løs tilknytning til arbejdspladsen til at deltage.

9


Inddeling i

arbejdspladsenheder

Over for nyansatte medarbejdere kan der dog ligge en vigtig

signalværdi i, at de inddrages i besvarelsen af spørgeskemaet

og dermed får et godt grundlag for at deltage i den senere

opfølgning på rapportens resultater.

I første omgang defineres en afdeling som en enhed med

selvstændig ledelse og eget MEDudvalg. Al erfaring viser dog,

at det er relevant at underopdele arbejdspladsen i mindre

enheder. Generelt vil det være afgørende for resultaternes

lokale anvendelighed, at medarbejderne opfatter sig som en

fælles arbejdsenhed, at medarbejderne har den samme

primære leder/ledelse, og at der er mindst 10 deltagere af

hensyn til deltagernes anonymitet i rapporteringen.

TULE for små

enheder

Den enkelte medarbejder deltager anonymt i undersøgelsen,

og resultaterne vil blive præsenteret således, at enkeltpersoners

svar ikke kan genkendes. I praksis betyder det, at der

som udgangspunkt ikke gennemføres undersøgelser, hvor der

skal sendes spørgeskemaer ud til grupper på under 10

personer. Rapportering på grupper under 10 personer

forekommer kun, hvis samtlige involverede medarbejdere

giver samtykke til, at der kan udarbejdes en særskilt rapport.

Hvis der ikke bliver udarbejdet en særskilt rapport for en

mindre arbejdspladsenhed, kan de pågældende ansatte i

stedet modtage et eksemplar af den overordnede rapport for

hele arbejdspladsen. Det anbefales, at de berørte

medarbejdere tager en kopi af spørgeskemaet inden

afsendelsen. Dermed har medarbejderne og deres ledelse

mulighed for at foretage en opfølgning på baggrund af de

individuelle besvarelser. I den elektroniske udgave af

spørgeskemaet, er der mulighed for at få en mailkopi af

svarene.

Hvis en gruppe af mellemledere deltager i TULE og udfylder

medarbejderskemaet i forhold til en overordnet leder/ledelse,

kan undersøgelsen ikke regnes for anonym. Årsagen er, at

man som del af det ledelsesmæssige arbejde forventer en høj

grad af åbenhed ledere og ledelsesniveauer imellem.

Åbenheden skal sikre den ledelsesmæssige udvikling på

arbejdspladsen. Desuden er ledergrupper oftest små. Ved et

krav om 10 personer i gruppen vil der derfor som oftest ikke

kunne udarbejdes rapport over resultater af undersøgelsen.

Definition af

ledelse

I en del af undersøgelsens spørgsmål nævnes

”arbejdspladsens ledelse”. Da regionens organisation rummer

forskellige ledelsesniveauer, vil det på mange arbejdspladser

10


ikke være entydigt, hvad man forstår ved arbejdspladsens

ledelse. Det vil derfor fremgå specifikt af informationsbrevet

til internetundersøgelsen eller papirspørgeskemaets forside,

hvordan arbejdspladsens ledelse defineres i hver enkelt

undersøgelse.

Erfaringen fra tidligere undersøgelser viser, at det tit giver

mest mening, når det er det nærmeste ledelsesniveau -

nærmeste leder eller ledelse - den enkelte person skal

forholde sig til.

Baggrundsspørgsmål

Som del af spørgeskemaet stilles et begrænset antal

baggrundsspørgsmål, såsom stillingskategori, køn og alder.

Det er vigtigt at understrege, at udtræk af talmaterialet kun

foregår på et helt overordnet plan for hele driftsenheden.

Baggrundsoplysningerne kommer ikke til at fremgå af de

lokale rapporter, og kan således ikke føres tilbage til

enkeltpersoners besvarelse af spørgeskemaet.

Ekstra spørgsmål

til medarbejderskemaet

Standardspørgeskemaets emner er erfaringsmæssigt

dækkende for trivslen og ledelsen på de fleste arbejdspladser.

Til medarbejderskemaet er der dog mulighed for at tilføje

et begrænset antal ekstra spørgsmål (maksimalt 10 ekstra

spørgsmål i forbindelse med en TULE undersøgelse).

På overordnet afdelingsniveau er der mulighed for at

udarbejde egne spørgsmål med bistand fra TULE

Sekretariatet.

Til medarbejderspørgeskemaet er der udarbejdet en liste med

eksempler på ekstra spørgsmål, som kan være relevante i

visse afsnit/underafdelinger. Arbejdspladser på afsnits-

/underafdelingsniveau har mulighed for at vælge disse ekstra

spørgsmål til præcisering af forholdene på arbejdspladsen

Vær opmærksom på, at såfremt den overordnede afdeling

f.eks. har valgt at udarbejde 5 fem spørgsmål, vil der på

afsnitsniveau alene være mulighed for at vælge op til 5 ekstra

spørgsmål fra listen.

Ligesom spørgeskemaets øvrige regionale trivsels- og

ledelsesspørgsmål formuleres ekstra spørgsmål som udsagn,

deltagerne skal erklære sig mere eller mindre enige i.

11


Rapporternes

format

De rekvirerende driftsenheder eller arbejdspladser får tilsendt

en afsnitsrapport ”Trivselsundersøgelse og ledelsesevaluering” i

Power Point format, som indbefatter medarbejdernes svar på

TULE.

Den evaluerede leder modtager desuden en lederrapport

”Rapport for ledelsesevaluering” i Pdf. format, som indeholder

lederens selvevaluering, leders leders svar og medarbejdernes

ledelsesevaluering, samt (hvor det er relevant) lederkollegaers

svar. Rapporten skal printes i farver, så man kan få optimalt

udbytte af den grafiske opsætning. ”Rapport for

ledelsesevaluering” er fortrolig og sendes alene til den

evaluerede leder; læs mere herom i afsnittet ”Principper for

formidling”.

Sammenlignings

grundlag

Der kan efter aftale på driftsenhedsniveau indsættes faste

sammenligningsgrundlag i samtlige rapporter på driftsenheden.

Det betyder, at arbejdspladsens resultater kan sammenlignes

med enten en overordnet afdeling på driftsenheden eller hele

driftsenheden – afhængigt af hvad driftsenheden vælger. Det er

også en mulighed at lade de overordnede afdelinger på

driftsenheden træffe beslutningen om sammenligningsgrundlag.

Tal fra tidligere

undersøgelser

Når en arbejdsplads gennemfører TULE for anden gang, vil

resultaterne fra den sidste undersøgelse kunne indsættes

sammen med de aktuelle resultater.

Husk at informere TULE sekretariatet, hvis der er gennemført

omstruktureringer på arbejdspladsen, som har betydning for

sammenligninger med tidligere undersøgelser.

Andre

anledninger til

undersøgelser

Der kan være andre anledninger til at gennemføre TULE, f.eks. i

forbindelse med lederuddannelse, eller i form af "før og efter

undersøgelser" i tilknytning til lokale udviklingsprojekter.

Har en arbejdsplads udført et stort stykke opfølgende arbejde

efter at have gennemført en trivselsundersøgelse og

ledelsesevaluering, kan arbejdspladsen rekvirere TULE

Sekretariatet til at gennemføre en ny undersøgelse.

12


Mulighed for

at udskyde

undersøgelsen

Den enkelte arbejdsplads har mulighed for at sige fra over for

at gennemføre undersøgelsen på uheldige tidspunkter. Har

arbejdspladsen været ude for store forandringer, som

eksempelvis ændring i struktur, arbejdsopgaver eller eventuelt

fået ny ledelse, kan det være nødvendigt at udskyde TULE,

indtil arbejdspladsen igen er kommet ind i en mere almindelig

arbejdsrytme. En arbejdsplads’ beslutning herom træffes i

samarbejde med driftsenhedsledelsen og TULE Sekretariatet.

3 Arbejdspladsens forberedelse af TULE

Inden I går i

gang

TULE er et udviklingsredskab for hver enkelt deltagende

arbejdsplads. I det lokale arbejde med undersøgelsen er det

vigtigt at sikre en god proces. Inden undersøgelsen går i gang er

det vigtigt, at det er klarlagt og formidlet på arbejdspladsen,

hvordan undersøgelsen kan bruges, og hvordan opfølgningen vil

blive organiseret.

Derfor bør det sikres, at arbejdspladsens ledelse og MEDudvalg

forholder sig til undersøgelsens indhold og lokale

anvendelsesmuligheder, inden undersøgelsen gennemføres. Det

bør diskuteres, hvordan undersøgelsen kan bidrage til at styrke

trivslen og ledelsen på arbejdspladsen.

Før undersøgelsen går i gang er det en god idé at overveje samt

tage stilling til problemstillingerne nævnt i ”Tjekliste”, som

findes til venstre på skærmen under information til ledere,

MEDudvalg og kontaktpersoner.

Ledelsens

opgaver

Ledelsen har det overordnede ansvar - herunder at sikre

• at spørgsmål om undersøgelsen drøftes i det lokale

MEDudvalg,

• at der bliver informeret om undersøgelsen via lokale

møder, uddeling af informationsmateriale

• at der bliver fulgt op på undersøgelsen

Kontaktpersonens

opgaver

Hver arbejdsplads udpeger en kontaktperson, der har til opgave

at tilvejebringe de oplysninger, som TULE Sekretariatet skal

bruge til at forberede materialet til undersøgelsens

gennemførelse. Ved mail-undersøgelse er det kontaktpersonens

opgave at indsende information på deltagerne, så TULE

Sekretariatet kan udsende spørgeskemaerne og eventuelt

igangsætte en rykkerprocedure elektronisk.

13


Ved papirskemaundersøgelser har kontaktpersonen til opgave at

fordele spørgeskemaer til arbejdspladsens medarbejdere og føre

regnskab med, hvor mange skemaer, der bliver fordelt.

Svarfristen er typisk 14 dage.

Ved papirskemaundersøgelser står kontaktpersonen desuden for

indsamling af spørgeskemaerne på arbejdspladsen på en måde,

som sikrer deltagernes anonymitet. De udfyldte skemaer skal

afleveres i lukkede svarkuverter i en postkasse. De optælles

efter ca. en uge, af hensyn til muligheden for at igangsætte en

rykkerprocedure. Ved undersøgelsens afslutning tæller

kontaktpersonen spørgeskemaerne, noterer antallet på

registreringsskemaet og sender spørgeskemaerne samt

registreringsskemaet til TULE Sekretariatet.

Information til

medarbejderne

om

undersøgelsen

I takt med, at driftsenheden og arbejdspladsernes ledelser og

MEDudvalg træffer de nødvendige beslutninger for, at TULE kan

sættes i gang, er det vigtigt at fortælle alle medarbejdere om

undersøgelsernes formål og indhold.

En grundig information styrker i de fleste tilfælde

medarbejdernes deltagelse i undersøgelsen, hvilket giver et godt

udgangspunkt for den senere opfølgning. Informationen kan

eventuelt gives til deltagerne på et personalemøde.

Hent

informationsmateriale


hjemmesiden

Der er udarbejdet et generelt informationsmateriale til

medarbejdere og ledere om undersøgelsen og udfyldelse af

skemaet, som kan fordeles blandt undersøgelsens deltagere,

inden den sættes i gang - se Bilag 1a og 1b.

Bilag 2 rummer et forslag til følgebrev. Begge dokumenter kan

hentes på hjemmesiden tule.dk. Dette giver driftsenheden eller

arbejdspladsen mulighed for at informere om lokale formål med

- og planer for - arbejdet med undersøgelsen. Følgebrevet kan

sendes ud til undersøgelsens deltagere på lokalt brevpapir.

Konsulenthjælp

fra TULE

Sekretariatet

Konsulenter fra TULE Sekretariatet kan rekvireres som

proceskonsulenter i forbindelse med tilrettelæggelse og

gennemførelse af den opfølgende dialog og til leders ledelses

dialog med leder. Kontakt til TULE Sekretariatet: Connie

Faurholt, e-mail: Connie.Faurholt@ stab.rm.dk

14


Rapportering af resultater

Rapporten

TULE Sekretariatet udsender rapporter senest fire arbejdsuger

efter udfyldelsen af spørgeskemaerne er afsluttet på

arbejdspladsenheden/ driftsenheden. Sekretariatet udarbejder

rapporter til hver enkelt arbejdspladsenhed, samt en rapport,

der sammenfatter resultaterne for hele arbejdspladsenheden/

driftsenheden.

Rapporten til den enkelte arbejdsplads præsenteres således, at

det er muligt for arbejdspladsens ledelse og medarbejdere selv

at vurdere arbejdspladsens stærke og svage sider.

Trivselsrapporten indeholder følgende talmateriale:

• baggrund for undersøgelsen

• helhedsvurdering af trivsel

• svar på de enkelte regionale trivselsudsagn

• helhedsvurdering af ledelsen – medarbejdernes svar

• svar på de enkelte udsagn vedrørende ledelse

• medarbejdernes prioritering af spørgsmålene

• svar på de otte nationale trivselsspørgsmål

• svar på eventuelle tilvalgte spørgsmål

Ledelsesrapporten indeholder følgende talmateriale:

• baggrund for undersøgelsen

• helhedsvurdering af ledelsen

• alle spørgsmål i forhold til koncernværdier

• svar på de enkelte udsagn vedrørende ledelse

• medarbejdernes prioritering af spørgsmålene

• svar på de otte nationale trivselsspørgsmål

Rapport for

driftsenheden

Driftsenheder får udarbejdet tilsvarende samlende rapporter for

medarbejdernes besvarelser af TULE. En driftsenhedsrapport vil

indeholde væsentligt flere besvarelser end arbejdspladsrapporterne

normalt indeholder. Derfor vil vil

driftenhedsrapporterne indeholde en yderligere bearbejdning af

svarene efter stillingskategori, køn og alder.

Driftsenhedsrapporter vil kun blive sendt til

driftsenhedsledelsen, som kan distribuere rapporten efter behov.

15


Principper for formidling af TULE resultater

Formidling af

resultater

TULE Sekretariatet sender rapporten ”Trivselsundersøgelse og

ledelsesevaluering” via mail til arbejdspladsens leder/ledelse.

Lederen/ledelsen har ansvaret for, at rapporten formidles til de

deltagende medarbejdere og det lokale MEDudvalg, samt at der

gennemføres en opfølgende dialog med medarbejderne om

resultaterne.

Rapporten ”Rapport for ledelsesevaluering” mailes alene til den

leder, der er evalueret i rapporten. Leders leder/ledelse har

ansvaret for, at der sker en opfølgende dialog med den

evaluerede leder om ledelsesevalueringens resultater. Dialogen

kan afhængigt af den evaluerede leders valg ske ud fra:

• ”Rapport for ledelsesevaluering” eller

• rapporten ”Trivselsundersøgelse og ledelsesevaluering”,

som er medarbejdernes svar på undersøgelsen.

Lederen/Ledelsen på arbejdspladsen fremsender hovedresultater

fra TULE til driftsenhedsledelsen. Disse resultater ledsages af

supplerende skriftlige kommentarer, f.eks. med en uddybning af

resultaterne, årsagssammenhænge, handleplaner m.v. Disse

kommentarer forelægges og drøftes forud for afsendelse i det

lokale MEDudvalg.

Andres

rekvirering af

resultater

Alle rapporter udarbejdet i regi af TULE regnes af Region

Midtjylland som interne arbejdsdokumenter. Jævnfør lov nr. 572

om offentlighed i forvaltningen § 7, nr. 1 kan rapporterne kan

derfor ikke som udgangspunkt rekvireres af tredjemand.

Region Midtjylland har besluttet at benytte sig af

”meroffentlighed” vedrørende rapporten ”Trivselsundersøgelse

og ledelsesevaluering”, som indeholder medarbejdernes

besvarelser. Rapporten kan derfor udleveres til tredjemand, selv

om den opfattes som et internt arbejdsdokument. Henvendelser

om adgang til rapporterne skal foretages gennem

driftsenhedsledelsen.

”Rapport for ledelsesevaluering” sendes alene til den evaluerede

leder. Da rapporten er et internt arbejdsdokument, som alene er

udarbejdet til lederens eget brug i forbindelse med dennes

ledelsesudvikling, har lederen ret til selv at vælge, om rapporten

skal deles.

16


4 Opfølgning og dialog

Når rapporten

foreligger

Resultaterne af TULE undersøgelsen kan påvirke

arbejdspladsens omdømme og selvforståelse. En

trivselsundersøgelse og ledelsesevaluering, som giver et positivt

resultat, kan bidrage til at bekræfte arbejdspladsens gode

omdømme, og et kritisk billede af arbejdspladsen kan virke

selvforstærkende. Et resultat, der ikke svarer til

forventningerne, kan føre til en kritisk holdning til både

undersøgelsen og arbejdspladsen. Effekten af resultaterne

afhænger af formidlingen, den efterfølgende dialog og

opfølgningen.

Organisering af

dialogen

Dialogen om resultaterne kan organiseres på mange måder:

• Som dialog inden for arbejdspladsens daglige

arbejdsenheder (afsnit, sektioner, afdelinger, grupper

m.v.)

• Ved at samle alle ledere og medarbejdere ved f.eks. en

temadag, et seminar eller lignende

• Eller ved at overdrage tilrettelæggelse af opfølgningen til

udvalgte nøglepersoner, f.eks. ledere og

medarbejderrepræsentanter i MEDudvalget og

sikkerhedsorganisationen

Uanset valg af fremgangsmåde bør opfølgningen sikre, at alle

medarbejdere inddrages i dialogen.

Det anbefales, at opfølgning på undersøgelserne tilrettelægges

således, at arbejdspladsen i opfølgningen kommer omkring både

APV og TULE.

• APV opfølgning skal have fokus på alle relevante dele af

den enkeltes arbejdsmiljø.

TULE opfølgning skal have fokus på trivsel og ledelse

som et organisatorisk anliggende.

Det anbefales endvidere, at arbejdspladsens organisatoriske

handleplaner fra både APV og TULE skrives ind i APV-databasen.

På den måde kan man bevare et samlet overblik, både lokalt og

i koncernen.

I dialogen kan resultaterne fortolkes og undersøges nærmere.

Der vil typisk være behov for at prioritere mellem de mange

temaer og spørgsmål.

17


Behov for støtte

til ledere

I opfølgningen på undersøgelsen har ledere med

personaleansvar en nøglerolle. Ledere kan føle sig dømte, og

utilfredse medarbejdere kan se undersøgelsen af trivsel og

ledelse som anledning til anonymt at kritisere ledelsen.

Resultaterne af TULE bør imidlertid ikke bruges til at placere

skyld, men i stedet til at identificere relevante indsatsområder.

Ledere kan have behov for støtte i processen, både fra

medarbejderne, deres nærmeste leder/ledelse, deres lederkolleger

og fra en konsulent.

Det er driftsenhedsledelsens ansvar, at der på driftsenheden er

en ledelsesmæssig opmærksomhed på den støtte, som

enkeltpersoner (f.eks. mellemledere) kan have behov for i

forbindelse med TULE.

Konkrete idéer til den opfølgende dialog

Rammer for

dialogen

Det er vigtigt i god tid - helst inden spørgeskemaerne udfyldes -

at få afklaret

• formålet med den opfølgende dialog

• hvem der skal deltage i den

• hvornår skal den foregå

• hvor lang tid er der afsat til den

• hvem den ansvarlige leder er

• hvem der er ”dialogholder”

• og hvilket lokale, der udgør de fysiske rammer om

dialogen

HUSK at svar på spørgsmål om enkeltpersoners psykiske

arbejdsmiljø fra en APV, gennemført samtidigt, ikke indgår i

dialogen, men behandles i regi af sikkerhedsgruppen.

Formålet med

dialogen

Dialogen skal hjælpe arbejdspladsens personale og ledelse med

at prioritere hvilke temaer, det er vigtigt at arbejde videre

med - både i forhold til det, der fungerer godt, og det der

skal udvikles,

at

at

undersøge resultater af TULE - at kunne forholde sig åbent

til andres opfattelse af trivslen og ledelsen ved at

undersøge hvordan tallene kan fortolkes, og hvilke billeder

af trivsel og ledelse det giver,

komme med forslag til konkrete handlingsplaner som

opfølgning på undersøgelsen - både i forhold til hvad den

18


enkelte kan gøre, hvad personalegruppen kan gøre, hvad

ledelsen kan gøre og hvad LMU kan gøre.

Konsulenthjælp

fra TULE

Sekretariatet til

dialogen

TULE Sekretariatet har erfaring fra flere hundrede dialoger i

Region Midtjylland og kan tilbyde en række konsulentydelser og

arrangementer, som kan understøtte processen omkring trivsel

og ledelse.

TULE Sekretariatets konsulenter løser hver konsulentopgave i

fortrolighed med den rekvirerende leder og arbejdsplads. Det er

altid arbejdspladsens ansvarlige leder, der rekvirerer

konsulentbistand.

Konsulenterne kan blandt andet give sparring og støtte i forhold

til:

• Hvordan dialogmøder kan tilrettelægges og hvordan der

kan arbejdes videre med resultaterne af dialogmøderne

mellem leder og medarbejdere.

• Hvordan ledere kan inddrage jeres ledelsesevaluering i

udviklingssamtaler

• Hvordan ledere kan inddrage jeres ledelsesevaluering i

eventuel dialog med ledelseskolleger.

19


5 Spørgeskemaet

Udvikling af

spørgeskemaet

Udsagnene i TULE er udarbejdet dels på baggrund af erfaringer

fra de fire tidligere amter; dels i henhold til temaerne i ”Aftale

om trivsel og sundhed” (OK-08), principperne i kvalitetsreformen

og Region Midtjyllands Ledelses- og Styringsgrundlag.

Udsagnene i ledelsesevalueringen er endvidere udarbejdet

således, at de understøtter koncernværdierne dialog, dygtighed

og dristighed.

Spørgeskemaet er pilottestet på fem afdelinger i regionen – to

sygehusafdelinger, en afdeling på social og psykiatriområdet og

to stabsafdelinger. I pilottesten af spørgeskemaet har der været

et kommentarfelt, hvor svarpersonerne har kunnet give

generelle kommentarer til spørgeskemaet. Sideløbende med

udfyldelse af spørgeskemaerne i pilottesten blev der gennemført

en validering af spørgeskemaet via 23 interviews med

medarbejdere og ledere i pilotafdelingerne. Som opfølgning på

pilottesten er der gennemført fokusgruppeinterviews med

pilotafdelingerne samt udarbejdet en spørgeskemaevaluering af

konceptets ledelsesdel.

På baggrund af tilbagemeldinger fra interviewene,

fokusgruppeinterviewene, kommentarfelterne og evalueringen af

konceptet blandt lederne er der sket mindre justeringer i

konceptet, herunder spørgerammen. Henover de kommende to

år vil der ske en yderligere validering af konceptet.

Standard

spørgeskemaet

TULE består af fire spørgeskemaer: Et til medarbejderne, et til

leders leder, et til lederen selv og et til leders kollega. De tre

førstnævnte skemaer er obligatoriske ved gennemførelse af

TULE, imens ledelsen på driftsenhedsniveau beslutter, om man

vil benytte sig af skemaet til leders kollega.

Standardspørgeskemaet til medarbejderne er opdelt i en

trivselsundersøgelse og en ledelsesevaluering.

Trivselsundersøgelsen har 18 specifikke udsagn og et angående

trivslen generelt på arbejdspladsen. Ledelsesevalueringen har

14 specifikke og et udsagn angående ledelsen generelt.

20


I tillæg til de regionalt udviklede udsagn vedrørende trivsel,

indeholder spørgeskemaet otte trivselsspørgsmål, som stilles i

alle landets fem regioner med henblik på sammenligning på

landsplan. Disse spørgsmål er udarbejdet af Trivselmeter og

måles med andre svarkategorier end de regionalt udarbejdede

spørgsmål. Opgørelsen af disse 8 trivselsspørgsmål på regionsog

landsplan offentliggøres på www.regioner.dk, Danske

Regioners hjemmeside.

I alt i de fire spørgeskemaer er der til ledelsesevalueringen 19

specifikke spørgsmål og et angående ledelsen generelt.

Spørgsmålene er stillet i spørgeskemaerne efter relevans,

hvorfor det ikke er alle spørgsmål, som går igen i alle skemaer.

Både tilfredshed

og vigtighed

Det er vigtigt, at informere deltagerne i undersøgelsen om, at de

skal besvare alle de regionale spørgsmål ud fra både tilfredshed

og vigtighed.

Angivelse af

tilfredshed

Tilfredsheden angives ved et kryds i et af spørgeskemaets seks

kolonner til venstre i skemaet.

Deltageren bliver bedt om at tage stilling til, hvor godt de

forskellige udsagn passer til deltagerens leder/ledelsesgruppe,

og svarmulighederne er:

Passer

Præcist

Passer

slet ikke

Ved ikke

5 4 3 2 1


21


Angivelse af

vigtighed

Spørgsmålets vigtighed besvares ved at angive et tal fra 1-5

eller krydse af i ”ved ikke” i papirspørgeskemaets seks kolonner

til højre i skemaet.

Deltagerne bliver bedt om at tage stilling til hvor vigtigt det

enkelte udsagn er for deltagerens trivsel i forhold til

lederen/ledelsesgruppen. Svarmulighederne er:

Meget

vigtigt

Slet ikke

vigtigt

Ved ikke

5 4 3 2 1


Helhedsvurdering

Både trivsels- og ledelsesspørgsmålene afsluttes med en

helhedsvurdering, hvor deltagerne overordnet kan vurdere

trivslen og ledelsen på arbejdspladsen på en skala fra 0 til 10,

hvor 10 er ”Enestående” og 0 er ”Uacceptabelt”.

Enestående

10 9 […]

Uacceptabelt

0

Ved

ikke


De 8

Trivselmeter

spørgsmål

De 8 trivselsspørgsmål bagerst i skemaet er udarbejdet af

Trivselmeter og stilles på alle arbejdspladser under Danske

Regioner. De 8 spørgsmål opgøres på en skala med 7

svarmuligheder fra 1-7. Til forskel fra de regionalt udviklede

spørgsmål måles der ikke vigtighed på de 8 Trivselmeter

spørgsmål. Svarmulighederne er:

I meget

høj grad

7 6 5 4 3 2

Slet ikke

1

Ved ikke


22


Bilag 1a: Information til medarbejderne på arbejdspladser, der deltager i

Region Midtjyllands trivselsundersøgelse og ledelsesevaluering TULE

Formål og baggrund

Region Midtjylland gennemfører regelmæssigt

trivselsundersøgelse og ledelsesevaluering (TULE).

TULE Sekretariatet står for gennemførelsen af

undersøgelserne. Hvordan der skal følges op på

resultaterne af undersøgelsen er et lokalt

anlæggende, som du vil blive informeret om

anden vis.

Formålet med undersøgelsen er, at den skal kunne

bruges til at skabe et overblik over trivslen og

ledelsen på regionens forskellige arbejdspladser og

samtidig kunne anvendes som et redskab til

udvikling og forbedring på hver enkelt arbejdsplads.

Undersøgelsen er tænkt som en

igangsættende og opmærksomhedsskabende

begivenhed, der sætter fokus på trivsel og ledelse

på arbejdspladsen set som organisation.

Resultaterne af undersøgelsen bør altid følges op

af dialog mellem ledelse og medarbejdere.

Rapporter med resultater fra undersøgelsen bliver

sendt til ledelsen på arbejdspladsen ca. 4 uger

efter undersøgelsens afslutning, hvorefter alle

medarbejdere får udleveret et eksemplar af

”Rapport for trivselsundersøgelse og

ledelsesevaluering”.

Vejledning til udfyldelse af spørgeskemaet

Spørgeskemaet består af 42 spørgsmål fordelt på

19 regionale trivselsspørgsmål, 15

ledelsesevalueringsspørgsmål og 8 nationale

trivselsspørgsmål. Du skal ved afkrydsningen

erklære dig mere eller mindre enig i spørgsmålene

og samtidig tage stilling til emnets vigtighed for

din trivsel og ledelse.

I udfyldelsen af skemaet bør der ses bort fra

isolerede begivenheder og i stedet tages

udgangspunkt i arbejdspladsen generelle trivsel.

Det er din egen personlige oplevelse af forholdene

på arbejdspladsen, der spørges til, og dermed ikke

til eventuelle gængse holdninger på

arbejdspladsen.

Din deltagelse i TULE er anonym. Dette sikres ved,

at TULE Sekretariatet behandler de udfyldte

spørgeskemaer fortroligt, og at der for grupper på

under 10 personer kun kan rapporteres på

resultaterne, såfremt der er samtykke fra samtlige

medarbejdere.

Medarbejderne har også selv et ansvar for

trivsel og ledelse

Arbejdspladsens ledelse har i sidste instans

ansvaret for forholdene på arbejdspladsen, men at

skabe en god trivsel kræver også en indsats fra

alle medarbejderne. I udfyldelsen af skemaet bør

du være opmærksom på, at du også selv kan have

et medansvar for, at en lang række forhold

fungerer bedst muligt.

Ligesom Region Midtjylland ser det sådan, at

lederskab kræver følgeskab og omvendt. Det

betyder, at lederen ikke er eneansvarlig for at

sikre en motiverende og inspirerende

arbejdsplads.

I den efterfølgende dialog om resultaterne er det

særligt vigtigt, at både ledelse og medarbejdere er

bevidste om, at en god trivsel og ledelse er et

fælles ansvar.

Handler ikke om ressourceproblematikken

Det kan hævdes, at årsagen til eventuelle trivselsog

ledelsesproblemer er manglende tildeling af

ressourcer til arbejdspladsen. Spørgsmål om

budgetter, lønforhold og lignende bør dog generelt

diskuteres i andre fora end TULE.

Gode råd

Når din arbejdsplads skal følge op på

undersøgelsen, er det en fordel, at du kan huske,

hvad du har svaret og hvorfor. Som en hjælp til

dette kan du tage en mail/papir kopi af det

udfyldte spørgeskema. Herefter kan du notere,

hvordan du forstår spørgsmålet, og du kan notere

overvejelser, som spørgsmålet giver anledning til

på det tidspunkt, du udfylder skemaet.

Din arbejdsplads kan vælge at gennemføre

undersøgelse af TULE samtidig med

arbejdspladsvurdering (APV).

Her er det vigtigt at holde sig for øje, at dit APVsvar

vedrørende psykisk arbejdsmiljø i

modsætning til TULE ikke er anonymt i relation til

Sikkerhedsgruppen. Til gengæld kan du med svar

på APV i fortrolighed få hjælp af

Sikkerhedsgruppen til at tage hånd om

problemstillinger i dit psykiske arbejdsmiljø, der

konkret gør sig gældende for dig.

Yderligere information

Har du spørgsmål vedrørende TULE, bedes du i

første omgang rette henvendelse til

kontaktpersonen på din afdeling. Du kan også

henvende dig til Peder Hau Lyng (8728 8131) eller

Dorte Jørgensen (8728 4931) i TULE Sekretariatet.

23


Bilag 1b: Information til ledere på arbejdspladser, der deltager i

Region Midtjyllands trivselsundersøgelse og ledelsesevaluering TULE

Formål og baggrund

Region Midtjylland gennemfører regelmæssigt

trivselsundersøgelse og ledelsesevaluering (TULE).

TULE Sekretariatet står for gennemførelsen af

undersøgelserne. Hvordan der skal følges op på

resultaterne af undersøgelserne er et lokalt

anlæggende, som du vil blive informeret om

anden vis.

Formålet med undersøgelsen er, at den skal kunne

bruges til at skabe et overblik over trivsel og

ledelse på regionens arbejdspladser og samtidig

kunne anvendes som et redskab til udvikling og

forbedring af trivsel og ledelse på hver enkelt

arbejdsplads.

Som leder kan du ikke deltage i de undersøgelser

af trivsel og ledelse på arbejdspladsen, som

gennemføres blandt medarbejdere, da du i givet

fald skulle vurdere forhold, du i en vis udstrækning

selv er ansvarlig for. For, at du som leder kan

deltage i TULE, må du indgå i undersøgelser

sammen med andre ledere på samme

ledelsesniveau på driftsenheden. Dermed kan du

tage stilling til rammerne for din trivsel i

ledelsessystemet, herunder den ledelse, du selv

modtager fra ledere placeret over dig i

ledelsessystemet.

Når du som leder deltager i TULE i forhold til en

overordnet leder/ledelse, skal du være

opmærksom på, at din besvarelse ikke er anonym

i relation til din leder. Årsagen er, at der som del

af det ledelsesmæssige arbejde forventes en høj

grad af åbenhed ledere og ledelsesniveauer

imellem. Dette med henblik på sikring af den

ledelsesmæssige udvikling på arbejdspladsen.

Desuden er ledergrupper oftest små, hvorfor der

ved et minimumskrav på 10 personer i gruppen

(som kravet er ved medarbejderundersøgelser)

oftest ikke ville kunne udarbejdes rapporter over

resultater af undersøgelserne.

Vejledning til udfyldelse af spørgeskemaet

Spørgeskemaet til TULE består af 42 spørgsmål

fordelt på 19 regionale trivselsspørgsmål, 15

ledelsesevalueringsspørgsmål og 8 nationale

trivselsspørgsmål. Du skal ved afkrydsningen

erklære dig mere eller mindre enig i spørgsmålene

og samtidig tage stilling til emnets vigtighed for

din trivsel.

I udfyldelsen af skemaet bør der ses bort fra

isolerede begivenheder og i stedet tages

udgangspunkt i ledelsesgruppens generelle trivsel

og ledelse.

Det er din egen personlige oplevelse af forholdene i

ledelsesgruppen, der spørges til, og dermed ikke

den gængse holdning i ledelsesgruppen.

Du har også selv et ansvar for trivsel og

ledelse

Ledelse har i sidste instans ansvaret for forholdene

på arbejdspladsen, men at skabe en god trivsel

kræver også en indsats fra alle medarbejdere. I

udfyldelsen af skemaet bør du være opmærksom

på, at du også selv kan have et medansvar for, at

en lang række forhold fungerer bedst muligt.

Ligesom Region Midtjylland ser det sådan, at

lederskab kræver følgeskab og omvendt. Det

betyder, at lederen ikke er eneansvarlig for at sikre

en motiverende og inspirerende arbejdsplads.

I den efterfølgende dialog om resultaterne er det

særligt vigtigt, at både ledelse og medarbejdere er

bevidste om, at en god trivsel og ledelse er et

fælles ansvar.

Handler ikke om ressourceproblematikken

Det kan hævdes, at årsagen til eventuelle trivselsog

ledelsesproblemer er manglende tildeling af

ressourcer til arbejdspladsen. Spørgsmål om

budgetter, lønforhold og lignende bør dog generelt

diskuteres i andre fora end trivselsundersøgelsen

og ledelsesevalueringen.

Gode råd

Når din arbejdsplads skal følge op på

undersøgelsen, er det en fordel, at du kan huske,

hvad du har svaret og hvorfor. Som en hjælp til

dette kan du tage en mail/papir kopi af det

udfyldte spørgeskema. Herefter kan du notere,

hvordan du forstår spørgsmålet, og de overvejelser

spørgsmålet giver anledning til, når du udfylder

skemaet.

Yderligere information

Har du spørgsmål vedrørende undersøgelsen,

bedes du i første omgang rette henvendelse til

kontaktpersonen på din afdeling. Du kan desuden

henvende dig til Peder Hau Lyng (8728 8131) el.

Dorte Jørgensen (8728 4931) i TULE Sekretariatet.

24


Bilag 2: Følgebrev vedrørende TULE blandt medarbejderne

Den x.x 201x

Til medarbejdere i XX

TULE – Trivselsundersøgelse og ledelsesevaluering på din arbejdsplads

HMU har besluttet at undersøge trivsel og ledelse, og vi anbefaler derfor, at alle medarbejdere

udfylder TULE skemaet.

Indsæt begrundelse for og formål med at gennemføre trivselsundersøgelse og

ledelsesevaluering.

Din deltagelse i undersøgelsen er anonym. Du kan således trygt udtrykke din helt personlige

oplevelse af dine arbejdsforhold. Det tager 15-20 minutter at udfylde skemaet. Efter

udfyldelsen trykkes på knappen ”Afslut interview”/lægges skemaet i den udleverede

svarkuvert, og indleveres i "postkassen" hos kontaktperson xx, som videresender de lukkede

kuverter til TULE Sekretariatet.

Svarfristen er x.x. 201x

Ca. fire uger efter undersøgelsens afslutning modtager din arbejdsplads rapporterne med

resultaterne af undersøgelsen.

Indsæt beskrivelse af planer for dialog om resultaterne

Har du spørgsmål vedrørende skemaet eller undersøgelsen i øvrigt, kan du kontakte

kontaktpersonen xx på din arbejdsplads. Er dette ikke tilstrækkeligt, kan der rettes

henvendelse til Peder Hau Lyng (tlf.: 8728 8131) eller Dorte Jørgensen (tlf.: 8728 4931) i

TULE Sekretariatet.

./. Vedlagt en informationsskrivelse om TULE.

Med venlig hilsen

Xx

25


TULE Sekretariatet 2011

26

More magazines by this user
Similar magazines