Danskernes Digitale Bibliotek - Kulturstyrelsen

kulturstyrelsen.dk

Danskernes Digitale Bibliotek - Kulturstyrelsen

Marts 2012

www.kum.dk

Danskernes digitale bibliotek

Fælles løsning til digital formidling for

folkebibliotekerne


Danskernes Digitale Bibliotek

DANSKERNES DIGITALE BIBLIOTEK

FÆLLES LØSNING TIL DIGITAL FORMIDLING FOR FOLKEBIBLIOTEKERNE

Udgivet marts 2012 af:

KL

Weidekampsgade 10

Postboks 3370

2300 København S

www.kl.dk

Kulturministeriet

Nybrogade 2

1203 København K

www.kum.dk

Kulturstyrelsen

H. C. Andersens Boulevard 2

1553 København V

www.kulturstyrelsen.dk

Udgives kun elektronisk.

Kan downloades på Kulturministeriet, Kulturstyrelsen og KL’s hjemmeside.

Forside: fotograf Bjarke Ørsted.

2


Danskernes Digitale Bibliotek

Indhold

1 Indledning............................................................................................................................................5

1.1 Anbefaling.......................................................................................................................................................................5

1.2 Kommissorium og organisering af arbejdet ................................................................................................5

2 Status og udfordringer – bibliotekslandskabet i dag..................................................................7

2.1 Indledning .......................................................................................................................................................................7

2.2 Materialetyper ..............................................................................................................................................................8

2.3 Forskelle i adgang ......................................................................................................................................................8

2.4 Infrastruktur for fysiske materialer ..................................................................................................................9

2.5 Infrastruktur for netbaserede materialer ......................................................................................................9

2.6 TING-samarbejdet.................................................................................................................................................... 10

2.7 Indkøb af netbaserede materialer.................................................................................................................. 11

2.8 Bibliotekernes opgaver i forbindelse med netbaserede materialer............................................ 12

2.9 Status for adgang til netbaserede materialer ......................................................................................... 13

2.10 Opsamling: folkebibliotekernes udfordringer .......................................................................................... 14

3 Tre modeller for digital udvikling ................................................................................................ 15

3.1 Indledning .................................................................................................................................................................... 15

3.2 Tre modeller................................................................................................................................................................ 15

3.3 Model 1: Lokal autonomi...................................................................................................................................... 16

3.4 Model 2: Fælles digitalt bibliotek ................................................................................................................... 17

3.5 Model 3: Nationalt digitalt bibliotek ............................................................................................................. 18

3.6 Vurdering af modellerne ...................................................................................................................................... 19

4 Indkøbsfunktion............................................................................................................................... 22

4.1 Indledning .................................................................................................................................................................... 22

4.2 Erfaringer med indkøbssamarbejder............................................................................................................. 22

4.3 Indkøbssamarbejde i DDB.................................................................................................................................... 22

4.4 Fælles materialevalg i DDB ................................................................................................................................ 23

4.5 Anbefalinger ............................................................................................................................................................... 24

5 Infrastrukturens elementer ........................................................................................................... 26

5.1 Datalaget...................................................................................................................................................................... 27

5.2 Tjenestelaget (services)...................................................................................................................................... 27

5.3 Præsentationslaget ............................................................................................................................................... 28

5.4 Vurdering af TING som infrastruktur i DDB .................................................................................................. 30

5.5 Anbefalinger ............................................................................................................................................................... 31

6 Organisering af et digitalt bibliotek ........................................................................................... 32

6.1 Indledning .................................................................................................................................................................... 32

6.2 Organisering ............................................................................................................................................................... 32

6.3 Adskillelse af bestiller- og udførerfunktion .............................................................................................. 36

6.4 Placering af sekretariatet ................................................................................................................................... 37

6.5 Karakteren af udbud i DDB................................................................................................................................... 38

6.6 Infrastrukturleverandører.................................................................................................................................... 38

6.7 Anbefalinger ............................................................................................................................................................... 39

7 Omkostninger................................................................................................................................... 41

7.1 Indledning .................................................................................................................................................................... 41

7.2 Udgifter til organisering og infrastruktur for DDB .................................................................................. 41

7.3 Samlede udgifter...................................................................................................................................................... 42

7.4 Infrastruktur................................................................................................................................................................ 43

7.5 Løbende udvikling af infrastrukturen........................................................................................................... 44

7.6 Etableringsudgifter................................................................................................................................................. 44

7.7 Organisation ............................................................................................................................................................... 45

7.8 Omkostninger ved den lokale implementering....................................................................................... 46

7.9 Opsamling.................................................................................................................................................................... 47

8 Finansiering...................................................................................................................................... 49

8.1 Erfaringer med finansieringsmodeller......................................................................................................... 49

8.2 Styring og finansiering.......................................................................................................................................... 50

8.3 Anbefalinger af finansieringskilder............................................................................................................... 52

8.4 Anbefaling af finansieringsmodel for den kommunale betaling .................................................. 53

8.5 Konsekvenser for det lokale bibliotek.......................................................................................................... 54

3


Danskernes Digitale Bibliotek

8.6 Anbefalinger ............................................................................................................................................................... 55

9 Anbefalinger..................................................................................................................................... 57

Ordliste .................................................................................................................................................... 62

Bilag (downloades særskilt) ............................................................................................................... 63

4


Danskernes Digitale Bibliotek

1 Indledning

Folkebibliotekerne har for alvor taget de nye medier til sig og har igennem de sidste mange

år arbejdet med formidling af digitale materialer. Allerede med vedtagelsen af biblioteksloven

fra 2000 fik folkebibliotekerne til opgave at arbejde med elektroniske informationsressourcer

og multimedier.

I de senere år er bibliotekerne begyndt også at arbejde med de netbaserede digitale materialer,

som fx e-bøger, digital musik og elektroniske tidsskrifter. De netbaserede materialer

stiller nye krav til folkebibliotekerne, hvis de fortsat skal gå foran i forhold til at fremme

oplysning, uddannelse og kulturel aktivitet.

Rapporten fra Udvalget om Folkebibliotekerne i Vidensamfundet blev offentliggjort i marts

2010. Her var hovedanbefalingen: ”At DDB [Danskernes Digitale Bibliotek] hurtigst muligt

etableres som en fælles organisation for alle nationale biblioteksservices med udgangspunkt i

et tæt samarbejde om fælles data, fælles arkitektur og koordineret formidling”.

Forarbejdet til et digitalt bibliotek har allerede været i gang i flere år, og der er en masse at

bygge på. Både staten og kommunerne har de sidste årtier foretaget en række investeringer

bl.a. i regi af DBC (Danmarks BiblioteksCenter), og folkebibliotekerne har påbegyndt udviklingen

af en fælles biblioteksløsning med TING-samarbejdet.

Denne rapport indkredser udfordringer og potentialer i folkebibliotekernes arbejde med den

digitale formidling som grundlag for en beslutning om en fælles fremtidig indsats på området.

1.1 Anbefaling

I rapporten anbefales, at der etableres et Danskernes Digitale Bibliotek (herefter DDB) bestående

af en fælles infrastruktur, et indkøbssamarbejde og en organisatorisk ramme om

disse to initiativer. Samarbejdet skal omfatte indkøb af netbaserede materialer, håndtering

af metadata, drift og udvikling af teknisk infrastruktur og af udvalgte fælles formidlingsinitiativer.

Det anbefales, at DDB etableres som et forpligtende fællesskab mellem kommunerne

og staten – dog således, at den enkelte kommune selv træffer beslutning om at tilslutte

sig. Rapportens anbefalinger danner rammen for, hvordan et DDB kan indrettes. I en efterfølgende

etableringsfase vil en lang række af disse anbefalinger skulle konkretiseres i samarbejde

med kommunerne og bibliotekerne.

DDB vil fungere som et supplement til det lokale fysiske bibliotek – det kulturelle mødested

– og vil udnytte bibliotekernes potentiale til at etablere fælles løsninger i tætte samarbejder.

Med rapportens anbefaling af et Danskernes Digitale Bibliotek ønsker KL og Kulturministeriet

at adressere den aktuelle teknologiske og samfundsmæssige udvikling. Et fælles digitalt

bibliotek vil være en omkostningseffektiv løsning for landets biblioteker, der muliggør en

nødvendig omstilling af biblioteksvæsnet inden for de eksisterende rammer. DDB indgår den

i fælleskommunale digitaliseringshandlingsplan.

1.2 Kommissorium og organisering af arbejdet

Af kommissoriet for arbejdet med Danskernes Digitale Bibliotek fremgår det, at arbejdsgruppen

skal tilvejebringe et beslutningsgrundlag vedrørende en eventuel etablering

af en fælles løsning til digital formidling, der som udgangspunkt kan anvendes af

alle kommunale biblioteker og biblioteker inden for andre sektorer.

5


Danskernes Digitale Bibliotek

I kommissoriet for arbejdet med DDB er anført, at arbejdet bl.a. skulle adressere følgende

udfordringer:

• Attraktive tilbud: Det er ønskeligt, at borgerne i Danmark får adgang til et tidssvarende

digitalt bibliotekstilbud af høj kvalitet. Der er hård konkurrence om brugernes

opmærksomhed på internettet, og det er vanskeligt for det enkelte bibliotek at

skabe attraktive digitale tilbud på egen hånd.

• Bedre eksponering af licensbelagte digitale informationsressourcer: Det er ønskeligt

med en bedre eksponering af de databaser, e-bøger, netlydbøger med videre, som

bibliotekerne har købt adgang til.

• Konsolidering: Den tekniske kompleksitet i udviklingen af nye digitale tilbud kan

blive en udfordring – især for mindre kommuner.

• Samarbejde: Det er vanskeligt for det enkelte bibliotek at optimere ressourceudnyttelsen

og reducere dobbeltarbejde uden en fælles ramme for samarbejdet.

Som led i arbejdet skulle følgende temaer afdækkes: indhold og kvalitet, herunder forskellige

modeller for et digitalt bibliotek, de tekniske forhold for et digitalt bibliotek,

styring og driftsmæssig forankring samt økonomi og finansiering.

Styregruppen er, med udgangspunkt i kommissoriet, sammensat af repræsentanter fra KL

(Torben Kjærgaard og Ralf Klitgaard Jensen), Kulturstyrelsen (Jens Thorhauge) samt Kulturministeriets

departement (Steen Kyed). Arbejdsgruppen har bestået af repræsentanter

fra de samme institutioner.

Arbejdsgruppen skulle, jf. Kommissoriet, igangsætte eksterne analyser og/eller undersøgelser,

der kunne medvirke til at afdække ovenstående temaer. Arbejdsgruppen har benyttet

sig af konsulentfirmaet Devoteam, som har analyseret TING-samarbejdet, der er et kommunalt

frivilligt samarbejde om udvikling af en infrastruktur for digitale materialer. Devoteam

har herudover bidraget med en uafhængig vurdering af infrastrukturen i et digitalt bibliotek

og af omkostningsniveauet. Anbefalingerne i nærværende rapport bygger således bl.a. på

disse vurderinger. Styregruppen har undervejs i arbejdet talt med DBC og en af nøglepersonerne

bag TING-samarbejdet, Bo Fristed.

Arbejdsgruppen har ligeledes inddraget viden fra bibliotekerne i Horsens, Skanderborg,

Randers og Viborg (Beta-bibliotekerne), der har lavet en analyse af de økonomiske fordele

ved at indgå i et DDB. Analysen har karakter af en businesscase og inddrages særskilt i

kapitlet om finansiering.

6


Danskernes Digitale Bibliotek

2 Status og udfordringer – bibliotekslandskabet i dag

2.1 Indledning

I dette kapitel gives en introduktion til vilkårene for folkebibliotekernes formidling af de

netbaserede materialer i dag, materialernes udbredelse og de udfordringer, der knytter sig

til dem.

Rapporten ”Folkebibliotekerne i vidensamfundet”, som ligger grund for denne rapport om

Danskernes Digitale Bibliotek, konkluderer blandt andet følgende:

”Folkebibliotekerne i vidensamfundet indebærer en videreførelse af bibliotekets traditionelle

opgave med at give adgang til information, men også en videreudvikling, hvor biblioteket

bidrager til, at alle har forudsætningerne for at udnytte information og at skabe ny viden.

Det er ikke alle borgere, der har disse forudsætninger. Biblioteket kan ved at fokusere på

bestemte indsatser og målgrupper give flere muligheden for at klare sig bedre i vidensamfundet.

Indsatsområderne læsning samt it- og informationskompetencer er for bibliotekerne

vigtige bidrag til udvikling af vidensamfundet. Bogstart, Lektiecaféer, Lær mere om it og

Læselyst er konkrete eksempler på sådanne indsatser.

Samtidig skal biblioteket udvikle den traditionelle opgave med at give alle borgere adgang til

relevant information. Det indebærer, at der skal være mulighed for at få adgang til de informationsressourcer,

som er betalingsbelagte (databaser, e-bøger og betalingsbelagte digitale

tidsskrifter), og samtidig skal der ydes en indsats for at øge opmærksomheden på, at bibliotekerne

råder over faglitteratur, som ikke findes frit tilgængelig på internettet, og som kan

kvalificere skabelse af ny viden i erhvervslivet og offentlige institutioner.

Det betyder, at biblioteket skal være mere synligt og lettere tilgængeligt både på internettet

og i lokalsamfundet, og at der skal arbejdes endnu mere systematisk med målrettede tilbud

til bestemte brugergrupper.”

Disse udfordringer for folkebibliotekerne er ikke nye. Med vedtagelsen af lov om biblioteksvirksomhed

i 2000 blev folkebibliotekernes opgaver udvidet med formuleringen af en ny materialeforpligtelse,

der også omfatter musik, film og multimediematerialer. Lovens § 1 fastlægger

folkebibliotekernes formål således:

”Folkebibliotekernes formål er at fremme oplysning, uddannelse og kulturel aktivitet ved at

stille bøger, tidsskrifter, lydbøger og andre egnede materialer til rådighed såsom musikbærende

materialer og elektroniske informationsressourcer, herunder internet og multimedier.”

Folkebibliotekerne har opfyldt den udvidede materialeforpligtelse ved i stigende omfang at

indkøbe cd’er, dvd’er og spil. Disse materialer er såkaldte fysiske materialer og kan stort set

håndteres og formidles på samme måde som bøgerne. Men internettets udbredelse har givet

bibliotekerne mulighed for at kunne udlåne musik, bøger og film via internettet. Disse materialetyper

betegnes de netbaserede materialer. Denne type materialer stiller allerede i dag

bibliotekerne overfor en række udfordringer i forhold til at møde borgernes behov, og udfordringen

vil i kraft af et stadig voksende udbud kun blive større. Samtidig indebærer den

teknologiske udvikling og de netbaserede materialer nye muligheder for at løse bibliotekernes

opgaver og for at udnytte bibliotekernes potentialer som centrale videns- og dannelsesinstitutioner.

7


Danskernes Digitale Bibliotek

2.2 Materialetyper

Figur 1 viser en oversigt over forskelle mellem de fysiske materialer og de netbaserede materialer.

Sidstnævnte er materialer, der kan leveres til brugeren via internettet.

Figur 1: Bibliotekernes materialetyper

Materialetyper

Juridisk regulering

Benyttelse

Betaling

Fysiske materialer

Bøger, tidsskrifter, cd’er, lydbøger på cd,

(dvd’er*, spil*)

Enkel: udlån reguleret af ophavsretsloven

(dog ikke *)

Enkel: rationering via lånetid, udlånsbegrænsninger

Enkel: uafhængig af brugerkreds og benyttelse

Netbaserede materialer

E-bøger, e-tidsskrifter, databaser,

mp3/streamet musik, netlydbøger,

streamede film, onlinespil

Kompleks: udlån reguleret af aftaleretten

(aftaler med enkelte leverandører)

Ofte kompleks: afhængig af antal brugere,

antal eksemplarer mv. Tidsbegrænset

anvendelse

Kompleks: koblet til antal brugere eller

benyttelse

Budgettering Faste, forudsigelige budgetrammer Dynamiske forretningsmodeller, variable

betalinger, prisstigninger

Samlingsopbygning Enkel:lokal egen samling Kompleks: mange licenspakker, tidsbegrænset

adgang, stort behov for statistik

mhp. porteføljlestyring

Tilgængeliggørelse

Baseret på eksisterende infrastruktur for

metadata

Dynamiske metadata erhverves fra

leverandører/forlag, mange formater,

adgangsstyring

Formidling Bibliotekssystem og bibliotek.dk Ebogsbibliotek.dk, Infomedia, Bibzoom,

Filmstriben, Spilogmedier.dk

2.3 Forskelle i adgang

Ophavsretsloven indeholder en undtagelse, der begunstiger biblioteket i forhold til udlån af

fysiske materialer. I henhold til ophavsretslovens § 19 har bibliotekerne mulighed for at

udlåne disse materialer uden tilladelse fra ophavsmanden. Det betyder, at biblioteket eksempelvis

kan indkøbe en bog og udlåne den frit, også til andre bibliotekers lånere.

Denne undtagelse gælder imidlertid ikke for de netbaserede materialer. Her har biblioteker

ingen særstatus i forhold til ophavsretsloven. Det indebærer, at enhver benyttelse af netbaserede

materialer skal være aftalt med rettighedshaveren.

Allerede i 2004 begyndte folkebibliotekerne at stille netbaserede materialer til rådighed i

større omfang. Materialer som e-bøger og mp3-filer blev formidlet gennem fælles tjenester

som Bibliotekernes Netmusik og Downlaan.

Netbaseret musik eller e-bøger kan ikke udlånes mellem bibliotekerne, og adgangen til materialet

er bestemt af, om den enkelte kommune har betalt for et abonnement. Dermed er

borgerens adgang i dag bestemt af den enkelte kommunes prioritering af biblioteksbetjeningen.

Det kan få mærkbare konsekvenser inden for en årrække, hvis e-bøger eksempelvis i

større og større grad erstatter den trykte bog.

På samme måde er der især forskelle på, om borgeren tilbydes adgang til udenlandsk digital

faglitteratur i form af e-bøger, databaser og tidsskrifter. Det er typisk de større biblioteker,

som tilbyder borgeren denne type adgang.

Betaling og benyttelse af netbaserede materialer reguleres af aftaler med den enkelte leverandør.

Bibliotekets budgettering og samlingsopbygning bliver dermed mere kompliceret end

for de fysiske materialer. Derudover er tilgængeliggørelse og formidling af de netbaserede

8


Danskernes Digitale Bibliotek

materialer anderledes end for fysiske materialer, både i forhold til de krav, der stilles til

systemerne, og til den måde brugerne får adgang til materialerne.

2.4 Infrastruktur for fysiske materialer

Formidlingen af fysiske materialer såsom bøger, tidsskrifter, cd’er og dvd’er er baseret på

metadata om materialerne. Metadata er data, der beskriver de enkelte materialer, eksempelvis

en bog, med oplysninger om forfatter, titel, udgivelsesår og emne.

Det er omkostningskrævende at udarbejde metadata, og bibliotekerne har derfor et udbygget

samarbejde om genbrug af metadata. Omdrejningspunktet for dette samarbejde er DanBib,

som er bibliotekernes fælles database med metadata, primært om de materialer, der findes

på danske biblioteker.

En væsentlig del af DanBibs data kommer fra nationalbibliografien og bibliotekskatalogiseringen,

der udarbejdes af DBC som en fortegnelse over værker udgivet i Danmark. Data fra

DanBib anvendes desuden i bibliotekernes lokale systemer. Her genbruges beskrivelserne, så

biblioteket ikke selv skal udarbejde metadata for de enkelte materialer.

Der leveres også information fra de lokale systemer til DanBib. Herved får DanBib information

om, hvilke biblioteker der har hvilke materialer. Det er grundlaget for bibliotekernes

lånesamarbejde. I kraft af nationalbibliografien og bibliotekskatalogiseringen har systemerne

en detaljeret beskrivelse af materialerne, og via beholdningsoplysninger fra de lokale

bibliotekssystemer er der mulighed for at sende bestillinger på materialer til de rette biblioteker.

Siden år 2000 har borgerne via bibliotek.dk haft adgang til at bestille materialer fra alle

landets biblioteker. Bibliotek.dk fungerer på den måde i høj grad som et omstillingsbord, der

dirigerer bestillinger til de mange lokale systemer.

Lånesamarbejdet understøttes af to vigtige fælles tjenester: kørselsordningen og centralbibliotekerne.

Førstnævnte er et nationalt distributionssystem med daglig omdeling af fysiske

materialer, der administreres af Kulturstyrelsen. Centralbibliotekerne kan i denne sammenhæng

opfattes som seks regionale lagre. Derudover spiller fag- og forskningsbiblioteker

og særligt Statsbiblioteket en central rolle ved at skaffe den mere specialiserede litteratur,

som folkebibliotekerne ikke selv råder over.

Det lokale folkebiblioteks formidling er baseret på et bibliotekssystem og en cms-løsning

(content management system). Sidstnævnte anvendes til at udforme og administrere bibliotekets

hjemmeside. Bibliotekssystemet er et administrativt system, der bruges til at håndtere

materialerne og udlånet af dem. Bibliotekssystemet har også en webgrænseflade, så brugerne

kan søge efter materialer samt bestille, reservere og forny materialer.

2.5 Infrastruktur for netbaserede materialer

De netbaserede materialer adskiller sig fra fysiske materialer ved, at biblioteket ikke selv

råder over materialerne i egen samling, men at de i stedet ligger på en server hos en leverandør.

Når en borger låner en e-bog via biblioteket, sendes vedkommende til en kommerciel

leverandørs hjemmeside for at logge ind og få adgang til den digitale fil, der indeholder e-

bogen. Denne afkobling af biblioteket i forhold til de digitale materialer er blevet kaldt en

udvikling fra collection til connection – eller fra samling til server. Materialet og håndteringen

af det er ikke længere bundet til et fysisk sted, og det har konsekvenser for organiseringen

af bibliotekernes materialeforsyning og for formidlingen af materialerne.

9


Danskernes Digitale Bibliotek

Det enkelte bibliotek eller grupper af biblioteker indgår i dag aftaler med leverandører om

adgang til de forskellige digitale materialetyper. På den måde kan bibliotekerne tilbyde borgerne

e-bøger, netbaseret musik, netlydbøger, onlinespil, onlinefilm, databaser og e-

tidsskrifter. De mange leverandørspecifikke løsninger indebærer, at borgerne sendes rundt

mellem flere forskellige leverandørers hjemmesider for at finde materialer.

Bibliotekerne kan derfor ikke umiddelbart tilbyde en samlet formidling af de netbaserede

materialer, og disse kan heller ikke præsenteres sammen med de fysiske materialer, som

borgeren normalt finder og bestiller gennem det traditionelle bibliotekssystem.

I praksis betyder det, at borgerne eksempelvis kan hente musik fra musiktjenesten Bibzoom,

men da formidlingen af musikken ikke er integreret med de øvrige tilbud fra bibliotekerne,

skal man kende til portalen Bibzoom for at opdage musikken. På Bibzoom er der ingen henvisninger

til fx avisdatabasen Infomedia (der kunne have anmeldelser af musikken) eller

andre af bibliotekernes tilbud. Når borgerne søger efter musik i det lokale bibliotekssystem,

er der mulighed for at låne cd’er, men der bliver ikke henvist til, at biblioteket kan tilbyde

den tilsvarende musik online.

Konsekvensen er, at de netbaserede materialer er mindre synlige for borgerne, og at den

samlede formidling af bibliotekernes materialer er mindre brugervenlig. Denne utilstrækkelige

formidling forringer desuden bibliotekernes muligheder for at anvende kanalstrategier

og dermed fremme en overgang fra fysiske materialer til netbaserede materialer, hvor dette

er i tråd med borgernes behov og de lokale prioriteringer.

Denne mangel på en samlet formidling af de netbaserede og de fysiske materialer – og med

de uheldige konsekvenser dette har for brugernes adgang til materialerne – er en af de helt

centrale udfordringer, som denne rapport adresserer.

2.6 TING-samarbejdet

I 2008 startede Københavns Kommunes Biblioteker og Aarhus Kommunes Biblioteker et

udviklingssamarbejde med DBC om at samle og forbedre formidlingen af fysiske og netbaserede

materialer. Samarbejdet, der siden er udvidet til at omfatte 22 biblioteker, har betegnelsen

”TING” og er organiseret som et open source-community, hvor både leverandører og

biblioteker deltager.

TING-samarbejdet er både en infrastruktur med en række konkrete tekniske løsninger og et

projektorienteret udviklingssamarbejde.

Infrastrukturen omfatter en fælles databrønd med metadata om bibliotekernes fysiske og

netbaserede materialer. Denne databrønd danner grundlag for formidling via et fælles open

source-system til hjemmesider og et system til formidling til mobile platforme. På den måde

kan bibliotekerne hente data fra samme sted og anvende fælles udviklede it-systemer til

formidling i eksempelvis Aarhus og Københavns Kommuner. De to bibliotekers hjemmesider

er således baseret på TING. DBC er ansvarlig for driften af databrønden og hoster hjemmesideløsninger,

og her indgår det enkelte bibliotek en almindelig driftskontrakt med DBC.

Udviklingssamarbejdet styres af et community council, hvor hver partner i TING har én

stemme. Det er dette council, der koordinerer udviklingsarbejdet i de forskellige projektgrupper.

TING-samarbejdet er relevant at forholde sig til i forhold til den fremtidige udvikling af bibliotekernes

digitale formidling. Derfor er der som led i analysearbejdet i forbindelse med

10


Danskernes Digitale Bibliotek

rapporten foretaget en ekstern udredning af TING-samarbejdet af firmaet Devoteam (se også

afsnit 6.4).

2.7 Indkøb af netbaserede materialer

Størstedelen af folkebibliotekerne køber allerede netbaserede materialer inden for alle materialekategorier.

Der er dog store forskelle i det udvalg, der tilbydes borgerne i de forskellige

kommuner, ligesom bibliotekernes mulighed for at formidle det netbaserede materiale i noget

omfang kan påvirke indkøbet af sådanne materialer. Folkebibliotekerne indkøber i dag

tilsammen netbaserede materialer for 30-35 mio. kr. årligt.

Indkøb af netbaserede materialer foretages i dag på tre forskellige måder:




Indkøb på vegne af andre biblioteker: Gentofte Bibliotekernes indkøbssamarbejde

Indkøb med efterfølgende videresalg til andre biblioteker: Statsbibliotekets Bibzoom

og Aarhus Kommunes Bibliotekers Netlydbog.dk.

Enkelte bibliotekers eget indkøb hos DBC.

Den første metode er et egentligt indkøbssamarbejde, hvor en formelt nedsat gruppe indkøber

licenser på vegne af andre biblioteker. Gentofte Bibliotekerne koordinerer folkebibliotekernes

indkøb af en række tekstlicenser såsom Infomedia, Gyldendals ordbøger og Library

Press Display. Dette indkøb svarer til 35% af det samlede beløb, der købes netbaserede materialer

for i Danmark.

Den anden metode indebærer, at et enkelt bibliotek indkøber licenser til netbaserede materialer

på et enkelt område og derefter videresælger disse til andre biblioteker. Således administrerer

Aarhus Kommunes Biblioteker indkøbssamarbejdet om danske lydbøger (20% af det

samlede indkøb af netbaserede materialer), og Statsbiblioteket forvalter bibliotekernes indkøb

af adgang til online musik via portalen Bibzoom (26% af det samlede indkøb af netbaserede

materialer).

Som en tredje variant er en del af indkøbet organiseres sådan, at de enkelte biblioteker indgår

aftaler med DBC om adgang til produkter som Filmstriben, Forfatterweb og Faktalink.

Disse indkøb udgør 19% af det samlede indkøb af netbaserede materialer.

11


Danskernes Digitale Bibliotek

Figur 2: Fordeling af indkøb i procent

2.8 Bibliotekernes opgaver i forbindelse med netbaserede materialer

I dag varetager kommunerne hver især mange af de administrative opgaver i forbindelse

med indkøbet af netbaserede materialer. Selve indkøbet af licenser er bare en del af de mange

opgaver, der skal løses. Følgende opgaver vil typisk indgå i forbindelse med indkøbet af

licenser til netbaserede materialer:

• Forarbejde/markedsundersøgelse

• Interesseundersøgelse

• Kontraktforhandling

• Beslutning og kontraktindgåelse

• Implementering

• Markedsføring og undervisning

• Support og statistik

• Fornyelse af aftalen

Gentofte Bibliotekernes indkøbssamarbejde, som forhandler 55 tekstlicenser, er den eneste

indkøbsgruppe, som håndterer de fleste af de ovenstående opgaver. Aarhus Kommunes Biblioteker

og Statsbibliotekets indkøb af netlydbog og Bibzoom løfter en del af de ovenstående

opgaver. Det betyder, at mange af de ovenstående opgaver, der er forbundet med indkøb af

licenser, stadig bliver udført lokalt.

I sammenligning med erfaringerne fra forskningsbibliotekernes indkøbssamarbejde (DEFF –

Danmarks Elektroniske Fag- og Forskningsbibliotek) peger den nuværende organisering af

12


Danskernes Digitale Bibliotek

indkøbet i retning af, at der ligger et uudnyttet potentiale i et større indkøbsfællesskab på

folkebiblioteksområdet.

2.9 Status for adgang til netbaserede materialer

Det spredte indkøb betyder, at der i dag har udviklet sig store forskelle landet over i borgernes

adgang til de netbaserede materialer. Det er naturligt, at der er forskelle i efterspørgslen

efter forskellige materialer og materialetyper i de forskellige dele af landet. På den anden

side er det også erfaringen, at der er en række netbaserede materialer som fx Forfatterweb

og Faktalink, der er en meget bred efterspørgsel efter, og som det vil være en fordel at indkøbe

i fællesskab. Det forventes, at den tendens, – at flere biblioteker indkøber det samme – vil

forstærkes med det stadig voksende udbud af netbaserede materialer.

Som det ses på nedenstående kort, er der i dag en betydelig variation i folkebibliotekernes

indkøb af netbaserede medier. Ved vurderingen af materialeudgifter pr. indbygger skal man

være opmærksom på, at kommuner med et lavt indbyggertal naturligvis kan have meget

høje materialeudgifter pr. indbygger uden at have en stor materialesamling – og omvendt

med større kommuner.

Figur 3: Oversigt over udgifter til digitale ressourcer

Figuren viser, at langt de fleste kommuner i Danmark bruger 4.000-6.000 kr. på netbaserede

materialer pr. 1.000 indbyggere pr. år. En del af de jyske og fynske kommuner bruger 2.500-

4.000 kr. Endelig er der enkelte undtagelser i omegnskommunerne til København, hvor der

bruges 6.000-8.000 kr.

13


Danskernes Digitale Bibliotek

Der er forskel på de forskellige materialetypers udbredelse rundt omkring i landet. Bibzoom,

bibliotekernes musikudlån, netlydbog.dk og filmstriben.dk dækker det meste af landet, mens

spilogmedier.dk tilbydes på ca. halvdelen af landets folkebiblioteker

Godt en fjerdedel af landets kommuner har kun adgang til 1-10 licenser til tekstbaseret materiale

(tekstlicenser 1 ), mens der i godt en tredjedel af landets kommuner er adgang til 11-20

tekstlicenser. I hovedstadsområdet og i fleste af de kommuner, der huser de længere videregående

uddannelsesinstitutioner, er der mellem 31 og 60 forskellige tilgængelige tekstlicenser.

2.10 Opsamling: folkebibliotekernes udfordringer

Internettets udvikling og de nye netbaserede materialer rummer både udfordringer og muligheder

for de danske folkebiblioteker og deres brugere.

Udviklingen giver nye muligheder for at udvikle digitale tilbud og derved bidrage til at opfylde

folkebibliotekernes formål om at fremme oplysning, uddannelse og kulturel aktivitet.

En central udfordring i tilknytning til de netbaserede materialer er, at bibliotekerne ikke

kan tilbyde en samlet formidling af disse og heller ikke kan præsentere dem sammen med de

fysiske materialer, som borgerne normalt finder og bestiller gennem det traditionelle bibliotekssystem.

Dette skyldes, at infrastrukturen for de fysiske materialer ikke umiddelbart kan

håndtere de netbaserede materialer. Konsekvensen er, at de netbaserede materialer er mindre

synlige for borgerne, og at den samlede formidling af bibliotekernes materialer er mindre

brugervenlig.

En anden udfordring er, at vilkårene for anvendelse af de netbaserede materialer er helt

anderledes end for de fysiske materialer. Dette skyldes, at forretningsmodellerne omkring de

netbaserede materialer adskiller sig fra modellerne for de fysiske materialer. Mens en bog

kun kan udlånes til én bruger ad gangen, kan den netbaserede tekstfil i princippet anvendes

af et uendeligt antal bruger på én gang. Det betyder, at kommunerne køber licenser til et

antal brugere (fx alle indbyggerne i en kommune) eller til antal anvendelser. I sammenligning

med indkøbet af de fysiske materialer er det en langt mere kompleks opgave at indkøbe

licenser til digitale materialer.

Indkøbet af de netbaserede materialer er organiseret på en række forskellige måder, hvilket

peger i retning af et uudnyttet potentiale i et større fællesskab omkring denne funktion.

Samtidig er der i dag en betydelig variation i folkebibliotekernes indkøb af netbaserede medier

og dermed i borgernes adgang til materialerne.

Folkebibliotekerne har på grund af disse udfordringer gennem mange år samarbejdet om

digitale initiativer som portaler, dataudveksling, udviklingsprojekter mv. Samarbejdet har

dog typisk været uformelt, midlertidigt og kun omfattet udvalgte kommuner. TING-projektet

er et eksempel på et sådant samarbejde, der giver et relevant bud på løsningen af nogle af de

udfordringer, som den digitale formidling rummer.

Hvis bibliotekerne også i fremtiden skal være en central videns- og dannelsesinstitution, er

der behov for at tænke i fælles løsninger på de udfordringer, som borgere og biblioteker oplever

i dag.

1

Licenserne er meget forskelligartede og omfatter, e-bøger (fag- og skønlitteratur), aviser etc

14


Danskernes Digitale Bibliotek

3 Tre modeller for digital udvikling

3.1 Indledning

Dette kapitel redegør kort for hvilke elementer et digitalt bibliotek indeholder, og beskriver

herefter tre mulige modeller for, hvordan et Danskernes Digitale Bibliotek kan udvikles og

indrettes.

Den grundlæggende forudsætning for at kunne skabe en samlet formidling af de fysiske og

de netbaserede materialer er at opbygge en fælles samling af de metadata, der knytter sig til

materialerne. Metadata er en beskrivelse af de pågældende materialer – data om data. Det

vil fx sige titel, forfatter og emneord. Selve de netbaserede materialer findes ikke hos det

enkelte folkebibliotek, men på en server hos en leverandør.

Det vil være økonomisk og teknisk mest rationelt, at udvikling og vedligehold af metadata

for de netbaserede materialer foretages samlet, frem for at alle biblioteker løser denne opgave

hver for sig. Rapporten Folkebibliotekerne i videnssamfundet foreslog derfor at samle alle

de erhvervede metadata i én national samling – en såkaldt databrønd. Dette er også den

grundlæggende idé i det eksisterende TING-samarbejde. En sådan databrønd kræver en

meget omfattende database med relationer til andre systemer og med medarbejdere til at

vedligeholde og udvikle den – præcis ligesom det er tilfældet med bibliotekernes traditionelle

datasamarbejde i DanBib, der er samlingen af metadata for de fysiske materialer. En fælles

databrønd er et derfor grundlæggende element i et digitalt bibliotek.

Hvis de fysiske materialer skal præsenteres sammen med de netbaserede materialer over for

borgerne, er den oplagte løsning at hente metadata om de fysiske materialer ud af det lokale

bibliotekssystem og over i bibliotekets andel af den fælles databrønd.

En vellykket samlet formidling af bibliotekernes materialer er tæt forbundet med indkøbet af

netbaserede materialer. Hvis bibliotekerne eksempelvis ønsker at formidle e-bøger eller musik

til mobile platforme, skal de ved aftaleindgåelsen erhverve de relevante metadata til

databrønden, samt sikre sig at adgangsstyringen lever op til bibliotekernes krav, og at formatet

kan afspilles på de relevante platforme. Det er således en kompleks opgave at indkøbe

de netbaserede materialer, og der kan være fordele ved at være fælles om indkøbet.

3.2 Tre modeller

Et Danskernes Digitale Bibliotek må have som sit overordnede formål at borgerne på sigt

kan ligestilles i adgangen til de fysiske og netbaserede materialer. I dag udgør de netbaserede

materialer en mindre del af folkebibliotekernes udlån, men udbuddet, efterspørgslen og

benyttelsen af disse materialer er i kraftig vækst. Et DDB skal derfor styrke folkebibliotekernes

muligheder for at levere attraktive bibliotekstilbud på internettet og øge eksponeringen

af de netbaserede materialer. Det kan ske gennem forskellige grader af konsolidering af

folkebibliotekernes it og øget samarbejde på området.

Et digitalt bibliotek vil mindst omfatte følgende kernefunktioner:

• Indkøb af licenser til materialer

• Erhvervelse af metadata

• Drift af databrønd – behandling af metadata (normalisering, berigelse, integration)

• Administration af netbaserede materialer – adgangsstyring og licensadministration

• Formidling af metadata

15


Danskernes Digitale Bibliotek

Disse funktioner varetages i dag af forskellige samarbejdskonstellationer mellem folkebibliotekerne.

Der er således allerede et samarbejde om udvælgelse og indkøb af netbaserede materialer

gennem folkebibliotekernes licensgruppe og en række konsortier. Her arbejder man

også i flere tilfælde på at erhverve metadata til materialerne.

TING-samarbejdet har etableret en fælles databrønd og en cms-løsning til formidling af materialerne.

Der er endnu ikke lavet et system til administration af netbaserede materialer,

men Kulturstyrelsen har igangsat et projekt med det formål at etablere et sådant system.

Der findes således allerede en række elementer, der kan indgå i et fælles digitalt bibliotek.

Et fælles digitalt bibliotek med ovennævnte kernefunktioner kan organiseres på flere forskellige

måder, afhængigt af om det eksempelvis realiseres som en distribueret infrastruktur

eller et mere sammenhængende centralt system.

Folkebibliotekernes fremtidige samarbejde om digital udvikling kan med udgangspunkt i

ovenstående beskrives som tre forskellige modeller:

1. Lokal autonomi

Uforpligtende kommunalt samarbejde

2. Fælles digitalt bibliotek

Forpligtende statsligt-kommunalt samarbejde om en fælles infrastruktur og indkøbssamarbejde

3. Nationalt digitalt bibliotek

Forpligtende statsligt-kommunalt samarbejde om en fælles infrastruktur og nationalt

tilbud af netbaserede materialer.

3.3 Model 1: Lokal autonomi

I denne model lægges op til, at udviklingen fortsætter i sit nuværende spor og med den lokale

autonomi som drivkraft. TING-samarbejdet, der allerede omfatter de større biblioteker, vil

formentlig udvides til at omfatte endnu flere, men ikke alle biblioteker.

De større biblioteker vil sandsynligvis intensivere samarbejdet, som det allerede ses med

udbuddet af fælles bibliotekssystem og i visse indkøbskonsortier. Det vil dog formentlig fortsat

være vanskeligt for mange mindre og mellemstore biblioteker at fravælge eksisterende

leverandører og systemer til fordel for dette uforpligtende samarbejde.

Folkebibliotekerne vil fortsat opleve udfordringer med at skabe attraktive tilbud, bedre eksponering

af netbaserede materialer, konsolidering og samarbejde. Udfordringerne vil være

størst for de små og mellemstore biblioteker, der ikke deltager i samarbejde med andre biblioteker,

men også TING-samarbejdet vil opleve udfordringer.

Udvidelsen af TING-infrastrukturen med flere leverandører og tjenester samt koblingen til

infrastrukturen for fysiske materialer vil stille større krav til styring og organisering af samarbejdet.

Desuden vil væksten i antallet af netbaserede materialer udfordre infrastrukturen,

især i forhold til indkøb, adgangsstyring og formidling.

Med en sådan model vil det være vanskeligere at fremme strategisk planlægning og arbejdsdeling

i sektoren, men ressourcestærke biblioteker vil have stor frihed til at udvikle sig i

forskellige retninger.

Modellen er ikke undersøgt nærmere, fordi den i højere grad kan ses som et fravalg af de

øvrige muligheder frem for et målrettet tilvalg.

16


Danskernes Digitale Bibliotek

3.4 Model 2: Fælles digitalt bibliotek

Etableringen af et formaliseret og permanent samarbejde mellem folkebibliotekerne kan

forbedre muligheden for at imødegå udfordringerne med at formidle de netbaserede materialer

og skabe en platform for fremtidig digital udvikling af folkebibliotekerne.

Samarbejdet bør tage udgangspunkt i en fælles infrastruktur og en organisatorisk ramme

om denne infrastruktur. Det skal omfatte opgaver som indkøb af netbaserede materialer,

håndtering af metadata, drift og udvikling af teknisk infrastruktur og af udvalgte fælles

formidlingsinitiativer. Disse opgaver udgør centrale elementer i et sammenhængende digitalt

bibliotek.

I model 2 og 3 indgår TING som grundlag for en fælles infrastrukturløsning til folkebibliotekerne.

Men det skal understreges, at TING i model 2 og 3 skal forstås som en generel

beskrivelse af en infrastruktur med tilhørende komponenter og standarder og ikke i den

nuværende implementering og organisering med bestemte roller for leverandører og biblioteker.

En fælles infrastruktur og en organisatorisk ramme om denne infrastruktur vil sammen med

et indkøbsfællesskab fremme mere omkostningseffektive løsninger og reducere dobbeltarbejde

i bibliotekssektoren. Udfordringen er at skabe en fælles løsning, der respekterer det

kommunale ejerskab til folkebibliotekerne og bevarer den lokale indflydelse på biblioteksudviklingen.

Finansieringen af løsningen vil forudsætte en statslig omprioritering af bevillinger til folkebibliotekerne

og en tilsvarende kommunal forpligtelse for de kommuner, der tilslutter sig

samarbejdet.

Fastholdelsen af lokal indflydelse på den digitale udvikling giver gode muligheder for at

skabe sammenhæng mellem det fysiske og det digitale bibliotek. Denne sammenhæng vil

forbedre borgernes adgang til de netbaserede materialer og udnytte folkebibliotekets potentialer

til også at være en central, lokal videns- og dannelsesinstitution i fremtiden. Derudover

får det lokale folkebibliotek mulighed for at arbejde målrettet med kanalstrategier og

eksempelvis at flytte borgernes benyttelse fra fysiske materialer til netbaserede materialer,

hvor det måtte være ønsket lokalt.

Det lokale folkebiblioteks fortsatte ansvar for den netbaserede formidling kan desuden styrke

det lokale samarbejde med andre kommunale digitale løsninger, eksempelvis inden for

borgerservice og skolebibliotekerne samt samarbejde med lokale museer og arkiver.

Forudsætningen for at opnå disse fordele er, at der er tilstrækkelige ressourcer og kompetencer

til rådighed på de lokale folkebiblioteker, og at der arbejdes målrettet for at realisere

gevinster ved at indgå i samarbejde.

Løsningen vil give alle biblioteker forudsætninger for at levere god digital biblioteksbetjening,

men den vil fortsat give rum for forskellige serviceniveauer. Det indebærer, at borgerne

i de enkelte kommuner vil opleve uensartede muligheder for at låne e-bøger, e-tidsskrifter,

musik og film via internettet.

Modellen indebærer også en mulighed for, at det enkelte bibliotek skal kunne vælge alene at

indgå i indkøbssamarbejdet. Det vil således blive en opgave for det enkelte bibliotek at skulle

etablere den infrastruktur, der skal anvendes til administration og formidling af materialet.

Omvendt skal et bibliotek også kunne vælge kun at indgå i infrastruktursamarbejdet. I den-

17


Danskernes Digitale Bibliotek

ne situation vil det således være det enkelte bibliotek, der skal indkøbe det netbaserede materiale

uden for indkøbssamarbejdet.

3.5 Model 3: Nationalt digitalt bibliotek

Et egentligt nationalt digitalt bibliotek kunne realiseres gennem en strammere styring og en

tættere integration mellem elementerne i det fælles digitale bibliotek. En centralisering af

bevillingerne til indkøb af netbaserede materialer kunne således sikre alle borgere ensartede

muligheder for at låne disse materialer. Derudover kunne et nationalt bibliotek omfatte en

konsolidering af den tekniske infrastruktur og en større vægtning af fælles formidlingstiltag

på bekostning af den lokale formidling.

Et nationalt digitalt bibliotek kunne også realiseres gennem en integration med andre sektorer.

Det kunne eksempelvis ske gennem et tættere samarbejde med fag- og forskningsbiblioteker

om netbaserede materialer. Der er allerede med DanBib og bibliotek.dk et sådant samarbejde

for de fysiske materialer. Organisatorisk kunne det eksempelvis ske gennem et tættere

samarbejde mellem folkebibliotekerne og DEFF.

Der er allerede i dag mange uformelle samarbejdsrelationer mellem fag- og forskningsbiblioteker

og folkebiblioteker. Et egentligt nationalt digitalt bibliotek ville dog formentlig forudsætte

mere formaliseret samarbejde om metadata, infrastruktur, den digitale informationsforsyning,

formidling eller andre dele af et digitalt bibliotek.

En integration med andre sektorer kunne også finde sted som et samarbejde med fx museer

og arkiver. Et sådant samarbejde kunne med udgangspunkt i digitaliseret kulturarv omfatte

metadata, fælles tjenester i en infrastruktur eller fælles formidlingsinitiativer.

Etableringen af et fælles indkøbssamarbejde kan bidrage til at reducere nogle af forskellene i

adgangen til netbaserede materialer.

Det er næppe realistisk i denne model at skabe fuldkommen ens adgang på tværs af kommunerne,

da dette ville indebære en fuldstændig centralisering af de lokale materialebevillinger

til indkøb af netbaserede materialer. Et krav om helt ensartet adgang vil være en

hjælp til nogle kommuner, men det ville også være en begrænsning for de kommuner, der

ønsker at prioritere dette område. Konsekvensen kunne blive, at det, ikke alle kan få, skal

ingen have. Dermed risikerer man, at minimumsstandarden bliver de facto-standarden for

alle kommuner. Et fælles digitalt bibliotek med en central bevilling til indkøb ville dog kunne

bidrage til at reducere forskelle i borgerens adgang til netbaserede materialer.

En central pulje til indkøb af fælles produkter kunne sikre, at alle borgere får adgang til

udvalgte netbaserede materialer, der vurderes at være særlig vigtige. Det kunne eksempelvis

være relevante materialekategorier som netbaseret musik (som Bibzoom), e-bøger og netlydbøger

(som netlydbog.dk).

Det kunne også være produkter, der vurderes at være væsentlige for at fremme læring og

uddannelse som eksempelvis avisdatabaser, opslagsværker, faglitteratur eller udenlandske

e-bøger.

Et tredje perspektiv for anvendelsen af en central bevilling kunne være at anvende økonomiske

ressourcer strategisk til at fremme digitalisering og derved give mulighed for at substituere

fysiske materialer med netbaserede materialer på det enkelte bibliotek. En central

bevilling kan således enten anvendes til indkøb af en fælles pakke af netbaserede materialer

eller til at gøre indkøb af materialer attraktive for alle biblioteker gennem tilskud til indkøb.

18


Danskernes Digitale Bibliotek

En central bevilling til indkøb af netbaserede materiale vil kunne reducere forskelle i adgangen

til de netbaserede materialer.

Udvælgelsen af produkter kunne foretages af en gruppe med repræsentanter fra bibliotekerne.

Fordelen ved en sådan ordning er, at man derved sparer administration og transaktionsomkostninger

med aftaler, fakturering og differentieret adgangsstyring. Desuden vil det

være lettere at lave nationale formidlingsinitiativer, hvis alle biblioteker abonnerer på centrale

netbaserede materialer.

Ulempen ved en sådan ordning er, at man kan risikere at købe produkter, som ikke modsvarer

lokale behov eller efterspørges af de lokale biblioteker, som derfor ikke prioriterer formidlingen

af de fælles indkøbte netbaserede materialer.

3.6 Vurdering af modellerne

De tre modeller bør ikke kun vurderes i forhold til folkebibliotekernes nuværende udfordringer,

men også i lyset af den fremtidige udvikling og de fordringer, den stiller til folkebibliotekerne.

Det er især den teknologiske udvikling og udbredelsen af de netbaserede medier, som

er relevant i den sammenhæng.

Indholdet af de tre modeller og deres karakteristika på udvalgte parametre kan sammenlignes

i nedenstående figur. Parametrene inkluderer bl.a. de fire udfordringer, der er udgangspunkt

for kommissoriet: attraktive tilbud, bedre eksponering, konsolidering og samarbejde.

Figur 4: Sammenligning af de tre modeller

Model 1 Model 2 Model 3

Titel Lokal autonomi Fælles digitalt bibliotek Nationalt digitalt bibliotek

Omfang

Samarbejde om metadata,

databrønd

Deltagere Kommunale biblioteker Kommunale

biblioteker

Samarbejde om metadata,

databrønd, cms, adgangsstyring,

rettighedsstyring,

indkøb, formidling, samt

e-læring, sociale platforme

etc.

Styring Fuldstændig autonomi Frivilligt medlemskab/forpligtende

samarbejde

Organisatorisk

kompleksitet

Indkøb af netbaserede

materialer/lige adgang

Lav Moderat Moderat

Ingen

koordinering

Samarbejde og reduktion

af ulige adgang

Attraktive tilbud Status quo Nogle Mange

Eksponering af

netbaserede materialer

Samarbejde om metadata,

databrønd, cms, adgangsstyring,

rettighedsstyring,

indkøb, formidling, fælles

indhold, andet, fx kulturarv

Kommunale

biblioteker, fag- og forskningsbiblioteker,

museer

Frivilligt medlemskab/forpligtende

samarbejde

Tilnærmet lige adgang

Uensartet niveau Højt niveau Højt niveau

Konsolideringsgevinst Ingen Nogen Stor

Investeringsbehov

Intet fælles. Evt. på lokalt

niveau afhængig af lokal

udvikling

Lavt – moderat

Højt

På nuværende tidspunkt udgør de netbaserede medier en begrænset andel af folkebibliotekernes

samlede udlån. De sidste ti års udvikling inden for forskningsbibliotekerne og udviklingen

inden for e-bøger i udlandet giver dog grund til at tro, at de netbaserede mediers andel

af udlånet vil være kraftigt stigende i de kommende år. Samtidig øges den tekniske kompleksitet

i løsningerne, fordi biblioteket skal kunne levere mange forskellige netbaserede

19


Danskernes Digitale Bibliotek

medier til forskellige platforme (mobile enheder, pc’er, internet-tv, storskærme), hvis bibliotekerne

skal kunne imødekomme borgernes behov.

Det er især disse fremtidsperspektiverne, der medfører, at den første model fremstår som et

utilstrækkeligt alternativ.

Den anden model adresserer de udfordringer med formidling af netbaserede medier, som

folkebibliotekerne oplever på nuværende tidspunkt. Samtidig vil en fælles organisation omkring

en infrastruktur give et godt udgangspunkt for at imødegå fremtidige udfordringer og

etablere nye samarbejdsrelationer. På den måde kan et fælles digitalt bibliotek ses som et

muligt mellemstadie mod den tredje model.

I det omfang borgerne på sigt oplever en meget uensartet adgang til netbaserede materialer,

kunne det overvejes at anvende en del af de midler, som staten i dag afsætter til at indkøbe

fysiske materialer til folkebibliotekerne, til støtte til fælles indkøb af netbaserede materialer.

Dette vil kunne skabe mere ensartet adgang.

Etableringen af et fælles indkøbssamarbejde kan bidrage til at reducere nogle af forskellene i

adgangen til netbaserede materialer. Indkøbssamarbejdet kan udnytte specialiseret produktkendskab,

juridiske kompetencer og forhandlingsekspertise til at lette de administrative

byrder for det enkelte bibliotek. Desuden kan samarbejdet reducere priserne. Indkøbssamarbejdet

råder som udgangspunkt ikke over en central bevilling til indkøb.

Den tredje model ville kunne give en mere omkostningseffektiv infrastruktur og formidling

og sikre mere ensartet adgang for borgerne til netbaserede materialer. Det vil sige, at der i

princippet ikke vil være forskel på adgangen til de fysiske og de netbaserede materialer.

Modellen for et nationalt bibliotek vil indebære et delvist opgør med intentionerne i Lov om

biblioteksvirksomhed, der tillægger kommunen ansvar for biblioteksbetjening og materialevalg.

Desuden kan det svække koblingen til anden kommunal digital udvikling og sammenhængen

til det fysiske bibliotek.

Realiseringen af model 3 med etableringen af et egentligt nationalt digitalt bibliotek forudsætter

konsensus blandt en bredere kreds af aktører. En integration med en digital infrastruktur,

der ud over folkebiblioteker eksempelvis omfatter museer eller forskningsbiblioteker,

er et muligt fremtidsscenarium.

En tættere integration af folkebibliotekernes digitale infrastruktur med en større centralisering

af infrastrukturen og en højere prioritering af fælles digital formidling vil være et større

forandringsprojekt. Det vil indebære en mere omfattende overførsel af opgaver fra kommunalt

regi til det nationale bibliotek og vil dermed have større konsekvenser for den enkelte

kommunes biblioteksorganisering og økonomi.

Det tredje element i et nationalt bibliotek kunne som nævnt være en større fællesmængde af

netbaserede materialer, således at der ikke er væsentlige forskelle mellem borgernes adgang

til netbaseret musik, film, bøger, lydbøger eller artikler, afhængigt af i hvilken kommune de

bor. Dette er naturligvis særlig relevant, hvis der etableres et egentligt nationalt digitalt

bibliotek, men det er også et element, der kan kombineres med det fælles bibliotek, der er

beskrevet i model 2.

20


Danskernes Digitale Bibliotek

Disse overvejelser indebærer, at de efterfølgende analyser i rapporten fokuserer på at udfolde

og beskrive model 2 og 3. Det vurderes, at disse modeller både adresserer de udfordringer,

som folkebibliotekerne står over for, og kan give en velegnet platform for den fremtidige udvikling

af folkebibliotekernes samlede formidling af netbaserede og fysiske materialer.

Den videre analyse af det digitale bibliotek omfatter ud over indkøb og fælles infrastruktur

også forslag til organisation, estimering af omkostningerne til det digitale bibliotek og forslag

til finansiering.

21


Danskernes Digitale Bibliotek

4 Indkøbsfunktion

4.1 Indledning

På baggrund af erfaringerne for forskningsbibliotekernes indkøbssamarbejde (DEFF) peger

den nuværende organisering af folkebibliotekernes indkøb af netbaserede materialer i retning

af, at der ligger et uudnyttet potentiale i en fælles indkøbsfunktion. Som et væsentligt

element i både model 2 og model 3 er foreslået en sådan indkøbsfunktion

4.2 Erfaringer med indkøbssamarbejder

Folkebibliotekernes indkøb af netbaserede materialer er hidtil foregået gennem en række

forskellige indkøbssamarbejder og leverandører, jf. kapitel 2. Det er imidlertid ikke givet, at

denne organisering er hensigtsmæssig på længere sigt og i forhold til et fælles digitalt bibliotek.

De eksisterende erfaringer fra indkøbssamarbejdet hos Gentofte Bibliotekerne er, at der

gennem konsortier opnås rabatter på 20-30 % i forhold til listepriserne for enkeltkunder.

Således giver aftalen for Gyldendals Onlineordbøger ca. 40 % rabat i forhold til listeprisen.

Aftalerne for andre produkter som GreensOnline (erhvervsinformation) og Library Press-

Display (udenlandske aviser) giver en rabat på 30-40 %.

De hidtidige erfaringer med licenser på folkebiblioteksområdet har vist, at der er et behov for

en tydelig arbejdsdeling, således at det undgås, at flere parter forhandler den samme aftale.

Sidstnævnte kunne både betyde dobbeltarbejde og underminere forhandlingsstyrken hos et

samlet konsortium.

DEFF som eksempel på indkøbssamarbejde

DEFF – Danmarks Elektroniske Fag- og Forskningsbibliotek er et eksempel på en model for

indkøbssamarbejde, der kan give inspiration til organiseringen af et indkøbssamarbejde

for et Danskernes Digitale Bibliotek.

I DEFF varetager et licenssekretariat indkøbssamarbejdet og licensadministration.

DEFF’s licenssekretariat administrerer ca. 100 aftaler og dermed ca. 100 konsortier.

Antallet af forskellige konsortier i DEFF afspejler diversiteten af institutioner og de

forskellige fagområder inden for forskning.

DEFF’s licensadministration varetages i dag af seks medarbejdere med en samlet

omkostning på ca. 4 mio. kr. årligt inkl. overhead. Samarbejdet i DEFF omfatter 180 forlag

og ca. 200 institutioner og har en årlig omsætning på 140 mio. kr. Der findes tilsvarende

organisationer i mange andre lande. De opgaver, der varetages i forbindelse med

licensadministration, er beskrevet i bilag 2.

Erfaringer fra DEFF viser at det ofte er muligt at få mere perifere kunder med i et

eksisterende konsortium gennem en beskeden ekstrabetaling. Det skyldes, at en sådan

udvidelse af konsortier ofte ikke indebærer større ekstraomkostninger for

leverandørerne, og at de får en ekstraindtægt, som de ikke ville få, hvis de perifere kunder

skulle betale listepriser.

4.3 Indkøbssamarbejde i DDB

Argumenterne for at samle kræfterne i et indkøbssamarbejde er blandt andet, at aftaleindgåelsen

med leverandører kræver en betydelig juridisk ekspertise. Arbejdet indebærer en tæt

dialog med især de danske forlag om forretnings- og betalingsmodeller og justeringer i forhold

til konkrete erfaringer. Dette arbejde fylder en del, fordi aftalerne typisk fornys eller

22


Danskernes Digitale Bibliotek

genforhandles årligt. Dertil kommer, at de netbaserede materialer ikke kan karakteriseres

som standardvarer, og der er som regel ikke mulighed for udbud.

Derudover opnår bibliotekerne som ved andre indkøbssamarbejder en større forhandlingsstyrke

ved at købe ind sammen. Den største besparelse ligger dog i den reduktion af dobbeltarbejde

i alle led i administrationen, som man opnår ved, at nogle få medarbejdere håndterer

abonnementer på vegne af flere hundrede institutioner.

Argumenter for fælles indkøb

Reduktion af transaktionsomkostninger

• Et bibliotek oplever ét forhandlingsforløb, selv om der forhandles med 100

leverandører.

• En leverandør oplever ét forhandlingsforløb, selv om der forhandles med 100

biblioteker.

Større forhandlingsstyrke

• Bedre vilkår i aftaler

• Rabatter på indkøb

Omkostningseffektiv administration

• Samlet varetagelse af budgettering, regnskab og fakturering for alle biblioteker

og leverandører (et bibliotek får én samlet faktura på 100 produkter)

• Support på alle aftaler

• Statistik på benyttelse

Mulighed for udnyttelse af specialiserede kompetencer

• Specialiseret markeds- og produktkendskab

• Kendskab til forretningsmodeller

• Kendskab til bibliotekernes behov

• Forhandlingskompetence

• Specialiseret juridisk kompetence i internationale forlagskontrakter

• Tekniske kompetencer ift. materialernes kobling til infrastrukturen (krav til

platform, standarder, adgangsstyring og metadata)

Den juridiske og økonomiske forankring af indkøbssamarbejdet er væsentlig, fordi den bidrager

til forhandlingsstyrken over for leverandører, og fordi en effektiv administration og

fakturering er grundlaget for de rabatter, der opnås gennem indkøbssamarbejde.

En fælles indkøbsenhed for folkebibliotekerne, som foreslået i model 2, vil formentlig på sigt

også skulle håndtere mange forskellige konsortier. Selv om folkebibliotekerne er noget mere

ensartede i deres materialevalg end forskningsbibliotekerne, vil konsortierne omfatte flere

forskellige medietyper (musik, film, e-bøger), da det enkelte bibliotek fx kan vælge at have

særligt fokus på én medietype frem for en anden.

4.4 Fælles materialevalg i DDB

En fælles indkøbsfunktion vil ikke i sig selv give ensartet adgang for borgerne. En yderligere

harmonisering af adgangen på tværs af kommunerne kan ske ved at centralisere bibliotekernes

materialebevillinger til netbaserede materialer, sådan som det er foreslået i model 3.

En anden mulighed for at harmonisere adgang er at yde tilskud til bestemte produkter.

DEFF har omfattende erfaring med at introducere licenser ved at give tilskud til indkøb og

efterhånden udfase dette tilskud. Denne model blev anvendt til at opbygge det oprindelige

samarbejde mellem forskningsbibliotekerne, overført til professionshøjskolerne og anvendes

nu i forhold til gymnasierne.

23


Danskernes Digitale Bibliotek

Tilskud til indkøb

I de indledende faser af DEFF-samarbejdet fra 1997 til 2002 anvendte man en del af

bevillingen til at yde tilskud til forskningsbibliotekernes indkøb af netbaserede

materialer. DEFF støttede forskellige konsortier ved at finansiere 10-15 % af prisen for et

givent produkt. Denne støtte blev betragtet som ”seed money”, der skulle fremme den

digitale udvikling og udbredelsen af udvalgte materialer. I dag er 75 % af

forskningsbibliotekernes udlån digitale. Støtten blev efterfølgende aftrappet, og DEFF

yder ikke længere støtte til forskningsbibliotekerne.

DEFF har anvendt samme fremgangsmåde til at støtte udbredelsen af netbaserede

materialer for både professionshøjskoler og gymnasier.

DEFF’s pakke til gymnasierne (med mulighed for tilkøb af Mandag Morgen og Ebrary’s

skolepakke) indeholder:

• Filmstriben

• ClioOnlines humanistiske pakke – dansk historie, samfundsfag,

kristendomskundskab

• Europa World Plus Online

• Gale: Contemporary Authors, Contemporary Literary Criticism, Biography

Resource Center og Science Resource Center.

Prisen for et gymnasium er 8.500 kr. pr. år og DEFF har yder et samlet tilskud på 700.000

kr. til pakken.

Gymnasiepakken er et eksempel på, at en central bevilling kan anvendes til at gøre

netbaserede materialer mere attraktive for institutioner og derved fremme udbredelsen

og reducere forskelle i adgangsmuligheder til netbaserede materialer for

gymnasieelever. DEFF har i høj grad anvendt tilskud til at introducere nye produkter og

derved givet institutioners brugere mulighed for at anvende produktet i et år, inden

institutionen selv skal finansiere hele udgiften.

Fordelene ved denne model er, at man får større effekt af den centrale bevilling, fordi den

anvendes til at stimulere lokalt indkøb. Den lokale medfinansiering bidrager til at skabe

et større ejerskab til de netbaserede materialer, som biblioteket råder over.

Tilskudsmodellen giver hermed mulighed for at fremme en digital udvikling med relativt

få midler. Den er mere fleksibel end fuld central finansiering, fordi man kan justere

tilskuddets størrelse, afhængigt af et givent materiales væsentlighed. Med et centralt

tilskud på eksempelvis 70 % af materialets pris vil alle folkebiblioteker købe et givent

produkt, mens et tilskud på eksempelvis 10 % ikke nødvendigvis sikrer en national

udbredelse.

Ovenstående tilgang ville kunne rummes inden for model 2, idet den bevarer beslutningskompetencen

lokalt. En sådan model for folkebiblioteker ville kræve større økonomiske ressourcer,

og det er et område, hvor et digitalt bibliotek kan skaleres meget forskelligt, afhængigt

af de ressourcemæssige rammer.

En tredje mulighed for at harmonisere adgangen er at arbejde med fælles nationale produktpakker.

Dvs. at en række forskellige materialer – herunder en række meget efterspurgte

materialer – samles i en pakke, der tilbydes alle kommuner. Dette kan for det første skabe

mere volumen i selve indkøbet og dermed mere fordelagtige priser. For det andet kan metoden

også anvendes til at introducere nye materialer og skabe en bredere adgang på tværs af

landet.

Det anbefales, at den nye organisation kan tage stilling til muligheden for samlede materialepakker.

4.5 Anbefalinger

Erfaringerne fra Gentofte Bibliotekernes fælles indkøbsfunktion og DEFF

24


Danskernes Digitale Bibliotek

viser, at der gennem konsortier opnås rabatter på 20-30 % i forhold til listepriserne for enkeltkunder.

Det er baggrunden for, at der i såvel model 2 som model 3 anbefales et sådan

indkøbssamarbejde.

Et indkøbssamarbejde vil muligvis fremme en mere ensartet adgang til netbaserede materialer

for borgerne i forskellige kommuner, idet den reducerede pris sammen med det administrative

setup i sig selv vil være en hjælp til de biblioteker, som har begrænsede ressourcer

til at købe ind, og som derfor vil få lettere ved at erhverve netbaserede materialer.

Model 2 og 3 opererer med to forskellige indretninger af indkøbssamarbejdet. Inden for model

2 anbefales det at bevare beslutningskompetencen lokalt. Dvs. at den enkelte kommune

beslutter, hvilke netbaserede materialer der skal indkøbes fra den samlede mængde. Derudover

giver model 2 mulighed for at arbejde med særlige tilskud, der kan reducere prisen på

bestemte materialer. Det er ligeledes muligt at arbejde med nationale materialepakker, der

kan sikre volumen i indkøbet og medvirke til, at flere borgere får adgang til flere netbaserede

materialer.

Model 3 hviler på en samling af alle bibliotekernes materialebevillinger og at indkøbssamarbejdet

indkøber på alles vegne. Denne model kan give mulighed for at høste det fulde økonomiske

potentiale ved et fælles indkøb og dermed skabe mulighed for et større udbud af netbaserede

materialer. Samtidig vil den sikre en ensartet adgang til materialerne for alle borgere

i Danmark.

I kapitel 6 analyseres forskellige bud på, hvordan indkøbssamarbejdet kan indgå i den samlede

organisering af DDB – herunder hvordan bibliotekernes viden og erfaring med efterspørgsel

og materialevalg kan indgå i beslutningsprocesserne omkring et fælles indkøb.

25


Danskernes Digitale Bibliotek

5 Infrastrukturens elementer

Folkebibliotekernes formidling af netbaserede materialer skal i en fælles biblioteksløsning

baseres på de fælles standarder, som staten, kommunerne og regionerne bliver enige om. Det

kan fx være en serviceorienteret arkitektur, jf. anbefalingerne i rapporten Folkebibliotekerne

i vidensamfundet.

DDB rådfører sig, hvor det er relevant, med det fælleskommunale arkitekturråd og med

digitaliseringsstyrelsen for at sikre, at infrastrukturen følger principper, der fremmer

sammenhæng med den fællesoffentlige digitaliseringsstrategi, den fælleskommunale

rammearkitektur, samt integration og genbrug af komponenter på tværs.

Den serviceorienterede arkitektur er modulær og kan opdeles i tre dele: et datalag, et tjenestelag

og et præsentationslag. Den modulære opdeling medfører, at man kan udnytte de

samme data i flere forskellige tjenester, og at disse tjenester kan benyttes i mange forskellige

præsentationsformer og grænseflader.

Et godt eksempel på værdien af en sådan arkitektur er muligheden for at kunne udnytte cprnumre

(data) og NemID (tjenester) i flere forskellige præsentationsformer som netbank og

tinglysning.

Denne infrastruktur kan organiseres på flere forskellige måder og omfatte få eller flere forskellige

elementer. Man skal i et vist omfang tilpasse organiseringen af infrastrukturens lag,

hvis den skal bruges til at understøtte e-læring eller brugerinddragelse og sociale medier.

Udgangspunktet for det fælles digitale bibliotek er imidlertid formidling af netbaserede materialer.

Bilag 4 viser en oversigt over en anbefalet infrastruktur for en fælles biblioteksløsning.

Bibliotekssystemet indgår ikke i et fælles digitalt bibliotek. Det overvejes i øjeblikket,

om der skal køres et fælles udbud, som i givet fald håndteres af KOMBIT.

Nedenstående figur viser en meget forenklet oversigt over de tre lag i infrastrukturen: data,

tjenester og præsentation.

PRÆSENTATION

SERVICES

DATA

Figur 5: Præsentation af infrastruktur

Model 3 vil ikke indebære afgørende ændringer for infrastrukturen i forhold til model 2.

26


Danskernes Digitale Bibliotek

5.1 Datalaget

Datalaget er sammensat af to væsentlige datakilder: data fra bibliotekssystemet og data fra

en eller flere databrønde. Disse datakilder er grundlaget for, at det enkelte folkebibliotek

kan foretage en samlet formidling af fysiske og netbaserede materialer, og for at brugeren

kan foretage en samlet søgning på tværs af materialetyper.

De data fra bibliotekssystemet, der anvendes i formidlingen, er metadata om de fysiske materialer.

Bibliotekssystemet indeholder dog en mængde andre data om lånerne og status for

udlån af de enkelte materialer. Desuden anvendes bibliotekssystemet i mange tilfælde til

indkøb af nye materialer.

Databrønde kan indeholde metadata om mange forskellige typer materialer såsom film,

tekst, musik og spil. Disse metadata kan både være strukturerede beskrivende data, som gør

det muligt for søgemaskiner at finde materialer, og data, som beriger præsentationen af materialet

såsom anmeldelser, forsider og brugernes vurderinger og beskrivelser.

Den nyeste metode til at berige metadata kaldes linked data. Metoden gør det muligt at bruge

computere til en semiautomatisk opbygning af virtuelle samlinger ved at skabe nye relationer

mellem data. Brugen af linked data i datasamarbejdet kan levere en bedre og mere

omkostningseffektiv formidling i præsentationslaget.

Linked data

Linked data er en metode til at strukturere data, så de bliver forbundet og dermed bliver

mere tilgængelige. Linked data bygger på standardwebteknologier (bl.a. http og URI), men

frem for udelukkende at fungere som websider udveksles information på en måde, så

computere forbinder relevante data fra forskellige kilder og skaber nye relationer mellem

data. Hermed forbedres formidlingen af forskellige kilder.

5.2 Tjenestelaget (services)

Tjenestelaget indeholder forskellige former for funktionalitet. En infrastruktur, der understøtter

formidling af betalingsbelagte netbaserede materialer, skal kunne håndtere adgangsstyring.

I dag indgår biblioteket aftale med leverandøren, hvormed leverandøren åbner adgang til

serveren for bibliotekets ip-adresse. På den måde har brugere af biblioteket adgang til leverandørens

materialer, som indgår i aftalen. En borger, der søger informationer, bliver af

leverandøren opfattet som værende bibliotekets server og får derfor adgang til informationerne.

Dette gælder uanset, om det er fra en af bibliotekets maskiner eller fra borgerens

egen pc, logget ind som bruger på biblioteket.

Adgangen skal begrænses til bibliotekets egne brugere, så der er behov for at kunne identificere

disse. Man kan anvende redskaber som NemID som log-in til at verificere brugerens

identitet (autentificering), men der er også behov for et system, der kan holde styr på, hvem

der har adgang til hvad (autorisation). Hvis en bruger eksempelvis kun må låne to lydbøger

pr. måned, skal dette kunne håndteres.

Når bibliotekerne laver fælles formidlingstjenester, er der endvidere behov for et system, der

kan holde styr på, hvilke biblioteker der har adgang til hvilke netbaserede materialer. Det er

kort sagt behov for et bibliotekssystem for netbaserede materialer, på samme måde som bibliotekerne

har et bibliotekssystem til at styre udlån af fysiske materialer. Et sådant system

kaldes et Electronic Resource Management System (ERMS), og de store forskningsbibliote-

27


Danskernes Digitale Bibliotek

ker er allerede i færd med at etablere sådanne systemer. Et ERMS kan styre fakturering for

indkøbte materialer, generere statistik over brugen for at sikre bedre beslutningsgrundlag

samt eksponere licensforhold til rettighedsstyring og rationering. Ud over dette indeholder

systemet typisk mere detaljerede metadata om leverandørernes produkter. Det har således

en tæt sammenhæng til databrønd og kan levere vigtige oplysninger til denne.

Det vil være omkostningseffektivt, hvis der etableres ét fælles ERMS for alle folkebibliotekerne

som led i etableringen af DDB. Dette system til styring af rettigheder vil sammen med

en løsning til adgangsstyring være centrale elementer i tjenestelaget.

Derudover vil der være en række yderligere tjenester, som alle biblioteker vil skulle bruge.

Der vil fx være behov for at kunne præsentere anbefalinger af materiale i forbindelse med

formidlingen, ligesom en søgemaskine er grundlaget for, at brugerne kan søge efter data fra

databrønden.

Der er flere eksempler på tjenester, man kunne udvikle i fællesskab, men som ikke nødvendigvis

skal være en del af en fælles løsning. Alle biblioteker har fx it-systemer, så brugere

kan booke bibliotekets faciliteter. Desuden har alle biblioteker systemer, der håndterer

spørgsmål og svar på hjemmesiden (Q & A). Fælles udvikling eller indkøb af sådanne systemer

vil kunne give en besparelse.

5.3 Præsentationslaget

Præsentationen af de netbaserede materialer kan anskues fra to overlappende perspektiver:

som kanaler/platforme for formidlingen og som tematiske/målgruppeorienterede formidlingsinitiativer.

Netbaserede materialer såsom film kan præsenteres gennem mange kanaler:

storskærme, mobiltelefoner, pc’er, tavle-pc’er. Disse forskellige kanaler stiller ikke blot tekniske

krav til materialets format, men kan også give anledning til faglige overvejelser om,

hvilket indhold der er relevant til hvilke kanaler. Endelig er formidlingen via sociale medier

væsentlig for at nå borgerne i deres foretrukne webmiljø. Borgerne bruger megen tid på sociale

medier som YouTube og Facebook, og bibliotekets materialer bør også være synlige dér.

En fælles infrastruktur kan næppe levere løsninger til alle relevante kanaler eller formidlingsinitiativer,

men hvis infrastrukturen er tilstrækkelig åben og modulær, kan den understøtte

udvikling af supplerende formidlingsløsninger. Infrastruktur skal understøtte national

og kommunal formidling til pc. Det kunne eksempelvis ske, ved at infrastrukturen understøtter

kommunale hjemmesider, og at databrønden kan levere data til nationale systemer

som bibliotek.dk, børnesitet Palles Gavebod og Litteratursiden.

For brugerne vil en sådan fælles infrastruktur betyde, at de netbaserede materialer bliver

synlige sammen med de fysiske materialer. Det er allerede tilfældet i Palles Gavebod, der

anvender en databrønd med metadata for både fysiske og netbaserede materialer.

Palles Gavebod

Pallesgavebod.dk er de danske børnebibliotekers internetunivers. Her er de fleste af

bibliotekernes mange netbaserede tilbud samlet under én hat.

Palles Gavebod henvender sig børn og unge mellem 8 og 12 år. Man skal være oprettet

som låner på sit lokale bibliotek for at kunne benytte Palles Gavebod.

Konceptet Palles Gavebod inkluderer såvel det digitale som det fysiske bibliotek og giver

dermed brugerne uhindret adgang til alle tænkelige medier og åbner for oplevelser, leg,

fordybelse og tidsfordriv.

Palles Gavebod er det hidtil mest ambitiøse forsøg på at samle de danske

folkebibliotekers internetressourcer ét sted og herfra formidle til målgruppen af 8–12-

28


Danskernes Digitale Bibliotek

årige børn. Bag kulissen arbejder i alt 90 børnebibliotekarer fordelt på seks

fagredaktioner og tre temaredaktioner, som løbende udvikler nye temasider og

aktivitetsforslag til målgruppen. Fagredaktionerne arbejder med indhold og nyheder

inden for bøger, film, musik, spil, web og mobil.

Figur 6: Eksempel på søgning i Palles Gavebod

Figur 6 viser, hvordan en søgning på www.pallesgavebod.dk giver mulighed for at præsentere

alle de forskellige medietyper samlet. Der er hovedsageligt tale om fysiske materialer,

men også en integration af musikfiler fra Bibzoom. En fælles infrastruktur vil både kunne

levere data og funktionalitet til en portal som Palles Gavebod og til de mange lokale bibliotekshjemmesider.

En infrastruktur baseret på åben, serviceorienteret arkitektur vil være meget fleksibel og

kunne understøtte mange forskellige formidlingskanaler og formidlingsinitiativer. Den kræver

imidlertid også en høj grad af styring og standardisering. Hvis de mange forskellige elementer

i infrastrukturen skal passe sammen, må man overholde de samme standarder. På

samme vis er der behov for styring, fordi en kæde ikke er stærkere end det svageste led: Hvis

de lokale bibliotekers hjemmeside alle anvender de samme data og tjenester til visning af

forsiderne for materialerne, er det vigtigt, at disse tjenester fungerer, og at man ved, hvem

der er ansvarlige for fejlfinding.

Den fælles infrastruktur, der er skitseret i bilag 4, indeholder de relevante tjenester i forhold

til den skitserede løsning med et fælles digitalt bibliotek. I takt med udviklingen af netbaseret

formidling vil det være relevant for folkebibliotekerne at anvende dokumentlevering fra

forskningsbibliotekerne for at opfylde borgernes efterspørgsel efter eksempelvis elektroniske

tidsskrifter, som det enkelte folkebibliotek ikke selv abonnerer på. Statsbiblioteket arbejder i

øjeblikket på at udvikle en sådan service.

Det vil ligeledes være relevant for folkebibliotekerne på sigt at kunne formidle digitaliseret

kulturarv. De store arkivbærende institutioner som DR, Statsbiblioteket, Det Kongelige Bibliotek

samt arkiver og museer er oplagte samarbejdspartnere i den forbindelse.

29


Danskernes Digitale Bibliotek

Der er imidlertid i denne sammenhæng fokuseret på de mest grundlæggende elementer i en

fælles infrastruktur, som vil kunne udbygges med yderligere data, tjenester og formidlingsinitiativer.

Som tidligere nævnt har en række folkebiblioteker i samarbejde med DBC gennem TINGsamarbejdet

allerede udviklet en fælles infrastruktur. TING har allerede en stor udbredelse

blandt bibliotekerne, og det er derfor naturligt at undersøge, om denne løsning kan anvendes,

herunder om infrastrukturen i TING er teknisk velegnet som fælles løsning.

5.4 Vurdering af TING som infrastruktur i DDB

Analysen af TING som infrastruktur for et fælles bibliotek foretaget af Devoteam er inddelt i

tre dele: Teknologi og platform, organisering samt anvendelse.

Analysen konkluderer, at TING teknologisk set udgør et fornuftigt udgangspunkt for en

fælles biblioteksløsning, men der er behov for yderligere funktionalitet og en anderledes organisering.

Teknologi og platform

Ifølge analysen bør en fælles biblioteksløsning baseres på open source-teknologier, som har

bevist deres levedygtighed i lignende implementeringer. Desuden fremhæves vigtigheden af

at anvende åbne standarder, for at løsningen kan fungere sammen med forskellige proprietære

bibliotekssystemer og kan integreres med andre tværoffentlige løsninger, eksempelvis

borger.dk og NemLog-in. Omkring teknologi og platform konkluderes, at:

1. de teknologier, der er valgt (Drupal, Linux, java mv.), er modne teknologier, der anvendes

i sammenlignelige systemer i dag

2. de standarder, TING er baseret på (XML, WSDL m.fl.), er de samme, som der satses

på generelt i den offentlige sektor

3. det vurderes, at teknologierne under databrøndene kan håndtere de datamængder

og det antal brugere, man kan forvente i en national løsning,

4. de vigtigste integrationer for at få fundamental biblioteksfunktionalitet til at virke

allerede er implementeret i TING-samarbejdet

5. der i TING ikke er en tilstrækkelig styring af versioner og kvalitet i forhold til den

funktionalitet, der idriftsættes

6. der skal etableres en rolle- og ansvarsfordeling omkring en fælles biblioteksløsning,

som understøtter en fælles styring af udvikling og drift.

Organisering

I vurderingen af TING som del af en fælles infrastruktur understreges det, at der er behov

for en mere permanent organisatorisk ramme, som bl.a. kan varetage følgende opgaver:

leverandørstyring, driftsstyring, udvikling, arkitekturstyring (fx versionering og teknologivalg)

og finansiering. Desuden vurderes det, at der er behov for en mere klar arbejdsdeling

især mellem rollerne som udfører og bestiller.

Anvendelse

Der er generel tilfredshed med, hvad TING tilbyder bibliotekerne. Det påpeges, at TING

mangler en løsning til adgangsstyring og en løsning til licenshåndtering (ERMS) for at kunne

fungere som infrastruktur for formidling af netbaserede materialer.

30


Danskernes Digitale Bibliotek

I forbindelse med den efterfølgende analyse i kapitel 7 af omkostninger til en fælles infrastruktur

er der lagt vægt på behovet for styring og integration af elementerne i infrastrukturen.

Dette medfører, at der vil være behov for ny funktionalitet i form af en ESB – Enterprise

Service Bus.

En fælles biblioteksløsning baseret på TING er ifølge Devoteams analyse ikke blot mulig,

den kan også give en række fordele for bibliotekerne. Dette gælder både de samlede målsætninger

og leverancer samt i forhold til den forandring, en fælles løsning vil være udtryk for.

5.5 Anbefalinger

Det anbefales, at infrastrukturen for et fælles digitalt bibliotek som udgangspunkt omfatter

følgende elementer:

• Databrønd med linked data

• Berigende data (brugerskabte data, anbefalinger, anmeldelser, forsider)

• Søgning

• National og lokal præsentation på internettet

• ERMS (Electronic Resource Management System)

• Adgangsstyring (proxy, autentificering, rettighedsstyring)

Et fælles digitalt bibliotek skal baseres på en infrastruktur, der kan gøre det muligt for de

lokale biblioteker at præsentere netbaserede og fysiske materialer til borgerne. Grundlaget

er databrønden og forskellige former for berigende data. Løsningen skal tilbyde søgning og

mulighed for at lave både nationale og lokale præsentationer af materialerne til pc-baserede

browsere.

Det anbefales, at den nationale indgang, bibliotek.dk i en eller anden form udnyttes i den

fælles infrastruktur på samme måde som eksempelvis Palles Gavebod og Litteratursiden.

Det fælles digitale bibliotek skal tilbyde en central cms-løsning med en grundlæggende funktionalitet.

Denne løsning kan anvendes af biblioteker, der ikke har it-kompetencer eller økonomiske

ressourcer til mere avancerede løsninger. Derved sikrer man, at alle biblioteker har

mulighed for at formidle de netbaserede materialer. Biblioteker, der måtte ønske det, kan

fortsat lave lokal udvikling eller købe kommercielt tilpassede løsninger baseret på den fælles

cms-løsning. Det forudsættes, at kommuner, som allerede har en tidssvarende cms-løsning,

ikke skal tvinges til at investere i en anden løsning for at kunne deltage i den fælles løsning,

såfremt dette cms kan kommunikere med databrønden, og biblioteket selv afholder omkostninger

til systemspecifik integration af fælles komponenter.

Da løsningen skal håndtere licensbelagte netbaserede materialer, skal den også omfatte

adgangsstyring og ERMS. En række mulige elementer i infrastrukturen er endnu på et tidligt

udviklingsstadie, og det fælles digitale bibliotek bør derfor ikke på tidspunktet for etableringen

forpligtes til at levere løsninger til mobile platforme og tavle-pc’er eller nye løsninger

baseret på sociale teknologier (fora, blogs, wikis mv.).

31


Danskernes Digitale Bibliotek

6 Organisering af et digitalt bibliotek

6.1 Indledning

I dette kapitel beskrives et forslag til organiseringen af DDB, herunder anbefaling i forhold

til placering af sekretariatet for DDB.

Etableringen af et digitalt bibliotek med en fælles infrastruktur vil kræve en mere permanent

organisering omkring den tekniske infrastruktur. Derudover vil etableringen af et digitalt

bibliotek efter model 2 og model 3 kræve, at der tages stilling til, hvordan opgaverne i

forbindelse indkøb, infrastruktur, formidling, langsigtet planlægning og udvikling bedst organiseres

og placeres.

Der er et stort udfaldsrum af mulige organisationstyper, men der er nogle rammevilkår, der

begrænser mulighederne.

• Der arbejdes ud fra en forudsætning om en forholdsvis lille organisation, og etablering

af en helt ny institution vil derfor ikke være rationel.

• Organiseringen skal løse større opgaver for folkebibliotekerne, især inden for itområdet.

• Det er behov for en nogenlunde fast struktur og en organisation, der kan optræde

som aftalepart.

• Der er ønske om en flerleverandørstrategi og en klar adskillelse mellem bestiller, og

leverandørfunktionen.

6.2 Organisering

I det følgende præsenteres en anbefaling af en organisering med følgende elementer: en styregruppe,

en koordinationsgruppe, et sekretariat, en indkøbsfunktion, en it-gruppe, samt en

gruppe der arbejder med udvikling og formidling.

Det bærende element i sammensætningen af organisationen er, at bibliotekerne er repræsenteret

og inddrages i den praktiske opgaveløsning via de tre faggrupper for indkøb, it samt

udvikling og formidling.

På den måde bliver organisation kendetegnet ved at være en kobling mellem selvstændige

enheder, der bidrager til opgaveløsningen, og der vil være en høj grad af brugerinddragelse.

Organiseringen vil bygge videre på den udbredte samarbejdskultur, der kendetegner det

danske biblioteksvæsen. Derudover kan det forventes, at denne organisation effektivt vil

kunne indsamle informationer om borgernes behov og efterspørgsel, ligesom den smidigt vil

kunne dele og sprede viden via bibliotekernes deltagelse i organisationen. Både model 2 og

model 3 vil kunne rummes inden for denne organisering.

Der anbefales følgende organisering:

• Styregruppe

• Koordinationsgruppe

• Sekretariat

• Faggrupper

32


Danskernes Digitale Bibliotek

STYREGRUPPE

KOORDINATIONSGRUPPE

SEKRETARIAT

INDKØB

IT-GRUPPE

UDVIKLING OG FORMIDLING

Figur 7: Organisering af DDB

Styregruppe

Styregruppen er det øverste organ i organisationen. Styregruppen træffer væsentlige beslutninger

om organisationens vision, mission og strategiske udvikling samt økonomi og finansiering.

Styregruppen sammensættes, så den afspejler de ejerskabsforhold, som ligger i DDB,

dvs. en repræsentant fra KL som formand, en repræsentant fra Kulturministeriets departement

og en fra Kulturstyrelsen. Herudover udpeges af KL endnu en repræsentant fra det

kommunale børne- og kulturområde.

Styregruppen træffer væsentlige beslutninger om organisationens:

• Vision, mission og strategiske udvikling

• Økonomi og finansiering.

Styregruppen betjenes af et sekretariat og mødes 3-4 gange årligt. Til styregruppens møder

deltager sekretariatslederen som observatør.

Koordinationsgruppe 2

Koordinationsgruppen for DDB skal have ansvaret for den konkrete etablering og implementering

af DDB samt for at sikre, at de rigtige udviklingsinitiativer igangsættes. Koordinationsgruppen

bør dermed have kompetence til at udmønte styregruppens beslutninger og til, i

overensstemmelse hermed, at fastlægge opgaver i de tre faggrupper og have ansvaret for at

sikre sammenhæng i den samlede løsning – og dermed på tværs af de tre faggruppers arbejde.

Derudover vil det være en væsentlig opgave for koordinationsgruppen at levere det nødvendig

beslutningsgrundlag til styregruppen.

Koordinationsgruppens ansvarsområder er:

• Overordnet koordination af de tre faggruppers arbejde

• Formulering af vision og mission for den fælles løsning

• Formulering af strategi

• Budgetlægning/opfølgning og fordeling af økonomiske ressourcer

• Udvikling af organisationen

• Partnerskaber og interessentpleje

2

Der er ikke sammenfald med den eksisterende Koordinationsgruppe for Netbiblioteker.

33


Danskernes Digitale Bibliotek

Sammensætningen af koordinationsgruppen må i nogen grad afspejle interesser hos de aktører,

som bidrager til finansieringen men i øvrigt sammensættes ud fra it- og biblioteksfaglige

samt ledelsesmæssige kompetencer. Der bør derfor være følgende medlemmer:

• To repræsentanter fra de større biblioteker

• To repræsentanter fra de mindre biblioteker

• En repræsentant fra centralbibliotekerne

• En repræsentant fra de statslige biblioteker

• En repræsentant fra skolebibliotekerne

• En repræsentant fra Kulturstyrelsen

• To repræsentanter fra KL

• Sekretariatsleder for DDBs sekretariat.

Formand for koordinationsgruppen udpeges af styregruppen blandt de 11 medlemmer.

Koordinationsgruppen betjenes af sekretariatet og mødes ca. 6-7 gange omåret.

Styregruppen formulerer et kommissorium for hhv. styregruppen og koordinationsgruppen

ved etableringen af disse.

Sekretariat

Sekretariatet vil have til opgave at sikre den daglige koordination og styring af arbejdet i de

tre faggrupper for indkøb, infrastruktur og formidling. I praksis vil en del af selve opgaveløsningen

i faggrupperne også blive varetaget af sekretariatsmedarbejderne. Styringsopgaven

består både i at koordinere flere forskellige leverandørers og bibliotekers arbejde og at skabe

en sammenhængende it-løsning, som kobler indhold, infrastruktur og formidling. Derudover

vil sekretariatet skulle betjene styregruppe og koordinationsgruppe.

Det anbefales, at der etableres et sekretariat, og at der ansættes en sekretariatsleder for et

sekretariat bemandet med 8-10 årsværk, fordelt på et årsværk, der betjener styregruppe og

koordinationsgruppe, og 7-9 årsværk til bemanding af indkøbsfunktionen, it-gruppen og udviklings-

og formidlingsgruppen. Sekretariatets daglige ledelse varetages af sekretariatslederen,

og denne har det daglige ansvar for, at gældende regler overholdes, og refererer til Styregruppen.

Alle medarbejdere refererer til sekretariatslederen, som ansættes af styregruppen.

Devoteam har bidraget med en vurdering af behovet for bemanding i det foreslåede sekretariat

og har påpeget følgende:

”For at skabe en sammenhæng mellem eksempelvis infrastruktur og it-udvikling,

og adgang til digitale materialer og formidlingsmuligheder, skal sekretariatet have

en bred rolle og kompetence. Det er Devoteams erfaring fra andre fællesoffentlige

samarbejder, at et dynamisk sekretariat er en nødvendighed for at kunne koordinere

den fælles retning og fremdrift. Det stiller en række krav til kompetencesammensætningen,

men det viser sig ofte, at netop kombinationen mellem det

sektorfaglige og it-faglige er central for et stærkt sekretariat – og et tværoffentligt

samarbejde som DDB.

Devoteam anbefaler, at der ansættes en sekretariatsleder, og at sekretariatet bemandes

med 5-7 medarbejdere. Det svarer til størrelsen på lignende konstruktioner

i det offentlige.”

Det bemærkes, at dette estimat ikke omfatter bemanding af indkøbsfunktionen. Denne funktion

vurderes at skulle bemandes med 4 medarbejdere (jf. nedenfor).

34


Danskernes Digitale Bibliotek

Devoteams vurdering er i overensstemmelse med erfaringerne fra mere end ti års drift af

DEFF. DEFF-sekretariatet har en bemanding på 9 medarbejdere, men har i højere grad

uviklingsopgaver inden for it end de ret krævende kontraktstyrings- og driftsopgaver, som et

sekretariatet for DDB vil få. Omvendt er DEFF’s indkøb af netbaserede materialer flere gange

større.

Det anbefales, at de endelige beslutninger om omfang af sekretariatet tages af styregruppen.

Styregruppens og koordinationsgruppens muligheder for at opfylde ambitionerne for DDB vil

være afhængige af et sekretariat med den rette bemanding. Sekretariatslederen har ansvaret

for ansættelse af sekretariatet. Ansættelserne skal sikre, at de rette kompetencer er til

stede både teknisk, juridisk og administrativt, således at sekretariatet har en kompetencesammensætning,

der matcher de beskrevne opgaver.

Faggrupperne

De tre faggrupper: indkøb, it-gruppe samt udvikling og formidling danner en rammen for

opgaveløsningen samt interessentinvolvering. Faggrupperne vil således bestå af sekretariatets

medarbejdere og repræsentanter biblioteker. De tre faggrupper vil forestå følgende opgaver:

• Indkøb og administration af digitale materialer til folkebibliotekerne

• Koordinering og administration en fælles digital infrastruktur for folkebibliotekerne

• Udvikling og fremme af de fælles formidlingstiltag.

Indkøbsfunktion

Som del af såvel model 2 og model 3 er det anbefalet at etablere en fælles indkøbsfunktion.

Indkøbsfunktionens væsentligste opgaver vil være at koordinere og administrere alle faser af

indkøbet af digitale materialer:

• Forarbejde/markedsundersøgelse

• Interesseundersøgelse

• Kontraktforhandling

• Beslutning og kontraktindgåelse

• Implementering

• Markedsføring og undervisning

• Support og statistik

• Fornyelse af aftalen

Det estimeres på baggrund af de nuværende erfaringer, at der skal afsættes 4 årsværk til

indkøbsfunktionen. Estimatet er baseret på Gentofte Bibliotekernes indkøbssamarbejde,

hvor 2 årsværk i dag omsætter 10,3 mio. kr. (ca. en tredjedel af folkebibliotekernes nuværende

digitale indkøb på 30 mio. kr.). I analysen fra Beta-bibliotekerne forventes det, at folkebibliotekernes

udgifter stiger til 125 mio. kr. inden for fem år. DEFF’s licensenhed omfatter 6

årsværk med en omsætning på 145 mio. kr.

Indkøbet skal tilrettelægges i samarbejde med bibliotekerne og på baggrund af erfaringer

med brugernes efterspørgsel og behov. Derfor er der behov for opbygning af en struktur for

systematisk inddragelse af bibliotekernes viden og kompetencer på dette felt.

Det anbefales, at DDB har mulighed for at indgå aftaler på vegne af kommuner med leverandører

af betalingsbelagte informationsressourcer, såsom tidsskrifter, databaser og e-

bøger. Aftalerne giver bibliotekernes brugere licens til at benytte informationsressourcerne

via internettet. Dette indkøbssamarbejde om licensaftaler er udgiftsneutralt, idet DDB fakturerer

bibliotekerne for udgifterne til betaling af leverandørerne.

35


Danskernes Digitale Bibliotek

It-gruppe

It-gruppen kan bedst forstås som en bestillerfunktion i forhold til de leverandører, der vil

skulle bidrage til DDB.

It-gruppens opgaver vil omfatte:

• Udarbejdelse af en it-strategi

• Bestillerfunktion (herunder fastlæggelse af service level agreements for elementer i

infrastrukturen og udbud)

• Kontraktstyring

• Standardisering

It-gruppen skal varetage en stor del af det koordineringsbehov, der opstår med en tæt kobling

til lokale bibliotekers behov. Det foreslås derfor, at it-gruppen inddrager repræsentanter

for bibliotekerne. It-gruppen bør desuden kunne nedsætte arbejdsgrupper med repræsentanter

fra bibliotekerne, bl.a. for at drøfte krav til standarder, sikkerhed, logning, statistik mv.

Det vil kræve en fast stab at håndtere alle aspekter af at drive og videreudvikling DDB som i

model 2 og model 3. Antallet af årsværk i denne gruppe vurderes til 3, der skal kunne udfylde

rollerne forretningsarkitekt, programleder, teknisk arkitekt og kontraktansvarlig.

Udvikling og formidling

Et DDB vil også skulle have en gruppe, der foreslår udviklingsinitiativer. Derudover kan en

koordinering af fælles formidling eller nationale partnerskaber om formidling give en fælles

digital løsning større gennemslagskraft hos slutbrugerne.

Gruppens arbejdsområder kunne bl.a. være:

• Platforme og materialer (fx video på internettet, mobile enheder, storskærme, læringsplatforme)

• Tematisk formidling (fx kulturarv, litteratursiden),

• Målgruppespecifik formidling (fx Palles Gavebod),

• Partnerskaber om formidling (fx DR, videnskab.dk)

• Sociale netværk (fx læseklubber, filmklubber og ældrenetværk)

Gruppen kan udbyde udviklingsopgaver eller etablere længerevarende aftaler med biblioteker

om konkrete opgaver (som med litteratursiden).

Opgaverne kan sammenlignes med de opgaver, som i dag løses af koordinationsgruppen for

netbiblioteker. Opgaven er kendetegnet ved en høj grad af inddragelse af medarbejderne fra

bibliotekerne med fælles udviklingsprojekter, seminarer mv. Det skal påpeges, at der her er

tale om udvikling af bibliotekernes fælles formidling og ikke af den infrastruktur, som håndteres

af it-gruppen. Det estimeres, at der skal afsættes 2 årsværk til denne gruppe i model 2

og model 3.

6.3 Adskillelse af bestiller- og udførerfunktion

Konsulentfirmaet Devoteam har i sin analyse af TING lagt vægt på en fremtidig adskillelse

af udfører og bestiller. Firmaet skriver således i sin analyse, at: ”Der må ikke være en sammenblanding

mellem bestilleropgaven og udførerrollen, idet det underminerer, at der kan

være et innovativt udviklingsmiljø omkring infrastrukturen i form af et flerleverandørmarked

(…)

36


Danskernes Digitale Bibliotek

Rollen som kravsætter både på et teknisk og et behovsmæssigt niveau bør ligge i den koordinerende

rolle, der ledes af DDB’s ejerorganisationer.”

Det anbefales på den baggrund, at der arbejdes med en adskillelse mellem bestiller (itgruppen

på vegne af styregruppen/koordinationsgruppen) og udførerfunktionen (leverandører).

En manglende adskillelse af de to funktioner giver en risiko for, at kravene ikke er tilstrækkeligt

ambitiøse både i forhold til deadlines, kvalitet og pris. Desuden risikerer man, at kravene

tilpasses det, leverandøren kan levere, og ikke det, kunden ønsker. I denne sammenhæng

vil det indebære, at it-gruppen som bestillerfunktion indgår kontrakter på vegne af

folkebibliotekerne.

Bestilleren skal særligt i udbudssituationen udelukkende fokusere på kundens behov, og

funktionen skal forholde sig neutralt til forskellige leverandører. Det bidrager til at fremme

konkurrence og sikre en ligebehandling af leverandører.

Dette hensyn udelukker dog ikke, at der efter placeringen af opgaverne via udbud kan etableres

en tæt kontakt til de valgte leverandører, der kan sikre sammenhæng mellem brugernes

behov og udviklingen af produkterne.

I den forbindelse kan man lade sig inspirere af den model, som har været anvendt i forhold

til udviklingen af DanBib. Modellen er kendetegnet ved en dialogpræget tilblivelse af Dan-

Bibs udviklingsplan gennem inddragelse af interessenterne. Omdrejningspunktet er her, at

DBC som virksomhed og leverandør kan komme med et bud på, hvad kunderne har mest

brug for, og hvad de kan få af nyttige nyudviklinger inden for den økonomiske ramme.

6.4 Placering af sekretariatet

Det anbefalede sekretariat på 8-10 medarbejdere er af en forholdsvis lille størrelse, og det

anbefales derfor at indlejre organisationen i en allerede eksisterende institution. Det kunne

både være et bibliotek, en kommunal organisation som KL eller KOMBIT eller Kulturstyrelsen.

På baggrund af et ønske om kobling til øvrige strategier på biblioteksområdet både inden for

udviklingen af det fysiske folkebibliotek og udviklingen af fag- og forskningsbiblioteker anbefales

det at placere opgaven hos Kulturstyrelsen i Center for Bibliotek og Medier. Denne

placering vil derudover sikre udnyttelsen af ret omfattende erfaringer med indkøb af netbaserede

materialer, formidling af disse samt sekretariatsbetjening af styregrupper og udvalg.

Endelig rummer styrelsen bl.a. Kulturministeriets koncern-it, der har relevante erfaringer

med leverandørstyring.

I forhold til en placering på et folkebibliotek er det vurderingen, at det ville blive udfordrende

for samarbejdet mellem folkebibliotekerne, hvis et enkelt bibliotek skulle agere på de

øvriges vegne. På den anden side ville man derved opnå en meget tæt kobling til de praktiske

udfordringer ved it-udvikling, indkøb og formidling.

En placering af opgaven hos KL eller en anden fælles-kommunal organisation er også en

mulighed. En sådan placering kan fremme mulighederne for at koble infrastrukturen til

andre områder. Desuden vil placeringen muligvis kunne tilføre nye kompetencer til biblioteksudviklingen.

Det kunne måske især være tilfældet i forhold til it-funktionen. Omvendt

ville denne placering måske ikke i tilstrækkelig grad kunne tilføre den nødvendige biblioteksfaglige

ekspertise.

37


Danskernes Digitale Bibliotek

Det har undervejs i arbejdet også været overvejet, om en placering af indkøbsfunktionen hos

SKI (Statens og Kommunernes Indkøbsservice) ville være en relevant mulighed. Det er dog

vurderingen, at SKI ikke for nærværende har en profil, der gør den velegnet til at varetage

opgaven. Licenser til de netbaserede materialer håndteres ikke via rammeaftaler, og en væsentlig

del af gevinsten ved fælles indkøb ligger i administration af aftalerne. Samlet set

indebærer dette, at SKI ikke fremstår som det rette aktør til at løfte opgaven.

Det anbefales således, at DDB-organisationen etableres som en selvstændig enhed i Kulturstyrelsen.

Den daglige styring varetages af en sekretariatsleder, og organisationens øverste

organ er styregruppen.

Finanslovsbevillingen for DDB optages på egen underkonto på Kulturstyrelsens hovedkonto,

og det vil fremgå af bemærkningerne, at det er styregruppen for DDB, som har ansvar for at

disponere bevillingen. Sekretariatslederen har det daglige ansvar for at udmønte bevillingen

i overensstemmelse med styregruppens dispositioner, mens Kulturstyrelsens direktør har

det endelige regnskabsmæssige ansvar.

Ved etablering af organisationen fastlægges det konkrete ejerskab til infrastrukturelementer,

udviklede services, data, licenser mv. som ikke er omfattet af andre ejerskabsaftaler i

tilfælde af opløsning af samarbejdet.

6.5 Karakteren af udbud i DDB

Udbud af alle enkeltopgaver i infrastrukturen og den efterfølgende kontraktstyring er en

omfattede opgave. Det kan derfor være relevant at samle funktioner i infrastrukturen og

udbyde større opgaver samlet.

Fordelen ved at placere mange opgaver hos én aktør er, at det reducerer behov for koordinering

og mindsker kompleksiteten

Ulempen er, at man med færre leverandører får mindre konkurrence. Det kan indebære

mindre innovation og højere priser. Desuden risikerer man ligesom med sammenblandingen

af bestiller-udfører-rollen, at løsningerne i mindre grad afspejler kundernes behov og i højere

grad den primære leverandørs kompetencer og præferencer.

En samling af mange infrastrukturelementer hos én leverandør kan også svække mulighederne

for samspil med andre sektorer, fordi funktionaliteten kobles sammen til en løsning

tilpasset én sektor. De kommende års udvikling inden for netbaserede medier og metadata

må forventes at være mere dynamisk og hastig, end tilfældet har været i de foregående år.

Derved øges kravene til innovation og udvikling af ny funktionalitet til den foreslåede infrastruktur.

Disse krav honoreres formentlig bedst ved at basere it-udviklingen på flere leverandører.

Derfor anbefales det, at den nye organisation som én af sine første opgaver fastlægger en

udbudsstrategi for DDB.

6.6 Infrastrukturleverandører

I beskrivelsen af et digitalt bibliotek optræder to typer af leverandører. Dels indholdsleverandører,

som leverer data som lyd og tekstlicenser og metadatadata hertil, dels infrastrukturleverandører,

som leverer elementerne til den samlede infrastruktur. Dette afsnit omhandler

sidstnævnte.

38


Danskernes Digitale Bibliotek

Den serviceorienterede arkitektur giver i højere grad mulighed for at anvende en flerleverandørstrategi,

og den reducerer omkostningerne ved at skifte leverandør, jf. Den Fælleskommunale

Digitaliseringsstrategi.

DDB bliver i højere grad ordregivere end varekøbere, fordi man ikke i samme omfang køber

færdige kommercielle silosystemer, men specificerede it-løsninger eller udviklingsbistand.

Det kan naturligvis medføre ændringer for nogle af de leverandører, som i dag leverer løsninger

til bibliotekerne, men det kan også åbne nye muligheder for at levere løsninger til en

fælles infrastruktur.

Vægtningen af leverandørstyring får konsekvenser for alle typer leverandører. Hvis et bibliotek

leverer løsninger til den fælles infrastruktur, vil disse løsninger være kontraktligt styret

på samme vis som kommercielle leverandørers løsninger.

Ifølge kommissoriet for rapporten skal DBC’s rolle afdækkes som led i arbejdet. DBC’s nuværende

funktion og opgaver er omtalt i analysen af TING-samarbejdet. I en fremtidig etablering

af model 2 vil DBC kunne indtage rollen som leverandør af infrastruktur og udvalgte

services på lige vilkår med andre leverandører.

6.7 Anbefalinger

Det anbefales, at der etableres en organisation bestående af en styregruppe, en koordinationsgruppe,

et sekretariat, en indkøbsfunktion, en it-gruppe, samt en gruppe der arbejder

med udvikling og formidling. Det bærende element i sammensætningen af organisationen er,

at bibliotekerne er repræsenteret i organisationen og inddrages i den praktiske opgaveløsning

via de tre faggrupper for indkøb, it samt udvikling og formidling.

Organiseringen vil bygge videre på den udbredte samarbejdskultur, der kendetegner det

danske biblioteksvæsen. Derudover kan det forventes, at denne organisation effektivt vil

kunne indsamle informationer om brugernes behov og efterspørgsel, ligesom den smidigt vil

kunne dele og sprede viden via bibliotekernes deltagelse i organisationen.

Det anbefales at placere alle sekretariatsfunktioner og de tre faggrupper samlet. Herved kan

opnås stordriftsfordele ved administrationen, og koblingen mellem indkøb, infrastruktur og

formidling sikres.

Det anbefales, at sekretariatet inkl. de tre faggrupper bemandes med i alt 8-10 årsværk. Det

anbefales, at de endelige beslutninger om omfang af sekretariatet tages af styregruppe eller

koordinationsgruppe med udgangspunkt i de estimater, der opstillet i afsnit 7.7.

Det anbefales ligeledes, at den nye organisation som én af sine første opgaver fastlægger en

udbudsstrategi for DDB.

Set i lyset af organisationens begrænsede størrelse anbefales at indlejre organisationen i en

allerede eksisterende institution.

Ved overvejelserne om placering er der taget højde for en klar adskillelse mellem bestiller-

(it-gruppen) og udførerfunktionen (leverandører) og den allerede eksisterende erfaring med

lignende opgaver. Kulturstyrelsen huser DEFF-sekretariatet og DEFF indkøbsfunktionen, og

er derfor en oplagt mulighed for en fælles placering af det samlede sekretariat.

39


Danskernes Digitale Bibliotek

Det anbefales derfor, at sekretariatet placeres hos Kulturstyrelsen for at udnytte den eksisterende

erfaring med indkøbssamarbejder og for at styrke koordineringen med andre initiativer

på biblioteksområdet og sikre sammenhængen med det samlede biblioteksvæsen.

Det anbefales, at DDB etableres som en selvstændig enhed i Kulturstyrelsen med eget budget

og regnskab. Det anbefales dermed, at finanslovsbevillingen for DDB optages på egen

underkonto på Kulturstyrelsens hovedkonto, og det vil fremgå af bemærkningerne, at det er

Styregruppen for DDB, som har ansvar for at disponere bevillingen, mens Kulturstyrelsens

direktør har det endelige regnskabsmæssige ansvar.

40


Danskernes Digitale Bibliotek

7 Omkostninger

7.1 Indledning

I det følgende præsenteres estimater for de fælles udgifter til et digitalt bibliotek for folkebibliotekerne,

som beskrevet i model 2 og model 3.

Estimatet for udgifter til DDB baseres på:

• Fælles udgifter til TING (drift)

• Udgifter til drift og udvikling af fælles komponenter (ERMS, adgangsstyring, ECB

mv.)

• Udgifter til fælles udvikling på længere sigt

• Udgifter til organisatorisk ramme for DDB – herunder indkøbsfunktion

• Udgifter til drift og udvikling af fælles formidling.

Forbehold

Det skal understreges, at der er tale om estimering af de fælles udgifter og ikke af de samlede

omkostninger ved løsningen. Det indebærer, at den lokale udnyttelse af infrastrukturen

og den lokale implementering ikke er medregnet.

Konsulentfirmaet, Devoteam har tidligere påpeget, at det ikke umiddelbart kunne estimere

de samlede omkostninger til DDB uden en ”baseline” (nuværende omkostninger), antal brugere,

antal implementeringer samt visionen/formålet med løsningen.

Denne problemstilling håndteres i denne sammenhæng ved at udelade estimering af omkostninger

for lokal udnyttelse af den fælles infrastruktur.

Dette fravalg har selvfølgelig stor betydning for overblikket over de samlede udgifter. I kapitlet

henvises i stedet til en business case af en lokal implementering af et fælles digitalt bibliotek,

som er foretaget af fire kommunale biblioteker 3 i Viborg, Randers, Silkeborg og Horsens

Kommuner (Beta-bibliotekerne). Business casen konkluderer, at etableringen af et fælles

digitalt bibliotek er en økonomisk gevinst for de fire biblioteker.

7.2 Udgifter til organisering og infrastruktur for DDB

Udgifterne for DDB er baseret på den infrastruktur og organisering, der er skitseret i model

2 og model 3. Estimaterne i det følgende baseres på et samarbejde om en fælles infrastruktur

og en række fællestjenester. Det er en vigtig forudsætning særligt i forhold til skaleringen af

organisationen. Det fremhæves, at:

• en velfungerende infrastruktur er meget afhængig af organisering og koordinering

• der skal afsættes midler til udvikling af infrastrukturen

• organiseringen bør tage højde for, at der ud over infrastrukturen kan være behov for

facilitering af generisk funktionalitet og andre fælles løsninger.

3

Lokal business case for Danskernes Digitale Bibliotek. Beta-bibliotekerne: Viborg Kommune, Randers Kommune, Silkeborg

Kommune, Horsens Kommune, oktober, 2010, Version: 1.0

41


Danskernes Digitale Bibliotek

7.3 Samlede udgifter

De samlede fælles udgifter til DDB er i stort omfang uafhængige af, hvor mange biblioteker

der er omfattet af løsningen. Udgifterne til organisationen er således hovedsagelig faste udgifter.

Ligeledes kan udgifter til nye komponenter og til udviklingen af infrastrukturen betragtes

som faste udgifter.

Oplysningerne om udgifterne til databrønd og tjenester er baseret på listepriser fra DBC og

vil dermed variere med antallet af biblioteker. Det skal dog påpeges, at betalingen også afhænger

af kommunens størrelse, og at mange af de større kommuner allerede har tilsluttet

sig TING. Dermed vil en halvering i antallet af deltagende biblioteker ikke medføre en halvering

af udgifterne.

Model 3 ville øge de fælles udgifter til et digitalt bibliotek, idet der i denne model opereres

med at skabe ensartede adgangsvilkår ved at etablere et fælles centralt indkøb. I den forbindelse

ville de 30-35 mio. kr., som folkebibliotekerne i dag anvender til netbaserede materialer,

kunne bringes i anvendelse til at finansiere det fælles indkøb. Udgifterne til det fælles

indkøb er ikke indarbejdet i det følgende samlede estimat over omkostninger til et digitalt

bibliotek.

I det følgende gennemgås estimaterne af de fælles udgifter til DDB opdelt i udgifter til infrastruktur,

udgifter til organisation og udgifter til udvikling af nationale formidlingstiltag.

Resultaterne er sammenfattet i nedenstående skema:

Figur 8: Estimat af fælles driftsudgifter til DDB

Område

Årlige driftsomkostninger

Infrastruktur

Databrønd (databrønd og webservices) 5.072.985

cms 2.536.493

Biblioteksintegration 4.500.000

Adgangsstyring og ERMS (vedl.) 2.000.000

Øvrige integrationer (vedl.) 862.500

DDB 1st line support 2.100.000

Drift af øvrige løsninger (fx DBC) 1.500.000

Løbende udvikling 2.800.000

Samlet drift, vedligehold og support 21.371.978

Organisation

Indkøbsfunktion 2.800.000

Sekretariat for styregruppe 1.700.000

It-gruppe 2.400.000

Udvikling og formidling–gruppe 2.150.000

Samlet organisation 9.050.000

Udvikling og formidling – puljemidler 4 14.000.000

DDB i alt 44.421.978

Udgifterne er baseret på en fælles infrastruktur og en række fællestjenester og omfatter

derfor ikke økonomiske ressourcer til fælles indkøb af materialer.

4

I dag finansieres fælles formidlingstiltag som litteratursiden.dk og Palles Gavebod via disse puljemidler.

42


Danskernes Digitale Bibliotek

7.4 Infrastruktur

Generelt

Estimeringen af udgifterne til infrastrukturen er baseret på udbredelse af TINGfunktionalitet

samt nye komponenter til 98 kommuner. Størstedelen af udgifterne kan her

estimeres ved at beregne en samlet pris baseret på DBC’s listepriser. Udgifterne til nye

komponenter kan ligeledes estimeres med en vis sikkerhed. Derimod kan udgifter til udvikling

af infrastrukturen være vanskeligere at estimere.

Forudsætninger

Estimatet er baseret på tilslutning fra 98 kommuner med det nuværende serviceniveau for

TING og de to nye komponenter: Adgangsstyring og ERMS. Der arbejdes med en udgift for et

årsværk på 700.000 kr. inkl. overhead (herunder omkostninger til generel ledelse og administration)

5 .

Elementerne

Infrastrukturen omfatter følgende elementer:

• Databrønd (databrønd og webservices)

Biblioteksintegration

• cms

• Adgangsstyring og ERMS (vedligeholdelse)

• Øvrige integrationer (vedligeholdelse)

• Brugersupport

• Drift af øvrige løsninger (fx DBC)

Databrønd og integration til bibliotekssystem omfatter den løbende drift og support af bibliotekernes

databrønd(e) og integrationerne imellem brønden og de lokale bibliotekssystemer.

Omkostningen til cms dækker udgiften til at stille et cms til rådighed for de biblioteker, der

ønsker denne løsning.

Adgangsstyring og ERMS dækker udgifterne til at vedligeholde og drive et fælles system til

adgangsstyring og et fælles system til håndtering af netbaserede materialer. Øvrige integrationer

omfatter udgifter til at sikre integration af andre elementer i infrastrukturen.

Leverandørerne af de enkelte tjenesters grundfunktionalitet og af integrationer vil være

ansvarlige for fejlrettelse, men der vil også være behov for direkte brugersupport, så det enkelte

bibliotek har ét sted at henvende sig, hvis der er problemer med funktionalitet i den

samlede infrastruktur. Brugersupport indgår derfor som en del af driftsomkostningen.

Drift af øvrige løsninger dækker omkostninger til drift af selve platformen for DDB (ESB,

workflow, rettighedsstyring, statistik, brugerstyring og forretningsregelhåndtering), dvs. alle

de fælles komponenter, der binder databrønde, cms og dataudvekslingsparter sammen.

Omkostningerne til udvikling og formidling er fastsat til 14 mio. kr. Denne udgift er i princippet

skalerbar, men dækker over finansieringen af allerede eksisterende fælles formidlingstiltag,

som det anbefales at videreføre: Biblioteksvagten, Litteratursiden.dk og Palles

Gavebod. Finansiering af disse tiltag udgør i alt 6 mio. kr. Derudover anbefales, at de resterende

afsatte midler til udvikling og formidling finansierer i alt 12-13 mio. kr. af selve etableringsomkostningerne

i de to-tre første år af etableringsperioden. Udgifterne til etablering

5

Estimatet er fordelt på en direkte lønudgift på 550.000 kr. og et overhead på 150.000 kr. årligt, hvilket svarer til det niveau,

som Kulturstyrelsen normalt benytter.

43


Danskernes Digitale Bibliotek

vil således bortfalde efter to-tre år, og midlerne vil derefter kunne udnyttes til udvikling af

nye relevante komponenter i infrastrukturen. Etableringsudgifterne er estimeret i det følgende

afsnit.

7.5 Løbende udvikling af infrastrukturen

Udgiften til løbende udvikling afhænger af bemandingen af en it-gruppe. En større it-gruppe

vil alt andet lige have bedre mulighed for også at varetage udvikling. Der er anbefalet en

løsning med en mindre it-gruppe med midler til udvikling. Hvis der er behov for udviklingskompetencer

i samme omfang som i TING-projektet og for kompetencer inden for itarkitektur,

vil dette formentlig svare til en omkostning i størrelsesordenen 4 årsværk.

Kompetencerne til udvikling kan findes ved frikøb, konsulenter og projekter frem for en fast

udviklingsstab. Det giver fleksibilitet til både at inddrage kompetencer fra biblioteker og

meget specialiseret kompetence eksempelvis ved udformning af it-strategi og it-arkitektur. 6

• Faste udviklingsomkostninger ved infrastrukturen estimeres som 4 årsværk, i alt

2,8 mio. kr. Beløbet kan reserveres som driftsmidler til it-gruppen og kan finansieres

som en del af den samlede udgift til en fælles infrastruktur.

Det bemærkes, at disse omkostninger til infrastruktur ikke dækker driften af en række nye

services under udvikling. Disse services omfatter dokumentlevering, mobilplatform, e-

bogstjeneste, social platform, e-læring og udnyttelse af linked data. Driften af disse tjenester

vil ikke være specielt udgiftskrævende.

7.6 Etableringsudgifter

I skemaet herunder estimeres udgifterne til de enkelte funktionaliteter i DDB. Der er tale

om estimater for indkøb, som derfor vil være engangsudgifter til etablering. Beløbet vil skulle

afholdes over en periode af 2-3 år, efterhånden som løsningen implementeres.

Figur 9: Estimat over udgifter til funktionaliteter

Funktionalitet

Estimat (kr.)

Databrønd (inkl. dataservices) 4.800.000

Bibliotekssystemer (tilpasninger) 2.880.000

cms 5.055.000

Integrationer 3.450.000

ESB-funktionalitet (routing, sikkerhed, logning mv.) 3.000.000

Work flow til ESB 1.500.000

Brugerfunktionalitet (use cases) -

Indkøb -

Rettighedsstyring (til materialer) 1.500.000

Statistik (inkl. integration til datakilder) 1.500.000

Brugerstyring (CULR) 3.000.000

Forretningsregelhåndtering 1.000.000

I ALT 27.685.000

Etableringsomkostningerne til en fælles biblioteksløsning er, jf. ovenstående, estimeret til at

udgøre en engangsudgift på i alt 27,7 mio. kr. Med tilskud fra Kulturstyrelsen er der allerede

igangsat projekter omkring udvikling af såvel brugerstyring som rettighedsstyring.

6

Et eksempel på sådanne specialiserede kompetencer kan ses på It- og Telestyrelsens hjemmeside om it-arkitektur:

http://ea.oio.dk/arkitekter/roller

44


Danskernes Digitale Bibliotek

Da flere af disse udgifter allerede er afholdt gennem bibliotekers tilslutning til TING og udvikling

af rettigheds- og brugerstyring støttet af Kulturstyrelsen, estimeres den endnu ikke

afholdte etableringsudgift til at blive 23.285.000 kr.

7.7 Organisation

Estimaterne for udgifter til organisationen er baseret på erfaringer med koordinationsgruppen

for netbiblioteker, DEFF samt estimater fra Devoteam.

I det følgende forudsættes, at medarbejderressourcer kan estimeres på samme niveau for

model 2 og model 3. I model 3, som opererer med det fælles materialeindkøb, vil man kunne

udnytte medarbejdere fra faggruppen for indkøb til at udvælge materialer, ligesom der vil

være administrative lettelser ved, at alle biblioteker skal have adgang til det samme indhold.

Forudsætninger

Udgiften til organisationen er en basisinvestering, og denne udgift er således ikke afhængig

af antallet af deltagende biblioteker, men vil afhænge af ambitionsniveauet for DDB og den

valgte model. Således vil etablering af en fælles økonomisk ramme for indkøb give bedre

muligheder for fælles formidling og kunne begrunde, at dette prioriteres økonomisk.

Elementerne

Indkøbsfunktion

Estimatet er baseret på, at Gentofte Bibliotekerne i dag modtager 1,4 mio. kr. årligt til to

medarbejdere, der omsætter 10,3 mio. kr. (ca. en tredjedel af folkebibliotekernes nuværende

digitale indkøb på 30 mio. kr.). I den tidligere omtalte analyse fra Beta-bibliotekerne forventes

det, at folkebibliotekernes udgifter stiger til 125 mio. kr. inden for fem år. Et mere konservativt

estimat baseret på udviklingen indtil nu vil være en stigning til 60 mio. kr. DEFF’s

licensenhed omfatter 6 medarbejdere med et årligt budget på 4 mio. kr. (inkl. overhead) og

en omsætning på 145 mio. kr.

• Udgifterne til indkøbsfunktionen estimeres at udgøre 4 årsværk, i alt 2,8 mio. kr.

It-gruppe

Det vil kræve en fast stab at håndtere alle aspekter af at drive og videreudvikling DDB som

model 2 og 3. Antallet af medarbejdere i denne stab vurderes til 2-4 (der skal kunne udfylde

rollerne forretningsarkitekt, programleder, teknisk arkitekt og kontraktansvarlig).” 7

Det vurderes derfor, at det er hensigtsmæssigt med en bemanding på 3 medarbejdere, idet

en række kompetencebehov kan dækkes med den økonomiske ramme, der er afsat til udvikling

af infrastrukturen (jf. ovenfor)

• Udgifterne til it-gruppen estimeres at udgøre 3 årsværk, i alt 2,1 mio. kr. samt

driftsudgifter på 300.000 kr.

Udvikling og formidling

Denne gruppe skal varetage den opgave, som i dag løses af koordinationsgruppen for netbiblioteker.

Gruppen udvikler og administrerer bibliotekernes fælles tjenester, som i øjeblikket

er: Litteratursiden, Palles Gavebod og Biblioteksvagten. Det statslige tilskud til disse

tjenester udgør 7,75 mio. kr. årligt, og bibliotekernes bidrag i form af indholdsproduktion og

deltagelse i redaktionsarbejde ca. 6,5 mio. kr. årligt.

7

Vurdering af TING som infrastruktur i DDB, 2. Udkast, 16. maj 2011, side 31

45


Danskernes Digitale Bibliotek

Opgaven er kendetegnet ved en høj grad af inddragelse af medarbejderne fra bibliotekerne

med fælles udviklingsprojekter, seminarer mv. Det skal påpeges, at der her er tale om udvikling

af bibliotekernes fælles formidling og ikke af den infrastruktur, som håndteres af itgruppen.

• Udgifterne til udviklings- og formidlingsgruppen estimeres at udgøre 2 årsværk, i alt

1,4 mio. kr., samt driftsudgifter på 750.000 kr. – i alt 2,15 mio. kr.

• Udgifterne til puljemidler til fælles formidling estimeres til 14 mio. kr.

Samlet sekretariatsfunktion

I kapitel 6 anbefales det at samle indkøbsgruppe, it-gruppe og formidlings- og udviklingsgruppe

i et sekretariat, der også får til funktion at betjene styregruppe og koordinationsgruppe.

Baseret på erfaringerne i DEFF vil der ligeledes være behov for en sekretariatsleder

og en medarbejder til selve betjeningen af styregruppen og koordinationsgruppen samt et

mindre driftsbudget for de to grupper (rejser, forplejning, materialer).

• Udgifterne til sekretariatsfunktion for styregruppen og koordinationsgruppen estimeres

at udgøre 2 årsværk, i alt 1,4 mio. kr., samt driftsudgifter på 300.000 kr.

7.8 Omkostninger ved den lokale implementering

Som nævnt indledningsvis omfatter vurderingen af omkostningerne for det enkelte bibliotek

alene bibliotekets andel af den fælles infrastruktur. Der vil naturligvis være omkostninger

forbundet med det enkelte biblioteks anvendelse af den fælles infrastruktur både ved implementering

og drift.

Hvis biblioteket således ønsker at anvende den fælles databrønd og at implementere eksempelvis

et nyt system til hjemmesiden, vil der ud over betalingen til den fælles infrastruktur

også være en omkostning til både implementering og drift. Denne omkostning skal sammenholdes

med bibliotekets eksisterende driftsomkostninger.

Lokal business case

I forbindelse med omkostningerne ved den lokale implementering er det relevant at inddrage

en tidligere analyse af en lokal implementering, som er foretaget af fire kommunale biblioteker.

8 Denne analyse baseres på en række forudsætninger:

”Nærværende lokale business case baserer sig på følgende antagelser gældende for bibliotekerne

i Viborg, Randers, Silkeborg samt Horsens Kommune (Beta-bibliotekerne):

• At der etableres en fælles it- infrastruktur for digitale ressourcer

• At der etableres en sammenhængende standardiseret løsning, der sikrer indgang til

digitale ressourcer og services for alle

• At serviceydelserne uanset kommunegrænser er ens for alle og kan sidestilles med

adgang til bibliotekernes øvrige materialer

• At det forretningsmæssige omfang – ud over digitale ressourcer – også omfatter bibliografiske

data samt andre relevante data, eksempelvis lånerdata

• At der skal foretages fælles indkøb og clearing af digitale ressourcer

• At der skal iværksættes fælles og koordineret formidling af digitale løsninger”.

8

Lokal business case for Danskernes Digitale Bibliotek. Beta-bibliotekerne: Viborg Kommune, Randers Kommune, Silkeborg

Kommune, Horsens Kommune, oktober, 2010, Version: 1.0

46


Danskernes Digitale Bibliotek

Analysen forudsætter således investeringer i et digitalt bibliotek samt etablering af et fælles

bibliotekssystem (punkt 4). Et sådant udbud er netop igangsat i andet regi og er derfor ikke

omfattet af anbefalingerne i denne rapport.

Konklusionen på den lokale business case lyder:

”Som det fremgår af pengestrømsopgørelsen, er der en økonomisk gevinst ved etablering af et

fælles digitalt bibliotek i Beta-regi. Gevinsten ses på færre lønomkostninger, idet det er vurderet,

at fællesdrift på såvel den forretningsmæssige del som på den it-driftsmæssige del kan

udføres med færre årsværk. Gevinsten kan realiseres allerede fra år 1 og vil være stigende

over 4 år.”

Business casen vurderer således, at et digitalt bibliotek for blot de fire kommuner vil give en

samlet besparelse på ca. 2 mio. kr. om året – eller 5,53 kr. pr indbygger. Dette er inkl. udgifterne

til et digitalt bibliotek – dvs. nettobesparelsen. Det er dog også medregnet et fælles

bibliotekssystem, som indeholder den største potentielle besparelse. Bibliotekssystemet indgår

hverken i model 2 eller model 3.

Vurdering af lokal business case

Til brug for denne rapport er Devoteam blevet bedt om at analysere Beta-bibliotekernes

business case. Devoteams overordnede vurdering er, at business casen er et relevant supplement

til rapporten, og at den kvalificerer vurderingen af effektiviseringspotentialet ved et

fælles projekt.

Devoteam gør samtidig opmærksom på, at der er væsentlige forskelle mellem business casen

og anbefalingerne af et DDB. Den afgørende forskel er, at business casen omfatter en "fuld

løsning", hvor fælles drift af bibliotekssystemet er et afgørende element i business casens

vurdering af effektiviseringspotentiale.

Men Devoteam påpeger også, at den lokale business case sandsynliggør, at der kan opnås

personalemæssige besparelser mht. indkøb og formidling af digitale materialer ved etablering

af et danskernes digitale bibliotek. I business casen er dette potentiale opgjort til 1,3

mio. kr. årligt.

I forhold til en samlet vurdering af effektiviseringspotentialet er det værd at bemærke, at

Devoteam ikke mener, at den lokale business case giver grundlag for at vurdere eventuelle

besparelser eller merudgifter til it-drift, systemadministration eller licenser mv. ved tilslutning

til en fælles løsning.

Endelig vurderer Devoteam, at gevinsten ved et DDB vil opveje merudgiften til koordinering

for det enkelte bibliotek, også hvis et fælles bibliotekssystem ikke indgår i løsningen. Endelig

er der i business casen ikke indregnet samfundsmæssig nytte af en mere synlig adgang til

digitale medier for borgere og virksomheder.

7.9 Opsamling

I kapitlet er givet et estimat over de omkostninger, der er forbundet med etableringen og

driften af DDB, blandt andet baseret på erfaringer fra TING-projektet, DEFF og Gentofte

Bibliotekernes indkøbssamarbejde.

Omkostningerne til etableringen og implementeringen af danskernes digitale bibliotek estimeres

til en engangsudgift på 27,7 mio. kr. En del af implementeringsudgifterne er allerede

afholdt via udviklingsprojekter finansieret af Kulturstyrelsen. Andre udgifter er afholdt via

47


Danskernes Digitale Bibliotek

bibliotekernes tilslutning til det nuværende TING. Der er således allerede foretaget investeringer

for omkring 4,4 mio. kr. Den resterende udgift estimeres derfor at blive 23,3 mio. kr.

Omkostningerne til infrastruktur, organisationen og udviklingen af fælles formidlingstiltag

estimeres til i alt 44,5 mio. kr. årligt. Heraf udgør omkostninger til infrastrukturen 21,3 mio.

kr., mens organisationen – dvs. sekretariatet på 8-10 årsværk – udgør 9,1. mio. kr. årligt.

Derudover er estimeret 14 mio. kr. til udvikling af fælles formidlingstiltag.

Devoteam vurderer på baggrund af en lokal business case af de såkaldte Beta-biblioteker, at

der vil kunne opnås de samme personalemæssige besparelser mht. anskaffelse og formidling

af digitale materialer ved etablering af DDB, som ved den model, der er beskrevet i business

casen. Dette er i den lokale busines case opgjort til 1,3 mio. kr. årligt.

Samlet set vurderer Devoteam, at gevinsten ved en fælles løsning vil opveje merudgiften til

koordinering for det enkelte bibliotek, også hvis et fælles bibliotekssystem ikke indgår i løsningen.

Endelig er der i business casen ikke indregnet samfundsmæssig nytte af en mere

synlig adgang til digitale medier for borgere og virksomheder.

48


Danskernes Digitale Bibliotek

8 Finansiering

I dette kapitel gives en række anbefalinger til finansieringen af etableringen og driften af

DDB, der tager udgangspunkt i en fælles statslig og kommunal finansiering.

Som tidligere beskrevet anbefales det, at DDB består af en fælles teknisk infrastruktur og en

organisatorisk ramme inklusive en indkøbsfunktion. Der er i kapitel 7 givet et estimat over

omkostningerne forbundet med driften af infrastrukturen, den organisatoriske ramme samt

udviklings- og formidlingsprojekter. Endelig er de fælles omkostninger til selve etableringen

og etableringen af infrastrukturen estimeret.

Såvel den statslige som den kommunale finansiering forventes afholdt inden for de eksisterende

rammer til formålet. Dette begrundes blandt andet i den lokale business case omhandlende

bibliotekerne i Viborg, Randers, Silkeborg og Horsens Kommune. Business casen sandsynliggør,

at DDB giver mulighed for lokale omprioriteringer.

Selve finansieringen af omkostningerne til licenser mv. i forbindelse med de netbaserede

materialer forudsættes som i dag finansieret af bibliotekerne selv. I kapitlet tages derfor

ikke stilling til denne del af finansieringen. I model 3 er anbefales det, at DDBomfatter fælles

indkøb af netbaserede biblioteksmaterialer. Dette forudsættes derfor finansieret af de ca.

35 mio.kr., som bibliotekerne i dag samlet anvender til netbaserede materialer.

En egentlig fælles pakke af netbaserede materialer, som model 3 opererer med, vil derfor

forudsætte, at finansieringen kan skaleres, efterhånden som udbuddet af relevante digitale

materialer vokser. Hvis indkøbet af netbaserede materialer om fem år udgør 130 mio. kr.,

skal finansieringsmodellen i model 3 således kunne sikre, at det fælles digitale bibliotek

løbende tilføres nye ressourcer til indkøb.

8.1 Erfaringer med finansieringsmodeller

Der er en lang tradition for samarbejde i bibliotekssektoren og dermed også erfaringer med

forskellige former for lokal finansiering af fælles løsninger. De tre vigtigste finansieringsmodeller

findes i regi af:

• DEFF – finansiering fastlagt i 2003 i forbindelse med en budgetanalyse foretaget af

Finansministeriet, Kulturministeriet og Videnskabsministeriet

• DanBib – finansiering fastlagt i aftale mellem stat og kommuner fra 1994

• Netbibliotekerne – finansiering aftalt løbende mellem repræsentanter for folkebibliotekerne

og Kulturstyrelsen

DEFF

Finansieringen af DEFF var en ren statslig finansiering, som bl.a. blev etableret ved at

undlade at tilbageføre besparelser foretaget blandt forskningsbibliotekerne.

Finansieringen blev baseret på en beskrivelse af konkrete ydelser, men blev ikke

specifikt øremærket disse ydelser. Det medførte, at DEFF, som på daværende tidspunkt i

høj grad blev beskrevet som et portalsamarbejde, over tid kunne udvikle sit til et

indkøbssamarbejde og et it-samarbejde om en serviceorienteret arkitektur og konkrete

udviklingsprojekter.

DanBib

DanBib-finansieringen består af to dele: et katalogiseringsbidrag og en DanBib-licens. Det

er kendetegnende for begge elementer, at det er vanskeligt at drive bibliotek uden at

abonnere på disse ydelser. Katalogiseringsbidraget giver biblioteket mulighed for at

genbruge katalogposter frem for at fremstille dem selv, og DanBib-licensen giver

mulighed for at anvende DanBib til at låne materialer fra andre biblioteker. Der har

49


Danskernes Digitale Bibliotek

indimellem været diskussioner af bidragets størrelse, men der har generelt være fuld

opbakning til betalingen blandt bibliotekerne.

Netbibliotekerne

Folkebibliotekernes netbiblioteker er i de fleste tilfælde udviklet af folkebiblioteker med

støtte fra Udviklingspuljen for folke- og skolebiblioteker. Efterfølgende er en række

tjenester blevet defineret som overbygningsydelser og har fået støtte fra de statslige

overbygningsmidler, som administreres af Koordinationsgruppen for Netbiblioteker.

Som led i en ny strategi for Koordinationsgruppen for Netbiblioteker begyndte man i 2007

at nedtrappe de statslige tilskud for at frigøre midler til udvikling og for at flytte

finansieringen til abonnementsbetaling fra folkebibliotekerne. Det medførte, at alle

tjenesterne med undtagelse af Litteratursiden og Biblioteksvagten blev nedlagt. Disse

tjenester drives videre med et stort statsligt tilskud. Koordinationsgruppen har på eget

initiativ og med statslige midler udviklet børnesitet Palles Gavebod. I foråret 2011 har

den daværende Styrelsen for Bibliotek og Medier forhandlet overdragelsen af driften af

denne tjeneste til folkebibliotekerne. Men de generelle erfaringer er således, at det er

vanskeligt at finansiere fælles formidling alene gennem abonnementsbetaling.

8.2 Styring og finansiering

Med udgangspunkt i de konkrete erfaringer kan der opstilles tre forskellige modeller for det

kommunale bidrag til finanisering af DDB:

1. Abonnement på konkrete ydelser

2. ’Bundling’ af ydelser – mulighed for at stå uden for visse dele af samarbejdet

3. Medlemskab baseret på kontingentbetaling.

1. Abonnement

Finansieringen af DDB kan baseres på en betalingsmodel med en direkte kobling mellem det

enkelte biblioteks betaling og de ydelser, som biblioteket modtager. Det vil styrke legitimiteten

af DDB og bevare den lokale indflydelse. Fordelen ved modellen er, at den er efterspørgselsdrevet

og kan etableres uden støtte fra staten. Det er den model, som er grundlaget for

TING-samarbejdet.

Finansieringsmodellen er næppe tilstrækkelig til at etablere et egentligt forpligtende samarbejde.

Finansieringsformen vil svække handlekraften hos den fælles organisation og vanskeliggøre

finansieringen af en række fælles tjenester.

Således vil udbygningen af den serviceorienterede arkitektur og af fælles formidlingsinitiativer

blive vanskelig, fordi man for hver ny udgift først enten skal sikre sig fuld opbakning hos

alle biblioteker eller sikre sig, at de større biblioteker er villige til at betale for de øvrige.

I praksis kan man risikere, at der bruges meget energi og fokus på at drøfte fordeling af finansieringen,

og at biblioteker med færre erfaringer på området sætter standarden for udviklingstakten

og udbuddet af ydelser.

2. Bundling af ydelser

En anden finansieringsmodel er at ”bundle” eller koble ydelser i form af fx infrastrukturydelser

og formidlingstjenester til samlede tilbud. Bundlingen kan ligeledes omhandle materialer,

der bundles til samlede pakker.

Bundling af ydelser kan give et mere forpligtende samarbejde og samtidig bevare valgfrihed

hos det enkelte bibliotek, idet man ikke nødvendigvis bundler alle ydelser. Det enkelte bibliotek

vil opleve en reduceret valgfrihed i forhold til en helt frivillig model, hvor der kun betales

for efterspurgte ydelser.

50


Danskernes Digitale Bibliotek

Muligheden for bundling kan bruges som sikring mod, at nogle biblioteker kører på frihjul i

forhold til nødvendige fælles investeringer i infrastruktur. Bundling på nogle områder kan

kombineres med frit valg på andre områder – eksempelvis deltagelse i nyudvikling af services

eller fælles formidlingssamarbejder. Modellen synes velegnet i forhold til model 2.

Muligheden for bundling kan styrke store bibliotekers villighed til at påtage sig en større del

af udviklingen end de mindre biblioteker, hvis det er muligt at koble ydelser, hvor man ikke

umiddelbart kan ekskludere gratister med ydelser, hvor betaling og benyttelse hænger tæt

sammen. På den måde sikres, at alle bidrager til den open source-udvikling, der benyttes af

alle biblioteker. Modellen kan kombineres med statslig finansiering.

3. Medlemskab baseret på kontingentbetaling

En tredje finansieringsmodel vil være at etablere DDB som et forpligtende samarbejde med

en kontingentbetaling, der ikke er specificeret i forhold til enkelte ydelser. Det enkelte bibliotek

kan derved vælge at deltage i alle aspekter af DDB eller at stå uden for. Det vil gøre den

fælles organisation mere handlekraftig, men kunne risikere at give en uensartet biblioteksudvikling

mellem de biblioteker, der deltager, og de biblioteker, der vælger at stå uden for.

Det enkelte bibliotek kan også vælge alene at indgå i indkøbssamarbejdet. Det vil således

blive en opgave for det enkelte bibliotek at skulle etablere den infrastruktur, der skal anvendes

til administration og formidling af materialet. Omvendt vil et bibliotek også kunne vælge

kun at indgå i infrastruktursamarbejdet og selv stå for indkøbet af de netbaserede materialer.

Dette vil kræve en differentiering af kontingenterne.

Modellen kan have en løsere kobling mellem ydelser og betaling og dermed give større råderum

for omallokering af ressourcer mellem forskellige formål. Det vil give en mere handlekraftig

organisation, hvis en styregruppe kan disponere over ressourcer, som ikke er fuldt ud

allokeret til konkrete ydelser. I forhold til dette aspekt vil modellen have ligheder med praksis

inden for DEFF.

Modellen kan give udfordringer, hvis en større kreds af biblioteker vælger at stå uden for

samarbejdet. Det kan svække bestræbelserne for at skabe adgang for alle og vil i givet fald

indebære, at en mindre kreds af biblioteker ikke nyder godt af statslige midler på biblioteksområdet.

Finansieringsmodellen synes velegnet både i forhold til model 2 og 3.

Den kommunale betaling anbefales enten at være en kontingentbetaling eller knyttet til

ydelser, der kan bundles.

En sådan finansieringsmodel vil bidrage til at fremtidssikre udviklingen af DDB, fordi den

giver mulighed for at skalere den økonomiske ramme. Det er hensigtsmæssigt, fordi itudviklingen

og udviklingen inden for digitale materiale medfører, at det er vanskeligt at

forudse og prissætte alle de fælles initiativer, der kan blive en del af DDB.

Bundling eller medlemskab kan sikre, at alle bidrager til udviklingen af fælles initiativer, og

at det ikke bliver det mest ressourcesvage bibliotek, som bestemmer udviklingstakten.

Brugerbetaling

En anden mulig finansieringsmetode er brugerbetaling inkl. et overhead til finansiering af fx

en indkøbsfunktion. Det vil sige, at indkøbsfunktionen finansieres via en procentdel, der

lægges oven i kommunernes brugerbetaling for selve de netbaserede materialer.

51


Danskernes Digitale Bibliotek

Det er en meget ugennemsigtig finansieringsform, fordi finansieringen afhænger af forholdet

mellem produkters listepriser og konsortierabatter, og dette forhold kan leverandøren fastlægge

efter behag. Det giver en uhensigtsmæssig incitamentsstruktur.

Hvis en leverandør synes, at et indkøbssamarbejde har fået for stor forhandlingsstyrke, kan leverandøren

sætte listeprisen lig med konsortieprisen. Så tvinges man til at bede bibliotekerne betale

en højere pris i konsortiet end uden for (fordi biblioteket jo fortsat skal bidrage til at finansiere

samarbejdet). Efterfølgende kunne leverandørerne så året efter hæve alle listepriser med 50 %.

Kulturstyrelsen har konkrete erfaringer med denne type forsøg på at underminere indkøbssamarbejder.

En brugerbetaling forøger desuden de samlede transaktionsomkostninger, når der skal opkræves

forskellige beløb hos kommunerne for enkeltydelser. Brugerbetalingen vil sikkert

ikke opleves som lige relevant ved alle produkter (arbejdsbyrden varierer meget mellem aftaler)

og kan dermed give anledning til mange diskussioner mellem bibliotekerne. Endelig

forringer denne finansieringsform mulighederne for planlægning og styring, fordi man ikke

kender rammerne for næste års budget.

8.3 Anbefalinger af finansieringskilder

I dag medfinansierer staten via puljemidler og bevillinger til centralbibliotekerne udviklingen

af tjenester og formidlingen af de netbaserede materialer, mens bibliotekerne for nogles

vedkommende finansierer infrastruktur via deltagelse i TING, indkøbet af de netbaserede

materialer og den lokal formidling af disse. Med udgangspunkt i model 2 og 3 og i den eksisterende

finansiering af området anbefales det også at finansiere DDB via en kombination af

en statslig bevilling og en kommunal betaling. Staten bidrager således til DDB med.

med 16.750.000 kr. de midler, der i dag finansierer Koordinationsgruppen for Netbibliotekerne

samt fra puljen til Overbygningsprojekter. Den resterende kommunale betaling bliver

dermed på 27,6 mio. kr. årligt.

Driftsfinansiering

Det skal bemærkes, at både model 2 og model 3 opererer med en frivillig tilslutning til DDB

fra det enkelte bibliotek eller den enkelte kommune. Det er, blandt andet på baggrund af

tilslutningen til TING-projektet, forventningen, at langt hovedparten af kommunerne vil

tilslutte sig. Blandt de biblioteker der allerede har tilsluttet sig TING (32% af bibliotekerne,

dækkende 55% af befolkningen 9 ), forventes størstedelen at tilslutte sig danskernes digitale

bibliotek i forbindelse med etableringen. Det kan dog omvendt ikke udelukkes, at der fortsat

efter en årrække vil være en gruppe af kommuner, der ikke ønsker at tilslutte sig. Til trods

for forventningerne om stor tilslutning blandt kommunerne er princippet omkring den frivillige

tilslutning en usikkerhedsfaktor i forhold til at sikre finansieringen af DDB – både set

fra et statsligt synspunkt og fra de kommuner, der tilslutter sig. For at DDB vil kunne betragtes

som en levedygtig organisation, forudsættes det derfor, at kommuner støtter op omkring

initiativet. Målsætningen er, at der i løbet af en 3-årig periode efter etableringen vil

være en tilslutning til DDB der svarer til 80-90% af befolkningen.

Finansiering af etableringen

Etableringsomkostningerne er i kapitel 7 estimeret til 27,7 mio. kr. De har karakter af engangsudgifter

og forventes afholdt over en periode på 2-3 år. En del af disse udgifter

(4.385.000 kr., som beskrevet nedenfor) er dog allerede afholdt.

Udgifterne til etableringen kan opdeles i følgende tre grupper:

Udbredelse af infrastruktur – Omkostninger ved tilkobling af nye biblioteker

9

Pr. december 2011

52


Danskernes Digitale Bibliotek

• Databrønd (inkl. dataservices)

Bibliotekssystemer (tilpasninger)

• cms

I alt 12.735.000 kr.

Det anbefales, at udgifterne til udbredelse af infrastrukturen til de biblioteker, som endnu

ikke er en del af det nuværende TING 10 dækkes af disse. De biblioteker, der allerede er tilkoblet

det nuværende TING, har allerede afholdt udgiften. Den samlede udgift på 12.735.000

kr. dækker alle bibliotekers tilslutning, og da en del biblioteker allerede er tilsluttet, er

4.385.000 kr. af udgiften afholdt.

Udvidelse af TING til at håndtere netbaserede materialer

• Rettighedsstyring (til materialer)

• Brugerstyring (CULR)

• Statistik (inkl. integration til datakilder)

I alt 6.000.000 kr.

Udvidelsen af TING med rettighedsstyring og brugerstyring er allerede i gang gennem projekter

støttet af Kulturstyrelsen.

Udvidelse af TING til at fungere som national infrastruktur

• ESB-funktionalitet (routing, sikkerhed, logning mv.)

• Workflow til ESB

• Forretningsregelhåndtering

• Integrationer

I alt 8.950.000 kr.

Udvidelse af TING til en egentlig national infrastruktur med integration til nye elementer og

en funktionalitet til at integrere og styre den samlede nye infrastruktur (ESB) vil ligge lidt

længere henne i processen – formentlig i år to.

Udgifterne til at udvikle det nuværende TING til at håndtere netbaserede materialer og til

en national infrastruktur vil således kræve 12-13 mio. kr. i alt over 2-3 år. Det anbefales som

beskrevet i kapitel 8, at disse fælles etableringsomkostninger dækkes inden for rammen af

de 14 mio. kr. årligt, der er afsat i driftsbudgettet til udvikling af fælles formidlingstiltag.

Det vil betyde, at udviklingen af fælles formidlingstiltag bliver tilsvarende mindre i de første

2-3 år.

8.4 Anbefaling af finansieringsmodel for den kommunale betaling

En konkret finansiering af driften af DDB anbefales sammensat af en statslig bevilling ved

en omprioritering af den eksisterende ramme til området og en kommunal betaling.

En kommunal betaling via en kontingentsbetaling anbefales at tage udgangspunkt i en finansiering

pr. indbygger. På denne måde fordeles udgifterne lige mellem alle kommuner, og

alle kommuner betaler et årligt bidrag på 5,1 kr. pr. indbygger, såfremt alle 98 kommuner

deltager fuldt ud i DDB. Med udgangspunkt i en lokal business case kan der argumenteres

for, at der eksisterer et effektiviseringspotentiale, der knytter sig til personalemæssige besparelser

mht. anskaffelse og formidling af de netbaserede materialer. En eventuel besparelse

vil dog ikke nødvendigvis falde første år.

10

TING forstås her som en generel beskrivelse af en infrastruktur med tilhørende komponenter og standarder.

53


Danskernes Digitale Bibliotek

Figur 10: Omkostninger til DDB fordelt på kommunernes indbyggertal

Kommuner

grupperet efter

indbyggertal

Pris pr. indbygger

Indbyggere i

gruppen

Antal biblioteker

i

gruppen

Heraf antal

TINGbiblioteker

Samlet

betaling

0-75.000 5,1 3.109.420 80 22 15.858.042

75-150.000

5,1

1.141.244 13 6 5.820.344

150-250.000

5,1

380.124 2 2 1.938.632

250-400.000

5,1

295.513 1 1 1.507.116

>400.000

5,1

501.158 1 1 2.555.906

I alt 5.427.459 97 11 32 27.621.978

I ovenstående tabel er bibliotekerne inddelt i fem grupper efter indbyggertal. Der er i alt 80

kommuner med et indbyggertal på under 75.000, og de har sammenlagt 3.109.420 indbyggere.

Disse kommuners betaling til DDB vil maksimalt ligge på 382.500 kr. kommuner på

75.000 indbyggere. Som det fremgår af tabellen, vil Københavns Kommune få en udgift på

2.555.906 kr. og Aarhus Kommune 1.507.116 kr. årligt. Dette baseret på en model, hvor alle

98 kommuner deltager fuldt ud i DDB.

Det er vanskeligt at vurdere betalingsvillighed og prisfølsomhed blandt bibliotekerne, men

det må alt andet lige antages, at der er en sammenhæng mellem deltagelse og betalingens

størrelse. Frafald blandt de mindre biblioteker er som nævnt ikke nødvendigvis et problem i

forhold til den samlede betaling, men det kan udgøre et politisk problem i forhold til ambitionen

om lige adgang.

Cms-løsningen er et valgfrit tilbud. Det enkelte bibliotek kan også vælge alene at indgå i

indkøbssamarbejdet. Det vil således blive en opgave for det enkelte bibliotek at skulle etablere

den infrastruktur, der skal anvendes til administration og formidling af materialet. Endelig

vil et bibliotek også kunne vælge kun at indgå i infrastruktursamarbejdet og selv stå for

indkøbet af de netbaserede materialer. Dette vil kræve en differentiering af kontingenterne.

8.5 Konsekvenser for det lokale bibliotek

Den kommunale biblioteksudvikling er forskelligartet, og konsekvenserne af DDB og af en

kommunal finansiering vil dermed også variere betydeligt.

Alle biblioteker har et bibliotekssystem og dertilhørende søgegrænseflade til brugerne. Hvis

man ønsker at benytte sig af DDBs arkitektur, skal det enkelte bibliotek flytte eksisterende

indhold over i databrønd og hjemmeside. Bibliotekerne skal som ved ethvert systemskifte

bruge tid på at overveje, hvordan de vil producere indhold (redaktion), hvilket indhold der

skal bevares samt indgå aftale med bibliotekssystemsleverandør om eksportering af data.

Når dette systemskifte er foretaget, kan en række af de eksisterende og nu redundante systemer

og kontrakter opsiges.

Den kommunale medfinansiering skal ses i forhold til de ressourcer, kommunerne i forvejen

anvender på biblioteksvæsnet. Den gennemsnitlige udgift til biblioteksvæsenet var i 2010 på

494 kr. pr. indbygger. Bruttoudgiften til DDB vil derfor ligge på i snit godt 1% af den gennemsnitlige

årlige udgift til biblioteksvæsenet pr. indbygger.

11

Der er 97 bibliotekskommuner, da Fanø og Esbjerg hører sammen.

54


Danskernes Digitale Bibliotek

Den økonomiske byrde ved en betaling til DDB vil dog opleves meget forskellig blandt bibliotekerne.

For de fleste biblioteker vil DDB være omkostningsneutralt, fordi formidlingen af de

netbaserede materialer kan varetages mere ressourceeffektivt i en fælles løsning. For andre

biblioteker vil DDB udgøre en nettoudgift i forhold til status quo, fordi man tidligere alene

har anvendt meget begrænsede ressourcer på digital formidling. Brugerne af disse biblioteker

vil typisk opleve en serviceforbedring.

Hvad angår de store biblioteker i Aarhus og København, har de tidligere drevet en stor del af

den digitale udvikling bl.a. i TING og vil kunne nyde godt at en fælles organisation til at

løfte noget af denne arbejdsbyrde. For alle TING-biblioteker vil merudgifterne i øvrigt reelt

være mindre, end det fremgår af skemaet, fordi de allerede betaler for eksport af data og

driften af databrønden og nogle for cms. Disse biblioteker ville på sigt i fraværet af DDB

alligevel skulle udvikle en række fælles tjenester til bl.a. adgangs- og licensstyring for at få

det fulde udbytte af investeringen i TING.

I kapitel 7 er beskrevet en lokal business case for implementering af et fælles digitalt bibliotek.

Her konkluderes, at der kan argumenteres for, at der eksisterer effektiviseringspotentiale,

der knytter sig til personalemæssige besparelser mht. anskaffelse og formidling af de

netbaserede materialer.

Et supplerende perspektiv på finansieringen er det fremadrettede. DDB bør ikke kun vurderes

i forhold til status quo, men også i forhold til de fremtidige lokale it-investeringer, der vil

skulle foretages i fraværet af DDB. I det perspektiv kan en fælles infrastruktur og en organisatorisk

ramme bidrage til at optimere fremtidige investeringer.

8.6 Anbefalinger

Det anbefales, at både stat og kommuner bidrager til finansieringen af såvel etableringen

som driften af DDB. Den statslige finansiering sikres gennem en omprioritering af de eksisterende

bevillinger på området, og det kommunale bidrag sikres gennem betaling fra de

biblioteker, der tilslutter sig DDB.

I forhold driften af DDB anbefales det, at kommunerne bidrager med 27,6 mio. kr. årligt,

mens staten bidrager med 16,8 mio. kr. årligt.

Baseret på erfaringer fra bibliotekssektoren anbefales det, at den kommunale betaling sker

som kontingentbetaling eller som betaling for bundlede ydelser.

Det anbefales, at den kommunale betaling fordeles ved udgifter pr indbygger, hvilket svarer

til 5,1 kr. pr. indbygger pr. år. Denne udregning baserer sig på, at alle kommuner deltager i

DDB. Det betyder for over 80% af kommunerne, at udgiften for tilslutningen til danskernes

digitale bibliotek vil ligge på maksimalt 382.500 kr. årligt.

Etableringsomkostninger på i alt 23,3 mio. kr. anbefales ligeledes finansieret af stat og

kommuner i fællesskab. Der er tale om engangsomkostninger, der forventes afholdt over en

periode på 2-3 år. Det anbefales, at halvdelen af etableringen kan finansieres via de midler,

der er afsat til udvikling i selve driftsbudgettet. Derudover anbefales, at kommunerne bidrager

via en tilslutningsafgift.

Princippet omkring kommunernes frivillige tilslutning er en usikkerhedsfaktor i forhold til

at sikre finansieringen af DDB – både set fra et statsligt synspunkt og fra de kommuner, der

tilslutter sig. Målsætningen er derfor, at der i løbet af en 3-årig periode efter etableringen vil

55


Danskernes Digitale Bibliotek

være en tilslutning til DDB af et sådant omfang, at den svarer til 80-90% af befolkningen.

DDB evalueres efter en 3-årig periode.

Selve finansieringen af omkostningerne til licenser mv. i forbindelse med de netbaserede

materialer forudsættes, som i dag, finansieret af bibliotekerne selv. I en samlet stillingtagen

til DDB bør dog også tages højde for de gevinster, der kan opnås ved etableringen af den

fælles indkøbsfunktion.

56


Danskernes Digitale Bibliotek

9 Anbefalinger

Internettets udvikling og de nye digitale materialer rummer både udfordringer og muligheder

for de danske folkebiblioteker og deres brugere. Udviklingen giver nye muligheder for at

udvikle digitale tilbud og derved bidrage til at opfylde folkebibliotekernes formål om at

fremme oplysning, uddannelse og kulturel aktivitet.

Folkebibliotekerne har derfor gennem mange år samarbejdet om digitale initiativer som

portaler, dataudveksling, udviklingsprojekter mv. Samarbejdet har typisk været uformelt og

midlertidigt. Udviklingen inden for de digitale materialer som e-bøger, e-tidsskrifter samt

netbaseret musik, lydbøger og film har øget behovet for et mere permanent og forpligtende

samarbejde, som kan skabe attraktive digitale tilbud, der kan supplere de fysiske biblioteker.

En udfordring i forhold til Danskernes Digitale Bibliotek er at få økonomi og ambitioner til

at passe med hinanden. Styregruppen har drøftet et muligt udgiftspres på folkebibliotekernes

økonomi, i takt med at DDB bliver mere og mere kendt og brugt.

Temaet var allerede genstand for drøftelse i Udvalget om folkebibliotekerne i vidensamfundet.

Styregruppen finder det i relation til den økonomiske udvikling og styring af DDB relevant

at markere følgende fire synspunkter:

• Der er tale om et serviceområde, hvor det er svært at forudsige udviklingen. Helt generelt

imødeses en udvikling, hvor der naturligt vil blive brug for stram styring,

brug af kvoter mv. i forhold til at styre efterspørgslen.

• Det er et mål for udviklingen, at udgifterne til folkebiblioteket holdes inden for den

eksisterende økonomiske ramme.

• Det må ligeledes være til overvejelse, om DDB skal udlåne medier, der findes gratis i

samfundet. Det gælder aktuelt den gratis netmusik og andre medier kunne komme

til. Endvidere må nævnes, at film ikke er et obligatorisk medium iht. biblioteksloven.

• Udviklingen af DDB skal primært have fokus på de almindelige folkebiblioteksbrugere

og borgere (modsat folkebiblioteket som uddannelsesbibliotek og folkebiblioteket

som ekspeditionssted for forskningsbiblioteker).

Modeller for en fælles digital løsning

I rapporten er opstillet tre mulige modeller for den digitale udvikling på folkebiblioteksområdet.

Indholdet af de tre modeller og deres karakteristika på udvalgte parametre kan sammenlignes

i nedenstående figur. Parametrene inkluderer bl.a. de fire udfordringer, der er

udgangspunkt for denne analyses kommissorium: attraktive tilbud, bedre eksponering, konsolidering

og samarbejde.

Model 1 omfatter kun et frivilligt samarbejde om databrønden for de kommunale biblioteker.

Modellen stiller ingen krav til styring, og den organisatoriske kompleksitet er lav. Der sker

ingen styrkelse af eksponeringen af netbaserede materialer i forhold til den nuværende situation,

og modellen omfatter heller ikke nogen koordinering af indkøb. Det enkelte biblioteks

mulighed for at samarbejde med andre og for at levere attraktive tilbud er ligeledes uændret.

Der vil dermed ikke være nogen konsolideringsgevinst. Modellen indeholder intet fælles

57


Danskernes Digitale Bibliotek

investeringsbehov, men investeringerne vil komme til at ligge lokalt og ukoordineret. Modellen

adresserer ikke de udfordringer, der er formuleret i kommissoriet for arbejdet.

Model 2 omfatter et samarbejde om en fælles infrastruktur og om indkøb for de biblioteker,

der deltager. Der er et moderat behov for styring af infrastrukturen og samarbejdet mellem

bibliotekerne. Indkøbssamarbejde og samarbejde om infrastruktur giver gode muligheder for,

at biblioteker sammen kan skabe attraktive tilbud, og for at det enkelte bibliotek kan give

adgang til netbaserede materialer og eksponere dem for kommunens borgere.

Der er nogen konsolideringsgevinst grundet samarbejdet om it-udvikling, fælles cmssoftware

og den fælles infrastruktur. Investeringsbehovet er lavt-moderat, idet nogle biblioteker

allerede har udviklet og implementeret dele af den fælles infrastruktur.

Model 3, det nationale bibliotek, har samme indhold og fordele som model 2. Derudover kan

det omfatte et samarbejde med andre sektorer, en tættere og mere standardiseret styring af

infrastruktur og formidling eller mere fælles indhold i form af en fælles pakke med netbaserede

materialer. I rapporten er der primært fokuseret på et nationalt bibliotek defineret som

det fælles digitale bibliotek udbygget med en fælles pakke med netbaserede materialer når

der tales om model 3.

Denne model er velegnet til at adressere udfordringerne i kommissoriet, men er samtidig

karakteriseret ved et højt investeringsbehov, mens den organisatoriske kompleksitet vurderes

som moderat.

Figur 11: Indholdet af de tre modeller og karakteristika på udvalgte parametre

Model 1 Model 2 Model 3

Titel Lokal autonomi Fælles digitalt bibliotek Nationalt digitalt bibliotek

Omfang

Samarbejde om metadata,

databrønd

Deltagere Kommunale biblioteker Kommunale

biblioteker

Samarbejde om metadata,

databrønd, cms, adgangsstyring,

rettighedsstyring,

indkøb, formidling, samt

e-læring, sociale platforme

etc.

Styring Fuldstændig autonomi Frivilligt medlemskab/forpligtende

samarbejde

Organisatorisk kompleksitet

Indkøb af netbaserede

materialer/lige adgang

Lav Moderat Moderat

Ingen

koordinering

Samarbejde og reduktion

af ulige adgang

Attraktive tilbud Status quo Nogle Mange

Eksponering af netbaserede

materialer

Samarbejde om metadata,

databrønd, cms,

adgangsstyring, rettighedsstyring,

indkøb,

formidling, fælles indhold,

andet, fx kulturarv

Kommunale

biblioteker, fag- og

forskningsbiblioteker,

museer

Frivilligt medlemskab/forpligtende

samarbejde

Tilnærmet lige adgang

Uensartet niveau Højt niveau Højt niveau

Konsolideringsgevinst Ingen Nogen Stor

Investeringsbehov

Intet fælles. Evt. ukoordineret

på kommunalt plan

Lavt – moderat

Højt

På baggrund af rapportens analyser anbefaler arbejdsgruppen, at der etableres et fælles

digitalt bibliotek som beskrevet i model 2.

58


Danskernes Digitale Bibliotek

Det er styregruppens vurdering, at model 2 vil adressere de nævnte udfordringer og samtidig

give folkebibliotekerne et godt udgangspunkt for at få glæde af de kommende års digitale

udvikling og vækst i netbaserede medier.

Styregruppen har ikke ønsket at anbefale model 3, selvom den rummer flere spændende

perspektiver. Det skyldes hovedsageligt, at modellens investeringsbehov samt den organisatoriske

kompleksitet ved integration med andre sektorer kan vanskeliggøre implementering

og udbredelse på kort sigt.

Derudover har udbredelsen af netbaserede medier på folkebibliotekerne endnu ikke nået et

niveau, hvor forskelle i adgang udgør et presserende problem. Endvidere vurderes det, at de

relevante sektorer endnu ikke er modne til et så forpligtende digitalt samarbejde.

Det er arbejdsgruppens vurdering, at man med valget af model 2 udviser rettidig omhu og

ruster folkebibliotekerne til de kommende års digitale udvikling. Der etableres et forpligtende

samarbejde, der eventuelt på sigt kan udvikles til også at rumme elementer fra model 3.

Et fælles digitalt bibliotek skal baseres på en infrastruktur, der kan gøre det muligt for de

lokale biblioteker at præsentere netbaserede og fysiske materialer til borgerne. DDB skal

tilbyde en central cms-løsning (valgfrit) med en grundlæggende funktionalitet. Da løsningen

skal håndtere licensbelagte netbaserede materialer, bør den også omfatte adgangsstyring og

erms.

Det anbefales derfor, at infrastrukturen for et fælles digitalt bibliotek som udgangspunkt

omfatter følgende elementer:

• Databrønd, der kan håndtere berigende data (brugerskabte data, anbefalinger, anmeldelser,

forsider)

• Søgning

• National og lokal præsentation på internettet

• ERMS

• Adgangsstyring (proxy, autentificering, rettighedsstyring).

Biblioteker, der måtte ønske det, kan fortsat lave lokal udvikling eller købe kommercielt

tilpassede løsninger baseret på den fælles cms-løsning. Det forudsættes, at kommuner, som

allerede har en tidssvarende cms-løsning, ikke skal tvinges til at investere i en anden løsning

for at kunne deltage i den fælles løsning, såfremt dette cms kan kommunikere med databrønden,

og biblioteket selv afholder omkostninger til systemspecifik integration af fælles

komponenter.

Det enkelte bibliotek kan også vælge alene at indgå i indkøbssamarbejdet. Det vil således

blive en opgave for det enkelte bibliotek at skulle etablere den infrastruktur, der skal anvendes

til administration og formidling af materialet. Omvendt vil et bibliotek også kunne vælge

kun at indgå i infrastruktursamarbejdet og selv stå for indkøbet af de netbaserede materialer.

Dette vil kræve en differentiering af kontingenterne.

Til styring af det fælles digitale bibliotek anbefales det, at der etableres en organisation bestående

af en styregruppe, en koordinationsgruppe, et sekretariat med en indkøbsfunktion,

en it-gruppe samt en gruppe, der arbejder med udvikling og formidling.

Det bærende element i sammensætningen af organisationen er, at bibliotekerne er repræsenteret

i alle led i organisationen og inddrages i den praktiske opgaveløsning via de tre faggrupper

for indkøb, it samt udvikling og formidling.

59


Danskernes Digitale Bibliotek

STYREGRUPPE

KOORDINATIONSGRUPPE

SEKRETARIAT

INDKØB

IT-GRUPPE

UDVIKLING OG FORMIDLING

Figur 12: Organisering af DDB

Styregruppen skal træffe væsentlige beslutninger om organisationens vision, mission og

strategiske udvikling samt økonomi og finansiering. Styregruppen sammensættes, så den

afspejler de ejerskabsforhold, som ligger i DDB, dvs. en repræsentant fra KL, som udpeges

som formand, en repræsentant fra Kulturministeriets departement og en fra Kulturstyrelsen.

Herudover udpeges af KL endnu en repræsentant fra det kommunale børne- og kulturområde.

Styregruppen mødes 3-4 gange om året.

Det anbefales, at koordinationsgruppen har kompetence til at udmønte styregruppens beslutninger

og til i overensstemmelse hermed at fastlægge opgaver i de tre faggrupper og have

ansvaret for at sikre sammenhæng i den samlede løsning – og dermed på tværs af de tre

faggruppes arbejde. Koordinationsgruppen skal derudover levere det nødvendige beslutningsgrundlag

til styregruppen. Koordinationsgruppen mødes ca. 6-7 gange om året.

Det anbefales at placere alle sekretariatsfunktioner og de tre faggrupper samlet for at sikre

stordriftsfordele ved administrationen og koblingen mellem såvel indkøb som infrastruktur

og formidling.

Sekretariatet vil have til opgave at sikre den daglige koordination og styring af arbejdet i de

tre faggrupper for indkøb, infrastruktur og formidling. Derudover vil sekretariatet skulle

betjene styregruppe og koordinationsgruppe. Sekretariatets daglige ledelse varetages af en

sekretariatsleder. Sekretariatslederen ansættes af styregruppen, og styregruppen vil ligeledes

skulle træffe beslutning om omfang af sekretariatet.

Det anbefales, at dette sekretariat placeres hos Kulturstyrelsen, Center for Bibliotek og Medier,

for at udnytte den eksisterende erfaring med indkøbssamarbejder og for at styrke koordineringen

med andre initiativer på biblioteksområdet og sikre sammenhængen med det

samlede biblioteksvæsen.

Det anbefales, at de endelige beslutninger om omfang af sekretariatet tages af styregruppen.

Ved anbefalingen om placering er der taget højde for en klar adskillelse mellem bestiller- (itgruppen)

og udførerfunktionen (leverandører). Det anbefales ligeledes, at den nye organisation

som én af sine første opgaver fastlægger en udbudsstrategi for DDB.

60


Danskernes Digitale Bibliotek

Det anbefales, at DDB etableres som en selvstændig enhed organisatorisk og fysisk placeret i

Kulturstyrelsen med eget budget og regnskab. Styregruppen disponerer over bevillingen til

DDB, mens Kulturstyrelsen har det endelige regnskabsmæssige ansvar.

Omkostningerne til etableringen og etableringen af DDB estimeres til en engangsudgift på

23,3 mio. kr., der forventes afholdt over en periode af 2-3 år.

Omkostningerne til drift af infrastruktur, organisationen og udviklingen af fælles formidlingstiltag

estimeres til i alt 44,5 mio. kr. årligt, hvoraf 21,4 mio. kr. dækker udgifter til infrastruktur,

mens sekretariatets udgifter udgør 9,1. mio. kr. årligt. Derudover er estimeret

14 mio. kr. til udvikling af fælles formidlingstiltag.

Det anbefales, at udgifterne til den løbende finansiering fordeles mellem stat og kommuner,

ved at staten betaler 16,8 mio. kr. og kommunerne 27,6 mio. kr.

Det anbefales, at både stat og kommuner bidrager til etablering, finansiering og drift af et

danskernes digitale bibliotek. Den statslige finansiering sikres gennem en omprioritering af

de eksisterende bevillinger på området, og det kommunale bidrag sikres gennem betaling fra

de biblioteker, der tilslutter sig i DDB.

Den kommunale betaling anbefales at tage udgangspunkt i en finansiering pr. indbygger. På

denne måde fordeles udgifterne lige mellem alle kommuner, og alle kommuner betaler et

årlig bidrag på 5,1 kr. pr. indbygger. Denne udregning baserer sig på, at alle kommuner deltager

i DDB.

Baseret på erfaringer fra bibliotekssektoren anbefales det, at den kommunale betaling sker

som kontingentbetaling eller som betaling for bundlede ydelser. Det anbefales, at den nye

organisation kan tage endelig stilling hertil.

Med udgangspunkt i en lokal business case kan der argumenteres for, at der eksisterer et

effektiviseringspotentiale, der knytter sig til besparelser mht. anskaffelse og formidling af de

netbaserede materialer.

61


Danskernes Digitale Bibliotek

Ordliste

cms: Et cms (content management system) er et program, der bruges til at styre indholdet

på en hjemmeside – tekst, billeder, menu, kontaktformular og så videre. Hjemmesidens indhold

administreres direkte på hjemmesiden selv.

Databrønd: Fælles, normaliseret datagrundlag i forbindelse med systemer til samsøgning.

Kan betragtes som opbevaringslager, hvor der laves relationer, harmonisering af store

mængder af metadata. Databrønde skal kunne skalere til mange millioner data.

ESB (Enterprise Service Bus): Program, der håndterer alle transaktioner imellem komponenter

i en serviceorienteret arkitektur. Sikrer, at man udnytter systemet optimalt, samt at

sikkerheden er i orden.

ERMS (Electronic Ressource Management System): System, der bruges til at håndtere indkøbet

af elektroniske licenser, licensrettigheder og statistik.

Generisk funktionalitet: Funktionalitet, som alle kan bruge. Lånerstatus er et eksempel,

som skal bruges i mange af bibliotekets løsninger.

Metadata: Beskrivelsen af et objekt – data om data. Fx er titel, forfatter, emneord, pris metadata.

Normalisering af metadata: Musik, e-bøger, lydbøger og bøger indeholder alle forskellige

typer metadatabeskrivelser, og for at man kan lave relationer på tværs af fx materialetyper,

skal man normalisere metadatabeskrivelserne.

Open Source Community: Open Source Community er et interessefælleskab centreret

rundt omkring åben kildekode (Open Source).

62


Bilag – Danskernes Digitale Bibliotek

Bilag

Bilag 1: Folkebibliotekernes netbaserede materialer

Bilag 2: Opgaver ved indkøb af netbaseret materiale

Bilag 3: Arbejdsdelingen i et typisk indkøbssamarbejde

Bilag 4: Elementer i infrastrukturen

Bilag 5: Ramme for organiseringen af en fælles løsning


Bilag – Danskernes Digitale Bibliotek

Bilag 1: Folkebibliotekernes netbaserede materialer

Folkebibliotekerne anvendte i 2010 32-35 millioner kr. på indkøb af netbaserede materialer.

Det svarer til 11% - 15% af det samlede materialebudget. . Beløbet omfatter ikke tillægsaftaler

for fysiske tidsskrifter såsom digital adgang til Tænk, Mandag Morgen m.m.

De netbaserede materialer kan opdeles i tekst, musik, lydbøger, film og spil. Inden for disse

materialetyper er der en række produkter, som størstedelen af landets 97 folkebiblioteksvæsener

abonnerer på.

Produkt

Antal abonnenter

Bibzoom 97

Faktalink 97

Forfatterweb (Pris inkluderet i Faktalink) 97

Futuriblerne (Gratis) 97

Infomedia 97

netlydbog.dk 93

Litteraturfortolkninger 92

filmstriben.dk – se film derhjemme 81

Library PressDisplay 78

Danske Dyr og Verdens Dyr 69

Europa World Plus 69

Verdens Dyr Pris indeholdt i Danske Dyr 69

Literature Ressource Center 64

Som det fremgår af ovenstående tabel over de meste udbredte produkter, har alle biblioteker

adgang til netbaseret musik (Bibzoom), mange har adgang til netbaserede lydbøger (netlydbog.dk),

film (filmstriben.dk) og netbaseret tekst (Infomedia, Library PressDisplay). Folkebibliotekerne

abonnerer i alt på 68 forskellige produkter, og der er stor forskel på, hvor mange

abonnementer det enkelte bibliotek har adgang til. Antallet af abonnementer varierer fra

11 til 59. Dermed er meget stor forskel på, hvilke netbaserede materialer borgerne i forskellige

kommuner har adgang til.

Selv til de mest udbredte produkter som filmstriben og netlydbog.dk er der kommuner, hvor

borgerne ikke har adgang.

Ud over de betalingsbelagte licenser findes et stort antal gratis netbaserede materialer, som

skønnes at have lige så stor vigtighed for bibliotekerne, især når de kan høstes og formidles

gennem en databrønd. Det er materialer som fx Weilbachs Kunsterleksikon

https://www.kulturarv.dk/kid/.

2


Bilag – Danskernes Digitale Bibliotek

Materialeudgifter

Fordelingen af folkebibliotekernes udgifter til netbaserede materialer fremgår af nedenstående

tabel. Licensguiden er fællesbetegnelsen for de tekstlicenser, der forhandles af Gentofte

Bibliotekerne. Som det fremgår, er disse licenser de mest udgiftskrævende fulgt at Bibzoom

og netlydbog.dk.

Produkt

Omsætning Procentvis fordeling

Licensguiden 10.699.234 34,6%

Bibzoom 8.052.947 26,0%

netlydbog.dk 6.309.055 20,4%

Forfatterweb og Faktalink 2.749.021 8,9%

filmstriben.dk (se film derhjemme) 1.764.632 5,7%

ebib.dk 816.766 2,6%

filmstriben.dk (på biblioteket) 321.366 1,0%

Litteraturfortolkninger 107.612 0,3%

spilogmedier.dk 107.612 0,3%

ebogsbibliotek.dk - -

I alt 30.928.246 100,0%

Den emnemæssige fordeling af de 68 (59) licenser fremgår af nedenstående figur. Figuren

viser, at der er 7 licenser inden for området avis-, tidsskrift- og nyhedsdatabaser, svarende

til 10 af det samlede antal licenser. Antallet af licenser er ikke en helt retvisende indikator

for dækningen, da et produkt kan være meget omfangsrigt og indeholde meget information,

mens et stort antal mindre produkter kan udgøre en relativ perifer dækning inden for et

emne.

Figuren viser en forholdsvis bred fordeling over de forskellige områder og illustrerer, hvor

mange forskellige produkter der er behov for, hvis folkebibliotekernes fysiske materialer

efterhånden skal erstattes af netbaserede materialer. Fysiske bøger er fortsat langt den mest

benyttede materialetype på folkebibliotekerne, og der er derfor især behov for et større udbud

af danske og udenlandske e-bøger, hvis folkebibliotekernes skal være mere digitale.

3


Bilag – Danskernes Digitale Bibliotek

Emnemæssig fordeling af ressourcer

Variationen i folkebibliotekernes indkøb

Der er en betydelig variation i folkebibliotekernes indkøb. De enkelte biblioteker bruger fra

3.000 kr. pr 1.000 indbyggere til lidt under 10.000 pr. 1.000 indbyggere. Ved vurderingen af

materialeudgifter pr. indbygger skal man være opmærksom på, at kommuner med et lavt

indbyggertal naturligvis kan have meget høje materialeudgifter pr. indbygger uden at have

en stor materialesamling og omvendt med større kommuner.

4


Bilag – Danskernes Digitale Bibliotek

Oversigt over udgifter til digitale ressourcer

Ovenstående kort viser de enkelte bibliotekskommuners udgifter til indkøb af netbaserede

medier. Oversigten er inddelt i intervaller for udgifter pr. 1000. indbyggere. Det fremgår

således af oversigten, at Aarhus Kommune bruger 5.000-6.000 kr. pr. 1000 indbyggere mens

eksempelvis Bornholm bruger 4.000- 5.000 kr. pr. indbyggere. De seks centralbiblioteker og

de øvrige store biblioteker anvender typisk mange penge til netbaserede materialer, mens

mange biblioteker på Fyn og i Jylland ikke har adgang til så mange materialer (de lyseblå

områder).

I de følgende afsnit præsenteres en mere detaljeret status for de enkelte materialekategorier

tekst, musik, lydbøger, film og spil.

Tekstlicenser

Folkebibliotekerne har mulighed for at abonnere på ca. 60 tekstlicenser. Størstedelen af disse

indkøbes og administreres af indkøbssamarbejdet hos Gentofte Bibliotekerne. Andre tekstlicenser

som Faktalink, Forfatterweb, Bibzoom world, ebib.dk og ebogsbibliotek.dk indkøbes

særskilt af det enkelte bibliotek.

Tekstlicenserne er meget forskelligartede og omfatter erhvervsrelateret information, e-bøger

(fag- og skønlitteratur), reparationsbøger, aviser, faktaoplysninger (biografier og emner).

Nedenstående kort viser udbredelsen af tekstlicenser. Som det fremgår af kortet er der i en

kommune som Skagen adgang til 11-20 tekstlicenser, mens der i Odense Kommune er adgang

til 31-60 tekstlicenser. Variationen i antallet af licenser kan skyldes økonomiske res-

5


Bilag – Danskernes Digitale Bibliotek

sourcer, begrænsede personaleressourcer til at formidle netbaserede materialer, manglende

tekniske muligheder for formidling eller en begrænset efterspørgsel hos borgerne i kommunen.

Udbredelse af tekstlicenser

Det er vanskeligt at vurdere, i hvilket omfang den uensartede adgang udgør et problem på

nuværende tidspunkt. Tekstlicenserne kan typisk anvendes i forbindelse med uddannelse og

studier, og dermed kan det naturligvis være et problem, hvis elever og studerende i nogle

egne af landet har meget begrænset adgang til disse netbaserede materialer. På den anden

side viser kortet, at man i de større studiebyer typisk har adgang til mange tekstlicenser.

Nedenstående tabel er en oversigt over udbuddet af tekstlicenser, forretningsmodeller og pris

pr. download.

Tekstlicenser

Forretningsmodeller

Priser

Gentofte Bibliotekerne forhandler 58 tekstlicenser for bibliotekerne

Litteraturfortolkninger udbydes af DBC

Faktalink udbydes af DBC

Forfatterweb udbydes af DBC

ebib.dk udbydes af Publizon

ebogsbibliotek.dk udbydes af Publizon

Typisk flatrate aftaler. Altså en fast pris uafhængig af benyttelse, men

typisk afhængig af indbyggertallet.

Ca. 15 mio. kr. pr. år (Licensguiden udgør 10,6 mio. kr.)

6


Bilag – Danskernes Digitale Bibliotek

Gennemsnitspriserne pr. download varierer afhængig af forbrug og produkttype

– generelt betaler man mere for større artikler. Sammenligner

man med ovennævnte Top 10 for licensguiden, er gennemsnitspriserne for

download:

Infomedia 16,7 kr.

Library PressDisplay 9,5 kr.

MasterFile 21,3 kr.

Europa World Plus 6,07 kr.

Danske-dyr/Verdens-dyr 4,3 kr.

Gale/Cengage produkterne (Literature Ressource Center, Science in Context

etc.) 15,5 kr.

Gyldendals Onlineordbøger 1,5 kr.

Danskhistorie 4,06 kr.

Kompass 3,3 kr.

Priserne for download på de udenlandske e-bøger er 3,3 kr. for Ebrary og for

Safari 6,0 kr. Ebøger fra Publizon ligger omkring 16-17 kr. for en ebog.

Da der på nuværende tidspunkt er rationering på nogle materialer, giver

det ikke mening at gengive benyttelsesstatistik

Musik

Adgangen til netbaseret musik sker gennem portalen Bibzoom, som drives af Basepoint Media

efter aftale med Statsbiblioteket. Bibzoom tilbyder musik i alle genrer.

Der er ca. 10.000 unikke brugere hver måned. Bibzoom er for nylig begyndt at understøtte

flere formidlingsplatforme og operativsystemer og har også implementeret mulighed for at

streame musik som supplement til den traditionelle download af musikfilerne.

Der har i 2010 været et væsentligt fald i udlån af musik (cd) på ca. 1 million, men faldet har

ikke medført en tilsvarende stigning i benyttelsen af Bibzoom. Brugerne er sandsynligvis

begyndt at bruge gratis tilbud som Grooveshark, Deezer eller abonnementsbelagte tjenester

som TDC Play og WIMP.

Licenser

Forretningsmodeller

Pris

Bibzoom

Flatrate med loft

Den samlede betaling fra bibliotekerne udgjorde 8 mio. kr. i 2010, hvilket

er steget til 9,5 mio. kr. i 2011, da der er indgået en større aftale med mere

musik.

Udbredelse Dækker det meste af landet, men der er dog flere biblioteker, der i 2011

har fravalgt Bibzoom.

Bestand

348.000 album i 2010 til download samt mulighed for streaming af et

væsentligt mindre antal album i 2011. Bestanden er forøget til 585.251 i

juni-juli 2011.

Lydbøger

Netlydbog.dk drives af et konsortium bestående af bibliotekerne i Frederiksberg, Gentofte,

København og Aarhus. Konsortiet har ansvar for hjemmesiden og udvælgelsen af materialer.

Drift af it-platform, autentifikation, udlånsmodel samt administration er outsourcet til firmaet

Publizon. Portalen tilbyder biografier og skønlitterære værker.

7


Bilag – Danskernes Digitale Bibliotek

Licenser

Forretningsmodeller

Pris

Udbredelse

netlydbog.dk

Flatrate.

6,3 mio. kr. pr. år

Dækker det meste af landet

Bestand 1092

Film

Gennem portalen filmstriben.dk kan biblioteksbrugere se film fra danske kort- og dokumentarfilmproducenter,

danske fagfilmproducenter og kommercielle spillefilm fra filmselskaberne

for både børn og voksne. Filmstriben er udviklet i samarbejde mellem DBC og Det Danske

Filminstitut. Bibzoom/world giver adgang til musik og film på arabisk, bosnisk/ kroatisk/

serbisk, persisk, urdu/ hindi/ panjabi og tyrkisk.

Licenser

Forretningsmodeller

Pris

Udbredelse

filmstriben.dk

Bibzoom World

Klikmodel hvor der betales for antal download

2 mio. kr. pr. år.

Dækker næsten alle biblioteker

Bestand Filmstriben: 975. Bibzoom World ca. 250

Spil

Fra portalen spilogmedier.dk kan brugerne downloade spil og programmer. Portalen er udviklet

og drives af DBC og blev lanceret i slutningen af 2010.

Licenser

Forretningsmodeller

spilogmedier.dk

Klikmodel hvor der betales for antal download. Hvert download koster

13,50 – 33 kr.

Pris Den samlede betaling fra bibliotekerne udgjorde 107.612 kr. i 2010.

Udbredelse

Ca. halvdelen af folkebibliotekerne tilbyder denne form for udlån af spil og

programmer

8


Bilag – Danskernes Digitale Bibliotek

Bilag 2: Opgaver ved indkøb af netbaseret materiale

De funktioner, der varetages af en central indkøbsfunktion på licensområdet som fx DEFF’s

licenssekretariat, varierer afhængigt af graden af centralisering og samspillet med andre

aktører, der varetager enkeltstående funktioner. Administrationen af licenser og konsortier

vil dog oftest omfatte følgende kerneopgaver:

• Forarbejde/markedsundersøgelse

• Interesseundersøgelse

• Kontraktforhandling

• Beslutning og kontraktindgåelse

• Implementering

• Markedsføring og undervisning

• Support og statistik

• Fornyelse af aftalen

Den løbende administration af licenserne vil også omfatte koordinering af metadata til en

databrønd, administration af bibliotekernes beholdningsoplysninger (hvilke licenser det enkelte

bibliotek har) og data til adgangsstyringssystemet (ip-oplysninger). Derved får licensadministrationen

en tættere kobling til selve infrastrukturen og de institutioner, som står for

driften af forskellige tjenester.

En anden tendens i udviklingen af licensadministrationen er, at forholdet til leverandørerne

ændrer karakter i retning af øget samarbejde. I forhold til de udenlandske forlag medfører

bevægelsen mod open access (vederlagsfri adgang til videnskabelige artikler), at forhandlingerne

bliver en del af en større strategisk udvikling. Det samme vil formentlig ske i forhold

til danske forlag, hvor biblioteker og forlag samarbejder om at udvikle nye forretningsmodeller

(fx de nye freemium modeller), og hvor der også med tiden kan blive en kobling til biblioteksafgiften.

Koblingen mellem indkøb og infrastruktur bliver særlig tæt, hvis det digitale materiale er

kopibeskyttet. Det vil ofte være i form af software til digital rights management (drm), som

medfører, at materialet kun kan afspilles på bestemte softwareløsninger (windows, apple)

eller bestemte apparater (pc’er, mobiltelefoner mv.). I de tilfælde er det særlig vigtigt at koordinere

aftalevilkår ved indkøb med infrastruktur og formidling. Drm-beskyttelse vil formentlig

forekomme på en stor del af det danske materiale.

Afholdelse af workshopper og konferencer både nationalt og internationalt er også en væsentlig

del af licensadministrationen. Det er vigtigt at udbrede kendskabet til forretningsmodeller

og produkter og at drøfte ønsker til udviklingen. Denne opgave vil formentlig blive

endnu vigtigere, efterhånden som licensadministrationen får en tættere kobling til infrastrukturen

og en tættere samarbejde med leverandører.

Formidling af den erhvervede licens

Arbejdet med licensen efter aftaleindgåelsen er helt afgørende for, om biblioteket får fuldt

udbytte af produktet. Det er således vigtigt, at produktet markedsføres over for bibliotekets

medarbejdere og integreres i bibliotekets almindelige formidling til brugerne. Desuden er

support af aftalen en vigtig opgave, fordi der erfaringsmæssigt altid opstår spørgsmål om

anvendelsen af produktet eller vilkårene i kontrakten.

9


Bilag – Danskernes Digitale Bibliotek

Det er en vigtig opgave, at der følges op på indkøbet af den nye licens ved at se på benyttelsesstatistik.

Det er nødvendigt både for at vurdere effekten af bibliotekets formidling og for

at sikre, at biblioteket ikke abonnerer på produkter, som ikke benyttes. Desuden kan statistikken

anvendes i en fremtidig genforhandling af licensaftalen.

Dele af denne opfølgningsopgave kan ligge hos den enkelte institution, men der kan være

behov for sammenlignende analyser institutionerne imellem for at vurdere værdien af en

given licens.

Et velkendt nøgletal på licensområdet er prisen pr. download. Det udregnes ved at tage prisen

på en licens og dele den med antallet af downloads. En licensaftale til 1 mio. kr. med

100.000 downloads vil således have en pris pr. download på 10 kr. Hvis man har en målsætning

om en downloadpris på 9 kr., kan man gennem forhandling enten reducere prisen på

licensen til 900.000 kr. eller øge benyttelsen med 10.000 downloads. Målsætningen er, at

tallet er så lavt som muligt.

De to tilgange er dog ikke lige gode. For det første er der i mange tilfælde begrænsede muligheder

for at opnå prisreduktioner fra leverandørerne. For det andet vil en prisreduktion typisk

skulle deles mellem mange biblioteker. Endelig tyder flere analyser på, at de helt store

gevinster ligger i at forbedre adgangen, fordi det har nogle meget store afledte effekter for

brugerne. I Stockholm var der fra den ene dag til den anden fx en voldsom stigning i anvendelse

af de digitale tekstlicenser på bibliotekerne, blot fordi metadata om licensen blev gjort

tilgængelig i "katalogen" og dermed synlig for brugerne.

10


Bilag – Danskernes Digitale Bibliotek

Bilag 3: Arbejdsdelingen i et typisk indkøbssamarbejde

Den anbefalede model for et indkøbssamarbejde kombinerer fordelene ved en central administration

(fx et sekretariat) med fastholdelse af den lokale beslutningskompetence i forhold til

indkøb 1 . Det vil sige, at det er den enkelte institution (fx biblioteket), som råder over materialebevillingen,

og dermed institutionen, der beslutter, hvad der indkøbes. Det er således

typisk det enkelte kommunale folkebibliotek, der betaler for de netbaserede materialer, og

det er dermed bibliotekets ledelse, der afgør, hvad der skal indkøbes.

Model for indkøbssamarbejde

I modellen ovenfor udpeger det enkelte bibliotek eller den enkelte institution en medarbejder,

der er ansvarlig for licensindkøb. Denne medarbejder får fuldmagt til at agere på vegne

af institutionen. Et antal af disse medarbejdere fra forskellige biblioteker danner en licensgruppe.

Licensgruppen er en slags forretningsudvalg for det samlede indkøbssamarbejde.

Således kan licensgruppen træffe beslutninger om udviklingen af samarbejdet og tage stilling

til, hvilke nye produkter der skal afprøves. Der er det enkelte bibliotek, der råder over

pengene til indkøb, så den væsentligste beslutningskompetence er placeret lokalt.

Processen med indkøb af licensen indledes med en undersøgelse af relevante tilbud på markedet.

Resultatet forlægges licensgrupperne, som tager stilling til, om man skal forsøge at

indgå en licensaftale om produktet. Hvis licensgruppen vurderer, at det kunne være relevant

at tilbyde et nyt digitalt produkt til brugerne, foretager licenssekretariatet en interesseundersøgelse

blandt bibliotekerne. Hvis der er interesse, etableres en testadgang, og bibliote-

1 Bilag 3 indeholder en meget simpel illustration af rollerne i indkøbssamarbejdet. Illustrationen viser, hvordan

et indkøbssamarbejde kan kombinere centraliseret indkøb med lokal indflydelse.


Bilag – Danskernes Digitale Bibliotek

kerne afprøver produktet. Det undersøges også, om enkelte institutioner allerede abonnerer

på dele af licenspakken.

Bibliotekerne giver efterfølgende en tilbagemelding om, hvorvidt de ønsker at abonnere på

produktet. Den kreds af biblioteker, der ønsker at abonnere på et givent produkt, udgør et

konsortium. Konsortierne er forskellige konstellationer af biblioteker, der abonnerer på et

givent produkt. De kan omfatte alt fra 3 til 100 biblioteker. Licenssekretariatet får mandat

til at foretage en forhandling med leverandøren om priser og vilkår på vegne af konsortiet.

Prisen på licensen kan afhænge af antallet af deltagende institutioner og antallet af autoriserede

brugere.

Det er vigtigt at have en juridisk ansvarlig institution af hensyn til de juridiske forhold vedrørende

kontraktindgåelse, økonomistyring og fakturering. Der underskrives en kontrakt for

hvert konsortium, der indgår aftale med leverandører.

I mange tilfælde kan der desuden være behov for, at der en institution, som kan lægge penge

ud for konsortiedeltagerne, fordi betaling til leverandøren ofte foretages som én samlet betaling.

De enkelte konsortiedeltageres betaling for licensen foretages efterfølgende. Ved udenlandske

leverandører kendes den endelige pris for den enkelte konsortiedeltager først, når

den endelige kurs for den samlede betaling er fastlagt.

12


Bilag – Danskernes Digitale Bibliotek

Bilag 4: Elementer i infrastrukturen

Elementer i infrastrukturen: Præsentation, Services og Data

I ovenstående figur er der med gult angivet eksempler for de tre lag. Endelig er med en optegnet

tyk blå streg angivet, hvilke elementer der bør indgå i en fælles biblioteksløsning.

13


Bilag – Danskernes Digitale Bibliotek

Bilag 5: Ramme for organiseringen af en fælles løsning

Forenklet fremstilling af en række centrale elementer i en fælles digital løsning

Illustrationens farvelægning illustrer sammenhængen mellem elementerne.

• De lilla elementer er kerneelementer i netværksorganisationen.

• De blå elementer er centrale elementer i infrastrukturen for fysiske materialer, der

drives af DBC.

• De grønne elementer er infrastruktur for lokal formidling.

• De gule elementer er opgaver, der kan løses af biblioteker.

• De grå elementer er nye opgaver, som kan udbydes til leverandører.

Desuden er det i øjeblikket DBC, der driver databrønden i Ting, og en række biblioteker, som

udvikler eksempelvis grænsefladen.

I den nederste del af illustrationen ses yderst til venstre en figur med betegnelsen ”digitale

materialer”. Den udgør et vigtigt input til den fælles løsning, fordi formidlingen af de digitale

materialer er en væsentlig begrundelse for etableringen af løsningen.

Den næste figur mod højre har betegnelsen ERMS, altså det administrative bibliotekssystem

for digitale materialer. De to figurer ”databrønd” og ”DanBib” indeholder metadata for hhv.

de digitale og de fysiske materialer. I praksis vil de være tæt forbundne, fordi det er afgørende,

at de to typer materialer kan søges og formidles samlet.

De næste tre kasser illustrerer den funktionalitet eller de webservices, der er behov for i en

fælles løsning. Det øverste kasse er søgemaskinen for lokal formidling. Den mellemste kasse

er de administrative bibliotekssystemer, der holder styr på de fysiske materialer. Den nederste

kasse illustrerer den fælles funktionalitet, der bl.a. skal bruges for at kunne præsentere

de digitale materialer.

De tre kasser yderst til højre udgør præsentationslaget i en fælles løsning. Den øverste kasse

er bibliotekets lokale formidling. Det næste kasse er søgning via bibliotek.dk, og den sidste

14


Bilag – Danskernes Digitale Bibliotek

kasse er bibliotekernes fælles formidling fx via Palles Gavebod eller andre former for formidling.

Den øverste del af figuren viser fire centrale aktører for opgaveløsningen: indkøbsfunktion,

DBC, leverandører og biblioteker. Sidstnævnte kan både være folke- og forskningsbiblioteker.

Oven over disse fire aktører er der placeret en it-gruppe og en gruppe, der arbejder med

udvikling og formidling. Endelig indeholder illustrationen en styregruppe.

15

More magazines by this user
Similar magazines