Staff - EG A/S

eg.dk

Staff - EG A/S

EG Retail - www.eg.dk/retail

Brugervejledning

Staff bemandingsplanlægning

Version 2.78.0.0


Staff Brugervejledning Version 2.78.0.0

Alle rettigheder til programmet ejes af EG A/S, telefon 7015 3003.

Copyright EG.

Mekanisk, fotografisk eller anden gengivelse af denne brugervejledning er uden skriftligt samtykke fra EG

forbudt ifølge gældende dansk lov om ophavsret.

Ajourført januar 2012

Staff version 2.78.0.0 Brugervejledning, januar 2012 Side 1 af 29


Hvad er og kan Staff?

Programmet Staff er en brugervenlig løsning til bemandingsplanlægning og tidsregistrering. Løsningen gør

det lettere for dig at langtidsplanlægge og optimere dine ressourcer i butikken.

Der fokuseres bl.a. på de ansattes vagtplaner og bemanding i butikken samt på nøgletal som lønbudgetter

og lønprocenter. Ydermere samles de ansattes ferieregnskaber og overarbejdskonti i Staff.

Staff kan også registrere de faktuelle planer, det vil sige de ansattes fravær og komme-gå-tider. De ansattes

møde- og gåtider kan godkendes i Staff, hvorefter det er hurtigt og nemt at lave lønrapporter og/eller

elektronisk lønrapportering til lønsystem.

Staff kan udskrive butikkens egne ansættelseskontrakter, stamkort og ophørsblanketter.

Staff version 2.78.0.0 Brugervejledning, januar 2012 Side 2 af 29


Indholdsfortegnelse

1 Før udrulning af planer ................................................................................................................... 4

1.1 Oprettelse af medarbejdere ................................................................................................... 4

1.1.1 Ansættelse af ny medarbejder .................................................................................. 4

1.1.2 Ny medarbejder, yderligere oplysninger .................................................................... 5

1.1.3 Bankoplysninger ...................................................................................................... 5

1.1.4 Medarbejderens ansættelsesforhold .......................................................................... 6

1.1.5 Løndata ................................................................................................................... 7

1.1.6 Skemalægning ......................................................................................................... 8

1.2 Medarbejderplandata ............................................................................................................ 9

1.3 Angiv kendt fravær ............................................................................................................. 10

2 Planlægning................................................................................................................................. 12

2.1 Skemalægning .................................................................................................................... 12

2.2 Oversigt ............................................................................................................................. 13

3 Tilretninger .................................................................................................................................. 15

3.1 Korrektioner ....................................................................................................................... 15

3.2 Manglende vagter ............................................................................................................... 15

3.3 Print arbejdsplaner ............................................................................................................. 16

3.4 Frigiv planer ....................................................................................................................... 17

3.5 Webmodul .......................................................................................................................... 17

3.6 Korrigering ......................................................................................................................... 18

4 Sign-In ........................................................................................................................................ 20

4.1 Sign-In, daglig registrering .................................................................................................. 20

4.2 Sign-In-godkendelse ........................................................................................................... 20

5 Lønrapportering ........................................................................................................................... 22

5.1 Løngodkendelse .................................................................................................................. 22

6 Diverse ........................................................................................................................................ 23

6.1 Ophør, ændring og arkivering af medarbejdere .................................................................... 23

6.2 Ophør af medarbejder ......................................................................................................... 23

6.3 Ændring i ansættelsesforhold .............................................................................................. 24

6.4 Arkivering af medarbejder ................................................................................................... 24

6.5 SMS ................................................................................................................................... 25

7 Opsætningsmenu ......................................................................................................................... 26

7.1 Funktioner .......................................................................................................................... 26

7.2 Brugere .............................................................................................................................. 27

7.3 Kalenderstyring .................................................................................................................. 27

Staff version 2.78.0.0 Brugervejledning, januar 2012 Side 3 af 29


1 Før udrulning af planer

1.1 Oprettelse af medarbejdere

Som det første skal du starte med at oprette alle nuværende medarbejdere i butikken. Herefter er det kun

nyansatte, der løbende skal oprettes. I Staff vælger du menuen Guider/Ansættelse af medarbejder.

Guiden er placeret til venstre i Hovedvinduet. Herfra opretter du medarbejderne én for én.

1.1.1 Ansættelse af ny medarbejder

1. Klik på knappen Guider/Ansættelse af medarbejder.

2. Angiv her medarbejderens navn og medarbejdernummer. Medarbejdernummeret er som regel lønnummeret.

3. Tryk herefter på knappen Videre.

Bemærk

Felter, der er markeret med en rød stjerne igennem hele guiden, skal udfyldes.

Staff version 2.78.0.0 Brugervejledning, januar 2012 Side 4 af 29


1.1.2 Ny medarbejder, yderligere oplysninger

Nu vises nedenstående vindue. Her kan du angive yderligere forhold om medarbejderen, herunder bl.a.

CPR-nummer, adresse og telefonnummer. Dette kan dog også foretages senere.

1. Udfyld evt. nogle af felterne nu eller vend tilbage til menuen senere

2. Klik på knappen Videre for at komme videre til næste billede.

1.1.3 Bankoplysninger

Du skal nu angive medarbejderens bankoplysninger, men dette kan også foretages senere.

1. Udfyld medarbejderens bankoplysninger

2. Klik på knappen Videre for at komme videre til næste billede.

Staff version 2.78.0.0 Brugervejledning, januar 2012 Side 5 af 29


1.1.4 Medarbejderens ansættelsesforhold

Nu skal du angive medarbejderens ansættelsesforhold, bl.a. ansættelsesdato og ugenorm.

1. Angiv medarbejderens ansættelsesdato ved at klikke på Listepilen for at vælge dato

2. Klik på Listepilen for at vælge medarbejdertype

3. Klik på Listepilen for at angive stilling

4. Indtast uge normering

5. Tryk på knappen Videre.

Bemærk

Feltet Medarbejdertype er meget vigtigt i brugen i Staff. Nedestående liste viser de standardtyper, der

som udgangspunkt ligger i Staff.

Typenavn Tim. Afspadseringskonto Løn ved sygdom

Fastlønnet Fuldtid 37 JA JA

Fastlønnet Elev 37 JA JA

Fastlønnet Deltid 0-37 JA JA

Jobløn 37-> Muligt JA

Timelønnet – over 18 – fag 0-37 NEJ Kundetilpasning

Timelønnet – over 18 – ufag 0-37 NEJ Kundetilpasning

Timelønnet – under 18 – m/kundekontakt 0-37 NEJ Kundetilpasning

Timelønnet – under 18 – u/kundekontakt 0-37 NEJ Kundetilpasning

Timelønnet indv. løn 0-37 NEJ Kundetilpasning

Kontor Var. JA JA

Slagter Var. JA JA

Slagterlærling Var. JA JA

Staff version 2.78.0.0 Brugervejledning, januar 2012 Side 6 af 29


Typenavn Tim. Afspadseringskonto Løn ved sygdom

Bager Var. JA JA

Bagerlærling Var. JA JA

Medarbejdertypen vælges ud fra den overenskomst, som medarbejderen følger. Det vil sige, at hvis man

får en fast månedsløn og har en kontrakt med ugenormering på 33 timer, så skal man vælge typen Fastlønnet

Deltid og skrive 33 i feltet Uge Normering.

Typerne med over-under 18 år samt faglærte og ufaglærte henviser til timelønnede. Forskellen på de timelønnede

og de fastlønnede i Staff er, at de månedslønnede har en afspadseringskonto, mens de timelønnede

altid afregnes måned for måned.

Har medarbejderen en cheflignende stilling og kontrakt uden mertimer og overtidsbetaling, vælges typen

Jobløn.

1.1.5 Løndata

I nedenstående billede kan man angive medarbejderens løndata. Dette er frivilligt, for hvis ikke man angiver

nogle data, vil medarbejderen automatisk følge sin medarbejdertype.

1. Angiv løntypen på medarbejder

2. Indtast medarbejderens timeløn eller månedsløn

3. Indtast evt. tillæg

4. Klik på knappen Videre for at for at komme til næste billede.

Staff version 2.78.0.0 Brugervejledning, januar 2012 Side 7 af 29


1.1.6 Skemalægning

Næste billede bestemmer planen for medarbejderen. Her skemalægger du medarbejderes faste ugeplan.

Du kan nu vælge at

Udfylde planen nu

Vælger du at udfylde planen nu, skal du angive, om du vil skemalægge og frigive medarbejderens planer,

inden du er helt færdig med oprettelsen. Se også punkt 1.2.

Udfylde planen senere

Det er også muligt at udfylde planen senere via medarbejdermenuen. Se også punkt 1.2.

1. Udfyld planen eller vent til senere

2. Tryk på knappen Videre.

Hvis du har valgt at udfylde planen, skal du i næste billede angive, hvordan du ønsker at udrulle medarbejderens

arbejdsskema.

3. Tryk på knappen Udfør for at bekræfte oprettelsen af medarbejderen.

Staff version 2.78.0.0 Brugervejledning, januar 2012 Side 8 af 29


1.2 Medarbejderplandata

Ved at klikke på nedenstående knap vises alle stamdata vedrørende medarbejdere. Stamdata kan dog også

vises ved at vælge menuen Afdeling/Medarbejdere.

1. Tryk på knappen Medarbejder Stamdata

2. Vælg en medarbejder i listen til venstre og vælg fanebladet Skemalægning. Her udarbejdes de stamplaner,

der skal rulles ud. Som udgangspunkt skal du oprette, hvor mange uger den ansattes stamplan

består af

3. Tryk på knappen Tilføj ny uge

4. Nu foretager Staff den første uge i rulleplanen. Tryk herefter på knappen Tilføj ny uge igen,

for at lave uge nr. 2. Hvis du har en stamplan, der er angivet i lige eller ulige uger, er dette tilstrækkeligt.

Har du en 3 ugers rulleplan, skal du trykke tre gange på knappen Tilføj ny uge osv.

Bemærk

Den første uge vil være ugen med den dato, du har valgt at køre den første plan i Staff.

Nu skal du angive de vagter, der findes for medarbejderen. De vagter, som oprettes her, kan også benyttes

som skabeloner til resten af butikken.

1. Vælg fanebladet Planer, herunder Indtast ny plan

2. I billedet indtaster du nu vagtens længde og varighed af pausen, fx

Bemærk

Der kan kun skrives i én linje, uden punktum og komma, som vist i eksemplet ovenfor.

Det vil sige, at der nu er lavet en plan fra kl. 9.15 til 18.45 med 3 kvarters medarbejderbetalt pause. Du

skal kun angive medarbejderbetalt pause.

Når vagten er oprettet, vil den figurere som en byggesten, som du kan vælge på de enkelte dage i de enkelte

uger. Nedenstående vindue viser, at vagten, vi har oprettet, skal gælde torsdage i lige og ulige uger.

Staff version 2.78.0.0 Brugervejledning, januar 2012 Side 9 af 29


Næste vagt indtastes efterfølgende under Indtast ny plan på samme måde som beskrevet ovenfor.

Bemærk

Planen skal kun indtastes én gang. Derefter eksisterer den altid som byggesten og er klar til at blive klikket

ind på den enkelte dag i den specifikke rulleuge.

Løse medhjælpere

For disse specielle medarbejdere, som ikke har en decideret stamplan at rulle ud, trykkes kun på

Tilføj ny uge. Dermed får de en friuge, når der rulles ud.

1.3 Angiv kendt fravær

Det er en god idé altid at angive det fravær, som man er bekendt med, inden man planlægger.

1. Klik på knappen Medarbejder Stamdata

2. Vælg fanebladet Skemalægning

3. Vælg fanebladet Specifik Uge

4. Klik på knappen Tilføj ny uge

Heri angiver du år og uge for medarbejderens fravær.

Staff version 2.78.0.0 Brugervejledning, januar 2012 Side 10 af 29


Nu skal du vælge fraværstypen for medarbejderen.

1. Klik på fanebladet Fraværstyper

2. Vælg her den aktuelle fraværstype

Her kan du indsætte ferie på en medarbejder. Klik på knappen Ferie og klik efterfølgende på de dage, som

medarbejderen ønsker ferie i. Se eksempel nedenfor.

Eksemplet viser en ferieplanlægning for uge 22 og 23. Nu ved Staff under udrulning, at medarbejderen skal

på ferie og ikke kan arbejde som sædvanligt i disse uger.

Husk

Hvis medarbejderen har ferie i en hel uge, skal du markere alle ugens dage som ferie, uanset om medarbejderen

kun plejer at arbejde en dag i løbet af ugen. Dette grundet, at en ferieuge altid udgør 7 ugedage.

Staff version 2.78.0.0 Brugervejledning, januar 2012 Side 11 af 29


2 Planlægning

Når du har angivet stamplan for alle medarbejdere, skal du nu skemalægge/udrulle stamplanerne.

2.1 Skemalægning

1. Klik på knappen Guider/Skemalægning af planer

Nu fremkommer et vindue, hvor du har to muligheder.

Skemalægning

Det betyder, at du vil lægge planer for en helt ny periode med alle medarbejdere.

Gen-skemalægning

Det vil sige, du vil gen-skemalægge en eksisterende periode med en eller flere medarbejdere. Typisk brugt

ved ændring af medarbejdernes stamplaner.

Herefter kommer nedenstående billede frem.

Staff version 2.78.0.0 Brugervejledning, januar 2012 Side 12 af 29


1. Angiv her den næste ledige skemalægningsperiode ved at klikke på Listepilen

2. Vælg med Listepilen, hvor mange uger frem du vil skemalægge for

3. Klik på knappen Videre for at komme videre til næste billede.

Bemærk

Du kan skemalægge 2, 4, 6, 8, 12 eller 16 uger ad gangen. Husk også at angive det rigtige ugenummer for

start.

2.2 Oversigt

Når udrulningen er foretaget, vil du kunne gennemgå planerne uge for uge. Du kan rette til for eventuelle

søndagsåbninger eller byttede vagter m.m. Det gør du ved at skrive direkte i planerne, der er rullet ud.

I ugeskemaet er også tre totalkolonner.

Kolonnen Timer

Angiver arbejdstimerne ekskl. pause for medarbejderen.

Kolonnen Periode

Angiver periode-totalen. Det indikerer, om medarbejderen rammer sin 16-ugers norm.

Staff version 2.78.0.0 Brugervejledning, januar 2012 Side 13 af 29


Kolonnen Konto

Angiver timekontoen for medarbejderen. Det er en ajourført konto, der uge for uge viser, hvem der skylder

hinanden hvad.

Bemærk

Er kontoen i plus (grøn), skylder arbejdsgiver medarbejderen timer, dvs. medarbejderen har arbejdet mere

end normen.

Er kontoen i minus (rød), skylder medarbejderen sin arbejdsgiver timer, dvs. medarbejderen har arbejdet

mindre end normen.

Staff version 2.78.0.0 Brugervejledning, januar 2012 Side 14 af 29


3 Tilretninger

3.1 Korrektioner

I oversigten ugeskema eller medarbejderskema kan du rette i planerne ved simpel markering og skrivning

direkte i feltet. Brug denne løsning ved søndagsåbent, status, allerede kendte vagtændringer osv.

Her er valgt Hans Jensen tirsdag. Skriv derefter som vist og vagten bliver 9-17.15 (3).

1. For at angive ferie på fx Gitte skal du markere hende alle ugens dage. Benyt Shift + venstre museknap

for at markere alle dage.

2. Højreklik med musen og vælg Sæt plantype

3. Vælg her Ferie.

Dermed kan du hurtigt markere en hel uge og ændre denne. Når ferien er registreret, vil der fremkomme

manglende vagter.

3.2 Manglende vagter

Hver gang du højreklikker på en vagt og angiver et fravær (fx ferie/sygdom/afspadsering/barn 1. sygedag

m.m.), vil Staff i bunden af oversigten Ugeskema præsentere den manglende vagt pr. dag. Disse vagter

kan trækkes op til andre medarbejdere, der skal planlægges at besætte denne manglende vagt. Hvis du ikke

ønsker en manglende vagt, så angiv direkte i planen dit fravær ved at skrive bogstaverne.

Staff version 2.78.0.0 Brugervejledning, januar 2012 Side 15 af 29


Nedenstående eksempel viser de manglende vagter for Sofie Eriksens ferieuge. Hold musen over vagten for

at få informationen.

Bemærk

Visse manglende vagter kan vælges ikke at blive besat af andre medarbejdere. Højreklik da på den manglende

vagt og vælg Slet Vagt.

3.3 Print arbejdsplaner

Når du har fået rettet det, du ønsker, og er blevet tilfreds med planerne, er du klar til at printe dem ud.

1. Vælg fanebladet Rapporter

2. Vælg fanebladet Data

3. Her kan du vælge imellem print af fx Ugeskema, Dagsliste og medarbejderens personlige planer, som

eksemplet nedenfor.

Bemærk

Der er flere faneblade, herunder flere udskriftsmuligheder. Husk altid at trykke på knappen Lav Rapport

for hver gang, du vil se en ændring. Tryk derefter på ikonet Print Report for at udskrive.

Opsætning

Her kan du bl.a. vælge, om udskriften skal være liggende eller stående. Du kan ændre font, fontstørrelse

og tekstfarve.

Planvisning

Ved at markere i tjekboksene kan du vælge, hvad du vil have vist i udskriften, fx datoer, arbejdsfunktioner,

bemærkninger og telefonnummer.

Funktioner

Her kan du gemme en ønsket rapport eller få vist tidligere gemte rapporter.

Staff version 2.78.0.0 Brugervejledning, januar 2012 Side 16 af 29


3.4 Frigiv planer

Nu har du udskrevet planerne, og de er måske også blevet godkendt af medarbejderen. Så kan du frigive

planerne. Det betyder, at du fastlåser alle planlagte vagter og budgetter for dermed altid at kunne sammenholde

disse med det realiserede.

1. Klik på knappen Guider/Frigiv planlagte skemaer.

Du kan vælge at frigive en hel periode ad gangen, men du kan også frigive op til den uge, som du ønsker.

Nedenstående billede viser et eksempel i Guiden, hvordan du vælger frigivelsesperioden.

1. Angiv ved hjælp af Listepilen det antal uger, du ønsker at frigive frem

eller

2. Angiv ved hjælp af Listepilen, hvilken uge du ønsker at frigive frem til (og med).

3.5 Webmodul

Når du har frigivet planerne, vil disse blive tilgængelige på internettet. Du kan godt planlægge lang tid frem

uden at frigive alle planer. Fx kan du planlægge sommerferien til og med uge 36, men kun have frigivet til

og med uge 27. Medarbejderne vil da kun kunne se til og med uge 27 på internettet. Hjemmesiden, de ansatte

skal gå ind på, er:

WWW.STAFFWEB.DK

Staff version 2.78.0.0 Brugervejledning, januar 2012 Side 17 af 29


Hvor login-vinduet ser således ud:

Login er bestemt af, hvad der er angivet i Alt. Webskema Login. Kodeordet defineres i Staff under medarbejderens

"Person Info". Kodeordet kan angives én gang af medarbejderen selv eller af administrator og

skal derefter ikke ændres.

Herefter kan medarbejderen selv se sine planer og timekonto, butikkens planer og sin timeseddel.

3.6 Korrigering

Ved frigivelse af planer oprettes en status, der hedder Faktisk. Heri retter du i planerne for de faktuelle

komme-gå-tider og det realiserede fravær.

1. Klik på Listepilen ved Status

2. Vælg her Faktisk.

Billedet ændrer sig nu til status Faktisk.

Staff version 2.78.0.0 Brugervejledning, januar 2012 Side 18 af 29


Rettelser i planerne angiver nu de faktuelle rettelser, der også endeligt foretages lønrapportering på. Det er

igen meget nemt at rette et tidspunkt. Markér dagen og skriv tiden ind som vist i nedenstående vindue.

Det vil sige, vi retter Hans Jensen tirsdag til 9.15-17.45 med 3 kvarters pause.

1. Markér Hans Jensen om tirsdagen

2. Skriv ny arbejdstid fx 915-1745 (3).

Bemærk

Husk nu, at efter frigivelse er det kun i status Faktisk, der arbejdes med planerne. Det er udelukkende de

faktiske vagter, der efterfølgende benyttes til lønrapportering og elektronisk lønindberetning.

Staff version 2.78.0.0 Brugervejledning, januar 2012 Side 19 af 29


4 Sign-In

I Sign-In registreres de daglige komme-gå-tider online, dvs. på en pc. Når medarbejderen møder, tastes en

Sign-In-kode, og når medarbejderen går, indtastes Sign-In-koden igen. Hvis ønsket, kan dette også benyttes

til at styre medarbejdernes pauser. De logger sig dermed ind med Sign-In-kode ved pausestart og -slut.

Sign-In kan i din butik foregå på tre måder:




Ved simpel kodeindtastning med keyboard

Ved simpel kodeindtastning på touch-skærm

Ved aflæsning af den ansattes højre/venstre pegefinger

4.1 Sign-In, daglig registrering

Sign-In virker nøjagtig som et elektronisk stempelkort. Nedenstående billede viser de ansatte, der er på arbejde,

samt hvem der er til pause.

Bemærk

Hans Jensen har allerede afholdt 20 min. pause.

4.2 Sign-In-godkendelse

Inde i Sign-In-godkendelsen skal man tage stilling til Sign-In-tiderne holdt op imod den faktiske plan, medarbejderen

har haft planlagt. Listen over Sign-In-tider er sorteret efter dato, og listen indeholder kun de

Sign-In-tider, der kræver, at du som bruger tager stilling til, hvad lønvagten endeligt skal være. Sign-Ingodkendelsen

ligger under Guider.

Staff version 2.78.0.0 Brugervejledning, januar 2012 Side 20 af 29


1. Klik på knappen Guider/Godkend SignIn

2. Markér ved hver medarbejder, hvordan du ønsker, at deres vagt skal registreres. Dette gøres ved at

sætte markering i den ønskede kolonne.

3. Klik på knappen Videre for at afslutte.

Billedet Sign-In-godkendelse ser således ud.

Som udgangspunkt skal du rette fokus på de fire kolonner, som beskrevet nedenfor.

Foreløbig lønvagt

Dette er vagten, som medarbejderen vil få løn for, og som står i Staff-planen lige nu.

Sign-In

Dette er de reelle komme-gå-tider. Bruger butikken lønvagter som rå sign-in-tider, kan du også bruge dette

felt. Hvis ikke, vil feltet være inaktivt og kun stå som oplysning til at danne den endelige lønvagt.

Ny foreslået lønvagt

Hvis der er uoverensstemmelse mellem den planlagte vagt og tiderne i Sign-In, vil Staff foreslå denne vagt

som ny lønvagt.

Ny manuel lønvagt

Denne kolonne skal benyttes, hvis de andre er utilstrækkelige og ikke angiver den korrekte lønvagt. Markér

feltet og skriv den nye lønvagt, fx 9 1715 3 for lønvagten 9.00–17.15 med 3 kvarters pause. Ved at klikke

på den lille knap i kolonnen kan du angive fravær eller overarbejde.

Bemærk

Hvis du også vil se alle de Sign-In-vagter, som er automatisk godkendt, vælg da at sætte en markering i

tjekboksen 'Vis også godkendte planer'.

Staff version 2.78.0.0 Brugervejledning, januar 2012 Side 21 af 29


5 Lønrapportering

5.1 Løngodkendelse

Når du har lavet rettelser for en lønperiode, skal du foretage en løngodkendelse. Har du fx lavet løngodkendelse

af alle vagter frem til og med 14. maj, gør du som vist i eksemplet nedenfor.

1. Klik på knappen Guider/Løngodkendelse

2. Vælg og markér de planer, der skal løngodkendes

3. Klik på knappen Videre

4. Afslut løngodkendelsen ved at trykke på knappen Udfør.

Dermed bliver de faktiske vagter låst, og der kan ikke længere rettes i den faktuelle lønmåned. Du kan nu

gå ind i Rapporter for at se relevante løntimer m.m.

Staff version 2.78.0.0 Brugervejledning, januar 2012 Side 22 af 29


6 Diverse

6.1 Ophør, ændring og arkivering af medarbejdere

Ved brugen af Staff kan der registreres ændringer i de ansattes ansættelsesforhold. Du kan i Staff datoangive

ændringen, hvad enten der er tale om ophør af en medarbejder eller et nyt ansættelsesforhold. Vælg

den passende guide til venstre i hovedmenuvinduet.

6.2 Ophør af medarbejder

Hvis du har en medarbejder, der stopper, skal du også ophøre medarbejderen i Staff. Derefter vil medarbejderens

planer være væk. Du ophører en medarbejder på følgende måde:

1. Klik på knappen Guider/Ophør af medarbejder

2. Vælg med Listepilen den ophørte medarbejder

3. Angiv sidste arbejdsdag

4. Afslut ved at klikke på knappen Videre.

Staff version 2.78.0.0 Brugervejledning, januar 2012 Side 23 af 29


Bemærk

Den ansatte skal ikke ophøres, hvis der er tale om flytning til anden butik eller afdeling. I så fald skal du

kontakte EG Retail på tlf. 4620 1650.

Efter lønkørsel kan du arkivere medarbejderen.

6.3 Ændring i ansættelsesforhold

Hvis en medarbejder fx ændrer ugenormering eller medarbejdertype, skal du foretage en ændring på medarbejderen.

1. Klik på knappen Guider/Ændring af ansættelse

2. Vælg med Listepilen den ønskede medarbejder

3. Angiv startdato for ændringen

4. Afslut ved at klikke på knappen Videre.

6.4 Arkivering af medarbejder

Når en medarbejder er ophørt, kan man arkivere denne. Dette kan være interessant, hvis man i en periode

efter ansættelsesophøret ønsker, at medarbejderen stadig skal figurere på rapporter.

1. Klik på knappen Guider/Arkivering af medarbejder

2. Vælg med Listepilen den ønskede medarbejder

3. Afslut ved at klikke på knappen Videre.

Staff version 2.78.0.0 Brugervejledning, januar 2012 Side 24 af 29


6.5 SMS

I Staff kan du sende SMS'er til dine medarbejdere, hvis du mangler personale til dækning af nogle vagter

eller blot vil sende medarbejderne automatiske påmindelser om kommende vagter.

1. Højreklik på vagten i planen eller den manglende vagt og vælg Send SMS. Dermed fremkommer

nedenstående vindue.

2. Vælg her, om du vil sende til en enkelt medarbejder eller til en gruppe af medarbejdere, fx alle

servicemedarbejderne.

Medarbejderne kan svare tilbage på SMS'en, om de kan arbejde eller ej. Afsendernummer kan fx være de

enkelte lederes mobilnummer.

Staff version 2.78.0.0 Brugervejledning, januar 2012 Side 25 af 29


7 Opsætningsmenu

I menuen Afdelinger ligger der nogle menuer, hvori man kan ændre og tilpasse opsætninger i Staff. Det er

ikke alle menuer, som man i butikken har adgang til, herunder bl.a. Lønopsætning, Stillinger og Opsætning.

I denne brugervejledning beskriver vi nedenstående funktioner.

Bemærk

Hvis det skulle blive behov for at ændre i nogle af de menuer, som man ikke har adgang til, så kontakt EG

Retail Support på tlf. 4820 1650.

7.1 Funktioner

Man kan vælge at oprette nogle overordnede afdelinger i Staff, således at man i sine rapporter lettere kan

se og skille afdelingerne fra hinanden ved evt. at give dem en forkortelse. Man kan ydermere angive en

sorteringsværdi, så man får rapportens indhold listet i ønsket rækkefølge.

Bemærk

Efter at have oprettet arbejdsfunktionerne skal hver enkelt medarbejder tildeles en arbejdsfunktion. Dette

foretages under menuen Medarbejder Stamdata, fanebladet Person Data.

1. Vælg menuen Afdeling/Arbejdsfunktioner

2. Klik på knappen Ny

3. Angiv et kort navn for den tiltænkte afdeling

4. Angiv afdelingens fulde navn

5. Vælg en farve ved at klikke på Listepilen

6. Markér i tjekboksen, hvis du ønsker, at funktionen skal tælle med som en del af bemandingen

7. Angiv, hvis ønsket, en sorteringsværdi

8. Klik på knappen Ok for at gemme.

Staff version 2.78.0.0 Brugervejledning, januar 2012 Side 26 af 29


7.2 Brugere

Når du får nye medarbejdere, der skal have adgang til Staff, skal disse oprettes som brugere. Det gør du

på følgende måde:

1. Vælg menuen Afdeling/Brugere

2. Klik på knappen Ny

3. Angiv medarbejderens Brugernavn

4. Indtast et kodeord

5. Ønsker man, at brugeren selv skal angive kodeord ved allerførste opstart af Staff, kan man sætte en

markering i tjekboksen 'Reset ved login'

6. Klik på Listepilen ved Brugerniveau og vælg niveau

7. Klik på Listepilen og vælg medarbejderen.

Bemærk

Brugernavn og kodeord skal indeholde min. 5 tegn.

7.3 Kalenderstyring

Under menuen kalenderstyring angiver man, om butikken er åben eller lukket på helligdage. Har man ændrede

åbningstider disse dage, skrives den tidligste og seneste vagt samt pauselængde i felterne.

Staff version 2.78.0.0 Brugervejledning, januar 2012 Side 27 af 29


1. Vælg menuen Afdeling/Kalenderstyring

2. Markér den ønskede dag i feltet under Datoer

3. Dobbeltklik på dagen og nedenstående billede kommer frem

I dette billede angives vagttidspunkterne. Der er tre muligheder.

Åbent

Hvis butikken holder åbent på den valgte helligdag, sættes en markering deri.

Lukket

Holder butikken lukket, sættes markeringen i denne.

Vagter fra

Hvis butikken holder åbent, kan man i felterne angive, hvornår den første person møder, og hvornår den

sidste person går. Husk også at angive, hvor meget pause der skal afvikles.

Staff version 2.78.0.0 Brugervejledning, januar 2012 Side 28 af 29

More magazines by this user
Similar magazines