1 Multimedieskat 2 Ansættelsesretlige aspekter 3 ... - Plesner

plesner.com

1 Multimedieskat 2 Ansættelsesretlige aspekter 3 ... - Plesner

November 2009

1 Multimedieskat

2 Ansættelsesretlige aspekter

3 Vederlagsaftalen

4

Administration af bruttolønsordning - outsourcing


November 2009

1 Multimedieskat

Af advokat Jakob Krogsøe

Som en del af Forårspakken introduceredes en ny multimediebeskatning,

som under ét indebærer en beskatning af en

række multimedier, når arbejdsgiveren stiller et eller flere af

disse til rådighed for en ansats private benyttelse. Bestemmelsen

samler beskatningen af multimedier, der tidligere

har været reguleret i forskellige bestemmelser med forskelligt

skattemæssigt indhold.

Bestemmelsen om multimediebeskatning, der blev

vedtaget af Folketinget i maj 2009, har virkning fra og

med indkomståret 2010.

Bestemmelsen, der indføres i ligningslovens § 16, stk.

12, udvider på en række punkter beskatningsgrundlaget

og indsnævrer mulighederne for at medbringe en erhvervsmæssig

mobiltelefon og bærbar pc til hjemmet.

På den anden side giver den maksimerede værdi af multimedier

på 3.000 kr./årligt, jf. nærmere nedenfor, mulighed

for skattemæssigt favorable bruttolønsordninger.

Hvad anses for et "multimedie"

Efter bestemmelsen omfatter multimedier computer

med sædvanligt tilbehør, telefon samt adgang til datakommunikation

via en internetforbindelse (med og

uden adgang til arbejdsgiverens netværk).

Ved sædvanligt tilbehør forstås efter lovforarbejderne

almindeligt forekommende tilbehør til en computer,

dvs. skærm, softwareprogrammer, printer m.v. af almindelig

størrelse og standard.

Der er, som det fremgår, tale om et temmelig rummeligt

afgrænsningskriterium, hvis formål er at give mulighed

for at følge den løbende teknologiske udvikling på

området. Der er imidlertid ingen tvivl om, at denne

fleksible afgrænsning aktuelt giver og fremtidigt vil give

anledning til en række spørgsmål, f.eks. i relation til hvor

stor en computerskærm med indbygget tv-tuner må

være, før der ikke længere er tale om "sædvanligt" tilbehør.

I forarbejderne angives som eksempel, at en 50"

fladskærm med indbygget tv-tuner eller en avanceret

foto-printer ikke vil blive anset for sædvanligt tilbehør.

I et netop offentliggjort svar fra Skatterådet har Skatterådet

afvist at anse PC-/TV-skærme med indbygget tvtuner

på henholdsvis 32", 37" og 42" for omfattet af

ligningslovens § 16, stk. 12.

Telefon omfatter almindelig fastnettelefon eller mobiltelefon.

Som efter de hidtil gældende regler omfattes

både de tilfælde, hvor telefonen er oprettet i arbejdsgiverens

navn, og hvor arbejdsgiveren fuldstændigt eller

op til et bestemt beløb betaler eller refunderer den ansattes

telefonudgifter. Telefon dækker både oprettelses-,

abonnements- og forbrugsudgifter ved telefonen samt

sædvanlige telefonserviceydelser, der er en del af abonnementet.

Telefon omfatter derimod — som hidtil — ikke

arbejdsgiverens tilskud til telefon.

Datakommunikation via en internetforbindelse omfatter

eksempelvis en ISDN-, en ADSL- eller anden bredbåndsforbindelse,

og uanset om den ansatte har adgang til


November 2009

arbejdsgiverens netværk eller ej.

Beskatningskriteriet - privat rådighed

Multimediebeskatningen retter sig — som for øvrige

personalegoder og i øvrigt som hidtil — mod den private

rådighed.

Multimediebeskatningen er en rådighedsbeskatning,

der er uafhængig af omfanget af den faktiske benyttelse.

Da det kan være vanskeligt at kontrollere, hvornår et

multimedie er til rådighed for privat anvendelse, opstiller

man i ligningspraksis en bevisformodning for privat

rådighed, når den ansatte tager multimediet med hjem.

Denne bevismæssige formodning vil kun i særlige tilfælde

kunne afkræftes.

Det afgørende er således, om multimediet tages med

hjem.

Det forhold, at en ansat på arbejdspladsen får stillet

mobil og bærbar pc til rådighed — og har mulighed for at

tage dem med hjem — udløser ikke i sig selv beskatning,

hvis den ansatte rent faktisk ikke tager dem med hjem,

men efterlader dem på arbejdspladsen.

Privat brug af multimedier på arbejdspladsen udløser

som udgangspunkt ikke multimediebeskatning.

Formodningen for privat rådighed over multimedier

gælder også multimedier, der af arbejdsgiveren er stillet

til udelukkende erhvervsmæssig rådighed, hvis disse

tages med hjem efter arbejde. Dette gælder også, hvor

den ansatte - uden at være på en særlig rådigheds-

/tilkaldevagt - blot generelt forventes at stå arbejdsmæssigt

til rådighed hjemme.

Det gælder imidlertid, at der skal være en konkret arbejdsmæssig

begrundelse for at tage pc'en og/eller

mobiltelefonen med hjem. Herudover skal en række

andre betingelser være opfyldt, hvis beskatning skal

undgås.

En konkret arbejdsmæssig begrundelse for at tage et

multimedie med hjem betyder, at det skal være konkret

nødvendigt for at kunne udføre arbejdet, at der er rådighed

over et multimedie hjemme. Som eksempler på

sådanne konkrete arbejdsmæssige begrundelser kan nævnes

tilkalde-/rådighedsvagt eller andet konkret behov

for at kunne anvende mobiltelefon/pc (f.eks. et aftentelefonmøde

eller et konkret projekt, der arbejdes på -

og som kræver en pc med særligt programmel.)

I disse situationer vil den ansatte kunne fritages for multimediebeskatning,

hvis særlige betingelser er opfyldt.

PC med særligt programmel til hjemlån

En ansat, der har rådighed over en bærbar pc på arbejdspladsen,

kan ikke tage denne med hjem til brug for

arbejde hjemme. Hvis beskatning skal undgås, skal der

være tale om en særlig "hjemlåns"-pc, som arbejdsgiveren

råder over i begrænset antal, og som indeholder

særligt programmel, som er nødvendigt for arbejdets

udførelse (almindeligt tekstbehandlingsprogrammel

regnes ikke som særligt programmel). Herudover skal

der være tale om undtagelsesvise tilfælde, som er arbejdsmæssigt

begrundede.

SKAT har beskrevet dette nærmere i en netop offentliggjort

Vejledning af 24. november 2009. I samme vejledning

anføres det, at arbejdsgiveren skal føre stikprøvekontroller

med, om hjemlånsaftalerne overholdes.

Uden for disse tilfælde, herunder i forbindelse med en

tjenesterejse, vil en bærbar pc ikke kunne tages med

hjem.

Således vil en montør, der råder over en specialindrettet

værkstedsvogn, der påbegynder og slutter arbejdsdagen

på bopælen — og som ikke bliver beskattet af værkstedsvognen

- ikke kunne have en arbejdsnødvendig bærbar

pc — som udgør en del af det nødvendige arbejdsudstyr

— med hjem i værkstedsvognen uden at blive multimediebeskattet.

Dette har Skatterådet fastslået i et netop

offentliggjort bindende svar. (Vedkommende er ikke på

tjenesterejse.)

Udgangspunktet vil således være, at der indtræder en

multimediebeskatning, hvis en bærbar pc — uanset af

hvilken grund (bortset fra de nævnte helt undtagelsesvise

tilfælde) — medtages til bopælen.

Mobiltelefon

Tilsvarende gælder, når en mobiltelefon tages med

hjem.


November 2009

En mobiltelefon kan kun tages med hjem, uden at dette

udløser multimediebeskatning, hvis der foreligger en

konkret arbejdsmæssig begrundelse, f.eks. tjenesterejse

dagen efter, tilkalde-/rådighedsvagt, eller fordi den

ansatte har en konkret arbejdsmæssig begrundelse for

at råde over mobiltelefonen hjemme om aftenen. Et

generelt ønske om at kunne være til rådighed på mobiltelefonen

om aftenen hjemme, fritager derfor som udgangspunkt

ikke for beskatning. Derimod behøver der

efter Skatterådets opfattelse - i netop offentliggjorte

bindende svar - ikke at være tale om en egentlig tilkalde-

/rådighedsvagt, hvis det blot er nødvendigt for den

pågældende for at kunne udføre sit arbejde hjemme om

aftenen, at den ansatte tager mobiltelefonen med hjem.

Det er imidlertid en betingelse, hvis beskatning skal

undgås i de konkret arbejdsmæssigt begrundede situationer,

at der mellem den ansatte og arbejdsgiveren

indgås en tro og love erklæring om, at mobiltelefonen

ikke må benyttes privat, og at arbejdsgiveren fører kontrol

hermed.

Kontrolforpligtelsen svarer efter ministeriets udtalelser i

tilknytning til lovforslaget til hidtidig praksis. Det har

imidlertid ikke fremgået af tidligere Ligningsvejledninger,

at arbejdsgiveren skulle føre kontrol hermed, ligesom

der — så vidt ses — heller ikke foreligger tidligere

offentliggjorte afgørelser herom.

Lovforslaget giver ingen anvisninger på, hvorledes arbejdsgiverens

kontrol praktisk forventes udøvet.

SKAT har derimod nu i nævnte Vejledning af 24. november

d.å. beskrevet nærmere, hvorledes arbejdsgiverens

kontrol forventes udøvet og dokumenteret. Kontrolkravet

har siden lovforslagets fremsættelse været udsat for

en betydelig kritik fra arbejdsgivere og arbejdsgiver-

/brancheorganisationer. Så vidt jeg er orienteret, anser

SKAT Vejledningen for at indeholde en lempelse af kontrolpligtens

indhold i forhold til de oprindelige udmeldinger.

Efter Vejledningen anses en arbejdsgiver for at have

opfyldt sin kontrolforpligtelse, hvis:

• Der foretages en overordnet gennemgang af

telefonregningerne, hver gang de modtages,

for at se, om regningen afviger fra et normalt

erhvervsmæssigt forbrug, store udsving i regningerne,

eller om der er sket betalinger/donationer

fra telefonen, og

• Der - baseret på denne overordnede gennemgang

- foretages et efter forholdene passende

antal stikprøver af opkaldslisterne. Hvis der ikke

er fejl i stikprøverne, vil kontrolkravet normalt

være opfyldt ved årlige stikprøver, der

omfatter 5 % af arbejdsmobiltelefonerne for en

regningsperiode på en måned.

Hvis gennemgangen af opkaldslisterne giver anledning

til mistanke, skal arbejdsgiveren undersøge dette nærmere.

SKAT er opmærksom på, at persondataloven

forhindrer arbejdsgiveren i at registrere de udgående

opkald fra en medarbejders telefon, og at det fra teleselskaberne

alene er muligt at få indsigt i de første 6 cifre i

et kaldt nummer. Hvis dette ikke afklarer mistanken om

privat brug, skal arbejdsgiveren efter Vejledningen "på

anden måde" eventuelt i fællesskab med medarbejderen

afklare dette nærmere.

Arbejdsgiverens kontrol skal endvidere kunne dokumenteres

over for SKAT. Dette indebærer, at der skal foreligge

tro og love erklæringer, og at det på opkaldslisterne

markeres med signatur og dato, af hvem og hvornår

kontrollen er gennemført, ligesom "mistænkelige" opkald

skal markeres.

Læs vejledningen fra SKAT

Det skal understreges, at spørgsmålet om tro og love

erklæringer for mobiltelefoner, særlige erhvervsmæssige

begrundelser for at tage pc/mobil med hjem i tilfælde

af forestående tjenesterejse, rådigheds-/tilkaldevagt

kun er relevante, hvis den ansatte ikke i forvejen er multimedieskattepligtig

af et eller flere multimedier. Har en

ansat f.eks. fået en arbejdsgiverbetalt internetforbindelse

i hjemmet, øger det ikke multimediebeskatningen,

om han også har privat rådighed over andre multimedier.

Beskatningsgrundlaget

Multimediebeskatningsgrundlaget udgør 3.000

kr./årligt, uanset om den ansatte har ét eller flere multimedier

til rådighed. Hvis multimedier kun er til rådighed

en del af året, f.eks. hvor den pågældende bliver ansat

midt i året, nedsættes beskatningsgrundlaget forholdsmæssigt

svarende til det hele antal måneder, hvori multimediet

ikke har været til rådighed.


November 2009

Efter de hidtil gældende regler har der været skattefrihed

med hensyn til computer med tilbehør og datakommunikationsforbindelse

i hjemmet. Dette videreføres

ikke.

Efter de hidtil gældende regler har beskatningsgrundlaget

for fri telefon kunnet nedsættes med den ansattes

egne telefonudgifter, herunder den ansattes fulde eller

delvise egenbetaling til arbejdsgiveren. Dette videreføres

heller ikke.

Herudover gælder multimediebeskatningen i forhold til

den enkelte ansatte. Dette betyder, at hvis begge ægtefæller

i en husstand af deres arbejdsgiver hver får stillet

multimedier til rådighed, skal begge multimediebeskattes.

af et skattepligtigt aktiv af samme værdi.

De nye regler om værdiansættelse af multimedier på

3.000 kr./årligt vil derfor indebære, at bruttolønsordninger

- hvis SKATs betingelser for at anerkende en sådan

er opfyldt - vil kunne etableres med fordel — forudsat

der er tale om multimedier, der samlet udgør en

handelsværdi over 3.000 kr.

Dette kan illustreres med følgende - forenklede - eksempel:

En medarbejder ønsker multimedier f.eks. telefon og pc

til en årlig leasingydelse på 12.000 kr. Medarbejderen

tjener 300.000 kr. årligt. Forenklet vil regnestykket for

en medarbejder se sådan ud:

Efter lovforarbejderne betyder multimedieskatten —

med skattereformens samtidige nedsættelse af indkomstskatten

— at ansatte højst vil skulle betale 1.225

kr. i skat (med en marginalskattesats på 40,9 %) og ca.

1.700 kr. (med højeste marginalskattesats på ca. 56 %.)

Det forventes, at multimedieværdien gøres til A-

indkomst med deraf følgende pligt for arbejdsgiveren til

at indberette og indeholde A-skat af værdien.

Lønindkomst

Skat 50 %

Netto

Leasingydelse

Til rådighed

300.000 kr.

150.000 kr.

150.000 kr.

12.000 kr.

138.000 kr.

Bruttolønsordninger

Som anført ovenfor medfører den nye multimedieskattebestemmelse

på en række punkter en udvidelse af

beskatningsgrundlaget i forhold til hidtil. På den anden

side giver den lempelige skattemæssige værdiansættelse

på 3.000 kr./årligt, mulighed for at etablere økonomisk

favorable bruttolønsordninger for de ansatte, hvis

arbejdsgiveren og den ansatte kan blive enige om det.

Dette skyldes, at den faktiske værdi af multimedierne

oftest overstiger den skattemæssige værdi af disse.

En bruttolønsordning indebærer, at en arbejdsgiver

stiller et gode til rådighed for en ansat mod, at den ansattes

bruttoløn reduceres helt eller delvist med værdien

af godet. En bruttolønsordning kan i princippet etableres

for alle typer af aktiver. Der er imidlertid kun økonomiske

fordele forbundet med en sådan ordning, hvis den

skattepligtige værdi af aktivet ansættes til en lavere

værdi end markedsværdien af aktivet.

Det kan m.a.o. ikke betale sig at etablere en bruttolønsordning,

hvis nedgangen i bruttolønnen blot modsvares

Hvis bruttoordningen etableres under samme forudsætninger,

medarbejderen går 12.000 kr. (svarende til leasingydelsen)

ned i løn — og arbejdsgiveren stiller de

samme multimedier til rådighed, ser regnestykket således

ud:

Lønindkomst

Multimedieskat

Skattepligtig indkomst

Skat 50 %

Til rådighed (288.000-

145.500)

288.000 kr.

3.000 kr.

291.000 kr.

145.500 kr.

142.500 kr.

Ordningen indebærer således — i dette forenklede eksempel

— en skattebesparelse for medarbejderen på

4.500 kr. årligt.

Der skal i den forbindelse gøres opmærksom på, at hvis


November 2009

• Overenskomster, som parterne er bundet af,

skal kunne rumme den ændrede vederlagsaftale

• Den aftalte reduktion af lønnen skal løbe over

én hel lønaftaleperiode. Som hovedregel må

perioden ikke være mindre end 12 måneder

• Et allerede erhvervet krav på kontant løn kan

ikke konverteres til en naturalieydelse uden at

være i strid med kildeskattelovens § 46, stk. 3

(modregningsforbuddet)

• Arbejdsgiveren skal stille det pågældende aktiv

til rådighed (dvs. enten være ejer eller lejer af

godet) for den ansatte og bære den økonomiske

risiko herfor. Dette indebærer, at den ansattes

kontante lønnedgang skal være et på

forhånd fastsat beløb, der ikke reguleres i takt

med den ansattes forbrug af godet eller af de

løbende omkostninger for arbejdsgiveren ved

at stille godet til rådighed.

• Aftalen skal være frivillig for den ansatte, og

den ansatte skal have mulighed for at kunne

opsige aftalen.

arbejdsgiveren stiller goderne direkte til rådighed for

medarbejderens familie, vil medarbejderen udover multimediebeskatning

af de goder, medarbejderen har fået

stillet til sin egen rådighed, også blive beskattet af de

goder, som stilles til rådighed for andre i husstanden.

Medarbejderen beskattes i så fald af handelsværdien af

disse goder som et lønaccessorium. Disse "andre" multimedier

er m.a.o. ikke omfattet af den skematiske værdiansættelse,

og medarbejderen opnår derfor ikke for så

vidt angår disse den værdiansættelsesmæssige rabat,

der begrunder hele fordelen ved at finansiere anskaffelsen

af aktiverne gennem en kontantlønsnedgang. I den

situation forsvinder fordelen ved betaling med kontantlønsnedgang.

Hvis en eller flere af disse betingelser ikke er eller kan

opfyldes, kan bruttoordningen ikke godkendes skattemæssigt.

Afslutningsvis bemærkes, at den skattemæssige gyldighed

af en bruttolønsordning beror på, om de kriterier,

som SKAT har fastsat, kan opfyldes.

Betingelserne, som SKAT har fastsat, er følgende - som

alle skal være opfyldt:

• Der skal foreligge en ændret vederlagsaftale,

som indebærer en reel fremadrettet nedgang i

den kontante løn


November 2009

2 Ansættelsesretlige aspekter

Af advokat Tina Reissmann og advokat Sussi L. Skovgaard-Holm

Hvilke ansættelsesretlige overvejelser bør man som arbejdsgiver

gøre sig, inden medarbejderne tilbydes multimedier

som personalegode Er det muligt for medarbejderne

helt at undgå multimediebeskatningen Og hvilken betydning

har det i forhold til de ansættelsesretlige regler, at et

tilbudt multimediegode finansieres via en kontantlønnedgang

Reaktionerne på multimedieskatten blandt arbejdsgivere

og medarbejdere kan inddeles i to hovedgrupper;

dem, der ser multimedieskatten som en økonomisk belastning,

som de så vidt mulig ønsker at undgå, og dem,

der ser multimedieskatten som en mulighed for at optimere

medarbejdernes aflønning ved at tilbyde medarbejderne

en række - og gerne flest mulige - goder, der er

omfattet af multimedieskatten. Uanset hvilken indgangsvinkel

man har til multimedieskatten - og dermed

hvilket resultat man søger - er der i forhold til begge

scenarier en række problemstillinger, man skal være opmærksom

på i relation til medarbejderne.

På det ansættelsesretlige område relaterer spørgsmålet

om muligheden for at undgå multimediebeskatningen

sig imidlertid ikke kun til de skatteretlige betingelser for

at blive undtaget fra beskatningen, men også til om

medarbejdere kan undgå beskatning ved at returnere de

multimedier, som de har fået udleveret til brug i hjemmet

eller afvise at modtage sådanne arbejdsredskaber

fra arbejdsgiveren. Således har en række fagforeninger

gjort sig til talsmænd for, at medarbejderne blot skal

aflevere multimedierne til deres arbejdsgiver, medmindre

arbejdsgiveren ønsker at kompensere dem økonomisk

for multimedieskatten.

Om en sådan returnering eller afvisning af et multimedie,

der tillige fungerer som et arbejdsredskab, er mulig

efter de ansættelsesretlige regler, vil i høj grad afhænge

af den enkelte medarbejders stilling.

1 Kan medarbejderne undgå multimedieskatten

Scenariet, hvor medarbejderne ønsker at undgå multimediebeskatningen,

relaterer sig til to hovedproblemstillinger;

dels om medarbejderne - i overensstemmelse

med de ansættelsesretlige regler - kan undgå beskatningen

ved at afvise eller returnere multimedier, dels

om medarbejderne - såfremt de i udgangspunktet ikke

er omfattet af multimedieskatten - kan videreføre hæftelsen

for multimedieskatten til arbejdsgiveren, hvis de

mod forventning alligevel beskattes af de multimedier,

der er stillet til rådighed.

1.1 Returnering eller afvisning af multimedier

I hvilket omfang det er muligt at stille multimedier til

rådighed til brug for medarbejdernes arbejde, uden at

disse omfattes af multimedieskatten, er et rent skatteretligt

spørgsmål, hvorfor der i det hele henvises til den

skatteretlige fremstilling herom.


November 2009

Såfremt en medarbejder besidder en stilling, hvor det er

en forudsætning for ansættelsen, at medarbejderen står

til rådighed uden for almindelig arbejdstid, vil en sådan

returnering/afvisning formentlig udgøre en misligholdelse

af ansættelsen med mulighed for ansættelsesretlige

reaktioner.

Hvis derimod medarbejderen - begrundet i et ønske om

øget fleksibilitet for medarbejderen - blot gives mulighed

for at få stillet multimedier, som eksempelvis en

hjemmearbejdsplads, til rådighed, uden at det herved

forudsættes, at medarbejderen skal udføre arbejde

hjemmefra, vil medarbejderen formentlig være berettiget

til at returnere/afvise multimedierne. Vurderingen

heraf vil dog i høj grad afhænge af de indgåede aftaler i

forbindelse med - eksempelvis - etableringen af en

hjemmearbejdsplads.

1.2 Arbejdsgiverens mulige hæftelse for medarbejderens

multimediebeskatning

En anden potentiel - men ikke mindre væsentlig - problematik

er, hvilke konsekvenser det skal have, når

medarbejdere har fået stillet multimedier til rådighed

uden for arbejdspladsen under sådanne betingelser, at

de er undtaget fra multimedieskatten, men medarbejderne

alligevel beskattes eksempelvis under henvisning

til, at arbejdsgiveren ikke har opfyldt sin kontrolforpligtelse

i forhold til SKAT.

I retspraksis er der taget stilling til lignende situationer i

relation til arbejdsgiveres fejlagtige udbetaling af skattefri

diæter, i hvilken forbindelse arbejdsgiverne er blevet

anset for forpligtet til at kompensere medarbejderne

økonomisk for skattemyndighedernes senere tilsidesættelse

af diæternes skattefrihed. I disse sager henvises der

blandt andet til, at medarbejderne havde handlet i overensstemmelse

med arbejdsgivernes instruktioner i relation

til betingelserne for udbetaling af skattefri diæter,

hvorfor medarbejderne havde en berettiget forventning

om skattefrihed, og arbejdsgiverne derfor var nærmest

til at bære den økonomiske risiko for fejlen.

Såfremt man som arbejdsgiver vælger at etablere en

ordning med vagttelefoner og lignende, der er undtaget

fra multimedieskatten, består der med andre ord en

risiko for at komme til at hæfte i forhold til medarbejderne,

såfremt det beror på arbejdsgiverens forhold, at

medarbejderne alligevel beskattes af multimediet. Ved

anvendelsen af sådanne ordninger er det derfor væsentligt

som arbejdsgiver at gøre sig klart, om det realistisk

vil være muligt at efterleve den af SKAT fastsatte kontrolforpligtelse.

2 Når multimedier stilles til rådighed

I det andet scenario, hvor multimedier netop stilles til

rådighed - herunder eventuelt mod nedgang i kontantlønnen

- relaterer de ansættelsesretlige forhold, man

som arbejdsgiver bør overveje, sig til håndteringen af

ordningen både ved etableringen, under ansættelsen og

i tilfælde af fratrædelse.

2.1 Deltagerkredsen

Hvis en arbejdsgiver beslutter at etablere en multimedieordning,

skal alle medarbejdere ikke nødvendigvis

tilbydes multimedier. Men når man som arbejdsgiver

afgrænser, hvem der skal tilbydes godet, er det imidlertid

væsentligt at være opmærksom på den almindelige

ansættelsesretlige beskyttelseslovgivning, herunder

blandt andet lov om tidsbegrænset ansættelse, ligebehandlingsloven,

forskelsbehandlingsloven og deltidsloven.

Disse beskyttelseslove fastlægger nemlig generelt,

at det ikke er tilladt at diskriminere medarbejdere, der er

beskyttet af denne lovgivning ved at tilbyde dem ringere

ansættelsesvilkår end andre sammenlignelige medarbejdere.

Som følge heraf er det eksempelvis i strid med lov om

tidsbegrænset ansættelse generelt at udelukke tidsbegrænset

ansatte fra at få multimedier stillet til rådighed,

såfremt sådanne goder stilles til rådighed for fastansatte

i sammenlignelige stillinger. Tilsvarende vil det være i

strid med deltidsloven generelt at undtage deltidsansatte

fra en multimedieordning, der i øvrigt gælder for

sammenlignelige fuldtidsansatte.

Særligt i forhold til tidsbegrænset ansatte er det dog

muligt via et generelt anciennitetskrav - eksempelvis 6

måneder eller 1 år - at sikre en vis begrænsning i deltagerkredsen.

Det er dog som nævnt en forudsætning, at

anciennitetskravet er generelt og således stilles i forhold

til både fastansatte og tidsbegrænset ansatte medarbejdere.


November 2009

For overenskomstdækkede medarbejdere er det endvidere

væsentligt at være opmærksom på, om det efter

overenskomstens bestemmelser overhovedet er muligt

at lade multimedier indgå i aflønningen, herunder eventuelt

i kombination med en bruttolønsordning. Dette vil

som udgangspunkt afhænge af, om overenskomstområdet

er et minimal- eller normallønsområde, men bør

afklares endeligt med overenskomstparterne. Overenskomsternes

mulige begrænsning i forhold til deltagerkredsen

afspejles endvidere i de skatteretlige betingelser

for etableringen af en bruttolønsordning, idet det

netop er en betingelse, at kontantlønnedgangen for

overenskomstdækkede medarbejdere skal kunne indeholdes

i overenskomsten.

2.2 Ordningens omfang

Ved afgrænsningen af ordningens omfang sætter de

skatteretlige regler de ydre grænser for, hvilke goder der

kan omfattes af en multimedieordning.

Inden for dette område er det op til den enkelte arbejdsgiver

at vurdere, hvilke goder der skal stilles til

rådighed for medarbejderne, herunder om der alene skal

stilles goder til rådighed, der anvendes delvist arbejdsrelateret

og delvist privat, eller om der tillige skal stilles

goder til rådighed udelukkende med henblik på medarbejderens

private anvendelse.

Såfremt multimedierne stilles til rådighed som led i en

bruttolønsordning, vil de skattemæssige betingelser for

at deltage i en sådan ordning dog også kunne inddrages

ved afgrænsningen af deltagerkredsen, idet opfyldelsen

af disse betingelser netop er en forudsætning for, at

arbejdsgiveren lovligt kan fradrage udgifterne til multimedierne

i medarbejderens bruttoløn. Idet det blandt

andet er en betingelse for etablering af en bruttolønsordning,

at aftalen med medarbejderen som udgangspunkt

indgås for minimum 12 måneder, vil dette kriterium

i sig selv kunne medvirke til, at en stor andel af de

tidsbegrænsede ansatte ikke vil kunne deltage i en bruttolønsordning,

fordi de som følge af tidsbegrænsningen

ikke er ansat i mindst 12 måneder fra ordningens ikrafttræden.

I forhold til forbrugsafhængige goder - eksempelvis

telefonabonnementer og mobilt bredbånd - vil det endvidere

ofte være relevant at aftale et loft for medarbejderens

forbrug, når godet stilles til rådighed for medarbejderen.

2.3 Ansættelsesbevisloven

Efter ansættelsesbevisloven er en arbejdsgiver forpligtet

til skriftligt at underrette en medarbejder om alle væsentlige

vilkår for ansættelsen, herunder den ved tiltrædelsen

aftalte løn og de løndele, der ikke er indeholdt

heri.

I konsekvens heraf skal multimedier, der tilbydes medarbejdere

som et personalegode, og som dermed udgør

en del af aflønningen, fremgå af medarbejdernes ansættelsesbevis.

Modsætningsvis er det ikke et krav efter

ansættelsesbevisloven, at multimedier, der stilles til

rådighed som et arbejdsredskab, angives i ansættelsesbeviset,

men for sådanne multimedier vil en række andre

hensyn, herunder begrænsninger i forhold til anvendelsen,

kunne begrunde en regulering i ansættelsesbeviset.

Tilsvarende gør sig gældende, såfremt et multimedie

under ansættelsen stilles til rådighed som respektive

et personalegode, respektive et arbejdsredskab.

Efter ansættelsesbevisloven skal en arbejdsgiver blot

give skriftlig besked om en ændring i ansættelsesvilkårene

senest 1 måned efter, at ændringen er trådt i kraft.


November 2009

Det vil således være tilstrækkeligt, at medarbejderne

modtager den skriftlige orientering om ændringen efter,

at multimediet er stillet til rådighed. Såfremt der fra

arbejdsgiverens side er fastsat betingelser for rådigheden

over multimediet, eller dette stilles til rådighed via

en bruttolønsordning, vil det det dog aftaleretligt - og i

forhold til bruttolønsordninger også skatteretligt - være

et krav, at medarbejderne forinden har accepteret betingelserne

for ordningen, jf. også artiklen om vederlagsaftalen.

2.4 Bevarelse af goder under orlov

Under en medarbejders afholdelse af orlov vil arbejdsgiveren

ofte have en interesse i at lade medarbejderen

beholde sine personalegoder for derved at sikre, at

medarbejderens tilknytning til virksomheden bevares,

og at medarbejderen er tilgængelig pr. telefon eller

email. Hertil kommer, at det kan være administrativt

besværligt at inddrage goderne under orloven, og at

arbejdsgiveren i visse situationer fortsat skal betale for

godet, selvom dette er inddraget fra medarbejderen.

Det er dog væsentligt at være opmærksom på, at bevarelsen

af personalegoder i en i øvrigt ikke-lønnet orlovsperiode

vil have betydning for medarbejderens ferierettigheder,

idet bevarelsen af goderne som udgangspunkt

vil medføre, at medarbejderen optjener ret til ferie hos

arbejdsgiveren. Baggrunden herfor er, at der efter ferielovens

regler optjenes ret til ferie i de perioder, hvor

medarbejderen modtager hel eller delvis løn, og at bevarelsen

af personalegoder i denne forbindelse som udgangspunkt

må anses for at udgøre "delvis løn".

For medarbejdere omfattet af reglerne om løn under

ferie indebærer dette, at der optjenes ret til fuld løn

under ferie, selvom "lønnen" i optjeningsperioden alene

har været et eller flere personalegoder. De økonomiske

konsekvenser er derimod mindre for medarbejdere

omfattet af reglerne om ferie med feriegodtgørelse, idet

feriegodtgørelsen i givet fald blot skal beregnes af værdien

af personalegoderne.

Hvis man som arbejdsgiver vil undgå, at medarbejderne

optjener fuld løn under ferie - eller feriegodtgørelse - i

en i øvrigt ulønnet orlovsperiode, bør goderne således

inddrages i den ulønnede orlovsperiode. Omend en

sådan inddragelse også følger af, at perioden netop er

ulønnet, må det anbefales, at dette også indarbejdes i

virksomhedens personalepolitik. Det kan i denne forbindelse

også overvejes at give medarbejderne mulighed

for at bevare goderne i en ulønnet orlovsperiode mod

medarbejderens egen betaling af godet.

2.5 Håndtering af goder ved fratræden

Ved fratræden er udgangspunktet, at medarbejderen

blot skal aflevere sine personalegoder, herunder multimedier,

på fratrædelsestidspunktet.

I hvilket omfang, det er muligt at inddrage multimedier

på et tidligere tidspunkt, vil afhænge af, om disse er

stillet til rådighed som et arbejdsredskab - eksempelvis

en bærbar computer - der er omfattet af multimedieskatten

grundet muligheden for privat brug - eller om

multimediet - eksempelvis fri mobiltelefon - er et personalegode,

der udgør en del af medarbejderens aflønning.

Hvis multimediet alene er stillet til rådighed som et

arbejdsredskab, vil en arbejdsgiver som udgangspunkt

frit kunne inddrage dette under ansættelsen, herunder

under en fritstilling i forbindelse med en opsigelse.

Såfremt multimediet derimod udgør en del af medarbejderens

aflønning, vil inddragelse af godet - eksempelvis

ved fritstilling - forudsætte en aftale herom med

medarbejderen enten i ansættelsesbeviset eller i virksomhedens

personalehåndbog. Medarbejderen vil i

denne forbindelse som udgangspunkt være berettiget til

en økonomisk kompensation svarende til godets skattemæssige

værdi i den resterende del af fritstillingsperiode.

Om det for en arbejdsgiver er fordelagtigt at inddrage

goder i en fritstillingsperiode, eventuelt mod betaling af

kompensation, afhænger blandt andet af, om andre

medarbejdere skal overtage godet, og hvorledes godet

finansieres. Hvis eksempelvis en arbejdsgiver leaser de

multimediegoder, der stilles til rådighed, vil arbejdsgiveren

oftest fortsat være forpligtet til at betale leasingydelsen

til leasingselskabet, hvorfor det i denne situation

oftest vil være økonomisk mest fordelagtig at lade

medarbejderen bevare godet.

Af samme årsag ses det ofte ved finansiering af multimedier

i en bruttolønsordning, hvor leasing ofte anvendes,

at det aftales, at medarbejderne bevarer multimedierne

indtil fratrædelsestidspunktet.


November 2009

3 Vederlagsaftalen

Af advokat Niels Chr. Ellegaard og advokat Henrik Bechgaard

I forbindelse med at medarbejderen vælger at gøre brug af

en bruttolønsordning, skal der indgås en aftale mellem

arbejdsgiver og medarbejder ("vederlagsaftalen"). Vederlagsaftalen

bør ikke blot opfylde de skatte- og ansættelsesretlige

krav, men tillige tage højde for, at der etableres en

aftale mellem parterne om et eller flere goder, som for

medarbejderne på mange måder minder om køb eller leje.

Det er derfor væsentligt at få aftalt vilkår vedrørende levering,

reklamation og support, der afspejler de vilkår og det

serviceniveau, som arbejdsgiveren har opnået i aftalen/aftalerne

med outsourcingpartneren/leverandørerne.

1 Bruttolønsordningens natur

Et af de grundlæggende krav for, at en bruttolønsordning

kan anerkendes skatteretligt, er, at det er arbejdsgiveren,

der bærer den økonomiske risiko for goderne

under bruttolønsordningen. Dette indebærer, at goderne

alene stilles til rådighed for medarbejderen. I forholdet

mellem arbejdsgiveren og medarbejderen er der

således ikke tale om køb på afbetaling eller lignende,

uanset at medarbejderen "betaler" for godet via træk i

sin bruttoløn, og de almindelige forbrugerbeskyttelsesregler

finder derfor ikke anvendelse.

Da arbejdsgiveren skal bære den økonomiske risiko for

goderne, vil arbejdsgiveren ofte have sikret, at medarbejderne

i vidt omfang er beskyttet på mindst samme

niveau, som forbrugerbeskyttelseslovgivningen kræver.

Der er imidlertid ingen regler, der fastlægger serviceniveauet,

og det er derfor op til arbejdsgiveren at fastlægge

dette under hensyntagen til sine aftaler med outsourcingpartneren/leverandørerne.

Det er væsentligt at have bruttolønsordningens natur

for øje i forbindelse med udarbejdelse af vederlagsaftalen.

Vederlagsaftalen er således hverken en købs- eller

lejeaftale. Vederlagsaftalens primære opgave er derimod

at opfylde et skatteretligt krav i forhold til ordningens

gyldighed, da vederlagsaftalen fastsætter det beløb,

som medarbejderen går ned i løn, mod at denne får

stillet et eller flere goder til rådighed.

2 Indgåelse af vederlagsaftalen

Vederlagsaftalen udgør ansættelsesretligt et tillæg til

medarbejderens ansættelseskontrakt. I forhold til ansættelsesbevisloven

har arbejdsgiveren normalt en måned

til at opfylde kravene til medarbejderens ansættelsesbevis.

Da vederlagsaftalen imidlertid primært er

begrundet i opfyldelse af de skattemæssige krav, skal

denne indgås senest samtidigt med, at medarbejderen

får godet stillet til rådighed.

Normalt vil vederlagsaftalen blive indgået i umiddelbar

tilknytning til, at medarbejderen vælger at indtræde i en

bruttolønsordning. Dette vil typisk foregå på den måde,

at medarbejderen via personligt kodeord logger ind på

en dedikeret hjemmeside, hvor medarbejderen kan

både se og "bestille" de tilgængelige produkter.


November 2009

Efter at bestillingen er foretaget, skal medarbejderen

indgå en vederlagsaftale med arbejdsgiveren.

Der er som udgangspunkt ikke noget til hinder for, at

der benyttes en web-baseret procedure i forbindelse

med aftaleindgåelsen, idet der ikke er krav om skriftlighed

eller traditionel underskrift. I forbindelse med en

web-baseret model er det dog vigtigt at være opmærksom

på de faldgruber, der gør sig gældende for digital

aftaleindgåelse, herunder i forhold til medarbejderens

forudgående accept af aftalens vilkår. Eksempelvis skal

det sikres, at medarbejderen rent faktisk er gjort bekendt

med vilkårene, og medarbejderen skal foretage en

aktiv handling for at acceptere disse, inden bestillingen

foretages.

3 Vederlagsaftalens indhold

3.1 Medarbejderens lønnedgang

Vederlagsaftalen skal fastsætte medarbejderens lønnedgang

baseret på værdien af de goder, som medarbejderen

ønsker at få stillet til rådighed.

Der skal være tale om en fremadrettet og reel nedgang i

medarbejderens løn. Det er således ikke muligt at indgå

aftale om lønnedgang med tilbagevirkende kraft - ligesom

et allerede erhvervet krav på løn ikke bagudrettet

kan konverteres til et gode.

Det er endvidere væsentligt at notere sig, at det skatteretligt

kræves, at medarbejderen går ned i løn med det

samme beløb i en hel lønaftaleperiode. Lønreduktionen

må således ikke justeres løbende på baggrund af det

faktiske forbrug af godet. Dette kan give anledning til

problemer i forhold til visse typer af goder - eksempelvis

forbrugsafregnede telefonabonnementer - såfremt der

ikke på forhånd er fastsat et loft over forbruget. Arbejdsgiveren

bør derfor ved tilbud af abonnementer

sikre sig, at der fastlægges et loft, hvis arbejdsgiveren vil

undgå at betale for et uforholdsmæssigt højt forbrug.

For så vidt angår lønaftaleperioden vil denne normalt

være sammenfaldende med kalenderåret, og lønaftaleperioden

vil typisk strække sig over 12, 24 eller 36 måneder

afhængigt af, hvilket gode der er tale om. At lønaftaleperioden

svarer til kalenderåret indebærer blandt

andet, at medarbejdere som ansættes i løbet af et kalenderår,

først vil kunne indtræde i bruttolønsordningen

pr. 1. januar det efterfølgende år.

Kravet om, at lønreduktionen skal gælde i en hel lønaftaleperiode,

betyder samtidig, at ordningens varighed

som hovedregel skal fastsættes til minimum 12 måneder,

se dog punkt 3.6 nedenfor.

3.2 Bestilling og levering af goder

Vederlagsaftalen bør nævne, hvorledes bestilling af

goderne foregår, og hvorledes levering heraf sker. Beskrivelsen

heraf skal svare til det, som arbejdsgiveren har

aftalt med outsourcingpartneren/leverandørerne.

Ligeledes bør det fremgå, hvordan medarbejderen er

stillet i tilfælde af forsinkelse med levering af goderne.

Normalt vil dette blot medføre, at løntrækket udskydes.

3.3 Brugsret

Det kan være forbundet med en vis tvivl hos medarbejderen

i forhold til ejendomsret over godet, der stilles til

rådighed. Som nævnt er medarbejderen ikke ejer af

godet, uanset at denne via sit løntræk reelt betaler for

godet. Desuden kan der være tvivl om den personkreds,

som må anvende godet.

Det bør derfor fremgå af aftalen, at godet er stillet til

rådighed, og således ikke må pantsættes, sælges eller

udlejes. Desuden bør det fremgå, at godet alene må

anvendes af medarbejderen, og at godet ikke må fjernes

fra medarbejderens privatadresse, medmindre dette

følger af godets natur - eksempelvis en mobiltelefon.

3.4 Fejl og mangler ved godet

At arbejdsgiveren bærer den økonomiske risiko for godet,

indebærer at risikoen for fejl og mangler samt forsinkelse

som udgangspunkt påhviler arbejdsgiveren. Der

er dog ikke lovregler, der fastlægger minimumskrav til

serviceniveauet. Det er derfor som ovenfor nævnt væsentligt

at få inkorporeret det serviceniveau, som arbejdsgiveren

har med sine leverandører/outsourcingpartner

i vederlagsaftalen.

Overholdes de aftalte serviceniveauer ikke, er det arbejdsgiveren,

der må reklamere over for outsourcingpartneren

eller leasingselskabet.

Arbejdsgiverens risiko kan normalt minimeres ved, at

arbejdsgiveren tegner en forsikring. Forsikringsudgifter-


November 2009

ne kan arbejdsgiveren som udgangspunkt lade indgå

som en del af medarbejderens bruttolønnedgang, således

at arbejdsgiveren får dækket samtlige udgifter til

godet via medarbejderens bruttoløn. Dog skal det beløb,

der aftales i lønnedgang med medarbejderen, som

nævnt være et på forhånd aftalt beløb, som ikke kan

reguleres i forhold til arbejdsgiverens udgifter, herunder

hvis forsikringspræmien stiger i pris.

3.5 Skattemæssig risiko

Da det er de individuelle forhold hos medarbejderen,

som i høj grad er afgørende for, hvorvidt godet kan

stilles til rådighed for medarbejderen med skattefordel,

vil det være rimeligt, at medarbejderen bærer ansvaret

for, at denne opfylder de skattemæssige krav.

Der må dog opfordres til, at medarbejderne modtager

tilstrækkelig information eller rådgivning til at vurdere,

hvorvidt de opfylder de skattemæssige krav.

3.6 Medarbejderens førtidige, frivillige udtrædelse af

ordningen

Uanset ordningens varighed skal medarbejderen have

mulighed for at bringe ordningen til ophør - eventuelt

med et rimeligt varsel. Det kan formentlig aftales, at

medarbejderen kun kan udtræde af ordningen én gang

årligt, eksempelvis i forbindelse med de årlige lønforhandlinger.

Arbejdsgiveren vil imidlertid i tilfælde af

medarbejderens udtræden af ordningen ofte være bundet

af en underliggende aftale om levering af det pågældende

gode fra et leasingselskab. Denne risiko påhviler

arbejdsgiveren.

Ved ordinært udløb af ordningens løbetid vil det være

muligt at tilbyde medarbejderen at købe det pågældende

gode til markedsværdi, uden at dette medfører beskatning

af medarbejderen. Det kan være forbundet

med en vis vanskelighed at foretage en retvisende værdiansættelse,

men der er praksis, der viser, at medarbejderen

kan købe godet mod betaling af et beløb, der

svarer til en eller to månedlige ydelser, hvis godet har

været til rådighed over en vis periode. Betalingen skal

dog ske via nettolønnen.

Ordningen vil desuden automatisk ophøre i tilfælde af

medarbejderens fratrædelse. Det vil i den situation typisk

være i begge parters interesse, hvis medarbejderen

ved fratræden har mulighed for at købe godet til eje.

Medarbejderens mulighed for at købe godet til eje kan

dog næppe udstrækkes til ved aftale at blive en pligt,

idet dette antageligt vil være i strid med kravet om, at

medarbejderen skal kunne udtræde af ordningen, samt

at arbejdsgiveren skal have risikoen for godet.

Det er også nødvendigt, at parterne i vederlagsaftalen

tager stilling til den situation, at minimumsperioden

ganske vist ikke er udløbet, men hvor arbejdsgiverens

lønudbetaling til medarbejderen ophører for en kortere

eller længere periode. Det kan ske i forbindelse med

barsel, orlov eller ferie uden løn.

I denne situation vil der således ikke være en bruttoløn,

som arbejdsgiveren kan tage sig betalt af. Spørgsmålet

opstår derfor, om arbejdsgiveren i vederlagsaftalen kan

sikre, at medarbejderen fortsat kan benytte godet i den

ulønnede periode, uden at ordningen bringes til ophør -

eller alternativt om der kan aftales en midlertidig afbrydelse

af betalingen og dermed også tilrådighedsstillelsen

af godet. De ansættelsesretlige aspekter af dette er

behandlet i dette nyhedsbrevs artikel om ansættelsesretlige

forhold.

For at undgå at medarbejderne i stort omfang vælger at

træde ud af ordningen med henblik på eventuelt at få

nyere goder, kan der indsættes en begrænsning i vederlagsaftalen,

således at medarbejderen ikke er berettiget

til at vælge tilsvarende gode i en kommende lønaftaleperiode,

såfremt medarbejdere har opsagt en bruttolønsaftale

om et tilsvarende gode.

3.7 Ophør og afbrydelse af ordningen


November 2009

4 Administration af bruttolønsordning - outsourcing

Af advokat Niels Chr. Ellegaard og advokat Henrik Bechgaard

Implementeringen og den løbende administration af en

bruttolønsordning indeholder mange praktiske aspekter,

som spænder fra medarbejderens valg af goder til den

løbende administration af ordningen i forhold til håndtering

af ydelsesleverandører, levering af goder, løntræk,

support ved reklamationer eller fejl, valg af nye goder og

praktiske forhold i forbindelse med ophør af ordningen.

Arbejdsgiverens organisation er typisk ikke rustet til at

varetage disse opgaver, og det vil ofte være uforholdsmæssigt

dyrt at lade arbejdsgiverens egen organisation håndtere

administrationen. Det bør derfor altid overvejes at outsource

administrationen helt eller delvist.

1 Praktiske elementer i en bruttolønsordning

Administrationen af en bruttolønsordning vil normalt

som minimum bestå af følgende praktiske forhold:

• Etablering af ordningen (hvilke goder skal tilbydes,

og skal arbejdsgiveren eje eller lease

disse)

• Indgåelse af vederlagsaftale med medarbejderen

• Medarbejderens valg af goder (medmindre arbejdsgiveren

ensidigt vælger disse)

• Indhentelse af tilbud på de enkelte goder (for

at sikre bedst mulig pris)

• Håndtering af leverandører af goderne

• Sikring af leverance til medarbejderen

• Løbende løntræk (integration med arbejdsgiverens

lønbogholderi)

• Løbende opdatering af udbud af goder

• Hotline (servicefunktion i forhold til medarbejderens

reklamationer, forespørgsler m.v.)

• Forsikring af goderne

• Håndtering ved udløb af aftaleperiode for et

gode (tilbagelevering eller medarbejderens

køb af godet til markedsværdi).

En arbejdsgiver kan vælge at outsource en eller flere af

de nævnte opgaver, hvilket i praksis ofte vil være nødvendigt,

da arbejdsgiveren normalt ikke tidligere har

varetaget sådanne opgaver.

Ligeledes vil medarbejderne ofte forvente et højt serviceniveau

i forhold til de goder, som stilles til rådighed.

2 Nærmere om indholdet af outsourcingsaftalen

2.1 Rollefordeling

Som beskrevet i det skatteretlige indlæg i dette nyhedsbrev,

er et af de grundlæggende krav til en bruttolønsordning,

at det er arbejdsgiveren, som bærer det økonomiske

ansvar for goderne.


November 2009

vederlagsaftalen med medarbejderen. Vederlagsaftalen

vil efter aftale med outsourcingpartneren også kunne

indgås via hjemmesiden.

Anvendes en hjemmeside, skal indholdet og adgang

hertil nærmere fastsættes i outsourcingsaftalen. For så

vidt angår indholdet bør al kommunikation på hjemmesiden

normalt godkendes af arbejdsgiveren, ligesom

arbejdsgiveren løbende bør kunne til- og fravælge de

goder, som tilbydes til medarbejderne. Desuden er det

væsentligt, at outsourcingpartneren garanterer, at

hjemmesiden er tilgængelig (oppetid og svartider).

Arbejdsgiveren skal derfor være ejer af eller leasingtager

i forhold til de goder, som stilles til rådighed for medarbejderen.

En outsourcingpartner må ikke påtage sig

denne rolle. Derimod kan outsourcingpartneren være

ansvarlig for alle øvrige logistik- og administrationsopgaver.

2.2 Outsourcingspartnerens ansvar

Outsourcingpartnerens ydelser vil sædvanligvis kunne

kategoriseres således:

• Administration af ordningen

• "Kundeservice"

• Assistance og integration med arbejdsgiverens

lønbogholderi og IT-funktion

Ordningen vil med fordel kunne udbydes via en dedikeret

hjemmeside, hvortil den enkelte medarbejder får et

unikt log-in. Medarbejderen foretager sin "bestilling" af

goder på denne hjemmeside. Alternativt vil medarbejderen

skriftligt (via bestillingsformular, email eller lignende)

skulle afgive sin bestilling. I forbindelse med

denne bestilling, skal der ligeledes indgås en vederlagsaftale

med medarbejderen, jf. indlægget vedrørende

For så vidt angår support ("kundeservice"), må det anbefales,

at outsourcingpartneren er et "single-point-ofcontact"

for medarbejderne. Det vil sige, at medarbejderen

skal henvende sig samme sted, uanset om der er

problemer med computeren eller mobiltelefonen. Alternativt

skal outsourcingpartneren sikre, at der oprettes

en dedikeret hotline hos de enkelte underleverandører

af goderne, og at telefonnummeret hertil formidles

til medarbejderne. Det anbefales under alle omstændigheder,

at outsourcingaftalen fastslår, at outsourcingpartneren

er ansvarlig for at sikre, at en hotline er til

rådighed for medarbejderen. Endvidere bør der fastlægges

servicemål i forhold til responstid, reparationer og

lignende, således at serviceniveauet i forhold til medarbejderne

kan afstemmes. I forbindelse med fastlæggelse

af rammerne for support er det væsentligt at sikre, at

denne bliver koordineret med arbejdsgiverens egen ITfunktion.

Dette er navnlig relevant i forhold til de applikationer,

som medarbejderen kan tilgå via computer og

mobiltelefon. Denne integration kan sikres ved at aftale

procedurer med outsourcingpartneren, der sikrer, at

denne informeres om servicevinduer og opdateringer,

samt fejl m.v.

Varetages hjemmesiden af en outsourcingpartner, er

det væsentligt at sikre, at der etableres de nødvendige

grænseflader til arbejdsgiverens lønbogholderi, således

at arbejdsgiveren får de oplysninger, som er nødvendige

for at kunne foretage et korrekt løntræk. I den forbindelse

er det væsentligt at sikre, at lønbogholderiet modtager

data i et format, som kan integreres i det eksisterende

lønsystem, samt at outsourcingpartneren er ansvarlig

for, at oplysningerne er korrekte.

2.3 Forholdet til underleverandører

Som nævnt tidligere er det arbejdsgiveren, som skal


November 2009

bære det økonomiske ansvar for de goder, som stilles til

rådighed for medarbejderne. Dette indebærer blandt

andet, at arbejdsgiveren vil have det egentlige, juridiske

aftaleforhold til leverandørerne.

Der er imidlertid intet til hinder for, at outsourcingpartneren

formidler kontakten til de enkelte leverandører,

eller at der indgås en aftale med et leasingselskab, som

herefter vil forestå kontakten med leverandørerne. Ofte

vil outsourcingpartneren på forhånd have aftale med

leverandører eller et leasingselskab, som indebærer, at

arbejdsgiveren kan få andel i storkunderabatter.

Det må forventes, at de fleste arbejdsgivere vil lease de

goder, som stilles til rådighed for medarbejderne. Dette

skyldes, at arbejdsgiveren herved undgår omkostninger

til finansiering, og at arbejdsgiveren næppe er interesseret

i at få goder retur, når medarbejderen ikke længere

ønsker at få stillet disse til rådighed. Outsourcingpartneren

vil sandsynligvis have etableret et samarbejde med

et leasingselskab, hvorfor en eventuel aftale om leasing

ligeledes bør indgå i overvejelserne omkring outsourcing.

Et vigtigt element i trepartsholdet mellem outsourcingpartneren,

arbejdsgiveren og leverandøren/leasinggiveren

er, hvorledes betalingen for leverandørens/leasinggiverens

ydelser skal foregå. Såfremt outsourcingpartneren

har formidlet aftalen mellem arbejdsgiveren

og leverandøren/leasinggiveren anbefales

det, at outsourcingpartneren tillige forestår afregningen

mellem arbejdsgiveren og de enkelte leverandører/leasinggiveren

ved, at outsourcingpartneren hver

måned sender en samlet faktura til arbejdsgiveren. Betaling

til leverandørerne/leasinggiveren sker via løntrækket

hos medarbejderne. I forhold til fakturering er det

væsentligt at aftale, hvorvidt betalingen til leverandøren/leasinggiveren

sker direkte til denne eller gennemfaktureres

af outsourcingpartneren. Sker betaling gennem

outsourcingpartneren, bør det aftales, at dette sker

med frigørende virkning, eller at outsourcingpartneren

stiller bankgaranti for videreformidling af modtagne

beløb.

Desuden bør det aftales, hvilken part der er ansvarlig for

opfyldelse af leverandørens forpligtelser. Da det primære

aftaleforhold vil være mellem arbejdsgiveren og leverandøren/leasinggiveren,

og da outsourcingpartneren

normalt alene fungerer som formidler, vil det normalt

alene være et forhold mellem leverandøren

/leasinggiveren og arbejdsgiveren.

Såfremt outsourcingpartneren tillige er koncernforbundet

med leverandøren/leasinggiveren vil det imidlertid

være oplagt at pålægge outsourcingpartneren yderligere

forpligtelser i forhold til leverandøren/leasinggiveren i

forhold til dennes opfyldelse af sine forpligtelser.

2.4 Persondata

Der vil som regel ske en udlevering af data fra arbejdsgiveren

til outsourcingpartneren vedrørende medarbejdere

omfattet af ordningen. I det omfang, der er tale om

persondata omfattet af persondataloven, vil outsourcingpartneren

fungere som databehandler, hvorfor

dette forhold skal afklares. Der vil som udgangspunkt

ikke være behov for at anmelde outsourcingpartneren til

Datatilsynet, da denne som regel udelukkende vil behandle

oplysninger undtaget af anmeldelsespligten.

Der kan derfor anvendes en ganske standardiseret bestemmelse,

hvorefter outsourcingpartneren blandt

andet er forpligtet til at træffe fornødne tekniske og

organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger, som skal

sikre, at oplysningerne ikke tilintetgøres, misbruges mv.

2.5 Outsourcingpartnerens ansvar for godernes skattemæssige

behandling

Et kardinalpunkt i forhandlingen af en outsourcingaftale

vil ofte være, hvilken part der skal bære ansvaret for, at

goderne kan stilles til rådighed med skattefordel.

Som det fremgår af indlægget vedrørende skat, er omfanget

af de goder, som kan stilles til rådighed med

skattefordel, forbundet med usikkerheder. Desuden vil

det afhænge af den enkelte medarbejders konkrete

forhold, hvorvidt denne er berettiget til at få stillet godet

til rådighed med skattefordel.

Det er derfor forståeligt, at hverken arbejdsgiveren eller

outsourcingpartneren uden videre vil påtage sig ansvaret

for den skattemæssige behandling af goderne.

Såfremt der er tale om en outsourcingpartner, som

tilbyder et færdigt "bruttolønskoncept", må det anses for

mest nærliggende, at denne skal tage ansvaret for, at

goderne generelt set kan tilbydes med skattefordel.

2.6 Retsvirkning af ophør af outsourcingaftalen

Outsourcingaftalen bør nærmere fastlægge rammerne

for ophør af outsourcingaftalen, således at det sikres, at


November 2009

medarbejderne ikke bliver berørt af ophøret. Dette

fordrer blandt andet, at outsourcingpartneren loyalt skal

medvirke til, at leverandørforhold kan opretholdes, og

at outsourcingpartneren skal udlevere alle relevante

informationer til arbejdsgiveren.

3 Forsikring

Behovet for forsikring opstår i to forhold, idet der dels

kan være tale om forsikring af de enkelte goder mod

skader, dels forsikring mod betaling af restsum under

leasingaftale i tilfælde af førtidig indfrielse. I denne

sammenhæng er der behov for at afdække det forhold,

at medarbejderen kan sige op/blive sagt op før udløb af

leasingperioden eller kan fravælge godet under leasingperioden.

En outsourcingpartner vil normalt have kontakt til et

forsikringsselskab, som kan tilbyde disse ydelser, idet

outsourcingpartneren ikke kan forventes selv at tilbyde

disse ydelser.

TILBAGE


November 2009

Kontakt

Jakob Krogsøe

advokat, associeret partner

Skatter og afgifter

jkr@plesner.com

Tina Reissmann

advokat, partner

Arbejds- og ansættelsesret

tre@plesner.com

Niels Chr. Ellegaard

advokat, partner

It og telekommunikation

nce@plesner.com

Henrik Bechgaard

advokat

It og telekommunikation

hbd@plesner.com

Sussi Lillia Skovgaard-Holm

advokat

Arbejds- og ansættelsesret

sls@plesner.com

OM PLESNER. Med 200 jurister og en samlet medarbejderstab på 350 medarbejdere er Plesner et af landets førende internationale advokatfirmaer med specialer inden for alle erhvervs- og

offentligretlige områder. Plesners vision er at være Danmarks bedste advokatfirma - det naturlige valg for enhver dansk og udenlandsk virksomhed med behov for erhvervsjuridisk rådgivning."

Dette nyhedsbrev er kun til generel oplysning og kan ikke erstatte juridisk rådgivning. Plesner påtager sig intet ansvar for tab som følge af fejlagtig information i nyhedsbrevet eller andre forhold i forbindelse hermed.

More magazines by this user
Similar magazines