30.12.2014 Views

VorVærdi - Vordingborg Kommune

VorVærdi - Vordingborg Kommune

VorVærdi - Vordingborg Kommune

SHOW MORE
SHOW LESS

You also want an ePaper? Increase the reach of your titles

YUMPU automatically turns print PDFs into web optimized ePapers that Google loves.

Leder<br />

Vi holder kursen<br />

Skriv<br />

gode breve<br />

Som alle vel ved, indledte vi året med<br />

en kedelig sag, der medførte at kommunaldirektøren<br />

måtte forlade vores<br />

organisation. Der blev skrevet og talt<br />

meget om den sag, og jeg vil blot<br />

tilføje, at vi i direktionen har arbejdet<br />

hårdt for at udfylde den tomme plads,<br />

så vi sammen har kunnet fortsætte den<br />

gode kurs, som vi lagde sidste år.<br />

For os i direktionen har det konkret<br />

betydet, at vi har fordelt nogle opgaver<br />

mellem os, og at jeg er indtrådt<br />

som konstitueret kommunaldirektør.<br />

Hvordan organiseringen skal se ud<br />

på længere sigt, er en afgørelse, som<br />

kommunalbestyrelsen træffer på et<br />

senere tidspunkt.<br />

Vores store ambitiøse projekt med at få<br />

alle ledere og medarbejdere på kursus<br />

i værdibaseret samarbejde kører efter<br />

planen. I januar og februar har alle<br />

ledere været på et 2-dages kursus.<br />

Som I kan læse her i bladet, er vi vendt<br />

tilbage til vores lokale arbejdspladser<br />

med mange gode ideer til, hvordan alle<br />

kan arbejde videre med værdierne, så<br />

vi sammen skaber et fælles fundament<br />

for det fremtidige arbejde.,<br />

Nu er det alle medarbejderes tur til at<br />

komme på kursus. De første er allerede<br />

startet i februar måned, og kurserne<br />

fortsætter frem til og med december i år.<br />

VorNyt marts 2008<br />

Ansvh. redaktør: Konst. kommunaldirektør Søren Hovmand<br />

Redaktion: Thomas Uhlenfeldt, Anette Nøddelund og<br />

John Nielsen, alle fra Kommunikationsafdelingen,<br />

og Jette Nielsen fra HR-afdelingen.<br />

Layout og grafi sk produktion: Pihl - grafi sk design<br />

Trykkeri: Grafi kom A/S.<br />

Trykt på Svanemærket, Cyclusoffset papir.<br />

Oplag: 4.300 stk.<br />

Allerede på det tidspunkt skulle vi gerne,<br />

både som medarbejdere og ledere,<br />

kunne mærke forandringens vinde i<br />

positiv forstand blæse over vores fælles<br />

arbejdsplads: <strong>Vordingborg</strong> <strong>Kommune</strong>.<br />

Men det er først, når vi gør det, som<br />

værdierne udtrykker, på rygmarven<br />

– og i tale og handling (og uden at<br />

tænke konkret på værdierne) - at vi har<br />

skabt en samarbejdslinje, som udtrykker<br />

vores gensidige forventninger til det<br />

at være med i denne organisation.<br />

Fra dette nummer af har vi også indført<br />

lidt nyt: I VorNyt vil det være muligt at<br />

komme med synspunkter eller debatoplæg<br />

i form af læserindlæg. Vi vil<br />

gerne invitere til en konstruktiv dialog,<br />

hvor der er plads til både ris og ros<br />

– givet i en god tone. Begge dele er til<br />

gavn for udviklingen af vores kommune<br />

som arbejdssted og organisation.<br />

Jeg ønsker samtidig alle et rigtigt dejligt<br />

forår.<br />

Bestilling af VorNyt kan ske hos Lone Hantsøe<br />

på tlf. 55 36 27 07<br />

Søren Hovmand<br />

Du kan være med til at præge bladets indhold:<br />

Skriv et indlæg eller kom med idéer til artikler.<br />

Sidste frist for forslag til næste nr. er den 1. maj 2008.<br />

Kontakt redaktionen på kommunikation@vordingborg.dk<br />

eller tlf. 55 36 27 14 eller 55 36 27 13.<br />

Næste nummer forventes at udkomme i juni 2008.<br />

Vi skriver mange breve i kommunen<br />

- og til mange forskellige modtagere.<br />

Nogle gange er brevet lige i øjet:<br />

Modtageren forstår budskabet med<br />

det samme og føler sig også venligt<br />

behandlet. Andre gange har modtageren<br />

store problemer med at forstå<br />

budskabet eller bliver stødt over<br />

tonen i brevet.<br />

Et godt brev er let at læse, nemt at<br />

forstå og har et indhold, der retter sig<br />

mod modtageren.<br />

Hvad skal der til for at skrive det gode<br />

brev Det får du nogle idéer til her.<br />

Sæt dig i modtagerens sted<br />

Ofte kender vi en del til modtageren<br />

som person eller som type. Prøv at<br />

forestille dig, hvad netop din modtager<br />

har brug for i brevet. Er det en fagperson,<br />

kan du godt bruge fagudtryk.<br />

Derimod skal en almindelig borger have<br />

et brev uden fagudtryk og indforståede<br />

vendinger.<br />

Er det en længe ventet afgørelse, du<br />

sender, skal modtageren nok tage sig<br />

tid til at læse det hele, mens et fællesbrev<br />

til fortravlede forældre skal holdes<br />

kort og klart.<br />

Skriv venligt<br />

En af kommunens værdier er respekt.<br />

Den værdi kan vi gøre konkret blandt<br />

andet ved at skrive i en venlig tone,<br />

bruge ord, som modtageren kan forstå,<br />

og skrive så det passer ind i den<br />

konkrete sammenhæng. Derved kan<br />

modtageren føle sig fair og professionelt<br />

behandlet, uanset hvad budskabet<br />

er.<br />

Brug du og vi<br />

Husk at skrive ”du” eller ”I” til borgerne.<br />

Som afsender kan du skrive ”<strong>Vordingborg</strong><br />

<strong>Kommune</strong>” og ”vi”. Dette er<br />

vedtaget i kommunikationspolitikken og<br />

hjælper til at gøre dit brev nærværende<br />

for modtageren.<br />

Rækkefølgen skal hjælpe læseren<br />

Se på dig selv som læserens guide, og<br />

tænk på at give læseren overblikket.<br />

• Vælg en sigende overskrift, der rummer<br />

brevets hovedbudskab.<br />

• Start med en indledning, der viser,<br />

hvad dit brev handler om. Husk også<br />

at nævne, hvorfor du skriver. For<br />

eksempel: ”Som vi aftalte i telefonen,<br />

sender jeg …” eller ”Der er kommet<br />

nye regler om … Derfor skal du som<br />

forælder være opmærksom på …”.<br />

• Skriv oplysningerne i brevet i den<br />

rækkefølge, som modtageren har<br />

brug for dem. Ofte vil læseren først<br />

og fremmest være interesseret i konklusionen,<br />

eller hvad de skal gøre.<br />

• Afslut venligt og imødekommende.<br />

Fortæl hvad der videre sker, eller<br />

hvad modtageren selv kan foretage<br />

sig nu. Skriv, hvis modtageren kan<br />

kontakte dig: ”Har du spørgsmål til<br />

vores afgørelse, er du velkommen til<br />

at kontakte mig på telefon …”.<br />

Ord skal være til at forstå<br />

Brug så konkrete og nemme udtryk<br />

som muligt. Måske vil det hjælpe dig<br />

at tænke på, hvis du skulle fortælle det<br />

samme mundtligt til en fra din familie.<br />

Undgå<br />

• Sammensatte eller unødigt komplicerede<br />

ord. For eksempel er ”skaffe”<br />

bedre end ”tilvejebringe”. Se fl ere<br />

eksempler i boksen nederst på siden.<br />

• Fagudtryk. De gør teksten svær<br />

at læse for en almindelig borger.<br />

Eksempler: Pædagogisk relationsarbejde,<br />

recipienter, dagpengerefusion.<br />

• Passive ord. Det vil sige ord, der ender<br />

på -s, -else eller -ing. Det er især<br />

disse ord, der gør sproget støvet<br />

og får indholdet til at virke svært og<br />

uvedkommende. For eksempel er ”Vi<br />

skønner …” bedre end ”Det skønnes<br />

…”, fordi læseren kan forstå, hvem<br />

det drejer sig om.<br />

Støv sproget af og skriv aktivt og nærværende!<br />

I stedet for<br />

Skriv<br />

Der bør udføres …<br />

I bør udføre …<br />

Orientering om betaling af …<br />

Sådan betaler du …<br />

Det vurderes, at …<br />

Vi vurderer, at …<br />

Indmeldelse af et barn sker ved at … Du kan melde dit barn ind ved at …<br />

Brug standardbreve optimalt<br />

Hvis I bruger standarder til bestemte<br />

typer af breve, er det vigtigt at tilrette<br />

brevet til den konkrete modtager.<br />

Hent hjælp og sparring<br />

Husk at et brev altid bliver bedre, hvis en<br />

anden har kigget på det. Den ekstra tid<br />

kan hurtigt være sparet ved, at modtageren<br />

ikke behøver at ringe for at få brevet<br />

forklaret. Brug derfor dine kolleger til at<br />

komme med gode forslag – eller endnu<br />

bedre: Prøv det af på en, der ligner din<br />

modtager. For eksempel kan en kollega<br />

fra en anden afdeling måske bedre fange<br />

fagudtrykkene, end I selv kan.<br />

Skal dit brev sendes ud til en stor<br />

gruppe af modtagere, kan du bede os i<br />

Kommunikationsafdelingen om at gennemgå<br />

dit udkast.<br />

Du kan læse mere om at skrive i<br />

retningslinjerne for skriftligt sprog. De<br />

ligger på intranettet under Kommunikation<br />

og kan også fås, hvis du kontakter<br />

Kommunikationsafdelingen.<br />

Anette Nøddelund<br />

Kommunikationsafdelingen<br />

Drop de svære ord!<br />

I stedet for<br />

Skriv<br />

borteliminere fjerne<br />

beliggende<br />

ligger<br />

fremsende<br />

sende<br />

hosliggende<br />

vedlagt<br />

lokalitet<br />

sted<br />

vedrørende<br />

om<br />

anmode<br />

bede om<br />

Du kan sikkert selv fi nde mange fl ere!<br />

2 3

Hooray! Your file is uploaded and ready to be published.

Saved successfully!

Ooh no, something went wrong!