VorVærdi - Vordingborg Kommune
VorVærdi - Vordingborg Kommune
VorVærdi - Vordingborg Kommune
You also want an ePaper? Increase the reach of your titles
YUMPU automatically turns print PDFs into web optimized ePapers that Google loves.
Leder<br />
Vi holder kursen<br />
Skriv<br />
gode breve<br />
Som alle vel ved, indledte vi året med<br />
en kedelig sag, der medførte at kommunaldirektøren<br />
måtte forlade vores<br />
organisation. Der blev skrevet og talt<br />
meget om den sag, og jeg vil blot<br />
tilføje, at vi i direktionen har arbejdet<br />
hårdt for at udfylde den tomme plads,<br />
så vi sammen har kunnet fortsætte den<br />
gode kurs, som vi lagde sidste år.<br />
For os i direktionen har det konkret<br />
betydet, at vi har fordelt nogle opgaver<br />
mellem os, og at jeg er indtrådt<br />
som konstitueret kommunaldirektør.<br />
Hvordan organiseringen skal se ud<br />
på længere sigt, er en afgørelse, som<br />
kommunalbestyrelsen træffer på et<br />
senere tidspunkt.<br />
Vores store ambitiøse projekt med at få<br />
alle ledere og medarbejdere på kursus<br />
i værdibaseret samarbejde kører efter<br />
planen. I januar og februar har alle<br />
ledere været på et 2-dages kursus.<br />
Som I kan læse her i bladet, er vi vendt<br />
tilbage til vores lokale arbejdspladser<br />
med mange gode ideer til, hvordan alle<br />
kan arbejde videre med værdierne, så<br />
vi sammen skaber et fælles fundament<br />
for det fremtidige arbejde.,<br />
Nu er det alle medarbejderes tur til at<br />
komme på kursus. De første er allerede<br />
startet i februar måned, og kurserne<br />
fortsætter frem til og med december i år.<br />
VorNyt marts 2008<br />
Ansvh. redaktør: Konst. kommunaldirektør Søren Hovmand<br />
Redaktion: Thomas Uhlenfeldt, Anette Nøddelund og<br />
John Nielsen, alle fra Kommunikationsafdelingen,<br />
og Jette Nielsen fra HR-afdelingen.<br />
Layout og grafi sk produktion: Pihl - grafi sk design<br />
Trykkeri: Grafi kom A/S.<br />
Trykt på Svanemærket, Cyclusoffset papir.<br />
Oplag: 4.300 stk.<br />
Allerede på det tidspunkt skulle vi gerne,<br />
både som medarbejdere og ledere,<br />
kunne mærke forandringens vinde i<br />
positiv forstand blæse over vores fælles<br />
arbejdsplads: <strong>Vordingborg</strong> <strong>Kommune</strong>.<br />
Men det er først, når vi gør det, som<br />
værdierne udtrykker, på rygmarven<br />
– og i tale og handling (og uden at<br />
tænke konkret på værdierne) - at vi har<br />
skabt en samarbejdslinje, som udtrykker<br />
vores gensidige forventninger til det<br />
at være med i denne organisation.<br />
Fra dette nummer af har vi også indført<br />
lidt nyt: I VorNyt vil det være muligt at<br />
komme med synspunkter eller debatoplæg<br />
i form af læserindlæg. Vi vil<br />
gerne invitere til en konstruktiv dialog,<br />
hvor der er plads til både ris og ros<br />
– givet i en god tone. Begge dele er til<br />
gavn for udviklingen af vores kommune<br />
som arbejdssted og organisation.<br />
Jeg ønsker samtidig alle et rigtigt dejligt<br />
forår.<br />
Bestilling af VorNyt kan ske hos Lone Hantsøe<br />
på tlf. 55 36 27 07<br />
Søren Hovmand<br />
Du kan være med til at præge bladets indhold:<br />
Skriv et indlæg eller kom med idéer til artikler.<br />
Sidste frist for forslag til næste nr. er den 1. maj 2008.<br />
Kontakt redaktionen på kommunikation@vordingborg.dk<br />
eller tlf. 55 36 27 14 eller 55 36 27 13.<br />
Næste nummer forventes at udkomme i juni 2008.<br />
Vi skriver mange breve i kommunen<br />
- og til mange forskellige modtagere.<br />
Nogle gange er brevet lige i øjet:<br />
Modtageren forstår budskabet med<br />
det samme og føler sig også venligt<br />
behandlet. Andre gange har modtageren<br />
store problemer med at forstå<br />
budskabet eller bliver stødt over<br />
tonen i brevet.<br />
Et godt brev er let at læse, nemt at<br />
forstå og har et indhold, der retter sig<br />
mod modtageren.<br />
Hvad skal der til for at skrive det gode<br />
brev Det får du nogle idéer til her.<br />
Sæt dig i modtagerens sted<br />
Ofte kender vi en del til modtageren<br />
som person eller som type. Prøv at<br />
forestille dig, hvad netop din modtager<br />
har brug for i brevet. Er det en fagperson,<br />
kan du godt bruge fagudtryk.<br />
Derimod skal en almindelig borger have<br />
et brev uden fagudtryk og indforståede<br />
vendinger.<br />
Er det en længe ventet afgørelse, du<br />
sender, skal modtageren nok tage sig<br />
tid til at læse det hele, mens et fællesbrev<br />
til fortravlede forældre skal holdes<br />
kort og klart.<br />
Skriv venligt<br />
En af kommunens værdier er respekt.<br />
Den værdi kan vi gøre konkret blandt<br />
andet ved at skrive i en venlig tone,<br />
bruge ord, som modtageren kan forstå,<br />
og skrive så det passer ind i den<br />
konkrete sammenhæng. Derved kan<br />
modtageren føle sig fair og professionelt<br />
behandlet, uanset hvad budskabet<br />
er.<br />
Brug du og vi<br />
Husk at skrive ”du” eller ”I” til borgerne.<br />
Som afsender kan du skrive ”<strong>Vordingborg</strong><br />
<strong>Kommune</strong>” og ”vi”. Dette er<br />
vedtaget i kommunikationspolitikken og<br />
hjælper til at gøre dit brev nærværende<br />
for modtageren.<br />
Rækkefølgen skal hjælpe læseren<br />
Se på dig selv som læserens guide, og<br />
tænk på at give læseren overblikket.<br />
• Vælg en sigende overskrift, der rummer<br />
brevets hovedbudskab.<br />
• Start med en indledning, der viser,<br />
hvad dit brev handler om. Husk også<br />
at nævne, hvorfor du skriver. For<br />
eksempel: ”Som vi aftalte i telefonen,<br />
sender jeg …” eller ”Der er kommet<br />
nye regler om … Derfor skal du som<br />
forælder være opmærksom på …”.<br />
• Skriv oplysningerne i brevet i den<br />
rækkefølge, som modtageren har<br />
brug for dem. Ofte vil læseren først<br />
og fremmest være interesseret i konklusionen,<br />
eller hvad de skal gøre.<br />
• Afslut venligt og imødekommende.<br />
Fortæl hvad der videre sker, eller<br />
hvad modtageren selv kan foretage<br />
sig nu. Skriv, hvis modtageren kan<br />
kontakte dig: ”Har du spørgsmål til<br />
vores afgørelse, er du velkommen til<br />
at kontakte mig på telefon …”.<br />
Ord skal være til at forstå<br />
Brug så konkrete og nemme udtryk<br />
som muligt. Måske vil det hjælpe dig<br />
at tænke på, hvis du skulle fortælle det<br />
samme mundtligt til en fra din familie.<br />
Undgå<br />
• Sammensatte eller unødigt komplicerede<br />
ord. For eksempel er ”skaffe”<br />
bedre end ”tilvejebringe”. Se fl ere<br />
eksempler i boksen nederst på siden.<br />
• Fagudtryk. De gør teksten svær<br />
at læse for en almindelig borger.<br />
Eksempler: Pædagogisk relationsarbejde,<br />
recipienter, dagpengerefusion.<br />
• Passive ord. Det vil sige ord, der ender<br />
på -s, -else eller -ing. Det er især<br />
disse ord, der gør sproget støvet<br />
og får indholdet til at virke svært og<br />
uvedkommende. For eksempel er ”Vi<br />
skønner …” bedre end ”Det skønnes<br />
…”, fordi læseren kan forstå, hvem<br />
det drejer sig om.<br />
Støv sproget af og skriv aktivt og nærværende!<br />
I stedet for<br />
Skriv<br />
Der bør udføres …<br />
I bør udføre …<br />
Orientering om betaling af …<br />
Sådan betaler du …<br />
Det vurderes, at …<br />
Vi vurderer, at …<br />
Indmeldelse af et barn sker ved at … Du kan melde dit barn ind ved at …<br />
Brug standardbreve optimalt<br />
Hvis I bruger standarder til bestemte<br />
typer af breve, er det vigtigt at tilrette<br />
brevet til den konkrete modtager.<br />
Hent hjælp og sparring<br />
Husk at et brev altid bliver bedre, hvis en<br />
anden har kigget på det. Den ekstra tid<br />
kan hurtigt være sparet ved, at modtageren<br />
ikke behøver at ringe for at få brevet<br />
forklaret. Brug derfor dine kolleger til at<br />
komme med gode forslag – eller endnu<br />
bedre: Prøv det af på en, der ligner din<br />
modtager. For eksempel kan en kollega<br />
fra en anden afdeling måske bedre fange<br />
fagudtrykkene, end I selv kan.<br />
Skal dit brev sendes ud til en stor<br />
gruppe af modtagere, kan du bede os i<br />
Kommunikationsafdelingen om at gennemgå<br />
dit udkast.<br />
Du kan læse mere om at skrive i<br />
retningslinjerne for skriftligt sprog. De<br />
ligger på intranettet under Kommunikation<br />
og kan også fås, hvis du kontakter<br />
Kommunikationsafdelingen.<br />
Anette Nøddelund<br />
Kommunikationsafdelingen<br />
Drop de svære ord!<br />
I stedet for<br />
Skriv<br />
borteliminere fjerne<br />
beliggende<br />
ligger<br />
fremsende<br />
sende<br />
hosliggende<br />
vedlagt<br />
lokalitet<br />
sted<br />
vedrørende<br />
om<br />
anmode<br />
bede om<br />
Du kan sikkert selv fi nde mange fl ere!<br />
2 3