04.01.2015 Views

Økonomistyringsmanual

Økonomistyringsmanual

Økonomistyringsmanual

SHOW MORE
SHOW LESS

You also want an ePaper? Increase the reach of your titles

YUMPU automatically turns print PDFs into web optimized ePapers that Google loves.

FORORD<br />

Denne økonomistyringsmanual beskriver Aalborg Universitets (AAU)<br />

økonomistyringsmodel, der skal sikre en ensartet, sammenhængende og gennemsigtig<br />

økonomistyring på AAU.<br />

Krav og ønsker om en forbedret økonomistyring kommer fra såvel AAU’s bestyrelse og<br />

ledelse som fra institutionsrevisor. Derfor har der gennem en længere periode været<br />

arbejdet på en række forslag med henblik på at skabe en mere rationel og effektiv<br />

økonomistyring på AAU – herunder en ændret organisation omkring varetagelsen af den<br />

samlede økonomiregistrering og – rapportering.<br />

Økonomistyringsmanualen er et delresultat af dette arbejde.<br />

Desuden har arbejdet resulteret i oprettelsen af 4 økonomicentre, som skal forestå den<br />

løbende økonomistyring på hovedområde-, institut-, og studienævnsniveau.<br />

Økonomistyringsmanualen skal fungere som en samlet indgang til økonomistyringen på<br />

AAU. Det er afgørende at alle medarbejdere, der har med økonomiopgaver at gøre, har<br />

viden om de generelle principper for god økonomistyring på AAU.<br />

Økonomistyringsmanualen omfatter de mere overordnede mål og bagrund for<br />

økonomistyringen såvel som detaljeret beskrivelse af hvordan registreringer m.v.<br />

foretages og med eksempler, som brugerne kan støtte sig til. Ikke alle elementer af<br />

manualen vil være aktuelle i dagligdagen og derfor bør indholdsfortegnelsen anvendes<br />

som læsevejledning.<br />

Økonomiafdelingen har ansvaret for, at manualen løbende vedligeholdes. Manualen er<br />

placeret på universitetets hjemmeside og vedligeholdelsen finder sted ved rettelser heri.<br />

Væsentlige rettelser/tilføjelser vil blive offentliggjort internt i organisationen.


INDHOLDSFORTEGNELSE<br />

1 Formål, afgrænsning og rammebetingelser.........................1<br />

1.1 Krav og rammebetingelser i forhold til universitetets<br />

økonomistyring ............................................................................................................. 2<br />

1.2 Målgruppe for økonomistyringsmanualen............................................................... 4<br />

1.3 Afgrænsning og præcisering af særlige forhold...................................................... 4<br />

2 AAU’s organisation ..................................................................6<br />

2.1 Ansvar og kompetencefordeling ............................................................................... 6<br />

2.2 De obligatoriske niveauer........................................................................................... 7<br />

2.3 Økonomi- og projektcentre ...................................................................................... 9<br />

2.4 Økonomicentrenes funktion....................................................................................10<br />

2.5 Økonomicentrenes arbejdsopgaver.......................................................................11<br />

2.6 Controllerfunktion.....................................................................................................12<br />

3 Udarbejdelse af universitetets indtægtsramme .................13<br />

3.1 Budgettets faser ..........................................................................................................13<br />

4 Driftsbudgettering ..................................................................17<br />

4.1 Driftsbudget.................................................................................................................17<br />

4.2 Budgetkrav til de enkelte niveauer.........................................................................19<br />

4.3 Budgettering af løn .....................................................................................................21<br />

4.4 Budgettering af ekstern virksomhed......................................................................22<br />

4.5 Investerings- og afskrivningsbudgetter ..................................................................25<br />

5 Registrering.............................................................................29<br />

5.1 Kontoplan.....................................................................................................................29<br />

5.2 Periodisering................................................................................................................32<br />

5.3 Investeringer og afskrivninger..................................................................................33<br />

5.4 Donationer...................................................................................................................37<br />

6 Budgetopfølgning og økonomirapportering ......................38<br />

6.1 Afvigelseskriterier i AAU´s økonomistyring ........................................................38<br />

6.2 Periodeopfølgning på projekter...............................................................................41<br />

7 Systemunderstøttelse ved budgetopfølgning ....................43<br />

8 Ledelsesrapportering ............................................................45<br />

8.1 Periodeopfølgning, estimat og årsafslutning .........................................................45<br />

9 Kompetenceudvikling...........................................................49<br />

9.1 Kurser der udbydes af ØA.......................................................................................49<br />

10 Bilagsoversigt .........................................................................50<br />

Bilag 1 Økonomicentrenes arbejdsopgaver...................................51<br />

1.1 Økonomicentrenes opgaver ....................................................................................51


Bilag 2 Budgeteksempler ..................................................................54<br />

Bilag 3 Qlik View eksempler .............................................................60<br />

Bilag 4 Tidsfrister for perioderegnskab, etstimat og<br />

årsregnskab ...........................................................................62<br />

4.1 Tidsfrister for perioderegnskabsaflæggelse ..........................................................62<br />

4.2 Tidsfrister for udarbejdelse af estimat...................................................................64<br />

4.3 Tidsfrister vedrørende årsregnskabsaflæggelsen.................................................64<br />

Bilag 5 Artskontofordeling .................................................................67<br />

Bilag 6 Værktøjer og ØSS’ens rapportmuligheder..........................71<br />

6.1 Værktøjer .....................................................................................................................71<br />

6.2 ØSS-rapporter.............................................................................................................72<br />

6.3 Projektrapporter ........................................................................................................73<br />

Bilag 7 Årshjul .....................................................................................74<br />

7.1 Januar.............................................................................................................................74<br />

7.2 Februar..........................................................................................................................75<br />

7.3 Marts..............................................................................................................................76<br />

7.4 April ...............................................................................................................................77<br />

7.5 Maj..................................................................................................................................78<br />

7.6 Juni..................................................................................................................................79<br />

7.7 Juli...................................................................................................................................80<br />

7.8 August ...........................................................................................................................81<br />

7.9 September ....................................................................................................................82<br />

7.10 Oktober........................................................................................................................83<br />

7.11 November ....................................................................................................................84<br />

7.12 December.....................................................................................................................85<br />

Bilag 8<br />

Hotline.....................................................................................86


1 FORMÅL, AFGRÆNSNING OG<br />

RAMMEBETINGELSER<br />

Formålet med universitets økonomistyring er at sikre:<br />

• At de tilkomne økonomiske midler anvendes i overensstemmelse med<br />

univesitetets mål.<br />

• At ”produktionen” af universitetets ydelser sker så effektivt som muligt.<br />

• At der skabes en øget gennemsigtighed via en enstrenget og ensartet<br />

budgetstruktur.<br />

• Effektiv og rettidig økonomirapportering.<br />

God økonomistyring forudsætter en ensartet registrering af både budgetter og det<br />

løbende forbrug. Denne registrering sker ud fra kontoplanen, som er den<br />

registreringsramme, der binder universitetets økonomi sammen. Udover at beskrive de<br />

generelle principper for god økonomistyring på AAU, gennemgår<br />

økonomistyringsmanualen faserne omkring budgettering, registrering, opfølgning og<br />

regnskabsaflæggelse.<br />

Økonomistyringsmanualen skal medvirke til en samlet forståelsesramme for de daglige<br />

brugere og er sammen med årshjulet et redskab til at understøtte de daglige opgaver på<br />

økonomiområdet.<br />

Manualen fokuserer på sammenhængen i økonomistyringen og vejledning i de dertil<br />

knyttede elementer. Fokus er rettet mod at sikre den nødvendige finansielle styring, at<br />

opstille procedurer for budgetlægning og opfølgning samt at identificere<br />

budgetparametre og afvigelseskriterier.<br />

Den overordnede struktur i økonomistyringsmanualen er baseret på en logisk<br />

rækkefølge i løbet af året. Udgangspunktet er budgetlægningen, herefter<br />

registreringsdelen og en løbende sammenholdelse af budget- og regnskab<br />

(budgetopfølgning), sidst berøres regnskabsaflæggelsen (perioderegnskaber og<br />

årsregnskabet).<br />

1 | Side


Figur 1.1 - Årets gang<br />

Styringsgrundlag<br />

budget<br />

Regnskabsudarbejdelse/<br />

rapportering<br />

Registrering<br />

regnskab<br />

Sammenholdelse af<br />

budget og regnskab<br />

Der henvises i øvrigt til det detaljerede årshjul i Bilag 7.<br />

Blanketter, vejledninger, øvrige instrukser mv. er tilgængelige via<br />

økonomiafdelingens hjemmeside www.okonimi.adm.aau.dk<br />

www.okonomi.adm.aau.dk<br />

1.1 KRAV OG RAMMEBETINGELSER I FORHOLD TIL<br />

UNIVERSITETETS ØKONOMISTYRING<br />

Fælles for alle økonomiregler er, at de bygger på det overordnede regelsæt, som<br />

universitetet er underlagt, dvs. først og fremmest Universitetsloven. Ifølge<br />

Universitetsloven er universiteterne ”selvejende institutioner inden for den offentlige<br />

forvaltning”. For økonomistyringen betyder det, at universitetet er underlagt alle de<br />

regler, der gælder for statens institutioner med de undtagelser, der er fastsat i<br />

Universitetsloven og Ministeriet for Videnskab, Teknologi og Udviklings Bekendtgørelse<br />

om tilskud og regnskab m.v. ved universiteterne.<br />

De vigtigste af de generelle regler er Lov om statens regnskabsvæsen m.v., Lov om<br />

revision af statens regnskaber, Finansministeriets Budgetvejledning og Økonomisk<br />

Administrative Vejledning med tilknyttede og cirkulærer og vejledninger samt statens<br />

overenskomster.<br />

Universitetet er desuden underlagt Ministeriet for Videnskab, Teknologi og Udviklings<br />

myndighedskrav vedr. optælling af STÅ (studenterårsværk) m.v. Endelig skal<br />

2 | Side


universitetets regler og praksis leve op til såvel institutionsrevisors krav, samt de krav<br />

som rigsrevisionen måtte stille.<br />

1.1.1 Eksterne krav til universitetets økonomistyring<br />

Universitetet skal kunne levere dokumentation for sit samlede forbrug af såvel statslige<br />

midler som ikke-statslige midler. Det sker bl.a. via regnskabsaflæggelse til universitetets<br />

ressortministerium, Ministeriet for Videnskab, Teknologi og Udvikling (VTU), og dermed<br />

til Folketing og offentlighed. Regnskaberne skal endvidere leve op til forskellige<br />

lovgivningskrav, jf. ovenstående. På samme måde skal universitetet kunne levere<br />

regnskaber til andre eksterne interessenter og tilskuds/bevillingsgivere i<br />

overensstemmelse med gældende love og regler. Det kan være forskningsrådene, EU<br />

eller private fonde, som har ydet tilskud til et projekt.<br />

Med disse eksterne krav er det ikke tilstrækkeligt med en ren finansiel styring, hvor<br />

regnskabet viser, at de ca. 1,6 mia. kr. universitetet havde til rådighed ved årets start er<br />

blevet brugt. Universitetet skal kunne forklare, til hvilke formål de er anvendt og på<br />

hvilke felter, det er blevet henholdsvis bedre og ringere end forventet i forhold til de<br />

opstillede målsætninger. Rigsrevisionen har derfor også stillet krav om, at der udarbejdes<br />

egentlige budgetter for de forskellige aktiviteter og at der budgetteres for alle midler<br />

(ordinære såvel som eksterne) på alle budgetniveauer (institut, fakultet og universitet).<br />

1.1.2 Interne krav og ønsker til universitetets økonomistyring<br />

De interne krav til universitetets økonomistyring er bl.a., at bestyrelsen skal godkende et<br />

samlet budget for universitetet. Bestyrelsen skal derfor have et samlet og gennemsigtigt<br />

billede af universitetets økonomi for at kunne formulere mål og strategier på et<br />

kvalificeret grundlag. Der skal derfor planlægges (budgetteres), regnskabsregistreres,<br />

rapporteres og frem for alt følges op på en ensartet måde således, at vore aktiviteter<br />

bliver korrekt økonomisk afspejlet.<br />

I forlængelse heraf har det været et ønske, at alt budget- og regnskabsmateriale er så<br />

ensartet, at det bliver muligt dels at sammenligne oplysninger indenfor eller på tværs af<br />

fakulteter, og dels at kunne aggregere tal fra institutniveau og op på universitetsniveau<br />

via fakultetsniveauet. Dette fordrer en stringent og ensartet registrering af budgetter og<br />

forbrug på alle universitetets enheder.<br />

Derudover har der gennem flere år været ønsker om en bedre systemunderstøttelse af<br />

den decentrale økonomistyring. Andre ønsker har gået på nye og bedre<br />

rapportredskaber samt mulighed for at budgettere og følge op på lønomkostninger<br />

løbende.<br />

I stedet for at de enkelte budgetenheder i dag har forskellige egenudviklede systemer,<br />

har ønsket været at få en fælles systemunderstøttelse af universitetets økonomistyring.<br />

Det vil gøre universitetets økonomi mere gennemsigtig for både ledelse og<br />

administration.<br />

Ovenstående krav og ønsker er forsøgt afdækket via AAU’s økonomistyring, som er<br />

beskrevet i denne manual.<br />

3 | Side


1.2 MÅLGRUPPE FOR ØKONOMISTYRINGSMANUALEN<br />

Økonomistyringsmanualen fungerer som fundament og omfatter baggrundsviden for de<br />

efterfølgende operationelle faser (budgettering/opfølgning mv.). Den henvender sig i<br />

princippet til alle medarbejdere med økonomiopgaver og -ansvar på universitetet, men<br />

primært til:<br />

• Ledere<br />

• Medarbejdere tilknyttet økonomicentre<br />

• Medarbejdere tilknyttet projektcentre<br />

• Bevillingshavere af eksternt finansierede midler<br />

1.3 AFGRÆNSNING OG PRÆCISERING AF SÆRLIGE FORHOLD<br />

I forbindelse med udarbejdelse af de generelle retningslinier for økonomistyringen på<br />

universitetet er der foretaget en række afgrænsninger. Disse afgrænsninger samt<br />

præcisering af særlige forhold fremgår af punkterne herunder.<br />

• Budgetmæssigt arbejdes med ét budget årligt – det vil sige, at der ikke sker<br />

budgetrevisioner i årets løb, men alene udmeldinger fra universitetsniveau, når<br />

væsentlige forudsætninger for den budgetterede indtægtsramme ændres.<br />

Dette er begrundet i, at det skønnes vigtigt, at det oprindelige budget som<br />

godkendt af bestyrelsen, bliver fastholdt som det kendte styringsgrundlag gennem<br />

hele budgetperioden.<br />

Herved undgår man, at fokus fjernes fra den strategi, der var forudsætningen for<br />

de økonomiske mål, der blev lagt.<br />

• Budget og opfølgningsrapportering udarbejdes tertialvis, således:<br />

• 1/1 – 30/4 - benævnt periode 1<br />

• 1/5 – 31/8 - benævnt periode 2<br />

• 1/9 – 31/12 - benævnt periode 3<br />

• Manualen tager ikke stilling til eventuel yderligere detaljering, der kan anvendes<br />

ved budgettering på hovedområdeniveau og institutniveau, udover de skematiske<br />

krav der fremgår af manualen. Det vil være op til økonomicentrene, at opfylde<br />

individuelle krav og ønsker der måtte være til budgettering og rapportering.<br />

• Når budgetbegrebet anvendes i manualen, omfatter dette alene resultatbudget.<br />

Herudover skal der på niveau 2 udarbejdes investeringsbudgetter som grundlag<br />

for beregning af afskrivninger.<br />

Balancebudget, som omfatter en budgetterring af udviklingen hen over året i de<br />

enkelte aktiver og gældsposter, udarbejdes ikke.<br />

Universitetet har ikke tidligere fundet det formålstjenligt at udarbejde<br />

likviditetsbudget. Et likviditetsbudget er en prognose over de samlede forventede<br />

ind- og udbetalinger i budgetperioden og formålet er at skabe overblik over<br />

størrelsen af det kapitalberedskab, der skal være til stede for at universitetet kan<br />

opfylde de forventede krav til honorering af løn, indkøb af varer og<br />

tjenesteydelser.<br />

4 | Side


Fremadrettet er det hensigten, at der i økonomiafdelingen skal udarbejdes et<br />

samlet likviditetsbudget for universitetet.<br />

Økonomiafdelingen foretager dog løbende overvågning af likviditeten med henblik<br />

på at vurdere om likviditeten udvikler sig som forventet.<br />

• Begrebet budgetenheder er de organisatoriske enheder, der modtager tildeling af<br />

indtægter fra AAU’s samlede indtægtsramme.<br />

• Indtil videre opereres ikke med disponeringer i de anvendte rapporter.<br />

Økonomicentrene bør overveje behov og form herfor.<br />

• De aftaler, som indgås mellem rektor og de øvrige direktionsmedlemmer omkring<br />

disponering af eventuelle overskud fra tidligere år eller inddækning af underskud<br />

er ikke omfattet af de vejledninger, der gives i manualen omkring budgettering.<br />

• Alle beløbsangivelser i såvel budgetlægningen som i rapporteringen forudsættes at<br />

være angivet i hele 1000 kr.<br />

• Det skal bemærkes, at universitetets regnskabsinstruks vil blive opdateret.<br />

Regnskabsinstruksen er et separat dokument ikke at forveksle med<br />

økonomistyringsmanualen.<br />

5 | Side


2 AAU’S ORGANISATION<br />

2.1 ANSVAR OG KOMPETENCEFORDELING<br />

Da ansvar for økonomi og aktiviteter skal følges ad, er økonomistyring tæt knyttet til<br />

organisationsstrukturen på universitetet.<br />

Organisationen kan opdeles i 3 niveauer:<br />

• Niveau 1 – Universitetsniveau.<br />

Bestyrelse, rektor<br />

• Niveau 2 – Økonomiske hovedområder<br />

Fakulteter, bibliotek, bygninger og fællesadministration.<br />

• Niveau 3<br />

Institutter og afdelinger mv.<br />

Niveauerne afspejler universitetets organisation, som fremgår herunder:<br />

Niveau 1<br />

Niveau 2<br />

Niveau 3<br />

Det er vigtigt at understrege, at alle omkostningssteder på universitetet udgør et<br />

integreret hele for det samlede universitetsniveau. Det samlede budget bygger med<br />

andre ord på den mindste budgetenhed på universitet og videre op i organisationen.<br />

6 | Side


2.2 DE OBLIGATORISKE NIVEAUER<br />

Hvert af de tre organisatoriske niveauer kan opdeles i hierarkier af mindre enheder med<br />

forskellige ansvar og roller. Ansvar og kompetencer, som knytter sig til de enkelte<br />

ledelsesniveauer, fastlægges inden for rammen af universitetets vedtægter.<br />

2.2.1 Niveau 1 – Universitetsniveau<br />

Niveau 1 benævnes Universitetsniveau og er en aggregering af alle budgetenheder på<br />

universitetet. Bestyrelsen har det overordnede ansvar for universitetsniveauet og<br />

formulerer generelle strategier, samt godkender det samlede budget,<br />

periodeopfølgninger og universitetets årsregnskab.<br />

Den daglige ledelse varetages af rektor og den øvrige direktion. Rektor har ansvar for at<br />

udarbejde, indstille og udøve strategier, det samlede budget, periodeopfølgninger og<br />

årsregnskabet. Rektors ledelsesansvar understøttes administrativt af<br />

universitetsdirektøren og fællesadministrationen, herunder økonomiafdelingen.<br />

Konkret betyder det at henholdsvis bestyrelsen og rektor har følgende ansvar:<br />

2.2.1.1 Bestyrelsen<br />

• Fastlægger den overordnede strategiske prioritering for universitetet.<br />

• Godkender det samlede budget for universitetet efter indstilling fra rektor,<br />

herunder fordeling af de samlede ressourcer og principperne for ressourcernes<br />

anvendelse.<br />

• Indgår udviklingskontrakt med ministeriet.<br />

• Underskriver regnskab.<br />

• Bestyrelsesformanden disponerer over fast ejendom sammen med et medlem af<br />

bestyrelsen.<br />

2.2.1.2 Rektor<br />

• Udarbejder indstilling til strategisk prioritering til bestyrelsen og er ansvarlig for at<br />

udmønte de strategiske prioriteringer.<br />

• Indstiller det samlede AAU-budget til bestyrelsen.<br />

• Har ansvar for at udarbejde periodeopfølgninger for hele universitetet og<br />

forelægge dem for bestyrelsen.<br />

• Beslutter korrigerende handlinger for hele universitetet og rapporterer væsentlige<br />

afvigelser eller risiko herfor til bestyrelsen.<br />

• Er ansvarlig for at føre tilsyn med de underliggende niveauers økonomistyring.<br />

• Er ansvarlig for at orientere Hovedsamarbejdsudvalget om relevante<br />

økonomioplysninger, herunder universitetets budget, årsrapport og<br />

periodeopfølgninger.<br />

2.2.2 Niveau 2 – De økonomiske hovedområder<br />

Niveau 2 består af 4 økonomiske hovedområder, som omfatter de 3 fakulteter og et<br />

samlet hovedområde bestående af universitetsbiblioteket (AUB), bygningsområdet<br />

(BYGN) og administrationen (ADM).<br />

2.2.2.1 Fakulteterne<br />

Fakulteterne ledes af en dekan, som har det overordnede økonomiansvar på fakultetet.<br />

Dekanen formulerer strategier for fakultetet, godkender et samlet fakultetsbudget og<br />

7 | Side


godkender den kvartalsvise periodeopfølgning for fakultetet. Dekanen understøttes<br />

administrativt af fakultetssekretariatet og af det tilknyttede økonomicenter.<br />

Dekanen har følgende ansvar:<br />

• Sikre at de tilkomne økonomiske midler anvendes i overensstemmelse med<br />

universitetets mål.<br />

• Udarbejder strategisk prioritering for fakultetet.<br />

• Er ansvarlig for at fordele økonomiske midler til institutterne, at aggregere<br />

institutternes budgetter og indstille et samlet fakultetsbudget til rektor.<br />

• Har ansvar for at udarbejde periodeopfølgninger for fakultetet.<br />

• Beslutter korrigerende handlinger for fakultetet og rapporterer væsentlige<br />

afvigelser eller risiko herfor til rektor.<br />

• Er ansvarlig for at føre tilsyn med at institutter m.v. udarbejder budgetter,<br />

foretager periodeopfølgninger og foretager korrektioner.<br />

• Har ansvar for at orientere samarbejdsudvalg om fakultetets budget og<br />

periodeopfølgninger.<br />

2.2.2.2 Universitetsbibliotek, bygningsområdet og administrationen<br />

Universitetsbiblioteket ledes af overbibliotekaren og udgør et organisatorisk<br />

hovedområde. Overbibliotekarens ansvar er at sidestille med dekanens.<br />

Fællesområdet omfatter bygning og administration – under ledelse af<br />

universitetsdirektøren – benævnes som et hovedområde på linie med fakulteterne.<br />

Administrationen er ikke opdelt i institutter, men i afdelinger. Universitetsdirektøren har<br />

derfor også ansvar som en dekan. Afdelingslederne på fællesområdet har ansvar som<br />

institutleder. Som det fremgår af manualen refererer såvel universitetsbiblioteket som<br />

fællesområdet til ét økonomicenter.<br />

2.2.3 Niveau 3 – institutter og afdelinger m.v<br />

Det tredje niveau består af institutterne, som ledes af institutlederen. Under instituttet<br />

er der ofte forskellige enheder (typisk afdelinger) der optræder som 4. niveau, som<br />

refererer til institutlederen. Niveau 3 skal således sikre, at niveau 4 er underlagt.<br />

Desuden skal bevillingshavere på eksternt finansierede projekter også referere til<br />

institutlederen.<br />

Institutlederen har det overordnede økonomiansvar på instituttet. Institutlederen<br />

formulerer strategier for instituttet, godkender institutbudgettet og periodeopfølgninger<br />

for instituttet. Institutlederen understøttes administrativt af et institutsekretariat,<br />

herunder dets økonomifunktion.<br />

Konkret har institutlederen med flere følgende ansvar:<br />

Institutlederen:<br />

• Udarbejder strategisk prioritering inden for rammen af fakultetets overordnede<br />

prioritering.<br />

• Er ansvarlig for at udarbejde et budget indenfor de rammer, der er udmeldt af<br />

niveau 2 og for at indstille et samlet institutbudget til økonomicenteret.<br />

• Har ansvar for at udarbejde periodeopfølgninger for instituttet.<br />

• Beslutter korrigerende handlinger for instituttet og rapporterer væsentlige<br />

afvigelser eller risiko herfor til fakultetet.<br />

• Har ansvar for at orientere det lokale samarbejdsudvalg om instituttets budget og<br />

periodeopfølgninger.<br />

8 | Side


Disse tre organisatoriske niveauer udgør “byggestenene” i universitetets samlede<br />

økonomistyring. På grund af universitetets særlige karakter er der dog en visse<br />

undtagelser til disse niveauer.<br />

Studienævn<br />

Universitetsloven åbner mulighed for at studienævn – under studielederens ledelse –<br />

både kan være underordnet et institut og være sideordnet institutter. Den konkrete<br />

organisering af institutter og studienævn varierer mellem fakulteterne.<br />

I de tilfælde hvor studienævn er underordnet institutterne er ovenstående principper for<br />

niveau 3 gældende, dvs. at studienævnet er at betragte som en enhed på instituttet og<br />

institutlederen er samlet økonomisk ansvarlig. I tilfælde af sideordning vil studielederen<br />

optræde på lige fod med en institutleder og dekanen sikrer i fakultetets interne fordeling<br />

af midler, at studienævnets aktiviteter også finansieres.<br />

Centre, fakultetsspecifikke enheder, mv.<br />

På universitetet findes tillige en række faglige centre, som kan være finansieret af større<br />

eksterne bevillinger eller være samfinansieret mellem forskellige fakulteter og institutter.<br />

Centret ledes typisk af en centerleder, som refererer til dekaner eller institutledere. I<br />

det enkelte tilfælde må det afgøres om centreret indgår som niveau 3, eller om det er at<br />

betragte som en underenhed på niveau 3. I de tilfælde hvor der er tvivl om enhedens<br />

økonomiske tilhørsforhold i relation til økonomistyringen kontaktes det respektive<br />

økonomicenter.<br />

2.3 ØKONOMI- OG PROJEKTCENTRE<br />

2.3.1 Økonomicentrenes formål<br />

Det overordnede formål med økonomicentrene er, at sikre en ensartet,<br />

sammenhængende og gennemsigtig økonomistyring på hele universitetet.<br />

Økonomicentrene skal stå for økonomistyringen på niveau 2 med tilhørende institutter,<br />

uddannelser og/eller afdelinger. Økonomicentrene skal opstille budgetter og udarbejde<br />

fuldstændige og retvisende regnskaber samt lave de analyser og oversigter over<br />

økonomisk effektivitet og produktivitet på niveau 3, som rekvireres af ledelsen.<br />

Økonomicentrene skal også i samarbejde med økonomiafdelingen udvikle de<br />

standardiserede rapporter til økonomistyring, som der er behov for i institutter,<br />

studienævn og afdelinger.<br />

Med etableringen af de 4 økonomicentre er det hensigten at opnå følgende delmål:<br />

• Standardisering af arbejdsprocesser, forretningsgange og økonomirapportering<br />

• Større fleksibilitet og driftsikkerhed i opgavevaretagelsen<br />

• Harmonisering af økonomistyringsredskaber<br />

• Kompetence- og kvalitetsløft via faglig sparring<br />

• Optimal ressourceudnyttelse/effektivisering<br />

2.3.2 Økonomistyring af eksternt finansierede projekter.<br />

De administrative opgaver omkring økonomistyringen af eksternt finansierede projekter<br />

varetages af økonomicentrene. Økonomicentrene kan oprette særlige projekt- eller<br />

kompetencecentre til at varetage økonomistyringen af eksternt finansierede projekter.<br />

Kravene til økonomicentre/ projekt- eller kompetencecentre fastlægges af<br />

9 | Side


økonomiafdelingen. Økonomiafdelingen fastlægger således bl.a. krav til forretningsgange<br />

for projekthåndtering, anvendelse af projektstyringsværktøjer, rapporteringen overfor<br />

ledelse og projektansvarlige forskere samt løbende opfølgning og overvågning af<br />

projekternes økonomi.<br />

2.3.3 Økonomicentrenes ansvar og organisation<br />

Økonomicentrene skal sikre, at alle institutter, studienævn og afdelinger, der er<br />

involveret i eksternt finansierede projekter, tilknyttes økonomicentrets egen<br />

projektstyringsorganisation eller et særligt projekt- eller kompetencecenter, som<br />

varetager projektadministrationen inden for sit område.<br />

Indførelsen af økonomi- og projektcentrene på universitetet ændrer ikke ved, at det<br />

økonomiske ansvar fortsat er placeret hos rektor, dekanen for de enkelte fakulteter<br />

samt universitetsdirektør og overbibliotekar.<br />

Figur 2.1 - Organisationsdiagram efter indførsel af økonomi- og projektcentre<br />

Fakulteter<br />

Fælles<br />

ADM, AUB,<br />

BYGN,<br />

FÆLLES<br />

Økonomicentre<br />

Økonomicenter<br />

Projektcentre<br />

Projektcentre<br />

Projektcentre<br />

Projektcentre<br />

Fællesområdet (bibliotek, bygninger og administration) tilrettelægger styringen af eksternt<br />

finansierede projekter efter aftale med økonomichefen.<br />

2.4 ØKONOMICENTRENES FUNKTION<br />

Økonomicentrene skal rådgive og servicere indenfor det hovedområde, de er tilknyttet<br />

samt medvirke til, at der opnås ensartethed i den samlede økonomistyring og -<br />

rapportering.<br />

Derudover skal centrene også fungere som formidler af best practise og vil kunne<br />

formidle gode og dårlige erfaringer mellem institutter og afdelinger.<br />

Økonomicentrene skal således rapportere til niveau 1 samt styre og servicere på niveau<br />

2 og 3.<br />

Økonomicentrenes funktion i forhold til de tre niveauer omfatter i<br />

hovedtræk følgende:<br />

10 | Side


2.4.1.1 Niveau 1<br />

• Levering af økonomirapportering i ensartet struktur som fastlægges af<br />

økonomiafdelingen.<br />

• Herunder at de registrerede omkostninger og indtægter sammenholdes med<br />

de tilsvarende budgetterede omkostninger og indtægter.<br />

• Udarbejdelse af materiale til perioderapportering.<br />

• herunder periodiseringer, investeringer og værdiansættelse af projekter.<br />

• Rapportering af væsentlige afvigelsesforklaringer – periodevis og til årsregnskab.<br />

• Budgetter på niveau 2 efter ensartet struktur.<br />

2.4.1.2 Niveau 2<br />

Udarbejdelse af budget.<br />

• Løbende økonomiopfølgning på niveau 2 i henhold til en fælles struktur for<br />

løbende rapportering.<br />

• Herunder alarm/varsling omkring afvigelser i forhold til forventninger til<br />

såvel økonomien som aktiviteter.<br />

• Sikre at hovedområdets strategier underbygges i økonomiske sammenhænge.<br />

• Sikring af projektcentrenes samarbejde hvad angår løbende rapportering om bl.a.<br />

status og udvikling i projektporteføljerne.<br />

• Løsning af opgaver på økonomiområdet for dekaner, direktør og overbibliotekar<br />

af individuel art.<br />

2.4.1.3 Niveau 3<br />

• Rådgivning omkring den løbende økonomiopfølgning, som er hensigtsmæssig for<br />

niveau 3.<br />

• Sikre samarbejde med og mellem projektcentre i forhold til projekthåndtering.<br />

• Tværgående anvendelse af best practise.<br />

2.5 ØKONOMICENTRENES ARBEJDSOPGAVER<br />

Specifikation af centrenes arbejdsopgaver er nærmere specificeret i bilag 1.<br />

I forbindelse med etablering af økonomicentrene er der sammensat en tværgående<br />

økonomigruppe med deltagelse af økonomimedarbejdere fra niveau 1, 2 og 3.<br />

Økonomigruppen skal fungere som faglig sparringspartner for økonomiafdelingen samt<br />

inspirere til udarbejdelse af konkrete løsningsforslag på centrale økonomifaglige<br />

spørgsmål i forbindelse med økonomi- og projektcentrenes etablering samt videre virke.<br />

11 | Side


2.6 CONTROLLERFUNKTION<br />

Med henblik på at forbedre økonomistyringen, har universitetet også oprettet en<br />

controllerenhed, som er organisatorisk placeret i økonomiafdelingen.<br />

Controllerenheden dækker kortsigtede mål med bagudrettet fokus såsom<br />

økonomiopfølgning. Herudover følger controllerenheden også målsætninger, herunder<br />

overvågning af, at ledelsens økonomiske beslutninger bliver udført og at universitetets<br />

målsætninger til stadighed bliver fulgt. Herudover sikres det, at den rapportering der<br />

tilgår ledelsen er pålidelig og fyldestgørende.<br />

Controllerenheden dækker følgende områder:<br />

• Overvågning af at budgetteringen implementeres i organisationen på forsvarlig<br />

måde.<br />

• Overvågning af at den løbende økonomiopfølgning på alle niveauer foregår som<br />

planlagt.<br />

• Bearbejdning af nøgletalsanalyser og vurdering af afvigelsesforklaringer.<br />

• Sikring af at ledelsesrapporteringen udøves under rettidig omhu.<br />

• Overvågning af at der fungerer en effektiv indtægtskontrol på niveau 1.<br />

• Vurdering af de resultater der rapporteres – såvel i relation til forventninger som<br />

produktivitet.<br />

• Vurdering af tilstrækkeligheden og nødvendigheden i de anvendte forretningsgange<br />

omkring den økonomiske forvaltning på de forskellige niveauer, - herunder<br />

vurdering af funktionsadskillelsen på centrale områder.<br />

• Vurdering af om forretningsgangene er hensigtsmæssige ud fra rationelle<br />

økonomiske synspunkter, herunder kontraktstyring og projektopfølgning.<br />

• Undersøgelse af om de anvendte kontrolfunktioner fungerer effektivt og<br />

hensigtsmæssigt.<br />

• Gennemførelse af risikoanalyser og -vurderinger.<br />

En række af arbejdsopgaverne sker i samarbejde med de enkelte enheder i<br />

økonomiafdelingen<br />

Controller er ikke ansvarlige for de daglige driftsopgaver, men deltager i en række<br />

arbejdsopgaver, f. eks. omkring udarbejdelse af årsrapporten for AAU, den økonomiske<br />

afrapportering i forbindelse med perioderapporteringen og udarbejdelsen af estimater.<br />

Controlling skal være en proaktiv funktion, som kan agere som sparringspartner for<br />

ledelse og bidrage til at skabe bedre styringsdialog, beslutningsinformation og<br />

kompetenceudvikling.<br />

12 | Side


3 UDARBEJDELSE AF UNIVERSITETETS<br />

INDTÆGTSRAMME<br />

Forberedelserne til budgettet for det kommende budgetår starter i foråret og<br />

budgetprocessen afsluttes i januar. Efter budgettet er vedtaget af bestyrelsen på<br />

decembermødet er det gældende for det kommende regnskabsår.<br />

3.1 BUDGETTETS FASER<br />

Udarbejdelsen af budgettet er opdelt i en række faser og selve processen løber næsten<br />

over et år. Beskrivelse af de enkelte faser fremgår herunder.<br />

3.1.1 Fase 1: Forberedelse af næste års budget<br />

Forberedelser af indtægtsbudgettet starter i marts og fortsætter frem til juni. Der<br />

arbejdes med følgende områder:<br />

• Evaluering af sidste års budgetproces.<br />

• Udarbejdelse af budgetprincipper for det kommende år.<br />

• Indhentning af data til fordelingsmodeller.<br />

• Evaluering af sidste års budgetproces.<br />

Der foretages en evaluering af det sidste års budgetproces, herunder, hvad der kan<br />

gøres anderledes, skal tidsplanen justeres, og på hvilke områder kan budgettet<br />

forbedres.<br />

3.1.1.1 Udarbejdelse af budgetprincipper for det kommende år<br />

Indtægtsbudgettets formål er tosidet. For det første har det til formål at fordele<br />

universitetets indtægter. Men i lige så høj grad har det til formål at medvirke som<br />

grundlag for en opbakning af universitetets strategi og udviklingskontrakt. Derfor er<br />

størstedelen af de fordelingsmodeller, der anvendes i budgettet knyttet til universitetets<br />

udviklingskontrakt.<br />

I foråret begynder økonomiafdelingen at arbejde på næste års budgetprincipper.<br />

Udarbejdelsen sker på baggrund af tre faktorer:<br />

• Evaluering af sidste års budget -Var der nogle uhensigtsmæssigheder i sidste års<br />

budget..<br />

• Nye strukturer i universitetets tildeling af midler fra ministeriet -<br />

Bliver universitetet tildelt midler efter nye modeller tages disse med i arbejdet med det<br />

kommende års budget.<br />

• Ledelsens ønsker til det kommende års budgetprincipper -<br />

Ledelsens ønsker for det kommende års budget indarbejdes. Både de strategiske - og de<br />

mere konkrete ønsker.<br />

Budgetprincipperne forelægges først direktionen omkring slutningen af april, hvorefter<br />

de behandles af bestyrelsen senest på junimødet. De principper, bestyrelsen vedtager,<br />

danner grundlag for den videre udarbejdelse af budgettet.<br />

13 | Side


3.1.1.2 Indsamling af data til fordelingsmodeller<br />

En stor del af de data, der anvendes i budgettets fordelingsmodeller tager udgangspunkt i<br />

data fra tidligere regnskabsår. Disse data begynder økonomiafdelingen at indsamle i<br />

forlængelse af udarbejdelsen af regnskabet. Dette er blandt andet STÅ-produktion, ph.d.-<br />

produktion og regnskabstal for ekstern virksomhed.<br />

3.1.2 Fase 2: Udarbejdelse af budgettal<br />

Den anden fase, udarbejdelsen af de første budgettal, løber fra juni til starten af<br />

september. I denne periode udarbejdes indtægtsbudgettet for det kommende år.<br />

Fasen består af følgende hovedopgaver:<br />

• Udarbejde fordelingsmodeller ud fra de vedtagne budgetteringsprincipper.<br />

• Udarbejde prognoser for de områder, hvor universitetet ikke modtager faste<br />

tilskud.<br />

• Indarbejde finanslovforslagets tal i budgettet.<br />

• Behandling i direktionen.<br />

• Udarbejde fordelingsmodeller ud fra de vedtagne budgetteringsprincipper.<br />

Når budgetteringsprincipperne er fastlagt og datamaterialet er tilvejebragt udarbejder<br />

økonomiafdelingen de fordelingsmodeller der er i brug det kommende år. For store dele<br />

af disse fordelingsmodeller gælder, at beløbene først kendes i forbindelse med<br />

finanslovforslaget. På forhånd udarbejdes selve fordelingsmodellen.<br />

Der udarbejdes bl.a. en model til fordeling af basisforskningsmidler. Modellen tager<br />

blandt andet udgangspunkt i antallet af forskningsaktive og særligt forskningsaktive<br />

videnskabeligt ansatte. Denne fordeling foretages af rektor og dekanerne i august.<br />

3.1.2.1 Udarbejdelse af prognoser<br />

I starten af august udarbejder økonomiafdelingen indtægtsprognoser for:<br />

• Uddannelsesaktiviteter - Herunder STÅ-produktion, færdiggørelsesbonus,<br />

deltidsuddannelser.<br />

• Ekstern virksomhed - Med fokus på UK 95.<br />

Uddannelsesanalysen foretages et par måneder inden tællingen 1. oktober. På dette<br />

tidspunkt kendes det forventede optag og sommereksamen er afsluttet. Udgangspunktet<br />

for analysen er derfor, at udviklingen fra august til 1. oktober følger de tidligere års<br />

udvikling i denne periode. Prognosen for deltidsuddannelser udarbejdes også på<br />

baggrund af tilbagemeldinger fra sekretariatet for efter- videreuddannelser.<br />

Prognosen for ekstern virksomhed udarbejdes ud fra afsluttet bogføring i juli.<br />

Udgangspunktet er de bevillinger, der er tilbage på projekter samt en forventning om en<br />

tilgang, der ligner tidligere år.<br />

Prognosen for uddannelsesindtægter og ekstern virksomhed ligger klar i midten af august<br />

og sendes herefter til fakulteterne. Fakulteterne har herefter mulighed for at<br />

kommentere prognoserne.<br />

Samtidig indhenter økonomiafdelingen informationer om udenlandske studerende fra<br />

Internationalt Kontor.<br />

14 | Side


3.1.2.2 Forslag til finanslov<br />

I slutningen af august udsendes forslaget til finansloven, der danner grundlag for<br />

universitetets basistilskud (hovedsagligt forskningstilskud).<br />

De faste tilskud gennem finansloven indarbejdes i budgettet (forskning og øvrige formål<br />

samt det kommende års taxametre). Dette betyder blandt andet, at der sættes beløb på<br />

basisforskningen.<br />

Samtidig indarbejdes eventuelle tilbagemeldinger fra niveau 2 vedrørende<br />

forventningerne til det kommende års aktiviteter.<br />

3.1.2.3 Behandling i direktionen<br />

I starten af september ligger den første udgave af indtægtsbudgettet klar til behandling i<br />

direktionen, der normalt vil behandle dette i midten af september. Udover at vurdere<br />

den overordnede ramme, har direktionen fokus på de konkrete resultater af<br />

fordelingsmodellerne, herunder om modellerne er hensigtsmæssige.<br />

Efter direktionsmødet indsamler økonomiafdelingen eventuelle kommentarer til<br />

budgettet fra ledelsen, og disse indarbejdes de efterfølgende uger.<br />

3.1.3 Fase 3: Oktober-udgave<br />

Første budgetversion ligger klar i starten af september og baseres på:<br />

• Prognose for uddannelsesaktivitet på baggrund af august-optælling .<br />

• Finanslovforslaget.<br />

• Prognose for ekstern virksomhed, udarbejdet i august.<br />

Pr. 1. oktober opgøres studentertallene med henblik på indberetning til ministeriet. De<br />

tal der opgøres er især STÅ-produktion og optag. Økonomiafdelingen justerer på<br />

baggrund af disse uddannelsestal forventningerne til det kommende års<br />

uddannelsesindtægter.<br />

Med mindre dette giver anledning til væsentlige ændringer betragtes den budgetterede<br />

indtægtsramme godkendt ved direktionens behandling i fase 2.<br />

3.1.4 Fase 4: Indtægtsbudgettet meldes ud<br />

Efter ledelsens justeringer og uddannelsesindtægter fra 1. oktober-tællingen er<br />

indarbejdet i budgettet, sendes indtægtsbudgettet i slutningen af oktober til niveau 2.<br />

Niveau 2 har herefter til opgave at fordele indtægterne videre til niveau 3. På niveau 3<br />

består opgaven i at konvertere indtægterne til et omkostningsbudget.<br />

Niveau 2 skal herefter aggregere omkostningsbudgetterne fra niveau 3 til et samlet<br />

omkostningsbudget for niveau 2. I midten af december skal niveau 2 melde det<br />

kommende års omkostningsbudget tilbage til økonomiafdelingen.<br />

3.1.5 Fase 5: Bestyrelsesgodkendelse<br />

Den 5. fase vedrører bestyrelsens godkendelse af budgettet og løber parallelt med den<br />

4. fase.<br />

15 | Side


I midten af november sender økonomiafdelingen indtægtsfordelingen i bestyrelsen som<br />

et forslag til budget for det kommende år fra rektor. Efter bestyrelsens godkendelse<br />

ligger indtægtsfordelingen fast for det kommende regnskabsår.<br />

Godkender bestyrelsen ikke budgettet, eller godkender bestyrelsen budgettet betinget,<br />

vil de ønskede ændringer blive indarbejdet af økonomiafdelingen inden årsskiftet. En<br />

sådan ændringsprocedure vil ske som beskrevet i 4. fase, hvor niveau 2 og 3 skal justere<br />

budgetterne.<br />

Bestyrelsen godkender altså som udgangspunkt kun fordelingen af indtægterne på<br />

universitetet. Idet det er et grundprincip at, der skal være balance mellem indtægter og<br />

omkostninger, behandler bestyrelsen på decembermødet udelukkende, hvordan<br />

indtægterne fordeles – ikke hvordan de anvendes.<br />

Til bestyrelsens februarmøde sendes det samlede omkostningsbudget til orientering.<br />

16 | Side


4 DRIFTSBUDGETTERING<br />

I forbindelse med budgetlægningen skal der fra niveau 2 og 3 fokuseres på følgende to<br />

budgetter:<br />

• Driftsbudget (indtægts- og omkostningsbudget) – for ordinær drift og ekstern<br />

virksomhed.<br />

• Investeringsbudget (investeringer og afskrivninger).<br />

4.1 DRIFTSBUDGET<br />

Driftsbudgettet består af et indtægtsbudget og et omkostningsbudget. Indtægtsbudgettet<br />

viser hvilke økonomiske midler, der er til rådighed, mens omkostningsbudgettet viser,<br />

hvilket økonomisk forbrug, der vurderes forbundet med gennemførelsen af de planlagte<br />

aktiviteter. Forskellen mellem indtægts- og omkostningsbudgettet giver det forventede<br />

resultat.<br />

4.1.1 Budgetprocedurer for driftsbudgettet på niveau 1<br />

Økonomiafdelingen har til opgave at kontrollere, at niveau 2 følger retningslinjerne i<br />

indtægtsbudgettet, der er godkendt af bestyrelsen, og at omkostningsbudgetterne er<br />

udformet efter reglerne. Formålet med denne kontrol er at sikre, at der findes et fuldt<br />

budget for hele universitetet, som kan bruges til ledelsesrapportering samt<br />

regnskabsaflæggelse.<br />

Budgetmæssigt fordeler niveau 1 indtægter, primært finanslovsmidler, til niveau 2 efter<br />

bestemte fordelingskriterier. Desuden konsoliderer niveau 1 de økonomiske<br />

hovedområders budgetter til et samlet AAU-budget, der indeholder både indtægter og<br />

omkostninger. Opfølgningsmæssigt aggregerer niveau 1 periodeopfølgningerne i en<br />

konsolideret rapport til bestyrelsen.<br />

Når budgettet er registreret i ØSS’en og kontrolleret, er det muligt i økonomiafdelingen<br />

at lave løbende budgetopfølgning for hele universitetet, dog forudsat at driftsregistreringer<br />

sker løbende hen over året.<br />

4.1.2 Budgetprocedurer for driftsbudgettet på niveau 2 og 3<br />

Niveau 2 fordeler de modtagne interne finanslovsmidler mv. fra niveau 1 til niveau 3.<br />

Niveau 2 aggregerer efter budgetlægningen institutternes og eget budget til et samlet<br />

budget bestående af indtægter og omkostninger. På opfølgningssiden opsamler niveau 2<br />

niveau 3’s periodeopfølgninger til en samlet rapport. Væsentlige dele af arbejdet med<br />

budgetlægning og -opfølgning vil foregå i økonomicentrene.<br />

Niveau 2’s budgetudspil skal indeholde følgende elementer:<br />

• Indtægter (i henhold til udmeldte indtægtsramme fra niveau1).<br />

• Budget på ekstern virksomhed.<br />

• Investeringer.<br />

• Afskrivninger.<br />

• Løn og andre omkostninger for drift.<br />

17 | Side


På niveau 3 sammensættes de modtagne interne finanslovsmidler mv. med de forventede<br />

øvrige indtægter på ordinær virksomhed og indbetalinger på ekstern virksomhed. Inden<br />

for den samlede indtægtsramme udarbejdes der et omkostningsbudget fordelt på løn,<br />

drift mv., jævnfør de obligatoriske budgetkategorier skitseret i bilag 2 – detajlerede<br />

budgetkrav til de enkelte niveauer. Desuden udarbejdes projektbudgetter for de<br />

eksternt finansierede budgetter. Det samlede budget indrapporteres til<br />

økonomicenteret på niveau 2, som opsamler delbudgetterne til et samlet budget for<br />

niveauet.<br />

Opfølgningsmæssigt udarbejdes der perioderapporter i samarbejde med<br />

økonomicentrene. Det vil også være muligt via programmet Qlik View, at udarbejde<br />

rapporter til en månedsvis opfølgning (primært til intern styring).<br />

Niveau 3’s budgetudspil skal således indeholde følgende elementer:<br />

• Egne indtægter.<br />

• Omkostninger opdelt på minimums krav.<br />

Budgetterne indrapporteres i henhold til de understøttende opstillinger (bilag 2).<br />

Når niveau 3 har lagt deres totalbudget ind i ØSS, er det økonomicentrenes opgave at<br />

kontrollere, at alle enheder opfylder minimumskravene. Denne kontrol skal foretages<br />

senest i januar. Når budgettet er kontrolleret, er det muligt at lave opfølgning på et<br />

hvilket som helst tidspunkt af året, forudsat at driftsregistreringer sker løbende hen over<br />

året.<br />

Figur 4.1 – Enstrenget budgetstruktur i relation til enhedsniveau<br />

Indtægtsramme<br />

Underkonto 10<br />

Indtægtsramme<br />

Ekstern virksomhed<br />

Omkostningsbudget<br />

Niveau 1<br />

Niveau 1 Niveau 1<br />

Niveau 2<br />

Hovedomr./økonimicennter<br />

Niveau 2<br />

Hovedomr./økonimicennter<br />

Niveau 2<br />

Hovedomr./økonimicennter<br />

Niveau 3<br />

Budgetenhed<br />

Niveau 3<br />

Budgetenhed<br />

Niveau 3<br />

Budgetenhed<br />

Ovenstående illustration viser hvordan indtægtsrammen for underkonto 10 budgetteres fra niveau 1 og<br />

ned til niveau 3. Indtægtsrammen for ekstern virksomhed budgetteres fra niveau 3 og op til niveau<br />

1mens omkostningerne budgetteres fra niveau 3 og op til et konsolideret omkostningsbudget på niveau 1.<br />

Dette muliggør ligeledes, at der kan foretages periodevis rapportering på niveau 2<br />

baseret på de enkelte budgetenheders registreringer.<br />

18 | Side


4.2 BUDGETKRAV TIL DE ENKELTE NIVEAUER<br />

Budgetteringen er fremadrettet fastlagt i forhold til den afkrydsning, der er angivet i<br />

skemaerne i bilag 2. Der er forskel på kravene til henholdsvis niveau 2 og niveau 3. Det<br />

er fremhævet hvilket skema, der er relevant, afhængig af på hvilket niveau man er<br />

placeret. Det skal bemærkes, at de angivne kontonumre i skemaerne er de artskonti, der<br />

anvendes, når budgettet registreres i ØSS.<br />

Budgetmodellen er lavet, så alle budgetter kan konsolideres op til de overliggende<br />

niveauer.<br />

Minimumskravene er, at der skal laves et særskilt budget for hver UK. Det er muligt, at<br />

lave budget opdelt på omkostningssteder, projektnumre, finansieringskilder, formål og<br />

analysenumre sådan som det hidtil har været muligt. Brug af hele kontostrengen kan ske<br />

samtidig med at man opfylder minimumkravene. Det er alene hensynet til den interne<br />

styring i den organisatoriske enhed, der er afgørende for ovenstående detaljeringsvalg.<br />

Opfylder man kun minimumskravene, kan budgettet lægges på ét omkostningssted<br />

(eksempelvis 23000) for hele afdelingen/instituttet.<br />

Det er også muligt at budgettere mere artsopdelt. Hertil kan Bilag 5 – Artskontoplan<br />

med fordel anvendes. Bilaget beskriver, hvilke artskonti, der hører til hver budgetpost.<br />

Der kan budgetteres på alle artskonti.<br />

Budgetmodellen er opdelt i følgende poster:<br />

Tabel 4.1 – Budgetmodel<br />

1. Eksterne Indtægter<br />

1.1 Statstilskud<br />

1.2 Salg af varer og tjenesteydelser<br />

1.3 Tilskudsfin. Aktiviteter<br />

2. Interne Indtægter<br />

2.1 Overhead indtægter<br />

2.2 Interne indtægter (ISO)<br />

2.3 Interne Bidrag<br />

2.3.1 AUB Bidrag<br />

2.3.2 ADM Bidrag<br />

2.3.3 Lokalebidrag<br />

Indtægter i alt<br />

3. Eksterne Omkostninger<br />

3.1 Forbrugsomkostninger<br />

3.1.1 Husleje<br />

3.1.2 Andre forbrugsomkostninger<br />

3.2.Personaleomkostninger<br />

3.3.Andre driftsomkostninger<br />

3.3.1 Skatter og tilskud<br />

3.3.2 Projektregulering og hensættelser<br />

3.4 Af- og nedskrivninger<br />

4. Interne Omkostninger<br />

4.1 Overhead omkostninger<br />

19 | Side


4.2 Interne omkostninger (ISO)<br />

4.3 Interne bidrag<br />

4.3.1 AUB bidrag<br />

4.3.2 ADM bidrag<br />

4.3.3 Lokalebidrag<br />

Omkostninger i alt<br />

Resultat Ordinær drift<br />

5. Andre driftsposter<br />

6. Finansielle poster<br />

Resultat<br />

7. Udisponerede midler<br />

Punkt 7 er alene medtaget for at skabe balance i debet/kredit i budgetteringsposterne,<br />

når budgettet lægges i ØSS’en.<br />

Som nævnt fremgår det af Bilag 5 hvilke artskonti de enkelte poster dækker over.<br />

Meningen med at dele indtægter og omkostninger op i ekstern og intern er, at det<br />

dermed bliver muligt at lave en direkte sammenligning til det eksterne regnskab. Punkt<br />

1,3, 5 og 6 udgør det eksterne regnskab. Disse poster er nødvendige for at lave en<br />

sammenligning af budget og regnskab til årsrapporten.<br />

Punkt 2 og 4 udligner hinanden på niveau 1, og er ikke inkluderet i det eksterne<br />

regnskab. Punkt 7 udgør den del af indtægterne der ikke disponeres over og dermed det<br />

potentielle overskud.<br />

Budgetmodellen giver mulighed for forskellige kontroller af budgetterne på de enkelte<br />

underkonti. Når der er lagt budget på projekterne, er det muligt at trække en rapport i<br />

ØSS, som kan vise det samlede budget på UK95 og UK97. I disse rapporter kan det ses<br />

hvor meget overhead og ISO (Interne Statslige Overførsler) det forventes, at<br />

projekterne skal belastes med. Herefter kan det beregnes, hvor stor en del af disse<br />

indtægter der tilfalder niveau 3. Disse tal skal stemme med det budget for Overhead- og<br />

ISO-indtægter man har lagt på UK10.<br />

Summen af interne bidrag på indtægter og omkostninger skal være 0,- Dette gælder også<br />

overheadindtægter og –omkostninger og ISO-indtægter og –omkostninger. Da det er på<br />

niveau 2 disse poster, skal gå i 0,-, skal denne kontrolforanstaltning være en del af den<br />

budgetkontrol der foretages på dette niveau, når budgetterne er lagt ind i ØSS.<br />

Resultatet af ordinær drift er resultatet af vore primære aktiviteter. Punkt 5, andre<br />

driftsposter består af indtægter eller omkostninger ved salg af anlægsaktiver. Punkt 6,<br />

Finansielle poster består af renteindtægter og -omkostninger.<br />

Eksempel med, hvordan budgetterne registreres i ØSS’en, vil være<br />

tilgængeligt i november.<br />

20 | Side


4.3 BUDGETTERING AF LØN<br />

En vigtig del af driftsbudgettet er lønbudgettet, da en meget stor del af AAU’s<br />

omkostninger er løn.<br />

Lønbudgettet har 4 hovedelementer:<br />

1. Hvad vil det nuværende personale koste næste år<br />

2. Hvad skal der afsættes i forhold til planlagte ændringer af personalet næste år<br />

3. Hvad skal der afsættes til de årlige, lokale lønforhandlinger<br />

4. Forskydning af hensatte feriepenge<br />

Af hensyn til den periodevise afvigelsesrapportering er det på lønområdet af væsentlig<br />

betydning, at omkostningsfordelingen hen over året bliver så korrekt så muligt, da der<br />

indenfor de enkelte perioder kan være væsentlige forskelle i lønomkostninger.<br />

4.3.1.1 AD 1: Lønbudget for eksisterende personale (budgetløn)<br />

Vedrørende det eksisterende personale er der en række forhold der skal tages højde for<br />

ved beregningen af det kommende års lønudgifter:<br />

1. Overenskomst fastsatte generelle lønstigninger, oftest pr. 1. april og 1. oktober.<br />

2. Særligt overenskomst aftalte stigninger for forskellige personalegrupper. F.eks.<br />

sker der for 2009 stigninger i AC lønskalaens skalatrin, forhøjet pension for HK<br />

mm.<br />

3. Anciennitetsmæssige stigninger.<br />

4. Tidsbegrænsede ansættelser, hvor der er afgangsdatoer i budgetåret, så der kun<br />

budgetteres løn for den forventede ansættelsesperiode.<br />

Økonomiafdelingen kan til både niveau 2 og niveau 3 levere rapporter med<br />

oplysningerne om det eksisterende personales budgetterede løn på individniveau, hvor<br />

der tages højde for ovenstående forhold. Sådanne rapporter (budgetløn) er jf.<br />

ovenstående dog kun en del af det samlede lønbudget, idet budgetlønnen alene er<br />

baseret på historiske data.<br />

4.3.1.2 AD 2: Planlagte ændringer af personalestaben<br />

Ud over evt. nyansættelser skal der i budgetteringsprocessen også tages højde for, at<br />

noget af det personale der er med i (budgetløn)rapporterne med afgangsdatoer, evt. skal<br />

forlænges, have orlov eller ophøre i ansættelserne.<br />

4.3.1.3 AD 3: Lokale lønforhandlinger<br />

Da der er et overenskomstmæssigt krav om, at der én gang årligt skal være muligt lokalt<br />

at forhandle løn, skal der også afsættes budgetmidler til disse forhandlinger. Såfremt<br />

tillæg ydes med tilbagevirkende kraft, skal de registreres i indeværende regnskabsår. Hvis<br />

det tidsmæssigt ikke er muligt at få dem til udbetaling, skal de periodiseres. Sådanne<br />

beløb er derfor ikke en del af de budgetterede lønomkostninger for det kommende år.<br />

4.3.1.4 AD 4: Forskydning af hensatte feriepenge<br />

Feriepengehensættelsen opgøres ultimo hvert regnskabsår per hovedområde.<br />

Økonomiafdelingen udarbejder denne opgørelse.<br />

21 | Side


Budgetmæssigt skal niveau 2 alene foretage en prognose over ændringer i<br />

hovedområdets feriepengeforpligtelse hen over budgetåret. Indtil videre er det besluttet,<br />

at feriepengeforpligtelsen kun ligger på niveau 2.<br />

4.4 BUDGETTERING AF EKSTERN VIRKSOMHED<br />

4.4.1 Budgettering af Indtægtsdækket virksomhed (UK90)<br />

4.4.1.1 Indtægtsbudget<br />

Budgetteringen af indtægtsdækket virksomhed angiver budgetenhedens kvalificerede<br />

skøn for indtægter fra kommerciel virksomhed. Indtægtsdækket virksomhed skal være<br />

en naturlig udløber af institutionens ordinære virksomhed, og de skal kunne holdes<br />

adskilt fra institutionens øvrige opgaver. Eksempler er kontraktforskning,<br />

analyseopgaver, salg af undersøgelser og konsulentvirksomhed. Indtægterne indgår ikke i<br />

den centrale fordeling af indtægter til fakulteterne.<br />

4.4.1.2 Omkostningsbudget<br />

Omkostningsbudgettet angiver budgetenhedens forventninger til de samlede<br />

driftsudgifter i forbindelse med indtægtsdækket virksomhed i budgetåret.<br />

4.4.2 Budgettering på tilskudsfinansierede projekter (UK95 – UK97)<br />

For underkonti 95 og 97 er der – til forskel fra ordinær virksomhed – fra bevillingsgivers<br />

side krav om budgettering på projektnummer. Projektbudgettering for ekstern<br />

virksomhed foretages på baggrund af de eksisterende registrerede totalbudgetter.<br />

Projektperioden kan strække sig fra nogle måneder til over flere år, og det totale<br />

projektbudget er derfor ikke afgrænset til et kalenderår. Det stiller særlige<br />

styringsmæssige krav i forhold til budgetlægning og opfølgning. Der skal udarbejdes<br />

budgetter for alle eksterne projekter.<br />

Medio november 2008 bliver der etableret et link til forretningsgange for eksternt<br />

finansierede projekter. Materialet i manualen og indholdet i forretningsgangene<br />

understøtter hinanden.<br />

Særlige forhold<br />

Universitetets tilskudsfinansierede projekter (UK 95 og 97) er<br />

underlagt særlige regler, som har betydning i både budgetlægning og<br />

regnskabsføring.<br />

De tilskudsfinansierede aktiviteter består grundlæggende af:<br />

• Bevillingstilsagn, dvs. bevillingsgiverens løfte om give<br />

bevillinger til et projekt i en given periode. Bevillingstilsagn<br />

registreres som totalbudget.<br />

• Indbetalinger, dvs. bevillingsgiverens løbende kontante<br />

indbetalinger til projektet (akkumuleres på en<br />

projektbeholdning). Indbetalinger registreres på balancen.<br />

• Indtægter, dvs. overførsel af indtægter fra projektets<br />

beholdning i takt med at der afholdes udgifter på projektet.<br />

Indtægter registreres i resultatopgørelsen.<br />

22 | Side


• Udgifter, dvs. de løbende omkostninger til løn, drift og<br />

overhead på projektet. Udgifter registreres i<br />

resultatopgørelsen.<br />

Da de tilskudsfinansierede aktiviteter skal følge et princip om<br />

retserhvervelse, dvs. at en periodes udgifter skal modsvares af<br />

tilsvarende indtægtsoverførsler, betyder det, at et resultatbudget for<br />

et eksternt projekt typisk går i 0. I tilfælde af at det eksterne projekt<br />

allerede er oprettet vil der være registreret et totalbudget – som<br />

budgetenheden kan støtte sig op af i budgetteringen.<br />

Totalbudgettet for det enkelte projekt viser de forventede udgifter til løn, drift og<br />

overhead i hele projektperioden, dvs. fra start- til slutdato. Totalbudgettet skaber nemt<br />

et projektoverblik, fordi det fordeler det samlede bevillingstilsagn på få udgiftsposter. Da<br />

det går på tværs af budgetår, kan det anvendes til at sammenstille projektets forbrug til<br />

dato. Det er udelukkende bevillingstilsagnet som FIK-kontoret registrerer i ØSS i<br />

forbindelse med projektoprettelsen. Totalbudgettet som dækker hele projektet kan ikke<br />

på nuværende tidspunkt registreres i ØSS ved projektets opstart. Det er dog<br />

intentionen at ØSS skal tilrettes, så det bliver muligt at registrere flere regnskabsår<br />

samtidig samt bruge ØSS til budgetopfølgning overfor ekstern bevillingsgiver, herunder<br />

justeringer mellem regnskabsårene godkendt af bevillingsgiver.<br />

4.4.3 Indtægter<br />

Forskningsprojekter under UK95 er finansieret af eksterne bevillingsgivere (f.eks.<br />

Forskningsråd, fonde, EU), der løbende indbetaler midler til projektet på universitetets<br />

beholdning. Midlerne overføres fra universitetets beholdning som indtægter i takt med at<br />

der afholdes udgifter på projektet. Der er tale om indtægter som budgetenheden selv<br />

disponerer over, og som ikke indgår i universitetets fordeling af indtægter.<br />

Indtægtsbudgettet er væsentligt for budgetenhedens samlede disponering af ressourcer<br />

og for AAU-budgettet, idet der overføres overhead til ordinær virksomhed.<br />

UK97 omfatter øvrige tilskudsfinansierede aktiviteter, der ikke er forskningsrelaterede.<br />

Indtægter kan komme fra en tillægsbevilling, fra private gaver eller tilskud, fra<br />

samarbejdsaftaler, offentlige fonds- eller programmidler mv. Der kan være tale om<br />

tilskud fra EU til studenterudveksling, rejselegater og stipendier, udvikling af<br />

undervisningstilbud, udbud af konferencer og kurser mv. I lighed med UK95 indbetales<br />

der på UK97-projekter midler som registreres på universitetets beholdning. Midlerne<br />

overføres herfra som indtægter i takt med at der afholdes udgifter på projektet. Der er<br />

tale om indtægter som budgetenheden selv disponerer over, og som ikke indgår i<br />

universitetets fordeling af indtægtsrammer. Budgettet er væsentligt for budgetenhedens<br />

samlede disponering af ressourcer.<br />

Budgettering på projekter foretages på baggrund af en indtægtsprognose for ekstern<br />

virksomhed som fremgår af indtægtsbudgettet. Denne prognose udarbejdes af<br />

økonomiafdelingen og opdeles på hovedområder. Niveau 2 skal i budgetlægningen<br />

opdele prognosen på ekstern virksomhed pr. institut/afdeling, således at der ligges et<br />

indtægtsbudget for den eksterne aktivitet der forventes af de enkelte enheder. Herudfra<br />

budgetteres de tilhørende omkostninger.<br />

23 | Side


4.4.4 Omkostninger<br />

Omkostningsbudgettet angiver budgetenhedens forventninger til de samlede<br />

driftsomkostninger i forbindelse med eksternt finansierede projekter i budgetåret.<br />

Niveau 3 skal efter modtagelse af indtægtsbudgettet fra niveau 2 lave en opdeling af<br />

omkostningerne i henhold til kravene beskrevet i afsnittet Driftsbudget på side 17. På<br />

projekter drejer det sig om en opdeling i personaleomkostninger (løn mv.), andre<br />

omkostninger, overhead og ISO-omkostninger. Disse budgetposter vil som hovedregel<br />

fremgå af det budget der er godkendt af bevillingsgiver, som derfor kan bruges som<br />

grundlag for årets budgettering. Totalbudgettet på projektet opdeles i regnskabsår og<br />

fordeles på de enkelte budgetposter.<br />

Såfremt et projekt opstartes og/eller afsluttes i løbet af et regnskabsår skal der kun<br />

budgetteres med de indtægter og omkostninger der kan henføres til projektperioden i<br />

de pågældende år. Det vil sige, at startes et projekt op eksempelvis den 1/7 skal der kun<br />

budgetteres for et halvt år i det pågældende budgetår. For de efterfølgende hele<br />

budgetår laves der et projektbudget for hele regnskabsåret. På denne måde vil et 3-årigt<br />

projekt, der starter op i løbet af et regnskabsår skulle budgetteres over en 4-årig<br />

periode.<br />

Det er vigtigt, at de årlige budgetter fordeles og registreres på hvert enkelt projekt.<br />

Dette vil lette budgetopfølgningen, da man kan lokalisere budgetafvigelser tilhørende de<br />

enkelte projekter, og hermed give en fyldestgørende afvigelsesforklaring.<br />

4.4.5 Budgettering af budgetårets kommende projekter<br />

Da budgetterne både skal favne igangværende og budgetårets kommende projekter vil<br />

der naturligt være en difference mellem de igangværende projekter og den prognose for<br />

ekstern virksomhed, der er meldt ud til niveau 3 fra niveau 2. Differencen udgør de nye<br />

projekter der forventes at starte op i løbet af regnskabsåret. Denne difference skal<br />

registreres regnskabsteknisk, som en ”projektbuffer” der skal budgetteres med<br />

projektnr. 999999.<br />

De til ”projektbufferen” hørende budgetomkostninger, beregnes med nedenstående<br />

gennemsnit af alle eksterne projekter på AAU 2007.<br />

Eksempel: Indtægtsbudget på kr. 3.000.000.<br />

Hvis man har følgende fordeling på omkostningstyper,<br />

Løn 55 %<br />

Andet (andre forbr.omk) 19 %<br />

ISO-omkostninger 12 %<br />

Overhead 15 %<br />

bliver posterne for omkostninger således:<br />

Løn 1.620.000<br />

Andet 570.000<br />

ISO 360.000<br />

Overhead 450.000<br />

I alt 3.000.000<br />

24 | Side


Inden budgetterne skal ligges ind i ØSS’en, skal årsbudgetterne for projekterne inkl.<br />

”bufferprojektet” opdeles i de 3 perioder, som tidligere er beskrevet.<br />

Når der i løbet af et regnskabsår oprettes nye projekter registreres de tilhørende<br />

budgetter i ØSS af økonomiafdelingen, på baggrund af niveauernes opdeling af<br />

totalbudgettet (periodevis). Disse budgetposter modregnes kontoen for<br />

”bufferprojekter”. I løbet af året kan man dermed følge med i, hvordan tilgange af<br />

projekter er i forhold til budget, ved at se hvor meget der er tilbage på kontoen for<br />

”bufferprojekter”.<br />

4.5 INVESTERINGS- OG AFSKRIVNINGSBUDGETTER<br />

Driftsbudgettet indeholder samtlige omkostninger og indtægter bortset fra investeringer,<br />

idet der foretages en periodisering af disse i form af årlige afskrivninger.<br />

Investeringsbudgetter skal først og fremmest dokumentere grundlaget for beregningen af<br />

årets budgetterede afskrivninger.<br />

Investeringsbudgettet skal gengive, hvad niveauernes anskaffelsesbehov er inden for de<br />

enkelte investeringstyper. Det er ikke kun vigtigt at vide, hvordan investeringsbehovet<br />

er, men også at kende afskrivningsprofilerne for de enkelte investeringstyper, der jo<br />

falder forskelligt ud, afhængigt af om det eksempelvis er maskiner/installationer med lang<br />

afskrivningshorisont eller it-udstyr med kort afskrivningshorisont, jf. tabel 4.2.<br />

Modsat tidligere regnskabspraksis, hvor investeringer påvirkede budgetteringen af<br />

dispositionsmulighederne med hele summen i anskaffelsesåret, fordeles<br />

driftspåvirkningen ud over afskrivningsperioden og bliver således en art ”fast<br />

driftsomkostning” i denne periode.<br />

Derfor er det vigtigt, at beslutning om disponering af investeringer ses i et<br />

flerårsperspektiv – oftest 3-8 år.<br />

Selve investeringsbudgettet skal ikke indlæses i ØSS, men alene afskrivningerne som et<br />

led i driftsbudgetteringen.<br />

4.5.1 Udarbejdelse af investerings- og afskrivningsbudget<br />

Investeringsbudgettet danner basis for beregning af de budgetterede afskrivninger, som<br />

på nuværende tidspunkt omkostningsføres på niveau 2. Der skal således udelukkende<br />

budgetteres med omkostninger til afskrivninger på dette niveau. Niveau 3 vil dog skulle<br />

levere budgettal for deres forventede nyanskaffelser i budgetåret, til brug for en samlet<br />

konsolidering. De forventede nyanskaffelser skal opgøres pr. omkostningstype jf. tabel<br />

4.2.<br />

Processen starter med, at økonomicentrene indarbejder foregående års investeringer i<br />

investeringsbudgettet for derved at danne sig et overblik over kommende års<br />

afskrivninger. Tidligere investeringer og tilhørende afskrivningsprofiler kan rekvireres<br />

hos økonomiafdelingen på baggrund af registreringer i anlægsmodulet.<br />

Økonomiafdelingens involvering bør dog kun gælde hvad angår budget 2009, da der i<br />

forbindelse hermed skal dannes åbningstal til de enkelte investerings- og<br />

afskrivningsbudgetter. Fremover vil økonomicentrene have det relevante grundlag for<br />

budgetteringen af afskrivninger.<br />

25 | Side


Efterfølgende skal der foretages en egentlig budgettering af investeringer samt beregning<br />

af de tilhørende afskrivninger for budgetåret. Økonomicentrene indhenter relevante<br />

oplysninger fra niveau 3 om de forventede investeringer i budgetåret og sørger for<br />

konsolidering og beregning af de afskrivningsbeløb, der skal indgå i budgettet på niveau 2.<br />

Økonomiafdelingen samler investeringsbudgetterne fra niveau 2 til et investeringsbudget<br />

for hele AAU. På sigt vil dette investeringsbudget danne grundlag for poster i et samlet<br />

likviditetsbudget.<br />

Hvem gør hvad<br />

Niveau 1<br />

Niveau 2<br />

Beregner afskrivninger på tidligere investeringer.<br />

Udarbejder investeringsbudget og beregner afskrivninger på<br />

årets budgetterede investeringer.<br />

Niveau 3 Angiver forventede investeringer til niveau 2.<br />

4.5.2 Definition på investeringer/anlægsaktiver<br />

Som hovedregel skal en investering aktiveres i anlægsmodulet, når køb af udstyr eller<br />

lignende har en selvstændig værdi på min. kr. 50.000 (excl. moms) eller derover. For ITudstyr<br />

(art 350810) er der dog en særlig regel, idet sådanne investeringer kun skal have<br />

en selvstændig værdi på min. kr. 10.000 (excl. moms). Aktivering sker på<br />

kontointervallet under artskonto 35xxxx. Værdiansættelse af et aktiv sker til kostpris på<br />

grundlag af leverandørfaktura. Anlægsaktivets levetid skal være minimum 1 år og AAU<br />

skal have ejerskab over anlægget. Herudover skal anlægget kunne fungere selvstændigt -<br />

ellers skal det indgå som en del af det anlæg, det fungerer sammen med.<br />

Anlæg omfatter aktiver anskaffet af midler fra AAU, og aktiver anskaffet helt eller delvist<br />

ved donation/gave. Ved donation/gave forstås aktiver, som AAU har modtaget uden<br />

vederlag eller modtaget helt eller delvist øremærket tilskud til.<br />

Vejledninger og instrukser vedrørende anlægsregistrering er at finde på nedenstående<br />

link:<br />

www.okonomi.adm.aau.dk/vejledninger/indkoeb/anlaeg<br />

4.5.3 Særlige forhold i forbindelse med investerings- og<br />

afskrivningsbudgettering<br />

• Første registrering af patenter sker når der i regnskabsåret er anvendt kr. 50.000<br />

eksternt eller derover til kommercialisering og patentansøgning.<br />

• for Installationer og Indretning af lejede lokaler gælder også en selvstændig<br />

værdi på kr. 50.000 eller derover.<br />

• Inventar, når der er tale om en investering over kr. 50.000. Der må ikke være<br />

tale om løbende udskiftning af eksisterende inventar, da dette er vedligehold. Det<br />

kan f.eks. være en total udskiftning af gamle skriveborde til hæve-/sænkeborde<br />

26 | Side


eller udskiftning af alle sæder i et auditorium. I disse tilfælde afgøres det i samråd<br />

med økonomiafdelingen, om investeringen skal aktiveres.<br />

Investeringer foretaget som samfinansiering på UK 95/97 skal alene budgetteres med den<br />

del, der finansieres på UK 10. Den del, der finansieres på UK 95/97, neutraliseres<br />

regnskabsteknisk i det eksterne regnskab idet aktivet afskrives 100% på projektet. Der<br />

er dog én undtagelse vedrørende EU-projekter. På disse projekter vil en eventuel<br />

restlevetid på en investering belaste UK 10, når projektet lukkes. Dette betyder af<br />

budgetenhedens driftsomkostninger på UK 10 øges og driftsresultat dermed<br />

formindskes i investeringens restlevetid, hvilket der skal tages højde for i forbindelse<br />

med budgetlægningen.<br />

Der henvises i øvrigt til instruks og brugervejledning vedrørende registrering af anlæg og<br />

udstyr jf. ovenstående link.<br />

4.5.4 Beregning af afskrivninger<br />

Afskrivninger foretages lineært over aktivernes forventede brugstid. Det vil sige i lige<br />

store beløb pr. måned over den fastsatte brugstid.<br />

Afskrivninger beregnes månedsvis men skal budgetteres periodevis.<br />

Afskrivning påbegyndes fra og med den første måned efter investeringen er ibrugtaget.<br />

Eksempel på beregning af budgetterede afskrivninger:<br />

Forsøgsudstyr købt for kr. 500.000 ibrugtaget i februar med en levetid på 5<br />

år:<br />

Kr. 500.000 / 5 år / 12 måneder * 10 måneder = kr. 83.333<br />

som budgetteres som afskrivning i investeringsåret<br />

Kr. 500.000 / 5 år = Kr. 100.000<br />

som budgetteres som afskrivning i de efterfølgende år<br />

Den rest, der vil være tilbage efter udgangen af det 4. kalenderår bliver<br />

Restafskrevet det følgende år<br />

Ovenstående danner basis for en præcis budgettering af afskrivninger.<br />

4.5.5 Budgetlægning af investeringer og afskrivninger<br />

Selve budgetteringsdelen for budgetårets investeringer og de tilhørende afskrivninger,<br />

kan overordnet opstilles i henhold til nedenstående opstilling. Herudover skal der<br />

udarbejdes en opgørelse, som indeholder de anlægsaktiver, der er aktiveret tidligere og<br />

hvorpå der stadig foretages afskrivninger. På denne måde opnås et samlet billede af de<br />

budgetmæssige afskrivninger. Det samlede afskrivningsbudget registreres på niveau 2 og<br />

påvirker således ikke niveau 3´s driftsbudgetter/resultat.<br />

Ydermere kan det være fordelagtigt, at investeringer der skal aktiveres, jf. tidligere<br />

definitioner, periodevis registreres i investeringsbudgetterne og at afskrivninger beregnes<br />

periode for periode samt over hele levetiden. Hermed opnås et samlet overblik, som<br />

kan bruges aktivt i de kommende budgetår.<br />

27 | Side


Tabel 4.2 - Opstilling for budgetårets investeringer og tilhørende afskrivninger<br />

Investeringstype Artskonto Levetid /<br />

afskriv.peri.<br />

Immaterielle anlægsaktiver<br />

1.periode 2. periode 3.periode I alt året<br />

IT-softwarelicenser 353010 3 år sum<br />

Afskrivninger 36 mdr. sum<br />

Patenter 356010 20 år sum<br />

Afskrivninger 240 mdr. sum<br />

Materielle anlægsaktiver<br />

Installationer 350210 20 år sum<br />

Afskrivninger 240 mdr. sum<br />

Indretning af lejede lokaler 350310 10 år sum<br />

Afskrivninger 120 mdr. sum<br />

Forsøgsudstyr 350410 5-8 år sum<br />

Afskrivninger 60-96 mdr. sum<br />

Driftsmateriel 350510 5-8 år sum<br />

Afskrivninger 60-96 mdr. sum<br />

Transportmateriel 350610 5-8 år sum<br />

Afskrivninger 60-96 mdr. sum<br />

Inventar 350710 3 år sum<br />

Afskrivninger 36 mdr. sum<br />

IT-udstyr 350810 3 år sum<br />

Afskrivninger 36 mdr. sum<br />

Investeringer i alt sum sum sum sum<br />

Afskrivninger i alt sum sum sum sum<br />

28 | Side


5 REGISTRERING<br />

5.1 KONTOPLAN<br />

Indledningsvist skitseres kort AAU’s økonomisystem (ØSS), kontoplanen og de<br />

delsystemer som genererer data til ØSS’en. Alle registreringer vedrørende indtægter og<br />

omkostninger på AAU foretages i ØSS. ØSS’en er AAU’s officielle økonomisystem, der<br />

danner grundlag for såvel eksterne som interne regnskaber.<br />

AAU’s kontoplan i ØSS er udformet og vedligeholdes i overensstemmelse med<br />

ministeriets behov for økonomioplysninger og under hensyntagen til AAU’s egne behov<br />

for økonomistyringsdata.<br />

Nedenstående figur illustrerer udvalgte delmoduler og deres sammenhæng til finans-<br />

/hovedbogen.<br />

Figur 5.1 - Udvalgte delmoduler i ØSS’en sammenhæng til hovedbogen<br />

GIS<br />

Finans - Hovedbog<br />

Regnskab<br />

Debitor<br />

(Herunder<br />

debitor light)<br />

Anlægsmodul<br />

Lønbog<br />

Kassebog<br />

Budget<br />

(Budget & Estimat)<br />

Budgetbog<br />

(tidl. bevillingsbog)<br />

Kreditor<br />

(Herunder<br />

ØSS-EF) og<br />

indkøb<br />

Såvel det eksterne årsregnskab som interne rapporter angående afvigelser på indtægter<br />

og/eller omkostninger på budgetområder dannes på basis af oplysningerne i ØSS´ens<br />

hovedbog.<br />

Manglende registreringer på et enkelt område fra et enkelt modul vil således påvirke<br />

validiteten i disse rapporter og medføre en ukorrekt ledelsesrapportering. Dette kan i<br />

værste fald danne basis for uhensigtsmæssige beslutninger på alle ledelsesniveauer.<br />

Derfor skal alle indtægter og omkostninger registreres og ajourføres i ØSS’en i henhold<br />

til gældende tidsplaner hvad angår månedsafslutninger, periode- og årsregnskaber.<br />

5.1.1 Kontostreng og kontosegmenter<br />

AAU´s kontostreng består af 30 cifre fordelt på 7 segmenter. Segmenterne er<br />

karakteriseret ved, at disse indeholder oplysninger, som fungerer uafhængigt af hinanden.<br />

I tabel 5.1 nedenfor er det illustreret, hvorledes AAU’s kontostreng er sammensat.<br />

29 | Side


Ligeledes fremgår det, om segmentet er obligatorisk samt placeringen af det enkelte<br />

segment i den samlede kontostreng.<br />

Tabel 5.1 - Opbygningen af AAU’s kontostreng<br />

Segment /<br />

Karakteristika<br />

Under-<br />

Konto<br />

Artskonto<br />

Omk.sted<br />

Projektnummer<br />

Finans.-<br />

kilde<br />

Formål<br />

Analyse-<br />

Nummer<br />

Antal cifre 2 6 5 6 2 4 5<br />

Placering i<br />

Kontostreng<br />

1-2 3-8 9-13 14-19 20-21 22-25 26-30<br />

Obligatorisk<br />

Ja<br />

Ja<br />

Ja<br />

Ja, ved<br />

kontering<br />

på UK 90,<br />

95, og 97.<br />

Ja, på<br />

indtægter<br />

Ja, for<br />

alle<br />

Nej<br />

Nedenstående tabel beskriver kortfattet de enkelte segmenters anvendelse:<br />

Tabel 5.2 - Segment karakteristika<br />

Segment<br />

Kortfattet beskrivelse/anvendelse<br />

Underkonto<br />

Artskonto<br />

Omkostningssted<br />

Projektnummer<br />

Finansieringskilde<br />

Formål<br />

Analysenummer<br />

Segmentet angiver underkonti i AAU´s kontoplan.<br />

Primære underkonti<br />

UK 10: Almindelig virksomhed<br />

UK 90: Indtægtsdækket virksomhed<br />

UK 95: Tilskudsfinansieret forskningsvirksomhed<br />

UK 97: Andre tilskudsfinansierede aktiviteter<br />

Artskonto angiver type af indtægter/udgifter/aktiver/passiver.<br />

De første 4 cifre svarer til statens kontoplan/bevillingslovene og benævnes<br />

artskonto/standardkonto.<br />

De sidste 2 cifre åbner mulighed for yderligere specifikation af posteringen.<br />

Segmentet afspejler AAU’s organisatoriske struktur, herunder<br />

bevillingsenheder til angivelse af hvortil omkostningen/indtægten skal<br />

henføres.<br />

Segmentet anvendes til registrering af interne projekter inden for<br />

Teknisk Forvaltning (UK 10), samt eksterne projekter<br />

(underkonti 90, 95 og 97), hvor hvert projekt tildeles mindst<br />

et nummer, idet der kan foretages opdelinger i delprojekter.<br />

Projektnummer er obligatorisk ved kontering på underkonti 90, 95 og 97.<br />

Segmentet anvendes til angivelse af den kilde, som indtægter modtages fra.<br />

Segmentet anvendes til angivelse af formålet med afholdelse af en<br />

udgift/indtægt.<br />

Segmentet anvendes i den interne økonomistyring, idet nummeret dækker<br />

over aktiviteter, særlige områder, forbrugstyper mv.<br />

30 | Side


5.1.2 Typer af konti<br />

Overordnet er der 3 typer af konti med følgende karakteristika:<br />

• Konteringskonti<br />

• Mest detaljerede niveau i segmenterne med brug af fuld cifferlængde på de<br />

enkelte segmenter<br />

• Postering/bogføring af regnskabs- og disponeringsbeløb (budget kan<br />

posteres på disse konti afhængig af detaljeringsniveauet i budgettet for den<br />

enkelte enhed)<br />

• Summeringskonti<br />

• Sumkonti for konterings- og budgetkonti<br />

• Benyttes til udskrifter & udtræk fra ØSS’en<br />

• Konti har ikke fuld cifferlængde på de enkelte segmenter<br />

• Benyttes ikke til posteringer af nogen art<br />

• Budgetkonti (tidligere bevillingskonti)<br />

• Anvendes kun til registrering af budgetter<br />

• ”Skyggekonti” til summeringskonti med brug af fuld cifferlængde på de<br />

enkelte segmenter<br />

AAU’s opdaterede kontoplan findes på økonomiafdelingens hjemmeside:<br />

www.okonomi.adm.aau.dk/vejledninger/bogforing/kontoplan<br />

Vedligeholdelse af konti i ØSS’en varetages centralt af bogholderiet i økonomiafdelingen.<br />

Oprettelse og ændringer af konti kan ske på foranledning af forespørgsel.<br />

På økonomiafdelingens hjemmeside findes der en opdateret konteringsvejledning, der i<br />

forhold til ovenstående giver en mere detaljeret beskrivelse af de enkelte<br />

kontosegmenter - herunder selve segmentværdierne.<br />

5.1.3 Regelsæt vedr. registrering på projekter<br />

Det er meget vigtigt, i forhold til at kunne aflægge et retvisende regnskab, at bogføringen<br />

på projekterne er opdaterede. Det vil sige, at de omkostninger, der skal konteres på<br />

projekterne, bliver konteret rettidigt. Eksempelvis skal kontering af institutbidrag være<br />

for den periode der regnskabsaflægges for og ikke for hele året.<br />

Det er også vigtigt, at medfinansiering fra UK10 ikke konteres på projektet, da man<br />

herved opnår et væsentlig bedre resultat. Dette skyldes at der automatisk beregnes<br />

overhead m.v. af alle omkostninger på projektet. Derudover sker der også en<br />

automatisk likviditetskørsel, som sørger for at kontere indtægter i takt med at der<br />

konteres omkostninger på projekterne. Dette betyder omvendt også, at der automatisk<br />

reduceres i indtægterne på både UK10 og UK95/97, hvis der omkonteres omkostninger<br />

fra et projekt til UK10. Det modsatte gør sig gældende, hvis man konterer på UK10,<br />

hvor omkostningen burde have været på projektet.<br />

Det et krav, at der løbende konteres frikøb, institutbidrag og øvrige omkostninger på<br />

projekterne, således at der altid kan laves en retvisende periodevis opfølgning. Tidligere<br />

praksis med kontering sidst på året er således udelukket. Der skal derfor forud for<br />

afslutning af hver periode konteres frikøb, institutbidrag, ph.d.-bidrag med videre på<br />

31 | Side


projekterne. Deadlines for disse konteringer følger deadlines for afslutning af april,<br />

august og periode 13.<br />

Medfinansiering skal konteres på UK10 på et analysenummer der er entydigt for<br />

projektet. Der må ikke konteres medfinansiering på projektet. Denne medfinansiering<br />

skal ligeledes registreres løbende med samme deadlines som ovenfor nævnt.<br />

5.2 PERIODISERING<br />

For at være i stand til at give et retvisende billede af AAU’s økonomiske stilling for et<br />

givent regnskabsår (kalenderår), er det nødvendigt at opgøre aktiver og passiver ultimo<br />

året. Tilgodehavender, skyldige omkostninger samt forpligtigelser skal således sikres<br />

henført til den rigtige periode – dvs. den periode som driftsmæssigt skal tilføres<br />

indtægten/ære omkostningen.<br />

Periodisering foretages pt. årligt i forbindelse med årsafslutningen, men det er hensigten,<br />

at periodiseringen i fremtiden også skal opgøres periodevis i forhold til<br />

perioderegnskaberne. Hermed opnås sammenlignelige og valide periodeopgørelser.<br />

5.2.1 Eksempler på periodisering<br />

5.2.1.1 Forudbetalte omkostninger<br />

Dette kan være en faktura, der bliver betalt i juli, men som dækker en ydelse, der<br />

strækker sig ind i det nye år. Her skal den del af fakturabeløbet, som vedrører næste<br />

regnskabsår periodiseres. (Man betaler evt. licenser for 3 år ad gangen.<br />

Forfaldstidspunket er i juli, og licenserne betales her for 1. august år 1 til 31. juli år 4.<br />

Kun den del af licenserne, som vedrører år 1 skal med i dette aktuelle regnskabsår, altså<br />

5/36 dele af hele beløbet. 1/3 del af beløbet skal periodiseres i de kommende 2 år og<br />

7/36 dele i sidste regnskabsår (år 4.))<br />

5.2.1.2 Skyldige omkostninger<br />

Dette kan være en faktura, som man ikke når at få, inden finansåret lukker. Man får altså<br />

først fakturaen i det nye år, eksempelvis i januar, men den vedrører nogle aktiviteter,<br />

der er foregået i finansåret, der regnskabsaflægges for. Her skal hele fakturabeløbet med<br />

som en omkostning i regnskabet. Kender man ikke præcis beløbets størrelse, men VED<br />

at man skylder et væsentlig beløb, skal der periodiseres et skønnet beløb. Et andet<br />

eksempel kan være, at man har modtaget en faktura i december år 1, men<br />

bogføringstidspunktet er i januar måned år 2. Da skal hele beløbet udgiftsføres i år 1.<br />

5.2.1.3 Ej fakturerede indtægter<br />

Har man ydet en service eller lignende, som man ikke har fået faktureret i regnskabsåret,<br />

så skal denne indtægt periodiseres, således at indtægten er med i det regnskabsår, som<br />

den hører til.<br />

5.2.1.4 Forudbetalte indtægter<br />

Har man modtaget indtægter, der dækker over aktiviteter, som løber over flere år, så<br />

skal den del, der vedrører det nye år periodiseres. Hvis der er tale om indtægter<br />

vedrørende en aktivitet, som først løber af staben i det nye år, så skal hele indtægten<br />

periodiseres. Man skal sørge for, at kun den del af indtægterne, som i virkeligheden<br />

vedrører regnskabsår 1, indtægtsføres i år 1.<br />

32 | Side


5.2.1.5 Andre periodiseringer<br />

Hvis man har ophørte projekter, som endnu ikke er lukkede, og man forventer et<br />

overskud eller tab herpå, skal man hensætte et beløb svarende til det forventede resultat<br />

på det pågældende projekt. Dette betyder i praksis, at det forventede resultat<br />

udgiftsføres i det regnskabsår, som det tilhører.<br />

5.2.1.6 Forpligtelser<br />

Her kan eventuelt være tale om en uansøgt afskedigelse. Den pågældende medarbejder<br />

får sin afskedigelse den 31. oktober 2008. Han har 6 måneders opsigelse og man vælger<br />

at fritstille personen i de 6 måneder. 4 af månederne ligger i 2009. Lønnen for disse 4<br />

måneder skal således opgøres som en forpligtelse i regnskabet for 2008.<br />

5.2.2 Procedure for periodisering<br />

I forbindelse med afslutning af henholdsvis perioderegnskaber og årsregnskabet udsender<br />

økonomiafdelingen skrivelser samt diverse skemaer til niveau 2 og 3 med information<br />

om, hvad der skal tages højde for i forbindelse med regnskabsaflæggelser.<br />

På skemaerne påføres diverse periodiseringsposter. Der er forskellige skemaer afhængig<br />

af, hvilken art periodiseringsposter, der er tale om. Skemaerne sendes tilbage til<br />

økonomiafdelingen, som varetager selve konteringen/bogføringen.<br />

Når der konstateres en periodiseringspost, oplyses økonomiafdelingen herom med kopi<br />

af dokumentationen. Økonomiafdelingen er ansvarlig for, at alle modtagne oplysninger<br />

omkring periodiseringer konteres korrekt.<br />

Når økonomiafdelingen bogfører periodeafgrænsningsposter i det pågældende<br />

regnskabsår reguleres med de indtægter og/eller omkostninger, som niveau 2 og 3 har<br />

oplyst om. Disse poster optages i balancen som henholdsvis aktiver og passiver. I år 2<br />

tilbageføres/udlignes periodeafgrænsningsposterne for år 1 og man optager igen nye<br />

periodeafgrænsningsposter for år 2.<br />

Ved udarbejdelse af perioderegnskaber, føres ikke alle periodiseringsposter frem og<br />

tilbage. Husleje, telefonabonnementer m.v. bliver stående fra sidste årsregnskab. Disse<br />

poster kun ved væsentlige ændringer i forhold til reguleringen i årsregnskabet.<br />

Vurderingen heraf foretages af niveau 2.<br />

Der findes yderligere beskrivelser, periodiseringsbilag og flowcharts på<br />

økonomiafdelingens hjemmeside jf. nedenstående link:<br />

www.okonomi.adm.aau.dk/vejledninger/regnskabsreform<br />

5.3 INVESTERINGER OG AFSKRIVNINGER<br />

5.3.1 Investeringer<br />

I afsnit 4.3.5 er det beskrevet på hvilke artskonti budgetposterne vedrørende<br />

investeringer skal placeres. Dette gøres af hensyn til at kunne bevare muligheden for<br />

løbende at følge registreringerne af investeringer.<br />

Nedenfor er gengivet budgetposterne vedr. afskrivninger på en investering anskaffet på<br />

niveau 3.<br />

33 | Side


Niveau 2:<br />

632099 Investeringsramme 13.000.000 A<br />

180000 Afskrivninger 17.000.000<br />

359999 Clearing Drift - 13.000.000 A<br />

A udgør tilsammen investeringsbudgettet.<br />

Niveau 3:<br />

632099 Investeringsramme - 13.000.000 A<br />

350000 Køb af aktiver 13.000.000 A<br />

De 13 mio. kr. er valgt for at illustrere at budgetposterne går op med hinanden når hele<br />

institutionen summeres. Hvert institut får selvfølgelig en mindre ramme. De 13 mio. kr.<br />

skal opdeles til en ramme for hvert institut.<br />

Når der fra niveau 3 købes aktiver og konteres på art 35, er det vigtigt, at sikre at der<br />

bliver leveret et oprettelsesskema til økonomiafdelingen, for at oprettelsen kan gå så<br />

automatisk som muligt. Det er også vigtigt at bogføringen indeholder det samme antal<br />

linier som oprettelsesskemaet. Det betyder at fakturalinier evt. skal slettes og slås<br />

sammen til ét beløb. Med ét beløb på oprettelsesskemaet og ét beløb på fakturaen, går<br />

oprettelsen væsentlig hurtigere.<br />

Nedenfor er vist et køb af aktiver.<br />

Niveau 3 Niveau 1 Omk.sted 99999<br />

Køb = kontering af faktura<br />

350810 IT-udstyr 200.000 Kreditor - 200.000<br />

359999 Clearing Drift -200.000<br />

909999<br />

Mellemregning<br />

Balance<br />

200.000<br />

Oprettelse i anlæg<br />

909999<br />

Mellemregning<br />

Balance<br />

- 200.000<br />

900810 It-udstyr 200.000<br />

Niveau 2 Omk.sted 61401 Niveau 1 Omk.sted 99999<br />

Kreditering på niveau 2<br />

359999 Clearing Drift - 200.000 359999 Clearing Drift 200.000<br />

Niveau 2 Omk.sted 61401 Niveau 1 Omk.sted 99999<br />

Denne sidste kontering foregår i dag manuelt og foretages af økonomiafdelingen hver<br />

måned efter lukning af perioden. På sigt er det planen at denne kontering laves<br />

automatisk.<br />

Samlet ser konteringerne således ud.<br />

34 | Side


Niveau 1 Drift Anlægsaktiver<br />

Art 35 0,- 900810 It-udstyr 200.000<br />

Niveau 2<br />

Drift<br />

359999 Clearing Drift - 200.000<br />

Niveau 3<br />

Drift<br />

350810 It-udstyr 200.000<br />

Dette holdes så op imod de budgetposter, der ligger på henholdsvis art 350000 og art<br />

359999, og dermed kan man følge med i løbet af året.<br />

Niveau 2 Budget Realiseret<br />

359999 - 13.000.000 - 200.000<br />

Niveau 3 Budget Realiseret<br />

350000 13.000.000 200.000<br />

5.3.2 Afskrivninger<br />

Hver måned udarbejdes der en afskrivningskørsel i anlægsmodulet (anlægskartoteket),<br />

som afskriver på aktiver, der er registreret på 900410 Forsøgsudstyr, 900510<br />

Driftsmateriel, 900610 Transportmateriel, 900710 Inventar, 900810 It-udtyr og 903010<br />

It-software. Afskrivninger omkostningsføres på omkostningssted 99999. Disse<br />

afskrivninger omplaceres herefter manuelt til de respektive hovedområder af<br />

økonomiafdelingen.<br />

Afskrivninger på aktiver registreret på 900210 Installationer, 900310 Indretning af lejede<br />

lokaler, 906010 Patenter samt bunket IT købt i 2006 og 2007, beregnes manuelt og<br />

fordeles ligeledes manuelt af økonomiafdelingen. Dette skyldes at disse aktiver ikke er<br />

registreret i anlægsmodulet, men udelukkende styres via regneark. Bunket IT fra 2006 og<br />

2007 er i anlægsmodulet registreret som udstyr uden afskrivningsperiode. Fra og med<br />

2008 registreres alt IT-udstyr over 10.000 kr. som anlægsaktiver.<br />

Det er på sigt planen, at alle aktiver skal registreres i anlægsmodulet, samt at<br />

konteringen af afskrivninger automatiseres, således at de placeres direkte på<br />

hovedområderne ved hver afskrivningskørsel.<br />

De nødvendige specifikationer hertil, der udarbejdes af økonomiafdelingen, fremgår af<br />

nedenstående eksempel.<br />

35 | Side


Figur 5.2 - Anlægskartotek AAU pr. 31. december 07<br />

Hovedområde:<br />

INS<br />

Omk.sted<br />

ID-nr.<br />

Anskaffel<br />

sesdato<br />

Anskaffelsesår<br />

Afskrivningssats<br />

(%)<br />

Anskaffelsessum Afskrivninger Fortj./tab v/ salg<br />

Årets<br />

Bogført<br />

Primo Tilgang Afgang Ultimo Primo Afgang afskrivninger<br />

Ultimo<br />

Salgssum Fortj./tab<br />

værdi<br />

Forsøgsudstyr/<br />

maskiner 63860 401940 24.05.05 2005 20 251.450 0 0 251.450 79.626 0 50.290 129.916 121.534 0 0<br />

63813 401937 21.12.04 2004 13 150.620 23.526 0 174.146 37.655 0 27.650 65.305 108.841 0 0<br />

IT-Udstyr<br />

Inventar<br />

63337 56890 18.09.05 2005 33 82.778 0 0 82.778 34.491 0 27.593 62.083 20.695 0 0<br />

63901 67654 28.06.05 2005 33 56.252 0 0 56.252 28.126 0 18.751 46.876 9.376 0 0<br />

63511 66562 07.06.05 2005 33 273.115 25.604 0 298.719 149.360 0 99.573 248.933 49.787 0 0<br />

63511 66549 24.06.05 2005 33 84.563 14.017 0 98.580 49.290 0 32.860 82.150 16.430 0 0<br />

36 | Side


5.4 DONATIONER<br />

Køb af anlægsaktiver på UK 95/97 er, som tidligere nævnt, neutrale i driftsregnskabet. I<br />

det eksterne regnskab modregnes køb på art 35 i indtægterne. Der placeres herefter en<br />

modpost på passivsiden, svarende til investeringerne.<br />

Når aktivet herefter afskrives, placeres automatisk afskrivninger på omkostningssted<br />

99999, som økonomiafdelingen omplacerer manuelt. Samtidig sker der en nedskrivning<br />

af forpligtelsen, som medfører en kreditering af afskrivningerne. Disse sidste konteringer<br />

foregår ligeledes manuelt.<br />

Omfanget af donationer kan altid kontrolleres med konteringerne på art 35 på UK<br />

95/97. Disse konteringer skal svare til posteringen på passivsiden. Afskrivning af<br />

passivposten på balancen beregnes ved hjælp af udtræk fra anlægskartoteket.<br />

37 | Side


6 BUDGETOPFØLGNING OG<br />

ØKONOMIRAPPORTERING<br />

Ved budgetopfølgning undersøges det, om den faktiske udvikling afviger fra budgettet.<br />

Ved afvigelser – eller risiko for at de opstår – rapporteres til det overordnede niveau<br />

hvis afvigelserne er af en vis størrelse som beskrevet herunder.<br />

Til udtræk af diverse standardiserede budgetafvigelsesrapporter benyttes<br />

rapportgenereringsværktøjet Qlik View. Der henvises til eksempel på rapporterne i Bilag<br />

3.<br />

6.1 AFVIGELSESKRITERIER I AAU´S ØKONOMISTYRING<br />

I den løbende økonomistyring er det vigtigt med pejlemærker for, hvornår der skal<br />

rapporteres. Dvs. afvigelser fra det forventede skal kunne måles.<br />

Tabel 6.1 - Model for afvigelser<br />

Plan<br />

Strategi og forudsætninger<br />

Budget<br />

Opfølgning<br />

Realiserede beløb<br />

Forklaringsafvigelser<br />

Reaktion med henblik på evt. at ændre strategi og<br />

forudsætninger for den fortsatte drift<br />

Principielt kan afvigelser opdeles i tre kategorier:<br />

• Afvigelser der er faktuelle i forhold til det lagte budget.<br />

• Afvigelser der skyldes at de grundlæggende strategier og forudsætninger er<br />

ændret.<br />

• Afvigelser der kendes, men endnu ikke er kommet til udtryk i rapporteringen.<br />

Der rapporteres til det overordnede niveau om beløbsmæssige afvigelser. Afvigelser<br />

skal forklares, når de er væsentlige i relation til de forventninger, der er udmeldt i form<br />

af det lagte budget. Af praktiske årsager vægtes positive og negative afvigelser ligeligt.<br />

Afvigelserne skal være:<br />

38 | Side


• operationelle, så budgetenheden ved hvad den har at forholde sig til.<br />

• simple, så budgetenheden ikke bruger unødige ressourcer på at analysere forhold<br />

som ikke har styringsmæssig værdi.<br />

• fleksible, så ikke alle differencer til budgettet udløser rapportering/handling.<br />

Det simple afvigelseskriterium kunne være, at der gives forklaring når der er tale om<br />

væsentlige afvigelser. Afhængig af hvor i organisationen man er placeret kan 10.000<br />

kr. synes meget i afvigelse, men her er det vigtigt at overveje om afvigelsen er væsentlig<br />

for den enhed, man er placeret i. Det er således ikke meningen, at mindre afvigelser<br />

årsagsforklares. Der skal således udelukkende fokuseres på afvigelser, der er væsentlige<br />

for den del af organisationen man tilhører<br />

Af hensyn til at definere væsentlighedsbegrebet entydigt og operationelt bruges følgende<br />

model til afgørelse i de enkelte tilfælde om, hvorvidt der skal gives forklaring til en given<br />

beløbsmæssig afvigelse.<br />

Indtil videre vil følgende kriterier anvendes ved afgørelse af, om der skal<br />

afvigelsesrapporteres:<br />

Når den procentuelle afvigelse overstiger 3% af det budgetterede<br />

beløb og den beløbsmæssige afvigelse samtidig er større en 0,5%<br />

af resultatopgørelsens samlede budgetterede indtægter.<br />

Herudover bør der rapporteres om afvigelser på enkelte poster, der ikke fanges af<br />

nævnte kriterium, men som i særlige tilfælde alligevel er af betydning, uagtet at de<br />

beløbsmæssigt ikke overstiger de beløbsmæssige grænser.<br />

En beløbsmæssig afvigelse defineres i relation til indvirkningen på nettoresultatet, således<br />

at fortegn på en beløbsmæssig afvigelse vil være:<br />

+ for indtægter realiseret mere end budgetteret<br />

+ for omkostninger realiseret mindre end budgetteret<br />

- for indtægter realiseret mindre end budgetteret<br />

- for omkostninger realiseret højere end budgetteret<br />

Følgende eksempel illustrerer på hvilke poster, der skal afvigelsesforklares:<br />

Tabel 6.2 – Afvigelsesforklaring<br />

Budget Realiseret Afvigelse Forklaring<br />

Beløb Procent nødvendig<br />

Indtægter<br />

Statstilskud 1.000 1.011 11 1,1%<br />

Salg af varer og tjenesteydelser 60 59 -1 -1,7%<br />

Tilskudsfinansierede aktiviteter 180 165 -15 -8,3% X<br />

Finansielle indtægter 2 -1 -3 -150,0%<br />

Overhead 20 19 -1 -5,0%<br />

Interne indtægter 14 9 -5 -35,7%<br />

39 | Side


Interne bidrag 10 11 1 10,0%<br />

Indtægter i alt 1.286 1.273 -13 -1,0%<br />

Omkostninger<br />

Løn m.v. - incl. forskydning i<br />

feriepengeforpligtelse 805 831 -26 -3,2% X<br />

Andet 72 84 -12 -16,7% X<br />

Udstyr – omkostningsført 2 0 2 100,0%<br />

Renteomkostninger 1 0 1 100,0%<br />

Overhead omkostninger 20 18 2 10,0%<br />

Interne omkostninger 22 15 7 31,8% X<br />

Interne bidrag 355 320 35 9,9% X<br />

Tab på projekter 1 5 -4 -400,0%<br />

Afskrivninger 8 12 -4 -50,0%<br />

Omkostninger i alt 1.286 1.285 1 0,1%<br />

I eksemplet kunne det være relevant at redegøre for udviklingen i tab på projekter,<br />

selvom denne post ikke omfattes af afvigelseskriteriet.<br />

Man bør i forbindelse med konstaterede afvigelser fra det forventede forholde sig til<br />

følgende:<br />

• Hvorvidt afvigelsen er reel eller den er udtryk for periodeforskydning, - er der<br />

tidsmæssig forskydning mellem det budgetterede og faktiske eller er det en<br />

regnskabsmæssig periodisering, der skaber forskellen og som udligner noget i<br />

tidligere eller senere perioder<br />

• Hvor findes afvigelsen organisatorisk<br />

• Hvad er afvigelsen, type og omfang<br />

• Hvad skyldes afvigelsen<br />

• Hvilke konsekvenser har afvigelsen<br />

• Hvilke tiltag bør gøres foranlediget af afvigelsen<br />

• Hvem er ansvarlig for at tage stilling til eventuel aktion i anledning til afvigelsen<br />

Man kan stille følgende spørgsmål til afdækning af ikke aktuelle, men potentielle<br />

afvigelser:<br />

• Er strategien på væsentlige områder ændret siden budgetforudsætningerne blev<br />

udmøntet i beløb ved budgetlægningen<br />

• Er der forhold, som vil medføre senere væsentlige afvigelser fra det budgetterede<br />

resultat for indeværende år.<br />

• Er der forhold, som vil have væsentlig betydning for budgettet for det kommende<br />

år og som allerede nu bør medføre tiltag til økonomisk disponering.<br />

Regelsættet for afvigelsesrapportering skal sikre at større afvigelser identificeres i tide,<br />

men forhindrer ikke, at økonomicentrene kan operere med et mere finmasket system<br />

for afvigelseskriterier inden for niveau 2 og 3.<br />

40 | Side


6.2 PERIODEOPFØLGNING PÅ PROJEKTER<br />

I forbindelse med periode- og årsregnskaber skal der foretages en total gennemgang af<br />

alle eksterne projekter på UK 90, 95 og 97. Økonomiafdelingen udsender forud for<br />

afslutningen af en regnskabsperiode, en lister over eksterne projekter til alle enheder på<br />

universitetet.<br />

Periodevis gennemgang af projekter har det formål, at sørge for rettidig omhu i forhold<br />

til de tilgodehavender, universitetet har på projekterne. Det er således særdeles vigtigt,<br />

at aftaler i forhold til bevillingsgiver overholdes samt at fakturering og<br />

regnskabsaflæggelse sker rettidigt.<br />

I forbindelse med gennemgangen skal man især forholde sig til, at det er de korrekte<br />

indtægter og omkostninger, for den givne periode, der er placeret på projekterne –<br />

hverken mere eller mindre. Eksempelvis skal det sikres:<br />

1 At tilskudsdelen er konteret på projektet og medfinansieringen på UK10.<br />

2 At omkostningerne er konteret på de rigtige projekter, således at udgifterne på<br />

det enkelte projekt er retvisende.<br />

Gennemgangen har følgende fokuspunkter:<br />

• Er projektet stadig aktivt Alle ikke-aktive projekter skal være lukket.<br />

• Er bevillingen rigtig Alle tillægsbevillinger skal rapporteres til FIK-kontoret.<br />

• Er der underskud i forhold til bevilling Altså større forbrug end bevilling.<br />

• Er der et stort tilgodehavende Regnskabsaflæggelse skal overholdes.<br />

Listerne der udsendes fra økonomiafdelingen indeholder følgende oplysninger:<br />

• Projektnummer.<br />

• Bevilling.<br />

• Indbetalinger.<br />

• Omkostninger.<br />

• Indbetaling i forhold til omkostninger.<br />

• Bevilling i forhold til omkostninger.<br />

• Indbetaling i forhold til bevilling.<br />

På listerne skal der anføres kommentarer hvis følgende er gældende for projektet:<br />

Omkostningerne overstiger bevillingen med mere end 50.000 kr. Det skal anføres om<br />

det er underskud der skal dækkes af UK10.<br />

Omkostningerne overstiger indbetalingerne med mere end 50.000 kr. Det skal angives<br />

hvis der er tvivl om betaling fra bevillingsgiver.<br />

Indbetalingerne overstiger bevilling. Den underskrevne tillægsbevilling skal sendes til FIKkontoret.<br />

Hvis projektet er inaktivt og der endnu ikke er fortaget en lukning af det. Størrelsen af<br />

evt. underskud/overskud skal angives hvis det overstiger 50.000 kr.<br />

41 | Side


Det er meget vigtigt at økonomiafdelingen får besked om alle<br />

forhold vedr. projekter som kan forventes at påvirke instituttets<br />

eller afdelingens økonomiske driftsresultat på UK10.<br />

6.2.1 Attestation<br />

Listen med projekter inkl. bemærkninger skal attesteres af Institutleder. Hvis denne er<br />

fraværende i længere tid er det stedfortræder der skal underskrive. Dvs. enten<br />

sekretariatsleder eller en stedfortrædende professor.<br />

Attesteringen er et udtryk for, at listen med projekter er gennemgået efter de overfor<br />

nævnte kriterier og kommenteret således, at det er muligt for økonomiafdelingen at<br />

foretage de nødvendige manuelle justeringer mellem UK10 og UK95/97 til<br />

periodeopfølgningen.<br />

42 | Side


7 SYSTEMUNDERSTØTTELSE VED<br />

BUDGETOPFØLGNING<br />

En vigtig del af universitetets økonomistyring er en sammenhængende og effektiv itunderstøttelse,<br />

som sikrer relevant, rettidig og valid information for ledere,<br />

administrative medarbejdere og videnskabeligt personale. I økonomistyringsmanualen<br />

indgår flere forskellige it-redskaber, der enten anvendes til at indsamle og registrere<br />

data, behandle data, udtrække data og/eller til at analysere data. Fælles for itredskaberne<br />

er at de alle er baseret på universitetets økonomisystem ØSS.<br />

I økonomistyringsmanualens it-arkitektur anvendes ØSS primært til at registrere og lagre<br />

data. Til brug for at udarbejde ledelsesinformation anvendes Qlik View. Qlik View<br />

opdateres hver nat med regnskabsdata fra hovedbogen, og sammenstiller data så det er<br />

let at gå til og hurtigt at udtrække dem. Via Qlik View er det muligt at behandle og<br />

udtrække data i forskellige rapporter, og der kan foretages ”nedboring” i data (drilldown)<br />

til analysebrug.<br />

Den løbende budgetopfølgning foretages således på baggrund af rapporter fra Qlik View.<br />

Dette skyldes at rapporter fra Qlik View er langt mere overskuelige og fleksible end<br />

ØSS-rapporter.<br />

I forbindelse med budgetopfølgning opereres der på nuværende tidpunkt med 2<br />

forskellige typer rapporter som er opbygget ud fra det minimumskrav der er til<br />

budgettering:<br />

• Budgetopfølgningsrapport 1 (specifikation af UK 10, 90, 95, 97 samt total for<br />

disse 4 UK) i budget, forbrug, samt de 4 UK totalbudget, totalforbrug samt<br />

totalafvigelser i kr. og i %.<br />

• Budgetopfølgningsrapport 2 (enkelt UK) budget, forbrug, afvigelse i kr. og i %.<br />

Disse to budgetopfølgningsrapporter er de standardrapporter som alle budgetansvarlige<br />

skal kommentere og komme med afvigelsesforklaringer til.<br />

Rapporternes indhold og struktur fremgår af Bilag 3, som er skærmprint fra Qlik View.<br />

I samarbejde med økonomicentrene vil der blive lavet yderligere rapporter efter behov.<br />

Der vil også blive lavet forskellige transaktionsrapporter til formål for projekt og analyse<br />

formål.<br />

Selve layoutet af ovenstående rapporter bearbejdes og forbedres løbende og kan således<br />

ændre sig over tid.<br />

Brugen af rapporterne vil være beskrevet i særskilt vejledning, som vil være tilgængelig på<br />

økomoniafdelingens hjemmeside.<br />

43 | Side


I Bilag 3 er vist skærmprints fra en afvigelsesrapportering i Qlik View. Skærmprintene er<br />

alene medtaget for at illustrere rapportværktøjets muligheder. Den endelige rapport<br />

tilpasses naturligvis opstillingen i manualen.<br />

Der henvises i øvrigt til afsnittet om værktøjer og ØSS-rapporter i Bilag 6.<br />

44 | Side


8 LEDELSESRAPPORTERING<br />

Nogle af de helt centrale mål med økonomistyringsmanualen er:<br />

• At ledelsen på alle niveauer modtager en pålidelig ledelsesrapportering med<br />

tydelig angivelse af hvornår rapporteringen foregår og er tilgængelig.<br />

• At der gennem budgetopfølgning for de enkelte perioder sker en stillingtagen til<br />

budgetafvigelser på hvert af universitetets ledelsesniveauer og at der efterfølgende<br />

foretages konkrete handlinger på budgetafvigelserne, hvis der er behov for det.<br />

Derudover skal ledelsesrapporteringen indeholde analyse af udviklingen på en række<br />

aktivitetsdata for universitetets kerneopgaver.<br />

8.1 PERIODEOPFØLGNING, ESTIMAT OG ÅRSAFSLUTNING<br />

Rapporteringsforløbet er opdelt i følgende perioder:<br />

• Periode 1: 1. januar – 30. april<br />

• Periode 2: 1. maj – 31. august<br />

• Estimat for årsresultatet<br />

• Årsregnskab<br />

8.1.1 Periodeopfølgning<br />

Der skal rapporteres på alle niveauer.<br />

De økonomiske data skal rapporteres i henhold til den standard, der fremgår af<br />

opstillingerne i manualen (bilag 2), og forklaringsmæssigt i henhold til retningslinier for<br />

afvigelsesforklaringer, jf. afsnit 6.1. Det er nødvendigt at have en tværgående standard for<br />

at kunne konsolidere økonomioplysningerne op til niveau 1. Økonomicentrene sikrer, at<br />

der foretages periodisering af væsentlige poster, vurdering af projekter o.l., ligesom<br />

økonomicentrene foretager konsolidering, såvel beløbsmæssigt som forklaringsmæssigt<br />

på niveau 2.<br />

De udarbejdede rapporter på niveau 1 tilgår direktion og bestyrelse sammen med den<br />

periodeopfølgning, der i øvrigt udarbejdes af økonomiafdelingen. Ledelsesrapporteringen<br />

skal i videst udstrækning passe med universitetets bestyrelsesmøder. I de tilfælde hvor<br />

mødedatoerne for bestyrelsen ikke harmonerer med de forskellige deadlines der er<br />

nødvendige for at udarbejde perioderegnskabet, mv. er det aftalt, at økonimiafdelingen<br />

udsender en skriftlig orientering senest 5 uger efter at perioden er afsluttet.<br />

Periodefølgning på niveau 2 og 3 tilgår ledelsen på de enkelte niveauer, altså dekan og<br />

institutleder.<br />

Den del af periodeopfølgningen der ligger ud over økonomiopfølgningen omfatter<br />

aktivitetsdata for universitetets kerneydelser; uddannelse, forskning, og formidling.<br />

Derudover sker der en opfølgning på personaleudviklingen. Aktivitetsopfølgningen er<br />

45 | Side


ikke standardiseret, men udarbejdes efter aftale mellem direktion og økonomiafdelingen.<br />

I skemaerne for de enkelte perioder er det dog muligt at se hvilke aktivitetsdata der<br />

lægges op til.<br />

Tabel 8.1 – Opfølgning periode 1<br />

Opgave Delopgave Ansvarlig<br />

Økonomi<br />

Aktivitetsdata<br />

Økonomi<br />

- Sammenholdelse af budget og<br />

regnskab<br />

- Vurdering af udvikling i omkostninger<br />

til løn og øvrige poster<br />

Ekstern virksomhed<br />

- Udgiftsudviklingen<br />

- Projekt til- og afgang<br />

- Opfølgning på budgetprognose og<br />

realiserede tal<br />

Uddannelse<br />

- Midtvejsopgørelse (STÅ)<br />

- Opfølgning på budgetprognose og<br />

realiserede tal<br />

Personale<br />

- Til- og afgang<br />

- Kønsfordeling<br />

- Udenlandske VIP<br />

Udviklingskontrakt<br />

- Kvantificerbare data der giver<br />

mening at opgøre på tidspunktet.<br />

Benchmarking<br />

- Sammenligning af sektoren for såvel<br />

økonomi, uddannelse, forskning,<br />

personale, formidling og<br />

omkostninger til adm.<br />

ØA og ØC<br />

Relevante deadlines for økonomicentrene<br />

(og dermed niveau 2 og<br />

3) vil fremgå af bilag 4.<br />

ØA og ØC<br />

ØA’s statistikenhed<br />

ØA’s statistikenhed<br />

ØA og LS<br />

ØA’s budgetenhed<br />

Tabel 8.2 – Opfølgning periode 2<br />

46 | Side


Opgave Delopgave Ansvarlig<br />

Økonomi<br />

Aktivitetsdata<br />

Økonomi<br />

- Sammenholdelse af budget og<br />

regnskab<br />

- Vurdering af udvikling i omkostninger<br />

til løn og øvrige poster<br />

Ekstern virksomhed<br />

- Udgiftsudviklingen<br />

- Projekt til- og afgang<br />

- Opfølgning på budgetprognose og<br />

realiserede tal<br />

Uddannelse<br />

- Optag<br />

- ”Sommertælling” (STÅ)<br />

- Opfølgning på budgetprognose og<br />

realiserede tal<br />

Personale<br />

- Til- og afgang<br />

- Kønsfordeling<br />

- Udenlandske VIP<br />

- Aldersfordeling<br />

Udviklingskontrakt<br />

- Kvantificerbar data der giver<br />

mening at opgøre på tidspunktet.<br />

ØA og ØC<br />

Relevante deadlines for<br />

økonomicentrene (og dermed<br />

niveau 2 og 3) vil fremgå af bilag<br />

4.<br />

ØA og ØC<br />

ØA’s statistikenhed<br />

ØA’s statistik enhed<br />

ØA og LS<br />

Periode 1 og 2: overordnet tidsplan for niveau 2 og 3<br />

Niveau 2 (herunder økonomicentrene) og 3 skal i sær påregne tid til<br />

udarbejdelse af data på følgende tidspunkter:<br />

Periode 1:<br />

Sikring af data og registrering af data i ØSS: uge 17 – 19.<br />

Budgetopfølgning inkl. afvigelsesforklaring: uge 21 – 22.<br />

detaljer i budgetopfølgningen og lokale deadlines<br />

varetages af økonomicentrene.<br />

Periode 2:<br />

Sikring af data og registrering af data i ØSS: uge 34 – 36.<br />

Budgetopfølgning inkl. afvigelsesforklaring: uge 38 – 39.<br />

detaljer i budgetopfølgningen og lokale deadlines varetages af<br />

økonomicentrene.<br />

8.1.2 Estimat for helårsresultat<br />

På basis af de realiserede tal pr. 31.10 samt erfaringerne fra periode 2 (især hvad angår<br />

periodiseringer) udarbejder økonomiafdelingen i samarbejde med økonomicentrene et<br />

estimat for resultatet for hele budgetåret, fordelt på niveau 2.<br />

47 | Side


Estimatet tilgår direktionen i en specifikationsgrad, der fastsættes af økonomiafdelingen,<br />

primært afhængig af hvilket budskab, der i forhold til rapporteringen for periode 2 er<br />

væsentligt at sende.<br />

8.1.3 Årsregnskab<br />

Det officielle årsregnskab udarbejdes i økonomiafdelingen. Indregning af periodiseringsposter,<br />

værdi af projekter o.l. sker i samarbejde med økonomicentrene.<br />

Økonomiafdelingen fremsender i uge 44 (jf. årshjulet) en vejledning til niveau 2 og 3 der<br />

tydeligt angiver deadlines for delelementer af årsafslutningen og hvilket niveau der skal<br />

gøre noget aktivt i den sammenhæng.<br />

Officielt årsregnskab godkendes i direktionen.<br />

Internt årsregnskab udarbejdes på samme måde og i henhold til den rapporteringsform,<br />

der anvendes ved periodeopgørelserne, hvad angår resultatrapporteringen. Herudover<br />

udarbejder økonomiafdelingen en fordeling af egenkapital på hovedområdeniveau, alene<br />

ved at det enkeltes hovedområdes primo egenkapital reguleres med årets resultat for<br />

det pågældende hovedområde. Det interne årsregnskab udarbejdes sideløbende med det<br />

officielle årsregnskab.<br />

Officielt årsregnskab godkendes i bestyrelsen.<br />

Tabel 8.3 – Årsregnskab<br />

Opgave Delopgave Ansvarlig<br />

Årsregnskab<br />

Aktivitetsdata<br />

Regnskab for finansåret i sin helhed<br />

udarbejdes efter de anvendte<br />

regnskabsprincipper.<br />

Beretning<br />

I årsrapportens beretningsdel opgøres<br />

relevante aktivitetsdata indenfor<br />

universitetets kerne-virksomhed;<br />

forskning, formidling og uddannelse.<br />

Målrapportering<br />

Alle universitetets mål i<br />

udviklingskontrakten afrapporteres<br />

med klar angivelse om status og<br />

udvalgte mål analyseres.<br />

Der indhentes dokumentation for alle<br />

mål, i sær de kvanticerbar data.<br />

ØA<br />

Relevante deadlines for økonomicentrene<br />

(og dermed niveau 2 og<br />

3) vil fremgå af bilag 4.<br />

ØA og LS<br />

ØA og LS<br />

48 | Side


9 KOMPETENCEUDVIKLING<br />

Det er klart, at indførelsen af et nyt styringsgrundlag og nye værktøjer ikke kun skal<br />

formidles gennem en manual. Formidlingen skal ske gennem en række kurser, hvor<br />

medarbejderne på alle niveauer opnår kompetencer på baggrund af både generelle<br />

økonomikurser og værktøjskurser.<br />

Økonomiafdelingen samarbejder med Personaleudviklingssekretariatet (PUS) om et<br />

kursuskatalog. Kurserne er i første omgang koncentreret om økonomistyring og de<br />

tilhørende udvalgte værktøjskurser.<br />

9.1 KURSER DER UDBYDES AF ØA<br />

De fleste kurser starter op i 2009. Dog vil der i 2008 blive afholdt kurser der i<br />

særdeleshed fokusere på indholdet i denne manual samt forskellen mellem det<br />

udgiftsbaseret og omkostningsbaseret regnskab.<br />

• Introduktionskursus – budgetgennemgang.<br />

• Budgetlægning/-rapportering herunder inddatering af indtægter via GIS.<br />

• Udgiftsbaseret contra omkostningsbaseret regnskab i praksis.<br />

• Økonomistyringskursus jf. økonomistyringsmanualen.<br />

• Regnskabsmæssige forhold, herunder regelsæt, pligter og rettigheder.<br />

• Moms.<br />

• FIK Projektoprettelse (Procedurer og organisation omkring projektoprettelse,<br />

Standardaftaler FIK og IV, Projektbudget FIK og IV kalkulation, Moms på<br />

projekter).<br />

• FIK - ØSS ved tilskudsfinansierede projekter (Rapporter, transaktionslister,<br />

forespørgsler, Månedskørsler og andre generelle forhold, Løbende kontrol og<br />

afstemning).<br />

• Indkøbssystemet.<br />

• Indkøbsoptimering på Fakulteter, institutter og afdelinger.<br />

• Qlik View.<br />

• ØSS-EF inkl. søgning i overvågningsrapport.<br />

• Debitor light.<br />

• GIS og omkonteringsbilledet.<br />

• Anlægssystem.<br />

• Rejseafregningssystem.<br />

• ØSS kursus (kontoplan, skærmopslag, udskrift hovedbog, sammenhæng mellem<br />

moduler, mv.).<br />

49 | Side


10 BILAGSOVERSIGT<br />

Bilag 1:<br />

Bilag 2:<br />

Bilag 3:<br />

Bilag 4:<br />

Bilag 5:<br />

Bilag 6:<br />

Bilag 7:<br />

Bilag 8:<br />

Økonomicentrenes arbejdsopgaver<br />

Budgeteksempler<br />

Qlik View eksempler<br />

Tidsfrister for perioderegnskab, estimat og årsregnskab<br />

Artskontofordeling<br />

Værktøjer og ØSS’ens rapportmuligheder<br />

Årshjul<br />

Hotline<br />

50 | Side


Bilag 1<br />

ØKONOMICENTRENES<br />

ARBEJDSOPGAVER<br />

1.1 ØKONOMICENTRENES OPGAVER<br />

Som udgangspunkt vil økonomicentrenes opgaver omfatte nedenstående:<br />

1. Budget<br />

a. opstille periodeopdelte indtægts- og omkostningsbudgetter (herunder<br />

investeringsbudgetter) for de enkelte hovedområder - på baggrund af<br />

fælles standarder og principper. Rammen for hovedområdernes<br />

indtægtsbudgetter er institutionsbudgettet, der udarbejdes af<br />

økonomiafdelingen<br />

b. indrapportering af det periodeopdelte indtægts- og omkostningsbudget i<br />

ØSS<br />

c. sikre at budgetproceduren overholder standarder for budgetteringen og<br />

rapporteringsfrister jf herunder at niveau 3 opfylder de<br />

budgetteringskrav, der vedtages på niveau 2 – som minimum de krav<br />

som fremgår af økonomistyringsmanualen<br />

2. Sammenholdelse af budget og regnskab<br />

a. periodevis budgetopfølgning og afvigelsesrapportering for niveau 2 og 3<br />

3. Sikre løbende rapportering til institutledere, niveau 2 og 1<br />

a. periodevis rapportering i forbindelse med budgetopfølgningen, hvor<br />

væsentlige afvigelser mellem periodens realiserede beløb og budgettal<br />

årsagsforklares<br />

b. løbende rapportering omkring udviklingen i nøgletal vedrørende<br />

projektportefølje og STÅ-prognose (datagrundlag tilvejebringes af<br />

økonomiafdelingen)<br />

c. orientering om brud på – og mangler i forretningsgange<br />

4. Kontrol af registreringer i ØSS<br />

a. løbende kontrol af om bogføringen på niveau 2 er rigtig og retvisende<br />

(sandsynlighedstjek)<br />

5. Identificering af behov for efteruddannelse/opkvalificering og forslag til intern<br />

kompetenceudvikling der koordineres af økomomiafdelingen og<br />

personaleudviklingssekretariatet (PUS)<br />

6. Eksternt finansierede projekter<br />

a. sikre samarbejde mellem niveau 2’s projektcentre<br />

- herunder vurdering af, om gældende forretningsgange omkring<br />

projekthåndtering overholdes<br />

b. periodevis afstemning af ØSS (UK 90, 95, 97) til bevillinger vedrørende<br />

projekter<br />

c. gennemgang og vurdering af værdiansættelsen af igangværende projekter<br />

i tilslutning til udarbejdelsen af periode- og årsregnskab.<br />

51 | Side


7. Regnskabsaflæggelse<br />

a. Opgørelse af periodiseringsbeløb til perioderegnskaber og årsregnskabet<br />

b. vurdering af feriepengeforpligtelse<br />

c. registrering/indrapportering af eventualrettigheder/-forpligtelser<br />

d. bidrage med øvrige oplysninger og kontroller i forbindelse med<br />

udarbejdelse af internt regnskab<br />

8. Derudover skal centrene også sikre anvendelsen af og udvikling af best practise<br />

og vil - hurtigere end tilfældet er i dag – kunne formidle gode og dårlige<br />

erfaringer mellem institutter og afdelinger.<br />

Efterhånden som man indhenter erfaringer med økonomicentrenes varetagelse af<br />

opgaverne, tilpasses grænsefladerne i forhold til andre administrative enheder og<br />

centrenes opgaveportefølje. I den forbindelse kan der bl.a. ses nærmere på muligheden<br />

for at knytte aktivitetsstyring og økonomistyring tættere sammen, ligesom man kan<br />

overveje, om det vil være hensigtsmæssigt at samle nogle af de opgaver, der indtil videre<br />

ligger på decentralt niveau i økonomicentrene.<br />

Økonomirelaterede opgaver der fortsat skal løses af medarbejdere på de<br />

enkelte institutter, afdelinger, mv.<br />

Afhængig af den organisatoriske opbygning af økonomicentrene, vil der være en række af<br />

økonomicentrenes budget- og regnskabsmæssige opgaver, som udføres af medarbejdere<br />

på niveau 3.<br />

1. Rejser/rejseafregning<br />

a. indhentning af tilbud<br />

b. bestilling af rejser<br />

c. oprettelse af rejse i rejseafregningssystemet<br />

d. indtastning af data og klarmelding i rejseafregningssystemet<br />

e. behandling af afviste rejseafregninger og fejl i rejseafregninger<br />

2. Indkøb<br />

a. bestilling af varer og tjenesteydelser direkte hos leverandør eller<br />

gennem indkøbssystemet<br />

b. kontering m.v. og varemodtagelse via indkøbssystemet<br />

3. Kreditorfakturaer<br />

a. varegodkendelse<br />

b. kontering og godkendelse (attestation) via ØSS EF eller manuelt<br />

c. behandling af kreditnotaer i ØSS-EF<br />

d. kontrol af ØSS bogføringen bl.a. via rapporter i ØSS.<br />

4. Debitorfakturaer<br />

a. udfyldelse af debitorbilag (til ØA’s bogholderi)<br />

b. indtastning og udskrivning af debitorfaktura i Debitor Light<br />

c. forsendelse af debitorfakturaer (private virksomheder)<br />

5. Intern fakturering<br />

a. indtastning og godkendelse af elektroniske fakturaer i GIS<br />

6. Omkontering<br />

52 | Side


a. omkontering ved fejlposter via omkonteringsbillede i ØSS<br />

b. omkontering og godkendelse ved fejlposter via GIS<br />

7. Udlæg<br />

a. udfyldelse af udlægsbilag og fremsendelse til ØA’s bogholderi<br />

8. Ansættelser<br />

a. udfyldelse af timesedler/ansættelseskontrakter til HR-afdelingen og<br />

lønkontoret<br />

b. ansættelsesforhold vedr.:<br />

i. studerende<br />

ii. gæsteforskere<br />

iii. gæsteforelæsere<br />

iv. institutansættelser (TAP/VIP)<br />

9. Omkontering af løn:<br />

a. omkontering af løn på og mellem underkonti<br />

b. frikøb på og mellem underkonti<br />

10. Udfyldelse af blanketter til oprettelse af personer i:<br />

a. ØSS<br />

b. attestationsdatabase (blanketter/EXCEL)<br />

c. rejseafregningssystemet<br />

d. ØSS HR-modul (roller og rettigheder)<br />

e. Indkøbssystemet<br />

53 | Side


Bilag 2<br />

BUDGETEKSEMPLER<br />

Detaljeringsniveau med niveau 2 som eksempel<br />

Niveau 2<br />

Kontonr. UK 10 UK 90 UK 95 UK 97 I alt<br />

1. Eksterne Indtægter<br />

1.1 Statstilskud 632000 x x<br />

1.2 Salg af varer og tjenesteydelser 210000 x x x<br />

1.3 Tilskudsfin. aktiviteter 639000 x x x<br />

2. Interne Indtægter<br />

2.1 Overhead indtægter 761019 x x<br />

2.2 Interne indtægter (ISO) 761029 x x<br />

2.3 Interne Bidrag<br />

2.3.1 AUB Bidrag 761041 x<br />

2.3.2 ADM Bidrag 761042 x<br />

2.3.3 Lokalebidrag 761043 x<br />

Indtægter i alt x x x x x<br />

3. Eksterne Omkostninger<br />

3.1 Forbrugsomkostninger<br />

3.1.1 Husleje 161000 x x x x x<br />

3.1.2 Andre forbrugsomkostnin 140000 x x x x x<br />

3.2.Personaleomkostninger 110000 x x x x x<br />

3.3.Andre driftsomkostninger<br />

3.3.1 AER-Bidrag 166000 x x x x x<br />

3.3.2 Projektregulering 199090 x x<br />

3.4 Af- og nedskrivninger 180000 x x<br />

4. Interne Omkostninger<br />

4.1 Overhead omkostninger 711019 x x x<br />

4.2 Interne omkostninger (ISO) 711029 x x x x<br />

4.3 Interne bidrag<br />

4.3.1 AUB bidrag 711021 x x<br />

4.3.2 ADM bidrag 711022 x x<br />

4.3.3 Lokalebidrag 711023 x x<br />

Omkostninger i alt x x x x x<br />

Resultat Ordinær drift + / - x + / - x 0,- 0,- +/- x<br />

5. Andre driftsposter 289950 x x x x x<br />

6. Finansielle poster 670000 x x<br />

Resultat + / - x + / - x 0,- 0,- +/- x<br />

7. Udisponerede midler 899999 x x x<br />

54 | Side


Konsolidering på niveau 2<br />

Konsolidering UK10<br />

Kontonr. Inst 1 Inst 2 Inst 3 ….. I alt<br />

1. Eksterne Indtægter<br />

1.1 Statstilskud 632000 x x x x x<br />

1.2 Salg af varer og tjenesteydelser 210000 x x x x x<br />

1.3 Tilskudsfin. aktiviteter 639000<br />

2. Interne Indtægter<br />

2.1 Overhead indtægter 761019 x x x x x<br />

2.2 Interne indtægter (ISO) 761029 x x x x x<br />

2.3 Interne Bidrag<br />

2.3.1 AUB Bidrag 761041 x x x x x<br />

2.3.2 ADM Bidrag 761042 x x x x x<br />

2.3.3 Lokalebidrag 761043 x x x x x<br />

Indtægter i alt x x x x x<br />

3. Eksterne Omkostninger<br />

3.1 Forbrugsomkostninger<br />

3.1.1 Husleje 161000 x x x x x<br />

3.1.2 Andre forbrugsomkostninger 140000 x x x x x<br />

3.2.Personaleomkostninger 110000 x x x x x<br />

3.3.Andre driftsomkostninger<br />

3.3.1 AER-Bidrag 166000 x x x x x<br />

3.3.2 Projektregulering 199090 x x x x x<br />

3.4 Af- og nedskrivninger 180000 x x x x x<br />

4. Interne Omkostninger<br />

4.1 Overhead omkostninger 711019<br />

4.2 Interne omkostninger (ISO) 711029<br />

4.3 Interne bidrag<br />

4.3.1 AUB bidrag 711021 x x x x x<br />

4.3.2 ADM bidrag 711022 x x x x x<br />

4.3.3 Lokalebidrag 711023 x x x x x<br />

Omkostninger i alt x x x x x<br />

Resultat Ordinær drift + / - x + / - x + / - x + / - x + / - x<br />

5. Andre driftsposter 289950 x x x x x<br />

6. Finansielle poster 670000 x x x x x<br />

Resultat + / - x + / - x + / - x + / - x + / - x<br />

7. Udisponerede midler 899999 x x x x x<br />

55 | Side


Konsolidering på niveau 2<br />

Konsolidering UK90<br />

Kontonr. Inst 1 Inst 2 Inst 3 Inst 4 I alt<br />

1. Eksterne Indtægter<br />

1.1 Statstilskud 632000<br />

1.2 Salg af varer og tjenesteydelser 210000 x x x x x<br />

1.3 Tilskudsfin. aktiviteter 639000<br />

2. Interne Indtægter<br />

2.1 Overhead indtægter 761019<br />

2.2 Interne indtægter (ISO) 761029<br />

2.3 Interne Bidrag<br />

2.3.1 AUB Bidrag 761041<br />

2.3.2 ADM Bidrag 761042<br />

2.3.3 Lokalebidrag 761043<br />

Indtægter i alt x x x x x<br />

3. Eksterne Omkostninger<br />

3.1 Forbrugsomkostninger<br />

3.1.1 Husleje 161000 x x x x x<br />

3.1.2 Andre forbrugsomkostninger 140000 x x x x x<br />

3.2.Personaleomkostninger 110000 x x x x x<br />

3.3.Andre driftsomkostninger<br />

3.3.1 AER-Bidrag 166000 x x x x x<br />

3.3.2 Projektregulering 199090<br />

3.4 Af- og nedskrivninger 180000<br />

4. Interne Omkostninger<br />

4.1 Overhead omkostninger 711019<br />

4.2 Interne omkostninger (ISO) 711029 x x x x x<br />

4.3 Interne bidrag<br />

4.3.1 AUB bidrag 711021<br />

4.3.2 ADM bidrag 711022<br />

4.3.3 Lokalebidrag 711023<br />

Omkostninger i alt x x x x x<br />

Resultat Ordinær drift + / - x + / - x + / - x + / - x + / - x<br />

5. Andre driftsposter 289950 x x x x x<br />

6. Finansielle poster 670000<br />

Resultat + / - x + / - x + / - x + / - x + / - x<br />

7. Udisponerede midler 899999 x x x x x<br />

56 | Side


Konsolidering på niveau 2<br />

Konsolidering UK95<br />

Kontonr. Inst 1 Inst 2 Inst 3 ….. I alt<br />

1. Eksterne Indtægter<br />

1.1 Statstilskud 632000<br />

1.2 Salg af varer og tjenesteydelser 210000<br />

1.3 Tilskudsfin. aktiviteter 639000 x x x x x<br />

2. Interne Indtægter<br />

2.1 Overhead indtægter 761019<br />

2.2 Interne indtægter (ISO) 761029<br />

2.3 Interne Bidrag<br />

2.3.1 AUB Bidrag 761041<br />

2.3.2 ADM Bidrag 761042<br />

2.3.3 Lokalebidrag 761043<br />

Indtægter i alt x x x x x<br />

3. Eksterne Omkostninger<br />

3.1 Forbrugsomkostninger<br />

3.1.1 Husleje 161000 x x x x x<br />

3.1.2 Andre forbrugsomkostninger 140000 x x x x x<br />

3.2.Personaleomkostninger 110000 x x x x x<br />

3.3.Andre driftsomkostninger<br />

3.3.1 AER-Bidrag 166000 x x x x x<br />

3.3.2 Projektregulering 199090<br />

3.4 Af- og nedskrivninger 180000<br />

4. Interne Omkostninger<br />

4.1 Overhead omkostninger 711019 x x x x x<br />

4.2 Interne omkostninger (ISO) 711029 x x x x x<br />

4.3 Interne bidrag<br />

4.3.1 AUB bidrag 711021<br />

4.3.2 ADM bidrag 711022<br />

4.3.3 Lokalebidrag 711023<br />

Omkostninger i alt x x x x x<br />

Resultat Ordinær drift 0,- 0,- 0,- 0,- 0,-<br />

5. Andre driftsposter 289950 x x x x x<br />

6. Finansielle poster 670000<br />

Resultat 0,- 0,- 0,- 0,- 0,-<br />

7. Udisponerede midler 899999<br />

57 | Side


Konsolidering på niveau 2<br />

Konsolidering UK97<br />

Kontonr. Inst 1 Inst 2 Inst 3 ….. I alt<br />

1. Eksterne Indtægter<br />

1.1 Statstilskud 632000<br />

1.2 Salg af varer og tjenesteydelser 210000<br />

1.3 Tilskudsfin. aktiviteter 639000 x x x x x<br />

2. Interne Indtægter<br />

2.1 Overhead indtægter 761019<br />

2.2 Interne indtægter (ISO) 761029<br />

2.3 Interne Bidrag<br />

2.3.1 AUB Bidrag 761041<br />

2.3.2 ADM Bidrag 761042<br />

2.3.3 Lokalebidrag 761043<br />

Indtægter i alt x x x x x<br />

3. Eksterne Omkostninger<br />

3.1 Forbrugsomkostninger<br />

3.1.1 Husleje 161000 x x x x x<br />

3.1.2 Andre forbrugsomkostninger 140000 x x x x x<br />

3.2.Personaleomkostninger 110000 x x x x x<br />

3.3.Andre driftsomkostninger<br />

3.3.1 AER-Bidrag 166000 x x x x x<br />

3.3.2 Projektregulering 199090<br />

3.4 Af- og nedskrivninger 180000<br />

4. Interne Omkostninger<br />

4.1 Overhead omkostninger 711019 x x x x x<br />

4.2 Interne omkostninger (ISO) 711029 x x x x x<br />

4.3 Interne bidrag<br />

4.3.1 AUB bidrag 711021<br />

4.3.2 ADM bidrag 711022<br />

4.3.3 Lokalebidrag 711023<br />

Omkostninger i alt x x x x x<br />

Resultat Ordinær drift 0,- 0,- 0,- 0,- 0,-<br />

5. Andre driftsposter 289950 x x x x x<br />

6. Finansielle poster 670000<br />

Resultat 0,- 0,- 0,- 0,- 0,-<br />

7. Udisponerede midler 899999<br />

58 | Side


Detaljeringsniveau med niveau 3 som eksempel<br />

Niveau 3<br />

Kontonr. UK 10 UK 90 UK 95 UK 97 I alt<br />

1. Eksterne Indtægter<br />

1.1 Statstilskud 632000 x x<br />

1.2 Salg af varer og tjenesteydelser 210000 x x x<br />

1.3 Tilskudsfin. aktiviteter 639000 x x x<br />

2. Interne Indtægter<br />

2.1 Overhead indtægter 761019 x x<br />

2.2 Interne indtægter (ISO) 761029 x x<br />

2.3 Interne Bidrag<br />

2.3.1 AUB Bidrag 761041 x<br />

2.3.2 ADM Bidrag 761042 x<br />

2.3.3 Lokalebidrag 761043 x<br />

Indtægter i alt x x x x x<br />

3. Eksterne Omkostninger<br />

3.1 Forbrugsomkostninger<br />

3.1.1 Husleje 161000 x x x x x<br />

3.1.2 Andre forbrugsomkostn 140000 x x x x x<br />

3.2.Personaleomkostninger 110000 x x x x x<br />

3.3.Andre driftsomkostninger<br />

3.3.1 AER-Bidrag 166000 x x x x x<br />

3.3.2 Projektregulering 199090 x x<br />

3.4 Af- og nedskrivninger 180000<br />

4. Interne Omkostninger<br />

4.1 Overhead omkostninger 711019 x x x<br />

4.2 Interne omkostninger (ISO) 711029 x x x x<br />

4.3 Interne bidrag<br />

4.3.1 AUB bidrag 711021<br />

4.3.2 ADM bidrag 711022<br />

4.3.3 Lokalebidrag 711023<br />

Omkostninger i alt x x x x x<br />

Resultat Ordinær drift + / - x + / - x 0,- 0,- +/- x<br />

5. Andre driftsposter 289950 x x x x x<br />

6. Finansielle poster 670000 x x<br />

Resultat + / - x + / - x 0,- 0,- +/- x<br />

7. Udisponerede midler 899999 x x x<br />

59 | Side


Bilag 3<br />

QLIK VIEW EKSEMPLER<br />

60 | Side


61 | Side


Bilag 4<br />

TIDSFRISTER FOR PERIODEREGNSKAB,<br />

ETSTIMAT OG ÅRSREGNSKAB<br />

4.1 TIDSFRISTER FOR PERIODEREGNSKABSAFLÆGGELSE<br />

Der skal aflægges perioderegnskab pr. 30.4. og pr. 31.8. Perioderegnskab udarbejdes<br />

efter stort set samme procedurer som ved årsregnskabsaflæggelse. Formålet med<br />

perioderegnskab er at lave et retvisende øjebliksbillede af driftsresultatet og udviklingen i<br />

balancen henholdsvis pr. 30.4 og pr. 31.8. Dette skal gøres for at lave budgetopfølgning,<br />

herunder sammenholde driftsresultatet med budgettet. Er det nødvendigt at foretage<br />

justeringer / besparelser for at opretholde et balanceret driftsresultat.<br />

Forud for hvert perioderegnskab udsender Økonomiafdelingen en oversigt med<br />

angivelse af relevante tidsfrister i forbindelse med afslutning af regnskabsperioden.<br />

Nedenfor er angivet de enkelte opgaver:<br />

Tidsplan for 1. periode – 1.jan til 30.apr.:<br />

Uge 11<br />

Udsendelse af skrivelse vedr. perioderegnskab pr. 30.4. Samt<br />

projektoversigt pr. 31.3<br />

Rejser<br />

Rejser skal afsluttes i rejseafregningssystemet senest d. 31.8.2008. Udlæg<br />

skal ligeledes være fremsendt til økonomiafdelingen att. Rejser senest d.<br />

31.8.2008<br />

Uge 18 Bygningsinvesteringer<br />

Deadline for gennemgang af bygningsinvesteringer med TF<br />

Bygningsinvesteringer skal opgøres for de første 4 måneder.<br />

Uge 18 Debitor Deadline for fakturering i ØSS<br />

Al fakturering skal være foretaget i ØSS vedr. jan til april<br />

Uge 19<br />

Kreditor<br />

Deadline for kontering i ØSS-EF<br />

Alle kreditor faktura vedr. perioden frem til og med april. skal være<br />

konteret og godkendt i ØSS<br />

Uge 19 GIS Deadline for GIS og Omkontering<br />

Alle omkonteringer mellem uk10 og uk95/97 skal være godkendt og alle<br />

GIS skal være afsendt i så god tid, at modtager kan nå at godkende dem<br />

senest d. 4.5.<br />

Uge 19 Periodisering Deadline for indsendelse af periodiseringer.<br />

Uge 19 Patenter Deadline for aflevering af filer vedr. patenter<br />

Patenteringsomkostninger og status på patenterne skal være opdateret for<br />

perioden jan til april og fremsendt til økonomiafdelingen att. Mie Bech<br />

Uge 19<br />

April lukkes i ØSS.<br />

Uge 19 Projekter Deadline for aflevering af projektoversigt<br />

Fremsendte liste over eksterne projekter skal være gennemgået og<br />

kommenteret. Listen skal attesteres af institut- eller afdelingsleder og<br />

fremsendes til økonomiafdelingen att. Mie Bech<br />

62 | Side


Niveau 2 skal udarbejde budgetopfølgning for perioden, og indhente tilhørende<br />

afvigelsesforklaringer fra niveau 3. Herefter modtager niveau 2 en intern<br />

resultatopgørelse til kommentering fra økonomiafdelingen, som fremsendes i uge 22.<br />

Væsentlige afvigelsesforklaringer indarbejdes i et samlet notat som sendes til bestyrelse<br />

og direktion.<br />

Perioderegnskabet for periode 1 færdiggøres i endelig form med henblik på udsendelse i<br />

uge 24. Det består af følgende elementer:<br />

• Notat omhandlende væsentlige afvigelser til budgettet.<br />

• Resultatopgørelse<br />

• Balance<br />

• Noter<br />

• Intern resultatopgørelse pr. hovedområde<br />

Tidsplan for 2 periode – 1.maj til 31.aug.:<br />

Udsendelse af skrivelse vedr. perioderegnskab pr. 31.8. Samt<br />

Uge 33<br />

projektoversigt pr. 31.7.08.<br />

Rejser<br />

Rejser skal afsluttes i rejseafregningssystemet senest d. 31.8. Udlæg skal<br />

ligeledes være fremsendt til økonomiafdelingen att. Rejser senest d. 31.8.<br />

Uge 35 Bygningsinvesteringer<br />

Deadline for gennemgang af bygningsinvesteringer med TF<br />

Bygningsinvesteringer skal opgøres for de første 8 måneder.<br />

Uge 35 Debitor Deadline for fakturering i ØSS<br />

Al fakturering skal være foretaget i ØSS vedr. jan til aug. 2008<br />

Uge 36 Kreditor Deadline for kontering i ØSS-EF<br />

Alle kreditor faktura vedr. perioden frem til og med aug. 2008 skal være<br />

konteret og godkendt i ØSS<br />

Uge 36 GIS Deadline for GIS og Omkontering<br />

Alle omkonteringer mellem uk10 og uk95/97 skal være godkendt og alle<br />

GIS skal være afsendt i så god tid at modtager kan nå at godkende dem<br />

senest d. 4.9.<br />

Uge 36 Periodisering Deadline for indsendelse af periodiseringer<br />

Uge 36 Patenter Deadline for aflevering af filer vedr. patenter<br />

Patenteringsomkostninger og status på patenterne skal være opdateret for<br />

perioden januar til og med august og fremsendt til Økonomiafdelingen att.<br />

Mie Bech<br />

Uge 36<br />

August lukkes i ØSS<br />

Uge 36 Projekter Deadline for aflevering af projektoversigt<br />

Fremsendte liste over eksterne projekter skal være gennemgået og<br />

kommenteret. Listen skal attesteres af Inst.- ell. Afd.leder og fremsendes<br />

til økonomiafdelingen at. Mie Bech<br />

Niveau 2 skal udarbejde budgetopfølgning for perioden, og indhente tilhørende<br />

afvigelsesforklaringer fra niveau 3. Herefter modtager niveau 2 en intern<br />

resultatopgørelse til kommentering fra økonomiafdelingen, som fremsendes i uge 39.<br />

Væsentlige afvigelsesforklaringer indarbejdes i et samlet notat som sendes til bestyrelse<br />

og direktion.<br />

Perioderegnskab for periode 2 færdiggøres i endelig form med henblik på udsendelse i<br />

uge 41. Det består af følgende elementer:<br />

Notat omhandlende væsentlige afvigelser til budgettet.<br />

63 | Side


Resultatopgørelse<br />

Balance<br />

Noter<br />

Intern resultatopgørelse pr. hovedområde<br />

4.2 TIDSFRISTER FOR UDARBEJDELSE AF ESTIMAT<br />

På basis af de realiserede tal pr. 31.10 samt erfaringerne fra periode 2 (især hvad angår<br />

periodiseringer) udarbejder Økonomiafdelingen i samarbejde med økonomicentrene et<br />

estimat for resultatet for hele regnskabsåret, fordelt på hovedområder. Arbejdet vil<br />

naturligt også involvere niveau 3 såfremt økonomicentrene har behov for at<br />

kommentere væsentlige afvigelser m.m.<br />

Estimatet tilgår direktionen i en specifikationsgrad, der fastsættes af økonomiafdelingen,<br />

og som primært er afhængig af hvilket budskab, der i forhold til rapporteringen for<br />

periode 2 er væsentligt at sende.<br />

Tidsplan for estimat:<br />

Uge 46<br />

Uge 46-47<br />

Uge 48<br />

Uge 49<br />

Uge 50<br />

Periode 10 (okt.) lukkes i ØSS<br />

Økonomiafdelingen udarbejder et estimat for årets regnskabsresultat på<br />

hovedområdeniveau. Det sker på baggrund af:<br />

fremskrivning af de realiserede tal opgjort pr. 31.10<br />

den kommenterede periodeopgørelse for periode 2<br />

tilbagemelding fra niveau 3 og ØC om forventet forbrug for november og<br />

december<br />

Økonomiafdelingen samstemmer forventninger til årets resultat for<br />

hovedområder med økonomicentrene<br />

Estimatet sendes til direktionen. Oplæg til og præsentation af estimatet<br />

forberedes til bestyrelsesmødet i december<br />

Eventuelle ændringer fra direktionen medtages<br />

4.3 TIDSFRISTER VEDRØRENDE ÅRSREGNSKABSAFLÆGGELSEN<br />

I forbindelse med aflæggelsen af årsregnskabet er der flere procedure, der skal<br />

overholdes, end der er ved perioderegnskabet. Dette skyldes at samtlige aktiver og<br />

passiver skal opgøres og afstemmes til senere revisor. Aktiver og passiver vægtes ikke i<br />

samme grad i forbindelse med perioderegnskabet.<br />

Tidsplan<br />

Uge 46<br />

Opgave<br />

Plan for regnskabsafslutning sendes til hovedområderne.<br />

64 | Side


Uge 49-50<br />

Uge 50<br />

Uge 52<br />

Uge 1<br />

Uge 1<br />

Uge 2<br />

Uge 2<br />

Uge 2<br />

Uge 2<br />

Uge 3<br />

Uge 3<br />

Uge 5<br />

Udsendelse af liste over anlæg og udstyr pr. 30.11. til kontrol hos institutter,<br />

afdelinger, studienævn, centre, mm.<br />

Udsendelse af statuslister vedr. projekter til kontrol og stillingtagen hos<br />

institutter, afdelinger, studienævn, centre mm.<br />

Indlevering af blanketter vedr. oprettelser eller lukninger af projekter.<br />

Oprettelses- og lukkeblanketter på projekter modtaget efter denne dato<br />

kommer ikke med i regnskabsåret. I stedet indsendes et periodiseringsbilag vedr.<br />

ikke omplacerede omkostninger via bilag 9c vedr. skyldige omkostninger UK 10<br />

Indlevering af skema til ”Refusion af hensatte feriepenge for ansatte (ekstern<br />

finansierede)” til FIK-kontoret vedr. afholdt ferie for projektansatte til og med<br />

31.12.<br />

Indlevering af rejseafregninger vedr. afsluttede rejser pr. 01.12., som skal med i<br />

periode 12 (dec).<br />

Fremsendelse af kopier af leasingkontrakter der er indgået i regnskabsåret<br />

Indlevering af udenlandske kreditfakturaer, samt rest på indenlandske<br />

kreditorfakturaer, debitorfølgesedler, evt. versurbilag (for de posteringer der<br />

ikke kan køre igennem GIS og omkostningsbillede) hos Økonomiafdelingen for at<br />

komme med i periode 12 (dec).<br />

Indlevere bilag vedr. udlæg, der skal med i december<br />

Sidste frist for ajourføring af ferieregnskab i SCAN PAS<br />

Sidste frist for GIS og omkonteringsbillede for rettelser der skal med i dec<br />

Sidste frist for at godkende konterede fakturaer i ØSS-EF, for at de kan komme<br />

med i dec<br />

Periode 12 forventes lukket. Den 4. januar er sidste indtastningsdag i ØSS,<br />

hvorefter der skal køres overhead, likviditetskørsler og FIK-feriepenge i ØSS.<br />

indlevering af udenlandske kreditorfakturaer, debitorfølgesedler, lønbilag og evt.<br />

versurbilag, der skal med i periode 13<br />

Indlevering af rejseafregninger vedrørende afsluttede rejser pr. 31.12., som skal<br />

med i periode 13<br />

Indlevering af attesteret oversigt over anlæg og udstyr, som er registreret i<br />

anlægsmodulet. Attesteringen er et udtryk for tilstedeværelsen af anlæg/udstyr.<br />

Indmelding fra TF vedr. forbedringer der skal aktiveres ifm. Årsafslutningen<br />

Indlevering af bilag vedr. udlæg, der skal med i periode 13<br />

Sidste frist for at kontere og godkende faktura i ØSS-EF, for at komme med i<br />

periode 13<br />

Sidste frist for GIS og omkonteringsbilledet for bilag der skal med i 13<br />

Debitor, kreditor, versur, udlæg, versur, ØSS-EF, GIS og omkonteringsbilledet<br />

lukkes for niveau 2 og 3.<br />

Fremsendelse af erklæring vedr. status på projekter.<br />

Fremsendelse af status på indtægter vedr. vedligehold.<br />

Kreditor, versur, debitor, udlæg og rejser lukkes for periode 13. Herefter skal<br />

alle balancekonti afstemmes.<br />

Indlevering af skemaer vedr. periodiseringer og forpligtelser pr. 31.12., som ikke<br />

er registreret i ØSS pr. 31.12. (inkl. periode 13)<br />

Indberetning af evt. hensættelse til tab på debitorer<br />

Regnskabsåret lukkes endeligt i ØSS’en<br />

Årsregnskabet er en del af årsrapporten, og indgår i sær som en del af beretningen og<br />

selve regnskabsafsnittet. Ved årsafslutningen laves der en hovedområdeopdelt<br />

resultatopgørelse med angivelse af budget, som sendes til niveau 2 til kommentering.<br />

Derfor er det ligesom ved periodeafslutning vigtigt, at niveau 2 har lavet<br />

budgetopfølgning på niveau 3 og indhentet afvigelsesforklaringer inden tidspunktet for<br />

modtagelse af resultatopgørelse fra Økonomiafdelingen. De specifikke deadlines for<br />

denne budgetopfølgning vil fremgå af skrivelse vedr. årsafslutning som udsendes i<br />

slutningen af november.<br />

65 | Side


4.3.1 Forskel mellem det interne og eksterne regnskab.<br />

Det interne regnskab består af alle driftskonti (detaljer kan ses i bilag 4). Anlægskonti<br />

(art 35) indgår ikke i det interne driftsregnskab. Det skyldes at konteringen på art 35 er<br />

på niveau 3 og clearingen er på niveau 2. Art 35 er derfor en del af opfølgning på<br />

investeringerne. Balancekonti er heller ikke en del af det interne regnskab. Her er det<br />

alene egenkapitalen som er fordelt på hovedområder. Egenkapitalen reguleres hvert år<br />

med driftsresultatet, hvorved hovedområdernes egenkapitalandel opgøres.<br />

Det eksterne regnskab er renset for interne konteringer. Det betyder at Interne<br />

Omkostninger (art 71) og Interne Indtægter (art 76) ikke er en del af regnskabet. Det<br />

samme gælder de konti der bruges til viderefordeling af indtægter. I det eksterne<br />

regnskab indgår art 35 under andre driftsposter. Men summen af art 35 er altid 0,- når<br />

der summeres for alle niveauer.<br />

K/S konti (køb og salgskonti) indgår både i det interne og det eksterne regnskab. Disse<br />

konti er systemmæssigt sat op til at gå i 0,- og påvirker derfor ikke det eksterne<br />

driftsresultat, hverken på indtægtssiden eller på omkostningssiden. Men K/S kontiene er<br />

vigtige i det interne regnskab, fordi disse konti bruges til at placere omkostninger og<br />

indtægter på de enheder, der har den tilhørende aktivitet. Det er derfor meget vigtigt, at<br />

alle GIS-transaktioner bliver godkendt af modtager inden afslutningen af en periode. Kun<br />

på den måde kan Økonomiafdelingen afgive en retvisende samlet ledelsesrapportering.<br />

66 | Side


Bilag 5<br />

ARTSKONTOFORDELING<br />

Kontonr.<br />

1. Eksterne Indtægter<br />

1.1 Statstilskud 632000 Overordnet artskonto til budgettering<br />

6220 Bøder og konfiskationer<br />

6320 Finanslovstilskud (sum)<br />

761001 Interne statslige overførsler<br />

1.2 Salg af varer og tjenesteydelser 210000 Overordnet artskonto til budgettering<br />

21 Salg af varer og tjenesteydelser<br />

29 Diverse driftsindtægter<br />

1.3 Tilskudsfin. aktiviteter 639000 Overordnet artskonto til budgettering<br />

6390 Øvrige løbende overførselsindtægter<br />

65 Overførsler fra eu<br />

2. Interne Indtægter<br />

2.1 Overhead indtægter 761019 Overordnet artskonto til budgettering<br />

761002 Overhead 20%<br />

761003 Overhead prog.midler<br />

761004 Overhead eu<br />

761005 Overhead 5%<br />

761006 Overhead div.<br />

761007 Overhead 20% ikke statslig<br />

761008 Overhead manuel<br />

761009 Viederefordelt overhead<br />

761011 Iv-overhead 25%<br />

761013 Iv-projektfortjeneste<br />

2.2 Interne indtægter (ISO) 761029 Overordnet artskonto til budgettering<br />

761024 Iso-ph.d.taxametertilskud<br />

761025 Iso-institutbidrag<br />

761026 Iso-andel fælles tap<br />

761027 Iso-andel fælles vip<br />

761081 Iso ovf.rest projekt<br />

67 | Side


Kontonr.<br />

2.3 Interne Bidrag<br />

2.3.1 AUB Bidrag 761041 Overordnet artskonto til budgettering<br />

761031 Aub bidrag<br />

761041 Viderefordelt aub bidrag<br />

2.3.2 ADM Bidrag 761042 Overordnet artskonto til budgettering<br />

761032 Adm bidrag<br />

761042 Viderefordelt adm bidrag<br />

2.3.3 Lokalebidrag 761043 Overordnet artskonto til budgettering<br />

761033 Lokalebidrag<br />

761043 Viderefordelt lokalebidrag<br />

3. Eksterne Omkostninger<br />

3.1 Forbrugsomkostninger<br />

3.1.1 Husleje 161000 Overordnet artskonto til budgettering<br />

1610 Husleje<br />

3.1.2 Andre forbrugsomk. 140000 Overordnet artskonto til budgettering<br />

13 Andet<br />

14 Køb af varer og tjenesteydelser<br />

15 Erhvervelse af materiel<br />

1620 Leje af areal, udg.vedr.rettighed(royalt.)<br />

1630 Leje og leasing iøvrigt<br />

1650 Reparation- og vedligehold<br />

3.2.Personaleomkostninger 110000 Overordnet artskonto til budgettering<br />

11 Lønninger<br />

12 Lønrefusioner<br />

1970 Overførsel frivillig fratræden<br />

1995 Feriepenge (fik)<br />

68 | Side


Kontonr.<br />

3.3.Andre driftsomkostninger<br />

3.3.1 Skatter og tilskud 166000 Overordnet artskonto til budgettering<br />

1660 Arbejdsmarkedsbidrag<br />

1670 Ejendomsskatter<br />

1680 Vægtafgift for motorkøretøjer<br />

1690 Øvrige skatter og afgifter<br />

1910 Fradrag for anlægsløn<br />

1920 Afgifter<br />

1930 Omkostningsdækkende ydelser<br />

1940 Kontante godtgørelser<br />

1950 Kantinetilskud<br />

1960 Aer kørselsgodtgørelse<br />

3.3.2 Projektregulering og hens 199090 Overordnet artskonto til budgettering<br />

1990 Øvrige driftsudgifter<br />

1730 Afskrivning af anlæg m.v.<br />

1740 Afskrivning vedr. Drift<br />

3.4 Af- og nedskrivninger 180000 Overordnet artskonto til budgettering<br />

18 Af- og nedskrivninger (sum)<br />

4. Interne Omkostninger<br />

4.1 Overhead omkostninger 711019 Overordnet artskonto til budgettering<br />

711002 Overhead 20%<br />

711003 Overhead prog.midler<br />

711004 Overhead eu<br />

711005 Overhead 5%<br />

711006 Overhead div.<br />

711007 Overhead 20% ikke statslig<br />

711008 Overhead manuel<br />

711011 Iv-overhead 25%<br />

711013 Iv-projektfortjeneste<br />

4.2 Interne omkostninger (ISO) 711029 Overordnet artskonto til budgettering<br />

711024 Iso-ph.d.taxametertilskud<br />

711025 Iso-institutbidrag<br />

711026 Iso-andel fælles tap<br />

711027 Iso-andel fælles vip<br />

711081 Iso-ovf.rest projekt<br />

4.3 Interne bidrag<br />

4.3.1 AUB bidrag 711031 Overordnet artskonto til budgettering<br />

711031 Aub bidrag<br />

4.3.2 ADM bidrag 711032 Overordnet artskonto til budgettering<br />

711032 Adm bidrag<br />

4.3.3 Lokalebidrag 711033 Overordnet artskonto til budgettering<br />

711033 Lokalebidrag<br />

69 | Side


Kontonr.<br />

5. Andre driftsposter 289950 Overordnet artskonto til budgettering<br />

28 Ekstraordinære opskrivninger,<br />

Gevinst ved salg af anlæg (sum)<br />

6. Finansielle poster 670000 Overordnet artskonto til budgettering<br />

1980 Kasse- og kursdifferencer<br />

57 Renteudgifter m.v.<br />

67 Renteindtægter<br />

7. Udisponerede midler 899999 Overordnet artskonto til budgettering<br />

899998 B. Opsparing<br />

899999 B. Udisponerede budgetmidler<br />

70 | Side


Bilag 6<br />

VÆRKTØJER OG ØSS’ENS<br />

RAPPORTMULIGHEDER<br />

6.1 VÆRKTØJER<br />

Nedenstående gennemgår kort decentrale transaktionstyper som dagligt er medvirkende<br />

til at foretage registreringer i ØSS’en. Der er til hver transaktionstype henvisninger i<br />

form af link til detaljerede og løbende opdaterede vejledninger omkring, hvorledes selve<br />

registreringen foretages.<br />

Af hensyn til korrekt aflæggelse af periode- og årsregnskaber, er det vigtigt at de enkelte<br />

transaktioner er registreret og ajourført rettidig i henhold til de af økonomiafdelingen<br />

udstukne deadlines for hvert enkelt system.<br />

6.1.1 GIS<br />

GiS anvendes ved intern fakturering samt omkontering mellem to attestatorer (to<br />

personer). GIS-transaktioner skal udarbejdes og indtastes i det øjeblik en fordring<br />

opstår.<br />

Link til vejledning:<br />

www.okonomi.adm.aau.dk/vejledninger/versur<br />

6.1.2 ØSS Elektronisk Fakturering (ØSS-EF)<br />

AAU har som et led i den øgede digitalisering implementeret elektronisk fakturering.<br />

Formålet er at optimere hele registrerings- og godkendelsesprocessen i arbejdsgangen<br />

relateret til rekvirering af eksterne ydelser og varer.<br />

Link til vejledning:<br />

www.okonomi.adm.aau.dk/vejledninger/bogforing/oss-ef<br />

6.1.3 Debitor Light<br />

For alle budgetenheder er fakturering af debitor muligt via Debitor Light.<br />

Den overordnede rykkerprocedure er dog fortsat centraliseret hos økonomiafdelinges<br />

debitorenhed.<br />

Link til vejledning:<br />

www.okonomi.adm.aau.dk/vejledninger/bogforing/debitorlight<br />

6.1.4 ISO-Konti og KS konti<br />

ISO-Konti (Interne statslige overførsler) anvendes til håndtering af overførsler mellem<br />

UK 10 og UK 95/97. Disse overførsler anvendes eksempelvis til betaling af<br />

71 | Side


administrationsbidrag, bidrag til fællesudgifter mv., der udgiftsføres på AAU´s almindelig<br />

drift.<br />

KS-Konti anvendes til registrering af anvendelse/køb af interne vare og ydelser på AAU.<br />

Link til konteringsvejledningen:<br />

www.okonomi.adm.aau.dk/vejledninger/bogforing/kontoplan<br />

I denne vejledning er der ligeledes angivet øvrige forhold, som man i forbindelse med<br />

økonomiregistreringer skal være opmærksom på.<br />

6.2 ØSS-RAPPORTER<br />

6.2.1 Budgetopfølgning ’08 (FSG-rapport)<br />

Bruges på både niveau 1 + 2 + 3 til kontrol af budgetlægning samt løbende<br />

økonomiopfølgning.<br />

Kan begrænses på underkonti, omkostningssted, projektnummer eller analysenummer<br />

alt efter behov. Rapporten er sat op efter minimumskravene for budgettering og<br />

detaljerings-kravene til årsrapporten.<br />

6.2.2 Årsrapport for analysenr.<br />

kan bruges til budgetopfølgning på analysenummer, da der kan indtastes et interval af<br />

analysenr. Kan begrænses på omkostningssted.<br />

6.2.3 Årsværksregnskab<br />

Kan bruges til kontrol af lønomkostninger, samt til beregning af årets lønomkostninger<br />

Kan også trækkes for projekter.<br />

6.2.4 Råbalance 2<br />

Kan bruges til status på 2 elementer af kontostrengen. Eksempelvis omkostningssted og<br />

formål. Der indsættes et interval af omkostningssteder i variabel 1 og den ønskede<br />

opdeling i variabel 2.<br />

Rapporten kan også bruges på analysenummer eller projektnummer. Bemærk at der kan<br />

vælges mellem ”År Til Dato”, ”Periode Til Dato” og ”Projekt Til Dato”.<br />

6.2.5 Kontoanalyse (180 tegn)<br />

Kan bruges til analyse af konteringer for en meget specifik udvælgelse. For eksempel en<br />

omkostningsgruppe som 350000-359999 eller helt specifikt for et analysenummer.<br />

6.2.6 Statusrapport ’08 (UK10)<br />

Kan bruges til status på forbrug i forhold til indtægter på UK10<br />

72 | Side


6.3 PROJEKTRAPPORTER<br />

6.3.1 Statusrapport ’08 projekter<br />

Bruges som rapport til at danne sig et overblik over projektet og henholdsvis<br />

indbetalinger og omkostninger i forhold til bevilling.<br />

6.3.2 Projekter pr. omkostningssted<br />

Kan bruges til at give et overblik over de projekter der er konteret på et specifikt<br />

omkostningssted.<br />

Flere af rapporterne nævnt under ØSS-rapporter kan også bruges til styring af projekter.<br />

73 | Side


Bilag 7<br />

ÅRSHJUL<br />

7.1 JANUAR<br />

Uge 1 Uge 2 Uge 3 Uge 4<br />

Uge 5<br />

Økonomistyring Budget<br />

Budgetterne lægges ind i ØSS for alle 3 perioder<br />

Det gælder såvel indtægter som omkostninger<br />

Alle budgettekniske enheder modtager årsplan for<br />

periodeopfølgning + krav til opfølgning<br />

Budget<br />

Økonomistyring<br />

Regnskab<br />

Øvrige<br />

Færdiggørelse af regnskabsåret i bogholderi, rejser, løn, Fik, indkøb, kasse<br />

Kontrol af indtægter ifm.<br />

regnskab<br />

Udarbejdelse til aktivitets-nøgletal til Årsrapporten<br />

Periodiseringer<br />

Regnskabet lukket<br />

Patenter<br />

Installationer mv.<br />

Bilag til periode 13<br />

Udarbejdelse af beretning.<br />

Udarbejdelse af designudkast.<br />

Indsamling af informationer til udviklingskontrakt.<br />

Regnskab Øvrige<br />

74 | Side


7.2 FEBRUAR<br />

Uge 6 Uge 7 Uge 8 Uge 9<br />

Økonomistyring Budget<br />

Vinterferie<br />

Vinterferie<br />

Vinterferie<br />

Vinterferie<br />

Først udkast til<br />

budgetprincipper udarbejdes til<br />

direktionen og bestyrelsen<br />

Budget<br />

Økonomistyring<br />

Regnskab<br />

Øvrige<br />

1. udkast til årsregnskab Formålsopdelt regnskab Fakulteterne kommenterer,<br />

udarbejdes og sendes til justerer og tilbagemelder<br />

fakulteterne<br />

Vinterferie<br />

1. udkast til årsregnskab sendes i direktionen<br />

Budgetbog<br />

Regnskab konsolideres<br />

Afrapportering af<br />

udviklingskontrakten<br />

Deadline for nøgletal for<br />

afrapportering af<br />

udviklingskontrakten<br />

Udarbejdelse af beretning<br />

Udarbejdelse af materiale til revisor<br />

Endelig afrapportering af<br />

udviklingskontrakten<br />

Deadline for aktivitets-nøgletal<br />

til Årsrapporten<br />

Vinterferie<br />

Udarbejdelse af beretning for økonomiske og faglige resultater<br />

Udarbejdelse af 3-4 analyser af udvalgte mål i<br />

udviklingskontrakten<br />

Vinterferie<br />

Status revision<br />

Regnskab Øvrige<br />

75 | Side


7.3 MARTS<br />

Uge 10 Uge 11 Uge 12 Uge 13<br />

Beregning af økonomiske konsekvenser af ændrede<br />

budgetprincipper for det kommende år<br />

Påske<br />

Økonomistyring Budget<br />

Påske<br />

Påske<br />

Påske<br />

Budget<br />

Økonomistyring<br />

Regnskab<br />

Øvrige<br />

Regnskab udarbejdes<br />

Deadline for beretning og<br />

udviklingskontrakt<br />

Regnskabspraksis renskrives<br />

Regnskab sendes til revisor<br />

Udkast til årsrapport<br />

sendes til revisor<br />

Påske<br />

Regnskab indarbejdes i årsrapport<br />

Påske<br />

Udarbejdelse af årsrapport i endeligt design (Eksternt firma)<br />

Revisionsprotokollat gennemgås<br />

Påske<br />

Indberetning til VTU vedrørende bidrag til kommende års finanslov.<br />

Udkast til årsrapport<br />

sendes til direktionen<br />

Regnskab Øvrige<br />

76 | Side


7.4 APRIL<br />

Uge 14 Uge 15 Uge 16 Uge 17<br />

Uge 18<br />

Udkast til ændrede budgetteringsprincipper behandles af<br />

direktionen<br />

Økonomistyring Budget<br />

Niveau 2 og 3 registrerer data i ØSS mhp.<br />

udarbejdelse af opgørelse for Periode 1<br />

Budget<br />

Økonomistyring<br />

Regnskab<br />

Øvrige<br />

Direktionens rettelser<br />

indarbejdes i årsrapporten<br />

Endelig opsætning af årsrapport<br />

(Eksternt firma)<br />

Endelig tilpasning af<br />

årsrapporten<br />

Årsrapporten sendes<br />

til bestyrelsen<br />

Fakta udarbejdes<br />

Udarbejdelse af præsentationsmateriale til bestyrelsen<br />

Opfølgning på revisors managementletter<br />

Bestyrelsesmøde med<br />

underskrifter<br />

Print og afsendelse af<br />

årsrapport til VTU + RR<br />

Udarbejdelse af tal til analyse i 1. aktivitetsrapport<br />

Regnskab Øvrige<br />

77 | Side


7.5 MAJ<br />

Uge 19 Uge 20 Uge 21 Uge 22<br />

Der indhentes VBN tal. Rektor og dekaner afgør<br />

forskningsaktivitet<br />

Budgetteringsprincipper for næste års budget sendes til<br />

bestyrelsen<br />

Økonomistyring Budget<br />

Informationer til basisforskningsmodel indsamles og modellen<br />

udarbejdes med årets tal<br />

Niveau 2 og 3 afslutter<br />

registrering af data i ØSS mhp.<br />

udarbejdelse af Periode 1<br />

Periode 1 (Januar - April):<br />

Opfølgning udarbejdes<br />

Niveau 1 sender periodeopgørelse<br />

(på hovedområdeniveau)<br />

til niveau 2/ØC til<br />

kommentering.<br />

Budget<br />

Økonomistyring<br />

Fakta trykkes<br />

Årsrapport og fakta distribueres<br />

Regnskab<br />

Øvrige<br />

Udarbejdelse af personaletal for forrige år<br />

Opsamling på tal til første<br />

aktivitetsrapport<br />

Udarbejdelse af første aktivitetsrapport til bestyrelsen<br />

Opsamling på de fakta-tal der mangler til budgettet<br />

Opfølgning på revisors managementletter<br />

Regnskab Øvrige<br />

78 | Side


7.6 JUNI<br />

Uge 23 Uge 24 Uge 25 Uge 26<br />

Der indhentes VBN tal. Rektor og dekaner afgør<br />

forskningsaktivitet<br />

Informationer til basisforskningsmodel indsamles og modellen<br />

udarbejdes<br />

Økonomistyring Budget<br />

Bestyrelsen behandler næste års Budgetteringsprincipper<br />

Periode 1:<br />

Foreløbigt resultat sendes til<br />

direktionen<br />

Periode 1:<br />

Udsendelse til bestyrelsen<br />

Nye budgetteringsprincipper indarbejdes<br />

Budget<br />

Økonomistyring<br />

Regnskab<br />

Øvrige<br />

Opfølgning på revisors managementletter<br />

Generel opsamling på løse ender<br />

Regnskab Øvrige<br />

79 | Side


7.7 JULI<br />

Uge 27 Uge 28 Uge 29 Uge 30 Uge 31<br />

Økonomistyring Budget<br />

Sommerferie<br />

Sommerferie<br />

Sommerferie<br />

Sommerferie<br />

Budget udarbejdes<br />

Prognose for ekstern<br />

virksomhed<br />

Der udsendes anmodning om<br />

hovedområders forventninger<br />

til det kommende år<br />

Budget<br />

Økonomistyring<br />

Regnskab<br />

Øvrige<br />

Sommerferie<br />

Sommerferie<br />

Sommerferie<br />

Regnskab Øvrige<br />

80 | Side


7.8 AUGUST<br />

Uge 32 Uge 33 Uge 34 Uge 35<br />

Budget udarbejdes<br />

FFL præsenteres<br />

Økonomistyring Budget<br />

Prognose for ekstern virksomhed<br />

Prognose på uddannelsesindtægter<br />

Forventninger fra fakulteter indhentes<br />

Notat om FFL sendes i<br />

direktionen til ekspresbehandling<br />

Budget-tal justeres jf. FFL<br />

Niveau 2 og 3 registrerer data i ØSS mhp.<br />

udarbejdelse af opgørelse for Periode 2<br />

Budget<br />

Økonomistyring<br />

Ledelsessekretariatet igangsætter halvårlig afrapportering af udviklingskontrakten<br />

Regnskab<br />

Øvrige<br />

STÅ-prognose<br />

Optag: KOT, Direkte på kandidat uddannelser<br />

Estimat for STÅ-produktion<br />

Regnskab Øvrige<br />

81 | Side


7.9 SEPTEMBER<br />

Uge 36 Uge 37 Uge 38 Uge 39<br />

Bestyrelsesnotat udarbejdes<br />

vedrørende FFL<br />

Direktionen forelægges<br />

indtægtsfordeling for næste år<br />

Økonomistyring Budget<br />

Budget med FFL-tal<br />

sendes i direktionen<br />

Niveau 2 og 3 afslutter<br />

registrering af data i ØSS mhp.<br />

udarbejdelse af Periode 2<br />

Budgetløn<br />

Periode 2 (Januar - August):<br />

Opfølgning udarbejdes<br />

Niveau 1 sender periodeopgørelse<br />

(på hovedområdeniveau)<br />

til niveau 2/ØC til<br />

kommentering.<br />

Budget<br />

Økonomistyring<br />

Ledelsessekretariatet afslutter halvårlig afrapportering af udviklingskontrakten<br />

Regnskab<br />

Øvrige<br />

Aktivitetsoplysninger til budget for næste års klargøres<br />

Koordinering af bestyrelsesmøder og økonomirapportering<br />

Regnskab Øvrige<br />

82 | Side


7.10 OKTOBER<br />

Uge 40 Uge 41 Uge 42 Uge 43<br />

Uge 44<br />

Økonomistyring Budget<br />

Regnskab<br />

Øvrige<br />

Bestyrelsesnotat udarbejdes for 1. oktobertælling<br />

Studentertal indregnes i budgettet<br />

Opfølgning på manglende tal.<br />

Periode 2 (Januar-august):<br />

Foreløbigt resultat sendes til<br />

direktionen<br />

Budgetløn<br />

STÅ tælling<br />

Nye budgettal til direktion<br />

Periode 2 (Januar-august):<br />

Udsendelse til bestyrelsen<br />

Kontrol af indtægter ifm. TB<br />

Opsamling på tal til anden aktivitetsrapport<br />

Efterårsferie<br />

Efterårsferie<br />

Efterårsferie<br />

Efterårsferie<br />

Efterårsferie<br />

Direktionsmøde<br />

Opfølgning efter direktionsmøde<br />

Indtægtsrammerne sendes til<br />

Niveau 2 som udgangspunkt for<br />

omkostningsbudgettering<br />

Plan for årsafslutning udarbejdes<br />

til gennemgang i ØA<br />

Udarbejdelse af tal til analyse i 2. aktivitetsrapport<br />

Revidering af kommende års opgaver.<br />

Budget<br />

Økonomistyring<br />

Regnskab Øvrige<br />

83 | Side


7.11 NOVEMBER<br />

Uge 45 Uge 46 Uge 47 Uge 48<br />

Økonomistyring Budget<br />

Indtægtsrammerne sendes til<br />

Niveau 2 udarbejder fuldt budget (dvs. inkl. indtægter og omkostninger)<br />

Niveau 2 som udgangspunkt for<br />

Fakultetskontorer fordeler indtægter til niveau 3<br />

omkostningsrammer<br />

Forberedelse af budget til bestyrelsesudsendelse<br />

Udkast til indtægtsrammer sendes til HSU etc.<br />

Niveau 3 udarbejder omkostningsbudget<br />

Estimat for årsresultat udarbejdes på hovedområde- og institutionsniveau<br />

Estimatet baseres på realiserede tal pr. 31. oktober<br />

Budget<br />

Økonomistyring<br />

Regnskab<br />

Øvrige<br />

Plan for årsafslutning udarbejdes<br />

til gennemgang i ØA<br />

Planlægning for<br />

regnskabsafslutning<br />

Planlægning/tidsplan for<br />

årsrapportering<br />

Plan for regnskabsafslutning<br />

sendes til hovedområderne<br />

Udarbejdelse af anden aktivitetsrapport til bestyrelsen<br />

Koordineringsmøde med LS<br />

Regnskab Øvrige<br />

84 | Side


7.12 DECEMBER<br />

Uge 49 Uge 50 Uge 51 Uge 52<br />

Økonomistyring Budget<br />

Udarbejdelse af præsentationer<br />

og øvrigt materiale til<br />

bestyrelsen<br />

Niveau 3 udarbejder<br />

omkostningsbudget<br />

Bestyrelsesmøde<br />

Fakultetskontorer sender<br />

budget til Niveau 1<br />

Budget trykkes og udsendes.<br />

Samlet omkostningsbudget udarbejdes<br />

Jul<br />

Jul<br />

Jul<br />

Jul<br />

Budget<br />

Økonomistyring<br />

Regnskab<br />

Øvrige<br />

Udsendelse af statuslister på projekter, anlæg og<br />

leasingkontrakter<br />

Jul<br />

Jul<br />

Jul<br />

Regnskab Øvrige<br />

85 | Side


Bilag 8<br />

HOTLINE<br />

Økonomiafdelingen ønsker at yde en god service i forhold til de spørgsmål der kan<br />

opstå ved læsning af økonomistyringsmanualen og ikke mindst når opgaverne i manualen<br />

i praksis skal udføres.<br />

Herunder er der en oversigt på kontaktpersoner som du kan henvende dig til indenfor<br />

de enkelte områder af manualen:<br />

Generelle spørgsmål til manualen<br />

Navn Telefon e-mail<br />

Mie Bech 9940 9526 mbe@adm.aau.dk<br />

Kristian Trolle-Schultz 9940 9576 kts@adm.aau.dk<br />

Thomas Olesen 9940 9586 tol@adm.aau.dk<br />

Budgettering i praksis<br />

Navn Telefon e-mail<br />

Michael Sandersen 9490 9580 ms@adm.aau.dk<br />

Mie Bech 9940 9526 mbe@adm.aau.dk<br />

Kristian Trolle-Schultz 9940 9576 kts@adm.aau.dk<br />

Peter Nørkjær 9940 9578 pen@adm.aau.dk<br />

Peter Nørkjær varetager spørgsmål på universitetets indtægtsbudget,men ikke budgetlægning i ØSS og<br />

budgetprocedure som fremgår af manualen.<br />

Budgetløn<br />

Navn Telefon e-mail<br />

Ole Garsdal Hansen 9940 9577 ogh@adm.aau.dk<br />

Registreringer (kontoplan, mv.)<br />

Navn Telefon e-mail<br />

Jan W. Beck 9940 9529 jwb@adm.aau.dk<br />

Økonomirapportering/ledelsesrapportering<br />

Navn Telefon e-mail<br />

Kristian Trolle-Schultz 9940 9576 kts@adm.aau.dk<br />

Årsestimat og årsregnskab<br />

Navn Telefon e-mail<br />

Mie Bech 9940 9526 e-mail: mbe@adm.aau.dk<br />

Connie Sudergaard 9940 7999 cs@adm.aau.dk<br />

ØSS’ens rapportmuligheder og Qlik View<br />

Navn Telefon e-mail<br />

Knut Vik 9940 9523 kv@adm.aau.dk<br />

Jan W. Beck 9940 9529 jwb@adm.aau.dk<br />

86 | Side


87 | Side

Hooray! Your file is uploaded and ready to be published.

Saved successfully!

Ooh no, something went wrong!