1-2 - Region Nordjylland

rn.dk

1-2 - Region Nordjylland

Referat

Hovedudvalg

2. oktober 2013, Kl. 09.30

København, Hotel Kong Arthur lokale 616


INDHOLDSFORTEGNELSE

1 Indledning

2 Sygefraværsindsatsen 2013/14

3 Sygefraværssamtaler

4 Halvårlig arbejdsskadestatistik 2013

5 Opfølgning på udarbejdelse af vejledning om patienters optagelse af samtaler

6 Fornøden tid til MED-arbejdet

7 It-udstyr til Hoved- og Sektor MED-udvalg

8 Eventuelt


1

Indledning

Sagsfremstilling

Hovedudvalget pr. 1. april 2013 Deltog Afbud

Direktionen Regionsdirektør Per Christiansen x

Direktør Dorte Stigaard

x

Konst. sundhedsdirektør Peter Larsen

Ledelsessiden Sektorchef Ole Bjerre Jacobsen x

Sygehusdirektør Jens Ole Skov

x

Psykiatridirektør Per Lund Sørensen

x

HR HR-Chef Jacob Jacobsen x

Arbejdsmiljøchef Laila Baadsgaard Jørgensen

x

Medarbejdersiden AC Thea Heide Faaborg FAYL

x

Supl Louise Dyrberg Vibede FAYL

AC Kåre Fuglsbjerg Djøf

x

Supl Finn Rindom Madsen

FTF Rikke Skall dbio

x

Supl Vibeke Mohr Jensen dbio

FTF Bente Yder DSR

x

Supl Kirsten Højslet DSR

FTF Gitte Nørgaard Nielsen DF

Supl Mette P. D. Christiansensen EtF

OAO Jette Bøgh Thomsen 3F

x

Supl Peter Gadegaard SL

OAO Anna-Marie Thørgersen FOA

x

Supl Helle Johansen FOA

OAO Bodil Fejborg HK

x

Supl Dorthe Thorsø Hansen HK

AMR AMR Klavs Jul Christensen, Sygehus Thy-Mors x

AMR Mona Finnerup, Aalborg Universitetshospital

x

AMR Ulla Skov, Sygehus Vendsyssel

x

1. supl AMR Kjeld Pedersen, Sygehus Himmerhand

x

x

2. supl AMR Inge Mellergaard Pedersen, Sygehus Vendsyssel

3. supl. AMR Inger Kristensen, Fællesadministrationen

Referat

Intet.

Side 1


2

Sygefraværsindsatsen 2013/14

J.nr. 2012-136145

Resumé

Koncern HR har i driften til opgave altid at have fokus på sygefravær og hvad der

fremmer trivsel og nedsætter fravær i særdeleshed. Der ses nu en svag stigning i

sygefraværet i Region Nordjylland for 2012 og stigningen fortsætter i første kvartal

2013. Af personaleredegørelsen ses at korttidsfravær generelt er faldet i sektorerne,

mens langtidsfraværet er steget. Det er vigtigt fortsat at arbejde med at øge og

fastholde arbejdsglæde og trivsel, men vi vil også øge det systematiske fokus på

sygefravær i form af proaktiv ledelse, opfølgning og overblik over fraværssituationen i

overensstemmelse med regionens værdigrundlag, ledelsesgrundlag og

personalepolitikker.

Sagsfremstilling

For at opnå ovennævnte og bringe sygefraværet som minimum tilbage på niveau,

ønsker vi at sætte fokus på en koordineret og ensartet opfølgning ved fravær og at

klæde vore personaleledere på til bedst muligt at håndtere sygemeldinger,

fraværssamtaler og et evt. videre forløb i en kontekst af åbenhed og tillid.

Indsatsen består af følgende elementer:

Mail advis om fravær

Alle afsnitsledere med personaleledelse modtager en mail advis med oplysning om

medarbejdere med mere end en uges fravær. Advisen giver også oplysning om, om

der fremtræder et bestemt fraværsmønster over tid. I mailen vil der findes link til RN’s

fraværspolitik, hjælpeværktøjer til fraværssamtale m.v. Med advisen og de værktøjer

der knytter sig hertil, sættes fokus på overholdelse af fraværspolitikken, herunder krav

om afholdelse af fraværssamtaler.

HR vil modtage en kopi af mail advis.

’Ledelse og sygefravær’ – målrettet kursus

Kursus målrettet udvalgte ledere, som har personaleansvar. Der afholdes to forløb

med ca. 20 deltagere i 2013 og 2 forløb i 2014. Hvert forløb består af 2

undervisningsdage og 2 individuelle coaching seancer. Kurset ”Ledelse og

sygefravær” vil på sigt indgå som en del af HR’s managementpakke, men de første

planlagte kurser afholdes af eksternt rådgivningsfirma AS3. Kurset tager afsæt i bl.a.

regionens fraværspolitik med det sigte at øge lederens ledelseskompetencer indenfor

trivsel under forandringer, sin egen rollemodel, dialog og gensidig forståelse under

fravær, håndtering af samtaler og udfordringer ved stress og mistrivsel. Kurset er i

første omgang målrettet og obligatorisk for lederne på de arbejdspladser, der har det

højeste fravær. Chefer på klinikchefniveau får ansvar for at udvælge de pågældende.

Kurset er finansieret via sygefraværsmidler i HR. Sektorernes udgift er arbejdstiden

for de deltagende ledere.

Løbende -systematisk kontakt til den syge

Med udgangspunkt i en åben dialog, bl.a. om hvad der kan gøres for at den syge

hurtigst muligt kommer på arbejde igen, arbejdes der på at indføre en systematisk

procedure, der er i tråd med fraværspolitikken. Proceduren skal sikre en målrettet,

ensartet og kompetent opfølgning på sygemeldte medarbejdere. Systematisk kontakt

Side 2


til den syge nedsætter risikoen for at den syge mister kontakten til arbejdsmarkedet,

ligesom der fra sygdomsløbet begyndelse er fokus på om der kan handles i forhold til

at nedsætte sygdomsperioden. Proceduren forventes at kunne godkendes og

igangsættes medio januar 2014, efter at værktøjer og tilbud til støtte for lederen er

tilgængelige.

Udarbejdelse af støtteværktøjer

I sygefraværsindsatsen vil vi fortsætte med at have fokus på at skabe åbenhed og

dialog mellem lederne og medarbejdere om fraværskultur. Men med øget fokus på

målrettethed, ensartethed og systematik i opfølgning på fravær, har lederne brug for

støtteværktøjer i den fælles koordinerede indsats. Hjælpeværktøjer og øvrige tilbud til

støtte for lederne vil blive udarbejdet og gjort tilgængelige i løbet af indsatsperioden.

Den systematiske opprioritering af sygefraværsindsatsen er blevet drøftet og

godkendt i Driftsforum.

Driftsforum har givet positiv tilkendegivelse både overfor opprioriteringen generelt og

for hvert af de enkelte tiltag.

Indstilling

Det indstilles, at Hovedudvalget

1. Tager orienteringen om sygefraværsindsatsen til efterretning

2. Drøfter, hvordan Hovedudvalget kan støtte op om indsatsen.

Referat

Jacob Jacobsen indledte med at fortælle om baggrunden for en mere systematisk

indsats i forhold til sygefravær. Region Nordjylland har haft en lille stigning i

sygefraværet. Vi kan konstatere, at sygefraværet omkring os, især i den private

sektor, er faldende parallelt med den finansielle krise. Kommunerne oplever også et

betydeligt fald inden for ældre- og socialområdet, og opgørelsesmetoderne bliver

mere og mere sammenlignelige. Der arbejdes systematisk i de andre regioner, især i

Region Syddanmark. Region Nordjylland, der ind til nu har ligget i den lave ende mht.

sygefravær, kan således komme i den modsatte situation, hvis vi ikke også gør en

mere aktiv indsats for at mindske sygefraværet.

Sagsfremstillingen skitserer tre konkrete indsatser, som har opbakning fra

sikkerhedsledere og Udvidet direktion. Hovedudvalget var positivt over for

indsatserne.

Det blev fremhævet, at det er en fælles opgave at fokusere på tilstedeværelse. Ude

lokalt skal man have fokus på at få en systematisk praksis omkring sygefraværet og

skrive den ned.

Hovedudvalget betonede, at det er vigtigt at sondre mellem korttids- og langtidsfravær

i indsatsen.

Ole Bjerre Jakobsen fortalte, at Specialsektoren er ved at afslutte et projekt, der har

haft fokus på, hvordan det virker at skulle melde sig syg til nærmeste leder.

Rapporten sendes til Hovedudvalget til orientering.

Hovedudvalget spurgte til, om der opereres med måltal for sygefraværet Laila

Baadsgaard svarede, at der ikke er officielle måltal for et lavt sygefravær. I

sygefraværsteamet er det ambitionen, at indsatserne skal muliggøre et fald, sådan at

fraværet bliver på niveau med opgørelserne i 2011.

Hovedudvalget drøftede afslutningsvis balancen mellem at fokusere på

krisebevidsthed kontra social kapital som nøglen til at opnå et lavere sygefravær.

Side 3


3

Sygefraværssamtaler

J.nr. 2013-000234

Sagsfremstilling

Medarbejderne i Hovedudvalget har bedt om, at Hovedudvalget drøfter, hvordan vi

sikrer, at sygefraværssamtaler bliver gennemført, så de baserer sig på værdierne i

fraværpolitikken og er i tråd med vejledningen i personalehåndbogen på

personalenet.

Baggrunden er, at nogle medarbejdere og TR'ere oplever, at sygefraværssamtaler

bliver til fyringssamtaler. Det sker, når man i løbet af samtalen finder ud af, at

personen ikke bliver klar til at komme tilbage på arbejde.

Der er flere problematikker i dette.

- Det er vigtigt at alle parter er informeret om et mødes indhold, så det kan ikke

pludselig få et nyt indhold.

- Til en opsigelsessamtale er det vigtigt at TR eller organisation kan være med til at

vejlede medarbejderen, hvis vedkommende ønsker det. Ved en sygefraværssamtale

har nogle en kollega, ægtefælle eller nabo med.

Indstilling

Det indstilles, at Hovedudvalget

1. Drøfter, hvordan vi sikrer, at sygefraværssamtaler bliver gennemført, så de baserer

sig på værdierne i fraværpolitikken og er i tråd med vejledningen i

personalehåndbogen.

Referat

Hovedudvalget gjorde det klart, at lederen har ansvaret for at sikre muligheden for, at

der stoppes op og eventuelt indkaldes til en ny samtale, hvor TR kan deltage, hvis det

er medarbejderens ønske. Dog blev det også betonet, at medarbejder og leder også

skal forventningsafstemme indbyrdes og tage vanskelige spørgsmål i opløbet.

Hovedudvalget tydeliggjorde, at TR skal gøre arbejdsgivers rettigheder tydelige for

medarbejderen. Det kan de selvfølgelig først, når de bliver bekendt med sagen.

Hovedudvalget gjorde det klart, at disse aspekter med fordel kan indtænkes i

kurserne, som iværksættes som led i fraværsindsatsen. Det blev dog også betonet, at

vi ikke kan uddanne os ud af problemet – det er mennesker, det handler om.

Arentzens metoder, der findes på lederweb, er et rigtigt godt redskab.

Der er udviklet en vejledning om håndtering af sygefraværssamtaler, som beskriver

de rette sagsgange. Hovedudvalget har været med til at udvikle denne. Vejledningen

er tilgængelig i Personalehåndbogen på Personalenet.

Side 4


4

Halvårlig arbejdsskadestatistik 2013

J.nr. 2011-131045

Sagsfremstilling

Arbejdsskadestatistik udarbejdes centralt 2 gange årligt og drøftes i MED-udvalgene

og i Arbejdsmiljøforum.

Arbejdsskadestatistik for 1. halvår 2013 er drøftet i Arbejdsmiljøforum d. 12.

september 2013.

Data til halvårsstatistik 2013 er trukket tidligere end vanligt, hvilket kan betyde at

lavere tal blot er udtryk for, at der i sektorerne er en forsinkelse på anmeldelserne.

Gennem de seneste år har regionerne i fællesskab udarbejdet 15 nye

årsagskategorier, som i højere grad er dækkende for vores arbejdsområder end de

43 kategorier som arbejdstilsynet anvender. Disse er fuldt integreret i anmeldelserne i

Region Nordjylland og giver i halvårsstatistikken et lidt anderledes billede end

tidligere.

Blandt andet er det nu tydeligt at en stor del af anmeldelserne handler om fysisk,

psykisk vold og traumatiske hændelser, i det alle 3 skadekategorier fremgår af

højrisikolisten for alle skader s. 4.

Tilsvarende kan man af s. 8 højrisikoliste for skader med fravær se at forflytninger

og fald fortsat er de hyppigste skadekategorier for skader med fravær.

Sidst bør bemærkes, at vi samlet for regionen og til hver sektor har opsat tabel over

sammenhæng mellem uden fravær/med fravær og skadekategorierne, samt tilføjet

eksempler på skader af de forskellige typiske kategorier.

Hensigten med tallene og eksemplerne er at give overblik og øget forståelse for hvad

vores skader bl.a. kan være. Det er dog vigtigt at have for øje at en uddybende

analyse er nødvendig forud for at kunne lave målrettede og forebyggende indsatser.

Indstilling

Det indstilles til at Hovedudvalget

1. tager orienteringen til efterretning

Referat

Hovedudvalget tog orienteringen til efterretning uden bemærkninger.

Bilag

1. Arbejdsskadestatistik Region Nordjylland første halvår 2013

2. Fravær og ulykkesfrekvens første halvår 2013

Side 5


J.nr. 2013-000234

5

Opfølgning på udarbejdelse af vejledning om patienters

optagelse af samtaler

Sagsfremstilling

Hovedudvalgets drøftelser omkring, hvordan særligt sundhedsprofessionelle skal

forholde sig, hvis patienter eller pårørende ønsker at optage samtaler, mundede i

foråret 2013 ud i, at administrationen udarbejdede en vejledning, der kan ses i

personalehåndbogen under overskriften "Optagelse af samtaler".

Imidlertid behandler vejledningen kun en lille facet af emnet. Hovedudvalget har

tidligere drøftet, hvordan man håndterer patienter og pårørendes hemmelige

optagelser, eller f.eks. hvordan man som medarbejder skal forholde sig ved

videooptagelser, f.eks. på fødegangen.

Ledelsen gjorde det på Hoveudvalgets møde d. 8. maj 2013 klart, at emnet skal

grundigere drøftes i ledelsessystemet. Ledelsen giver en status.

Det er væsentligt forskelligt fra de hidtidige drøftelser, når det er medarbejdere eller

ledere, der foretager optagelser, viser og gemmer dem. I disse situationer bevæger vi

os inden for det personalejudiske område, hvor det altid bør bero på en konkret og

individuel vurdering, hvilke følger sådanne handlinger eventuelt skal have.

Imidlertid kan det være relevant at drøfte, hvordan vi gerne vil omgås hinanden på

den enkelte arbejdsplads - også i forhold til smartphonens utallige muligheder. De nye

personalepoltiske værdier ITOP kan danne rammen for sådanne drøftelser.

Indstilling

Det indstilles, at Hovedudvalget

1. Drøfter elementerne i sagsfremstillingen.

Referat

Hovedudvalget drøftede forskellige indfaldsvinkler til at lade patienter/brugere optage

samtaler.

Hovedudvalget gjorde det klart, at det vil være en tilvænningsfase, hvis

sundhedsprofessionelle skal arbejde med optagelser som en del af patientkontakten.

Kropssprog, mv. kommer ikke med ved lydoptagelser. Optagelser må heller ikke

skulle erstatte gentagne samtaler, hvis der er behov for det.

En ide kan være, at man i ambulatorier kan stille optagelsesudstyr til rådighed,

hvorved der også er større sikkerhed i forhold til, hvordan optagelserne bruges og

håndteres af hensyn til personalet.

Hovedudvalget understregede, at systematisk optagelse ikke må blive en

overvågningsprocedure. Det er vigtigt at det bliver et dialogredskab. Der er et stort

læringspotentiale i metoden for personalet.

Konklusionen blev, at der skal arbejdes videre med ideerne omkring proaktiv

anvendelse af digital optagelse af kontakt mellem patienter, brugere, pårørende og

Side 6


fagprofessionelle. Gerne ved hjælp af pilotstudier. Det skal undersøges, hvordan man

har grebet udfordringen an i de andre regioner. Koncern HR har bolden i samarbejde

med Koncern IT og Jura og Forsikring.

Side 7


6

Fornøden tid til MED-arbejdet

J.nr. 2013-000234

Sagsfremstilling

Et par af HU repræsentanterne oplever, at de ikke kan få tid til forberedelse til HU, og

f.eks deltagelse i ambassadør runden. De oplever at det er uigennemsigtigt, hvem der

bremser dette. Er det nærmeste leder, klinik chef eller sygehusdirektør

Jf. MED-aftalens §14 skal medarbejderrepræsentanten og nærmeste leder sammen

sikre, at medarbejderrepræsentanten har den nødvendige og tilstrækkelige tid til at

varetage deres hverv.

For at tilgodese dette skal medarbejderrepræsentanten og lederen årligt drøfte de

specifikke vilkår. Drøftelsen skal sikre den nødvendige arbejdstilrettelæggelse og

normeringsmæssige hensyn, en afklaring af hvor meget tid, der anvendes til hvervet,

mulgheder for kontakt til medarbejderne og mulighederne for tilgængeligt udstyr til at

varetage opgaven.

Indstilling

Det indstilles, at Hovedvalget

1. drøfter hvordan det sikres, at MED-aftalens bestemmelser vedr. fornøden og

nødvendig tid til hvervet som medarbejderrepræsentant efterleves.

Referat

Hovedudvalget gjorde det klart, at den fornødne tid til MED-arbejde skal aftales

mellem nærmeste leder og medarbejder. Der er tale om en individuel vurdering, da

fornøden tid afhænger af erfaring, evner mv.

Sygehusledelserne har nikket til ambassadørrunden. Det er deres opgave at sikre, at

der kan afsættes tid til det ude lokalt.

Per Christiansen pointerede, at vi i dagsordensforberedelsen til Hovedudvalget også

kan være mere skarpe på, hvor meget bilagsmateriale vi udsender. I forhold til

tidsanvendelsen kan medarbejderne måske også overveje, hvordan tiden afsat til

formøder anvendes, hvis der ikke er behov for en kritisk diskussion Måske er der

behov for mere tid til forberedelse frem for formøde

Hovedudvalget vendte den konkrete planlægning og bemanding af

ambassadørrunden. Mødet i Specialsektoren flyttes fra d. 8. oktober til d. 28.

november kl. 10. Der findes en ny dato for mødet på Sygehus Thy-Mors. Jette Bøgh

Thomsen kan deltage d. 28. november.

Side 8


J.nr. 2013-000234

7

It-udstyr til Hoved- og Sektor MED-udvalg

Sagsfremstilling

Hovedudvalget drøftede d. 27. juni 2013, om medarbejderrepræsentanter i Sektor

MED-udvalg og Hovedudvalg kan få stillet Ipads eller lignende til rådighed for at

mindske papirforbruget og gøre forberedelse til møderne lettere.

Udvidet direktion drøftede sagen d. 27. juni 2013. Der var delte holdninger til

forespørgslen. Ledelsen giver en status på vegne af disse drøftelser.

Indstilling

Det indstilles, at Hovedudvalget

1. Tager orienteringen til efterretning.

Referat

Per Christiansen indledte med at fremhæve, at Region Nordjylland om kort tid åbner

for en ny bruttolønsordning med mulighed for at købe Ipads.

Sektorerne har handlet forskelligt på baggrund af drøftelsen i Udvidet direktion d. 27.

juni 2013. Aalborg Universitetshospital har indkøbt Ipads til Sektor MED-udvalget.

Sygehus Vendsyssel og Specialsektoren har afventet en klarere udmelding fra

Hovedudvalget. Psykiatrien hælder til en løsning som Aalborg Universitetshospital

med betingelse om papirløse møder.

Hovedudvalget anbefaler, at sektorerne indkøber Ipads til Sektor MEDudvalgsmedlemmer,

hvis det er ønsket hos det enkelte medlem. Beslutningen skal

følges af en dialog omkring, hvordan mødeafviklingen kan udvikles. Suppleanter kan

tilbydes, at sektoren betaler for et sim-kort, der kan bruges i private eller lånte Ipads.

Når man i sektorerne har valgt, om man vil benytte sig af muligheden, tilbydes de

Hovedudvalgsmedlemmer, der ikke har fået stillet en Ipad til rådighed som medlem af

et sektor MED-udvalg, en Ipad til rådighed for hovedudvalgsarbejdet.

Medarbejderne ønskede deslige, at der iværksættes undervisning mv. i forhold til

anvendelse af de Apps og systemer, der er nødvendige.

Side 9


8

Eventuelt

Referat

Laila Baadsgaard orienterede om, at det årlige møde med Arbejdstilsynet bliver d. 18.

december 2013. Hovedudvalget bedes udpege to medarbejderrepræsentanter.

Side 10

More magazines by this user
Similar magazines