9300 Orgmøde dagsorden offentlig 01-03-11 - Domea

domea.dk

9300 Orgmøde dagsorden offentlig 01-03-11 - Domea

Boligselskabet DFB

Indkaldelse til organisationsbestyrelsesmøde nr. 47

Tirsdag d.1. marts 2011 kl. 17.30

i Domeas lokaler, Oldenburg Allé 3, 2630 Taastrup

DAGSORDEN TIL OFFENTLIGGØRELSE

Dagsorden:

1 Godkendelse af dagsorden............................................................... 2

2 Godkendelse af referat..................................................................... 2

3 Sager til beslutning.......................................................................... 2

3.1 9343 - Energirenovering i Gadehavegård............................................ 2

3.2 Boligselskabets årsregnskab ............................................................. 2

3.3 Revisionsprotokol ............................................................................ 2

3.4 Bestyrelsens årsberetning................................................................. 3

3.5 Afdelingernes årsregnskaber ............................................................. 3

3.6 Boligselskabets budget for regnskabsåret 2010/2011........................... 5

3.7 Kommissorier.................................................................................. 5

3.8 Henstandsordning for skyldnere ........................................................ 5

3.9 Nye vedtægter for DFB..................................................................... 5

4 Orientering ...................................................................................... 6

4.1 Forretningsføreraftale 2010-13.......................................................... 6

4.2 Bestyrelsesforhold ........................................................................... 6

4.3 9375 Strandvænget Nyborg - Beboerklagenævnssag ........................... 7

5 Afdelinger i drift............................................................................... 7

5.1 9304 - Beboerklagenævnssag vedr. afdelingsmøde i Charlottegården..... 7

5.2 9343 – Gadehavegård – Personsag.................................................... 7

5.3 9314 – Markedspladsen – Ansøgning om bidrag fra dispositionsfonden til l

ydmåling i forbindelse med helhedsplan ............................................. 7

5.4 9315 – Ordrup Jagtvej – Ansøgning om tilskud på kr. 463.000 til

udskiftning af vinduer og terrassedøre i facade mod vej ....................... 7

5.5 9319 – Sølvkær – godkendelse af regnskaber 2007/08 og 2008/09 ....... 9

5.6 9319 – Sølvkær – Orientering om status ............................................ 9

5.7 9343 – Gadehavegård – Tilladelse til tv-overvågning ..........................10

5.8 9373 - Klostergården – Ansøgning om tilskud på kr. 190.000 til

fastmonterede vægstiger.................................................................10

5.9 9379 – Vandtårnet - Redningslemme ................................................11

6 Mødeplanlægning........................................................................... 11

7 Eventuelt ....................................................................................... 11

Deltagere fra bestyrelsen:

John Adelsteen Andersen, formand

Mariazara Pervin, næstformand

Jytte Rønne

Bente Nees

Susanne Pia Hansen

Winnie Andersen

Peter Krogh

Peter Hansen

Poul Erik Jensen

Øvrige deltagere:

Pia Christiansen, Domea

Kristine Jacobsen, Domea, ref.

Bent Gordon Johansen, Domea (pkt. 3.1).

Domea – Boligcenter København, den 23. februar 2011


1 Godkendelse af dagsorden

Det indstilles, at bestyrelsen godkender den udsendte dagsorden.

2 Godkendelse af referat

Domea har ikke modtaget kommentarer eller indsigelser til referat af møde den 10.

januar 2011.

Det indstilles, at referater godkendes og underskrives af formanden.

3 Sager til beslutning

3.1 9343 - Energirenovering i Gadehavegård

Regionschef Bent Gordon Johansen fra Domea Energi og Miljø vil deltage under

punktet og orientere nærmere.

Uddybende materiale vedr. energirenoveringen er vedlagt som bilag.

Det indstilles til bestyrelsen at igangsætte projektet om energirenovering i

Gadehavegård.

3.2 Boligselskabets årsregnskab

Boligselskabets årsregnskab godkendes endelig af repræsentantskabet efter forudgående

godkendelse i organisationsbestyrelsen.

Boligselskabets årsregnskab for perioden 1. oktober 2009 til 30. september 2010

vedlægges som bilag.

Domea har følgende kommentarer til årsregnskabet:

Regnskabet udviser et overskud på kr. 35.753. Årets overskud er overført til arbejdskapitalen.

Det indstilles, at bestyrelsen godkender årsregnskabet, som herefter forelægges

repræsentantskabet til endelig godkendelse.

3.3 Revisionsprotokol

Revisionsprotokol til årsregnskab for boligselskab og afdelinger godkendes endelig

af repræsentantskabet efter forudgående godkendelse i organisationsbestyrelsen.

Revisionsprotokol til årsregnskab for perioden 1. oktober 2009 til 30. september

2010 er vedlagt og kommenteres på mødet.

Det indstilles, at bestyrelsen godkender revisionsprotokollen, som herefter

forelægges repræsentantskabet til endelig godkendelse.

P:\Organisationer\09300 DFB\09300\Organisationsbestyrelsen\Indkaldelser og

dagsordener\2011\2011_03_01\2011_03_01_Dagsorden_offentlig.doc

Side 2 af 11


3.4 Bestyrelsens årsberetning

Bestyrelsens beretning for seneste regnskabsår er optrykt i boligselskabets årsregnskab

på side 14 til 16 og suppleres eventuelt med andre skriftlige materialer

eller en mundtlig beretning på repræsentantskabsmødet.

Det indstilles, at bestyrelsen godkender årsberetningen til forelæggelse

for repræsentantskabet.

3.5 Afdelingernes årsregnskaber

Boligafdelingernes årsregnskaber godkendes endelig af organisationsbestyrelsen

efter forudgående godkendelse af afdelingsbestyrelsen eller afdelingsmødet.

For afdelingerne Kongensgade og Strandvænget godkender organisationsbestyrelsen

dog på både afdelingens og boligselskabets vegne, idet der ikke er valgt afdelingsbestyrelse

i afdelingerne.

Afdelingernes årsregnskaber for perioden 1. oktober 2009 til 30. september 2010

vedlægges som bilag.

Domea har følgende kommentarer til de enkelte regnskaber:

9301 Bolbrohaven: Overskud på kr. 34.413, der er overført til afdelingens henlæggelser.

9304 Charlottegården: Overskud på kr. 551.081, der er overført til afdelingens

henlæggelser.

9309 Prags Boulevard: Overskud på kr. 52.924, der er overført til afdelingens underskudskonto.

Underskudssaldoen udgør herefter kr. 289.827, der budgetteres

afviklet over 5 år.

9313 Morelhaven: Underskud på kr. 95.911, der er overført til afdelingens underskudskonto.

Underskudssaldoen udgør herefter kr. 95.911, der budgetteres afviklet

over 3 år.

9314 Markedspladsen: Underskud på kr. 84.605, der er overført til afdelingens underskudskonto.

Underskudssaldoen udgør herefter kr. 84.605, der budgetteres

afviklet over 3 år.

9315 Ordrup Jagtvej: Overskud på kr. 5.546, der er overført til konto for opsamlet

underskud. Samlet underskudssaldo udgør herefter kr. 63.451, der budgetteres

afviklet over 3 år.

9316 Hellerupvej: Overskud på kr. 834, der er overført til afdelingens henlæggelser.

9317 Harsdorffsvej: Underskud på kr. 19.653, der er overført til afdelingens underskudskonto.

Underskudssaldo udgør herefter kr. 19.653, der budgetteres afviklet

over 3 år.

9318 Rosenhaven: Overskud på kr. 21, der er overført til afdelingens henlæggelser.

P:\Organisationer\09300 DFB\09300\Organisationsbestyrelsen\Indkaldelser og

dagsordener\2011\2011_03_01\2011_03_01_Dagsorden_offentlig.doc

Side 3 af 11


9319 Sølvkær: Underskud på kr. 52.306, der er overført til konto for opsamlet underskud.

Samlet underskudssaldo udgør herefter kr. 52.306.

9343 Gadehavegård: Overskud på kr. 495,304, der er overført til afdelingens henlæggelser.

9350 Bryggergården: Underskud på kr. 14.169, der er overført til konto for opsamlet

underskud. Underskudssaldoen udgør herefter kr. 58.802, der budgetteres afviklet

over 3 år.

9352 Blommestien: Overskud på kr. 79.430, der er overført til afdelingens henlæggelser.

9354 Nybrovænge Ældre: Underskud på kr. 10.834, der er overført til afdelingens

underskudskonto. Underskudssaldoen udgør herfeter kr. 10.834, der budgetteres

afviklet over 3 år.

9355 Nybrovænge Almen: Underskud på kr. 7.817, der er overført til afdelingens

underskudskonto. Underskudssaldoen udgør herefter kr. 7.817, der budgetteres

afviklet over 3 år.

9356 Kongensgade: Underskud på kr. 1.379, der er overført til afdelingens underskudskonto.

Underskudssaldoen udgør herefter kr. 72.446, der budgetteres afviklet

over 3 år.

9358 Spotorno: Overskud på kr. 25.384, der er overført til afdelingens henlæggelser.

9360 Hanebred: Underskud på kr. 2.423, der er overført til afdelingens underskudskonto.

Underskudssaldoen udgør herefter kr. 109.089, der budgetteres afviklet

over 5 år.

9370 Købmandsgården: Overskud på kr. 38.643, der er overført til afdelingens

henlæggelser.

9373 Klostergården: Underskud på kr. 53.476, der er overført til afdelingens underskudskonto.

Underskudssaldoen udgør herefter kr. 53. 476, der budgetteres

afviklet over 3 år.

9375 Strandvænget, Nyborg: Underskud på kr. 193.234, der er overført til afdelingens

underskudskonto. Underskudssaldoen udgør herefter kr. 277.922, der budgetteres

afviklet over 10 år.

9377 Ørnegårdsvej: Overskud på kr. 54.771, der er overført til afdelingens henlæggelser.

9399 Klostergården II: Overskud på kr. 170.215, der er overført til afdelingens

henlæggelser.

I øvrigt henvises til kommentarerne til de enkelte årsregnskaber i bestyrelsens beretning.

Der vil på mødet blive givet en status for regnskabernes godkendelse i afdelingerne.

Det indstilles, at bestyrelsen godkender afdelingernes årsregnskaber.

P:\Organisationer\09300 DFB\09300\Organisationsbestyrelsen\Indkaldelser og

dagsordener\2011\2011_03_01\2011_03_01_Dagsorden_offentlig.doc

Side 4 af 11


3.6 Boligselskabets budget for regnskabsåret 2010/2011

Forslag til boligselskabet budget for 2010/2011 vil blive eftersendt og gennemgået

på mødet. Herunder vil der blive redegjort for den forventede udvikling i dispositionsfonden

m.v.

Det indstilles, at bestyrelsen godkender boligselskabets budget for

2011/2012.

3.7 Kommissorier

Som besluttet på mødet d. 30. november 2011 skal kommissorierne drøftes med

henblik på behov for tilpasning og opdatering.

Kommissorierne vedlægges som bilag.

Det indstilles til bestyrelsen at tage stilling til, om og i så fald hvilke ændringer,

der skal foretages i kommissorierne.

3.8 Henstandsordning for skyldnere

Som det eneste selskab administreret af Domea, har DFB en aftale om at skyldnere,

dvs. lejere, der er bagud med huslejen, kan få henstand med huslejen.

Dette på trods af at lejeren ifølge lejekontrakten er forpligtet til at betale huslejen

rettidigt.

Det er Domeas erfaring at:



At en skyldner, der ikke kan betale husleje, men i stedet får henstand, som

regel heller ikke kan betale de efterfølgende huslejer.

At kommunen først bliver underrettet og kan hjælpe lejeren i det øjeblik,

der indledes en sag om udsættelse, og dette bliver forsinket af afdragsordningen.

Domea anbefaler, at DFB træffer beslutning om, at der ikke længere kan tilbydes

henstand. Uden mulighed for henstand vil skyldig husleje medføre, at lejemålet

inden for en måned sendes til ophævelse via Domeas advokat. Dermed minimeres

det skyldige beløb og afdelingens og de øvrige beboeres tab minimeres, den pågældende

beboers gældsbyrde når ikke at vokse og kommunen kan hurtigere skride

ind med hjælp.

Pga. uhensigtsmæssighederne ved at give henstand, forsøger Domea at minimere

brugen af dette. Dog bliver der givet henstand i 5-10 sager pr. år.

Det indstilles til bestyrelsen at tage beslutning om, at man i DFB ikke længere

vil tilbyde henstand med huslejen.

3.9 Nye vedtægter for DFB

DFB skal have opdateret sine vedtægter i henhold til ny lovgivning. Samtidig har

repræsentantskabsmedlem Henry E. Jensen fremsendt forslag til nye vedtægter.

Begge disse er for nylig fremsendt til bestyrelsen.

P:\Organisationer\09300 DFB\09300\Organisationsbestyrelsen\Indkaldelser og

dagsordener\2011\2011_03_01\2011_03_01_Dagsorden_offentlig.doc

Side 5 af 11


Bestyrelsen er i øjeblikket ved at tage stilling til vedtægtsforslagene.

Yderligere orientering gives på mødet.

Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning, samt

træffer beslutning om det videre arbejde med vedtægterne.

4 Orientering

4.1 Forretningsføreraftale 2010-13

Der orienteres om status på Forretningsføreraftale 2010 – 13 på mødet.

Det indstilles til bestyrelsen at tage orienteringen til efterretning.

4.2 Bestyrelsesforhold

Bestyrelsen har følgende sammensætning:

Navn Post Valgt af Valgt indtil

John A. Andersen Formand Repræsentantskabet 2012

Mariazara Pervin Næstformand Repræsentantskabet 2012

Jytte Rønne Medlem Repræsentantskabet 2011

Bente Nees Medlem Repræsentantskabet 2011

Susanne Pia Hansen Medlem Repræsentantskabet 2012

Peter Krogh Medlem Repræsentantskabet 2011/12

Peter Hansen Medlem Repræsentantskabet 2011/12

Poul Erik Jensen Medlem Bestyrelsen 2012

Winnie Andersen Medlem Ansatte 2011

Med Domea som forretningsfører.

Afgangsorden indebærer, at Jytte Rønne, Bente Nees og enten Peter Hansen eller

Peter Krogh er på valg på næste ordinære repræsentantskabsmøde.

Uklarheden vedr. Peter Hansen og Peter Krogh skyldes, at der på repræsentantskabsmødet

ikke blev taget stilling til, hvem af disse, der blev valgt for hvilken periode.

Ifølge vedtægternes § 10, stk. 6 kan afgangsordenen afgøres pr. lodtrækning

eller i den rækkefølge, bestyrelsesmedlemmerne er valgt. Til dette skal bemærkes

at Peter Krogh på repræsentantskabsmødet er valgt med 22 stemmer og

Peter Hansen med 20 stemmer.

Bestyrelsen bedes tage stilling til dette spørgsmål og indstille til repræsentantskaber,

hvem der skal på valg.

Ifølge vedtægterne, bør 3 af de menige repræsentantskabsmedlemmer være på

valg samtid med formanden, men 4 af de repræsentantskabsvalgte medlemmer er

på valg i forskudte år.

Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning.

Det indstilles til bestyrelsen at træffe beslutning om afgangsordenen.

P:\Organisationer\09300 DFB\09300\Organisationsbestyrelsen\Indkaldelser og

dagsordener\2011\2011_03_01\2011_03_01_Dagsorden_offentlig.doc

Side 6 af 11


4.3 9375 Strandvænget Nyborg - Beboerklagenævnssag

Der er faldet afgørelse i beboerklagenævnssagen vedr. Strandvænget som kort

omhandler, at nogle pårørende til beboere har klaget vedr. huslejens størrelse,

overholdelse af vedtægter og huslejevarsling.

Beboerklagenævnet finder i tråd med Domeas svarskrivelse, at af klagepunkterne

er man i nævnet kun bemyndiget til at træffe afgørelse om varslingens gyldighed.

Beboerklagenævnet har ingen bemærkninger til varslingen og finder, at denne er i

overensstemmelse med Almenloven og vedtægterne for Ejerforeningen Strandvænget

1A.

Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning.

5 Afdelinger i drift

5.1 9304 - Beboerklagenævnssag vedr. afdelingsmøde i Charlottegården

Beboerklagenævnet i Høje-Taastrup Kommune har underkendt beslutninger truffet

på afdelingsmøde i Charlottegården d. 31. maj 2010 og afgjort at hele mødet derfor

skal gå om. Afgørelse fra Beboerklagenævnet vedlægges.

Da Beboerklagenævnet ikke har angivet nogen frist for afholdelsen af et nyt møde,

har afdelingsbestyrelsen besluttet at efterkomme afgørelsen ved at tage alle de

påkrævede valg på det ordinære afdelingsmøde.

Det indstilles til bestyrelsen at tage orienteringen til efterretning.

5.2 9343 – Gadehavegård – Personsag

5.3 9314 – Markedspladsen – Ansøgning om bidrag fra dispositionsfonden til

lydmåling i forbindelse med helhedsplan

I arbejdet med ansøgningen om den foreløbige helhedsplan har der været afholdt

et beboermøde i afdeling Markedspladsen, hvor fremtidssikringens løsningsforslag

blev drøftet.

På mødet var der en meget markant tilkendegivelse af, at der er meget lydt mellem

boligerne på Markedspladsen, og det var et stærkt ønske, at man forsøgte at

løse dette problem som en del af helhedsplanen.

For at få afklaret om, der er et særligt problem vedr. lyd, er der bestilt en lydmåling

til udførelse i uge 8. Denne koster kr. 10.000,- incl. moms.

Afdeling Markedspladsen ønsker denne udgift dækket af dispositionsfonden.

Det indstilles til bestyrelsen, at godkende en merudgift på kr. 10.000 til

en lydmåling i forbindelse med helhedsplanen i afdeling Markedspladsen.

5.4 9315 – Ordrup Jagtvej – Ansøgning om tilskud på kr. 463.000 til udskiftning

af vinduer og terrassedøre i facade mod vej

P:\Organisationer\09300 DFB\09300\Organisationsbestyrelsen\Indkaldelser og

dagsordener\2011\2011_03_01\2011_03_01_Dagsorden_offentlig.doc

Side 7 af 11


Afdelingen er opført i 1983erne og har 15 lejemål. Bebyggelsen er således 27 år

gammel.

Vinduerne er de oprindelige vinduer fra afdelingens start. Kvaliteten har på opførelsestidspunktet

været acceptabel, men da vinduerne vender ud mod kysten og

grundet den påvirkning havvind har på træ, er mange af vinduerne nu i dårlig

stand. Det udmønter sig i, at bundrammen rådner med fare for at glasset falder ud

af rammen, når man åbner det. Dette er sket i et tilfælde, hvorefter alle vinduerne

blev efterset og de vinduer som var hårdest ramt, blev permanent lukket. Dette er

selvfølgelig ikke nogen holdbar løsning, idet der så ikke er mulighed for udluftning i

nogle rum, ligesom det ikke er muligt for lejerne at pudse deres vinduer udvendigt.

Aktuelt er der 4 vinduespartier der er lukket helt, for at undgå ulykker.

Det har ikke på nogen måde været synligt, at vinduerne var i så dårlig stand, idet

det er samlingerne i rammen som rådner indefra. Et kyndigt øje ville dog kunne se,

at bundrammen langsom begynder at glide nedad, men det ses kun udefra og vinduerne

sidder i 1. og 2. sals højde. Derfor er der ingen der har bemærket problemet,

før det første glas faldt ud.

Vinduerne er i årenes løb selvfølgelig vedligeholdt med maling både ud- og indvendigt

og den dårlige stand skyldes derfor ikke manglende vedligeholdelse.

Det er undersøgt, hvad det koster at få en tømre/snedker til at reparerer vinduerne.

Udgiften vil være mindst ½ af udgiften til en udskiftning.

På trods af, at afdelingen i de senere år har haft underskud på driften, så må afdelingen

betegnes som en solid lille afdeling, som har taget vare på bygningerne og

nødvendig vedligeholdelse. Ud af opsparede midler har afdelingen foretaget følgende

i de sidste 3 år:

Juli 2008 – tagrenovering 170.000 kr.

September 2009 – Nye tagrender og nedløbsrør 55.000 kr.

08/09 – modernisering af køkkener 250.000 kr.

Derudover har afdelingen optaget lån til altaner på 1. og 2. sal, hvilket virkelig har

givet lejlighederne et stort løft.

Pr. 1. oktober 2010 har afdelingen en henlæggelse til planlagt vedligehold på

316.000 kr. Disse er hensat til almindelig planlagt vedligehold og der er ikke mulighed

for at afholde udskiftning af vinduer m.v. af denne henlæggelse.

Da det ikke er til at forudse, hvornår det blive nødvendigt at lukke de næste vinduer,

vil det være mest hensigtsmæssigt at udskifte alle vinduerne og terrassedørene

på én gang. Det vil også være langt billigere end at udskifte enkeltvis. Endvidere

vil en samlet udskiftning også give en besparelse på energien og et bedre indeklima.

Afdelingen har således ikke kunnet forudse, at denne udgift ville komme på nuværende

tidspunkt. Afdelingen har hidtil altid kunne klare at vedligeholde og udvikle

ejendommen, så den fortsat er særdeles attraktiv.

En samlet udskiftning vil koste ca. 463.000 kr. som afdelingen søger om tilskud til.

Afdelingen har fået en huslejestigning på 5,47 % i 2010/11, og en stigning på

4,25 % i 2009/10. Derudover har lejerne på 1. og 2. sal fået en lejestigning på ca.

600 kr. mdl. i forbindelse med optagelse af lån til altaner.

P:\Organisationer\09300 DFB\09300\Organisationsbestyrelsen\Indkaldelser og

dagsordener\2011\2011_03_01\2011_03_01_Dagsorden_offentlig.doc

Side 8 af 11


Årsagen til stigningen i lejen har været stigende faste udgifter, samt stigning i administrationsbidraget.

Ved budgetåret 2010/11, havde afdelingen et opsamlet underskud

på 63.451 kr.

Det indstilles, at bestyrelsen yder et helt eller delvist tilskud til afdeling

9315 Ordrup Jagtvej til udskiftning af vinduer og terrassedøre i facaden

mod vej.

5.5 9319 – Sølvkær – godkendelse af regnskaber 2007/08 og 2008/09

Økonomiudvalget i Frederikssund Kommune har d. 9. februar 2011 godkendt regnskaberne

for afd. 9319 Sølvkær for hh. 2007/08 og 2008/09.

Brevet fra kommunen vedlægges.

Det indstilles til bestyrelsen at tage orienteringen til efterretning samt at

underskrive regnskaberne for afdeling Sølvkær.

5.6 9319 – Sølvkær – Orientering om status

Formanden har bedt Domea redegøre for følgende vedr. Sølvkær:

Personfølsomme oplysninger – udeladt.

Hvordan går det med de projekter vi har bevilget penge til

Den 1. mio. kr. som DFB gav Sølvkær, blev som foreskrevet af organisationsbestyrelsen

brugt til gældsafvikling (godt 536.000 kr.), øgning af henlæggelserne til

planlagt vedligeholdelse (100.000 kr.), øgning af henlæggelserne til tab ved fraflytning

(150.000 kr.), bioskure, som allerede var bevilget (130.000 kr.), og så var

der derudover ca. 84.000 kr. tilbage til en legeplads.

Bioskure:

Der har desværre vist sig at mangle nogle ting i det projekt, som den tidligere afdelingsbestyrelse

insisterede på selv at udarbejde, således at projektet i stedet vil

beløbe sig til et sted mellem kr.250.000 og 280.000 kr.

Bioskurene etableres, når frosten går af jorden.

Legeplads:

Afdelingsmødet sagde nej til den af afdelingsbestyrelsen foreslåede placering af

legepladsen.

Afdelingsbestyrelsen har et forslag klar om en ny placering, denne vil dog kræve

faldunderlag og yderligere udgravning, således at projektet vil løbe op i omegnen

af kr. 125.000.

Forslaget ventes behandlet på afdelingsmøde i april.

Det skal derudover bemærkes, at tidligere organisationsbestyrelsesformand Verner

Usbeck deltog på et afdelingsmøde i sommeren 2010. På dette mødet forklarede

Verner, at DFB var indstillet på at give Sølvkær økonomisk støtte. Og har antydede

også, at DFB var villig til at kigge positivt, hvis der også næste år ville være behov.

Pt. arbejdes der på budgettet for 2011 / 2012. Det skal i den forbindelse bemærkes,

at det ikke vil falde i dårlig jord, hvis Sølvkær fik endnu en hjælpende hånd.

Det indstilles til bestyrelsen at tage orienteringen til efterretning.

P:\Organisationer\09300 DFB\09300\Organisationsbestyrelsen\Indkaldelser og

dagsordener\2011\2011_03_01\2011_03_01_Dagsorden_offentlig.doc

Side 9 af 11


5.7 9343 – Gadehavegård – Tilladelse til tv-overvågning

Københavns Vestegns Politi har meddelt tilladelse til at der opsættes tvovervågning

i forbindelse med Værestedet Oase Regnbuen.

Tilladelsen er givet på betingelse af, at dette kan foretages lovligt inden for

DFB’s/afdeling Gadehavegårds formål, samt at det ikke er i strid med boligorganisationens

vedtægter.

Domea finder begge betingelser opfyldt.

Det indstilles til bestyrelsen at tage orienteringen til efterretning.

5.8 9373 - Klostergården – Ansøgning om tilskud på kr. 190.000 til fastmonterede

vægstiger

Klostergården afd. 73 er som bekendt 5 år gammelt. Afdelingen består af 8 blokke

med stue, 1 sal.

For enden af hver blok er der en installationsskakt, hvor der forneden er vvsinstallationer

og øverst oppe en lille luge som er indgangen til loft. På loftet ligger

alle vandinstallationer til lejlighederne og udsugning. Lemmen sidder ca. 6 meter

oppe. Lugen er en jernlåge som er temmelig tung.

Den eneste måde at komme op på loftet på, er ved at sætte en løs høj stige op.

Dette er problematisk, da underlaget – dvs. jorden – ikke er i orden til det. Grunden

hælder og der er endvidere udlagt perlesten på jorden. Det betyder at der skal

være mindst 2 personer til stede når personalet skal på loftet.

Selv om personalet udviser al den agtpågivenhed som de skal, er det alligevel sket

at stigen er skredet, heldigvis uden at der skete nogen ulykke. Til gengæld er det

hændt 2 gange at jernlågen er hoppet af hængslerne og faldet ned. Heldigvis igen

uden at nogen kom til skade.

Ovennævnte forhold er ikke en acceptabel arbejdssituation for personalet og de

kan nægte at gå på loftet, fordi forholdene langtfra opfylder kravene til sikkerhed

på arbejdspladsen.

I slutningen af december havde afdelingen en situation hvor vandrørene på loftet

var frosset. Det var snestorm den dag og der var kun én medarbejder på arbejde.

Der blev tilkaldt håndværkere til at optø de frosne rør på loftet, men håndværkerne

var ikke indstillet på at kravle op af en løs stige og ind af en meget lille luge for at

afhjælpe problemet. Det lykkes dog at få overtalt håndværkeren til at udføre arbejdet,

da rørene ellers ville springe med vandskade til følge.

Der findes kun et firma som producerer og leverer vægstiger med sikkerhedsgodkendelse.

Der er indhentet tilbud fra dette firma.

Prisen for 4 vægstiger med platform foran lågen koster 157.000 kr. Dertil kommer

så montering. Prisen er p.t. ukendt med det anslås at det vil koste omkring 35.000

kr.

Klostergården har fra starten været ramt af store udgifter til udbedringer af fejl og

mangler, samt udgifter til ting, som blev sparet væk i opførelsesfasen eller udført i

dårlige materialer. Bl.a. har vand og varmesystemet givet afdelingen nogle store

udgifter i de 5 år afdelingen har været i brug. Endvidere kan det nævnes at afde-

P:\Organisationer\09300 DFB\09300\Organisationsbestyrelsen\Indkaldelser og

dagsordener\2011\2011_03_01\2011_03_01_Dagsorden_offentlig.doc

Side 10 af 11


lingen er opført uden nogen form for legeplads, selv om afdelingen er en familieafdeling.

Det har betydet en jævn strøm af huslejestigninger, samt underskud på driften.

Derfor har afdelingen ikke haft mulighed for at henlægge store summer til planlagt

vedligehold, og de midler som afdelingen har på nuværende tidspunkt rækker ikke

til opsætning af vægstiger.

Aktuelt betyder det, at afdelingen ikke opfylder kravene til sikkerhed for personalet

og for håndværkere. Dette kan få uheldige konsekvenser – enten ved at nødvendigt

arbejde ikke bliver udført, eller ved at nogen kommer til skade.

På baggrund af ovenstående – hvor afdelingen ikke overholder gældende

krav om sikkerhed på arbejdspladsen, indstilles det at afdelingen bevilliges

kr. 190.000 fra selskabets arbejdskapital til indkøb og opsætning af

faste vægstiger.

5.9 9379 – Vandtårnet - Redningslemme

Organisationsbestyrelsen har i efteråret besluttet, at der kunne gennemføres en

syn- og skønssag mod Pihl og Søn, der er den oprindelige totalentreprenør på

etableringen af boliger i Vandtårnet.

Domea gjorde herefter foranstaltninger til at anlægge syn- og skønssag, hvilket fik

Pihl og Søn til at indkalde Domea med rådgivere til et møde.

Der forhandles i øjeblikket om et forlig, og det undersøges om og hvorledes det

fysisk kan lade sig gøre at udbedre problemerne med redningslemmene.

Bestyrelsen orienteres nærmere, når der foreligger nyt i sagen.

Det indstilles til bestyrelsen at tage orienteringen til efterretning.

6 Mødeplanlægning



Bestyrelsesmøde

15. marts 2011 klokken 17.00 hos Domea, Oldenburg Allé 1.

Repræsentantskabsmøde

15. marts 2011 klokken 18.00 hos Domea, Oldenburg Allé 1.

Det indstilles til bestyrelsen at tage de planlagte møder til efterretning,

samt at alle medbringer kalendere, så fremtidige møder evt. kan plænlægges.

7 Eventuelt

P:\Organisationer\09300 DFB\09300\Organisationsbestyrelsen\Indkaldelser og

dagsordener\2011\2011_03_01\2011_03_01_Dagsorden_offentlig.doc

Side 11 af 11


Boligselskabet DFB

Indkaldelse til organisationsbestyrelsesmøde nr. 47

Tirsdag d.1. marts 2011 kl. 17.30

i Domeas lokaler, Oldenburg Allé 3, 2630 Taastrup

DAGSORDEN TIL OFFENTLIGGØRELSE

Dagsorden:

1 Godkendelse af dagsorden............................................................... 2

2 Godkendelse af referat..................................................................... 2

3 Sager til beslutning.......................................................................... 2

3.1 9343 - Energirenovering i Gadehavegård............................................ 2

3.2 Boligselskabets årsregnskab ............................................................. 2

3.3 Revisionsprotokol ............................................................................ 2

3.4 Bestyrelsens årsberetning................................................................. 3

3.5 Afdelingernes årsregnskaber ............................................................. 3

3.6 Boligselskabets budget for regnskabsåret 2010/2011........................... 5

3.7 Kommissorier.................................................................................. 5

3.8 Henstandsordning for skyldnere ........................................................ 5

3.9 Nye vedtægter for DFB..................................................................... 5

4 Orientering ...................................................................................... 6

4.1 Forretningsføreraftale 2010-13.......................................................... 6

4.2 Bestyrelsesforhold ........................................................................... 6

4.3 9375 Strandvænget Nyborg - Beboerklagenævnssag ........................... 7

5 Afdelinger i drift............................................................................... 7

5.1 9304 - Beboerklagenævnssag vedr. afdelingsmøde i Charlottegården..... 7

5.2 9343 – Gadehavegård – Personsag.................................................... 7

5.3 9314 – Markedspladsen – Ansøgning om bidrag fra dispositionsfonden til l

ydmåling i forbindelse med helhedsplan ............................................. 7

5.4 9315 – Ordrup Jagtvej – Ansøgning om tilskud på kr. 463.000 til

udskiftning af vinduer og terrassedøre i facade mod vej ....................... 7

5.5 9319 – Sølvkær – godkendelse af regnskaber 2007/08 og 2008/09 ....... 9

5.6 9319 – Sølvkær – Orientering om status ............................................ 9

5.7 9343 – Gadehavegård – Tilladelse til tv-overvågning ..........................10

5.8 9373 - Klostergården – Ansøgning om tilskud på kr. 190.000 til

fastmonterede vægstiger.................................................................10

5.9 9379 – Vandtårnet - Redningslemme ................................................11

6 Mødeplanlægning........................................................................... 11

7 Eventuelt ....................................................................................... 11

Deltagere fra bestyrelsen:

John Adelsteen Andersen, formand

Mariazara Pervin, næstformand

Jytte Rønne

Bente Nees

Susanne Pia Hansen

Winnie Andersen

Peter Krogh

Peter Hansen

Poul Erik Jensen

Øvrige deltagere:

Pia Christiansen, Domea

Kristine Jacobsen, Domea, ref.

Bent Gordon Johansen, Domea (pkt. 3.1).

Domea – Boligcenter København, den 23. februar 2011


1 Godkendelse af dagsorden

Det indstilles, at bestyrelsen godkender den udsendte dagsorden.

2 Godkendelse af referat

Domea har ikke modtaget kommentarer eller indsigelser til referat af møde den 10.

januar 2011.

Det indstilles, at referater godkendes og underskrives af formanden.

3 Sager til beslutning

3.1 9343 - Energirenovering i Gadehavegård

Regionschef Bent Gordon Johansen fra Domea Energi og Miljø vil deltage under

punktet og orientere nærmere.

Uddybende materiale vedr. energirenoveringen er vedlagt som bilag.

Det indstilles til bestyrelsen at igangsætte projektet om energirenovering i

Gadehavegård.

3.2 Boligselskabets årsregnskab

Boligselskabets årsregnskab godkendes endelig af repræsentantskabet efter forudgående

godkendelse i organisationsbestyrelsen.

Boligselskabets årsregnskab for perioden 1. oktober 2009 til 30. september 2010

vedlægges som bilag.

Domea har følgende kommentarer til årsregnskabet:

Regnskabet udviser et overskud på kr. 35.753. Årets overskud er overført til arbejdskapitalen.

Det indstilles, at bestyrelsen godkender årsregnskabet, som herefter forelægges

repræsentantskabet til endelig godkendelse.

3.3 Revisionsprotokol

Revisionsprotokol til årsregnskab for boligselskab og afdelinger godkendes endelig

af repræsentantskabet efter forudgående godkendelse i organisationsbestyrelsen.

Revisionsprotokol til årsregnskab for perioden 1. oktober 2009 til 30. september

2010 er vedlagt og kommenteres på mødet.

Det indstilles, at bestyrelsen godkender revisionsprotokollen, som herefter

forelægges repræsentantskabet til endelig godkendelse.

P:\Organisationer\09300 DFB\09300\Organisationsbestyrelsen\Indkaldelser og

dagsordener\2011\2011_03_01\2011_03_01_Dagsorden_offentlig.doc

Side 2 af 11


3.4 Bestyrelsens årsberetning

Bestyrelsens beretning for seneste regnskabsår er optrykt i boligselskabets årsregnskab

på side 14 til 16 og suppleres eventuelt med andre skriftlige materialer

eller en mundtlig beretning på repræsentantskabsmødet.

Det indstilles, at bestyrelsen godkender årsberetningen til forelæggelse

for repræsentantskabet.

3.5 Afdelingernes årsregnskaber

Boligafdelingernes årsregnskaber godkendes endelig af organisationsbestyrelsen

efter forudgående godkendelse af afdelingsbestyrelsen eller afdelingsmødet.

For afdelingerne Kongensgade og Strandvænget godkender organisationsbestyrelsen

dog på både afdelingens og boligselskabets vegne, idet der ikke er valgt afdelingsbestyrelse

i afdelingerne.

Afdelingernes årsregnskaber for perioden 1. oktober 2009 til 30. september 2010

vedlægges som bilag.

Domea har følgende kommentarer til de enkelte regnskaber:

9301 Bolbrohaven: Overskud på kr. 34.413, der er overført til afdelingens henlæggelser.

9304 Charlottegården: Overskud på kr. 551.081, der er overført til afdelingens

henlæggelser.

9309 Prags Boulevard: Overskud på kr. 52.924, der er overført til afdelingens underskudskonto.

Underskudssaldoen udgør herefter kr. 289.827, der budgetteres

afviklet over 5 år.

9313 Morelhaven: Underskud på kr. 95.911, der er overført til afdelingens underskudskonto.

Underskudssaldoen udgør herefter kr. 95.911, der budgetteres afviklet

over 3 år.

9314 Markedspladsen: Underskud på kr. 84.605, der er overført til afdelingens underskudskonto.

Underskudssaldoen udgør herefter kr. 84.605, der budgetteres

afviklet over 3 år.

9315 Ordrup Jagtvej: Overskud på kr. 5.546, der er overført til konto for opsamlet

underskud. Samlet underskudssaldo udgør herefter kr. 63.451, der budgetteres

afviklet over 3 år.

9316 Hellerupvej: Overskud på kr. 834, der er overført til afdelingens henlæggelser.

9317 Harsdorffsvej: Underskud på kr. 19.653, der er overført til afdelingens underskudskonto.

Underskudssaldo udgør herefter kr. 19.653, der budgetteres afviklet

over 3 år.

9318 Rosenhaven: Overskud på kr. 21, der er overført til afdelingens henlæggelser.

P:\Organisationer\09300 DFB\09300\Organisationsbestyrelsen\Indkaldelser og

dagsordener\2011\2011_03_01\2011_03_01_Dagsorden_offentlig.doc

Side 3 af 11


9319 Sølvkær: Underskud på kr. 52.306, der er overført til konto for opsamlet underskud.

Samlet underskudssaldo udgør herefter kr. 52.306.

9343 Gadehavegård: Overskud på kr. 495,304, der er overført til afdelingens henlæggelser.

9350 Bryggergården: Underskud på kr. 14.169, der er overført til konto for opsamlet

underskud. Underskudssaldoen udgør herefter kr. 58.802, der budgetteres afviklet

over 3 år.

9352 Blommestien: Overskud på kr. 79.430, der er overført til afdelingens henlæggelser.

9354 Nybrovænge Ældre: Underskud på kr. 10.834, der er overført til afdelingens

underskudskonto. Underskudssaldoen udgør herfeter kr. 10.834, der budgetteres

afviklet over 3 år.

9355 Nybrovænge Almen: Underskud på kr. 7.817, der er overført til afdelingens

underskudskonto. Underskudssaldoen udgør herefter kr. 7.817, der budgetteres

afviklet over 3 år.

9356 Kongensgade: Underskud på kr. 1.379, der er overført til afdelingens underskudskonto.

Underskudssaldoen udgør herefter kr. 72.446, der budgetteres afviklet

over 3 år.

9358 Spotorno: Overskud på kr. 25.384, der er overført til afdelingens henlæggelser.

9360 Hanebred: Underskud på kr. 2.423, der er overført til afdelingens underskudskonto.

Underskudssaldoen udgør herefter kr. 109.089, der budgetteres afviklet

over 5 år.

9370 Købmandsgården: Overskud på kr. 38.643, der er overført til afdelingens

henlæggelser.

9373 Klostergården: Underskud på kr. 53.476, der er overført til afdelingens underskudskonto.

Underskudssaldoen udgør herefter kr. 53. 476, der budgetteres

afviklet over 3 år.

9375 Strandvænget, Nyborg: Underskud på kr. 193.234, der er overført til afdelingens

underskudskonto. Underskudssaldoen udgør herefter kr. 277.922, der budgetteres

afviklet over 10 år.

9377 Ørnegårdsvej: Overskud på kr. 54.771, der er overført til afdelingens henlæggelser.

9399 Klostergården II: Overskud på kr. 170.215, der er overført til afdelingens

henlæggelser.

I øvrigt henvises til kommentarerne til de enkelte årsregnskaber i bestyrelsens beretning.

Der vil på mødet blive givet en status for regnskabernes godkendelse i afdelingerne.

Det indstilles, at bestyrelsen godkender afdelingernes årsregnskaber.

P:\Organisationer\09300 DFB\09300\Organisationsbestyrelsen\Indkaldelser og

dagsordener\2011\2011_03_01\2011_03_01_Dagsorden_offentlig.doc

Side 4 af 11


3.6 Boligselskabets budget for regnskabsåret 2010/2011

Forslag til boligselskabet budget for 2010/2011 vil blive eftersendt og gennemgået

på mødet. Herunder vil der blive redegjort for den forventede udvikling i dispositionsfonden

m.v.

Det indstilles, at bestyrelsen godkender boligselskabets budget for

2011/2012.

3.7 Kommissorier

Som besluttet på mødet d. 30. november 2011 skal kommissorierne drøftes med

henblik på behov for tilpasning og opdatering.

Kommissorierne vedlægges som bilag.

Det indstilles til bestyrelsen at tage stilling til, om og i så fald hvilke ændringer,

der skal foretages i kommissorierne.

3.8 Henstandsordning for skyldnere

Som det eneste selskab administreret af Domea, har DFB en aftale om at skyldnere,

dvs. lejere, der er bagud med huslejen, kan få henstand med huslejen.

Dette på trods af at lejeren ifølge lejekontrakten er forpligtet til at betale huslejen

rettidigt.

Det er Domeas erfaring at:



At en skyldner, der ikke kan betale husleje, men i stedet får henstand, som

regel heller ikke kan betale de efterfølgende huslejer.

At kommunen først bliver underrettet og kan hjælpe lejeren i det øjeblik,

der indledes en sag om udsættelse, og dette bliver forsinket af afdragsordningen.

Domea anbefaler, at DFB træffer beslutning om, at der ikke længere kan tilbydes

henstand. Uden mulighed for henstand vil skyldig husleje medføre, at lejemålet

inden for en måned sendes til ophævelse via Domeas advokat. Dermed minimeres

det skyldige beløb og afdelingens og de øvrige beboeres tab minimeres, den pågældende

beboers gældsbyrde når ikke at vokse og kommunen kan hurtigere skride

ind med hjælp.

Pga. uhensigtsmæssighederne ved at give henstand, forsøger Domea at minimere

brugen af dette. Dog bliver der givet henstand i 5-10 sager pr. år.

Det indstilles til bestyrelsen at tage beslutning om, at man i DFB ikke længere

vil tilbyde henstand med huslejen.

3.9 Nye vedtægter for DFB

DFB skal have opdateret sine vedtægter i henhold til ny lovgivning. Samtidig har

repræsentantskabsmedlem Henry E. Jensen fremsendt forslag til nye vedtægter.

Begge disse er for nylig fremsendt til bestyrelsen.

P:\Organisationer\09300 DFB\09300\Organisationsbestyrelsen\Indkaldelser og

dagsordener\2011\2011_03_01\2011_03_01_Dagsorden_offentlig.doc

Side 5 af 11


Bestyrelsen er i øjeblikket ved at tage stilling til vedtægtsforslagene.

Yderligere orientering gives på mødet.

Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning, samt

træffer beslutning om det videre arbejde med vedtægterne.

4 Orientering

4.1 Forretningsføreraftale 2010-13

Der orienteres om status på Forretningsføreraftale 2010 – 13 på mødet.

Det indstilles til bestyrelsen at tage orienteringen til efterretning.

4.2 Bestyrelsesforhold

Bestyrelsen har følgende sammensætning:

Navn Post Valgt af Valgt indtil

John A. Andersen Formand Repræsentantskabet 2012

Mariazara Pervin Næstformand Repræsentantskabet 2012

Jytte Rønne Medlem Repræsentantskabet 2011

Bente Nees Medlem Repræsentantskabet 2011

Susanne Pia Hansen Medlem Repræsentantskabet 2012

Peter Krogh Medlem Repræsentantskabet 2011/12

Peter Hansen Medlem Repræsentantskabet 2011/12

Poul Erik Jensen Medlem Bestyrelsen 2012

Winnie Andersen Medlem Ansatte 2011

Med Domea som forretningsfører.

Afgangsorden indebærer, at Jytte Rønne, Bente Nees og enten Peter Hansen eller

Peter Krogh er på valg på næste ordinære repræsentantskabsmøde.

Uklarheden vedr. Peter Hansen og Peter Krogh skyldes, at der på repræsentantskabsmødet

ikke blev taget stilling til, hvem af disse, der blev valgt for hvilken periode.

Ifølge vedtægternes § 10, stk. 6 kan afgangsordenen afgøres pr. lodtrækning

eller i den rækkefølge, bestyrelsesmedlemmerne er valgt. Til dette skal bemærkes

at Peter Krogh på repræsentantskabsmødet er valgt med 22 stemmer og

Peter Hansen med 20 stemmer.

Bestyrelsen bedes tage stilling til dette spørgsmål og indstille til repræsentantskaber,

hvem der skal på valg.

Ifølge vedtægterne, bør 3 af de menige repræsentantskabsmedlemmer være på

valg samtid med formanden, men 4 af de repræsentantskabsvalgte medlemmer er

på valg i forskudte år.

Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning.

Det indstilles til bestyrelsen at træffe beslutning om afgangsordenen.

P:\Organisationer\09300 DFB\09300\Organisationsbestyrelsen\Indkaldelser og

dagsordener\2011\2011_03_01\2011_03_01_Dagsorden_offentlig.doc

Side 6 af 11


4.3 9375 Strandvænget Nyborg - Beboerklagenævnssag

Der er faldet afgørelse i beboerklagenævnssagen vedr. Strandvænget som kort

omhandler, at nogle pårørende til beboere har klaget vedr. huslejens størrelse,

overholdelse af vedtægter og huslejevarsling.

Beboerklagenævnet finder i tråd med Domeas svarskrivelse, at af klagepunkterne

er man i nævnet kun bemyndiget til at træffe afgørelse om varslingens gyldighed.

Beboerklagenævnet har ingen bemærkninger til varslingen og finder, at denne er i

overensstemmelse med Almenloven og vedtægterne for Ejerforeningen Strandvænget

1A.

Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning.

5 Afdelinger i drift

5.1 9304 - Beboerklagenævnssag vedr. afdelingsmøde i Charlottegården

Beboerklagenævnet i Høje-Taastrup Kommune har underkendt beslutninger truffet

på afdelingsmøde i Charlottegården d. 31. maj 2010 og afgjort at hele mødet derfor

skal gå om. Afgørelse fra Beboerklagenævnet vedlægges.

Da Beboerklagenævnet ikke har angivet nogen frist for afholdelsen af et nyt møde,

har afdelingsbestyrelsen besluttet at efterkomme afgørelsen ved at tage alle de

påkrævede valg på det ordinære afdelingsmøde.

Det indstilles til bestyrelsen at tage orienteringen til efterretning.

5.2 9343 – Gadehavegård – Personsag

5.3 9314 – Markedspladsen – Ansøgning om bidrag fra dispositionsfonden til

lydmåling i forbindelse med helhedsplan

I arbejdet med ansøgningen om den foreløbige helhedsplan har der været afholdt

et beboermøde i afdeling Markedspladsen, hvor fremtidssikringens løsningsforslag

blev drøftet.

På mødet var der en meget markant tilkendegivelse af, at der er meget lydt mellem

boligerne på Markedspladsen, og det var et stærkt ønske, at man forsøgte at

løse dette problem som en del af helhedsplanen.

For at få afklaret om, der er et særligt problem vedr. lyd, er der bestilt en lydmåling

til udførelse i uge 8. Denne koster kr. 10.000,- incl. moms.

Afdeling Markedspladsen ønsker denne udgift dækket af dispositionsfonden.

Det indstilles til bestyrelsen, at godkende en merudgift på kr. 10.000 til

en lydmåling i forbindelse med helhedsplanen i afdeling Markedspladsen.

5.4 9315 – Ordrup Jagtvej – Ansøgning om tilskud på kr. 463.000 til udskiftning

af vinduer og terrassedøre i facade mod vej

P:\Organisationer\09300 DFB\09300\Organisationsbestyrelsen\Indkaldelser og

dagsordener\2011\2011_03_01\2011_03_01_Dagsorden_offentlig.doc

Side 7 af 11


Afdelingen er opført i 1983erne og har 15 lejemål. Bebyggelsen er således 27 år

gammel.

Vinduerne er de oprindelige vinduer fra afdelingens start. Kvaliteten har på opførelsestidspunktet

været acceptabel, men da vinduerne vender ud mod kysten og

grundet den påvirkning havvind har på træ, er mange af vinduerne nu i dårlig

stand. Det udmønter sig i, at bundrammen rådner med fare for at glasset falder ud

af rammen, når man åbner det. Dette er sket i et tilfælde, hvorefter alle vinduerne

blev efterset og de vinduer som var hårdest ramt, blev permanent lukket. Dette er

selvfølgelig ikke nogen holdbar løsning, idet der så ikke er mulighed for udluftning i

nogle rum, ligesom det ikke er muligt for lejerne at pudse deres vinduer udvendigt.

Aktuelt er der 4 vinduespartier der er lukket helt, for at undgå ulykker.

Det har ikke på nogen måde været synligt, at vinduerne var i så dårlig stand, idet

det er samlingerne i rammen som rådner indefra. Et kyndigt øje ville dog kunne se,

at bundrammen langsom begynder at glide nedad, men det ses kun udefra og vinduerne

sidder i 1. og 2. sals højde. Derfor er der ingen der har bemærket problemet,

før det første glas faldt ud.

Vinduerne er i årenes løb selvfølgelig vedligeholdt med maling både ud- og indvendigt

og den dårlige stand skyldes derfor ikke manglende vedligeholdelse.

Det er undersøgt, hvad det koster at få en tømre/snedker til at reparerer vinduerne.

Udgiften vil være mindst ½ af udgiften til en udskiftning.

På trods af, at afdelingen i de senere år har haft underskud på driften, så må afdelingen

betegnes som en solid lille afdeling, som har taget vare på bygningerne og

nødvendig vedligeholdelse. Ud af opsparede midler har afdelingen foretaget følgende

i de sidste 3 år:

Juli 2008 – tagrenovering 170.000 kr.

September 2009 – Nye tagrender og nedløbsrør 55.000 kr.

08/09 – modernisering af køkkener 250.000 kr.

Derudover har afdelingen optaget lån til altaner på 1. og 2. sal, hvilket virkelig har

givet lejlighederne et stort løft.

Pr. 1. oktober 2010 har afdelingen en henlæggelse til planlagt vedligehold på

316.000 kr. Disse er hensat til almindelig planlagt vedligehold og der er ikke mulighed

for at afholde udskiftning af vinduer m.v. af denne henlæggelse.

Da det ikke er til at forudse, hvornår det blive nødvendigt at lukke de næste vinduer,

vil det være mest hensigtsmæssigt at udskifte alle vinduerne og terrassedørene

på én gang. Det vil også være langt billigere end at udskifte enkeltvis. Endvidere

vil en samlet udskiftning også give en besparelse på energien og et bedre indeklima.

Afdelingen har således ikke kunnet forudse, at denne udgift ville komme på nuværende

tidspunkt. Afdelingen har hidtil altid kunne klare at vedligeholde og udvikle

ejendommen, så den fortsat er særdeles attraktiv.

En samlet udskiftning vil koste ca. 463.000 kr. som afdelingen søger om tilskud til.

Afdelingen har fået en huslejestigning på 5,47 % i 2010/11, og en stigning på

4,25 % i 2009/10. Derudover har lejerne på 1. og 2. sal fået en lejestigning på ca.

600 kr. mdl. i forbindelse med optagelse af lån til altaner.

P:\Organisationer\09300 DFB\09300\Organisationsbestyrelsen\Indkaldelser og

dagsordener\2011\2011_03_01\2011_03_01_Dagsorden_offentlig.doc

Side 8 af 11


Årsagen til stigningen i lejen har været stigende faste udgifter, samt stigning i administrationsbidraget.

Ved budgetåret 2010/11, havde afdelingen et opsamlet underskud

på 63.451 kr.

Det indstilles, at bestyrelsen yder et helt eller delvist tilskud til afdeling

9315 Ordrup Jagtvej til udskiftning af vinduer og terrassedøre i facaden

mod vej.

5.5 9319 – Sølvkær – godkendelse af regnskaber 2007/08 og 2008/09

Økonomiudvalget i Frederikssund Kommune har d. 9. februar 2011 godkendt regnskaberne

for afd. 9319 Sølvkær for hh. 2007/08 og 2008/09.

Brevet fra kommunen vedlægges.

Det indstilles til bestyrelsen at tage orienteringen til efterretning samt at

underskrive regnskaberne for afdeling Sølvkær.

5.6 9319 – Sølvkær – Orientering om status

Formanden har bedt Domea redegøre for følgende vedr. Sølvkær:

Personfølsomme oplysninger – udeladt.

Hvordan går det med de projekter vi har bevilget penge til

Den 1. mio. kr. som DFB gav Sølvkær, blev som foreskrevet af organisationsbestyrelsen

brugt til gældsafvikling (godt 536.000 kr.), øgning af henlæggelserne til

planlagt vedligeholdelse (100.000 kr.), øgning af henlæggelserne til tab ved fraflytning

(150.000 kr.), bioskure, som allerede var bevilget (130.000 kr.), og så var

der derudover ca. 84.000 kr. tilbage til en legeplads.

Bioskure:

Der har desværre vist sig at mangle nogle ting i det projekt, som den tidligere afdelingsbestyrelse

insisterede på selv at udarbejde, således at projektet i stedet vil

beløbe sig til et sted mellem kr.250.000 og 280.000 kr.

Bioskurene etableres, når frosten går af jorden.

Legeplads:

Afdelingsmødet sagde nej til den af afdelingsbestyrelsen foreslåede placering af

legepladsen.

Afdelingsbestyrelsen har et forslag klar om en ny placering, denne vil dog kræve

faldunderlag og yderligere udgravning, således at projektet vil løbe op i omegnen

af kr. 125.000.

Forslaget ventes behandlet på afdelingsmøde i april.

Det skal derudover bemærkes, at tidligere organisationsbestyrelsesformand Verner

Usbeck deltog på et afdelingsmøde i sommeren 2010. På dette mødet forklarede

Verner, at DFB var indstillet på at give Sølvkær økonomisk støtte. Og har antydede

også, at DFB var villig til at kigge positivt, hvis der også næste år ville være behov.

Pt. arbejdes der på budgettet for 2011 / 2012. Det skal i den forbindelse bemærkes,

at det ikke vil falde i dårlig jord, hvis Sølvkær fik endnu en hjælpende hånd.

Det indstilles til bestyrelsen at tage orienteringen til efterretning.

P:\Organisationer\09300 DFB\09300\Organisationsbestyrelsen\Indkaldelser og

dagsordener\2011\2011_03_01\2011_03_01_Dagsorden_offentlig.doc

Side 9 af 11


5.7 9343 – Gadehavegård – Tilladelse til tv-overvågning

Københavns Vestegns Politi har meddelt tilladelse til at der opsættes tvovervågning

i forbindelse med Værestedet Oase Regnbuen.

Tilladelsen er givet på betingelse af, at dette kan foretages lovligt inden for

DFB’s/afdeling Gadehavegårds formål, samt at det ikke er i strid med boligorganisationens

vedtægter.

Domea finder begge betingelser opfyldt.

Det indstilles til bestyrelsen at tage orienteringen til efterretning.

5.8 9373 - Klostergården – Ansøgning om tilskud på kr. 190.000 til fastmonterede

vægstiger

Klostergården afd. 73 er som bekendt 5 år gammelt. Afdelingen består af 8 blokke

med stue, 1 sal.

For enden af hver blok er der en installationsskakt, hvor der forneden er vvsinstallationer

og øverst oppe en lille luge som er indgangen til loft. På loftet ligger

alle vandinstallationer til lejlighederne og udsugning. Lemmen sidder ca. 6 meter

oppe. Lugen er en jernlåge som er temmelig tung.

Den eneste måde at komme op på loftet på, er ved at sætte en løs høj stige op.

Dette er problematisk, da underlaget – dvs. jorden – ikke er i orden til det. Grunden

hælder og der er endvidere udlagt perlesten på jorden. Det betyder at der skal

være mindst 2 personer til stede når personalet skal på loftet.

Selv om personalet udviser al den agtpågivenhed som de skal, er det alligevel sket

at stigen er skredet, heldigvis uden at der skete nogen ulykke. Til gengæld er det

hændt 2 gange at jernlågen er hoppet af hængslerne og faldet ned. Heldigvis igen

uden at nogen kom til skade.

Ovennævnte forhold er ikke en acceptabel arbejdssituation for personalet og de

kan nægte at gå på loftet, fordi forholdene langtfra opfylder kravene til sikkerhed

på arbejdspladsen.

I slutningen af december havde afdelingen en situation hvor vandrørene på loftet

var frosset. Det var snestorm den dag og der var kun én medarbejder på arbejde.

Der blev tilkaldt håndværkere til at optø de frosne rør på loftet, men håndværkerne

var ikke indstillet på at kravle op af en løs stige og ind af en meget lille luge for at

afhjælpe problemet. Det lykkes dog at få overtalt håndværkeren til at udføre arbejdet,

da rørene ellers ville springe med vandskade til følge.

Der findes kun et firma som producerer og leverer vægstiger med sikkerhedsgodkendelse.

Der er indhentet tilbud fra dette firma.

Prisen for 4 vægstiger med platform foran lågen koster 157.000 kr. Dertil kommer

så montering. Prisen er p.t. ukendt med det anslås at det vil koste omkring 35.000

kr.

Klostergården har fra starten været ramt af store udgifter til udbedringer af fejl og

mangler, samt udgifter til ting, som blev sparet væk i opførelsesfasen eller udført i

dårlige materialer. Bl.a. har vand og varmesystemet givet afdelingen nogle store

udgifter i de 5 år afdelingen har været i brug. Endvidere kan det nævnes at afde-

P:\Organisationer\09300 DFB\09300\Organisationsbestyrelsen\Indkaldelser og

dagsordener\2011\2011_03_01\2011_03_01_Dagsorden_offentlig.doc

Side 10 af 11


lingen er opført uden nogen form for legeplads, selv om afdelingen er en familieafdeling.

Det har betydet en jævn strøm af huslejestigninger, samt underskud på driften.

Derfor har afdelingen ikke haft mulighed for at henlægge store summer til planlagt

vedligehold, og de midler som afdelingen har på nuværende tidspunkt rækker ikke

til opsætning af vægstiger.

Aktuelt betyder det, at afdelingen ikke opfylder kravene til sikkerhed for personalet

og for håndværkere. Dette kan få uheldige konsekvenser – enten ved at nødvendigt

arbejde ikke bliver udført, eller ved at nogen kommer til skade.

På baggrund af ovenstående – hvor afdelingen ikke overholder gældende

krav om sikkerhed på arbejdspladsen, indstilles det at afdelingen bevilliges

kr. 190.000 fra selskabets arbejdskapital til indkøb og opsætning af

faste vægstiger.

5.9 9379 – Vandtårnet - Redningslemme

Organisationsbestyrelsen har i efteråret besluttet, at der kunne gennemføres en

syn- og skønssag mod Pihl og Søn, der er den oprindelige totalentreprenør på

etableringen af boliger i Vandtårnet.

Domea gjorde herefter foranstaltninger til at anlægge syn- og skønssag, hvilket fik

Pihl og Søn til at indkalde Domea med rådgivere til et møde.

Der forhandles i øjeblikket om et forlig, og det undersøges om og hvorledes det

fysisk kan lade sig gøre at udbedre problemerne med redningslemmene.

Bestyrelsen orienteres nærmere, når der foreligger nyt i sagen.

Det indstilles til bestyrelsen at tage orienteringen til efterretning.

6 Mødeplanlægning



Bestyrelsesmøde

15. marts 2011 klokken 17.00 hos Domea, Oldenburg Allé 1.

Repræsentantskabsmøde

15. marts 2011 klokken 18.00 hos Domea, Oldenburg Allé 1.

Det indstilles til bestyrelsen at tage de planlagte møder til efterretning,

samt at alle medbringer kalendere, så fremtidige møder evt. kan plænlægges.

7 Eventuelt

P:\Organisationer\09300 DFB\09300\Organisationsbestyrelsen\Indkaldelser og

dagsordener\2011\2011_03_01\2011_03_01_Dagsorden_offentlig.doc

Side 11 af 11


Boligselskabet DFB

Indkaldelse til organisationsbestyrelsesmøde nr. 47

Tirsdag d.1. marts 2011 kl. 17.30

i Domeas lokaler, Oldenburg Allé 3, 2630 Taastrup

DAGSORDEN TIL OFFENTLIGGØRELSE

Dagsorden:

1 Godkendelse af dagsorden............................................................... 2

2 Godkendelse af referat..................................................................... 2

3 Sager til beslutning.......................................................................... 2

3.1 9343 - Energirenovering i Gadehavegård............................................ 2

3.2 Boligselskabets årsregnskab ............................................................. 2

3.3 Revisionsprotokol ............................................................................ 2

3.4 Bestyrelsens årsberetning................................................................. 3

3.5 Afdelingernes årsregnskaber ............................................................. 3

3.6 Boligselskabets budget for regnskabsåret 2010/2011........................... 5

3.7 Kommissorier.................................................................................. 5

3.8 Henstandsordning for skyldnere ........................................................ 5

3.9 Nye vedtægter for DFB..................................................................... 5

4 Orientering ...................................................................................... 6

4.1 Forretningsføreraftale 2010-13.......................................................... 6

4.2 Bestyrelsesforhold ........................................................................... 6

4.3 9375 Strandvænget Nyborg - Beboerklagenævnssag ........................... 7

5 Afdelinger i drift............................................................................... 7

5.1 9304 - Beboerklagenævnssag vedr. afdelingsmøde i Charlottegården..... 7

5.2 9343 – Gadehavegård – Personsag.................................................... 7

5.3 9314 – Markedspladsen – Ansøgning om bidrag fra dispositionsfonden til l

ydmåling i forbindelse med helhedsplan ............................................. 7

5.4 9315 – Ordrup Jagtvej – Ansøgning om tilskud på kr. 463.000 til

udskiftning af vinduer og terrassedøre i facade mod vej ....................... 7

5.5 9319 – Sølvkær – godkendelse af regnskaber 2007/08 og 2008/09 ....... 9

5.6 9319 – Sølvkær – Orientering om status ............................................ 9

5.7 9343 – Gadehavegård – Tilladelse til tv-overvågning ..........................10

5.8 9373 - Klostergården – Ansøgning om tilskud på kr. 190.000 til

fastmonterede vægstiger.................................................................10

5.9 9379 – Vandtårnet - Redningslemme ................................................11

6 Mødeplanlægning........................................................................... 11

7 Eventuelt ....................................................................................... 11

Deltagere fra bestyrelsen:

John Adelsteen Andersen, formand

Mariazara Pervin, næstformand

Jytte Rønne

Bente Nees

Susanne Pia Hansen

Winnie Andersen

Peter Krogh

Peter Hansen

Poul Erik Jensen

Øvrige deltagere:

Pia Christiansen, Domea

Kristine Jacobsen, Domea, ref.

Bent Gordon Johansen, Domea (pkt. 3.1).

Domea – Boligcenter København, den 23. februar 2011


1 Godkendelse af dagsorden

Det indstilles, at bestyrelsen godkender den udsendte dagsorden.

2 Godkendelse af referat

Domea har ikke modtaget kommentarer eller indsigelser til referat af møde den 10.

januar 2011.

Det indstilles, at referater godkendes og underskrives af formanden.

3 Sager til beslutning

3.1 9343 - Energirenovering i Gadehavegård

Regionschef Bent Gordon Johansen fra Domea Energi og Miljø vil deltage under

punktet og orientere nærmere.

Uddybende materiale vedr. energirenoveringen er vedlagt som bilag.

Det indstilles til bestyrelsen at igangsætte projektet om energirenovering i

Gadehavegård.

3.2 Boligselskabets årsregnskab

Boligselskabets årsregnskab godkendes endelig af repræsentantskabet efter forudgående

godkendelse i organisationsbestyrelsen.

Boligselskabets årsregnskab for perioden 1. oktober 2009 til 30. september 2010

vedlægges som bilag.

Domea har følgende kommentarer til årsregnskabet:

Regnskabet udviser et overskud på kr. 35.753. Årets overskud er overført til arbejdskapitalen.

Det indstilles, at bestyrelsen godkender årsregnskabet, som herefter forelægges

repræsentantskabet til endelig godkendelse.

3.3 Revisionsprotokol

Revisionsprotokol til årsregnskab for boligselskab og afdelinger godkendes endelig

af repræsentantskabet efter forudgående godkendelse i organisationsbestyrelsen.

Revisionsprotokol til årsregnskab for perioden 1. oktober 2009 til 30. september

2010 er vedlagt og kommenteres på mødet.

Det indstilles, at bestyrelsen godkender revisionsprotokollen, som herefter

forelægges repræsentantskabet til endelig godkendelse.

P:\Organisationer\09300 DFB\09300\Organisationsbestyrelsen\Indkaldelser og

dagsordener\2011\2011_03_01\2011_03_01_Dagsorden_offentlig.doc

Side 2 af 11


3.4 Bestyrelsens årsberetning

Bestyrelsens beretning for seneste regnskabsår er optrykt i boligselskabets årsregnskab

på side 14 til 16 og suppleres eventuelt med andre skriftlige materialer

eller en mundtlig beretning på repræsentantskabsmødet.

Det indstilles, at bestyrelsen godkender årsberetningen til forelæggelse

for repræsentantskabet.

3.5 Afdelingernes årsregnskaber

Boligafdelingernes årsregnskaber godkendes endelig af organisationsbestyrelsen

efter forudgående godkendelse af afdelingsbestyrelsen eller afdelingsmødet.

For afdelingerne Kongensgade og Strandvænget godkender organisationsbestyrelsen

dog på både afdelingens og boligselskabets vegne, idet der ikke er valgt afdelingsbestyrelse

i afdelingerne.

Afdelingernes årsregnskaber for perioden 1. oktober 2009 til 30. september 2010

vedlægges som bilag.

Domea har følgende kommentarer til de enkelte regnskaber:

9301 Bolbrohaven: Overskud på kr. 34.413, der er overført til afdelingens henlæggelser.

9304 Charlottegården: Overskud på kr. 551.081, der er overført til afdelingens

henlæggelser.

9309 Prags Boulevard: Overskud på kr. 52.924, der er overført til afdelingens underskudskonto.

Underskudssaldoen udgør herefter kr. 289.827, der budgetteres

afviklet over 5 år.

9313 Morelhaven: Underskud på kr. 95.911, der er overført til afdelingens underskudskonto.

Underskudssaldoen udgør herefter kr. 95.911, der budgetteres afviklet

over 3 år.

9314 Markedspladsen: Underskud på kr. 84.605, der er overført til afdelingens underskudskonto.

Underskudssaldoen udgør herefter kr. 84.605, der budgetteres

afviklet over 3 år.

9315 Ordrup Jagtvej: Overskud på kr. 5.546, der er overført til konto for opsamlet

underskud. Samlet underskudssaldo udgør herefter kr. 63.451, der budgetteres

afviklet over 3 år.

9316 Hellerupvej: Overskud på kr. 834, der er overført til afdelingens henlæggelser.

9317 Harsdorffsvej: Underskud på kr. 19.653, der er overført til afdelingens underskudskonto.

Underskudssaldo udgør herefter kr. 19.653, der budgetteres afviklet

over 3 år.

9318 Rosenhaven: Overskud på kr. 21, der er overført til afdelingens henlæggelser.

P:\Organisationer\09300 DFB\09300\Organisationsbestyrelsen\Indkaldelser og

dagsordener\2011\2011_03_01\2011_03_01_Dagsorden_offentlig.doc

Side 3 af 11


9319 Sølvkær: Underskud på kr. 52.306, der er overført til konto for opsamlet underskud.

Samlet underskudssaldo udgør herefter kr. 52.306.

9343 Gadehavegård: Overskud på kr. 495,304, der er overført til afdelingens henlæggelser.

9350 Bryggergården: Underskud på kr. 14.169, der er overført til konto for opsamlet

underskud. Underskudssaldoen udgør herefter kr. 58.802, der budgetteres afviklet

over 3 år.

9352 Blommestien: Overskud på kr. 79.430, der er overført til afdelingens henlæggelser.

9354 Nybrovænge Ældre: Underskud på kr. 10.834, der er overført til afdelingens

underskudskonto. Underskudssaldoen udgør herfeter kr. 10.834, der budgetteres

afviklet over 3 år.

9355 Nybrovænge Almen: Underskud på kr. 7.817, der er overført til afdelingens

underskudskonto. Underskudssaldoen udgør herefter kr. 7.817, der budgetteres

afviklet over 3 år.

9356 Kongensgade: Underskud på kr. 1.379, der er overført til afdelingens underskudskonto.

Underskudssaldoen udgør herefter kr. 72.446, der budgetteres afviklet

over 3 år.

9358 Spotorno: Overskud på kr. 25.384, der er overført til afdelingens henlæggelser.

9360 Hanebred: Underskud på kr. 2.423, der er overført til afdelingens underskudskonto.

Underskudssaldoen udgør herefter kr. 109.089, der budgetteres afviklet

over 5 år.

9370 Købmandsgården: Overskud på kr. 38.643, der er overført til afdelingens

henlæggelser.

9373 Klostergården: Underskud på kr. 53.476, der er overført til afdelingens underskudskonto.

Underskudssaldoen udgør herefter kr. 53. 476, der budgetteres

afviklet over 3 år.

9375 Strandvænget, Nyborg: Underskud på kr. 193.234, der er overført til afdelingens

underskudskonto. Underskudssaldoen udgør herefter kr. 277.922, der budgetteres

afviklet over 10 år.

9377 Ørnegårdsvej: Overskud på kr. 54.771, der er overført til afdelingens henlæggelser.

9399 Klostergården II: Overskud på kr. 170.215, der er overført til afdelingens

henlæggelser.

I øvrigt henvises til kommentarerne til de enkelte årsregnskaber i bestyrelsens beretning.

Der vil på mødet blive givet en status for regnskabernes godkendelse i afdelingerne.

Det indstilles, at bestyrelsen godkender afdelingernes årsregnskaber.

P:\Organisationer\09300 DFB\09300\Organisationsbestyrelsen\Indkaldelser og

dagsordener\2011\2011_03_01\2011_03_01_Dagsorden_offentlig.doc

Side 4 af 11


3.6 Boligselskabets budget for regnskabsåret 2010/2011

Forslag til boligselskabet budget for 2010/2011 vil blive eftersendt og gennemgået

på mødet. Herunder vil der blive redegjort for den forventede udvikling i dispositionsfonden

m.v.

Det indstilles, at bestyrelsen godkender boligselskabets budget for

2011/2012.

3.7 Kommissorier

Som besluttet på mødet d. 30. november 2011 skal kommissorierne drøftes med

henblik på behov for tilpasning og opdatering.

Kommissorierne vedlægges som bilag.

Det indstilles til bestyrelsen at tage stilling til, om og i så fald hvilke ændringer,

der skal foretages i kommissorierne.

3.8 Henstandsordning for skyldnere

Som det eneste selskab administreret af Domea, har DFB en aftale om at skyldnere,

dvs. lejere, der er bagud med huslejen, kan få henstand med huslejen.

Dette på trods af at lejeren ifølge lejekontrakten er forpligtet til at betale huslejen

rettidigt.

Det er Domeas erfaring at:



At en skyldner, der ikke kan betale husleje, men i stedet får henstand, som

regel heller ikke kan betale de efterfølgende huslejer.

At kommunen først bliver underrettet og kan hjælpe lejeren i det øjeblik,

der indledes en sag om udsættelse, og dette bliver forsinket af afdragsordningen.

Domea anbefaler, at DFB træffer beslutning om, at der ikke længere kan tilbydes

henstand. Uden mulighed for henstand vil skyldig husleje medføre, at lejemålet

inden for en måned sendes til ophævelse via Domeas advokat. Dermed minimeres

det skyldige beløb og afdelingens og de øvrige beboeres tab minimeres, den pågældende

beboers gældsbyrde når ikke at vokse og kommunen kan hurtigere skride

ind med hjælp.

Pga. uhensigtsmæssighederne ved at give henstand, forsøger Domea at minimere

brugen af dette. Dog bliver der givet henstand i 5-10 sager pr. år.

Det indstilles til bestyrelsen at tage beslutning om, at man i DFB ikke længere

vil tilbyde henstand med huslejen.

3.9 Nye vedtægter for DFB

DFB skal have opdateret sine vedtægter i henhold til ny lovgivning. Samtidig har

repræsentantskabsmedlem Henry E. Jensen fremsendt forslag til nye vedtægter.

Begge disse er for nylig fremsendt til bestyrelsen.

P:\Organisationer\09300 DFB\09300\Organisationsbestyrelsen\Indkaldelser og

dagsordener\2011\2011_03_01\2011_03_01_Dagsorden_offentlig.doc

Side 5 af 11


Bestyrelsen er i øjeblikket ved at tage stilling til vedtægtsforslagene.

Yderligere orientering gives på mødet.

Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning, samt

træffer beslutning om det videre arbejde med vedtægterne.

4 Orientering

4.1 Forretningsføreraftale 2010-13

Der orienteres om status på Forretningsføreraftale 2010 – 13 på mødet.

Det indstilles til bestyrelsen at tage orienteringen til efterretning.

4.2 Bestyrelsesforhold

Bestyrelsen har følgende sammensætning:

Navn Post Valgt af Valgt indtil

John A. Andersen Formand Repræsentantskabet 2012

Mariazara Pervin Næstformand Repræsentantskabet 2012

Jytte Rønne Medlem Repræsentantskabet 2011

Bente Nees Medlem Repræsentantskabet 2011

Susanne Pia Hansen Medlem Repræsentantskabet 2012

Peter Krogh Medlem Repræsentantskabet 2011/12

Peter Hansen Medlem Repræsentantskabet 2011/12

Poul Erik Jensen Medlem Bestyrelsen 2012

Winnie Andersen Medlem Ansatte 2011

Med Domea som forretningsfører.

Afgangsorden indebærer, at Jytte Rønne, Bente Nees og enten Peter Hansen eller

Peter Krogh er på valg på næste ordinære repræsentantskabsmøde.

Uklarheden vedr. Peter Hansen og Peter Krogh skyldes, at der på repræsentantskabsmødet

ikke blev taget stilling til, hvem af disse, der blev valgt for hvilken periode.

Ifølge vedtægternes § 10, stk. 6 kan afgangsordenen afgøres pr. lodtrækning

eller i den rækkefølge, bestyrelsesmedlemmerne er valgt. Til dette skal bemærkes

at Peter Krogh på repræsentantskabsmødet er valgt med 22 stemmer og

Peter Hansen med 20 stemmer.

Bestyrelsen bedes tage stilling til dette spørgsmål og indstille til repræsentantskaber,

hvem der skal på valg.

Ifølge vedtægterne, bør 3 af de menige repræsentantskabsmedlemmer være på

valg samtid med formanden, men 4 af de repræsentantskabsvalgte medlemmer er

på valg i forskudte år.

Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning.

Det indstilles til bestyrelsen at træffe beslutning om afgangsordenen.

P:\Organisationer\09300 DFB\09300\Organisationsbestyrelsen\Indkaldelser og

dagsordener\2011\2011_03_01\2011_03_01_Dagsorden_offentlig.doc

Side 6 af 11


4.3 9375 Strandvænget Nyborg - Beboerklagenævnssag

Der er faldet afgørelse i beboerklagenævnssagen vedr. Strandvænget som kort

omhandler, at nogle pårørende til beboere har klaget vedr. huslejens størrelse,

overholdelse af vedtægter og huslejevarsling.

Beboerklagenævnet finder i tråd med Domeas svarskrivelse, at af klagepunkterne

er man i nævnet kun bemyndiget til at træffe afgørelse om varslingens gyldighed.

Beboerklagenævnet har ingen bemærkninger til varslingen og finder, at denne er i

overensstemmelse med Almenloven og vedtægterne for Ejerforeningen Strandvænget

1A.

Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning.

5 Afdelinger i drift

5.1 9304 - Beboerklagenævnssag vedr. afdelingsmøde i Charlottegården

Beboerklagenævnet i Høje-Taastrup Kommune har underkendt beslutninger truffet

på afdelingsmøde i Charlottegården d. 31. maj 2010 og afgjort at hele mødet derfor

skal gå om. Afgørelse fra Beboerklagenævnet vedlægges.

Da Beboerklagenævnet ikke har angivet nogen frist for afholdelsen af et nyt møde,

har afdelingsbestyrelsen besluttet at efterkomme afgørelsen ved at tage alle de

påkrævede valg på det ordinære afdelingsmøde.

Det indstilles til bestyrelsen at tage orienteringen til efterretning.

5.2 9343 – Gadehavegård – Personsag

5.3 9314 – Markedspladsen – Ansøgning om bidrag fra dispositionsfonden til

lydmåling i forbindelse med helhedsplan

I arbejdet med ansøgningen om den foreløbige helhedsplan har der været afholdt

et beboermøde i afdeling Markedspladsen, hvor fremtidssikringens løsningsforslag

blev drøftet.

På mødet var der en meget markant tilkendegivelse af, at der er meget lydt mellem

boligerne på Markedspladsen, og det var et stærkt ønske, at man forsøgte at

løse dette problem som en del af helhedsplanen.

For at få afklaret om, der er et særligt problem vedr. lyd, er der bestilt en lydmåling

til udførelse i uge 8. Denne koster kr. 10.000,- incl. moms.

Afdeling Markedspladsen ønsker denne udgift dækket af dispositionsfonden.

Det indstilles til bestyrelsen, at godkende en merudgift på kr. 10.000 til

en lydmåling i forbindelse med helhedsplanen i afdeling Markedspladsen.

5.4 9315 – Ordrup Jagtvej – Ansøgning om tilskud på kr. 463.000 til udskiftning

af vinduer og terrassedøre i facade mod vej

P:\Organisationer\09300 DFB\09300\Organisationsbestyrelsen\Indkaldelser og

dagsordener\2011\2011_03_01\2011_03_01_Dagsorden_offentlig.doc

Side 7 af 11


Afdelingen er opført i 1983erne og har 15 lejemål. Bebyggelsen er således 27 år

gammel.

Vinduerne er de oprindelige vinduer fra afdelingens start. Kvaliteten har på opførelsestidspunktet

været acceptabel, men da vinduerne vender ud mod kysten og

grundet den påvirkning havvind har på træ, er mange af vinduerne nu i dårlig

stand. Det udmønter sig i, at bundrammen rådner med fare for at glasset falder ud

af rammen, når man åbner det. Dette er sket i et tilfælde, hvorefter alle vinduerne

blev efterset og de vinduer som var hårdest ramt, blev permanent lukket. Dette er

selvfølgelig ikke nogen holdbar løsning, idet der så ikke er mulighed for udluftning i

nogle rum, ligesom det ikke er muligt for lejerne at pudse deres vinduer udvendigt.

Aktuelt er der 4 vinduespartier der er lukket helt, for at undgå ulykker.

Det har ikke på nogen måde været synligt, at vinduerne var i så dårlig stand, idet

det er samlingerne i rammen som rådner indefra. Et kyndigt øje ville dog kunne se,

at bundrammen langsom begynder at glide nedad, men det ses kun udefra og vinduerne

sidder i 1. og 2. sals højde. Derfor er der ingen der har bemærket problemet,

før det første glas faldt ud.

Vinduerne er i årenes løb selvfølgelig vedligeholdt med maling både ud- og indvendigt

og den dårlige stand skyldes derfor ikke manglende vedligeholdelse.

Det er undersøgt, hvad det koster at få en tømre/snedker til at reparerer vinduerne.

Udgiften vil være mindst ½ af udgiften til en udskiftning.

På trods af, at afdelingen i de senere år har haft underskud på driften, så må afdelingen

betegnes som en solid lille afdeling, som har taget vare på bygningerne og

nødvendig vedligeholdelse. Ud af opsparede midler har afdelingen foretaget følgende

i de sidste 3 år:

Juli 2008 – tagrenovering 170.000 kr.

September 2009 – Nye tagrender og nedløbsrør 55.000 kr.

08/09 – modernisering af køkkener 250.000 kr.

Derudover har afdelingen optaget lån til altaner på 1. og 2. sal, hvilket virkelig har

givet lejlighederne et stort løft.

Pr. 1. oktober 2010 har afdelingen en henlæggelse til planlagt vedligehold på

316.000 kr. Disse er hensat til almindelig planlagt vedligehold og der er ikke mulighed

for at afholde udskiftning af vinduer m.v. af denne henlæggelse.

Da det ikke er til at forudse, hvornår det blive nødvendigt at lukke de næste vinduer,

vil det være mest hensigtsmæssigt at udskifte alle vinduerne og terrassedørene

på én gang. Det vil også være langt billigere end at udskifte enkeltvis. Endvidere

vil en samlet udskiftning også give en besparelse på energien og et bedre indeklima.

Afdelingen har således ikke kunnet forudse, at denne udgift ville komme på nuværende

tidspunkt. Afdelingen har hidtil altid kunne klare at vedligeholde og udvikle

ejendommen, så den fortsat er særdeles attraktiv.

En samlet udskiftning vil koste ca. 463.000 kr. som afdelingen søger om tilskud til.

Afdelingen har fået en huslejestigning på 5,47 % i 2010/11, og en stigning på

4,25 % i 2009/10. Derudover har lejerne på 1. og 2. sal fået en lejestigning på ca.

600 kr. mdl. i forbindelse med optagelse af lån til altaner.

P:\Organisationer\09300 DFB\09300\Organisationsbestyrelsen\Indkaldelser og

dagsordener\2011\2011_03_01\2011_03_01_Dagsorden_offentlig.doc

Side 8 af 11


Årsagen til stigningen i lejen har været stigende faste udgifter, samt stigning i administrationsbidraget.

Ved budgetåret 2010/11, havde afdelingen et opsamlet underskud

på 63.451 kr.

Det indstilles, at bestyrelsen yder et helt eller delvist tilskud til afdeling

9315 Ordrup Jagtvej til udskiftning af vinduer og terrassedøre i facaden

mod vej.

5.5 9319 – Sølvkær – godkendelse af regnskaber 2007/08 og 2008/09

Økonomiudvalget i Frederikssund Kommune har d. 9. februar 2011 godkendt regnskaberne

for afd. 9319 Sølvkær for hh. 2007/08 og 2008/09.

Brevet fra kommunen vedlægges.

Det indstilles til bestyrelsen at tage orienteringen til efterretning samt at

underskrive regnskaberne for afdeling Sølvkær.

5.6 9319 – Sølvkær – Orientering om status

Formanden har bedt Domea redegøre for følgende vedr. Sølvkær:

Personfølsomme oplysninger – udeladt.

Hvordan går det med de projekter vi har bevilget penge til

Den 1. mio. kr. som DFB gav Sølvkær, blev som foreskrevet af organisationsbestyrelsen

brugt til gældsafvikling (godt 536.000 kr.), øgning af henlæggelserne til

planlagt vedligeholdelse (100.000 kr.), øgning af henlæggelserne til tab ved fraflytning

(150.000 kr.), bioskure, som allerede var bevilget (130.000 kr.), og så var

der derudover ca. 84.000 kr. tilbage til en legeplads.

Bioskure:

Der har desværre vist sig at mangle nogle ting i det projekt, som den tidligere afdelingsbestyrelse

insisterede på selv at udarbejde, således at projektet i stedet vil

beløbe sig til et sted mellem kr.250.000 og 280.000 kr.

Bioskurene etableres, når frosten går af jorden.

Legeplads:

Afdelingsmødet sagde nej til den af afdelingsbestyrelsen foreslåede placering af

legepladsen.

Afdelingsbestyrelsen har et forslag klar om en ny placering, denne vil dog kræve

faldunderlag og yderligere udgravning, således at projektet vil løbe op i omegnen

af kr. 125.000.

Forslaget ventes behandlet på afdelingsmøde i april.

Det skal derudover bemærkes, at tidligere organisationsbestyrelsesformand Verner

Usbeck deltog på et afdelingsmøde i sommeren 2010. På dette mødet forklarede

Verner, at DFB var indstillet på at give Sølvkær økonomisk støtte. Og har antydede

også, at DFB var villig til at kigge positivt, hvis der også næste år ville være behov.

Pt. arbejdes der på budgettet for 2011 / 2012. Det skal i den forbindelse bemærkes,

at det ikke vil falde i dårlig jord, hvis Sølvkær fik endnu en hjælpende hånd.

Det indstilles til bestyrelsen at tage orienteringen til efterretning.

P:\Organisationer\09300 DFB\09300\Organisationsbestyrelsen\Indkaldelser og

dagsordener\2011\2011_03_01\2011_03_01_Dagsorden_offentlig.doc

Side 9 af 11


5.7 9343 – Gadehavegård – Tilladelse til tv-overvågning

Københavns Vestegns Politi har meddelt tilladelse til at der opsættes tvovervågning

i forbindelse med Værestedet Oase Regnbuen.

Tilladelsen er givet på betingelse af, at dette kan foretages lovligt inden for

DFB’s/afdeling Gadehavegårds formål, samt at det ikke er i strid med boligorganisationens

vedtægter.

Domea finder begge betingelser opfyldt.

Det indstilles til bestyrelsen at tage orienteringen til efterretning.

5.8 9373 - Klostergården – Ansøgning om tilskud på kr. 190.000 til fastmonterede

vægstiger

Klostergården afd. 73 er som bekendt 5 år gammelt. Afdelingen består af 8 blokke

med stue, 1 sal.

For enden af hver blok er der en installationsskakt, hvor der forneden er vvsinstallationer

og øverst oppe en lille luge som er indgangen til loft. På loftet ligger

alle vandinstallationer til lejlighederne og udsugning. Lemmen sidder ca. 6 meter

oppe. Lugen er en jernlåge som er temmelig tung.

Den eneste måde at komme op på loftet på, er ved at sætte en løs høj stige op.

Dette er problematisk, da underlaget – dvs. jorden – ikke er i orden til det. Grunden

hælder og der er endvidere udlagt perlesten på jorden. Det betyder at der skal

være mindst 2 personer til stede når personalet skal på loftet.

Selv om personalet udviser al den agtpågivenhed som de skal, er det alligevel sket

at stigen er skredet, heldigvis uden at der skete nogen ulykke. Til gengæld er det

hændt 2 gange at jernlågen er hoppet af hængslerne og faldet ned. Heldigvis igen

uden at nogen kom til skade.

Ovennævnte forhold er ikke en acceptabel arbejdssituation for personalet og de

kan nægte at gå på loftet, fordi forholdene langtfra opfylder kravene til sikkerhed

på arbejdspladsen.

I slutningen af december havde afdelingen en situation hvor vandrørene på loftet

var frosset. Det var snestorm den dag og der var kun én medarbejder på arbejde.

Der blev tilkaldt håndværkere til at optø de frosne rør på loftet, men håndværkerne

var ikke indstillet på at kravle op af en løs stige og ind af en meget lille luge for at

afhjælpe problemet. Det lykkes dog at få overtalt håndværkeren til at udføre arbejdet,

da rørene ellers ville springe med vandskade til følge.

Der findes kun et firma som producerer og leverer vægstiger med sikkerhedsgodkendelse.

Der er indhentet tilbud fra dette firma.

Prisen for 4 vægstiger med platform foran lågen koster 157.000 kr. Dertil kommer

så montering. Prisen er p.t. ukendt med det anslås at det vil koste omkring 35.000

kr.

Klostergården har fra starten været ramt af store udgifter til udbedringer af fejl og

mangler, samt udgifter til ting, som blev sparet væk i opførelsesfasen eller udført i

dårlige materialer. Bl.a. har vand og varmesystemet givet afdelingen nogle store

udgifter i de 5 år afdelingen har været i brug. Endvidere kan det nævnes at afde-

P:\Organisationer\09300 DFB\09300\Organisationsbestyrelsen\Indkaldelser og

dagsordener\2011\2011_03_01\2011_03_01_Dagsorden_offentlig.doc

Side 10 af 11


lingen er opført uden nogen form for legeplads, selv om afdelingen er en familieafdeling.

Det har betydet en jævn strøm af huslejestigninger, samt underskud på driften.

Derfor har afdelingen ikke haft mulighed for at henlægge store summer til planlagt

vedligehold, og de midler som afdelingen har på nuværende tidspunkt rækker ikke

til opsætning af vægstiger.

Aktuelt betyder det, at afdelingen ikke opfylder kravene til sikkerhed for personalet

og for håndværkere. Dette kan få uheldige konsekvenser – enten ved at nødvendigt

arbejde ikke bliver udført, eller ved at nogen kommer til skade.

På baggrund af ovenstående – hvor afdelingen ikke overholder gældende

krav om sikkerhed på arbejdspladsen, indstilles det at afdelingen bevilliges

kr. 190.000 fra selskabets arbejdskapital til indkøb og opsætning af

faste vægstiger.

5.9 9379 – Vandtårnet - Redningslemme

Organisationsbestyrelsen har i efteråret besluttet, at der kunne gennemføres en

syn- og skønssag mod Pihl og Søn, der er den oprindelige totalentreprenør på

etableringen af boliger i Vandtårnet.

Domea gjorde herefter foranstaltninger til at anlægge syn- og skønssag, hvilket fik

Pihl og Søn til at indkalde Domea med rådgivere til et møde.

Der forhandles i øjeblikket om et forlig, og det undersøges om og hvorledes det

fysisk kan lade sig gøre at udbedre problemerne med redningslemmene.

Bestyrelsen orienteres nærmere, når der foreligger nyt i sagen.

Det indstilles til bestyrelsen at tage orienteringen til efterretning.

6 Mødeplanlægning



Bestyrelsesmøde

15. marts 2011 klokken 17.00 hos Domea, Oldenburg Allé 1.

Repræsentantskabsmøde

15. marts 2011 klokken 18.00 hos Domea, Oldenburg Allé 1.

Det indstilles til bestyrelsen at tage de planlagte møder til efterretning,

samt at alle medbringer kalendere, så fremtidige møder evt. kan plænlægges.

7 Eventuelt

P:\Organisationer\09300 DFB\09300\Organisationsbestyrelsen\Indkaldelser og

dagsordener\2011\2011_03_01\2011_03_01_Dagsorden_offentlig.doc

Side 11 af 11


Boligselskabet DFB

Indkaldelse til organisationsbestyrelsesmøde nr. 47

Tirsdag d.1. marts 2011 kl. 17.30

i Domeas lokaler, Oldenburg Allé 3, 2630 Taastrup

DAGSORDEN TIL OFFENTLIGGØRELSE

Dagsorden:

1 Godkendelse af dagsorden............................................................... 2

2 Godkendelse af referat..................................................................... 2

3 Sager til beslutning.......................................................................... 2

3.1 9343 - Energirenovering i Gadehavegård............................................ 2

3.2 Boligselskabets årsregnskab ............................................................. 2

3.3 Revisionsprotokol ............................................................................ 2

3.4 Bestyrelsens årsberetning................................................................. 3

3.5 Afdelingernes årsregnskaber ............................................................. 3

3.6 Boligselskabets budget for regnskabsåret 2010/2011........................... 5

3.7 Kommissorier.................................................................................. 5

3.8 Henstandsordning for skyldnere ........................................................ 5

3.9 Nye vedtægter for DFB..................................................................... 5

4 Orientering ...................................................................................... 6

4.1 Forretningsføreraftale 2010-13.......................................................... 6

4.2 Bestyrelsesforhold ........................................................................... 6

4.3 9375 Strandvænget Nyborg - Beboerklagenævnssag ........................... 7

5 Afdelinger i drift............................................................................... 7

5.1 9304 - Beboerklagenævnssag vedr. afdelingsmøde i Charlottegården..... 7

5.2 9343 – Gadehavegård – Personsag.................................................... 7

5.3 9314 – Markedspladsen – Ansøgning om bidrag fra dispositionsfonden til l

ydmåling i forbindelse med helhedsplan ............................................. 7

5.4 9315 – Ordrup Jagtvej – Ansøgning om tilskud på kr. 463.000 til

udskiftning af vinduer og terrassedøre i facade mod vej ....................... 7

5.5 9319 – Sølvkær – godkendelse af regnskaber 2007/08 og 2008/09 ....... 9

5.6 9319 – Sølvkær – Orientering om status ............................................ 9

5.7 9343 – Gadehavegård – Tilladelse til tv-overvågning ..........................10

5.8 9373 - Klostergården – Ansøgning om tilskud på kr. 190.000 til

fastmonterede vægstiger.................................................................10

5.9 9379 – Vandtårnet - Redningslemme ................................................11

6 Mødeplanlægning........................................................................... 11

7 Eventuelt ....................................................................................... 11

Deltagere fra bestyrelsen:

John Adelsteen Andersen, formand

Mariazara Pervin, næstformand

Jytte Rønne

Bente Nees

Susanne Pia Hansen

Winnie Andersen

Peter Krogh

Peter Hansen

Poul Erik Jensen

Øvrige deltagere:

Pia Christiansen, Domea

Kristine Jacobsen, Domea, ref.

Bent Gordon Johansen, Domea (pkt. 3.1).

Domea – Boligcenter København, den 23. februar 2011


1 Godkendelse af dagsorden

Det indstilles, at bestyrelsen godkender den udsendte dagsorden.

2 Godkendelse af referat

Domea har ikke modtaget kommentarer eller indsigelser til referat af møde den 10.

januar 2011.

Det indstilles, at referater godkendes og underskrives af formanden.

3 Sager til beslutning

3.1 9343 - Energirenovering i Gadehavegård

Regionschef Bent Gordon Johansen fra Domea Energi og Miljø vil deltage under

punktet og orientere nærmere.

Uddybende materiale vedr. energirenoveringen er vedlagt som bilag.

Det indstilles til bestyrelsen at igangsætte projektet om energirenovering i

Gadehavegård.

3.2 Boligselskabets årsregnskab

Boligselskabets årsregnskab godkendes endelig af repræsentantskabet efter forudgående

godkendelse i organisationsbestyrelsen.

Boligselskabets årsregnskab for perioden 1. oktober 2009 til 30. september 2010

vedlægges som bilag.

Domea har følgende kommentarer til årsregnskabet:

Regnskabet udviser et overskud på kr. 35.753. Årets overskud er overført til arbejdskapitalen.

Det indstilles, at bestyrelsen godkender årsregnskabet, som herefter forelægges

repræsentantskabet til endelig godkendelse.

3.3 Revisionsprotokol

Revisionsprotokol til årsregnskab for boligselskab og afdelinger godkendes endelig

af repræsentantskabet efter forudgående godkendelse i organisationsbestyrelsen.

Revisionsprotokol til årsregnskab for perioden 1. oktober 2009 til 30. september

2010 er vedlagt og kommenteres på mødet.

Det indstilles, at bestyrelsen godkender revisionsprotokollen, som herefter

forelægges repræsentantskabet til endelig godkendelse.

P:\Organisationer\09300 DFB\09300\Organisationsbestyrelsen\Indkaldelser og

dagsordener\2011\2011_03_01\2011_03_01_Dagsorden_offentlig.doc

Side 2 af 11


3.4 Bestyrelsens årsberetning

Bestyrelsens beretning for seneste regnskabsår er optrykt i boligselskabets årsregnskab

på side 14 til 16 og suppleres eventuelt med andre skriftlige materialer

eller en mundtlig beretning på repræsentantskabsmødet.

Det indstilles, at bestyrelsen godkender årsberetningen til forelæggelse

for repræsentantskabet.

3.5 Afdelingernes årsregnskaber

Boligafdelingernes årsregnskaber godkendes endelig af organisationsbestyrelsen

efter forudgående godkendelse af afdelingsbestyrelsen eller afdelingsmødet.

For afdelingerne Kongensgade og Strandvænget godkender organisationsbestyrelsen

dog på både afdelingens og boligselskabets vegne, idet der ikke er valgt afdelingsbestyrelse

i afdelingerne.

Afdelingernes årsregnskaber for perioden 1. oktober 2009 til 30. september 2010

vedlægges som bilag.

Domea har følgende kommentarer til de enkelte regnskaber:

9301 Bolbrohaven: Overskud på kr. 34.413, der er overført til afdelingens henlæggelser.

9304 Charlottegården: Overskud på kr. 551.081, der er overført til afdelingens

henlæggelser.

9309 Prags Boulevard: Overskud på kr. 52.924, der er overført til afdelingens underskudskonto.

Underskudssaldoen udgør herefter kr. 289.827, der budgetteres

afviklet over 5 år.

9313 Morelhaven: Underskud på kr. 95.911, der er overført til afdelingens underskudskonto.

Underskudssaldoen udgør herefter kr. 95.911, der budgetteres afviklet

over 3 år.

9314 Markedspladsen: Underskud på kr. 84.605, der er overført til afdelingens underskudskonto.

Underskudssaldoen udgør herefter kr. 84.605, der budgetteres

afviklet over 3 år.

9315 Ordrup Jagtvej: Overskud på kr. 5.546, der er overført til konto for opsamlet

underskud. Samlet underskudssaldo udgør herefter kr. 63.451, der budgetteres

afviklet over 3 år.

9316 Hellerupvej: Overskud på kr. 834, der er overført til afdelingens henlæggelser.

9317 Harsdorffsvej: Underskud på kr. 19.653, der er overført til afdelingens underskudskonto.

Underskudssaldo udgør herefter kr. 19.653, der budgetteres afviklet

over 3 år.

9318 Rosenhaven: Overskud på kr. 21, der er overført til afdelingens henlæggelser.

P:\Organisationer\09300 DFB\09300\Organisationsbestyrelsen\Indkaldelser og

dagsordener\2011\2011_03_01\2011_03_01_Dagsorden_offentlig.doc

Side 3 af 11


9319 Sølvkær: Underskud på kr. 52.306, der er overført til konto for opsamlet underskud.

Samlet underskudssaldo udgør herefter kr. 52.306.

9343 Gadehavegård: Overskud på kr. 495,304, der er overført til afdelingens henlæggelser.

9350 Bryggergården: Underskud på kr. 14.169, der er overført til konto for opsamlet

underskud. Underskudssaldoen udgør herefter kr. 58.802, der budgetteres afviklet

over 3 år.

9352 Blommestien: Overskud på kr. 79.430, der er overført til afdelingens henlæggelser.

9354 Nybrovænge Ældre: Underskud på kr. 10.834, der er overført til afdelingens

underskudskonto. Underskudssaldoen udgør herfeter kr. 10.834, der budgetteres

afviklet over 3 år.

9355 Nybrovænge Almen: Underskud på kr. 7.817, der er overført til afdelingens

underskudskonto. Underskudssaldoen udgør herefter kr. 7.817, der budgetteres

afviklet over 3 år.

9356 Kongensgade: Underskud på kr. 1.379, der er overført til afdelingens underskudskonto.

Underskudssaldoen udgør herefter kr. 72.446, der budgetteres afviklet

over 3 år.

9358 Spotorno: Overskud på kr. 25.384, der er overført til afdelingens henlæggelser.

9360 Hanebred: Underskud på kr. 2.423, der er overført til afdelingens underskudskonto.

Underskudssaldoen udgør herefter kr. 109.089, der budgetteres afviklet

over 5 år.

9370 Købmandsgården: Overskud på kr. 38.643, der er overført til afdelingens

henlæggelser.

9373 Klostergården: Underskud på kr. 53.476, der er overført til afdelingens underskudskonto.

Underskudssaldoen udgør herefter kr. 53. 476, der budgetteres

afviklet over 3 år.

9375 Strandvænget, Nyborg: Underskud på kr. 193.234, der er overført til afdelingens

underskudskonto. Underskudssaldoen udgør herefter kr. 277.922, der budgetteres

afviklet over 10 år.

9377 Ørnegårdsvej: Overskud på kr. 54.771, der er overført til afdelingens henlæggelser.

9399 Klostergården II: Overskud på kr. 170.215, der er overført til afdelingens

henlæggelser.

I øvrigt henvises til kommentarerne til de enkelte årsregnskaber i bestyrelsens beretning.

Der vil på mødet blive givet en status for regnskabernes godkendelse i afdelingerne.

Det indstilles, at bestyrelsen godkender afdelingernes årsregnskaber.

P:\Organisationer\09300 DFB\09300\Organisationsbestyrelsen\Indkaldelser og

dagsordener\2011\2011_03_01\2011_03_01_Dagsorden_offentlig.doc

Side 4 af 11


3.6 Boligselskabets budget for regnskabsåret 2010/2011

Forslag til boligselskabet budget for 2010/2011 vil blive eftersendt og gennemgået

på mødet. Herunder vil der blive redegjort for den forventede udvikling i dispositionsfonden

m.v.

Det indstilles, at bestyrelsen godkender boligselskabets budget for

2011/2012.

3.7 Kommissorier

Som besluttet på mødet d. 30. november 2011 skal kommissorierne drøftes med

henblik på behov for tilpasning og opdatering.

Kommissorierne vedlægges som bilag.

Det indstilles til bestyrelsen at tage stilling til, om og i så fald hvilke ændringer,

der skal foretages i kommissorierne.

3.8 Henstandsordning for skyldnere

Som det eneste selskab administreret af Domea, har DFB en aftale om at skyldnere,

dvs. lejere, der er bagud med huslejen, kan få henstand med huslejen.

Dette på trods af at lejeren ifølge lejekontrakten er forpligtet til at betale huslejen

rettidigt.

Det er Domeas erfaring at:



At en skyldner, der ikke kan betale husleje, men i stedet får henstand, som

regel heller ikke kan betale de efterfølgende huslejer.

At kommunen først bliver underrettet og kan hjælpe lejeren i det øjeblik,

der indledes en sag om udsættelse, og dette bliver forsinket af afdragsordningen.

Domea anbefaler, at DFB træffer beslutning om, at der ikke længere kan tilbydes

henstand. Uden mulighed for henstand vil skyldig husleje medføre, at lejemålet

inden for en måned sendes til ophævelse via Domeas advokat. Dermed minimeres

det skyldige beløb og afdelingens og de øvrige beboeres tab minimeres, den pågældende

beboers gældsbyrde når ikke at vokse og kommunen kan hurtigere skride

ind med hjælp.

Pga. uhensigtsmæssighederne ved at give henstand, forsøger Domea at minimere

brugen af dette. Dog bliver der givet henstand i 5-10 sager pr. år.

Det indstilles til bestyrelsen at tage beslutning om, at man i DFB ikke længere

vil tilbyde henstand med huslejen.

3.9 Nye vedtægter for DFB

DFB skal have opdateret sine vedtægter i henhold til ny lovgivning. Samtidig har

repræsentantskabsmedlem Henry E. Jensen fremsendt forslag til nye vedtægter.

Begge disse er for nylig fremsendt til bestyrelsen.

P:\Organisationer\09300 DFB\09300\Organisationsbestyrelsen\Indkaldelser og

dagsordener\2011\2011_03_01\2011_03_01_Dagsorden_offentlig.doc

Side 5 af 11


Bestyrelsen er i øjeblikket ved at tage stilling til vedtægtsforslagene.

Yderligere orientering gives på mødet.

Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning, samt

træffer beslutning om det videre arbejde med vedtægterne.

4 Orientering

4.1 Forretningsføreraftale 2010-13

Der orienteres om status på Forretningsføreraftale 2010 – 13 på mødet.

Det indstilles til bestyrelsen at tage orienteringen til efterretning.

4.2 Bestyrelsesforhold

Bestyrelsen har følgende sammensætning:

Navn Post Valgt af Valgt indtil

John A. Andersen Formand Repræsentantskabet 2012

Mariazara Pervin Næstformand Repræsentantskabet 2012

Jytte Rønne Medlem Repræsentantskabet 2011

Bente Nees Medlem Repræsentantskabet 2011

Susanne Pia Hansen Medlem Repræsentantskabet 2012

Peter Krogh Medlem Repræsentantskabet 2011/12

Peter Hansen Medlem Repræsentantskabet 2011/12

Poul Erik Jensen Medlem Bestyrelsen 2012

Winnie Andersen Medlem Ansatte 2011

Med Domea som forretningsfører.

Afgangsorden indebærer, at Jytte Rønne, Bente Nees og enten Peter Hansen eller

Peter Krogh er på valg på næste ordinære repræsentantskabsmøde.

Uklarheden vedr. Peter Hansen og Peter Krogh skyldes, at der på repræsentantskabsmødet

ikke blev taget stilling til, hvem af disse, der blev valgt for hvilken periode.

Ifølge vedtægternes § 10, stk. 6 kan afgangsordenen afgøres pr. lodtrækning

eller i den rækkefølge, bestyrelsesmedlemmerne er valgt. Til dette skal bemærkes

at Peter Krogh på repræsentantskabsmødet er valgt med 22 stemmer og

Peter Hansen med 20 stemmer.

Bestyrelsen bedes tage stilling til dette spørgsmål og indstille til repræsentantskaber,

hvem der skal på valg.

Ifølge vedtægterne, bør 3 af de menige repræsentantskabsmedlemmer være på

valg samtid med formanden, men 4 af de repræsentantskabsvalgte medlemmer er

på valg i forskudte år.

Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning.

Det indstilles til bestyrelsen at træffe beslutning om afgangsordenen.

P:\Organisationer\09300 DFB\09300\Organisationsbestyrelsen\Indkaldelser og

dagsordener\2011\2011_03_01\2011_03_01_Dagsorden_offentlig.doc

Side 6 af 11


4.3 9375 Strandvænget Nyborg - Beboerklagenævnssag

Der er faldet afgørelse i beboerklagenævnssagen vedr. Strandvænget som kort

omhandler, at nogle pårørende til beboere har klaget vedr. huslejens størrelse,

overholdelse af vedtægter og huslejevarsling.

Beboerklagenævnet finder i tråd med Domeas svarskrivelse, at af klagepunkterne

er man i nævnet kun bemyndiget til at træffe afgørelse om varslingens gyldighed.

Beboerklagenævnet har ingen bemærkninger til varslingen og finder, at denne er i

overensstemmelse med Almenloven og vedtægterne for Ejerforeningen Strandvænget

1A.

Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning.

5 Afdelinger i drift

5.1 9304 - Beboerklagenævnssag vedr. afdelingsmøde i Charlottegården

Beboerklagenævnet i Høje-Taastrup Kommune har underkendt beslutninger truffet

på afdelingsmøde i Charlottegården d. 31. maj 2010 og afgjort at hele mødet derfor

skal gå om. Afgørelse fra Beboerklagenævnet vedlægges.

Da Beboerklagenævnet ikke har angivet nogen frist for afholdelsen af et nyt møde,

har afdelingsbestyrelsen besluttet at efterkomme afgørelsen ved at tage alle de

påkrævede valg på det ordinære afdelingsmøde.

Det indstilles til bestyrelsen at tage orienteringen til efterretning.

5.2 9343 – Gadehavegård – Personsag

5.3 9314 – Markedspladsen – Ansøgning om bidrag fra dispositionsfonden til

lydmåling i forbindelse med helhedsplan

I arbejdet med ansøgningen om den foreløbige helhedsplan har der været afholdt

et beboermøde i afdeling Markedspladsen, hvor fremtidssikringens løsningsforslag

blev drøftet.

På mødet var der en meget markant tilkendegivelse af, at der er meget lydt mellem

boligerne på Markedspladsen, og det var et stærkt ønske, at man forsøgte at

løse dette problem som en del af helhedsplanen.

For at få afklaret om, der er et særligt problem vedr. lyd, er der bestilt en lydmåling

til udførelse i uge 8. Denne koster kr. 10.000,- incl. moms.

Afdeling Markedspladsen ønsker denne udgift dækket af dispositionsfonden.

Det indstilles til bestyrelsen, at godkende en merudgift på kr. 10.000 til

en lydmåling i forbindelse med helhedsplanen i afdeling Markedspladsen.

5.4 9315 – Ordrup Jagtvej – Ansøgning om tilskud på kr. 463.000 til udskiftning

af vinduer og terrassedøre i facade mod vej

P:\Organisationer\09300 DFB\09300\Organisationsbestyrelsen\Indkaldelser og

dagsordener\2011\2011_03_01\2011_03_01_Dagsorden_offentlig.doc

Side 7 af 11


Afdelingen er opført i 1983erne og har 15 lejemål. Bebyggelsen er således 27 år

gammel.

Vinduerne er de oprindelige vinduer fra afdelingens start. Kvaliteten har på opførelsestidspunktet

været acceptabel, men da vinduerne vender ud mod kysten og

grundet den påvirkning havvind har på træ, er mange af vinduerne nu i dårlig

stand. Det udmønter sig i, at bundrammen rådner med fare for at glasset falder ud

af rammen, når man åbner det. Dette er sket i et tilfælde, hvorefter alle vinduerne

blev efterset og de vinduer som var hårdest ramt, blev permanent lukket. Dette er

selvfølgelig ikke nogen holdbar løsning, idet der så ikke er mulighed for udluftning i

nogle rum, ligesom det ikke er muligt for lejerne at pudse deres vinduer udvendigt.

Aktuelt er der 4 vinduespartier der er lukket helt, for at undgå ulykker.

Det har ikke på nogen måde været synligt, at vinduerne var i så dårlig stand, idet

det er samlingerne i rammen som rådner indefra. Et kyndigt øje ville dog kunne se,

at bundrammen langsom begynder at glide nedad, men det ses kun udefra og vinduerne

sidder i 1. og 2. sals højde. Derfor er der ingen der har bemærket problemet,

før det første glas faldt ud.

Vinduerne er i årenes løb selvfølgelig vedligeholdt med maling både ud- og indvendigt

og den dårlige stand skyldes derfor ikke manglende vedligeholdelse.

Det er undersøgt, hvad det koster at få en tømre/snedker til at reparerer vinduerne.

Udgiften vil være mindst ½ af udgiften til en udskiftning.

På trods af, at afdelingen i de senere år har haft underskud på driften, så må afdelingen

betegnes som en solid lille afdeling, som har taget vare på bygningerne og

nødvendig vedligeholdelse. Ud af opsparede midler har afdelingen foretaget følgende

i de sidste 3 år:

Juli 2008 – tagrenovering 170.000 kr.

September 2009 – Nye tagrender og nedløbsrør 55.000 kr.

08/09 – modernisering af køkkener 250.000 kr.

Derudover har afdelingen optaget lån til altaner på 1. og 2. sal, hvilket virkelig har

givet lejlighederne et stort løft.

Pr. 1. oktober 2010 har afdelingen en henlæggelse til planlagt vedligehold på

316.000 kr. Disse er hensat til almindelig planlagt vedligehold og der er ikke mulighed

for at afholde udskiftning af vinduer m.v. af denne henlæggelse.

Da det ikke er til at forudse, hvornår det blive nødvendigt at lukke de næste vinduer,

vil det være mest hensigtsmæssigt at udskifte alle vinduerne og terrassedørene

på én gang. Det vil også være langt billigere end at udskifte enkeltvis. Endvidere

vil en samlet udskiftning også give en besparelse på energien og et bedre indeklima.

Afdelingen har således ikke kunnet forudse, at denne udgift ville komme på nuværende

tidspunkt. Afdelingen har hidtil altid kunne klare at vedligeholde og udvikle

ejendommen, så den fortsat er særdeles attraktiv.

En samlet udskiftning vil koste ca. 463.000 kr. som afdelingen søger om tilskud til.

Afdelingen har fået en huslejestigning på 5,47 % i 2010/11, og en stigning på

4,25 % i 2009/10. Derudover har lejerne på 1. og 2. sal fået en lejestigning på ca.

600 kr. mdl. i forbindelse med optagelse af lån til altaner.

P:\Organisationer\09300 DFB\09300\Organisationsbestyrelsen\Indkaldelser og

dagsordener\2011\2011_03_01\2011_03_01_Dagsorden_offentlig.doc

Side 8 af 11


Årsagen til stigningen i lejen har været stigende faste udgifter, samt stigning i administrationsbidraget.

Ved budgetåret 2010/11, havde afdelingen et opsamlet underskud

på 63.451 kr.

Det indstilles, at bestyrelsen yder et helt eller delvist tilskud til afdeling

9315 Ordrup Jagtvej til udskiftning af vinduer og terrassedøre i facaden

mod vej.

5.5 9319 – Sølvkær – godkendelse af regnskaber 2007/08 og 2008/09

Økonomiudvalget i Frederikssund Kommune har d. 9. februar 2011 godkendt regnskaberne

for afd. 9319 Sølvkær for hh. 2007/08 og 2008/09.

Brevet fra kommunen vedlægges.

Det indstilles til bestyrelsen at tage orienteringen til efterretning samt at

underskrive regnskaberne for afdeling Sølvkær.

5.6 9319 – Sølvkær – Orientering om status

Formanden har bedt Domea redegøre for følgende vedr. Sølvkær:

Personfølsomme oplysninger – udeladt.

Hvordan går det med de projekter vi har bevilget penge til

Den 1. mio. kr. som DFB gav Sølvkær, blev som foreskrevet af organisationsbestyrelsen

brugt til gældsafvikling (godt 536.000 kr.), øgning af henlæggelserne til

planlagt vedligeholdelse (100.000 kr.), øgning af henlæggelserne til tab ved fraflytning

(150.000 kr.), bioskure, som allerede var bevilget (130.000 kr.), og så var

der derudover ca. 84.000 kr. tilbage til en legeplads.

Bioskure:

Der har desværre vist sig at mangle nogle ting i det projekt, som den tidligere afdelingsbestyrelse

insisterede på selv at udarbejde, således at projektet i stedet vil

beløbe sig til et sted mellem kr.250.000 og 280.000 kr.

Bioskurene etableres, når frosten går af jorden.

Legeplads:

Afdelingsmødet sagde nej til den af afdelingsbestyrelsen foreslåede placering af

legepladsen.

Afdelingsbestyrelsen har et forslag klar om en ny placering, denne vil dog kræve

faldunderlag og yderligere udgravning, således at projektet vil løbe op i omegnen

af kr. 125.000.

Forslaget ventes behandlet på afdelingsmøde i april.

Det skal derudover bemærkes, at tidligere organisationsbestyrelsesformand Verner

Usbeck deltog på et afdelingsmøde i sommeren 2010. På dette mødet forklarede

Verner, at DFB var indstillet på at give Sølvkær økonomisk støtte. Og har antydede

også, at DFB var villig til at kigge positivt, hvis der også næste år ville være behov.

Pt. arbejdes der på budgettet for 2011 / 2012. Det skal i den forbindelse bemærkes,

at det ikke vil falde i dårlig jord, hvis Sølvkær fik endnu en hjælpende hånd.

Det indstilles til bestyrelsen at tage orienteringen til efterretning.

P:\Organisationer\09300 DFB\09300\Organisationsbestyrelsen\Indkaldelser og

dagsordener\2011\2011_03_01\2011_03_01_Dagsorden_offentlig.doc

Side 9 af 11


5.7 9343 – Gadehavegård – Tilladelse til tv-overvågning

Københavns Vestegns Politi har meddelt tilladelse til at der opsættes tvovervågning

i forbindelse med Værestedet Oase Regnbuen.

Tilladelsen er givet på betingelse af, at dette kan foretages lovligt inden for

DFB’s/afdeling Gadehavegårds formål, samt at det ikke er i strid med boligorganisationens

vedtægter.

Domea finder begge betingelser opfyldt.

Det indstilles til bestyrelsen at tage orienteringen til efterretning.

5.8 9373 - Klostergården – Ansøgning om tilskud på kr. 190.000 til fastmonterede

vægstiger

Klostergården afd. 73 er som bekendt 5 år gammelt. Afdelingen består af 8 blokke

med stue, 1 sal.

For enden af hver blok er der en installationsskakt, hvor der forneden er vvsinstallationer

og øverst oppe en lille luge som er indgangen til loft. På loftet ligger

alle vandinstallationer til lejlighederne og udsugning. Lemmen sidder ca. 6 meter

oppe. Lugen er en jernlåge som er temmelig tung.

Den eneste måde at komme op på loftet på, er ved at sætte en løs høj stige op.

Dette er problematisk, da underlaget – dvs. jorden – ikke er i orden til det. Grunden

hælder og der er endvidere udlagt perlesten på jorden. Det betyder at der skal

være mindst 2 personer til stede når personalet skal på loftet.

Selv om personalet udviser al den agtpågivenhed som de skal, er det alligevel sket

at stigen er skredet, heldigvis uden at der skete nogen ulykke. Til gengæld er det

hændt 2 gange at jernlågen er hoppet af hængslerne og faldet ned. Heldigvis igen

uden at nogen kom til skade.

Ovennævnte forhold er ikke en acceptabel arbejdssituation for personalet og de

kan nægte at gå på loftet, fordi forholdene langtfra opfylder kravene til sikkerhed

på arbejdspladsen.

I slutningen af december havde afdelingen en situation hvor vandrørene på loftet

var frosset. Det var snestorm den dag og der var kun én medarbejder på arbejde.

Der blev tilkaldt håndværkere til at optø de frosne rør på loftet, men håndværkerne

var ikke indstillet på at kravle op af en løs stige og ind af en meget lille luge for at

afhjælpe problemet. Det lykkes dog at få overtalt håndværkeren til at udføre arbejdet,

da rørene ellers ville springe med vandskade til følge.

Der findes kun et firma som producerer og leverer vægstiger med sikkerhedsgodkendelse.

Der er indhentet tilbud fra dette firma.

Prisen for 4 vægstiger med platform foran lågen koster 157.000 kr. Dertil kommer

så montering. Prisen er p.t. ukendt med det anslås at det vil koste omkring 35.000

kr.

Klostergården har fra starten været ramt af store udgifter til udbedringer af fejl og

mangler, samt udgifter til ting, som blev sparet væk i opførelsesfasen eller udført i

dårlige materialer. Bl.a. har vand og varmesystemet givet afdelingen nogle store

udgifter i de 5 år afdelingen har været i brug. Endvidere kan det nævnes at afde-

P:\Organisationer\09300 DFB\09300\Organisationsbestyrelsen\Indkaldelser og

dagsordener\2011\2011_03_01\2011_03_01_Dagsorden_offentlig.doc

Side 10 af 11


lingen er opført uden nogen form for legeplads, selv om afdelingen er en familieafdeling.

Det har betydet en jævn strøm af huslejestigninger, samt underskud på driften.

Derfor har afdelingen ikke haft mulighed for at henlægge store summer til planlagt

vedligehold, og de midler som afdelingen har på nuværende tidspunkt rækker ikke

til opsætning af vægstiger.

Aktuelt betyder det, at afdelingen ikke opfylder kravene til sikkerhed for personalet

og for håndværkere. Dette kan få uheldige konsekvenser – enten ved at nødvendigt

arbejde ikke bliver udført, eller ved at nogen kommer til skade.

På baggrund af ovenstående – hvor afdelingen ikke overholder gældende

krav om sikkerhed på arbejdspladsen, indstilles det at afdelingen bevilliges

kr. 190.000 fra selskabets arbejdskapital til indkøb og opsætning af

faste vægstiger.

5.9 9379 – Vandtårnet - Redningslemme

Organisationsbestyrelsen har i efteråret besluttet, at der kunne gennemføres en

syn- og skønssag mod Pihl og Søn, der er den oprindelige totalentreprenør på

etableringen af boliger i Vandtårnet.

Domea gjorde herefter foranstaltninger til at anlægge syn- og skønssag, hvilket fik

Pihl og Søn til at indkalde Domea med rådgivere til et møde.

Der forhandles i øjeblikket om et forlig, og det undersøges om og hvorledes det

fysisk kan lade sig gøre at udbedre problemerne med redningslemmene.

Bestyrelsen orienteres nærmere, når der foreligger nyt i sagen.

Det indstilles til bestyrelsen at tage orienteringen til efterretning.

6 Mødeplanlægning



Bestyrelsesmøde

15. marts 2011 klokken 17.00 hos Domea, Oldenburg Allé 1.

Repræsentantskabsmøde

15. marts 2011 klokken 18.00 hos Domea, Oldenburg Allé 1.

Det indstilles til bestyrelsen at tage de planlagte møder til efterretning,

samt at alle medbringer kalendere, så fremtidige møder evt. kan plænlægges.

7 Eventuelt

P:\Organisationer\09300 DFB\09300\Organisationsbestyrelsen\Indkaldelser og

dagsordener\2011\2011_03_01\2011_03_01_Dagsorden_offentlig.doc

Side 11 af 11


Boligselskabet DFB

Indkaldelse til organisationsbestyrelsesmøde nr. 47

Tirsdag d.1. marts 2011 kl. 17.30

i Domeas lokaler, Oldenburg Allé 3, 2630 Taastrup

DAGSORDEN TIL OFFENTLIGGØRELSE

Dagsorden:

1 Godkendelse af dagsorden............................................................... 2

2 Godkendelse af referat..................................................................... 2

3 Sager til beslutning.......................................................................... 2

3.1 9343 - Energirenovering i Gadehavegård............................................ 2

3.2 Boligselskabets årsregnskab ............................................................. 2

3.3 Revisionsprotokol ............................................................................ 2

3.4 Bestyrelsens årsberetning................................................................. 3

3.5 Afdelingernes årsregnskaber ............................................................. 3

3.6 Boligselskabets budget for regnskabsåret 2010/2011........................... 5

3.7 Kommissorier.................................................................................. 5

3.8 Henstandsordning for skyldnere ........................................................ 5

3.9 Nye vedtægter for DFB..................................................................... 5

4 Orientering ...................................................................................... 6

4.1 Forretningsføreraftale 2010-13.......................................................... 6

4.2 Bestyrelsesforhold ........................................................................... 6

4.3 9375 Strandvænget Nyborg - Beboerklagenævnssag ........................... 7

5 Afdelinger i drift............................................................................... 7

5.1 9304 - Beboerklagenævnssag vedr. afdelingsmøde i Charlottegården..... 7

5.2 9343 – Gadehavegård – Personsag.................................................... 7

5.3 9314 – Markedspladsen – Ansøgning om bidrag fra dispositionsfonden til l

ydmåling i forbindelse med helhedsplan ............................................. 7

5.4 9315 – Ordrup Jagtvej – Ansøgning om tilskud på kr. 463.000 til

udskiftning af vinduer og terrassedøre i facade mod vej ....................... 7

5.5 9319 – Sølvkær – godkendelse af regnskaber 2007/08 og 2008/09 ....... 9

5.6 9319 – Sølvkær – Orientering om status ............................................ 9

5.7 9343 – Gadehavegård – Tilladelse til tv-overvågning ..........................10

5.8 9373 - Klostergården – Ansøgning om tilskud på kr. 190.000 til

fastmonterede vægstiger.................................................................10

5.9 9379 – Vandtårnet - Redningslemme ................................................11

6 Mødeplanlægning........................................................................... 11

7 Eventuelt ....................................................................................... 11

Deltagere fra bestyrelsen:

John Adelsteen Andersen, formand

Mariazara Pervin, næstformand

Jytte Rønne

Bente Nees

Susanne Pia Hansen

Winnie Andersen

Peter Krogh

Peter Hansen

Poul Erik Jensen

Øvrige deltagere:

Pia Christiansen, Domea

Kristine Jacobsen, Domea, ref.

Bent Gordon Johansen, Domea (pkt. 3.1).

Domea – Boligcenter København, den 23. februar 2011


1 Godkendelse af dagsorden

Det indstilles, at bestyrelsen godkender den udsendte dagsorden.

2 Godkendelse af referat

Domea har ikke modtaget kommentarer eller indsigelser til referat af møde den 10.

januar 2011.

Det indstilles, at referater godkendes og underskrives af formanden.

3 Sager til beslutning

3.1 9343 - Energirenovering i Gadehavegård

Regionschef Bent Gordon Johansen fra Domea Energi og Miljø vil deltage under

punktet og orientere nærmere.

Uddybende materiale vedr. energirenoveringen er vedlagt som bilag.

Det indstilles til bestyrelsen at igangsætte projektet om energirenovering i

Gadehavegård.

3.2 Boligselskabets årsregnskab

Boligselskabets årsregnskab godkendes endelig af repræsentantskabet efter forudgående

godkendelse i organisationsbestyrelsen.

Boligselskabets årsregnskab for perioden 1. oktober 2009 til 30. september 2010

vedlægges som bilag.

Domea har følgende kommentarer til årsregnskabet:

Regnskabet udviser et overskud på kr. 35.753. Årets overskud er overført til arbejdskapitalen.

Det indstilles, at bestyrelsen godkender årsregnskabet, som herefter forelægges

repræsentantskabet til endelig godkendelse.

3.3 Revisionsprotokol

Revisionsprotokol til årsregnskab for boligselskab og afdelinger godkendes endelig

af repræsentantskabet efter forudgående godkendelse i organisationsbestyrelsen.

Revisionsprotokol til årsregnskab for perioden 1. oktober 2009 til 30. september

2010 er vedlagt og kommenteres på mødet.

Det indstilles, at bestyrelsen godkender revisionsprotokollen, som herefter

forelægges repræsentantskabet til endelig godkendelse.

P:\Organisationer\09300 DFB\09300\Organisationsbestyrelsen\Indkaldelser og

dagsordener\2011\2011_03_01\2011_03_01_Dagsorden_offentlig.doc

Side 2 af 11


3.4 Bestyrelsens årsberetning

Bestyrelsens beretning for seneste regnskabsår er optrykt i boligselskabets årsregnskab

på side 14 til 16 og suppleres eventuelt med andre skriftlige materialer

eller en mundtlig beretning på repræsentantskabsmødet.

Det indstilles, at bestyrelsen godkender årsberetningen til forelæggelse

for repræsentantskabet.

3.5 Afdelingernes årsregnskaber

Boligafdelingernes årsregnskaber godkendes endelig af organisationsbestyrelsen

efter forudgående godkendelse af afdelingsbestyrelsen eller afdelingsmødet.

For afdelingerne Kongensgade og Strandvænget godkender organisationsbestyrelsen

dog på både afdelingens og boligselskabets vegne, idet der ikke er valgt afdelingsbestyrelse

i afdelingerne.

Afdelingernes årsregnskaber for perioden 1. oktober 2009 til 30. september 2010

vedlægges som bilag.

Domea har følgende kommentarer til de enkelte regnskaber:

9301 Bolbrohaven: Overskud på kr. 34.413, der er overført til afdelingens henlæggelser.

9304 Charlottegården: Overskud på kr. 551.081, der er overført til afdelingens

henlæggelser.

9309 Prags Boulevard: Overskud på kr. 52.924, der er overført til afdelingens underskudskonto.

Underskudssaldoen udgør herefter kr. 289.827, der budgetteres

afviklet over 5 år.

9313 Morelhaven: Underskud på kr. 95.911, der er overført til afdelingens underskudskonto.

Underskudssaldoen udgør herefter kr. 95.911, der budgetteres afviklet

over 3 år.

9314 Markedspladsen: Underskud på kr. 84.605, der er overført til afdelingens underskudskonto.

Underskudssaldoen udgør herefter kr. 84.605, der budgetteres

afviklet over 3 år.

9315 Ordrup Jagtvej: Overskud på kr. 5.546, der er overført til konto for opsamlet

underskud. Samlet underskudssaldo udgør herefter kr. 63.451, der budgetteres

afviklet over 3 år.

9316 Hellerupvej: Overskud på kr. 834, der er overført til afdelingens henlæggelser.

9317 Harsdorffsvej: Underskud på kr. 19.653, der er overført til afdelingens underskudskonto.

Underskudssaldo udgør herefter kr. 19.653, der budgetteres afviklet

over 3 år.

9318 Rosenhaven: Overskud på kr. 21, der er overført til afdelingens henlæggelser.

P:\Organisationer\09300 DFB\09300\Organisationsbestyrelsen\Indkaldelser og

dagsordener\2011\2011_03_01\2011_03_01_Dagsorden_offentlig.doc

Side 3 af 11


9319 Sølvkær: Underskud på kr. 52.306, der er overført til konto for opsamlet underskud.

Samlet underskudssaldo udgør herefter kr. 52.306.

9343 Gadehavegård: Overskud på kr. 495,304, der er overført til afdelingens henlæggelser.

9350 Bryggergården: Underskud på kr. 14.169, der er overført til konto for opsamlet

underskud. Underskudssaldoen udgør herefter kr. 58.802, der budgetteres afviklet

over 3 år.

9352 Blommestien: Overskud på kr. 79.430, der er overført til afdelingens henlæggelser.

9354 Nybrovænge Ældre: Underskud på kr. 10.834, der er overført til afdelingens

underskudskonto. Underskudssaldoen udgør herfeter kr. 10.834, der budgetteres

afviklet over 3 år.

9355 Nybrovænge Almen: Underskud på kr. 7.817, der er overført til afdelingens

underskudskonto. Underskudssaldoen udgør herefter kr. 7.817, der budgetteres

afviklet over 3 år.

9356 Kongensgade: Underskud på kr. 1.379, der er overført til afdelingens underskudskonto.

Underskudssaldoen udgør herefter kr. 72.446, der budgetteres afviklet

over 3 år.

9358 Spotorno: Overskud på kr. 25.384, der er overført til afdelingens henlæggelser.

9360 Hanebred: Underskud på kr. 2.423, der er overført til afdelingens underskudskonto.

Underskudssaldoen udgør herefter kr. 109.089, der budgetteres afviklet

over 5 år.

9370 Købmandsgården: Overskud på kr. 38.643, der er overført til afdelingens

henlæggelser.

9373 Klostergården: Underskud på kr. 53.476, der er overført til afdelingens underskudskonto.

Underskudssaldoen udgør herefter kr. 53. 476, der budgetteres

afviklet over 3 år.

9375 Strandvænget, Nyborg: Underskud på kr. 193.234, der er overført til afdelingens

underskudskonto. Underskudssaldoen udgør herefter kr. 277.922, der budgetteres

afviklet over 10 år.

9377 Ørnegårdsvej: Overskud på kr. 54.771, der er overført til afdelingens henlæggelser.

9399 Klostergården II: Overskud på kr. 170.215, der er overført til afdelingens

henlæggelser.

I øvrigt henvises til kommentarerne til de enkelte årsregnskaber i bestyrelsens beretning.

Der vil på mødet blive givet en status for regnskabernes godkendelse i afdelingerne.

Det indstilles, at bestyrelsen godkender afdelingernes årsregnskaber.

P:\Organisationer\09300 DFB\09300\Organisationsbestyrelsen\Indkaldelser og

dagsordener\2011\2011_03_01\2011_03_01_Dagsorden_offentlig.doc

Side 4 af 11


3.6 Boligselskabets budget for regnskabsåret 2010/2011

Forslag til boligselskabet budget for 2010/2011 vil blive eftersendt og gennemgået

på mødet. Herunder vil der blive redegjort for den forventede udvikling i dispositionsfonden

m.v.

Det indstilles, at bestyrelsen godkender boligselskabets budget for

2011/2012.

3.7 Kommissorier

Som besluttet på mødet d. 30. november 2011 skal kommissorierne drøftes med

henblik på behov for tilpasning og opdatering.

Kommissorierne vedlægges som bilag.

Det indstilles til bestyrelsen at tage stilling til, om og i så fald hvilke ændringer,

der skal foretages i kommissorierne.

3.8 Henstandsordning for skyldnere

Som det eneste selskab administreret af Domea, har DFB en aftale om at skyldnere,

dvs. lejere, der er bagud med huslejen, kan få henstand med huslejen.

Dette på trods af at lejeren ifølge lejekontrakten er forpligtet til at betale huslejen

rettidigt.

Det er Domeas erfaring at:



At en skyldner, der ikke kan betale husleje, men i stedet får henstand, som

regel heller ikke kan betale de efterfølgende huslejer.

At kommunen først bliver underrettet og kan hjælpe lejeren i det øjeblik,

der indledes en sag om udsættelse, og dette bliver forsinket af afdragsordningen.

Domea anbefaler, at DFB træffer beslutning om, at der ikke længere kan tilbydes

henstand. Uden mulighed for henstand vil skyldig husleje medføre, at lejemålet

inden for en måned sendes til ophævelse via Domeas advokat. Dermed minimeres

det skyldige beløb og afdelingens og de øvrige beboeres tab minimeres, den pågældende

beboers gældsbyrde når ikke at vokse og kommunen kan hurtigere skride

ind med hjælp.

Pga. uhensigtsmæssighederne ved at give henstand, forsøger Domea at minimere

brugen af dette. Dog bliver der givet henstand i 5-10 sager pr. år.

Det indstilles til bestyrelsen at tage beslutning om, at man i DFB ikke længere

vil tilbyde henstand med huslejen.

3.9 Nye vedtægter for DFB

DFB skal have opdateret sine vedtægter i henhold til ny lovgivning. Samtidig har

repræsentantskabsmedlem Henry E. Jensen fremsendt forslag til nye vedtægter.

Begge disse er for nylig fremsendt til bestyrelsen.

P:\Organisationer\09300 DFB\09300\Organisationsbestyrelsen\Indkaldelser og

dagsordener\2011\2011_03_01\2011_03_01_Dagsorden_offentlig.doc

Side 5 af 11


Bestyrelsen er i øjeblikket ved at tage stilling til vedtægtsforslagene.

Yderligere orientering gives på mødet.

Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning, samt

træffer beslutning om det videre arbejde med vedtægterne.

4 Orientering

4.1 Forretningsføreraftale 2010-13

Der orienteres om status på Forretningsføreraftale 2010 – 13 på mødet.

Det indstilles til bestyrelsen at tage orienteringen til efterretning.

4.2 Bestyrelsesforhold

Bestyrelsen har følgende sammensætning:

Navn Post Valgt af Valgt indtil

John A. Andersen Formand Repræsentantskabet 2012

Mariazara Pervin Næstformand Repræsentantskabet 2012

Jytte Rønne Medlem Repræsentantskabet 2011

Bente Nees Medlem Repræsentantskabet 2011

Susanne Pia Hansen Medlem Repræsentantskabet 2012

Peter Krogh Medlem Repræsentantskabet 2011/12

Peter Hansen Medlem Repræsentantskabet 2011/12

Poul Erik Jensen Medlem Bestyrelsen 2012

Winnie Andersen Medlem Ansatte 2011

Med Domea som forretningsfører.

Afgangsorden indebærer, at Jytte Rønne, Bente Nees og enten Peter Hansen eller

Peter Krogh er på valg på næste ordinære repræsentantskabsmøde.

Uklarheden vedr. Peter Hansen og Peter Krogh skyldes, at der på repræsentantskabsmødet

ikke blev taget stilling til, hvem af disse, der blev valgt for hvilken periode.

Ifølge vedtægternes § 10, stk. 6 kan afgangsordenen afgøres pr. lodtrækning

eller i den rækkefølge, bestyrelsesmedlemmerne er valgt. Til dette skal bemærkes

at Peter Krogh på repræsentantskabsmødet er valgt med 22 stemmer og

Peter Hansen med 20 stemmer.

Bestyrelsen bedes tage stilling til dette spørgsmål og indstille til repræsentantskaber,

hvem der skal på valg.

Ifølge vedtægterne, bør 3 af de menige repræsentantskabsmedlemmer være på

valg samtid med formanden, men 4 af de repræsentantskabsvalgte medlemmer er

på valg i forskudte år.

Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning.

Det indstilles til bestyrelsen at træffe beslutning om afgangsordenen.

P:\Organisationer\09300 DFB\09300\Organisationsbestyrelsen\Indkaldelser og

dagsordener\2011\2011_03_01\2011_03_01_Dagsorden_offentlig.doc

Side 6 af 11


4.3 9375 Strandvænget Nyborg - Beboerklagenævnssag

Der er faldet afgørelse i beboerklagenævnssagen vedr. Strandvænget som kort

omhandler, at nogle pårørende til beboere har klaget vedr. huslejens størrelse,

overholdelse af vedtægter og huslejevarsling.

Beboerklagenævnet finder i tråd med Domeas svarskrivelse, at af klagepunkterne

er man i nævnet kun bemyndiget til at træffe afgørelse om varslingens gyldighed.

Beboerklagenævnet har ingen bemærkninger til varslingen og finder, at denne er i

overensstemmelse med Almenloven og vedtægterne for Ejerforeningen Strandvænget

1A.

Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning.

5 Afdelinger i drift

5.1 9304 - Beboerklagenævnssag vedr. afdelingsmøde i Charlottegården

Beboerklagenævnet i Høje-Taastrup Kommune har underkendt beslutninger truffet

på afdelingsmøde i Charlottegården d. 31. maj 2010 og afgjort at hele mødet derfor

skal gå om. Afgørelse fra Beboerklagenævnet vedlægges.

Da Beboerklagenævnet ikke har angivet nogen frist for afholdelsen af et nyt møde,

har afdelingsbestyrelsen besluttet at efterkomme afgørelsen ved at tage alle de

påkrævede valg på det ordinære afdelingsmøde.

Det indstilles til bestyrelsen at tage orienteringen til efterretning.

5.2 9343 – Gadehavegård – Personsag

5.3 9314 – Markedspladsen – Ansøgning om bidrag fra dispositionsfonden til

lydmåling i forbindelse med helhedsplan

I arbejdet med ansøgningen om den foreløbige helhedsplan har der været afholdt

et beboermøde i afdeling Markedspladsen, hvor fremtidssikringens løsningsforslag

blev drøftet.

På mødet var der en meget markant tilkendegivelse af, at der er meget lydt mellem

boligerne på Markedspladsen, og det var et stærkt ønske, at man forsøgte at

løse dette problem som en del af helhedsplanen.

For at få afklaret om, der er et særligt problem vedr. lyd, er der bestilt en lydmåling

til udførelse i uge 8. Denne koster kr. 10.000,- incl. moms.

Afdeling Markedspladsen ønsker denne udgift dækket af dispositionsfonden.

Det indstilles til bestyrelsen, at godkende en merudgift på kr. 10.000 til

en lydmåling i forbindelse med helhedsplanen i afdeling Markedspladsen.

5.4 9315 – Ordrup Jagtvej – Ansøgning om tilskud på kr. 463.000 til udskiftning

af vinduer og terrassedøre i facade mod vej

P:\Organisationer\09300 DFB\09300\Organisationsbestyrelsen\Indkaldelser og

dagsordener\2011\2011_03_01\2011_03_01_Dagsorden_offentlig.doc

Side 7 af 11


Afdelingen er opført i 1983erne og har 15 lejemål. Bebyggelsen er således 27 år

gammel.

Vinduerne er de oprindelige vinduer fra afdelingens start. Kvaliteten har på opførelsestidspunktet

været acceptabel, men da vinduerne vender ud mod kysten og

grundet den påvirkning havvind har på træ, er mange af vinduerne nu i dårlig

stand. Det udmønter sig i, at bundrammen rådner med fare for at glasset falder ud

af rammen, når man åbner det. Dette er sket i et tilfælde, hvorefter alle vinduerne

blev efterset og de vinduer som var hårdest ramt, blev permanent lukket. Dette er

selvfølgelig ikke nogen holdbar løsning, idet der så ikke er mulighed for udluftning i

nogle rum, ligesom det ikke er muligt for lejerne at pudse deres vinduer udvendigt.

Aktuelt er der 4 vinduespartier der er lukket helt, for at undgå ulykker.

Det har ikke på nogen måde været synligt, at vinduerne var i så dårlig stand, idet

det er samlingerne i rammen som rådner indefra. Et kyndigt øje ville dog kunne se,

at bundrammen langsom begynder at glide nedad, men det ses kun udefra og vinduerne

sidder i 1. og 2. sals højde. Derfor er der ingen der har bemærket problemet,

før det første glas faldt ud.

Vinduerne er i årenes løb selvfølgelig vedligeholdt med maling både ud- og indvendigt

og den dårlige stand skyldes derfor ikke manglende vedligeholdelse.

Det er undersøgt, hvad det koster at få en tømre/snedker til at reparerer vinduerne.

Udgiften vil være mindst ½ af udgiften til en udskiftning.

På trods af, at afdelingen i de senere år har haft underskud på driften, så må afdelingen

betegnes som en solid lille afdeling, som har taget vare på bygningerne og

nødvendig vedligeholdelse. Ud af opsparede midler har afdelingen foretaget følgende

i de sidste 3 år:

Juli 2008 – tagrenovering 170.000 kr.

September 2009 – Nye tagrender og nedløbsrør 55.000 kr.

08/09 – modernisering af køkkener 250.000 kr.

Derudover har afdelingen optaget lån til altaner på 1. og 2. sal, hvilket virkelig har

givet lejlighederne et stort løft.

Pr. 1. oktober 2010 har afdelingen en henlæggelse til planlagt vedligehold på

316.000 kr. Disse er hensat til almindelig planlagt vedligehold og der er ikke mulighed

for at afholde udskiftning af vinduer m.v. af denne henlæggelse.

Da det ikke er til at forudse, hvornår det blive nødvendigt at lukke de næste vinduer,

vil det være mest hensigtsmæssigt at udskifte alle vinduerne og terrassedørene

på én gang. Det vil også være langt billigere end at udskifte enkeltvis. Endvidere

vil en samlet udskiftning også give en besparelse på energien og et bedre indeklima.

Afdelingen har således ikke kunnet forudse, at denne udgift ville komme på nuværende

tidspunkt. Afdelingen har hidtil altid kunne klare at vedligeholde og udvikle

ejendommen, så den fortsat er særdeles attraktiv.

En samlet udskiftning vil koste ca. 463.000 kr. som afdelingen søger om tilskud til.

Afdelingen har fået en huslejestigning på 5,47 % i 2010/11, og en stigning på

4,25 % i 2009/10. Derudover har lejerne på 1. og 2. sal fået en lejestigning på ca.

600 kr. mdl. i forbindelse med optagelse af lån til altaner.

P:\Organisationer\09300 DFB\09300\Organisationsbestyrelsen\Indkaldelser og

dagsordener\2011\2011_03_01\2011_03_01_Dagsorden_offentlig.doc

Side 8 af 11


Årsagen til stigningen i lejen har været stigende faste udgifter, samt stigning i administrationsbidraget.

Ved budgetåret 2010/11, havde afdelingen et opsamlet underskud

på 63.451 kr.

Det indstilles, at bestyrelsen yder et helt eller delvist tilskud til afdeling

9315 Ordrup Jagtvej til udskiftning af vinduer og terrassedøre i facaden

mod vej.

5.5 9319 – Sølvkær – godkendelse af regnskaber 2007/08 og 2008/09

Økonomiudvalget i Frederikssund Kommune har d. 9. februar 2011 godkendt regnskaberne

for afd. 9319 Sølvkær for hh. 2007/08 og 2008/09.

Brevet fra kommunen vedlægges.

Det indstilles til bestyrelsen at tage orienteringen til efterretning samt at

underskrive regnskaberne for afdeling Sølvkær.

5.6 9319 – Sølvkær – Orientering om status

Formanden har bedt Domea redegøre for følgende vedr. Sølvkær:

Personfølsomme oplysninger – udeladt.

Hvordan går det med de projekter vi har bevilget penge til

Den 1. mio. kr. som DFB gav Sølvkær, blev som foreskrevet af organisationsbestyrelsen

brugt til gældsafvikling (godt 536.000 kr.), øgning af henlæggelserne til

planlagt vedligeholdelse (100.000 kr.), øgning af henlæggelserne til tab ved fraflytning

(150.000 kr.), bioskure, som allerede var bevilget (130.000 kr.), og så var

der derudover ca. 84.000 kr. tilbage til en legeplads.

Bioskure:

Der har desværre vist sig at mangle nogle ting i det projekt, som den tidligere afdelingsbestyrelse

insisterede på selv at udarbejde, således at projektet i stedet vil

beløbe sig til et sted mellem kr.250.000 og 280.000 kr.

Bioskurene etableres, når frosten går af jorden.

Legeplads:

Afdelingsmødet sagde nej til den af afdelingsbestyrelsen foreslåede placering af

legepladsen.

Afdelingsbestyrelsen har et forslag klar om en ny placering, denne vil dog kræve

faldunderlag og yderligere udgravning, således at projektet vil løbe op i omegnen

af kr. 125.000.

Forslaget ventes behandlet på afdelingsmøde i april.

Det skal derudover bemærkes, at tidligere organisationsbestyrelsesformand Verner

Usbeck deltog på et afdelingsmøde i sommeren 2010. På dette mødet forklarede

Verner, at DFB var indstillet på at give Sølvkær økonomisk støtte. Og har antydede

også, at DFB var villig til at kigge positivt, hvis der også næste år ville være behov.

Pt. arbejdes der på budgettet for 2011 / 2012. Det skal i den forbindelse bemærkes,

at det ikke vil falde i dårlig jord, hvis Sølvkær fik endnu en hjælpende hånd.

Det indstilles til bestyrelsen at tage orienteringen til efterretning.

P:\Organisationer\09300 DFB\09300\Organisationsbestyrelsen\Indkaldelser og

dagsordener\2011\2011_03_01\2011_03_01_Dagsorden_offentlig.doc

Side 9 af 11


5.7 9343 – Gadehavegård – Tilladelse til tv-overvågning

Københavns Vestegns Politi har meddelt tilladelse til at der opsættes tvovervågning

i forbindelse med Værestedet Oase Regnbuen.

Tilladelsen er givet på betingelse af, at dette kan foretages lovligt inden for

DFB’s/afdeling Gadehavegårds formål, samt at det ikke er i strid med boligorganisationens

vedtægter.

Domea finder begge betingelser opfyldt.

Det indstilles til bestyrelsen at tage orienteringen til efterretning.

5.8 9373 - Klostergården – Ansøgning om tilskud på kr. 190.000 til fastmonterede

vægstiger

Klostergården afd. 73 er som bekendt 5 år gammelt. Afdelingen består af 8 blokke

med stue, 1 sal.

For enden af hver blok er der en installationsskakt, hvor der forneden er vvsinstallationer

og øverst oppe en lille luge som er indgangen til loft. På loftet ligger

alle vandinstallationer til lejlighederne og udsugning. Lemmen sidder ca. 6 meter

oppe. Lugen er en jernlåge som er temmelig tung.

Den eneste måde at komme op på loftet på, er ved at sætte en løs høj stige op.

Dette er problematisk, da underlaget – dvs. jorden – ikke er i orden til det. Grunden

hælder og der er endvidere udlagt perlesten på jorden. Det betyder at der skal

være mindst 2 personer til stede når personalet skal på loftet.

Selv om personalet udviser al den agtpågivenhed som de skal, er det alligevel sket

at stigen er skredet, heldigvis uden at der skete nogen ulykke. Til gengæld er det

hændt 2 gange at jernlågen er hoppet af hængslerne og faldet ned. Heldigvis igen

uden at nogen kom til skade.

Ovennævnte forhold er ikke en acceptabel arbejdssituation for personalet og de

kan nægte at gå på loftet, fordi forholdene langtfra opfylder kravene til sikkerhed

på arbejdspladsen.

I slutningen af december havde afdelingen en situation hvor vandrørene på loftet

var frosset. Det var snestorm den dag og der var kun én medarbejder på arbejde.

Der blev tilkaldt håndværkere til at optø de frosne rør på loftet, men håndværkerne

var ikke indstillet på at kravle op af en løs stige og ind af en meget lille luge for at

afhjælpe problemet. Det lykkes dog at få overtalt håndværkeren til at udføre arbejdet,

da rørene ellers ville springe med vandskade til følge.

Der findes kun et firma som producerer og leverer vægstiger med sikkerhedsgodkendelse.

Der er indhentet tilbud fra dette firma.

Prisen for 4 vægstiger med platform foran lågen koster 157.000 kr. Dertil kommer

så montering. Prisen er p.t. ukendt med det anslås at det vil koste omkring 35.000

kr.

Klostergården har fra starten været ramt af store udgifter til udbedringer af fejl og

mangler, samt udgifter til ting, som blev sparet væk i opførelsesfasen eller udført i

dårlige materialer. Bl.a. har vand og varmesystemet givet afdelingen nogle store

udgifter i de 5 år afdelingen har været i brug. Endvidere kan det nævnes at afde-

P:\Organisationer\09300 DFB\09300\Organisationsbestyrelsen\Indkaldelser og

dagsordener\2011\2011_03_01\2011_03_01_Dagsorden_offentlig.doc

Side 10 af 11


lingen er opført uden nogen form for legeplads, selv om afdelingen er en familieafdeling.

Det har betydet en jævn strøm af huslejestigninger, samt underskud på driften.

Derfor har afdelingen ikke haft mulighed for at henlægge store summer til planlagt

vedligehold, og de midler som afdelingen har på nuværende tidspunkt rækker ikke

til opsætning af vægstiger.

Aktuelt betyder det, at afdelingen ikke opfylder kravene til sikkerhed for personalet

og for håndværkere. Dette kan få uheldige konsekvenser – enten ved at nødvendigt

arbejde ikke bliver udført, eller ved at nogen kommer til skade.

På baggrund af ovenstående – hvor afdelingen ikke overholder gældende

krav om sikkerhed på arbejdspladsen, indstilles det at afdelingen bevilliges

kr. 190.000 fra selskabets arbejdskapital til indkøb og opsætning af

faste vægstiger.

5.9 9379 – Vandtårnet - Redningslemme

Organisationsbestyrelsen har i efteråret besluttet, at der kunne gennemføres en

syn- og skønssag mod Pihl og Søn, der er den oprindelige totalentreprenør på

etableringen af boliger i Vandtårnet.

Domea gjorde herefter foranstaltninger til at anlægge syn- og skønssag, hvilket fik

Pihl og Søn til at indkalde Domea med rådgivere til et møde.

Der forhandles i øjeblikket om et forlig, og det undersøges om og hvorledes det

fysisk kan lade sig gøre at udbedre problemerne med redningslemmene.

Bestyrelsen orienteres nærmere, når der foreligger nyt i sagen.

Det indstilles til bestyrelsen at tage orienteringen til efterretning.

6 Mødeplanlægning



Bestyrelsesmøde

15. marts 2011 klokken 17.00 hos Domea, Oldenburg Allé 1.

Repræsentantskabsmøde

15. marts 2011 klokken 18.00 hos Domea, Oldenburg Allé 1.

Det indstilles til bestyrelsen at tage de planlagte møder til efterretning,

samt at alle medbringer kalendere, så fremtidige møder evt. kan plænlægges.

7 Eventuelt

P:\Organisationer\09300 DFB\09300\Organisationsbestyrelsen\Indkaldelser og

dagsordener\2011\2011_03_01\2011_03_01_Dagsorden_offentlig.doc

Side 11 af 11


Boligselskabet DFB

Indkaldelse til organisationsbestyrelsesmøde nr. 47

Tirsdag d.1. marts 2011 kl. 17.30

i Domeas lokaler, Oldenburg Allé 3, 2630 Taastrup

DAGSORDEN TIL OFFENTLIGGØRELSE

Dagsorden:

1 Godkendelse af dagsorden............................................................... 2

2 Godkendelse af referat..................................................................... 2

3 Sager til beslutning.......................................................................... 2

3.1 9343 - Energirenovering i Gadehavegård............................................ 2

3.2 Boligselskabets årsregnskab ............................................................. 2

3.3 Revisionsprotokol ............................................................................ 2

3.4 Bestyrelsens årsberetning................................................................. 3

3.5 Afdelingernes årsregnskaber ............................................................. 3

3.6 Boligselskabets budget for regnskabsåret 2010/2011........................... 5

3.7 Kommissorier.................................................................................. 5

3.8 Henstandsordning for skyldnere ........................................................ 5

3.9 Nye vedtægter for DFB..................................................................... 5

4 Orientering ...................................................................................... 6

4.1 Forretningsføreraftale 2010-13.......................................................... 6

4.2 Bestyrelsesforhold ........................................................................... 6

4.3 9375 Strandvænget Nyborg - Beboerklagenævnssag ........................... 7

5 Afdelinger i drift............................................................................... 7

5.1 9304 - Beboerklagenævnssag vedr. afdelingsmøde i Charlottegården..... 7

5.2 9343 – Gadehavegård – Personsag.................................................... 7

5.3 9314 – Markedspladsen – Ansøgning om bidrag fra dispositionsfonden til l

ydmåling i forbindelse med helhedsplan ............................................. 7

5.4 9315 – Ordrup Jagtvej – Ansøgning om tilskud på kr. 463.000 til

udskiftning af vinduer og terrassedøre i facade mod vej ....................... 7

5.5 9319 – Sølvkær – godkendelse af regnskaber 2007/08 og 2008/09 ....... 9

5.6 9319 – Sølvkær – Orientering om status ............................................ 9

5.7 9343 – Gadehavegård – Tilladelse til tv-overvågning ..........................10

5.8 9373 - Klostergården – Ansøgning om tilskud på kr. 190.000 til

fastmonterede vægstiger.................................................................10

5.9 9379 – Vandtårnet - Redningslemme ................................................11

6 Mødeplanlægning........................................................................... 11

7 Eventuelt ....................................................................................... 11

Deltagere fra bestyrelsen:

John Adelsteen Andersen, formand

Mariazara Pervin, næstformand

Jytte Rønne

Bente Nees

Susanne Pia Hansen

Winnie Andersen

Peter Krogh

Peter Hansen

Poul Erik Jensen

Øvrige deltagere:

Pia Christiansen, Domea

Kristine Jacobsen, Domea, ref.

Bent Gordon Johansen, Domea (pkt. 3.1).

Domea – Boligcenter København, den 23. februar 2011


1 Godkendelse af dagsorden

Det indstilles, at bestyrelsen godkender den udsendte dagsorden.

2 Godkendelse af referat

Domea har ikke modtaget kommentarer eller indsigelser til referat af møde den 10.

januar 2011.

Det indstilles, at referater godkendes og underskrives af formanden.

3 Sager til beslutning

3.1 9343 - Energirenovering i Gadehavegård

Regionschef Bent Gordon Johansen fra Domea Energi og Miljø vil deltage under

punktet og orientere nærmere.

Uddybende materiale vedr. energirenoveringen er vedlagt som bilag.

Det indstilles til bestyrelsen at igangsætte projektet om energirenovering i

Gadehavegård.

3.2 Boligselskabets årsregnskab

Boligselskabets årsregnskab godkendes endelig af repræsentantskabet efter forudgående

godkendelse i organisationsbestyrelsen.

Boligselskabets årsregnskab for perioden 1. oktober 2009 til 30. september 2010

vedlægges som bilag.

Domea har følgende kommentarer til årsregnskabet:

Regnskabet udviser et overskud på kr. 35.753. Årets overskud er overført til arbejdskapitalen.

Det indstilles, at bestyrelsen godkender årsregnskabet, som herefter forelægges

repræsentantskabet til endelig godkendelse.

3.3 Revisionsprotokol

Revisionsprotokol til årsregnskab for boligselskab og afdelinger godkendes endelig

af repræsentantskabet efter forudgående godkendelse i organisationsbestyrelsen.

Revisionsprotokol til årsregnskab for perioden 1. oktober 2009 til 30. september

2010 er vedlagt og kommenteres på mødet.

Det indstilles, at bestyrelsen godkender revisionsprotokollen, som herefter

forelægges repræsentantskabet til endelig godkendelse.

P:\Organisationer\09300 DFB\09300\Organisationsbestyrelsen\Indkaldelser og

dagsordener\2011\2011_03_01\2011_03_01_Dagsorden_offentlig.doc

Side 2 af 11


3.4 Bestyrelsens årsberetning

Bestyrelsens beretning for seneste regnskabsår er optrykt i boligselskabets årsregnskab

på side 14 til 16 og suppleres eventuelt med andre skriftlige materialer

eller en mundtlig beretning på repræsentantskabsmødet.

Det indstilles, at bestyrelsen godkender årsberetningen til forelæggelse

for repræsentantskabet.

3.5 Afdelingernes årsregnskaber

Boligafdelingernes årsregnskaber godkendes endelig af organisationsbestyrelsen

efter forudgående godkendelse af afdelingsbestyrelsen eller afdelingsmødet.

For afdelingerne Kongensgade og Strandvænget godkender organisationsbestyrelsen

dog på både afdelingens og boligselskabets vegne, idet der ikke er valgt afdelingsbestyrelse

i afdelingerne.

Afdelingernes årsregnskaber for perioden 1. oktober 2009 til 30. september 2010

vedlægges som bilag.

Domea har følgende kommentarer til de enkelte regnskaber:

9301 Bolbrohaven: Overskud på kr. 34.413, der er overført til afdelingens henlæggelser.

9304 Charlottegården: Overskud på kr. 551.081, der er overført til afdelingens

henlæggelser.

9309 Prags Boulevard: Overskud på kr. 52.924, der er overført til afdelingens underskudskonto.

Underskudssaldoen udgør herefter kr. 289.827, der budgetteres

afviklet over 5 år.

9313 Morelhaven: Underskud på kr. 95.911, der er overført til afdelingens underskudskonto.

Underskudssaldoen udgør herefter kr. 95.911, der budgetteres afviklet

over 3 år.

9314 Markedspladsen: Underskud på kr. 84.605, der er overført til afdelingens underskudskonto.

Underskudssaldoen udgør herefter kr. 84.605, der budgetteres

afviklet over 3 år.

9315 Ordrup Jagtvej: Overskud på kr. 5.546, der er overført til konto for opsamlet

underskud. Samlet underskudssaldo udgør herefter kr. 63.451, der budgetteres

afviklet over 3 år.

9316 Hellerupvej: Overskud på kr. 834, der er overført til afdelingens henlæggelser.

9317 Harsdorffsvej: Underskud på kr. 19.653, der er overført til afdelingens underskudskonto.

Underskudssaldo udgør herefter kr. 19.653, der budgetteres afviklet

over 3 år.

9318 Rosenhaven: Overskud på kr. 21, der er overført til afdelingens henlæggelser.

P:\Organisationer\09300 DFB\09300\Organisationsbestyrelsen\Indkaldelser og

dagsordener\2011\2011_03_01\2011_03_01_Dagsorden_offentlig.doc

Side 3 af 11


9319 Sølvkær: Underskud på kr. 52.306, der er overført til konto for opsamlet underskud.

Samlet underskudssaldo udgør herefter kr. 52.306.

9343 Gadehavegård: Overskud på kr. 495,304, der er overført til afdelingens henlæggelser.

9350 Bryggergården: Underskud på kr. 14.169, der er overført til konto for opsamlet

underskud. Underskudssaldoen udgør herefter kr. 58.802, der budgetteres afviklet

over 3 år.

9352 Blommestien: Overskud på kr. 79.430, der er overført til afdelingens henlæggelser.

9354 Nybrovænge Ældre: Underskud på kr. 10.834, der er overført til afdelingens

underskudskonto. Underskudssaldoen udgør herfeter kr. 10.834, der budgetteres

afviklet over 3 år.

9355 Nybrovænge Almen: Underskud på kr. 7.817, der er overført til afdelingens

underskudskonto. Underskudssaldoen udgør herefter kr. 7.817, der budgetteres

afviklet over 3 år.

9356 Kongensgade: Underskud på kr. 1.379, der er overført til afdelingens underskudskonto.

Underskudssaldoen udgør herefter kr. 72.446, der budgetteres afviklet

over 3 år.

9358 Spotorno: Overskud på kr. 25.384, der er overført til afdelingens henlæggelser.

9360 Hanebred: Underskud på kr. 2.423, der er overført til afdelingens underskudskonto.

Underskudssaldoen udgør herefter kr. 109.089, der budgetteres afviklet

over 5 år.

9370 Købmandsgården: Overskud på kr. 38.643, der er overført til afdelingens

henlæggelser.

9373 Klostergården: Underskud på kr. 53.476, der er overført til afdelingens underskudskonto.

Underskudssaldoen udgør herefter kr. 53. 476, der budgetteres

afviklet over 3 år.

9375 Strandvænget, Nyborg: Underskud på kr. 193.234, der er overført til afdelingens

underskudskonto. Underskudssaldoen udgør herefter kr. 277.922, der budgetteres

afviklet over 10 år.

9377 Ørnegårdsvej: Overskud på kr. 54.771, der er overført til afdelingens henlæggelser.

9399 Klostergården II: Overskud på kr. 170.215, der er overført til afdelingens

henlæggelser.

I øvrigt henvises til kommentarerne til de enkelte årsregnskaber i bestyrelsens beretning.

Der vil på mødet blive givet en status for regnskabernes godkendelse i afdelingerne.

Det indstilles, at bestyrelsen godkender afdelingernes årsregnskaber.

P:\Organisationer\09300 DFB\09300\Organisationsbestyrelsen\Indkaldelser og

dagsordener\2011\2011_03_01\2011_03_01_Dagsorden_offentlig.doc

Side 4 af 11


3.6 Boligselskabets budget for regnskabsåret 2010/2011

Forslag til boligselskabet budget for 2010/2011 vil blive eftersendt og gennemgået

på mødet. Herunder vil der blive redegjort for den forventede udvikling i dispositionsfonden

m.v.

Det indstilles, at bestyrelsen godkender boligselskabets budget for

2011/2012.

3.7 Kommissorier

Som besluttet på mødet d. 30. november 2011 skal kommissorierne drøftes med

henblik på behov for tilpasning og opdatering.

Kommissorierne vedlægges som bilag.

Det indstilles til bestyrelsen at tage stilling til, om og i så fald hvilke ændringer,

der skal foretages i kommissorierne.

3.8 Henstandsordning for skyldnere

Som det eneste selskab administreret af Domea, har DFB en aftale om at skyldnere,

dvs. lejere, der er bagud med huslejen, kan få henstand med huslejen.

Dette på trods af at lejeren ifølge lejekontrakten er forpligtet til at betale huslejen

rettidigt.

Det er Domeas erfaring at:



At en skyldner, der ikke kan betale husleje, men i stedet får henstand, som

regel heller ikke kan betale de efterfølgende huslejer.

At kommunen først bliver underrettet og kan hjælpe lejeren i det øjeblik,

der indledes en sag om udsættelse, og dette bliver forsinket af afdragsordningen.

Domea anbefaler, at DFB træffer beslutning om, at der ikke længere kan tilbydes

henstand. Uden mulighed for henstand vil skyldig husleje medføre, at lejemålet

inden for en måned sendes til ophævelse via Domeas advokat. Dermed minimeres

det skyldige beløb og afdelingens og de øvrige beboeres tab minimeres, den pågældende

beboers gældsbyrde når ikke at vokse og kommunen kan hurtigere skride

ind med hjælp.

Pga. uhensigtsmæssighederne ved at give henstand, forsøger Domea at minimere

brugen af dette. Dog bliver der givet henstand i 5-10 sager pr. år.

Det indstilles til bestyrelsen at tage beslutning om, at man i DFB ikke længere

vil tilbyde henstand med huslejen.

3.9 Nye vedtægter for DFB

DFB skal have opdateret sine vedtægter i henhold til ny lovgivning. Samtidig har

repræsentantskabsmedlem Henry E. Jensen fremsendt forslag til nye vedtægter.

Begge disse er for nylig fremsendt til bestyrelsen.

P:\Organisationer\09300 DFB\09300\Organisationsbestyrelsen\Indkaldelser og

dagsordener\2011\2011_03_01\2011_03_01_Dagsorden_offentlig.doc

Side 5 af 11


Bestyrelsen er i øjeblikket ved at tage stilling til vedtægtsforslagene.

Yderligere orientering gives på mødet.

Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning, samt

træffer beslutning om det videre arbejde med vedtægterne.

4 Orientering

4.1 Forretningsføreraftale 2010-13

Der orienteres om status på Forretningsføreraftale 2010 – 13 på mødet.

Det indstilles til bestyrelsen at tage orienteringen til efterretning.

4.2 Bestyrelsesforhold

Bestyrelsen har følgende sammensætning:

Navn Post Valgt af Valgt indtil

John A. Andersen Formand Repræsentantskabet 2012

Mariazara Pervin Næstformand Repræsentantskabet 2012

Jytte Rønne Medlem Repræsentantskabet 2011

Bente Nees Medlem Repræsentantskabet 2011

Susanne Pia Hansen Medlem Repræsentantskabet 2012

Peter Krogh Medlem Repræsentantskabet 2011/12

Peter Hansen Medlem Repræsentantskabet 2011/12

Poul Erik Jensen Medlem Bestyrelsen 2012

Winnie Andersen Medlem Ansatte 2011

Med Domea som forretningsfører.

Afgangsorden indebærer, at Jytte Rønne, Bente Nees og enten Peter Hansen eller

Peter Krogh er på valg på næste ordinære repræsentantskabsmøde.

Uklarheden vedr. Peter Hansen og Peter Krogh skyldes, at der på repræsentantskabsmødet

ikke blev taget stilling til, hvem af disse, der blev valgt for hvilken periode.

Ifølge vedtægternes § 10, stk. 6 kan afgangsordenen afgøres pr. lodtrækning

eller i den rækkefølge, bestyrelsesmedlemmerne er valgt. Til dette skal bemærkes

at Peter Krogh på repræsentantskabsmødet er valgt med 22 stemmer og

Peter Hansen med 20 stemmer.

Bestyrelsen bedes tage stilling til dette spørgsmål og indstille til repræsentantskaber,

hvem der skal på valg.

Ifølge vedtægterne, bør 3 af de menige repræsentantskabsmedlemmer være på

valg samtid med formanden, men 4 af de repræsentantskabsvalgte medlemmer er

på valg i forskudte år.

Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning.

Det indstilles til bestyrelsen at træffe beslutning om afgangsordenen.

P:\Organisationer\09300 DFB\09300\Organisationsbestyrelsen\Indkaldelser og

dagsordener\2011\2011_03_01\2011_03_01_Dagsorden_offentlig.doc

Side 6 af 11


4.3 9375 Strandvænget Nyborg - Beboerklagenævnssag

Der er faldet afgørelse i beboerklagenævnssagen vedr. Strandvænget som kort

omhandler, at nogle pårørende til beboere har klaget vedr. huslejens størrelse,

overholdelse af vedtægter og huslejevarsling.

Beboerklagenævnet finder i tråd med Domeas svarskrivelse, at af klagepunkterne

er man i nævnet kun bemyndiget til at træffe afgørelse om varslingens gyldighed.

Beboerklagenævnet har ingen bemærkninger til varslingen og finder, at denne er i

overensstemmelse med Almenloven og vedtægterne for Ejerforeningen Strandvænget

1A.

Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning.

5 Afdelinger i drift

5.1 9304 - Beboerklagenævnssag vedr. afdelingsmøde i Charlottegården

Beboerklagenævnet i Høje-Taastrup Kommune har underkendt beslutninger truffet

på afdelingsmøde i Charlottegården d. 31. maj 2010 og afgjort at hele mødet derfor

skal gå om. Afgørelse fra Beboerklagenævnet vedlægges.

Da Beboerklagenævnet ikke har angivet nogen frist for afholdelsen af et nyt møde,

har afdelingsbestyrelsen besluttet at efterkomme afgørelsen ved at tage alle de

påkrævede valg på det ordinære afdelingsmøde.

Det indstilles til bestyrelsen at tage orienteringen til efterretning.

5.2 9343 – Gadehavegård – Personsag

5.3 9314 – Markedspladsen – Ansøgning om bidrag fra dispositionsfonden til

lydmåling i forbindelse med helhedsplan

I arbejdet med ansøgningen om den foreløbige helhedsplan har der været afholdt

et beboermøde i afdeling Markedspladsen, hvor fremtidssikringens løsningsforslag

blev drøftet.

På mødet var der en meget markant tilkendegivelse af, at der er meget lydt mellem

boligerne på Markedspladsen, og det var et stærkt ønske, at man forsøgte at

løse dette problem som en del af helhedsplanen.

For at få afklaret om, der er et særligt problem vedr. lyd, er der bestilt en lydmåling

til udførelse i uge 8. Denne koster kr. 10.000,- incl. moms.

Afdeling Markedspladsen ønsker denne udgift dækket af dispositionsfonden.

Det indstilles til bestyrelsen, at godkende en merudgift på kr. 10.000 til

en lydmåling i forbindelse med helhedsplanen i afdeling Markedspladsen.

5.4 9315 – Ordrup Jagtvej – Ansøgning om tilskud på kr. 463.000 til udskiftning

af vinduer og terrassedøre i facade mod vej

P:\Organisationer\09300 DFB\09300\Organisationsbestyrelsen\Indkaldelser og

dagsordener\2011\2011_03_01\2011_03_01_Dagsorden_offentlig.doc

Side 7 af 11


Afdelingen er opført i 1983erne og har 15 lejemål. Bebyggelsen er således 27 år

gammel.

Vinduerne er de oprindelige vinduer fra afdelingens start. Kvaliteten har på opførelsestidspunktet

været acceptabel, men da vinduerne vender ud mod kysten og

grundet den påvirkning havvind har på træ, er mange af vinduerne nu i dårlig

stand. Det udmønter sig i, at bundrammen rådner med fare for at glasset falder ud

af rammen, når man åbner det. Dette er sket i et tilfælde, hvorefter alle vinduerne

blev efterset og de vinduer som var hårdest ramt, blev permanent lukket. Dette er

selvfølgelig ikke nogen holdbar løsning, idet der så ikke er mulighed for udluftning i

nogle rum, ligesom det ikke er muligt for lejerne at pudse deres vinduer udvendigt.

Aktuelt er der 4 vinduespartier der er lukket helt, for at undgå ulykker.

Det har ikke på nogen måde været synligt, at vinduerne var i så dårlig stand, idet

det er samlingerne i rammen som rådner indefra. Et kyndigt øje ville dog kunne se,

at bundrammen langsom begynder at glide nedad, men det ses kun udefra og vinduerne

sidder i 1. og 2. sals højde. Derfor er der ingen der har bemærket problemet,

før det første glas faldt ud.

Vinduerne er i årenes løb selvfølgelig vedligeholdt med maling både ud- og indvendigt

og den dårlige stand skyldes derfor ikke manglende vedligeholdelse.

Det er undersøgt, hvad det koster at få en tømre/snedker til at reparerer vinduerne.

Udgiften vil være mindst ½ af udgiften til en udskiftning.

På trods af, at afdelingen i de senere år har haft underskud på driften, så må afdelingen

betegnes som en solid lille afdeling, som har taget vare på bygningerne og

nødvendig vedligeholdelse. Ud af opsparede midler har afdelingen foretaget følgende

i de sidste 3 år:

Juli 2008 – tagrenovering 170.000 kr.

September 2009 – Nye tagrender og nedløbsrør 55.000 kr.

08/09 – modernisering af køkkener 250.000 kr.

Derudover har afdelingen optaget lån til altaner på 1. og 2. sal, hvilket virkelig har

givet lejlighederne et stort løft.

Pr. 1. oktober 2010 har afdelingen en henlæggelse til planlagt vedligehold på

316.000 kr. Disse er hensat til almindelig planlagt vedligehold og der er ikke mulighed

for at afholde udskiftning af vinduer m.v. af denne henlæggelse.

Da det ikke er til at forudse, hvornår det blive nødvendigt at lukke de næste vinduer,

vil det være mest hensigtsmæssigt at udskifte alle vinduerne og terrassedørene

på én gang. Det vil også være langt billigere end at udskifte enkeltvis. Endvidere

vil en samlet udskiftning også give en besparelse på energien og et bedre indeklima.

Afdelingen har således ikke kunnet forudse, at denne udgift ville komme på nuværende

tidspunkt. Afdelingen har hidtil altid kunne klare at vedligeholde og udvikle

ejendommen, så den fortsat er særdeles attraktiv.

En samlet udskiftning vil koste ca. 463.000 kr. som afdelingen søger om tilskud til.

Afdelingen har fået en huslejestigning på 5,47 % i 2010/11, og en stigning på

4,25 % i 2009/10. Derudover har lejerne på 1. og 2. sal fået en lejestigning på ca.

600 kr. mdl. i forbindelse med optagelse af lån til altaner.

P:\Organisationer\09300 DFB\09300\Organisationsbestyrelsen\Indkaldelser og

dagsordener\2011\2011_03_01\2011_03_01_Dagsorden_offentlig.doc

Side 8 af 11


Årsagen til stigningen i lejen har været stigende faste udgifter, samt stigning i administrationsbidraget.

Ved budgetåret 2010/11, havde afdelingen et opsamlet underskud

på 63.451 kr.

Det indstilles, at bestyrelsen yder et helt eller delvist tilskud til afdeling

9315 Ordrup Jagtvej til udskiftning af vinduer og terrassedøre i facaden

mod vej.

5.5 9319 – Sølvkær – godkendelse af regnskaber 2007/08 og 2008/09

Økonomiudvalget i Frederikssund Kommune har d. 9. februar 2011 godkendt regnskaberne

for afd. 9319 Sølvkær for hh. 2007/08 og 2008/09.

Brevet fra kommunen vedlægges.

Det indstilles til bestyrelsen at tage orienteringen til efterretning samt at

underskrive regnskaberne for afdeling Sølvkær.

5.6 9319 – Sølvkær – Orientering om status

Formanden har bedt Domea redegøre for følgende vedr. Sølvkær:

Personfølsomme oplysninger – udeladt.

Hvordan går det med de projekter vi har bevilget penge til

Den 1. mio. kr. som DFB gav Sølvkær, blev som foreskrevet af organisationsbestyrelsen

brugt til gældsafvikling (godt 536.000 kr.), øgning af henlæggelserne til

planlagt vedligeholdelse (100.000 kr.), øgning af henlæggelserne til tab ved fraflytning

(150.000 kr.), bioskure, som allerede var bevilget (130.000 kr.), og så var

der derudover ca. 84.000 kr. tilbage til en legeplads.

Bioskure:

Der har desværre vist sig at mangle nogle ting i det projekt, som den tidligere afdelingsbestyrelse

insisterede på selv at udarbejde, således at projektet i stedet vil

beløbe sig til et sted mellem kr.250.000 og 280.000 kr.

Bioskurene etableres, når frosten går af jorden.

Legeplads:

Afdelingsmødet sagde nej til den af afdelingsbestyrelsen foreslåede placering af

legepladsen.

Afdelingsbestyrelsen har et forslag klar om en ny placering, denne vil dog kræve

faldunderlag og yderligere udgravning, således at projektet vil løbe op i omegnen

af kr. 125.000.

Forslaget ventes behandlet på afdelingsmøde i april.

Det skal derudover bemærkes, at tidligere organisationsbestyrelsesformand Verner

Usbeck deltog på et afdelingsmøde i sommeren 2010. På dette mødet forklarede

Verner, at DFB var indstillet på at give Sølvkær økonomisk støtte. Og har antydede

også, at DFB var villig til at kigge positivt, hvis der også næste år ville være behov.

Pt. arbejdes der på budgettet for 2011 / 2012. Det skal i den forbindelse bemærkes,

at det ikke vil falde i dårlig jord, hvis Sølvkær fik endnu en hjælpende hånd.

Det indstilles til bestyrelsen at tage orienteringen til efterretning.

P:\Organisationer\09300 DFB\09300\Organisationsbestyrelsen\Indkaldelser og

dagsordener\2011\2011_03_01\2011_03_01_Dagsorden_offentlig.doc

Side 9 af 11


5.7 9343 – Gadehavegård – Tilladelse til tv-overvågning

Københavns Vestegns Politi har meddelt tilladelse til at der opsættes tvovervågning

i forbindelse med Værestedet Oase Regnbuen.

Tilladelsen er givet på betingelse af, at dette kan foretages lovligt inden for

DFB’s/afdeling Gadehavegårds formål, samt at det ikke er i strid med boligorganisationens

vedtægter.

Domea finder begge betingelser opfyldt.

Det indstilles til bestyrelsen at tage orienteringen til efterretning.

5.8 9373 - Klostergården – Ansøgning om tilskud på kr. 190.000 til fastmonterede

vægstiger

Klostergården afd. 73 er som bekendt 5 år gammelt. Afdelingen består af 8 blokke

med stue, 1 sal.

For enden af hver blok er der en installationsskakt, hvor der forneden er vvsinstallationer

og øverst oppe en lille luge som er indgangen til loft. På loftet ligger

alle vandinstallationer til lejlighederne og udsugning. Lemmen sidder ca. 6 meter

oppe. Lugen er en jernlåge som er temmelig tung.

Den eneste måde at komme op på loftet på, er ved at sætte en løs høj stige op.

Dette er problematisk, da underlaget – dvs. jorden – ikke er i orden til det. Grunden

hælder og der er endvidere udlagt perlesten på jorden. Det betyder at der skal

være mindst 2 personer til stede når personalet skal på loftet.

Selv om personalet udviser al den agtpågivenhed som de skal, er det alligevel sket

at stigen er skredet, heldigvis uden at der skete nogen ulykke. Til gengæld er det

hændt 2 gange at jernlågen er hoppet af hængslerne og faldet ned. Heldigvis igen

uden at nogen kom til skade.

Ovennævnte forhold er ikke en acceptabel arbejdssituation for personalet og de

kan nægte at gå på loftet, fordi forholdene langtfra opfylder kravene til sikkerhed

på arbejdspladsen.

I slutningen af december havde afdelingen en situation hvor vandrørene på loftet

var frosset. Det var snestorm den dag og der var kun én medarbejder på arbejde.

Der blev tilkaldt håndværkere til at optø de frosne rør på loftet, men håndværkerne

var ikke indstillet på at kravle op af en løs stige og ind af en meget lille luge for at

afhjælpe problemet. Det lykkes dog at få overtalt håndværkeren til at udføre arbejdet,

da rørene ellers ville springe med vandskade til følge.

Der findes kun et firma som producerer og leverer vægstiger med sikkerhedsgodkendelse.

Der er indhentet tilbud fra dette firma.

Prisen for 4 vægstiger med platform foran lågen koster 157.000 kr. Dertil kommer

så montering. Prisen er p.t. ukendt med det anslås at det vil koste omkring 35.000

kr.

Klostergården har fra starten været ramt af store udgifter til udbedringer af fejl og

mangler, samt udgifter til ting, som blev sparet væk i opførelsesfasen eller udført i

dårlige materialer. Bl.a. har vand og varmesystemet givet afdelingen nogle store

udgifter i de 5 år afdelingen har været i brug. Endvidere kan det nævnes at afde-

P:\Organisationer\09300 DFB\09300\Organisationsbestyrelsen\Indkaldelser og

dagsordener\2011\2011_03_01\2011_03_01_Dagsorden_offentlig.doc

Side 10 af 11


lingen er opført uden nogen form for legeplads, selv om afdelingen er en familieafdeling.

Det har betydet en jævn strøm af huslejestigninger, samt underskud på driften.

Derfor har afdelingen ikke haft mulighed for at henlægge store summer til planlagt

vedligehold, og de midler som afdelingen har på nuværende tidspunkt rækker ikke

til opsætning af vægstiger.

Aktuelt betyder det, at afdelingen ikke opfylder kravene til sikkerhed for personalet

og for håndværkere. Dette kan få uheldige konsekvenser – enten ved at nødvendigt

arbejde ikke bliver udført, eller ved at nogen kommer til skade.

På baggrund af ovenstående – hvor afdelingen ikke overholder gældende

krav om sikkerhed på arbejdspladsen, indstilles det at afdelingen bevilliges

kr. 190.000 fra selskabets arbejdskapital til indkøb og opsætning af

faste vægstiger.

5.9 9379 – Vandtårnet - Redningslemme

Organisationsbestyrelsen har i efteråret besluttet, at der kunne gennemføres en

syn- og skønssag mod Pihl og Søn, der er den oprindelige totalentreprenør på

etableringen af boliger i Vandtårnet.

Domea gjorde herefter foranstaltninger til at anlægge syn- og skønssag, hvilket fik

Pihl og Søn til at indkalde Domea med rådgivere til et møde.

Der forhandles i øjeblikket om et forlig, og det undersøges om og hvorledes det

fysisk kan lade sig gøre at udbedre problemerne med redningslemmene.

Bestyrelsen orienteres nærmere, når der foreligger nyt i sagen.

Det indstilles til bestyrelsen at tage orienteringen til efterretning.

6 Mødeplanlægning



Bestyrelsesmøde

15. marts 2011 klokken 17.00 hos Domea, Oldenburg Allé 1.

Repræsentantskabsmøde

15. marts 2011 klokken 18.00 hos Domea, Oldenburg Allé 1.

Det indstilles til bestyrelsen at tage de planlagte møder til efterretning,

samt at alle medbringer kalendere, så fremtidige møder evt. kan plænlægges.

7 Eventuelt

P:\Organisationer\09300 DFB\09300\Organisationsbestyrelsen\Indkaldelser og

dagsordener\2011\2011_03_01\2011_03_01_Dagsorden_offentlig.doc

Side 11 af 11


Boligselskabet DFB

Indkaldelse til organisationsbestyrelsesmøde nr. 47

Tirsdag d.1. marts 2011 kl. 17.30

i Domeas lokaler, Oldenburg Allé 3, 2630 Taastrup

DAGSORDEN TIL OFFENTLIGGØRELSE

Dagsorden:

1 Godkendelse af dagsorden............................................................... 2

2 Godkendelse af referat..................................................................... 2

3 Sager til beslutning.......................................................................... 2

3.1 9343 - Energirenovering i Gadehavegård............................................ 2

3.2 Boligselskabets årsregnskab ............................................................. 2

3.3 Revisionsprotokol ............................................................................ 2

3.4 Bestyrelsens årsberetning................................................................. 3

3.5 Afdelingernes årsregnskaber ............................................................. 3

3.6 Boligselskabets budget for regnskabsåret 2010/2011........................... 5

3.7 Kommissorier.................................................................................. 5

3.8 Henstandsordning for skyldnere ........................................................ 5

3.9 Nye vedtægter for DFB..................................................................... 5

4 Orientering ...................................................................................... 6

4.1 Forretningsføreraftale 2010-13.......................................................... 6

4.2 Bestyrelsesforhold ........................................................................... 6

4.3 9375 Strandvænget Nyborg - Beboerklagenævnssag ........................... 7

5 Afdelinger i drift............................................................................... 7

5.1 9304 - Beboerklagenævnssag vedr. afdelingsmøde i Charlottegården..... 7

5.2 9343 – Gadehavegård – Personsag.................................................... 7

5.3 9314 – Markedspladsen – Ansøgning om bidrag fra dispositionsfonden til l

ydmåling i forbindelse med helhedsplan ............................................. 7

5.4 9315 – Ordrup Jagtvej – Ansøgning om tilskud på kr. 463.000 til

udskiftning af vinduer og terrassedøre i facade mod vej ....................... 7

5.5 9319 – Sølvkær – godkendelse af regnskaber 2007/08 og 2008/09 ....... 9

5.6 9319 – Sølvkær – Orientering om status ............................................ 9

5.7 9343 – Gadehavegård – Tilladelse til tv-overvågning ..........................10

5.8 9373 - Klostergården – Ansøgning om tilskud på kr. 190.000 til

fastmonterede vægstiger.................................................................10

5.9 9379 – Vandtårnet - Redningslemme ................................................11

6 Mødeplanlægning........................................................................... 11

7 Eventuelt ....................................................................................... 11

Deltagere fra bestyrelsen:

John Adelsteen Andersen, formand

Mariazara Pervin, næstformand

Jytte Rønne

Bente Nees

Susanne Pia Hansen

Winnie Andersen

Peter Krogh

Peter Hansen

Poul Erik Jensen

Øvrige deltagere:

Pia Christiansen, Domea

Kristine Jacobsen, Domea, ref.

Bent Gordon Johansen, Domea (pkt. 3.1).

Domea – Boligcenter København, den 23. februar 2011


1 Godkendelse af dagsorden

Det indstilles, at bestyrelsen godkender den udsendte dagsorden.

2 Godkendelse af referat

Domea har ikke modtaget kommentarer eller indsigelser til referat af møde den 10.

januar 2011.

Det indstilles, at referater godkendes og underskrives af formanden.

3 Sager til beslutning

3.1 9343 - Energirenovering i Gadehavegård

Regionschef Bent Gordon Johansen fra Domea Energi og Miljø vil deltage under

punktet og orientere nærmere.

Uddybende materiale vedr. energirenoveringen er vedlagt som bilag.

Det indstilles til bestyrelsen at igangsætte projektet om energirenovering i

Gadehavegård.

3.2 Boligselskabets årsregnskab

Boligselskabets årsregnskab godkendes endelig af repræsentantskabet efter forudgående

godkendelse i organisationsbestyrelsen.

Boligselskabets årsregnskab for perioden 1. oktober 2009 til 30. september 2010

vedlægges som bilag.

Domea har følgende kommentarer til årsregnskabet:

Regnskabet udviser et overskud på kr. 35.753. Årets overskud er overført til arbejdskapitalen.

Det indstilles, at bestyrelsen godkender årsregnskabet, som herefter forelægges

repræsentantskabet til endelig godkendelse.

3.3 Revisionsprotokol

Revisionsprotokol til årsregnskab for boligselskab og afdelinger godkendes endelig

af repræsentantskabet efter forudgående godkendelse i organisationsbestyrelsen.

Revisionsprotokol til årsregnskab for perioden 1. oktober 2009 til 30. september

2010 er vedlagt og kommenteres på mødet.

Det indstilles, at bestyrelsen godkender revisionsprotokollen, som herefter

forelægges repræsentantskabet til endelig godkendelse.

P:\Organisationer\09300 DFB\09300\Organisationsbestyrelsen\Indkaldelser og

dagsordener\2011\2011_03_01\2011_03_01_Dagsorden_offentlig.doc

Side 2 af 11


3.4 Bestyrelsens årsberetning

Bestyrelsens beretning for seneste regnskabsår er optrykt i boligselskabets årsregnskab

på side 14 til 16 og suppleres eventuelt med andre skriftlige materialer

eller en mundtlig beretning på repræsentantskabsmødet.

Det indstilles, at bestyrelsen godkender årsberetningen til forelæggelse

for repræsentantskabet.

3.5 Afdelingernes årsregnskaber

Boligafdelingernes årsregnskaber godkendes endelig af organisationsbestyrelsen

efter forudgående godkendelse af afdelingsbestyrelsen eller afdelingsmødet.

For afdelingerne Kongensgade og Strandvænget godkender organisationsbestyrelsen

dog på både afdelingens og boligselskabets vegne, idet der ikke er valgt afdelingsbestyrelse

i afdelingerne.

Afdelingernes årsregnskaber for perioden 1. oktober 2009 til 30. september 2010

vedlægges som bilag.

Domea har følgende kommentarer til de enkelte regnskaber:

9301 Bolbrohaven: Overskud på kr. 34.413, der er overført til afdelingens henlæggelser.

9304 Charlottegården: Overskud på kr. 551.081, der er overført til afdelingens

henlæggelser.

9309 Prags Boulevard: Overskud på kr. 52.924, der er overført til afdelingens underskudskonto.

Underskudssaldoen udgør herefter kr. 289.827, der budgetteres

afviklet over 5 år.

9313 Morelhaven: Underskud på kr. 95.911, der er overført til afdelingens underskudskonto.

Underskudssaldoen udgør herefter kr. 95.911, der budgetteres afviklet

over 3 år.

9314 Markedspladsen: Underskud på kr. 84.605, der er overført til afdelingens underskudskonto.

Underskudssaldoen udgør herefter kr. 84.605, der budgetteres

afviklet over 3 år.

9315 Ordrup Jagtvej: Overskud på kr. 5.546, der er overført til konto for opsamlet

underskud. Samlet underskudssaldo udgør herefter kr. 63.451, der budgetteres

afviklet over 3 år.

9316 Hellerupvej: Overskud på kr. 834, der er overført til afdelingens henlæggelser.

9317 Harsdorffsvej: Underskud på kr. 19.653, der er overført til afdelingens underskudskonto.

Underskudssaldo udgør herefter kr. 19.653, der budgetteres afviklet

over 3 år.

9318 Rosenhaven: Overskud på kr. 21, der er overført til afdelingens henlæggelser.

P:\Organisationer\09300 DFB\09300\Organisationsbestyrelsen\Indkaldelser og

dagsordener\2011\2011_03_01\2011_03_01_Dagsorden_offentlig.doc

Side 3 af 11


9319 Sølvkær: Underskud på kr. 52.306, der er overført til konto for opsamlet underskud.

Samlet underskudssaldo udgør herefter kr. 52.306.

9343 Gadehavegård: Overskud på kr. 495,304, der er overført til afdelingens henlæggelser.

9350 Bryggergården: Underskud på kr. 14.169, der er overført til konto for opsamlet

underskud. Underskudssaldoen udgør herefter kr. 58.802, der budgetteres afviklet

over 3 år.

9352 Blommestien: Overskud på kr. 79.430, der er overført til afdelingens henlæggelser.

9354 Nybrovænge Ældre: Underskud på kr. 10.834, der er overført til afdelingens

underskudskonto. Underskudssaldoen udgør herfeter kr. 10.834, der budgetteres

afviklet over 3 år.

9355 Nybrovænge Almen: Underskud på kr. 7.817, der er overført til afdelingens

underskudskonto. Underskudssaldoen udgør herefter kr. 7.817, der budgetteres

afviklet over 3 år.

9356 Kongensgade: Underskud på kr. 1.379, der er overført til afdelingens underskudskonto.

Underskudssaldoen udgør herefter kr. 72.446, der budgetteres afviklet

over 3 år.

9358 Spotorno: Overskud på kr. 25.384, der er overført til afdelingens henlæggelser.

9360 Hanebred: Underskud på kr. 2.423, der er overført til afdelingens underskudskonto.

Underskudssaldoen udgør herefter kr. 109.089, der budgetteres afviklet

over 5 år.

9370 Købmandsgården: Overskud på kr. 38.643, der er overført til afdelingens

henlæggelser.

9373 Klostergården: Underskud på kr. 53.476, der er overført til afdelingens underskudskonto.

Underskudssaldoen udgør herefter kr. 53. 476, der budgetteres

afviklet over 3 år.

9375 Strandvænget, Nyborg: Underskud på kr. 193.234, der er overført til afdelingens

underskudskonto. Underskudssaldoen udgør herefter kr. 277.922, der budgetteres

afviklet over 10 år.

9377 Ørnegårdsvej: Overskud på kr. 54.771, der er overført til afdelingens henlæggelser.

9399 Klostergården II: Overskud på kr. 170.215, der er overført til afdelingens

henlæggelser.

I øvrigt henvises til kommentarerne til de enkelte årsregnskaber i bestyrelsens beretning.

Der vil på mødet blive givet en status for regnskabernes godkendelse i afdelingerne.

Det indstilles, at bestyrelsen godkender afdelingernes årsregnskaber.

P:\Organisationer\09300 DFB\09300\Organisationsbestyrelsen\Indkaldelser og

dagsordener\2011\2011_03_01\2011_03_01_Dagsorden_offentlig.doc

Side 4 af 11


3.6 Boligselskabets budget for regnskabsåret 2010/2011

Forslag til boligselskabet budget for 2010/2011 vil blive eftersendt og gennemgået

på mødet. Herunder vil der blive redegjort for den forventede udvikling i dispositionsfonden

m.v.

Det indstilles, at bestyrelsen godkender boligselskabets budget for

2011/2012.

3.7 Kommissorier

Som besluttet på mødet d. 30. november 2011 skal kommissorierne drøftes med

henblik på behov for tilpasning og opdatering.

Kommissorierne vedlægges som bilag.

Det indstilles til bestyrelsen at tage stilling til, om og i så fald hvilke ændringer,

der skal foretages i kommissorierne.

3.8 Henstandsordning for skyldnere

Som det eneste selskab administreret af Domea, har DFB en aftale om at skyldnere,

dvs. lejere, der er bagud med huslejen, kan få henstand med huslejen.

Dette på trods af at lejeren ifølge lejekontrakten er forpligtet til at betale huslejen

rettidigt.

Det er Domeas erfaring at:



At en skyldner, der ikke kan betale husleje, men i stedet får henstand, som

regel heller ikke kan betale de efterfølgende huslejer.

At kommunen først bliver underrettet og kan hjælpe lejeren i det øjeblik,

der indledes en sag om udsættelse, og dette bliver forsinket af afdragsordningen.

Domea anbefaler, at DFB træffer beslutning om, at der ikke længere kan tilbydes

henstand. Uden mulighed for henstand vil skyldig husleje medføre, at lejemålet

inden for en måned sendes til ophævelse via Domeas advokat. Dermed minimeres

det skyldige beløb og afdelingens og de øvrige beboeres tab minimeres, den pågældende

beboers gældsbyrde når ikke at vokse og kommunen kan hurtigere skride

ind med hjælp.

Pga. uhensigtsmæssighederne ved at give henstand, forsøger Domea at minimere

brugen af dette. Dog bliver der givet henstand i 5-10 sager pr. år.

Det indstilles til bestyrelsen at tage beslutning om, at man i DFB ikke længere

vil tilbyde henstand med huslejen.

3.9 Nye vedtægter for DFB

DFB skal have opdateret sine vedtægter i henhold til ny lovgivning. Samtidig har

repræsentantskabsmedlem Henry E. Jensen fremsendt forslag til nye vedtægter.

Begge disse er for nylig fremsendt til bestyrelsen.

P:\Organisationer\09300 DFB\09300\Organisationsbestyrelsen\Indkaldelser og

dagsordener\2011\2011_03_01\2011_03_01_Dagsorden_offentlig.doc

Side 5 af 11


Bestyrelsen er i øjeblikket ved at tage stilling til vedtægtsforslagene.

Yderligere orientering gives på mødet.

Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning, samt

træffer beslutning om det videre arbejde med vedtægterne.

4 Orientering

4.1 Forretningsføreraftale 2010-13

Der orienteres om status på Forretningsføreraftale 2010 – 13 på mødet.

Det indstilles til bestyrelsen at tage orienteringen til efterretning.

4.2 Bestyrelsesforhold

Bestyrelsen har følgende sammensætning:

Navn Post Valgt af Valgt indtil

John A. Andersen Formand Repræsentantskabet 2012

Mariazara Pervin Næstformand Repræsentantskabet 2012

Jytte Rønne Medlem Repræsentantskabet 2011

Bente Nees Medlem Repræsentantskabet 2011

Susanne Pia Hansen Medlem Repræsentantskabet 2012

Peter Krogh Medlem Repræsentantskabet 2011/12

Peter Hansen Medlem Repræsentantskabet 2011/12

Poul Erik Jensen Medlem Bestyrelsen 2012

Winnie Andersen Medlem Ansatte 2011

Med Domea som forretningsfører.

Afgangsorden indebærer, at Jytte Rønne, Bente Nees og enten Peter Hansen eller

Peter Krogh er på valg på næste ordinære repræsentantskabsmøde.

Uklarheden vedr. Peter Hansen og Peter Krogh skyldes, at der på repræsentantskabsmødet

ikke blev taget stilling til, hvem af disse, der blev valgt for hvilken periode.

Ifølge vedtægternes § 10, stk. 6 kan afgangsordenen afgøres pr. lodtrækning

eller i den rækkefølge, bestyrelsesmedlemmerne er valgt. Til dette skal bemærkes

at Peter Krogh på repræsentantskabsmødet er valgt med 22 stemmer og

Peter Hansen med 20 stemmer.

Bestyrelsen bedes tage stilling til dette spørgsmål og indstille til repræsentantskaber,

hvem der skal på valg.

Ifølge vedtægterne, bør 3 af de menige repræsentantskabsmedlemmer være på

valg samtid med formanden, men 4 af de repræsentantskabsvalgte medlemmer er

på valg i forskudte år.

Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning.

Det indstilles til bestyrelsen at træffe beslutning om afgangsordenen.

P:\Organisationer\09300 DFB\09300\Organisationsbestyrelsen\Indkaldelser og

dagsordener\2011\2011_03_01\2011_03_01_Dagsorden_offentlig.doc

Side 6 af 11


4.3 9375 Strandvænget Nyborg - Beboerklagenævnssag

Der er faldet afgørelse i beboerklagenævnssagen vedr. Strandvænget som kort

omhandler, at nogle pårørende til beboere har klaget vedr. huslejens størrelse,

overholdelse af vedtægter og huslejevarsling.

Beboerklagenævnet finder i tråd med Domeas svarskrivelse, at af klagepunkterne

er man i nævnet kun bemyndiget til at træffe afgørelse om varslingens gyldighed.

Beboerklagenævnet har ingen bemærkninger til varslingen og finder, at denne er i

overensstemmelse med Almenloven og vedtægterne for Ejerforeningen Strandvænget

1A.

Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning.

5 Afdelinger i drift

5.1 9304 - Beboerklagenævnssag vedr. afdelingsmøde i Charlottegården

Beboerklagenævnet i Høje-Taastrup Kommune har underkendt beslutninger truffet

på afdelingsmøde i Charlottegården d. 31. maj 2010 og afgjort at hele mødet derfor

skal gå om. Afgørelse fra Beboerklagenævnet vedlægges.

Da Beboerklagenævnet ikke har angivet nogen frist for afholdelsen af et nyt møde,

har afdelingsbestyrelsen besluttet at efterkomme afgørelsen ved at tage alle de

påkrævede valg på det ordinære afdelingsmøde.

Det indstilles til bestyrelsen at tage orienteringen til efterretning.

5.2 9343 – Gadehavegård – Personsag

5.3 9314 – Markedspladsen – Ansøgning om bidrag fra dispositionsfonden til

lydmåling i forbindelse med helhedsplan

I arbejdet med ansøgningen om den foreløbige helhedsplan har der været afholdt

et beboermøde i afdeling Markedspladsen, hvor fremtidssikringens løsningsforslag

blev drøftet.

På mødet var der en meget markant tilkendegivelse af, at der er meget lydt mellem

boligerne på Markedspladsen, og det var et stærkt ønske, at man forsøgte at

løse dette problem som en del af helhedsplanen.

For at få afklaret om, der er et særligt problem vedr. lyd, er der bestilt en lydmåling

til udførelse i uge 8. Denne koster kr. 10.000,- incl. moms.

Afdeling Markedspladsen ønsker denne udgift dækket af dispositionsfonden.

Det indstilles til bestyrelsen, at godkende en merudgift på kr. 10.000 til

en lydmåling i forbindelse med helhedsplanen i afdeling Markedspladsen.

5.4 9315 – Ordrup Jagtvej – Ansøgning om tilskud på kr. 463.000 til udskiftning

af vinduer og terrassedøre i facade mod vej

P:\Organisationer\09300 DFB\09300\Organisationsbestyrelsen\Indkaldelser og

dagsordener\2011\2011_03_01\2011_03_01_Dagsorden_offentlig.doc

Side 7 af 11


Afdelingen er opført i 1983erne og har 15 lejemål. Bebyggelsen er således 27 år

gammel.

Vinduerne er de oprindelige vinduer fra afdelingens start. Kvaliteten har på opførelsestidspunktet

været acceptabel, men da vinduerne vender ud mod kysten og

grundet den påvirkning havvind har på træ, er mange af vinduerne nu i dårlig

stand. Det udmønter sig i, at bundrammen rådner med fare for at glasset falder ud

af rammen, når man åbner det. Dette er sket i et tilfælde, hvorefter alle vinduerne

blev efterset og de vinduer som var hårdest ramt, blev permanent lukket. Dette er

selvfølgelig ikke nogen holdbar løsning, idet der så ikke er mulighed for udluftning i

nogle rum, ligesom det ikke er muligt for lejerne at pudse deres vinduer udvendigt.

Aktuelt er der 4 vinduespartier der er lukket helt, for at undgå ulykker.

Det har ikke på nogen måde været synligt, at vinduerne var i så dårlig stand, idet

det er samlingerne i rammen som rådner indefra. Et kyndigt øje ville dog kunne se,

at bundrammen langsom begynder at glide nedad, men det ses kun udefra og vinduerne

sidder i 1. og 2. sals højde. Derfor er der ingen der har bemærket problemet,

før det første glas faldt ud.

Vinduerne er i årenes løb selvfølgelig vedligeholdt med maling både ud- og indvendigt

og den dårlige stand skyldes derfor ikke manglende vedligeholdelse.

Det er undersøgt, hvad det koster at få en tømre/snedker til at reparerer vinduerne.

Udgiften vil være mindst ½ af udgiften til en udskiftning.

På trods af, at afdelingen i de senere år har haft underskud på driften, så må afdelingen

betegnes som en solid lille afdeling, som har taget vare på bygningerne og

nødvendig vedligeholdelse. Ud af opsparede midler har afdelingen foretaget følgende

i de sidste 3 år:

Juli 2008 – tagrenovering 170.000 kr.

September 2009 – Nye tagrender og nedløbsrør 55.000 kr.

08/09 – modernisering af køkkener 250.000 kr.

Derudover har afdelingen optaget lån til altaner på 1. og 2. sal, hvilket virkelig har

givet lejlighederne et stort løft.

Pr. 1. oktober 2010 har afdelingen en henlæggelse til planlagt vedligehold på

316.000 kr. Disse er hensat til almindelig planlagt vedligehold og der er ikke mulighed

for at afholde udskiftning af vinduer m.v. af denne henlæggelse.

Da det ikke er til at forudse, hvornår det blive nødvendigt at lukke de næste vinduer,

vil det være mest hensigtsmæssigt at udskifte alle vinduerne og terrassedørene

på én gang. Det vil også være langt billigere end at udskifte enkeltvis. Endvidere

vil en samlet udskiftning også give en besparelse på energien og et bedre indeklima.

Afdelingen har således ikke kunnet forudse, at denne udgift ville komme på nuværende

tidspunkt. Afdelingen har hidtil altid kunne klare at vedligeholde og udvikle

ejendommen, så den fortsat er særdeles attraktiv.

En samlet udskiftning vil koste ca. 463.000 kr. som afdelingen søger om tilskud til.

Afdelingen har fået en huslejestigning på 5,47 % i 2010/11, og en stigning på

4,25 % i 2009/10. Derudover har lejerne på 1. og 2. sal fået en lejestigning på ca.

600 kr. mdl. i forbindelse med optagelse af lån til altaner.

P:\Organisationer\09300 DFB\09300\Organisationsbestyrelsen\Indkaldelser og

dagsordener\2011\2011_03_01\2011_03_01_Dagsorden_offentlig.doc

Side 8 af 11


Årsagen til stigningen i lejen har været stigende faste udgifter, samt stigning i administrationsbidraget.

Ved budgetåret 2010/11, havde afdelingen et opsamlet underskud

på 63.451 kr.

Det indstilles, at bestyrelsen yder et helt eller delvist tilskud til afdeling

9315 Ordrup Jagtvej til udskiftning af vinduer og terrassedøre i facaden

mod vej.

5.5 9319 – Sølvkær – godkendelse af regnskaber 2007/08 og 2008/09

Økonomiudvalget i Frederikssund Kommune har d. 9. februar 2011 godkendt regnskaberne

for afd. 9319 Sølvkær for hh. 2007/08 og 2008/09.

Brevet fra kommunen vedlægges.

Det indstilles til bestyrelsen at tage orienteringen til efterretning samt at

underskrive regnskaberne for afdeling Sølvkær.

5.6 9319 – Sølvkær – Orientering om status

Formanden har bedt Domea redegøre for følgende vedr. Sølvkær:

Personfølsomme oplysninger – udeladt.

Hvordan går det med de projekter vi har bevilget penge til

Den 1. mio. kr. som DFB gav Sølvkær, blev som foreskrevet af organisationsbestyrelsen

brugt til gældsafvikling (godt 536.000 kr.), øgning af henlæggelserne til

planlagt vedligeholdelse (100.000 kr.), øgning af henlæggelserne til tab ved fraflytning

(150.000 kr.), bioskure, som allerede var bevilget (130.000 kr.), og så var

der derudover ca. 84.000 kr. tilbage til en legeplads.

Bioskure:

Der har desværre vist sig at mangle nogle ting i det projekt, som den tidligere afdelingsbestyrelse

insisterede på selv at udarbejde, således at projektet i stedet vil

beløbe sig til et sted mellem kr.250.000 og 280.000 kr.

Bioskurene etableres, når frosten går af jorden.

Legeplads:

Afdelingsmødet sagde nej til den af afdelingsbestyrelsen foreslåede placering af

legepladsen.

Afdelingsbestyrelsen har et forslag klar om en ny placering, denne vil dog kræve

faldunderlag og yderligere udgravning, således at projektet vil løbe op i omegnen

af kr. 125.000.

Forslaget ventes behandlet på afdelingsmøde i april.

Det skal derudover bemærkes, at tidligere organisationsbestyrelsesformand Verner

Usbeck deltog på et afdelingsmøde i sommeren 2010. På dette mødet forklarede

Verner, at DFB var indstillet på at give Sølvkær økonomisk støtte. Og har antydede

også, at DFB var villig til at kigge positivt, hvis der også næste år ville være behov.

Pt. arbejdes der på budgettet for 2011 / 2012. Det skal i den forbindelse bemærkes,

at det ikke vil falde i dårlig jord, hvis Sølvkær fik endnu en hjælpende hånd.

Det indstilles til bestyrelsen at tage orienteringen til efterretning.

P:\Organisationer\09300 DFB\09300\Organisationsbestyrelsen\Indkaldelser og

dagsordener\2011\2011_03_01\2011_03_01_Dagsorden_offentlig.doc

Side 9 af 11


5.7 9343 – Gadehavegård – Tilladelse til tv-overvågning

Københavns Vestegns Politi har meddelt tilladelse til at der opsættes tvovervågning

i forbindelse med Værestedet Oase Regnbuen.

Tilladelsen er givet på betingelse af, at dette kan foretages lovligt inden for

DFB’s/afdeling Gadehavegårds formål, samt at det ikke er i strid med boligorganisationens

vedtægter.

Domea finder begge betingelser opfyldt.

Det indstilles til bestyrelsen at tage orienteringen til efterretning.

5.8 9373 - Klostergården – Ansøgning om tilskud på kr. 190.000 til fastmonterede

vægstiger

Klostergården afd. 73 er som bekendt 5 år gammelt. Afdelingen består af 8 blokke

med stue, 1 sal.

For enden af hver blok er der en installationsskakt, hvor der forneden er vvsinstallationer

og øverst oppe en lille luge som er indgangen til loft. På loftet ligger

alle vandinstallationer til lejlighederne og udsugning. Lemmen sidder ca. 6 meter

oppe. Lugen er en jernlåge som er temmelig tung.

Den eneste måde at komme op på loftet på, er ved at sætte en løs høj stige op.

Dette er problematisk, da underlaget – dvs. jorden – ikke er i orden til det. Grunden

hælder og der er endvidere udlagt perlesten på jorden. Det betyder at der skal

være mindst 2 personer til stede når personalet skal på loftet.

Selv om personalet udviser al den agtpågivenhed som de skal, er det alligevel sket

at stigen er skredet, heldigvis uden at der skete nogen ulykke. Til gengæld er det

hændt 2 gange at jernlågen er hoppet af hængslerne og faldet ned. Heldigvis igen

uden at nogen kom til skade.

Ovennævnte forhold er ikke en acceptabel arbejdssituation for personalet og de

kan nægte at gå på loftet, fordi forholdene langtfra opfylder kravene til sikkerhed

på arbejdspladsen.

I slutningen af december havde afdelingen en situation hvor vandrørene på loftet

var frosset. Det var snestorm den dag og der var kun én medarbejder på arbejde.

Der blev tilkaldt håndværkere til at optø de frosne rør på loftet, men håndværkerne

var ikke indstillet på at kravle op af en løs stige og ind af en meget lille luge for at

afhjælpe problemet. Det lykkes dog at få overtalt håndværkeren til at udføre arbejdet,

da rørene ellers ville springe med vandskade til følge.

Der findes kun et firma som producerer og leverer vægstiger med sikkerhedsgodkendelse.

Der er indhentet tilbud fra dette firma.

Prisen for 4 vægstiger med platform foran lågen koster 157.000 kr. Dertil kommer

så montering. Prisen er p.t. ukendt med det anslås at det vil koste omkring 35.000

kr.

Klostergården har fra starten været ramt af store udgifter til udbedringer af fejl og

mangler, samt udgifter til ting, som blev sparet væk i opførelsesfasen eller udført i

dårlige materialer. Bl.a. har vand og varmesystemet givet afdelingen nogle store

udgifter i de 5 år afdelingen har været i brug. Endvidere kan det nævnes at afde-

P:\Organisationer\09300 DFB\09300\Organisationsbestyrelsen\Indkaldelser og

dagsordener\2011\2011_03_01\2011_03_01_Dagsorden_offentlig.doc

Side 10 af 11


lingen er opført uden nogen form for legeplads, selv om afdelingen er en familieafdeling.

Det har betydet en jævn strøm af huslejestigninger, samt underskud på driften.

Derfor har afdelingen ikke haft mulighed for at henlægge store summer til planlagt

vedligehold, og de midler som afdelingen har på nuværende tidspunkt rækker ikke

til opsætning af vægstiger.

Aktuelt betyder det, at afdelingen ikke opfylder kravene til sikkerhed for personalet

og for håndværkere. Dette kan få uheldige konsekvenser – enten ved at nødvendigt

arbejde ikke bliver udført, eller ved at nogen kommer til skade.

På baggrund af ovenstående – hvor afdelingen ikke overholder gældende

krav om sikkerhed på arbejdspladsen, indstilles det at afdelingen bevilliges

kr. 190.000 fra selskabets arbejdskapital til indkøb og opsætning af

faste vægstiger.

5.9 9379 – Vandtårnet - Redningslemme

Organisationsbestyrelsen har i efteråret besluttet, at der kunne gennemføres en

syn- og skønssag mod Pihl og Søn, der er den oprindelige totalentreprenør på

etableringen af boliger i Vandtårnet.

Domea gjorde herefter foranstaltninger til at anlægge syn- og skønssag, hvilket fik

Pihl og Søn til at indkalde Domea med rådgivere til et møde.

Der forhandles i øjeblikket om et forlig, og det undersøges om og hvorledes det

fysisk kan lade sig gøre at udbedre problemerne med redningslemmene.

Bestyrelsen orienteres nærmere, når der foreligger nyt i sagen.

Det indstilles til bestyrelsen at tage orienteringen til efterretning.

6 Mødeplanlægning



Bestyrelsesmøde

15. marts 2011 klokken 17.00 hos Domea, Oldenburg Allé 1.

Repræsentantskabsmøde

15. marts 2011 klokken 18.00 hos Domea, Oldenburg Allé 1.

Det indstilles til bestyrelsen at tage de planlagte møder til efterretning,

samt at alle medbringer kalendere, så fremtidige møder evt. kan plænlægges.

7 Eventuelt

P:\Organisationer\09300 DFB\09300\Organisationsbestyrelsen\Indkaldelser og

dagsordener\2011\2011_03_01\2011_03_01_Dagsorden_offentlig.doc

Side 11 af 11


Boligselskabet DFB

Indkaldelse til organisationsbestyrelsesmøde nr. 47

Tirsdag d.1. marts 2011 kl. 17.30

i Domeas lokaler, Oldenburg Allé 3, 2630 Taastrup

DAGSORDEN TIL OFFENTLIGGØRELSE

Dagsorden:

1 Godkendelse af dagsorden............................................................... 2

2 Godkendelse af referat..................................................................... 2

3 Sager til beslutning.......................................................................... 2

3.1 9343 - Energirenovering i Gadehavegård............................................ 2

3.2 Boligselskabets årsregnskab ............................................................. 2

3.3 Revisionsprotokol ............................................................................ 2

3.4 Bestyrelsens årsberetning................................................................. 3

3.5 Afdelingernes årsregnskaber ............................................................. 3

3.6 Boligselskabets budget for regnskabsåret 2010/2011........................... 5

3.7 Kommissorier.................................................................................. 5

3.8 Henstandsordning for skyldnere ........................................................ 5

3.9 Nye vedtægter for DFB..................................................................... 5

4 Orientering ...................................................................................... 6

4.1 Forretningsføreraftale 2010-13.......................................................... 6

4.2 Bestyrelsesforhold ........................................................................... 6

4.3 9375 Strandvænget Nyborg - Beboerklagenævnssag ........................... 7

5 Afdelinger i drift............................................................................... 7

5.1 9304 - Beboerklagenævnssag vedr. afdelingsmøde i Charlottegården..... 7

5.2 9343 – Gadehavegård – Personsag.................................................... 7

5.3 9314 – Markedspladsen – Ansøgning om bidrag fra dispositionsfonden til l

ydmåling i forbindelse med helhedsplan ............................................. 7

5.4 9315 – Ordrup Jagtvej – Ansøgning om tilskud på kr. 463.000 til

udskiftning af vinduer og terrassedøre i facade mod vej ....................... 7

5.5 9319 – Sølvkær – godkendelse af regnskaber 2007/08 og 2008/09 ....... 9

5.6 9319 – Sølvkær – Orientering om status ............................................ 9

5.7 9343 – Gadehavegård – Tilladelse til tv-overvågning ..........................10

5.8 9373 - Klostergården – Ansøgning om tilskud på kr. 190.000 til

fastmonterede vægstiger.................................................................10

5.9 9379 – Vandtårnet - Redningslemme ................................................11

6 Mødeplanlægning........................................................................... 11

7 Eventuelt ....................................................................................... 11

Deltagere fra bestyrelsen:

John Adelsteen Andersen, formand

Mariazara Pervin, næstformand

Jytte Rønne

Bente Nees

Susanne Pia Hansen

Winnie Andersen

Peter Krogh

Peter Hansen

Poul Erik Jensen

Øvrige deltagere:

Pia Christiansen, Domea

Kristine Jacobsen, Domea, ref.

Bent Gordon Johansen, Domea (pkt. 3.1).

Domea – Boligcenter København, den 23. februar 2011


1 Godkendelse af dagsorden

Det indstilles, at bestyrelsen godkender den udsendte dagsorden.

2 Godkendelse af referat

Domea har ikke modtaget kommentarer eller indsigelser til referat af møde den 10.

januar 2011.

Det indstilles, at referater godkendes og underskrives af formanden.

3 Sager til beslutning

3.1 9343 - Energirenovering i Gadehavegård

Regionschef Bent Gordon Johansen fra Domea Energi og Miljø vil deltage under

punktet og orientere nærmere.

Uddybende materiale vedr. energirenoveringen er vedlagt som bilag.

Det indstilles til bestyrelsen at igangsætte projektet om energirenovering i

Gadehavegård.

3.2 Boligselskabets årsregnskab

Boligselskabets årsregnskab godkendes endelig af repræsentantskabet efter forudgående

godkendelse i organisationsbestyrelsen.

Boligselskabets årsregnskab for perioden 1. oktober 2009 til 30. september 2010

vedlægges som bilag.

Domea har følgende kommentarer til årsregnskabet:

Regnskabet udviser et overskud på kr. 35.753. Årets overskud er overført til arbejdskapitalen.

Det indstilles, at bestyrelsen godkender årsregnskabet, som herefter forelægges

repræsentantskabet til endelig godkendelse.

3.3 Revisionsprotokol

Revisionsprotokol til årsregnskab for boligselskab og afdelinger godkendes endelig

af repræsentantskabet efter forudgående godkendelse i organisationsbestyrelsen.

Revisionsprotokol til årsregnskab for perioden 1. oktober 2009 til 30. september

2010 er vedlagt og kommenteres på mødet.

Det indstilles, at bestyrelsen godkender revisionsprotokollen, som herefter

forelægges repræsentantskabet til endelig godkendelse.

P:\Organisationer\09300 DFB\09300\Organisationsbestyrelsen\Indkaldelser og

dagsordener\2011\2011_03_01\2011_03_01_Dagsorden_offentlig.doc

Side 2 af 11


3.4 Bestyrelsens årsberetning

Bestyrelsens beretning for seneste regnskabsår er optrykt i boligselskabets årsregnskab

på side 14 til 16 og suppleres eventuelt med andre skriftlige materialer

eller en mundtlig beretning på repræsentantskabsmødet.

Det indstilles, at bestyrelsen godkender årsberetningen til forelæggelse

for repræsentantskabet.

3.5 Afdelingernes årsregnskaber

Boligafdelingernes årsregnskaber godkendes endelig af organisationsbestyrelsen

efter forudgående godkendelse af afdelingsbestyrelsen eller afdelingsmødet.

For afdelingerne Kongensgade og Strandvænget godkender organisationsbestyrelsen

dog på både afdelingens og boligselskabets vegne, idet der ikke er valgt afdelingsbestyrelse

i afdelingerne.

Afdelingernes årsregnskaber for perioden 1. oktober 2009 til 30. september 2010

vedlægges som bilag.

Domea har følgende kommentarer til de enkelte regnskaber:

9301 Bolbrohaven: Overskud på kr. 34.413, der er overført til afdelingens henlæggelser.

9304 Charlottegården: Overskud på kr. 551.081, der er overført til afdelingens

henlæggelser.

9309 Prags Boulevard: Overskud på kr. 52.924, der er overført til afdelingens underskudskonto.

Underskudssaldoen udgør herefter kr. 289.827, der budgetteres

afviklet over 5 år.

9313 Morelhaven: Underskud på kr. 95.911, der er overført til afdelingens underskudskonto.

Underskudssaldoen udgør herefter kr. 95.911, der budgetteres afviklet

over 3 år.

9314 Markedspladsen: Underskud på kr. 84.605, der er overført til afdelingens underskudskonto.

Underskudssaldoen udgør herefter kr. 84.605, der budgetteres

afviklet over 3 år.

9315 Ordrup Jagtvej: Overskud på kr. 5.546, der er overført til konto for opsamlet

underskud. Samlet underskudssaldo udgør herefter kr. 63.451, der budgetteres

afviklet over 3 år.

9316 Hellerupvej: Overskud på kr. 834, der er overført til afdelingens henlæggelser.

9317 Harsdorffsvej: Underskud på kr. 19.653, der er overført til afdelingens underskudskonto.

Underskudssaldo udgør herefter kr. 19.653, der budgetteres afviklet

over 3 år.

9318 Rosenhaven: Overskud på kr. 21, der er overført til afdelingens henlæggelser.

P:\Organisationer\09300 DFB\09300\Organisationsbestyrelsen\Indkaldelser og

dagsordener\2011\2011_03_01\2011_03_01_Dagsorden_offentlig.doc

Side 3 af 11


9319 Sølvkær: Underskud på kr. 52.306, der er overført til konto for opsamlet underskud.

Samlet underskudssaldo udgør herefter kr. 52.306.

9343 Gadehavegård: Overskud på kr. 495,304, der er overført til afdelingens henlæggelser.

9350 Bryggergården: Underskud på kr. 14.169, der er overført til konto for opsamlet

underskud. Underskudssaldoen udgør herefter kr. 58.802, der budgetteres afviklet

over 3 år.

9352 Blommestien: Overskud på kr. 79.430, der er overført til afdelingens henlæggelser.

9354 Nybrovænge Ældre: Underskud på kr. 10.834, der er overført til afdelingens

underskudskonto. Underskudssaldoen udgør herfeter kr. 10.834, der budgetteres

afviklet over 3 år.

9355 Nybrovænge Almen: Underskud på kr. 7.817, der er overført til afdelingens

underskudskonto. Underskudssaldoen udgør herefter kr. 7.817, der budgetteres

afviklet over 3 år.

9356 Kongensgade: Underskud på kr. 1.379, der er overført til afdelingens underskudskonto.

Underskudssaldoen udgør herefter kr. 72.446, der budgetteres afviklet

over 3 år.

9358 Spotorno: Overskud på kr. 25.384, der er overført til afdelingens henlæggelser.

9360 Hanebred: Underskud på kr. 2.423, der er overført til afdelingens underskudskonto.

Underskudssaldoen udgør herefter kr. 109.089, der budgetteres afviklet

over 5 år.

9370 Købmandsgården: Overskud på kr. 38.643, der er overført til afdelingens

henlæggelser.

9373 Klostergården: Underskud på kr. 53.476, der er overført til afdelingens underskudskonto.

Underskudssaldoen udgør herefter kr. 53. 476, der budgetteres

afviklet over 3 år.

9375 Strandvænget, Nyborg: Underskud på kr. 193.234, der er overført til afdelingens

underskudskonto. Underskudssaldoen udgør herefter kr. 277.922, der budgetteres

afviklet over 10 år.

9377 Ørnegårdsvej: Overskud på kr. 54.771, der er overført til afdelingens henlæggelser.

9399 Klostergården II: Overskud på kr. 170.215, der er overført til afdelingens

henlæggelser.

I øvrigt henvises til kommentarerne til de enkelte årsregnskaber i bestyrelsens beretning.

Der vil på mødet blive givet en status for regnskabernes godkendelse i afdelingerne.

Det indstilles, at bestyrelsen godkender afdelingernes årsregnskaber.

P:\Organisationer\09300 DFB\09300\Organisationsbestyrelsen\Indkaldelser og

dagsordener\2011\2011_03_01\2011_03_01_Dagsorden_offentlig.doc

Side 4 af 11


3.6 Boligselskabets budget for regnskabsåret 2010/2011

Forslag til boligselskabet budget for 2010/2011 vil blive eftersendt og gennemgået

på mødet. Herunder vil der blive redegjort for den forventede udvikling i dispositionsfonden

m.v.

Det indstilles, at bestyrelsen godkender boligselskabets budget for

2011/2012.

3.7 Kommissorier

Som besluttet på mødet d. 30. november 2011 skal kommissorierne drøftes med

henblik på behov for tilpasning og opdatering.

Kommissorierne vedlægges som bilag.

Det indstilles til bestyrelsen at tage stilling til, om og i så fald hvilke ændringer,

der skal foretages i kommissorierne.

3.8 Henstandsordning for skyldnere

Som det eneste selskab administreret af Domea, har DFB en aftale om at skyldnere,

dvs. lejere, der er bagud med huslejen, kan få henstand med huslejen.

Dette på trods af at lejeren ifølge lejekontrakten er forpligtet til at betale huslejen

rettidigt.

Det er Domeas erfaring at:



At en skyldner, der ikke kan betale husleje, men i stedet får henstand, som

regel heller ikke kan betale de efterfølgende huslejer.

At kommunen først bliver underrettet og kan hjælpe lejeren i det øjeblik,

der indledes en sag om udsættelse, og dette bliver forsinket af afdragsordningen.

Domea anbefaler, at DFB træffer beslutning om, at der ikke længere kan tilbydes

henstand. Uden mulighed for henstand vil skyldig husleje medføre, at lejemålet

inden for en måned sendes til ophævelse via Domeas advokat. Dermed minimeres

det skyldige beløb og afdelingens og de øvrige beboeres tab minimeres, den pågældende

beboers gældsbyrde når ikke at vokse og kommunen kan hurtigere skride

ind med hjælp.

Pga. uhensigtsmæssighederne ved at give henstand, forsøger Domea at minimere

brugen af dette. Dog bliver der givet henstand i 5-10 sager pr. år.

Det indstilles til bestyrelsen at tage beslutning om, at man i DFB ikke længere

vil tilbyde henstand med huslejen.

3.9 Nye vedtægter for DFB

DFB skal have opdateret sine vedtægter i henhold til ny lovgivning. Samtidig har

repræsentantskabsmedlem Henry E. Jensen fremsendt forslag til nye vedtægter.

Begge disse er for nylig fremsendt til bestyrelsen.

P:\Organisationer\09300 DFB\09300\Organisationsbestyrelsen\Indkaldelser og

dagsordener\2011\2011_03_01\2011_03_01_Dagsorden_offentlig.doc

Side 5 af 11


Bestyrelsen er i øjeblikket ved at tage stilling til vedtægtsforslagene.

Yderligere orientering gives på mødet.

Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning, samt

træffer beslutning om det videre arbejde med vedtægterne.

4 Orientering

4.1 Forretningsføreraftale 2010-13

Der orienteres om status på Forretningsføreraftale 2010 – 13 på mødet.

Det indstilles til bestyrelsen at tage orienteringen til efterretning.

4.2 Bestyrelsesforhold

Bestyrelsen har følgende sammensætning:

Navn Post Valgt af Valgt indtil

John A. Andersen Formand Repræsentantskabet 2012

Mariazara Pervin Næstformand Repræsentantskabet 2012

Jytte Rønne Medlem Repræsentantskabet 2011

Bente Nees Medlem Repræsentantskabet 2011

Susanne Pia Hansen Medlem Repræsentantskabet 2012

Peter Krogh Medlem Repræsentantskabet 2011/12

Peter Hansen Medlem Repræsentantskabet 2011/12

Poul Erik Jensen Medlem Bestyrelsen 2012

Winnie Andersen Medlem Ansatte 2011

Med Domea som forretningsfører.

Afgangsorden indebærer, at Jytte Rønne, Bente Nees og enten Peter Hansen eller

Peter Krogh er på valg på næste ordinære repræsentantskabsmøde.

Uklarheden vedr. Peter Hansen og Peter Krogh skyldes, at der på repræsentantskabsmødet

ikke blev taget stilling til, hvem af disse, der blev valgt for hvilken periode.

Ifølge vedtægternes § 10, stk. 6 kan afgangsordenen afgøres pr. lodtrækning

eller i den rækkefølge, bestyrelsesmedlemmerne er valgt. Til dette skal bemærkes

at Peter Krogh på repræsentantskabsmødet er valgt med 22 stemmer og

Peter Hansen med 20 stemmer.

Bestyrelsen bedes tage stilling til dette spørgsmål og indstille til repræsentantskaber,

hvem der skal på valg.

Ifølge vedtægterne, bør 3 af de menige repræsentantskabsmedlemmer være på

valg samtid med formanden, men 4 af de repræsentantskabsvalgte medlemmer er

på valg i forskudte år.

Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning.

Det indstilles til bestyrelsen at træffe beslutning om afgangsordenen.

P:\Organisationer\09300 DFB\09300\Organisationsbestyrelsen\Indkaldelser og

dagsordener\2011\2011_03_01\2011_03_01_Dagsorden_offentlig.doc

Side 6 af 11


4.3 9375 Strandvænget Nyborg - Beboerklagenævnssag

Der er faldet afgørelse i beboerklagenævnssagen vedr. Strandvænget som kort

omhandler, at nogle pårørende til beboere har klaget vedr. huslejens størrelse,

overholdelse af vedtægter og huslejevarsling.

Beboerklagenævnet finder i tråd med Domeas svarskrivelse, at af klagepunkterne

er man i nævnet kun bemyndiget til at træffe afgørelse om varslingens gyldighed.

Beboerklagenævnet har ingen bemærkninger til varslingen og finder, at denne er i

overensstemmelse med Almenloven og vedtægterne for Ejerforeningen Strandvænget

1A.

Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning.

5 Afdelinger i drift

5.1 9304 - Beboerklagenævnssag vedr. afdelingsmøde i Charlottegården

Beboerklagenævnet i Høje-Taastrup Kommune har underkendt beslutninger truffet

på afdelingsmøde i Charlottegården d. 31. maj 2010 og afgjort at hele mødet derfor

skal gå om. Afgørelse fra Beboerklagenævnet vedlægges.

Da Beboerklagenævnet ikke har angivet nogen frist for afholdelsen af et nyt møde,

har afdelingsbestyrelsen besluttet at efterkomme afgørelsen ved at tage alle de

påkrævede valg på det ordinære afdelingsmøde.

Det indstilles til bestyrelsen at tage orienteringen til efterretning.

5.2 9343 – Gadehavegård – Personsag

5.3 9314 – Markedspladsen – Ansøgning om bidrag fra dispositionsfonden til

lydmåling i forbindelse med helhedsplan

I arbejdet med ansøgningen om den foreløbige helhedsplan har der været afholdt

et beboermøde i afdeling Markedspladsen, hvor fremtidssikringens løsningsforslag

blev drøftet.

På mødet var der en meget markant tilkendegivelse af, at der er meget lydt mellem

boligerne på Markedspladsen, og det var et stærkt ønske, at man forsøgte at

løse dette problem som en del af helhedsplanen.

For at få afklaret om, der er et særligt problem vedr. lyd, er der bestilt en lydmåling

til udførelse i uge 8. Denne koster kr. 10.000,- incl. moms.

Afdeling Markedspladsen ønsker denne udgift dækket af dispositionsfonden.

Det indstilles til bestyrelsen, at godkende en merudgift på kr. 10.000 til

en lydmåling i forbindelse med helhedsplanen i afdeling Markedspladsen.

5.4 9315 – Ordrup Jagtvej – Ansøgning om tilskud på kr. 463.000 til udskiftning

af vinduer og terrassedøre i facade mod vej

P:\Organisationer\09300 DFB\09300\Organisationsbestyrelsen\Indkaldelser og

dagsordener\2011\2011_03_01\2011_03_01_Dagsorden_offentlig.doc

Side 7 af 11


Afdelingen er opført i 1983erne og har 15 lejemål. Bebyggelsen er således 27 år

gammel.

Vinduerne er de oprindelige vinduer fra afdelingens start. Kvaliteten har på opførelsestidspunktet

været acceptabel, men da vinduerne vender ud mod kysten og

grundet den påvirkning havvind har på træ, er mange af vinduerne nu i dårlig

stand. Det udmønter sig i, at bundrammen rådner med fare for at glasset falder ud

af rammen, når man åbner det. Dette er sket i et tilfælde, hvorefter alle vinduerne

blev efterset og de vinduer som var hårdest ramt, blev permanent lukket. Dette er

selvfølgelig ikke nogen holdbar løsning, idet der så ikke er mulighed for udluftning i

nogle rum, ligesom det ikke er muligt for lejerne at pudse deres vinduer udvendigt.

Aktuelt er der 4 vinduespartier der er lukket helt, for at undgå ulykker.

Det har ikke på nogen måde været synligt, at vinduerne var i så dårlig stand, idet

det er samlingerne i rammen som rådner indefra. Et kyndigt øje ville dog kunne se,

at bundrammen langsom begynder at glide nedad, men det ses kun udefra og vinduerne

sidder i 1. og 2. sals højde. Derfor er der ingen der har bemærket problemet,

før det første glas faldt ud.

Vinduerne er i årenes løb selvfølgelig vedligeholdt med maling både ud- og indvendigt

og den dårlige stand skyldes derfor ikke manglende vedligeholdelse.

Det er undersøgt, hvad det koster at få en tømre/snedker til at reparerer vinduerne.

Udgiften vil være mindst ½ af udgiften til en udskiftning.

På trods af, at afdelingen i de senere år har haft underskud på driften, så må afdelingen

betegnes som en solid lille afdeling, som har taget vare på bygningerne og

nødvendig vedligeholdelse. Ud af opsparede midler har afdelingen foretaget følgende

i de sidste 3 år:

Juli 2008 – tagrenovering 170.000 kr.

September 2009 – Nye tagrender og nedløbsrør 55.000 kr.

08/09 – modernisering af køkkener 250.000 kr.

Derudover har afdelingen optaget lån til altaner på 1. og 2. sal, hvilket virkelig har

givet lejlighederne et stort løft.

Pr. 1. oktober 2010 har afdelingen en henlæggelse til planlagt vedligehold på

316.000 kr. Disse er hensat til almindelig planlagt vedligehold og der er ikke mulighed

for at afholde udskiftning af vinduer m.v. af denne henlæggelse.

Da det ikke er til at forudse, hvornår det blive nødvendigt at lukke de næste vinduer,

vil det være mest hensigtsmæssigt at udskifte alle vinduerne og terrassedørene

på én gang. Det vil også være langt billigere end at udskifte enkeltvis. Endvidere

vil en samlet udskiftning også give en besparelse på energien og et bedre indeklima.

Afdelingen har således ikke kunnet forudse, at denne udgift ville komme på nuværende

tidspunkt. Afdelingen har hidtil altid kunne klare at vedligeholde og udvikle

ejendommen, så den fortsat er særdeles attraktiv.

En samlet udskiftning vil koste ca. 463.000 kr. som afdelingen søger om tilskud til.

Afdelingen har fået en huslejestigning på 5,47 % i 2010/11, og en stigning på

4,25 % i 2009/10. Derudover har lejerne på 1. og 2. sal fået en lejestigning på ca.

600 kr. mdl. i forbindelse med optagelse af lån til altaner.

P:\Organisationer\09300 DFB\09300\Organisationsbestyrelsen\Indkaldelser og

dagsordener\2011\2011_03_01\2011_03_01_Dagsorden_offentlig.doc

Side 8 af 11


Årsagen til stigningen i lejen har været stigende faste udgifter, samt stigning i administrationsbidraget.

Ved budgetåret 2010/11, havde afdelingen et opsamlet underskud

på 63.451 kr.

Det indstilles, at bestyrelsen yder et helt eller delvist tilskud til afdeling

9315 Ordrup Jagtvej til udskiftning af vinduer og terrassedøre i facaden

mod vej.

5.5 9319 – Sølvkær – godkendelse af regnskaber 2007/08 og 2008/09

Økonomiudvalget i Frederikssund Kommune har d. 9. februar 2011 godkendt regnskaberne

for afd. 9319 Sølvkær for hh. 2007/08 og 2008/09.

Brevet fra kommunen vedlægges.

Det indstilles til bestyrelsen at tage orienteringen til efterretning samt at

underskrive regnskaberne for afdeling Sølvkær.

5.6 9319 – Sølvkær – Orientering om status

Formanden har bedt Domea redegøre for følgende vedr. Sølvkær:

Personfølsomme oplysninger – udeladt.

Hvordan går det med de projekter vi har bevilget penge til

Den 1. mio. kr. som DFB gav Sølvkær, blev som foreskrevet af organisationsbestyrelsen

brugt til gældsafvikling (godt 536.000 kr.), øgning af henlæggelserne til

planlagt vedligeholdelse (100.000 kr.), øgning af henlæggelserne til tab ved fraflytning

(150.000 kr.), bioskure, som allerede var bevilget (130.000 kr.), og så var

der derudover ca. 84.000 kr. tilbage til en legeplads.

Bioskure:

Der har desværre vist sig at mangle nogle ting i det projekt, som den tidligere afdelingsbestyrelse

insisterede på selv at udarbejde, således at projektet i stedet vil

beløbe sig til et sted mellem kr.250.000 og 280.000 kr.

Bioskurene etableres, når frosten går af jorden.

Legeplads:

Afdelingsmødet sagde nej til den af afdelingsbestyrelsen foreslåede placering af

legepladsen.

Afdelingsbestyrelsen har et forslag klar om en ny placering, denne vil dog kræve

faldunderlag og yderligere udgravning, således at projektet vil løbe op i omegnen

af kr. 125.000.

Forslaget ventes behandlet på afdelingsmøde i april.

Det skal derudover bemærkes, at tidligere organisationsbestyrelsesformand Verner

Usbeck deltog på et afdelingsmøde i sommeren 2010. På dette mødet forklarede

Verner, at DFB var indstillet på at give Sølvkær økonomisk støtte. Og har antydede

også, at DFB var villig til at kigge positivt, hvis der også næste år ville være behov.

Pt. arbejdes der på budgettet for 2011 / 2012. Det skal i den forbindelse bemærkes,

at det ikke vil falde i dårlig jord, hvis Sølvkær fik endnu en hjælpende hånd.

Det indstilles til bestyrelsen at tage orienteringen til efterretning.

P:\Organisationer\09300 DFB\09300\Organisationsbestyrelsen\Indkaldelser og

dagsordener\2011\2011_03_01\2011_03_01_Dagsorden_offentlig.doc

Side 9 af 11


5.7 9343 – Gadehavegård – Tilladelse til tv-overvågning

Københavns Vestegns Politi har meddelt tilladelse til at der opsættes tvovervågning

i forbindelse med Værestedet Oase Regnbuen.

Tilladelsen er givet på betingelse af, at dette kan foretages lovligt inden for

DFB’s/afdeling Gadehavegårds formål, samt at det ikke er i strid med boligorganisationens

vedtægter.

Domea finder begge betingelser opfyldt.

Det indstilles til bestyrelsen at tage orienteringen til efterretning.

5.8 9373 - Klostergården – Ansøgning om tilskud på kr. 190.000 til fastmonterede

vægstiger

Klostergården afd. 73 er som bekendt 5 år gammelt. Afdelingen består af 8 blokke

med stue, 1 sal.

For enden af hver blok er der en installationsskakt, hvor der forneden er vvsinstallationer

og øverst oppe en lille luge som er indgangen til loft. På loftet ligger

alle vandinstallationer til lejlighederne og udsugning. Lemmen sidder ca. 6 meter

oppe. Lugen er en jernlåge som er temmelig tung.

Den eneste måde at komme op på loftet på, er ved at sætte en løs høj stige op.

Dette er problematisk, da underlaget – dvs. jorden – ikke er i orden til det. Grunden

hælder og der er endvidere udlagt perlesten på jorden. Det betyder at der skal

være mindst 2 personer til stede når personalet skal på loftet.

Selv om personalet udviser al den agtpågivenhed som de skal, er det alligevel sket

at stigen er skredet, heldigvis uden at der skete nogen ulykke. Til gengæld er det

hændt 2 gange at jernlågen er hoppet af hængslerne og faldet ned. Heldigvis igen

uden at nogen kom til skade.

Ovennævnte forhold er ikke en acceptabel arbejdssituation for personalet og de

kan nægte at gå på loftet, fordi forholdene langtfra opfylder kravene til sikkerhed

på arbejdspladsen.

I slutningen af december havde afdelingen en situation hvor vandrørene på loftet

var frosset. Det var snestorm den dag og der var kun én medarbejder på arbejde.

Der blev tilkaldt håndværkere til at optø de frosne rør på loftet, men håndværkerne

var ikke indstillet på at kravle op af en løs stige og ind af en meget lille luge for at

afhjælpe problemet. Det lykkes dog at få overtalt håndværkeren til at udføre arbejdet,

da rørene ellers ville springe med vandskade til følge.

Der findes kun et firma som producerer og leverer vægstiger med sikkerhedsgodkendelse.

Der er indhentet tilbud fra dette firma.

Prisen for 4 vægstiger med platform foran lågen koster 157.000 kr. Dertil kommer

så montering. Prisen er p.t. ukendt med det anslås at det vil koste omkring 35.000

kr.

Klostergården har fra starten været ramt af store udgifter til udbedringer af fejl og

mangler, samt udgifter til ting, som blev sparet væk i opførelsesfasen eller udført i

dårlige materialer. Bl.a. har vand og varmesystemet givet afdelingen nogle store

udgifter i de 5 år afdelingen har været i brug. Endvidere kan det nævnes at afde-

P:\Organisationer\09300 DFB\09300\Organisationsbestyrelsen\Indkaldelser og

dagsordener\2011\2011_03_01\2011_03_01_Dagsorden_offentlig.doc

Side 10 af 11


lingen er opført uden nogen form for legeplads, selv om afdelingen er en familieafdeling.

Det har betydet en jævn strøm af huslejestigninger, samt underskud på driften.

Derfor har afdelingen ikke haft mulighed for at henlægge store summer til planlagt

vedligehold, og de midler som afdelingen har på nuværende tidspunkt rækker ikke

til opsætning af vægstiger.

Aktuelt betyder det, at afdelingen ikke opfylder kravene til sikkerhed for personalet

og for håndværkere. Dette kan få uheldige konsekvenser – enten ved at nødvendigt

arbejde ikke bliver udført, eller ved at nogen kommer til skade.

På baggrund af ovenstående – hvor afdelingen ikke overholder gældende

krav om sikkerhed på arbejdspladsen, indstilles det at afdelingen bevilliges

kr. 190.000 fra selskabets arbejdskapital til indkøb og opsætning af

faste vægstiger.

5.9 9379 – Vandtårnet - Redningslemme

Organisationsbestyrelsen har i efteråret besluttet, at der kunne gennemføres en

syn- og skønssag mod Pihl og Søn, der er den oprindelige totalentreprenør på

etableringen af boliger i Vandtårnet.

Domea gjorde herefter foranstaltninger til at anlægge syn- og skønssag, hvilket fik

Pihl og Søn til at indkalde Domea med rådgivere til et møde.

Der forhandles i øjeblikket om et forlig, og det undersøges om og hvorledes det

fysisk kan lade sig gøre at udbedre problemerne med redningslemmene.

Bestyrelsen orienteres nærmere, når der foreligger nyt i sagen.

Det indstilles til bestyrelsen at tage orienteringen til efterretning.

6 Mødeplanlægning



Bestyrelsesmøde

15. marts 2011 klokken 17.00 hos Domea, Oldenburg Allé 1.

Repræsentantskabsmøde

15. marts 2011 klokken 18.00 hos Domea, Oldenburg Allé 1.

Det indstilles til bestyrelsen at tage de planlagte møder til efterretning,

samt at alle medbringer kalendere, så fremtidige møder evt. kan plænlægges.

7 Eventuelt

P:\Organisationer\09300 DFB\09300\Organisationsbestyrelsen\Indkaldelser og

dagsordener\2011\2011_03_01\2011_03_01_Dagsorden_offentlig.doc

Side 11 af 11


Boligselskabet DFB

Indkaldelse til organisationsbestyrelsesmøde nr. 47

Tirsdag d.1. marts 2011 kl. 17.30

i Domeas lokaler, Oldenburg Allé 3, 2630 Taastrup

DAGSORDEN TIL OFFENTLIGGØRELSE

Dagsorden:

1 Godkendelse af dagsorden............................................................... 2

2 Godkendelse af referat..................................................................... 2

3 Sager til beslutning.......................................................................... 2

3.1 9343 - Energirenovering i Gadehavegård............................................ 2

3.2 Boligselskabets årsregnskab ............................................................. 2

3.3 Revisionsprotokol ............................................................................ 2

3.4 Bestyrelsens årsberetning................................................................. 3

3.5 Afdelingernes årsregnskaber ............................................................. 3

3.6 Boligselskabets budget for regnskabsåret 2010/2011........................... 5

3.7 Kommissorier.................................................................................. 5

3.8 Henstandsordning for skyldnere ........................................................ 5

3.9 Nye vedtægter for DFB..................................................................... 5

4 Orientering ...................................................................................... 6

4.1 Forretningsføreraftale 2010-13.......................................................... 6

4.2 Bestyrelsesforhold ........................................................................... 6

4.3 9375 Strandvænget Nyborg - Beboerklagenævnssag ........................... 7

5 Afdelinger i drift............................................................................... 7

5.1 9304 - Beboerklagenævnssag vedr. afdelingsmøde i Charlottegården..... 7

5.2 9343 – Gadehavegård – Personsag.................................................... 7

5.3 9314 – Markedspladsen – Ansøgning om bidrag fra dispositionsfonden til l

ydmåling i forbindelse med helhedsplan ............................................. 7

5.4 9315 – Ordrup Jagtvej – Ansøgning om tilskud på kr. 463.000 til

udskiftning af vinduer og terrassedøre i facade mod vej ....................... 7

5.5 9319 – Sølvkær – godkendelse af regnskaber 2007/08 og 2008/09 ....... 9

5.6 9319 – Sølvkær – Orientering om status ............................................ 9

5.7 9343 – Gadehavegård – Tilladelse til tv-overvågning ..........................10

5.8 9373 - Klostergården – Ansøgning om tilskud på kr. 190.000 til

fastmonterede vægstiger.................................................................10

5.9 9379 – Vandtårnet - Redningslemme ................................................11

6 Mødeplanlægning........................................................................... 11

7 Eventuelt ....................................................................................... 11

Deltagere fra bestyrelsen:

John Adelsteen Andersen, formand

Mariazara Pervin, næstformand

Jytte Rønne

Bente Nees

Susanne Pia Hansen

Winnie Andersen

Peter Krogh

Peter Hansen

Poul Erik Jensen

Øvrige deltagere:

Pia Christiansen, Domea

Kristine Jacobsen, Domea, ref.

Bent Gordon Johansen, Domea (pkt. 3.1).

Domea – Boligcenter København, den 23. februar 2011


1 Godkendelse af dagsorden

Det indstilles, at bestyrelsen godkender den udsendte dagsorden.

2 Godkendelse af referat

Domea har ikke modtaget kommentarer eller indsigelser til referat af møde den 10.

januar 2011.

Det indstilles, at referater godkendes og underskrives af formanden.

3 Sager til beslutning

3.1 9343 - Energirenovering i Gadehavegård

Regionschef Bent Gordon Johansen fra Domea Energi og Miljø vil deltage under

punktet og orientere nærmere.

Uddybende materiale vedr. energirenoveringen er vedlagt som bilag.

Det indstilles til bestyrelsen at igangsætte projektet om energirenovering i

Gadehavegård.

3.2 Boligselskabets årsregnskab

Boligselskabets årsregnskab godkendes endelig af repræsentantskabet efter forudgående

godkendelse i organisationsbestyrelsen.

Boligselskabets årsregnskab for perioden 1. oktober 2009 til 30. september 2010

vedlægges som bilag.

Domea har følgende kommentarer til årsregnskabet:

Regnskabet udviser et overskud på kr. 35.753. Årets overskud er overført til arbejdskapitalen.

Det indstilles, at bestyrelsen godkender årsregnskabet, som herefter forelægges

repræsentantskabet til endelig godkendelse.

3.3 Revisionsprotokol

Revisionsprotokol til årsregnskab for boligselskab og afdelinger godkendes endelig

af repræsentantskabet efter forudgående godkendelse i organisationsbestyrelsen.

Revisionsprotokol til årsregnskab for perioden 1. oktober 2009 til 30. september

2010 er vedlagt og kommenteres på mødet.

Det indstilles, at bestyrelsen godkender revisionsprotokollen, som herefter

forelægges repræsentantskabet til endelig godkendelse.

P:\Organisationer\09300 DFB\09300\Organisationsbestyrelsen\Indkaldelser og

dagsordener\2011\2011_03_01\2011_03_01_Dagsorden_offentlig.doc

Side 2 af 11


3.4 Bestyrelsens årsberetning

Bestyrelsens beretning for seneste regnskabsår er optrykt i boligselskabets årsregnskab

på side 14 til 16 og suppleres eventuelt med andre skriftlige materialer

eller en mundtlig beretning på repræsentantskabsmødet.

Det indstilles, at bestyrelsen godkender årsberetningen til forelæggelse

for repræsentantskabet.

3.5 Afdelingernes årsregnskaber

Boligafdelingernes årsregnskaber godkendes endelig af organisationsbestyrelsen

efter forudgående godkendelse af afdelingsbestyrelsen eller afdelingsmødet.

For afdelingerne Kongensgade og Strandvænget godkender organisationsbestyrelsen

dog på både afdelingens og boligselskabets vegne, idet der ikke er valgt afdelingsbestyrelse

i afdelingerne.

Afdelingernes årsregnskaber for perioden 1. oktober 2009 til 30. september 2010

vedlægges som bilag.

Domea har følgende kommentarer til de enkelte regnskaber:

9301 Bolbrohaven: Overskud på kr. 34.413, der er overført til afdelingens henlæggelser.

9304 Charlottegården: Overskud på kr. 551.081, der er overført til afdelingens

henlæggelser.

9309 Prags Boulevard: Overskud på kr. 52.924, der er overført til afdelingens underskudskonto.

Underskudssaldoen udgør herefter kr. 289.827, der budgetteres

afviklet over 5 år.

9313 Morelhaven: Underskud på kr. 95.911, der er overført til afdelingens underskudskonto.

Underskudssaldoen udgør herefter kr. 95.911, der budgetteres afviklet

over 3 år.

9314 Markedspladsen: Underskud på kr. 84.605, der er overført til afdelingens underskudskonto.

Underskudssaldoen udgør herefter kr. 84.605, der budgetteres

afviklet over 3 år.

9315 Ordrup Jagtvej: Overskud på kr. 5.546, der er overført til konto for opsamlet

underskud. Samlet underskudssaldo udgør herefter kr. 63.451, der budgetteres

afviklet over 3 år.

9316 Hellerupvej: Overskud på kr. 834, der er overført til afdelingens henlæggelser.

9317 Harsdorffsvej: Underskud på kr. 19.653, der er overført til afdelingens underskudskonto.

Underskudssaldo udgør herefter kr. 19.653, der budgetteres afviklet

over 3 år.

9318 Rosenhaven: Overskud på kr. 21, der er overført til afdelingens henlæggelser.

P:\Organisationer\09300 DFB\09300\Organisationsbestyrelsen\Indkaldelser og

dagsordener\2011\2011_03_01\2011_03_01_Dagsorden_offentlig.doc

Side 3 af 11


9319 Sølvkær: Underskud på kr. 52.306, der er overført til konto for opsamlet underskud.

Samlet underskudssaldo udgør herefter kr. 52.306.

9343 Gadehavegård: Overskud på kr. 495,304, der er overført til afdelingens henlæggelser.

9350 Bryggergården: Underskud på kr. 14.169, der er overført til konto for opsamlet

underskud. Underskudssaldoen udgør herefter kr. 58.802, der budgetteres afviklet

over 3 år.

9352 Blommestien: Overskud på kr. 79.430, der er overført til afdelingens henlæggelser.

9354 Nybrovænge Ældre: Underskud på kr. 10.834, der er overført til afdelingens

underskudskonto. Underskudssaldoen udgør herfeter kr. 10.834, der budgetteres

afviklet over 3 år.

9355 Nybrovænge Almen: Underskud på kr. 7.817, der er overført til afdelingens

underskudskonto. Underskudssaldoen udgør herefter kr. 7.817, der budgetteres

afviklet over 3 år.

9356 Kongensgade: Underskud på kr. 1.379, der er overført til afdelingens underskudskonto.

Underskudssaldoen udgør herefter kr. 72.446, der budgetteres afviklet

over 3 år.

9358 Spotorno: Overskud på kr. 25.384, der er overført til afdelingens henlæggelser.

9360 Hanebred: Underskud på kr. 2.423, der er overført til afdelingens underskudskonto.

Underskudssaldoen udgør herefter kr. 109.089, der budgetteres afviklet

over 5 år.

9370 Købmandsgården: Overskud på kr. 38.643, der er overført til afdelingens

henlæggelser.

9373 Klostergården: Underskud på kr. 53.476, der er overført til afdelingens underskudskonto.

Underskudssaldoen udgør herefter kr. 53. 476, der budgetteres

afviklet over 3 år.

9375 Strandvænget, Nyborg: Underskud på kr. 193.234, der er overført til afdelingens

underskudskonto. Underskudssaldoen udgør herefter kr. 277.922, der budgetteres

afviklet over 10 år.

9377 Ørnegårdsvej: Overskud på kr. 54.771, der er overført til afdelingens henlæggelser.

9399 Klostergården II: Overskud på kr. 170.215, der er overført til afdelingens

henlæggelser.

I øvrigt henvises til kommentarerne til de enkelte årsregnskaber i bestyrelsens beretning.

Der vil på mødet blive givet en status for regnskabernes godkendelse i afdelingerne.

Det indstilles, at bestyrelsen godkender afdelingernes årsregnskaber.

P:\Organisationer\09300 DFB\09300\Organisationsbestyrelsen\Indkaldelser og

dagsordener\2011\2011_03_01\2011_03_01_Dagsorden_offentlig.doc

Side 4 af 11


3.6 Boligselskabets budget for regnskabsåret 2010/2011

Forslag til boligselskabet budget for 2010/2011 vil blive eftersendt og gennemgået

på mødet. Herunder vil der blive redegjort for den forventede udvikling i dispositionsfonden

m.v.

Det indstilles, at bestyrelsen godkender boligselskabets budget for

2011/2012.

3.7 Kommissorier

Som besluttet på mødet d. 30. november 2011 skal kommissorierne drøftes med

henblik på behov for tilpasning og opdatering.

Kommissorierne vedlægges som bilag.

Det indstilles til bestyrelsen at tage stilling til, om og i så fald hvilke ændringer,

der skal foretages i kommissorierne.

3.8 Henstandsordning for skyldnere

Som det eneste selskab administreret af Domea, har DFB en aftale om at skyldnere,

dvs. lejere, der er bagud med huslejen, kan få henstand med huslejen.

Dette på trods af at lejeren ifølge lejekontrakten er forpligtet til at betale huslejen

rettidigt.

Det er Domeas erfaring at:



At en skyldner, der ikke kan betale husleje, men i stedet får henstand, som

regel heller ikke kan betale de efterfølgende huslejer.

At kommunen først bliver underrettet og kan hjælpe lejeren i det øjeblik,

der indledes en sag om udsættelse, og dette bliver forsinket af afdragsordningen.

Domea anbefaler, at DFB træffer beslutning om, at der ikke længere kan tilbydes

henstand. Uden mulighed for henstand vil skyldig husleje medføre, at lejemålet

inden for en måned sendes til ophævelse via Domeas advokat. Dermed minimeres

det skyldige beløb og afdelingens og de øvrige beboeres tab minimeres, den pågældende

beboers gældsbyrde når ikke at vokse og kommunen kan hurtigere skride

ind med hjælp.

Pga. uhensigtsmæssighederne ved at give henstand, forsøger Domea at minimere

brugen af dette. Dog bliver der givet henstand i 5-10 sager pr. år.

Det indstilles til bestyrelsen at tage beslutning om, at man i DFB ikke længere

vil tilbyde henstand med huslejen.

3.9 Nye vedtægter for DFB

DFB skal have opdateret sine vedtægter i henhold til ny lovgivning. Samtidig har

repræsentantskabsmedlem Henry E. Jensen fremsendt forslag til nye vedtægter.

Begge disse er for nylig fremsendt til bestyrelsen.

P:\Organisationer\09300 DFB\09300\Organisationsbestyrelsen\Indkaldelser og

dagsordener\2011\2011_03_01\2011_03_01_Dagsorden_offentlig.doc

Side 5 af 11


Bestyrelsen er i øjeblikket ved at tage stilling til vedtægtsforslagene.

Yderligere orientering gives på mødet.

Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning, samt

træffer beslutning om det videre arbejde med vedtægterne.

4 Orientering

4.1 Forretningsføreraftale 2010-13

Der orienteres om status på Forretningsføreraftale 2010 – 13 på mødet.

Det indstilles til bestyrelsen at tage orienteringen til efterretning.

4.2 Bestyrelsesforhold

Bestyrelsen har følgende sammensætning:

Navn Post Valgt af Valgt indtil

John A. Andersen Formand Repræsentantskabet 2012

Mariazara Pervin Næstformand Repræsentantskabet 2012

Jytte Rønne Medlem Repræsentantskabet 2011

Bente Nees Medlem Repræsentantskabet 2011

Susanne Pia Hansen Medlem Repræsentantskabet 2012

Peter Krogh Medlem Repræsentantskabet 2011/12

Peter Hansen Medlem Repræsentantskabet 2011/12

Poul Erik Jensen Medlem Bestyrelsen 2012

Winnie Andersen Medlem Ansatte 2011

Med Domea som forretningsfører.

Afgangsorden indebærer, at Jytte Rønne, Bente Nees og enten Peter Hansen eller

Peter Krogh er på valg på næste ordinære repræsentantskabsmøde.

Uklarheden vedr. Peter Hansen og Peter Krogh skyldes, at der på repræsentantskabsmødet

ikke blev taget stilling til, hvem af disse, der blev valgt for hvilken periode.

Ifølge vedtægternes § 10, stk. 6 kan afgangsordenen afgøres pr. lodtrækning

eller i den rækkefølge, bestyrelsesmedlemmerne er valgt. Til dette skal bemærkes

at Peter Krogh på repræsentantskabsmødet er valgt med 22 stemmer og

Peter Hansen med 20 stemmer.

Bestyrelsen bedes tage stilling til dette spørgsmål og indstille til repræsentantskaber,

hvem der skal på valg.

Ifølge vedtægterne, bør 3 af de menige repræsentantskabsmedlemmer være på

valg samtid med formanden, men 4 af de repræsentantskabsvalgte medlemmer er

på valg i forskudte år.

Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning.

Det indstilles til bestyrelsen at træffe beslutning om afgangsordenen.

P:\Organisationer\09300 DFB\09300\Organisationsbestyrelsen\Indkaldelser og

dagsordener\2011\2011_03_01\2011_03_01_Dagsorden_offentlig.doc

Side 6 af 11


4.3 9375 Strandvænget Nyborg - Beboerklagenævnssag

Der er faldet afgørelse i beboerklagenævnssagen vedr. Strandvænget som kort

omhandler, at nogle pårørende til beboere har klaget vedr. huslejens størrelse,

overholdelse af vedtægter og huslejevarsling.

Beboerklagenævnet finder i tråd med Domeas svarskrivelse, at af klagepunkterne

er man i nævnet kun bemyndiget til at træffe afgørelse om varslingens gyldighed.

Beboerklagenævnet har ingen bemærkninger til varslingen og finder, at denne er i

overensstemmelse med Almenloven og vedtægterne for Ejerforeningen Strandvænget

1A.

Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning.

5 Afdelinger i drift

5.1 9304 - Beboerklagenævnssag vedr. afdelingsmøde i Charlottegården

Beboerklagenævnet i Høje-Taastrup Kommune har underkendt beslutninger truffet

på afdelingsmøde i Charlottegården d. 31. maj 2010 og afgjort at hele mødet derfor

skal gå om. Afgørelse fra Beboerklagenævnet vedlægges.

Da Beboerklagenævnet ikke har angivet nogen frist for afholdelsen af et nyt møde,

har afdelingsbestyrelsen besluttet at efterkomme afgørelsen ved at tage alle de

påkrævede valg på det ordinære afdelingsmøde.

Det indstilles til bestyrelsen at tage orienteringen til efterretning.

5.2 9343 – Gadehavegård – Personsag

5.3 9314 – Markedspladsen – Ansøgning om bidrag fra dispositionsfonden til

lydmåling i forbindelse med helhedsplan

I arbejdet med ansøgningen om den foreløbige helhedsplan har der været afholdt

et beboermøde i afdeling Markedspladsen, hvor fremtidssikringens løsningsforslag

blev drøftet.

På mødet var der en meget markant tilkendegivelse af, at der er meget lydt mellem

boligerne på Markedspladsen, og det var et stærkt ønske, at man forsøgte at

løse dette problem som en del af helhedsplanen.

For at få afklaret om, der er et særligt problem vedr. lyd, er der bestilt en lydmåling

til udførelse i uge 8. Denne koster kr. 10.000,- incl. moms.

Afdeling Markedspladsen ønsker denne udgift dækket af dispositionsfonden.

Det indstilles til bestyrelsen, at godkende en merudgift på kr. 10.000 til

en lydmåling i forbindelse med helhedsplanen i afdeling Markedspladsen.

5.4 9315 – Ordrup Jagtvej – Ansøgning om tilskud på kr. 463.000 til udskiftning

af vinduer og terrassedøre i facade mod vej

P:\Organisationer\09300 DFB\09300\Organisationsbestyrelsen\Indkaldelser og

dagsordener\2011\2011_03_01\2011_03_01_Dagsorden_offentlig.doc

Side 7 af 11


Afdelingen er opført i 1983erne og har 15 lejemål. Bebyggelsen er således 27 år

gammel.

Vinduerne er de oprindelige vinduer fra afdelingens start. Kvaliteten har på opførelsestidspunktet

været acceptabel, men da vinduerne vender ud mod kysten og

grundet den påvirkning havvind har på træ, er mange af vinduerne nu i dårlig

stand. Det udmønter sig i, at bundrammen rådner med fare for at glasset falder ud

af rammen, når man åbner det. Dette er sket i et tilfælde, hvorefter alle vinduerne

blev efterset og de vinduer som var hårdest ramt, blev permanent lukket. Dette er

selvfølgelig ikke nogen holdbar løsning, idet der så ikke er mulighed for udluftning i

nogle rum, ligesom det ikke er muligt for lejerne at pudse deres vinduer udvendigt.

Aktuelt er der 4 vinduespartier der er lukket helt, for at undgå ulykker.

Det har ikke på nogen måde været synligt, at vinduerne var i så dårlig stand, idet

det er samlingerne i rammen som rådner indefra. Et kyndigt øje ville dog kunne se,

at bundrammen langsom begynder at glide nedad, men det ses kun udefra og vinduerne

sidder i 1. og 2. sals højde. Derfor er der ingen der har bemærket problemet,

før det første glas faldt ud.

Vinduerne er i årenes løb selvfølgelig vedligeholdt med maling både ud- og indvendigt

og den dårlige stand skyldes derfor ikke manglende vedligeholdelse.

Det er undersøgt, hvad det koster at få en tømre/snedker til at reparerer vinduerne.

Udgiften vil være mindst ½ af udgiften til en udskiftning.

På trods af, at afdelingen i de senere år har haft underskud på driften, så må afdelingen

betegnes som en solid lille afdeling, som har taget vare på bygningerne og

nødvendig vedligeholdelse. Ud af opsparede midler har afdelingen foretaget følgende

i de sidste 3 år:

Juli 2008 – tagrenovering 170.000 kr.

September 2009 – Nye tagrender og nedløbsrør 55.000 kr.

08/09 – modernisering af køkkener 250.000 kr.

Derudover har afdelingen optaget lån til altaner på 1. og 2. sal, hvilket virkelig har

givet lejlighederne et stort løft.

Pr. 1. oktober 2010 har afdelingen en henlæggelse til planlagt vedligehold på

316.000 kr. Disse er hensat til almindelig planlagt vedligehold og der er ikke mulighed

for at afholde udskiftning af vinduer m.v. af denne henlæggelse.

Da det ikke er til at forudse, hvornår det blive nødvendigt at lukke de næste vinduer,

vil det være mest hensigtsmæssigt at udskifte alle vinduerne og terrassedørene

på én gang. Det vil også være langt billigere end at udskifte enkeltvis. Endvidere

vil en samlet udskiftning også give en besparelse på energien og et bedre indeklima.

Afdelingen har således ikke kunnet forudse, at denne udgift ville komme på nuværende

tidspunkt. Afdelingen har hidtil altid kunne klare at vedligeholde og udvikle

ejendommen, så den fortsat er særdeles attraktiv.

En samlet udskiftning vil koste ca. 463.000 kr. som afdelingen søger om tilskud til.

Afdelingen har fået en huslejestigning på 5,47 % i 2010/11, og en stigning på

4,25 % i 2009/10. Derudover har lejerne på 1. og 2. sal fået en lejestigning på ca.

600 kr. mdl. i forbindelse med optagelse af lån til altaner.

P:\Organisationer\09300 DFB\09300\Organisationsbestyrelsen\Indkaldelser og

dagsordener\2011\2011_03_01\2011_03_01_Dagsorden_offentlig.doc

Side 8 af 11


Årsagen til stigningen i lejen har været stigende faste udgifter, samt stigning i administrationsbidraget.

Ved budgetåret 2010/11, havde afdelingen et opsamlet underskud

på 63.451 kr.

Det indstilles, at bestyrelsen yder et helt eller delvist tilskud til afdeling

9315 Ordrup Jagtvej til udskiftning af vinduer og terrassedøre i facaden

mod vej.

5.5 9319 – Sølvkær – godkendelse af regnskaber 2007/08 og 2008/09

Økonomiudvalget i Frederikssund Kommune har d. 9. februar 2011 godkendt regnskaberne

for afd. 9319 Sølvkær for hh. 2007/08 og 2008/09.

Brevet fra kommunen vedlægges.

Det indstilles til bestyrelsen at tage orienteringen til efterretning samt at

underskrive regnskaberne for afdeling Sølvkær.

5.6 9319 – Sølvkær – Orientering om status

Formanden har bedt Domea redegøre for følgende vedr. Sølvkær:

Personfølsomme oplysninger – udeladt.

Hvordan går det med de projekter vi har bevilget penge til

Den 1. mio. kr. som DFB gav Sølvkær, blev som foreskrevet af organisationsbestyrelsen

brugt til gældsafvikling (godt 536.000 kr.), øgning af henlæggelserne til

planlagt vedligeholdelse (100.000 kr.), øgning af henlæggelserne til tab ved fraflytning

(150.000 kr.), bioskure, som allerede var bevilget (130.000 kr.), og så var

der derudover ca. 84.000 kr. tilbage til en legeplads.

Bioskure:

Der har desværre vist sig at mangle nogle ting i det projekt, som den tidligere afdelingsbestyrelse

insisterede på selv at udarbejde, således at projektet i stedet vil

beløbe sig til et sted mellem kr.250.000 og 280.000 kr.

Bioskurene etableres, når frosten går af jorden.

Legeplads:

Afdelingsmødet sagde nej til den af afdelingsbestyrelsen foreslåede placering af

legepladsen.

Afdelingsbestyrelsen har et forslag klar om en ny placering, denne vil dog kræve

faldunderlag og yderligere udgravning, således at projektet vil løbe op i omegnen

af kr. 125.000.

Forslaget ventes behandlet på afdelingsmøde i april.

Det skal derudover bemærkes, at tidligere organisationsbestyrelsesformand Verner

Usbeck deltog på et afdelingsmøde i sommeren 2010. På dette mødet forklarede

Verner, at DFB var indstillet på at give Sølvkær økonomisk støtte. Og har antydede

også, at DFB var villig til at kigge positivt, hvis der også næste år ville være behov.

Pt. arbejdes der på budgettet for 2011 / 2012. Det skal i den forbindelse bemærkes,

at det ikke vil falde i dårlig jord, hvis Sølvkær fik endnu en hjælpende hånd.

Det indstilles til bestyrelsen at tage orienteringen til efterretning.

P:\Organisationer\09300 DFB\09300\Organisationsbestyrelsen\Indkaldelser og

dagsordener\2011\2011_03_01\2011_03_01_Dagsorden_offentlig.doc

Side 9 af 11


5.7 9343 – Gadehavegård – Tilladelse til tv-overvågning

Københavns Vestegns Politi har meddelt tilladelse til at der opsættes tvovervågning

i forbindelse med Værestedet Oase Regnbuen.

Tilladelsen er givet på betingelse af, at dette kan foretages lovligt inden for

DFB’s/afdeling Gadehavegårds formål, samt at det ikke er i strid med boligorganisationens

vedtægter.

Domea finder begge betingelser opfyldt.

Det indstilles til bestyrelsen at tage orienteringen til efterretning.

5.8 9373 - Klostergården – Ansøgning om tilskud på kr. 190.000 til fastmonterede

vægstiger

Klostergården afd. 73 er som bekendt 5 år gammelt. Afdelingen består af 8 blokke

med stue, 1 sal.

For enden af hver blok er der en installationsskakt, hvor der forneden er vvsinstallationer

og øverst oppe en lille luge som er indgangen til loft. På loftet ligger

alle vandinstallationer til lejlighederne og udsugning. Lemmen sidder ca. 6 meter

oppe. Lugen er en jernlåge som er temmelig tung.

Den eneste måde at komme op på loftet på, er ved at sætte en løs høj stige op.

Dette er problematisk, da underlaget – dvs. jorden – ikke er i orden til det. Grunden

hælder og der er endvidere udlagt perlesten på jorden. Det betyder at der skal

være mindst 2 personer til stede når personalet skal på loftet.

Selv om personalet udviser al den agtpågivenhed som de skal, er det alligevel sket

at stigen er skredet, heldigvis uden at der skete nogen ulykke. Til gengæld er det

hændt 2 gange at jernlågen er hoppet af hængslerne og faldet ned. Heldigvis igen

uden at nogen kom til skade.

Ovennævnte forhold er ikke en acceptabel arbejdssituation for personalet og de

kan nægte at gå på loftet, fordi forholdene langtfra opfylder kravene til sikkerhed

på arbejdspladsen.

I slutningen af december havde afdelingen en situation hvor vandrørene på loftet

var frosset. Det var snestorm den dag og der var kun én medarbejder på arbejde.

Der blev tilkaldt håndværkere til at optø de frosne rør på loftet, men håndværkerne

var ikke indstillet på at kravle op af en løs stige og ind af en meget lille luge for at

afhjælpe problemet. Det lykkes dog at få overtalt håndværkeren til at udføre arbejdet,

da rørene ellers ville springe med vandskade til følge.

Der findes kun et firma som producerer og leverer vægstiger med sikkerhedsgodkendelse.

Der er indhentet tilbud fra dette firma.

Prisen for 4 vægstiger med platform foran lågen koster 157.000 kr. Dertil kommer

så montering. Prisen er p.t. ukendt med det anslås at det vil koste omkring 35.000

kr.

Klostergården har fra starten været ramt af store udgifter til udbedringer af fejl og

mangler, samt udgifter til ting, som blev sparet væk i opførelsesfasen eller udført i

dårlige materialer. Bl.a. har vand og varmesystemet givet afdelingen nogle store

udgifter i de 5 år afdelingen har været i brug. Endvidere kan det nævnes at afde-

P:\Organisationer\09300 DFB\09300\Organisationsbestyrelsen\Indkaldelser og

dagsordener\2011\2011_03_01\2011_03_01_Dagsorden_offentlig.doc

Side 10 af 11


lingen er opført uden nogen form for legeplads, selv om afdelingen er en familieafdeling.

Det har betydet en jævn strøm af huslejestigninger, samt underskud på driften.

Derfor har afdelingen ikke haft mulighed for at henlægge store summer til planlagt

vedligehold, og de midler som afdelingen har på nuværende tidspunkt rækker ikke

til opsætning af vægstiger.

Aktuelt betyder det, at afdelingen ikke opfylder kravene til sikkerhed for personalet

og for håndværkere. Dette kan få uheldige konsekvenser – enten ved at nødvendigt

arbejde ikke bliver udført, eller ved at nogen kommer til skade.

På baggrund af ovenstående – hvor afdelingen ikke overholder gældende

krav om sikkerhed på arbejdspladsen, indstilles det at afdelingen bevilliges

kr. 190.000 fra selskabets arbejdskapital til indkøb og opsætning af

faste vægstiger.

5.9 9379 – Vandtårnet - Redningslemme

Organisationsbestyrelsen har i efteråret besluttet, at der kunne gennemføres en

syn- og skønssag mod Pihl og Søn, der er den oprindelige totalentreprenør på

etableringen af boliger i Vandtårnet.

Domea gjorde herefter foranstaltninger til at anlægge syn- og skønssag, hvilket fik

Pihl og Søn til at indkalde Domea med rådgivere til et møde.

Der forhandles i øjeblikket om et forlig, og det undersøges om og hvorledes det

fysisk kan lade sig gøre at udbedre problemerne med redningslemmene.

Bestyrelsen orienteres nærmere, når der foreligger nyt i sagen.

Det indstilles til bestyrelsen at tage orienteringen til efterretning.

6 Mødeplanlægning



Bestyrelsesmøde

15. marts 2011 klokken 17.00 hos Domea, Oldenburg Allé 1.

Repræsentantskabsmøde

15. marts 2011 klokken 18.00 hos Domea, Oldenburg Allé 1.

Det indstilles til bestyrelsen at tage de planlagte møder til efterretning,

samt at alle medbringer kalendere, så fremtidige møder evt. kan plænlægges.

7 Eventuelt

P:\Organisationer\09300 DFB\09300\Organisationsbestyrelsen\Indkaldelser og

dagsordener\2011\2011_03_01\2011_03_01_Dagsorden_offentlig.doc

Side 11 af 11


Boligselskabet DFB

Indkaldelse til organisationsbestyrelsesmøde nr. 47

Tirsdag d.1. marts 2011 kl. 17.30

i Domeas lokaler, Oldenburg Allé 3, 2630 Taastrup

DAGSORDEN TIL OFFENTLIGGØRELSE

Dagsorden:

1 Godkendelse af dagsorden............................................................... 2

2 Godkendelse af referat..................................................................... 2

3 Sager til beslutning.......................................................................... 2

3.1 9343 - Energirenovering i Gadehavegård............................................ 2

3.2 Boligselskabets årsregnskab ............................................................. 2

3.3 Revisionsprotokol ............................................................................ 2

3.4 Bestyrelsens årsberetning................................................................. 3

3.5 Afdelingernes årsregnskaber ............................................................. 3

3.6 Boligselskabets budget for regnskabsåret 2010/2011........................... 5

3.7 Kommissorier.................................................................................. 5

3.8 Henstandsordning for skyldnere ........................................................ 5

3.9 Nye vedtægter for DFB..................................................................... 5

4 Orientering ...................................................................................... 6

4.1 Forretningsføreraftale 2010-13.......................................................... 6

4.2 Bestyrelsesforhold ........................................................................... 6

4.3 9375 Strandvænget Nyborg - Beboerklagenævnssag ........................... 7

5 Afdelinger i drift............................................................................... 7

5.1 9304 - Beboerklagenævnssag vedr. afdelingsmøde i Charlottegården..... 7

5.2 9343 – Gadehavegård – Personsag.................................................... 7

5.3 9314 – Markedspladsen – Ansøgning om bidrag fra dispositionsfonden til l

ydmåling i forbindelse med helhedsplan ............................................. 7

5.4 9315 – Ordrup Jagtvej – Ansøgning om tilskud på kr. 463.000 til

udskiftning af vinduer og terrassedøre i facade mod vej ....................... 7

5.5 9319 – Sølvkær – godkendelse af regnskaber 2007/08 og 2008/09 ....... 9

5.6 9319 – Sølvkær – Orientering om status ............................................ 9

5.7 9343 – Gadehavegård – Tilladelse til tv-overvågning ..........................10

5.8 9373 - Klostergården – Ansøgning om tilskud på kr. 190.000 til

fastmonterede vægstiger.................................................................10

5.9 9379 – Vandtårnet - Redningslemme ................................................11

6 Mødeplanlægning........................................................................... 11

7 Eventuelt ....................................................................................... 11

Deltagere fra bestyrelsen:

John Adelsteen Andersen, formand

Mariazara Pervin, næstformand

Jytte Rønne

Bente Nees

Susanne Pia Hansen

Winnie Andersen

Peter Krogh

Peter Hansen

Poul Erik Jensen

Øvrige deltagere:

Pia Christiansen, Domea

Kristine Jacobsen, Domea, ref.

Bent Gordon Johansen, Domea (pkt. 3.1).

Domea – Boligcenter København, den 23. februar 2011


1 Godkendelse af dagsorden

Det indstilles, at bestyrelsen godkender den udsendte dagsorden.

2 Godkendelse af referat

Domea har ikke modtaget kommentarer eller indsigelser til referat af møde den 10.

januar 2011.

Det indstilles, at referater godkendes og underskrives af formanden.

3 Sager til beslutning

3.1 9343 - Energirenovering i Gadehavegård

Regionschef Bent Gordon Johansen fra Domea Energi og Miljø vil deltage under

punktet og orientere nærmere.

Uddybende materiale vedr. energirenoveringen er vedlagt som bilag.

Det indstilles til bestyrelsen at igangsætte projektet om energirenovering i

Gadehavegård.

3.2 Boligselskabets årsregnskab

Boligselskabets årsregnskab godkendes endelig af repræsentantskabet efter forudgående

godkendelse i organisationsbestyrelsen.

Boligselskabets årsregnskab for perioden 1. oktober 2009 til 30. september 2010

vedlægges som bilag.

Domea har følgende kommentarer til årsregnskabet:

Regnskabet udviser et overskud på kr. 35.753. Årets overskud er overført til arbejdskapitalen.

Det indstilles, at bestyrelsen godkender årsregnskabet, som herefter forelægges

repræsentantskabet til endelig godkendelse.

3.3 Revisionsprotokol

Revisionsprotokol til årsregnskab for boligselskab og afdelinger godkendes endelig

af repræsentantskabet efter forudgående godkendelse i organisationsbestyrelsen.

Revisionsprotokol til årsregnskab for perioden 1. oktober 2009 til 30. september

2010 er vedlagt og kommenteres på mødet.

Det indstilles, at bestyrelsen godkender revisionsprotokollen, som herefter

forelægges repræsentantskabet til endelig godkendelse.

P:\Organisationer\09300 DFB\09300\Organisationsbestyrelsen\Indkaldelser og

dagsordener\2011\2011_03_01\2011_03_01_Dagsorden_offentlig.doc

Side 2 af 11


3.4 Bestyrelsens årsberetning

Bestyrelsens beretning for seneste regnskabsår er optrykt i boligselskabets årsregnskab

på side 14 til 16 og suppleres eventuelt med andre skriftlige materialer

eller en mundtlig beretning på repræsentantskabsmødet.

Det indstilles, at bestyrelsen godkender årsberetningen til forelæggelse

for repræsentantskabet.

3.5 Afdelingernes årsregnskaber

Boligafdelingernes årsregnskaber godkendes endelig af organisationsbestyrelsen

efter forudgående godkendelse af afdelingsbestyrelsen eller afdelingsmødet.

For afdelingerne Kongensgade og Strandvænget godkender organisationsbestyrelsen

dog på både afdelingens og boligselskabets vegne, idet der ikke er valgt afdelingsbestyrelse

i afdelingerne.

Afdelingernes årsregnskaber for perioden 1. oktober 2009 til 30. september 2010

vedlægges som bilag.

Domea har følgende kommentarer til de enkelte regnskaber:

9301 Bolbrohaven: Overskud på kr. 34.413, der er overført til afdelingens henlæggelser.

9304 Charlottegården: Overskud på kr. 551.081, der er overført til afdelingens

henlæggelser.

9309 Prags Boulevard: Overskud på kr. 52.924, der er overført til afdelingens underskudskonto.

Underskudssaldoen udgør herefter kr. 289.827, der budgetteres

afviklet over 5 år.

9313 Morelhaven: Underskud på kr. 95.911, der er overført til afdelingens underskudskonto.

Underskudssaldoen udgør herefter kr. 95.911, der budgetteres afviklet

over 3 år.

9314 Markedspladsen: Underskud på kr. 84.605, der er overført til afdelingens underskudskonto.

Underskudssaldoen udgør herefter kr. 84.605, der budgetteres

afviklet over 3 år.

9315 Ordrup Jagtvej: Overskud på kr. 5.546, der er overført til konto for opsamlet

underskud. Samlet underskudssaldo udgør herefter kr. 63.451, der budgetteres

afviklet over 3 år.

9316 Hellerupvej: Overskud på kr. 834, der er overført til afdelingens henlæggelser.

9317 Harsdorffsvej: Underskud på kr. 19.653, der er overført til afdelingens underskudskonto.

Underskudssaldo udgør herefter kr. 19.653, der budgetteres afviklet

over 3 år.

9318 Rosenhaven: Overskud på kr. 21, der er overført til afdelingens henlæggelser.

P:\Organisationer\09300 DFB\09300\Organisationsbestyrelsen\Indkaldelser og

dagsordener\2011\2011_03_01\2011_03_01_Dagsorden_offentlig.doc

Side 3 af 11


9319 Sølvkær: Underskud på kr. 52.306, der er overført til konto for opsamlet underskud.

Samlet underskudssaldo udgør herefter kr. 52.306.

9343 Gadehavegård: Overskud på kr. 495,304, der er overført til afdelingens henlæggelser.

9350 Bryggergården: Underskud på kr. 14.169, der er overført til konto for opsamlet

underskud. Underskudssaldoen udgør herefter kr. 58.802, der budgetteres afviklet

over 3 år.

9352 Blommestien: Overskud på kr. 79.430, der er overført til afdelingens henlæggelser.

9354 Nybrovænge Ældre: Underskud på kr. 10.834, der er overført til afdelingens

underskudskonto. Underskudssaldoen udgør herfeter kr. 10.834, der budgetteres

afviklet over 3 år.

9355 Nybrovænge Almen: Underskud på kr. 7.817, der er overført til afdelingens

underskudskonto. Underskudssaldoen udgør herefter kr. 7.817, der budgetteres

afviklet over 3 år.

9356 Kongensgade: Underskud på kr. 1.379, der er overført til afdelingens underskudskonto.

Underskudssaldoen udgør herefter kr. 72.446, der budgetteres afviklet

over 3 år.

9358 Spotorno: Overskud på kr. 25.384, der er overført til afdelingens henlæggelser.

9360 Hanebred: Underskud på kr. 2.423, der er overført til afdelingens underskudskonto.

Underskudssaldoen udgør herefter kr. 109.089, der budgetteres afviklet

over 5 år.

9370 Købmandsgården: Overskud på kr. 38.643, der er overført til afdelingens

henlæggelser.

9373 Klostergården: Underskud på kr. 53.476, der er overført til afdelingens underskudskonto.

Underskudssaldoen udgør herefter kr. 53. 476, der budgetteres

afviklet over 3 år.

9375 Strandvænget, Nyborg: Underskud på kr. 193.234, der er overført til afdelingens

underskudskonto. Underskudssaldoen udgør herefter kr. 277.922, der budgetteres

afviklet over 10 år.

9377 Ørnegårdsvej: Overskud på kr. 54.771, der er overført til afdelingens henlæggelser.

9399 Klostergården II: Overskud på kr. 170.215, der er overført til afdelingens

henlæggelser.

I øvrigt henvises til kommentarerne til de enkelte årsregnskaber i bestyrelsens beretning.

Der vil på mødet blive givet en status for regnskabernes godkendelse i afdelingerne.

Det indstilles, at bestyrelsen godkender afdelingernes årsregnskaber.

P:\Organisationer\09300 DFB\09300\Organisationsbestyrelsen\Indkaldelser og

dagsordener\2011\2011_03_01\2011_03_01_Dagsorden_offentlig.doc

Side 4 af 11


3.6 Boligselskabets budget for regnskabsåret 2010/2011

Forslag til boligselskabet budget for 2010/2011 vil blive eftersendt og gennemgået

på mødet. Herunder vil der blive redegjort for den forventede udvikling i dispositionsfonden

m.v.

Det indstilles, at bestyrelsen godkender boligselskabets budget for

2011/2012.

3.7 Kommissorier

Som besluttet på mødet d. 30. november 2011 skal kommissorierne drøftes med

henblik på behov for tilpasning og opdatering.

Kommissorierne vedlægges som bilag.

Det indstilles til bestyrelsen at tage stilling til, om og i så fald hvilke ændringer,

der skal foretages i kommissorierne.

3.8 Henstandsordning for skyldnere

Som det eneste selskab administreret af Domea, har DFB en aftale om at skyldnere,

dvs. lejere, der er bagud med huslejen, kan få henstand med huslejen.

Dette på trods af at lejeren ifølge lejekontrakten er forpligtet til at betale huslejen

rettidigt.

Det er Domeas erfaring at:



At en skyldner, der ikke kan betale husleje, men i stedet får henstand, som

regel heller ikke kan betale de efterfølgende huslejer.

At kommunen først bliver underrettet og kan hjælpe lejeren i det øjeblik,

der indledes en sag om udsættelse, og dette bliver forsinket af afdragsordningen.

Domea anbefaler, at DFB træffer beslutning om, at der ikke længere kan tilbydes

henstand. Uden mulighed for henstand vil skyldig husleje medføre, at lejemålet

inden for en måned sendes til ophævelse via Domeas advokat. Dermed minimeres

det skyldige beløb og afdelingens og de øvrige beboeres tab minimeres, den pågældende

beboers gældsbyrde når ikke at vokse og kommunen kan hurtigere skride

ind med hjælp.

Pga. uhensigtsmæssighederne ved at give henstand, forsøger Domea at minimere

brugen af dette. Dog bliver der givet henstand i 5-10 sager pr. år.

Det indstilles til bestyrelsen at tage beslutning om, at man i DFB ikke længere

vil tilbyde henstand med huslejen.

3.9 Nye vedtægter for DFB

DFB skal have opdateret sine vedtægter i henhold til ny lovgivning. Samtidig har

repræsentantskabsmedlem Henry E. Jensen fremsendt forslag til nye vedtægter.

Begge disse er for nylig fremsendt til bestyrelsen.

P:\Organisationer\09300 DFB\09300\Organisationsbestyrelsen\Indkaldelser og

dagsordener\2011\2011_03_01\2011_03_01_Dagsorden_offentlig.doc

Side 5 af 11


Bestyrelsen er i øjeblikket ved at tage stilling til vedtægtsforslagene.

Yderligere orientering gives på mødet.

Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning, samt

træffer beslutning om det videre arbejde med vedtægterne.

4 Orientering

4.1 Forretningsføreraftale 2010-13

Der orienteres om status på Forretningsføreraftale 2010 – 13 på mødet.

Det indstilles til bestyrelsen at tage orienteringen til efterretning.

4.2 Bestyrelsesforhold

Bestyrelsen har følgende sammensætning:

Navn Post Valgt af Valgt indtil

John A. Andersen Formand Repræsentantskabet 2012

Mariazara Pervin Næstformand Repræsentantskabet 2012

Jytte Rønne Medlem Repræsentantskabet 2011

Bente Nees Medlem Repræsentantskabet 2011

Susanne Pia Hansen Medlem Repræsentantskabet 2012

Peter Krogh Medlem Repræsentantskabet 2011/12

Peter Hansen Medlem Repræsentantskabet 2011/12

Poul Erik Jensen Medlem Bestyrelsen 2012

Winnie Andersen Medlem Ansatte 2011

Med Domea som forretningsfører.

Afgangsorden indebærer, at Jytte Rønne, Bente Nees og enten Peter Hansen eller

Peter Krogh er på valg på næste ordinære repræsentantskabsmøde.

Uklarheden vedr. Peter Hansen og Peter Krogh skyldes, at der på repræsentantskabsmødet

ikke blev taget stilling til, hvem af disse, der blev valgt for hvilken periode.

Ifølge vedtægternes § 10, stk. 6 kan afgangsordenen afgøres pr. lodtrækning

eller i den rækkefølge, bestyrelsesmedlemmerne er valgt. Til dette skal bemærkes

at Peter Krogh på repræsentantskabsmødet er valgt med 22 stemmer og

Peter Hansen med 20 stemmer.

Bestyrelsen bedes tage stilling til dette spørgsmål og indstille til repræsentantskaber,

hvem der skal på valg.

Ifølge vedtægterne, bør 3 af de menige repræsentantskabsmedlemmer være på

valg samtid med formanden, men 4 af de repræsentantskabsvalgte medlemmer er

på valg i forskudte år.

Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning.

Det indstilles til bestyrelsen at træffe beslutning om afgangsordenen.

P:\Organisationer\09300 DFB\09300\Organisationsbestyrelsen\Indkaldelser og

dagsordener\2011\2011_03_01\2011_03_01_Dagsorden_offentlig.doc

Side 6 af 11


4.3 9375 Strandvænget Nyborg - Beboerklagenævnssag

Der er faldet afgørelse i beboerklagenævnssagen vedr. Strandvænget som kort

omhandler, at nogle pårørende til beboere har klaget vedr. huslejens størrelse,

overholdelse af vedtægter og huslejevarsling.

Beboerklagenævnet finder i tråd med Domeas svarskrivelse, at af klagepunkterne

er man i nævnet kun bemyndiget til at træffe afgørelse om varslingens gyldighed.

Beboerklagenævnet har ingen bemærkninger til varslingen og finder, at denne er i

overensstemmelse med Almenloven og vedtægterne for Ejerforeningen Strandvænget

1A.

Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning.

5 Afdelinger i drift

5.1 9304 - Beboerklagenævnssag vedr. afdelingsmøde i Charlottegården

Beboerklagenævnet i Høje-Taastrup Kommune har underkendt beslutninger truffet

på afdelingsmøde i Charlottegården d. 31. maj 2010 og afgjort at hele mødet derfor

skal gå om. Afgørelse fra Beboerklagenævnet vedlægges.

Da Beboerklagenævnet ikke har angivet nogen frist for afholdelsen af et nyt møde,

har afdelingsbestyrelsen besluttet at efterkomme afgørelsen ved at tage alle de

påkrævede valg på det ordinære afdelingsmøde.

Det indstilles til bestyrelsen at tage orienteringen til efterretning.

5.2 9343 – Gadehavegård – Personsag

5.3 9314 – Markedspladsen – Ansøgning om bidrag fra dispositionsfonden til

lydmåling i forbindelse med helhedsplan

I arbejdet med ansøgningen om den foreløbige helhedsplan har der været afholdt

et beboermøde i afdeling Markedspladsen, hvor fremtidssikringens løsningsforslag

blev drøftet.

På mødet var der en meget markant tilkendegivelse af, at der er meget lydt mellem

boligerne på Markedspladsen, og det var et stærkt ønske, at man forsøgte at

løse dette problem som en del af helhedsplanen.

For at få afklaret om, der er et særligt problem vedr. lyd, er der bestilt en lydmåling

til udførelse i uge 8. Denne koster kr. 10.000,- incl. moms.

Afdeling Markedspladsen ønsker denne udgift dækket af dispositionsfonden.

Det indstilles til bestyrelsen, at godkende en merudgift på kr. 10.000 til

en lydmåling i forbindelse med helhedsplanen i afdeling Markedspladsen.

5.4 9315 – Ordrup Jagtvej – Ansøgning om tilskud på kr. 463.000 til udskiftning

af vinduer og terrassedøre i facade mod vej

P:\Organisationer\09300 DFB\09300\Organisationsbestyrelsen\Indkaldelser og

dagsordener\2011\2011_03_01\2011_03_01_Dagsorden_offentlig.doc

Side 7 af 11


Afdelingen er opført i 1983erne og har 15 lejemål. Bebyggelsen er således 27 år

gammel.

Vinduerne er de oprindelige vinduer fra afdelingens start. Kvaliteten har på opførelsestidspunktet

været acceptabel, men da vinduerne vender ud mod kysten og

grundet den påvirkning havvind har på træ, er mange af vinduerne nu i dårlig

stand. Det udmønter sig i, at bundrammen rådner med fare for at glasset falder ud

af rammen, når man åbner det. Dette er sket i et tilfælde, hvorefter alle vinduerne

blev efterset og de vinduer som var hårdest ramt, blev permanent lukket. Dette er

selvfølgelig ikke nogen holdbar løsning, idet der så ikke er mulighed for udluftning i

nogle rum, ligesom det ikke er muligt for lejerne at pudse deres vinduer udvendigt.

Aktuelt er der 4 vinduespartier der er lukket helt, for at undgå ulykker.

Det har ikke på nogen måde været synligt, at vinduerne var i så dårlig stand, idet

det er samlingerne i rammen som rådner indefra. Et kyndigt øje ville dog kunne se,

at bundrammen langsom begynder at glide nedad, men det ses kun udefra og vinduerne

sidder i 1. og 2. sals højde. Derfor er der ingen der har bemærket problemet,

før det første glas faldt ud.

Vinduerne er i årenes løb selvfølgelig vedligeholdt med maling både ud- og indvendigt

og den dårlige stand skyldes derfor ikke manglende vedligeholdelse.

Det er undersøgt, hvad det koster at få en tømre/snedker til at reparerer vinduerne.

Udgiften vil være mindst ½ af udgiften til en udskiftning.

På trods af, at afdelingen i de senere år har haft underskud på driften, så må afdelingen

betegnes som en solid lille afdeling, som har taget vare på bygningerne og

nødvendig vedligeholdelse. Ud af opsparede midler har afdelingen foretaget følgende

i de sidste 3 år:

Juli 2008 – tagrenovering 170.000 kr.

September 2009 – Nye tagrender og nedløbsrør 55.000 kr.

08/09 – modernisering af køkkener 250.000 kr.

Derudover har afdelingen optaget lån til altaner på 1. og 2. sal, hvilket virkelig har

givet lejlighederne et stort løft.

Pr. 1. oktober 2010 har afdelingen en henlæggelse til planlagt vedligehold på

316.000 kr. Disse er hensat til almindelig planlagt vedligehold og der er ikke mulighed

for at afholde udskiftning af vinduer m.v. af denne henlæggelse.

Da det ikke er til at forudse, hvornår det blive nødvendigt at lukke de næste vinduer,

vil det være mest hensigtsmæssigt at udskifte alle vinduerne og terrassedørene

på én gang. Det vil også være langt billigere end at udskifte enkeltvis. Endvidere

vil en samlet udskiftning også give en besparelse på energien og et bedre indeklima.

Afdelingen har således ikke kunnet forudse, at denne udgift ville komme på nuværende

tidspunkt. Afdelingen har hidtil altid kunne klare at vedligeholde og udvikle

ejendommen, så den fortsat er særdeles attraktiv.

En samlet udskiftning vil koste ca. 463.000 kr. som afdelingen søger om tilskud til.

Afdelingen har fået en huslejestigning på 5,47 % i 2010/11, og en stigning på

4,25 % i 2009/10. Derudover har lejerne på 1. og 2. sal fået en lejestigning på ca.

600 kr. mdl. i forbindelse med optagelse af lån til altaner.

P:\Organisationer\09300 DFB\09300\Organisationsbestyrelsen\Indkaldelser og

dagsordener\2011\2011_03_01\2011_03_01_Dagsorden_offentlig.doc

Side 8 af 11


Årsagen til stigningen i lejen har været stigende faste udgifter, samt stigning i administrationsbidraget.

Ved budgetåret 2010/11, havde afdelingen et opsamlet underskud

på 63.451 kr.

Det indstilles, at bestyrelsen yder et helt eller delvist tilskud til afdeling

9315 Ordrup Jagtvej til udskiftning af vinduer og terrassedøre i facaden

mod vej.

5.5 9319 – Sølvkær – godkendelse af regnskaber 2007/08 og 2008/09

Økonomiudvalget i Frederikssund Kommune har d. 9. februar 2011 godkendt regnskaberne

for afd. 9319 Sølvkær for hh. 2007/08 og 2008/09.

Brevet fra kommunen vedlægges.

Det indstilles til bestyrelsen at tage orienteringen til efterretning samt at

underskrive regnskaberne for afdeling Sølvkær.

5.6 9319 – Sølvkær – Orientering om status

Formanden har bedt Domea redegøre for følgende vedr. Sølvkær:

Personfølsomme oplysninger – udeladt.

Hvordan går det med de projekter vi har bevilget penge til

Den 1. mio. kr. som DFB gav Sølvkær, blev som foreskrevet af organisationsbestyrelsen

brugt til gældsafvikling (godt 536.000 kr.), øgning af henlæggelserne til

planlagt vedligeholdelse (100.000 kr.), øgning af henlæggelserne til tab ved fraflytning

(150.000 kr.), bioskure, som allerede var bevilget (130.000 kr.), og så var

der derudover ca. 84.000 kr. tilbage til en legeplads.

Bioskure:

Der har desværre vist sig at mangle nogle ting i det projekt, som den tidligere afdelingsbestyrelse

insisterede på selv at udarbejde, således at projektet i stedet vil

beløbe sig til et sted mellem kr.250.000 og 280.000 kr.

Bioskurene etableres, når frosten går af jorden.

Legeplads:

Afdelingsmødet sagde nej til den af afdelingsbestyrelsen foreslåede placering af

legepladsen.

Afdelingsbestyrelsen har et forslag klar om en ny placering, denne vil dog kræve

faldunderlag og yderligere udgravning, således at projektet vil løbe op i omegnen

af kr. 125.000.

Forslaget ventes behandlet på afdelingsmøde i april.

Det skal derudover bemærkes, at tidligere organisationsbestyrelsesformand Verner

Usbeck deltog på et afdelingsmøde i sommeren 2010. På dette mødet forklarede

Verner, at DFB var indstillet på at give Sølvkær økonomisk støtte. Og har antydede

også, at DFB var villig til at kigge positivt, hvis der også næste år ville være behov.

Pt. arbejdes der på budgettet for 2011 / 2012. Det skal i den forbindelse bemærkes,

at det ikke vil falde i dårlig jord, hvis Sølvkær fik endnu en hjælpende hånd.

Det indstilles til bestyrelsen at tage orienteringen til efterretning.

P:\Organisationer\09300 DFB\09300\Organisationsbestyrelsen\Indkaldelser og

dagsordener\2011\2011_03_01\2011_03_01_Dagsorden_offentlig.doc

Side 9 af 11


5.7 9343 – Gadehavegård – Tilladelse til tv-overvågning

Københavns Vestegns Politi har meddelt tilladelse til at der opsættes tvovervågning

i forbindelse med Værestedet Oase Regnbuen.

Tilladelsen er givet på betingelse af, at dette kan foretages lovligt inden for

DFB’s/afdeling Gadehavegårds formål, samt at det ikke er i strid med boligorganisationens

vedtægter.

Domea finder begge betingelser opfyldt.

Det indstilles til bestyrelsen at tage orienteringen til efterretning.

5.8 9373 - Klostergården – Ansøgning om tilskud på kr. 190.000 til fastmonterede

vægstiger

Klostergården afd. 73 er som bekendt 5 år gammelt. Afdelingen består af 8 blokke

med stue, 1 sal.

For enden af hver blok er der en installationsskakt, hvor der forneden er vvsinstallationer

og øverst oppe en lille luge som er indgangen til loft. På loftet ligger

alle vandinstallationer til lejlighederne og udsugning. Lemmen sidder ca. 6 meter

oppe. Lugen er en jernlåge som er temmelig tung.

Den eneste måde at komme op på loftet på, er ved at sætte en løs høj stige op.

Dette er problematisk, da underlaget – dvs. jorden – ikke er i orden til det. Grunden

hælder og der er endvidere udlagt perlesten på jorden. Det betyder at der skal

være mindst 2 personer til stede når personalet skal på loftet.

Selv om personalet udviser al den agtpågivenhed som de skal, er det alligevel sket

at stigen er skredet, heldigvis uden at der skete nogen ulykke. Til gengæld er det

hændt 2 gange at jernlågen er hoppet af hængslerne og faldet ned. Heldigvis igen

uden at nogen kom til skade.

Ovennævnte forhold er ikke en acceptabel arbejdssituation for personalet og de

kan nægte at gå på loftet, fordi forholdene langtfra opfylder kravene til sikkerhed

på arbejdspladsen.

I slutningen af december havde afdelingen en situation hvor vandrørene på loftet

var frosset. Det var snestorm den dag og der var kun én medarbejder på arbejde.

Der blev tilkaldt håndværkere til at optø de frosne rør på loftet, men håndværkerne

var ikke indstillet på at kravle op af en løs stige og ind af en meget lille luge for at

afhjælpe problemet. Det lykkes dog at få overtalt håndværkeren til at udføre arbejdet,

da rørene ellers ville springe med vandskade til følge.

Der findes kun et firma som producerer og leverer vægstiger med sikkerhedsgodkendelse.

Der er indhentet tilbud fra dette firma.

Prisen for 4 vægstiger med platform foran lågen koster 157.000 kr. Dertil kommer

så montering. Prisen er p.t. ukendt med det anslås at det vil koste omkring 35.000

kr.

Klostergården har fra starten været ramt af store udgifter til udbedringer af fejl og

mangler, samt udgifter til ting, som blev sparet væk i opførelsesfasen eller udført i

dårlige materialer. Bl.a. har vand og varmesystemet givet afdelingen nogle store

udgifter i de 5 år afdelingen har været i brug. Endvidere kan det nævnes at afde-

P:\Organisationer\09300 DFB\09300\Organisationsbestyrelsen\Indkaldelser og

dagsordener\2011\2011_03_01\2011_03_01_Dagsorden_offentlig.doc

Side 10 af 11


lingen er opført uden nogen form for legeplads, selv om afdelingen er en familieafdeling.

Det har betydet en jævn strøm af huslejestigninger, samt underskud på driften.

Derfor har afdelingen ikke haft mulighed for at henlægge store summer til planlagt

vedligehold, og de midler som afdelingen har på nuværende tidspunkt rækker ikke

til opsætning af vægstiger.

Aktuelt betyder det, at afdelingen ikke opfylder kravene til sikkerhed for personalet

og for håndværkere. Dette kan få uheldige konsekvenser – enten ved at nødvendigt

arbejde ikke bliver udført, eller ved at nogen kommer til skade.

På baggrund af ovenstående – hvor afdelingen ikke overholder gældende

krav om sikkerhed på arbejdspladsen, indstilles det at afdelingen bevilliges

kr. 190.000 fra selskabets arbejdskapital til indkøb og opsætning af

faste vægstiger.

5.9 9379 – Vandtårnet - Redningslemme

Organisationsbestyrelsen har i efteråret besluttet, at der kunne gennemføres en

syn- og skønssag mod Pihl og Søn, der er den oprindelige totalentreprenør på

etableringen af boliger i Vandtårnet.

Domea gjorde herefter foranstaltninger til at anlægge syn- og skønssag, hvilket fik

Pihl og Søn til at indkalde Domea med rådgivere til et møde.

Der forhandles i øjeblikket om et forlig, og det undersøges om og hvorledes det

fysisk kan lade sig gøre at udbedre problemerne med redningslemmene.

Bestyrelsen orienteres nærmere, når der foreligger nyt i sagen.

Det indstilles til bestyrelsen at tage orienteringen til efterretning.

6 Mødeplanlægning



Bestyrelsesmøde

15. marts 2011 klokken 17.00 hos Domea, Oldenburg Allé 1.

Repræsentantskabsmøde

15. marts 2011 klokken 18.00 hos Domea, Oldenburg Allé 1.

Det indstilles til bestyrelsen at tage de planlagte møder til efterretning,

samt at alle medbringer kalendere, så fremtidige møder evt. kan plænlægges.

7 Eventuelt

P:\Organisationer\09300 DFB\09300\Organisationsbestyrelsen\Indkaldelser og

dagsordener\2011\2011_03_01\2011_03_01_Dagsorden_offentlig.doc

Side 11 af 11


Boligselskabet DFB

Indkaldelse til organisationsbestyrelsesmøde nr. 47

Tirsdag d.1. marts 2011 kl. 17.30

i Domeas lokaler, Oldenburg Allé 3, 2630 Taastrup

DAGSORDEN TIL OFFENTLIGGØRELSE

Dagsorden:

1 Godkendelse af dagsorden............................................................... 2

2 Godkendelse af referat..................................................................... 2

3 Sager til beslutning.......................................................................... 2

3.1 9343 - Energirenovering i Gadehavegård............................................ 2

3.2 Boligselskabets årsregnskab ............................................................. 2

3.3 Revisionsprotokol ............................................................................ 2

3.4 Bestyrelsens årsberetning................................................................. 3

3.5 Afdelingernes årsregnskaber ............................................................. 3

3.6 Boligselskabets budget for regnskabsåret 2010/2011........................... 5

3.7 Kommissorier.................................................................................. 5

3.8 Henstandsordning for skyldnere ........................................................ 5

3.9 Nye vedtægter for DFB..................................................................... 5

4 Orientering ...................................................................................... 6

4.1 Forretningsføreraftale 2010-13.......................................................... 6

4.2 Bestyrelsesforhold ........................................................................... 6

4.3 9375 Strandvænget Nyborg - Beboerklagenævnssag ........................... 7

5 Afdelinger i drift............................................................................... 7

5.1 9304 - Beboerklagenævnssag vedr. afdelingsmøde i Charlottegården..... 7

5.2 9343 – Gadehavegård – Personsag.................................................... 7

5.3 9314 – Markedspladsen – Ansøgning om bidrag fra dispositionsfonden til l

ydmåling i forbindelse med helhedsplan ............................................. 7

5.4 9315 – Ordrup Jagtvej – Ansøgning om tilskud på kr. 463.000 til

udskiftning af vinduer og terrassedøre i facade mod vej ....................... 7

5.5 9319 – Sølvkær – godkendelse af regnskaber 2007/08 og 2008/09 ....... 9

5.6 9319 – Sølvkær – Orientering om status ............................................ 9

5.7 9343 – Gadehavegård – Tilladelse til tv-overvågning ..........................10

5.8 9373 - Klostergården – Ansøgning om tilskud på kr. 190.000 til

fastmonterede vægstiger.................................................................10

5.9 9379 – Vandtårnet - Redningslemme ................................................11

6 Mødeplanlægning........................................................................... 11

7 Eventuelt ....................................................................................... 11

Deltagere fra bestyrelsen:

John Adelsteen Andersen, formand

Mariazara Pervin, næstformand

Jytte Rønne

Bente Nees

Susanne Pia Hansen

Winnie Andersen

Peter Krogh

Peter Hansen

Poul Erik Jensen

Øvrige deltagere:

Pia Christiansen, Domea

Kristine Jacobsen, Domea, ref.

Bent Gordon Johansen, Domea (pkt. 3.1).

Domea – Boligcenter København, den 23. februar 2011


1 Godkendelse af dagsorden

Det indstilles, at bestyrelsen godkender den udsendte dagsorden.

2 Godkendelse af referat

Domea har ikke modtaget kommentarer eller indsigelser til referat af møde den 10.

januar 2011.

Det indstilles, at referater godkendes og underskrives af formanden.

3 Sager til beslutning

3.1 9343 - Energirenovering i Gadehavegård

Regionschef Bent Gordon Johansen fra Domea Energi og Miljø vil deltage under

punktet og orientere nærmere.

Uddybende materiale vedr. energirenoveringen er vedlagt som bilag.

Det indstilles til bestyrelsen at igangsætte projektet om energirenovering i

Gadehavegård.

3.2 Boligselskabets årsregnskab

Boligselskabets årsregnskab godkendes endelig af repræsentantskabet efter forudgående

godkendelse i organisationsbestyrelsen.

Boligselskabets årsregnskab for perioden 1. oktober 2009 til 30. september 2010

vedlægges som bilag.

Domea har følgende kommentarer til årsregnskabet:

Regnskabet udviser et overskud på kr. 35.753. Årets overskud er overført til arbejdskapitalen.

Det indstilles, at bestyrelsen godkender årsregnskabet, som herefter forelægges

repræsentantskabet til endelig godkendelse.

3.3 Revisionsprotokol

Revisionsprotokol til årsregnskab for boligselskab og afdelinger godkendes endelig

af repræsentantskabet efter forudgående godkendelse i organisationsbestyrelsen.

Revisionsprotokol til årsregnskab for perioden 1. oktober 2009 til 30. september

2010 er vedlagt og kommenteres på mødet.

Det indstilles, at bestyrelsen godkender revisionsprotokollen, som herefter

forelægges repræsentantskabet til endelig godkendelse.

P:\Organisationer\09300 DFB\09300\Organisationsbestyrelsen\Indkaldelser og

dagsordener\2011\2011_03_01\2011_03_01_Dagsorden_offentlig.doc

Side 2 af 11


3.4 Bestyrelsens årsberetning

Bestyrelsens beretning for seneste regnskabsår er optrykt i boligselskabets årsregnskab

på side 14 til 16 og suppleres eventuelt med andre skriftlige materialer

eller en mundtlig beretning på repræsentantskabsmødet.

Det indstilles, at bestyrelsen godkender årsberetningen til forelæggelse

for repræsentantskabet.

3.5 Afdelingernes årsregnskaber

Boligafdelingernes årsregnskaber godkendes endelig af organisationsbestyrelsen

efter forudgående godkendelse af afdelingsbestyrelsen eller afdelingsmødet.

For afdelingerne Kongensgade og Strandvænget godkender organisationsbestyrelsen

dog på både afdelingens og boligselskabets vegne, idet der ikke er valgt afdelingsbestyrelse

i afdelingerne.

Afdelingernes årsregnskaber for perioden 1. oktober 2009 til 30. september 2010

vedlægges som bilag.

Domea har følgende kommentarer til de enkelte regnskaber:

9301 Bolbrohaven: Overskud på kr. 34.413, der er overført til afdelingens henlæggelser.

9304 Charlottegården: Overskud på kr. 551.081, der er overført til afdelingens

henlæggelser.

9309 Prags Boulevard: Overskud på kr. 52.924, der er overført til afdelingens underskudskonto.

Underskudssaldoen udgør herefter kr. 289.827, der budgetteres

afviklet over 5 år.

9313 Morelhaven: Underskud på kr. 95.911, der er overført til afdelingens underskudskonto.

Underskudssaldoen udgør herefter kr. 95.911, der budgetteres afviklet

over 3 år.

9314 Markedspladsen: Underskud på kr. 84.605, der er overført til afdelingens underskudskonto.

Underskudssaldoen udgør herefter kr. 84.605, der budgetteres

afviklet over 3 år.

9315 Ordrup Jagtvej: Overskud på kr. 5.546, der er overført til konto for opsamlet

underskud. Samlet underskudssaldo udgør herefter kr. 63.451, der budgetteres

afviklet over 3 år.

9316 Hellerupvej: Overskud på kr. 834, der er overført til afdelingens henlæggelser.

9317 Harsdorffsvej: Underskud på kr. 19.653, der er overført til afdelingens underskudskonto.

Underskudssaldo udgør herefter kr. 19.653, der budgetteres afviklet

over 3 år.

9318 Rosenhaven: Overskud på kr. 21, der er overført til afdelingens henlæggelser.

P:\Organisationer\09300 DFB\09300\Organisationsbestyrelsen\Indkaldelser og

dagsordener\2011\2011_03_01\2011_03_01_Dagsorden_offentlig.doc

Side 3 af 11


9319 Sølvkær: Underskud på kr. 52.306, der er overført til konto for opsamlet underskud.

Samlet underskudssaldo udgør herefter kr. 52.306.

9343 Gadehavegård: Overskud på kr. 495,304, der er overført til afdelingens henlæggelser.

9350 Bryggergården: Underskud på kr. 14.169, der er overført til konto for opsamlet

underskud. Underskudssaldoen udgør herefter kr. 58.802, der budgetteres afviklet

over 3 år.

9352 Blommestien: Overskud på kr. 79.430, der er overført til afdelingens henlæggelser.

9354 Nybrovænge Ældre: Underskud på kr. 10.834, der er overført til afdelingens

underskudskonto. Underskudssaldoen udgør herfeter kr. 10.834, der budgetteres

afviklet over 3 år.

9355 Nybrovænge Almen: Underskud på kr. 7.817, der er overført til afdelingens

underskudskonto. Underskudssaldoen udgør herefter kr. 7.817, der budgetteres

afviklet over 3 år.

9356 Kongensgade: Underskud på kr. 1.379, der er overført til afdelingens underskudskonto.

Underskudssaldoen udgør herefter kr. 72.446, der budgetteres afviklet

over 3 år.

9358 Spotorno: Overskud på kr. 25.384, der er overført til afdelingens henlæggelser.

9360 Hanebred: Underskud på kr. 2.423, der er overført til afdelingens underskudskonto.

Underskudssaldoen udgør herefter kr. 109.089, der budgetteres afviklet

over 5 år.

9370 Købmandsgården: Overskud på kr. 38.643, der er overført til afdelingens

henlæggelser.

9373 Klostergården: Underskud på kr. 53.476, der er overført til afdelingens underskudskonto.

Underskudssaldoen udgør herefter kr. 53. 476, der budgetteres

afviklet over 3 år.

9375 Strandvænget, Nyborg: Underskud på kr. 193.234, der er overført til afdelingens

underskudskonto. Underskudssaldoen udgør herefter kr. 277.922, der budgetteres

afviklet over 10 år.

9377 Ørnegårdsvej: Overskud på kr. 54.771, der er overført til afdelingens henlæggelser.

9399 Klostergården II: Overskud på kr. 170.215, der er overført til afdelingens

henlæggelser.

I øvrigt henvises til kommentarerne til de enkelte årsregnskaber i bestyrelsens beretning.

Der vil på mødet blive givet en status for regnskabernes godkendelse i afdelingerne.

Det indstilles, at bestyrelsen godkender afdelingernes årsregnskaber.

P:\Organisationer\09300 DFB\09300\Organisationsbestyrelsen\Indkaldelser og

dagsordener\2011\2011_03_01\2011_03_01_Dagsorden_offentlig.doc

Side 4 af 11


3.6 Boligselskabets budget for regnskabsåret 2010/2011

Forslag til boligselskabet budget for 2010/2011 vil blive eftersendt og gennemgået

på mødet. Herunder vil der blive redegjort for den forventede udvikling i dispositionsfonden

m.v.

Det indstilles, at bestyrelsen godkender boligselskabets budget for

2011/2012.

3.7 Kommissorier

Som besluttet på mødet d. 30. november 2011 skal kommissorierne drøftes med

henblik på behov for tilpasning og opdatering.

Kommissorierne vedlægges som bilag.

Det indstilles til bestyrelsen at tage stilling til, om og i så fald hvilke ændringer,

der skal foretages i kommissorierne.

3.8 Henstandsordning for skyldnere

Som det eneste selskab administreret af Domea, har DFB en aftale om at skyldnere,

dvs. lejere, der er bagud med huslejen, kan få henstand med huslejen.

Dette på trods af at lejeren ifølge lejekontrakten er forpligtet til at betale huslejen

rettidigt.

Det er Domeas erfaring at:



At en skyldner, der ikke kan betale husleje, men i stedet får henstand, som

regel heller ikke kan betale de efterfølgende huslejer.

At kommunen først bliver underrettet og kan hjælpe lejeren i det øjeblik,

der indledes en sag om udsættelse, og dette bliver forsinket af afdragsordningen.

Domea anbefaler, at DFB træffer beslutning om, at der ikke længere kan tilbydes

henstand. Uden mulighed for henstand vil skyldig husleje medføre, at lejemålet

inden for en måned sendes til ophævelse via Domeas advokat. Dermed minimeres

det skyldige beløb og afdelingens og de øvrige beboeres tab minimeres, den pågældende

beboers gældsbyrde når ikke at vokse og kommunen kan hurtigere skride

ind med hjælp.

Pga. uhensigtsmæssighederne ved at give henstand, forsøger Domea at minimere

brugen af dette. Dog bliver der givet henstand i 5-10 sager pr. år.

Det indstilles til bestyrelsen at tage beslutning om, at man i DFB ikke længere

vil tilbyde henstand med huslejen.

3.9 Nye vedtægter for DFB

DFB skal have opdateret sine vedtægter i henhold til ny lovgivning. Samtidig har

repræsentantskabsmedlem Henry E. Jensen fremsendt forslag til nye vedtægter.

Begge disse er for nylig fremsendt til bestyrelsen.

P:\Organisationer\09300 DFB\09300\Organisationsbestyrelsen\Indkaldelser og

dagsordener\2011\2011_03_01\2011_03_01_Dagsorden_offentlig.doc

Side 5 af 11


Bestyrelsen er i øjeblikket ved at tage stilling til vedtægtsforslagene.

Yderligere orientering gives på mødet.

Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning, samt

træffer beslutning om det videre arbejde med vedtægterne.

4 Orientering

4.1 Forretningsføreraftale 2010-13

Der orienteres om status på Forretningsføreraftale 2010 – 13 på mødet.

Det indstilles til bestyrelsen at tage orienteringen til efterretning.

4.2 Bestyrelsesforhold

Bestyrelsen har følgende sammensætning:

Navn Post Valgt af Valgt indtil

John A. Andersen Formand Repræsentantskabet 2012

Mariazara Pervin Næstformand Repræsentantskabet 2012

Jytte Rønne Medlem Repræsentantskabet 2011

Bente Nees Medlem Repræsentantskabet 2011

Susanne Pia Hansen Medlem Repræsentantskabet 2012

Peter Krogh Medlem Repræsentantskabet 2011/12

Peter Hansen Medlem Repræsentantskabet 2011/12

Poul Erik Jensen Medlem Bestyrelsen 2012

Winnie Andersen Medlem Ansatte 2011

Med Domea som forretningsfører.

Afgangsorden indebærer, at Jytte Rønne, Bente Nees og enten Peter Hansen eller

Peter Krogh er på valg på næste ordinære repræsentantskabsmøde.

Uklarheden vedr. Peter Hansen og Peter Krogh skyldes, at der på repræsentantskabsmødet

ikke blev taget stilling til, hvem af disse, der blev valgt for hvilken periode.

Ifølge vedtægternes § 10, stk. 6 kan afgangsordenen afgøres pr. lodtrækning

eller i den rækkefølge, bestyrelsesmedlemmerne er valgt. Til dette skal bemærkes

at Peter Krogh på repræsentantskabsmødet er valgt med 22 stemmer og

Peter Hansen med 20 stemmer.

Bestyrelsen bedes tage stilling til dette spørgsmål og indstille til repræsentantskaber,

hvem der skal på valg.

Ifølge vedtægterne, bør 3 af de menige repræsentantskabsmedlemmer være på

valg samtid med formanden, men 4 af de repræsentantskabsvalgte medlemmer er

på valg i forskudte år.

Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning.

Det indstilles til bestyrelsen at træffe beslutning om afgangsordenen.

P:\Organisationer\09300 DFB\09300\Organisationsbestyrelsen\Indkaldelser og

dagsordener\2011\2011_03_01\2011_03_01_Dagsorden_offentlig.doc

Side 6 af 11


4.3 9375 Strandvænget Nyborg - Beboerklagenævnssag

Der er faldet afgørelse i beboerklagenævnssagen vedr. Strandvænget som kort

omhandler, at nogle pårørende til beboere har klaget vedr. huslejens størrelse,

overholdelse af vedtægter og huslejevarsling.

Beboerklagenævnet finder i tråd med Domeas svarskrivelse, at af klagepunkterne

er man i nævnet kun bemyndiget til at træffe afgørelse om varslingens gyldighed.

Beboerklagenævnet har ingen bemærkninger til varslingen og finder, at denne er i

overensstemmelse med Almenloven og vedtægterne for Ejerforeningen Strandvænget

1A.

Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning.

5 Afdelinger i drift

5.1 9304 - Beboerklagenævnssag vedr. afdelingsmøde i Charlottegården

Beboerklagenævnet i Høje-Taastrup Kommune har underkendt beslutninger truffet

på afdelingsmøde i Charlottegården d. 31. maj 2010 og afgjort at hele mødet derfor

skal gå om. Afgørelse fra Beboerklagenævnet vedlægges.

Da Beboerklagenævnet ikke har angivet nogen frist for afholdelsen af et nyt møde,

har afdelingsbestyrelsen besluttet at efterkomme afgørelsen ved at tage alle de

påkrævede valg på det ordinære afdelingsmøde.

Det indstilles til bestyrelsen at tage orienteringen til efterretning.

5.2 9343 – Gadehavegård – Personsag

5.3 9314 – Markedspladsen – Ansøgning om bidrag fra dispositionsfonden til

lydmåling i forbindelse med helhedsplan

I arbejdet med ansøgningen om den foreløbige helhedsplan har der været afholdt

et beboermøde i afdeling Markedspladsen, hvor fremtidssikringens løsningsforslag

blev drøftet.

På mødet var der en meget markant tilkendegivelse af, at der er meget lydt mellem

boligerne på Markedspladsen, og det var et stærkt ønske, at man forsøgte at

løse dette problem som en del af helhedsplanen.

For at få afklaret om, der er et særligt problem vedr. lyd, er der bestilt en lydmåling

til udførelse i uge 8. Denne koster kr. 10.000,- incl. moms.

Afdeling Markedspladsen ønsker denne udgift dækket af dispositionsfonden.

Det indstilles til bestyrelsen, at godkende en merudgift på kr. 10.000 til

en lydmåling i forbindelse med helhedsplanen i afdeling Markedspladsen.

5.4 9315 – Ordrup Jagtvej – Ansøgning om tilskud på kr. 463.000 til udskiftning

af vinduer og terrassedøre i facade mod vej

P:\Organisationer\09300 DFB\09300\Organisationsbestyrelsen\Indkaldelser og

dagsordener\2011\2011_03_01\2011_03_01_Dagsorden_offentlig.doc

Side 7 af 11


Afdelingen er opført i 1983erne og har 15 lejemål. Bebyggelsen er således 27 år

gammel.

Vinduerne er de oprindelige vinduer fra afdelingens start. Kvaliteten har på opførelsestidspunktet

været acceptabel, men da vinduerne vender ud mod kysten og

grundet den påvirkning havvind har på træ, er mange af vinduerne nu i dårlig

stand. Det udmønter sig i, at bundrammen rådner med fare for at glasset falder ud

af rammen, når man åbner det. Dette er sket i et tilfælde, hvorefter alle vinduerne

blev efterset og de vinduer som var hårdest ramt, blev permanent lukket. Dette er

selvfølgelig ikke nogen holdbar løsning, idet der så ikke er mulighed for udluftning i

nogle rum, ligesom det ikke er muligt for lejerne at pudse deres vinduer udvendigt.

Aktuelt er der 4 vinduespartier der er lukket helt, for at undgå ulykker.

Det har ikke på nogen måde været synligt, at vinduerne var i så dårlig stand, idet

det er samlingerne i rammen som rådner indefra. Et kyndigt øje ville dog kunne se,

at bundrammen langsom begynder at glide nedad, men det ses kun udefra og vinduerne

sidder i 1. og 2. sals højde. Derfor er der ingen der har bemærket problemet,

før det første glas faldt ud.

Vinduerne er i årenes løb selvfølgelig vedligeholdt med maling både ud- og indvendigt

og den dårlige stand skyldes derfor ikke manglende vedligeholdelse.

Det er undersøgt, hvad det koster at få en tømre/snedker til at reparerer vinduerne.

Udgiften vil være mindst ½ af udgiften til en udskiftning.

På trods af, at afdelingen i de senere år har haft underskud på driften, så må afdelingen

betegnes som en solid lille afdeling, som har taget vare på bygningerne og

nødvendig vedligeholdelse. Ud af opsparede midler har afdelingen foretaget følgende

i de sidste 3 år:

Juli 2008 – tagrenovering 170.000 kr.

September 2009 – Nye tagrender og nedløbsrør 55.000 kr.

08/09 – modernisering af køkkener 250.000 kr.

Derudover har afdelingen optaget lån til altaner på 1. og 2. sal, hvilket virkelig har

givet lejlighederne et stort løft.

Pr. 1. oktober 2010 har afdelingen en henlæggelse til planlagt vedligehold på

316.000 kr. Disse er hensat til almindelig planlagt vedligehold og der er ikke mulighed

for at afholde udskiftning af vinduer m.v. af denne henlæggelse.

Da det ikke er til at forudse, hvornår det blive nødvendigt at lukke de næste vinduer,

vil det være mest hensigtsmæssigt at udskifte alle vinduerne og terrassedørene

på én gang. Det vil også være langt billigere end at udskifte enkeltvis. Endvidere

vil en samlet udskiftning også give en besparelse på energien og et bedre indeklima.

Afdelingen har således ikke kunnet forudse, at denne udgift ville komme på nuværende

tidspunkt. Afdelingen har hidtil altid kunne klare at vedligeholde og udvikle

ejendommen, så den fortsat er særdeles attraktiv.

En samlet udskiftning vil koste ca. 463.000 kr. som afdelingen søger om tilskud til.

Afdelingen har fået en huslejestigning på 5,47 % i 2010/11, og en stigning på

4,25 % i 2009/10. Derudover har lejerne på 1. og 2. sal fået en lejestigning på ca.

600 kr. mdl. i forbindelse med optagelse af lån til altaner.

P:\Organisationer\09300 DFB\09300\Organisationsbestyrelsen\Indkaldelser og

dagsordener\2011\2011_03_01\2011_03_01_Dagsorden_offentlig.doc

Side 8 af 11


Årsagen til stigningen i lejen har været stigende faste udgifter, samt stigning i administrationsbidraget.

Ved budgetåret 2010/11, havde afdelingen et opsamlet underskud

på 63.451 kr.

Det indstilles, at bestyrelsen yder et helt eller delvist tilskud til afdeling

9315 Ordrup Jagtvej til udskiftning af vinduer og terrassedøre i facaden

mod vej.

5.5 9319 – Sølvkær – godkendelse af regnskaber 2007/08 og 2008/09

Økonomiudvalget i Frederikssund Kommune har d. 9. februar 2011 godkendt regnskaberne

for afd. 9319 Sølvkær for hh. 2007/08 og 2008/09.

Brevet fra kommunen vedlægges.

Det indstilles til bestyrelsen at tage orienteringen til efterretning samt at

underskrive regnskaberne for afdeling Sølvkær.

5.6 9319 – Sølvkær – Orientering om status

Formanden har bedt Domea redegøre for følgende vedr. Sølvkær:

Personfølsomme oplysninger – udeladt.

Hvordan går det med de projekter vi har bevilget penge til

Den 1. mio. kr. som DFB gav Sølvkær, blev som foreskrevet af organisationsbestyrelsen

brugt til gældsafvikling (godt 536.000 kr.), øgning af henlæggelserne til

planlagt vedligeholdelse (100.000 kr.), øgning af henlæggelserne til tab ved fraflytning

(150.000 kr.), bioskure, som allerede var bevilget (130.000 kr.), og så var

der derudover ca. 84.000 kr. tilbage til en legeplads.

Bioskure:

Der har desværre vist sig at mangle nogle ting i det projekt, som den tidligere afdelingsbestyrelse

insisterede på selv at udarbejde, således at projektet i stedet vil

beløbe sig til et sted mellem kr.250.000 og 280.000 kr.

Bioskurene etableres, når frosten går af jorden.

Legeplads:

Afdelingsmødet sagde nej til den af afdelingsbestyrelsen foreslåede placering af

legepladsen.

Afdelingsbestyrelsen har et forslag klar om en ny placering, denne vil dog kræve

faldunderlag og yderligere udgravning, således at projektet vil løbe op i omegnen

af kr. 125.000.

Forslaget ventes behandlet på afdelingsmøde i april.

Det skal derudover bemærkes, at tidligere organisationsbestyrelsesformand Verner

Usbeck deltog på et afdelingsmøde i sommeren 2010. På dette mødet forklarede

Verner, at DFB var indstillet på at give Sølvkær økonomisk støtte. Og har antydede

også, at DFB var villig til at kigge positivt, hvis der også næste år ville være behov.

Pt. arbejdes der på budgettet for 2011 / 2012. Det skal i den forbindelse bemærkes,

at det ikke vil falde i dårlig jord, hvis Sølvkær fik endnu en hjælpende hånd.

Det indstilles til bestyrelsen at tage orienteringen til efterretning.

P:\Organisationer\09300 DFB\09300\Organisationsbestyrelsen\Indkaldelser og

dagsordener\2011\2011_03_01\2011_03_01_Dagsorden_offentlig.doc

Side 9 af 11


5.7 9343 – Gadehavegård – Tilladelse til tv-overvågning

Københavns Vestegns Politi har meddelt tilladelse til at der opsættes tvovervågning

i forbindelse med Værestedet Oase Regnbuen.

Tilladelsen er givet på betingelse af, at dette kan foretages lovligt inden for

DFB’s/afdeling Gadehavegårds formål, samt at det ikke er i strid med boligorganisationens

vedtægter.

Domea finder begge betingelser opfyldt.

Det indstilles til bestyrelsen at tage orienteringen til efterretning.

5.8 9373 - Klostergården – Ansøgning om tilskud på kr. 190.000 til fastmonterede

vægstiger

Klostergården afd. 73 er som bekendt 5 år gammelt. Afdelingen består af 8 blokke

med stue, 1 sal.

For enden af hver blok er der en installationsskakt, hvor der forneden er vvsinstallationer

og øverst oppe en lille luge som er indgangen til loft. På loftet ligger

alle vandinstallationer til lejlighederne og udsugning. Lemmen sidder ca. 6 meter

oppe. Lugen er en jernlåge som er temmelig tung.

Den eneste måde at komme op på loftet på, er ved at sætte en løs høj stige op.

Dette er problematisk, da underlaget – dvs. jorden – ikke er i orden til det. Grunden

hælder og der er endvidere udlagt perlesten på jorden. Det betyder at der skal

være mindst 2 personer til stede når personalet skal på loftet.

Selv om personalet udviser al den agtpågivenhed som de skal, er det alligevel sket

at stigen er skredet, heldigvis uden at der skete nogen ulykke. Til gengæld er det

hændt 2 gange at jernlågen er hoppet af hængslerne og faldet ned. Heldigvis igen

uden at nogen kom til skade.

Ovennævnte forhold er ikke en acceptabel arbejdssituation for personalet og de

kan nægte at gå på loftet, fordi forholdene langtfra opfylder kravene til sikkerhed

på arbejdspladsen.

I slutningen af december havde afdelingen en situation hvor vandrørene på loftet

var frosset. Det var snestorm den dag og der var kun én medarbejder på arbejde.

Der blev tilkaldt håndværkere til at optø de frosne rør på loftet, men håndværkerne

var ikke indstillet på at kravle op af en løs stige og ind af en meget lille luge for at

afhjælpe problemet. Det lykkes dog at få overtalt håndværkeren til at udføre arbejdet,

da rørene ellers ville springe med vandskade til følge.

Der findes kun et firma som producerer og leverer vægstiger med sikkerhedsgodkendelse.

Der er indhentet tilbud fra dette firma.

Prisen for 4 vægstiger med platform foran lågen koster 157.000 kr. Dertil kommer

så montering. Prisen er p.t. ukendt med det anslås at det vil koste omkring 35.000

kr.

Klostergården har fra starten været ramt af store udgifter til udbedringer af fejl og

mangler, samt udgifter til ting, som blev sparet væk i opførelsesfasen eller udført i

dårlige materialer. Bl.a. har vand og varmesystemet givet afdelingen nogle store

udgifter i de 5 år afdelingen har været i brug. Endvidere kan det nævnes at afde-

P:\Organisationer\09300 DFB\09300\Organisationsbestyrelsen\Indkaldelser og

dagsordener\2011\2011_03_01\2011_03_01_Dagsorden_offentlig.doc

Side 10 af 11


lingen er opført uden nogen form for legeplads, selv om afdelingen er en familieafdeling.

Det har betydet en jævn strøm af huslejestigninger, samt underskud på driften.

Derfor har afdelingen ikke haft mulighed for at henlægge store summer til planlagt

vedligehold, og de midler som afdelingen har på nuværende tidspunkt rækker ikke

til opsætning af vægstiger.

Aktuelt betyder det, at afdelingen ikke opfylder kravene til sikkerhed for personalet

og for håndværkere. Dette kan få uheldige konsekvenser – enten ved at nødvendigt

arbejde ikke bliver udført, eller ved at nogen kommer til skade.

På baggrund af ovenstående – hvor afdelingen ikke overholder gældende

krav om sikkerhed på arbejdspladsen, indstilles det at afdelingen bevilliges

kr. 190.000 fra selskabets arbejdskapital til indkøb og opsætning af

faste vægstiger.

5.9 9379 – Vandtårnet - Redningslemme

Organisationsbestyrelsen har i efteråret besluttet, at der kunne gennemføres en

syn- og skønssag mod Pihl og Søn, der er den oprindelige totalentreprenør på

etableringen af boliger i Vandtårnet.

Domea gjorde herefter foranstaltninger til at anlægge syn- og skønssag, hvilket fik

Pihl og Søn til at indkalde Domea med rådgivere til et møde.

Der forhandles i øjeblikket om et forlig, og det undersøges om og hvorledes det

fysisk kan lade sig gøre at udbedre problemerne med redningslemmene.

Bestyrelsen orienteres nærmere, når der foreligger nyt i sagen.

Det indstilles til bestyrelsen at tage orienteringen til efterretning.

6 Mødeplanlægning



Bestyrelsesmøde

15. marts 2011 klokken 17.00 hos Domea, Oldenburg Allé 1.

Repræsentantskabsmøde

15. marts 2011 klokken 18.00 hos Domea, Oldenburg Allé 1.

Det indstilles til bestyrelsen at tage de planlagte møder til efterretning,

samt at alle medbringer kalendere, så fremtidige møder evt. kan plænlægges.

7 Eventuelt

P:\Organisationer\09300 DFB\09300\Organisationsbestyrelsen\Indkaldelser og

dagsordener\2011\2011_03_01\2011_03_01_Dagsorden_offentlig.doc

Side 11 af 11


Boligselskabet DFB

Indkaldelse til organisationsbestyrelsesmøde nr. 47

Tirsdag d.1. marts 2011 kl. 17.30

i Domeas lokaler, Oldenburg Allé 3, 2630 Taastrup

DAGSORDEN TIL OFFENTLIGGØRELSE

Dagsorden:

1 Godkendelse af dagsorden............................................................... 2

2 Godkendelse af referat..................................................................... 2

3 Sager til beslutning.......................................................................... 2

3.1 9343 - Energirenovering i Gadehavegård............................................ 2

3.2 Boligselskabets årsregnskab ............................................................. 2

3.3 Revisionsprotokol ............................................................................ 2

3.4 Bestyrelsens årsberetning................................................................. 3

3.5 Afdelingernes årsregnskaber ............................................................. 3

3.6 Boligselskabets budget for regnskabsåret 2010/2011........................... 5

3.7 Kommissorier.................................................................................. 5

3.8 Henstandsordning for skyldnere ........................................................ 5

3.9 Nye vedtægter for DFB..................................................................... 5

4 Orientering ...................................................................................... 6

4.1 Forretningsføreraftale 2010-13.......................................................... 6

4.2 Bestyrelsesforhold ........................................................................... 6

4.3 9375 Strandvænget Nyborg - Beboerklagenævnssag ........................... 7

5 Afdelinger i drift............................................................................... 7

5.1 9304 - Beboerklagenævnssag vedr. afdelingsmøde i Charlottegården..... 7

5.2 9343 – Gadehavegård – Personsag.................................................... 7

5.3 9314 – Markedspladsen – Ansøgning om bidrag fra dispositionsfonden til l

ydmåling i forbindelse med helhedsplan ............................................. 7

5.4 9315 – Ordrup Jagtvej – Ansøgning om tilskud på kr. 463.000 til

udskiftning af vinduer og terrassedøre i facade mod vej ....................... 7

5.5 9319 – Sølvkær – godkendelse af regnskaber 2007/08 og 2008/09 ....... 9

5.6 9319 – Sølvkær – Orientering om status ............................................ 9

5.7 9343 – Gadehavegård – Tilladelse til tv-overvågning ..........................10

5.8 9373 - Klostergården – Ansøgning om tilskud på kr. 190.000 til

fastmonterede vægstiger.................................................................10

5.9 9379 – Vandtårnet - Redningslemme ................................................11

6 Mødeplanlægning........................................................................... 11

7 Eventuelt ....................................................................................... 11

Deltagere fra bestyrelsen:

John Adelsteen Andersen, formand

Mariazara Pervin, næstformand

Jytte Rønne

Bente Nees

Susanne Pia Hansen

Winnie Andersen

Peter Krogh

Peter Hansen

Poul Erik Jensen

Øvrige deltagere:

Pia Christiansen, Domea

Kristine Jacobsen, Domea, ref.

Bent Gordon Johansen, Domea (pkt. 3.1).

Domea – Boligcenter København, den 23. februar 2011


1 Godkendelse af dagsorden

Det indstilles, at bestyrelsen godkender den udsendte dagsorden.

2 Godkendelse af referat

Domea har ikke modtaget kommentarer eller indsigelser til referat af møde den 10.

januar 2011.

Det indstilles, at referater godkendes og underskrives af formanden.

3 Sager til beslutning

3.1 9343 - Energirenovering i Gadehavegård

Regionschef Bent Gordon Johansen fra Domea Energi og Miljø vil deltage under

punktet og orientere nærmere.

Uddybende materiale vedr. energirenoveringen er vedlagt som bilag.

Det indstilles til bestyrelsen at igangsætte projektet om energirenovering i

Gadehavegård.

3.2 Boligselskabets årsregnskab

Boligselskabets årsregnskab godkendes endelig af repræsentantskabet efter forudgående

godkendelse i organisationsbestyrelsen.

Boligselskabets årsregnskab for perioden 1. oktober 2009 til 30. september 2010

vedlægges som bilag.

Domea har følgende kommentarer til årsregnskabet:

Regnskabet udviser et overskud på kr. 35.753. Årets overskud er overført til arbejdskapitalen.

Det indstilles, at bestyrelsen godkender årsregnskabet, som herefter forelægges

repræsentantskabet til endelig godkendelse.

3.3 Revisionsprotokol

Revisionsprotokol til årsregnskab for boligselskab og afdelinger godkendes endelig

af repræsentantskabet efter forudgående godkendelse i organisationsbestyrelsen.

Revisionsprotokol til årsregnskab for perioden 1. oktober 2009 til 30. september

2010 er vedlagt og kommenteres på mødet.

Det indstilles, at bestyrelsen godkender revisionsprotokollen, som herefter

forelægges repræsentantskabet til endelig godkendelse.

P:\Organisationer\09300 DFB\09300\Organisationsbestyrelsen\Indkaldelser og

dagsordener\2011\2011_03_01\2011_03_01_Dagsorden_offentlig.doc

Side 2 af 11


3.4 Bestyrelsens årsberetning

Bestyrelsens beretning for seneste regnskabsår er optrykt i boligselskabets årsregnskab

på side 14 til 16 og suppleres eventuelt med andre skriftlige materialer

eller en mundtlig beretning på repræsentantskabsmødet.

Det indstilles, at bestyrelsen godkender årsberetningen til forelæggelse

for repræsentantskabet.

3.5 Afdelingernes årsregnskaber

Boligafdelingernes årsregnskaber godkendes endelig af organisationsbestyrelsen

efter forudgående godkendelse af afdelingsbestyrelsen eller afdelingsmødet.

For afdelingerne Kongensgade og Strandvænget godkender organisationsbestyrelsen

dog på både afdelingens og boligselskabets vegne, idet der ikke er valgt afdelingsbestyrelse

i afdelingerne.

Afdelingernes årsregnskaber for perioden 1. oktober 2009 til 30. september 2010

vedlægges som bilag.

Domea har følgende kommentarer til de enkelte regnskaber:

9301 Bolbrohaven: Overskud på kr. 34.413, der er overført til afdelingens henlæggelser.

9304 Charlottegården: Overskud på kr. 551.081, der er overført til afdelingens

henlæggelser.

9309 Prags Boulevard: Overskud på kr. 52.924, der er overført til afdelingens underskudskonto.

Underskudssaldoen udgør herefter kr. 289.827, der budgetteres

afviklet over 5 år.

9313 Morelhaven: Underskud på kr. 95.911, der er overført til afdelingens underskudskonto.

Underskudssaldoen udgør herefter kr. 95.911, der budgetteres afviklet

over 3 år.

9314 Markedspladsen: Underskud på kr. 84.605, der er overført til afdelingens underskudskonto.

Underskudssaldoen udgør herefter kr. 84.605, der budgetteres

afviklet over 3 år.

9315 Ordrup Jagtvej: Overskud på kr. 5.546, der er overført til konto for opsamlet

underskud. Samlet underskudssaldo udgør herefter kr. 63.451, der budgetteres

afviklet over 3 år.

9316 Hellerupvej: Overskud på kr. 834, der er overført til afdelingens henlæggelser.

9317 Harsdorffsvej: Underskud på kr. 19.653, der er overført til afdelingens underskudskonto.

Underskudssaldo udgør herefter kr. 19.653, der budgetteres afviklet

over 3 år.

9318 Rosenhaven: Overskud på kr. 21, der er overført til afdelingens henlæggelser.

P:\Organisationer\09300 DFB\09300\Organisationsbestyrelsen\Indkaldelser og

dagsordener\2011\2011_03_01\2011_03_01_Dagsorden_offentlig.doc

Side 3 af 11


9319 Sølvkær: Underskud på kr. 52.306, der er overført til konto for opsamlet underskud.

Samlet underskudssaldo udgør herefter kr. 52.306.

9343 Gadehavegård: Overskud på kr. 495,304, der er overført til afdelingens henlæggelser.

9350 Bryggergården: Underskud på kr. 14.169, der er overført til konto for opsamlet

underskud. Underskudssaldoen udgør herefter kr. 58.802, der budgetteres afviklet

over 3 år.

9352 Blommestien: Overskud på kr. 79.430, der er overført til afdelingens henlæggelser.

9354 Nybrovænge Ældre: Underskud på kr. 10.834, der er overført til afdelingens

underskudskonto. Underskudssaldoen udgør herfeter kr. 10.834, der budgetteres

afviklet over 3 år.

9355 Nybrovænge Almen: Underskud på kr. 7.817, der er overført til afdelingens

underskudskonto. Underskudssaldoen udgør herefter kr. 7.817, der budgetteres

afviklet over 3 år.

9356 Kongensgade: Underskud på kr. 1.379, der er overført til afdelingens underskudskonto.

Underskudssaldoen udgør herefter kr. 72.446, der budgetteres afviklet

over 3 år.

9358 Spotorno: Overskud på kr. 25.384, der er overført til afdelingens henlæggelser.

9360 Hanebred: Underskud på kr. 2.423, der er overført til afdelingens underskudskonto.

Underskudssaldoen udgør herefter kr. 109.089, der budgetteres afviklet

over 5 år.

9370 Købmandsgården: Overskud på kr. 38.643, der er overført til afdelingens

henlæggelser.

9373 Klostergården: Underskud på kr. 53.476, der er overført til afdelingens underskudskonto.

Underskudssaldoen udgør herefter kr. 53. 476, der budgetteres

afviklet over 3 år.

9375 Strandvænget, Nyborg: Underskud på kr. 193.234, der er overført til afdelingens

underskudskonto. Underskudssaldoen udgør herefter kr. 277.922, der budgetteres

afviklet over 10 år.

9377 Ørnegårdsvej: Overskud på kr. 54.771, der er overført til afdelingens henlæggelser.

9399 Klostergården II: Overskud på kr. 170.215, der er overført til afdelingens

henlæggelser.

I øvrigt henvises til kommentarerne til de enkelte årsregnskaber i bestyrelsens beretning.

Der vil på mødet blive givet en status for regnskabernes godkendelse i afdelingerne.

Det indstilles, at bestyrelsen godkender afdelingernes årsregnskaber.

P:\Organisationer\09300 DFB\09300\Organisationsbestyrelsen\Indkaldelser og

dagsordener\2011\2011_03_01\2011_03_01_Dagsorden_offentlig.doc

Side 4 af 11


3.6 Boligselskabets budget for regnskabsåret 2010/2011

Forslag til boligselskabet budget for 2010/2011 vil blive eftersendt og gennemgået

på mødet. Herunder vil der blive redegjort for den forventede udvikling i dispositionsfonden

m.v.

Det indstilles, at bestyrelsen godkender boligselskabets budget for

2011/2012.

3.7 Kommissorier

Som besluttet på mødet d. 30. november 2011 skal kommissorierne drøftes med

henblik på behov for tilpasning og opdatering.

Kommissorierne vedlægges som bilag.

Det indstilles til bestyrelsen at tage stilling til, om og i så fald hvilke ændringer,

der skal foretages i kommissorierne.

3.8 Henstandsordning for skyldnere

Som det eneste selskab administreret af Domea, har DFB en aftale om at skyldnere,

dvs. lejere, der er bagud med huslejen, kan få henstand med huslejen.

Dette på trods af at lejeren ifølge lejekontrakten er forpligtet til at betale huslejen

rettidigt.

Det er Domeas erfaring at:



At en skyldner, der ikke kan betale husleje, men i stedet får henstand, som

regel heller ikke kan betale de efterfølgende huslejer.

At kommunen først bliver underrettet og kan hjælpe lejeren i det øjeblik,

der indledes en sag om udsættelse, og dette bliver forsinket af afdragsordningen.

Domea anbefaler, at DFB træffer beslutning om, at der ikke længere kan tilbydes

henstand. Uden mulighed for henstand vil skyldig husleje medføre, at lejemålet

inden for en måned sendes til ophævelse via Domeas advokat. Dermed minimeres

det skyldige beløb og afdelingens og de øvrige beboeres tab minimeres, den pågældende

beboers gældsbyrde når ikke at vokse og kommunen kan hurtigere skride

ind med hjælp.

Pga. uhensigtsmæssighederne ved at give henstand, forsøger Domea at minimere

brugen af dette. Dog bliver der givet henstand i 5-10 sager pr. år.

Det indstilles til bestyrelsen at tage beslutning om, at man i DFB ikke længere

vil tilbyde henstand med huslejen.

3.9 Nye vedtægter for DFB

DFB skal have opdateret sine vedtægter i henhold til ny lovgivning. Samtidig har

repræsentantskabsmedlem Henry E. Jensen fremsendt forslag til nye vedtægter.

Begge disse er for nylig fremsendt til bestyrelsen.

P:\Organisationer\09300 DFB\09300\Organisationsbestyrelsen\Indkaldelser og

dagsordener\2011\2011_03_01\2011_03_01_Dagsorden_offentlig.doc

Side 5 af 11


Bestyrelsen er i øjeblikket ved at tage stilling til vedtægtsforslagene.

Yderligere orientering gives på mødet.

Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning, samt

træffer beslutning om det videre arbejde med vedtægterne.

4 Orientering

4.1 Forretningsføreraftale 2010-13

Der orienteres om status på Forretningsføreraftale 2010 – 13 på mødet.

Det indstilles til bestyrelsen at tage orienteringen til efterretning.

4.2 Bestyrelsesforhold

Bestyrelsen har følgende sammensætning:

Navn Post Valgt af Valgt indtil

John A. Andersen Formand Repræsentantskabet 2012

Mariazara Pervin Næstformand Repræsentantskabet 2012

Jytte Rønne Medlem Repræsentantskabet 2011

Bente Nees Medlem Repræsentantskabet 2011

Susanne Pia Hansen Medlem Repræsentantskabet 2012

Peter Krogh Medlem Repræsentantskabet 2011/12

Peter Hansen Medlem Repræsentantskabet 2011/12

Poul Erik Jensen Medlem Bestyrelsen 2012

Winnie Andersen Medlem Ansatte 2011

Med Domea som forretningsfører.

Afgangsorden indebærer, at Jytte Rønne, Bente Nees og enten Peter Hansen eller

Peter Krogh er på valg på næste ordinære repræsentantskabsmøde.

Uklarheden vedr. Peter Hansen og Peter Krogh skyldes, at der på repræsentantskabsmødet

ikke blev taget stilling til, hvem af disse, der blev valgt for hvilken periode.

Ifølge vedtægternes § 10, stk. 6 kan afgangsordenen afgøres pr. lodtrækning

eller i den rækkefølge, bestyrelsesmedlemmerne er valgt. Til dette skal bemærkes

at Peter Krogh på repræsentantskabsmødet er valgt med 22 stemmer og

Peter Hansen med 20 stemmer.

Bestyrelsen bedes tage stilling til dette spørgsmål og indstille til repræsentantskaber,

hvem der skal på valg.

Ifølge vedtægterne, bør 3 af de menige repræsentantskabsmedlemmer være på

valg samtid med formanden, men 4 af de repræsentantskabsvalgte medlemmer er

på valg i forskudte år.

Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning.

Det indstilles til bestyrelsen at træffe beslutning om afgangsordenen.

P:\Organisationer\09300 DFB\09300\Organisationsbestyrelsen\Indkaldelser og

dagsordener\2011\2011_03_01\2011_03_01_Dagsorden_offentlig.doc

Side 6 af 11


4.3 9375 Strandvænget Nyborg - Beboerklagenævnssag

Der er faldet afgørelse i beboerklagenævnssagen vedr. Strandvænget som kort

omhandler, at nogle pårørende til beboere har klaget vedr. huslejens størrelse,

overholdelse af vedtægter og huslejevarsling.

Beboerklagenævnet finder i tråd med Domeas svarskrivelse, at af klagepunkterne

er man i nævnet kun bemyndiget til at træffe afgørelse om varslingens gyldighed.

Beboerklagenævnet har ingen bemærkninger til varslingen og finder, at denne er i

overensstemmelse med Almenloven og vedtægterne for Ejerforeningen Strandvænget

1A.

Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning.

5 Afdelinger i drift

5.1 9304 - Beboerklagenævnssag vedr. afdelingsmøde i Charlottegården

Beboerklagenævnet i Høje-Taastrup Kommune har underkendt beslutninger truffet

på afdelingsmøde i Charlottegården d. 31. maj 2010 og afgjort at hele mødet derfor

skal gå om. Afgørelse fra Beboerklagenævnet vedlægges.

Da Beboerklagenævnet ikke har angivet nogen frist for afholdelsen af et nyt møde,

har afdelingsbestyrelsen besluttet at efterkomme afgørelsen ved at tage alle de

påkrævede valg på det ordinære afdelingsmøde.

Det indstilles til bestyrelsen at tage orienteringen til efterretning.

5.2 9343 – Gadehavegård – Personsag

5.3 9314 – Markedspladsen – Ansøgning om bidrag fra dispositionsfonden til

lydmåling i forbindelse med helhedsplan

I arbejdet med ansøgningen om den foreløbige helhedsplan har der været afholdt

et beboermøde i afdeling Markedspladsen, hvor fremtidssikringens løsningsforslag

blev drøftet.

På mødet var der en meget markant tilkendegivelse af, at der er meget lydt mellem

boligerne på Markedspladsen, og det var et stærkt ønske, at man forsøgte at

løse dette problem som en del af helhedsplanen.

For at få afklaret om, der er et særligt problem vedr. lyd, er der bestilt en lydmåling

til udførelse i uge 8. Denne koster kr. 10.000,- incl. moms.

Afdeling Markedspladsen ønsker denne udgift dækket af dispositionsfonden.

Det indstilles til bestyrelsen, at godkende en merudgift på kr. 10.000 til

en lydmåling i forbindelse med helhedsplanen i afdeling Markedspladsen.

5.4 9315 – Ordrup Jagtvej – Ansøgning om tilskud på kr. 463.000 til udskiftning

af vinduer og terrassedøre i facade mod vej

P:\Organisationer\09300 DFB\09300\Organisationsbestyrelsen\Indkaldelser og

dagsordener\2011\2011_03_01\2011_03_01_Dagsorden_offentlig.doc

Side 7 af 11


Afdelingen er opført i 1983erne og har 15 lejemål. Bebyggelsen er således 27 år

gammel.

Vinduerne er de oprindelige vinduer fra afdelingens start. Kvaliteten har på opførelsestidspunktet

været acceptabel, men da vinduerne vender ud mod kysten og

grundet den påvirkning havvind har på træ, er mange af vinduerne nu i dårlig

stand. Det udmønter sig i, at bundrammen rådner med fare for at glasset falder ud

af rammen, når man åbner det. Dette er sket i et tilfælde, hvorefter alle vinduerne

blev efterset og de vinduer som var hårdest ramt, blev permanent lukket. Dette er

selvfølgelig ikke nogen holdbar løsning, idet der så ikke er mulighed for udluftning i

nogle rum, ligesom det ikke er muligt for lejerne at pudse deres vinduer udvendigt.

Aktuelt er der 4 vinduespartier der er lukket helt, for at undgå ulykker.

Det har ikke på nogen måde været synligt, at vinduerne var i så dårlig stand, idet

det er samlingerne i rammen som rådner indefra. Et kyndigt øje ville dog kunne se,

at bundrammen langsom begynder at glide nedad, men det ses kun udefra og vinduerne

sidder i 1. og 2. sals højde. Derfor er der ingen der har bemærket problemet,

før det første glas faldt ud.

Vinduerne er i årenes løb selvfølgelig vedligeholdt med maling både ud- og indvendigt

og den dårlige stand skyldes derfor ikke manglende vedligeholdelse.

Det er undersøgt, hvad det koster at få en tømre/snedker til at reparerer vinduerne.

Udgiften vil være mindst ½ af udgiften til en udskiftning.

På trods af, at afdelingen i de senere år har haft underskud på driften, så må afdelingen

betegnes som en solid lille afdeling, som har taget vare på bygningerne og

nødvendig vedligeholdelse. Ud af opsparede midler har afdelingen foretaget følgende

i de sidste 3 år:

Juli 2008 – tagrenovering 170.000 kr.

September 2009 – Nye tagrender og nedløbsrør 55.000 kr.

08/09 – modernisering af køkkener 250.000 kr.

Derudover har afdelingen optaget lån til altaner på 1. og 2. sal, hvilket virkelig har

givet lejlighederne et stort løft.

Pr. 1. oktober 2010 har afdelingen en henlæggelse til planlagt vedligehold på

316.000 kr. Disse er hensat til almindelig planlagt vedligehold og der er ikke mulighed

for at afholde udskiftning af vinduer m.v. af denne henlæggelse.

Da det ikke er til at forudse, hvornår det blive nødvendigt at lukke de næste vinduer,

vil det være mest hensigtsmæssigt at udskifte alle vinduerne og terrassedørene

på én gang. Det vil også være langt billigere end at udskifte enkeltvis. Endvidere

vil en samlet udskiftning også give en besparelse på energien og et bedre indeklima.

Afdelingen har således ikke kunnet forudse, at denne udgift ville komme på nuværende

tidspunkt. Afdelingen har hidtil altid kunne klare at vedligeholde og udvikle

ejendommen, så den fortsat er særdeles attraktiv.

En samlet udskiftning vil koste ca. 463.000 kr. som afdelingen søger om tilskud til.

Afdelingen har fået en huslejestigning på 5,47 % i 2010/11, og en stigning på

4,25 % i 2009/10. Derudover har lejerne på 1. og 2. sal fået en lejestigning på ca.

600 kr. mdl. i forbindelse med optagelse af lån til altaner.

P:\Organisationer\09300 DFB\09300\Organisationsbestyrelsen\Indkaldelser og

dagsordener\2011\2011_03_01\2011_03_01_Dagsorden_offentlig.doc

Side 8 af 11


Årsagen til stigningen i lejen har været stigende faste udgifter, samt stigning i administrationsbidraget.

Ved budgetåret 2010/11, havde afdelingen et opsamlet underskud

på 63.451 kr.

Det indstilles, at bestyrelsen yder et helt eller delvist tilskud til afdeling

9315 Ordrup Jagtvej til udskiftning af vinduer og terrassedøre i facaden

mod vej.

5.5 9319 – Sølvkær – godkendelse af regnskaber 2007/08 og 2008/09

Økonomiudvalget i Frederikssund Kommune har d. 9. februar 2011 godkendt regnskaberne

for afd. 9319 Sølvkær for hh. 2007/08 og 2008/09.

Brevet fra kommunen vedlægges.

Det indstilles til bestyrelsen at tage orienteringen til efterretning samt at

underskrive regnskaberne for afdeling Sølvkær.

5.6 9319 – Sølvkær – Orientering om status

Formanden har bedt Domea redegøre for følgende vedr. Sølvkær:

Personfølsomme oplysninger – udeladt.

Hvordan går det med de projekter vi har bevilget penge til

Den 1. mio. kr. som DFB gav Sølvkær, blev som foreskrevet af organisationsbestyrelsen

brugt til gældsafvikling (godt 536.000 kr.), øgning af henlæggelserne til

planlagt vedligeholdelse (100.000 kr.), øgning af henlæggelserne til tab ved fraflytning

(150.000 kr.), bioskure, som allerede var bevilget (130.000 kr.), og så var

der derudover ca. 84.000 kr. tilbage til en legeplads.

Bioskure:

Der har desværre vist sig at mangle nogle ting i det projekt, som den tidligere afdelingsbestyrelse

insisterede på selv at udarbejde, således at projektet i stedet vil

beløbe sig til et sted mellem kr.250.000 og 280.000 kr.

Bioskurene etableres, når frosten går af jorden.

Legeplads:

Afdelingsmødet sagde nej til den af afdelingsbestyrelsen foreslåede placering af

legepladsen.

Afdelingsbestyrelsen har et forslag klar om en ny placering, denne vil dog kræve

faldunderlag og yderligere udgravning, således at projektet vil løbe op i omegnen

af kr. 125.000.

Forslaget ventes behandlet på afdelingsmøde i april.

Det skal derudover bemærkes, at tidligere organisationsbestyrelsesformand Verner

Usbeck deltog på et afdelingsmøde i sommeren 2010. På dette mødet forklarede

Verner, at DFB var indstillet på at give Sølvkær økonomisk støtte. Og har antydede

også, at DFB var villig til at kigge positivt, hvis der også næste år ville være behov.

Pt. arbejdes der på budgettet for 2011 / 2012. Det skal i den forbindelse bemærkes,

at det ikke vil falde i dårlig jord, hvis Sølvkær fik endnu en hjælpende hånd.

Det indstilles til bestyrelsen at tage orienteringen til efterretning.

P:\Organisationer\09300 DFB\09300\Organisationsbestyrelsen\Indkaldelser og

dagsordener\2011\2011_03_01\2011_03_01_Dagsorden_offentlig.doc

Side 9 af 11


5.7 9343 – Gadehavegård – Tilladelse til tv-overvågning

Københavns Vestegns Politi har meddelt tilladelse til at der opsættes tvovervågning

i forbindelse med Værestedet Oase Regnbuen.

Tilladelsen er givet på betingelse af, at dette kan foretages lovligt inden for

DFB’s/afdeling Gadehavegårds formål, samt at det ikke er i strid med boligorganisationens

vedtægter.

Domea finder begge betingelser opfyldt.

Det indstilles til bestyrelsen at tage orienteringen til efterretning.

5.8 9373 - Klostergården – Ansøgning om tilskud på kr. 190.000 til fastmonterede

vægstiger

Klostergården afd. 73 er som bekendt 5 år gammelt. Afdelingen består af 8 blokke

med stue, 1 sal.

For enden af hver blok er der en installationsskakt, hvor der forneden er vvsinstallationer

og øverst oppe en lille luge som er indgangen til loft. På loftet ligger

alle vandinstallationer til lejlighederne og udsugning. Lemmen sidder ca. 6 meter

oppe. Lugen er en jernlåge som er temmelig tung.

Den eneste måde at komme op på loftet på, er ved at sætte en løs høj stige op.

Dette er problematisk, da underlaget – dvs. jorden – ikke er i orden til det. Grunden

hælder og der er endvidere udlagt perlesten på jorden. Det betyder at der skal

være mindst 2 personer til stede når personalet skal på loftet.

Selv om personalet udviser al den agtpågivenhed som de skal, er det alligevel sket

at stigen er skredet, heldigvis uden at der skete nogen ulykke. Til gengæld er det

hændt 2 gange at jernlågen er hoppet af hængslerne og faldet ned. Heldigvis igen

uden at nogen kom til skade.

Ovennævnte forhold er ikke en acceptabel arbejdssituation for personalet og de

kan nægte at gå på loftet, fordi forholdene langtfra opfylder kravene til sikkerhed

på arbejdspladsen.

I slutningen af december havde afdelingen en situation hvor vandrørene på loftet

var frosset. Det var snestorm den dag og der var kun én medarbejder på arbejde.

Der blev tilkaldt håndværkere til at optø de frosne rør på loftet, men håndværkerne

var ikke indstillet på at kravle op af en løs stige og ind af en meget lille luge for at

afhjælpe problemet. Det lykkes dog at få overtalt håndværkeren til at udføre arbejdet,

da rørene ellers ville springe med vandskade til følge.

Der findes kun et firma som producerer og leverer vægstiger med sikkerhedsgodkendelse.

Der er indhentet tilbud fra dette firma.

Prisen for 4 vægstiger med platform foran lågen koster 157.000 kr. Dertil kommer

så montering. Prisen er p.t. ukendt med det anslås at det vil koste omkring 35.000

kr.

Klostergården har fra starten været ramt af store udgifter til udbedringer af fejl og

mangler, samt udgifter til ting, som blev sparet væk i opførelsesfasen eller udført i

dårlige materialer. Bl.a. har vand og varmesystemet givet afdelingen nogle store

udgifter i de 5 år afdelingen har været i brug. Endvidere kan det nævnes at afde-

P:\Organisationer\09300 DFB\09300\Organisationsbestyrelsen\Indkaldelser og

dagsordener\2011\2011_03_01\2011_03_01_Dagsorden_offentlig.doc

Side 10 af 11


lingen er opført uden nogen form for legeplads, selv om afdelingen er en familieafdeling.

Det har betydet en jævn strøm af huslejestigninger, samt underskud på driften.

Derfor har afdelingen ikke haft mulighed for at henlægge store summer til planlagt

vedligehold, og de midler som afdelingen har på nuværende tidspunkt rækker ikke

til opsætning af vægstiger.

Aktuelt betyder det, at afdelingen ikke opfylder kravene til sikkerhed for personalet

og for håndværkere. Dette kan få uheldige konsekvenser – enten ved at nødvendigt

arbejde ikke bliver udført, eller ved at nogen kommer til skade.

På baggrund af ovenstående – hvor afdelingen ikke overholder gældende

krav om sikkerhed på arbejdspladsen, indstilles det at afdelingen bevilliges

kr. 190.000 fra selskabets arbejdskapital til indkøb og opsætning af

faste vægstiger.

5.9 9379 – Vandtårnet - Redningslemme

Organisationsbestyrelsen har i efteråret besluttet, at der kunne gennemføres en

syn- og skønssag mod Pihl og Søn, der er den oprindelige totalentreprenør på

etableringen af boliger i Vandtårnet.

Domea gjorde herefter foranstaltninger til at anlægge syn- og skønssag, hvilket fik

Pihl og Søn til at indkalde Domea med rådgivere til et møde.

Der forhandles i øjeblikket om et forlig, og det undersøges om og hvorledes det

fysisk kan lade sig gøre at udbedre problemerne med redningslemmene.

Bestyrelsen orienteres nærmere, når der foreligger nyt i sagen.

Det indstilles til bestyrelsen at tage orienteringen til efterretning.

6 Mødeplanlægning



Bestyrelsesmøde

15. marts 2011 klokken 17.00 hos Domea, Oldenburg Allé 1.

Repræsentantskabsmøde

15. marts 2011 klokken 18.00 hos Domea, Oldenburg Allé 1.

Det indstilles til bestyrelsen at tage de planlagte møder til efterretning,

samt at alle medbringer kalendere, så fremtidige møder evt. kan plænlægges.

7 Eventuelt

P:\Organisationer\09300 DFB\09300\Organisationsbestyrelsen\Indkaldelser og

dagsordener\2011\2011_03_01\2011_03_01_Dagsorden_offentlig.doc

Side 11 af 11


Boligselskabet DFB

Indkaldelse til organisationsbestyrelsesmøde nr. 47

Tirsdag d.1. marts 2011 kl. 17.30

i Domeas lokaler, Oldenburg Allé 3, 2630 Taastrup

DAGSORDEN TIL OFFENTLIGGØRELSE

Dagsorden:

1 Godkendelse af dagsorden............................................................... 2

2 Godkendelse af referat..................................................................... 2

3 Sager til beslutning.......................................................................... 2

3.1 9343 - Energirenovering i Gadehavegård............................................ 2

3.2 Boligselskabets årsregnskab ............................................................. 2

3.3 Revisionsprotokol ............................................................................ 2

3.4 Bestyrelsens årsberetning................................................................. 3

3.5 Afdelingernes årsregnskaber ............................................................. 3

3.6 Boligselskabets budget for regnskabsåret 2010/2011........................... 5

3.7 Kommissorier.................................................................................. 5

3.8 Henstandsordning for skyldnere ........................................................ 5

3.9 Nye vedtægter for DFB..................................................................... 5

4 Orientering ...................................................................................... 6

4.1 Forretningsføreraftale 2010-13.......................................................... 6

4.2 Bestyrelsesforhold ........................................................................... 6

4.3 9375 Strandvænget Nyborg - Beboerklagenævnssag ........................... 7

5 Afdelinger i drift............................................................................... 7

5.1 9304 - Beboerklagenævnssag vedr. afdelingsmøde i Charlottegården..... 7

5.2 9343 – Gadehavegård – Personsag.................................................... 7

5.3 9314 – Markedspladsen – Ansøgning om bidrag fra dispositionsfonden til l

ydmåling i forbindelse med helhedsplan ............................................. 7

5.4 9315 – Ordrup Jagtvej – Ansøgning om tilskud på kr. 463.000 til

udskiftning af vinduer og terrassedøre i facade mod vej ....................... 7

5.5 9319 – Sølvkær – godkendelse af regnskaber 2007/08 og 2008/09 ....... 9

5.6 9319 – Sølvkær – Orientering om status ............................................ 9

5.7 9343 – Gadehavegård – Tilladelse til tv-overvågning ..........................10

5.8 9373 - Klostergården – Ansøgning om tilskud på kr. 190.000 til

fastmonterede vægstiger.................................................................10

5.9 9379 – Vandtårnet - Redningslemme ................................................11

6 Mødeplanlægning........................................................................... 11

7 Eventuelt ....................................................................................... 11

Deltagere fra bestyrelsen:

John Adelsteen Andersen, formand

Mariazara Pervin, næstformand

Jytte Rønne

Bente Nees

Susanne Pia Hansen

Winnie Andersen

Peter Krogh

Peter Hansen

Poul Erik Jensen

Øvrige deltagere:

Pia Christiansen, Domea

Kristine Jacobsen, Domea, ref.

Bent Gordon Johansen, Domea (pkt. 3.1).

Domea – Boligcenter København, den 23. februar 2011


1 Godkendelse af dagsorden

Det indstilles, at bestyrelsen godkender den udsendte dagsorden.

2 Godkendelse af referat

Domea har ikke modtaget kommentarer eller indsigelser til referat af møde den 10.

januar 2011.

Det indstilles, at referater godkendes og underskrives af formanden.

3 Sager til beslutning

3.1 9343 - Energirenovering i Gadehavegård

Regionschef Bent Gordon Johansen fra Domea Energi og Miljø vil deltage under

punktet og orientere nærmere.

Uddybende materiale vedr. energirenoveringen er vedlagt som bilag.

Det indstilles til bestyrelsen at igangsætte projektet om energirenovering i

Gadehavegård.

3.2 Boligselskabets årsregnskab

Boligselskabets årsregnskab godkendes endelig af repræsentantskabet efter forudgående

godkendelse i organisationsbestyrelsen.

Boligselskabets årsregnskab for perioden 1. oktober 2009 til 30. september 2010

vedlægges som bilag.

Domea har følgende kommentarer til årsregnskabet:

Regnskabet udviser et overskud på kr. 35.753. Årets overskud er overført til arbejdskapitalen.

Det indstilles, at bestyrelsen godkender årsregnskabet, som herefter forelægges

repræsentantskabet til endelig godkendelse.

3.3 Revisionsprotokol

Revisionsprotokol til årsregnskab for boligselskab og afdelinger godkendes endelig

af repræsentantskabet efter forudgående godkendelse i organisationsbestyrelsen.

Revisionsprotokol til årsregnskab for perioden 1. oktober 2009 til 30. september

2010 er vedlagt og kommenteres på mødet.

Det indstilles, at bestyrelsen godkender revisionsprotokollen, som herefter

forelægges repræsentantskabet til endelig godkendelse.

P:\Organisationer\09300 DFB\09300\Organisationsbestyrelsen\Indkaldelser og

dagsordener\2011\2011_03_01\2011_03_01_Dagsorden_offentlig.doc

Side 2 af 11


3.4 Bestyrelsens årsberetning

Bestyrelsens beretning for seneste regnskabsår er optrykt i boligselskabets årsregnskab

på side 14 til 16 og suppleres eventuelt med andre skriftlige materialer

eller en mundtlig beretning på repræsentantskabsmødet.

Det indstilles, at bestyrelsen godkender årsberetningen til forelæggelse

for repræsentantskabet.

3.5 Afdelingernes årsregnskaber

Boligafdelingernes årsregnskaber godkendes endelig af organisationsbestyrelsen

efter forudgående godkendelse af afdelingsbestyrelsen eller afdelingsmødet.

For afdelingerne Kongensgade og Strandvænget godkender organisationsbestyrelsen

dog på både afdelingens og boligselskabets vegne, idet der ikke er valgt afdelingsbestyrelse

i afdelingerne.

Afdelingernes årsregnskaber for perioden 1. oktober 2009 til 30. september 2010

vedlægges som bilag.

Domea har følgende kommentarer til de enkelte regnskaber:

9301 Bolbrohaven: Overskud på kr. 34.413, der er overført til afdelingens henlæggelser.

9304 Charlottegården: Overskud på kr. 551.081, der er overført til afdelingens

henlæggelser.

9309 Prags Boulevard: Overskud på kr. 52.924, der er overført til afdelingens underskudskonto.

Underskudssaldoen udgør herefter kr. 289.827, der budgetteres

afviklet over 5 år.

9313 Morelhaven: Underskud på kr. 95.911, der er overført til afdelingens underskudskonto.

Underskudssaldoen udgør herefter kr. 95.911, der budgetteres afviklet

over 3 år.

9314 Markedspladsen: Underskud på kr. 84.605, der er overført til afdelingens underskudskonto.

Underskudssaldoen udgør herefter kr. 84.605, der budgetteres

afviklet over 3 år.

9315 Ordrup Jagtvej: Overskud på kr. 5.546, der er overført til konto for opsamlet

underskud. Samlet underskudssaldo udgør herefter kr. 63.451, der budgetteres

afviklet over 3 år.

9316 Hellerupvej: Overskud på kr. 834, der er overført til afdelingens henlæggelser.

9317 Harsdorffsvej: Underskud på kr. 19.653, der er overført til afdelingens underskudskonto.

Underskudssaldo udgør herefter kr. 19.653, der budgetteres afviklet

over 3 år.

9318 Rosenhaven: Overskud på kr. 21, der er overført til afdelingens henlæggelser.

P:\Organisationer\09300 DFB\09300\Organisationsbestyrelsen\Indkaldelser og

dagsordener\2011\2011_03_01\2011_03_01_Dagsorden_offentlig.doc

Side 3 af 11


9319 Sølvkær: Underskud på kr. 52.306, der er overført til konto for opsamlet underskud.

Samlet underskudssaldo udgør herefter kr. 52.306.

9343 Gadehavegård: Overskud på kr. 495,304, der er overført til afdelingens henlæggelser.

9350 Bryggergården: Underskud på kr. 14.169, der er overført til konto for opsamlet

underskud. Underskudssaldoen udgør herefter kr. 58.802, der budgetteres afviklet

over 3 år.

9352 Blommestien: Overskud på kr. 79.430, der er overført til afdelingens henlæggelser.

9354 Nybrovænge Ældre: Underskud på kr. 10.834, der er overført til afdelingens

underskudskonto. Underskudssaldoen udgør herfeter kr. 10.834, der budgetteres

afviklet over 3 år.

9355 Nybrovænge Almen: Underskud på kr. 7.817, der er overført til afdelingens

underskudskonto. Underskudssaldoen udgør herefter kr. 7.817, der budgetteres

afviklet over 3 år.

9356 Kongensgade: Underskud på kr. 1.379, der er overført til afdelingens underskudskonto.

Underskudssaldoen udgør herefter kr. 72.446, der budgetteres afviklet

over 3 år.

9358 Spotorno: Overskud på kr. 25.384, der er overført til afdelingens henlæggelser.

9360 Hanebred: Underskud på kr. 2.423, der er overført til afdelingens underskudskonto.

Underskudssaldoen udgør herefter kr. 109.089, der budgetteres afviklet

over 5 år.

9370 Købmandsgården: Overskud på kr. 38.643, der er overført til afdelingens

henlæggelser.

9373 Klostergården: Underskud på kr. 53.476, der er overført til afdelingens underskudskonto.

Underskudssaldoen udgør herefter kr. 53. 476, der budgetteres

afviklet over 3 år.

9375 Strandvænget, Nyborg: Underskud på kr. 193.234, der er overført til afdelingens

underskudskonto. Underskudssaldoen udgør herefter kr. 277.922, der budgetteres

afviklet over 10 år.

9377 Ørnegårdsvej: Overskud på kr. 54.771, der er overført til afdelingens henlæggelser.

9399 Klostergården II: Overskud på kr. 170.215, der er overført til afdelingens

henlæggelser.

I øvrigt henvises til kommentarerne til de enkelte årsregnskaber i bestyrelsens beretning.

Der vil på mødet blive givet en status for regnskabernes godkendelse i afdelingerne.

Det indstilles, at bestyrelsen godkender afdelingernes årsregnskaber.

P:\Organisationer\09300 DFB\09300\Organisationsbestyrelsen\Indkaldelser og

dagsordener\2011\2011_03_01\2011_03_01_Dagsorden_offentlig.doc

Side 4 af 11


3.6 Boligselskabets budget for regnskabsåret 2010/2011

Forslag til boligselskabet budget for 2010/2011 vil blive eftersendt og gennemgået

på mødet. Herunder vil der blive redegjort for den forventede udvikling i dispositionsfonden

m.v.

Det indstilles, at bestyrelsen godkender boligselskabets budget for

2011/2012.

3.7 Kommissorier

Som besluttet på mødet d. 30. november 2011 skal kommissorierne drøftes med

henblik på behov for tilpasning og opdatering.

Kommissorierne vedlægges som bilag.

Det indstilles til bestyrelsen at tage stilling til, om og i så fald hvilke ændringer,

der skal foretages i kommissorierne.

3.8 Henstandsordning for skyldnere

Som det eneste selskab administreret af Domea, har DFB en aftale om at skyldnere,

dvs. lejere, der er bagud med huslejen, kan få henstand med huslejen.

Dette på trods af at lejeren ifølge lejekontrakten er forpligtet til at betale huslejen

rettidigt.

Det er Domeas erfaring at:



At en skyldner, der ikke kan betale husleje, men i stedet får henstand, som

regel heller ikke kan betale de efterfølgende huslejer.

At kommunen først bliver underrettet og kan hjælpe lejeren i det øjeblik,

der indledes en sag om udsættelse, og dette bliver forsinket af afdragsordningen.

Domea anbefaler, at DFB træffer beslutning om, at der ikke længere kan tilbydes

henstand. Uden mulighed for henstand vil skyldig husleje medføre, at lejemålet

inden for en måned sendes til ophævelse via Domeas advokat. Dermed minimeres

det skyldige beløb og afdelingens og de øvrige beboeres tab minimeres, den pågældende

beboers gældsbyrde når ikke at vokse og kommunen kan hurtigere skride

ind med hjælp.

Pga. uhensigtsmæssighederne ved at give henstand, forsøger Domea at minimere

brugen af dette. Dog bliver der givet henstand i 5-10 sager pr. år.

Det indstilles til bestyrelsen at tage beslutning om, at man i DFB ikke længere

vil tilbyde henstand med huslejen.

3.9 Nye vedtægter for DFB

DFB skal have opdateret sine vedtægter i henhold til ny lovgivning. Samtidig har

repræsentantskabsmedlem Henry E. Jensen fremsendt forslag til nye vedtægter.

Begge disse er for nylig fremsendt til bestyrelsen.

P:\Organisationer\09300 DFB\09300\Organisationsbestyrelsen\Indkaldelser og

dagsordener\2011\2011_03_01\2011_03_01_Dagsorden_offentlig.doc

Side 5 af 11


Bestyrelsen er i øjeblikket ved at tage stilling til vedtægtsforslagene.

Yderligere orientering gives på mødet.

Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning, samt

træffer beslutning om det videre arbejde med vedtægterne.

4 Orientering

4.1 Forretningsføreraftale 2010-13

Der orienteres om status på Forretningsføreraftale 2010 – 13 på mødet.

Det indstilles til bestyrelsen at tage orienteringen til efterretning.

4.2 Bestyrelsesforhold

Bestyrelsen har følgende sammensætning:

Navn Post Valgt af Valgt indtil

John A. Andersen Formand Repræsentantskabet 2012

Mariazara Pervin Næstformand Repræsentantskabet 2012

Jytte Rønne Medlem Repræsentantskabet 2011

Bente Nees Medlem Repræsentantskabet 2011

Susanne Pia Hansen Medlem Repræsentantskabet 2012

Peter Krogh Medlem Repræsentantskabet 2011/12

Peter Hansen Medlem Repræsentantskabet 2011/12

Poul Erik Jensen Medlem Bestyrelsen 2012

Winnie Andersen Medlem Ansatte 2011

Med Domea som forretningsfører.

Afgangsorden indebærer, at Jytte Rønne, Bente Nees og enten Peter Hansen eller

Peter Krogh er på valg på næste ordinære repræsentantskabsmøde.

Uklarheden vedr. Peter Hansen og Peter Krogh skyldes, at der på repræsentantskabsmødet

ikke blev taget stilling til, hvem af disse, der blev valgt for hvilken periode.

Ifølge vedtægternes § 10, stk. 6 kan afgangsordenen afgøres pr. lodtrækning

eller i den rækkefølge, bestyrelsesmedlemmerne er valgt. Til dette skal bemærkes

at Peter Krogh på repræsentantskabsmødet er valgt med 22 stemmer og

Peter Hansen med 20 stemmer.

Bestyrelsen bedes tage stilling til dette spørgsmål og indstille til repræsentantskaber,

hvem der skal på valg.

Ifølge vedtægterne, bør 3 af de menige repræsentantskabsmedlemmer være på

valg samtid med formanden, men 4 af de repræsentantskabsvalgte medlemmer er

på valg i forskudte år.

Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning.

Det indstilles til bestyrelsen at træffe beslutning om afgangsordenen.

P:\Organisationer\09300 DFB\09300\Organisationsbestyrelsen\Indkaldelser og

dagsordener\2011\2011_03_01\2011_03_01_Dagsorden_offentlig.doc

Side 6 af 11


4.3 9375 Strandvænget Nyborg - Beboerklagenævnssag

Der er faldet afgørelse i beboerklagenævnssagen vedr. Strandvænget som kort

omhandler, at nogle pårørende til beboere har klaget vedr. huslejens størrelse,

overholdelse af vedtægter og huslejevarsling.

Beboerklagenævnet finder i tråd med Domeas svarskrivelse, at af klagepunkterne

er man i nævnet kun bemyndiget til at træffe afgørelse om varslingens gyldighed.

Beboerklagenævnet har ingen bemærkninger til varslingen og finder, at denne er i

overensstemmelse med Almenloven og vedtægterne for Ejerforeningen Strandvænget

1A.

Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning.

5 Afdelinger i drift

5.1 9304 - Beboerklagenævnssag vedr. afdelingsmøde i Charlottegården

Beboerklagenævnet i Høje-Taastrup Kommune har underkendt beslutninger truffet

på afdelingsmøde i Charlottegården d. 31. maj 2010 og afgjort at hele mødet derfor

skal gå om. Afgørelse fra Beboerklagenævnet vedlægges.

Da Beboerklagenævnet ikke har angivet nogen frist for afholdelsen af et nyt møde,

har afdelingsbestyrelsen besluttet at efterkomme afgørelsen ved at tage alle de

påkrævede valg på det ordinære afdelingsmøde.

Det indstilles til bestyrelsen at tage orienteringen til efterretning.

5.2 9343 – Gadehavegård – Personsag

5.3 9314 – Markedspladsen – Ansøgning om bidrag fra dispositionsfonden til

lydmåling i forbindelse med helhedsplan

I arbejdet med ansøgningen om den foreløbige helhedsplan har der været afholdt

et beboermøde i afdeling Markedspladsen, hvor fremtidssikringens løsningsforslag

blev drøftet.

På mødet var der en meget markant tilkendegivelse af, at der er meget lydt mellem

boligerne på Markedspladsen, og det var et stærkt ønske, at man forsøgte at

løse dette problem som en del af helhedsplanen.

For at få afklaret om, der er et særligt problem vedr. lyd, er der bestilt en lydmåling

til udførelse i uge 8. Denne koster kr. 10.000,- incl. moms.

Afdeling Markedspladsen ønsker denne udgift dækket af dispositionsfonden.

Det indstilles til bestyrelsen, at godkende en merudgift på kr. 10.000 til

en lydmåling i forbindelse med helhedsplanen i afdeling Markedspladsen.

5.4 9315 – Ordrup Jagtvej – Ansøgning om tilskud på kr. 463.000 til udskiftning

af vinduer og terrassedøre i facade mod vej

P:\Organisationer\09300 DFB\09300\Organisationsbestyrelsen\Indkaldelser og

dagsordener\2011\2011_03_01\2011_03_01_Dagsorden_offentlig.doc

Side 7 af 11


Afdelingen er opført i 1983erne og har 15 lejemål. Bebyggelsen er således 27 år

gammel.

Vinduerne er de oprindelige vinduer fra afdelingens start. Kvaliteten har på opførelsestidspunktet

været acceptabel, men da vinduerne vender ud mod kysten og

grundet den påvirkning havvind har på træ, er mange af vinduerne nu i dårlig

stand. Det udmønter sig i, at bundrammen rådner med fare for at glasset falder ud

af rammen, når man åbner det. Dette er sket i et tilfælde, hvorefter alle vinduerne

blev efterset og de vinduer som var hårdest ramt, blev permanent lukket. Dette er

selvfølgelig ikke nogen holdbar løsning, idet der så ikke er mulighed for udluftning i

nogle rum, ligesom det ikke er muligt for lejerne at pudse deres vinduer udvendigt.

Aktuelt er der 4 vinduespartier der er lukket helt, for at undgå ulykker.

Det har ikke på nogen måde været synligt, at vinduerne var i så dårlig stand, idet

det er samlingerne i rammen som rådner indefra. Et kyndigt øje ville dog kunne se,

at bundrammen langsom begynder at glide nedad, men det ses kun udefra og vinduerne

sidder i 1. og 2. sals højde. Derfor er der ingen der har bemærket problemet,

før det første glas faldt ud.

Vinduerne er i årenes løb selvfølgelig vedligeholdt med maling både ud- og indvendigt

og den dårlige stand skyldes derfor ikke manglende vedligeholdelse.

Det er undersøgt, hvad det koster at få en tømre/snedker til at reparerer vinduerne.

Udgiften vil være mindst ½ af udgiften til en udskiftning.

På trods af, at afdelingen i de senere år har haft underskud på driften, så må afdelingen

betegnes som en solid lille afdeling, som har taget vare på bygningerne og

nødvendig vedligeholdelse. Ud af opsparede midler har afdelingen foretaget følgende

i de sidste 3 år:

Juli 2008 – tagrenovering 170.000 kr.

September 2009 – Nye tagrender og nedløbsrør 55.000 kr.

08/09 – modernisering af køkkener 250.000 kr.

Derudover har afdelingen optaget lån til altaner på 1. og 2. sal, hvilket virkelig har

givet lejlighederne et stort løft.

Pr. 1. oktober 2010 har afdelingen en henlæggelse til planlagt vedligehold på

316.000 kr. Disse er hensat til almindelig planlagt vedligehold og der er ikke mulighed

for at afholde udskiftning af vinduer m.v. af denne henlæggelse.

Da det ikke er til at forudse, hvornår det blive nødvendigt at lukke de næste vinduer,

vil det være mest hensigtsmæssigt at udskifte alle vinduerne og terrassedørene

på én gang. Det vil også være langt billigere end at udskifte enkeltvis. Endvidere

vil en samlet udskiftning også give en besparelse på energien og et bedre indeklima.

Afdelingen har således ikke kunnet forudse, at denne udgift ville komme på nuværende

tidspunkt. Afdelingen har hidtil altid kunne klare at vedligeholde og udvikle

ejendommen, så den fortsat er særdeles attraktiv.

En samlet udskiftning vil koste ca. 463.000 kr. som afdelingen søger om tilskud til.

Afdelingen har fået en huslejestigning på 5,47 % i 2010/11, og en stigning på

4,25 % i 2009/10. Derudover har lejerne på 1. og 2. sal fået en lejestigning på ca.

600 kr. mdl. i forbindelse med optagelse af lån til altaner.

P:\Organisationer\09300 DFB\09300\Organisationsbestyrelsen\Indkaldelser og

dagsordener\2011\2011_03_01\2011_03_01_Dagsorden_offentlig.doc

Side 8 af 11


Årsagen til stigningen i lejen har været stigende faste udgifter, samt stigning i administrationsbidraget.

Ved budgetåret 2010/11, havde afdelingen et opsamlet underskud

på 63.451 kr.

Det indstilles, at bestyrelsen yder et helt eller delvist tilskud til afdeling

9315 Ordrup Jagtvej til udskiftning af vinduer og terrassedøre i facaden

mod vej.

5.5 9319 – Sølvkær – godkendelse af regnskaber 2007/08 og 2008/09

Økonomiudvalget i Frederikssund Kommune har d. 9. februar 2011 godkendt regnskaberne

for afd. 9319 Sølvkær for hh. 2007/08 og 2008/09.

Brevet fra kommunen vedlægges.

Det indstilles til bestyrelsen at tage orienteringen til efterretning samt at

underskrive regnskaberne for afdeling Sølvkær.

5.6 9319 – Sølvkær – Orientering om status

Formanden har bedt Domea redegøre for følgende vedr. Sølvkær:

Personfølsomme oplysninger – udeladt.

Hvordan går det med de projekter vi har bevilget penge til

Den 1. mio. kr. som DFB gav Sølvkær, blev som foreskrevet af organisationsbestyrelsen

brugt til gældsafvikling (godt 536.000 kr.), øgning af henlæggelserne til

planlagt vedligeholdelse (100.000 kr.), øgning af henlæggelserne til tab ved fraflytning

(150.000 kr.), bioskure, som allerede var bevilget (130.000 kr.), og så var

der derudover ca. 84.000 kr. tilbage til en legeplads.

Bioskure:

Der har desværre vist sig at mangle nogle ting i det projekt, som den tidligere afdelingsbestyrelse

insisterede på selv at udarbejde, således at projektet i stedet vil

beløbe sig til et sted mellem kr.250.000 og 280.000 kr.

Bioskurene etableres, når frosten går af jorden.

Legeplads:

Afdelingsmødet sagde nej til den af afdelingsbestyrelsen foreslåede placering af

legepladsen.

Afdelingsbestyrelsen har et forslag klar om en ny placering, denne vil dog kræve

faldunderlag og yderligere udgravning, således at projektet vil løbe op i omegnen

af kr. 125.000.

Forslaget ventes behandlet på afdelingsmøde i april.

Det skal derudover bemærkes, at tidligere organisationsbestyrelsesformand Verner

Usbeck deltog på et afdelingsmøde i sommeren 2010. På dette mødet forklarede

Verner, at DFB var indstillet på at give Sølvkær økonomisk støtte. Og har antydede

også, at DFB var villig til at kigge positivt, hvis der også næste år ville være behov.

Pt. arbejdes der på budgettet for 2011 / 2012. Det skal i den forbindelse bemærkes,

at det ikke vil falde i dårlig jord, hvis Sølvkær fik endnu en hjælpende hånd.

Det indstilles til bestyrelsen at tage orienteringen til efterretning.

P:\Organisationer\09300 DFB\09300\Organisationsbestyrelsen\Indkaldelser og

dagsordener\2011\2011_03_01\2011_03_01_Dagsorden_offentlig.doc

Side 9 af 11


5.7 9343 – Gadehavegård – Tilladelse til tv-overvågning

Københavns Vestegns Politi har meddelt tilladelse til at der opsættes tvovervågning

i forbindelse med Værestedet Oase Regnbuen.

Tilladelsen er givet på betingelse af, at dette kan foretages lovligt inden for

DFB’s/afdeling Gadehavegårds formål, samt at det ikke er i strid med boligorganisationens

vedtægter.

Domea finder begge betingelser opfyldt.

Det indstilles til bestyrelsen at tage orienteringen til efterretning.

5.8 9373 - Klostergården – Ansøgning om tilskud på kr. 190.000 til fastmonterede

vægstiger

Klostergården afd. 73 er som bekendt 5 år gammelt. Afdelingen består af 8 blokke

med stue, 1 sal.

For enden af hver blok er der en installationsskakt, hvor der forneden er vvsinstallationer

og øverst oppe en lille luge som er indgangen til loft. På loftet ligger

alle vandinstallationer til lejlighederne og udsugning. Lemmen sidder ca. 6 meter

oppe. Lugen er en jernlåge som er temmelig tung.

Den eneste måde at komme op på loftet på, er ved at sætte en løs høj stige op.

Dette er problematisk, da underlaget – dvs. jorden – ikke er i orden til det. Grunden

hælder og der er endvidere udlagt perlesten på jorden. Det betyder at der skal

være mindst 2 personer til stede når personalet skal på loftet.

Selv om personalet udviser al den agtpågivenhed som de skal, er det alligevel sket

at stigen er skredet, heldigvis uden at der skete nogen ulykke. Til gengæld er det

hændt 2 gange at jernlågen er hoppet af hængslerne og faldet ned. Heldigvis igen

uden at nogen kom til skade.

Ovennævnte forhold er ikke en acceptabel arbejdssituation for personalet og de

kan nægte at gå på loftet, fordi forholdene langtfra opfylder kravene til sikkerhed

på arbejdspladsen.

I slutningen af december havde afdelingen en situation hvor vandrørene på loftet

var frosset. Det var snestorm den dag og der var kun én medarbejder på arbejde.

Der blev tilkaldt håndværkere til at optø de frosne rør på loftet, men håndværkerne

var ikke indstillet på at kravle op af en løs stige og ind af en meget lille luge for at

afhjælpe problemet. Det lykkes dog at få overtalt håndværkeren til at udføre arbejdet,

da rørene ellers ville springe med vandskade til følge.

Der findes kun et firma som producerer og leverer vægstiger med sikkerhedsgodkendelse.

Der er indhentet tilbud fra dette firma.

Prisen for 4 vægstiger med platform foran lågen koster 157.000 kr. Dertil kommer

så montering. Prisen er p.t. ukendt med det anslås at det vil koste omkring 35.000

kr.

Klostergården har fra starten været ramt af store udgifter til udbedringer af fejl og

mangler, samt udgifter til ting, som blev sparet væk i opførelsesfasen eller udført i

dårlige materialer. Bl.a. har vand og varmesystemet givet afdelingen nogle store

udgifter i de 5 år afdelingen har været i brug. Endvidere kan det nævnes at afde-

P:\Organisationer\09300 DFB\09300\Organisationsbestyrelsen\Indkaldelser og

dagsordener\2011\2011_03_01\2011_03_01_Dagsorden_offentlig.doc

Side 10 af 11


lingen er opført uden nogen form for legeplads, selv om afdelingen er en familieafdeling.

Det har betydet en jævn strøm af huslejestigninger, samt underskud på driften.

Derfor har afdelingen ikke haft mulighed for at henlægge store summer til planlagt

vedligehold, og de midler som afdelingen har på nuværende tidspunkt rækker ikke

til opsætning af vægstiger.

Aktuelt betyder det, at afdelingen ikke opfylder kravene til sikkerhed for personalet

og for håndværkere. Dette kan få uheldige konsekvenser – enten ved at nødvendigt

arbejde ikke bliver udført, eller ved at nogen kommer til skade.

På baggrund af ovenstående – hvor afdelingen ikke overholder gældende

krav om sikkerhed på arbejdspladsen, indstilles det at afdelingen bevilliges

kr. 190.000 fra selskabets arbejdskapital til indkøb og opsætning af

faste vægstiger.

5.9 9379 – Vandtårnet - Redningslemme

Organisationsbestyrelsen har i efteråret besluttet, at der kunne gennemføres en

syn- og skønssag mod Pihl og Søn, der er den oprindelige totalentreprenør på

etableringen af boliger i Vandtårnet.

Domea gjorde herefter foranstaltninger til at anlægge syn- og skønssag, hvilket fik

Pihl og Søn til at indkalde Domea med rådgivere til et møde.

Der forhandles i øjeblikket om et forlig, og det undersøges om og hvorledes det

fysisk kan lade sig gøre at udbedre problemerne med redningslemmene.

Bestyrelsen orienteres nærmere, når der foreligger nyt i sagen.

Det indstilles til bestyrelsen at tage orienteringen til efterretning.

6 Mødeplanlægning



Bestyrelsesmøde

15. marts 2011 klokken 17.00 hos Domea, Oldenburg Allé 1.

Repræsentantskabsmøde

15. marts 2011 klokken 18.00 hos Domea, Oldenburg Allé 1.

Det indstilles til bestyrelsen at tage de planlagte møder til efterretning,

samt at alle medbringer kalendere, så fremtidige møder evt. kan plænlægges.

7 Eventuelt

P:\Organisationer\09300 DFB\09300\Organisationsbestyrelsen\Indkaldelser og

dagsordener\2011\2011_03_01\2011_03_01_Dagsorden_offentlig.doc

Side 11 af 11


Boligselskabet DFB

Indkaldelse til organisationsbestyrelsesmøde nr. 47

Tirsdag d.1. marts 2011 kl. 17.30

i Domeas lokaler, Oldenburg Allé 3, 2630 Taastrup

DAGSORDEN TIL OFFENTLIGGØRELSE

Dagsorden:

1 Godkendelse af dagsorden............................................................... 2

2 Godkendelse af referat..................................................................... 2

3 Sager til beslutning.......................................................................... 2

3.1 9343 - Energirenovering i Gadehavegård............................................ 2

3.2 Boligselskabets årsregnskab ............................................................. 2

3.3 Revisionsprotokol ............................................................................ 2

3.4 Bestyrelsens årsberetning................................................................. 3

3.5 Afdelingernes årsregnskaber ............................................................. 3

3.6 Boligselskabets budget for regnskabsåret 2010/2011........................... 5

3.7 Kommissorier.................................................................................. 5

3.8 Henstandsordning for skyldnere ........................................................ 5

3.9 Nye vedtægter for DFB..................................................................... 5

4 Orientering ...................................................................................... 6

4.1 Forretningsføreraftale 2010-13.......................................................... 6

4.2 Bestyrelsesforhold ........................................................................... 6

4.3 9375 Strandvænget Nyborg - Beboerklagenævnssag ........................... 7

5 Afdelinger i drift............................................................................... 7

5.1 9304 - Beboerklagenævnssag vedr. afdelingsmøde i Charlottegården..... 7

5.2 9343 – Gadehavegård – Personsag.................................................... 7

5.3 9314 – Markedspladsen – Ansøgning om bidrag fra dispositionsfonden til l

ydmåling i forbindelse med helhedsplan ............................................. 7

5.4 9315 – Ordrup Jagtvej – Ansøgning om tilskud på kr. 463.000 til

udskiftning af vinduer og terrassedøre i facade mod vej ....................... 7

5.5 9319 – Sølvkær – godkendelse af regnskaber 2007/08 og 2008/09 ....... 9

5.6 9319 – Sølvkær – Orientering om status ............................................ 9

5.7 9343 – Gadehavegård – Tilladelse til tv-overvågning ..........................10

5.8 9373 - Klostergården – Ansøgning om tilskud på kr. 190.000 til

fastmonterede vægstiger.................................................................10

5.9 9379 – Vandtårnet - Redningslemme ................................................11

6 Mødeplanlægning........................................................................... 11

7 Eventuelt ....................................................................................... 11

Deltagere fra bestyrelsen:

John Adelsteen Andersen, formand

Mariazara Pervin, næstformand

Jytte Rønne

Bente Nees

Susanne Pia Hansen

Winnie Andersen

Peter Krogh

Peter Hansen

Poul Erik Jensen

Øvrige deltagere:

Pia Christiansen, Domea

Kristine Jacobsen, Domea, ref.

Bent Gordon Johansen, Domea (pkt. 3.1).

Domea – Boligcenter København, den 23. februar 2011


1 Godkendelse af dagsorden

Det indstilles, at bestyrelsen godkender den udsendte dagsorden.

2 Godkendelse af referat

Domea har ikke modtaget kommentarer eller indsigelser til referat af møde den 10.

januar 2011.

Det indstilles, at referater godkendes og underskrives af formanden.

3 Sager til beslutning

3.1 9343 - Energirenovering i Gadehavegård

Regionschef Bent Gordon Johansen fra Domea Energi og Miljø vil deltage under

punktet og orientere nærmere.

Uddybende materiale vedr. energirenoveringen er vedlagt som bilag.

Det indstilles til bestyrelsen at igangsætte projektet om energirenovering i

Gadehavegård.

3.2 Boligselskabets årsregnskab

Boligselskabets årsregnskab godkendes endelig af repræsentantskabet efter forudgående

godkendelse i organisationsbestyrelsen.

Boligselskabets årsregnskab for perioden 1. oktober 2009 til 30. september 2010

vedlægges som bilag.

Domea har følgende kommentarer til årsregnskabet:

Regnskabet udviser et overskud på kr. 35.753. Årets overskud er overført til arbejdskapitalen.

Det indstilles, at bestyrelsen godkender årsregnskabet, som herefter forelægges

repræsentantskabet til endelig godkendelse.

3.3 Revisionsprotokol

Revisionsprotokol til årsregnskab for boligselskab og afdelinger godkendes endelig

af repræsentantskabet efter forudgående godkendelse i organisationsbestyrelsen.

Revisionsprotokol til årsregnskab for perioden 1. oktober 2009 til 30. september

2010 er vedlagt og kommenteres på mødet.

Det indstilles, at bestyrelsen godkender revisionsprotokollen, som herefter

forelægges repræsentantskabet til endelig godkendelse.

P:\Organisationer\09300 DFB\09300\Organisationsbestyrelsen\Indkaldelser og

dagsordener\2011\2011_03_01\2011_03_01_Dagsorden_offentlig.doc

Side 2 af 11


3.4 Bestyrelsens årsberetning

Bestyrelsens beretning for seneste regnskabsår er optrykt i boligselskabets årsregnskab

på side 14 til 16 og suppleres eventuelt med andre skriftlige materialer

eller en mundtlig beretning på repræsentantskabsmødet.

Det indstilles, at bestyrelsen godkender årsberetningen til forelæggelse

for repræsentantskabet.

3.5 Afdelingernes årsregnskaber

Boligafdelingernes årsregnskaber godkendes endelig af organisationsbestyrelsen

efter forudgående godkendelse af afdelingsbestyrelsen eller afdelingsmødet.

For afdelingerne Kongensgade og Strandvænget godkender organisationsbestyrelsen

dog på både afdelingens og boligselskabets vegne, idet der ikke er valgt afdelingsbestyrelse

i afdelingerne.

Afdelingernes årsregnskaber for perioden 1. oktober 2009 til 30. september 2010

vedlægges som bilag.

Domea har følgende kommentarer til de enkelte regnskaber:

9301 Bolbrohaven: Overskud på kr. 34.413, der er overført til afdelingens henlæggelser.

9304 Charlottegården: Overskud på kr. 551.081, der er overført til afdelingens

henlæggelser.

9309 Prags Boulevard: Overskud på kr. 52.924, der er overført til afdelingens underskudskonto.

Underskudssaldoen udgør herefter kr. 289.827, der budgetteres

afviklet over 5 år.

9313 Morelhaven: Underskud på kr. 95.911, der er overført til afdelingens underskudskonto.

Underskudssaldoen udgør herefter kr. 95.911, der budgetteres afviklet

over 3 år.

9314 Markedspladsen: Underskud på kr. 84.605, der er overført til afdelingens underskudskonto.

Underskudssaldoen udgør herefter kr. 84.605, der budgetteres

afviklet over 3 år.

9315 Ordrup Jagtvej: Overskud på kr. 5.546, der er overført til konto for opsamlet

underskud. Samlet underskudssaldo udgør herefter kr. 63.451, der budgetteres

afviklet over 3 år.

9316 Hellerupvej: Overskud på kr. 834, der er overført til afdelingens henlæggelser.

9317 Harsdorffsvej: Underskud på kr. 19.653, der er overført til afdelingens underskudskonto.

Underskudssaldo udgør herefter kr. 19.653, der budgetteres afviklet

over 3 år.

9318 Rosenhaven: Overskud på kr. 21, der er overført til afdelingens henlæggelser.

P:\Organisationer\09300 DFB\09300\Organisationsbestyrelsen\Indkaldelser og

dagsordener\2011\2011_03_01\2011_03_01_Dagsorden_offentlig.doc

Side 3 af 11


9319 Sølvkær: Underskud på kr. 52.306, der er overført til konto for opsamlet underskud.

Samlet underskudssaldo udgør herefter kr. 52.306.

9343 Gadehavegård: Overskud på kr. 495,304, der er overført til afdelingens henlæggelser.

9350 Bryggergården: Underskud på kr. 14.169, der er overført til konto for opsamlet

underskud. Underskudssaldoen udgør herefter kr. 58.802, der budgetteres afviklet

over 3 år.

9352 Blommestien: Overskud på kr. 79.430, der er overført til afdelingens henlæggelser.

9354 Nybrovænge Ældre: Underskud på kr. 10.834, der er overført til afdelingens

underskudskonto. Underskudssaldoen udgør herfeter kr. 10.834, der budgetteres

afviklet over 3 år.

9355 Nybrovænge Almen: Underskud på kr. 7.817, der er overført til afdelingens

underskudskonto. Underskudssaldoen udgør herefter kr. 7.817, der budgetteres

afviklet over 3 år.

9356 Kongensgade: Underskud på kr. 1.379, der er overført til afdelingens underskudskonto.

Underskudssaldoen udgør herefter kr. 72.446, der budgetteres afviklet

over 3 år.

9358 Spotorno: Overskud på kr. 25.384, der er overført til afdelingens henlæggelser.

9360 Hanebred: Underskud på kr. 2.423, der er overført til afdelingens underskudskonto.

Underskudssaldoen udgør herefter kr. 109.089, der budgetteres afviklet

over 5 år.

9370 Købmandsgården: Overskud på kr. 38.643, der er overført til afdelingens

henlæggelser.

9373 Klostergården: Underskud på kr. 53.476, der er overført til afdelingens underskudskonto.

Underskudssaldoen udgør herefter kr. 53. 476, der budgetteres

afviklet over 3 år.

9375 Strandvænget, Nyborg: Underskud på kr. 193.234, der er overført til afdelingens

underskudskonto. Underskudssaldoen udgør herefter kr. 277.922, der budgetteres

afviklet over 10 år.

9377 Ørnegårdsvej: Overskud på kr. 54.771, der er overført til afdelingens henlæggelser.

9399 Klostergården II: Overskud på kr. 170.215, der er overført til afdelingens

henlæggelser.

I øvrigt henvises til kommentarerne til de enkelte årsregnskaber i bestyrelsens beretning.

Der vil på mødet blive givet en status for regnskabernes godkendelse i afdelingerne.

Det indstilles, at bestyrelsen godkender afdelingernes årsregnskaber.

P:\Organisationer\09300 DFB\09300\Organisationsbestyrelsen\Indkaldelser og

dagsordener\2011\2011_03_01\2011_03_01_Dagsorden_offentlig.doc

Side 4 af 11


3.6 Boligselskabets budget for regnskabsåret 2010/2011

Forslag til boligselskabet budget for 2010/2011 vil blive eftersendt og gennemgået

på mødet. Herunder vil der blive redegjort for den forventede udvikling i dispositionsfonden

m.v.

Det indstilles, at bestyrelsen godkender boligselskabets budget for

2011/2012.

3.7 Kommissorier

Som besluttet på mødet d. 30. november 2011 skal kommissorierne drøftes med

henblik på behov for tilpasning og opdatering.

Kommissorierne vedlægges som bilag.

Det indstilles til bestyrelsen at tage stilling til, om og i så fald hvilke ændringer,

der skal foretages i kommissorierne.

3.8 Henstandsordning for skyldnere

Som det eneste selskab administreret af Domea, har DFB en aftale om at skyldnere,

dvs. lejere, der er bagud med huslejen, kan få henstand med huslejen.

Dette på trods af at lejeren ifølge lejekontrakten er forpligtet til at betale huslejen

rettidigt.

Det er Domeas erfaring at:



At en skyldner, der ikke kan betale husleje, men i stedet får henstand, som

regel heller ikke kan betale de efterfølgende huslejer.

At kommunen først bliver underrettet og kan hjælpe lejeren i det øjeblik,

der indledes en sag om udsættelse, og dette bliver forsinket af afdragsordningen.

Domea anbefaler, at DFB træffer beslutning om, at der ikke længere kan tilbydes

henstand. Uden mulighed for henstand vil skyldig husleje medføre, at lejemålet

inden for en måned sendes til ophævelse via Domeas advokat. Dermed minimeres

det skyldige beløb og afdelingens og de øvrige beboeres tab minimeres, den pågældende

beboers gældsbyrde når ikke at vokse og kommunen kan hurtigere skride

ind med hjælp.

Pga. uhensigtsmæssighederne ved at give henstand, forsøger Domea at minimere

brugen af dette. Dog bliver der givet henstand i 5-10 sager pr. år.

Det indstilles til bestyrelsen at tage beslutning om, at man i DFB ikke længere

vil tilbyde henstand med huslejen.

3.9 Nye vedtægter for DFB

DFB skal have opdateret sine vedtægter i henhold til ny lovgivning. Samtidig har

repræsentantskabsmedlem Henry E. Jensen fremsendt forslag til nye vedtægter.

Begge disse er for nylig fremsendt til bestyrelsen.

P:\Organisationer\09300 DFB\09300\Organisationsbestyrelsen\Indkaldelser og

dagsordener\2011\2011_03_01\2011_03_01_Dagsorden_offentlig.doc

Side 5 af 11


Bestyrelsen er i øjeblikket ved at tage stilling til vedtægtsforslagene.

Yderligere orientering gives på mødet.

Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning, samt

træffer beslutning om det videre arbejde med vedtægterne.

4 Orientering

4.1 Forretningsføreraftale 2010-13

Der orienteres om status på Forretningsføreraftale 2010 – 13 på mødet.

Det indstilles til bestyrelsen at tage orienteringen til efterretning.

4.2 Bestyrelsesforhold

Bestyrelsen har følgende sammensætning:

Navn Post Valgt af Valgt indtil

John A. Andersen Formand Repræsentantskabet 2012

Mariazara Pervin Næstformand Repræsentantskabet 2012

Jytte Rønne Medlem Repræsentantskabet 2011

Bente Nees Medlem Repræsentantskabet 2011

Susanne Pia Hansen Medlem Repræsentantskabet 2012

Peter Krogh Medlem Repræsentantskabet 2011/12

Peter Hansen Medlem Repræsentantskabet 2011/12

Poul Erik Jensen Medlem Bestyrelsen 2012

Winnie Andersen Medlem Ansatte 2011

Med Domea som forretningsfører.

Afgangsorden indebærer, at Jytte Rønne, Bente Nees og enten Peter Hansen eller

Peter Krogh er på valg på næste ordinære repræsentantskabsmøde.

Uklarheden vedr. Peter Hansen og Peter Krogh skyldes, at der på repræsentantskabsmødet

ikke blev taget stilling til, hvem af disse, der blev valgt for hvilken periode.

Ifølge vedtægternes § 10, stk. 6 kan afgangsordenen afgøres pr. lodtrækning

eller i den rækkefølge, bestyrelsesmedlemmerne er valgt. Til dette skal bemærkes

at Peter Krogh på repræsentantskabsmødet er valgt med 22 stemmer og

Peter Hansen med 20 stemmer.

Bestyrelsen bedes tage stilling til dette spørgsmål og indstille til repræsentantskaber,

hvem der skal på valg.

Ifølge vedtægterne, bør 3 af de menige repræsentantskabsmedlemmer være på

valg samtid med formanden, men 4 af de repræsentantskabsvalgte medlemmer er

på valg i forskudte år.

Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning.

Det indstilles til bestyrelsen at træffe beslutning om afgangsordenen.

P:\Organisationer\09300 DFB\09300\Organisationsbestyrelsen\Indkaldelser og

dagsordener\2011\2011_03_01\2011_03_01_Dagsorden_offentlig.doc

Side 6 af 11


4.3 9375 Strandvænget Nyborg - Beboerklagenævnssag

Der er faldet afgørelse i beboerklagenævnssagen vedr. Strandvænget som kort

omhandler, at nogle pårørende til beboere har klaget vedr. huslejens størrelse,

overholdelse af vedtægter og huslejevarsling.

Beboerklagenævnet finder i tråd med Domeas svarskrivelse, at af klagepunkterne

er man i nævnet kun bemyndiget til at træffe afgørelse om varslingens gyldighed.

Beboerklagenævnet har ingen bemærkninger til varslingen og finder, at denne er i

overensstemmelse med Almenloven og vedtægterne for Ejerforeningen Strandvænget

1A.

Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning.

5 Afdelinger i drift

5.1 9304 - Beboerklagenævnssag vedr. afdelingsmøde i Charlottegården

Beboerklagenævnet i Høje-Taastrup Kommune har underkendt beslutninger truffet

på afdelingsmøde i Charlottegården d. 31. maj 2010 og afgjort at hele mødet derfor

skal gå om. Afgørelse fra Beboerklagenævnet vedlægges.

Da Beboerklagenævnet ikke har angivet nogen frist for afholdelsen af et nyt møde,

har afdelingsbestyrelsen besluttet at efterkomme afgørelsen ved at tage alle de

påkrævede valg på det ordinære afdelingsmøde.

Det indstilles til bestyrelsen at tage orienteringen til efterretning.

5.2 9343 – Gadehavegård – Personsag

5.3 9314 – Markedspladsen – Ansøgning om bidrag fra dispositionsfonden til

lydmåling i forbindelse med helhedsplan

I arbejdet med ansøgningen om den foreløbige helhedsplan har der været afholdt

et beboermøde i afdeling Markedspladsen, hvor fremtidssikringens løsningsforslag

blev drøftet.

På mødet var der en meget markant tilkendegivelse af, at der er meget lydt mellem

boligerne på Markedspladsen, og det var et stærkt ønske, at man forsøgte at

løse dette problem som en del af helhedsplanen.

For at få afklaret om, der er et særligt problem vedr. lyd, er der bestilt en lydmåling

til udførelse i uge 8. Denne koster kr. 10.000,- incl. moms.

Afdeling Markedspladsen ønsker denne udgift dækket af dispositionsfonden.

Det indstilles til bestyrelsen, at godkende en merudgift på kr. 10.000 til

en lydmåling i forbindelse med helhedsplanen i afdeling Markedspladsen.

5.4 9315 – Ordrup Jagtvej – Ansøgning om tilskud på kr. 463.000 til udskiftning

af vinduer og terrassedøre i facade mod vej

P:\Organisationer\09300 DFB\09300\Organisationsbestyrelsen\Indkaldelser og

dagsordener\2011\2011_03_01\2011_03_01_Dagsorden_offentlig.doc

Side 7 af 11


Afdelingen er opført i 1983erne og har 15 lejemål. Bebyggelsen er således 27 år

gammel.

Vinduerne er de oprindelige vinduer fra afdelingens start. Kvaliteten har på opførelsestidspunktet

været acceptabel, men da vinduerne vender ud mod kysten og

grundet den påvirkning havvind har på træ, er mange af vinduerne nu i dårlig

stand. Det udmønter sig i, at bundrammen rådner med fare for at glasset falder ud

af rammen, når man åbner det. Dette er sket i et tilfælde, hvorefter alle vinduerne

blev efterset og de vinduer som var hårdest ramt, blev permanent lukket. Dette er

selvfølgelig ikke nogen holdbar løsning, idet der så ikke er mulighed for udluftning i

nogle rum, ligesom det ikke er muligt for lejerne at pudse deres vinduer udvendigt.

Aktuelt er der 4 vinduespartier der er lukket helt, for at undgå ulykker.

Det har ikke på nogen måde været synligt, at vinduerne var i så dårlig stand, idet

det er samlingerne i rammen som rådner indefra. Et kyndigt øje ville dog kunne se,

at bundrammen langsom begynder at glide nedad, men det ses kun udefra og vinduerne

sidder i 1. og 2. sals højde. Derfor er der ingen der har bemærket problemet,

før det første glas faldt ud.

Vinduerne er i årenes løb selvfølgelig vedligeholdt med maling både ud- og indvendigt

og den dårlige stand skyldes derfor ikke manglende vedligeholdelse.

Det er undersøgt, hvad det koster at få en tømre/snedker til at reparerer vinduerne.

Udgiften vil være mindst ½ af udgiften til en udskiftning.

På trods af, at afdelingen i de senere år har haft underskud på driften, så må afdelingen

betegnes som en solid lille afdeling, som har taget vare på bygningerne og

nødvendig vedligeholdelse. Ud af opsparede midler har afdelingen foretaget følgende

i de sidste 3 år:

Juli 2008 – tagrenovering 170.000 kr.

September 2009 – Nye tagrender og nedløbsrør 55.000 kr.

08/09 – modernisering af køkkener 250.000 kr.

Derudover har afdelingen optaget lån til altaner på 1. og 2. sal, hvilket virkelig har

givet lejlighederne et stort løft.

Pr. 1. oktober 2010 har afdelingen en henlæggelse til planlagt vedligehold på

316.000 kr. Disse er hensat til almindelig planlagt vedligehold og der er ikke mulighed

for at afholde udskiftning af vinduer m.v. af denne henlæggelse.

Da det ikke er til at forudse, hvornår det blive nødvendigt at lukke de næste vinduer,

vil det være mest hensigtsmæssigt at udskifte alle vinduerne og terrassedørene

på én gang. Det vil også være langt billigere end at udskifte enkeltvis. Endvidere

vil en samlet udskiftning også give en besparelse på energien og et bedre indeklima.

Afdelingen har således ikke kunnet forudse, at denne udgift ville komme på nuværende

tidspunkt. Afdelingen har hidtil altid kunne klare at vedligeholde og udvikle

ejendommen, så den fortsat er særdeles attraktiv.

En samlet udskiftning vil koste ca. 463.000 kr. som afdelingen søger om tilskud til.

Afdelingen har fået en huslejestigning på 5,47 % i 2010/11, og en stigning på

4,25 % i 2009/10. Derudover har lejerne på 1. og 2. sal fået en lejestigning på ca.

600 kr. mdl. i forbindelse med optagelse af lån til altaner.

P:\Organisationer\09300 DFB\09300\Organisationsbestyrelsen\Indkaldelser og

dagsordener\2011\2011_03_01\2011_03_01_Dagsorden_offentlig.doc

Side 8 af 11


Årsagen til stigningen i lejen har været stigende faste udgifter, samt stigning i administrationsbidraget.

Ved budgetåret 2010/11, havde afdelingen et opsamlet underskud

på 63.451 kr.

Det indstilles, at bestyrelsen yder et helt eller delvist tilskud til afdeling

9315 Ordrup Jagtvej til udskiftning af vinduer og terrassedøre i facaden

mod vej.

5.5 9319 – Sølvkær – godkendelse af regnskaber 2007/08 og 2008/09

Økonomiudvalget i Frederikssund Kommune har d. 9. februar 2011 godkendt regnskaberne

for afd. 9319 Sølvkær for hh. 2007/08 og 2008/09.

Brevet fra kommunen vedlægges.

Det indstilles til bestyrelsen at tage orienteringen til efterretning samt at

underskrive regnskaberne for afdeling Sølvkær.

5.6 9319 – Sølvkær – Orientering om status

Formanden har bedt Domea redegøre for følgende vedr. Sølvkær:

Personfølsomme oplysninger – udeladt.

Hvordan går det med de projekter vi har bevilget penge til

Den 1. mio. kr. som DFB gav Sølvkær, blev som foreskrevet af organisationsbestyrelsen

brugt til gældsafvikling (godt 536.000 kr.), øgning af henlæggelserne til

planlagt vedligeholdelse (100.000 kr.), øgning af henlæggelserne til tab ved fraflytning

(150.000 kr.), bioskure, som allerede var bevilget (130.000 kr.), og så var

der derudover ca. 84.000 kr. tilbage til en legeplads.

Bioskure:

Der har desværre vist sig at mangle nogle ting i det projekt, som den tidligere afdelingsbestyrelse

insisterede på selv at udarbejde, således at projektet i stedet vil

beløbe sig til et sted mellem kr.250.000 og 280.000 kr.

Bioskurene etableres, når frosten går af jorden.

Legeplads:

Afdelingsmødet sagde nej til den af afdelingsbestyrelsen foreslåede placering af

legepladsen.

Afdelingsbestyrelsen har et forslag klar om en ny placering, denne vil dog kræve

faldunderlag og yderligere udgravning, således at projektet vil løbe op i omegnen

af kr. 125.000.

Forslaget ventes behandlet på afdelingsmøde i april.

Det skal derudover bemærkes, at tidligere organisationsbestyrelsesformand Verner

Usbeck deltog på et afdelingsmøde i sommeren 2010. På dette mødet forklarede

Verner, at DFB var indstillet på at give Sølvkær økonomisk støtte. Og har antydede

også, at DFB var villig til at kigge positivt, hvis der også næste år ville være behov.

Pt. arbejdes der på budgettet for 2011 / 2012. Det skal i den forbindelse bemærkes,

at det ikke vil falde i dårlig jord, hvis Sølvkær fik endnu en hjælpende hånd.

Det indstilles til bestyrelsen at tage orienteringen til efterretning.

P:\Organisationer\09300 DFB\09300\Organisationsbestyrelsen\Indkaldelser og

dagsordener\2011\2011_03_01\2011_03_01_Dagsorden_offentlig.doc

Side 9 af 11


5.7 9343 – Gadehavegård – Tilladelse til tv-overvågning

Københavns Vestegns Politi har meddelt tilladelse til at der opsættes tvovervågning

i forbindelse med Værestedet Oase Regnbuen.

Tilladelsen er givet på betingelse af, at dette kan foretages lovligt inden for

DFB’s/afdeling Gadehavegårds formål, samt at det ikke er i strid med boligorganisationens

vedtægter.

Domea finder begge betingelser opfyldt.

Det indstilles til bestyrelsen at tage orienteringen til efterretning.

5.8 9373 - Klostergården – Ansøgning om tilskud på kr. 190.000 til fastmonterede

vægstiger

Klostergården afd. 73 er som bekendt 5 år gammelt. Afdelingen består af 8 blokke

med stue, 1 sal.

For enden af hver blok er der en installationsskakt, hvor der forneden er vvsinstallationer

og øverst oppe en lille luge som er indgangen til loft. På loftet ligger

alle vandinstallationer til lejlighederne og udsugning. Lemmen sidder ca. 6 meter

oppe. Lugen er en jernlåge som er temmelig tung.

Den eneste måde at komme op på loftet på, er ved at sætte en løs høj stige op.

Dette er problematisk, da underlaget – dvs. jorden – ikke er i orden til det. Grunden

hælder og der er endvidere udlagt perlesten på jorden. Det betyder at der skal

være mindst 2 personer til stede når personalet skal på loftet.

Selv om personalet udviser al den agtpågivenhed som de skal, er det alligevel sket

at stigen er skredet, heldigvis uden at der skete nogen ulykke. Til gengæld er det

hændt 2 gange at jernlågen er hoppet af hængslerne og faldet ned. Heldigvis igen

uden at nogen kom til skade.

Ovennævnte forhold er ikke en acceptabel arbejdssituation for personalet og de

kan nægte at gå på loftet, fordi forholdene langtfra opfylder kravene til sikkerhed

på arbejdspladsen.

I slutningen af december havde afdelingen en situation hvor vandrørene på loftet

var frosset. Det var snestorm den dag og der var kun én medarbejder på arbejde.

Der blev tilkaldt håndværkere til at optø de frosne rør på loftet, men håndværkerne

var ikke indstillet på at kravle op af en løs stige og ind af en meget lille luge for at

afhjælpe problemet. Det lykkes dog at få overtalt håndværkeren til at udføre arbejdet,

da rørene ellers ville springe med vandskade til følge.

Der findes kun et firma som producerer og leverer vægstiger med sikkerhedsgodkendelse.

Der er indhentet tilbud fra dette firma.

Prisen for 4 vægstiger med platform foran lågen koster 157.000 kr. Dertil kommer

så montering. Prisen er p.t. ukendt med det anslås at det vil koste omkring 35.000

kr.

Klostergården har fra starten været ramt af store udgifter til udbedringer af fejl og

mangler, samt udgifter til ting, som blev sparet væk i opførelsesfasen eller udført i

dårlige materialer. Bl.a. har vand og varmesystemet givet afdelingen nogle store

udgifter i de 5 år afdelingen har været i brug. Endvidere kan det nævnes at afde-

P:\Organisationer\09300 DFB\09300\Organisationsbestyrelsen\Indkaldelser og

dagsordener\2011\2011_03_01\2011_03_01_Dagsorden_offentlig.doc

Side 10 af 11


lingen er opført uden nogen form for legeplads, selv om afdelingen er en familieafdeling.

Det har betydet en jævn strøm af huslejestigninger, samt underskud på driften.

Derfor har afdelingen ikke haft mulighed for at henlægge store summer til planlagt

vedligehold, og de midler som afdelingen har på nuværende tidspunkt rækker ikke

til opsætning af vægstiger.

Aktuelt betyder det, at afdelingen ikke opfylder kravene til sikkerhed for personalet

og for håndværkere. Dette kan få uheldige konsekvenser – enten ved at nødvendigt

arbejde ikke bliver udført, eller ved at nogen kommer til skade.

På baggrund af ovenstående – hvor afdelingen ikke overholder gældende

krav om sikkerhed på arbejdspladsen, indstilles det at afdelingen bevilliges

kr. 190.000 fra selskabets arbejdskapital til indkøb og opsætning af

faste vægstiger.

5.9 9379 – Vandtårnet - Redningslemme

Organisationsbestyrelsen har i efteråret besluttet, at der kunne gennemføres en

syn- og skønssag mod Pihl og Søn, der er den oprindelige totalentreprenør på

etableringen af boliger i Vandtårnet.

Domea gjorde herefter foranstaltninger til at anlægge syn- og skønssag, hvilket fik

Pihl og Søn til at indkalde Domea med rådgivere til et møde.

Der forhandles i øjeblikket om et forlig, og det undersøges om og hvorledes det

fysisk kan lade sig gøre at udbedre problemerne med redningslemmene.

Bestyrelsen orienteres nærmere, når der foreligger nyt i sagen.

Det indstilles til bestyrelsen at tage orienteringen til efterretning.

6 Mødeplanlægning



Bestyrelsesmøde

15. marts 2011 klokken 17.00 hos Domea, Oldenburg Allé 1.

Repræsentantskabsmøde

15. marts 2011 klokken 18.00 hos Domea, Oldenburg Allé 1.

Det indstilles til bestyrelsen at tage de planlagte møder til efterretning,

samt at alle medbringer kalendere, så fremtidige møder evt. kan plænlægges.

7 Eventuelt

P:\Organisationer\09300 DFB\09300\Organisationsbestyrelsen\Indkaldelser og

dagsordener\2011\2011_03_01\2011_03_01_Dagsorden_offentlig.doc

Side 11 af 11


Boligselskabet DFB

Indkaldelse til organisationsbestyrelsesmøde nr. 47

Tirsdag d.1. marts 2011 kl. 17.30

i Domeas lokaler, Oldenburg Allé 3, 2630 Taastrup

DAGSORDEN TIL OFFENTLIGGØRELSE

Dagsorden:

1 Godkendelse af dagsorden............................................................... 2

2 Godkendelse af referat..................................................................... 2

3 Sager til beslutning.......................................................................... 2

3.1 9343 - Energirenovering i Gadehavegård............................................ 2

3.2 Boligselskabets årsregnskab ............................................................. 2

3.3 Revisionsprotokol ............................................................................ 2

3.4 Bestyrelsens årsberetning................................................................. 3

3.5 Afdelingernes årsregnskaber ............................................................. 3

3.6 Boligselskabets budget for regnskabsåret 2010/2011........................... 5

3.7 Kommissorier.................................................................................. 5

3.8 Henstandsordning for skyldnere ........................................................ 5

3.9 Nye vedtægter for DFB..................................................................... 5

4 Orientering ...................................................................................... 6

4.1 Forretningsføreraftale 2010-13.......................................................... 6

4.2 Bestyrelsesforhold ........................................................................... 6

4.3 9375 Strandvænget Nyborg - Beboerklagenævnssag ........................... 7

5 Afdelinger i drift............................................................................... 7

5.1 9304 - Beboerklagenævnssag vedr. afdelingsmøde i Charlottegården..... 7

5.2 9343 – Gadehavegård – Personsag.................................................... 7

5.3 9314 – Markedspladsen – Ansøgning om bidrag fra dispositionsfonden til l

ydmåling i forbindelse med helhedsplan ............................................. 7

5.4 9315 – Ordrup Jagtvej – Ansøgning om tilskud på kr. 463.000 til

udskiftning af vinduer og terrassedøre i facade mod vej ....................... 7

5.5 9319 – Sølvkær – godkendelse af regnskaber 2007/08 og 2008/09 ....... 9

5.6 9319 – Sølvkær – Orientering om status ............................................ 9

5.7 9343 – Gadehavegård – Tilladelse til tv-overvågning ..........................10

5.8 9373 - Klostergården – Ansøgning om tilskud på kr. 190.000 til

fastmonterede vægstiger.................................................................10

5.9 9379 – Vandtårnet - Redningslemme ................................................11

6 Mødeplanlægning........................................................................... 11

7 Eventuelt ....................................................................................... 11

Deltagere fra bestyrelsen:

John Adelsteen Andersen, formand

Mariazara Pervin, næstformand

Jytte Rønne

Bente Nees

Susanne Pia Hansen

Winnie Andersen

Peter Krogh

Peter Hansen

Poul Erik Jensen

Øvrige deltagere:

Pia Christiansen, Domea

Kristine Jacobsen, Domea, ref.

Bent Gordon Johansen, Domea (pkt. 3.1).

Domea – Boligcenter København, den 23. februar 2011


1 Godkendelse af dagsorden

Det indstilles, at bestyrelsen godkender den udsendte dagsorden.

2 Godkendelse af referat

Domea har ikke modtaget kommentarer eller indsigelser til referat af møde den 10.

januar 2011.

Det indstilles, at referater godkendes og underskrives af formanden.

3 Sager til beslutning

3.1 9343 - Energirenovering i Gadehavegård

Regionschef Bent Gordon Johansen fra Domea Energi og Miljø vil deltage under

punktet og orientere nærmere.

Uddybende materiale vedr. energirenoveringen er vedlagt som bilag.

Det indstilles til bestyrelsen at igangsætte projektet om energirenovering i

Gadehavegård.

3.2 Boligselskabets årsregnskab

Boligselskabets årsregnskab godkendes endelig af repræsentantskabet efter forudgående

godkendelse i organisationsbestyrelsen.

Boligselskabets årsregnskab for perioden 1. oktober 2009 til 30. september 2010

vedlægges som bilag.

Domea har følgende kommentarer til årsregnskabet:

Regnskabet udviser et overskud på kr. 35.753. Årets overskud er overført til arbejdskapitalen.

Det indstilles, at bestyrelsen godkender årsregnskabet, som herefter forelægges

repræsentantskabet til endelig godkendelse.

3.3 Revisionsprotokol

Revisionsprotokol til årsregnskab for boligselskab og afdelinger godkendes endelig

af repræsentantskabet efter forudgående godkendelse i organisationsbestyrelsen.

Revisionsprotokol til årsregnskab for perioden 1. oktober 2009 til 30. september

2010 er vedlagt og kommenteres på mødet.

Det indstilles, at bestyrelsen godkender revisionsprotokollen, som herefter

forelægges repræsentantskabet til endelig godkendelse.

P:\Organisationer\09300 DFB\09300\Organisationsbestyrelsen\Indkaldelser og

dagsordener\2011\2011_03_01\2011_03_01_Dagsorden_offentlig.doc

Side 2 af 11


3.4 Bestyrelsens årsberetning

Bestyrelsens beretning for seneste regnskabsår er optrykt i boligselskabets årsregnskab

på side 14 til 16 og suppleres eventuelt med andre skriftlige materialer

eller en mundtlig beretning på repræsentantskabsmødet.

Det indstilles, at bestyrelsen godkender årsberetningen til forelæggelse

for repræsentantskabet.

3.5 Afdelingernes årsregnskaber

Boligafdelingernes årsregnskaber godkendes endelig af organisationsbestyrelsen

efter forudgående godkendelse af afdelingsbestyrelsen eller afdelingsmødet.

For afdelingerne Kongensgade og Strandvænget godkender organisationsbestyrelsen

dog på både afdelingens og boligselskabets vegne, idet der ikke er valgt afdelingsbestyrelse

i afdelingerne.

Afdelingernes årsregnskaber for perioden 1. oktober 2009 til 30. september 2010

vedlægges som bilag.

Domea har følgende kommentarer til de enkelte regnskaber:

9301 Bolbrohaven: Overskud på kr. 34.413, der er overført til afdelingens henlæggelser.

9304 Charlottegården: Overskud på kr. 551.081, der er overført til afdelingens

henlæggelser.

9309 Prags Boulevard: Overskud på kr. 52.924, der er overført til afdelingens underskudskonto.

Underskudssaldoen udgør herefter kr. 289.827, der budgetteres

afviklet over 5 år.

9313 Morelhaven: Underskud på kr. 95.911, der er overført til afdelingens underskudskonto.

Underskudssaldoen udgør herefter kr. 95.911, der budgetteres afviklet

over 3 år.

9314 Markedspladsen: Underskud på kr. 84.605, der er overført til afdelingens underskudskonto.

Underskudssaldoen udgør herefter kr. 84.605, der budgetteres

afviklet over 3 år.

9315 Ordrup Jagtvej: Overskud på kr. 5.546, der er overført til konto for opsamlet

underskud. Samlet underskudssaldo udgør herefter kr. 63.451, der budgetteres

afviklet over 3 år.

9316 Hellerupvej: Overskud på kr. 834, der er overført til afdelingens henlæggelser.

9317 Harsdorffsvej: Underskud på kr. 19.653, der er overført til afdelingens underskudskonto.

Underskudssaldo udgør herefter kr. 19.653, der budgetteres afviklet

over 3 år.

9318 Rosenhaven: Overskud på kr. 21, der er overført til afdelingens henlæggelser.

P:\Organisationer\09300 DFB\09300\Organisationsbestyrelsen\Indkaldelser og

dagsordener\2011\2011_03_01\2011_03_01_Dagsorden_offentlig.doc

Side 3 af 11


9319 Sølvkær: Underskud på kr. 52.306, der er overført til konto for opsamlet underskud.

Samlet underskudssaldo udgør herefter kr. 52.306.

9343 Gadehavegård: Overskud på kr. 495,304, der er overført til afdelingens henlæggelser.

9350 Bryggergården: Underskud på kr. 14.169, der er overført til konto for opsamlet

underskud. Underskudssaldoen udgør herefter kr. 58.802, der budgetteres afviklet

over 3 år.

9352 Blommestien: Overskud på kr. 79.430, der er overført til afdelingens henlæggelser.

9354 Nybrovænge Ældre: Underskud på kr. 10.834, der er overført til afdelingens

underskudskonto. Underskudssaldoen udgør herfeter kr. 10.834, der budgetteres

afviklet over 3 år.

9355 Nybrovænge Almen: Underskud på kr. 7.817, der er overført til afdelingens

underskudskonto. Underskudssaldoen udgør herefter kr. 7.817, der budgetteres

afviklet over 3 år.

9356 Kongensgade: Underskud på kr. 1.379, der er overført til afdelingens underskudskonto.

Underskudssaldoen udgør herefter kr. 72.446, der budgetteres afviklet

over 3 år.

9358 Spotorno: Overskud på kr. 25.384, der er overført til afdelingens henlæggelser.

9360 Hanebred: Underskud på kr. 2.423, der er overført til afdelingens underskudskonto.

Underskudssaldoen udgør herefter kr. 109.089, der budgetteres afviklet

over 5 år.

9370 Købmandsgården: Overskud på kr. 38.643, der er overført til afdelingens

henlæggelser.

9373 Klostergården: Underskud på kr. 53.476, der er overført til afdelingens underskudskonto.

Underskudssaldoen udgør herefter kr. 53. 476, der budgetteres

afviklet over 3 år.

9375 Strandvænget, Nyborg: Underskud på kr. 193.234, der er overført til afdelingens

underskudskonto. Underskudssaldoen udgør herefter kr. 277.922, der budgetteres

afviklet over 10 år.

9377 Ørnegårdsvej: Overskud på kr. 54.771, der er overført til afdelingens henlæggelser.

9399 Klostergården II: Overskud på kr. 170.215, der er overført til afdelingens

henlæggelser.

I øvrigt henvises til kommentarerne til de enkelte årsregnskaber i bestyrelsens beretning.

Der vil på mødet blive givet en status for regnskabernes godkendelse i afdelingerne.

Det indstilles, at bestyrelsen godkender afdelingernes årsregnskaber.

P:\Organisationer\09300 DFB\09300\Organisationsbestyrelsen\Indkaldelser og

dagsordener\2011\2011_03_01\2011_03_01_Dagsorden_offentlig.doc

Side 4 af 11


3.6 Boligselskabets budget for regnskabsåret 2010/2011

Forslag til boligselskabet budget for 2010/2011 vil blive eftersendt og gennemgået

på mødet. Herunder vil der blive redegjort for den forventede udvikling i dispositionsfonden

m.v.

Det indstilles, at bestyrelsen godkender boligselskabets budget for

2011/2012.

3.7 Kommissorier

Som besluttet på mødet d. 30. november 2011 skal kommissorierne drøftes med

henblik på behov for tilpasning og opdatering.

Kommissorierne vedlægges som bilag.

Det indstilles til bestyrelsen at tage stilling til, om og i så fald hvilke ændringer,

der skal foretages i kommissorierne.

3.8 Henstandsordning for skyldnere

Som det eneste selskab administreret af Domea, har DFB en aftale om at skyldnere,

dvs. lejere, der er bagud med huslejen, kan få henstand med huslejen.

Dette på trods af at lejeren ifølge lejekontrakten er forpligtet til at betale huslejen

rettidigt.

Det er Domeas erfaring at:



At en skyldner, der ikke kan betale husleje, men i stedet får henstand, som

regel heller ikke kan betale de efterfølgende huslejer.

At kommunen først bliver underrettet og kan hjælpe lejeren i det øjeblik,

der indledes en sag om udsættelse, og dette bliver forsinket af afdragsordningen.

Domea anbefaler, at DFB træffer beslutning om, at der ikke længere kan tilbydes

henstand. Uden mulighed for henstand vil skyldig husleje medføre, at lejemålet

inden for en måned sendes til ophævelse via Domeas advokat. Dermed minimeres

det skyldige beløb og afdelingens og de øvrige beboeres tab minimeres, den pågældende

beboers gældsbyrde når ikke at vokse og kommunen kan hurtigere skride

ind med hjælp.

Pga. uhensigtsmæssighederne ved at give henstand, forsøger Domea at minimere

brugen af dette. Dog bliver der givet henstand i 5-10 sager pr. år.

Det indstilles til bestyrelsen at tage beslutning om, at man i DFB ikke længere

vil tilbyde henstand med huslejen.

3.9 Nye vedtægter for DFB

DFB skal have opdateret sine vedtægter i henhold til ny lovgivning. Samtidig har

repræsentantskabsmedlem Henry E. Jensen fremsendt forslag til nye vedtægter.

Begge disse er for nylig fremsendt til bestyrelsen.

P:\Organisationer\09300 DFB\09300\Organisationsbestyrelsen\Indkaldelser og

dagsordener\2011\2011_03_01\2011_03_01_Dagsorden_offentlig.doc

Side 5 af 11


Bestyrelsen er i øjeblikket ved at tage stilling til vedtægtsforslagene.

Yderligere orientering gives på mødet.

Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning, samt

træffer beslutning om det videre arbejde med vedtægterne.

4 Orientering

4.1 Forretningsføreraftale 2010-13

Der orienteres om status på Forretningsføreraftale 2010 – 13 på mødet.

Det indstilles til bestyrelsen at tage orienteringen til efterretning.

4.2 Bestyrelsesforhold

Bestyrelsen har følgende sammensætning:

Navn Post Valgt af Valgt indtil

John A. Andersen Formand Repræsentantskabet 2012

Mariazara Pervin Næstformand Repræsentantskabet 2012

Jytte Rønne Medlem Repræsentantskabet 2011

Bente Nees Medlem Repræsentantskabet 2011

Susanne Pia Hansen Medlem Repræsentantskabet 2012

Peter Krogh Medlem Repræsentantskabet 2011/12

Peter Hansen Medlem Repræsentantskabet 2011/12

Poul Erik Jensen Medlem Bestyrelsen 2012

Winnie Andersen Medlem Ansatte 2011

Med Domea som forretningsfører.

Afgangsorden indebærer, at Jytte Rønne, Bente Nees og enten Peter Hansen eller

Peter Krogh er på valg på næste ordinære repræsentantskabsmøde.

Uklarheden vedr. Peter Hansen og Peter Krogh skyldes, at der på repræsentantskabsmødet

ikke blev taget stilling til, hvem af disse, der blev valgt for hvilken periode.

Ifølge vedtægternes § 10, stk. 6 kan afgangsordenen afgøres pr. lodtrækning

eller i den rækkefølge, bestyrelsesmedlemmerne er valgt. Til dette skal bemærkes

at Peter Krogh på repræsentantskabsmødet er valgt med 22 stemmer og

Peter Hansen med 20 stemmer.

Bestyrelsen bedes tage stilling til dette spørgsmål og indstille til repræsentantskaber,

hvem der skal på valg.

Ifølge vedtægterne, bør 3 af de menige repræsentantskabsmedlemmer være på

valg samtid med formanden, men 4 af de repræsentantskabsvalgte medlemmer er

på valg i forskudte år.

Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning.

Det indstilles til bestyrelsen at træffe beslutning om afgangsordenen.

P:\Organisationer\09300 DFB\09300\Organisationsbestyrelsen\Indkaldelser og

dagsordener\2011\2011_03_01\2011_03_01_Dagsorden_offentlig.doc

Side 6 af 11


4.3 9375 Strandvænget Nyborg - Beboerklagenævnssag

Der er faldet afgørelse i beboerklagenævnssagen vedr. Strandvænget som kort

omhandler, at nogle pårørende til beboere har klaget vedr. huslejens størrelse,

overholdelse af vedtægter og huslejevarsling.

Beboerklagenævnet finder i tråd med Domeas svarskrivelse, at af klagepunkterne

er man i nævnet kun bemyndiget til at træffe afgørelse om varslingens gyldighed.

Beboerklagenævnet har ingen bemærkninger til varslingen og finder, at denne er i

overensstemmelse med Almenloven og vedtægterne for Ejerforeningen Strandvænget

1A.

Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning.

5 Afdelinger i drift

5.1 9304 - Beboerklagenævnssag vedr. afdelingsmøde i Charlottegården

Beboerklagenævnet i Høje-Taastrup Kommune har underkendt beslutninger truffet

på afdelingsmøde i Charlottegården d. 31. maj 2010 og afgjort at hele mødet derfor

skal gå om. Afgørelse fra Beboerklagenævnet vedlægges.

Da Beboerklagenævnet ikke har angivet nogen frist for afholdelsen af et nyt møde,

har afdelingsbestyrelsen besluttet at efterkomme afgørelsen ved at tage alle de

påkrævede valg på det ordinære afdelingsmøde.

Det indstilles til bestyrelsen at tage orienteringen til efterretning.

5.2 9343 – Gadehavegård – Personsag

5.3 9314 – Markedspladsen – Ansøgning om bidrag fra dispositionsfonden til

lydmåling i forbindelse med helhedsplan

I arbejdet med ansøgningen om den foreløbige helhedsplan har der været afholdt

et beboermøde i afdeling Markedspladsen, hvor fremtidssikringens løsningsforslag

blev drøftet.

På mødet var der en meget markant tilkendegivelse af, at der er meget lydt mellem

boligerne på Markedspladsen, og det var et stærkt ønske, at man forsøgte at

løse dette problem som en del af helhedsplanen.

For at få afklaret om, der er et særligt problem vedr. lyd, er der bestilt en lydmåling

til udførelse i uge 8. Denne koster kr. 10.000,- incl. moms.

Afdeling Markedspladsen ønsker denne udgift dækket af dispositionsfonden.

Det indstilles til bestyrelsen, at godkende en merudgift på kr. 10.000 til

en lydmåling i forbindelse med helhedsplanen i afdeling Markedspladsen.

5.4 9315 – Ordrup Jagtvej – Ansøgning om tilskud på kr. 463.000 til udskiftning

af vinduer og terrassedøre i facade mod vej

P:\Organisationer\09300 DFB\09300\Organisationsbestyrelsen\Indkaldelser og

dagsordener\2011\2011_03_01\2011_03_01_Dagsorden_offentlig.doc

Side 7 af 11


Afdelingen er opført i 1983erne og har 15 lejemål. Bebyggelsen er således 27 år

gammel.

Vinduerne er de oprindelige vinduer fra afdelingens start. Kvaliteten har på opførelsestidspunktet

været acceptabel, men da vinduerne vender ud mod kysten og

grundet den påvirkning havvind har på træ, er mange af vinduerne nu i dårlig

stand. Det udmønter sig i, at bundrammen rådner med fare for at glasset falder ud

af rammen, når man åbner det. Dette er sket i et tilfælde, hvorefter alle vinduerne

blev efterset og de vinduer som var hårdest ramt, blev permanent lukket. Dette er

selvfølgelig ikke nogen holdbar løsning, idet der så ikke er mulighed for udluftning i

nogle rum, ligesom det ikke er muligt for lejerne at pudse deres vinduer udvendigt.

Aktuelt er der 4 vinduespartier der er lukket helt, for at undgå ulykker.

Det har ikke på nogen måde været synligt, at vinduerne var i så dårlig stand, idet

det er samlingerne i rammen som rådner indefra. Et kyndigt øje ville dog kunne se,

at bundrammen langsom begynder at glide nedad, men det ses kun udefra og vinduerne

sidder i 1. og 2. sals højde. Derfor er der ingen der har bemærket problemet,

før det første glas faldt ud.

Vinduerne er i årenes løb selvfølgelig vedligeholdt med maling både ud- og indvendigt

og den dårlige stand skyldes derfor ikke manglende vedligeholdelse.

Det er undersøgt, hvad det koster at få en tømre/snedker til at reparerer vinduerne.

Udgiften vil være mindst ½ af udgiften til en udskiftning.

På trods af, at afdelingen i de senere år har haft underskud på driften, så må afdelingen

betegnes som en solid lille afdeling, som har taget vare på bygningerne og

nødvendig vedligeholdelse. Ud af opsparede midler har afdelingen foretaget følgende

i de sidste 3 år:

Juli 2008 – tagrenovering 170.000 kr.

September 2009 – Nye tagrender og nedløbsrør 55.000 kr.

08/09 – modernisering af køkkener 250.000 kr.

Derudover har afdelingen optaget lån til altaner på 1. og 2. sal, hvilket virkelig har

givet lejlighederne et stort løft.

Pr. 1. oktober 2010 har afdelingen en henlæggelse til planlagt vedligehold på

316.000 kr. Disse er hensat til almindelig planlagt vedligehold og der er ikke mulighed

for at afholde udskiftning af vinduer m.v. af denne henlæggelse.

Da det ikke er til at forudse, hvornår det blive nødvendigt at lukke de næste vinduer,

vil det være mest hensigtsmæssigt at udskifte alle vinduerne og terrassedørene

på én gang. Det vil også være langt billigere end at udskifte enkeltvis. Endvidere

vil en samlet udskiftning også give en besparelse på energien og et bedre indeklima.

Afdelingen har således ikke kunnet forudse, at denne udgift ville komme på nuværende

tidspunkt. Afdelingen har hidtil altid kunne klare at vedligeholde og udvikle

ejendommen, så den fortsat er særdeles attraktiv.

En samlet udskiftning vil koste ca. 463.000 kr. som afdelingen søger om tilskud til.

Afdelingen har fået en huslejestigning på 5,47 % i 2010/11, og en stigning på

4,25 % i 2009/10. Derudover har lejerne på 1. og 2. sal fået en lejestigning på ca.

600 kr. mdl. i forbindelse med optagelse af lån til altaner.

P:\Organisationer\09300 DFB\09300\Organisationsbestyrelsen\Indkaldelser og

dagsordener\2011\2011_03_01\2011_03_01_Dagsorden_offentlig.doc

Side 8 af 11


Årsagen til stigningen i lejen har været stigende faste udgifter, samt stigning i administrationsbidraget.

Ved budgetåret 2010/11, havde afdelingen et opsamlet underskud

på 63.451 kr.

Det indstilles, at bestyrelsen yder et helt eller delvist tilskud til afdeling

9315 Ordrup Jagtvej til udskiftning af vinduer og terrassedøre i facaden

mod vej.

5.5 9319 – Sølvkær – godkendelse af regnskaber 2007/08 og 2008/09

Økonomiudvalget i Frederikssund Kommune har d. 9. februar 2011 godkendt regnskaberne

for afd. 9319 Sølvkær for hh. 2007/08 og 2008/09.

Brevet fra kommunen vedlægges.

Det indstilles til bestyrelsen at tage orienteringen til efterretning samt at

underskrive regnskaberne for afdeling Sølvkær.

5.6 9319 – Sølvkær – Orientering om status

Formanden har bedt Domea redegøre for følgende vedr. Sølvkær:

Personfølsomme oplysninger – udeladt.

Hvordan går det med de projekter vi har bevilget penge til

Den 1. mio. kr. som DFB gav Sølvkær, blev som foreskrevet af organisationsbestyrelsen

brugt til gældsafvikling (godt 536.000 kr.), øgning af henlæggelserne til

planlagt vedligeholdelse (100.000 kr.), øgning af henlæggelserne til tab ved fraflytning

(150.000 kr.), bioskure, som allerede var bevilget (130.000 kr.), og så var

der derudover ca. 84.000 kr. tilbage til en legeplads.

Bioskure:

Der har desværre vist sig at mangle nogle ting i det projekt, som den tidligere afdelingsbestyrelse

insisterede på selv at udarbejde, således at projektet i stedet vil

beløbe sig til et sted mellem kr.250.000 og 280.000 kr.

Bioskurene etableres, når frosten går af jorden.

Legeplads:

Afdelingsmødet sagde nej til den af afdelingsbestyrelsen foreslåede placering af

legepladsen.

Afdelingsbestyrelsen har et forslag klar om en ny placering, denne vil dog kræve

faldunderlag og yderligere udgravning, således at projektet vil løbe op i omegnen

af kr. 125.000.

Forslaget ventes behandlet på afdelingsmøde i april.

Det skal derudover bemærkes, at tidligere organisationsbestyrelsesformand Verner

Usbeck deltog på et afdelingsmøde i sommeren 2010. På dette mødet forklarede

Verner, at DFB var indstillet på at give Sølvkær økonomisk støtte. Og har antydede

også, at DFB var villig til at kigge positivt, hvis der også næste år ville være behov.

Pt. arbejdes der på budgettet for 2011 / 2012. Det skal i den forbindelse bemærkes,

at det ikke vil falde i dårlig jord, hvis Sølvkær fik endnu en hjælpende hånd.

Det indstilles til bestyrelsen at tage orienteringen til efterretning.

P:\Organisationer\09300 DFB\09300\Organisationsbestyrelsen\Indkaldelser og

dagsordener\2011\2011_03_01\2011_03_01_Dagsorden_offentlig.doc

Side 9 af 11


5.7 9343 – Gadehavegård – Tilladelse til tv-overvågning

Københavns Vestegns Politi har meddelt tilladelse til at der opsættes tvovervågning

i forbindelse med Værestedet Oase Regnbuen.

Tilladelsen er givet på betingelse af, at dette kan foretages lovligt inden for

DFB’s/afdeling Gadehavegårds formål, samt at det ikke er i strid med boligorganisationens

vedtægter.

Domea finder begge betingelser opfyldt.

Det indstilles til bestyrelsen at tage orienteringen til efterretning.

5.8 9373 - Klostergården – Ansøgning om tilskud på kr. 190.000 til fastmonterede

vægstiger

Klostergården afd. 73 er som bekendt 5 år gammelt. Afdelingen består af 8 blokke

med stue, 1 sal.

For enden af hver blok er der en installationsskakt, hvor der forneden er vvsinstallationer

og øverst oppe en lille luge som er indgangen til loft. På loftet ligger

alle vandinstallationer til lejlighederne og udsugning. Lemmen sidder ca. 6 meter

oppe. Lugen er en jernlåge som er temmelig tung.

Den eneste måde at komme op på loftet på, er ved at sætte en løs høj stige op.

Dette er problematisk, da underlaget – dvs. jorden – ikke er i orden til det. Grunden

hælder og der er endvidere udlagt perlesten på jorden. Det betyder at der skal

være mindst 2 personer til stede når personalet skal på loftet.

Selv om personalet udviser al den agtpågivenhed som de skal, er det alligevel sket

at stigen er skredet, heldigvis uden at der skete nogen ulykke. Til gengæld er det

hændt 2 gange at jernlågen er hoppet af hængslerne og faldet ned. Heldigvis igen

uden at nogen kom til skade.

Ovennævnte forhold er ikke en acceptabel arbejdssituation for personalet og de

kan nægte at gå på loftet, fordi forholdene langtfra opfylder kravene til sikkerhed

på arbejdspladsen.

I slutningen af december havde afdelingen en situation hvor vandrørene på loftet

var frosset. Det var snestorm den dag og der var kun én medarbejder på arbejde.

Der blev tilkaldt håndværkere til at optø de frosne rør på loftet, men håndværkerne

var ikke indstillet på at kravle op af en løs stige og ind af en meget lille luge for at

afhjælpe problemet. Det lykkes dog at få overtalt håndværkeren til at udføre arbejdet,

da rørene ellers ville springe med vandskade til følge.

Der findes kun et firma som producerer og leverer vægstiger med sikkerhedsgodkendelse.

Der er indhentet tilbud fra dette firma.

Prisen for 4 vægstiger med platform foran lågen koster 157.000 kr. Dertil kommer

så montering. Prisen er p.t. ukendt med det anslås at det vil koste omkring 35.000

kr.

Klostergården har fra starten været ramt af store udgifter til udbedringer af fejl og

mangler, samt udgifter til ting, som blev sparet væk i opførelsesfasen eller udført i

dårlige materialer. Bl.a. har vand og varmesystemet givet afdelingen nogle store

udgifter i de 5 år afdelingen har været i brug. Endvidere kan det nævnes at afde-

P:\Organisationer\09300 DFB\09300\Organisationsbestyrelsen\Indkaldelser og

dagsordener\2011\2011_03_01\2011_03_01_Dagsorden_offentlig.doc

Side 10 af 11


lingen er opført uden nogen form for legeplads, selv om afdelingen er en familieafdeling.

Det har betydet en jævn strøm af huslejestigninger, samt underskud på driften.

Derfor har afdelingen ikke haft mulighed for at henlægge store summer til planlagt

vedligehold, og de midler som afdelingen har på nuværende tidspunkt rækker ikke

til opsætning af vægstiger.

Aktuelt betyder det, at afdelingen ikke opfylder kravene til sikkerhed for personalet

og for håndværkere. Dette kan få uheldige konsekvenser – enten ved at nødvendigt

arbejde ikke bliver udført, eller ved at nogen kommer til skade.

På baggrund af ovenstående – hvor afdelingen ikke overholder gældende

krav om sikkerhed på arbejdspladsen, indstilles det at afdelingen bevilliges

kr. 190.000 fra selskabets arbejdskapital til indkøb og opsætning af

faste vægstiger.

5.9 9379 – Vandtårnet - Redningslemme

Organisationsbestyrelsen har i efteråret besluttet, at der kunne gennemføres en

syn- og skønssag mod Pihl og Søn, der er den oprindelige totalentreprenør på

etableringen af boliger i Vandtårnet.

Domea gjorde herefter foranstaltninger til at anlægge syn- og skønssag, hvilket fik

Pihl og Søn til at indkalde Domea med rådgivere til et møde.

Der forhandles i øjeblikket om et forlig, og det undersøges om og hvorledes det

fysisk kan lade sig gøre at udbedre problemerne med redningslemmene.

Bestyrelsen orienteres nærmere, når der foreligger nyt i sagen.

Det indstilles til bestyrelsen at tage orienteringen til efterretning.

6 Mødeplanlægning



Bestyrelsesmøde

15. marts 2011 klokken 17.00 hos Domea, Oldenburg Allé 1.

Repræsentantskabsmøde

15. marts 2011 klokken 18.00 hos Domea, Oldenburg Allé 1.

Det indstilles til bestyrelsen at tage de planlagte møder til efterretning,

samt at alle medbringer kalendere, så fremtidige møder evt. kan plænlægges.

7 Eventuelt

P:\Organisationer\09300 DFB\09300\Organisationsbestyrelsen\Indkaldelser og

dagsordener\2011\2011_03_01\2011_03_01_Dagsorden_offentlig.doc

Side 11 af 11


Boligselskabet DFB

Indkaldelse til organisationsbestyrelsesmøde nr. 47

Tirsdag d.1. marts 2011 kl. 17.30

i Domeas lokaler, Oldenburg Allé 3, 2630 Taastrup

DAGSORDEN TIL OFFENTLIGGØRELSE

Dagsorden:

1 Godkendelse af dagsorden............................................................... 2

2 Godkendelse af referat..................................................................... 2

3 Sager til beslutning.......................................................................... 2

3.1 9343 - Energirenovering i Gadehavegård............................................ 2

3.2 Boligselskabets årsregnskab ............................................................. 2

3.3 Revisionsprotokol ............................................................................ 2

3.4 Bestyrelsens årsberetning................................................................. 3

3.5 Afdelingernes årsregnskaber ............................................................. 3

3.6 Boligselskabets budget for regnskabsåret 2010/2011........................... 5

3.7 Kommissorier.................................................................................. 5

3.8 Henstandsordning for skyldnere ........................................................ 5

3.9 Nye vedtægter for DFB..................................................................... 5

4 Orientering ...................................................................................... 6

4.1 Forretningsføreraftale 2010-13.......................................................... 6

4.2 Bestyrelsesforhold ........................................................................... 6

4.3 9375 Strandvænget Nyborg - Beboerklagenævnssag ........................... 7

5 Afdelinger i drift............................................................................... 7

5.1 9304 - Beboerklagenævnssag vedr. afdelingsmøde i Charlottegården..... 7

5.2 9343 – Gadehavegård – Personsag.................................................... 7

5.3 9314 – Markedspladsen – Ansøgning om bidrag fra dispositionsfonden til l

ydmåling i forbindelse med helhedsplan ............................................. 7

5.4 9315 – Ordrup Jagtvej – Ansøgning om tilskud på kr. 463.000 til

udskiftning af vinduer og terrassedøre i facade mod vej ....................... 7

5.5 9319 – Sølvkær – godkendelse af regnskaber 2007/08 og 2008/09 ....... 9

5.6 9319 – Sølvkær – Orientering om status ............................................ 9

5.7 9343 – Gadehavegård – Tilladelse til tv-overvågning ..........................10

5.8 9373 - Klostergården – Ansøgning om tilskud på kr. 190.000 til

fastmonterede vægstiger.................................................................10

5.9 9379 – Vandtårnet - Redningslemme ................................................11

6 Mødeplanlægning........................................................................... 11

7 Eventuelt ....................................................................................... 11

Deltagere fra bestyrelsen:

John Adelsteen Andersen, formand

Mariazara Pervin, næstformand

Jytte Rønne

Bente Nees

Susanne Pia Hansen

Winnie Andersen

Peter Krogh

Peter Hansen

Poul Erik Jensen

Øvrige deltagere:

Pia Christiansen, Domea

Kristine Jacobsen, Domea, ref.

Bent Gordon Johansen, Domea (pkt. 3.1).

Domea – Boligcenter København, den 23. februar 2011


1 Godkendelse af dagsorden

Det indstilles, at bestyrelsen godkender den udsendte dagsorden.

2 Godkendelse af referat

Domea har ikke modtaget kommentarer eller indsigelser til referat af møde den 10.

januar 2011.

Det indstilles, at referater godkendes og underskrives af formanden.

3 Sager til beslutning

3.1 9343 - Energirenovering i Gadehavegård

Regionschef Bent Gordon Johansen fra Domea Energi og Miljø vil deltage under

punktet og orientere nærmere.

Uddybende materiale vedr. energirenoveringen er vedlagt som bilag.

Det indstilles til bestyrelsen at igangsætte projektet om energirenovering i

Gadehavegård.

3.2 Boligselskabets årsregnskab

Boligselskabets årsregnskab godkendes endelig af repræsentantskabet efter forudgående

godkendelse i organisationsbestyrelsen.

Boligselskabets årsregnskab for perioden 1. oktober 2009 til 30. september 2010

vedlægges som bilag.

Domea har følgende kommentarer til årsregnskabet:

Regnskabet udviser et overskud på kr. 35.753. Årets overskud er overført til arbejdskapitalen.

Det indstilles, at bestyrelsen godkender årsregnskabet, som herefter forelægges

repræsentantskabet til endelig godkendelse.

3.3 Revisionsprotokol

Revisionsprotokol til årsregnskab for boligselskab og afdelinger godkendes endelig

af repræsentantskabet efter forudgående godkendelse i organisationsbestyrelsen.

Revisionsprotokol til årsregnskab for perioden 1. oktober 2009 til 30. september

2010 er vedlagt og kommenteres på mødet.

Det indstilles, at bestyrelsen godkender revisionsprotokollen, som herefter

forelægges repræsentantskabet til endelig godkendelse.

P:\Organisationer\09300 DFB\09300\Organisationsbestyrelsen\Indkaldelser og

dagsordener\2011\2011_03_01\2011_03_01_Dagsorden_offentlig.doc

Side 2 af 11


3.4 Bestyrelsens årsberetning

Bestyrelsens beretning for seneste regnskabsår er optrykt i boligselskabets årsregnskab

på side 14 til 16 og suppleres eventuelt med andre skriftlige materialer

eller en mundtlig beretning på repræsentantskabsmødet.

Det indstilles, at bestyrelsen godkender årsberetningen til forelæggelse

for repræsentantskabet.

3.5 Afdelingernes årsregnskaber

Boligafdelingernes årsregnskaber godkendes endelig af organisationsbestyrelsen

efter forudgående godkendelse af afdelingsbestyrelsen eller afdelingsmødet.

For afdelingerne Kongensgade og Strandvænget godkender organisationsbestyrelsen

dog på både afdelingens og boligselskabets vegne, idet der ikke er valgt afdelingsbestyrelse

i afdelingerne.

Afdelingernes årsregnskaber for perioden 1. oktober 2009 til 30. september 2010

vedlægges som bilag.

Domea har følgende kommentarer til de enkelte regnskaber:

9301 Bolbrohaven: Overskud på kr. 34.413, der er overført til afdelingens henlæggelser.

9304 Charlottegården: Overskud på kr. 551.081, der er overført til afdelingens

henlæggelser.

9309 Prags Boulevard: Overskud på kr. 52.924, der er overført til afdelingens underskudskonto.

Underskudssaldoen udgør herefter kr. 289.827, der budgetteres

afviklet over 5 år.

9313 Morelhaven: Underskud på kr. 95.911, der er overført til afdelingens underskudskonto.

Underskudssaldoen udgør herefter kr. 95.911, der budgetteres afviklet

over 3 år.

9314 Markedspladsen: Underskud på kr. 84.605, der er overført til afdelingens underskudskonto.

Underskudssaldoen udgør herefter kr. 84.605, der budgetteres

afviklet over 3 år.

9315 Ordrup Jagtvej: Overskud på kr. 5.546, der er overført til konto for opsamlet

underskud. Samlet underskudssaldo udgør herefter kr. 63.451, der budgetteres

afviklet over 3 år.

9316 Hellerupvej: Overskud på kr. 834, der er overført til afdelingens henlæggelser.

9317 Harsdorffsvej: Underskud på kr. 19.653, der er overført til afdelingens underskudskonto.

Underskudssaldo udgør herefter kr. 19.653, der budgetteres afviklet

over 3 år.

9318 Rosenhaven: Overskud på kr. 21, der er overført til afdelingens henlæggelser.

P:\Organisationer\09300 DFB\09300\Organisationsbestyrelsen\Indkaldelser og

dagsordener\2011\2011_03_01\2011_03_01_Dagsorden_offentlig.doc

Side 3 af 11


9319 Sølvkær: Underskud på kr. 52.306, der er overført til konto for opsamlet underskud.

Samlet underskudssaldo udgør herefter kr. 52.306.

9343 Gadehavegård: Overskud på kr. 495,304, der er overført til afdelingens henlæggelser.

9350 Bryggergården: Underskud på kr. 14.169, der er overført til konto for opsamlet

underskud. Underskudssaldoen udgør herefter kr. 58.802, der budgetteres afviklet

over 3 år.

9352 Blommestien: Overskud på kr. 79.430, der er overført til afdelingens henlæggelser.

9354 Nybrovænge Ældre: Underskud på kr. 10.834, der er overført til afdelingens

underskudskonto. Underskudssaldoen udgør herfeter kr. 10.834, der budgetteres

afviklet over 3 år.

9355 Nybrovænge Almen: Underskud på kr. 7.817, der er overført til afdelingens

underskudskonto. Underskudssaldoen udgør herefter kr. 7.817, der budgetteres

afviklet over 3 år.

9356 Kongensgade: Underskud på kr. 1.379, der er overført til afdelingens underskudskonto.

Underskudssaldoen udgør herefter kr. 72.446, der budgetteres afviklet

over 3 år.

9358 Spotorno: Overskud på kr. 25.384, der er overført til afdelingens henlæggelser.

9360 Hanebred: Underskud på kr. 2.423, der er overført til afdelingens underskudskonto.

Underskudssaldoen udgør herefter kr. 109.089, der budgetteres afviklet

over 5 år.

9370 Købmandsgården: Overskud på kr. 38.643, der er overført til afdelingens

henlæggelser.

9373 Klostergården: Underskud på kr. 53.476, der er overført til afdelingens underskudskonto.

Underskudssaldoen udgør herefter kr. 53. 476, der budgetteres

afviklet over 3 år.

9375 Strandvænget, Nyborg: Underskud på kr. 193.234, der er overført til afdelingens

underskudskonto. Underskudssaldoen udgør herefter kr. 277.922, der budgetteres

afviklet over 10 år.

9377 Ørnegårdsvej: Overskud på kr. 54.771, der er overført til afdelingens henlæggelser.

9399 Klostergården II: Overskud på kr. 170.215, der er overført til afdelingens

henlæggelser.

I øvrigt henvises til kommentarerne til de enkelte årsregnskaber i bestyrelsens beretning.

Der vil på mødet blive givet en status for regnskabernes godkendelse i afdelingerne.

Det indstilles, at bestyrelsen godkender afdelingernes årsregnskaber.

P:\Organisationer\09300 DFB\09300\Organisationsbestyrelsen\Indkaldelser og

dagsordener\2011\2011_03_01\2011_03_01_Dagsorden_offentlig.doc

Side 4 af 11


3.6 Boligselskabets budget for regnskabsåret 2010/2011

Forslag til boligselskabet budget for 2010/2011 vil blive eftersendt og gennemgået

på mødet. Herunder vil der blive redegjort for den forventede udvikling i dispositionsfonden

m.v.

Det indstilles, at bestyrelsen godkender boligselskabets budget for

2011/2012.

3.7 Kommissorier

Som besluttet på mødet d. 30. november 2011 skal kommissorierne drøftes med

henblik på behov for tilpasning og opdatering.

Kommissorierne vedlægges som bilag.

Det indstilles til bestyrelsen at tage stilling til, om og i så fald hvilke ændringer,

der skal foretages i kommissorierne.

3.8 Henstandsordning for skyldnere

Som det eneste selskab administreret af Domea, har DFB en aftale om at skyldnere,

dvs. lejere, der er bagud med huslejen, kan få henstand med huslejen.

Dette på trods af at lejeren ifølge lejekontrakten er forpligtet til at betale huslejen

rettidigt.

Det er Domeas erfaring at:



At en skyldner, der ikke kan betale husleje, men i stedet får henstand, som

regel heller ikke kan betale de efterfølgende huslejer.

At kommunen først bliver underrettet og kan hjælpe lejeren i det øjeblik,

der indledes en sag om udsættelse, og dette bliver forsinket af afdragsordningen.

Domea anbefaler, at DFB træffer beslutning om, at der ikke længere kan tilbydes

henstand. Uden mulighed for henstand vil skyldig husleje medføre, at lejemålet

inden for en måned sendes til ophævelse via Domeas advokat. Dermed minimeres

det skyldige beløb og afdelingens og de øvrige beboeres tab minimeres, den pågældende

beboers gældsbyrde når ikke at vokse og kommunen kan hurtigere skride

ind med hjælp.

Pga. uhensigtsmæssighederne ved at give henstand, forsøger Domea at minimere

brugen af dette. Dog bliver der givet henstand i 5-10 sager pr. år.

Det indstilles til bestyrelsen at tage beslutning om, at man i DFB ikke længere

vil tilbyde henstand med huslejen.

3.9 Nye vedtægter for DFB

DFB skal have opdateret sine vedtægter i henhold til ny lovgivning. Samtidig har

repræsentantskabsmedlem Henry E. Jensen fremsendt forslag til nye vedtægter.

Begge disse er for nylig fremsendt til bestyrelsen.

P:\Organisationer\09300 DFB\09300\Organisationsbestyrelsen\Indkaldelser og

dagsordener\2011\2011_03_01\2011_03_01_Dagsorden_offentlig.doc

Side 5 af 11


Bestyrelsen er i øjeblikket ved at tage stilling til vedtægtsforslagene.

Yderligere orientering gives på mødet.

Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning, samt

træffer beslutning om det videre arbejde med vedtægterne.

4 Orientering

4.1 Forretningsføreraftale 2010-13

Der orienteres om status på Forretningsføreraftale 2010 – 13 på mødet.

Det indstilles til bestyrelsen at tage orienteringen til efterretning.

4.2 Bestyrelsesforhold

Bestyrelsen har følgende sammensætning:

Navn Post Valgt af Valgt indtil

John A. Andersen Formand Repræsentantskabet 2012

Mariazara Pervin Næstformand Repræsentantskabet 2012

Jytte Rønne Medlem Repræsentantskabet 2011

Bente Nees Medlem Repræsentantskabet 2011

Susanne Pia Hansen Medlem Repræsentantskabet 2012

Peter Krogh Medlem Repræsentantskabet 2011/12

Peter Hansen Medlem Repræsentantskabet 2011/12

Poul Erik Jensen Medlem Bestyrelsen 2012

Winnie Andersen Medlem Ansatte 2011

Med Domea som forretningsfører.

Afgangsorden indebærer, at Jytte Rønne, Bente Nees og enten Peter Hansen eller

Peter Krogh er på valg på næste ordinære repræsentantskabsmøde.

Uklarheden vedr. Peter Hansen og Peter Krogh skyldes, at der på repræsentantskabsmødet

ikke blev taget stilling til, hvem af disse, der blev valgt for hvilken periode.

Ifølge vedtægternes § 10, stk. 6 kan afgangsordenen afgøres pr. lodtrækning

eller i den rækkefølge, bestyrelsesmedlemmerne er valgt. Til dette skal bemærkes

at Peter Krogh på repræsentantskabsmødet er valgt med 22 stemmer og

Peter Hansen med 20 stemmer.

Bestyrelsen bedes tage stilling til dette spørgsmål og indstille til repræsentantskaber,

hvem der skal på valg.

Ifølge vedtægterne, bør 3 af de menige repræsentantskabsmedlemmer være på

valg samtid med formanden, men 4 af de repræsentantskabsvalgte medlemmer er

på valg i forskudte år.

Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning.

Det indstilles til bestyrelsen at træffe beslutning om afgangsordenen.

P:\Organisationer\09300 DFB\09300\Organisationsbestyrelsen\Indkaldelser og

dagsordener\2011\2011_03_01\2011_03_01_Dagsorden_offentlig.doc

Side 6 af 11


4.3 9375 Strandvænget Nyborg - Beboerklagenævnssag

Der er faldet afgørelse i beboerklagenævnssagen vedr. Strandvænget som kort

omhandler, at nogle pårørende til beboere har klaget vedr. huslejens størrelse,

overholdelse af vedtægter og huslejevarsling.

Beboerklagenævnet finder i tråd med Domeas svarskrivelse, at af klagepunkterne

er man i nævnet kun bemyndiget til at træffe afgørelse om varslingens gyldighed.

Beboerklagenævnet har ingen bemærkninger til varslingen og finder, at denne er i

overensstemmelse med Almenloven og vedtægterne for Ejerforeningen Strandvænget

1A.

Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning.

5 Afdelinger i drift

5.1 9304 - Beboerklagenævnssag vedr. afdelingsmøde i Charlottegården

Beboerklagenævnet i Høje-Taastrup Kommune har underkendt beslutninger truffet

på afdelingsmøde i Charlottegården d. 31. maj 2010 og afgjort at hele mødet derfor

skal gå om. Afgørelse fra Beboerklagenævnet vedlægges.

Da Beboerklagenævnet ikke har angivet nogen frist for afholdelsen af et nyt møde,

har afdelingsbestyrelsen besluttet at efterkomme afgørelsen ved at tage alle de

påkrævede valg på det ordinære afdelingsmøde.

Det indstilles til bestyrelsen at tage orienteringen til efterretning.

5.2 9343 – Gadehavegård – Personsag

5.3 9314 – Markedspladsen – Ansøgning om bidrag fra dispositionsfonden til

lydmåling i forbindelse med helhedsplan

I arbejdet med ansøgningen om den foreløbige helhedsplan har der været afholdt

et beboermøde i afdeling Markedspladsen, hvor fremtidssikringens løsningsforslag

blev drøftet.

På mødet var der en meget markant tilkendegivelse af, at der er meget lydt mellem

boligerne på Markedspladsen, og det var et stærkt ønske, at man forsøgte at

løse dette problem som en del af helhedsplanen.

For at få afklaret om, der er et særligt problem vedr. lyd, er der bestilt en lydmåling

til udførelse i uge 8. Denne koster kr. 10.000,- incl. moms.

Afdeling Markedspladsen ønsker denne udgift dækket af dispositionsfonden.

Det indstilles til bestyrelsen, at godkende en merudgift på kr. 10.000 til

en lydmåling i forbindelse med helhedsplanen i afdeling Markedspladsen.

5.4 9315 – Ordrup Jagtvej – Ansøgning om tilskud på kr. 463.000 til udskiftning

af vinduer og terrassedøre i facade mod vej

P:\Organisationer\09300 DFB\09300\Organisationsbestyrelsen\Indkaldelser og

dagsordener\2011\2011_03_01\2011_03_01_Dagsorden_offentlig.doc

Side 7 af 11


Afdelingen er opført i 1983erne og har 15 lejemål. Bebyggelsen er således 27 år

gammel.

Vinduerne er de oprindelige vinduer fra afdelingens start. Kvaliteten har på opførelsestidspunktet

været acceptabel, men da vinduerne vender ud mod kysten og

grundet den påvirkning havvind har på træ, er mange af vinduerne nu i dårlig

stand. Det udmønter sig i, at bundrammen rådner med fare for at glasset falder ud

af rammen, når man åbner det. Dette er sket i et tilfælde, hvorefter alle vinduerne

blev efterset og de vinduer som var hårdest ramt, blev permanent lukket. Dette er

selvfølgelig ikke nogen holdbar løsning, idet der så ikke er mulighed for udluftning i

nogle rum, ligesom det ikke er muligt for lejerne at pudse deres vinduer udvendigt.

Aktuelt er der 4 vinduespartier der er lukket helt, for at undgå ulykker.

Det har ikke på nogen måde været synligt, at vinduerne var i så dårlig stand, idet

det er samlingerne i rammen som rådner indefra. Et kyndigt øje ville dog kunne se,

at bundrammen langsom begynder at glide nedad, men det ses kun udefra og vinduerne

sidder i 1. og 2. sals højde. Derfor er der ingen der har bemærket problemet,

før det første glas faldt ud.

Vinduerne er i årenes løb selvfølgelig vedligeholdt med maling både ud- og indvendigt

og den dårlige stand skyldes derfor ikke manglende vedligeholdelse.

Det er undersøgt, hvad det koster at få en tømre/snedker til at reparerer vinduerne.

Udgiften vil være mindst ½ af udgiften til en udskiftning.

På trods af, at afdelingen i de senere år har haft underskud på driften, så må afdelingen

betegnes som en solid lille afdeling, som har taget vare på bygningerne og

nødvendig vedligeholdelse. Ud af opsparede midler har afdelingen foretaget følgende

i de sidste 3 år:

Juli 2008 – tagrenovering 170.000 kr.

September 2009 – Nye tagrender og nedløbsrør 55.000 kr.

08/09 – modernisering af køkkener 250.000 kr.

Derudover har afdelingen optaget lån til altaner på 1. og 2. sal, hvilket virkelig har

givet lejlighederne et stort løft.

Pr. 1. oktober 2010 har afdelingen en henlæggelse til planlagt vedligehold på

316.000 kr. Disse er hensat til almindelig planlagt vedligehold og der er ikke mulighed

for at afholde udskiftning af vinduer m.v. af denne henlæggelse.

Da det ikke er til at forudse, hvornår det blive nødvendigt at lukke de næste vinduer,

vil det være mest hensigtsmæssigt at udskifte alle vinduerne og terrassedørene

på én gang. Det vil også være langt billigere end at udskifte enkeltvis. Endvidere

vil en samlet udskiftning også give en besparelse på energien og et bedre indeklima.

Afdelingen har således ikke kunnet forudse, at denne udgift ville komme på nuværende

tidspunkt. Afdelingen har hidtil altid kunne klare at vedligeholde og udvikle

ejendommen, så den fortsat er særdeles attraktiv.

En samlet udskiftning vil koste ca. 463.000 kr. som afdelingen søger om tilskud til.

Afdelingen har fået en huslejestigning på 5,47 % i 2010/11, og en stigning på

4,25 % i 2009/10. Derudover har lejerne på 1. og 2. sal fået en lejestigning på ca.

600 kr. mdl. i forbindelse med optagelse af lån til altaner.

P:\Organisationer\09300 DFB\09300\Organisationsbestyrelsen\Indkaldelser og

dagsordener\2011\2011_03_01\2011_03_01_Dagsorden_offentlig.doc

Side 8 af 11


Årsagen til stigningen i lejen har været stigende faste udgifter, samt stigning i administrationsbidraget.

Ved budgetåret 2010/11, havde afdelingen et opsamlet underskud

på 63.451 kr.

Det indstilles, at bestyrelsen yder et helt eller delvist tilskud til afdeling

9315 Ordrup Jagtvej til udskiftning af vinduer og terrassedøre i facaden

mod vej.

5.5 9319 – Sølvkær – godkendelse af regnskaber 2007/08 og 2008/09

Økonomiudvalget i Frederikssund Kommune har d. 9. februar 2011 godkendt regnskaberne

for afd. 9319 Sølvkær for hh. 2007/08 og 2008/09.

Brevet fra kommunen vedlægges.

Det indstilles til bestyrelsen at tage orienteringen til efterretning samt at

underskrive regnskaberne for afdeling Sølvkær.

5.6 9319 – Sølvkær – Orientering om status

Formanden har bedt Domea redegøre for følgende vedr. Sølvkær:

Personfølsomme oplysninger – udeladt.

Hvordan går det med de projekter vi har bevilget penge til

Den 1. mio. kr. som DFB gav Sølvkær, blev som foreskrevet af organisationsbestyrelsen

brugt til gældsafvikling (godt 536.000 kr.), øgning af henlæggelserne til

planlagt vedligeholdelse (100.000 kr.), øgning af henlæggelserne til tab ved fraflytning

(150.000 kr.), bioskure, som allerede var bevilget (130.000 kr.), og så var

der derudover ca. 84.000 kr. tilbage til en legeplads.

Bioskure:

Der har desværre vist sig at mangle nogle ting i det projekt, som den tidligere afdelingsbestyrelse

insisterede på selv at udarbejde, således at projektet i stedet vil

beløbe sig til et sted mellem kr.250.000 og 280.000 kr.

Bioskurene etableres, når frosten går af jorden.

Legeplads:

Afdelingsmødet sagde nej til den af afdelingsbestyrelsen foreslåede placering af

legepladsen.

Afdelingsbestyrelsen har et forslag klar om en ny placering, denne vil dog kræve

faldunderlag og yderligere udgravning, således at projektet vil løbe op i omegnen

af kr. 125.000.

Forslaget ventes behandlet på afdelingsmøde i april.

Det skal derudover bemærkes, at tidligere organisationsbestyrelsesformand Verner

Usbeck deltog på et afdelingsmøde i sommeren 2010. På dette mødet forklarede

Verner, at DFB var indstillet på at give Sølvkær økonomisk støtte. Og har antydede

også, at DFB var villig til at kigge positivt, hvis der også næste år ville være behov.

Pt. arbejdes der på budgettet for 2011 / 2012. Det skal i den forbindelse bemærkes,

at det ikke vil falde i dårlig jord, hvis Sølvkær fik endnu en hjælpende hånd.

Det indstilles til bestyrelsen at tage orienteringen til efterretning.

P:\Organisationer\09300 DFB\09300\Organisationsbestyrelsen\Indkaldelser og

dagsordener\2011\2011_03_01\2011_03_01_Dagsorden_offentlig.doc

Side 9 af 11


5.7 9343 – Gadehavegård – Tilladelse til tv-overvågning

Københavns Vestegns Politi har meddelt tilladelse til at der opsættes tvovervågning

i forbindelse med Værestedet Oase Regnbuen.

Tilladelsen er givet på betingelse af, at dette kan foretages lovligt inden for

DFB’s/afdeling Gadehavegårds formål, samt at det ikke er i strid med boligorganisationens

vedtægter.

Domea finder begge betingelser opfyldt.

Det indstilles til bestyrelsen at tage orienteringen til efterretning.

5.8 9373 - Klostergården – Ansøgning om tilskud på kr. 190.000 til fastmonterede

vægstiger

Klostergården afd. 73 er som bekendt 5 år gammelt. Afdelingen består af 8 blokke

med stue, 1 sal.

For enden af hver blok er der en installationsskakt, hvor der forneden er vvsinstallationer

og øverst oppe en lille luge som er indgangen til loft. På loftet ligger

alle vandinstallationer til lejlighederne og udsugning. Lemmen sidder ca. 6 meter

oppe. Lugen er en jernlåge som er temmelig tung.

Den eneste måde at komme op på loftet på, er ved at sætte en løs høj stige op.

Dette er problematisk, da underlaget – dvs. jorden – ikke er i orden til det. Grunden

hælder og der er endvidere udlagt perlesten på jorden. Det betyder at der skal

være mindst 2 personer til stede når personalet skal på loftet.

Selv om personalet udviser al den agtpågivenhed som de skal, er det alligevel sket

at stigen er skredet, heldigvis uden at der skete nogen ulykke. Til gengæld er det

hændt 2 gange at jernlågen er hoppet af hængslerne og faldet ned. Heldigvis igen

uden at nogen kom til skade.

Ovennævnte forhold er ikke en acceptabel arbejdssituation for personalet og de

kan nægte at gå på loftet, fordi forholdene langtfra opfylder kravene til sikkerhed

på arbejdspladsen.

I slutningen af december havde afdelingen en situation hvor vandrørene på loftet

var frosset. Det var snestorm den dag og der var kun én medarbejder på arbejde.

Der blev tilkaldt håndværkere til at optø de frosne rør på loftet, men håndværkerne

var ikke indstillet på at kravle op af en løs stige og ind af en meget lille luge for at

afhjælpe problemet. Det lykkes dog at få overtalt håndværkeren til at udføre arbejdet,

da rørene ellers ville springe med vandskade til følge.

Der findes kun et firma som producerer og leverer vægstiger med sikkerhedsgodkendelse.

Der er indhentet tilbud fra dette firma.

Prisen for 4 vægstiger med platform foran lågen koster 157.000 kr. Dertil kommer

så montering. Prisen er p.t. ukendt med det anslås at det vil koste omkring 35.000

kr.

Klostergården har fra starten været ramt af store udgifter til udbedringer af fejl og

mangler, samt udgifter til ting, som blev sparet væk i opførelsesfasen eller udført i

dårlige materialer. Bl.a. har vand og varmesystemet givet afdelingen nogle store

udgifter i de 5 år afdelingen har været i brug. Endvidere kan det nævnes at afde-

P:\Organisationer\09300 DFB\09300\Organisationsbestyrelsen\Indkaldelser og

dagsordener\2011\2011_03_01\2011_03_01_Dagsorden_offentlig.doc

Side 10 af 11


lingen er opført uden nogen form for legeplads, selv om afdelingen er en familieafdeling.

Det har betydet en jævn strøm af huslejestigninger, samt underskud på driften.

Derfor har afdelingen ikke haft mulighed for at henlægge store summer til planlagt

vedligehold, og de midler som afdelingen har på nuværende tidspunkt rækker ikke

til opsætning af vægstiger.

Aktuelt betyder det, at afdelingen ikke opfylder kravene til sikkerhed for personalet

og for håndværkere. Dette kan få uheldige konsekvenser – enten ved at nødvendigt

arbejde ikke bliver udført, eller ved at nogen kommer til skade.

På baggrund af ovenstående – hvor afdelingen ikke overholder gældende

krav om sikkerhed på arbejdspladsen, indstilles det at afdelingen bevilliges

kr. 190.000 fra selskabets arbejdskapital til indkøb og opsætning af

faste vægstiger.

5.9 9379 – Vandtårnet - Redningslemme

Organisationsbestyrelsen har i efteråret besluttet, at der kunne gennemføres en

syn- og skønssag mod Pihl og Søn, der er den oprindelige totalentreprenør på

etableringen af boliger i Vandtårnet.

Domea gjorde herefter foranstaltninger til at anlægge syn- og skønssag, hvilket fik

Pihl og Søn til at indkalde Domea med rådgivere til et møde.

Der forhandles i øjeblikket om et forlig, og det undersøges om og hvorledes det

fysisk kan lade sig gøre at udbedre problemerne med redningslemmene.

Bestyrelsen orienteres nærmere, når der foreligger nyt i sagen.

Det indstilles til bestyrelsen at tage orienteringen til efterretning.

6 Mødeplanlægning



Bestyrelsesmøde

15. marts 2011 klokken 17.00 hos Domea, Oldenburg Allé 1.

Repræsentantskabsmøde

15. marts 2011 klokken 18.00 hos Domea, Oldenburg Allé 1.

Det indstilles til bestyrelsen at tage de planlagte møder til efterretning,

samt at alle medbringer kalendere, så fremtidige møder evt. kan plænlægges.

7 Eventuelt

P:\Organisationer\09300 DFB\09300\Organisationsbestyrelsen\Indkaldelser og

dagsordener\2011\2011_03_01\2011_03_01_Dagsorden_offentlig.doc

Side 11 af 11


Boligselskabet DFB

Indkaldelse til organisationsbestyrelsesmøde nr. 47

Tirsdag d.1. marts 2011 kl. 17.30

i Domeas lokaler, Oldenburg Allé 3, 2630 Taastrup

DAGSORDEN TIL OFFENTLIGGØRELSE

Dagsorden:

1 Godkendelse af dagsorden............................................................... 2

2 Godkendelse af referat..................................................................... 2

3 Sager til beslutning.......................................................................... 2

3.1 9343 - Energirenovering i Gadehavegård............................................ 2

3.2 Boligselskabets årsregnskab ............................................................. 2

3.3 Revisionsprotokol ............................................................................ 2

3.4 Bestyrelsens årsberetning................................................................. 3

3.5 Afdelingernes årsregnskaber ............................................................. 3

3.6 Boligselskabets budget for regnskabsåret 2010/2011........................... 5

3.7 Kommissorier.................................................................................. 5

3.8 Henstandsordning for skyldnere ........................................................ 5

3.9 Nye vedtægter for DFB..................................................................... 5

4 Orientering ...................................................................................... 6

4.1 Forretningsføreraftale 2010-13.......................................................... 6

4.2 Bestyrelsesforhold ........................................................................... 6

4.3 9375 Strandvænget Nyborg - Beboerklagenævnssag ........................... 7

5 Afdelinger i drift............................................................................... 7

5.1 9304 - Beboerklagenævnssag vedr. afdelingsmøde i Charlottegården..... 7

5.2 9343 – Gadehavegård – Personsag.................................................... 7

5.3 9314 – Markedspladsen – Ansøgning om bidrag fra dispositionsfonden til l

ydmåling i forbindelse med helhedsplan ............................................. 7

5.4 9315 – Ordrup Jagtvej – Ansøgning om tilskud på kr. 463.000 til

udskiftning af vinduer og terrassedøre i facade mod vej ....................... 7

5.5 9319 – Sølvkær – godkendelse af regnskaber 2007/08 og 2008/09 ....... 9

5.6 9319 – Sølvkær – Orientering om status ............................................ 9

5.7 9343 – Gadehavegård – Tilladelse til tv-overvågning ..........................10

5.8 9373 - Klostergården – Ansøgning om tilskud på kr. 190.000 til

fastmonterede vægstiger.................................................................10

5.9 9379 – Vandtårnet - Redningslemme ................................................11

6 Mødeplanlægning........................................................................... 11

7 Eventuelt ....................................................................................... 11

Deltagere fra bestyrelsen:

John Adelsteen Andersen, formand

Mariazara Pervin, næstformand

Jytte Rønne

Bente Nees

Susanne Pia Hansen

Winnie Andersen

Peter Krogh

Peter Hansen

Poul Erik Jensen

Øvrige deltagere:

Pia Christiansen, Domea

Kristine Jacobsen, Domea, ref.

Bent Gordon Johansen, Domea (pkt. 3.1).

Domea – Boligcenter København, den 23. februar 2011


1 Godkendelse af dagsorden

Det indstilles, at bestyrelsen godkender den udsendte dagsorden.

2 Godkendelse af referat

Domea har ikke modtaget kommentarer eller indsigelser til referat af møde den 10.

januar 2011.

Det indstilles, at referater godkendes og underskrives af formanden.

3 Sager til beslutning

3.1 9343 - Energirenovering i Gadehavegård

Regionschef Bent Gordon Johansen fra Domea Energi og Miljø vil deltage under

punktet og orientere nærmere.

Uddybende materiale vedr. energirenoveringen er vedlagt som bilag.

Det indstilles til bestyrelsen at igangsætte projektet om energirenovering i

Gadehavegård.

3.2 Boligselskabets årsregnskab

Boligselskabets årsregnskab godkendes endelig af repræsentantskabet efter forudgående

godkendelse i organisationsbestyrelsen.

Boligselskabets årsregnskab for perioden 1. oktober 2009 til 30. september 2010

vedlægges som bilag.

Domea har følgende kommentarer til årsregnskabet:

Regnskabet udviser et overskud på kr. 35.753. Årets overskud er overført til arbejdskapitalen.

Det indstilles, at bestyrelsen godkender årsregnskabet, som herefter forelægges

repræsentantskabet til endelig godkendelse.

3.3 Revisionsprotokol

Revisionsprotokol til årsregnskab for boligselskab og afdelinger godkendes endelig

af repræsentantskabet efter forudgående godkendelse i organisationsbestyrelsen.

Revisionsprotokol til årsregnskab for perioden 1. oktober 2009 til 30. september

2010 er vedlagt og kommenteres på mødet.

Det indstilles, at bestyrelsen godkender revisionsprotokollen, som herefter

forelægges repræsentantskabet til endelig godkendelse.

P:\Organisationer\09300 DFB\09300\Organisationsbestyrelsen\Indkaldelser og

dagsordener\2011\2011_03_01\2011_03_01_Dagsorden_offentlig.doc

Side 2 af 11


3.4 Bestyrelsens årsberetning

Bestyrelsens beretning for seneste regnskabsår er optrykt i boligselskabets årsregnskab

på side 14 til 16 og suppleres eventuelt med andre skriftlige materialer

eller en mundtlig beretning på repræsentantskabsmødet.

Det indstilles, at bestyrelsen godkender årsberetningen til forelæggelse

for repræsentantskabet.

3.5 Afdelingernes årsregnskaber

Boligafdelingernes årsregnskaber godkendes endelig af organisationsbestyrelsen

efter forudgående godkendelse af afdelingsbestyrelsen eller afdelingsmødet.

For afdelingerne Kongensgade og Strandvænget godkender organisationsbestyrelsen

dog på både afdelingens og boligselskabets vegne, idet der ikke er valgt afdelingsbestyrelse

i afdelingerne.

Afdelingernes årsregnskaber for perioden 1. oktober 2009 til 30. september 2010

vedlægges som bilag.

Domea har følgende kommentarer til de enkelte regnskaber:

9301 Bolbrohaven: Overskud på kr. 34.413, der er overført til afdelingens henlæggelser.

9304 Charlottegården: Overskud på kr. 551.081, der er overført til afdelingens

henlæggelser.

9309 Prags Boulevard: Overskud på kr. 52.924, der er overført til afdelingens underskudskonto.

Underskudssaldoen udgør herefter kr. 289.827, der budgetteres

afviklet over 5 år.

9313 Morelhaven: Underskud på kr. 95.911, der er overført til afdelingens underskudskonto.

Underskudssaldoen udgør herefter kr. 95.911, der budgetteres afviklet

over 3 år.

9314 Markedspladsen: Underskud på kr. 84.605, der er overført til afdelingens underskudskonto.

Underskudssaldoen udgør herefter kr. 84.605, der budgetteres

afviklet over 3 år.

9315 Ordrup Jagtvej: Overskud på kr. 5.546, der er overført til konto for opsamlet

underskud. Samlet underskudssaldo udgør herefter kr. 63.451, der budgetteres

afviklet over 3 år.

9316 Hellerupvej: Overskud på kr. 834, der er overført til afdelingens henlæggelser.

9317 Harsdorffsvej: Underskud på kr. 19.653, der er overført til afdelingens underskudskonto.

Underskudssaldo udgør herefter kr. 19.653, der budgetteres afviklet

over 3 år.

9318 Rosenhaven: Overskud på kr. 21, der er overført til afdelingens henlæggelser.

P:\Organisationer\09300 DFB\09300\Organisationsbestyrelsen\Indkaldelser og

dagsordener\2011\2011_03_01\2011_03_01_Dagsorden_offentlig.doc

Side 3 af 11


9319 Sølvkær: Underskud på kr. 52.306, der er overført til konto for opsamlet underskud.

Samlet underskudssaldo udgør herefter kr. 52.306.

9343 Gadehavegård: Overskud på kr. 495,304, der er overført til afdelingens henlæggelser.

9350 Bryggergården: Underskud på kr. 14.169, der er overført til konto for opsamlet

underskud. Underskudssaldoen udgør herefter kr. 58.802, der budgetteres afviklet

over 3 år.

9352 Blommestien: Overskud på kr. 79.430, der er overført til afdelingens henlæggelser.

9354 Nybrovænge Ældre: Underskud på kr. 10.834, der er overført til afdelingens

underskudskonto. Underskudssaldoen udgør herfeter kr. 10.834, der budgetteres

afviklet over 3 år.

9355 Nybrovænge Almen: Underskud på kr. 7.817, der er overført til afdelingens

underskudskonto. Underskudssaldoen udgør herefter kr. 7.817, der budgetteres

afviklet over 3 år.

9356 Kongensgade: Underskud på kr. 1.379, der er overført til afdelingens underskudskonto.

Underskudssaldoen udgør herefter kr. 72.446, der budgetteres afviklet

over 3 år.

9358 Spotorno: Overskud på kr. 25.384, der er overført til afdelingens henlæggelser.

9360 Hanebred: Underskud på kr. 2.423, der er overført til afdelingens underskudskonto.

Underskudssaldoen udgør herefter kr. 109.089, der budgetteres afviklet

over 5 år.

9370 Købmandsgården: Overskud på kr. 38.643, der er overført til afdelingens

henlæggelser.

9373 Klostergården: Underskud på kr. 53.476, der er overført til afdelingens underskudskonto.

Underskudssaldoen udgør herefter kr. 53. 476, der budgetteres

afviklet over 3 år.

9375 Strandvænget, Nyborg: Underskud på kr. 193.234, der er overført til afdelingens

underskudskonto. Underskudssaldoen udgør herefter kr. 277.922, der budgetteres

afviklet over 10 år.

9377 Ørnegårdsvej: Overskud på kr. 54.771, der er overført til afdelingens henlæggelser.

9399 Klostergården II: Overskud på kr. 170.215, der er overført til afdelingens

henlæggelser.

I øvrigt henvises til kommentarerne til de enkelte årsregnskaber i bestyrelsens beretning.

Der vil på mødet blive givet en status for regnskabernes godkendelse i afdelingerne.

Det indstilles, at bestyrelsen godkender afdelingernes årsregnskaber.

P:\Organisationer\09300 DFB\09300\Organisationsbestyrelsen\Indkaldelser og

dagsordener\2011\2011_03_01\2011_03_01_Dagsorden_offentlig.doc

Side 4 af 11


3.6 Boligselskabets budget for regnskabsåret 2010/2011

Forslag til boligselskabet budget for 2010/2011 vil blive eftersendt og gennemgået

på mødet. Herunder vil der blive redegjort for den forventede udvikling i dispositionsfonden

m.v.

Det indstilles, at bestyrelsen godkender boligselskabets budget for

2011/2012.

3.7 Kommissorier

Som besluttet på mødet d. 30. november 2011 skal kommissorierne drøftes med

henblik på behov for tilpasning og opdatering.

Kommissorierne vedlægges som bilag.

Det indstilles til bestyrelsen at tage stilling til, om og i så fald hvilke ændringer,

der skal foretages i kommissorierne.

3.8 Henstandsordning for skyldnere

Som det eneste selskab administreret af Domea, har DFB en aftale om at skyldnere,

dvs. lejere, der er bagud med huslejen, kan få henstand med huslejen.

Dette på trods af at lejeren ifølge lejekontrakten er forpligtet til at betale huslejen

rettidigt.

Det er Domeas erfaring at:



At en skyldner, der ikke kan betale husleje, men i stedet får henstand, som

regel heller ikke kan betale de efterfølgende huslejer.

At kommunen først bliver underrettet og kan hjælpe lejeren i det øjeblik,

der indledes en sag om udsættelse, og dette bliver forsinket af afdragsordningen.

Domea anbefaler, at DFB træffer beslutning om, at der ikke længere kan tilbydes

henstand. Uden mulighed for henstand vil skyldig husleje medføre, at lejemålet

inden for en måned sendes til ophævelse via Domeas advokat. Dermed minimeres

det skyldige beløb og afdelingens og de øvrige beboeres tab minimeres, den pågældende

beboers gældsbyrde når ikke at vokse og kommunen kan hurtigere skride

ind med hjælp.

Pga. uhensigtsmæssighederne ved at give henstand, forsøger Domea at minimere

brugen af dette. Dog bliver der givet henstand i 5-10 sager pr. år.

Det indstilles til bestyrelsen at tage beslutning om, at man i DFB ikke længere

vil tilbyde henstand med huslejen.

3.9 Nye vedtægter for DFB

DFB skal have opdateret sine vedtægter i henhold til ny lovgivning. Samtidig har

repræsentantskabsmedlem Henry E. Jensen fremsendt forslag til nye vedtægter.

Begge disse er for nylig fremsendt til bestyrelsen.

P:\Organisationer\09300 DFB\09300\Organisationsbestyrelsen\Indkaldelser og

dagsordener\2011\2011_03_01\2011_03_01_Dagsorden_offentlig.doc

Side 5 af 11


Bestyrelsen er i øjeblikket ved at tage stilling til vedtægtsforslagene.

Yderligere orientering gives på mødet.

Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning, samt

træffer beslutning om det videre arbejde med vedtægterne.

4 Orientering

4.1 Forretningsføreraftale 2010-13

Der orienteres om status på Forretningsføreraftale 2010 – 13 på mødet.

Det indstilles til bestyrelsen at tage orienteringen til efterretning.

4.2 Bestyrelsesforhold

Bestyrelsen har følgende sammensætning:

Navn Post Valgt af Valgt indtil

John A. Andersen Formand Repræsentantskabet 2012

Mariazara Pervin Næstformand Repræsentantskabet 2012

Jytte Rønne Medlem Repræsentantskabet 2011

Bente Nees Medlem Repræsentantskabet 2011

Susanne Pia Hansen Medlem Repræsentantskabet 2012

Peter Krogh Medlem Repræsentantskabet 2011/12

Peter Hansen Medlem Repræsentantskabet 2011/12

Poul Erik Jensen Medlem Bestyrelsen 2012

Winnie Andersen Medlem Ansatte 2011

Med Domea som forretningsfører.

Afgangsorden indebærer, at Jytte Rønne, Bente Nees og enten Peter Hansen eller

Peter Krogh er på valg på næste ordinære repræsentantskabsmøde.

Uklarheden vedr. Peter Hansen og Peter Krogh skyldes, at der på repræsentantskabsmødet

ikke blev taget stilling til, hvem af disse, der blev valgt for hvilken periode.

Ifølge vedtægternes § 10, stk. 6 kan afgangsordenen afgøres pr. lodtrækning

eller i den rækkefølge, bestyrelsesmedlemmerne er valgt. Til dette skal bemærkes

at Peter Krogh på repræsentantskabsmødet er valgt med 22 stemmer og

Peter Hansen med 20 stemmer.

Bestyrelsen bedes tage stilling til dette spørgsmål og indstille til repræsentantskaber,

hvem der skal på valg.

Ifølge vedtægterne, bør 3 af de menige repræsentantskabsmedlemmer være på

valg samtid med formanden, men 4 af de repræsentantskabsvalgte medlemmer er

på valg i forskudte år.

Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning.

Det indstilles til bestyrelsen at træffe beslutning om afgangsordenen.

P:\Organisationer\09300 DFB\09300\Organisationsbestyrelsen\Indkaldelser og

dagsordener\2011\2011_03_01\2011_03_01_Dagsorden_offentlig.doc

Side 6 af 11


4.3 9375 Strandvænget Nyborg - Beboerklagenævnssag

Der er faldet afgørelse i beboerklagenævnssagen vedr. Strandvænget som kort

omhandler, at nogle pårørende til beboere har klaget vedr. huslejens størrelse,

overholdelse af vedtægter og huslejevarsling.

Beboerklagenævnet finder i tråd med Domeas svarskrivelse, at af klagepunkterne

er man i nævnet kun bemyndiget til at træffe afgørelse om varslingens gyldighed.

Beboerklagenævnet har ingen bemærkninger til varslingen og finder, at denne er i

overensstemmelse med Almenloven og vedtægterne for Ejerforeningen Strandvænget

1A.

Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning.

5 Afdelinger i drift

5.1 9304 - Beboerklagenævnssag vedr. afdelingsmøde i Charlottegården

Beboerklagenævnet i Høje-Taastrup Kommune har underkendt beslutninger truffet

på afdelingsmøde i Charlottegården d. 31. maj 2010 og afgjort at hele mødet derfor

skal gå om. Afgørelse fra Beboerklagenævnet vedlægges.

Da Beboerklagenævnet ikke har angivet nogen frist for afholdelsen af et nyt møde,

har afdelingsbestyrelsen besluttet at efterkomme afgørelsen ved at tage alle de

påkrævede valg på det ordinære afdelingsmøde.

Det indstilles til bestyrelsen at tage orienteringen til efterretning.

5.2 9343 – Gadehavegård – Personsag

5.3 9314 – Markedspladsen – Ansøgning om bidrag fra dispositionsfonden til

lydmåling i forbindelse med helhedsplan

I arbejdet med ansøgningen om den foreløbige helhedsplan har der været afholdt

et beboermøde i afdeling Markedspladsen, hvor fremtidssikringens løsningsforslag

blev drøftet.

På mødet var der en meget markant tilkendegivelse af, at der er meget lydt mellem

boligerne på Markedspladsen, og det var et stærkt ønske, at man forsøgte at

løse dette problem som en del af helhedsplanen.

For at få afklaret om, der er et særligt problem vedr. lyd, er der bestilt en lydmåling

til udførelse i uge 8. Denne koster kr. 10.000,- incl. moms.

Afdeling Markedspladsen ønsker denne udgift dækket af dispositionsfonden.

Det indstilles til bestyrelsen, at godkende en merudgift på kr. 10.000 til

en lydmåling i forbindelse med helhedsplanen i afdeling Markedspladsen.

5.4 9315 – Ordrup Jagtvej – Ansøgning om tilskud på kr. 463.000 til udskiftning

af vinduer og terrassedøre i facade mod vej

P:\Organisationer\09300 DFB\09300\Organisationsbestyrelsen\Indkaldelser og

dagsordener\2011\2011_03_01\2011_03_01_Dagsorden_offentlig.doc

Side 7 af 11


Afdelingen er opført i 1983erne og har 15 lejemål. Bebyggelsen er således 27 år

gammel.

Vinduerne er de oprindelige vinduer fra afdelingens start. Kvaliteten har på opførelsestidspunktet

været acceptabel, men da vinduerne vender ud mod kysten og

grundet den påvirkning havvind har på træ, er mange af vinduerne nu i dårlig

stand. Det udmønter sig i, at bundrammen rådner med fare for at glasset falder ud

af rammen, når man åbner det. Dette er sket i et tilfælde, hvorefter alle vinduerne

blev efterset og de vinduer som var hårdest ramt, blev permanent lukket. Dette er

selvfølgelig ikke nogen holdbar løsning, idet der så ikke er mulighed for udluftning i

nogle rum, ligesom det ikke er muligt for lejerne at pudse deres vinduer udvendigt.

Aktuelt er der 4 vinduespartier der er lukket helt, for at undgå ulykker.

Det har ikke på nogen måde været synligt, at vinduerne var i så dårlig stand, idet

det er samlingerne i rammen som rådner indefra. Et kyndigt øje ville dog kunne se,

at bundrammen langsom begynder at glide nedad, men det ses kun udefra og vinduerne

sidder i 1. og 2. sals højde. Derfor er der ingen der har bemærket problemet,

før det første glas faldt ud.

Vinduerne er i årenes løb selvfølgelig vedligeholdt med maling både ud- og indvendigt

og den dårlige stand skyldes derfor ikke manglende vedligeholdelse.

Det er undersøgt, hvad det koster at få en tømre/snedker til at reparerer vinduerne.

Udgiften vil være mindst ½ af udgiften til en udskiftning.

På trods af, at afdelingen i de senere år har haft underskud på driften, så må afdelingen

betegnes som en solid lille afdeling, som har taget vare på bygningerne og

nødvendig vedligeholdelse. Ud af opsparede midler har afdelingen foretaget følgende

i de sidste 3 år:

Juli 2008 – tagrenovering 170.000 kr.

September 2009 – Nye tagrender og nedløbsrør 55.000 kr.

08/09 – modernisering af køkkener 250.000 kr.

Derudover har afdelingen optaget lån til altaner på 1. og 2. sal, hvilket virkelig har

givet lejlighederne et stort løft.

Pr. 1. oktober 2010 har afdelingen en henlæggelse til planlagt vedligehold på

316.000 kr. Disse er hensat til almindelig planlagt vedligehold og der er ikke mulighed

for at afholde udskiftning af vinduer m.v. af denne henlæggelse.

Da det ikke er til at forudse, hvornår det blive nødvendigt at lukke de næste vinduer,

vil det være mest hensigtsmæssigt at udskifte alle vinduerne og terrassedørene

på én gang. Det vil også være langt billigere end at udskifte enkeltvis. Endvidere

vil en samlet udskiftning også give en besparelse på energien og et bedre indeklima.

Afdelingen har således ikke kunnet forudse, at denne udgift ville komme på nuværende

tidspunkt. Afdelingen har hidtil altid kunne klare at vedligeholde og udvikle

ejendommen, så den fortsat er særdeles attraktiv.

En samlet udskiftning vil koste ca. 463.000 kr. som afdelingen søger om tilskud til.

Afdelingen har fået en huslejestigning på 5,47 % i 2010/11, og en stigning på

4,25 % i 2009/10. Derudover har lejerne på 1. og 2. sal fået en lejestigning på ca.

600 kr. mdl. i forbindelse med optagelse af lån til altaner.

P:\Organisationer\09300 DFB\09300\Organisationsbestyrelsen\Indkaldelser og

dagsordener\2011\2011_03_01\2011_03_01_Dagsorden_offentlig.doc

Side 8 af 11


Årsagen til stigningen i lejen har været stigende faste udgifter, samt stigning i administrationsbidraget.

Ved budgetåret 2010/11, havde afdelingen et opsamlet underskud

på 63.451 kr.

Det indstilles, at bestyrelsen yder et helt eller delvist tilskud til afdeling

9315 Ordrup Jagtvej til udskiftning af vinduer og terrassedøre i facaden

mod vej.

5.5 9319 – Sølvkær – godkendelse af regnskaber 2007/08 og 2008/09

Økonomiudvalget i Frederikssund Kommune har d. 9. februar 2011 godkendt regnskaberne

for afd. 9319 Sølvkær for hh. 2007/08 og 2008/09.

Brevet fra kommunen vedlægges.

Det indstilles til bestyrelsen at tage orienteringen til efterretning samt at

underskrive regnskaberne for afdeling Sølvkær.

5.6 9319 – Sølvkær – Orientering om status

Formanden har bedt Domea redegøre for følgende vedr. Sølvkær:

Personfølsomme oplysninger – udeladt.

Hvordan går det med de projekter vi har bevilget penge til

Den 1. mio. kr. som DFB gav Sølvkær, blev som foreskrevet af organisationsbestyrelsen

brugt til gældsafvikling (godt 536.000 kr.), øgning af henlæggelserne til

planlagt vedligeholdelse (100.000 kr.), øgning af henlæggelserne til tab ved fraflytning

(150.000 kr.), bioskure, som allerede var bevilget (130.000 kr.), og så var

der derudover ca. 84.000 kr. tilbage til en legeplads.

Bioskure:

Der har desværre vist sig at mangle nogle ting i det projekt, som den tidligere afdelingsbestyrelse

insisterede på selv at udarbejde, således at projektet i stedet vil

beløbe sig til et sted mellem kr.250.000 og 280.000 kr.

Bioskurene etableres, når frosten går af jorden.

Legeplads:

Afdelingsmødet sagde nej til den af afdelingsbestyrelsen foreslåede placering af

legepladsen.

Afdelingsbestyrelsen har et forslag klar om en ny placering, denne vil dog kræve

faldunderlag og yderligere udgravning, således at projektet vil løbe op i omegnen

af kr. 125.000.

Forslaget ventes behandlet på afdelingsmøde i april.

Det skal derudover bemærkes, at tidligere organisationsbestyrelsesformand Verner

Usbeck deltog på et afdelingsmøde i sommeren 2010. På dette mødet forklarede

Verner, at DFB var indstillet på at give Sølvkær økonomisk støtte. Og har antydede

også, at DFB var villig til at kigge positivt, hvis der også næste år ville være behov.

Pt. arbejdes der på budgettet for 2011 / 2012. Det skal i den forbindelse bemærkes,

at det ikke vil falde i dårlig jord, hvis Sølvkær fik endnu en hjælpende hånd.

Det indstilles til bestyrelsen at tage orienteringen til efterretning.

P:\Organisationer\09300 DFB\09300\Organisationsbestyrelsen\Indkaldelser og

dagsordener\2011\2011_03_01\2011_03_01_Dagsorden_offentlig.doc

Side 9 af 11


5.7 9343 – Gadehavegård – Tilladelse til tv-overvågning

Københavns Vestegns Politi har meddelt tilladelse til at der opsættes tvovervågning

i forbindelse med Værestedet Oase Regnbuen.

Tilladelsen er givet på betingelse af, at dette kan foretages lovligt inden for

DFB’s/afdeling Gadehavegårds formål, samt at det ikke er i strid med boligorganisationens

vedtægter.

Domea finder begge betingelser opfyldt.

Det indstilles til bestyrelsen at tage orienteringen til efterretning.

5.8 9373 - Klostergården – Ansøgning om tilskud på kr. 190.000 til fastmonterede

vægstiger

Klostergården afd. 73 er som bekendt 5 år gammelt. Afdelingen består af 8 blokke

med stue, 1 sal.

For enden af hver blok er der en installationsskakt, hvor der forneden er vvsinstallationer

og øverst oppe en lille luge som er indgangen til loft. På loftet ligger

alle vandinstallationer til lejlighederne og udsugning. Lemmen sidder ca. 6 meter

oppe. Lugen er en jernlåge som er temmelig tung.

Den eneste måde at komme op på loftet på, er ved at sætte en løs høj stige op.

Dette er problematisk, da underlaget – dvs. jorden – ikke er i orden til det. Grunden

hælder og der er endvidere udlagt perlesten på jorden. Det betyder at der skal

være mindst 2 personer til stede når personalet skal på loftet.

Selv om personalet udviser al den agtpågivenhed som de skal, er det alligevel sket

at stigen er skredet, heldigvis uden at der skete nogen ulykke. Til gengæld er det

hændt 2 gange at jernlågen er hoppet af hængslerne og faldet ned. Heldigvis igen

uden at nogen kom til skade.

Ovennævnte forhold er ikke en acceptabel arbejdssituation for personalet og de

kan nægte at gå på loftet, fordi forholdene langtfra opfylder kravene til sikkerhed

på arbejdspladsen.

I slutningen af december havde afdelingen en situation hvor vandrørene på loftet

var frosset. Det var snestorm den dag og der var kun én medarbejder på arbejde.

Der blev tilkaldt håndværkere til at optø de frosne rør på loftet, men håndværkerne

var ikke indstillet på at kravle op af en løs stige og ind af en meget lille luge for at

afhjælpe problemet. Det lykkes dog at få overtalt håndværkeren til at udføre arbejdet,

da rørene ellers ville springe med vandskade til følge.

Der findes kun et firma som producerer og leverer vægstiger med sikkerhedsgodkendelse.

Der er indhentet tilbud fra dette firma.

Prisen for 4 vægstiger med platform foran lågen koster 157.000 kr. Dertil kommer

så montering. Prisen er p.t. ukendt med det anslås at det vil koste omkring 35.000

kr.

Klostergården har fra starten været ramt af store udgifter til udbedringer af fejl og

mangler, samt udgifter til ting, som blev sparet væk i opførelsesfasen eller udført i

dårlige materialer. Bl.a. har vand og varmesystemet givet afdelingen nogle store

udgifter i de 5 år afdelingen har været i brug. Endvidere kan det nævnes at afde-

P:\Organisationer\09300 DFB\09300\Organisationsbestyrelsen\Indkaldelser og

dagsordener\2011\2011_03_01\2011_03_01_Dagsorden_offentlig.doc

Side 10 af 11


lingen er opført uden nogen form for legeplads, selv om afdelingen er en familieafdeling.

Det har betydet en jævn strøm af huslejestigninger, samt underskud på driften.

Derfor har afdelingen ikke haft mulighed for at henlægge store summer til planlagt

vedligehold, og de midler som afdelingen har på nuværende tidspunkt rækker ikke

til opsætning af vægstiger.

Aktuelt betyder det, at afdelingen ikke opfylder kravene til sikkerhed for personalet

og for håndværkere. Dette kan få uheldige konsekvenser – enten ved at nødvendigt

arbejde ikke bliver udført, eller ved at nogen kommer til skade.

På baggrund af ovenstående – hvor afdelingen ikke overholder gældende

krav om sikkerhed på arbejdspladsen, indstilles det at afdelingen bevilliges

kr. 190.000 fra selskabets arbejdskapital til indkøb og opsætning af

faste vægstiger.

5.9 9379 – Vandtårnet - Redningslemme

Organisationsbestyrelsen har i efteråret besluttet, at der kunne gennemføres en

syn- og skønssag mod Pihl og Søn, der er den oprindelige totalentreprenør på

etableringen af boliger i Vandtårnet.

Domea gjorde herefter foranstaltninger til at anlægge syn- og skønssag, hvilket fik

Pihl og Søn til at indkalde Domea med rådgivere til et møde.

Der forhandles i øjeblikket om et forlig, og det undersøges om og hvorledes det

fysisk kan lade sig gøre at udbedre problemerne med redningslemmene.

Bestyrelsen orienteres nærmere, når der foreligger nyt i sagen.

Det indstilles til bestyrelsen at tage orienteringen til efterretning.

6 Mødeplanlægning



Bestyrelsesmøde

15. marts 2011 klokken 17.00 hos Domea, Oldenburg Allé 1.

Repræsentantskabsmøde

15. marts 2011 klokken 18.00 hos Domea, Oldenburg Allé 1.

Det indstilles til bestyrelsen at tage de planlagte møder til efterretning,

samt at alle medbringer kalendere, så fremtidige møder evt. kan plænlægges.

7 Eventuelt

P:\Organisationer\09300 DFB\09300\Organisationsbestyrelsen\Indkaldelser og

dagsordener\2011\2011_03_01\2011_03_01_Dagsorden_offentlig.doc

Side 11 af 11


Boligselskabet DFB

Indkaldelse til organisationsbestyrelsesmøde nr. 47

Tirsdag d.1. marts 2011 kl. 17.30

i Domeas lokaler, Oldenburg Allé 3, 2630 Taastrup

DAGSORDEN TIL OFFENTLIGGØRELSE

Dagsorden:

1 Godkendelse af dagsorden............................................................... 2

2 Godkendelse af referat..................................................................... 2

3 Sager til beslutning.......................................................................... 2

3.1 9343 - Energirenovering i Gadehavegård............................................ 2

3.2 Boligselskabets årsregnskab ............................................................. 2

3.3 Revisionsprotokol ............................................................................ 2

3.4 Bestyrelsens årsberetning................................................................. 3

3.5 Afdelingernes årsregnskaber ............................................................. 3

3.6 Boligselskabets budget for regnskabsåret 2010/2011........................... 5

3.7 Kommissorier.................................................................................. 5

3.8 Henstandsordning for skyldnere ........................................................ 5

3.9 Nye vedtægter for DFB..................................................................... 5

4 Orientering ...................................................................................... 6

4.1 Forretningsføreraftale 2010-13.......................................................... 6

4.2 Bestyrelsesforhold ........................................................................... 6

4.3 9375 Strandvænget Nyborg - Beboerklagenævnssag ........................... 7

5 Afdelinger i drift............................................................................... 7

5.1 9304 - Beboerklagenævnssag vedr. afdelingsmøde i Charlottegården..... 7

5.2 9343 – Gadehavegård – Personsag.................................................... 7

5.3 9314 – Markedspladsen – Ansøgning om bidrag fra dispositionsfonden til l

ydmåling i forbindelse med helhedsplan ............................................. 7

5.4 9315 – Ordrup Jagtvej – Ansøgning om tilskud på kr. 463.000 til

udskiftning af vinduer og terrassedøre i facade mod vej ....................... 7

5.5 9319 – Sølvkær – godkendelse af regnskaber 2007/08 og 2008/09 ....... 9

5.6 9319 – Sølvkær – Orientering om status ............................................ 9

5.7 9343 – Gadehavegård – Tilladelse til tv-overvågning ..........................10

5.8 9373 - Klostergården – Ansøgning om tilskud på kr. 190.000 til

fastmonterede vægstiger.................................................................10

5.9 9379 – Vandtårnet - Redningslemme ................................................11

6 Mødeplanlægning........................................................................... 11

7 Eventuelt ....................................................................................... 11

Deltagere fra bestyrelsen:

John Adelsteen Andersen, formand

Mariazara Pervin, næstformand

Jytte Rønne

Bente Nees

Susanne Pia Hansen

Winnie Andersen

Peter Krogh

Peter Hansen

Poul Erik Jensen

Øvrige deltagere:

Pia Christiansen, Domea

Kristine Jacobsen, Domea, ref.

Bent Gordon Johansen, Domea (pkt. 3.1).

Domea – Boligcenter København, den 23. februar 2011


1 Godkendelse af dagsorden

Det indstilles, at bestyrelsen godkender den udsendte dagsorden.

2 Godkendelse af referat

Domea har ikke modtaget kommentarer eller indsigelser til referat af møde den 10.

januar 2011.

Det indstilles, at referater godkendes og underskrives af formanden.

3 Sager til beslutning

3.1 9343 - Energirenovering i Gadehavegård

Regionschef Bent Gordon Johansen fra Domea Energi og Miljø vil deltage under

punktet og orientere nærmere.

Uddybende materiale vedr. energirenoveringen er vedlagt som bilag.

Det indstilles til bestyrelsen at igangsætte projektet om energirenovering i

Gadehavegård.

3.2 Boligselskabets årsregnskab

Boligselskabets årsregnskab godkendes endelig af repræsentantskabet efter forudgående

godkendelse i organisationsbestyrelsen.

Boligselskabets årsregnskab for perioden 1. oktober 2009 til 30. september 2010

vedlægges som bilag.

Domea har følgende kommentarer til årsregnskabet:

Regnskabet udviser et overskud på kr. 35.753. Årets overskud er overført til arbejdskapitalen.

Det indstilles, at bestyrelsen godkender årsregnskabet, som herefter forelægges

repræsentantskabet til endelig godkendelse.

3.3 Revisionsprotokol

Revisionsprotokol til årsregnskab for boligselskab og afdelinger godkendes endelig

af repræsentantskabet efter forudgående godkendelse i organisationsbestyrelsen.

Revisionsprotokol til årsregnskab for perioden 1. oktober 2009 til 30. september

2010 er vedlagt og kommenteres på mødet.

Det indstilles, at bestyrelsen godkender revisionsprotokollen, som herefter

forelægges repræsentantskabet til endelig godkendelse.

P:\Organisationer\09300 DFB\09300\Organisationsbestyrelsen\Indkaldelser og

dagsordener\2011\2011_03_01\2011_03_01_Dagsorden_offentlig.doc

Side 2 af 11


3.4 Bestyrelsens årsberetning

Bestyrelsens beretning for seneste regnskabsår er optrykt i boligselskabets årsregnskab

på side 14 til 16 og suppleres eventuelt med andre skriftlige materialer

eller en mundtlig beretning på repræsentantskabsmødet.

Det indstilles, at bestyrelsen godkender årsberetningen til forelæggelse

for repræsentantskabet.

3.5 Afdelingernes årsregnskaber

Boligafdelingernes årsregnskaber godkendes endelig af organisationsbestyrelsen

efter forudgående godkendelse af afdelingsbestyrelsen eller afdelingsmødet.

For afdelingerne Kongensgade og Strandvænget godkender organisationsbestyrelsen

dog på både afdelingens og boligselskabets vegne, idet der ikke er valgt afdelingsbestyrelse

i afdelingerne.

Afdelingernes årsregnskaber for perioden 1. oktober 2009 til 30. september 2010

vedlægges som bilag.

Domea har følgende kommentarer til de enkelte regnskaber:

9301 Bolbrohaven: Overskud på kr. 34.413, der er overført til afdelingens henlæggelser.

9304 Charlottegården: Overskud på kr. 551.081, der er overført til afdelingens

henlæggelser.

9309 Prags Boulevard: Overskud på kr. 52.924, der er overført til afdelingens underskudskonto.

Underskudssaldoen udgør herefter kr. 289.827, der budgetteres

afviklet over 5 år.

9313 Morelhaven: Underskud på kr. 95.911, der er overført til afdelingens underskudskonto.

Underskudssaldoen udgør herefter kr. 95.911, der budgetteres afviklet

over 3 år.

9314 Markedspladsen: Underskud på kr. 84.605, der er overført til afdelingens underskudskonto.

Underskudssaldoen udgør herefter kr. 84.605, der budgetteres

afviklet over 3 år.

9315 Ordrup Jagtvej: Overskud på kr. 5.546, der er overført til konto for opsamlet

underskud. Samlet underskudssaldo udgør herefter kr. 63.451, der budgetteres

afviklet over 3 år.