Materiale - Introduktion for nye afdelingsbestyrelsesmedlemmer
Materiale - Introduktion for nye afdelingsbestyrelsesmedlemmer
Materiale - Introduktion for nye afdelingsbestyrelsesmedlemmer
Create successful ePaper yourself
Turn your PDF publications into a flip-book with our unique Google optimized e-Paper software.
<strong>Introduktion</strong> <strong>for</strong> <strong>nye</strong><br />
<strong>afdelingsbestyrelsesmedlemmer</strong><br />
3. oktober 2013
Aftenens program<br />
Velkomst<br />
Vores boligpolitiske samarbejdspartnere<br />
Boligorganisationens struktur<br />
Administrationens struktur<br />
Indlæg fra teknisk chef Bjarne Baun Madsen<br />
Indlæg fra administrationschef Lars Petersen<br />
Håndværkergård<br />
Vi byder på en let anretning i løbet af aftenen<br />
2 3. oktober 2013
De almene boliger<br />
– Boligorganisationerne<br />
Hoved<strong>for</strong>mål er at opføre, udleje, administrere, vedligeholde og<br />
modernisere offentligt støttet boligbyggeri<br />
Er non – profit <strong>for</strong>etagender<br />
Har en boligsocial <strong>for</strong>pligtigelse<br />
Har beboerdemokrati<br />
3 3. oktober 2013
Boligselskabernes Lands<strong>for</strong>ening<br />
BL er en demokratisk opbygget lands<strong>for</strong>ening<br />
11 kredse med hver sine repræsentanter og 2 medlemmer af<br />
BL’s bestyrelse<br />
Repræsentantskab med ca. 200 medlemmer<br />
1 - 2 årlige møder<br />
4 3. oktober 2013
Boligselskabernes Lands<strong>for</strong>ening<br />
arbejdet i 8. kreds - Sønderjylland<br />
Hvordan vi gennemfører de beslutninger, der er vedtaget i<br />
repræsentantskabet<br />
Handlingsplan <strong>for</strong> 8. Kreds. (målsætninger).<br />
Punkter, der skal op i repræsentantskabet<br />
Samarbejde mellem organisationer<br />
Form & indhold af kredsens arbejde.<br />
Alt, som vi føler nødvendigt kan behandles<br />
ORIENTERING GENNEM EVENTUELLE BEBOERBLADE.<br />
5 3. oktober 2013
Boligpolitiske samarbejdspartnere<br />
– Kommune - samarbejdet<br />
Fælles oplæg til samarbejde med kommunen.<br />
Erfaringsudveksling mellem bolig<strong>for</strong>eninger i kommunen.<br />
Deltagere: Forretningsfører og <strong>for</strong>mænd<br />
6 3. oktober 2013
Boligpolitiske samarbejdspartnere<br />
– Fællesadministrationen<br />
Aabenraa Andelsbolig<strong>for</strong>ening<br />
Kolstrup Bolig<strong>for</strong>ening<br />
Sønderborg Andelsbolig<strong>for</strong>ening<br />
Tønder Andelsbolig<strong>for</strong>ening<br />
Skærbæk Bolig<strong>for</strong>ening<br />
Toftlund Andels Bolig<strong>for</strong>ening<br />
7 3. oktober 2013
Almen andelsboligorganisation med<br />
repræsentantskab<br />
Repræsentantskab<br />
Repræsentantskab<br />
Afdelingsrepræsentanter<br />
Afdelingsrepræsentanter<br />
+<br />
organisationsbestyrelsen<br />
organisationsbestyrelsen<br />
Organisationsbestyrelse<br />
Organisationsbestyrelse<br />
valgte<br />
valgte<br />
beboere<br />
beboere<br />
+<br />
andre<br />
andre<br />
iht.<br />
iht.<br />
vedtægt<br />
vedtægt<br />
Afd.best<br />
Afd.best<br />
Afd.best<br />
Afd.best<br />
Afd.best<br />
Afd.best<br />
Afd. Afd.<br />
møde møde<br />
Afd. Afd.<br />
møde møde<br />
Afd. Afd.<br />
møde møde<br />
Direktør<br />
Direktør<br />
Afdeling<br />
Afdeling<br />
Afdeling<br />
Afdeling<br />
Afdeling<br />
Afdeling<br />
Administration<br />
Administration<br />
8 3. oktober 2013
Almen andelsboligorganisation med<br />
general<strong>for</strong>samling<br />
Bolighavende Bolighavende medlemmer medlemmer med med stemmeret stemmeret<br />
Ikke Ikke bolighavende bolighavende medlemmer medlemmer uden uden stemmeret stemmeret<br />
General<strong>for</strong>samling<br />
General<strong>for</strong>samling<br />
Bolighavende<br />
Bolighavende<br />
medlemmer<br />
medlemmer<br />
+ Øvrige<br />
Øvrige<br />
medlemmer<br />
medlemmer<br />
Organisationsbestyrelse<br />
Organisationsbestyrelse<br />
valgte<br />
valgte<br />
beboere<br />
beboere<br />
+ andre<br />
andre<br />
iht.<br />
iht.<br />
vedtægt<br />
vedtægt<br />
9 3. oktober 2013<br />
Forretningsførelse<br />
Forretningsførelse
Repræsentantskabets /<br />
general<strong>for</strong>samlingens opgaver<br />
Øverste myndighed<br />
Vælger bestyrelse<br />
Træffer beslutning om nybyggeri, grundkøb, salg o.l.<br />
Godkender vedtægtsændringer<br />
Træffer beslutning om administration<br />
Vedtager evt. opløsning af <strong>for</strong>eningen<br />
10 3. oktober 2013
Organisationsbestyrelsens opgaver<br />
Overordnet ledelse af <strong>for</strong>eningen og dens afdelinger<br />
Træffer bestemmelse om den daglige administration,<br />
herunder udlejningen<br />
Vedtage <strong>for</strong>eningens driftsbudget<br />
Endelig godkendelse af budgetter og årsregnskaber<br />
<strong>for</strong> afdelingerne<br />
Ansvarlig <strong>for</strong> overholdelse af love og vedtægter<br />
11 3. oktober 2013
Afdelingsmødet<br />
Budgetmøde senest 3 mdr. før regnskabsårets start<br />
Evt. regnskabsmøde senest 4 mdr. efter regnskabs-årets<br />
afslutning<br />
Frister <strong>for</strong><br />
<br />
<br />
<br />
indkaldelse<br />
<strong>for</strong>slag<br />
Mødetid og -sted<br />
Dagsorden<br />
beretning, budget, regnskab<br />
12 3. oktober 2013
Afdelingsmødet<br />
Hvordan stiller man <strong>for</strong>slag?<br />
Hvem kan deltage i mødet?<br />
Hvem har stemmeret?<br />
Fuldmagt?<br />
Læs boligorganisationens vedtægter og afdelingens eventuelle<br />
<strong>for</strong>retningsorden grundigt!<br />
13 3. oktober 2013
Afdelingsmødet<br />
Beslutter<br />
Vælger<br />
afdelingsbestyrelsens størrelse<br />
om afdelingsmødet eller afdelingsbestyrelsen vælger<br />
afdelings<strong>for</strong>mand<br />
om afdelingsmødet eller afdelingsbestyrelsen vælger<br />
medlemmer til repræsentantskabet<br />
afdelingsbestyrelse<br />
evt. afdelings<strong>for</strong>mand<br />
evt. medlemmer til repræsentantskabet<br />
14 3. oktober 2013
Afdelingsmødet<br />
Godkender<br />
driftsbudgettet<br />
afdelingsbestyrelsens beretning<br />
evt. årsregnskab<br />
Vedtager<br />
arbejder og aktiviteter<br />
udvidet råderet<br />
Vedligeholdelsesordning – A eller B ordning<br />
vedligeholdelsesreglement<br />
ordensregler<br />
uddelegering af opgaver til beboergrupper<br />
15 3. oktober 2013
Afdelingsbestyrelsen<br />
Består som minimum af <strong>for</strong>mand samt 2 medlemmer.<br />
Valgbare er boligtagere og disses myndige<br />
husstandsmedlemmer<br />
Valgperioden er 2 år.<br />
Suppleanter <strong>for</strong> 1 år.<br />
16 3. oktober 2013
Afdelingsbestyrelsens opgaver<br />
Tilsyn med afdelingens vedligeholdelsesstand<br />
Fremlægger og godkender budgettet<br />
Afvikler afdelingsmødet<br />
Påser god ro og orden i afdelingen<br />
Beslutter inden<strong>for</strong> de overordnede rammer.<br />
Iværksættelse af arbejder<br />
Etablering af aktiviteter i afdelingen<br />
Udvidet råderet <strong>for</strong> afdelingen<br />
17 3. oktober 2013
samarbejde<br />
Samarbejdet om budget og regnskab<br />
Afdelingsbestyrelsen<br />
og afdelingsmødet<br />
samarbejde<br />
Administrationen<br />
Teknisk, juridisk og<br />
økonomisk ekspertise<br />
Afdelingens økonomi<br />
samarbejde<br />
Organisationsbestyrelsen<br />
overordnet juridisk<br />
og økonomisk ansvar<br />
samarbejde<br />
Kommunen<br />
Tilsynspligt<br />
18 3. oktober 2013
Samarbejdet internt i afdelingsbestyrelsen<br />
Diskuter og fastlæg herefter en fælles målsætning<br />
Fordel de faste arbejdsopgaver og fasthold hinanden på jeres<br />
ansvarsområder<br />
Nedsæt arbejdsgrupper efter behov - med reel kompetence<br />
Forbered afdelingsmøderne grundigt - herunder<br />
afdelingsbestyrelsens beretning<br />
Sørg <strong>for</strong>, at de beslutninger I tager, er helt klare og <strong>for</strong>stået af<br />
alle<br />
Bak op om de beslutninger, som I træffer i fællesskab<br />
19 3. oktober 2013
Samarbejdet med beboerne<br />
Spørgsmål til overvejelse:<br />
In<strong>for</strong>merer vi tilstrækkeligt grundigt og levende?<br />
Er afdelingsmøderne <strong>for</strong> langvarige, kedelige og dårligt<br />
ledede?<br />
Tager vi hensyn til alle grupper af beboere?<br />
Kender vi beboernes ønsker og holdninger?<br />
Er vi åbne over <strong>for</strong> <strong>nye</strong> og “vilde” ideer?<br />
Hvor<strong>for</strong> er jeg i grunden valgt til afdelingsbestyrelsen?<br />
20 3. oktober 2013
Hvad ønsker beboerne<br />
En velfungerende bolig<br />
En <strong>for</strong>nuftig husleje<br />
Trygge omgivelser<br />
Liv i nærmiljøet<br />
Klare husordensregler<br />
Udvidet råderet<br />
Fællesskab<br />
Gode in<strong>for</strong>mationer<br />
Indflydelse<br />
SÅ FÅ FORBUD SOM MULIGT!<br />
21 3. oktober 2013
”Kommandovej”<br />
Beboerne<br />
Afdelingsbestyrelsen<br />
Afdelingsmødet<br />
Organisationsbestyrelsen<br />
Repræsentantskabet/general<strong>for</strong>samlingen<br />
Kommunen<br />
22 3. oktober 2013
De 5 bud<br />
1. Du er valgt som tillidsmand <strong>for</strong> alle.<br />
2. Du er valgt til at træffe politiske beslutninger og planlægge overordnet<br />
3. Du er kontaktled mellem alle beboere, hovedbestyrelsen og<br />
administration<br />
4. Du er igangsætter - ikke den der skal lave alt arbejdet selv<br />
5. Du skal respektere beboernes holdninger og meninger<br />
23 3. oktober 2013
Forbudtland<br />
I <strong>for</strong>budtland må man ikke<br />
Gøre ting, som er <strong>for</strong>budt,<br />
Ikke hoste, ikke hikke,<br />
Ikke sutte på sin sut<br />
Ikke gynge. Ikke hoppe.<br />
Ikke synge. Ikke soppe.<br />
Selv den sjoveste Badutmand har det rædsomt I<br />
Forbudtland<br />
24 3. oktober 2013
Mågodtland<br />
I Mågodtland må man gerne<br />
Gå og gøre, hvad man vil,<br />
Danse hopsa og moderne,<br />
Grise sko og strømper til.<br />
Slå på tromme.<br />
Slås med pløre.<br />
Hyle. Brumme. Klatre. Køre.<br />
Selv en grå og trist<br />
Kalotmand<br />
Har det herligt i Mågodtland.<br />
25 3. oktober 2013
Organisationsplan <strong>for</strong> administrationen<br />
Direktionen<br />
Direktionen<br />
Daglig ledelse af SALUS’s samlede<br />
Daglig ledelse af SALUS’s samlede<br />
virksomhed,<br />
Forretningsudvalg<br />
virksomhed,<br />
Forretningsudvalg<br />
Sekretær <strong>for</strong> HB<br />
(p.t. SAB)<br />
Sekretær <strong>for</strong> HB<br />
(p.t. SAB)<br />
Sekretariat<br />
Sekretariat<br />
Administrationschef<br />
Administrationschef<br />
Teknisk chef<br />
Teknisk chef<br />
Økonomichef/samt<br />
Økonomichef/samt<br />
medlem af direktionen<br />
medlem af direktionen<br />
Driftschef<br />
Driftschef<br />
Håndværkergården<br />
Håndværkergården<br />
Udlejning<br />
Udlejning<br />
Beboerrådgivning<br />
Beboerrådgivning<br />
Inspektørsekretærer<br />
Inspektørsekretærer<br />
Synsfunktion<br />
Synsfunktion<br />
Økonomifunktion<br />
Økonomifunktion<br />
Husleje<br />
Husleje<br />
Bogholderi<br />
Bogholderi<br />
Bank m.v.<br />
Bank m.v.<br />
Admin.<br />
Admin.<br />
Personaleledelse<br />
Personaleledelse<br />
Afdelingsinspektører<br />
Afdelingsinspektører<br />
Ejendomsfunktionærer<br />
Ejendomsfunktionærer<br />
Maler<br />
Maler<br />
Tø/snedk<br />
Tø/snedk<br />
Anlæg<br />
Anlæg<br />
Murer<br />
Murer<br />
VVS<br />
VVS<br />
El<br />
El<br />
26 3. oktober 2013
Personalet i Teknisk Afdeling<br />
• Præsentation af:<br />
– Teknisk chef, Bjarne Baun Madsen<br />
– Intern byggekoordinator, Lars Bo Steensbeck (Byggesager)<br />
• I alt ca. 95 mand ansat i Teknisk Afdeling<br />
• Personalet er placeret på 3 (5) lokalkontorer:<br />
– Lokalkontor Tønder, Torvet 2<br />
– Lokalkontor Aabenraa, Humlehaven 4<br />
– Lokalkontor Sønderborg, Bygtoften 2<br />
– Kontor Skærbæk, Storegade 34<br />
– Kontor Toftlund, Søndergade 13<br />
27 3. oktober 2013
Lokalkontor Tønder<br />
• Afdelingsinspektør (1½ person)<br />
• Synsinspektør (½ person)<br />
• Inspektørsekretær (3/4 person)<br />
• Ejendomsfunktionærområder:<br />
– 3 servicemedarbejdere (beboerservice)<br />
– 3-4 gårdmænd (grønne områder)<br />
28 3. oktober 2013
Lokalkontor Aabenraa<br />
• Afdelingsinspektør (2 personer)<br />
• Synsinspektør (1 person) syner i begge org.<br />
• Inspektørsekretær (1½ person)<br />
• Ejendomsfunktionærområder Aaab:<br />
– 14 ejendomsfunktionærer (2 områder NORD & SYD)<br />
– 1 ung-lærling<br />
• Ejendomsfunktionærområder KB:<br />
– 14 ejendomsfunktionærer (3 områder)<br />
– 1 flexjob<br />
– 1 ung-lærling<br />
29 3. oktober 2013
Lokalkontor Sønderborg<br />
• Afdelingsinspektør (3 personer)<br />
• Synsinspektør (1 person) syner i alle 3 områder.<br />
• Inspektørsekretær (3 personer)<br />
• Ejendomsfunktionærområder:<br />
– 22 ejendomsfunktionærer (5 områder af 2 – 6 personer)<br />
– 1 ung-lærling, som rokerer<br />
• Rækkehuse uden ejd. funkt. betjening<br />
30 3. oktober 2013
Kontor Skærbæk<br />
• Bemandet onsdag eftermiddag med personale fra Tønder<br />
• 3 gårdmænd (Ledes fra Tønder)<br />
31 3. oktober 2013
Kontor Toftlund<br />
• Bemandet mandag til torsdag<br />
• 2 gårdmænd<br />
32 3. oktober 2013
Arbejdsopgaver i Teknisk Afdeling<br />
• ”Lovebestemte opgaver”<br />
– Udarbejde bygningstilstandsbeskrivelser (hensigt 1 gang<br />
årligt)<br />
– Udarbejde og ajourføre vedligeholdelsesplaner<br />
– Ajourføring af råderets- ordens- og<br />
vedligeholdelsesreglementer<br />
– Være konsulenter ved jeres afdelingsmøder<br />
33 3. oktober 2013
Arbejdsopgaver Teknisk Afdeling (<strong>for</strong>tsat)<br />
• ”Andre Opgaver”<br />
– Rutinemæssige klagesager (trappevask m.v.)<br />
– Daglig drift og tilsyn med afdelingernes fysiske tilstand<br />
– Deltagelse i afdelingsbestyrelsesmøder (Omfang)<br />
– Kontakten til afdelingsbestyrelsen<br />
– Ledelse af ejendomsfunktionærerne<br />
– Teknisk styring af byggeopgaver<br />
34 3. oktober 2013
Vigtige oplysninger <strong>for</strong> afd. bestyrelsen<br />
• Brug ejendomsfunktionærerne:<br />
– De har den største viden om afdelingen<br />
– Opgaverne løses, hvor de opstår<br />
• Arbejdsledelsen af ejendomsfunktionærerne:<br />
– Foregår via afdelingsinspektøren<br />
– Klare kommandoveje<br />
– Ejendomsfunktionærerne kender sine beføjelser<br />
• Afdelinger uden ejendomsfunktionærbetjening:<br />
– Kontakten via afdelingsinspektør eller sekretær<br />
35 3. oktober 2013
Vigtige oplysninger <strong>for</strong> afd. bestyrelsen<br />
(<strong>for</strong>tsat)<br />
• Vagtordninger, efter normal arbejdstid:<br />
– KB, TAB og SAB har ekstern vagtordning<br />
– AAAB, SB og TB har egne ejendomsfunktionærer som vagt<br />
• Budgetkontrol:<br />
– Afdelingsbetyrelses<strong>for</strong>mand kan få Web-adgang til løbende<br />
budgetkontrol<br />
– Alternativ kvartalsvise udskrifter<br />
36 3. oktober 2013
Sangen om henlæggelser<br />
• Op<strong>for</strong>dring til øgede henlæggelser:<br />
– Godt grundlag <strong>for</strong> langtidsplanlægningen<br />
– Midlerne er i afdelingen, når de skal bruges<br />
– Mere jævn husleje genne årene<br />
– Forrentes fuldt ud ved hoved<strong>for</strong>eningen (Renteindtægter)<br />
– Midlerne kan ”arbejde” i afdelingen som afdelingsfinansieret<br />
råderetsarbejder, <strong>for</strong>udsætter at midlerne vil være til<br />
rådighed når de planlagte arbejder skal udføres.<br />
37 3. oktober 2013
Rådighedsbeløb <strong>for</strong> afdelingsbestyrelser<br />
– Regnskab<br />
38 3. oktober 2013
Afslutning Teknisk Afdeling<br />
• Håber på et godt og åbent samarbejde med jer<br />
• Tillykke med valget til afdelingsbestyrelsen.<br />
39 3. oktober 2013
Personalet i Udlejningsafdelingen<br />
• Ansvarlig: administrationschef Lars Petersen<br />
• Udlejningspersonalet:<br />
• Lokalkontor Sønderborg: 3 medarbejdere<br />
Lokalkontor Aabenraa: 3 medarbejdere<br />
Lokalkontor Tønder: 1 medarbejder ( /SB )<br />
Lokalkontor Skærbæk: bemandet onsdag eftermiddag<br />
Lokalkontor Toftlund: 1 medarbejder<br />
• Telefonomstilling: 1 medarbejder<br />
40 3. oktober 2013
Udlejning<br />
Lovgrundlag:<br />
• Fastsat af Folketinget<br />
• Kommunen<br />
• Boligorganisationen – kræver kommunal godkendelse<br />
41 3. oktober 2013
Udlejningsregler<br />
Efter venteliste - fælles <strong>for</strong> de 4 boligorganisationer i SALUS<br />
For Skærbæk og Toftlund - efter egen venteliste<br />
Kommunal anvisning<br />
Fleksibel udlejning<br />
Kombineret udlejning<br />
Annoncering<br />
42 3. oktober 2013
Beboerrådgiverordning<br />
Helhedsplaner Sønderborg / Aabenraa:<br />
Arbejdsopgaver:<br />
Nøgleperson <strong>for</strong> boligorganisationen i <strong>for</strong>hold til<br />
boligafdelingernes boligsociale udvikling<br />
Boligsociale helhedsplaner<br />
Rådgivning omkring bo- og leve<strong>for</strong>hold<br />
43 3. oktober 2013
Ordensregler<br />
Afdelingens ordensregler skal overholdes<br />
Procedure hvis reglerne overtrædes<br />
Har du selv <strong>for</strong>søgt?<br />
skriftlig klage med mindst 3 underskrifter.<br />
1. Påmindelse<br />
2. Påmindelse<br />
Ophævelse/opsigelse af lejemålet<br />
Beboerklager og afdelingsbestyrelsen.<br />
44 3. oktober 2013
Beboerklagenævn<br />
Hvilke sager ?<br />
Afgørelser som nævnet kan træffe<br />
Ankemulighed<br />
Beboerklagenævnets sammensætning<br />
Klageprocedure<br />
PS! Husk, at dialog er bedre end konflikt<br />
45 3. oktober 2013
Lejerestance<br />
Hvis seneste betalingsdato ikke overholdes<br />
Påkravsskrivelse – 14 dage betalingsfrist<br />
Orientering til kommunen<br />
Fortsat ikke betalt – ophævelsesskrivelse<br />
Lejer flytter ikke - fogedretten<br />
46 3. oktober 2013
Afslutning Udlejningsafdelingen<br />
Tillykke med valget<br />
Tak <strong>for</strong>di I gad lytte<br />
Håber på et godt samarbejde<br />
47 3. oktober 2013
Change language