LTK publicering - Møder/dagsordener - Lyngby Taarbæk Kommune

ltk.dk

LTK publicering - Møder/dagsordener - Lyngby Taarbæk Kommune

Udviklings- og Strategiudvalget den 08-10-2013, s. 1LYNGBY-TAARBÆK KOMMUNEUdviklings- og StrategiudvalgetDagsordenTirsdag den 8. oktober 2013 kl. 08:15afholder Udviklings- og Strategiudvalget møde i Udvalgsværelse 1/Rådhus.


Udviklings- og Strategiudvalget den 08-10-2013, s. 2INDHOLDSFORTEGNELSESag nr:Side:01 Liv i byen.02 Fokuseret vækstdagsorden.03 Boligaftalen om studie- og forskerboliger i vidensbyen.04 Information mv. - opfølgning på drøftelse 20. august 2013.05 Meddelelser til udvalgets medlemmer - oktober 2013.34679


Åbent punkt Udviklings- og Strategiudvalget den 08-10-2013, s.3Liv i byen.1.Sagsfremstilling:Udviklings- og Strategiudvalget godkendte den 10. september 2013 forvaltningensforslag til proces for udvalgets drøftelse af, hvordan kommunen kan understøttemere og andet liv i byen frem mod årsskiftet, hvor et evt. netværksorienteretsamarbejde med relevante lokale og andre aktører kan tage afsæt i udvalgetsdrøftelse og synspunkter herpå.Ifølge oplægget til proces indledes denne med inspirationsoplæg fra andrekommuner og relevant forskning. I nærværende sag præsenteres et forskningsoplægved en bredt sammensat forskergruppe på tværs af universiteterne, som haretableret Center for Strategisk Byforskning. Centeret har netop udgivet bogen"Den grænseløse by", som udforsker og udfordrer den gængse byforståelse ogdermed også forståelsen af livet i byen. Det mundtlige oplæg drøftes i udvalgetsom afsæt for den videre drøftelse af og stillingtagen til kommunens muligheder ogudfordringer i skabelsen af mere og andet liv.I november præsenteres et erfaringsbaseret inspirationsoplæg ved RoskildeKommune, som igennem en længere periode har arbejdet med livet i deres by, bl.a.med bred lokal inddragelse. Kommunen vil gerne stille sig til rådighed forerfaringsformidling og inspiration, men kan ikke komme tidligere end november.BeslutningskompetenceUdviklings- og Strategiudvalget.Økonomiske konsekvenserOpgaven løses inden for rammen.IndstillingForvaltningen foreslår, at perspektiver for liv i byen drøftes på baggrund afoplægget.


Åbent punkt Udviklings- og Strategiudvalget den 08-10-2013, s.4Fokuseret vækstdagsorden.2.SagsfremstillingRegion Hovedstaden, Region Sjælland, KKR Hovedstaden og KKR Sjælland har ifællesskab nedsat en arbejdsgruppe, som skal udarbejde oplæg til en fokuseretvækstdagsorden for det, som betegnes "den funktionelle region", bestående af de toregioner. Arbejdsgruppen består af kommunale og regionale embedsmænd, somsekretariatsbetjenes af regionen og de to KKR-sekretariater. Arbejdsgruppensopgaver er at:1. kortlægge de væsentlige aktører, indsatser, mål og strategier der eksisterer påområdet, fokusere på det, der er enighed om og komme med forslag til, hvordanman konkret kan arbejde for at koordinere og fremme disse2. med udgangspunkt i ovenstående udarbejde oplæg til en fælles historie/vision,som kan samle aktørerne på området om en koordineret og sammenhængendeindsats samt være et væsentligt input til en kommende hovedstadsstrategi.3. komme med forslag til, hvordan der kan arbejdes yderligere med at sikresammenhæng og gennemsigtighed i aktiviteterne bl.a. inden forerhvervsfremme, -service, tiltrækning af investeringer, turisme, branding ogsamarbejde på tværs af de involverede parter.Bag ønsket om en fælles og fokuseret vækstdagsorden ligger analysen, at væksten iDanmark er langt mindre end i Sverige, hvor der er et tættere regionalt samarbejde.Udgangspunktet er således, at der er grundlag for et tættere samarbejde med oglæring fra Sverige, hvor Øresundskomitéen er det naturlige organisatoriskeudgangspunkt. Den fokuserede vækstdagsorden vil dog betyde, atØresundskomitéen skal retænkes som konsekvens af den ønskede fornyelse ogudbredelse af samarbejde. Der forestår en beskrivelse af den relevante styring oggovernance af et sådan samarbejde.Arbejdsgruppens arbejde er mundet ud i flere oplæg, som på forskellig vis menes atkunne bidrage til en mere fokuseret - og fælles - vækstdagsorden, herunder• Fælles vision med fokus på vækst og jobskabelse• Udpegning af et antal fælles projekter, bl.a. fælles branding, digitalinvestorportal (erhvervskort), besøgstjeneste/modtageapparat rettet modudenlandske erhvervsdelegationer mv.Regionsrådsformændene og formandsskaberne fra de to KKR'er har været løbendeinvolveret i processen og har givet oplæggene politisk retning. I notat af 15. augustbeskrives den hjemlige politiske proces (bilag), og i notater af 20. august (bilag) og10. september (bilag) beskrives processen rettet mod de svenske


Åbent punkt Udviklings- og Strategiudvalget den 08-10-2013, s.5samarbejdspartnere, hvor Skåne har en særlige status.BeslutningskompetenceUdviklings- og Strategiudvalget.Økonomiske konsekvenserOpgaven løses inden for rammen.IndstillingForvaltningen foreslår, at orienteringen tages til efterretning.


Åbent punkt Udviklings- og Strategiudvalget den 08-10-2013, s.6Boligaftalen om studie- og forskerboliger i vidensbyen.3.SagsfremstillingUdviklings- og Strategiudvalget drøftede i august sag om "Tilvejebringelse afstudieboliger". Forvaltningen gav i denne forbindelse en kort mundtlig status påaftalen med DTU om om studie- og forskerboliger. Udvalget sendte sagen videre tilKommunalbestyrelsen, som den 5. september 2013 godkendte, at den praktiskeudmøntning af boligaftalen med DTU forankres i Udviklings- og Strategiudvalget.På grundlag af denne beslutning gives hermed en mundtlig orientering om deseneste tiltag i sagen, forud for behandlingen af oplæg om relevantelokaliseringsmuligheder i november 2013. Oplægget behandles i Udviklings- ogStrategiudvalget forud for beslutning i Økonomiudvalget.BeslutningskompetenceUdviklings- og Strategiudvalget.Økonomiske konsekvenserOpgaven løses inden for rammen.IndstillingForvaltningen foreslår, at orienteringen tages til efterretning.


Åbent punkt Udviklings- og Strategiudvalget den 08-10-2013, s.7Information mv. - opfølgning på drøftelse 20. august 2013.4.SagsfremstillingUdviklings- og Strategiudvalget besluttede den 20. august 2013 følgende:”Udviklings- og Strategiudvalget mener, at kommunen skal være en kommune, derer åben og kommunikerende. Der igangsættes et arbejde med en åbenhedspolitik,der understøtter dette formål. Forvaltningen anmodes desuden om at udarbejde etnotat, der svarer på spørgsmål om bl.a. regler for politikeres kontakt medborgere.”Medlemmer af udvalget pegede bl.a. på forslag om initiativer i forbindelse medfølgende temaer:• Kommunikation mellem politikere og mellem administration og politikere.• Information om kommunens virksomhed: Herunder blev der af udvalgetefterlyst bedre kommunikation til borgere og brugere i forbindelse medbyggeprojekter samt en drøftelse af, hvordan hjemmesiden bedre kanunderstøtte information til borgerne om borgermøder, mm., information om deydelser, borgerne kan modtage i de enkelte centre, samt borgernes adgang tildagsordener og referater fra udvalgsmøder og møder i kommunalbestyrelsen.• Borgerinddragelse og borgerhøringer. Konkret ønskede udvalget at drøftekommunens praksis for borgerhøringer.• Offentlighed. Det drøftedes, at der i nogle kommuner (Bl.a. Århus,Frederiksberg, Roskilde, Odense og Københavns Kommune) er drøftet ellervedtaget principper om meroffentlighed - dvs. hvor man imødekommerbegæringer om aktindsigt på et bredere grundlag end nødvendigt i forhold til lovvedrørende aktindsigt, jf. notat om offentlighedsloven (bilag).Forvaltningen peger på, at det drøftes at arbejde videre med afsæt i ovenståendetemaer, jf. uddybende notat herom (bilag).Målet for drøftelserne kan evt. være fastlæggelse af en politik med følgendestruktur: Formål, samt et antal konkrete mål og tiltag.Følgende plan kan evt. danne ramme for et videre arbejde:Oktober: Fastlæggelse af rammer mv. med nærværende sag.


Åbent punkt Udviklings- og Strategiudvalget den 08-10-2013, s.8December: Behandling af fx- oplæg om retningslinier for information fra kommunen- oplæg til forslag om meroffentlighed i LTK og- oplæg om nye veje i borgerdialogen på baggrund afrapportering af status fra udvalget til Kommunalbestyrelsen viaØkonomiudvalgetJanuar 2014: Behandling af endeligt forslag til åbenhedspolitik, med henblikpå evt. oversendelse til Kommunalbestyrelsen viaØkonomiudvalget.Udviklings- og Strategiudvalgets medlemmer drøftede desuden i august 2013konkrete spørgsmål vedrørende den politiske praksis, herunder:· Habilitet i forhold til repræsentation af kommunalbestyrelsen i bestyrelser· Borgerhenvendelser til politikere· Spørgetid i forbindelse med kommunalbestyrelsens møder.· Henvendelser til og svar fra udvalgsformænd.De konkrete spørgsmål besvares via PolitikerWEB, jf. ovenfor nævnte notat.Økonomiske konsekvenserOpgaven løses inden for rammen.BeslutningskompetenceUdviklings- og Strategiudvalget.IndstillingForvaltningen foreslår, at1. udvalget drøfter formål med en åbenhedspolitik, samt forslag til mål ogindsatsområder2. der arbejdes videre på baggrund af den foreslåede tidsplan.


Åbent punkt Udviklings- og Strategiudvalget den 08-10-2013, s.9Meddelelser til udvalgets medlemmer - oktober 2013.5.1. Lokaleanalysen1. del af lokaleanalysen forelægges til orientering i november 2013.2. Status for til- og afgang af virksomhederForelægges i november 2013.


Fokuseret VækstdagsordenBilag 10. Forslag til tids‐ og procesplanDen politiske procesArbejdsgruppens procesDato 15. august 201330. AugustPolitisk møde Drøftelse af fælles vision og brand Drøftelse af forslag tilfællesprojekter Drøftelse af tids‐og procesplan forinvolvering af øvrige parterGennemførsel af beslutninger ved politiske møde den 30. august, fxeventuelle visionstilpasninger og planlægning af det videre arbejde. Evt.planlægning af et nyt politisk møde mellem parterne ultimo septemberUltimo SeptemberPolitisk mødeOpfølgning på møde den 30. augustOpfølgning på politiske konklusioner fra mødet i september,samt evt. indledende dialoger med svenske aktører påembedsmandsniveauOktoberEvt. politisk behandling i 2 x KKR ogregionsrådOpfølgning på udrulning af initiativer og planlægning af overlevering afstafet til nye politikere samt involvering af svensk side (se også nedenfor).Primo oktober – Primo novemberFormel involvering af de skånske parter – evt.gennem dialog på borgmester- ogregionsrådsformandsniveau.Oktober - 2014Involvering af 2x Vækstforum,videninstitutionerne, erhvervsmiljøerne, m.v.med henblik på udrulning af initiativer, samtinddragelse af nøgle erhvervsaktører evt. iform af ½ dagsmødePolitisk Kick‐offFebruar/marts 2014Videre udrulning af initiativer og overlevering af stafet til nye politikeresamt videre involvering af svensk side samt andre aktørerKKRHOVEDSTADENKKRSJÆLLAND


Fokuseret VækstdagsordenDato 10. september 2013Bilag 7Involvering af de svenske samarbejdsparter – forslag til plan og tidsproces.19. september:Administrativt kommunalt møde medSkånske kommunerGenerel orientering om Fokuseret Vækstdagsordensamt drøftelse om mulig deltagelse af svenskesamarbejdspartnere i de konkrete projekter.September:Administrativt regionalt møde mellemRegion H, Region Sj og Region Skåne.Kim Høgh inviteret til at orientereØresundskomiteens Forretningsudvalgd.23. sept.Generel orientering om Fokuseret Vækstdagsordensamt drøftelse om mulig deltagelse af svenskesamarbejdspartnere i konkrete projekter, medudgangspunkt de 6 foreliggende.Oktober‐januar2014Arbejdsgruppemøder ogprojektgruppemøderPolitisk møde (December-Januar):Regioner (H, Sj. og Skåne)KKR H og SKKKommunalforbundet Skåne, m.fl.Formel tilslutning til visionen mm.Fra de skånske parter gennem dialog på borgmesterogregionsrådsformandsniveau.Politisk Kick‐offFebruar/marts 2014Fælles kick-off med deltagelse af politikere fra DK og S.KKRHOVEDSTADENKKRSJÆLLAND


Fokuseret VækstdagsordenDato 20. august 2013Bilag 8Proces for involvering af SkåneDet har fra starten af arbejdet med den fokuserede vækstdagsorden været målet og ambitionen,at dagsordenen skulle dække hele Øresundsregionen, og dermed også involvere Region Skåneog de skånske kommuner.På den anden siden har der også været enighed om, at det i den første fase var vigtigst at nåfrem til en stærk enighed, på den danske side, før man gik videre ad den vej. Det forventes, atman efter mødet den 30. august (og evt. opfølgningsmøde senere i september) fra danske sideer klar til dette.Involveringen af Skåne bør bygge på allerede indgåede aftaler, der samler os, f.eks. denØresundsregionale Udviklingsstrategi (ØRUS).Nedenfor er skitseret de forskellige trin denne involvering kan indeholde. Timingen må afhængeaf den overordnede tidsplan.Uformel orientering/sondering på administrativt niveau Hidtil er Skåne kun blevet orienteret i begrænset omfang (communiqué tilsendt iforåret). Der er planlagt møder på direktør-niveau i september hhv. mellem kommunerne ogmellem regionerne.Uformel orientering/sondering på politisk niveau Når der er fuld enighed om vision og projektforslag på danske side, foreslås uformellemøder afholdt på regionsrådsformands/borgmester-niveau. Det skal afklare interessenfor involvering, herunder omfang og i hvilket tempo. Afhængig af interessen på svensk kan den videre proces gå i flere retninger (evt.parallelt) – jvf. nedenfor.Formel stillingtagen og opbakning på politisk niveau Hvis der er solid umiddelbart opbakning, planlægges en proces, hvor Region Skåne ogkommunerne formelt tilslutter sig visionen mm. Inden da vil det være relevant at afholde et fælles dansk-svensk politisk topmøde, hvorparterne i fællesskab tilslutter sig visionen. Der kan evt. være brug for en forberedelsesfase på administrativt niveau, hvis Skånehar ændringsønsker til vision mm.Gradvis involvering i konkrete projekter Både hvis der er fuld opbakning, og hvis Skåne ønsker en mere gradvis involvering, vildet være aktuelt at drøfte og afklare, hvilke af de konkrete projekter Skåne vil engageresig i, og hvornår (Malmø Stad er allerede i dag deltager i et enkelt af projekterne –digitalt erhvervskort). Denne proces kan også involvere skånske aktører som Invest in Skåne og Visit Skånem.fl.KKRHOVEDSTADENKKRSJÆLLAND


LYNGBY-TAARBÆK KOMMUNESekretariatetDato ........ : 09.09.2013Skrevet af : BKH /3154N O T A TomOffentlighedslovenDen nye offentlighedslov, som for de fleste bestemmelsers vedkommende træder i kraft 1.januar 2014, indeholder dels enkelte indskrænkninger, dels (primært) udvidelser af adgangentil information i den offentlige forvaltning i forhold til hidtidig offentlighedslov.I bemærkningerne til Offentlighedsloven er der opstillet en sammenfattende oversigt overændringerne. Af oversigten fremgår det, at der - ud fra en generel betragtning - er 26 elementerder udvider, og 5 elementer indskrænker adgangen til information i den offentlige forvaltning,jf. nederst i nærværende notat.I hovedtræk er de væsentligste ændringer af betydning for kommunerne følgende:AktindsigtUdvidelserIdentifikationskravetDet nuværende krav om, at den, der ansøger om aktindsigt, skal identificere de dokumentereller sager som ønskes aktindsigt i ændres. Det er således ikke længere et krav, at den aktindsigtssøgendehar et vist (subjektivt) forhåndskendskab til den sag, der anmodes om aktindsigti.Der indføres i stedet et nyt identifikationskrav om, at ansøger skal angive temaet for den sageller de dokumenter, der ønskes aktindsigt i. Det vil modsat nu f.eks. være muligt at ansøgeom aktindsigt i ”Alle kontrakter om indkøb af it-systemer indgået i 2013”.Den nye lovbestemmelse er en væsentlig udvidelse af mulighederne for aktindsigt, og vil fåbetydelig ressourcemæssig betydning for alle offentlige myndigheder omfattet af loven.Det vil dog være muligt at afslå aktindsigtsanmodninger, hvis de medfører et uforholdsmæssigtstort ressourceforbrug. Kommunen vil dog være forpligtet til at behandle anmodningenaktindsigt, selvom der er et uforholdsmæssigt stort ressourceforbrug, hvis ansøgeren er etmassemedie, en forsker, eller hvis ansøgeren i øvrigt har en særlig interesse.Dataudtræk og databeskrivelseAktuelt er der alene en ret til aktindsigt i dokumenter, og ikke til aktindsigt i databaser. Detteændres, således, at der indføres en ret til at få foretaget en sammenstilling af oplysninger idatabaser - et såkaldt dataudtræk. Retten til aktindsigt gælder kun, hvis et dataudtræk kan foretagesved brug af enkle kommandoer (”få klik”).Herudover indføres en ret til aktindsigt i databeskrivelser, dvs. en beskrivelse af de oplysninger,der indgår i en database, hvilket grundlag oplysningerne bygger på samt oplysninger om,hvilke formater en database anvender.Side 1 af 5


MeroffentlighedsprincippetEt såkaldt "meroffentlighedsprincip" fremgår nu af loven. Meroffentlighedsprincippet indeholderikke en forpligtelse til at udarbejde nye dokumenter.Som hidtil er hovedreglen, at det er alle dokumenter, der er indgået til eller oprettet af enmyndighed som led i administrativ sagsbehandling, som er omfattet af aktindsigt.Meroffentlighedsprincippets praktiske betydning er, at kommunen kan vælge at give aktindsigt,selv om nogle dokumenter eller oplysninger ellers kan undtages fra aktindsigt efter offentlighedslovensundtagelsesbestemmelser. Derudover medfører princippet en mulighed for,at kommunen på begæring tillige kan overveje at meddele ”løbende aktindsigt” i forhold til enperson – der uden at være part i sagen – har en anerkendelsesværdig interesse i en afgørelsessag.Den nye offentlighedslov betyder således, at myndigheder i så henseende skal overveje, omder kan gives meraktindsigt, uanset, hvem der anmoder herom.Der skal således foretages en konkret afvejning af de hensyn, der ligger bag den enkelte undtagelsef.eks. ved interne dokumenter, hensynet til at kommunen skal kunne drøfte sager interntuden offentliggørelse, hensyn til privates fortrolige rum eller hensynet til det offentligesforretningsmæssige forhold. Meroffentlighed vil selvsagt altid være begrænset af tavshedspligtsreglerneog reglerne i persondataloven.IndskrænkningerAktindsigt i kalendereI den nugældende offentlighedslov er ministerkalendere undtaget fra aktindsigt. Dette udvidestil at gælde alle kalendere, såvel ansatte som politikeres.Det fremgår af bemærkningerne til lovforslaget, at det har været ønsket om at sikre kalenderesom et nødvendigt praktisk planlægningsredskab, samt at beskytte privatsfæren, der ligger tilgrund for udvidelsen.Kalendere er efter den nye offentlighedslov ikke omfattet af bestemmelsen om meroffentlighed.Der gælder således ikke en pligt til at overveje meroffentlighed i kalendere. Det vil detdog være muligt at give adgang til indsigt i kalendere, så længe det sikres, at der ikke givesindsigt i oplysninger i strid med reglerne i Persondataloven eller reglerne om tavshedspligtm.v.Behandling af sager om aktindsigtAktindsigtssager skal efter den nye lov behandles snarest og skal færdigbehandles indenfor 7arbejdsdage, medmindre sagens omfang eller kompleksitet ikke gør dette muligt. I bemærkningernetil loven anføres, at sager, som kun omfatter et begrænset antal dokumenter, bør værefærdigbehandlet i løbet af 1 – 2 arbejdsdage. Det skal tilstræbes, at der kan ske en færdigbehandlingi løbet af tre – syv arbejdsdage ved sager, som omfatter lidt flere dokumenter. Irelation til meget omfattende aktindsigtssager og komplekse sager, hvori der indgår juridiskespørgsmål, der skal afklares, skal det tilstræbes, at anmodningen besvares indenfor 40 arbejdsdage.Borgeren kan som hidtil klage over kommunens aktindsigtsafgørelse til den myndighed, somer den administrative klageinstans i den sag, aktindsigten vedrører.Side 2 af 5


Fremover skal klage dog ske til den øverste administrative klageinstans f.eks. Den SocialeAnkestyrelse, hvis der er tale om en socialsag. Ved en klage skal kommunen genvurdere sagenindenfor 7 dage. Klagemyndigheden er underlagt 20 dages sagsbehandlingsfrist. Hvisikke der er en klageadgang, kan sagen indbringes for Statsforvaltningen som tilsynsmyndighedefter Kommunestyrelsesloven.Der kan nu også klages over sagsbehandlingstiden særskilt. Ansøger kan klage over sagsbehandlingstiden,når der er gået 14 arbejdsdage efter, at anmodningen er modtaget.Dokumenterne skal fremover som udgangspunkt udleveres i den form, som den aktindsigtssøgendeønsker.Øvrige forholdJournaliseringspligt og notatpligtDet er på nuværende tidspunkt et almindeligt gældende forvaltningsprincip, at ind- og udgåendepost journaliseres i relevant omfang. Dette indføres nu som et formelt krav i offentlighedsloven.Notatpligten, der medfører at offentlige myndigheder skal notere alle relevantefaktiske oplysninger, udvides således, at der indføres en pligt til også at notere alle væsentligeekspeditionsskridt.Aktiv informationspligtDer er efter den nye Offentlighedslov en pligt til at offentliggøre information om myndighedensvirksomhed. Derudover skal der fastsættes retningslinjer for den aktive informationspligt.Kommuner informerer i forvejen om kommunens virksomhed - ikke mindst nu via egnehjemmesider. Som eksempler på oplysninger, der vil være omfattet af pligten til aktiv information,kan nævnes oplysninger om organisationen, strategier og retningslinjer, årsberetningerog generelle rapporter etc....Når bortses fra de under "øvrige forhold" beskrevne manifestationer i loven af allerede langthen ad vejen gældende principper, indebærer udvidelserne således - set under ét - dels en potentielikke uvæsentlig forøgelse af arbejdsbyrden forbundet med håndtering af anmodningerom aktindsigt. - i al fald, såfremt det hidtidige niveau for sådanne anmodninger måtte fortsættefor ikke at tale om evt. stigning som følge af udvidelserne - dels et prioriteringsmæssig imperativset i relation til kommunens kernevirksomhed som følge af de i loven skitserede megetkorte og determinative tidsfrister.Sammenfattende oversigt over ændringerne i den nye offentlighedslov (forhold, der ersærligt relevante for kommuner er fremhævet med "fed" skrift)Følgende i loven kan ud fra en generel betragtning siges at udvide adgangen til indsigt i denoffentlige forvaltning:1. Angivelse af, hvilke formål som offentlighedsordningen varetager.2. Fremhævelse af, at myndighederne mv. skal sørge for, at hensynet til åbenhed i videstmuligt omfang varetages ved etablering mv. af nye IT-løsninger.3. Udvidelse af lovens anvendelsesområde til også at omfatte KL og Danske Regioner.Side 3 af 5


4. Udvidelse af lovens anvendelsesområde til at omfatte selskaber, institutioner mv., i detomfang de træffer afgørelse i det offentliges sted.5. Udvidelse af lovens anvendelsesområde til at gælde for ikke børsnoterede selskaber,hvor det offentlige ejer mere end 75 pct. af ejerandelene.6. Pligt til at sikre, at virksomheder, der får overladt opgaver, som efter lovgivningenpåhviler det offentlige, løbende giver myndigheden oplysninger om udførelsen af opgaverne.7. Ophævelse af det subjektive identifikationskrav, der erstattes med et krav om angivelseaf temaet for aktindsigtsanmodningen, dog således at en myndighed kan undladeat behandle en anmodning om aktindsigt, i det omfang det vil udgøre et uforholdsmæssigtressourceforbrug.8. Ret til at få foretaget en sammenstilling af oplysninger ved brug af enkle kommandoeri myndighedernes databaser, såkaldt dataudtræk.9. Ret til at få indsigt i den databeskrivelse, der knytter sig til en database.10. Pligt for myndighederne til af egen drift at overveje meroffentlighed.11. Udvidelse af meroffentlighedsprincippet til også at omfatte sager undtaget fra aktindsigt.12. Lovmæssig regulering af myndighedernes pligt til at foretage journalisering.13. Etablering af et forsøg med en postlisteordning.14. Pligt for myndighederne til løbende at give information om deres virksomhed.15. Etablering af en såkaldt offentlighedsportal.16. Aktindsigt i bødeforelæg, der er vedtaget af en juridisk person.17. Indsigt i den øverste ledelseskontrakt for så vidt angår oplysninger om de overordnedeprioriteringer for den pågældende myndighed.18. Bemyndigelsesbestemmelse om aktindsigt i visse kommunale og regionale interne arbejdsdokumenter.19. Ret til indsigt i såkaldte praksisoversigter.20. Ret til indsigt i interne faglige vurderinger i endelig form, der indgår i et fremsat lovforslagmv.21. Adgang for den aktindsigtssøgende til som udgangspunkt selv at bestemme, hvordanaktindsigten skal gennemføres.22. Indførelse af en 7-arbejdsdages sagsbehandlingsfrist for den myndighed, der modtageren anmodning om aktindsigt mv., men som dog efter omstændighederne kan fraviges.23. Ret til at påklage en aktindsigtsafgørelse mv. direkte til den øverste klageinstans.24. Indførelse af en 20-arbejdsdages sagsbehandlingsfrist for klageinstansen, som dog kanfraviges.25. Klagevejledningspligt til tilsynsmyndigheden i forhold til kommunale og regionaleaktindsigts-afgørelser mv..26. Ret til særskilt at påklage sagsbehandlingstiden.Følgende elementer i loven kan ud fra en generel betragtning siges at begrænse adgangen tilindsigt i den offentlige forvaltning:1. Undtagelse af alle sager om førelse af en kalender fra retten til aktindsigt.2. Undtagelse af interne oplysninger og dokumenter, der udveksles mellem myndigheder iforbindelse med ministerbetjening.Side 4 af 5


3. I forbindelse med, at lovens anvendelsesområde er udvidet til også at omfatte KL ogDanske Regioner, undtages interne oplysninger og dokumenter, der udveksles mellemKL, Danske Regioner, kommunerne og regionerne i forbindelse med bl.a. økonomiskeeller politiske forhandlinger med staten.4. Undtagelse af dokumenter, der udarbejdes og udveksles mellem ministre og folketingsmedlemmeri forbindelse med sager om lovgivning eller anden tilsvarende politisk proces.5. Adgang til at nægte at foretage såkaldt ekstrahering af oplysninger fra bl.a. internedokumenter, i det omfang det vil indebære et uforholdsmæssigt ressourceforbrugSide 5 af 5


LYNGBY-TAARBÆK KOMMUNEStab for Politik og JuraSekretariatet Journalnr. : 20130910078Dato ........ : 27.09.2013Skrevet af : LOA /45973160N O T A TomInformation mv. - drøftelse af åbenhedspolitikEn søgning på ”åbenhed” og ”åbenhedspolitik” på internettet rettet mod offentlige myndighederviser, at åbenhed kan handle om vidt forskellige emner som: Ytringsfrihed blandt medarbejdere (Århus Kommune – pjece samt Region Hovedstaden) sammenlignelighed af data om skoler og uddannelsesinstitutioner (Undervisningsministeriet) mulighed for integration af datasystemer (KMD) offentlig adgang til oplysninger om gaver, udgifter til repræsentation og kalendre (Regeringensåbenhedspolitik, diverse ministerier) støtte til politiske partier eksterne eksperters adgang til deltagelse i eksempelvis høringer (Folketingets Miljøudvalg,eksempelvis) med videre.Begrænser man temaet til meroffentlighed kan man konstatere, også ifølge KLs konsulent påområdet, at flere kommuner drøfter meroffentligheds-principper som reaktion på den nye offentlighedslov.Bl.a. er der i nogle kommuner drøftet eller besluttet at fastholde adgang tilpolitiske kalendere, og nogle informerer eksplicit om mulighederne for at få aktindsigt påhjemmesider mm. Det skal dog bemærkes, at den nye offentlighedslov udvider kommunernesåbenhed på langt flere områder, end den begrænser, i forhold til den hidtidige lovgivning, jf.notat om offentlighedslov (bilag). Bilaget er også forelagt Økonomiudvalget som bilag tilmeddelelser den 19. september 2013.I relation til de i sagen nævnte temaer kan man med afsæt i offentlighedsloven drøfteRetningslinier for information til borgerne, jf. offentlighedslovens § 17, der udstikker krav tilmyndigheder om at fastsætte retningslinier herfor. Evt. retningslinier vil skulle vedtages iØkonomiudvalget. Dette kan inddrage relevante informationskanaler, hhv. hjemmeside, breve,borgermøder og bybilledekampagner mm.Kommunens praksis i forhold til begrebet om meroffentlighed i forhold til kalendre, repræsentationsudgifter,samt bestemmelsen om uforholdsmæssige ressourcer, som undtager kommunenfra at give aktindsigt på bestemte vilkår, bla. hvis det kræver uforholdsmæssigt mangeressourcer.Herudover kan man drøfte temaet om borgerhøringer i relation til to relevante udgivelser omborgerinddragelse mm. der er udgivet i 2013. Den ene er rapporten "Op af sofaen - anbefalingertil lokaldemokratiet" udgivet af Økonomi- og Indenrigsministeriet 18. september 2013(http://oim.dk/media/515502/Op_af_sofaen_anbefalinger_til_lokaldemokratiet.pdf), hvor tidligeredepartementschef Marianne Thyrring har ”taget temperaturen” på det lokale demokrati ikommunerne og bla. om høringer anbefaler at overveje nye metoder for borgerinddragelse:Side 1 af 3


"De nuværende regler om høringer og inddragelse sikrer ikke optimale betingelser for demokratiog borgerinddragelse. Tværtimod kan de måske give lokalpolitikerne en falsk tryghedom, at de ved at overholde de formelle høringsregler også har sikret reel borgerinddragelse."Et andet relevant afsæt kan være et debatoplæg om en ny forvaltningspolitik som enbredgruppe af anerkendte forvaltningsforskere på tværs af universiteter har udarbejdet:(http://www.komdir.dk/lib/file.aspx?fileID=245). Debatoplægget peger blandt meget andet på"åbenhed, offentlighed og demokratisering" som en af flere "pinde" i et bud på et værdisæt foren ny forvaltningspolitik samt at "i den demokratiske styring skal det politiske lederskab påalle niveauer styrkes og der skal skabes nye og bedre muligheder for borgerinddragelse."Som eksempel på nyt politisk lederskab og borgerinddragelse fremhæver professor Jacob Torfingkommuner, der udelukkende arbejder med § 17, stk. 4-udvalg.De beskrevne temaer kan drøftes i udvalget med henblik på at konkretisere initiativer til atskabe en mere åben kommune. Initiativer skal både dække kommunens information til borgereog politikeres information til hinanden (eks. ved bilaterale møder med borgerne), samt deninformation, der tilgår de enkelte udvalg.En formålsbeskrivelse for en evt. åbenhedspolitik kunne for eksempel tage udgangspunkt iudvalgets erklæring fra august 2013 om at Lyngby-Taarbæk Kommune skal være en ”åbenog kommunikerende kommune.”Formålet kan fx beskrive for hvem og hvorfor, kommunen skal være åben, og hvilke typer afkommunikation, der skal indgå i kommunens strategi for at møde borgerne.Spørgsmål til drøftelse og evt. initiativer kan være:- Hvordan kan hjemmeside, lokale medier, bybilledekampagner, mv. understøttekommunen som åben og informerende overfor borgere, virksomhederog organisationer?- Hvilke ambitioner bør være retningsgivende for kommunens virksomhed, nårdet gælder informationsniveauet til borgerne – og kan det differentieres afhængigtaf aktiviteten?- Med afsæt i offentlighedsloven og de muligheder, den giver, hvilke retningslinierfor åbenhed inden for lovens rammer bør være gældende i Lyngby-Taarbæk Kommune?- Hvordan understøtter borgerhøringer – jf. ovenstående - dialogen med borgereog brugere, og er der andre kommunikationsformer, der kan være attraktiveog evt. bør supplere borgerhøringer?***Udviklings- og Strategiudvalget drøftede desuden følgende spørgsmål vedrørende den politiskepraksis, herunder om:Habilitet i forhold til repræsentation af Kommunalbestyrelsen i bestyrelsen for KampsaxKollegiet i forbindelse med sag om studieboliger. Forvaltningen peger på, at den konkrete situation skal vurderes ud fra de givne omstændigheder.Der udarbejdes svar på spørgsmålet til PolitikerWEB.Side 2 af 3


Borgerhenvendelser til politikere, eksempelvis på e-mail. Der ønskes repetition af retningsliniernefor adfærd og forpligtelser i denne sammenhæng. Forvaltningen kan hertil oplyse, at Kommunalbestyrelsens medlemmer frit kan modtage ogsvare på spørgsmål fra borgere, så længe der ikke refereres til en konkret sag eller svarespå forvaltningens vegne. Der er notatpligt i det omfang, notatpligten tilsiger det. Notat heromer tidligere udarbejdet og vil blive anbragt på rette sted på PolitikerWEB, samt behandleti forbindelse med introduktion af ny kommunalbestyrelse primo 2014.Spørgetid i forbindelse med Kommunalbestyrelsens møder. Der ønskes en drøftelse af,hvordan det sikres at borgernes spørgsmål bliver besvaret, i de tilfælde, hvor svaret udskydestil at indgå i behandlingen af en sag. Forvaltningen peger på, at spørgsmålet drøftes i forbindelse med ny konstituering.Breve stilet til udvalgsformænd. Der ønskes en politisk gendrøftelse af, om borgmesterenfortsat skal besvare disse. Til orientering kan oplyses, at forvaltningen har indarbejdet at henvendelser og besvarelserkommer i kopi til udvalgsformanden og at der tilføjes passus om, hvorfor det er borgmesterenog ikke udvalgsformanden, der svarer.Side 3 af 3

More magazines by this user
Similar magazines