Oprettelse af medarbejder på en skole - Optagelse.dk

optagelse.dk

Oprettelse af medarbejder på en skole - Optagelse.dk

BrugervejledningOptagelse.dkOpret medarbejder på grundskole8. juli 2012


1 INDLEDNING .................................................................................................................................. 41.1 MÅLGRUPPE ................................................................................................................................... 41.2 HVAD SKAL JEG LÆSE ........................................................................................................................ 51.3 VEDR. OPTAGELSE.DK 2012 .............................................................................................................. 51.4 BEMÆRKNINGSFELT .......................................................................................................................... 52 NYE BRUGERE PÅ INSTITUTIONEN ................................................................................................. 62.1 NY BRUGER DER HAR VÆRET LOGGET IND .............................................................................................. 62.2 NY BRUGER DER IKKE HAR VÆRET LOGGET IND ...................................................................................... 102.3 HENTE MEDARBEJDER FRA EN ANDEN INSTITUTION ............................................................................... 133 REDIGER EKSISTERENDE BRUGER ................................................................................................ 183.1 REDIGER BRUGERENS RETTIGHEDER ................................................................................................... 183.2 INAKTIVERING AF BRUGERE .............................................................................................................. 21


1.1 Målgruppe1 IndledningDenne vejledning omhandler redigering og oprettelse af medarbejdere på Optagelse.dk.1.1 MålgruppeVejledningen henvender sig til institutionens brugeradministrator, der er ansvarlig for at opretteog redigere brugere på Optagelse.dk. Denne vejledning er rettet mod brugere på grundskolerne.Afhængig af institutionstypen kan medarbejdere tildeles forskellige roller.Rolle\institutionGrundskoleGrundskolem. 10. klasseUngdomsudd.VideregåendeuddannelseUU-CenterLokal brugeradministratorX X X X XSkolemedarbejder X XVejleder X* X* XModtager X X X XOpretter X X X X* For folkeskoler samt nogle private og frie skoler skal man være opmærksom på, at vejlederrollenvaretages af Ungdommens Uddannelsesvejledning (UU), og det er dermed ikke nødvendigt,at en medarbejder på skolen har denne rettighed.En Lokal brugeradministratorkan oprette institutionens medarbejdere og tildele forskellige roller og rettigheder, derer knyttet til institutionstypen.En Skolemedarbejderkan importere og håndtere karakterer samt tjekke stamoplysningerne.En Vejlederkan vurdere uddannelsesparathed for elever, skrive under for forældre samt underskriveog sende elevens uddannelsesplan.En Modtagerkan trække eller printe ansøgninger til institutionens lokale systemer.En Opretterkan oprette uddannelsesudbud på vegne af institutionen.4 © UNI•C, 8. juli 2012


1.2 Hvad skal jeg læse1.2 Hvad skal jeg læseHvad skal jeg udføreAfsnitOprettelse og aktivering af nye brugere påinstitutionenBruger har været logget på 2.1Bruger har ikke været logget på 2.2Bruger fra en anden institution 2.3Ændringer af eksisterende bruger Ændring i rettigheder 3.1Ændring i status 3.1 og 3.21.3 Vedr. Optagelse.dk 2012Optagelse.dk er klar til brugen af NemID til Erhverv. Der kan læses mere om dette og overgangentil NemID erhverv på NemIDs hjemmeside.1.4 BemærkningsfeltI vejledningen er der indsat bemærkningsfelterBemærkningsfeltet orienterer om specielle forhold, du skal være opmærksom på.5 © UNI•C, 8. juli 2012


2.1 Ny bruger der har været logget indtrin 3Siden Administration Klik på Se medarbejder oversigt.trin 4Siden Medarbejder oversigtMedarbejderne på oversigten er vist i alfabetisk rækkefølge.Aktive og passiver brugereEn ny bruger har status Inaktiv, indtil en brugeradministrator aktiverer dem. Derfor skalstatus skiftes til Alle eller Passiv for at kunne se dem.I feltet Status Vælg Alle eller Passiv. Tryk Filtrér.7 © UNI•C, 8. juli 2012


2.2 Ny bruger der ikke har været logget indtrin 3Siden Administration Klik på Opret medarbejder.trin 4Siden Opret medarbejderDigital-ID Indtast medarbejderens Digital-ID. Tryk på Hent medarbejder.Der kan nu komme en ud af to muligheder.Ved denne besked forsætter du bare med vejledningen.Mulighed nummer to er, at medarbejderen findes – så kan du med fordel hoppe til afsnit2.3, hvor du kan læse om at hente medarbejdere.11 © UNI•C, 8. juli 2012


2.2 Ny bruger der ikke har været logget indtrin 5Medarbejder oplysninger Navn (Indtast medarbejderens fulde navn). Email (Indtast medarbejderens personlige mail-adresse). Telefonnummer (gerne direkte nummer).BemærkBrugerne kan selv rette deres navn, telefonnummer (gerne direkte nummer) og e-mail,men ikke status og rettigheder, med mindre de er Lokal brugeradministrator. Af hensyntil behovet for at kontakte de enkelte medarbejdere anbefales det, at disse oplysningerholdes opdateret.Dette gør de ved at vælge Rediger egne oplysninger på siden Administration.Så kan brugeren rette egne oplysninger, men ikke rettigheder.Husk at trykke Gem, når ændringerne er lavet.12 © UNI•C, 8. juli 2012


2.3 Hente medarbejder fra en anden institutiontrin 6Tilføj institution Indtast institutionsnavn eller institutionsnummer. Klik på Søg. Når skolen er fundet, klik på Tilføj.trin 7Rettighedsfelterne Marker brugerens rettigheder. Klik på Gem for at gemme brugeren.BemærkDet er kun muligt at tildele de rettigheder, der er relevante for den pågældende institution.Det betyder, at skoler der ikke udbyder 10 klasser, ikke har muligheden for at tildele rettighederneModtager og Opretter2.3 Hente medarbejder fra en anden institutionHvis en medarbejder flytter mellem to skoler i samme kommune og derfor ikke skal have nydigital medarbejdersignatur eller NemID til erhverv, kan brugeradministrator hente brugerentil skolen. En medarbejder kan også være tilknyttet flere skoler med samme digitale medarbejdersignatureller NemId til erhverv.Hvis en medarbejder flytter fra et Ungdommens Udannelsesvejlednings(UU) center til en skoleeller omvendt, kan brugeradministrator ikke selv flytte personen. I de tilfælde kontaktes supportenpå support@uni-c.dk med oplysninger om medarbejderens serialnummer samt hvilkeninstitution, der skal flyttes fra og til.En bruger kan ikke være oprettet på både UU-center og en skole med samme digitale medarbejdersignatureller NemID til erhverv.13 © UNI•C, 8. juli 2012


2.3 Hente medarbejder fra en anden institutionSerialnummeret til digitale medarbejdersignatur eller NemID til Erhverv med nøglefil findesved at gøre følgende på den maskine, hvor brugerens medarbejdersignatur er indlæst. Vælg Windows startmenu | Alle programmer. Vælg ”digital signatur”. Vælg ”tag sikkerhedskopi”. Vælg ”detaljer”. Du kan nu aflæse det fulde serialnummer, som består af både CVR og RID numrene.Har brugeren et NemID med nøglekort, skal personen i øjeblikket selv sørge for at notere sitserialnummer første gang, der logges ind på Optagelse.dk.Alle aktive brugere af Optagelse.dk kan se deres serialnummer ved at gå ind og redigere deresegne oplysninger. Se bemærknings felt til trin 4 nedenunder.trin 1trin 2Login fra http://www.optagelse.dk/medarbejderforsideI topmenuen Klik på Gå til / Administration.trin 3Siden Administration Klik på Opret medarbejder.14 © UNI•C, 8. juli 2012


2.3 Hente medarbejder fra en anden institutiontrin 4Siden Opret medarbejder.Digital-ID Indtast medarbejderens Digital-ID. Tryk på Hent medarbejder.Der kan nu komme en ud af to muligheder.Ved denne besked kan du med fordel læse afsnit 2.2Mulighed nummer to er, at medarbejderen findes. Her udfyldes alle oplysninger, og detser således ud:15 © UNI•C, 8. juli 2012


2.3 Hente medarbejder fra en anden institutionBemærkBrugerne kan selv rette deres navn, telefonnummer (gerne direkte nummer) og e-mail,men ikke status og rettigheder, med mindre de er Lokal brugeradministrator. Af hensyntil behovet for at kontakte de enkelte medarbejdere, anbefales det, at disse oplysningerholdes opdateret.Dette gør de ved at vælge Rediger egne oplysninger på siden Administration.Så kan brugeren rette egne oplysninger, men ikke rettigheder.Husk at trykke Gem, når ændringerne er lavet.trin 5Tilføj institution Indtast institutionsnavn eller institutionsnummer. Klik på Søg. Når skolen er fundet, klik på Tilføj.16 © UNI•C, 8. juli 2012


trin 6Rettighedsfelterne Marker brugerens rettigheder. Klik på Gem for at gemme brugeren.BemærkDet er kun muligt at tildele de rettigheder, der er relevante for den pågældende institution.Det betyder, at skoler, der ikke udbyder 10 klasser, ikke har muligheden for at tildele rettighederneModtager og Opretter17 © UNI•C, 8. juli 2012


3.1 Rediger brugerens rettigheder3 Rediger eksisterende bruger3.1 Rediger brugerens rettighederDu kan altid ændre en brugers rettigheder på Optagelse.dk, efter de er oprettet.trin 1trin 2Login fra http://www.optagelse.dk/medarbejderforside.I topmenuen Klik på Gå til / Administration.trin 3Siden Administration Klik på Se medarbejder oversigt.18 © UNI•C, 8. juli 2012


3.1 Rediger brugerens rettighedertrin 4Søg medarbejder Naviger via pilene, hvis du ikke kan se medarbejderen.Eller: Indtast navnet i feltet Medarbejdernavn. Klik på Filtrér.Aktive og passive brugereDu har også mulighed for udelukkende at søge blandt passive eller udelukkende blandtaktive medarbejdere:I feltet Status Vælg Aktiv eller Passiv. Klik på Filtrér.trin 5 Klik på den bruger du ønsker at redigere.19 © UNI•C, 8. juli 2012


3.1 Rediger brugerens rettighedertrin 6Siden Redigér medarbejderDu får vist, hvilke rettigheder brugeren har, og du har mulighed for at redigere brugerensrettigheder.I rollefeltet Marker de roller, som skal tildeles brugeren. Klik på Gem for at gemme ændringen.Når du foretager ændringer i brugerens rettighedsprofil, træder ændringerne i kraft næstegang, brugeren logger på Optagelse.dk. Hvis du har ændret i dine egne rettigheder ogskal arbejde videre med det samme, skal du logge af og derefter logge på igen, for at ændringenkan træde i kraft.BemærkBemærkDet er kun muligt at tildele de rettigheder, der er relevante for den pågældende institution.Det betyder, at skoler, der ikke udbyder 10 klasser, ikke har muligheden for at tildele rettighederneModtager og OpretterBrugerne kan selv rette deres navn, telefonnummer (gerne direkte nummer) og e-mail,men ikke status og rettigheder, med mindre de er Lokal brugeradministrator. Af hensyntil behovet for at kontakte de enkelte medarbejdere, anbefales det at disse oplysningerholdes opdateret.Dette gør de ved at vælge Rediger egne oplysninger på siden Administration.20 © UNI•C, 8. juli 2012


Så kan brugeren rette egne oplysninger, men ikke rettigheder.Husk at trykke Gem, når ændringerne er lavet.3.2 Inaktivering af brugereDet er praktisk at inaktivere brugere, der ikke længere er på institutionen, eller som har fået enny digital medarbejdersignatur eller NemID til erhverv med nyt serialnummer.Brugerne inaktiveres ved at give dem statussen Passiv. Det er ikke muligt at slette en brugerhelt fra institutionen.trin 1Hvis en medarbejder ikke længere er knyttet til institutionen, skal medarbejderen tildelesstatus Passiv. Status Passiv betyder, at brugeren ikke længere kan logge på Optagelse.dkI kolonnen Status Klik på Passiv. Klik på Gem for at gemme ændringen.Læg mærke til at status skifter fra Aktiv til Inaktiv.21 © UNI•C, 8. juli 2012

More magazines by this user
Similar magazines