13700 Repmøde referat offentlig 30-06-2010 - Domea

Boligorganisationen NygårdsparkenReferat fra ordinært repræsentantskabsmøde – tilrettet efter kommentarerOnsdag den 30. juni 2010 kl. 19.00I selskabslokalerne Højkær 41 BDagsorden:1 Valg af dirigent ................................................................................... 22 Godkendelse af årsberetning .............................................................. 23 Godkendelse af årsregnskab 1/1 – 31/12 2009 ................................. 64 Behandling af indkomne forslag ......................................................... 94.1 Forslag om ændring af eksisterende vedtægter fra afdelingsbestyrelsen . 94.2 Forslag om godkendelse af nye vedtægter fra organisationsbestyrelsen .. 95 Valg af formand ................................................................................ 136 Valg af næstformand ........................................................................ 137 Valg af bestyrelsesmedlemmer ......................................................... 138 Valg af revisor .................................................................................. 159 Valg af medlemmer til Domeas repræsentantskab ............................ 1510 Valg af kredsdelegerede til BL .......................................................... 1611 Eventuelt .......................................................................................... 16Repræsentantskabet består af boligorganisationens medlemmer samt 6 medlemmerfra boligafdelingen (jf. boligorganisationens vedtægter § 3, stk. 2).Deltagere fra repræsentantskabet:Jan Kollemorten, formandAnne Hartvig, næstformandLars BorgMichael Buch BarnesJohnny FlindtFinn DalhammerHenning BergenholzHanne KroghKlaus RasmussenLone WinklerDan LarsenMartin Hartvig (suppl. uden stemmeret)Leif Adamsen (Suppl. uden stemmeret,forlod mødet ved påbegyndelsenaf pkt. 4)Øvrige deltagere:Bent Michelsen, driftschef, DomeaPia Christiansen, regionsdirektør, DomeaHenrik Meden, jurist, DomeaKristine Jacobsen, regionskonsulent, Domea (Ref.)Domea – Boligcenter København, den 9. august 2010

1 Valg af dirigentRepræsentantskabet skal vælge en dirigent til at lede mødet.Herudover vælges eventuelt et stemmeudvalg, der bistår dirigenten i forbindelsemed stemmeoptællinger.Det indstilles til repræsentantskabet at vælge dirigent og eventuelt stemmeudvalg.Referat: Bent Michelsen fra Domea blev valgt som dirigent. Han takkedefor valget og konstaterede, at mødet var lovligt indvarslet, at dagsordenenlevede op til vedtægterne samt at mødet var beslutningsdygtigt.2 Godkendelse af årsberetningAflæggelse af bestyrelsens årsberetning – herunder om forretningsførelsen – fordet senest forløbne år.Det indstilles til repræsentantskabet at godkende bestyrelsens årsberetning.Referat: Jan Kollemorten fremlagde bestyrelsens årsberetning:”Lad det være sagt med det samme; vi er på vej ud af den mestturbulente periode i Nygårdsparkens nyere historie. Vi har skiftetadministrationsselskab og har haft stort fokus på at løfteadministrationen af selskabet, men desværre har kontroverserog klagesager også kostet mange kræfter.Siden sidst har vi haft administrationen af Nygårdsparken i offentliglicitation.Ved denne licitation kom seks administrationsselskaber i betragtningog opgaven for organisationsbestyrelsen var blandtdem at finde det for Nygårdsparken mest fordelagtige tilbud.Blandt de prækvalificerede administrationsselskaber var voresgamle administrator Almenbo, der igen gik i Klagenævnet forudbud med et krav om at få udbuddet annulleret. Denne klagefik dog ikke opsættende virkning på udbuddet og udbuddet blevgennemført.Klagenævnets afgørelse er kommet her i foråret 2010, og denfaldt ud til fordel for Boligorganisationen Nygårdsparken, vi blevdog pålagt at betale 10.000 kr. til Almenbo, idet Ankenævnetfandt, at Lejerbo kunne have haft fordele i forbindelse med udbuddet.Ingen af parterne ønsker at gå videre med afgørelsen.Formålet med udbuddet var at finde det for Nygårdsparken mestfordelagtige tilbud og organisationsbestyrelsen gennemgiksamtlige tilbud særdeles grundigt, inden valget faldt på Domea.Aftalen løber over fire år med option på endnu et år. Med denneSide 2 af 17

aftale sparer vi ca. 500.000 kr. om året, dvs. såfremt aftalen løbertiden ud, har Nygårdsparken sparet ca. 2,5 millioner kroner.D. 4. januar forsøgte afdelingsbestyrelsen at vælge et nyt repræsentantskabog en ny organisationsbestyrelse, med dendagsorden, at det nye repræsentantskab omgående skulle indsætteAlmenbo som administrator.Organisationsbestyrelsen valgte at gå til Beboerklagenævnet iBrøndby Kommune for at få afgjort, hvilket af de nu to repræsentantskaberog to organisationsbestyrelser, der tegnede selskabet.Domea havde overtaget administrationen pr. 1. januar 2010 ogstod i en vanskelig situation, det er vanskeligt for en administratorat servicere har to bestyrelser for en organisation, når mansamtidig ikke er ønsket som administrator hos den ene.Vi fik for en periode en “låst situation” hvor Domea gik påknivsæggen, men takket været tilbageholdenhed fra begge organisationsbestyrelsergik det endda.Beboerklagenævnets afgørelse faldt ud til fordel for de alleredesiddende forsamlinger.Udover hvad der ovenfor er nævnt, har der i foråret og forsommeren2010 været flere klagesager for organisationsbestyrelsenat arbejde med.Dette drejer om en sag, vi har haft forelagt Tilsynet med almeneboliger, vedrørende indkøb af træ foretaget af afdelingsbestyrelsen.Her finder Tilsynet ikke hjemmel til at afdelingsbestyrelsenpå egen hånd kan indgå aftaler eller handler.Vi har ligeledes modtaget en regning fra Kuben på rådgivning givettil afdelingsbestyrelsen. Denne regning er det lykkes Domeaat få halveret med henvisning til, at Kuben har handlet forkertved at indgå en aftale med afdelingsbestyrelsen.Endelig har vi modtaget afregning på advokathonorar fra Advodanpå ydelser, som vi ikke umiddelbart mener at have forpligtetos til, og Nygårdsparkens advokat har derfor bedt Advodan omat redegøre for forholdet og indbragt sagen for Advokatklagenævnet.Det forløb har ikke blot lagt beslag på de mentale kræfter hosorganisationsbestyrelsen, det har også kostet økonomiske ressourcer.Indtil videre mere end 370.000 kr., og den sidste regninger sandsynligvis ikke set endnu.Som status er lige nu, er de sidste efterdønninger af forløbet iform af ovennævnte sager forhåbentligt snart afsluttet. Organi-Side 3 af 17

sationsbestyrelsen ser frem til dette, så vi igen kan fokusere påen positiv udvikling af Boligorganisationen Nygårdsparken.Som nævnt tog Domea over som administrationsselskab 1. januar2010. Der er ingen tvivl om, at vi dermed har fået en dygtigog effektiv administration som fuldt ud kan leve op til de opgaverog krav, som kommer til almene boliger nu og i fremtiden.Det er bestyrelsens opfattelse at beboerne ligeledes er glade ogtilfredse med Domea.Nygårdsparken skylder BL, specielt Claus Pedersen og BjarneZetterström, tak for hjælp og støtte i den forløbne periode. Dethar været lærerigt at få lov til at være med i et EU -udbud.Vores administrator gennem 2009, Lejerbo, og Kurt Kristensenskylder vi tak, vi har fået en ordentlig behandling hele vejenigennem, også selvom vi forlod dem.Domea vores nye administrationsselskab skal også have tak, Ividste ikke hvad I gik ind til, men I har klaret det fantastisk. Deter tydeligt, at I først og fremmest arbejder for beboerne, det gøros fortrøstningsfulde.Afslutningsvis vil jeg gerne takke medlemmerne af organisationsbestyrelsen,suppleanter og repræsentantskab for den forløbneperiode 2009-2010.Alle ønskes en god sommer.”Henning Bergenholz bemærkede, at formanden gik meget hurtigt henover udgiften på 370.000 kr. til advokatregninger og rådgivning. Det bemærkedesvidere, at det er organisationsbestyrelsen, der egenhændigthar bestilt de ydelser, uden at tale med repræsentantskabet om det, ogat afdelingsbestyrelsen ikke har haft noget med udgiften at gøre.Jan Kollemorten svarede, at han har en udtalelse fra en advokat om, atafdelingsbestyrelsen og Almenbo har samarbejdet om at få udbuddetstandset. Udgiften udspringer af, at Almenbo har anlagt en række sager,så organisationsbestyrelsen har måttet hyre juridisk bistand til at håndtere.Jan Kollemorten mente således, at afdelingsbestyrelsen har været medvirkendetil at regningen er blevet så stor.Jan Kollemorten spurgte Henning Bergenholz, om han ville fastholde, atder aldrig har været samarbejde mellem afdelingsbestyrelsen og Almenbo.Henning Bergenholz svarede, at det havde han aldrig sagt, og protesteredemod at Jan Kollemorten forsøgte at tørre regningen af på afdelingsbestyrelsen.Side 4 af 17

Jan Kollemorten udbad sig et svar fra Henning Bergenholz på hvorvidtdet var korrekt, at afdelingsbestyrelsen og Almenbo har samarbejdet omat standse et lovligt EU-udbud samt samarbejdet om at Almenbo skulleovertage administrationen trods lovligt indgået kontrakt med anden part.Jan Kollemorten anførte, at det koster at få en advokat til at tilbagevisesagerne og at boligorganisationen ikke ville have haft de advokatregninger,hvis ikke afdelingsbestyrelsen havde prøvet at omgås reglerne. Derformente Jan Kollemorten, at det var forkert at påstå, at organisationsbestyrelsenhavde smidt 370.000 kr. ud på ingenting.Henning Bergenholz bemærkede, at det undrede ham, at organisationsbestyrelsenhavde haft brug for advokater til hjælp, når nu Jan Kollemortenvar så klog.Jan Kollemorten fandt denne bemærkning useriøs.Lone Winkler mente, at det var organisationsbestyrelsen, der havde optrådtuseriøst i ikke at ville gå af, selvom beboerne ville have Almenbosom administratorer. Hun mente endvidere, at organisationsbestyrelsenhavde siddet beboernes ønske og valg overhørigt, da de blev stemt ud iseptember 2008.Lars Borg bemærkede, at han sammen med den øvrige organisationsbestyrelsevar blevet pålagt af det daværende repræsentantskab at gennemføreet EU-udbud på administration, da det daværende repræsentantskabikke kunne nå til enighed om at fusionere med Brøndby Boligselskab.I den forbindelse blev der indgået en muligvis tvivlsom midlertidigkontrakt med Lejerbo.Lars Borg bemærkede videre, at når en afdelingsbestyrelse bliver væltet,er der intet der tilsiger, at repræsentantskabet er blevet væltet, eller attidligere trufne beslutninger skal omgøres. Organisationsbestyrelsenfortsatte altså med at gennemføre den opgave, man var blevet pålagt.Videre bemærkede Lars Borg, at han, sammen med den øvrige organisationsbestyrelse,i sommeren 2009 fik et brev fra Advodan om, at han villeblive stillet personligt ansvarlig for de regninger, der forelå pga. ulovligtindgået aftale med Lejerbo, på trods af, at han som organisationsbestyrelsesmedlemhar lov til at indgå et EU-udbud. Det var først på daværendetidspunkt, at organisationsbestyrelsen følte sig nødsaget til at inddrageen advokat.Slutteligt opfordrede Lars Borg til, at man stoppede med mudderkastningenog så fremad.Henning Bergenholz begærede punktet lukket.Jan Kollemorten udbad sig en orientering fra afdelingsbestyrelsen omden sag, organisationsbestyrelsen havde fremlagt for tilsynsmyndighedeni Brøndby Kommune vedrørende afdelingsbestyrelsens indkøb aftræ. Blandt andet ønskede Jan Kollemorten redegjort for, hvorfor man ibestyrelsen havde valgt at indkøbe en så dyr træsort, som han fandt vartilfældet.Henning Bergenholz redegjorde for, at man i afdelingsbestyrelsen havdehaft to muligheder, og af disse havde valgt den billigste og mest vedligeholdelsesfri.I øvrigt mente Henning Bergenholz at afgørelsen fra Brøndby Kommuneskulle tolkes som et frafald af kritikpunkterne i sagen.Side 5 af 17

Martin Hartvig bemærkede, at han havde fundet den samme træsort billigere.Henning Bergenholz svarede, at afdelingsbestyrelsen havde indhentetkontroltilbud og taget det billigste.Jan Kollemorten ønskede svar på, hvorfor afdelingsbestyrelsen havdeforetaget indkøbet uden om administrationen.Henning Bergenholz svarede, at man havde været i kontakt med Lejerbo.Jan Kollemorten ønskede derudover svar på, hvorfor man havde valgt atkøbe hos en forhandler i Jylland og få træet fragtet, når der lå mangetrælasthandlere i nærheden.Henning Bergenholz svarede hertil, at fragten havde været gratis.Jan Kollemorten konstaterede, at afdelingsbestyrelsen var imod ham,alene af den grund at han ikke brød sig om Almenbo.Hanne Krogh bemærkede, at ikke alle så ens på det og bakkede op omhenstillingen fra andre repræsentantskabsmedlemmer om at ophøre medmudderkastningen.Jan Kollemorten beklagede, at han havde omfattet hele afdelingsbestyrelseni sin bemærkning.Jan Kollemorten ønskede Henning Bergenholz’ kommentar til, at direktørenfor Almenbo foran Klagenævnet for udbud angiveligt skulle have udtalt,at Almenbos tilbud på administrationen af Nygårdsparken var afgivetpå skrømt.Henning Bergenholz svarede, at han ikke kunne indestå for, hvad direktørenfor Alembo havde sagt.Lars Borg konstaterede, at alt dette nu var fortid.Dirigenten skar på dette tidspunkt igennem og forhørte sig hos repræsentantskabetom man kunne tage organisationsbestyrelsens beretningtil efterretning.Beretningen blev taget til efterretning med 9 stemmer for og 2 imod.3 Godkendelse af årsregnskab 1/1 – 31/12 2009Boligorganisationens samt afdelingens årsregnskab godkendes endeligt af repræsentantskabet.Regnskabet vedlægges som bilag 2Det indstilles til repræsentantskabet at godkende boligorganisationens årsregnskabfor perioden 1/1 – 31/12-2009.Referat: Pia Christiansen redegjorde for Boligorganisationen Nygårdsparkensårsregnskab 2009 samt budget 2010 modtaget fra Lejerbo. DetSide 6 af 17

ser ganske fornuftigt ud, med et lille underskud på 196.767 kr., der skyldeskontorholdudgifter på baggrund af de sager, som netop var blevetdiskuteret under bestyrelsens beretning. Underskuddet dækkes af egenkapitalen.Dispositionsfonden var pr. 31/12/2009 på 2.305.000 kr., dette mentePia Christiansen ikke var svimlende, men det så fint ud.Pia Christiansen bemærkede videre at udgifterne til forretningsførelse i2010 ville blive lavere samt at forrentningen ville blive anderledes.Jan Kollemorten ønskede at vide mere præcist, hvad underskuddetskyldtes.Pia Christiansen svarede, at det var konteret kontorhold.Jan Kollemorten spurgte, om dette var advokatudgifter, og dette bekræftedePia Christiansen.Regnskabet for Boligorganisationen Nygårdsparken 2009 inkl. budget2010 blev enstemmigt godkendt af repræsentantskabet.Pia Christiansen fortsatte med at fremlægge årsregnskab 2009 inkl. budget2010 for afdeling Nygårdsparken og bemærkede indledningsvist, atder var grund til bekymring.På de faste udgifter var der en klar overskridelse på ejendomsskatter påca. 300.000 kr. Pia Christiansen var usikker på, om dette ikke skyldtes,at man ikke havde nået at få den procentvise opskrivning med fraBrøndby Kommune.Derudover var der små budgetoverskridelser på vand, renovation og forsikringer,der tilsammen gav en overskridelse på 100.000 kr.Pia Christiansen fortsatte med de variable udgifter, hvor der på kto. 114,renholdelse, og kto. 115, almindelig vedligeholdelse, var samlede overskridelserpå over 400.000 kr. I og med at Domea ikke havde været medinde over i 2009, var det ikke muligt for Pia Christiansen at sige, hvadder nøjagtigt var sket.Pia Christiansen henledte derudover opmærksomheden på, at der varbrugt 884.239 på istandsættelse ved fraflytning. Dermed var alle henlæggelserbrugt og mere til, og det var bekymrende. Der var nu underskudpå kontoen.I alt gav regnskabet et underskud på i alt 1,1 mio. kr., hvilket ledte til etakkumuleret merforbrug på 1.452.073 kr.Johnny Flindt ønskede at vide hvad kto. 119, diverse udgifter, dækkedeover.Pia Christiansen svarede, at det var afdelingsbestyrelsens konto, derbl.a. dækkede abonnement på beboerbladet, afdelingsfester, advokatomkostninger.Johnny Flindt ønskede at vide hvad 15.000 kr. i honorar dækkede over.Pia Christiansen måtte her henvise til afdelingsbestyrelsen idet hun ikkevar klar over det.Side 7 af 17

Da Domea ikke har modtaget relevante bilag fra tidligere administrator,er det pt. ikke muligt at specificere overskridelserne nærmere. Det fremgårdog af referater af møder mellem afdelingsbestyrelsen og ejendomsinspektørenat man løbende har forsøgt at holde udgifterne nede.Dette blev godtaget af forsamlingen.Årsregnskabet 2009 samt budget 2010 for afdeling Nygårdsparken blevenstemmigt godkendt.4 Behandling af indkomne forslagFølgende forslag er indkommet til behandling på mødet:4.1 Forslag om ændring af eksisterende vedtægter fra afdelingsbestyrelsenForslag til ændringer i eksisterende vedtægter fra afdelingsbestyrelsen vedlagt.Eftersendt dagsordenen er et forslag om uddybning og afstemning af de eksisterendevedtægters § 9, stk. 4.4.2 Forslag om godkendelse af nye vedtægter fra organisationsbestyrelsenPå baggrund af lov nr. 208 om nye regler for almene boligselskaber pr. 1. januar2010 og Socialministeriets bekendtgørelse nr. 506 af 10. maj 2010 om ændringaf bekendtgørelse om drift af almene boliger m.v. har Domea udarbejdet vedlagteforslag til vedtægtsrevision. Alle tilføjelser/ændringer er markeret med understregning.Referat: Henrik Meden bemærkede, at de eksisterende vedtægter ikkelever op til nuværende regler. Dvs. at hverken repræsentantskabet ellerDomea kan læse ud af vedtægterne, hvilke regler, der rent faktisk gælder.Henrik Meden opfordrede derfor til at indstille til afdelingsmødet, atvedtage nye vedtægter med udgangspunkt i forslaget udarbejdet af Domeatilrettet med de fremlagte ændringsforslag.Henning Bergenholz anførte, at han gerne ville starte med punktet omuddybning og afstemning af § 9, stk. 4.Pia Christiansen bemærkede, at hvis Henning Bergenholz ønskede at vide,om repræsentantskabet med baggrund i § 9, stk. 4 kan afsætte densiddende organisationsbestyrelse, så var dette muligt.Henning Bergenholz bad derefter den siddende bestyrelse om at gå af.Dirigenten forespurgte, om Henning Bergenholz stillede et mistillidsvotumtil den siddende organisationsbestyrelse. Dette bekræftede HenningBergenholz.Lars Borg ønskede en afklaring af, om repræsentantskabet stadig villevære beslutningsdygtigt i tilfælde af at organisationsbestyrelsen gik.Side 9 af 17

Dirigenten mente, at dette ville være tilfældet, da det så foreløbigt blotville betyde, at hele organisationsbestyrelsen på nær den kommunaltudpegede repræsentant ville være på valg senere på mødet.Henning Bergenholz anførte, at man i så fald ikke er beboervalgt og ikkehar noget mandat.Lars Borg anførte, at han var valgt til organisationsbestyrelsen af repræsentantskabetefter først at være blevet valgt af beboerne og at han derforstadig mente, at han havde mandat fra beboerne til at sidde i repræsentantskabet.Michael Buch Barnes, Martin Hartvig og Pia Christiansen blev foreslåetsom stemmeudvalg og godkendt af forsamlingen.Stemmesedler blev delt rundt og dirigenten bad de stemmeberettigedeom at stemme enten for et mistillidsvotum eller imod et mistillidsvotum.Dirigenten sikrede sig, at der ikke var tvivl om hvorledes afstemningenskulle foregå, og man gik derefter til afstemningen.Resultatet af afstemningen blev 6 stemmer for et mistillidsvotum, 4stemmer imod et mistillidsvotum og 1 blank stemme.Dirigenten bemærkede, at dette betød, at Boligorganisationen Nygårdsparkenpt. ikke havde nogen organisationsbestyrelsesmedlemmer udoverMichael Buch Barnes, det kommunalt udpegede medlem.Dirigenten spurgte, om Henning Bergenholz var tilfreds med afklaringenaf vedtægternes § 9, stk. 4, og om mødet kunne fortsætte i henhold tildagsordenen. Dette var Henning Bergenholz indstillet på.Afdelingsbestyrelsen omdelte vedtægter med de allerede fremsendteændringsforslag indarbejdet.Dette omdelte dokument ville Lars Borg ikke tage stilling til, da han ikkehavde haft forudgående lejlighed til at gennemlæse dette.Michael Buch Barnes ville heller ikke forholde sig til det omdelte, menblot til det, der var udsendt forud for mødet.Henrik Meden bad forslagsstiller Henning Bergenholz om at uddybe, hvadhan mente med det første forslagspunkt vedr. fusion.Henning Bergenholz uddybede, at det skulle forstås som, at samtlige beboereskulle tildeles en skriftlig stemme og at 2/3 skulle stemme for, føren fusion kunne gennemføres.Lars Borg bad om en klarlæggelse af, om det skulle være 2/3 af samtligeberettigede stemmer eller 2/3 af afgivne stemmer.Henning Bergenholz præciserede, at det skulle være 2/3 af samtlige berettigedestemmer, altså en urafstemning.Dirigenten foreslog, at da det stillede forslagspunkt ikke forelå som entydigtpå dette område, skulle man nu blot stemme om hvorvidt forsamlingenmente, at var en god idé at spørge beboerne om fusion på en urafstemning,hvorefter juristen kunne udarbejde et forslag til præcis formu-Side 10 af 17

lering, som repræsentantskabsmødet senere kunne mødes og stemmeom.Dette forslag om at stemme om princippet nu og den endelige formuleringsenere tilsluttede forsamlingen sig.Ligeledes tilsluttede alle sig, at beboerne ved fusioner fremover skullehøres ved urafstemning.Pia Christiansen bemærkede, at selv hvis repræsentantskabsmødet pådenne måde tog stilling til samtlige af afdelingsbestyrelsens fremsatteændringsforslag, ville boligorganisationens vedtægter stadig ikke værelovlige ifølge gældende regler.Jan Kollemorten foreslog, at man skulle tage udgangspunkt i de lovligevedtægter udarbejdet af Domea og tilrette disse.Dette tilsluttede Henning Bergenholz sig.Lars Borg var enig med Jan Kollemorten og Henning Bergenholz.Med hensyn til næste forslagspunkt konstaterede Henrik Meden, at denønskede ændring i de eksisterende vedtægters § 3, stk. 2 ville være istrid med lovgivningen.Jan Kollemorten foreslog, at man stoppede med at justere i forhold til deeksisterende vedtægter og nedsatte et udvalg, der skulle arbejde videremed at få de ønskede ændringer tilpasset det nye vedtægtsforslag.Dirigenten anførte, at dette krævede, at Henning Bergenholz trak forslagetom ændringer i de eksisterende vedtægter tilbage.Dette gjorde Henning Bergenholz.Michael Buch Barnes opfordrede til, at mødet godkendte de nye standardvedtægter,således at boligorganisationen var indstillet på at derskulle være lovlige gældende vedtægter. Derefter kunne man så laveændringsforslag og fremlægge nye vedtægter på afdelingsmødet.Dan Larsen forespurgte, om det var nødvendigt ifølge loven at have enorganisationsbestyrelse.Henrik Meden svarede, at det var det.Hanne Krogh spurgte, om det er nødvendigt at have alle tre instanser –repræsentantskab, organisationsbestyrelse og afdelingsbestyrelse.Lars Borg mente, at man kan vælge ikke at have en afdelingsbestyrelse.Dette var Henrik Meden enig i.Dirigenten henledte forsamlingens opmærksomhed på, at der havde indsnegetsig en fejl i det af Domea udarbejdede vedtægtsforslag. I § 6 stk.2 skulle der stå ”6 repræsentanter for hver afdeling” i stedet for 5, daflertallet af repræsentantskabsmedlemmerne fremover skal være valgtpå afdelingsmødet.Side 11 af 17

Henning Bergenholz mente ikke at have tilstrækkelig forhåndsviden omdet forud for mødet udsendte forslag til nye standardvedtægter til at hankunne vedtage dem.Lars Borg bemærkede, at han personligt havde stor respekt for det arbejde,der var lagt bag forslaget til nye standardvedtægter, selvom handesværre ikke havde været med i arbejdet.Lars Borg havde tidligere brugt lang tid på at sætte sig ind i, hvad der ergældende lov, og forhørt sig hos en jurist og kunne på den baggrundbakke op om forslaget fra Domea til nye vedtægter.Lars Borg foreslog, at man derfor skulle blive enige om at tage udgangspunkti det fremsendte forslag og lave ændringer ud fra dette, og at mannedsatte et udvalg til at inkorporere de af Henning Bergenholz’ fremsatteforslag, der var mulige ifølge gældende lovgivning.Michael Buch Barnes rådede repræsentantskabet til at tage en jurist ogen referent med i vedtægtsudvalget, og at man i øvrigt skulle have forslagetklar til forelæggelse for afdelingsmødet i september.Henning Bergenholz understregede, at han trak sit forslag på betingelseaf, at det af afdelingsbestyrelsen omdelte vedtægtsforslag samt de indsendteændringspunkter indgik i vedtægtsudvalgets arbejde.Pia Christiansen gjorde opmærksom på, at en jurist og referent fra Domeaville blive afregnet efter medgået tid.Jan Kollemorten foreslog at kommunen i stedet kunne hjælpe med enjurist.Anne Hartvig mente ikke, at kommunen havde ressourcerne eller niveauettil dette arbejde.Michael Buch Barnes mente, at man skulle bruge Domeas jurist, da Domeahidtil havde vist sig som en dygtig administrator, der tillige på forhåndkendte Nygårdsparken og vedtægtsforslaget.Hanne Krogh mente, at man skulle undlade en referent for at spare lidtpå regningen og at en af udvalgets medlemmer kunne fungere som referent.Anne Hartvig mente, at udvalget kunne starte med at udarbejde et forslagog derefter bede juristen se på dette, for at spare på udgifterne tiljurist.Dirigenten spurgte, om forsamlingen var enige om at lade et udvalg arbejdevidere med forslag, der derefter ville blive sendt til Henrik Medentil juridisk gennemgang.Dette var der enighed om i forsamlingen.Jan Kollemorten foreslog, at man afventede nedsættelse af et udvalg tilefter afholdelse af valgproceduren.Dirigenten spurgte, om nogen var imod dette, det var ikke tilfældet.Side 12 af 17

5 Valg af formandRepræsentantskabet har tidligere besluttet, at formanden for organisationsbestyrelsenvælges direkte af repræsentantskabet.Det indstilles, at repræsentantskabet tager orienteringen til efterretning.Referat: Repræsentantskabet tog orientering til efterretning.6 Valg af næstformandRepræsentantskabet har tidligere besluttet, at næstformand for organisationsbestyrelsenvælges direkte af repræsentantskabet. Næstformanden vælges for 2 år.Det indstilles, at repræsentantskabet vælger/genvælger næstformand for organisationsbestyrelsenfor 2 år.Referat: Repræsentantskabet tog orientering til efterretning.7 Valg af bestyrelsesmedlemmerOrganisationsbestyrelsen består af 5 medlemmer. Formand, næstformand ogyderligere 2 bestyrelsesmedlem vælges af repræsentantskabet, mens 1 medlemudpeges af Brøndby kommune.Brøndby kommune har udpeget Michael Buch Barnes til bestyrelsen for perioden1. januar 2010 til 31. december 2013.Forud for repræsentantskabsmødet har bestyrelsen følgende sammensætning:Navn Post Valg af Valgt indtilJan Kollemorten Formand Repræsentantskab 2011Johnny Flindt Medlem Repræsentantskab 2011Lars Borg Medlem Repræsentantskab 2010Anne Hartvig Medlem Repræsentantskab 2010Michael Buch Barnes Medlem Kommunen 2013Johnny Hansen Suppleant Organisationsbestyrelsen 2010Martin Hartvig Suppleant Organisationsbestyrelsen 2010Med Domea som forretningsfører.Det indstilles, at repræsentantskabet vælger/genvælger 2 bestyrelsesmedlemmertil organisationsbestyrelsen for 2 år, samt eventuelt 2 suppleanter.Referat: Dirigenten påpegede, at kun Michael Buch Barnes, der er udpegetaf kommunen, ikke var på valg og at der altså skulle vælges 4 bestyrelsesmedlemmer.Side 13 af 17

Lars Borg spurgte, om det var korrekt forstået, at repræsentantskabetogså efter mødet uanset udfaldet af valget ville bestå af afdelingsbestyrelsensamt Michael Buch Barnes, Jan Kollemorten og Johnny Flindt.Dirigenten bemærkede, at dette ikke ville være tilfældet. Der ville blivetomme pladser, hvor nye medlemmer skulle stemmes ind på afdelingsmødet.Jan Kollemorten mente, at der ville være 4 tomme pladser i repræsentantskabet.Pia Christiansen bemærkede, at repræsentantskabet skulle bestå af afdelingsbestyrelsenpå 6 beboervalgte personer plus 5. Af disse resterende5 var det kun Michael Buch Barnes, der ikke var på valg efter mistillidsvotumet.Dirigenten bemærkede, at de 4, der havde fået mistillidsvotum godt kunnestille op igen.Jan Kollemorten bemærkede, at det vist ikke tjente noget formål, nårrepræsentantskabet netop havde stemt dem ud.Martin Hartvig bemærkede, at det ikke var sikkert, at det var alle medlemmeraf den udstemte organisationsbestyrelse, som der var mistillidtil.Jan Kollemorten bad om en timeout på 5 minutter til lige at mødes i enrummed de øvrige tre afgåede organisationsbestyrelsesmedlemmersamt suppleanten.Dette blev bevilliget og repræsentantskabsmødet blev suspenderet i 5minutter.Da timeouten var overstået, bad dirigenten om at få opstillet 4 kandidatertil organisationsbestyrelsen.Lone Winkler, Henning Bergenholz, Klaus Rasmussen og Dan Larsen blevopstillet.Anne Hartvig ønskede opklaret hvad der ville ske med de ledige pladser,der ville blive I repræsentantskabet, da 3 af de 4 opstillede nu gik fra atvære afdelingsvalgte til at være valgt af repræsentantskabet.Dirigenten anførte, at så måtte de tre suppleanter til repræsentantskabettræde til indtil der kunne vælges nye repræsentantskabsmedlemmer ogsuppleanter for disse på afdelingsmødet.Det viste sig, at én suppleant allerede var i brug.Lars Borg bemærkede, at han var valgt som 2. suppleant til repræsentantskabet.Dette stillede Henning Bergenholz sig uforstående overfor.Dirigenten spurgte forsamlingen, om der var flere kandidater til organisationsbestyrelsen.Side 14 af 17

Dette var ikke tilfældet.Lone Winkler, Henning Bergenholz, Klaus Rasmussen og Dan Larsen blevdermed valgt som ny organisationsbestyrelse sammen med Michael BuchBarnes.Lars Borg forespurgte dirigenten, om de 4, der ikke længere var med,måtte forlade mødet.Dette gav dirigenten lov til.Lars Borg, Jan Kollemorten, Anne Hartvig og Johnny Flindt forlod dereftermødet.Dirigenten foreslog, at formanden blev valgt for to år (på valg 2012) ognæstformanden for et år (på valg i 2011).Henning Bergenholz blev opstillet som formand for organisationsbestyrelsenog valgt uden modkandidater.Lone Winkler blev opstillet som næstformand for organisationsbestyrelsenog valgt uden modkandidater.Michael Buch Barnes bemærkede, at det ville være klogt af den nye bestyrelseat invitere nogle af de afgåede bestyrelsesmedlemmer til at deltagei arbejdet med.Pia Christiansen efterlyste en opdateret liste over, hvem der nu var med irepræsentantskabet når der blev gjort brug af suppleanter osv.8 Valg af revisorRevisor er på valg hvert år og genvalg kan ske. Statsautoriseret Revisionspartnerselskaber p.t. revisor.Organisationsbestyrelsen indstiller at BDO Statsautoriseret Revisionsaktieselskabny vælges som revisor.BDO Statsautoriseret Revisionsaktieselskab er Domeas faste samarbejdspartnermed henblik på revision af boligorganisationerne. BDO vandt seneste udbud afopgaven på prisbillighed og kender tillige arbejdsgangene omkring opgaven.Standardpriserne i Domeas ydelseskatalog forudsætter således, at Domeas fastesamarbejdspartner vælges som revisor.Det indstilles, at repræsentantskabet at vælger BDO Statsautoriseret Revisionsaktieselskabsom revisor for indeværende regnskabsår.Referat: BDO Statsautoriseret Revisionsaktieselskab blev enstemmigtnyvalgt som revisor.9 Valg af medlemmer til Domeas repræsentantskabSide 15 af 17

De administrerede boligselskaber kan til Domeas repræsentantskab vælge énrepræsentant for hver påbegyndt 200 lejemålsenheder i drift – dog maksimalt 7repræsentanter. Der vælges blandt bestyrelsens medlemmer og mindst én repræsentantskal være beboervalgt.Nygårdsparken Boligselskab kan vælge op til 3 repræsentanter.Repræsentantskabet kan beslutte, at organisationsbestyrelsen selv udpeger repræsentanterneaf sin midte.Det indstilles, at repræsentantskabet vælger op til 3 medlemmer til Domeas repræsentantskabfor 1 år eller overlader til organisationsbestyrelsen at udpegerepræsentanterne af sin midte.Referat: Beslutningen udsættes til repræsentantskabet atter er fuldtalligt.10 Valg af kredsdelegerede til BLBL’s kredsarbejde er åbent for alle afdelings- og organisationsbestyrelsesmedlemmer,men det er kun de valgte/udpegede delegerede, der er opstillings- ogstemmeberettigede på BL’s kredsvalgmøder. I henhold til BL’s vedtægter kanboligorganisationen vælge/udpege 2 kredsdelegerede pr. påbegyndt antal af 500boliger i kredsen.Boligselskabet Nygårdsparken kan vælge op til 2 delegerede.Repræsentantskabet kan beslutte, at organisationsbestyrelsen vælge de delegerede.Det indstilles, at repræsentantskabet vælger op til 2 kredsdelegerede for 1 åreller overlader til organisationsbestyrelsen at vælge de delegerede.Referat: Beslutningen udsættes til repræsentantskabet atter er fuldtalligt.11 EventueltReferat: Henning Bergenholz orienterede om, at man dagen efter skullehave møde med driftschef Mona Bojko fra Domea vedr. faldstammeprojekt.Pia Christiansen bemærkede, at sagen var blevet fremstillet for organisationsbestyrelsen,og at denne havde godkendt eventuelt at dække de480.000 kr., hvilket betød at projektet kunne sættes i gang.Pia Christiansen foreslog at Domea skulle udsende forslag til mødeplanlægning.Dan Larsen bemærkede at der ikke skulle planlægges møder for organisationsbestyrelsen.Pia Christiansen understregede, at man ikke lovligt kunne slippe for athave en organisationsbestyrelse.Side 16 af 17

Hanne Krogh forespurgte, om man kunne invitere repræsentantskabetmed til organisationsbestyrelsesmødet.Pia Christiansen svarede, at dette kunne man godt, det ville dog formeltset blive som observatører uden stemmeret.Michael Buch Barnes understregede, at der skal være en organisationsbestyrelse,der er ansvarlig for afdelingens økonomi, og at man blivernødt til at operere ud fra, at der skal være mulighed for at varetage detteforsvarligt. Han foreslog derfor, at der blev afholdt organisationsbestyrelsesmødeen gang i kvartalet.Pia Christiansen ville forsøge at få planlagt det første møde til lige efterafdelingsmødet, dvs. i perioden fra slutningen af september til midten afoktober.Der blev nedsat et vedtægtsudvalg bestående af Henning Bergenholz,Dan Larsen og Klaus Rasmussen.Hanne Krogh foreslog, at man skulle bede Anne Hartvig og Lars Borg omat deltage.Pia Christiansen lovede, at Domea ville fremsende notat fra juristen vedr.vedtægtsændringer snarest.Det blev kort diskuteret at afvikle afdelingsbestyrelsen.Lone Winkler ønskede en forklaring på, at der stod ”afdelingerne” i vedtægterne,når der i Nygårdsparken kun er én afdeling.Dirigenten påpegede at formålet med boligorganisationen ifølge vedtægternebl.a. var at opføre boliger, og dette skal resten af vedtægterne tagehøjde for.Mødetidspunkt for vedtægtsudvalg blev bestemt til d. 20. juli klokken18.30.Herefter konstaterede dirigenten, at der ikke var yderligere indlæg undereventuelt og erklærede mødet for afsluttet.København d. 22.07.2010________________________________Bent Michelsen, dirigentBrøndby d.________________________________Henning Bergenholz, formand for repræsentantskabetSide 17 af 17