EXPENSE MANAGEMENT - Continia

CONTINIAEXPENSEMANAGEMENTLeveret af TRAVEL-XFACTSHEET

Continia Expense Managementtil Microsoft Dynamics AX, NAV og C5FORDELE> Web/hostet løsning – kræver ingenteknisk vedligeholdelse.> Automatisk import af kreditkorttransaktioner,brobizz og benzinkort.En Continia Expense Management løsning leveres i samarbejdemed Travel-X fra den danske virksomhed, ZeBon, via din forhandleraf Microsoft Dynamics AX, NAV eller C5. Dermed opnårdu et optimalt sammenspil mellem dit nye rejseafregningssystemog dit økonomisystem.> Integration med Microsoft DynamicsAX, NAV eller C5.> Integration med rejsebureau.> Alle rejseomkostninger samlesét sted.> Standard løsning - nem opgraderingog support.> Brugervenligt interface> Medarbejdere kan aflevere kompletrejseafregning blot ved at haveadgang til internettet> Kort tilbagebetalingstid (ROI) -typisk under 10 måneder!> Kort implementeringstid -typisk 2 til 8 uger!I en tid, hvor flere og flere udgifter håndteresvia kreditkortkøb over internettetog rejseaktiviteterne stiger blandt kollegerne,så bliver det ikke nemmere atholde styr på de medfølgende udgifter– og få dem registreret, godkendt og tilsidst bogført i dit Microsoft Dynamicsøkonomisystem.Continia Expense Management gør det letfor både kollegaer og bogholderiet. Vedhjælp af en web browser kan medarbejderefå overblik over deres aktiviteter, vedhæftebilag (eventuelt via et billede fra sin smartphone),sende dem til godkendelse – klar tilvidere behandling.Integration til både Microsoft Dynamics AX,NAV og C5 sikrer at medarbejdere har mulighedfor at påføre et kontonummer og dimensionertil de aktuelle udgiftsposter. Eftergodkendelse af posterne, kan de overførestil bogføring direkte i dit økonomisystem.Sådan fungerer detContinia Expense Management er en hostetonline løsning, som hver enkelt medarbejdertilgår via deres web browser. Herfra kan duarbejde med to begreber: Rejseafregning ogrejseplanlægning:CONTINIAEXPENSEMANAGEMENTLeveret af TRAVEL-Xwww.continia.dk

Continia Expense Managementtil Microsoft Dynamics AX, NAV og C5RejseafregningUdlæggeneregistreres. Hvisman anvender etkreditkort indlæsestransaktionerneautomatisk,og der laves enforhåndskontering.Kontantudlæggeneregistreresmanueltpå en nem ogenkel måde.Hvis man harudenlandskeudlæg registreresvalutaen ogkursen hentesautomatisk fraøkonomisystemeteller direkte frainternettet.Bilag kanenten scanneseller man kan anvendesin mobiltil at tage billederaf bilagene ogsende dem viamail.RejseafregningRejseafregningen er normalt en tidskrævendeopgave. Med Continia Expense Managementer halvdelen af afregningsarbejdetallerede udført på forhånd, når rejsenslutter. Komplicerede beregninger sker påsekunder, og afregningen er nem at danneog overføre til økonomi- og lønsystemet.Samtidig giver systemet den rejsende etsolidt overblik over udlæg, som ikke erafregnet.OmkostningsbilagAlle rejsens omkostninger registreres ogafregnes uanset betalingsform. Samlederegninger så som hotelregninger kan opdelespå et ubegrænset antal omkostningsarter.Alle rejsens samlede omkostningerregistreres uanset betalingsform.KreditkortMed kreditkort-funktionen kan den rejsenderegistrere og afregne sine køb på både firmakreditkortog privathæftende firmakreditkortmed en entydig specifikation. Til hvertCONTINIAEXPENSEMANAGEMENTLeveret af TRAVEL-Xwww.continia.dk

Continia Expense Managementtil Microsoft Dynamics AX, NAV og C5kreditkort kan der kædes et individueltkontonummer. Der kan trækkes forskud ogreturneres valuta direkte på kreditkortene.Integration til kreditkortKreditkort-funktionen har integration tilkreditkortselskaberne, så transaktioner onlineoverføres fra virksomhedens kreditkortselskabog medarbejderens firmakreditkorttil rejseafregningen.Kontooversigter fra kreditkortselskabernekan vises på medarbejderens oversigt, såden rejsende altid kan afstemme de køb ogudlæg, hvor der er anvendt kreditkort. Samtidigkan virksomheden online afstemme kontipå organisationens kreditkort.Præcis som man afstemmer brugen af sitkreditkort via netbank, kan den rejsende sesine kontooversigter hos kortudbyderen ogafstemme køb og udlæg med enten medarbejderensfirmakreditkort eller privathæftendefirmakreditkort.Tilsvarende kan virksomheden - direkte fraContinia Expense Management - få vistajourførte kontooversigter for alle de internationalekreditkortkonti, som virksomhedenanvender. Hvis virksomheden anvendersærlige rejsekonti hos rejsebureauer medvidere, behandles transaktionerne fra dissekonti på samme måde, som de andre kreditkorttransaktioner.e-BilagDen rejsende kan fotografere sine bilag ogsende dem som en mail. Continia ExpenseManagement modtager derpå billedet, oganbringer det under den rejsendes profil isystemet, hvorfra det med det samme kantilføjes den rejsendes afregninger.DiæterMed funktionen Diæter kan du beregne ogafregne diæter og procentgodtgørelser efterStatens regler for de enkelte rejselande.Diæterne kan automatisk reduceres for modtagnemåltider.KørselsgodtgørelseMed denne funktion afregner du nemtkørselsgodtgørelse for brug af privatbil ivirksomheden. Funktionen registrerer antalkørte kilometer per medarbejder, og godtgørelsenberegnes automatisk efter statenstakster. Der kan opsættes individuellekørselskategorier for hver rejsende. Kørselsgodtgørelsenkan mellemkonteres forat registrere godtgørelsen specielt til skattevæsenet.Kørslen kan ligeledes registreresvia Autolog, som kan integreres direkte medContinia Expense Management.Afregning af forskudMed Continia Expense Management kandu bestille og afregne alle former for forskudi alle valutaer. De anvendte forskudsvalutakurserbenyttes i hele afregningen.Forskud kan indtastes af en bogholder ellercontroller, hvorefter det ikke kan ændres afden rejsende.CONTINIAEXPENSEMANAGEMENTLeveret af TRAVEL-Xwww.continia.dk

Continia Expense Managementtil Microsoft Dynamics AX, NAV og C5Projekt- og sagsstyringMed denne funktion kan du udskrive specificeredelister over rejseudgifter, der skalknyttes til et igangværende projekt- ellersagsnummer og viderefaktureres. Rejseomkostningerog -udlæg kan fra ContiniaExpense Management automatisk allokerestil de relevante projekter/sager og kunder.REJSEAFREGNING• Afregning af alle rejseudgifter ialle valutaer med betaling kontant,kreditkort eller forudbetalte.• Online interface til kreditkortselskaber.Alle de førende kreditkortselskabersåsom Eurocard,MasterCard, First Card, AmericanExpress, Diners, Visa og flere andrekan integreres.• Bilag og kvitteringer kan sendes tildirekte systemet med en mail• Automatisk beregning og afregningaf diæter efter Statens regler.• Automatisk beregning og registreringaf kørselsgodtgørelse.• Mulighed for integration til Autolog -den automatiske kørebog.• Frit antal regnskabs dimensioner.• Elektronisk godkendelse.• Returnering af forskud.• Projektallokering af rejseudgifter.• Dag/time-registrering.• Formidling af udlæg.• Styring af udlån af Brobizz’er medmere.CONTINIAEXPENSEMANAGEMENTLeveret af TRAVEL-Xwww.continia.dk

Continia Expense Managementtil Microsoft Dynamics AX, NAV og C5RejseplanlægningContinia Expense Management giver digmulighed for at planlægge fly-, hotel- ogbilreservationer, bestille rejseforskud, budgettererejseomkostninger med mere. Samletkan den rejsende medarbejder videregivepræcise informationer til virksomhedensbookingafdeling eller rejsebureau. Heleprocessen med planlægning bliver effektiviseret,og de rejsende medarbejdere har sinerejsedata samlet ét sted.RejseplanlægningRejseruteRejseruten beskriver det samlede rejseforløbmed detaljeret angivelse af hver enkeltdelrejse. Der angives alle relevante oplysningersom dato, rejsemiddel, rejsemål,hotelønsker med videre.Bestilling af rejseforskudDer er mulighed for at registrere udbetalteforskud i Continia Expense Management ogoverføre dem til økonomisystemet. Hvis manstarter med at registrere forskud i dit MicrosoftDynamics økonomisystem, kan detteI rejseplanlægningen kan brugeren definere sin rejserute og angive specifikke ønsker til sin rejse. I samme proces kan derbestilles rejseforskud. Rejseplanen kan sendes i et godkendelsesflow,såfremt der kræves en godkendelse af medarbejderensrejse inden bestilling af billetten. Rejseplanen kan sendes til en intern rejsebestiller (receptionist/Travelmanager) eller til etrejsebureau som forestår billetudstedelsen.CONTINIAEXPENSEMANAGEMENTLeveret af TRAVEL-Xwww.continia.dk

Continia Expense Managementtil Microsoft Dynamics AX, NAV og C5REJSEPLANLÆGNING• Oprettelse af rejseplan indeholdendede overordnede rejseinformationer,så som rejsedeltagere,ruteplan, forventet rejsestart /rejseslut, rejseformål.• Diverse regnskabsdimensioner.• Bestilling af rejseforskud medvaluta, dato, beløb og så videre.• Rejsebudget.• Elektronisk godkendelse.• Oprettelse og registrering af flyreservationermed dato, lokation,destination, rutenummer, selskab,klasse, pris, bonuskonto med mere.• Oprettelse og registrering af hotelreservationermed navn, lokation,dato, pris med mere.• Oprettelse og registrering af bilreservationermed navn, lokation,dato, pris med mere.• Integration med rejsebureau• Risikostyring - undersøgeventuelle risici ved den valgtedestinationpåføres et rejsenummer, hvorefter dennepost kan eksporteres til Continia ExpenseManagement. Når forskuddet udbetales fraContinia Expense Management, kan detteudbetales via ‘kassen’ eller via ‘bank’. Vedbank overføres forskuddet til den rejsendeskreditorkonto.Avanceret rejsebudgetDer kan opstilles avancerede budgetterfordelt på rejsetyper og omkostningsartermed individuelle budgetovervågninger ogeventuelt tilladte overskridelser.GrupperejserDer er mulighed for at håndtere grupperejser– det vil sige hvis I er flere, der rejser sammen,kan rejseplanlægningen ske samletsom en grupperejse.CONTINIAEXPENSEMANAGEMENTLeveret af TRAVEL-Xwww.continia.dk

Continia Expense Managementtil Microsoft Dynamics AX, NAV og C5Generelle funktionerContinia Expense Management er en kompletløsning med en lang række avanceredefunktioner, der automatiserer og effektivisererarbejdsgange, der hidtil er foregået manuelt:Komplet overvågningaf alle rejsedokumenterMedarbejderne i virksomheden får lynhurtigten statusoversigt på alle rejseplaner,rejser og rejseafregninger. For eksempel fårmedarbejderen, som godkender rejseafregninger,vist alle udestående rejseforskud ogde rejseafregninger, som han/hun manglerat godkende. På den måde undgår medarbejderenat ulejlige økonomiafdeling, afdelingslederog de rejsende medarbejdere. Detfrigør ressourcer.Automatisk rykkerfunktionDer kan opsættes automatiske rykkerfunktionermed 2 forskellige brugerdefinerbaretidsperioder (første rykker og anden rykker).Håndtering af valutaContinia Expense Management tilbyder atkunne opdatere valutakurser automatiskonline fra en ekstern valutakursdatabasepå internettet eller fra en intern database.Valutakurserne er vejledende fra New Yorksfondsbørs og opdateres en gang om ugenfor samtlige registrerede valutaer.Refundérbar moms i ind og udlandMed funktionen Moms kan du beregne ogudskrive den fradragsberettigede momsandelaf medarbejdernes køb og udlæg iind- og udland. Continia Expense Managementindeholder en momstabel for allemomsgrupper i samtlige lande. Dansk momsregistreres og konteres i økonomisystemetsmomsregnskab. Udenlandsk refunderbarmoms kan angives og konteres separat.Koncern funktionalitetDet er muligt at have regnskaber for flerevirksomheder i samme løsning. For hvervirksomhed, man opretter i løsningen, kanman vælge hvilke data, der skal være fællesGENERELT• Digital godkendelse• Automatisk rykker af rejseafregning• Advisering ved nye kreditkorttransaktioner• Statistikker og rapportering• Indberetning til SKAT• Komplet overvågning af alle rejsedokumenter• Håndtering af valuta• Registrering af refundérbar moms iind- og udland• Koncernregnskab• Revisions spor• Avanceret rollefunktion til styring afrettigheder og godkendere• Integration til Microsoft DynamicsAX, NAV og C5CONTINIAEXPENSEMANAGEMENTLeveret af TRAVEL-Xwww.continia.dk

Continia Expense Managementtil Microsoft Dynamics AX, NAV og C5med andre. For eksempel kan man vælgeat dele valutakurser med andre, da disseer ens for alle, men undlade for eksempelat dele kontoplanen da disse som regel erforskellige.Elektronisk godkendelseDen elektroniske godkendelse opsættestil den enkelte virksomheds procedurer iforbindelse med rejseplaner og -afregningermed individuelle brugerprofiler på op til fireadgangsniveauer.Rapportering til SKATAlle indberetningspligtige godtgørelser såsom kilometerpenge, diæter og så videre,kan indberettes elektronisk til SKAT. Der kandesuden udskrives oplysningssedler til hverenkelt ansat om de indberettede beløb.RevisionssporAlle dataændringer logges direkte i ContiniaExpense Management, så der altid kangøres rede for hvad der er indtastet og afhvem.Med denne funktion kan du elektronisk markereden enkelte afregning som klarmeldt,godkendt, eksporteret eller afsluttet.Funktionen kan opsættes, så den automatiskgenererer e-mails til godkendendemedarbejdere. På den måde bliver heleprocessen automatiseret og skaber samtidigen lettilgængelig og entydig dokumentation.Aktivitets logAlle aktiviteter, så som rettelser, klarmelding,godkendelse og så videre registreres i enlog-database.Statistik / rapport funktionerStatistik over rejser (antal, varighed, lande,rejseudgifter med mere) per medarbejdereller for udvalgte personer (afdelinger) ellertidsrum. Dette danner et fuldstændigt grundlagfor prissætning af forsikringspræmier forrejseforsikringer. Alle data er tilgængeligefor yderligere kundedefineret statistik. Allerapporter kan ligeledes overføres til Excelregneark for viderebearbejdning.CONTINIAEXPENSEMANAGEMENTLeveret af TRAVEL-Xwww.continia.dk

Continia Expense Managementtil Microsoft Dynamics AX, NAV og C5Integration til Microsoft DynamicsAX, NAV eller C5Funktionen Kontoposteringer viser enkomplet oversigt i rejseafregningen ved atintegrere systemet med virksomhedenskontoplan fra dit Microsoft Dynamics økonomisystem.Al kontering foregår automatisk.Den rejsende skal ikke bekymre sig om eteneste kontonummer.Det er muligt at definere og tilføje et ubegrænsetantal brugerdefinerede regnskabsdimensioner.Dimensionerne kan tilføjesper rejse eller per udgift. Der kan oprettesgrupper af dimensioner til individuelt brug.Dimensionerne kan indgå ubegrænset i konfigurationaf kontoplanen, der kan opdateresdirekte fra økonomisystemet.Når alt er godkendt, er det muligt at overførekontoposteringer automatisk til MicrosoftDynamics AX, NAV eller C5.Baseret på Travel-XContinia Expense Management er baseretpå Travel-X, en hostet løsning, der er udvikletaf vores samarbejdspartner, ZeBon.Travel-X har været på markedet siden 1997og er af samme årsag en meget moden ogdriftsikker løsning, som anvendes af over100 virksomheder og organisationer, blandtandet Magasin, SAS Institute, CopenhagenBusiness School, Georg Jensen, BoConceptog Telenor.Continia Expense Management leveres viadin forhandler af Microsoft Dynamics AX,NAV eller C5. Dermed sikrer du at du opnåret optimalt sammenspil mellem Travel-X ogdit økonomisystem.Sådan køber duTil slutbrugere: Continia Add-on produkter sælges udelukkende gennem Microsoft Partnere. Ønsker duat købe vores produkter bedes du henvende dig til din Microsoft Dynamics Partner.Til Microsoft Partnere: Continia Software tilbyder produkter indenfor Microsoft Dynamics AX, NAV ogC5 til Microsoft Partnere. Vores produkter er til rådighed og lettilgængelige for alle Microsoft Partnere. Dukommer i gang ved at registrere dig på Continia PartnerZone.CONTINIAEXPENSEMANAGEMENTLeveret af TRAVEL-Xwww.continia.dk