Forandring, udvikling og helhedstænkning - Dansk Facilities ...

dfm.net.dk
  • No tags were found...

Forandring, udvikling og helhedstænkning - Dansk Facilities ...

Forandring, udvikling og helhedFacilities Management i RambøllAfdeling 1064 Facilities Management, januar 201325.1.2013DFM årskonference 20131


01. Baggrund02. FM strategi03. Sourcingmodel04. Proces funktionsudbud05. Projektorganisation06. Implementering2


FRA TO TIL MERE END 9.500 MEDARBEJDERERambøll blev grundlagt i 1945 som“Rambøll & Hannemann” iKøbenhavn.De to stiftere B.J. Rambøll og J.G.Hannemann designede i de tidligsteår bl.a. sendemaster i Danmark ogNorge.Siden er forretningsområderneudvidet til at omfatte stort set alleingeniørdiscipliner samtmanagement og it.3


DEN BEDSTEARBEJDSPLADS IBRANCHEN• Vi skal være kendt for at være denmest attraktive arbejdsplads ibranchen. Vores medarbejdereskal opleve høj trivsel og stormedarbejdertilfredshed, og vi vilfastholde og tiltrække de bedstekompetencer.25.1.2013DFM årskonference 20134


OMRÅDERNord, ÅrhusAalborgHolstebroHerningSkiveSilkeborgEsbjerg KoldingHaderslevAabenraaVejleFredericiaTønder SønderborgSyd, EsbjergViborgÅrhusHorsensOdenseSlagelseSvendborgHillerødØrestadKøgeNæstvedØst, Ørestad5


01. Baggrund02. FM strategi03. Sourcingmodel04. Proces funktionsudbud05. Projektorganisation06. Implementering6


PROCES FOR UDVIKLING AF FM STRATEGIForventningerogmålPorteføljeanalyseServices iscopeFM StrategiforstudierRessourceanalyseKommunikationMarkedsundersøgelseIt systemerogværktøjerStrategiskimplementeringStrategiskløsningUdbudsprocesOpstilling afmuligeløsningerRessourceplanlægningIndkøb ogkontrakterValg afstrategiEvalueringaf muligeløsninger25.1.2013DFM årskonference 20137


UDBUDSSTRATEGISK AFKLARINGYdelserne• Baseline – hvordan erforholdene i dag?• Eksisterende materiale?• Grænser for funktionsudbud?• OpfølgningsmodellerUdbudskonstruktion• Fleksibilitet i budmuligheder(geografi ogfagområder)• Incitamenter• ForretningsmodelMarked• Hvordan undgås atvære markedsforstyrrende• Lokale leverandører• Hvad kan/vil markedet?• Betydning af markedstestOrganisering• Brugerinddragelse?• Styringsmodel• Intern organisering• Sourcing25.1.2013DFM årskonference 20138


UDBUDSPAKKER - OPTIMERING• Faste udgifter:• Arealudnyttelse• Energioptimering• Organisationstilpasning• Variable udgifter – Soft services• Renhold• Kantinedrift• Post• Vagt/sikkerhed• Variable udgifter – Hard services• Lovpligtige eftersyn• Bygningsvedligehold• Tekniske servicekontrakter• Terræn vedligehold• Indkøb• Biler og parkering• Planteservice• Inventar• Affaldshåndtering• Flytteservice25.1.2013DFM årskonference 20139


01. Baggrund02. FM strategi03. Sourcingmodel04. Proces funktionsudbud05. Projektorganisation06. Implementering10


FACILITY MANAGEMENT- ORGANISATION PR. 2011-03-01Business SupportBo PedersenFacility ManagementVacantServiceledelseJulie SimoniDriftsledelseSimon PinnauReception ogCall Center, RHOKaren KjærsgaardKantine, ÅrhusJesper ChristensenKantine, EsbjergRie HansenDrift, ØstCatalin MirceaDrift, nordOle JuhlDrift, sydCarsten Wiberg25.1.2013DFM årskonference 201311


STYRINGSMODEL25.1.2013DFM årskonference 201312


ORGANISATIONSMODEL BS FMBS FMFunktionschefService deskStabRegion østSite managerRegion sydSite managerRegion nordSite managerHardSoftHardSoftHardSoftservicesservicesservicesservicesservicesservices25.1.2013DFM årskonference 201313


01. Baggrund02. FM strategi03. Sourcingmodel04. Proces funktionsudbud05. Projektorganisation06. Implementering14


Bilag 1Bilag 2Bilag nUDBUDSMODELUdbudsstrategisk afklaringUdbudsprocesUdbudsbetingelserKontraktKontraktsbilagEksempler på bilag (ejendomsservice):Bilag 1 – KravspecifikationBilag 2 – Leverandørens løsningsbeskrivelseBilag 3 – SamarbejdsorganisationBilag 4 – TidsplanBilag 5 – Lokaler, udstyr og inventar mv.Bilag 6 – MedarbejderforholdBilag 7 – Priser og afregningBilag 8 – Kundens medvirkenBilag 9 – KonkurrencebetingelserTildelingKontraktopfølgning25.1.2013DFM årskonference 201315


OVERVEJELSER OM EN DIALOGBASERETPROCES• En traditionel proces stiller store krav til kravspecifikationen og kontraktudformning –det er umuligt at beskrive alle krav, så der skal efterfølgende ske en tilpasning afserviceniveau og pris.• Et alternativ er en dialogbaseret proces (top-down outsourcing proces), hvor derudvælges 2-3 tilbudsgivere som på baggrund af en due dilligence analyse ogforhandling afgiver et bindende tilbud.• Tilbuddet skal på baggrund af en prismodel redegøre for:• Faste omkostninger• Variable omkostninger baseret på f.eks. m 2 , antal brugere, tilpasning af servicem.v.• Forslag til besparelser både up front og som løbende forbedringer ikontraktperioden.• Incitament til at finde besparelser uden for den indgåede kontrakt25.1.2013DFM årskonference 201316


MINDRE RESSOURCEKRÆVENDE PROCESEn top-down proces er hurtigere og mindre ressourcekrævende…Top-down outsourcing procesFM strategi /forstudieGO/NO GO!Due-diligenceanalyseKontraktforhandlingIntegrationDriftBottom-up udbudsprocesRFIRFQLeverandørudvælgelseLeverandørforhandlingerIntegrationDrift25.1.2013DFM årskonference 201317


TILDELINGSKRITERIER25.1.2013DFM årskonference 201319


TIDSPLAN25.1.2013DFM årskonference 201320


01. Baggrund02. FM strategi03. Sourcingmodel04. Proces funktionsudbud05. Projektorganisation06. Implementering21


PROJEKTORGANISATIONProjektlederkrsbSekretariat ogvalideringhebc, sioJuraudbudstekniskbistandlarsSoft servicesjles, sisp, alyjHard servicesshh, pfj, alyjMarkedsundesøgelsepfj, alyj25.1.2013DFM årskonference 201322


01. Baggrund02. FM strategi03. Sourcingmodel04. Proces funktionsudbud05. Projektorganisation06. Implementering23


FM’S ANSVAR / MISSION.• RAMBØLL’s kontorer 4 Q 2012. Overordnet ledelse af FM på tværs af landet . Leje og drift af 19 lokationer knap 74.000 m2 – 2700ansatte i DK Projekter på lokationer. kantiner, receptioner, omstilling,events, rejser, AMU og HUSU samt indkøb. 106 biler - heraf 70 puljebiler. Printshops. Budget 2012 : 285 MDKK . 108 ansatte /tilknyttede Svarede til 66 FTE’s .FM understøtter målrettet Rambølls strategi . Pt. arbejdes med FM kontraktprocesser, budgetkontrol ,indkøbsstyring, professionalisering af stab mv.Målet er at levere stadig bedre og billigere support til forretningen ogderigennem bidrage aktivt til en forbedret bundlinie og øget konkurrenceevne.24


Kantine, ÅrhusJesper ChristensenKantine, RHOMeyer .Kantine, EsbjergRie HansenPrintshops Øst /VestReceptioner /call centreKaren I KjærsgaardDrift, ØstSimon PinnauDrift, nordOle JuhlDrift, sydCarsten WibergFM GOVERNANCE & ORGANISATION 2012BUSINESS SUPPORTBo PedersenFACILITY MANAGEMENT BOARDBo Pedersen, BSBjarne Rasmussen, RDK ,Danny Stentoft, RDK , Lars Krogh, ROG, Peter Heymann, RE/RTELEHenrik Rosenberg Seiding, RMC , Kim Bergholt, RGrBusiness Controller: Simon Oliver-JørgensenHR Business Partner: Line Slott Hart-HansenHR coordinator: Jytte EskesenFacility managementJohnny Jacobsen• Rie Thye• Helene Christiansen• Sarah Kofoed• Julie SimoniKantiner /Process udvikling.Julie SimoniFM ServiceKarsten Koch JensenFM DriftSimon Pinnau• Kristina Schackinger• Karin Thurøe• Lene Poulsen• Vibeke Budd25.1.2013DFM årskonference 201325


IMPLEMENTERINGENS FORLØB• Udbudsproces fase 1 med 6 bydende 4 Q 2011 . Fase 2 med duediligence og forhandling med 2 bydende i 1 Q 2012.• Kommunikation med ledelse og medarbejdere om outscourcingen.• Ny organisation implementeret . Medarbejdertilfredshed øget 4,0 til 4,1 .• Succesfuld implementering af outsourcingskontrakt for FM Drift til ISS i2- 4Q 2012 . ( Besparelse + 10 % ift. baseline )• Reduktion af leverandørkontrakter fra ca. 200 til < 90.• Udrulning af FM servicedesk .Opstart af space mgt. database via ISShostet softwarepakke fra MCS ( MyMCS) i 3-4Q .• Drift af kantiner med høj brugertilfredshed i 2012 ( 85 - 95 % ).• Drift , projekter og administration på alle lokationer . Brugertilfredshedfastholdt = 3,7 i 2012 .•25.1.2013DFM årskonference 201326


ERFARINGER FRA FORLØBET.• Top down proces har virket godt for os .• En god analyse og et godt udbudsmateriale er essentielt .• Partnerskab etableret med ISS og er grundlaget for succes iimplementering og samarbejde.• Funktionsudbud . Udbudsmateriale og SLA’er afstemmes – pas påuklarheder. Overvej min. krav og norm for leveret kvalitet.• Overdragelse af medarbejdere . Sørg for en stramt styret åben procesmed involvering af HR fra egen og leverandørs organisation.• Uddannelse af egen organisation - deres opgaver og fokus skal ændres .• Overdragelse af services fra tidligere leverandører skal følges tæt ogjusteringer foretages hurtigt .25.1.2013DFM årskonference 201327


SPØRGSMÅL ?25.1.2013DFM årskonference 201328

More magazines by this user
Similar magazines