Strategi for kommunikation om EPJ I løbet af 2010 - Region Midtjylland

regionmidtjylland.dk

Strategi for kommunikation om EPJ I løbet af 2010 - Region Midtjylland

implementeringen af journalen på regionens hospitaler. Således er intern kommunikation afafgørende betydning.Kommunikationen skal desuden bidrage til et positivt omdømme for projektet blandtmedarbejdere og omverden for projektet med den fælles journal og for Region Midtjylland oghospitalerne som drivere af et fremtidssikret sundhedsvæsen.De to mål understøtter hinanden, idet et positivt omdømme baner vejen for implementeringen,ligesom et negativt omdømme virker som en barriere. Samtidig vil en velgennemførtimplementering bidrage til et positivt omdømme.Udgangspunkt i værdierneKommunikationen om EPJ tager udgangspunkt i regionens værdier: Dialog, dygtighed ogdristighed.Med afsæt i regionens kommunikationspolitik betyder det blandt andet at:Dialog:Dygtighed:Dristighed:• Vi fortæller fakta og er åbne om vores fejl, og hvad vi kan lære af dem.• Vi kommunikerer så vidt muligt med hinanden før omverden.• Vi prioriterer den interne og personlige kommunikation højt – både mellemleder og medarbejder og medarbejderne imellem.• Vi lytter til borgere, patienter, medarbejdere, brugere og pårørende m.fl.• Vi sætter tid og ressourcer af til dialog.• Vi tænker i målgrupper.• Vi sikrer, at kommunikationen er med til at løse organisationens mål og skabenytteværdi. Og for selve kommunikationsindsatsen sætter vi mål og følger oppå effekten.• Vi gør os tidligt klart, hvordan vi vil kommunikere en beslutning, et projekteller et nyt tilbud.• Vi finder, prioriterer og skaber de gode historier.• Vi er bevidste om hele viften af medier – interne som eksterne• Vi skaber og bruger begivenheder til at fortælle vores historier• Vi afprøver nye metoder i inddragelsen af borgere og brugere.• Vi venter ikke på, at pressen eller andre skal afsløre historier som erproblematiske for os. Vi tager hellere selv initiativet.• Vi deltager aktivt i debatten – også når der sættes kritisk lys på os.Ansvar for kommunikationAlle ansatte i Region Midtjylland, der arbejder med EPJ-projektet har ansvar forkommunikationen: Internt som eksternt.• Brugerne på hospitalerne skal ikke mindst fortælle indadtil i systemet, hvis de ikke fården information, de har brug for. Regionens kommunikationsafdelinger centralt og påhospitalerne skal sørge for kanaler, som kan understøtte dialogen. Arbejdet støttes opSide 2


af hospitalsledelserne og lokale ledelser i it-organisationen.• Hospitalsledelser, mellemledere og implementeringsansvarlige på hospitalerne har etsærligt ansvar i linjekommunikationen med at formidle information om EPJ-projektet udtil medarbejderne og fra medarbejderen videre til lederne af systemet. Mellemledere ogimplementeringsansvarlige bør desuden bidrage med information omkommunikationsbehov til de ansvarlige for EPJ-kommunikationen. Eksempelvis KoncernKommunikations medarbejdere.• Ledere af projektet har et særligt ansvar for at være opmærksom på, hvad der skalkommunikeres om og sikre, at der bliver kommunikeret. Det gælder både de godehistorier og potentielt problematiske historier. Hospitalsledelserne og lederne afprojektet er ansvarlige for at der bliver sat tid og ressourcer af til dialogen.• Koncern Kommunikation har et særligt ansvar for at facilitere kommunikationen ogetablere en organisation der understøtter kommunikationen, så som at etablere særligearbejdsgrupper, organisere redaktører etc. Koncernkommunikation koordinererindsatsen, så der bliver størst mulig videndeling, og så dobbeltarbejde undgås i videstmuligt omfang. Koncernkommunikation står desuden for en del af det udførendekommunikationsarbejde så som at skrive nyheder og stå for pressekontakten, når detgælder kommunikationsopgaver af central karakter. Afklaring af grænsefladen mellem,hvilke kommunikationsopgaver, der præcist løses lokalt og hvilke der løses centraltafklares i et samarbejde mellem Koncern kommunikation og de øvrigekommunikationsafdelinger.• Systemejer og Koncern Kommunikation har ansvaret for at formidle eventuelleændringer i de overordnede udrulningsplaner.Udtalelser til pressenRegion Midtjylland opfordrer til, at medarbejdere står til rådighed for pressen ved at giveinformation, faktuelle oplysninger mm., når det handler om faktuelle oplysninger i forbindelsemed medarbejderens eget fagområde. Dog er det ledelsen, der beslutter, hvem der skal udtalesig på koncernens, hospitalets, institutionens eller afdelingens vegne.Medarbejderen er dog ikke forpligtiget til at udtale sig. Hvis medarbejderen ønsker det, kanhun eller han vælge at henvise til ledelsen.Når det drejer sig om mere overordnede eller strategiske emner i forbindelse med EPJ er detde eller den leder, der har med planlægningen af området at gøre, der udtaler sig.Retningslinjerne for henvendelse til pressen handler alene om udtalelser som medarbejder iRegion Midtjylland. Alle medarbejdere har deres frie ret til at ytre sig i pressen på egne vegne.Eksempelvis ved læserbreve, kronikker etc. Medarbejderen skal sikre sig, at det fremgår klart,om man udtaler sig på egne eller arbejdspladsens vegne.Se endvidere regionens kommunikationspolitik.KrisekommunikationSide 3


Hvis et emne for alvor er på vej til, eller kommer til debat i medierne, etablerer EPJorganisationenen presseberedskabsgruppe, som kan træde til. Dette skal kunne ske i løbet affå timer.Den endelige beslutning om, hvorvidt der er behov for en beredskabsgruppe træffes isamarbejde mellem Koncern Kommunikation og Systemejer.Beredskabsgruppen vil som udgangspunkt bestå af Systemejer, Koncern Kommunikation samten kommunikationsmedarbejder og implementeringsansvarlig fra det relevante hospital.Derudover kan andre relevante personer indkaldes til at deltage i gruppen.Et styrende princip for afgørelsen om behov for en beredskabsgruppe er, at alle problemerløses på lavest mulige niveau. Langt de fleste problemer vil kunne løses lokalt. Men det er ialle situationer vigtigt, at Systemejer og Koncern Kommunikation har kendskab til eventuelleproblemer.Hvis en ledelse vurderer, at der muligvis kan opstå behov for at nedsætte enberedskabsgruppe kontakter hun eller han en af Koncernkommunikations eller Systemejersmedlemmer i styregruppen for EPJ-kommunikation. – for medlemmer af styregruppen, selængere nede.KanalerDet er gennem linjekommunikationen medarbejderne får deres vigtigste informationer ogdialog om EPJ i Region Midtjylland. Linjekommunikationen er den kommunikation, der foregårgennem ledelseslagene, og hvor eksempelvis beslutninger bliver oversat i forhold tilrelevansen for de konkrete medarbejdere.Et andet omdrejningspunkt for kommunikation om EPJ er EPJ-hjørnet: www.epj.rm.dk.Portalen skal indeholde eller linke videre til al relevant information om EPJ i Region Midtjylland,levere nyheder om arbejdet med EPJ og understøtte dialogen med interne og eksterneinteressenter.I forhold til den eksterne kommunikation er medarbejderne vigtige ambassadører. Eksempelvisnår de på konferencer og i andre faglige fora fortæller om patientjournalen.Som hovedregel skal al information ligge på EPJ-hjørnet. Det er undtagelsen, at EPJinformationligger på lokale intranet. Men det kan ske, hvis der er en god grund til det.Hovedhensynet for snitfladen mellem portal og intranet er at tænke effektivitet, genbrug ogvidendeling.Vigtige kanaler til kommunikation om EPJ i Region Midtjylland er således:• LinjekommunikationEPJ-hjørnet www.epj.rm.dk• www.rm.dk• Lokale intranet i organisationen• Lokale nyhedsbreve / personaleblade• Kommunikationsmidler som informative film, plakater, events etc.• Nyhedsbrevet midtnyt• Brugerpanel af klinikere• Pressen gennem pressemeddelelser og andre former for pressekontakt• Præsentation af MidtEPJ på konferencer og i andre faglige foraer.• Koncern Kommunikation bidrager blandt andet ved at understøtte erfaringsudveksling,og de lokale kommunikationsinitiativerSide 4


InteressenterDe vigtigste interessenter i kommunikationsarbejdet er:• Brugerne / klinikerne der samtidig er vores vigtigste ambassadører• Afdelingsledelserne• Hospitalsledelserne• Implementeringsansvarlige• Medlemmer af regionsrådet• EPJ-organisationen• Speciallæger• Almen praksis• Kommuner• Pressen• Patienterne / patientforeninger• Sundhedsstyrelsen• Nationale sundhedspolitikereOrganisation af det centrale arbejde med EPJ-kommunikation pr. 8. november 2010Som beskrevet i papiret: Organisation af kommunikationsarbejde i forbindelse med EPJ-Columna for Region Midtjylland af 4. marts 2010 er kommunikationsarbejdet organiseret i en:• Styregruppe til forankring af koordinerende og udførende arbejdeMedlemmer:Koncernkommunikation (Birgitte Thingholm, formand og delegeret Mette Breinholdt)Regionshospitalet Randers / Systemejer: Gert Sørensen og delegeret Jens Flensted-JensenDet Virtuelle Hospital: Niels Henrik Pedersen og delegeret Helene PetersenSundhedsinformatik: Mogens Engsig-Karup og delegeret Vibeke Kjær-JensenImplementeringsansvarlig: Her mangler implementeringsgruppen at udpege nyrepræsentant idet Hannah Højgaard, Regionshospitalet Silkeborg, ikke længere kandeltageRepræsentant for hospital, der endnu ikke har implementeret: Lars Elgaard• Redaktionsgruppe – Bidraget til idéudvikling og forankring i organisationenRedaktionsgruppen er ved at blive fundet• Redaktører af EPJ-hjørnetSamtlige de medarbejdere, der leverer indhold til portalenGruppen er ved at blive samlet• Brugerpanel af klinikerePå vej• Koordinerende og udførende niveauKoncern-kommunikation og evt. andre kommunikationsmedarbejdere i organisationen• Netværk af kommunikationsfolk i regionen, som arbejder med EPJ.Side 5

More magazines by this user
Similar magazines