Projektguide. Fra idé til færdigt projekt. - Aalborg Kommune

aalborgkommune.dk
  • No tags were found...

Projektguide. Fra idé til færdigt projekt. - Aalborg Kommune

Den gode ideSnakken går omkring bordet i forsamlingshuset eller iidrætsforeningens omklædningsrum: ”Kunne vi ikke…?Hvis nu vi gør sådan…?” - En ide er ved at blive født, ogbegejstringen breder sig i lokalet. ”Det her er simpelthen engenial ide. Selvfølgelig skal vi det!”mindst: Spørg dem, I vil lave projektet til/for – og lytåbent til deres svar. Det er meget demotiverende at brugemange kræfter på at gennemføre et projekt, som kommertil at ligge ubenyttet hen, fordi det ikke opfylder målgruppensbehov.”Jamen, gider unge mennesker det i dag?” - ”Og kan detoverhovedet lade sig gøre …”? De skeptiske spørgsmål dukkerhurtigt og uundgåeligt op. Og det er nemt at miste modetpå forhånd, men en god ide kan godt blive til virkelighed.Det kræver blot, at den bliver grebet ordentligt an.Det betyder dog ikke, at I helt skal ignorere de skeptiskerøster. En af de vigtigste forudsætninger for at lave et vellykketprojekt er, at turde stille og besvare alle de kritiskespørgsmål: Er det her nu også en rigtig god ide?Det er vigtigt at tage sig rigtigt god tid til denne fase.Snak med hinanden, spørg i jeres omgangskreds og ikkeDen gode projektide opfylder et umiddelbart behov! Tænkderfor grundigt over:❙ Hvorfor er ideen opstået?❙ Hvorfor er der behov for netop dette projekt?❙ Hvordan vil ideen kunne medvirke til at opfylde det behov?❙ Hvem skal have glæde af det?❙ Hvad efterspørger målgruppen selv?❙ Er det stadigvæk en god ide? Skal den drejes lidt, eller erdet noget helt andet, der er behov for?Hvis I efter denne snak stadig mener, det er en god ide, såer det nu, I skal have skabt en god organisering omkringprojektet.


Tænk organisering før finansieringI er nu enige om, at I har en god ide! Mange griber straks penog papir, for nu skal der sendes ansøgninger af sted til fondeog puljer. Ansøgning på ansøgning udfyldes, printes ud ogafsendes. Og så sætter man sig til at vente. Ofte kommerman til at vente længe… og forgæves! Resultatet af et sådanforløb tager ofte luften ud af projektet, og skeptikerne fårret.Begynd i stedet i det nære med at samle en gruppe afengagerede personer fra jeres lokalområde, der brænderfor ideen. Søg efter personer med forskellige evner ogtalenter. Nogle er måske gode til ”at sælge ideen” i lokalområdet.Andre er gode til at skrive, til håndværk eller talog regnskaber, og atter andre har måske erfaring medprojektarbejde.Det er vigtigt, at målgruppen for projektet er repræsentereti gruppen – så I hele tiden kan sikre jer, at projektet ikkebevæger sig væk fra det aktuelle behov.Tænk også over om der er andre ressourcer i lokalområdet,end lige netop foreningens medlemmer, eller dem der altidplejer at stille op, som det vil være godt at inddrage i gennemførelsenaf projektet?Nogle ønsker at være aktive og deltage i hele forløbet. Andrevil gerne hjælpe med konkrete opgaver, når der er behov.Der skal gerne være plads til begge dele, og projektet harbrug for begge parter.Den, der kan bage en kage til en informationsaften i lokalområdeter lige så meget værd for projektets gennemførelse,som den, der kan sætte ord på papir eller jongleremed budgetter, finansieringsplaner eller store maskiner.Det er dog vigtigt, at der hele tiden er nogle, der har overblikover projektet og ved, hvad næste opgave består i. Dennegruppe kan kaldes for en tovholdergruppe. Projektets tovholdereer dem, der står for at styre projektet igennem fraide til færdigt projekt.


Den gode tovholdergruppe:❙ rummer mange forskellige talenter❙ rummer alle involverede interesser❙ har en god forankring i de lokale foreninger og institutioner,der deltager i projektet❙ er tilstrækkelig stor til, at arbejdsopgaverne kan fordeles– men ikke større end at den samtidig er beslutningsdygtig.Undgå énmandshær!Nogle lokalsamfund er så heldige at huse en ildsjæl, der altider villig til at stille op og gå forrest i et projekt.Men pas på: det er alt for sårbart med enmandshære. Ildsjælekan brænde ud, flytte fra byen, blive syge, skifte arbejdeog så meget andet. Og hvis der ikke er en tilstrækkelig stærkorganisering omkring projektet, risikerer I, at et rigtigt godtog vigtigt projekt falder til jorden, den dag ildsjælen af denene eller anden årsag ikke længere går forrest.Det er vigtigt, at ejerskabet bredes ud i hele tovholdergruppenog forankres der.


Ideen modnes og projektet beskrivesDet er i tovholdergruppen ideen skal udvikles og modnes,så et egentligt projekt kan begynde at tage form. Det ernu, I skal til at forholde jer til de mere praktiske aspekter afprojektet:❙ Hvilke evner skal bruges, og hvilke aktiviteter skalgennemføres for, at projektet kan realiseres?❙ Er der nogen umiddelbare udfordringer, I skal have styrpå, før I kan gå videre – fx lodsejerforhold, fredninger ellerbygningsreglementet…?❙ Hvor er der gennemført lignende projekter, hvis erfaringerI kan lære af?❙ Hvilke samarbejdspartnere skal I have med? – Andreforeninger i byen, kommunen eller private lodsejere?❙ I hvilket omfang vil I gøre brug af frivilligt arbejde, og tilhvilke opgaver?❙ Hvordan vil I sikre, at projektet lever videre de næste5-10-15 år?❙ Hvem skal være juridisk ansvarlig for projektet?Oftest er det mest praktisk, at tovholdergruppen koblersig på en eksisterende forening i lokalområdet fx borgerforeningen,idrætsforeningen eller grundejerforeningen.Sådanne foreninger har ofte overblikket over, hvad derellers er i gang af projekter i lokalområdet, har kontaktertil forskellige folk i lokalområdet og har de formelle forholdpå plads fx vedtægter, CVR nr. og en NEMkonto i det lokalepengeinstitut. Disse spørgsmål er væsentlige at have styr påisær i forbindelse med søgning af midler fra fonde og puljer.Nogle fonde og puljer giver ikke tilskud til uorganiseredegrupper, og når et evt. tilskud skal udbetales, foregår detvia et CVR nr. (det centrale virksomhedsregister som ogsåforeninger skal tilknyttes).Kan tovholdergruppen af en eller anden grund ikke koblespå en eksisterende forening, skal gruppen sørge for, at depraktiske og formelle forhold er på plads i god tid, inden Iskal begynde søgning af midler.


Det er også altid en god ide at få udefrakommende til atvurdere projektet. I kan fx gratis og uforpligtende kontakteAalborg Kommunes landdistriktskonsulenter for sparring påprojektideen.ProjektbeskrivelseDet er på dette tidlige tidspunkt en god ide så småt at begyndeat arbejde på en projektbeskrivelse. Projektbeskrivelsenskal senere bruges til at overbevise fonde, puljer ogandre potentielle bidragsydere om at støtte netop jeresprojekt. Arbejdet med at beskrive projektet kan også væreen god hjælp til at få beskrevet projektet i detaljer – og besvaretalle de nødvendige spørgsmål.På den måde kan I også sikre jer, at I er helt enige om projektetsmål og indhold.En projektbeskrivelse skal indeholde:❙ hvad det er, I vil lave og for hvem?❙ hvorfor der er behov for netop dette projekt?❙ hvordan vil projektet opfylde dette behov?❙ hvilke effekter/resultater forventer I jer af projektet?❙ hvem er I – og hvordan er projektet organiseret?❙ hvordan vil I gennemføre projektet?❙ hvad er projektets tidshorisont?❙ hvem skal stå for driften af projektet, når det er færdigt?❙ hvordan skal projektet evaluere?Selv om der nu pludseligt begynder at komme fine skitserog beskrivelser på bordet, er det vigtigt at huske på, at projektetpå dette stadie fortsat er i en planlægningsfase, hvordet skal kunne udvikle sig, hvis I støder på forhindringereller får nye gode input. Også selv om det kan betyde, at derer nogen timers skrivearbejde, der må kasseres.


10Opbakning i lokalområdetNæste fase er, at ideen skal ”sælges” i lokalområdet. Det eraltid vigtigt med en bred opbakning til et projekt i lokalområdet.Måske er det herigennem, at I får fat i de personer, derhar de evner, I ikke selv besidder. Opbakning i lokalområdetstyrker projektet; også overfor dem I senere søger finansieringhos:❙ Tænk over, hvordan ideen kan få opbakning uden for jeresegen kreds/forening?❙ Planlæg hvordan I vil informere lokalområdet, om det I eri gang med. I kan fx lave nyhedsbreve, hjemmeside, brugebyens infotavle, bruge lidt tid i forbindelse med en fællesspisningeller en Skt. Hans fest eller indkalde til et borgermøde.❙ Vær åben overfor input fra og dialog med lokalområdetsbeboere. Jeres ide kan blive tilført gode elementer derfra.Med en god og bæredygtig ide og et solidt forarbejde, vilopbakningen i lokalområdet ofte være til stede. Er opbakningenikke til stede, bør I grundigt overveje hvorfor:❙ Er der blot brug for mere information og mere tid til atideen kan bundfælles?❙ Resten af byen har jo ikke tænkt lige så længe over ideensom jer. Eller leverer ideen ikke en oplagt løsning på etreelt behov?


11Brug af frivillig arbejdskraftBrug af frivillig arbejdskraft er næsten altid i spil ved lokaleprojekter. Brug af frivillig arbejdskraft kan styrke jeres projektover for fonde og andre mulige bidragsydere, og samtidiger der mange projekter, der stort set kun kan realiseres,hvis byen selv er villig til at stille op.Det er vigtigt, at I fra begyndelsen danner jer et realistiskbillede af:❙ Hvad kan og må laves med frivillig arbejdskraft?❙ Hvor mange opgaver er der, og hvor mange arbejdstimerkan det ca. omregnes til?❙ Har byen kapacitet til at dække dette behov?danne jer et overblik over, hvilke opgaver, der skal udføres,og hvor lang tid det vil tage. Det kan fx være en lokal håndværker,et byggemarked el. lign.Derefter kan I fx husstandsomdele en arbejdsseddel medopgaver og anslået behov i mandetimer. Her vil interesseredekunne skrive sig på, og på den måde vil I får overblik over,hvor mange hænder I kan trække på – og til hvad.I kan også kontakte lokale virksomheder og spørge, om dehar mulighed for at bidrage i form af fx maskiner, I har brugfor eller hjælp med tegningsarbejde, tilladelser mv.Tjek hvilke regler der gælder, og hvornår/hvordan I erforpligtede til at forsikre de frivillige. Nogle fonde kan ogsåstille krav om, at visse opgaver ikke må udføres af frivillige.Måske kan I løfte mere, end I umiddelbart går og tror?Måske mindre? Det vigtigste er, at I får sat et realistiskambitionsniveau.Hvis det er et anlægsprojekt, og I ikke selv har gør-det-selverfaring, så må I alliere jer med nogen udefra, når I skal


12Projektet gøres klar til fundraisingTovholdergruppen skal nu i gang med at gøre projektet klartil fundraising. Beskrevet i overskrifter indeholder dennefase følgende elementer:a ) Projektbeskrivelsen finjusteresJeres projektbeskrivelse skal ”sælge” jeres projekt. Oftehar dem, der læser projektbeskrivelser travlt. Derfor erdet en rigtig god ide hurtigt at komme til projektets kerne.Sørg for at læseren ved, hvad jeres projekt handler omallerede efter første afsnit af beskrivelsen. Herefter kanprojektideen uddybes med de elementer, som fremgår afpunkterne i afsnit 3, projektbeskrivelse. Er jeres projektbeskrivelselang, dvs. over én A4-side, kan det være en godide at lade uddybningen af jeres projektbeskrivelse indgåsom et bilag, som særligt interesserede kan læse.b) Få tilladelse til projektetTil nogle typer af projekter er det nødvendigt at fåbyggetilladelser, tilladelser til arrangementer og lignende.Sørg for at afklare, hvilke tilladelser, der er nødvendigefor jeres type projekt. Til anlægsprojekter vil det væreen god ide, at kontakte Teknik- og Miljøforvaltningen ogtil større arrangementer fx markeder, byfester mv. skalder ofte indhentes tilladelse til afholdelse hos politi ogberedskabsmyndigheder. De forskellige myndighederskal bruge forskellige oplysninger om jeres projekt for atkunne godkende dette. Få det på plads inden I går i gang.Ellers risikerer I at spilde jeres tid på et projekt, der ikkekan gennemføres.Ved langt de fleste anlægsprojekter skal I være opmærksommepå, at der skal ansøges om byggetilladelse.En byggetilladelse har en løbetid på 2 år.c) BudgetDet er meget vigtigt at få udarbejdet et ordentligtbudget for projektet. Find ud af hvad tingene koster, ogikke hvad I tror, tingene koster. Læg et grundigt arbejde


13i dette. Det er rigtigt ærgerligt at stå midt i et projekt ogfinde ud af, at det bliver dobbelt så dyrt, som man havdeforstillet sig. Brug tid på at tænke over, hvilke typer afudgifter der vil komme - også i værste tilfælde.Indhent altid skriftlige tilbud og priser på både materialerog arbejde. Overvej også, om projektet har en sådankarakter, at forsikringsforhold skal medtages i budgettet.Der kan fx være tale om forsikring af materialer, den frivilligearbejdskraft og det endelige projekt. Ligeledesskal I være opmærksom på, at langt de fleste fonde ogpuljer stiller krav om revision af regnskab ved en registrereteller statsautoriseret revision. Udgiften hertilskal også medtages i jeres budget.d) FinansieringsplanNår I ved, hvad tingene koster, kan der udarbejdes enfinansieringsplan. Find ud af hvor mange penge, der kanrejses i lokalområdet til projektet, og hvor meget der skalsøges i puljer og fonde. Det gavner ofte jeres ansøgning,hvis fonde og puljer kan se, at lokalområdet er villige tilat putte penge og arbejdskraft i projektet.e) Fonde og puljerNår der skal findes fonde og puljer, er det vigtigt, at Ifinder de puljer, der passer til projektet. At skyde medspredehagl er sjældent en god ide. Koncentrer jer om atfinde de helt rigtige puljer og fonde, og undlad dem derikke passer på projektet. Det er som oftest spild af tid.Se mere om selve ansøgningsfasen i afsnit 8.f) Plan for at gennemføre projektetLav en tidsplan for projektets gennemførelse – både forat tilvejebringe midler og for selve gennemførelsen. Sørgfor at tidsplanen er realistisk. Find fx ud af hvornår der ertidsfrist i de fonde og puljer, I søger. Indarbejd dem i jerestidsplan. Læg godt med tid ind i planen. Det er sjovere atvære forud med en tidsplan end bagud.Der er også en god ide at gøre sig nogle overvejelserom, hvilke dele af projektet der kan undværes uden afden oprindelige ide forsvinder. Det er nemlig ikke heltgivet, at man kan få alle pengene hjem. Søg dog fonde ogpuljer til det ”store” projekt.g) Plan for drift(hvis projektet indeholder sådanne elementer)Typisk vil ingen fonde eller puljer dække løbende driftsomkostninger.Derfor er det vigtigt at have styr på,hvordan I vil klare en fremtidig drift, før I går i gang medprojektet. Der er ikke meget ved at lave en flot legeplads,hvis der efter et par år ikke er råd til at vedligeholde den.Få det f.eks. indregnet i foreningens budget, eller gå udog find sponsorer. Sørg for at der ligger faste skriftligeaftaler, hvis det kan lade sig gøre.Nu har I en egentlig projektdrejebog. Uddeleger opgavernetil dem i tovholdergruppen, der er bedst til at løse dem. Ogbrug drejebogen aktivt på jeres møder til at holde styr på omalle opgaver bliver løst, og hvor I er i processen.Vær åben over for, at det stadig kan blive nødvendigt at lavejusteringer i jeres projekt.


14FinansieringsmåderNår det kommer til finansiering af projektet, tænker mangestraks på ansøgninger til fonde og puljer. Det er da også énmåde at finansiere sit projekt på. Det er dog vigtigt at væreopmærksom på:❙ at man sjældent kan finansiere et projekt udelukkendemed fondsmidler❙ at der er projekttyper, der er meget svære at få finansieretmed fondsmidler (fx projekteringer, forundersøgelser,renoveringer og tilbagevendende arrangementer)❙ at det kan tage meget lang tid og være meget tidskrævendeat søge fonde.Inden I kaster jer over at skrive ansøgninger, er det derforvigtigt, at I grundigt overvejer, om jeres projekt reelt har enkarakter, så det er realistisk at få fondsmidler til det, og om Ier parate til at bruge de kræfter og den ventetid, der skal til.Ud over fondsmidler er der grundlæggende 3 måder atskaffe penge til et projekt:1. foreningen kan selv tjene og/eller låne penge2. sponsorater fra lokale virksomheder i form af penge,tjenesteydelser eller varer3. frivillig arbejdskraft.Det vil næsten altid være nødvendigt at kombinere to ellerflere af alle disse forskellige finansieringsmåder.Men vær opmærksom på, at langt de fleste fonde ogpuljer ikke støtter projekter, der er startet op. Så selvomI får sponsorater fra lokale virksomheder, så vent medat sætte projektet i gang, hvis I også skal søge fonde ogpuljer.


15Ansøgninger til puljer og fondeDet er en rigtig god ide at ringe til den fond/pulje, som I hartænkt jer at søge, før I begynder at skrive ansøgningen.Fortæl dem lidt om jeres projekt, og få deres reaktion på, atI har tænkt jer at søge. Måske siger de, at jeres projekt ikkekan støttes, og så sparer I tid på ikke at skulle skrive denansøgning. Mange sagsbehandlere fra fondene vil give jergode råd til, hvilke ting de lægger vægt på i ansøgningen, sådet er en rigtig god ide at være meget opmærksom på, hvadde siger.meget vægt på de sundhedsmæssige forhold som legepladsenkan bidrage med. Gør teksten kort og præcis, så manhurtigt ved hvad projektet drejer sig om. I de fleste tilfældekan selve projektbeskrivelsen vedlægges som bilag.Hvis I er i tvivl om, hvordan man udfylder ansøgningsskemaerne,så ring til fonden/puljen for at få hjælp til dette. Deter en rigtig dårlig ide at springe et udfyldningsfelt over, hvisman ikke lige ved, hvordan det skal udfyldes.Herefter skal ansøgningerne skrives. Tjek om de fonde ellerpuljer I vil søge, har et ansøgningsskema, for så SKAL detbruges! Hvis der er en vejledning til puljen, så sørg også forat læse denne grundigt igennem.I forbindelse med ansøgningsarbejdet kan I sikkert genbrugeen del fra jeres projektbeskrivelse. Men husk at tilpasseden enkelte ansøgning til den fond eller pulje I søger. Hvis Ifx søger en sundhedspulje om penge til en legeplads, så lægI skal hele tiden tænke over, at sagsbehandlerne får mangeansøgninger ind. Det er derfor en god ide at sørge for, atsagsbehandleren fatter interesse for jeres projekt med detsamme, og at han/hun ikke skal bruge en masse tid på atfinde oplysninger, som I kunne have givet i første omgang.Etapeopdeling eller ejDet er ikke alle projekter, der har en karakter der gør, atetapeopdeling er en god ide. Ved mindre, forholdsvis enkle


16projekter, fx nogle legeredskaber til en legeplads, en forskønnelseaf byens torv med beplantning og krukker elleretablering af en rekreativ sti i lokalområdet, vil det ikke givemening, at etapeopdele projektet.Er der tale om et større projekt med flere forskellige delprojekterkan etapeopdeling af projektet, i forhold til søgning affonde og puljer, være en farbar vej. Ideen med etapeopdelinger, at tovholdergruppen kan koncentrere sig om delelementer- de små skridt - frem for at skulle igangsættealle eller flere delprojekter på en gang.I skal dog passe på med, hvordan I vælger at etapeopdeleprojektet, idet der kan være en hårfin grænse mellem atetapeopdele og at påbegynde projektet. Kontakt ALTID defonde og puljer I påtænker at søge og forhør jer om deresholdning på området.En særskilt gevinst af en etapeopdeling kan være, at densamme fond/pulje ofte vil kunne søges til flere etaper.Derudover vil en gevinst være, at der hurtigere end ellersvil komme gang i projektet. Dette giver lyst og energi til atfortsætte og lokalområdet ser, at der er gang i tingene.Etapeopdeling kan også komme på tale, hvis nogle dele afprojektet er væsentlige at få på plads før andre.


17VentetidNår ansøgningerne er sendt, skal I berede jer med tålmodighed.Sagsbehandlingstiden er ofte lang, og skal I søge fleresteder er det ikke sikkert, at de forskellige fonde har sammeansøgningsfrist. Måske får I afslag fra en fond, og så skalder søges et nyt sted. Det tager tid og ofte rigtig lang tid.Brug ventetiden på at forberede de ting I kan, dog uden atpåbegynde selve projektet, da det ofte vil være en afslagsgrundfra fonde og puljer. Find fx ud af hvem, der kan hvad,når I kommer til den praktiske fase osv. Husk også at informereomgivelserne, når I får tilsagn eller afslag. Så kan folkse, at der sker noget.Vær derfor forberedte på, at denne fase kræver tålmodighed,og sørg for at melde ud til omgivelserne, at det kan tagelang tid. Det kan være svært at bevare entusiasmen underdenne fase, fordi det føles som om, der er meget langt fratanke til færdigt projekt. Men er I på forhånd forberedte på,at der måske kan gå et år eller mere med denne proces, såføles det ikke så slemt, som hvis det kommer som en overraskelse.Brug også ventetiden på at få lagt en plan for arbejdsprocessen.Når I har en opstartsdato , skal forhold mht. forsikringaf materialer og folk, der skal arbejde med etablering afprojektet, bringes i orden.


18Når pengene kommerNår I på et tidspunkt begynder at få tilsagn fra de fonde, Ihar søgt, skal I som det første sætte jer grundigt ind i debetingelser, der er for tilsagnet, og de regler, der i øvrigtgælder for brugen af pengene. Det er rigtigt ærgerligtat finde ud af, at de ting man har brugt penge på, ikke erdækket af tilsagnet. Så læs betingelserne grundigt, og ringhellere og spørg, hvis I er i tvivl.Kredit i etableringsperiodenMange fonde udbetaler først pengene, når regningerne erbetalt, og projektet er afsluttet. De færreste foreningerhar så mange penge på kontoen, at de kan dække de løbendeomkostninger til projektet; det er jo ofte en af grundenetil at søge om hjælp til finansiering ved fonde og puljer.Tag derfor kontakt til jeres pengeinstitut for at få kredithos dem, mens projektet er i gang. De fleste pengeinstitutterplejer at se velvilligt på lokale projekter.Og med et tilsagn om penge til projektet i hånden, vil defærreste pengeinstitutter sige nej til en begrænset kreditperiode.Hvis finansieringsplanen ikke holderTil nogle projekter søger tovholderne om et beløb til gennemførelsehos én fond/pulje og får tilsagn om det fuldebeløb. Projektet etableres og alle er glade.Men langt de fleste tovholdere må kæmpe en længerekamp for at få midlerne i hus. Nogle gange står de tilbagemed færre penge end der skal til for at gennemføre heleprojektet, og hvad gør de så?Som tidligere nævnt i afsnit 6 om klargøring til fundraising,er det en god ide at gøre sig nogle overvejelser på forkantom, hvad der eventuelt kan skæres bort i projektet, uden atden oprindelige ide forsvinder.

More magazines by this user
Similar magazines