Kommunikationsstrategi 2008 Baggrund - Boligforeningen 3B

3b.dk

Kommunikationsstrategi 2008 Baggrund - Boligforeningen 3B

Ligesom sproget er det grafiske udtryk derfor på samme tid enkelt og venligt. Det signalerer kvalitet,og brug af visuelle virkemidler indgår som en naturlig del.Alt materiale fra 3B skal være ensartet og let genkendeligt, og al skriftlig kommunikation skal derforoverholde de overordnede retningslinjer, der fastlægges af bestyrelsen.Kommunikationskanaler3B opererer med mange forskellige kommunikationskanaler, fx personlig kontakt, møder, referater,breve, arrangementer, nyhedsbreve og elektroniske medier.Strategien er, at vi vælger kommunikationskanalen efter målgruppe og budskab. Nyhedsbreve vilfx både udkomme i papirudgave og i en elektronisk udgave på nettet. Men henvender vi os fx specifikttil de unge, vælger vi måske sms og lokalradio – og ikke brev og omtale i lokalavisen, derappellerer til den mere modne aldersgruppe.Kommunikation – en naturlig del af dagligdagenI 3B lægger vi så stor vægt på god kommunikation, at vi bruger den nødvendige tid. Det er nemligvores fælles ansvar, at 3B’s kommunikation lever op til målet.Det betyder, at alle – både medarbejdere og politikere – skal have fokus på at kommunikere klart,enkelt, venligt og med respekt for modtageren. Både i den personlige kontakt – og i den skriftligekommunikation.Kommunikationen i praksisVigtige grupperKommunikation med omverdenen3B ønsker en klar profil både i forhold til vores samarbejdspartnere, i vores egen sektor og i mediebilledet.Derfor har vi fokus på udadvendte aktiviteter og ikke mindst PR i forbindelse med arrangementerog begivenheder af almen interesse. Derudover er det vigtigt, at vi overvejer mulighedenfor mediedækning, hver gang vi har gennemført udviklingsarbejder, ved større kampagnerog ved undersøgelser og analyser, der kan have almen interesse.Vi overvejer også muligheden for PR i forbindelse med lokale arrangementer i boligafdelingerne ogstørre renoveringsprojekter.Vi gør via 3B’s kursusudvalg nye medlemmer af afdelingsbestyrelserne opmærksomme på mulighedenfor - og værdien af - omtale i de lokale medier, ligesom vi gør opmærksom på 3B’s sprogogpressepolitik.September 2007/ahz – rev. juni 2008 3


Ud over aktivt PR-arbejde kommunikerer 3B via nettet, som vi løbende opdaterer med oplysningerom både 3B, sektoren, boligpolitik og lignende. Pressemeddelelserne lægger vi på nettet sammenmed oplysning om, hvem pressen kan kontakte både generelt og i specifikke sager. Med den nyehjemmeside vil vi på sigt også tilbyde mulighed for at tilslutte sig en nyhedstjeneste, så man fxmodtager en mail, når 3B har nyt på hjemmesiden.Nyhedsbrevet Kanal 3B sender vi både til de store medier og til lokalaviserne. Kanal 3B tjener påden måde til, at 3B er ”top-of-mind”. Samtidig holder vi medierne orienteret om, hvad der sker isektoren og ikke mindst hos os selv.Pressepolitikken er i øvrigt uddybet i selvstændigt notat, hvor der også er gode råd.Kommunikation med bestyrelsenKommunikationen med bestyrelsen sker primært på møder, gennem breve og personlige samtalermellem direktion og bestyrelse.Nyhedsbrevet Kanal 3B er kilde til information om, hvad der sker i de enkelte afdelinger og boligafdelinger- og generelt i den almene sektor.Medlemmerne af bestyrelserne vil med den nye hjemmeside på sigt have adgang til udvalgte informationerom 3B via et ”lukket” sted, hvor der kræves personligt password.Kommunikation med afdelingsbestyrelserneKommunikationen med afdelingsbestyrelserne sker på møder og ved personlig kontakt med relevanteansatte både i afdelingen og i administrationen. Derudover via Nyhedsbrevet Kanal 3B, gåhjem-arrangementer,Fælleskonference, 3B’s egne kurser, områdemøder, repræsentantskabsmødersamt via nettet.På nettet får medlemmerne af afdelingsbestyrelserne med den nye hjemmeside adgang til udvalgteinformationer om deres egen afdeling via et ”lukket” sted, hvortil der kræves særligt password.Kommunikation med beboerneKommunikation med beboerne sker dels som i dag ved personlig kontakt med ansatte, med beboerorienteringer,opslag og diverse breve.Derudover udarbejdes et nyhedsbrev, 3Bbeboeren, der to gange årligt fortæller om goderne ved atbo alment, om beboerdemokratiets mange muligheder, om nye tiltag, nye muligheder – og frihed.På den måde minder vi beboerne om, at de bor alment - og hvad fordelene er ved det. Samtidigtager vi emner op, som de ansatte ”spotter” som områder, hvor der er brug for, at beboerne vedmere. Det kan fx viden om andre kulturer, om særlige beskæftigelsesindsatser, sundhedsindsatsog lignende. Ind imellem overvejes lidt ”blødere” informationer som madopskrifter, sjove samlere,ideer til indretning, udnyttelse af pladsen etc.September 2007/ahz – rev. juni 2008 4


Endelig udgiver 3B Byg Nyhedsbreve, der sikrer god kommunikation med og information til beboerei afdelinger, der skal i gang med - eller har gang i - større renoverings- og fremtidsprojekter.Kommunikation til kommende beboereDe kommende beboere kommunikerer vi primært med via nettet. Her kan de finde oplysninger omboligafdelinger og boliger, skrive sig op og betale medlemsandelen og ventelistegebyret, se ventetiderog deres placering på ventelisten - og med den nye hjemmeside tilslutte sig en mail-service,der fx fortæller om ledige boliger og lignende. Det er også på nettet, man primært finder diversefoldere om udlejningsregler og lignende, som dog også skal kunne sendes frem i papirudgave tilde, der ikke er på nettet.Derudover påvirker vi de kommende beboere via de artikler, medierne bringer på baggrund af voresspændende nye tiltag etc.Kommunikation til medarbejdernePersonalet får Kanal 3B, som dog ikke er direkte målrettet dem og derfor mest tjener til at give deansatte de samme informationer om sektoren og egne aktiviteter, som afdelingsbestyrelser ogsamarbejdspartnere får.Når der er nyt om ansatte, sender personaleafdelingen mail til alle. De samme oplysninger gengivespå bagsiden af Kanal 3B, så afdelingsbestyrelserne og samarbejdsparterne også føler sig velunderrettetpå det område.Som led i bestræbelserne på at skabe en større 3B-identitet hos hele personalet, har 3B Bladet setdagens lys. Det udkommer ca. 10 gange årligt, og stoffet leveres primært af personale- og driftsafdelingerne,mens kommunikationsafdelingen redigerer og producerer.I 3B Bladet kan medarbejderne orientere sig om, hvad der har været på dagsordenen på personalemøder,i VN og i sikkerhedsudvalget. Her finder man ændringer af love - og her kan personaletudveksle gode ideer og erfaringer.Med den nye hjemmeside vil der som sidste led i processen også blive udviklet et intranet, som ethurtigt og effektivt medie til at bringe nyt fra direktion og ledergruppe samt udveksle viden og nyhedermellem medarbejderne.Vigtige kommunikationskanalerKanal 3BNyhedsbrev, der udkommer seks gange om året i ca. 700 eks. til medlemmer af bestyrelsen, tilafdelingsbestyrelser, boligordførende politikere, medlemmer af BR, rådhusene i de kommuner, vihar boliger i, samarbejdspartnere, seniorer samt medarbejdere.September 2007/ahz – rev. juni 2008 5


Omfang: Ca. 8 sider, printet i 4-farve in-house. 3B sætter altså selv op og printer.Redaktion: Direktør (ansvarshavende), bestyrelsesformand og –næstformand samt kommunikationschef.Redaktionen påtager sig ansvaret for at tilrettelægge indholdet og sikrer, at nyhedsbrevetlever op til den strategi, bestyrelsen har fastlagt.3B’s BeboerbladNyhedsbrev, der udkommer to gange om året (juni og december) i knap 12.000 eksemplarer til allebeboere.Omfang: Ca. 8 sider, trykt i 4-farve. 3B sætter selv op, oplaget trykkes ude i byen.Redaktion: Kommunikationsudvalget, direktør (ansvarshavende). Redaktionen påtager sig ansvaretfor at tilrettelægge indholdet og sikre, at nyhedsbrevet lever op til strategien.3B BladetInternt nyhedsbrev, der udkommer ca. 10 gange om året.Omfang: Ca. 8 sider, printet i 4-farve in-house. Kan udvides med flere sider ved behov.Redaktionsudvalg: Kommunikationschef (ansv.), driftschef, personalechef (inspektør)Redaktion: Personalekonsulent og kommunikationsmedarbejdere. Stof leveres primært af personale-og driftsafdelinger, kommunikationsafdelingen redigerer og producerer.InternetportalPortal bygges op i et cms-system, så ansvarlige i de forskellige afdelinger selv skal sikre opdatereoplysningerne.På forsiden gøres plads til skiftende nyheder, så man kan se, at der sker noget i foreningen!Portalen består som udgangspunkt af seks forskellige indgange, men det vil blive nærmere fastlagti en proces, hvor repræsentanter fra de forskellige brugergrupper deltager. Som hovedprincip skalder være en indgang til Medier, Boligsøgende, Beboere, medlemmer af bestyrelsen, medlemmeraf afdelingsbestyrelser og ansatte.Generelt vurderer vi de teknologiske muligheder og bruger de metoder, som passer bedst til målgruppeog budskab.FoldereFoldere produceres og udgives, når der er behov. Det gælder fx ved behov for ekstra markedsføringsindsatseri nogle boligafdelinger og ved specielle udlejningsregler og råderetsregler.Hvis der eksisterer en god BL-folder om emnet, bruger vi den. Men hvis der er behov for det, udarbejdervi også fx folder om beboerdemokrati generelt, om energi og miljø, fugt etc. Inden en foldersættes i gang, skal den pågældende funktionschef godkende initiativet og resurseforbruget. Produceresså vidt muligt i eget regi.September 2007/ahz – rev. juni 2008 6


BYGnyhedsbreve og -opslagDet er nyhedsbreve og opslag, der kommer i en begrænset periode, nemlig fra større renoveringsarbejderer i planlægningsfasen og frem til arbejdet er afleveret.Det er projektlederen fra Byg, der er ansvarshavende og leverer stoffet til nyhedsbrevene. Projektlederenvurderer, om der er behov for en egentlig kommunikationsstrategi, som i så fald skal godkendesaf afdelingsbestyrelsen og evt. byggeudvalget.AnnoncerAlmindelige annoncer og stillingsannoncer indgår også som vigtige elementer i 3B’s kommunikationog skal følge de fælles guidelines, bestyrelsen fastlægger.Diverse kort”Til lykke”-kort, julekort, invitationer og lignende indgår i den samlede kommunikation og skal somsådan også leve op til de fælles guidelines.Diverse arrangementerEr aktiviteter i afdelingerne, fx grundstensnedlæggelse, rejsegilde, indvielser, beboerdage, ”åbenlejlighed”, ture etc. Bruges aktivt til at sikre PR – som er et område, 3B vil fokusere ekstra på i denkommende periode.ForedragVi opfordrer 3B’s politikere og medarbejdere til at holde foredrag og komme med indlæg i relevantesammenhænge, fx i BL-regi og i de andre almene organisationer. Det understreger, at 3B er enaktiv og effektiv organisation med vilje og evne til at udvikle den almene beboers muligheder.Det skal tydeligt fremgå, at medarbejderen kommer fra 3B, og de plancher, oplægsholderne brugerog udleverer, skal være bygget op efter de eksisterende retningslinjer, så de på den måde er medtil at synliggøre 3B.September 2007/ahz – rev. juni 2008 7

More magazines by this user
Similar magazines