13.07.2015 Views

Effekter af konkurrence om kommunal rengøring

Effekter af konkurrence om kommunal rengøring

Effekter af konkurrence om kommunal rengøring

SHOW MORE
SHOW LESS
  • No tags were found...

You also want an ePaper? Increase the reach of your titles

YUMPU automatically turns print PDFs into web optimized ePapers that Google loves.

BilagANALYSE AF <strong>Effekter</strong> <strong>af</strong>KONKURRENCE <strong>om</strong>KOMMUNAL RENGØRING2012


BILAGSRAPPORT TIL ”ANALYSE AF EFFEKTERNE AF KONKURRENCE OMKOMMUNAL RENGØRING”AF RAMBØLL MANAGEMENT CONSULTINGBILAG 1METODE S. 2BILAG 2CASEBESKRIVELSER S. 19BILAG 3FREMSKRIVNINGSFAKTORER S. 154


2BILAG 1METODEAF RAMBØLL MANAGEMENT CONSULTING1. METODISK TILGANGDen overordnede metodiske tilgang til effektanalysen er et traditionelt ”før”- og ”efter”-studie.Situationen forud for <strong>konkurrence</strong>n sammenlignes med situationen efter <strong>konkurrence</strong>n. I den forbindelsevurderes det, <strong>om</strong> forskellene mellem før- og efter-situationen skyldes <strong>konkurrence</strong>n ellerandre forhold.Effektanalysen er baseret på casestudier. Der er gennemført 11 casestudier <strong>om</strong> udbud <strong>af</strong>k<strong>om</strong>munale rengøringsopgaver (single service) og 3 casestudier <strong>om</strong> servicepartnerskaber.Derudover er der <strong>af</strong>dækket hollandske erfaringer med servicepartnerskaber gennem interviewmed ISS Facility Services A/S i Holland.Dette bilag giver en mere uddybende beskrivelse <strong>af</strong> den metodiske tilgang og redegør for, hvilkeyderligere metodiske valg der er fortaget i løbet <strong>af</strong> processen.I det følgende findes beskrivelser <strong>om</strong> følgende punkter:1. Operationalisering <strong>af</strong> effekt2. Valg <strong>af</strong> k<strong>om</strong>muner og kontakt til k<strong>om</strong>muner3. Valg <strong>af</strong> leverandører og kontakt til leverandører4. Dataindsamling5. Bearbejdning <strong>af</strong> data og rapportering6. Analyse <strong>af</strong> markedet7. Analyse <strong>af</strong> forklaringsfaktorer.1.1 Operationalisering <strong>af</strong> effekt1.1.1 Typer <strong>af</strong> effektDer skelnes i analysen mellem fire forskellige typer <strong>af</strong> effekter. Det er valgt at anlægge et bredtperspektiv på effekter, s<strong>om</strong> både <strong>om</strong>fatter kvantitative og kvalitative effekter. Desuden skelnesmellem effekter, s<strong>om</strong> er direkte og indirekte <strong>af</strong>ledt <strong>af</strong> <strong>konkurrence</strong>n. Perspektivet på effekterneog de valgte indikatorer for hver effekt er illustreret i tabellen nedenfor 1 .Tabel 1: Typer <strong>af</strong> effekter og valgte indikatorerKvantitativeKvalitativeDirekte <strong>af</strong>ledteØkon<strong>om</strong>i• Bruttobesparelse• NettobesparelseYdelse• Kvalitets- og serviceniveau• BrugertilfredshedIndirekte <strong>af</strong>ledteOrganisation• Medarbejderforhold• MedarbejdertilfredshedUdvikling og samarbejde• Innovation• Videnoverførsel1.1.2 Operationalisering1 Perspektivet på effekter er det samme s<strong>om</strong> anlagt i tidligere effektanalyser udarbejdet for Udbudsrådet, herunder "Effektanalyse<strong>af</strong> hjælpemiddel<strong>om</strong>rådet" fra 2011. De formulerede effekter bygger videre på og supplerer de opstillede effektindikatorer,der er udviklet <strong>af</strong> AKF i ”Notat <strong>om</strong> metoder og indikatorer ved effektanalyser <strong>af</strong> k<strong>om</strong>munens <strong>konkurrence</strong>udsættelse <strong>af</strong>offentlige opgaver”, 2011.


3Det fremgår, at der indgår fire typer <strong>af</strong> effekter og to indikatorer for hver effekt. I dette <strong>af</strong>snitbeskrives, hvorledes hver <strong>af</strong> de otte indikatorer er operationaliseret.De valgte effekter og indikatorer fremgår <strong>af</strong> tabellen nedenfor. I skemaets første søjle vises deneffekt, s<strong>om</strong> analyseres. I næste søjle vises de udvalgte indikatorer for hver effekt. I sidste søljebeskrives operationalisering <strong>af</strong> indikatorerne.Operationaliseringen udtrykker og tager højde for både en ideel situation, altså hvad dermetodisk er ønskeligt, samt hvad der forventes s<strong>om</strong> minimum at være realistisk. Derfor er der inedenstående tabel både beskrevet udgangspunktet for operationaliseringen og et metodiskalternativ, s<strong>om</strong> også vurderes at kunne fungere.Tabel 2: Analytisk tilgangEffekt Indikator OperationaliseringØkon<strong>om</strong>iBruttobesparelseNettobesparelseOrganisationMedarbejderforholdMedarbejdertilfredshedDifference mellem årlig <strong>om</strong>kostning for opgaveløsningen før udbuddet og denårlige pris for vindende tilbud (<strong>om</strong>kostning efter).Alternativ: Hvis der ikke foreligger fx et kontrolbud eller anden opgørelse, beregnestotal<strong>om</strong>kostninger med udgangspunkt i principperne for <strong>om</strong>kostningskalkulationeriht. vejledning til budget- og regnskabssystemets kapitel 9 2 .Årlig bruttobesparelse fratrukket den gennemsnitlige årlige værdi <strong>af</strong> udbuds<strong>om</strong>kostningerog følge<strong>om</strong>kostninger.Udbuds<strong>om</strong>kostninger: Omkostninger til ekstern rådgiver og værdien <strong>af</strong> internttimeforbrug til gennemførelse <strong>af</strong> udbuddet. Udbuds<strong>om</strong>kostninger <strong>om</strong>fatter ogsåvirks<strong>om</strong>hedsoverdragelses<strong>om</strong>kostninger.Følge<strong>om</strong>kostninger: Nye <strong>om</strong>kostninger til tilsyn, administration, <strong>af</strong>regning ogopfølgning i forhold til leverandøren.Alternativ: Hvis der ikke foreligger dokumentation for udbuds- og følge<strong>om</strong>kostninger,etableres et estimat på baggrund <strong>af</strong> k<strong>om</strong>munens vurdering <strong>af</strong>medgået tid samt generelle erfaringer med niveauet herfor.Udvikling fra før til efter udbud i forhold til:• Antal tilk<strong>om</strong>ne og <strong>af</strong>gåede medarbejdere• Normering, arbejdstempo og arbejdstider• Lønvilkår og lønniveau• Uddannelses- og k<strong>om</strong>petenceniveau• Kontakt til nærmeste leder og feedback på arbejdsopgaverne• Gennemsnitligt antal sygedage pr. medarbejder pr. år.Alternativ: Hvis der ikke foreligger dokumentation for udviklingen, beskrivesudviklingen kvalitativt gennem interviews med k<strong>om</strong>mune, leverandør og medarbejderrepræsentanter.I cases, hvor det på forhånd er vurderet, at det ikke er relevant at se nærmerepå medarbejderforhold, bedes k<strong>om</strong>muner og leverandører <strong>om</strong> at beskrive generelleerfaringer med virks<strong>om</strong>hedsoverdragelse, fx fra tidligere <strong>konkurrence</strong><strong>om</strong> rengøringsopgaverne. Dette giver naturligvis ikke case-relevant information,men anvendes perspektiverende på tværs <strong>af</strong> cases.Sammenligning <strong>af</strong> medarbejdertilfredshed før og efter udbud i forhold til selvevirks<strong>om</strong>hedsoverdragelsesprocessen og i forhold til ændringerne i medarbejderforholdene.Alternativ: Hvis der ikke foreligger dokumentation for udviklingen, fx i medarbejdertilfredshedsundersøgelser,s<strong>om</strong> er repræsentative for personalet, beskrivesudviklingen kvalitativt gennem interviews med k<strong>om</strong>mune, leverandør ogmedarbejdere.I cases, hvor det på forhånd er vurderet, at det ikke er relevant at se nærmerepå medarbejdertilfredshed, bedes k<strong>om</strong>muner og leverandører <strong>om</strong> at beskrivegenerelle erfaringer med virks<strong>om</strong>hedsoverdragelse, fx fra tidligere <strong>konkurrence</strong><strong>om</strong> rengøringsopgaverne. Dette giver naturligvis ikke case-relevant information,men anvendes perspektiverende på tværs <strong>af</strong> cases.2 Vedrørende beregning <strong>af</strong> følge<strong>om</strong>kostninger og indirekte <strong>om</strong>kostninger henvises til vejledning <strong>om</strong> <strong>om</strong>kostningskalkulationer, kapitel 9i Budget og Regnskabssystem for k<strong>om</strong>muner, hos Indenrigs- og Sundhedsministeriet: http://www.budregn.im.dk/im/site.aspx?p=2881


4YdelseUdviklingog samarbejdeKvalitet ogserviceniveauAlternativ: Hvis der ikke foreligger dokumentation for udviklingen, beskrivesudviklingen kvalitativt gennem interviews med k<strong>om</strong>mune, leverandør og medarbejdere.BrugertilfredshedInnovationVurdering <strong>af</strong>, <strong>om</strong> udbuddet har bidraget til forbedrede processer eller produkteri forhold til bedre styring, effektive arbejdsgange, hurtigere leverancer ellernye produkter 3 <strong>af</strong>dækkes kvalitativt gennem interview med k<strong>om</strong>mune og leverandør.VidenoverførselVurdering <strong>af</strong>, <strong>om</strong> der er sket systematiske ændringer i de udbudte opgaver,herunder i kvaliteten og serviceniveauet i forhold til tidligere. Det kan fx væreen sammenligning <strong>af</strong> den beskrevne opgave før og efter udbud.Ved systematiske ændringer er der foretaget en vurdering <strong>af</strong> den økon<strong>om</strong>iskeværdi.Sammenligning <strong>af</strong> brugertilfredshed og sammenligning <strong>af</strong> antal klagesager førog efter udbud.Alternativ: Hvis der ikke foreligger dokumentation for udviklingen, fx i brugertilfredshedsundersøgelser,beskrives udviklingen kvalitativt gennem interviewsmed k<strong>om</strong>mune og leverandør.Vurdering <strong>af</strong>, <strong>om</strong> udbuddet har bidraget til øget videnoverførsel ved læring tilandre <strong>om</strong>råder, <strong>af</strong>dækkes kvalitativt gennem interview med k<strong>om</strong>mune og leverandør.Operationalisering <strong>af</strong> indikatorer er uddybet i endnu en tabel, s<strong>om</strong> findes nedenfor. For hver indikatorbeskrives anvendte datakilder og de metodiske udfordringer, s<strong>om</strong> var forventet forud foranalysen, samt hvorledes udfordringerne løses.I praksis har der vist sig at være nogle metodiske udfordringer i de enkelte cases, s<strong>om</strong> har krævet,at der blev foretaget yderligere metodiske valg. Det har fx været muligt at tilvejebringe oplysningerog dokumentation for en given effekt i nogle cases men ikke i andre cases. De konkretevalg i hver case skal naturligvis beskrives. Derfor er der inkluderet et oversigtsskema i hver casebeskrivelse,s<strong>om</strong> redegør for de konkrete metodiske valg i den pågældende case.Det skal dog bemærkes, at det i stort set samtlige cases har vist sig svært at få vurderet og dokumenteretudviklingen i kvalitets- og serviceniveau. Dette skyldes, at mange <strong>af</strong> casene er helteller delvist førstegangsudbud, hvor der ikke forud for udbud har været fastsat en standard forkvalitets- og serviceniveau. Af denne grund foreligger der ikke et entydigt billede <strong>af</strong> førsituationenpå dette punkt. Kun få <strong>af</strong> de interviewede k<strong>om</strong>muner påpeger, at der er forskelle på det <strong>af</strong>talteog det realiserede kvalitets- og serviceniveau. Det realiserede kvalitets- og serviceniveau erdokumenteret i månedlige kvalitetsrapporter, s<strong>om</strong> dog ikke kun måler kvaliteten, men også i nogengrad brugernes tilfredshed.I og med at k<strong>om</strong>munerne ikke har kunnet dokumentere eller frembringe anden, præcis information<strong>om</strong> den økon<strong>om</strong>iske værdi her<strong>af</strong> (pga. manglende viden <strong>om</strong> det præcise kvalitetsniveau forudfor udbud), har vi i stedet bedt <strong>om</strong> en skønnet vurdering, dvs. hvilken relativ andel <strong>af</strong> detsamlede udgiftsniveau der er tale <strong>om</strong>. I ingen cases har ændringerne givet anledning til en efterregning<strong>af</strong> de økon<strong>om</strong>iske effekter.Sidst skal bemærkes, at effektanalysen ikke har <strong>om</strong>fattet bilagskontrol <strong>af</strong> de oplysninger, s<strong>om</strong>k<strong>om</strong>munerne har tilvejebragt <strong>om</strong> økon<strong>om</strong>iske effekter. Der er foretaget en række vurderinger <strong>af</strong>oplysningerne, når det ikke har været muligt at frembringe og dokumentere alle de ønskedeoplysninger. De opstillede retningslinjer er blevet fulgt, og det er i alle tilfælde forsøgt at k<strong>om</strong>meså langt til bunds i oplysningerne s<strong>om</strong> muligt. Casebeskrivelserne inklusive beregninger er sendttil validering og er blevet godkendt <strong>af</strong> alle casek<strong>om</strong>munerne.3 Innovation er således defineret mere s<strong>om</strong> løbende udvikling <strong>af</strong> mindre <strong>om</strong>fang end radikale fornyelser.


5Tabel 3: <strong>Effekter</strong> og indikatorer – analytisk designKategori Indikator Operationalisering Datakilde Udfordring/opmærks<strong>om</strong>hedspunktØkon<strong>om</strong>iBruttobesparelseDifference mellem årlig <strong>om</strong>kostning foropgaveløsningen før udbuddet og denårlige pris for vindende tilbud (<strong>om</strong>kostningefter).Alternativ: Hvis der ikke foreligger kontrolbudeller anden opgørelse, beregnestotal<strong>om</strong>kostninger med udgangspunkt iprincipperne for <strong>om</strong>kostningskalkulationeriht. vejledning til budget- og regnskabssystemetskapitel 9 4 .Kontrolbud 5samtUdbudsprisK<strong>om</strong>munaleregnskabstal for• Direkte og• Indirekte <strong>om</strong>kostninger• Afskrivning ogforrentningDer foreligger ikke nødvendigvis opgørelse <strong>af</strong> udgifter før udbuddet, herunder egetkontrolbud eller kontrolberegning. Når dette er tilfældet, kan k<strong>om</strong>munens budget forserviceopgaverne bruges s<strong>om</strong> udgangspunkt for beregningerne.Budgetterne indeholder s<strong>om</strong> udgangspunkt kun de direkte <strong>om</strong>kostninger forbundetmed opgaveløsningen, fx <strong>om</strong>kostninger til løn, materialer og rekvisitter. Derfor skalder tages højde for indirekte <strong>om</strong>kostninger. Ingen k<strong>om</strong>muner har <strong>af</strong>holdt <strong>om</strong>kostningertil større investering, i fx maskinel, og derfor skal der ikke tages højde for <strong>af</strong>skrivningog forretning her<strong>af</strong>.Til dette er der taget udgangspunkt i "Vejledning <strong>om</strong> <strong>om</strong>kostningskalkuler, kapitel 9"fra Indenrigs- og Sundhedsministeriet. I <strong>af</strong>snit 1.1.3 er de typiske <strong>om</strong>kostninger listet.K<strong>om</strong>munerne er ikke forpligtet til at opgøre indirekte <strong>om</strong>kostninger, men det kanvære, at de er opgjort for dette eller et andet service<strong>om</strong>råde, og at k<strong>om</strong>munen derforkan oplyse en fordelingsnøgle til indirekte <strong>om</strong>kostninger.Hvor dette ikke er tilfældet, er der indgået dialog med k<strong>om</strong>munen <strong>om</strong> størrelsen <strong>af</strong>de indirekte <strong>om</strong>kostninger. Rambøll har fastsat et konservativt estimat for indirekte<strong>om</strong>kostninger til 15 % <strong>af</strong> de direkte løn<strong>om</strong>kostninger. Dette er baseret på erfaringermed opgørelser <strong>af</strong> indirekte <strong>om</strong>kostningerne. K<strong>om</strong>munerne er blevet forelagt detteog blevet bedt vurdere, hvorvidt de mener, at 15 % er et realistisk bud for deresk<strong>om</strong>mune. Alle k<strong>om</strong>muner har accepteret estimatet. I en case, Aarhus K<strong>om</strong>mune,har k<strong>om</strong>munen selv anslået de indirekte <strong>om</strong>kostninger (13 %).Der korrigeres for ændringer i <strong>om</strong>fanget <strong>af</strong> opgaverne, således at hvis en k<strong>om</strong>muneudbyder en opgave <strong>af</strong> en anden størrelse eller anden kvalitet end den, der førhenblev varetaget internt, bliver der taget højde herfor. Det kunne fx være ændringer iantallet <strong>af</strong> rengjorte kvadratmeter.4 Vedrørende beregning <strong>af</strong> følge<strong>om</strong>kostninger og indirekte <strong>om</strong>kostninger henvises til vejledning <strong>om</strong> <strong>om</strong>kostningskalkulationer, kapitel 9 i Budget og Regnskabssystem for k<strong>om</strong>muner, på Indenrigs- og Sundhedsministeriets hjemmeside:http://www.budregn.im.dk/im/site.aspx?p=28815 Der kan være tale <strong>om</strong> kontrolbud (= at k<strong>om</strong>munen selv byder på opgaven) eller kontrolberegning, s<strong>om</strong> er en teknisk beregning <strong>af</strong> <strong>om</strong>kostninger på det givne udbudsgrundlag.


6Da alle cases <strong>om</strong>handler igangværende kontrakter, har mange k<strong>om</strong>muner påpeget,at <strong>om</strong>fanget <strong>af</strong> opgaven formentlig ændrer sig i løbet <strong>af</strong> kontraktperioden, da detsker, at en skole eller en institution lukkes eller åbnes. Dette er der ikke taget højdefor i beregningerne, da det ikke vides med sikkerhed, <strong>om</strong> opgaven ændrer sig, oghvorledes den ændrer sig.Der er i alle beregninger korrigeret for inflation, således at alle tal <strong>om</strong>regnes til2012-priser. Der er brugt forskellige prisindeks til at korrigere forskellige tal:• Producentprisindeks for tjenester, specifikt for renhold, er brugt til at fremskriveudgifterne til rengøring.• Lønindeks for den offentlige sektor er brugt til at fremskrive internt tidsforbrug ik<strong>om</strong>munerne.• Lønindeks for den private sektor, specifikt for rådgivning, er brugt til at fremskriveudgifter til ekstern konsulent.Inflationsfaktorer findes i bilag 3.Endelig skal det bemærkes, at der har været nogle <strong>om</strong>kostninger, s<strong>om</strong> k<strong>om</strong>munerneikke har været i stand til at opgøre. Det har fx drejet sig <strong>om</strong> husleje til rengøringsdepoterog <strong>om</strong>kostninger til el, vand og varme forbrugt i forbindelse med rengøringen.K<strong>om</strong>munerne <strong>af</strong>holder dog s<strong>om</strong> udgangspunkt disse <strong>om</strong>kostninger i både før-og eftersituationen, og derfor er det vurderet, at det ikke er nødvendigt at opgøre<strong>om</strong>kostninger hertil. I de enkelte cases er der derimod gjort opmærks<strong>om</strong> på, hvorvidtdet generelle <strong>om</strong>kostningsniveau på denne måde er undervurderet.NettobesparelseÅrlig bruttobesparelse fratrukket dengennemsnitlige årlige værdi <strong>af</strong> udbuds<strong>om</strong>kostningerog følge<strong>om</strong>kostninger.Udbuds<strong>om</strong>kostninger: Omkostninger tilekstern rådgiver og værdien <strong>af</strong> internttimeforbrug til gennemførelse <strong>af</strong> udbuddet.Udbuds<strong>om</strong>kostninger <strong>om</strong>fatter ogsåvirks<strong>om</strong>hedsoverdragelses<strong>om</strong>kostninger.Følge<strong>om</strong>kostninger: Nye <strong>om</strong>kostningertil tilsyn, administration, <strong>af</strong>regning ogopfølgning i forhold til leverandøren.Dokumentationfor:• Udbuds<strong>om</strong>kostninger• Følge<strong>om</strong>kostningerDet er en udfordring, at k<strong>om</strong>munerne ikke altid opgør følge<strong>om</strong>kostninger og udbuds<strong>om</strong>kostninger.Der bliver ikke s<strong>om</strong> udgangspunkt foretaget tidsregistrering iforbindelse med udbud i alle k<strong>om</strong>munerne. Det har derfor i enkelte cases væretnødvendigt at estimere disse.I alle casestudier er der efterspurgt dokumentation for såvel udbuds<strong>om</strong>kostninger ogfølge<strong>om</strong>kostninger.Når disse er opgjort, er de indgået i vurderingerne efter at have taget højde for indirekte<strong>om</strong>kostninger, jf. beskrivelsen <strong>om</strong> bruttobesparelsen.


7Alternativ: Hvis der ikke foreligger dokumentationfor udbuds- og følge<strong>om</strong>kostninger,etableres et estimat på baggrund<strong>af</strong> k<strong>om</strong>munens vurdering <strong>af</strong> medgåettid samt generelle erfaringer medniveauet herfor.Interview medk<strong>om</strong>munal ledelseog samlet realitetstjeki forhold til generelleerfaringerpå <strong>om</strong>rådetNår <strong>om</strong>kostningerne ikke er opgjort, er der spurgt ind til det forbrugte antal timer ik<strong>om</strong>munen på forskellige niveauer <strong>af</strong> den k<strong>om</strong>munale organisation. Fx hvor lang tidbrugte hver institutionsleder på udbuddet? Hvor lang tid brugte arbejdsgruppen?Hvem sad i arbejdsgruppen? Hvordan følges der op på kvaliteten efter udbud?I relation til tidsforbrug er k<strong>om</strong>munerne så vidt muligt blevet bedt <strong>om</strong> at udarbejdeet skøn over tidsforbruget fordelt pr. medarbejderkategori (se nedenfor).Der er herefter taget <strong>af</strong>sæt i timesatser efter samme principper s<strong>om</strong> i forbindelsemed AMVAB-målinger (aktivitetsbaseret måling <strong>af</strong> virks<strong>om</strong>hedernes administrativebyrder), hvor der ikke blot tages højde for medarbejdernes faktiske løn, herundersåvel lønmodtagers s<strong>om</strong> arbejdsgivers andel <strong>af</strong> eventuelle bidrag til pensionsordninger,indtægter i form <strong>af</strong> A-skattepligtige personalegoder og indirekte <strong>om</strong>kostninger,men også for den præsterede arbejdstid. Med præsteret arbejdstid menes den tid,lønmodtageren rent faktisk har været på arbejde. Fraværstimer i forbindelse medsygd<strong>om</strong>, ferie eller andet er dermed trukket fra. Det er klart, at en sådan timesatser højere end den timesats, der opnås ved at dele en års- eller månedsløn med detnormerede antal timer. Det er vurderingen, at der hermed etableres det mest anvendeligesammenligningsgrundlag i de cases, hvor der sammenlignes k<strong>om</strong>munal ogprivat drift før og efter udbud. Konkret er der taget <strong>af</strong>sæt i satserne for "Løn efterlønk<strong>om</strong>ponenter, lønmodtagergruppe, tid, arbejdsfunktion, <strong>af</strong>lønningsform og sektor"for ledere indenfor:• Servicefag (hovedaktiviteten)• OmsorgsarbejdeI en enkelt case (Haderslev) var det ikke muligt at foretage en vurdering <strong>af</strong> udbuds<strong>om</strong>kostningernemed denne tilgang. Derfor blev der udarbejdet et estimat for udbuds<strong>om</strong>kostningerpå baggrund <strong>af</strong> de andre cases, hvor udbudsprocessen blev vurderetsammenlignelig med den beskrevet <strong>af</strong> Haderslev K<strong>om</strong>mune. Tallet blev godkendt<strong>af</strong> k<strong>om</strong>munen.Virks<strong>om</strong>hedsoverdragelses<strong>om</strong>kostninger er medtaget s<strong>om</strong> en udbuds<strong>om</strong>kostning ianalysen. Disse <strong>om</strong>fatter k<strong>om</strong>munens <strong>om</strong>kostninger til medarbejderne i varslingsperioden.Flere <strong>af</strong> k<strong>om</strong>munerne har valgt at sikre medarbejdernes vilkår i hele kontraktperioden.


8Virks<strong>om</strong>hedsoverdragelses<strong>om</strong>kostninger kan opdeles i tre kategorier:• Direkte <strong>om</strong>kostninger forbundet med overensk<strong>om</strong>stmæssige og normeringsmæssigeforskelle mellem det offentlige og private• Fratrædelses<strong>om</strong>kostninger• Afregning <strong>af</strong> feriepenge.Der er, i det <strong>om</strong>fang det er muligt, forsøgt at skelne mellem de tre typer <strong>af</strong> <strong>om</strong>kostninger,således at <strong>af</strong>regning <strong>af</strong> feriepenge kunne udgå fra nettobesparelsen. Det ervurderingen, at feriepengene skulle have været <strong>af</strong>holdt til medarbejderne, uanset<strong>om</strong> de var blevet virks<strong>om</strong>hedsoverdraget eller ej, og at de derfor ikke bør indgå s<strong>om</strong>en <strong>om</strong>kostning specifikt i denne analyse.OrganisationMedarbejderforholdUdvikling fra før til efter udbud i forholdtil:• Antal tilk<strong>om</strong>ne og <strong>af</strong>gåede medarbejdere• Normering, arbejdstempo og arbejdstider• Lønvilkår og lønniveau• Uddannelses- og k<strong>om</strong>petenceniveau• Kontakt til nærmeste leder og feedbackpå arbejdsopgaverne• Gennemsnitligt antal sygedage pr.medarbejder pr. årAlternativ: Hvis der ikke foreligger dokumentationfor udviklingen, beskrivesudviklingen kvalitativt gennem interviewsmed k<strong>om</strong>mune, leverandør ogmedarbejdere.I cases hvor det på forhånd er vurderet,at det ikke er relevant at se nærmere påmedarbejderforhold, bedes k<strong>om</strong>munenog leverandører <strong>om</strong> at beskrive generellebetragtninger <strong>om</strong>, hvordan virks<strong>om</strong>-Skriftlig dokumentationfor disseforhold.Kvalitativ vurderingvia interviewmed- ledelse ik<strong>om</strong>munen- ledelse hosleverandøren- medarbejdere 6Der er forsøgt at få oplysninger og dokumentation for så mange <strong>af</strong> de nævnte medarbejderforholds<strong>om</strong> muligt.Situationen for medarbejderne forud for udbud er undersøgt gennem oplysninger fraog interviews med k<strong>om</strong>munerne. Situationen for medarbejderne efter udbud er undersøgtgennem oplysninger fra og interviews med leverandørerne.Interviews med medarbejderne har suppleret oplysningerne <strong>om</strong> både før- og eftersituationen.Det har ikke været muligt at gennemføre interviews med virks<strong>om</strong>hedsoverdragnemedarbejdere i samtlige k<strong>om</strong>muner <strong>af</strong> flere årsager:• Kun en medarbejder blev virks<strong>om</strong>hedsoverdraget eller er fortsat ved leverandøren,og derfor kan medarbejderens anonymitet i forhold til arbejdsgiveren ikkesikres• Medarbejderne har ikke ønsket at medvirke i analysen• Det har ikke været muligt at arrangere og gennemføre interviews med medarbejderneinden for analysens tidshorisont.I de pågældende cases bruges k<strong>om</strong>munernes og leverandørernes vurderinger <strong>af</strong> udviklingen.Det har generelt været svært at få tilvejebragt oplysninger <strong>om</strong> sygefravær, da detteofte blev opgjort decentralt før udbuddet og ikke nødvendigvis er tilgængeligt for deinterviewede i k<strong>om</strong>munerne. Dertil k<strong>om</strong>mer, at leverandørernes oplysninger <strong>om</strong> sy-6 Det vil være nødvendigt at koble medarbejdernes vurdering <strong>af</strong> medarbejderforhold sammen med medarbejdertilfredshed, se nedenfor.


9hedsoverdragelse påvirker medarbejderforholdene.gefravær tit er opgjort for en større medarbejdergruppe og ikke kun de virks<strong>om</strong>hedsoverdragedemedarbejdere. Derfor har vurderingerne <strong>om</strong> ændringer i sygefraværi flere tilfælde måtte udgå <strong>af</strong> casene, og de øvrige indikatorer har ligget tilgrund for analysen.Flere <strong>af</strong> k<strong>om</strong>munerne har valgt at sikre nogle <strong>af</strong> medarbejdernes vilkår i hele kontraktperioden.Her er således færre eller ingen ændringer i medarbejderforhold i perioden.Der er taget højde for k<strong>om</strong>munens <strong>om</strong>kostninger (virks<strong>om</strong>hedsoverdragelses<strong>om</strong>kostninger)hertil i beregningerne, jf. <strong>af</strong>snittet <strong>om</strong> nettobesparelsen.MedarbejdertilfredshedSammenligning <strong>af</strong> medarbejdertilfredshedfør og efter udbud i forhold til selvevirks<strong>om</strong>hedsoverdragelsesprocessen og iforhold til ændringerne i medarbejderforholdene.Alternativ: Hvis der ikke foreligger dokumentationfor udviklingen, fx i medarbejdertilfredshedsundersøgelser,s<strong>om</strong> errepræsentative for personalet, beskrivesudviklingen kvalitativt gennem interviewsmed k<strong>om</strong>mune, leverandør ogmedarbejdere.Kvalitativ vurderinggennem:- FokusgruppeinterviewmedmedarbejdereDokumentationvia:- EksisterendetrivselsundersøgelseDet kan ikke forventes, at trivselsundersøgelser gennemført <strong>af</strong> k<strong>om</strong>munen (før) ogleverandøren (efter) er direkte sammenlignelige, da disse typisk udarbejdes for enstørre gruppe <strong>af</strong> medarbejdere end blot de virks<strong>om</strong>hedsoverdragne medarbejdere.Derfor er der gennemført fokusgruppeinterview eller telefoninterviews med et udsnit<strong>af</strong> medarbejderne. Der er spurgt ind til deres tilfredshed umiddelbart ved virks<strong>om</strong>hedsoverdragelseog efterfølgende tilfredshed. Der er også spurgt ind til årsager tilændringerne i tilfredshed, fx ændringer i medarbejderforhold.I flere cases er der mange medarbejdere, s<strong>om</strong> har valgt at sige op eller er blevet <strong>af</strong>skediget.Dette betyder, at det kun er vurderingerne og perspektiverne fra de tilbageværendemedarbejdere, s<strong>om</strong> indgår i analysen. Derfor er der et perspektiv, s<strong>om</strong>udgår i vurderingen <strong>af</strong> medarbejdertilfredsheden.I cases, hvor det på forhånd er vurderet,at det ikke er relevant at se nærmere påmedarbejdertilfredshed, bedes k<strong>om</strong>munenog leverandører <strong>om</strong> at beskrive generellebetragtninger <strong>om</strong>, hvordan virks<strong>om</strong>hedsoverdragelsepåvirker medarbejdertilfredshed.Medarbejdere, s<strong>om</strong> er stoppet, kan forventes at have et andet syn på virks<strong>om</strong>hedsoverdragelsenend de medarbejdere, s<strong>om</strong> har valgt at blive. Derfor kan der mangleet perspektiv i ændringerne i medarbejdertilfredsheden.Det er dog ikke vurderet muligt inden for analysens rammer at k<strong>om</strong>me i kontaktmed medarbejdere, s<strong>om</strong> ikke længere er ved leverandøren. Der er i stedet blevetspurgt ind til medarbejdernes årsag til at stoppe ved leverandøren ved de tilbageværendemedarbejdere.


10YdelseKvalitet ogserviceniveauVurdering <strong>af</strong>, <strong>om</strong> der er sket systematiskeændringer i de udbudte opgaver,herunder i kvaliteten og serviceniveaueti forhold til tidligere. Det kan fx være ensammenligning <strong>af</strong> den beskrevne opgavefør og efter udbud.Ved systematiske ændringer foretagesen kvalificering <strong>af</strong> den økon<strong>om</strong>iske nettogevinst.Alternativ: Hvis der ikke foreligger dokumentationfor udviklingen, beskrivesudviklingen kvalitativt gennem interviewsmed k<strong>om</strong>mune, leverandør ogmedarbejdere.Dokumentationvia:- Kravspecifikation- Kontrakt- Samarbejds<strong>af</strong>tale- Aktivitetsopgørelse- Ved genudbud:Udbudsmaterialefr<strong>af</strong>ørste udbudKvalitativ vurderingved interview:- Leverandør- K<strong>om</strong>munal ledelseDer var forventninger <strong>om</strong>, at eventuelle præciseringer <strong>af</strong> kvalitet og serviceniveau iforbindelse med udbuddet eller i kontraktperiode ville kunne <strong>af</strong>dækkes via sammenligning<strong>af</strong> udbudsmaterialet, kravspecifikation mv. med tidligere kvalitetsstandarder.Der er dog kun få k<strong>om</strong>muner, s<strong>om</strong> har et centralt overblik over kvalitetsstandardenforud for udbud.De fleste leverandører udarbejder månedlige kvalitetsrapporter i samarbejde medk<strong>om</strong>munen. Der udarbejdes en karakter for hver enhed for såvel kvalitet s<strong>om</strong> samarbejde.Kvalitetsparameteret bruges til at vurdere kvaliteten, og samarbejdsparameteretbruges til at vurdere brugertilfredsheden.K<strong>om</strong>muner og leverandører har dog påpeget, at målinger på kvalitet og samarbejdeer svære at skille entydigt ad. Dette ses konkret i målingerne, ved at der ofte er givetden samme karakter for kvalitet og samarbejde.Det er kun et mindre antal k<strong>om</strong>muner (et udsnit <strong>af</strong> dem med anden- eller flergangsudbud),s<strong>om</strong> har kvalitetsrapporter fra førsituationen.I mange tilfælde er k<strong>om</strong>munens, leverandørens og eventuelt medarbejdernes vurdering<strong>af</strong> udviklingen heri den eneste indikator. Det har vist sig, at k<strong>om</strong>munerne og leverandørernetit har en anderledes opfattelse <strong>af</strong> <strong>om</strong>fanget <strong>af</strong> kvalitetsmæssige ændringer,end medarbejderne har. Alle perspektiver er blevet beskrevet, og der er såvidt s<strong>om</strong> muligt forsøgt at vurdere retningen <strong>af</strong> ændringen.Der er spurgt ind til ændringer i kvaliteten med henblik på at kunne foretage enkvantificering <strong>af</strong> kvalitetsniveau og beregne konsekvenserne på besparelserne.K<strong>om</strong>munerne vurderer dog ikke, at der er væsentlige ændringer i kvaliteten, s<strong>om</strong>kræver en kvantificering.BrugertilfredshedSammenligning <strong>af</strong> brugertilfredshed ogsammenligning <strong>af</strong> antal klagesager førog efter udbud.Alternativ: Hvis der ikke foreligger dokumentationfor udviklingen, fx i brugertilfredshedsundersøgelser,beskrives udviklingenkvalitativt gennem interviewsKvalitativvurdering genneminterview med:- K<strong>om</strong>muner- LeverandørerDet var forventet forud for analysen, at der kunne være k<strong>om</strong>muner, s<strong>om</strong> ikke gennemførerbrugerundersøgelser. Derfor blev det planlagt i givet fald at supplere medkvalitative data fra interview.I praksis har det vist sig, at der ikke i nogen <strong>af</strong> de besøgte k<strong>om</strong>muner har væretgennemført systematiske brugerundersøgelser. De udarbejdede kvalitetsrapportergiver dog, jf. <strong>af</strong>snittet <strong>om</strong> kvalitet og serviceniveau både en indikation for kvalitet ogbrugertilfredshed. Disse kan derfor bruges med nogen forsigtighed til at vurdere ud-


11med k<strong>om</strong>mune og leverandør.Dokumentationviklingen i brugertilfredsheden i cases, hvor kvalitetsrapporterne er udarbejdet ivia:førsituationen. Derudover er vurderingen <strong>af</strong> denne effekt baseret på kvalitative vur-- Brugertilfreds-deringer.heds-undersøgelserDer kunne principielt have været gennemført brugerundersøgelser i de 13 cases.- Udvikling iDer er tale <strong>om</strong> både et økon<strong>om</strong>isk og et fagligt fravalg.antal klagesager.Både k<strong>om</strong>muner og leverandører har oplyst, at brugertilfredsheden ikke kun er relaterettil ydelsen. Tilfredsheden vurderes i lige så høj grad at være relateret til:• Hvorvidt brugerne er blevet involveret i fastsættelse <strong>af</strong> standarden og udbudsprocessen• Hvorvidt brugerne mener, at standarden <strong>af</strong> ydelserne er ændret med udbud• Hvorvidt brugerne mener, at leverandørerne leverer de <strong>af</strong>talte ydelser• Forholdet mellem brugerne og de virks<strong>om</strong>hedsoverdragede rengøringsassistenter.En brugerundersøgelse vil derfor risikere at måle noget andet end det ønskede. Istedet er k<strong>om</strong>munernes vurderinger indgået i analysen.Sidst er der redegjort for brugernes tilfredshed, s<strong>om</strong> indikeret i kvalitetsmålinger,efter udbuddet, selv<strong>om</strong> denne ikke kan sammenlignes med førsituationen. Redegørelsenviser, <strong>om</strong> der er tilfredshed efter udbud. I en k<strong>om</strong>mune med høj brugertilfredshedefter udbud kan der med nogen sandsynlighed udelukkes, at brugertilfredshedener væsentligt forringet efter udbud.UdviklingInnovationVurdering <strong>af</strong>, <strong>om</strong> udbuddet har bidragetKvalitativEn sådan tilgang bygger i sagens natur på subjektive vurderinger, der kan væreog sam-til forbedrede processer eller produkter ivurdering gennemvanskelige at efterprøve i praksis. Metodisk er der derfor lagt vægt på at sammen-arbejdeforhold til bedre styring, effektive ar-interview med:holde k<strong>om</strong>munernes vurdering med leverandørernes udsagn. S<strong>om</strong> effekter vil derbejdsgange, hurtigere leverancer eller- Leverandørvære tale <strong>om</strong> eksempler, og ikke en systematisk dokumentation <strong>af</strong> forskelle i opga-nye produkter 7 , <strong>af</strong>dækkes kvalitativt- K<strong>om</strong>munalveløsningen.gennem interview med k<strong>om</strong>mune og le-ledelseverandør.Metodisk set vil sådanne forskelle desuden kunne indgå s<strong>om</strong> bagvedliggende forklaringsfaktor,jf. behovet for at forklare identificerede effekter, fx at ny teknologi påvirkerde økon<strong>om</strong>iske vilkår.7 Innovation er således defineret mere s<strong>om</strong> løbende udvikling <strong>af</strong> mindre <strong>om</strong>fang end radikale fornyelser.


12Viden-overførselVurdering <strong>af</strong>, <strong>om</strong> udbuddet har bidragettil øget videnoverførsel ved læring til andre<strong>om</strong>råder, <strong>af</strong>dækkes kvalitativt genneminterview med k<strong>om</strong>mune og leverandør.Kvalitativvurdering genneminterview med:- Leverandør- K<strong>om</strong>munalledelseS<strong>om</strong> ovenfor under innovation – det er muligt at indhente konkrete bud på, hvadder fremmer videndeling, men der er tale <strong>om</strong> aktørernes vurderinger. Denne vil tilsvarendekunne indgå s<strong>om</strong> bagvedliggende forklaringsfaktor, jf. behovet for at forklareidentificerede effekter.


121.1.3 Datakilder til beregning <strong>af</strong> total<strong>om</strong>kostningerK<strong>om</strong>munernes tilgang til kalkulation <strong>af</strong> total<strong>om</strong>kostninger varierer. Derfor er det nødvendigt atsikre, at der tages højde for alle typer <strong>af</strong> relevante <strong>om</strong>kostninger i beregningerne.S<strong>om</strong> en bruttoliste ligger følgende parametre til grund for beregningen <strong>af</strong> de totale <strong>om</strong>kostningertil rengøringsopgaverne 8 .1. Direkte <strong>om</strong>kostninger• Løn• Materialer• Specielt ansk<strong>af</strong>fet udstyr• Befordring• Tjenesteydelser• Reparations- og vedligeholdelsesudgifter• Husleje• Forbrugs<strong>af</strong>gifter• Forsikringer• Uddannelses<strong>om</strong>kostninger.2. Indirekte <strong>om</strong>kostninger• Andele <strong>af</strong> fælles<strong>om</strong>kostninger fra den centrale administration (løn og personale,bogholderi mv.)• Andel <strong>af</strong> udgifter til centralt it• Andel <strong>af</strong> udgifter til telefon<strong>om</strong>stilling• Andel <strong>af</strong> udgifter til forsikringer• Andel <strong>af</strong> udgifter til ledelse.1.2 Valg <strong>af</strong> k<strong>om</strong>muner og kontakt til k<strong>om</strong>munerRengøringsservice er en tjenesteydelse, s<strong>om</strong> der ofte er skabt <strong>konkurrence</strong> <strong>om</strong> i k<strong>om</strong>munerne.Derfor var der fra starten en forventning <strong>om</strong>, at det ville være muligt at sikre deltagelse fra 10-12 k<strong>om</strong>muner. Casene blev udvalgt med udgangspunkt i følgende karakteristika:• Cases skal <strong>om</strong>handle k<strong>om</strong>muner, s<strong>om</strong> på nuværende tidspunkt har udbudt rengøringsopgaver• Dvs. at casen ikke må være <strong>af</strong> væsentlig ældre karakter• Dvs. at der skal have været <strong>af</strong>holdt udbud <strong>af</strong> rengøringsopgaver• Cases skal <strong>om</strong>handle såvel førstegangsudbud s<strong>om</strong> anden- eller fler-gangsudbud• Cases skal <strong>om</strong>handle såvel udbud med aktivitetskrav s<strong>om</strong> funktionskrav• Cases skal have en vis geogr<strong>af</strong>isk spredning• Cases skal have en vis volumen, forstået s<strong>om</strong> den samlede kontraktsum over perioden• Cases skal <strong>om</strong>fatte både større og mindre k<strong>om</strong>muner• Cases skal repræsentere flere forskellige leverandører på markedet• Cases skal <strong>om</strong>handle forskellige udbudsformer.Det har været nødvendigt at kontakte et forholdsvist stort antal k<strong>om</strong>muner i løbet <strong>af</strong> rekrutteringsprocessen.Der blev sammensat en bruttoliste med 35 k<strong>om</strong>muner. Kontakten til k<strong>om</strong>munerneblev indledt telefonisk. Det var ikke muligt at træffe den relevante kontaktperson i alle k<strong>om</strong>muner.8 Helt konkret har ikke alle direkte <strong>om</strong>kostninger vist sig relevante at måle. Omkostninger til befordring, tjenesteydelser, reparationsogvedligeholdelsesudgifter samt uddannelses<strong>om</strong>kostninger forek<strong>om</strong>mer ikke i casene. Omkostningerne til husleje, forbrugs<strong>af</strong>gifter ogforsikringer for de enkelte enheder fr<strong>af</strong>alder ikke k<strong>om</strong>munen ved udbuddet, og k<strong>om</strong>munerne har derudover ikke kunnet opgøre disse<strong>om</strong>kostninger. Disse er derfor heller ikke indregnet.


13Stort set alle k<strong>om</strong>muner var s<strong>om</strong> udgangspunkt interesserede i at deltage i effektanalysen. Alleinteresserede k<strong>om</strong>muner fik tilsendt yderligere oplysninger <strong>om</strong> undersøgelsen i et følgebrevsammen med en liste over ønskede oplysninger til brug i analysen.Efterfølgende var der et relativt stort fr<strong>af</strong>ald i antallet <strong>af</strong> interesserede k<strong>om</strong>muner. Dette vurderesat være en k<strong>om</strong>bination <strong>af</strong>:• At k<strong>om</strong>munerne skal <strong>af</strong>sætte en del tid til at medvirke i analysen, hvilket ikke har været muligtfor alle på nuværende tidspunkt,• At tidshorisonten til analysen løber hovedsageligt i s<strong>om</strong>merferieperioden, og• At perioden fra kontakt til deltagelse var kort.Trods udfordringer med at finde interesserede k<strong>om</strong>mune til deltagelse blev der fundet i alt 10k<strong>om</strong>muner til analysen, svarende til 11 cases. De følgende k<strong>om</strong>muner har medvirket i analysen:• Aarhus K<strong>om</strong>mune (to udbud, 2009 og 2011, begge første udbud)• Ballerup K<strong>om</strong>mune (2010, første udbud) 9• Billund K<strong>om</strong>mune (2012, første udbud)• Egedal K<strong>om</strong>mune (2011, andet udbud i nye Egedal K<strong>om</strong>mune, udbudt første gang i nye EgedalK<strong>om</strong>mune i 2008)• Frederikssund K<strong>om</strong>mune (2010, første udbud)• Helsingør K<strong>om</strong>mune (2008, fjerde udbud, årstal for første udbud er ikke oplyst)• Holstebro K<strong>om</strong>mune (2010, femte, sjette eller syvende udbud, udbudt første gang i1990'erne) 10• Odense K<strong>om</strong>mune (2011, andet udbud, første udbud 2007)• Struer K<strong>om</strong>mune (2011, første udbud)• Varde K<strong>om</strong>mune (2010, første udbud i nye Varde K<strong>om</strong>mune) 11 .Alle kriterier for udvælgelse er blevet helt eller delvist opfyldt med de valgte cases. Det har dogvist sig svært at opnå den ønskede geogr<strong>af</strong>iske spredning i casene. Det har fx ikke været muligtat finde en k<strong>om</strong>mune i Nordjylland, s<strong>om</strong> opfyldte kriteriet <strong>om</strong> udbud på nuværende tidspunktsamt havde tid til at medvirke. De øvrige regioner er repræsenteret blandt casestudierne.Det har ikke været muligt at finde k<strong>om</strong>muner, s<strong>om</strong> udelukkende har anvendt funktionskrav ideres udbud <strong>af</strong> rengøringsopgaverne, men der er fundet eksempler med en k<strong>om</strong>bination <strong>af</strong>aktivitets- og funktionskrav. Det er Rambølls vurdering, s<strong>om</strong> bekræftes i dialog med markedet, atudbud alene med funktionskrav er meget sjældne.Casene <strong>om</strong> servicepartnerskaber skulle ønskeligt opfylde samme kriterier s<strong>om</strong> cases <strong>om</strong>rengøring, med den tilføjelse at casene skal <strong>om</strong>fatte flere facilities managementopgaver, hvor<strong>af</strong>én opgave er rengøring. På grund <strong>af</strong> det meget begrænsede antal faktiske cases på <strong>om</strong>rådet hardet ikke været muligt at opfylde kriterierne, til trods for at der er søgt efter egnede cases på flereforskellige måder og med forskellie indgangsvinkler:• Søgning i databaser, herunder TED og udbudsportalen• Søgning på k<strong>om</strong>muners hjemmesider• Interview med de største leverandører på markedet• Interview med rådgivere på markedet.Dertil k<strong>om</strong>mer, at der blandt de relevante, udsøgte cases har været k<strong>om</strong>muner, s<strong>om</strong> ikke havdetid til at deltage i analysen. I alle tilfælde har konklusionen været, at der foreløbigt er meget fåtilfælde, hvor danske k<strong>om</strong>muner udbyder et antal facility management-opgaver i etservicepartnerskab.Det er derfor valgt at inddrage et eksempel fra en offentlig, statslig myndighed,Forsvarsk<strong>om</strong>mandoen, s<strong>om</strong> har udbudt flere facility management-opgaver i et samlet udbud.9 Området var udliciteret i år 2000, men k<strong>om</strong>munen valgte efterfølgende at hjemtage <strong>om</strong>rådet. I 2010 blev <strong>om</strong>rådet igen udbudt.10 K<strong>om</strong>munen har ikke kunne oplyse årstal for første udbud, eller hvor mange gange <strong>om</strong>rådet har været udbudt før. Den interviewedevurderer, at <strong>om</strong>rådet har været udbudt 4 til 6 gange før nuværende udbud.11 Området var udbudt i gamle Varde K<strong>om</strong>mune før k<strong>om</strong>munesammenlægningen.


14Ligeledes blev det besluttet at inddrage Haderslev K<strong>om</strong>mune, s<strong>om</strong> har udbudt rengøringsopgaverog vinduespolering i et udbud. Der er indgået kontrakt på partnerskabslignende forhold og medsærlig fokus på udvikling med ISS Facility Servicess A/S.S<strong>om</strong> et tredje eksempel er valgt at inddrage Langeland K<strong>om</strong>mune, hvor opførelsen og driften <strong>af</strong>Ørstedskolen er blevet udbudt. Der tale <strong>om</strong> et offentligt-privat partnerskab (OPP) indgået mellemLangeland K<strong>om</strong>mune og et konsortium <strong>af</strong> private virks<strong>om</strong>heder, hvor Dan-Ejend<strong>om</strong>me står for atvaretage driften.Sidst er der set nærmere på udenlandske erfaringer. Holland bliver ofte betegnet s<strong>om</strong> et land,s<strong>om</strong> er meget langt fremme på <strong>om</strong>rådet med offentligt-privat samarbejde. Kontakt til ISS FacilityServicess A/S i Holland har vist, at hollanske myndigheder, svarende til de danske k<strong>om</strong>muner,ikke skaber <strong>konkurrence</strong> <strong>om</strong> facility management-opgaver i servicepartnerskaber på nuværendetidspunkt. Derfor er der udarbejdet en mere perspektiverende case, s<strong>om</strong> har fokus på generelleerfaringer samt markedets udvikling frem for at udarbejde et specifikt casestudie.Følgende casestudier <strong>om</strong> servicepartnerskaber indgår derfor i analysen:• Forsvarsk<strong>om</strong>mandoen (2010, første udbud)• Haderslev K<strong>om</strong>mune (2010, første udbud)• Langeland K<strong>om</strong>mune (2008, første udbud)• Hollandske erfaringer (beskrivelse <strong>af</strong> det hollandske marked til perspektivering).1.3 Udvælgelse <strong>af</strong> leverandører til interviewI flere <strong>af</strong> casene har k<strong>om</strong>munerne valgt flere leverandører til at udføre opgaverne. Antallet <strong>af</strong> leverandøreri hver case har varieret fra én til seks. Det har derfor været nødvendigt at foretagevalg <strong>om</strong>, hvilke leverandører der skulle indgå i analysen.I hver case er der foretaget en vurdering <strong>af</strong> forholdene, s<strong>om</strong> hver leverandør har indgået kontraktmed k<strong>om</strong>munerne på. Såfremt en k<strong>om</strong>mune har et stort antal leverandører på samme kontraktmæssigevilkår, er én til to leverandører udvalgt til analysen. Såfremt <strong>af</strong>talerne er indgåetpå forskellige kontraktmæssige vilkår, er der udvalgt leverandører til analysen, s<strong>om</strong> repræsentererde forskellige kontraktmæssige vilkår.I tabellen nedenfor ses antallet <strong>af</strong> leverandører for hver k<strong>om</strong>mune, udvalgte leverandører samtdeltagende leverandører.Tabel 4: LeverandøroversigtK<strong>om</strong>mune Leverandører Udvalgt leverandører Deltagende leverandørerAarhus (2009) Clean Service ApSISS Facility Services A/S ISS Facility Services A/SElite Miljø A/SIDA Service A/SIntensiv Rengøring ApSISS Facility Services A/SAlliance+ A/SAarhus (2011) 12 C<strong>om</strong>pass Group C<strong>om</strong>pass Group -Ballerup Elite Miljø A/S Elite Miljø A/S Elite Miljø A/SBillund ISS Facility Services A/S ISS Facility Services A/S ISS Facility Services A/SEgedalRengoering.c<strong>om</strong>Rengoering.c<strong>om</strong>Rengoering.c<strong>om</strong>Alliance+ A/SISS Facility Services A/SISS Facility Services A/SFrederikssund ISS Facility Services A/S ISS Facility Services A/S ISS Facility Services A/SHelsingør Forenede Service Forenede Service Forenede ServiceHolstebro Forenede Service Forenede Service Forenede Service12 I Aarhus er der analyseret to forskellige udbud, et udbud fra 2009 og et udbud fra 2011.


15OdenseForenede ServiceForenede ServiceForenede ServiceBidstrup Jensen A/S (opkøbt<strong>af</strong> Alliance+ i 2012)Alliance+ A/SBidstrup Jensen A/S (opkøbt<strong>af</strong> Alliance+ i 2012)Alliance+ A/SStruer Kongsvang Rengøring Kongsvang Rengøring Kongsvang RengøringVarde Forenede Service Forenede Service Forenede ServiceForsvarsk<strong>om</strong>mandoenForenede Service Forenede Service Forenede ServiceHaderslev ISS Facility Services A/S ISS Facility Services A/S ISS Facility Services A/SLangeland Dan-Ejend<strong>om</strong>meISS Facility Services A/SDan-Ejend<strong>om</strong>meISS Facility Services A/SDan-Ejend<strong>om</strong>meISS Facility Services A/SLeverandørerne blev først kontaktet telefonisk på overordnet niveau. Efter godkendelse fra virks<strong>om</strong>hedernetil at kontakte konkrete medarbejdere er dette blevet gjort per telefon. Alle kontaktedeleverandører var interesserede i at medvirke i analysen. I nogle tilfælde kunne dette dog ikkelade sig gøre (Aarhus 2011, Egedal og Odense). Årsagen er, at det ikke har været muligt atarrangere interviews med leverandørerne inden for analysens tidshorisont.1.4 DataindsamlingDataindsamlingen er foregået s<strong>om</strong> angivet i nedenstående tabel.Tabel 5: Dataindsamling og datakilderInformationsbehovDatakildeK<strong>om</strong>munale oplysninger<strong>om</strong> udbud (udbudsmateriale,vurderingsnotat,kontrolberegninger osv.)Oplysningerne er indsamlet, så vidt muligt forud for interview og alternativt iforbindelse med interview.I nogle tilfælde er oplysninger ikke indsamlet, fx når der ikke har været et sammenligningsgrundlag(medarbejdertilfredshedsundersøgelser fra leverandører),eller når det er blevet vurderet for tidskrævende for k<strong>om</strong>munen at indhente oplysningerne.I disse tilfælde har k<strong>om</strong>munerne og leverandørerne oplyst de ønskede informationermundtligt, hvorfor der ikke foreligger skriftlig dokumentation.K<strong>om</strong>munale vurderingerDer er gennemført personlige interviews med en eller flere <strong>af</strong> følgende personerfra k<strong>om</strong>munerne:• Den udbudsansvarlige i k<strong>om</strong>munen• Den <strong>om</strong>rådeansvarlige• Controller på <strong>om</strong>rådet.Antallet <strong>af</strong> interviews i hver k<strong>om</strong>mune varierer fra ét til tre.I nogle k<strong>om</strong>muner er alle tre funktioner varetaget <strong>af</strong> én person. I andre k<strong>om</strong>munervaretages funktionerne <strong>af</strong> forskellige personer. Her har k<strong>om</strong>munerne oplyst,hvem der er mest relevant at snakke med i forbindelse med analysen. I det <strong>om</strong>fangdet har været nødvendigt at interviewe flere personer, er dette blevet gjort.Ellers har interviewpersonen fremsk<strong>af</strong>fet ekstra oplysninger fra de relevante personer.LeverandørerMedarbejdereDer er gennemført interviews med seks forskellige leverandører, hvilke fremgår<strong>af</strong> Tabel 4. Interviewene er gennemført telefonisk eller personligt alt efter leverandørernesønsker og muligheder.Der er gennemført interviews med medarbejdere i forbindelse med fire casestu-


16dier.Ønskeligt skulle der være gennemført interviews med medarbejdere i forbindelsemed ni casestudier. Dette var ikke muligt <strong>af</strong> følgende årsager:• Kun én medarbejder er tilbage ved leverandøren, og derfor kan medarbejderensanonymitet ikke sikres (to casestudier).• Medarbejderne ønskede ikke at deltage (ét casestudie)• Det kunne ikke lade sig gøre at arrangere interviews med medarbejderneinden for tidsperioden (ét casestudie)• Leverandøren kunne ikke nå at medvirke inden for tidsperioden, og derforkunne interviews med medarbejdere heller ikke arrangeres (ét casestudie).Rådgivende virks<strong>om</strong>hederDer er gennemført personlige interviews med to <strong>af</strong> de største rådgivende virks<strong>om</strong>hederi branchen; Dansk Servicerådgivning A/S og Servicemægleren A/S.1.5 Bearbejdning <strong>af</strong> data og rapporteringDer er udarbejdet en analyse i forbindelse med samtlige cases. Analysen er baseret på de indsamlededata og interviews. Afrapportering er sket i en casebeskrivelse, s<strong>om</strong> indeholder såvel enbeskrivelse <strong>af</strong> før- og eftersituationen s<strong>om</strong> en beskrivelse <strong>af</strong> k<strong>om</strong>munens udbudsproces.Casebeskrivelserne er efterfølgende godkendt hos de medvirkende k<strong>om</strong>muner og leverandører.Medvirkende medarbejdere er blevet orienteret <strong>om</strong> casebeskrivelse og har fået tilsendt en endeligversion <strong>af</strong> casebeskrivelsen.Alle casebeskrivelser indgår i den samlede analyse, s<strong>om</strong> er udarbejdet sideløbende med godkendelsen<strong>af</strong> casebeskrivelserne.Det var tiltænkt, at casene <strong>om</strong> servicepartnerskaber skulle indgå på perspektiverende vis i analysenog dermed kun i mindre grad i selve effektanalysen. Det er dog forsøgt at gøre casene <strong>om</strong>servicepartnerskaber så sammenlignelig s<strong>om</strong> muligt med de øvrige cases. Det har vist sig, at datagrundlagenei casene <strong>om</strong> servicepartnerskaber generelt er mindre fyldestgørende end i de øvrigecases. Derfor er detaljeringsniveauet ikke særligt højt på mange indikatorer.Derfor indgår casene <strong>om</strong> servicepartnerskaber, s<strong>om</strong> tiltænkt, kun s<strong>om</strong> perspektiverende cases.Der er således udarbejdet en beskrivelse <strong>af</strong> forskellene mellem almindelige udbud <strong>af</strong> k<strong>om</strong>munalerengøringsopgaver og servicepartnerskaberne.1.6 Analyse <strong>af</strong> markedetMarkedet for facility management er ikke et veldefineret marked. De k<strong>om</strong>munale udgifter til rengøringeller facility management er heller ikke opgjort centralt.Derfor er analysen <strong>af</strong> markedet baseret på eksisterende opgørelser og studier, navnlig opgørelser<strong>af</strong> <strong>om</strong>sætning i rengøringsbranchen fra Danmarks Statistik og én rapport fra Center for FacilitiesManagement: "Markedet for Facilities Management i Danmark" fra 2009.1.7 Analyse <strong>af</strong> forklaringsfaktorerEffektanalysen indeholder en analyse <strong>af</strong> forklaringsfaktorer for, at de identificerede effekteropstår. I denne forbindelse er der taget udgangspunkt i AKFs diskussion vedrørendevirkningsmodellen for k<strong>om</strong>munal <strong>konkurrence</strong> <strong>om</strong> offentlige opgaver.Modellen kan sammenfattes i en bevidst forenklet årsagskæde, således at den k<strong>om</strong>munalebeslutning <strong>om</strong> udbud fører til en aktivitet (udbudsprocessen mm.), s<strong>om</strong> leder over i et resultat(opgaven løses <strong>af</strong> den vindende leverandør, evt. en privat), hvorefter der opstår nogle effekter iform <strong>af</strong> økon<strong>om</strong>i, kvalitet osv.Analytisk kan processen beskrives s<strong>om</strong> illustreret i nedenstående figur 1.


17Figur 1: Oversigt over relevante forklaringsfaktorerTrin 1 – Først identificeres de ønskede effekter og de datakilder, der kan belyse, <strong>om</strong> effekterneer indfriet (dette spørgsmål er behandlet i det foregående <strong>af</strong>snit).Trin 2 – Dernæst identificeres (empirisk såvel s<strong>om</strong> hypotesebaseret) de relevante indre og ydrefaktorer, der har betydning for, <strong>om</strong> en effekt realiseres.Trin 3 – I den samlede analyse analyseres på tværs <strong>af</strong> cases, hvordan effekterne kan koblesmed de forskellige potentielle forklaringsfaktorer.Der er på forhånd identificeret mulige forklaringsfaktorer, s<strong>om</strong> kan ses i tabel 6 nedenfor.Tabel 6: Oversigt over relevante forklaringsfaktorerIndre faktorerYdre faktorerProcesforløbetTilgang til kravspecifikationen, herunder brug <strong>af</strong>funktionskravOpgavens k<strong>om</strong>pleksitetOpgavens <strong>om</strong>fangOrganisatorisk modenhedEffektivitetsniveau forud for udbudKlarhed i ydelsesbeskrivelserÆndring <strong>af</strong> national-politisk fastlagt serviceniveau elleranden lovgivningsmæssig ændringMarkedssituationenAntal modtagne tilbudGeogr<strong>af</strong>isk placering set i forhold til markedetLeverandørens organiseringDen private leverandørs konkrete tilgang, herunderkapacitetsudnyttelse, rationel drift, bedre indkøbspriserosv.Valg <strong>af</strong> udbudsform, herunder dialog1.- eller 2.-gangsudbud Valg <strong>af</strong> samarbejdsmodelÆndringer i konteringÆndringer i udgiftspres pga. udvikling i målgruppen(demogr<strong>af</strong>i mm.)I praksis vil det næppe være muligt entydigt at henføre en given effekt eller en konkret andelher<strong>af</strong> til én faktor. Ovenstående skal derfor mest <strong>af</strong> alt ses s<strong>om</strong> to bruttolister.Men det vil være muligt at analysere tilstedeværelsen <strong>af</strong> konkrete forhold i de enkelte cases og atsamle op på tværs <strong>af</strong> disse. Fx hvis der viser sig at være en systematisk forskel i økon<strong>om</strong>iske


18effekter på tværs <strong>af</strong> k<strong>om</strong>muner i forhold til kravspecifikationsstrategien. Ambitionen er såledescase for case at analysere den kontekst og de variabler, der har betydning for effekten og denudbudte opgave.Figur 2: Tilgang til forklaringKonkurrence<strong>Effekter</strong>KontekstvariablerMere specifikt vil dette foregå i følgende trin i forbindelse med evalueringen:1. I forbindelse med interview vil k<strong>om</strong>munerne blive bedt <strong>om</strong> at beskrive og dokumentereeffekterne, jf. beskrivelsen <strong>af</strong> i tilbuddet.2. Efterfølgende vil der blive spurgt åbent til, hvad man vurderer s<strong>om</strong> den eller de mestcentrale forklaringsfaktorer. Disse et blevet noteret.Samlet set vil dette give mulighed for at vurdere mere præcist, hvad der har h<strong>af</strong>t den størstebetydning i de to effektanalyser på tværs <strong>af</strong> cases.


19BILAG 2CASEBESKRIVELSERAF RAMBØLL MANAGEMENT CONSULTING2. CASEBESKRIVELSERDer er lavet casestudier <strong>om</strong> effekterne <strong>af</strong> at skabe <strong>konkurrence</strong> <strong>om</strong> k<strong>om</strong>munale rengøringsservicesi følgende 10 k<strong>om</strong>muner:• Aarhus K<strong>om</strong>mune (2 cases)• Ballerup K<strong>om</strong>mune• Billund K<strong>om</strong>mune• Egedal K<strong>om</strong>mune• Frederikssund K<strong>om</strong>mune• Helsingør K<strong>om</strong>mune• Holstebro K<strong>om</strong>mune• Odense K<strong>om</strong>mune• Struer K<strong>om</strong>mune• Varde K<strong>om</strong>muneDer er lavet casestudier <strong>om</strong> effekterne <strong>af</strong> at skabe <strong>konkurrence</strong> <strong>om</strong> k<strong>om</strong>munale facility management-opgaveri et servicepartnerskab. Der er lavet følgende fire casestudier:• Forsvarsk<strong>om</strong>mandoens udbud <strong>af</strong> rengøring, kantinedrift og arealpleje• Haderslev K<strong>om</strong>munes udbud <strong>af</strong> rengøring inkl. vinduespolering med særlig fokus på samarbejdeog udvikling• Ørstedskolen (Langeland K<strong>om</strong>munes OPP <strong>om</strong> opførslen og drift <strong>af</strong> Ørstedskolen)• Hollandske erfaringer.


202.1 Case: Aarhus K<strong>om</strong>mune2.1.1 IndledningI Aarhus K<strong>om</strong>mune er der set på to udbud, og derfor vil der reelt være tale <strong>om</strong> to cases, idethvert udbud har forskellige effekter. Det er præciseret under effekterne, hvilke udbud, s<strong>om</strong> harmedført hvilke effekter.Casene <strong>om</strong>handler udbud <strong>af</strong> rengøringsservice på børn og unge<strong>om</strong>rådet i Aarhus K<strong>om</strong>mune. Rengøringsservicener udbudt på nogle <strong>af</strong> <strong>om</strong>rådets enheder i to <strong>om</strong>gange. Der er ikke tale <strong>om</strong> etførstegangsudbud og et andengangsudbud men i stedet et k<strong>om</strong>bineret første- og andengangsudbud<strong>af</strong> enheder i 2009 samt et førstegangsudbud i 2011.Tilbage i efteråret 2006 blev det vedtaget s<strong>om</strong> en del <strong>af</strong> budgetforliget, at Aarhus K<strong>om</strong>mune skulleudbyde rengøringen på en del <strong>af</strong> enhederne på børn og unge<strong>om</strong>rådet. Formålet med udbuddetvar at <strong>af</strong>prøve, <strong>om</strong> en anden organisering kunne give samme rengøring til færre penge. Udbuddet<strong>om</strong>fattede rengøringen på daginstitutioner og klubber, s<strong>om</strong> allerede havde ekstern rengøring,samt rengøringen på et mindre antal daginstitutioner, klubber og skoler med egen rengøringsassistent.Der blev kun medtaget hver fjerde skole for at <strong>af</strong>prøve forskellige former for organisering<strong>af</strong> skolerengøringen.Selv <strong>om</strong> en del dagtilbud havde ekstern rengøring før udbuddet, havde <strong>om</strong>rådet ikke været udbudtsamlet før. Hver enkelt enhed havde førhen besluttet, hvorledes rengøringen skulle varetages.Nogle enheder havde lavet <strong>af</strong>taler med et rengøringsfirma, og andre havde ansat en rengøringsassistent.Sammenlagt blev rengøringen på 306 adresser udbudt i 138 del<strong>af</strong>taler med start fra september2009. Her<strong>af</strong> havde 78 adresser intern rengøring og 227 adresser ekstern rengøring før udbud.Der viste sig at være en væsentlig besparelse, særligt på skolerne, og derfor besluttede AarhusK<strong>om</strong>mune i 2010, at rengøringen på yderligere 40 skoleenheder samt 3 enheder, s<strong>om</strong> havde fåetopsagt deres rengøringskontrakt fra 2009-udbuddet, skulle udbydes i 43 del<strong>af</strong>taler med start frajanuar 2012. 2011-udbuddet blev direkte besluttet i et budgetforlig, mens der i 2009 var tale<strong>om</strong>, at der i budgetforliget blev besluttet en besparelse på rengøringen, s<strong>om</strong> i udmøntningen blev<strong>af</strong>talt til at <strong>om</strong>fatte forsøg med udbud.Børn og Unge-forvaltningen i Aarhus forestod begge udbud med hjælp fra Dansk Servicerådgivning.Børn og Unge-forvaltningen havde i 2006 ikke erfaringer med udbud <strong>af</strong> tjenesteydelser,hvor der indgik virks<strong>om</strong>hedsoverdragelse. Siden har forvaltningen tillige fået erfaringer med atskabe <strong>konkurrence</strong> <strong>om</strong> den k<strong>om</strong>munale drift fra et udbud <strong>af</strong> serviceydelser til grønne <strong>om</strong>råder.Denne opgave blev vundet <strong>af</strong> Aarhus K<strong>om</strong>munes egen vej og park service.2.1.2 UdbudsprocesserneAarhus K<strong>om</strong>munen forklarer, at der s<strong>om</strong> sådan ikke var den store forskel på udbudsprocesserne ihenholdsvis 2009 og 2011, herefter kaldt 2009-udbuddet og 2011-udbuddet. Begge gange blevder nedsat en arbejdsgruppe internt i Børn og Unge-forvaltningen, s<strong>om</strong> varetog alt arbejdet isamarbejde med Dansk Servicerådgivning.Rengøringsstandarden er beskrevet ved brug <strong>af</strong> aktivitetskravAllerede forud for 2009-udbuddet havde Aarhus K<strong>om</strong>mune en rengøringsstandard på børn og unge<strong>om</strong>rådet.Med henblik på at opnå økon<strong>om</strong>iske besparelser blev der lavet en revidering <strong>af</strong> standardenforud for første udbud. Aarhus K<strong>om</strong>mune valgte at sænke frekvensen <strong>af</strong> rengøring påskolekontorer og skoledepoter, men ellers blev det forhenværende kvalitetsniveau bibeholdt. Revideringen<strong>om</strong>fattede alle enheder, både dem med intern og dem med ekstern rengøring.K<strong>om</strong>munens rengøringsstandard var beskrevet med programmeret rengøring 13 på dagtilbuds<strong>om</strong>rådet,mens skolerengøringens funktionsbehov og behovsbeskrivelser blev <strong>om</strong>formuleret til pro-13 Programmeret rengøring er et frekvensbaseret system, s<strong>om</strong> med en programkode (fx 5.1.1) indikerer, hvor ofte og hvor grundig derskal gøres rent i et givet lokale. Programkoden i eksemplet viser, at der skal gøres rent i lokalet 5 gange <strong>om</strong> ugen, at der skal udføresgrundig gulvrengøring 1 gang <strong>om</strong> ugen, og at der skal udføres grundig inventarrengøring 1 gang <strong>om</strong> ugen.


grammeret rengøring, hvilket også blev brugt i kravspecifikationen til udbuddene. Arbejdsgruppenovervejede en k<strong>om</strong>bination <strong>af</strong> aktivitetskrav og funktionskrav. Arbejdsgruppen valgte overvejendeat bruge aktivitetskrav, fordi de vurderede, at det er nemmere at specificere kravene tilrengøringen med aktivitetskrav samt at kontrollere efterfølgende. Der blev også inddraget enkeltefunktionskrav til resultatet, fx at lokaler skal fremstå synsmæssigt og hygiejnisk rene.Arbejdsgruppen har generelt erfaret gennem de to udbud, at de skal have meget fokus på denefterfølgende opfølgning på kvaliteten. Det er vigtigt, at kontrakten giver mulighed for, at ordregiverkan følge op og give sanktioner hvis nødvendigt. I samme forbindelse understreges, at deter rigtig vigtigt at få beskrevet opgaverne meget præcist, så der ikke kan være misforståelser <strong>om</strong>denne.Udbudsform: Begrænset udbudAarhus K<strong>om</strong>munes gennemførte prækvalifikation forud for begge udbud.I 2008 blev 10 virks<strong>om</strong>heder ud <strong>af</strong> 13 ansøgere prækvalificeret. Udbudsmaterialet blev sendt tiltilbudsgiverne i slutningen <strong>af</strong> januar 2009. Der var fælles gennemgang <strong>af</strong> udbudsmaterialet fortilbudsgivere og obligatorisk besigtigelse <strong>af</strong> udvalgte enheder i februar 2009. Derefter stod dettilbudsgiverne frit for at besigtige de øvrige enheder fra slutningen <strong>af</strong> februar til midten <strong>af</strong> marts.Aarhus K<strong>om</strong>mune modtog konditionsmæssige tilbud fra alle 10 prækvalificerede virks<strong>om</strong>heder iapril 2009.I 2011 blev fem virks<strong>om</strong>heder prækvalificeret ud <strong>af</strong> 12 ansøgere. Udbudsmaterialet blev sendt tilvirks<strong>om</strong>hederne i august 2011. Der var mulighed for at stille spørgsmål indtil midten <strong>af</strong> oktober2011, og der var tilbudsfrist i slutningen <strong>af</strong> oktober.Ved begge udbud var enhederne opdelt i del<strong>af</strong>taler, og leverandørerne kunne blive prækvalificerettil en eller flere del<strong>af</strong>taler. Der var 138 del<strong>af</strong>taler i 2009 og 43 del<strong>af</strong>taler i 2011.Valg <strong>af</strong> leverandør: Pris og kvalitetAarhus K<strong>om</strong>mune modtog i 2009 seks tilbud og i 2011 tre tilbud. K<strong>om</strong>munen bedømte tilbuddenepå pris og kvalitet. Kvalitet <strong>om</strong>fattede bl.a. beskrivelse <strong>af</strong> opstartsprocedure, beskrivelse <strong>af</strong> procedureved fejl og mangler, sygd<strong>om</strong> og fravær samt brug <strong>af</strong> rengøringsmaskiner.Tilbuddene blev vurderet s<strong>om</strong> mest fordelagtige i forhold til pris (60 %) og kvalitet (40 %).I 2009 vandt alle seks leverandører, der indgav tilbud, en eller flere <strong>af</strong> de i alt 138 del<strong>af</strong>taler:• ISS Facility Services A/S – 100 del<strong>af</strong>taler• Intensiv Rengøring – 24 del<strong>af</strong>taler• Clean Service ApS – 8 del<strong>af</strong>taler• Alliance+ A/S – 3 del<strong>af</strong>taler• Elite Miljø A/S – 3 del<strong>af</strong>taler• IDA Service A/S – 1 del<strong>af</strong>tale2009-udbuddet har en kontraktperiode fra september 2009 til september 2012. Det er blevet besluttetat forlænge kontraktperioden med 1 år, hvilket k<strong>om</strong>munen havde option på.I 2011 vandt to leverandører de i alt 43 del<strong>af</strong>taler:• C<strong>om</strong>pass Group – 40 del<strong>af</strong>taler• Elite Miljø A/S – 3 del<strong>af</strong>taler2011-udbuddet har kontraktperiode fra januar 2012 til september 2014.I 2010 blev IDA Service A/S en del <strong>af</strong> C<strong>om</strong>pass Group. Flere <strong>af</strong> de valgte leverandører havde førhengjort rent på nogle <strong>af</strong> enhederne. Kun samarbejdet med Alliance+ A/S i 2009-udbuddet varhelt nyt. Der blev virks<strong>om</strong>hedsoverdraget medarbejdere fra enhederne til leverandørerne vedbegge udbud.21


Medarbejderne i Børn og Unge-forvaltningen i Aarhus K<strong>om</strong>mune har erfaret, at udbudsprocesserer lange og ressourcekrævende. Det er derfor <strong>om</strong>kostningsfuldt at skifte leverandør midt i enkontraktperiode, hvis samarbejdet ikke fungerer, hvilket efter de interviewedes mening stiller ordregiveri en udsat position over for leverandører, der misligholder kontrakterne. Børn og Ungeforvaltningeni Aarhus K<strong>om</strong>mune har besluttet, at efterfølgende udbud skal ske på ramme<strong>af</strong>tale,hvor k<strong>om</strong>munen har mulighed for at opsige en leverandør, hvis denne ikke lever op til <strong>af</strong>talen, ogerstatte leverandøren med en ny leverandør uden at skulle gennemgå en udbudsproces på ny.BetalingsmodelK<strong>om</strong>munen giver en fastpris per del<strong>af</strong>tale per år. Der er mulighed for at købe ekstra ydelser, fxpersienne-rens eller anden ekstra rengøring. Det er op til den enkelte enhed, hvorvidt de vil tilkøbeydelser, og det skal betales <strong>af</strong> eget budget.22Nedenfor ses en oversigt over betalingsmodellen for rengøring på børn og unge<strong>om</strong>rådet i AarhusK<strong>om</strong>mune.Tabel 1: Betalingsmodel, børn og unge<strong>om</strong>rådet i Aarhus K<strong>om</strong>muneOpgaveDaglig og periodisk rengøringBetalingsmekanismeFast pris pr. årTilkøb: Ekstra rengøring, persienne-rens mm. Fast pris pr. gang eller m 2 .Nedenfor opsummeres casen på udvalgte parametre.Tabel 2: Opsamling, børn og unge<strong>om</strong>rådet i Aarhus K<strong>om</strong>muneEmne/spørgsmålDen udbudte opgaveUdbudsformBeskrivelseOmfatter rengøringBegrænset udbudErfaring Et k<strong>om</strong>bineret første- og andengangsudbud <strong>af</strong> enheder i 2009samt et førstegangsudbud i 2011KravspecifikationAntal tilbudAktivitetskrav (programmeret rengøring)2009-udbuddet: 6 tilbudIKU (2011) 23,92011-udbuddet: 3 tilbudØvrige særlige forhold2009-udbuddet: 33 medarbejdere blev virks<strong>om</strong>hedsoverdraget.2011-udbuddet: 77 medarbejdere blev virks<strong>om</strong>hedsoverdraget.Udbuddet <strong>om</strong>fatter kun udvalgte enheder på børn og unge<strong>om</strong>rådeti Aarhus K<strong>om</strong>mune.2.1.3 Analysetilgang og datagrundlagDe konkrete <strong>om</strong>stændigheder i Aarhus K<strong>om</strong>mune har givet anledning til at analysere casen s<strong>om</strong>en før-/efteranalyse, hvor formålet er at vurdere effekterne ved to førstegangsudbud. 2009-udbuddet <strong>om</strong>fattede både enheder med intern rengøring og enheder med ekstern rengøring. Enhedernemed ekstern rengøring var dog ikke tidligere udbudt. Ved 2011-udbuddet havde alle enhederintern rengøring, undtagen de 3 skoler fra 2009 udbuddet, s<strong>om</strong> også k<strong>om</strong> med i 2011-udbuddet, fordi deres kontrakt var blevet opsagt. Begge udbud analyseres s<strong>om</strong> førstegangsudbud.Analyserne er foretaget på baggrund <strong>af</strong> datamateriale stillet til rådighed <strong>af</strong> og interviews medAarhus K<strong>om</strong>mune og ISS Facility Services A/S (lokal ledelse). C<strong>om</strong>pass Group ville gerne deltagei interview, men det kunne ikke praktisk lade sig gøre inden for analysens løbetid.Grundet virks<strong>om</strong>hedsoverdragelse blev det forsøgt at interviewe virks<strong>om</strong>hedsoverdragede medarbejdere.ISS Facility Services A/S har undersøgt muligheden for at gennemføre fokusgruppeinterviewsmed virks<strong>om</strong>hedsoverdragede medarbejdere, men det kunne heller ikke lade sig gøre.


23Der er kun få virks<strong>om</strong>hedsoverdragede medarbejdere tilbage ved ISS, og det har ikke vist sigmuligt at koordinere interviews i analysens løbetid.Med <strong>af</strong>sæt i den præsenterede analytiske tilgang er der i tabellen nedenfor gjort specifikt rede fordatagrundlaget i Aarhus K<strong>om</strong>mune.Tabel 3: DatagrundlagEffekt Indikator OperationaliseringØkon<strong>om</strong>iBruttobesparelseNettobesparelseDer udregnes en besparelse for hvert udbud.Bruttobesparelsen er beregnet ved sammenligning <strong>af</strong> Børn og Ungeforvaltningensbudget til rengøring i hhv. 2009 og 2011 med de årlige <strong>om</strong>kostningeri 2011 og forventninger hertil i 2012. Forventningerne til de årlige <strong>om</strong>kostningerfor 2012 kan anvendes til sammenligning, fordi der er tale <strong>om</strong> enfast pris, s<strong>om</strong> Aarhus K<strong>om</strong>mune betaler leverandørerne. Tilkøbsydelser står deenkelte enheder selv for. Der findes ikke en opgørelse eller et budget for disse.K<strong>om</strong>munen vurderer, at der er tale <strong>om</strong> mindre udgifter. Efters<strong>om</strong> <strong>om</strong>kostningertil tilkøb ikke er opgjort, indregnes de ikke, hvilket medfører en undervurdering<strong>af</strong> <strong>om</strong>kostningerne efter udbud samt en overvurdering <strong>af</strong> bruttobesparelsen.K<strong>om</strong>munens budgetter <strong>om</strong>fatter løn<strong>om</strong>kostninger. Derfor tillægges <strong>om</strong>kostningertil materialer og forbrugsartikler (5 %) samt indirekte <strong>om</strong>kostninger (13 %).Estimatet for materialer og forbrugsartikler er baseret på tal fra de øvrige cases.Aarhus K<strong>om</strong>munes kontrolbud i 2011 er blevet brugt til at estimere størrelsen <strong>af</strong>de indirekte <strong>om</strong>kostninger.Der korrigeres for pris- og løn-inflation, således at alle <strong>om</strong>kostninger er på2012-niveau. Opgavens <strong>om</strong>fang har ikke ændret sig i overgangen fra k<strong>om</strong>munalvaretagelse til privat leverandør, og derfor kontrolleres ikke herfor.Nettobesparelsen er beregnet s<strong>om</strong> bruttobesparelsen fratrukket den gennemsnitligeårlige værdi <strong>af</strong> udbuds<strong>om</strong>kostninger og følge<strong>om</strong>kostninger. Der udregnesligeledes en nettobesparelse for hvert udbud.Udbuds<strong>om</strong>kostningerne <strong>om</strong>fatter <strong>om</strong>kostninger i forbindelse med virks<strong>om</strong>hedsoverdragelse,internt tidsforbrug samt ekstern konsulent. Det interne tidsforbruger vurderet <strong>af</strong> Børn og Unge-forvaltningen i Aarhus K<strong>om</strong>munen, s<strong>om</strong> selvhar lavet en beregning over tidsforbruget i udbudsprocessen. Beregningen erkun for 2011-udbuddet. K<strong>om</strong>munen vurderer, at udbuds<strong>om</strong>kostningerne var endel højere ved udbuddet i 2009. Derfor tillægges 25 % til udbuds<strong>om</strong>kostninger i2011 for at opnå et mere realistisk estimat for udbuds<strong>om</strong>kostningerne i 2009.Omkostninger til virks<strong>om</strong>hedsoverdragelse blev kun <strong>af</strong>holdt <strong>af</strong> Aarhus K<strong>om</strong>muneved første udbud. Ved 2011-udbuddet lå denne <strong>om</strong>kostning ved tilbudsgiveren.Følge<strong>om</strong>kostninger <strong>om</strong>fatter k<strong>om</strong>munens <strong>om</strong>kostninger til kontraktadministration.Den ansvarlige for udbuddet har vurderet, at han bruger mellem 10 og 20% <strong>af</strong> sin tid på administration <strong>af</strong> kontrakterne, men kan ikke give en mere konkretvurdering <strong>af</strong> tidsforbruget til hvert udbud.Derfor antages, at han i perioden efter første udbud til andet udbud brugte ca.15 % <strong>af</strong> sin tid på kontraktadministration, og at han efter andet udbud bruger20 % <strong>af</strong> sin tid på kontraktadministration. Differencen i tidsforbruget ligger tilgrund for beregningen <strong>af</strong> følge<strong>om</strong>kostningerne ved 2012-udbuddet.K<strong>om</strong>munen har tre interne rengøringskonsulenter, s<strong>om</strong> administrerer kontrakterne,men s<strong>om</strong> også har opgaver relateret til enheder uden ekstern leverandør.Det er vurderet, at rengøringskonsulenterne bruger samme mængde tid før ogefter udbud på de udbudte enheder. K<strong>om</strong>munen kan ikke vurdere, hvor stor enandel <strong>af</strong> deres tid der bruges på de udbudte enheder, og derfor indregnes <strong>om</strong>kostningerhertil ikke. Idet <strong>om</strong>kostningerne var de samme både før og efter udbud,påvirker dette ikke nettobesparelsen.


24YdelseOrganisationMedarbejderforholdMedarbejdernes vilkår og ansættelsesforhold før og efter udbuddene er <strong>af</strong>dækketgennem interviews med Aarhus K<strong>om</strong>mune og ISS Facility Services A/S. Dervar også andre leverandører, s<strong>om</strong> fik overvirks<strong>om</strong>hedsoverdraget medarbejderei 2009, men efters<strong>om</strong> ISS Facility Services A/S fik overdraget størstedelen <strong>af</strong>medarbejderne, vurderes deres udtalelser <strong>om</strong> medarbejderforhold at være repræsentative.MedarbejdertilfredshedKvalitet ogserviceniveauBrugertilfredshedInnovationUdviklingog samarbejdeVidenoverførselUdvikling fra før til efter udbud i forhold til:• Normering og arbejdstempo• Medarbejdernes uddannelses- og k<strong>om</strong>petenceniveau• Lønvilkår samt øvrige ansættelsesvilkår• Arbejdsforhold• Medarbejdernes oplevelse <strong>af</strong> selvstændighed, kontakt til leder, motivation,tryghed og stress mm.Det har ikke været muligt at arrangere interviews med medarbejdere fra ISSFacility Services A/S grundet ferie.Aarhus K<strong>om</strong>mune har lavet medarbejdertilfredsundersøgelser på enhederne,men disse dækker al personale og ikke kun rengøringspersonalet. Derfor vurderesdisse ikke at kunne bruges s<strong>om</strong> sammenligningsgrundlag med eventuelleopgørelser fra virks<strong>om</strong>hederne.Aarhus K<strong>om</strong>mune, leverandørerne og medarbejderne er blevet bedt <strong>om</strong> at vurderetilfredsheden før og efter.Aarhus K<strong>om</strong>mune brugte programmeret rengøring før og efter udbud. I forbindelsemed udbuddene valgte Aarhus K<strong>om</strong>mune at sænke hyppigheden <strong>af</strong> rengøringeni udvalgte lokaler, fx kontorer og depoter. Dermed blev der bevidst foretageten sænkning <strong>af</strong> kvaliteten.Der er ikke lavet undersøgelser <strong>om</strong> brugertilfredsheden før udbud. ISS FacilityServices A/S og C<strong>om</strong>pass Group laver tilfredsmålinger på de enheder, s<strong>om</strong> deforetager rengøring på. Derudover er k<strong>om</strong>munen og leverandørerne blevet bedt<strong>om</strong> at vurdere brugertilfredsheden før og efter udbuddene.Spørgsmålet <strong>om</strong> innovation er <strong>af</strong>dækket kvalitativt via interviews med AarhusK<strong>om</strong>mune samt med ledelse i ISS Facility Services A/S.Spørgsmålet <strong>om</strong> videnoverførsel er <strong>af</strong>dækket kvalitativt via interviews med AarhusK<strong>om</strong>mune samt med ledelse i ISS Facility Services A/S.2.1.4 Analyse og identificerede effekterØkon<strong>om</strong>iske effekterBruttobesparelseUdbuddet i 2009 <strong>om</strong>fattede både enheder med intern og ekstern rengøring.Aarhus K<strong>om</strong>munes Børn og Unge-forvaltning har oplyst, at den interne drifts<strong>om</strong>kostning, s<strong>om</strong> erangivet i budgettet for 2009, er den mest retvisende kilde til beregningerne. Det interne driftsbudgeter baseret på et givet rengøringsprogram. 2009-budgettet <strong>af</strong>spejler den rengøringsstandard,s<strong>om</strong> udbuddet er baseret på. Budgettet i 2009 er på ca. 29,1 mio. kr.Heri er inkluderet løn til rengøringspersonalet, men ikke materialer, midler og indirekte <strong>om</strong>kostninger.Derfor tillægges <strong>om</strong>kostninger til materialer og forbrugsartikler på 5 % <strong>af</strong> det internebudget samt indirekte <strong>om</strong>kostninger i 2009 på 13 % <strong>af</strong> det interne budget.Aarhus K<strong>om</strong>munes Børn og Unge-forvaltning har ligeledes oplyst den eksterne drifts<strong>om</strong>kostning ibudgettet i 2009. Omkostningerne i 2009 er på ca. 30,2 mio. kr. Her tillægges ikke indirekte <strong>om</strong>kostninger.Den samlede eksterne <strong>om</strong>kostning til rengøring i 2011 efter udbud beløb sig til ca. 48,4 mio. kr.I tabel 4 nedenfor beregnes bruttobesparelsen for udbuddet i 2009 i 2012 priser.


25Tabel 4: Bruttobesparelse 2009 udbudBrutto<strong>om</strong>kostningspostOmkostningFør situation (2009)Intern drifts<strong>om</strong>kostning budget 2009Materialer og forbrugsartikler (5 %)Indirekte <strong>om</strong>kostninger (13 %)Ekstern drifts<strong>om</strong>kostning budget 2009Drifts<strong>om</strong>kostninger i altKorrektion for inflation (2012-priser)29.060.333 kr.1.453.017 kr.3.777.843 kr.30.186.595 kr.64.477.788 kr.69.256.106 kr.Efter situation (2011)Drifts<strong>om</strong>kostning 2011Korrektion for inflation (2012-priser)48.384.054 kr.48.967.999 kr.DifferenceÅrlig Bruttobesparelse20.288.106 kr.Bruttobesparelse i % 29,3 %Bruttobesparelsen ved udbuddet i 2009 udgør ca. 20,3 mio. kr. per år. Det svarer til 29,3 %.Bruttobesparelsen i 2011-udbuddet er udregnet på samme vis s<strong>om</strong> bruttobesparelsen i 2009-udbuddet. Børn og Unge-forvaltningen oplyser, at de interne <strong>om</strong>kostninger til rengøring udgjordeca. 70,8 mio. kr. for de <strong>om</strong>fattede enheder i 2011. Ingen <strong>af</strong> de <strong>om</strong>fattede enheder havde eksternrengøring forud for 2011-udbuddet. Hertil lægges <strong>om</strong>kostninger til materialer mv. (5 %) og indirekte<strong>om</strong>kostninger (13 %).Den årlige kontraktsum i 2011-udbuddet er <strong>af</strong>talt til ca. 38,3 mio. kr.Bruttobesparelsen i 2012-priser opgøres i tabel 5 nedenfor.Tabel 5: Bruttobesparelse 2011 udbudBrutto<strong>om</strong>kostningspostOmkostningFør situation (2011)Intern drifts<strong>om</strong>kostning budget 2011Materialer og forbrugsartikler (5 %)Indirekte <strong>om</strong>kostninger (13 %)Drifts<strong>om</strong>kostninger i altKorrektion for inflation (2012-priser)70.845.103 kr.3.542.255 kr.9.209.863 kr.83.597.222 kr.84.606.154 kr.Efter situation (2012)Drifts<strong>om</strong>kostning 201238.349.271 kr.DifferenceÅrlig Bruttobesparelse46.256.883 kr.Bruttobesparelse i % 54,7 %Bruttobesparelsen ved 2011-udbuddet udgør ca. 46,3 mio. kr. per år. Det svarer til ca. 54,7 %.Der ses en væsentlig procentuel forskel på bruttobesparelserne i hvert udbud. Børn og Ungeforvaltningeni Aarhus K<strong>om</strong>mune har påpeget, at de økon<strong>om</strong>iske besparelser er langt større påde <strong>om</strong>fattede skoler end på de <strong>om</strong>fattede institutioner mv. 2009-udbuddet <strong>om</strong>fattede både skoler


og institutioner, hvorimod 2011-udbuddet kun <strong>om</strong>fattede skoler. Dette kan være en del <strong>af</strong> forklaringen.De interviewede i Børn og Unge-forvaltningen peger på, at den større besparelse på skole<strong>om</strong>rådetkan hænge sammen med en effektivisering <strong>af</strong> både udførelse og budgetniveauet forud forudbud.NettobesparelseNettobesparelsen er beregnet s<strong>om</strong> bruttobesparelsen fratrukket den gennemsnitlige årlige værdi<strong>af</strong> udbuds- og følge<strong>om</strong>kostninger.Ved udbuddet i 2009 blev der brugt tid internt i k<strong>om</strong>munen både i arbejdsgruppen og på enhederne.Børn og Unge-forvaltningen har ikke en opgørelse men vurderer, at opgørelsen fra det senesteudbud kan bruges, såfremt der tillægges 25 %. Det interne tidsforbrug i 2011 var ca. 650timer.Børn og Unge-forvaltningen har <strong>af</strong>holdt <strong>om</strong>kostninger til ekstern konsulent, Dansk Servicerådgivning,på 460.000 kr. i 2009.Sidst har Aarhus K<strong>om</strong>mune <strong>af</strong>holdt virks<strong>om</strong>hedsoverdragelses<strong>om</strong>kostninger i første udbud. I periodenfra 2009 til 2012 beløber virks<strong>om</strong>hedsoverdragelses<strong>om</strong>kostningerne sig til 2,27 mio. kr.Aarhus K<strong>om</strong>mune <strong>af</strong>holder virks<strong>om</strong>hedsoverdragelses<strong>om</strong>kostninger i hele perioden indtil september2013. Derfor tillægges 25 % til virks<strong>om</strong>hedsoverdragelses<strong>om</strong>kostningerne for at tage højdefor det sidste år.Udbuds<strong>om</strong>kostninger for 2009-udbuddet er opgjort i nedenstående tabel 6.Tabel 6: Udbuds<strong>om</strong>kostninger 2009 udbud26Udbuds<strong>om</strong>kostningspostOmkostningInternt timeforbrug (2011 <strong>om</strong>k. + 25 %) (2012 priser)Konsulent 2009Konsulent (2012-priser)Virks<strong>om</strong>hedsoverdragelses<strong>om</strong>kostninger 2009-2012 (2011 gns.)Virks<strong>om</strong>hedsoverdragelses<strong>om</strong>kostninger (2012-priser)I altPer år i kontraktperioden (4 år)286.366 kr.460.000 kr.483.570 kr.2.270.000 kr.2.297.397 kr.3.067.332 kr.766.833 kr.Udbuds<strong>om</strong>kostninger i 2011 er ligeledes internt timeforbrug (ca. 650 timer) samt <strong>om</strong>kostningertil ekstern konsulent på 295.000 kr.Ved dette udbud valgte arbejdsgruppen, at virks<strong>om</strong>hedsoverdragelses<strong>om</strong>kostningerne skulle indgåi leverandørernes vederlag.Udbuds<strong>om</strong>kostninger for 2012-udbuddet er opgjort i nedenstående tabel 7.Tabel 7: Udbuds<strong>om</strong>kostninger 2011 udbudUdbuds<strong>om</strong>kostningspostOmkostningInternt timeforbrug (2012-priser)Konsulent 2011Konsulent (2012-priser)I altPer år i kontraktperioden (2 år, 9 måneder)229.093 kr.295.000 kr.301.866 kr.530.959 kr.193.076 kr.


K<strong>om</strong>munens følge<strong>om</strong>kostninger ved begge udbud består <strong>af</strong> intern administration <strong>af</strong> kontrakterne.Aarhus K<strong>om</strong>mune har rengøringskonsulenter til at følge op på kvaliteten <strong>af</strong> leverandørernes ydelser.K<strong>om</strong>munen vurderer, at <strong>om</strong>kostningerne til rengøringskonsulenterne er uændret fra før tilefter udbud. Disse medtages derfor ikke i beregningerne.Derudover bruger sektionslederen mellem 10 og 20 % <strong>af</strong> sin tid på administration <strong>af</strong> kontrakterne.Det vurderes, at der før udbud blev brugt mellem 5 og 10 % <strong>af</strong> tiden på rengørings<strong>om</strong>rådet.Grundet usikkerhed i estimatet <strong>af</strong> følge<strong>om</strong>kostningerne, nedlægges nogle antagelser. Det antages,at sektionslederen i perioden efter første udbud til andet udbud brugte ca. 5 % ekstra <strong>af</strong> sintid på kontraktadministration, og at han efter andet udbud bruger 10 % ekstra <strong>af</strong> sin tid på kontraktadministration.Derved bruger sektionslederen ca. 5 % <strong>af</strong> sin tid til kontraktadministrationved hver kontrakt.K<strong>om</strong>munens følge<strong>om</strong>kostninger vises i de to nedenstående tabeller.Tabel 8: Følge<strong>om</strong>kostninger 2009 udbud27Årlige følge<strong>om</strong>kostningsposterOmkostningIntern administration (2012-priser) 5 % = 96 timer33.906 kr.Tabel 9: Følge<strong>om</strong>kostninger 2011 udbudÅrlige følge<strong>om</strong>kostningsposterOmkostningIntern administration (2012-priser) 5 % = 96 timer33.906 kr.Udbuds- og følge<strong>om</strong>kostninger fratrækkes bruttobesparelsen i nedenstående tabel 10.Tabel 10: Nettobesparelse 2009-udbudÅrlig bruttobesparelseBrutto- og netto<strong>om</strong>kostningspostOmkostning20.288.106 kr.Bruttobesparelse i % 29,3 %Årlige udbuds<strong>om</strong>kostningerÅrlige følge<strong>om</strong>kostningerÅrlig nettobesparelse766.833 kr.33.906 kr.19.487.367 kr.Nettobesparelse i % 28,1 %Nettobesparelsen ved første udbud i 2009 beløb sig til 19,5 mio. kr., hvilket er en besparelse på28,1 %.S<strong>om</strong> det fremgår <strong>af</strong> nedenstående tabel 11 beløber nettobesparelsen ved udbuddet i 2012 sig til46,0 mio., hvilket er en besparelse på 54,4 %.Tabel 11: Nettobesparelse 2011-udbudÅrlig bruttobesparelseBrutto- og netto<strong>om</strong>kostningspostOmkostning46.256.883 kr.Bruttobesparelse i % 54,7 %Årlige udbuds<strong>om</strong>kostningerÅrlige følge<strong>om</strong>kostningerÅrlig nettobesparelse193.076 kr.33.906 kr.46.029.901 kr.Nettobesparelse i % 54,4 %


28<strong>Effekter</strong> på organisationI 2009 blev 33 medarbejdere overdraget fra k<strong>om</strong>munen til leverandører.ISS Facility Services A/S overtog 9 skoler og mellem 35 og 40 institutioner ved virks<strong>om</strong>hedsoverdragelse.På enhederne var der <strong>om</strong>kring 150 medarbejdere, s<strong>om</strong> kunne blive virks<strong>om</strong>hedsoverdragettil ISS. Kun 23 <strong>af</strong> medarbejderne valgte at gå over til ISS. Aarhus K<strong>om</strong>mune valgte,at medarbejdernes løn- og ansættelsesforhold skulle forblive uændret i virks<strong>om</strong>hedsoverdragelsesperiodenpå trods <strong>af</strong> overgangen fra k<strong>om</strong>munal til privat overensk<strong>om</strong>st. ISS skønner, at enstor del <strong>af</strong> medarbejderne valgte ikke at blive overdraget, fordi Aarhus K<strong>om</strong>mune havde sikret allejobgaranti. I medio 2012 er <strong>om</strong>trent otte virks<strong>om</strong>hedsoverdragede medarbejdere fra AarhusK<strong>om</strong>mune tilbage ved ISS Facility Services A/S. De fleste medarbejdere har arbejdet s<strong>om</strong> bijobog arbejder kun få timer <strong>om</strong> ugen.I forbindelse med 2011-udbuddet blev der i 2012 overdraget 77 medarbejdere fra Aarhus K<strong>om</strong>munetil C<strong>om</strong>pass Group. Da der ikke er gennemført interview med C<strong>om</strong>pass Group, jf. 1.1.3, vilder i det nedenstående udelukkende blive taget udgangspunkt i de organisatoriske effekter, s<strong>om</strong>er vurderet <strong>af</strong> ISS Facility Services A/S og k<strong>om</strong>munen i forbindelse med 2009-udbuddet.MedarbejderforholdMedarbejdernes løn og ansættelsesvilkår i virks<strong>om</strong>hedsoverdragelsesperioden er de samme s<strong>om</strong>før virks<strong>om</strong>hedsoverdragelse. Ændringer i medarbejderforhold består i henhold til Børn og Ungeforvaltningeni Aarhus K<strong>om</strong>mune i, at der er sket en <strong>om</strong>lægning <strong>af</strong> arbejdstiderne, en ændring iarbejdstakten, og at medarbejderne står over for en større risiko for at gå ned i antal arbejdstimer.Hvor rengøringen førhen hovedsageligt var synlig rengøring inden for enhedernes åbningstider,udføres rengøringen nu primært før åbning i tidsrummet fra kl. 5 til kl. 8 <strong>om</strong> morgen.ISS Facility Services A/S fremhæver s<strong>om</strong> de væsentligste nye vilkår for medarbejderne følgende:• Ny arbejdsgiver – medarbejderne blev ISS'ere og skulle derfor bære ISS-uniform• Højere arbejdstakt – medarbejderne skulle arbejde efter arbejdstakt 130.• Ændrede arbejdstider.Derudover k<strong>om</strong> alle medarbejdere på obligatorisk introduktionskursus, og flere <strong>af</strong> medarbejdernehar efterfølgende deltaget i andre kurser, s<strong>om</strong> ISS udbyder, herunder:• Danskkurser• Kurser i instruktionsteknik• Kurser i maskiner og gulvmetoder.Børn og Unge-forvaltningen påpeger, at medarbejderne også havde mulighed for kurser før udbud.ISS Facility Services A/S fremhæver, at nye arbejdsmetoder og hurtigere arbejdstakt er med tilat indhente de besparelser, s<strong>om</strong> Aarhus K<strong>om</strong>mune og alle andre kunder, oplever ved udlicitering<strong>af</strong> rengøringsopgaverne.ISS Facility Service A/S har udarbejdet et koncept, "Cleaning Excellence", s<strong>om</strong> er en standard,s<strong>om</strong> beskriver, hvordan medarbejderne skal udføre arbejdet. S<strong>om</strong> en del <strong>af</strong> "Cleaning Excellence"udarbejder ISS såkaldte pictogrammer, s<strong>om</strong> er en oversigt over arbejdsopgavernes rækkefølge,rengøringsmetode og rengøringsmidler. Dette medfører ændrede arbejdsgange for medarbejderne,men derigennem sikres effektive arbejdsmetoder og begrænsning <strong>af</strong> spildtid i arbejdet.Ved ISS Facility Services A/S har den interviewede <strong>af</strong>delingschef forståelse for, at der er enskræk blandt medarbejderne for virks<strong>om</strong>hedsoverdragelse. Det er naturligvis ikke sjovt at skiftearbejdsgiver. Hun mener dog også, at der er muligheder for medarbejderne ved ISS, fx efteruddannelseog evt. s<strong>om</strong> leder. Samtidigt påpeges, at ISS Facility Services A/S går meget op i, atder er et godt arbejdsmiljø for de ansatte, og at det er vigtigt for at lette en proces med virks<strong>om</strong>hedsoverdragelse,at ordregiverne har fokus på, at leverandørerne skal sikre medarbejderneet godt arbejdsmiljø.Medarbejdertilfredshed


Børn og Unge-forvaltningen har ikke gennemført medarbejdertilfredshedsundersøgelser, s<strong>om</strong> giverudtryk for rengøringspersonalets tilfredshed. De interviewede i <strong>af</strong>delingen kan ikke vurdere<strong>om</strong> tilfredsheden er ændret, men de ved, at der var en del frustrerede medarbejdere ved beggevirks<strong>om</strong>hedsoverdragelser. Dette begrundes med, at arbejdsgruppen blev mødt med megen konfrontationfra medarbejderne.ISS Facility Services A/S udarbejder årlige medarbejdertilfredshedsundersøgelser. Medarbejdernei Aarhus har samlet en tilfredshed på 4,2 ud <strong>af</strong> 5 i både 2011 og 2012. Dette viser dog kun, atISS-medarbejderne i Aarhus er overordnet tilfredse, og ikke <strong>om</strong> tilfredsheden har ændret sigblandt de virks<strong>om</strong>hedsoverdragede medarbejdere.<strong>Effekter</strong> for ydelsenKvalitet og serviceniveauDer var allerede før første udbud en klar <strong>af</strong>grænsning <strong>af</strong> rengøringsniveauet på børn og unge<strong>om</strong>rådet.Før første udbud valgte Aarhus K<strong>om</strong>mune at nedsætte frekvensen <strong>af</strong> rengøringen i udvalgterum, sås<strong>om</strong> skolekontorer og skoledepoter. Ændringerne trådte i kr<strong>af</strong>t sammen med udbuddet,men er gennemført på alle enheder og ikke kun udbudte enheder.Aarhus K<strong>om</strong>mune påpeger, at der var tale <strong>om</strong> mindre revideringer <strong>af</strong> rengøringsfrekvenserne,s<strong>om</strong> ikke vurderes at have en indvirkning på kvaliteten.Der er rengøringskonsulenter ansat til at følge op på kvaliteten på såvel udliciterede s<strong>om</strong> ikkeudliciteredeenheder. Konsulenterne hjælper lederne på enhederne med at lave daglig og månedligkontrol, giver sparring <strong>om</strong> ledelse <strong>af</strong> rengøringsassistenter eller samarbejde med rengøringsselskabersamt rådgiver <strong>om</strong> rengøringsstandarder og behovsrengøring.ISS Facility Services A/S udarbejder månedlige tilfredshedsmålinger blandt enhederne for at følgeop på kvaliteten. Derudover gennemgås enhederne <strong>af</strong> Aarhus K<strong>om</strong>munes rengøringskonsulenter.Børn og Unge-forvaltningen påpeger, at der har været flere tilfælde i begge udbud, hvor kvalitetenikke lever op til det <strong>af</strong>talte, hvilket, de mener, <strong>af</strong>spejler sig i brugernes tilfredshed.ISS Facility Services A/S mener, at det ville være en fordel at lave tilstandsrapporter forud forudbud for at kunne dokumentere udviklingen i kvaliteten <strong>af</strong> opgaverne. Det er med til at sikre, atordregiver får, hvad denne vil have, eller at give det reelle billede <strong>af</strong> før og efter. Samtidig kandet sikre, at der ikke stilles uforholdsmæssige høje krav til rengøringen efter udbud eller <strong>om</strong>vendt.BrugertilfredshedDer er ikke lavet brugertilfredshedsundersøgelser før udbuddene. Der er altså ikke et sammenligningsgrundlagtil de tilfredshedsmålinger, s<strong>om</strong> udarbejdes <strong>af</strong> ISS Facility Services A/S.Børn og Unge-forvaltningen i Aarhus K<strong>om</strong>mune fortæller, at der efter udbuddet i 2009 var mangeutilfredse brugere – mellem 10 og 15 % var utilfredse. Dette tal er faldet i løbet <strong>af</strong> kontraktperioden.Utilfredsheden er mere udbredt ved 2011-udbuddet, her er op mod 25 % <strong>af</strong> brugerne utilfredse.Brugerne er, i henhold til de interviewede, primært utilfredse med rengøringen og samarbejdetmed det største rengøringsselskab. 13 <strong>af</strong> de 43 enheder i 2011-udbuddet er netop blevetopsagt <strong>af</strong> C<strong>om</strong>pass Group. Børn og Unge-forvaltningen finder kritikken <strong>af</strong> rengøringsniveauet berettiget,hvilket bl.a. er k<strong>om</strong>met til udtryk i påtale <strong>af</strong> misligholdelse <strong>af</strong> kontrakterne på 10 skoler i2012 14 .ISS Facility Services A/S laver månedlige tilfredshedsmålinger på enhederne. Der gives karakterfor kvalitet og for samarbejde på følgende skala:• 1 – Meget utilfreds• 2 – Utilfreds• 3 – Acceptabelt2914 Opsigelsen <strong>af</strong> skolerne forventes at medføre ekstra<strong>om</strong>kostninger for Aarhus K<strong>om</strong>mune, f.eks. relateret til det interne tidsforbrug tilat håndtere sagen samt til midlertidigt rengøringspersonale til enhederne. Omkostningerne burde indregnes s<strong>om</strong> en følge<strong>om</strong>kostning,men <strong>om</strong>kostningerne er ikke opgjort på tidspunktet for analysens udarbejdelse og kan derfor ikke medtages i beregningen. Dette bevirker,at nettobesparelsen for 2011 udbuddet er overvurderet.


30• 4 – Tilfreds• 5 – Meget tilfredsKaraktererne har ligget mellem 3,7 og 3,9 for kvalitet siden opstart. Der er dog sket en ændring isammensætningen <strong>af</strong> <strong>af</strong>givne karakterer. I 2010 blev der givet mange meget høje og meget lavekarakterer, hvor der nu gives flere middelkarakterer og således både færre meget høje og megetlave karakterer. Karaktererne 1 og 2 giver anledning til ekstra skriftlig opfølgning. Der sker opfølgningi alle tilfælde, hvor der er noget, s<strong>om</strong> ikke er tilfredsstillende.Afdelingschefen fra ISS Facility Services A/S mener, at karakteren 3 er uhensigtsmæssig. Hunved ikke, <strong>om</strong> brugerne er tilfredse eller utilfredse, og derfor sker der ingen udvikling på baggrund<strong>af</strong> karakteren 3. Såfremt denne blev udtaget fra skalaen, ville det være klart, hvorvidt en enheder tilfreds eller utilfreds, og <strong>om</strong> der skal skrides ind.Driftslederen fra ISS Facility Services A/S fortæller, at de både møder utilfredse og tilfredse brugere.Brugerne kan være utilfredse med rengøringen, med udbuddet og med beslutningen <strong>om</strong>udbuddet. Der er både utilfredshed blandt enheder, s<strong>om</strong> før havde intern rengøring, og enheder,s<strong>om</strong> før havde ekstern rengøring. En enhed var så utilfreds med ISS Facility Services A/S, atdenne blev sagt op.C<strong>om</strong>pass Group laver ligeledes månedlige tilfredshedsundersøgelser med følgende skala:• Grøn – meget tilfreds• Blå – tilfreds• Gul – utilfreds• Rød – meget utilfredsMålingerne fra januar til april 2012 viser, at størstedelen <strong>af</strong> enhederne er meget utilfredse ellerutilfredse med rengøringskvaliteten. Der er også tilfredse og meget tilfredse enheder, men antalleter mindre end de utilfredse. Der er en positiv udvikling på nogle enheder, fx fra utilfreds til tilfreds,men det er endnu for tidligt at sige, <strong>om</strong> brugertilfredsheden generelt er på vej mod tilfreds.<strong>Effekter</strong> for udvikling og samarbejdeInnovation og videnoverførselBørn og Unge-forvaltningen i Aarhus K<strong>om</strong>mune mener, at de gennem udbudsprocesserne er blevetklogere på både udbud og rengøring. Denne viden kan anvendes fremadrettet og kan derforbetegnes s<strong>om</strong> en innovativ effekt.ISS Facility Services A/S fremhæver, at de igennem kontrakten med Aarhus K<strong>om</strong>mune er blevetklogere på egen organisation. Opgaven for Børn og Unge-forvaltningen i Aarhus K<strong>om</strong>mune var enmeget stor opgave for ISS Facility Services A/S ved opstarten, og ISS blev derfor klogere på,hvor vigtigt det er at have organisationen på plads fra kontraktstart.Derudover påpeger driftslederen fra ISS Facility Services A/S, at virks<strong>om</strong>heden konstant må udviklesig selv, og de anvendte metoder for at kunne blive på markedet. Der bliver konstant arbejdetmed udvikling, s<strong>om</strong> letter arbejdsgangene, både for rengøringsassistenter og ledelsen.Det er vigtigt, at arbejdsgangene er optimale, så antallet <strong>af</strong> arbejdstimer kan sænkes, og medarbejderneskånes mest muligt. Samtidigt er det vigtigt at optimere ledelsens arbejdsgange, så derkan bruges tid på at vedligeholde kontakten til kunderne. Dette sker gennem udvikling <strong>af</strong> rengøringsmetoder,procedurer og den elektroniske udvikling, hvor der i højere grad anvendes smartphones,mails og tablets mm.Driftslederen fra ISS Facility Services A/S fortæller, at "Cleaning Excellence" er et eksempel påsådan en udvikling for medarbejderne, og at indførelse <strong>af</strong> smartphones er et eksempel på ledelsesniveau.Samarbejdet med leverandørerne betegnes i høj grad s<strong>om</strong> et almindeligt kunde/leverandørforholdfra begge parter. I Børn og Unge-forvaltningen i Aarhus K<strong>om</strong>mune mener


31man, at samarbejdet kører fint, med undtagelse <strong>af</strong> når leverandørerne ikke leverer den <strong>af</strong>talteydelse, hvilket i høj grad belaster det aktuelle samarbejde med C<strong>om</strong>pass Group.ISS Facility Services A/S fremhæver også samarbejdet s<strong>om</strong> godt. Det er særligt positivt, at deraltid er rum til at tale <strong>om</strong> tingene. Det gode samarbejde menes fortrinsvist at være et resultat <strong>af</strong>bl.a. gode kunderelationer. De gode kunderelationer kan desværre også være hæmmende forsamarbejdet i den forstand, at begge parter mister en del <strong>af</strong> deres objektive synspunkt, når dekender hinanden godt. Det påpeger ISS Facility Services A/S s<strong>om</strong> en meget væsentlig ting atholde fast i. Rollefordelingen skal være på plads og helt klar for at sikre objektivitet i vurderingen<strong>af</strong> kvaliteten.2.1.5 Forklaringsfaktorer i forhold til identificeret effektBørn og Unge-forvaltningen i Aarhus K<strong>om</strong>mune forklarer de økon<strong>om</strong>iske besparelser, s<strong>om</strong> de haropnået med to faktorer:• Enten er leverandørerne meget billigere, eller• Fokus har mere været på, at der skulle være tale <strong>om</strong> attraktive job, hvor der også varplads til andre serviceydelser end rengøring.I forbindelse med første punkt nævner de interviewede i Børn og Unge-forvaltningen, at de opleverstor <strong>konkurrence</strong> på markedet, hvor leverandørerne gentagne gange underbyder hinanden.Dette skyldes til dels, at mange k<strong>om</strong>muner, inkl. Aarhus K<strong>om</strong>mune selv, opfatter udliciteringen <strong>af</strong>rengøring s<strong>om</strong> en måde at spare penge på. Samtidigt må det, ifølge de interviewede, også til delsskyldes en tendens i branchen, for langt de fleste udbud <strong>af</strong> rengøringsopgaver vurderes s<strong>om</strong>økon<strong>om</strong>isk mest fordelagtige og ikke s<strong>om</strong> laveste pris. Leverandørerne konkurrerer fortsat i højgrad på prisen.Det andet punkt forklarer de interviewede med, at enhederne førhen var ansvarlige for at styrerengøringsforbruget, og at dette ikke blev gjort så stramt, s<strong>om</strong> det gøres nu. Her peger de interviewedeigen på flere årsager:• Der har været respekt for jobbet (rengøringsassistenterne skulle kunne leve <strong>af</strong> det)• Synlig rengøring har fungeret s<strong>om</strong> et pædagogisk værktøj• Den decentrale ledelse har ikke været rengøringsfaglig• Den offentlige overensk<strong>om</strong>st er baseret på en lavere arbejdstaktISS Facility Services A/S forklarer den store besparelse, s<strong>om</strong> Aarhus K<strong>om</strong>mune har opnået, medegen evne til at tilrettelægge arbejdet, hvilket sparer mandetimer og i sidste ende penge fork<strong>om</strong>munen. Der peges også på stordriftsfordele for leverandøren. ISS Facility Services A/S planlæggerarbejdet på en sådan måde, at der også er stordriftsfordele i indkøb <strong>af</strong> grej og midler.Dette er også med til at give besparelser. Sidst fremhæver ISS Facility Services A/S fokus på ledelseog organisering i egen virks<strong>om</strong>hed s<strong>om</strong> vigtig.ISS Facility Services A/S forklarer primært det gode samarbejde med gode kunderelationer oguddannelse <strong>af</strong> både medarbejdere og ledere.2.1.6 Sammenfatning på caseResultaterne <strong>af</strong> casen <strong>om</strong> Børn og Unge-forvaltningen i Aarhus K<strong>om</strong>mune er sammenfattet i tabel12 nedenfor.


32Tabel 12: Sammenfatning, Aarhus K<strong>om</strong>mune (Børn og Unge Forvaltningen) og ISS Facility Service A/Ssamt C<strong>om</strong>pass Group A/SEffektØkon<strong>om</strong>iske effekterVurdering2009-udbud:Bruttobesparelse var på ca. 20,3 mio. kr., svarende til ca. 29,3 %.Nettobesparelsen var på ca. 19,5 mio. kr., svarende til ca. 28,1 %.2011-udbud:Bruttobesparelse var på ca. kr. 46,3 mio., svarende til ca. 54,7 %.Nettobesparelsen var på ca. kr. 46,0 mio., svarende til ca. 54,4 %.Børn og Unge-forvaltningen i Aarhus K<strong>om</strong>mune har tilføjet, at besparelsernevar størst ved udbud <strong>af</strong> rengøring på skoleenheder. Der varkun skoleenheder <strong>om</strong>fattet <strong>af</strong> 2011 udbuddet, mens der var bådeskoleenheder og institutioner <strong>om</strong>fattet <strong>af</strong> 2009 udbuddet.<strong>Effekter</strong> for organisationPotentielt kunne ca. 150 medarbejdere blive virks<strong>om</strong>hedsoverdragettil ISS Facility Services A/S i 2009-udbuddet. Kun 23 <strong>af</strong> medarbejdernevalgte at gå over til ISS. I medio 2012 er der fortsat otte virks<strong>om</strong>hedsoverdragedemedarbejdere fra Aarhus K<strong>om</strong>mune ved ISS FacilityServices A/S.Medarbejderne havde jobgaranti ved Aarhus K<strong>om</strong>mune, og derforvurderer ISS Facility Services A/S, at mange valgte ikke at blive virks<strong>om</strong>hedsoverdraget.For de virks<strong>om</strong>hedsoverdragede medarbejdere var der formelt kun fåændringer i ansættelsesforholdene, da Aarhus K<strong>om</strong>mune valgte, atansættelsesforholdene skulle forblive uændret i virks<strong>om</strong>hedsoverdragelsesperiodeni forhold til før. Ændringerne <strong>om</strong>fatter:• Ny arbejdsgiver og ISS-uniform• Højere arbejdstakt• Ændrede arbejdstider• Obligatorisk k<strong>om</strong>petenceudvikling<strong>Effekter</strong> for ydelsenRengøringsfrekvensen er sænket ved 2009-udbuddet i udvalgte rum,fx skoledepoter og skolekontorer. Aarhus K<strong>om</strong>mune vurderer, at kvalitetenikke er væsentligt ændret.Brugertilfredsheden er kun dokumenteret efter udbud, og der er såledesintet sammenligningsgrundlag til før udbuddet.Brugertilfredsheden har ligget mellem 3,7 og 3,9 på en skala fra 1 til5 siden opstart ved 2009-udbuddet.Brugertilfredsheden ligger generelt lavt i de fire måneder, hvor denneer målt i 2011-udbuddet.Børn og Unge-forvaltningen påpeger, at der særligt i starten <strong>af</strong> beggekontraktperioder var høj utilfredshed på enhederne. ISS Facility ServicesA/S tilføjer, at der blev givet mange lave karakterer i starten <strong>af</strong>kontraktperioden, hvilket er en overensstemmelse med k<strong>om</strong>munensobservationer. Utilfredsheden vurderes at være større ved 2011-udbuddet <strong>af</strong> Børn og Unge-forvaltningen i Aarhus K<strong>om</strong>mune.<strong>Effekter</strong> for udvikling og samarbejde Børn og Unge-forvaltningen i Aarhus K<strong>om</strong>mune har gennem 2009-udbuddet opnået viden, s<strong>om</strong> blev anvendt i 2011-udbud, og s<strong>om</strong> vilblive anvendt til efterfølgende udbudsprocesser.ISS Facility Services A/S er blevet klogere på egen organisation gennem2009-udbuddet.


33Derudover er der ingen innovative effekter <strong>af</strong> udbuddet. ISS FacilityServices A/S påpeger, at innovation og udvikling sker løbende i ISS.Børn og Unge-forvaltningen og ISS Facility Services A/S betegneroverordnet samarbejdet s<strong>om</strong> godt. Det beskrives i høj grad s<strong>om</strong> ettraditionelt kunde/leverandørforhold.ISS Facility Services A/S mener, at det er vigtigt, at samarbejdet holdesobjektivt, og at der er en klar rollefordeling.ForklaringsfaktorerBørn og Unge-forvaltningen i Aarhus K<strong>om</strong>mune fremhæver to forklaringerpå besparelserne:• Enten er leverandørerne meget billigere, eller• Fokus har mere været på, at der skulle være tale <strong>om</strong> attraktivejob, hvor der også var plads til andre serviceydelser endrengøring.ISS Facility Services A/S forklarer besparelserne med ISS' tilrettelægning<strong>af</strong> arbejdet og stordriftsfordele.Det gode samarbejde forklares <strong>af</strong> ISS Facility Services A/S med godekunderelationer og uddannelse <strong>af</strong> både medarbejdere og ledere.


342.2 Case: Ballerup K<strong>om</strong>mune2.2.1 IndledningI år 2000 valgte Ballerup K<strong>om</strong>mune at udbyde driften <strong>af</strong> rengørings<strong>om</strong>rådet til eksterne leverandører.Samarbejdet blev ikke en stor succes, idet Ballerup K<strong>om</strong>mune var utilfreds med leverandørernesydelse og med deres personalepolitik. Herefter etablerede k<strong>om</strong>munen sin egen rengøringsenhed,K<strong>om</strong>Ren, der indtil udgangen <strong>af</strong> 2010 har varetaget rengøringen på størstedelen <strong>af</strong>de k<strong>om</strong>munale enheder.De tidligere erfaringer med anvendelse <strong>af</strong> eksterne leverandører gav udfordringer med igen at fåudbud på den politiske dagsorden i k<strong>om</strong>munen. Imidlertid havde andre k<strong>om</strong>muner opnået godeøkon<strong>om</strong>iske effekter ved at udbyde rengørings<strong>om</strong>rådet, og k<strong>om</strong>munens nye medarbejdere havdeligeledes gode erfaringer med udbud fra andre k<strong>om</strong>muner. Derfor blev der igen skabt rum for enny proces med udbud, s<strong>om</strong> gik i gang i foråret 2010.Udbuddet fra 2010 <strong>om</strong>fatter rengøring og vinduespolering på alle k<strong>om</strong>munale lokaliteter undtagenplejecentre. Casen her <strong>om</strong>handler udelukkende erfaringerne og effekterne <strong>af</strong> rengøringsdelen.Kontraktperioden løber fra den 1. januar 2011 til den 31. december 2013 med option på forlængelse1 år. Hovedmålet med at udbyde ydelsen var <strong>om</strong>kostningsminimering, hvilket er blevetopfyldt.2.2.2 UdbudsprocessenUdbudsform: Aktivitets- og funktionsbestemt, offentligt udbud på 4 del<strong>af</strong>taler 15K<strong>om</strong>munen anvendte i udbudsprocessen en ekstern konsulent, ServiceConsult, der i samarbejdemed k<strong>om</strong>munen foretog en individuel vurdering <strong>af</strong>, hvordan hver enkelt lokalitet skulle rengøresmest optimalt. Denne proces medvirkede til en synliggørelse <strong>af</strong> behov og kvalitet, s<strong>om</strong> har understøttetforventnings<strong>af</strong>stemningen <strong>af</strong> brugernes oplevelse <strong>af</strong> rengøringen og leverandørernesrammer.Den k<strong>om</strong>munale rengøringsenhed udførte sit arbejde efter aktivitetsbestemt 16 rengøring. I udbuddetønskede k<strong>om</strong>munen dog mulighed for, at der kunne vælges mellem både aktivitetsbestemtog funktionsbestemt rengøring. Den funktionsbestemte rengøring er fastlagt efter frekvensrengøringssystemet,mens den udfaldsbaserede rengøring bliver bedømt efter renhedsgradssystemet.Opgaverne blev i tilbudsmaterialet opdelt i 4 nogenlunde lige store geogr<strong>af</strong>iske <strong>om</strong>råder. Der varsåledes tale <strong>om</strong> 4 del<strong>af</strong>taler på rengørings<strong>om</strong>rådet, hvor det var op til de potentielle tilbudsgivere,<strong>om</strong> de ville byde på et, flere eller alle disse <strong>om</strong>råder. I udbudsmaterialet blev der således lagtop til, at små lokale såvel s<strong>om</strong> store rengøringsvirks<strong>om</strong>heder kunne byde på opgaven. K<strong>om</strong>munenmodtog i alt 13 tilbud fra forskellige rengøringsfirmaer, men ingen <strong>af</strong> dem var fra mindre lokaleleverandører. K<strong>om</strong>munens egen rengøringsenhed, K<strong>om</strong>Ren, udarbejdede et kontrolbud, mendette var ikke økon<strong>om</strong>isk fordelagtigt.Valg <strong>af</strong> leverandørRengøringsdelen blev vundet <strong>af</strong> Elite Miljø A/S, idet k<strong>om</strong>munen vurderede, at firmaet havde <strong>af</strong>givetdet økon<strong>om</strong>isk mest fordelagtige tilbud i forhold til blandt andet et realistisk tidsforbrug.K<strong>om</strong>munen pointerede således i tildelingskriteriet, at tidsforbruget havde <strong>af</strong>gørende indflydelsepå den samlede vurdering. Derudover vurderede k<strong>om</strong>munen, at Elite Miljø A/S havde fokus påkvalitet i tilbudsmaterialet, samt at de havde den bedste miljøprofil. De anvendte delkriterier varvægtet s<strong>om</strong> følger:• Pris: 40 %• Timeforbrug: 20 %• Plan for opstartsprocedure: 10 %15 Udbuddet blev udbudt i 4 geogr<strong>af</strong>iske <strong>om</strong>råder på hhv. rengøring og vinduespolering, således at der i alt var tale <strong>om</strong> 8 del<strong>af</strong>taler,der kunne bydes på. Da casen her udelukkende fokuserer på rengøring, ses der kun på de 4 del<strong>af</strong>taler.16 Det skal bemærkes. at Ballerup K<strong>om</strong>mune anvender definitionerne funktionsbaseret <strong>om</strong> aktivitetsbestemt rengøring og kvalitetsbaseret<strong>om</strong> funktionsbestemt rengøring, hvor der her i analysen anvendes de andre definitioner.


35• Drifts- og leveringssikkerhed: 10 %• Personalepolitik: 5 %• Kvalitet og service: 5 %• K<strong>om</strong>pensation i forbindelse med mangler: 5 %• Miljøforhold: 5 %Udbuddet <strong>om</strong>fattede i alt 181 lokaliteter, s<strong>om</strong> indtil da var blevet rengjort <strong>af</strong> 155 k<strong>om</strong>munalemedarbejdere. Medarbejderne blev virks<strong>om</strong>hedsoverdraget til Elite Miljø A/S ved kontraktens opstart.De faglige organisationer blev tidligt i overdragelsesprocessen inddraget, og dialogen medde faglige organisationer blev vægtet højt, særligt da der var stort politisk fokus på og interessefor udbud <strong>af</strong> <strong>om</strong>rådet.I udbudsmaterialet lægger k<strong>om</strong>munen ligeledes særligt vægt på sociale klausuler, hvor leverandørenforpligtes til i videst muligt <strong>om</strong>fang at ansætte medarbejdere fra gruppen <strong>af</strong> personer ansatpå særlige vilkår samt at stille praktikpladser til rådighed for k<strong>om</strong>munens jobcenter til eksempelvisarbejdsprøvning. I k<strong>om</strong>munalt regi er det sociale fokus centralt i personalepolitikken,og k<strong>om</strong>munen ønskede fortsat at fastholde muligheden for integrering <strong>af</strong> personer på særlige vilkåri forhold til ydelsen. Dermed har k<strong>om</strong>munen sikret, at leverandøren imødeser det sociale ansvar,der er væsentligt i den lokale politiske strategi.Vedligeholdelse <strong>af</strong> kontraktenStyringen <strong>af</strong> kvaliteten og dialogen mellem k<strong>om</strong>munen, Elite Miljø A/S og brugerne er fra startenblevet højt prioriteret, og k<strong>om</strong>munen ønskede at fastholde de gode erfaringer med den tættekontakt til brugerne, der blev anvendt under udbudsprocessen. Til dette ønsker k<strong>om</strong>munen fastholdtekstern controlling under hele kontraktperioden. K<strong>om</strong>munen understreger vigtigheden <strong>af</strong> atmodtage rådgivning fra en ekstern og uvildig part, s<strong>om</strong> forstår at skabe en god dialog mellem alleparterne i forbindelse med de udfordringer og ændringsbehov, der altid opstår i forbindelsemed en rengøringsydelse.Overordnet set har k<strong>om</strong>munen gode erfaringer med og effekter <strong>af</strong> udbudsprocessen på rengørings<strong>om</strong>rådet,og dette har styrket den k<strong>om</strong>munale vilje til at skabe <strong>konkurrence</strong> inden for opgavernepå andre <strong>om</strong>rådet, sås<strong>om</strong> vej og park og plantevedligeholdelse. Derfor er det vigtigt fork<strong>om</strong>munen at fastholde og styrke de gode effekter ved udbud, da processen inden for et fag<strong>om</strong>rådekan påvirke sandsynligheden for udbud på andre fag<strong>om</strong>råder.BetalingsmodelBetalingsmodellen er en fast pris pr. lokalitet pr. år. Desuden har alle lokaliteterne mulighed forhoved-/ekstrarengøring. De enkelte lokaliteter vurderer selv behovet for hoved-/ekstrarengøringog ekstra opgaver. Tilkøbsydelserne skal godkendes <strong>af</strong> den eksterne controller, og <strong>om</strong>kostningerneskal holdes inden for det <strong>af</strong>satte budget for hver enhed. Der er <strong>af</strong>sat en decentral pulje til allelokaliteter og en central pulje til løsning <strong>af</strong> enkeltstående opgaver, hvor behovet opstår s<strong>om</strong> følge<strong>af</strong> særlige <strong>om</strong>stændigheder.Nedenstående tabel viser en oversigt <strong>af</strong> betalingsmodellen for Ballerup K<strong>om</strong>mune.Tabel 1: Betalingsmodel, BallerupOpgaveDaglig rengøringPeriodisk rengøringBetalingsmekanismeFast pris pr. lokalitet pr. årFast pris pr. lokalitet pr. årTilkøbsydelserHoved-/ekstrarengøringEkstra opgaverPris pr. time på forskellige tidspunkterPris pr. opgave pr. stk., pr m 2 eller lignendeCasen opsummeres i den nedenstående tabel 2 i forhold til udvalgte parametre.


36Tabel 2: Opsamling, Ballerup K<strong>om</strong>muneEmne/spørgsmålDen udbudte opgaveUdbudsformErfaringKravspecifikationAntal tilbudBeskrivelseOmfatter rengøring og vinduespolering – men i analysenses kun på rengøringOffentligt udbud1. generationsudbudFunktions- og udfaldskrav13 tilbudIKU (2011) 25Øvrige særlige forhold155 medarbejdere blev virks<strong>om</strong>hedsoverdraget2.2.3 Analysetilgang og datagrundlagDe konkrete <strong>om</strong>stændigheder i Ballerup K<strong>om</strong>mune har givet anledning til at analysere casen s<strong>om</strong>en før-/efteranalyse, hvor formålet er at vurdere effekterne s<strong>om</strong> førstegangsudbud fra offentlig tilprivat varetagelse <strong>af</strong> opgaven. Der fokuseres på effekterne <strong>af</strong> udbuddet i 2011, og der inddragesikke data fra udbuddet i 2000, idet der ikke foreligger nødvendige data for dette.Analyserne er foretaget på baggrund <strong>af</strong> datamateriale stillet til rådighed <strong>af</strong> Ballerup K<strong>om</strong>mune,samt interviews med k<strong>om</strong>munen og Elite Miljø A/S (lokal ledelse). Herudover er der foretaget etfokusgruppeinterview med fire udvalgte medarbejdere, der blev virks<strong>om</strong>hedsoverdraget pr. 1.januar 2012. Endelig har ServiceConsult gennemgået og kvalitetssikret analysen.Med <strong>af</strong>sæt i den i metode<strong>af</strong>snittet præsenterede analytiske tilgang, er der i tabellen nedenforgjort specifikt rede for grundlaget i Ballerup K<strong>om</strong>mune.Tabel 3: DatagrundlagEffekt Indikator OperationaliseringØkon<strong>om</strong>iBruttobesparelseNettobesparelseBesparelsen er beregnet ved sammenligning <strong>af</strong> k<strong>om</strong>munens godkendte budgettil den k<strong>om</strong>munale rengøringsenhed, K<strong>om</strong>Ren, for 2011 og den oplyste fastprisk<strong>om</strong>munen har til Elite Miljø A/S i 2011 tillagt puljer til hoved-/ekstrarengøringog <strong>om</strong>kostningen til intern og ekstern controlling.I K<strong>om</strong>Rens budget 2011 er der ikke taget højde for indirekte <strong>om</strong>kostninger, sås<strong>om</strong>andele <strong>af</strong> fælles<strong>om</strong>kostninger, og k<strong>om</strong>munen har ikke en fordelingsnøgle,s<strong>om</strong> kan anvendes til fordeling. Der er derfor anvendt en fordelingsnøgle på 15%. Tallet er baseret på erfaringer fra andre eksempler på udbud, men er, jf.metodebilaget, en smule konservativt sat. Der tillægges kun indirekte <strong>om</strong>kostningertil den del <strong>af</strong> k<strong>om</strong>munens budgetterede <strong>om</strong>kostninger i 2011, s<strong>om</strong> er interne.Ballerup K<strong>om</strong>mune har oplyst drifts-, udbuds- og følge<strong>om</strong>kostninger, der samletdækker over både rengøring og vinduespolering. Det vurderes, at rengøring stårfor 90 % <strong>af</strong> de samlede <strong>om</strong>kostninger, hvilket har været udgangspunktet for defølgende beregninger.Der er korrigeret for pris- og lønudvikling (inflation), således at alle <strong>om</strong>kostningerer i 2012-niveau. Opgavens <strong>om</strong>fang og indhold har ikke ændret sig i overgangenfra k<strong>om</strong>munal varetagelse til privat leverandør, og derfor er der ikkekorrigeret herfor.Nettobesparelsen er beregnet s<strong>om</strong> bruttobesparelsen fratrukket den gennemsnitligeårlige værdi <strong>af</strong> udbuds<strong>om</strong>kostninger og følge<strong>om</strong>kostninger.Udbuds<strong>om</strong>kostningerne <strong>om</strong>fatter primært <strong>om</strong>kostninger i forbindelse med virks<strong>om</strong>hedsoverdragelse,internt tidsforbrug samt ekstern konsulent. Det internetidsforbrug er vurderet <strong>af</strong> Ballerup K<strong>om</strong>mune, mens det resterende er oplyst <strong>af</strong>k<strong>om</strong>mune vha. adgang til internt regnskab.Følge<strong>om</strong>kostninger <strong>om</strong>fatter opnormering i den centrale ejend<strong>om</strong>sadministrationi k<strong>om</strong>munen samt ekstern controller til blandt andet kvalitetsopfølgning på enhederne.Omkostningerne er oplyst <strong>af</strong> Ballerup K<strong>om</strong>mune vha. internt regnskab.


37YdelseDer er ligeledes korrigeret for udgifter til vinduespolering, s<strong>om</strong> ved bruttobesparelse.OrganisationMedarbejderforholdMedarbejdertilfredshedKvalitet ogserviceniveauEndvidere er k<strong>om</strong>munen, Elite Miljø A/S og medarbejderne blevet bedt <strong>om</strong> at foretageen vurdering <strong>af</strong>, hvorvidt der er sket en udvikling i kvalitet og serviceniveau.BrugertilfredshedInnovationUdviklingog samarbejdeVidenoverførselUdbuds- og følge<strong>om</strong>kostningerne er tillagt overhead<strong>om</strong>kostninger, da Rambøllhar fået indsigt i k<strong>om</strong>munens lønsums<strong>om</strong>kostninger, hvor der ikke er tillagt husleje<strong>om</strong>kostningog lign. for medarbejderne. Overhead er vurderet til at udgøre15 % <strong>af</strong> lønsums<strong>om</strong>kostningerne.Udvikling fra før til efter udbud i forhold til:• Normering og arbejdstempo• Medarbejdernes uddannelses- og k<strong>om</strong>petenceniveau• Lønvilkår samt øvrige ansættelsesvilkår• Arbejdsforhold• Medarbejdernes oplevelse <strong>af</strong> selvstændighed, kontakt til leder, motivation,tryghed og stress.Medarbejdernes vilkår og ansættelsesforhold før udbuddet er <strong>af</strong>dækket genneminterview med Ballerup K<strong>om</strong>mune. Efter udbuddet er vilkårene <strong>af</strong>dækket genneminterview med Elite Miljø A/S.Der er ligeledes foretaget fokusgruppeinterview med udvalgte virks<strong>om</strong>hedsoverdragedemedarbejdere, der kaster lys over medarbejdernes oplevelser <strong>af</strong> deændrede forhold.Der foreligger ingen medarbejdertilfredshedsundersøgelse før udbuddet. EliteMiljø A/S udarbejder en årlig undersøgelse, s<strong>om</strong> kun få <strong>af</strong> medarbejderne besvaredei 2011, og uden sammenligningsgrundlag kan den ikke anvendes.Medarbejdertilfredsheden før og efter er i stedet <strong>af</strong>dækket kvalitativt gennemfokusgruppeinterview med udvalgte virks<strong>om</strong>hedsoverdragede medarbejdere.Der foreligger en klar <strong>af</strong>grænsning i kravspecifikationen i forhold til opgavens<strong>om</strong>fang og kvalitet i udbuddet. Der foreligger ingen klar <strong>af</strong>grænsning fra før udbuddet,hvilket derfor er vurderet <strong>af</strong> k<strong>om</strong>munen gennem interviews.Der foreligger systematiske månedlige kvalitetsrapporter fra Elite Miljø A/S. Derer imidlertid ikke foretaget lignende målinger før udbuddet, hvorfor der ikke eret sammenligningsgrundlag.Elite Miljø A/S udarbejder månedlige kvalitetsrapporter, hvori brugertilfredshedenindgår s<strong>om</strong> brugernes vurdering <strong>af</strong> samarbejdet, jf. ovenstående. Der foreliggerikke undersøgelser fra før udbuddet, og dermed eksisterer der ikke et udgangspunktfor sammenligning.Spørgsmålet er yderligere vurderet kvalitativt via interview med k<strong>om</strong>munen ogleverandøren.Spørgsmålet <strong>om</strong> innovation er <strong>af</strong>dækket kvalitativt via interview med BallerupK<strong>om</strong>mune samt med ledelsen i Elite Miljø A/S.Spørgsmålet <strong>om</strong> videnoverførsel er <strong>af</strong>dækket kvalitativt via interview med BallerupK<strong>om</strong>mune samt med ledelsen i Elite Miljø A/S.2.2.4 Analyse og identificerede effekterØkon<strong>om</strong>iske effekterBruttobesparelseBallerup K<strong>om</strong>mune har oplyst, at det godkendte budget for k<strong>om</strong>munens rengøringsenhed, K<strong>om</strong>-Ren, i 2011 var på i alt 44 mio. kr. Det er vurderet, at lønsums<strong>om</strong>kostningerne udgør 27 mio.kr., og de øvrige drifts<strong>om</strong>kostninger, sås<strong>om</strong> materialer, leasing <strong>af</strong> maskiner og drifts<strong>om</strong>kostningertil biler, udgør 17 mio. kr. Dermed er før-situationen reelt det forventede forbrug for 2011udarbejdet ud fra kendte <strong>om</strong>kostninger i 2010. Budgettet <strong>om</strong>fatter udgifter forbundet med K<strong>om</strong>-Rens lønudgifter, materialer og ledelse. Omkostninger til indirekte <strong>om</strong>kostninger, sås<strong>om</strong> lønudbetalingog andel til udgifter til ledelse i ejend<strong>om</strong>sforvaltningen, er ikke medtaget i k<strong>om</strong>munensbudget, hvorfor der tillægges indirekte <strong>om</strong>kostninger til synliggørelse <strong>af</strong> K<strong>om</strong>Rens andel <strong>af</strong> de


38k<strong>om</strong>munale fællesudgifter til lønsums<strong>om</strong>kostningerne. På baggrund <strong>af</strong> erfaringer fastsættes deindirekte <strong>om</strong>kostninger til 15 % <strong>af</strong> lønsums<strong>om</strong>kostningerne.Ballerup K<strong>om</strong>mune oplyser, at udgifterne til kontrakt med Elite Miljø A/S for 2011 andrager ca.30,2 mio. kr. i 2012-priser. Hertil k<strong>om</strong>mer puljen til hoved- og ekstrarengøring.Tabel 4: BruttobesparelseBrutto<strong>om</strong>kostningspostOmkostningFør-situation (2011-budget for K<strong>om</strong>Ren)Lønsums<strong>om</strong>kostninger 2011Indirekte <strong>om</strong>kostninger (15 %)Øvrige drifts<strong>om</strong>kostninger 2011 (materialer mv.)Drifts<strong>om</strong>kostninger i altKorrektion for inflation (2012-priser)27.000.000 kr.4.050.00 kr.17.000.000 kr.48.098.000 kr.48.678.493 kr.Efter-situation (2011)Drifts<strong>om</strong>kostning 2011 (2012-priser)Pulje til hoved-/ og ekstrarengøring (2012-priser)Drifts<strong>om</strong>kostninger i alt (2012-priser)30.247.000 kr.2.910.942 kr.33.157.942 kr.DifferenceÅrlig bruttobesparelse15.520.551 kr.Bruttobesparelse i % 31,9 %Det fremgår, at der er tale <strong>om</strong> en bruttobesparelse på ca. 15,5 mio. kr., svarende til en procentuelbesparelse på ca. 31,9 %.Udover de faste drifts<strong>om</strong>kostninger til periodisk rengøring er der på baggrund <strong>af</strong> et selvstændigtEU-udbud ligeledes indgået <strong>af</strong>tale <strong>om</strong> varetagelse <strong>af</strong> måtteservice. Denne <strong>om</strong>kostning blev tidligerebetalt <strong>af</strong> de enkelte lokaliteters driftsbudget, men er i forbindelse med udbuddet flyttet tilbetaling via den centrale ejend<strong>om</strong>sdrift. Den samlede <strong>om</strong>kostning til måtteservice er reduceretmed ca. 25 %.S<strong>om</strong> nævnt ovenfor, har Ballerup K<strong>om</strong>mune oprettet en fast årlig pulje til hoved-/ekstrarengøring. De enkelte lokaliteter vurderer selv behovet for hoved-/ ekstrarengøring i samarbejdemed leverandøren. De ekstra ydelser skal godkendes <strong>af</strong> den eksterne controller og væreinden for budgettet for hver enhed.NettobesparelseNettobesparelsen er beregnet s<strong>om</strong> bruttobesparelsen fratrukket den gennemsnitlige årlige værdi<strong>af</strong> udbuds- og følge<strong>om</strong>kostninger. Udbuds<strong>om</strong>kostninger er opgjort i nedenstående tabel.Tabel 5: Udbuds<strong>om</strong>kostningerUdbuds<strong>om</strong>kostningspostLøn<strong>om</strong>kostninger til virks<strong>om</strong>hedsoverdragede medarbejdere inklusivefratrædelsesgodtgørelser (2012-priser)Internt lønsumsforbrug (2012-priser)Overhead<strong>om</strong>kostninger <strong>af</strong> internt lønsumsforbrug 15 % (2012-priser)Konsulent (2012-priser)Salg <strong>af</strong> K<strong>om</strong>Rens bilerI altPer år i kontraktperioden (3 år)Omkostning11.162.319 kr.905.134 kr.135.770 kr.180.000 kr.-270.000 kr.12.113.224 kr.4.037.741 kr.


39Udbuds<strong>om</strong>kostningerne i Ballerup K<strong>om</strong>mune består hovedsageligt <strong>af</strong> <strong>om</strong>kostninger i forbindelsemed virks<strong>om</strong>hedsoverdragelse. Ballerup K<strong>om</strong>mune valgte at medarbejdernes ansættelsesforholdskulle forblive uændret, hvorfor k<strong>om</strong>munen har <strong>af</strong>holdt de direkte <strong>om</strong>kostninger forbundet medoverensk<strong>om</strong>st- og normeringsmæssige forskelle mellem de offentlige og private overensk<strong>om</strong>sterpå <strong>om</strong>rådet til udløb <strong>af</strong> overensk<strong>om</strong>stperioden.K<strong>om</strong>munen <strong>af</strong>holdt ligeledes feriepengehensættelser til medarbejderne. Feriepengeforpligtelsenandrog ca. 5,3 mio. kr. Denne <strong>om</strong>kostning er ikke medtaget i ovenstående beregning, da <strong>om</strong>kostningenville have belastet k<strong>om</strong>munens økon<strong>om</strong>i, uagtet <strong>om</strong> ydelsen blev udliciteret eller ej.Ballerup K<strong>om</strong>mune oplyser, at udbuds<strong>om</strong>kostninger internt i lønsum hos den udbudsansvarligeog økon<strong>om</strong>i<strong>af</strong>delingen i k<strong>om</strong>munen andrager ca. 900.000 kr. K<strong>om</strong>munen oplyser, at det blev prioriteretat anvende et større antal interne timer til udbuddet for at sikre en optimal udbudsprocesog fremadrettet styring.K<strong>om</strong>munen har i udbudsprocessen anvendt en ekstern konsulent, ServiceConsult, der efterfølgendeer anvendt s<strong>om</strong> controller til den faste opfølgning.I forbindelsen med udbuddet har k<strong>om</strong>munen h<strong>af</strong>t indtægter i forbindelse med salg <strong>af</strong> K<strong>om</strong>Rensbiler. Beløbet fremgår her under udbuds<strong>om</strong>kostningerne, idet det er en ekstra indtægt i forlængelse<strong>af</strong> udbuddet. Indtægten fra salget <strong>af</strong> bilerne er ekstraordinær i forbindelse med udbuddet,da denne kun udløses i relation til udbudsprocessen, idet det antages, at bilerne fortsat ville væreen del <strong>af</strong> anlægsaktiverne i k<strong>om</strong>munen, indtil bilerne var fuldt <strong>af</strong>skrevet, hvis der ikke havde væretudbud på <strong>om</strong>rådet.De samlede udbuds<strong>om</strong>kostninger for rengøring er i alt ca. 13 mio. kr. Disse fordeles over de treår, s<strong>om</strong> kontraktperioden strækker sig over og udgør dermed ca. 4,3 mio. kr. per år. Hvis kontraktensoption på forlængelse anvendes, vil udbuds<strong>om</strong>kostningerne udgøre ca. 3,24 mio. kr. pr.år.K<strong>om</strong>munens følge<strong>om</strong>kostninger vises i nedenstående tabel 6.Tabel 6: Følge<strong>om</strong>kostningerÅrlige følge<strong>om</strong>kostningsposterOmkostningIntern administration (2012 priser) Kr. 180.000Overhead<strong>om</strong>kostninger <strong>af</strong> intern administration (15 %) Kr. 27.000Konsulent (2012 priser) Kr. 135.000I alt per år Kr. 342.000K<strong>om</strong>munens årlige følge<strong>om</strong>kostninger ved at udbyde <strong>om</strong>rådet er fordelt mellem to centrale poster.Den første er en intern opnormering i administrationen til opfølgning på økon<strong>om</strong>ien, dialogmed den eksterne controller og opfølgning på månedsrapporter vedr. kvalitet og brugertilfredshed.Herudover <strong>om</strong>fatter følge<strong>om</strong>kostningerne den eksterne controller, der har den daglige kontakttil brugerne og leverandøren.I Ballerup K<strong>om</strong>mune udgør følge<strong>om</strong>kostningerne alt i alt ca. 342.000 kr. <strong>om</strong> året over den 3-årige kontraktperiode.Udbuds- og følge<strong>om</strong>kostninger fratrækkes bruttobesparelsen i nedenstående tabel 7.


40Tabel 7: NettobesparelseÅrlig bruttobesparelseBrutto- og netto<strong>om</strong>kostningspostOmkostning15.520.551 kr.Bruttobesparelse i % 31,9 %Årlige udbuds<strong>om</strong>kostningerÅrlige følge<strong>om</strong>kostningerÅrlig nettobesparelse4.037.741 kr.342.000 kr.11.140.810 kr.Nettobesparelse i % 22,9 %Fratrukket udbuds- og følge<strong>om</strong>kostninger beløber nettobesparelsen sig til ca. 11,1 mio. kr. perår. Det giver en reduktion i forhold til bruttobesparelsen, således at nettobesparelsen andragerca. 22,9 %. Reduktionen er særligt grundet høje udbuds<strong>om</strong>kostninger, primært <strong>om</strong>kostningerne iforbindelse med virks<strong>om</strong>hedsoverdragelse.K<strong>om</strong>munen har s<strong>om</strong> nævnt mulighed for at forlænge kontrakten med 1 år, hvormed anvendelse<strong>af</strong> denne mulighed vil mindske de gennemsnitlige udbuds<strong>om</strong>kostninger og dermed resultere i enhøjere relativ nettobesparelse.<strong>Effekter</strong> for organisationMedarbejderforholdI forbindelse med udbuddet var virks<strong>om</strong>hedsoverdragelse <strong>af</strong> k<strong>om</strong>munens rengøringsmedarbejdereen del <strong>af</strong> vilkårene, hvor 155 medarbejderne blev overdraget fra Ballerup K<strong>om</strong>mune til EliteMiljø A/S. Efter overdragelsen er kun få <strong>af</strong> rengøringsassistenterne fratrådt. Leverandøren oplyser,at enkelte selv har opsagt deres stilling i løbet <strong>af</strong> den periode, s<strong>om</strong> kontrakten har løbet pt.,men ikke flere end ved normal forventet <strong>af</strong>gang. Samtidigt er kun få blevet <strong>af</strong>skediget s<strong>om</strong> led ieffektiviseringen <strong>af</strong> <strong>om</strong>rådet. Det reelle antal virks<strong>om</strong>hedsoverdragede medarbejdere, der stadiger ansat hos Elite Miljø, er ikke oplyst. De interviewede medarbejdere vurderer, at ca. 35 blev <strong>af</strong>skedigeti starten <strong>af</strong> kontraktperioden, og at der var enkelte, der opsagde deres stilling pga. nedgangi arbejdstimer.Både k<strong>om</strong>munen og leverandøren fremhæver dialogen med de berørte medarbejdere og med defaglige organisationer i løbet <strong>af</strong> overdragelsesprocessen s<strong>om</strong> en væsentlig faktor for en optimalvirks<strong>om</strong>hedsoverdragelse, hvilket bakkes op <strong>af</strong> medarbejderne. Medarbejderne har oplevet dets<strong>om</strong> et langt udbudsforløb med mange møder, men er i processen blevet godt informeret <strong>af</strong> særligtfagforeningen.Medarbejderne overgik til en privat overensk<strong>om</strong>st ved udløbet <strong>af</strong> deres hidtidige k<strong>om</strong>munaleoverensk<strong>om</strong>st, og Ballerup K<strong>om</strong>mune <strong>af</strong>holdt, s<strong>om</strong> tidligere nævnt, den økon<strong>om</strong>iske merudgift,der var mellem den offentlige og private overensk<strong>om</strong>st indtil overensk<strong>om</strong>stperiodens udløb. Detteblev gjort for at give medarbejderne en glidende overgang til den nye arbejdsgiver, give leverandørenmuligheden for gradvist at justere normeringerne og arbejde med medarbejdernes forventningertil de nye forhold, sås<strong>om</strong> anden løn og andet arbejdstempo.Virks<strong>om</strong>hedsoverdragelsen medførte en række ændrede vilkår for medarbejderne efter udløb <strong>af</strong>deres overensk<strong>om</strong>st. Følgende punkter, der uddybes efterfølgende, fremhæves s<strong>om</strong> væsentligeændringer <strong>af</strong> enten k<strong>om</strong>munen, leverandøren eller medarbejderne:• Normeringen er reduceret• Arbejdstakten er steget fra takt 100 til takt 130 hos den private leverandør• Lønforholdene og andre ansættelsesforhold er ændret• K<strong>om</strong>petenceniveauet vurderes øget <strong>af</strong> k<strong>om</strong>mune og leverandør, dog ikke <strong>af</strong> medarbejderne.I dag er der et færre antal medarbejdere ansat til at varetage rengøringsopgaven på lokaliteterne,hvilket betyder, at det areal, der skal rengøres pr. time, er steget. Takten er steget fra takt100 til takt 130, hvormed rengøringsassistenterne når et 30 % større areal i dag end underk<strong>om</strong>munal ansættelse.


41De interviewede medarbejdere oplyser, at de har oplevet en væsentlig forringelse i løn- og andreoverensk<strong>om</strong>stmæssige forhold, hvor overgangen fra fast månedsløn til timeløn fremhæves <strong>af</strong>medarbejderne s<strong>om</strong> en særlig forringelse. Ligeledes fremhæves søn- og helligedagsbetaling ogferieforhold s<strong>om</strong> mere administrativt tunge for medarbejderne i dag. I starten <strong>af</strong> kontraktperiodenoplevede medarbejderne mange fejl i deres løn, men der er generelt blevet rettet op på disse.Ifølge Elite Miljø A/S er det generelle k<strong>om</strong>petenceniveau styrket blandt medarbejderne. De overtogmedarbejdere, hvor ca. halvdelen havde gennemført kursus i rengøring via AMU. Herefter harder været fokus på opkvalificering <strong>af</strong> alle medarbejderne, også løbende, hvorfor der <strong>af</strong>holdes 8-10 AMU-grunduddannelseskurser <strong>om</strong> året for medarbejderne i Elite Miljø A/S, så alle modtagerpapir på deres k<strong>om</strong>petencer. Yderligere anvendes der i højere grad maskiner til arbejdet hos EliteMiljø A/S, end medarbejderne tidligere har været vant til, og til håndtering <strong>af</strong> maskinerne modtagermedarbejderne ligeledes opkvalificeringskurser.Leverandøren fremhæver, at medarbejderne og deres k<strong>om</strong>petencer er <strong>af</strong>gørende for virks<strong>om</strong>hedensindtjening, og derfor er der også et stort fokus på uddannelse <strong>af</strong> medarbejderne og på optimering<strong>af</strong> arbejdsgange.Medarbejderne fremhæver, at de ikke har deltaget i kursusforløb, og at deres oplevelse er, at leverandørenhar trukket mange <strong>af</strong> kursusforløbene tilbage, idet <strong>om</strong>kostninger hertil var for høje.Det skal pointeres, at de interviewede medarbejdere har mange års erfaring og selv ikke opleveret behov for et k<strong>om</strong>petenceløft.K<strong>om</strong>munen og leverandøren pointerer, at de høje formelle krav har medvirket til en mere professionelhverdag for medarbejderne, hvor der er større fokus på deres faglighed. Ledelsesmæssigter fagligheden også kernen i hverdagen, hvilket ikke altid var tilfældet under k<strong>om</strong>munal ansættelse.Dermed opstår der mere dialog <strong>om</strong> arbejdets udførelse og <strong>om</strong> medarbejdernes ressourcer.I den relation har de interviewede medarbejdere dog ikke oplevet nogen ændring. De fremhæver,at deres tidligere ledelse i K<strong>om</strong>Ren ligeledes var fagligt stærk. Her sammenligner medarbejderneden nærmeste og øverste ledelse i Elite Miljø A/S med K<strong>om</strong>Ren og ikke med lederne i deenkelte lokaliteter. Ligeledes pointerer medarbejderne, at deres nuværende ledelse er fagligtstærk, og både den nærmeste og øverste ledelse har et godt kendskab til medarbejderne, arbejdsmetoderneog er tilgængelige for medarbejderne.Ifølge Elite Miljø A/S er der meget stor opmærks<strong>om</strong>hed på arbejdsmiljø, og derfor tages der ogsåfat tidligere, end k<strong>om</strong>munerne generelt gør, fx i forbindelse med forebyggende sygefraværssamtalerved vedvarende kortvarigt sygefravær. Det har betydet, at virks<strong>om</strong>heden har kunnet halveresygefraværet siden opstarten <strong>af</strong> kontraktperioden, hvor der bl.a. er <strong>af</strong>givet advarsler, og virks<strong>om</strong>hedenhar været nødsaget til at <strong>af</strong>skedige et par medarbejdere. Overordnet vurderer EliteMiljø A/S, at det er en forbedring for arbejdsmiljøet og arbejdsforholdene, at der er en klar politikpå <strong>om</strong>rådet.Medarbejderne bekræfter, at sygefraværet er faldet. De oplever ikke, at det har medført, at kollegaergår syge på arbejde. Derimod påpeger de, at arbejdstakten medfører, at arbejdet ikke kanudføres, hvis man er lidt syg, og at det vil gå ud over teamet, hvis man ikke er frisk. Derfor erdet i egen og teamets interesse at sygemelde sig ved sygd<strong>om</strong>. Medarbejderne udtaler samtidigt,at det er væsentligt lettere at få vikarer ind i dag i forhold til tidligere.MedarbejdertilfredshedDer er ikke udarbejdet medarbejdertilfredshedsmålinger i Ballerup K<strong>om</strong>mune forud for udbuddet.Elite Miljø A/S udarbejder årlige tilfredshedsundersøgelser blandt medarbejderne, men opleverdog, at kun en lille andel <strong>af</strong> medarbejderne besvarer undersøgelsen. Særligt medarbejdere medbegrænsede danskkundskaber undlader ofte at besvare undersøgelsen. Da der ikke foreligger tidligeremålinger, kan leverandørens ene måling ikke anvendes. Det følgende <strong>af</strong>snit indeholder derforde vurderinger <strong>af</strong> medarbejdertilfredshed, s<strong>om</strong> de virks<strong>om</strong>hedsoverdragede medarbejdere hargivet udtryk for gennem interviews, og det er dermed ikke fuldt repræsentativt for hele medarbejdergruppen.


De interviewede medarbejdere har forholdt sig til udviklingen i deres arbejdstilfredshed i dag iforhold til ansættelsen i k<strong>om</strong>munalt regi. Her pointerer 3 ud <strong>af</strong> de 4 interviewede, at de opleveren forringet tilfredshed, mens én synes, at den er lig med tidligere. Den forringede tilfredshed erbegrundet med den højere arbejdstakt, s<strong>om</strong>, medarbejderne føler, forringer deres hverdag ogkvaliteten <strong>af</strong> deres arbejde. Yderligere fremhæver de, at arbejdstakten gør arbejdet mindre fleksibelt,hvilket medfører, at kun få uforudsete ændringer i hverdagen får den fastlagte arbejdsdagtil at falde sammen og øge medarbejdernes risiko for stress.<strong>Effekter</strong> for ydelsenKvalitet og serviceniveauBallerup K<strong>om</strong>mune og Elite Miljø A/S vurderer begge, at udbuddet har resulteret i en standardisering<strong>af</strong> rengøringsniveauet. Enhederne i k<strong>om</strong>munen var tidligere vant til meget forskellige serviceniveauer,alt efter interne <strong>af</strong>taler, der ikke var synliggjort. Nu er <strong>om</strong>rådet velbeskrevet, ogdet er medvirkende til en <strong>af</strong>gørende forventnings<strong>af</strong>stemning med brugerne <strong>om</strong> ydelsen. Bådek<strong>om</strong>munen og leverandører fremhæver, at det har forbedret kvaliteten <strong>af</strong> rengøringen. S<strong>om</strong>nævnt ovenfor, stiller de interviewede medarbejdere sig mere skeptiske over for udviklingen ikvaliteten, s<strong>om</strong> de vurderer, er forringet pga. arbejdstakten.Elite Miljø A/S udarbejder hver måned kvalitetsrapporter for alle lokaliteter, hvilket giver en øgetstyring og standardisering <strong>af</strong> rengøringsniveauet. I kvalitetsrapporterne tilkendegiver lokaliteternederes tilfredshed med kvaliteten og samarbejdet for en måned på en fire-trinsskala (0-3),hvor 0 er meget utilfreds, og 3 er meget tilfreds. Gennemsnittet for enhederne har ifølge k<strong>om</strong>munenefter overgangsperiode ligget på ca. 2,4 for samarbejdet og på 2,3 for kvaliteten.BrugertilfredshedBallerup K<strong>om</strong>mune pointerer, at de aldrig har h<strong>af</strong>t så stor tilfredshed blandt brugerne før. Derudarbejdes tilfredshedsskemaer i k<strong>om</strong>munen, hvor den samlede tilfredshed ligger på 2,35 ud <strong>af</strong>en mulig score på max. 3. K<strong>om</strong>munen fremhæver dialogen gennem udbudsprocessen, hvor alleenhedernes rengøringsbehov og forventninger blev drøftet, s<strong>om</strong> essentiel for tilfredsheden i dag.K<strong>om</strong>munen havde en forventning <strong>om</strong> et stigende antal klager i forbindelse med leverandørskiftet,men det har der reelt ikke været tale <strong>om</strong>. K<strong>om</strong>munen vurderer hertil, at brugerne oplever, at derer k<strong>om</strong>met struktur, synlighed og styring på <strong>om</strong>rådet, hvilket har mindsket usikkerheden til kvalitetenog de krav, der kan stilles til ydelsen.<strong>Effekter</strong> for udvikling og samarbejdeInnovation og videnoverførselDen vigtigste effekt for innovationen bliver <strong>af</strong> k<strong>om</strong>munen fremhævet s<strong>om</strong> værende den standardisering,struktur og det overblik, s<strong>om</strong> udbudsprocessen har givet k<strong>om</strong>munen. Det var alt<strong>af</strong>gørendefor k<strong>om</strong>munen, at rengøringen blev standardiseret, og at k<strong>om</strong>munens lokaliteter nu bliverrengjort efter den samme standard. Det gør samarbejdet og dialogen vedrørende kvalitet og styringvæsentligt lettere.Ballerup K<strong>om</strong>mune mener ikke, at udbuddet har medført en direkte innovation <strong>af</strong> ydelsen, menfremhæver de løbende dialogmøder s<strong>om</strong> værende <strong>af</strong>gørende for udviklingen, hvor særligt denadministrative del <strong>af</strong> samarbejdet drøftes og forbedres. K<strong>om</strong>munen oplyser, at de erfaringer,man har gjort sig ved denne udbudsproces, har medvirket til en større politisk vilje til at skabeyderligere <strong>konkurrence</strong> inden for k<strong>om</strong>munale opgaver.Elite Miljø A/S pointerer, at de løbende arbejder med innovation <strong>af</strong> arbejdsgangene, s<strong>om</strong> dog kunkan gennemføres i et mindre <strong>om</strong>fang, da det skal holdes inden for udbuddets rammer.Ifølge Elite Miljø A/S er <strong>konkurrence</strong>niveauet inden for branchen <strong>af</strong>gørende for et stærkt stigendefokus på optimering og innovation hos de private leverandører. Branchen er meget fokuseret påat udvikle en rengøringsstandard og opfølgning, s<strong>om</strong> bruger, kunde, medarbejder og leverandører trygge ved, og hvor der lægges mindre vægt på ressourceforbruget og mere vægt på resultatet.I øjeblikket er det en udfordring for innovationen, at k<strong>om</strong>munen indkøber ydelsen, alt efterhvilken indsats de skal præstere, hvorfor det er meget fastlåst, hvordan eksempelvis arbejdsgangeneudvikles. Elite Miljø A/S ser fordele ved at arbejde mod anvendelse <strong>af</strong> funktionsudbudfor dermed at kunne tilrettelægge indsatsen, selv inden for nogle faste rammer <strong>om</strong> resultater ogkvalitet.42


43Medarbejderne foreslår, at man inddrager dem mere i udviklingen, da de med deres erfaring haren god indsigt i arbejdsgangene. De pointerer, at det vil være fordelagtigt for både leverandør ogbruger, at medarbejderne får mere metodefrihed og tid til at udvikle rengøringen.Både Ballerup K<strong>om</strong>mune og Elite Miljø A/S fremfører, at trepartssamarbejdet har fungeret godtmellem controlleren, leverandøren og k<strong>om</strong>munen. Der bliver <strong>af</strong>holdt faste månedlige dialogmødermellem alle tre parter, hvor der drøftes samarbejdsrelationer, både opfølgende og med et fremadrettetsigte.2.2.5 Forklaringsfaktorer i forhold til identificeret effektBallerup K<strong>om</strong>mune fremhæver særligt den øgede styring og overblikket over rengørings<strong>om</strong>rådet ik<strong>om</strong>munen s<strong>om</strong> værende <strong>af</strong>gørende for de økon<strong>om</strong>iske besparelser, der er centrale for udbuddet.K<strong>om</strong>munen og Elite Miljø A/S vurderer begge, at de private leverandører har to særlige forhold,der resulterer i gunstige økon<strong>om</strong>iske forhold for k<strong>om</strong>munen:• Forskel mellem k<strong>om</strong>munale og private forhold• Øget faglighed.Ballerup K<strong>om</strong>mune fremhæver blandt andet, at der er forskel på den k<strong>om</strong>munale og den privateoverensk<strong>om</strong>st, samt at der er andre muligheder for at <strong>af</strong>skedige medarbejdere på det privatemarked. Ligeledes vurderer k<strong>om</strong>munen, at idet fagligheden er kernen i leverandørens ydelse ogdialog med medarbejderne, er der også et andet fokus på optimering <strong>af</strong> arbejdsgangene.Elite Miljø A/S vurderer særligt fagligheden s<strong>om</strong> årsagen til de identificerede effekter. Leverandørerpointerer, at fokus på optimeringen <strong>af</strong> arbejdsgangene og opkvalificeringen <strong>af</strong> medarbejderneer medvirkende til et bedre flow og dermed besparelser. Det har resulteret i en anderledes hverdagfor medarbejdere, da der er k<strong>om</strong>met højere formelle krav, men langt større gennemsigtighedfor brugerne, k<strong>om</strong>munen og leverandøren.2.2.6 Sammenfatning på caseResultaterne <strong>af</strong> casen i Ballerup K<strong>om</strong>mune er sammenfattet i tabel 8 nedenfor.Tabel 8: Sammenfatning, Ballerup K<strong>om</strong>mune og Elite Miljø A/SEffektØkon<strong>om</strong>iske effekterVurderingBruttobesparelse ved genudbuddet på ca. 15,5 mio. kr., svarende tilca. 31,9 %.Nettobesparelsen andrager ca. 11,1 mio. kr. pr. år, svarende til ca.22,9 %.<strong>Effekter</strong> for organisation155 medarbejdere er blevet virks<strong>om</strong>hedsoverdraget til Elite Miljø A/S.En stor del er stadig ansat hos Elite Miljø A/S.Medarbejderne skal rengøre et ca. 30 % større areal pr. time i forholdtil tidligere. Samtidigt er det oplevelsen, at lønnen er faldet, og degenerelle medarbejdervilkår er forringet, da overensk<strong>om</strong>sten i detprivate er mindre attraktiv for medarbejderne.I forlængelse <strong>af</strong> virks<strong>om</strong>hedsoverdragelsen har leverandøren h<strong>af</strong>t fokuspå sygefraværet, s<strong>om</strong> er halveret fra overtagelsen til i dag.<strong>Effekter</strong> for ydelsenYdelsen er nu velbeskrevet, og der er en klarere forventnings<strong>af</strong>stemningmellem leverandør og bruger.Leverandøren og k<strong>om</strong>munen vurderer, at kvaliteten er steget. Derudarbejdes brugertilfredshedsundersøgelser, der viser et meget højt


44tilfredshedsniveau. Der er en klar standardisering <strong>af</strong> rengøringsniveauetpå tværs <strong>af</strong> enhederne, hvilket har givet et bedre overblik.Medarbejderne giver derimod udtryk for en kvalitetsforringelse i forlængelse<strong>af</strong> det stigende arbejdstempo.<strong>Effekter</strong> for udvikling og samarbejdeK<strong>om</strong>munen pointerer, at standardiseringen og overblikket over ydelsen,sås<strong>om</strong> kvaliteten, er den væsentligste effekt ved udbuddet.Leverandøren pointerer, at der løbende arbejdes med optimering <strong>af</strong>arbejdsgangene, og at der er en mulighed for yderligere optimeringved indgåelse <strong>af</strong> <strong>af</strong>tale på baggrund <strong>af</strong> funktionsudbud.Trepartssamarbejdet mellem Elite Miljø A/S, ServiceConsult og BallerupK<strong>om</strong>mune fremhæves s<strong>om</strong> værende konstruktivt og velfungerende.ForklaringsfaktorerDe økon<strong>om</strong>iske effekter er særligt resultatet <strong>af</strong> den ændrede opgavestyringfra det offentlige til private arbejdsmarked. Den private leverandørmed rengøring s<strong>om</strong> kernek<strong>om</strong>petence har større indsigt i optimering<strong>af</strong> arbejdsgange og fokus på opkvalificering <strong>af</strong> medarbejderne,hvilket medfører effektivisering på <strong>om</strong>rådet.


452.3 Case: Billund K<strong>om</strong>mune2.3.1 IndledningDenne case <strong>om</strong>handler et førstegangsudbud <strong>af</strong> rengøringsservice i Billund K<strong>om</strong>mune.Billund K<strong>om</strong>mune består <strong>af</strong> tidligere Grindsted K<strong>om</strong>mune og Billund K<strong>om</strong>mune. Den nye sammenlagteBillund K<strong>om</strong>mune besluttede, at driften <strong>af</strong> rengørings<strong>om</strong>rådet skulle udbydes i 2010. Pådet tidspunkt var der allerede nogle enheder i gammel Billund K<strong>om</strong>mune, s<strong>om</strong> havde eksternrengøring, men i gammel Grinsted K<strong>om</strong>mune var der tradition for at varetage opgaven selv.Der har altid været frit valg <strong>om</strong> udbud på k<strong>om</strong>munens enheder, også i gammel Billund K<strong>om</strong>mune,hvilket betød, at rengøringsservicen kun blev udbudt på en del <strong>af</strong> k<strong>om</strong>munens enheder. 16enheder ud <strong>af</strong> k<strong>om</strong>munens ca. 50 enheder ønskede at udbyde deres rengøringsservice. På 11 <strong>af</strong>de 16 enheder blev rengøringen på forhånd varetaget <strong>af</strong> forskellige private leverandører. De resterendeca. 34 enheder i k<strong>om</strong>munen varetager selv rengøringen med egen rengøringsassistent,men indkøb <strong>af</strong> rengøringsmidler og rekvisitter er dog blevet udbudt på enhederne med internrengøring.Billund K<strong>om</strong>mune besluttede, at alle enheder, s<strong>om</strong> valgte at skabe <strong>konkurrence</strong> <strong>om</strong> opgaverne,skulle udbydes i en samlet <strong>af</strong>tale frem for mindre del<strong>af</strong>taler. Baggrunden herfor var, at k<strong>om</strong>munenønskede at opnå skarpere priser samt en standardisering <strong>af</strong> rengøringsniveauet.For at opnå en tilfredsstillende rengøringsstandard på tværs <strong>af</strong> alle k<strong>om</strong>munale enheder, bådeenheder med intern og enheder med ekstern rengøring, fik Billund K<strong>om</strong>mune udarbejdet en rengøringsanalyse<strong>af</strong> Dansk Servicerådgivning. På baggrund <strong>af</strong> analysen tog byrådet i Billund K<strong>om</strong>muneen politisk beslutning <strong>om</strong> standardisering <strong>af</strong> rengøringen, s<strong>om</strong> efterfølgende blev indført påalle enheder i k<strong>om</strong>munen. På enhederne med intern rengøringsservice blev budgetterne justeret ihenhold til standarden.K<strong>om</strong>munen valgte at standardisere rengøringsniveauet på frekvensniveau D, s<strong>om</strong> i henhold tilk<strong>om</strong>munen er den laveste fællesnævner i branchen. Det blev politisk besluttet, at niveauet varacceptabelt og tilstrækkeligt, og der var en forventning <strong>om</strong>, at kvaliteten ikke ville blive påvirkether<strong>af</strong>. K<strong>om</strong>munen ville undgå at betale for en standard, s<strong>om</strong> ikke er nødvendig. Rengøringsstandardenblev beskrevet vha. programmeret rengøring, så man vidste præcist, hvor mange gangeet rum <strong>af</strong> en bestemt art skulle gøres rent på flader, gulve mm. Man overvejede at udbyde medfunktionskrav, men Billund K<strong>om</strong>mune manglede erfaring og k<strong>om</strong>petencer til at medtage funktionskravi udbuddet. Problematikken for k<strong>om</strong>munen bestod særligt i, at man ikke vidste, hvordanman skulle måle og vurdere, hvorvidt leverandørerne levede op til funktionskravene. K<strong>om</strong>munenformodede, at dette nok ikke ville være et problem, så længe der var et godt samarbejde medleverandøren, men at det ville blive problematisk i tilfælde <strong>af</strong> en konflikt.Billund K<strong>om</strong>mune gennemførte i stort set samme periode to andre udbud, udbud <strong>af</strong> måtteserviceog vinduespolering. Der var overvejelser <strong>om</strong> at sammenkoble ydelserne med rengøringsopgaven,men k<strong>om</strong>munen vurderede på baggrund <strong>af</strong> markedets struktur, at det ikke var fordelagtigt. Devurderede, at der ikke findes virks<strong>om</strong>heder, s<strong>om</strong> er gode til det hele. Virks<strong>om</strong>hederne har hverderes kernek<strong>om</strong>petencer, og k<strong>om</strong>munen vurderede, at de ville få de bedste tilbud ved at udbydeenkeltstående opgaver.Billund K<strong>om</strong>mune opfatter sig selv s<strong>om</strong> en k<strong>om</strong>mune, der skaber <strong>konkurrence</strong> <strong>om</strong> mange opgaver.Eksempelvis har man erfaring med udbud på vej<strong>om</strong>rådet, genbrugshjælpemiddeldepoter,måtteservice, vinduespolering samt udbud <strong>af</strong> diverse indkøb. Store dele <strong>af</strong> k<strong>om</strong>munens udbudsforretningforegår i en samlet enhed i k<strong>om</strong>munen, men der findes også <strong>om</strong>råder, s<strong>om</strong> varetages iandre dele <strong>af</strong> k<strong>om</strong>munen, herunder vej<strong>om</strong>rådet. K<strong>om</strong>munen har således en del erfaring på <strong>om</strong>rådet.2.3.2 Udbudsprocessen


Til trods for et godt erfaringsgrundlag valgte Billund K<strong>om</strong>mune at bruge Dansk Servicerådgivningtil processen med den begrundelse, at konsulenten allerede var meget inde i <strong>om</strong>rådet efter athave udarbejdet rengøringsanalysen og undersøgt rengøringsniveauet på alle enheder. Ifølgek<strong>om</strong>munen forløb processen rigtig godt med Dansk Servicerådgivning.Der blev nedsat en styregruppe til at være involveret i udbudsprocessen. Styregruppen deltog ide indledende møder, men var s<strong>om</strong> sådan ikke involveret i den efterfølgende proces. Dansk Servicerådgivninghåndterede det meste <strong>af</strong> processen i samarbejde med en juridisk tovholder ik<strong>om</strong>munen.Udbudsform: Aktivitetsbaseret, begrænset udbudK<strong>om</strong>munen og Dansk Servicerådgivning gennemførte prækvalifikation <strong>af</strong> virks<strong>om</strong>heder i foråret2011. Der var 13 virks<strong>om</strong>heder, s<strong>om</strong> gerne ville prækvalificeres, men k<strong>om</strong>munen valgte kun firevirks<strong>om</strong>heder på baggrund <strong>af</strong> virks<strong>om</strong>hedernes regnskab og referencer på lignende opgaver.Baggrunden for at gennemføre prækvalifikation <strong>af</strong> virks<strong>om</strong>heder var, at Billund K<strong>om</strong>mune ikkeønskede at modtage tilbud fra enhver virks<strong>om</strong>hed. Det skulle være virks<strong>om</strong>heder, s<strong>om</strong> besidderden rette kapacitet og professionalisme. Ifølge k<strong>om</strong>munen var prækvalifikationen med til at begrænseudbuds<strong>om</strong>kostningerne, fordi der skulle gennemgås færre tilbud.I august 2011 udsendte man udbudsmaterialet. Materialet blev både offentliggjort i Dansk Servicerådgivningsudbudssystem og på k<strong>om</strong>munens hjemmeside. Desværre k<strong>om</strong> k<strong>om</strong>munens egenwebmaster til at skrive en forkert tilbudsfrist på k<strong>om</strong>munens hjemmeside, og udbuddet måttederfor trækkes kortvarigt tilbage. Det forsinkede dog ikke processen. K<strong>om</strong>munen modtog tilbud idecember 2011 fra tre <strong>af</strong> de prækvalificerede virks<strong>om</strong>heder. Den sidste virks<strong>om</strong>hed mødte ikkeop til besigtigelse <strong>af</strong> enheder, hvilket var et minimumskrav for <strong>af</strong>givelse <strong>af</strong> tilbud.Valg <strong>af</strong> leverandørBillund K<strong>om</strong>mune og Dansk Servicerådgivning vurderede tilbuddene på baggrund <strong>af</strong> følgende kriterier:• Vederlag: 60 %• Kvalitet: 40 %, herunder• Leverandørens plan for opstart• Leverandørens plan for instruktion og uddannelse <strong>af</strong> rengøringspersonale• Leverandørens plan for fastholdelse <strong>af</strong> rengøringspersonale• Leverandørens beredskab og håndtering <strong>af</strong> planlagt og ikke-planlagt fravær• Leverandørens procedurer for <strong>af</strong>hjælpning <strong>af</strong> fejl og mangler i ydelsen• Det summerede antal timer til rengøringsservice og serviceopgaver pr. år.Der blev truffet valg <strong>om</strong> leverandør i starten <strong>af</strong> januar 2012. ISS Facility Services A/S blev valgts<strong>om</strong> leverandør i kontraktperioden fra den 1. marts 2012 til og med den 29. februar 2016. K<strong>om</strong>munenhar option på et års forlængelse.K<strong>om</strong>munen har understreget vigtigheden <strong>af</strong> at bruge et godt udbudssystem, altså et softwareprogram,til udbuddet. Det brugte Dansk Servicerådgivning, og k<strong>om</strong>munens erfaring er, at sådanet system fanger mange <strong>af</strong> de småfejl, s<strong>om</strong> næsten er uundgåelige i løbet <strong>af</strong> en udbudsproces.I forlængelse her<strong>af</strong> gives eksemplet med den forkerte tilbudsfrist på k<strong>om</strong>munens hjemmeside,s<strong>om</strong> gjorde, at k<strong>om</strong>munen måtte trække udbuddet tilbage. Sådanne fejl kan ifølge k<strong>om</strong>munenhelt undgås ved at bruge et godt system til udbud. K<strong>om</strong>munen har dog en politik <strong>om</strong> offentliggørelsepå egen hjemmeside, s<strong>om</strong> bevirkede, at k<strong>om</strong>munen ikke kunne følge sit eget råd.BetalingsmodelBetalingsmodellen er en fast pris per år. Billund K<strong>om</strong>mune forventer, at der k<strong>om</strong>mer udgifter tiltilkøbsydelser ud over den faste pris. Kontrakten <strong>om</strong>fatter nemlig ikke rengøringen i bestemtehøjder, og dermed skal der tilkøbes rengøring på enkelte enheder, s<strong>om</strong> har meget højt til loftet,fx sportshaller. K<strong>om</strong>munen kender ikke betalingsmodellen herfor endnu. Derudover har enhederneikke mulighed for at tilkøbe ydelser. I tabel 1 nedenfor ses en oversigt over betalingsmodellenfor Billund K<strong>om</strong>mune.46


47Tabel 1: Betalingsmodel, Billund K<strong>om</strong>muneOpgaveDaglig og periodisk rengøringBetalingsmekanismeFast pris pr. årTilkøbsydelserRengøring over 3 m 50 cm Pris pr. m 2Casen opsummeres i nedenstående tabel 2 i forhold til udvalgte parametre.Tabel 2: Opsamling, Billund K<strong>om</strong>muneEmne/spørgsmålDen udbudte opgaveUdbudsformErfaringKravspecifikationAntal tilbudBeskrivelseOmfatter daglig og periodisk rengøringBegrænset udbud1. generationsudbudAktivitetskrav3 tilbudIKU (2011) 25,8Øvrige særlige forhold Virks<strong>om</strong>hedsoverdragelse <strong>af</strong> én medarbejder. 11 ud <strong>af</strong> 16enheder havde ekstern rengøring forud for udbud, menkontrakterne var ikke indgået s<strong>om</strong> følge <strong>af</strong> <strong>konkurrence</strong>.2.3.3 Analysetilgang og datagrundlagDe konkrete <strong>om</strong>stændigheder i Billund K<strong>om</strong>mune har givet anledning til at analysere casen s<strong>om</strong>en før-/efteranalyse, hvor formålet er at vurdere effekterne ved et førstegangsudbud. Nogle enhederhavde ekstern rengøring for udbud, men opgaverne var ikke udbudt på enhederne førhen.Analyserne er foretaget på baggrund <strong>af</strong> datamateriale stillet til rådighed <strong>af</strong> og interviews med BillundK<strong>om</strong>mune samt ISS Facility Service A/S (lokal ledelse). Der er ikke gennemført interviewmed virks<strong>om</strong>hedsoverdragede medarbejdere, da der kun er én medarbejder, s<strong>om</strong> blev virks<strong>om</strong>hedsoverdragetfra k<strong>om</strong>munen til ISS Facility Service A/S. Dermed kan medarbejderens anonymitetikke bevares. Dertil k<strong>om</strong>mer, at virks<strong>om</strong>hedsoverdragelse udgør en meget lille del <strong>af</strong> casen,og det vurderes derfor, at aspektet kan <strong>af</strong>dækkes på tilfredsstillende vis gennem interview medk<strong>om</strong>munen og ISS Facility Service A/S.Der skete virks<strong>om</strong>hedsoverdragelse fra leverandør til leverandør, hvilket ikke indgår nærmere ianalysen, da man i dette tilfælde ville sammenligne vilkår mellem private leverandører.Med <strong>af</strong>sæt i den præsenterede analytiske tilgang er der i tabellen nedenfor gjort specifikt rede foranalysegrundlaget i Billund K<strong>om</strong>mune.Tabel 3: DatagrundlagEffekt Indikator OperationaliseringØkon<strong>om</strong>iBruttobesparelseBruttobesparelsen beregnes ved sammenligning <strong>af</strong> k<strong>om</strong>munens årlige udgifter i2010, s<strong>om</strong> dels er interne og dels eksterne, samt udgifterne til den eksterne leverandøri 2012.K<strong>om</strong>munens interne budgetter medtager kun løn. Der er ikke indregnet <strong>om</strong>kostningertil materialer, ansk<strong>af</strong>felser, husleje (rengøringsdepoter) samt drifts- ogforbrugs<strong>om</strong>kostninger (vaskemaskiner, el, varme og vand). Kun <strong>om</strong>kostningernetil husleje, drifts<strong>om</strong>kostninger og forbrugsartikler s<strong>om</strong> håndsæbe og papir <strong>af</strong>holdesfortsat <strong>af</strong> k<strong>om</strong>munen. Der tages højde for <strong>om</strong>kostningerne til materialer vedat tillægge 5 % <strong>af</strong> lønsummen til det interne budget.Der er ikke i k<strong>om</strong>munens interne udgifter taget højde for indirekte <strong>om</strong>kostninger,sås<strong>om</strong> andele <strong>af</strong> fælles<strong>om</strong>kostninger, og k<strong>om</strong>munen har ikke en fordelingsnøgle,s<strong>om</strong> kan anvendes til fordelingen. Derfor anvendes en fordelingsnøgle på 15 %.


Tallet er baseret på erfaringer, men er en smule konservativt sat. Der tillæggeskun indirekte <strong>om</strong>kostninger til den del <strong>af</strong> k<strong>om</strong>munens <strong>om</strong>kostninger i 2010, s<strong>om</strong>er interne.48Der korrigeres for pris- og lønudvikling (inflation), således at alle <strong>om</strong>kostningerer 2012-niveau. Opgavens opfang har ikke ændret sig væsentligt fra 2010 til2012 17 , og derfor kontrolleres ikke herfor.K<strong>om</strong>munen forventer at tilkøbe rengøring i lokaler med over 3 m 50 cm til loftet,men kan ikke angive, hvor meget dette vil beløbe sig til, eller hvor mange enhedereller m 2 der er tale <strong>om</strong>. Disse medtages ikke i beregningen, men der gøresopmærks<strong>om</strong> på, at bruttobesparelsen vil være en smule overvurderet.NettobesparelseNettobesparelsen er beregnet s<strong>om</strong> bruttobesparelsen fratrukket den gennemsnitligeårlige værdi <strong>af</strong> udbuds<strong>om</strong>kostninger og følge<strong>om</strong>kostninger.Følge<strong>om</strong>kostningerne <strong>om</strong>fatter timeforbrug til kontraktadministration. Der findesen rengøringsansvarlig for hver enhed i k<strong>om</strong>munen. Nogle er ansvarlige for flereenheder. Tidsforbruget til kvartårlige møder per enhed er vurderet <strong>af</strong> k<strong>om</strong>munen.OrganisationYdelseUdviklingog samarbejdeMedarbejderforholdMedarbejdertilfredshedKvalitet ogserviceniveauBrugertilfredshedInnovationVidenoverførselUdbuds<strong>om</strong>kostningerne <strong>om</strong>fatter <strong>om</strong>kostninger til internt tidsforbrug samt konsulentbistand.Heri indregnes <strong>om</strong>kostninger til rengøringsanalysen i 2010. BillundK<strong>om</strong>mune har givet et skøn over timeforbruget i k<strong>om</strong>munen og på institutionerne.Omkostninger er opgjort for udbuddet <strong>af</strong> rengøringsservice og et sideløbendeudbud <strong>om</strong> rengøringsmidler. K<strong>om</strong>mune har ikke en særskilt opgørelse over <strong>om</strong>kostningertil hvert udbud, men vurderer, at der er brugt lige meget tid til hvertudbud. Derfor deles udbuds<strong>om</strong>kostningerne med to. Til udbuds<strong>om</strong>kostningernek<strong>om</strong>mer <strong>om</strong>kostninger til virks<strong>om</strong>hedsoverdragelse.Udviklingen i medarbejderforhold er vurderet <strong>af</strong> k<strong>om</strong>munen og ISS Facility ServicesA/S (lokal ledelse). Der er ikke foretaget interviews med den virks<strong>om</strong>hedsoverdragedemedarbejder <strong>af</strong> hensyn til anonymitet.Udviklingen i medarbejdertilfredshed er vurderet <strong>af</strong> k<strong>om</strong>munen og ISS FacilityServices A/S (lokal ledelse). Der er ikke foretaget interview med den virks<strong>om</strong>hedsoverdragedemedarbejder <strong>af</strong> hensyn til anonymitet.Udviklingen i kvaliteten og serviceniveauet er vurderet <strong>af</strong> Billund K<strong>om</strong>mune påbaggrund <strong>af</strong> rengøringsanalysen fra Dansk Servicerådgivning og k<strong>om</strong>munens politiskebeslutning <strong>om</strong> rengøringsstandarden.Der udarbejdes en månedlig servicerapport <strong>af</strong> ISS Facility Services A/S, s<strong>om</strong> viserbrugernes vurdering <strong>af</strong> kvalitet og samarbejde. Kvalitetsvurderingen medtagesher s<strong>om</strong> indikation for kvalitetsniveauet i dag.Der foreligger ikke systematiske undersøgelser, hverken før eller efter udbuddet.Udviklingen i tilfredsheden er vurderet <strong>af</strong> k<strong>om</strong>munen.Der udarbejdes en månedlig servicerapport <strong>af</strong> ISS Facility Services A/S, s<strong>om</strong> viserbrugernes vurdering <strong>af</strong> kvalitet og samarbejde. Samarbejdsvurderingen medtagesher s<strong>om</strong> indikation for brugertilfredsheden.Spørgsmålet <strong>om</strong> innovation er <strong>af</strong>dækket kvalitativt via interview med BillundK<strong>om</strong>mune samt med lokal ledelse i ISS Facility Services A/S.Spørgsmålet <strong>om</strong> videnoverførsel er <strong>af</strong>dækket kvalitativt via interview med BillundK<strong>om</strong>mune samt med lokal ledelse i ISS Facility Services A/S.2.3.4 Analyse og identificerede effekterØkon<strong>om</strong>iske effekterBruttobesparelseBillund K<strong>om</strong>mune oplyser, at udgifterne til intern rengøring i 2010 udgjorde ca. 0,9 mio. kr., ogat dette beløb kun dækker løn<strong>om</strong>kostningerne. Udgifterne til ekstern rengøring udgjorde ca. 3,3mio. kr. i 2010. Dette beløb <strong>om</strong>fatter alle udgifter forbundet med rengøring. Den eneste udgift,der stadig påhviler k<strong>om</strong>mune, er til forbrugsartikler. K<strong>om</strong>munen kan ikke oplyse størrelsen <strong>af</strong> udgiften,men vurderer, at den er uændret i forhold til forhenværende udbud. Udgiften i 2012 tilISS Facility Services A/S udgør ca. 3,0 mio. kr.17 K<strong>om</strong>munen skønner, at der grundet mindre udvidelse og sammenlægninger <strong>af</strong> enheder kunne være 30 til 40 m 2 mere at gøre rent i2012 i forhold til 2010, hvilket udgør under 1 % <strong>af</strong> det samlede rengøringsareal før udbud.


I beregningen <strong>af</strong> bruttobesparelsen tillægges overhead for k<strong>om</strong>munens direkte <strong>om</strong>kostninger tilmaterialer, ansk<strong>af</strong>felser mv. samt k<strong>om</strong>munens indirekte <strong>om</strong>kostninger, fx andelen <strong>af</strong> fællesudgifternei k<strong>om</strong>munen. K<strong>om</strong>munen har ikke en fordelingsnøgle til fællesudgifter. Derfor antages konservativtpå baggrund <strong>af</strong> erfaring, at disse udgør 15 %. Overheaden tillægges kun den del <strong>af</strong>k<strong>om</strong>munens udgifter, s<strong>om</strong> var til intern rengøring i 2010.49Tabel 4: BruttobesparelseBrutto<strong>om</strong>kostningspostOmkostningFør-situation (2010)Drifts<strong>om</strong>kostning (Intern)Materialer (5 %)Indirekte <strong>om</strong>kostninger (15 %)Drifts<strong>om</strong>kostning (ekstern)Drifts<strong>om</strong>kostning i altKorrektion for inflation (2012-priser)904.873 kr.45.444 kr.135.731 kr.3.213.394 kr.4.299.242 kr.4.439.147 kr.Efter-situation (2012)Drifts<strong>om</strong>kostning 20123.001.040 kr.DifferenceÅrlig bruttobesparelse1.438.107 kr.Bruttobesparelse i % 32,4 %Det fremgår, at der er tale <strong>om</strong> en bruttobesparelse på ca. 1,44 mio. kr., svarende til en procentuelbesparelse på 32,4 %.Forbrugsartikler er ikke inkluderet i hverken før- eller efter-situationen, og derfor vil den procentuellebesparelse være den samme, mens det generelle <strong>om</strong>kostningsniveau vil være en smule højere.Tilkøbsydelser (dvs. rengøring over 3,5 meter.) var tidligere <strong>om</strong>fattet <strong>af</strong> opgaven, men ikke efter,og derfor er bruttobesparelsen en smule overvurderet.NettobesparelseFra bruttobesparelsen trækkes den gennemsnitlige årlige værdi <strong>af</strong> udbuds<strong>om</strong>kostninger og følge<strong>om</strong>kostninger.Udbuds<strong>om</strong>kostninger opgøres s<strong>om</strong> i nedenstående tabel 5.Tabel 5: Udbuds<strong>om</strong>kostningerUdbuds<strong>om</strong>kostningspostOmkostningTidsforbrug og udgifter til konsulent, rengøringsanalysen (2010)Tidsforbrug og udgifter til konsulent, rengøringsanalysen (2012-priser)Tidsforbrug og udgifter til konsulent, udbud (2011)Tidsforbrug og udgifter til konsulent, udbud (2012-priser)K<strong>om</strong>pensation til medarbejder (2012-priser)Direkte virks<strong>om</strong>hedsoverdragelses<strong>om</strong>kostning 2012I altPr. år (5 år)177.793 kr.186.902 kr.112.354 kr.113.709 kr.20.000 kr.38.727 kr.359.339 kr.71.868 kr.


Udbuds<strong>om</strong>kostningerne består <strong>af</strong> udgifter til eget timeforbrug og konsulentbistand, først til gennemførelse<strong>af</strong> rengøringsanalysen i 2010 og derefter til prækvalifikationen og udbudsprocessen i2011. Billund K<strong>om</strong>mune har oplyst, at der samlet set blev brugt 355.585 kr. til rengøringsanalysensamt 224.707 kr. i forbindelse med udbuddet <strong>af</strong> rengøringsservice og udbuddet <strong>af</strong> rengøringsmidler.Halvdelen <strong>af</strong> <strong>om</strong>kostningerne indregnes s<strong>om</strong> udbuds<strong>om</strong>kostninger til udbuddet <strong>af</strong>rengøringsservice i henhold til k<strong>om</strong>munens vurdering. Beløbene indeholder både interne <strong>om</strong>kostningerog <strong>om</strong>kostninger til ekstern konsulent.Sidst er der <strong>om</strong>kostningerne til virks<strong>om</strong>hedsoverdragelse <strong>af</strong> en enkelt medarbejder. K<strong>om</strong>munenoverholdte ved en fejl ikke kravene til medarbejderens varslingsperiode. Det blev derfor <strong>af</strong>taltmed medarbejderen og fagforeningen, at medarbejderen skulle k<strong>om</strong>penseres økon<strong>om</strong>isk, da derreelt var tale <strong>om</strong> kontraktbrud. K<strong>om</strong>pensationen beløb sig til ca. 20.000 kr.Derudover var der også <strong>om</strong>kostninger forbundet med virks<strong>om</strong>hedsoverdragelsen, da k<strong>om</strong>munenindvilligede i at dække <strong>om</strong>kostninger s<strong>om</strong> følge <strong>af</strong> overensk<strong>om</strong>stmæssige forskelle mellem detk<strong>om</strong>munale og det private indtil næste overensk<strong>om</strong>stforhandling den 31. marts 2013. Omkostningerneer <strong>af</strong>talt med ISS til 38.727,09 kr.De samlede udbuds<strong>om</strong>kostninger andrager i alt 359.339 kr., hvilket er 71.868 kr. fordelt overkontraktperioden på fem år.Nedenfor opgøres Billund K<strong>om</strong>munes følge<strong>om</strong>kostninger i tabel 6.Tabel 6: Følge<strong>om</strong>kostninger50Følge<strong>om</strong>kostningspostOmkostningInternt timeforbrug (2012-priser) per år11.278 kr.Billund K<strong>om</strong>mune har ansat rengøringsansvarlige for hver enhed, s<strong>om</strong> mødes med leverandørenfire gange <strong>om</strong> året. Opgaven varetages fx <strong>af</strong> pedeller på institutionerne. Nogle enheder har densamme rengøringsansvarlige. K<strong>om</strong>munen vurderer, at der anvendes ca. en halv time hvert kvartaltil møder per enhed, hvilket ikke blev brugt førhen.Nettobesparelsen opgøres nedenfor i tabel 7.Tabel 7: NettobesparelseÅrlig BruttobesparelseBrutto- og netto<strong>om</strong>kostningspostOmkostning1.438.107 kr.Bruttobesparelse i % 32,4 %Årlige udbuds<strong>om</strong>kostningerÅrlige følge<strong>om</strong>kostningerÅrlig nettobesparelse71.868 kr.11.278 kr.1.354.960 kr.Nettobesparelse i % 30,5 %Efter hensyntagen til udbuds- og følge<strong>om</strong>kostninger har Billund K<strong>om</strong>mune opnået en nettobesparelsepå 1,35 mio. kr. pr. år, svarende til 30,5 %. 18I ovenstående er ikke taget hensyn til køb <strong>af</strong> de tillægsydelser, s<strong>om</strong>, k<strong>om</strong>munen ved, vil blive tilkøbt,dog uden at kende størrelsesordenen <strong>af</strong> beløbet. S<strong>om</strong> følge <strong>af</strong> denne udladelse kan forventes,at den procentuelle besparelse er en anelse overvurderet, og at det generelle <strong>om</strong>kostningsniveauer undervurderet. Dertil k<strong>om</strong>mer k<strong>om</strong>munens udgifter til forbrugsartikler til institutionerne,s<strong>om</strong> heller ikke kunne medtages i beregningen. Medtagelse <strong>af</strong> disse udgifter i beregningen vilikke reducere den procentuelle besparelse, da de vurderes at være de samme før og efter udbud,18 Samlet set er der således tale <strong>om</strong> en brutto- og nettobesparelse på henholdsvis 32,4 % og 30,5 %. S<strong>om</strong> det fremgår <strong>af</strong> <strong>af</strong>snittet <strong>om</strong>kvalitet nedenfor, er en del <strong>af</strong> forklaringen på besparelsen ifølge Billund K<strong>om</strong>mune relateret til, at k<strong>om</strong>munen i forbindelse med fastlæggelse<strong>af</strong> ny rengøringsstandard foretager en standardisering på et lavere frekvensniveau, s<strong>om</strong>, man dog fortsat vurderer, resultereri det samme kvalitetsniveau.


men de er med til at undervurdere det overordnede <strong>om</strong>kostningsniveau forbundet med rengøringi k<strong>om</strong>munen.<strong>Effekter</strong> på organisationMedarbejderforhold og medarbejdertilfredshedUdbuddet <strong>om</strong>fattede virks<strong>om</strong>hedsoverdragelse <strong>af</strong> én medarbejder. For at bevare medarbejderensanonymitet er der ikke lavet interview med denne, men i stedet er k<strong>om</strong>munen og leverandørenblevet bedt <strong>om</strong> at vurdere ændringerne for medarbejderen. 19S<strong>om</strong> beskrevet ovenfor fik Billund K<strong>om</strong>mune ikke varslet medarbejderen <strong>om</strong> virks<strong>om</strong>hedsoverdragelseni god nok tid, hvilket medførte, at k<strong>om</strong>munen k<strong>om</strong>penserede medarbejderen økon<strong>om</strong>iskefter <strong>af</strong>tale med fagforeningen. K<strong>om</strong>munen og leverandøren opfatter, at denne handlingblev anset s<strong>om</strong> meget positiv <strong>af</strong> medarbejderen og ud over alle forventninger. Medarbejderenanså det generelt ikke s<strong>om</strong> problematisk at blive virks<strong>om</strong>hedsoverdraget.På denne baggrund vurderer Billund K<strong>om</strong>mune, at medarbejderen var glad for overdragelsen.Medarbejderen er en ung mand, s<strong>om</strong> gerne ville have flere ugentlige arbejdstimer, men dettekunne Billund K<strong>om</strong>mune ikke tilbyde ham. I ISS Facility Services A/S fik medarbejderen flereugentlige arbejdstimer samt en højere timeløn, fordi han er en dygtig medarbejder.K<strong>om</strong>munen er bekendt med forskellene mellem arbejdstakt mellem det offentlige og private, s<strong>om</strong>bevirker, at der skal arbejdes hurtigere i det private. Billund K<strong>om</strong>mune mener dog, at dette ikkegør en forskel for den konkrete medarbejder.Med de begrundelser vurderer både Billund K<strong>om</strong>mune og ISS Facility Services A/S, at medarbejderener blevet mere tilfreds med og glad for sit arbejde efter virks<strong>om</strong>hedsoverdragelsen. ISSFacility Services A/S tilføjer, at virks<strong>om</strong>hedsoverdragede medarbejdere s<strong>om</strong> regel er tilfredsemed arbejdet efter en tilvænningsperiode, grundet de muligheder ISS Facility Services A/S kantilbyde, sås<strong>om</strong> andre arbejdsopgaver og efteruddannelse, fordi de er en stor virks<strong>om</strong>hed. Medarbejderenfra Billund K<strong>om</strong>mune har også modtaget efteruddannelse og har dermed opnået et højerek<strong>om</strong>petenceniveau.ISS Facility Services A/S fortæller mere generelt <strong>om</strong> virks<strong>om</strong>hedsoverdragelse, at det er en stor<strong>om</strong>væltning for mange medarbejdere. Af den grund bruger ISS Facility Services A/S meget tid påat informere medarbejderne forud for virks<strong>om</strong>hedsoverdragelse. K<strong>om</strong>munikation anses s<strong>om</strong> etvigtigt element i processen.<strong>Effekter</strong> for ydelsenKvalitet og serviceniveauBillund K<strong>om</strong>mune valgte at standardisere rengøringsniveauet på frekvensniveau D. K<strong>om</strong>munenfortæller, at dette er det laveste niveau inden for branchen, men at det samtidigt er det niveau,man synes er rimeligt i k<strong>om</strong>munen. Der er således blevet taget en politisk beslutning <strong>om</strong>, at rengøringsstandardenpå alle enheder skal være på dette niveau. Ifølge Billund K<strong>om</strong>mune blev rengøringsniveauetstandardiseret på et generelt lavere frekvensniveau end førhen. Det er dog megetforskelligt fra enhed til enhed. Nogle steder var der tale <strong>om</strong> en reducering <strong>af</strong> frekvensen, ogandre steder var der tale <strong>om</strong> en forøgelse.Generelt vurderer Billund K<strong>om</strong>mune, at der er en lavere frekvens efter standardiseringen. K<strong>om</strong>munener dog også <strong>af</strong> den opfattelse, at der førhen flere steder var en højere frekvens, end derreelt var behov for, samt at dette ikke medførte en højere kvalitet. Derfor vurderes kvaliteten ikkeat være faldet med standardiseringen, da frekvensen ikke er identisk med kvaliteten.Dette har k<strong>om</strong>munen også erfaret på andre <strong>om</strong>råder. Ved udbuddet <strong>af</strong> vinduespolering fastsatteBillund K<strong>om</strong>mune også en ny standard, hvorigennem k<strong>om</strong>munen opdagede, at en enhed havdeindkøbt vinduespolering på alle årets hverdage i de sidste mange år. Dette blev anset s<strong>om</strong> etvæsentligt overforbrug, men enheden vurderede det alligevel s<strong>om</strong> en reducering <strong>af</strong> kvaliteten, atk<strong>om</strong>munen fastsatte, at der fremadrettet skal poleres vinduer to gange årligt.5119 Metodisk har dette den svaghed, at der i de øvrige cases ofte har været det mønster, at k<strong>om</strong>mune og leverandør generelt er merepositive over for udviklingen i medarbejderforhold og kvalitet end de interviewede medarbejdere.


52ISS Facility Services A/S kan ikke umiddelbart vurdere, <strong>om</strong> rengøringsniveauet er ændret medudbuddet, men ISS Facility Services A/S kan konstatere, at brugerne generelt er tilfredse medrengøringen, og at det er opfattelsen, at de også var tilfredse førhen. Mere <strong>om</strong> dette nedenfor.Medarbejderne i ISS Facility Services A/S udfører løbende egenkontrol, og en gang <strong>om</strong> månedenlaves en servicerapport for hver enhed. Denne udarbejdes <strong>af</strong> den tilsynsførende sammen medhver enhed. Der gives karakterer fra 1 til 5, hvor 1 er meget utilfreds og 5 er meget tilfreds. Denansvarlige kundechef i ISS Facility Services A/S har oplyst, at karaktererne har ligget stabilt <strong>om</strong>kring4 (tilfreds) siden opstarten <strong>af</strong> kontrakten på rengøring, hvilket indikerer, at brugerne i hvertfald er tilfredse med kvaliteten.Det er de rengøringsansvarlige i k<strong>om</strong>munen, s<strong>om</strong> tjekker, at ISS Facility Services A/S lever op tilrengøringsstandarden. Den overordnede ansvarlige har endnu ikke hørt <strong>om</strong> problemer på dette<strong>om</strong>råde, s<strong>om</strong> kan tilskrives andet end opstartsvanskeligheder.BrugertilfredshedDer laves ikke brugertilfredshedsmålinger i Billund K<strong>om</strong>mune, hverken før eller efter udbuddet.Brugerne henvender sig til k<strong>om</strong>munen, hvis de mener, der er brug for det, og den ansvarlige ik<strong>om</strong>munen er ikke blevet kontaktet, siden kontrakten trådte i kr<strong>af</strong>t i marts 2012. Derfor vurdererk<strong>om</strong>munen, at brugernes tilfredshed med rengøringen ikke er væsentligt ændret.ISS Facility Services A/S udarbejder s<strong>om</strong> tidligere nævnt en månedlig servicerapport for såvelrengøringen s<strong>om</strong> samarbejdet, s<strong>om</strong> nævnt ovenfor.Den ansvarlige kundechef i ISS Facility Services A/S har oplyst, at karaktererne har ligget stabilt<strong>om</strong>kring 4 (tilfreds) siden opstarten <strong>af</strong> kontrakten på såvel rengøring og samarbejde. ISS vurderer,at et tæt samarbejde og løbende kontakt med brugerne, samt at ISS laver en handlingsplanfor forbedring, når der gives karakteren 3 eller under, er medvirkende til en høj brugertilfredshed.Derudover peges der på, at Billund K<strong>om</strong>mune og ISS har en fælles forståelse <strong>af</strong> kvalitetsniveauet,og dermed opstår der ikke utilfredshed pga. uenigheder her<strong>om</strong>.<strong>Effekter</strong> for udvikling og samarbejdeInnovation og videnoverførselBillund K<strong>om</strong>muner fremhæver, at de har fået overblik over rengøringen samt et overblik overk<strong>om</strong>munens bygninger fra rengøringsanalysen, s<strong>om</strong> kan anvendes andre steder i den k<strong>om</strong>munaleorganisation. Eksempelvis kan tegningerne <strong>af</strong> enheder, s<strong>om</strong> er brugt til at lave rengøringsprogrammer,også bruges i andre sammenhænge, fx når k<strong>om</strong>munen skal opdatere brandplaner mv.Her kan viden altså anvendes på andre <strong>om</strong>råder.Billund K<strong>om</strong>mune overvejer at samle alle facility management-services i én k<strong>om</strong>munal enhed. Iforbindelse med det arbejde vil hele rengøringsanalysen også kunne bruges.Samtidigt mener Billund K<strong>om</strong>mune, at der er opnået en effektivisering med en tilhørende besparelse,fordi den private leverandør er professionel og forstår at optimere arbejdsgangene.Denne udtalelse understøttes <strong>af</strong> interview med ISS Facility Services A/S, s<strong>om</strong> fortæller, at ISSkort før kontraktstart udviklede "Cleaning Excellence"-konceptet, s<strong>om</strong> med nye arbejdsgange ermed til at minimere tidsforbruget til rengøringen. Derudover tilrettelægger ISS arbejdsopgaverneanderledes, hvilket kan kaldes for en effektvisering. Denne udvikling er dog ikke sket s<strong>om</strong> følge<strong>af</strong> kontrakten med Billund. ISS Facility Services A/S tilføjer, at man ikke har oplevet, at effektiviseringhos ISS sker direkte s<strong>om</strong> følge <strong>af</strong> et k<strong>om</strong>munalt udbud. Det er derimod noget, der sker løbendei organisationen og implementeres i forbindelse med opgaveløsning og fremtidig tilbuds<strong>af</strong>givelse.Samarbejdet med ISS Facility Services A/S beskrives s<strong>om</strong> meget positivt fra k<strong>om</strong>munens side.ISS Facility Services A/S er et professionelt firma, og samtidigt har k<strong>om</strong>munen en opfattelse <strong>af</strong>,at der er medmenneskelig forståelse i samarbejdet. ISS Facility Services A/S giver ifølge k<strong>om</strong>munengode og rettidige tilbagemeldinger og er lydhøre for k<strong>om</strong>munens input.


Sidst beskriver Billund K<strong>om</strong>mune det s<strong>om</strong> positivt, at der fra begges side gives plads til, at derkan ske fejl. Man skeler ikke til kontrakten med det samme, men arbejder for at opnå en fællesforståelse.53ISS Facility Services A/S opfatter også samarbejdet med Billund K<strong>om</strong>mune s<strong>om</strong> godt. Det påpeges,at k<strong>om</strong>munen er involveret i samarbejdet og er meget indstillet på, at samarbejdet skal fungeregodt. På den måde bliver ISS nærmere en samarbejdspartner end en leverandør for k<strong>om</strong>munen.Den tætte dialog med Billund K<strong>om</strong>mune påpeges <strong>af</strong> ISS s<strong>om</strong> helt central i denne sammenhæng.2.3.5 Forklaringsfaktorer i forhold til identificeret effekterBillund K<strong>om</strong>mune nævner flere forklaringsfaktorer til den økon<strong>om</strong>iske besparelse, s<strong>om</strong> må sigesat være den primære effekt <strong>af</strong> udbuddet i k<strong>om</strong>munen.Billund K<strong>om</strong>mune tror, at det betyder rigtig meget, at der blev indført en ensartet standard på alleenheder, og at standarden generelt er lavere end før. Den årlige <strong>om</strong>kostning havde været større,hvis der var valgt et højere rengøringsniveau end D.Billund K<strong>om</strong>mune vurderer konkret, at halvdelen <strong>af</strong> den opnåede besparelse kan relateres til reduktioni frekvensen (og dermed principielt kunne være opnået via en intern standardisering ogreduktion), mens den anden halvdel kan relateres til <strong>konkurrence</strong>n.K<strong>om</strong>munen mener også, at ISS Facility Services A/S med deres professionalisme er en stor del <strong>af</strong>forklaringen på den opnåede besparelse. Her påpeger ISS Facility Services A/S selv deres rengøringskoncept"Cleaning Excellence" s<strong>om</strong> en måde, hvorpå arbejdsgangene er blevet effektiviseret.Der peges også på, at k<strong>om</strong>munens organisering <strong>af</strong> udbudsforretningen, s<strong>om</strong> primært håndteres ién <strong>af</strong>deling i k<strong>om</strong>munen, er medvirkende til effekten.Virks<strong>om</strong>hedsoverdragelse vurderes i denne case at have medført øget tilfredshed hos den overdragedemedarbejder. Billund K<strong>om</strong>mune mener, at dette primært skyldes medarbejderens udgangspunkt.ISS Facility Services A/S tilføjer, at medarbejderen hos ISS fik mulighed for at gå opi antallet <strong>af</strong> ugentlige arbejdstimer, og at medarbejderen derfor var glad for virks<strong>om</strong>hedsoverdragelsen.ISS kunne tilbyde flere timer, fordi det er en større organisation med flere opgaver ogflere muligheder.2.3.6 Sammenfatning på caseResultaterne <strong>af</strong> casen i Billund K<strong>om</strong>mune er sammenfattet i tabel 8 nedenfor.Tabel 8: Sammenfatning, Billund K<strong>om</strong>mune og ISS Facility Service A/SEffektVurderingØkon<strong>om</strong>iske effekter Bruttobesparelsen er på ca. 1,44 mio. kr. pr. år, svarende til 32,4 %.Nettobesparelsen er på ca. 1,35 mio. kr. pr. år. Dette er enbesparelse på 30,5 %.<strong>Effekter</strong> for organisation<strong>Effekter</strong> for ydelsenDer er blevet virks<strong>om</strong>hedsoverdraget en enkelt medarbejder. K<strong>om</strong>munenvurderer, at medarbejderen er mere tilfreds i jobbet hos ISSFacility Services A/S, fordi han både får mere i timeløn og mulighedfor at arbejde flere ugentlige timer. Dette understøttes <strong>af</strong> interviewmed ISS Facility Services A/S.K<strong>om</strong>munen vurderer, at rengøringsfrekvensen generelt er standardiseretpå et lavere niveau, men at udgangspunkterne også var megetforskellige. Man har opnået en standardisering <strong>af</strong> ydelsen på <strong>om</strong>rådetpå et for k<strong>om</strong>munen tilfredsstillende niveau, hvor kvaliteten svarer tiltidligere.


54K<strong>om</strong>munen har ingen dokumentation for brugertilfredsheden, menvurderer, at tilfredsheden ikke er væsentligt ændret, da der ikke ermodtaget klager fra brugerne, siden kontrakten trådte i kr<strong>af</strong>t i marts2012.ISS Facility Services A/S kan med deres månedlige servicerapporterdokumentere en høj brugertilfredshed, men dette kan dog ikke brugestil at vurdere udviklingen i brugertilfredsheden.<strong>Effekter</strong> for udvikling og samarbejdeBillund K<strong>om</strong>mune har opnået en viden <strong>om</strong> <strong>om</strong>rådet, s<strong>om</strong> kan anvendesi andre sammenhænge, både overordnet og helt konkret; fx kantegninger over bygningerne anvendes på andre <strong>om</strong>råder.Desuden mener k<strong>om</strong>munen, at arbejdsgangene er effektiviseret. ISSFacility Services A/S mener også, at arbejdsgangene er blevet effektiviseret.ISS har dog ikke effektiviseret arbejdsgangene s<strong>om</strong> følge <strong>af</strong>kontrakten med Billund K<strong>om</strong>mune. Sådanne tiltag sker løbende i organisationen.ForklaringsfaktorerDe væsentligste forklaringsfaktorer til den økon<strong>om</strong>iske besparelse erreduktion <strong>af</strong> rengøringsfrekvensen og ensartning <strong>af</strong> kvalitetsniveauetpå et niveau svarende til tidligere. Derudover fremhæves den privateleverandørs effektivitet og den k<strong>om</strong>munale organisering <strong>af</strong> udbudsforretningen.I forbindelse med virks<strong>om</strong>hedsoverdragelse fremhæves medarbejderenspersonale udgangspunkt s<strong>om</strong> den primære årsag til, at medarbejderenikke blev utilfreds, men faktisk vurderes at være mere tilfredshos ISS Facility Services A/S. ISS Facility Services A/S påpeger,at ISS har mulighed for at tilbyde medarbejdere mere arbejde, og atdette er medvirkende til tilfredsheden.


552.4 Case: Egedal K<strong>om</strong>mune2.4.1 IndledningDenne case-beskrivelse præsenterer, hvordan Egedal K<strong>om</strong>mune har arbejdet med udbud på rengørings<strong>om</strong>rådet,og hvordan k<strong>om</strong>munen har oplevet forbedringer på både kvalitet, miljø og pris.Egedal K<strong>om</strong>mune består <strong>af</strong> tidligere Ledøje-Smørum, Stenløse og Ølstykke k<strong>om</strong>muner. Stenløseog Ølstykke k<strong>om</strong>muner udbød i fællesskab rengøring <strong>af</strong> k<strong>om</strong>munernes lokationer første gang i2003. I forbindelse med k<strong>om</strong>munesammenlægningen i 2007 valgte Egedal K<strong>om</strong>mune at udbyderengøring for hele k<strong>om</strong>munen. Udbuddet i 2008 var medvirkende til en standardisering <strong>af</strong> rengøringsniveauernei de tre tidligere k<strong>om</strong>muner, således at ensartede lokationer havde det sammerengøringsniveau. Udbuddet i Egedal K<strong>om</strong>mune i 2011 byggede videre på de resultater, der varopnået i forbindelse med udbuddet i 2008.K<strong>om</strong>munen havde oplevet utilfredshed med kontraktstyringen og med kvaliteten <strong>af</strong> rengøring hosden foregående leverandør, hvorfor k<strong>om</strong>munen ønskede at inddrage flere kriterier udover rengøringsniveauerog pris i det nye udbud.Da k<strong>om</strong>munen valgte at genudbyde rengøring i februar 2011, var det derfor særligt for at højnekvaliteten og gøre rengøring mere miljøvenlig. Herudover ønskede man også at skabe større synlighedog respekt på rengøring <strong>af</strong> k<strong>om</strong>munens lokationer, hvilket konkret blev gjort ved at gør <strong>af</strong>ten-og natrengøring til dagrengøring. Denne <strong>om</strong>strukturering skulle foretages for at forbedremedarbejdernes arbejdsforhold. Det viste sig, at dette ønske medførte en k<strong>om</strong>munal besparelsepå <strong>om</strong>rådet, idet leverandørernes tilbud dermed kunne sættes lavere, end hvis der skulle indregnes<strong>af</strong>ten-/nattillæg i deres tilbud.I kr<strong>af</strong>t <strong>af</strong> at k<strong>om</strong>munen havde lagt vægt på højere kvalitet og miljøvenlig rengøring, forventedek<strong>om</strong>munen ikke at opleve økon<strong>om</strong>iske besparelser, og k<strong>om</strong>munen vedlagde deres årlige udgiftertil rengøring i udbudsmaterialet, således at tilbudsgiverne kunne se disse. Egedal K<strong>om</strong>mune blevderfor overrasket, da det viste sig, at de nye tilbud kunne spare k<strong>om</strong>munen for 8,8 mio. kr. brutto<strong>om</strong> året samtidig med at opfylde de ønskede tildelingskriterier.2.4.2 UdbudsprocessenUdbudsform: Aktivitetsbaseret, offentligt udbud på 8 del<strong>om</strong>råderRengøring <strong>af</strong> Egedal K<strong>om</strong>munes lokationer blev udbudt s<strong>om</strong> offentligt udbud, fordelt på 8 del<strong>af</strong>taler.Fordelen ved denne udbudsform er, at mindre leverandører får mulighed for at byde. K<strong>om</strong>munenoplever, at dét, at flere firmaer leverer rengøring i k<strong>om</strong>munen, gør, at der opstår en grad<strong>af</strong> <strong>konkurrence</strong> mellem leverandørerne <strong>om</strong> at levere det bedste produkt. Rengøringslederen ik<strong>om</strong>munen, der bl.a. står for den daglige opfølgning, sørger for at videnoverføre mellem leverandørerne,og tilstedeværelsen <strong>af</strong> flere leverandører gør, at der er større chance for, at der udviklesinnovative løsninger.Udbuddet har været aktivitetsbaseret (programmeret rengøring). Programmeret rengøring er baseretpå et system <strong>af</strong> specifikke rengøringsfrekvenser pr. rum samt en rengøringsinstruks for deforskellige typer <strong>af</strong> rum. Valget <strong>af</strong> programmeret rengøring skyldes ifølge rengøringslederen ogden udbudsansvarlige i k<strong>om</strong>munen, at programmeret rengøring gør det nemmest for brugerne atkontrollere, at de får, hvad de betaler for. Rengøringsinstrukserne er detaljerede og udarbejdet<strong>af</strong> rengøringslederen s<strong>om</strong> del <strong>af</strong> udbudsmaterialet.Ved det forrige udbud havde enkelte lokaliteter <strong>af</strong>givet kontrolbud og vundet opgaven, men lokaliteternevalgte ikke at <strong>af</strong>give kontrolbud ved udbuddet i 2011, hvormed disse lokaliteter blev<strong>om</strong>fattet <strong>af</strong> virks<strong>om</strong>hedsoverdragelse i forbindelse med 2011-udbuddet.BetalingsmodelBetalingsmodellen for udbuddet er en fast pris, anført i kontrakterne mellem k<strong>om</strong>munen og leverandørerne.Det vil sige, at k<strong>om</strong>munen s<strong>om</strong> udgangspunkt ikke kan forvente ekstraudgifter, idetleverandørerne er ansvarlige for at gøre rent på lokationer i henhold til de i kontrakten angivnetimer og rengøringsinstrukser.


56Der er i kontrakten fastlagt et fast antal timer pr. enhed, der skal anvendes til hovedrengøring.Yderligere er der mulighed for at købe ekstra ydelser <strong>af</strong>regnet efter en fast timepris.Tabel 1: Betalingsmodel, Egedal K<strong>om</strong>muneOpgavePeriodisk rengøringHovedrengøringTilkøbsydelserEkstra rengøringBetalingsmekanismeFast pris pr. lokalitet pr. årFast pris pr. lokalitet pr. årTimeprisEgedal K<strong>om</strong>mune har stor erfaring med udbud, hvilket betød, at k<strong>om</strong>munen selv varetog alle aktiviteterforbundet med udbuddet. Den udbudsansvarlige i Egedal K<strong>om</strong>mune har anslået, atk<strong>om</strong>munen i alt brugte ca. 300.000 kr. i lønkroner i forbindelse med udarbejdelsen <strong>af</strong> udbuddetog indgåelsen <strong>af</strong> kontrakter.Valg <strong>af</strong> leverandører: Pris og kvalitetDe 8 del<strong>om</strong>råder i udbuddet blev fordelt mellem 3 leverandører: ISS, Rengeoering.c<strong>om</strong> og Alliance+A/S med henholdsvis 5, 2 og 1 <strong>om</strong>råde. Tildelingskriteriet var ’det økon<strong>om</strong>isk mest fordelagtigetilbud’, og valget <strong>af</strong> leverandører var baseret på følgende vægtede og prioriterede delkriterier:1. Pris: 55 %Herunder:a. Samlet pris for rengøring (vægtet med 90 %)b. Timepris for ekstra rengøring (vægtet med 10 %)2. Kvalitet: 45 %Herunder:a. Den anførte kvadratmeterydelse (vægtet med 60 %)b. Det anførte metodevalg (vægtet med 30 %)c. Det tilbudte kvalitetssikringssystem (vægtet med 10 %)Vedligeholdelse <strong>af</strong> kontrakterneKontrakterne blev indgået for en periode på 4 år. Siden indgåelsen er nogle <strong>af</strong> kontrakterne medleverandørerne blevet udvidet kvadratmetermæssigt, fordi nye lokationer er k<strong>om</strong>met til. Tilsvarendeer enkelte lokationer udgået.I tilfældene med til- og fragang <strong>af</strong> lokationer har k<strong>om</strong>munen ikke lavet nye udbud, da der er tagethånd <strong>om</strong> dette forhold i udbudsmaterialet. I stedet er til- og fragangen blevet håndteret indenfor de eksisterende kontrakter på de 8 del<strong>om</strong>råder, hvilket i praksis betyder, at nye lokationerk<strong>om</strong>mer ind under leverandørens kontrakt i det pågældende geogr<strong>af</strong>iske <strong>om</strong>råde.Tabel 2: Opsamling, Egedal K<strong>om</strong>muneEmne/spørgsmålBeskrivelseDen udbudte opgaveUdbudsformOmfatter rengøringOffentligt udbudKontraktperiode 2011-2014 med option på 1 år til 2015ErfaringKravspecifikationAntal tilbudStor generel erfaring med udbud samt stærkt branchekendskab.3. generationsudbud på rengørings<strong>om</strong>rådet.Aktivitetskrav (programmeret rengøring)11 tilbud, hvor<strong>af</strong> 8 var konditionsmæssige og 3 ikke konditionsmæssigeIKU (2011) 20 24,5Særlige forholdVirks<strong>om</strong>hedsoverdragelse <strong>af</strong> medarbejdere ved 2 <strong>af</strong> 8 del<strong>om</strong>råder(14 medarbejdere 21 i alt)20 Bemærk, at IKU er opgjort efter 2012-definitionen.21 Her<strong>af</strong> blev 8 medarbejdere virks<strong>om</strong>hedsoverdraget til Rengoering.c<strong>om</strong>, og 6 medarbejdere virks<strong>om</strong>hedsoverdraget til Alliance+.


58YdelseUdviklingog samarbejdeKvalitet ogserviceniveauBrugertilfredshedInnovationVidenoverførselDer foreligger en klar <strong>af</strong>grænsning <strong>af</strong> opgavens <strong>om</strong>fang og kvalitet hhv. før ogefter genudbud i kravspecifikationen.K<strong>om</strong>munen er blevet bedt <strong>om</strong> at foretage en vurdering <strong>af</strong>, hvorvidt der er sketen udvikling i kvalitet og serviceniveau, herunder i forhold til opgavens <strong>om</strong>fang.Der udarbejdes månedlige kvalitetsrapporter, hvor brugerne vurderer rengøringskvalitetenpå en skala fra 0-4.Brugerne er med til at indberette de månedlige kvalitetsrapporter, hvor der sættesfokus på både kvalitet og samarbejde, hvor samarbejdet er en indikator forden nuværende brugertilfredshed. Dog foreligger der ikke undersøgelser fra førudbuddet, og dermed eksisterer der ikke et udgangspunkt for sammenligningen.Derfor er k<strong>om</strong>munen og leverandørerne blevet bedt <strong>om</strong> at foretage en vurdering<strong>af</strong> brugertilfredsheden.Spørgsmålet <strong>om</strong> videnoverførsel er <strong>af</strong>dækket kvalitativt via interview med EgedalK<strong>om</strong>mune samt med ledelse i Rengoering.c<strong>om</strong>.Spørgsmålet <strong>om</strong> videnoverførsel er <strong>af</strong>dækket kvalitativt via interview med EgedalK<strong>om</strong>mune samt med ledelse i Rengoering.c<strong>om</strong>.2.4.4 Analyse og identificerede effekterØkon<strong>om</strong>iske effekterBruttobesparelseEgedal K<strong>om</strong>mune oplevede en økon<strong>om</strong>isk besparelse i forbindelse med det seneste udbud <strong>af</strong> rengøring<strong>af</strong> k<strong>om</strong>munale bygninger. Den tidligere kontrakt på <strong>om</strong>rådet androg 31,4 mio. kr. <strong>om</strong>året, hvor de nye kontrakter samlet andrager 22,7 mio. kr. <strong>om</strong> året. K<strong>om</strong>munen oplyser således,at den brutto sparer 8,8 mio. kr. pr. år, svarende til en besparelse på 27,7 % med de nye kontrakteri forhold til tidligere.Tabel 4: BruttobesparelseBrutto<strong>om</strong>kostningspostOmkostningFør situation (2010)Drifts<strong>om</strong>kostningKorrektion for inflation (2012-priser)31.400.000 kr.31.778.966 kr.Efter situation (2011)Drifts<strong>om</strong>kostning i altKorrektion for inflation (2012-priser)22.700.000 kr.22.973.966 kr.DifferenceÅrlig bruttobesparelse8.805.000 kr.Bruttobesparelse i % 27,7 %Det skal bemærkes, at der i før-situationen reelt set er højere <strong>om</strong>kostninger end beskrevet i tabellen.Det skal ses i sammenhæng med, at to lokationer i før-situationen havde vundet med dereskontrolbud og dermed havde 14 medarbejdere k<strong>om</strong>munalt ansat. Derfor er der indirekte <strong>om</strong>kostningerforbundet med de 14 k<strong>om</strong>munalt ansatte rengøringsassistenter. K<strong>om</strong>munen vurderer,at disse <strong>om</strong>kostninger i et vist <strong>om</strong>fang er medtaget i drifts<strong>om</strong>kostningerne i før-situationen.NettobesparelseNettobesparelsen er beregnet s<strong>om</strong> bruttobesparelsen fratrukket den gennemsnitlige årlige værdi<strong>af</strong> udbuds- og følge<strong>om</strong>kostninger.Udbuds<strong>om</strong>kostningerne i k<strong>om</strong>munen beløber sig til 300.000 kr., der <strong>om</strong>fatter internt timeforbrughos den udbudsansvarlige, den rengøringsansvarlige og en overordnet leder.Der er i k<strong>om</strong>munens interne lønsums<strong>om</strong>kostninger ikke taget højde for overhead<strong>om</strong>kostninger,hvorfor der er tillagt 15 %, der skal <strong>af</strong>spejle k<strong>om</strong>munens faste <strong>om</strong>kostninger for den enkelte


medarbejder, sås<strong>om</strong> andele <strong>af</strong> husleje og fællesudgifter. Der tillægges kun overhead<strong>om</strong>kostningertil den del <strong>af</strong> k<strong>om</strong>munens udbuds<strong>om</strong>kostninger, der er interne.K<strong>om</strong>munen vurderer, at man ikke har følge<strong>om</strong>kostninger s<strong>om</strong> et resultat <strong>af</strong> udbuddet. K<strong>om</strong>munensopfølgning hos bruger og med leverandørerne foretages <strong>af</strong> rengøringslederen. Rengøringslederensarbejdstid i forhold til opfølgningen vurderes ikke at være ændret i forhold til den arbejdstid,der skulle have været anvendt ved k<strong>om</strong>munal rengøring. Dermed har udbuddet ikkemedført øgede opfølgnings<strong>om</strong>kostninger for k<strong>om</strong>munen, og følge<strong>om</strong>kostningerne fastsættes derfortil at være 0 kr.59Tabel 5: Udbuds<strong>om</strong>kostningerUdbuds<strong>om</strong>kostningerOmkostningUdbuds<strong>om</strong>kostninger i altOverhead<strong>om</strong>kostning <strong>af</strong> internt lønsumsforbrug (15 %)Udbuds<strong>om</strong>kostninger i altKorrektion for inflation (2012-priser)Pr. år i kontraktperioden (4 år)300.000 kr.45.000 kr.345.000 kr.346.968 kr.86.742 kr.Trækkes udbuds<strong>om</strong>kostningerne fra bruttobesparelserne, fås en årlig nettobesparelse på ca. 8,7mio. kr., svarende til 27,4 %.Tabel 6: NettobesparelseBrutto- og netto<strong>om</strong>kostningspostOmkostningÅrlig bruttobesparelse8.805.000 kr.Bruttobesparelse i % 27,7 %Årlige udbuds<strong>om</strong>kostningerÅrlig nettobesparelse86.742 kr.8.718.258 kr.Nettobesparelse i % 27,4 %Udover de ovenstående økon<strong>om</strong>iske effekter pointerer k<strong>om</strong>munen, at udbuddet har medvirket til,at lokationerne er blevet opmærks<strong>om</strong>me på, hvad der indgår i leverandørernes kontrakter. Leverandørerneleverer bl.a. rengøringsmidler og plastikposer til skraldespandene, og lokationernehar således sparet udgifter til disse poster. Dermed vil den reelle besparelse være marginalt størreend ovenstående angiver, men da der ikke foreligger præcise data for tidligere udgifter til rengøringsmidlerog plastikposer, medtages besparelsen ikke.<strong>Effekter</strong> for organisationenMedarbejderforhold og medarbejdertilfredshedFor to <strong>af</strong> del<strong>om</strong>råderne under udbuddet er der blevet overdraget personale, s<strong>om</strong> tidligere vark<strong>om</strong>munalt ansat. I alt er 14 medarbejdere blevet virks<strong>om</strong>hedsoverdraget, hvor<strong>af</strong> 8 stadig er ansat,jf. k<strong>om</strong>munens oplysninger.Egedal K<strong>om</strong>mune har specificeret, at samtlige medarbejdere er <strong>om</strong>fattet <strong>af</strong> overensk<strong>om</strong>st mellemFOA og KL <strong>om</strong> løn- og ansættelsesvilkår for ikke-faglærte lønarbejdere, der er beskæftiget vedrengørings- og køkkenarbejde el. lign. I udbudsprocessen lagde Egedal K<strong>om</strong>mune vægt på, at devirks<strong>om</strong>hedsoverdragede medarbejdere fastholder deres hidtidige ansættelsesforhold under helekontraktperioden på trods <strong>af</strong> overgangen til privat overensk<strong>om</strong>st.I udbudsprocessen lagde Egedal K<strong>om</strong>mune vægt på at informere medarbejderne løbende <strong>om</strong> detk<strong>om</strong>mende udbud samt udsende information, da udbuddet var gennemført, liges<strong>om</strong> man inviteredetil informationsmøder. Den interviewede virks<strong>om</strong>hedsoverdragne medarbejder følte imidlertid,at medarbejderne var overladt til sig selv i forbindelse med udbudsprocessen. Særligt var der


en skuffelse over, at de enkelte lokationer ikke ønskede at <strong>af</strong>give kontrolbud, liges<strong>om</strong> det var tilfældetved den forrige udbudsproces.Virks<strong>om</strong>hedsoverdragelsen medførte en række ændrede forhold for virks<strong>om</strong>hedsoverdragedemedarbejdere. Følgende punkter er fremhævet <strong>af</strong> enten k<strong>om</strong>mune, leverandør eller medarbejder,s<strong>om</strong> værende væsentligt ændret. Punkterne uddybes efterfølgende:• Normeringen er faldet• Arbejdstakten er steget• Leders evne til at lytte til medarbejdere og påskønne gode præstationer er forbedret• Selvstændighed og indflydelse på arbejdet er forbedret.Den interviewede medarbejder oplevede, at overdragelsesperioden var frustrerende for de virks<strong>om</strong>hedsoverdragedemedarbejdere. Medarbejderne blev tilbudt 21 timer <strong>om</strong> ugen, og dermedventede de på, at nogle <strong>af</strong> kollegaerne skulle stoppe for dermed at kunne k<strong>om</strong>me op i tid, fortællermedarbejderen. I dag betyder det, at det er muligt for medarbejderne at få flere timer, såfremtde ønsker dette, hvilket vurderes positivt <strong>af</strong> den interviewede medarbejder.Både Egedal K<strong>om</strong>mune, Rengoering.c<strong>om</strong> og den interviewede virks<strong>om</strong>hedsoverdragede medarbejderangiver, at udbuddet har betydet, at kravet til rengøringspersonalets arbejdstempo ersteget, og at arbejdsforholdene for de virks<strong>om</strong>hedsoverdragede medarbejdere opleves derfors<strong>om</strong> forringet. Leverandøren fortæller, at udbuddene presser selskaberne og gør, at priserne pårengøring falder, så medarbejderne må løbe hurtigere. Leverandøren fortæller også, at udbuddeneog markeds<strong>konkurrence</strong>n generelt giver udfordringer i forhold til at leve op til kvalitetskrav ogegen personalepolitik, og at en <strong>af</strong> risiciene ved den tiltagende <strong>konkurrence</strong> er, at medarbejdernenedslides hurtigere.Den interviewede medarbejder fremhæver enkelte positive ændringer i medarbejderforholdeneved overdragelsen. Det opleves, at nærmeste og øverste ledelse er mere tilgængelig, og at dissehar en åben k<strong>om</strong>munikation. Derudover oplever medarbejderen, at ledelsen i højere grad påskønnerde gode præstationer end tidligere ledelse. Det begrundes særligt med, at ledelsen i dager fagligt uddannet inden for rengøring, hvorimod tidligere nærmeste ledelse var skoleledere,s<strong>om</strong> ikke har rengøring s<strong>om</strong> kernefag<strong>om</strong>råde.Det opleves <strong>af</strong> den interviewede medarbejder, at Rengoering.c<strong>om</strong> giver mulighed for selvstændighedog indflydelse på eget arbejde inden for de rammer, der er. Medarbejderen pointerer, atdet godt kan mærkes, at Rengoering.c<strong>om</strong> tænker på pengepungen, hvorfor arbejdet skal udføreshurtigere end altid muligt, men oplever samtidigt ledelsen s<strong>om</strong> menneskelige.K<strong>om</strong>munen oplever, at de virks<strong>om</strong>hedsoverdragede medarbejdere har h<strong>af</strong>t lidt vanskeligt ved atforholde sig til en ny ledelse og tit har henvendt sig til rengøringslederen eller pedellen på dereslokation og forventet, at de har kunnet hjælpe dem. Rengøringslederen har lyttet og vejledt dem,men har også måttet henvise dem til deres nye arbejdsgivere, leverandørerne.K<strong>om</strong>munen fortæller, at personalet tit bliver en del <strong>af</strong> de lokationer, s<strong>om</strong> de arbejder på, uanset<strong>om</strong> de er virks<strong>om</strong>hedsoverdragede eller ej. Dette betyder, at lokationerne ofte er utilfredse, nårrengøringskontrakten skal i udbud igen, fordi de er tilfredse med det rengøringspersonale, s<strong>om</strong>arbejder på deres lokation. Leverandørerne har den modsatte oplevelse og fortæller, at noglevirks<strong>om</strong>hedsoverdragede medarbejdere ikke i lige så høj grad s<strong>om</strong> tidligere føler sig s<strong>om</strong> en del<strong>af</strong> den lokation, s<strong>om</strong> de gør rent på.Generelt vurderer den interviewede medarbejder, at det i udbudsprocessen er vigtigt at have fokuspå medarbejdervilkårene, da medarbejderne hurtigt kan føle sig overladt til en usikker arbejdssituation,der kan være svær at tackle.<strong>Effekter</strong> for ydelsenKvalitet og serviceniveauEgedal K<strong>om</strong>mune vurderer, at kvaliteten <strong>af</strong> rengøring er steget efter det seneste udbud. K<strong>om</strong>munenlægger vægt på, at udbuddet har medvirket til, at brugernes og leverandørernes forventningertil rengøring er blevet <strong>af</strong>stemt. Den vigtigste årsag til den højnede kvalitet er, at der er skabt60


en større, gensidig respekt mellem rengøringspersonale og brugere, i kr<strong>af</strong>t <strong>af</strong> at rengøring er blevetmere synlig.Kvaliteten <strong>af</strong> rengøring sikres ved, at leverandørerne hver måned laver kvalitetssikringer via enkvalitetsrapport hos kunderne. Her vurderes kvalitet på en skala fra 0-4, hvor 0 er meget utilfredsog 4 er meget tilfreds. Den generelle vurdering fra brugerne ligger over 3 for kvalitet.Den interviewede medarbejder vurderer, at kvaliteten er faldet på de enheder, s<strong>om</strong> før havde internrengøring. Årsagen er den højere arbejdstakt, der gør, at kvaliteten må sænkes for at kunnenå arbejdet på den reducerede tid.BrugertilfredshedEgedal K<strong>om</strong>mune har ikke lavet nogen formel undersøgelse <strong>af</strong> brugernes tilfredshed med rengøringen.K<strong>om</strong>munen fortæller, at antallet <strong>af</strong> klager over rengøring er blevet reduceret, efter de nyekontrakter er blevet indgået. Desuden oplever k<strong>om</strong>munen, at eventuelle klager i højere gradhåndteres personligt mellem brugerne og rengøringspersonalet, hvorved de sjældnere bliver såalvorlige eller formelle. Generelt er Egedal K<strong>om</strong>mune meget godt tilfreds med, hvordan rengøringenkører i kr<strong>af</strong>t <strong>af</strong> det seneste udbud, og de er klar til det næste udbud, når de nuværende kontrakterudløber.Brugertilfredsheden <strong>af</strong>spejles i den månedlige kvalitetsrapport, s<strong>om</strong> er nævnt ovenfor, hvor samarbejdetmellem bruger og leverandør vurderes <strong>af</strong> brugeren. Samarbejdet vurderes efter sammeskala fra 0-4 s<strong>om</strong> ved kvalitet. Her ligger den generelle vurdering fra brugerne over 3 for samarbejde.Disse vurderinger stemmer overens med k<strong>om</strong>munens opfattelse <strong>af</strong> brugertilfredsheden.<strong>Effekter</strong> for udvikling og samarbejdeLeverandør og Egedal K<strong>om</strong>mune mener ikke, at udbudsprocessen har medført direkte innovationog videnoverførsel. K<strong>om</strong>munen vurderer imidlertid, at der er nogle centrale effekter ved at skabe<strong>konkurrence</strong> <strong>om</strong> opgaverne, i kr<strong>af</strong>t <strong>af</strong> at det er en professionel leverandør, der varetager rengørings<strong>om</strong> sin kerneydelse.Egedal K<strong>om</strong>mune oplever, at udbuddet har medført et bedre samarbejde med leverandørerne, ogat Egedal K<strong>om</strong>mune har bedre styring med rengøringen og medarbejdernes forhold. K<strong>om</strong>munenfremhæver også, at medarbejdernes metoder og materiel er blevet opdateret, uden at det harværet en merudgift for k<strong>om</strong>munen. S<strong>om</strong> forklarende faktorer fremhæver k<strong>om</strong>munen kravspecifikationernei udbuddet, både til metoderne og materiellet. Desuden pointerer k<strong>om</strong>munen, at udbuddethar introduceret leverandører med en anden indgangsvinkel, ballast og større faglighed,s<strong>om</strong> dermed har kunnet levere rengøring <strong>af</strong> en højere kvalitet.Egedal K<strong>om</strong>mune fremhæver også to andre forhold <strong>af</strong> betydning for deres oplevelser forbundetmed udbuddet på rengørings<strong>om</strong>rådet. Det første er, at rengøringslederen med sin store fagligeerfaring har været en vigtig ressource. Hun har været utrolig vigtig i udarbejdelsen <strong>af</strong> kravspecifikationernei udbudsmaterialet, og derudover har hun h<strong>af</strong>t nemmere ved at k<strong>om</strong>munikere medleverandørerne, og det har derfor været muligt at etablere et meget tæt samarbejde. Endelig harrengøringslederen været opmærks<strong>om</strong> på målrettet og kontinuerligt at optimere rengøringen.Det andet, men relaterede forhold, drejer sig <strong>om</strong>, at Egedal K<strong>om</strong>mune ikke har h<strong>af</strong>t en eksternkonsulent eller controller til at lave udbuddet og indgå kontrakterne. I stedet har den udbudsansvarligeog rengøringslederen taget sig <strong>af</strong> dette i fællesskab, og de har således kunnet trække påderes lokale kendskab og rengøringslederens faglige og branchemæssige viden. Sammen med deøvrige beskrevne forhold har disse to forhold været <strong>af</strong>gørende for Egedal K<strong>om</strong>munes positive erfaringermed udbud og samarbejde med leverandørerne.Også fra leverandørernes side fortælles det, at det er en central styrke i samarbejdet med k<strong>om</strong>munen,at k<strong>om</strong>munen selv direkte står for kontakten med leverandørerne og ikke anvender enekstern konsulent eller controller.612.4.5 Forklaringsfaktorer i forhold til identificeret effektDen økon<strong>om</strong>iske effekt for Egedal K<strong>om</strong>mune er ifølge Rengoering.c<strong>om</strong> særligt fremk<strong>om</strong>met pågrund <strong>af</strong> de skærpede <strong>konkurrence</strong>forhold på rengørings<strong>om</strong>rådet. Derudover har k<strong>om</strong>munen også


oplevet besparelse ved <strong>om</strong>lægning <strong>af</strong> rengøring fra <strong>af</strong>ten- og natrengøring til dagrengøring. Dermedspares <strong>af</strong>ten-/og nattillæg.62Omlægningen <strong>af</strong> rengøringen har også medvirket til den højnede kvalitet, s<strong>om</strong> k<strong>om</strong>munen fremhæver.Det har skabt større synlighed og respekt for rengøringspersonalet ude hos de enkelte lokaliteter,hvilket også har styrket dialogen mellem bruger og rengøringspersonale, idet de tidligereikke mødte hinanden. Den øgede synlighed og det meget velbeskrevne udbudsmateriale harmedvirket til en bedre forventnings<strong>af</strong>stemning mellem lokationerne og leverandørerne, hvilket ligeledeshar medvirket til forbedret kvalitet.Både leverandør og k<strong>om</strong>mune fremhæver organiseringen <strong>af</strong> samarbejdet og det faktum, at derikke er en ekstern konsulent inde hos k<strong>om</strong>munen s<strong>om</strong> fremmende for samarbejdet.Generelt vurderer k<strong>om</strong>munen udbudsprocessen s<strong>om</strong> central for at opnå de ønskede effekter,herunder højnet kvalitet, miljøforbedringer og økon<strong>om</strong>iske besparelser. Klare kravspecifikationermedvirker til øget kvalitetssikring. Det giver et godt udgangspunkt for samarbejdet og er etgrundlag for forventnings<strong>af</strong>stemning mellem udbyder og leverandør. Det er vigtigt at have gennemarbejdetmaterialet, hvilket også sikrer k<strong>om</strong>munen i tilfælde <strong>af</strong> stridigheder.2.4.6 Sammenfatning på caseResultaterne <strong>af</strong> casen i Egedal K<strong>om</strong>mune er sammenfattet i tabellen nedenfor.Tabel 7: Sammenfatning, Egedal K<strong>om</strong>mune, Rengoering.c<strong>om</strong>, Alliance+ A/S og ISS A/SEffektØkon<strong>om</strong>iske effekterVurderingBruttobesparelse ved genudbuddet på ca. 8,8 mio. kr. årligt, svarendetil 27,7 %.Nettobesparelsen andrager ca. 8,7 mio. kr. årligt, svarende til ca.27,4 %.<strong>Effekter</strong> for organisation14 medarbejdere er blevet virks<strong>om</strong>hedsoverdraget til to leverandører.Ca. 57 % <strong>af</strong> disse medarbejdere er fortsat ansat hos leverandørerneog udgør en stabil arbejdskr<strong>af</strong>t.Den interviewede medarbejder oplevede, at overdragelsesperiodenvar frustrerende for de virks<strong>om</strong>hedsoverdragede medarbejdere.Både k<strong>om</strong>mune, leverandør og medarbejderen angiver, at udbuddethar betydet, at medarbejdernes arbejdstempo er hævet. Dette oplevess<strong>om</strong> en forringelse <strong>af</strong> medarbejderen.Virks<strong>om</strong>hedsoverdraget medarbejder oplever, at andre forhold, sås<strong>om</strong>ledelsens faglige fokus og indflydelse på eget arbejdet, er forbedret.Samlet vurderes medarbejdertilfredsheden at være faldet.<strong>Effekter</strong> for ydelsenEgedal K<strong>om</strong>mune vurderer, at kvaliteten <strong>af</strong> rengøring er hævet efterudbuddet, og antallet <strong>af</strong> klager fra brugerne er faldet.Rengøring følger nu detaljerede kravspecifikationer. Desuden har udbuddetmedvirket til, at brugernes og leverandørernes forventningertil rengøring er blevet <strong>af</strong>stemt. Rengøring er nu morgenrengøring ogmere synlig, og der er skabt større gensidig respekt rengøringspersonaleog brugere imellem, hvilket ifølge rengøringslederen har medvirkettil at højne kvaliteten.<strong>Effekter</strong> for udvikling og samarbejdeFagligt professionelle leverandører, s<strong>om</strong> har opdateret arbejdsgangeog materiel.K<strong>om</strong>munen vurderer, at udbuddet har resulteret i et tættere og bedresamarbejde med leverandørerne, hvor eventuelle problemer løses løbendei samarbejde mellem brugerne, k<strong>om</strong>munen og leverandørerne.Både k<strong>om</strong>mune og leverandør vurderer, at det har en vigtig og positiv


63betydning for samarbejdet, at Egedal K<strong>om</strong>mune selv varetager kontaktenmed leverandørerne.Øvrige effekterForklaringsfaktorerRengørings øgede synlighed fremhæves s<strong>om</strong> en central effekt <strong>af</strong> udbuddet.Synligheden har bl.a. været med til at give et større tilhørsforholdblandt rengøringsassistenterne til lokationer samt en øgetgensidig respekt mellem k<strong>om</strong>munens og leverandørernes medarbejdere.Den væsentligste forklaringsfaktor bag den økon<strong>om</strong>iske besparelse pårengørings<strong>om</strong>rådet vurderes at være markedssituationen mellem leverandørernepå <strong>om</strong>rådet.Den højnede kvalitet vurderes at være et resultat <strong>af</strong> klare kravspecifikationeri udbudsmaterialet.


642.5 Case: Frederikssund K<strong>om</strong>mune2.5.1 IndledningI denne case beskrives Frederikssund K<strong>om</strong>munes udbud <strong>af</strong> rengøringsservice. Udbuddet <strong>om</strong>fattedesamtlige enheder i k<strong>om</strong>munen. Det var k<strong>om</strong>munens første udbud <strong>af</strong> rengøringsservice, menreelt blev en del <strong>af</strong> enhedernes rengøring varetaget <strong>af</strong> eksterne leverandører forud for udbuddet.Der var ingen central organisation til at varetage rengøringen ved k<strong>om</strong>munesammenlægningen i2007. Det var således op til den enkelte k<strong>om</strong>munale enhed at vælge, hvorledes opgaven skulleløses. Frederikssund K<strong>om</strong>mune anslår, at godt 60 % <strong>af</strong> enhederne varetog rengøringen internt,og godt 40 % havde <strong>af</strong>taler med forskellige rengøringsvirks<strong>om</strong>heder.Der blev taget en beslutning i k<strong>om</strong>munen <strong>om</strong> at undersøge mulighederne for at skabe <strong>konkurrence</strong><strong>om</strong> opgaverne i august 2008. Det var en politisk beslutning, og politikerne var generelt megetinvolveret i hele forløbet. Dette skyldes ifølge den interviewede i Frederikssund K<strong>om</strong>mune, at detvar første udbud på <strong>om</strong>rådet og desuden det første udbud <strong>af</strong> driftsopgaver i Frederikssund K<strong>om</strong>mune.Derfor var det vigtigt for K<strong>om</strong>munen, at politikerne var meget involveret i processen, såman på den måde ville være forberedt til eventuelt at udbyde andre <strong>om</strong>råder <strong>af</strong> den k<strong>om</strong>munaledrift.Forud for udbudsprocessen fik Frederikssund K<strong>om</strong>mune udarbejdet en analyse <strong>af</strong> <strong>om</strong>rådet <strong>af</strong> eteksternt konsulentfirma. Firmaet havde tidligere lavet en gennemgang <strong>af</strong> det tidligere FrederikssundK<strong>om</strong>munes bygninger. Den pågældende analyse blev udvidet til at <strong>om</strong>fatte alle bygninger iden nye k<strong>om</strong>mune.Grundet den decentrale organisering <strong>af</strong> <strong>om</strong>rådet havde k<strong>om</strong>munen ikke på daværende tidspunktet overblik over <strong>om</strong>rådet og <strong>om</strong>kostningerne forbundet med opgaveløsningen, hvilket var baggrundenfor at udarbejde analysen. Analysen gav k<strong>om</strong>munen det ønskede overblik, og k<strong>om</strong>munenpåpeger det s<strong>om</strong> væsentligt for en god udbudsproces at have udført et grundigt forarbejde,så der er kendskab til <strong>om</strong>rådet. Det var vurderingen, at der var store besparelser at hente, hvilketvar en del <strong>af</strong> årsagen til, at Frederikssund K<strong>om</strong>mune besluttede at udbyde rengøringsopgaverne.Det havde også en betydning for k<strong>om</strong>munen, at rengøring er opgaver, hvor der ikkeumiddelbart er borgerkontakt.2.5.2 UdbudsprocessenUdbudsform: Funktionskrav og aktivitetskrav på fire del<strong>af</strong>talerAlle k<strong>om</strong>munale enheder blev udbudt, herunder skoler, institutioner, svømmehal, hal, biblioteker,fælles<strong>om</strong>råder på ældrecentre og rådhus. Der var 126 enheder, s<strong>om</strong> var opdelt i fire del<strong>af</strong>taler:1. Frederikssund – 53 enheder2. Slangerup – 23 enheder3. Jægerspris – 26 enheder4. Skibby – 24 enheder.ServiceConsult, s<strong>om</strong> var konsulent på udbuddet, udarbejdede udbudsmaterialet og gennemførteprocessen. Der blev både udbudt rengøring og vinduespolering, men i casen ses udelukkende pårengøring.Udbuddet blev gennemført s<strong>om</strong> et offentligt udbud. Udbudsmaterialet blev offentliggjort i januar2010. 24 virks<strong>om</strong>heder var interesserede i udbuddet og fik tilsendt materialet. Derefter blev der<strong>af</strong>holdt orienteringsmøde og bygningsgennemgang i marts 2010.14 virks<strong>om</strong>heder bød på opgaven, enten rengøring, vinduespolering eller begge dele. Fem <strong>af</strong> tilbuddenevar ikke konditionsmæssige. Syv <strong>af</strong> de ni konditionsmæssige tilbud var på rengøringsopgaverne.Frederikssund K<strong>om</strong>mune havde i udbudsmaterialet fastlagt, at leverandørerne skulle <strong>af</strong>give tilbudefter både et frekvensrengøringssystem, s<strong>om</strong> også kaldes aktivitetskrav, og et renhedsgradssy-


stem, s<strong>om</strong> også kaldes funktionskrav (kaldet kvalitetskrav i k<strong>om</strong>munen), inklusive enkelte fastlagteminimumsfrekvenser. Kontrakten bygger på rengøring efter renlighedsgradssystemet. Deter Frederikssund K<strong>om</strong>munes opfattelse, at der ud fra kravspecifikationerne og en <strong>af</strong> ServiceConsultudarbejdet ServiceManual anvendes en en god k<strong>om</strong>bination <strong>af</strong> funktionskrav og aktivitetskrav,hvorfor samme kravspecifikation vil danne grundlag for næste udbud.Valg <strong>af</strong> leverandørTilbuddene blev vurderet <strong>af</strong> ServiceConsult på baggrund <strong>af</strong> det økon<strong>om</strong>isk mest fordelagtige tilbudog ud fra følgende underkriterier og vægtning:• De tilbudte priser (40 %)• Det til opgaven kalkulerede timeforbrug (25 %)• Drifts- og leveringssikkerhed (15 %)• Kvalitet og service (10 %)• Tilbudsgivers specifikke miljøforhold (5 %)• Tilbudsgivers specifikke personalepolitik (5 %).ISS Facility Services A/S blev valgt s<strong>om</strong> leverandør på rengørings<strong>af</strong>talerne, idet virks<strong>om</strong>hedensamlet set scorede højest på ovenstående underkriterier og dermed <strong>af</strong>gav det økon<strong>om</strong>isk mestfordelagtige tilbud.Kontrakten trådte i kr<strong>af</strong>t d. 1. august 2010 og løber til 31. juli august 2013. Frederikssund K<strong>om</strong>munehar option på et års forlængelse, hvilket k<strong>om</strong>munen har valgt ikke at gøre brug <strong>af</strong>. Dennye udbudsproces igangsættes derfor snart i gang.BetalingsmodelK<strong>om</strong>munen betaler en fast pris per år for den daglige rengøring. Derudover har FrederikssundK<strong>om</strong>mune indregnet en række ekstraydelser, s<strong>om</strong> leverandørerne også har budt ind på med enfast pris.Nedenfor ses en oversigt over betalingsmodellen for rengøring i Frederikssund K<strong>om</strong>mune.Tabel 1: Betalingsmodel, Frederikssund K<strong>om</strong>mune65OpgaveDaglig og periodisk rengøringDokumentation <strong>af</strong> tidEkstra rengøring, SFO-toiletterBetalingsmekanismeFast pris pr. årFast pris pr. årFast pris pr. årTilkøb:Hoved-/ekstrarengøringFast pris pr. årI tabel 2 nedenfor opsummeres casen på udvalgte parametre.


66Tabel 2: Opsamling, Frederikssund K<strong>om</strong>muneEmne/spørgsmålDen udbudte opgaveUdbudsformKontraktperiodeErfaringKravspecifikationBeskrivelseRengøring og vinduespoleringOffentligt udbud3 årFørstegangsudbudAktivitets- og funktionskravAntal tilbud14 tilbud på rengøring og vinduespolering.Ni tilbud var konditionsmæssige.Her<strong>af</strong> var syv tilbud på rengøringsopgaverne.IKU (2011) 22 25,1Særlige forholdVirks<strong>om</strong>hedsoverdragelse <strong>af</strong> 133 medarbejdere, her<strong>af</strong> var110 k<strong>om</strong>munale medarbejdere.2.5.3 Analysetilgang og datagrundlagCasen <strong>om</strong> udbuddet i Frederikssund K<strong>om</strong>mune analyseres s<strong>om</strong> en før-/efteranalyse, hvor formåleter at vurdere effekterne ved førstegangsudbud. Udbuddet <strong>om</strong>fattede enheder med såvel internrengøring s<strong>om</strong> med ekstern rengøring, men det er første gang, at opgaverne er udbudt.Med <strong>af</strong>sæt i den præsenterede analytiske tilgang er der i tabellen nedenfor gjort specifikt rede fordatagrundlaget i Frederikssund K<strong>om</strong>mune.Tabel 3: DatagrundlagEffekt Indikator OperationaliseringØkon<strong>om</strong>iAnalysen baseres på datamateriale stillet til rådighed <strong>af</strong> og interviews med Frederikssund K<strong>om</strong>mune,ISS Facility Services A/S (lokal ledelse) og et udsnit <strong>af</strong> virks<strong>om</strong>hedsoverdragede medarbejdere.BruttobesparelseNettobesparelseBruttobesparelsen er beregnet ved sammenligning <strong>af</strong> k<strong>om</strong>munens budget tilrengøring i 2010 med de årlige <strong>om</strong>kostninger til ISS Facility Service A/S, s<strong>om</strong> erangivet i 2011 priser. Tilkøbsydelserne er indregnet i det årlige vederlag.K<strong>om</strong>munens budgetter <strong>om</strong>fatter løn<strong>om</strong>kostninger på enheder med intern rengøringog vederlag på enheder med ekstern rengøring. Derfor skal tillægges:• Omkostninger til materialer• Omkostninger til forbrugsartikler• Indirekte <strong>om</strong>kostningerDer tages højde for <strong>om</strong>kostninger til materialer ved at tillægge 5 % til det internerengøringsbudget. Der tages højde for <strong>om</strong>kostninger til forbrugsartikler vedat tillægge de nuværende <strong>om</strong>kostninger. Sidst tages der højde for indirekte <strong>om</strong>kostningertil administration ved at tillægge 15 % til det interne rengøringsbudget.Der korrigeres for pris- og lønudvikling (inflation), således at alle <strong>om</strong>kostningerer i 2012 niveau. Opgavens arealmæssige <strong>om</strong>fang har ikke ændret sig i overgangenfra k<strong>om</strong>munal varetagelse til privat leverandør, hvorfor der ikke er behovfor at korrigere herfor.Nettobesparelsen er beregnet s<strong>om</strong> bruttobesparelsen fratrukket den gennemsnitligeårlige værdi <strong>af</strong> udbuds<strong>om</strong>kostninger og følge<strong>om</strong>kostninger. Der udregnesligeledes en nettobesparelse for hvert udbud.Udbuds<strong>om</strong>kostningerne <strong>om</strong>fatter <strong>om</strong>kostninger i forbindelse med virks<strong>om</strong>hedsoverdragelse,internt tidsforbrug samt ekstern konsulent.22 Bemærk, at IKU er opgjort efter 2012 definitionen.


67YdelseUdviklingog samarbejdeOrganisationMedarbejderforholdMedarbejdertilfredshedKvalitet ogserviceniveauBrugertilfredshedInnovationVidenoverførselSamarbejdeOmkostninger til virks<strong>om</strong>hedsoverdragelse er de faktuelle <strong>om</strong>kostninger, s<strong>om</strong>Frederikssund K<strong>om</strong>mune har <strong>af</strong>regnet til ISS Facility Services A/S, efter medarbejdernesvarslingsperiode ophørte efter et halvt år.Det interne tidsforbrug er vurderet <strong>af</strong> Frederikssund K<strong>om</strong>mune.Følge<strong>om</strong>kostninger <strong>om</strong>fatter k<strong>om</strong>munens <strong>om</strong>kostninger til kontraktadministrationog til den interne controllerfunktion. Beløbet er vurderet <strong>af</strong> k<strong>om</strong>munen.Udvikling fra før til efter udbud i forhold til:• Normering og arbejdstempo• Medarbejdernes uddannelses- og k<strong>om</strong>petenceniveau• Lønvilkår samt øvrige ansættelsesvilkår• Arbejdsforhold• Medarbejdernes oplevelse <strong>af</strong> selvstændighed, kontakt til leder, motivation,tryghed og stress mm.Medarbejdernes vilkår og ansættelsesforhold før og efter udbuddet er <strong>af</strong>dækketgennem interviews med Frederikssund K<strong>om</strong>mune og ISS Facility Services A/Ssamt interviews med et udsnit <strong>af</strong> de virks<strong>om</strong>hedsoverdragede medarbejdere.Der blev ikke lavet medarbejdertilfredshedsundersøgelser forud for udbud.Dermed findes ikke et sammenligningsgrundlag for ISS Facility Services A/S' årligemedarbejdertilfredshedsundersøgelser, s<strong>om</strong> udarbejdes på såvel overordnetniveau s<strong>om</strong> for Frederikssund K<strong>om</strong>mune.Frederikssund K<strong>om</strong>mune, leverandøren og medarbejderne er blevet bedt <strong>om</strong> atvurdere tilfredsheden før og efter.Frederikssund K<strong>om</strong>mune kan ikke dokumentere, hvorvidt der er sket ændringeri kvalitets- og serviceniveauet ved udbuddet, fordi niveauet ikke var dokumenteretforud for udbud.Frederikssund K<strong>om</strong>mune, leverandøren og medarbejderne er blevet bedt <strong>om</strong> atvurdere kvalitets- og serviceniveau før og efter udbud.Der udarbejdes månedlige statusrapporter, hvor kvalitet og samarbejde vurderes<strong>af</strong> alle de <strong>om</strong>handlede lokaliteter. Rapporten er med til at understøtte viden<strong>om</strong> kvaliteten efter udbud.Der er ikke lavet undersøgelser <strong>om</strong> brugertilfredsheden før udbud. ISS FacilityServices A/S laver tilfredsmålinger på de enheder, s<strong>om</strong> de foretager rengøringpå. Derudover er k<strong>om</strong>munen og leverandørerne blevet bedt <strong>om</strong> at vurdere brugertilfredshedenfør og efter udbuddene.Spørgsmålet <strong>om</strong> innovation er <strong>af</strong>dækket kvalitativt via interview med FrederikssundK<strong>om</strong>mune, samt med ledelsen i ISS Facility Services A/S.Spørgsmålet <strong>om</strong> videnoverførsel er <strong>af</strong>dækket kvalitativt via interview med FrederikssundK<strong>om</strong>mune samt med ledelsen i ISS Facility Services A/S.Spørgsmålet <strong>om</strong> samarbejde er <strong>af</strong>dækket kvalitativt via interview med FrederikssundK<strong>om</strong>mune samt med ledelsen i ISS Facility Services A/S.2.5.4 Analyse og identificerede effekterØkon<strong>om</strong>iske effekterBruttobesparelseFrederikssund K<strong>om</strong>munes budget til rengøring forud for udbud var 50 mio. kr. per år. Dette <strong>om</strong>fatterrengøring på både enheder med intern og ekstern rengøring. Frederikssund K<strong>om</strong>mune oplyser,at 60 % <strong>af</strong> de 50 mio. kr. var interne løn<strong>om</strong>kostninger. Hertil lægges et estimat på årligeudgifter til materialer og forbrugsartikler på 5 %. Dette er et estimat baseret på opdelingen mellemløn<strong>om</strong>kostninger og materiale<strong>om</strong>kostninger i andre casek<strong>om</strong>muner. Til beløbet lægges desudenindirekte <strong>om</strong>kostninger på 15 % <strong>af</strong> løn<strong>om</strong>kostningen. De indirekte <strong>om</strong>kostninger dækkeradministrative <strong>om</strong>kostninger og andele <strong>af</strong> fælles<strong>om</strong>kostninger. Estimatet er Rambølls erfaringstal.Estimatet er godkendt <strong>af</strong> Frederikssund K<strong>om</strong>mune.Det årlige vederlag til ISS Facility Services A/S udgør ca. 31 mio. kr. Dette inkluderer alle udgifterforbundet med rengøring, fx direkte og indirekte lønninger, forsikringer, arbejdstøj, rengøringsmidler,materialer, lift, forbrugsartikler, redskaber, arbejdsledelse og inspektion. Herudoverer der inkluderet en central oprettet pulje til hovedrengøring og ekstra rengøring.


68I tabel 4 nedenfor beregnes bruttobesparelsen.Tabel 4: BruttobesparelseBrutto<strong>om</strong>kostningspostOmkostningFør-situation (2009)Intern drifts<strong>om</strong>kostning budget 2009Materialer (5 %)Indirekte <strong>om</strong>kostninger (15 %)ForbrugsartiklerEkstern drifts<strong>om</strong>kostning budget 2009Drifts<strong>om</strong>kostninger i altKorrektion for inflation (2012-priser)30.000.000 kr.1.500.000 kr.4.500.000 kr.1.500.000 kr.20.000.000 kr.57.500.000 kr.59.371.152 kr.Efter-situation (2010)Drifts<strong>om</strong>kostning 2010Korrektion for inflation (2012-priser)31.096.906 kr.31.472.213 kr.DifferenceÅrlig bruttobesparelse27.898.939 kr.Bruttobesparelse i % 47,0 %Bruttobesparelsen i Frederikssund K<strong>om</strong>mune udgør ca. 27,9 mio. kr. per år. Det svarer til en årligbruttobesparelse på 47,0 %.NettobesparelseNettobesparelsen er beregnet s<strong>om</strong> bruttobesparelsen fratrukket den gennemsnitlige årlige værdi<strong>af</strong> udbuds- og følge<strong>om</strong>kostninger.I Frederikssund K<strong>om</strong>mune beløber det interne tidsforbrug til udbudsprocessen sig til ca. 500 timer.Derudover <strong>af</strong>holdte Frederikssund K<strong>om</strong>mune udgifter til to eksterne konsulenter. En konsulent foretogen registrering <strong>af</strong> bygningerne forud for beslutning <strong>om</strong> udbud, og en anden konsulent udarbejdedeanalysen og gennemførte udbudsprocessen. Bygningsgennemgangen blev lavet i 2008til en samlet pris <strong>af</strong> ca. 250.000 kr. Udgifterne til analyse og udbudskonsulent blev <strong>af</strong>holdt i2010. Det beløb sig til ca. 400.000 kr.Endvidere <strong>af</strong>holdte Frederikssund K<strong>om</strong>mune virks<strong>om</strong>hedsoverdragelses<strong>om</strong>kostninger til medarbejdernei op til et halvt år efter overdragelsen. Disse <strong>om</strong>fatter både <strong>af</strong>regning <strong>af</strong> forskelle i ansættelsesforholdenes<strong>om</strong> følge <strong>af</strong> forskellige overensk<strong>om</strong>ster, feriepenge og fratrædelses<strong>om</strong>kostninger.De samlede <strong>om</strong>kostninger hertil beløb sig til ca. 11 mio. kr. Feriepenge indregnes ikke inettobesparelsen, da det er <strong>om</strong>kostninger, s<strong>om</strong> Frederikssund K<strong>om</strong>mune ville have <strong>af</strong>holdt uansetudbuddet.


69Udbuds<strong>om</strong>kostninger er opgjort i nedenstående tabel 5.Tabel 5: Udbuds<strong>om</strong>kostningerUdbuds<strong>om</strong>kostningspostOmkostningInternt timeforbrug (2012-priser)Konsulent til bygningsregistrering 2008Konsulent til bygningsregistrering (2012-priser)Udbudskonsulent 2010Udbudskonsulent (2012-priser)Direkte virks<strong>om</strong>hedsoverdragelses<strong>om</strong>kostninger 2011Direkte virks<strong>om</strong>hedsoverdragelses<strong>om</strong>kostninger (2012-priser)Afregning <strong>af</strong> fratrædelse 2011Afregning <strong>af</strong> fratrædelse (2012-priser)I altPr. år i kontraktperioden (3 år)176.225 kr.250.000 kr.279.773 kr.400.000 kr.420.495 kr.7.053.775 kr.7.138.907 kr.201.518 kr.213.059 kr.8.228.459 kr.2.742.820 kr.K<strong>om</strong>munens følge<strong>om</strong>kostninger består <strong>af</strong> intern administration <strong>af</strong> kontrakterne samt rådgivningfra ekstern konsulent. Frederikssund K<strong>om</strong>mune har oprettet en central funktion til opfølgning <strong>af</strong>kontrakten. Der bruges 600.000 kr. <strong>om</strong> året i denne funktion, hvilket primært er interne løn<strong>om</strong>kostninger.Derfor tillægges overhead<strong>om</strong>kostninger på 15 %.K<strong>om</strong>munens følge<strong>om</strong>kostninger vises nedenfor i tabel 6.Tabel 6: Følge<strong>om</strong>kostningerÅrlige følge<strong>om</strong>kostningsposterOmkostningKontraktopfølgning mm. 2010Overhead<strong>om</strong>kostninger 15 %Kontraktopfølgning mm. (2012-priser)600.000 kr.90.000 kr.704.268 kr.Udbuds- og følge<strong>om</strong>kostninger fratrækkes bruttobesparelsen i nedenstående tabel 7.Tabel 7: NettobesparelseÅrlig bruttobesparelseBrutto- og netto<strong>om</strong>kostningspostOmkostning27.898.939 kr.Bruttobesparelse i % 47,0 %Årlige udbuds<strong>om</strong>kostningerÅrlige følge<strong>om</strong>kostningerÅrlig nettobesparelse2.742.820 kr.704.268 kr.24.451.851 kr.Nettobesparelse i % 41,2 %Nettobesparelsen i Frederikssund K<strong>om</strong>mune er opgjort til ca. 24,5 mio. kr. per år, hvilket er enbesparelse på 41,2 %.<strong>Effekter</strong> på organisationEn stor del <strong>af</strong> enhederne, s<strong>om</strong> blev udbudt i Frederikssund K<strong>om</strong>mune, havde eget rengøringspersonaleforud for udbuddet. Der blev virks<strong>om</strong>hedsoverdraget 133 medarbejdere, hvor<strong>af</strong> nogle varfra Frederikssund K<strong>om</strong>mune, og andre var fra eksterne leverandører. Konkret var 110 medarbej-


70dere fra Frederikssund K<strong>om</strong>mune. ISS Facility Services A/S fortæller, at 37 <strong>af</strong> de tidligere k<strong>om</strong>munalemedarbejdere fortsat er ansat.Frederikssund K<strong>om</strong>mune orienterede medarbejderne <strong>om</strong> gennemførelsen <strong>af</strong> udbuddet næsten etår forud for kontraktstart i december 2009. Efter udbuddet blev der holdt informationsmøder ibåde juni og august 2010. Mødet i august blev <strong>af</strong>holdt <strong>af</strong> ISS Facility Services A/S.ISS Facility Services A/S påpeger, at processen <strong>om</strong>kring virks<strong>om</strong>hedsoverdragelse er vigtig, og atISS Facility Services A/S generelt og også Frederikssund K<strong>om</strong>mune <strong>af</strong>satte mange ressourcer tilinformation til medarbejderne. Der blev fx gennemført individuelle samtaler med medarbejderne,brugt tid på at instruere medarbejderne i nye metoder og brugt ekstra tid på ledelse <strong>af</strong> de nyemedarbejdere foruden tidsforbruget til de lovpligtige § 5-møder.Frederikssund K<strong>om</strong>mune betegner det s<strong>om</strong> positivt, at leverandøren <strong>af</strong>satte den fornødne kapacitettil at håndtere virks<strong>om</strong>hedsoverdragelsesprocessen på en god måde. Dette stemmer overensmed udtalelser fra ISS Facility Services A/S <strong>om</strong>, at der fokuseres meget på processen <strong>om</strong>kringvirks<strong>om</strong>hedsoverdragelse. ISS Facility Services A/S fortæller, at der til trods for fokus på processenvar flere medarbejdere, der var frustrerede i forbindelse med overtagelse.Medarbejderne giver udtryk for utilfredshed med overdragelsesprocessen, hvor de følte, at de fikbegrænset information. Herunder fremhæves det, at medarbejderne læste i avisen <strong>om</strong> deresk<strong>om</strong>mende arbejdsgiverskift i stedet for at have modtaget orientering fra den k<strong>om</strong>munale ledelse.Der gives ligeledes udtryk for utilfredshed med informationsmøderne. Her var det medarbejdernesoplevelse, at de ikke blev værdsat for at være den værdifulde arbejdskr<strong>af</strong>t, de reelt udgør.Dermed er det medarbejdernes oplevelse, at overdragelsesprocessen kunne være gennemførtmed mere fokus på medarbejdernes funktioner og vilkår. Imidlertid fremfører medarbejderne også,at der i dag er flere positive effekter ved udbuddet.MedarbejderforholdVirks<strong>om</strong>hedsoverdragelsen medførte en række ændrede vilkår for medarbejderne efter varslingsperiodensudløb. Varslingsperioden var individuel for den enkelte medarbejder <strong>af</strong>hængig <strong>af</strong> dennesanciennitet. Følgende punkter fremhæves s<strong>om</strong> væsentligt ændrede <strong>af</strong> enten k<strong>om</strong>munen, ISSFacility Services A/S (lokalt ledelsesniveau) eller medarbejderne. Punkterne uddybes efterfølgende:• Arbejdstakten er steget; fra takt 100 ved k<strong>om</strong>munal opgaveløsning til takt 130 hos denprivate leverandør 23• Normeringen er faldet tilsvarende; der er færre timer <strong>af</strong>sat til rengøring end før 24• Timelønnen er ændret, hvor særligt medarbejder på funktionærlignende vilkår oplever enforringelse• Der er mere kontakt til nærmeste leder• Motivationen og tilfredsheden med arbejdet er generelt forbedret• Ledelsens evne til at lytte til medarbejderne og påskønne gode resultater er forbedret.Frederikssund K<strong>om</strong>mune fremhæver forskellen i arbejdstakt mellem k<strong>om</strong>munal og privat rengøring,s<strong>om</strong> den væsentligste ændring i medarbejderforholdene. De interviewede medarbejdere oplyser,at der anvendes færre timer til rengøringen end tidligere. De pointerer imidlertid, at der idag anvendes andre arbejdsgange og rengøringsmetoder, s<strong>om</strong> muliggør dette.ISS Facility Services A/S fortæller, at medarbejderne havde forskellige ansættelsesvilkår forudfor udbud. Dette er naturligvis, fordi der blev overdraget medarbejdere fra både k<strong>om</strong>munalt ogprivat regi. Med udgangspunkt i medarbejdere, s<strong>om</strong> førhen var ansat under den k<strong>om</strong>munaleoverensk<strong>om</strong>st, vurderer ISS Facility Services A/S, at der er en del forskelle i ansættelsesforholdenefra udbud til efter udbud.23 For de ca. 60 % <strong>af</strong> lokaliteterne hvor det tidligere var k<strong>om</strong>munalt ansatte medarbejdere der varetog rengøringsopgaven24 Forøgelsen <strong>af</strong> arbejdstakten og reduktion <strong>af</strong> normeringen forventes <strong>af</strong> respondenterne at være sammenhængende, men da der ikkeer en "1 til 1"-effekt, altså at normeringen falder med 30 %, når arbejdstakten stiger med 30 %, fremhæves effekterne separat.


ISS Facility Services A/S peger på, at de k<strong>om</strong>munale medarbejdere var fastlønnede hos k<strong>om</strong>munen,og at de er timelønnet hos ISS. Hertil k<strong>om</strong>mer, at flere medarbejdere gik ned i tid. Dermeder der ændringer i medarbejdernes samlede løn.Medarbejdere, der tidligere har været ansat under funktionærlignende vilkår i k<strong>om</strong>munen, opleversærligt forringelser i løn og arbejdsvilkår. En <strong>af</strong> de interviewede medarbejdere fremhæverbl.a. ændringerne i forbindelse med barsel, hvor den arbejdsgiverbetalte periode er kortere påden private overensk<strong>om</strong>st end på den k<strong>om</strong>munale ditto. Til gengæld fremhæver de interviewedemedarbejdere, at det nu er muligt at få flere arbejdstimer, hvis dette ønskes, hvilket oftest ikkevar muligt under den k<strong>om</strong>munale ansættelse.Medarbejderne oplever, at der er mere kontakt til den nærmeste leder. I den forbindelse oplevermedarbejderne, at den nærmeste leders evne til at give konstruktiv feedback er væsentligt bedre.Medarbejderne fremhæver, at lederne fra ISS Facility Service A/S er mere fagligt funderedeog har en interesse i arbejdsgange og arbejdsmetoder, s<strong>om</strong> de k<strong>om</strong>munale ledere ikke besad.Her var det ofte institutionsledere eller tekniske serviceledere, s<strong>om</strong> var den nærmeste leder, ogder var ikke den samme interesse hos dem for det arbejde, rengøringsassistenterne udførte.MedarbejdertilfredshedFrederikssund K<strong>om</strong>mune fortæller, at der var mange utilfredse medarbejdere i starten <strong>af</strong> kontraktperioden.Dette begrundes med, at medarbejderne ikke vidste, hvad de gik ind til.ISS Facility Services A/S fortæller også, at de mødte en del frustrerede medarbejdere i starten <strong>af</strong>kontraktperioden, men at dette er bedre nu. Generelt viser ISS Facility Service A/S' medarbejdertilfredshedsundersøgelserstor tilfredshed. Dette gælder også for medarbejderne i FrederikssundK<strong>om</strong>mune.De interviewede medarbejdere bekræfter, at der i starten var mange utilfredse og frustreredemedarbejdere, men begrunder det mere med manglende information og manglende styring påprocessen fra k<strong>om</strong>munen og ISS Facility Service A/S' side. Medarbejderne peger på, at uvishedenog den manglende styring fik en større andel til at opsige deres stilling s<strong>om</strong> rengøringsassistent.Medarbejderne vurderer, at ca. 40 % enten sagde op eller blev opsagt inden for varslingsperioden.I dag oplever de interviewede medarbejdere, at der er k<strong>om</strong>met styr på organisationen, og de oplevergenerelt en øget arbejdsmotivation og øget tilfredshed med arbejdet, s<strong>om</strong> bl.a. begrundesmed tættere kontakt til nærmeste leder, jf. ovenstående.En <strong>af</strong> de interviewede oplevede hos k<strong>om</strong>munen mange lederskift, hvilket var utilfredsstillende.Medarbejderne udtaler, at der i overgangsperioden ligeledes var mange lederskift hos ISS FacilityService A/S, men at man i dag har en stabil ledergruppe, s<strong>om</strong> der udtrykkes tillid til. ISS FacilityService A/S bekræfter, at der var mange lederskift i forbindelse med kontrakten for FrederikssundK<strong>om</strong>mune, og at det er en ting, s<strong>om</strong> ISS Facility Service A/S gerne vil gøre anderledes enanden gang for at forbedre processen.En anden <strong>af</strong> de interviewede medarbejdere fremhæver, at tilfredsheden med arbejdet hængersammen med en synlighed i arbejdet. Dermed oplever man s<strong>om</strong> medarbejder større tilfredshed,når man arbejder i dagstimerne, hvor kontakten til brugerne foregår, mens <strong>af</strong>ten- og natterengøringikke på samme måde giver tilfredshed. I dagtimerne er der mere dialog med brugerne, ogdenne relation synes at være styrkende for medarbejdertilfredsheden.<strong>Effekter</strong> for ydelsenKvalitet og serviceniveauRengøringen blev varetaget forskelligt på de k<strong>om</strong>munale enheder før udbud. Udbuddet har medførten standardisering <strong>af</strong> kvalitetsniveauet. Generelt mener Frederikssund K<strong>om</strong>mune, at der ersket en forbedring <strong>af</strong> kvaliteten og at kvaliteten er mere stabil.Frederikssund K<strong>om</strong>munes controller-funktion får månedlige statusrapporter fra ISS Facility ServicesA/S og udfører selv uanmeldte kontrolbesøg.71


Medarbejderne fra ISS Facility Service A/S udfører løbende egenkontrol, og servicelederen påenhederne følger op på medarbejdernes egenkontrol og udfører også selv kontrol. Dette rapporterestil Frederikssund K<strong>om</strong>mune i de månedlige statusrapporter.Der udarbejdes månedlige statusrapporter, hvor der måles på kvalitet og samarbejde på hverenhed i forhold til følgende skala:72• 1 Meget utilfreds• 2 Utilfreds• 3 Tilfreds• 4 Meget tilfredsKaraktererne ligger generelt højt på målingerne på de fleste enheder. Der har siden <strong>af</strong>talestartværet givet flest 3 tallere, s<strong>om</strong> indikerer, at enheden er tilfreds. Karaktererne viser en gennemsnitligpositiv udvikling fra 2010 til 2012 fra ca. 2,6 til 3,1. Frederikssund K<strong>om</strong>mune er <strong>af</strong> den opfattelse,at der generelt leveres den i forhold til kontrakten forventede kvalitet.Hvis der er klager eller på anden måde utilfredshed med ydelserne, bruger ISS Facility ServicesA/S ekstra ressourcer på at følge op på ydelserne.BrugertilfredshedDer er ikke lavet brugertilfredshedsundersøgelser før udbuddet. Der er altså ikke et sammenligningsgrundlagtil de månedlige statusrapporter, s<strong>om</strong> udarbejdes <strong>af</strong> ISS Facility Services A/S.Frederikssund K<strong>om</strong>mune har fremsendt de månedlige statusrapporter nævnt i ovenstående, hvorder udover kvaliteten også bliver bedømt på samarbejdet. Vurderingen <strong>af</strong> samarbejdet <strong>af</strong>spejlertil en vis grad brugertilfredsheden, idet brugerne her ofte vurderer samarbejdet og kvaliteten ihenhold til den generelle tilfredshed, s<strong>om</strong> brugerne oplever <strong>af</strong> den leverede ydelse fra ISS FacilityServices A/S.Generelt er der i hele perioden givet karakterer over 3, hvilket indikerer, at enhederne er tilfredsemed samarbejdet.Både Frederikssund K<strong>om</strong>mune og ISS Facility Services A/S oplyser, at der er mere end 90 %,der er tilfredse.ISS Facility Services A/S påpeger, at organiseringen <strong>af</strong> tilsynsopgaven ved Frederikssund K<strong>om</strong>munemed en fast controller er medvirkende til, at eventuelle utilfredsheder <strong>af</strong>klares hurtigt oggodt, og dermed er controller-funktionen medvirkende til at opnå en høj brugertilfredshed.<strong>Effekter</strong> for udvikling og samarbejdeInnovation og videnoverførselI interview med Frederikssund K<strong>om</strong>mune fremhæves det, at de har fået overblik over <strong>om</strong>rådet,hvilket de ikke havde før. Desuden vurderer k<strong>om</strong>munen, at der bliver gjort bedre og mere effektivtrent nu end før.ISS Facility Services A/S har formået at effektivisere inden for kontraktens rammer. I startenblev der brugt væsentligt mere tid på at ramme det rette kvalitetsniveau. Nu håndteres alle ændringerindenfor de i <strong>af</strong>talen fastsatte rammer, hvilket er en klar forbedring i forhold til tidligere.K<strong>om</strong>munens controller-funktion og den eksterne konsulent mødes med ISS Facility Services A/Sen gang <strong>om</strong> måneden til et statusmøde.Forud for kontraktopstart mødtes Frederikssund K<strong>om</strong>mune, den eksterne konsulent og ISS FacilityServices A/S ved flere lejligheder. På møderne blev det <strong>af</strong>talt, hvad målet for k<strong>om</strong>munen var.Frederikssund K<strong>om</strong>munes mål blev sat til at minimum 90 % <strong>af</strong> alle enheder hver måned skullevære tilfredse med både samarbejdet og kvaliteten, og at der ikke må være en enhed, der erutilfreds i to på hinanden følgende måneder. Dette mål er - med undtagelse <strong>af</strong> gentagelser <strong>af</strong>utilfredsheden over flere måneder på ganske få lokaliteter - nået, hvilket dokumenteres via kvalitetssikringssystemet,hvor der hver måned laves en rapport med vurderinger fra enhederne,


controlleren og ISS Facility Service A/S. Derfor betegnes samarbejdet s<strong>om</strong> konstruktivt og godt<strong>af</strong> Frederikssund K<strong>om</strong>mune.73ISS Facility Services A/S påpeger, at samarbejdet med controlleren fungerer godt. Dels er det envigtig funktion, s<strong>om</strong> controlleren udfylder, og dels håndterer controlleren opgaven på en god måde.Der er fokus på at løse problemerne, hvilket påpeges s<strong>om</strong> væsentligt.2.5.5 Forklaringsfaktorer i forhold til identificeret effektFrederikssund K<strong>om</strong>mune fremhæver det s<strong>om</strong> væsentligt, at der er en intern organisation, s<strong>om</strong>kan følge op på kontrakten. I samme forbindelse påpeges det, at det kræver mange ressourcerat følge ordentligt op på alle forhold særligt i starten <strong>af</strong> en kontraktperiode. Derfor er det vigtigtmed en grundigt tilrettelagt opstartsproces. Det er også vigtigt, at enhederne bliver orienteret<strong>om</strong> og involveret i processen, så brugerne ved, hvad der venter, efter kontrakten træder i kr<strong>af</strong>t.Samtidigt mener Frederikssund K<strong>om</strong>mune, at det er vigtigt at indlede samarbejdet med leverandørenmed hyppige møder og <strong>af</strong>klaring <strong>om</strong>kring organiseringen <strong>af</strong> arbejdet, i dette tilfælde atkontakten til k<strong>om</strong>munen sker gennem en controller, således at eventuelle opstartsproblemer ogudfordringer bliver håndteret hurtigt, når de opstår.Grundigt arbejde med at følge op på kontrakten menes at være årsagen til den høje brugertilfredshed,s<strong>om</strong> man har oplevet i Frederikssund K<strong>om</strong>mune.Frederikssund K<strong>om</strong>mune har opnået en stor økon<strong>om</strong>isk besparelse ved udbud. Dette forklaressærligt med udgangspunktet i, at 60 % <strong>af</strong> udgifterne til rengøring lå i eget regi, og de 40 %, s<strong>om</strong>var eksterne, var fordelt på mange små kontrakter. Der var således et stort potentiale for at opnåbesparelser i Frederikssund K<strong>om</strong>mune gennem blandt andet de stordriftsmæssige muligheder.ISS Facility Services A/S påpeger, at ISS Facility Services A/S har megen fokus på arbejdsmetoder,gode arbejdsgange og k<strong>om</strong>petenceudvikling blandt medarbejderne, og at dette er med til ateffektivisere rengøringen i k<strong>om</strong>munen og give økon<strong>om</strong>iske besparelser.2.5.6 Sammenfatning på caseResultaterne <strong>af</strong> casen er sammenfattet i tabel 8 nedenfor.Tabel 8: Sammenfatning, Frederikssund K<strong>om</strong>mune ISS Facility Services A/SEffektØkon<strong>om</strong>iske effekterVurderingBruttobesparelse ved førstegangsudbud på ca. kr. 27,9 mio. svarendetil ca. 47,0 %.Nettobesparelsen er på ca. 24,5 mio. Kr. pr. år, svarende til ca. 41,2%.<strong>Effekter</strong> for organisation133 medarbejdere er blevet virks<strong>om</strong>hedsoverdraget til ISS FacilityServices A/S fra såvel k<strong>om</strong>mune s<strong>om</strong> eksterne leverandører. 37 <strong>af</strong> devirks<strong>om</strong>hedsoverdragede k<strong>om</strong>munale medarbejdere er fortsat ansatved ISS Facility Service A/S.<strong>Effekter</strong>ne for medarbejderne er primært højere arbejdstakt, overgangenfra fastløn til timeløn samt ændring i antal ugentlige arbejdstimer.Derudover påpeger både Frederikssund K<strong>om</strong>mune og ISS FacilityServices A/S (både ledelse og medarbejdere), at der var en del utilfredsemedarbejdere i starten <strong>af</strong> kontraktperioden.Medarbejderne har efter en indkørselsperiode oplevet en øget arbejdsmotivationbl.a. på grund <strong>af</strong> øget opmærks<strong>om</strong>hed fra nærmesteledelse, der har en faglighed bag sig på rengørings<strong>om</strong>rådet.<strong>Effekter</strong> for ydelsenUdbuddet har medført en standardisering <strong>af</strong> rengøringen i Frederiks-


74sund K<strong>om</strong>mune. Frederikssund K<strong>om</strong>mune mener, at standarden generelter højere end før udbud.Brugerne er generelt tilfredse med rengøringen og samarbejdet medleverandøren. Der ses en positiv udvikling over kontraktperioden,men der er intet sammenligningsgrundlag til før udbuddet.<strong>Effekter</strong> for udvikling og samarbejdeFrederikssund K<strong>om</strong>mune har fået overblik over <strong>om</strong>rådet samt bedre,mere effektiv rengøring.Samarbejdet vurderes at fungere godt. Controller-funktionen påpegess<strong>om</strong> god for samarbejdet <strong>af</strong> ISS Facility Services A/S.ForklaringsfaktorerFrederikssund K<strong>om</strong>mune fremhæver, at en grundig opstartsproces oggrundig opfølgning gennem en controller-funktion er medvirkende tilhøj brugertilfredshed.Utilfredsheden i starten <strong>af</strong> kontraktperioden blandt medarbejderneskyldes, ifølge Frederikssund K<strong>om</strong>mune, at medarbejderne ikke vargodt nok forberedt på ændringerne i forhold til bl.a. arbejdstakt.Den økon<strong>om</strong>iske besparelse forklares primært med, at effektiviseringspotentialetvar stort forud for udbuddet i Frederikssund K<strong>om</strong>mune.ISS Facility Services A/S påpeger eget fokus på arbejdsmetoderog arbejdsgange samt k<strong>om</strong>petenceudvikling <strong>af</strong> medarbejdere.


752.6 Case: Helsingør K<strong>om</strong>mune2.6.1 IndledningHelsingør K<strong>om</strong>mune har udbudt en del <strong>af</strong> deres rengøringsservice fem gange. Denne casebeskrivelse<strong>om</strong>handler effekter og erfaringer fra det fjerde udbud med en kontraktperiode fra 2008-2011. Helsingør K<strong>om</strong>mune havde mulighed for et års forlængelse <strong>af</strong> kontrakten, hvilket HelsingørK<strong>om</strong>mune har anvendt. Dermed er kontrakten fra det fjerde udbud stadig gældende.Med forestående kontraktudløb er <strong>om</strong>rådet igen blevet udbudt. Det nye udbud er vundet <strong>af</strong> to leverandører.Casen <strong>om</strong>handler i mindre grad det nye udbud.2.6.2 UdbudsprocessenEt centralt ønske bag udbuddet var at skabe økon<strong>om</strong>iske besparelser på rengørings<strong>om</strong>rådet. Deter ikke alle enheder i Helsingør K<strong>om</strong>mune, s<strong>om</strong> er udbudt. Udbuddet <strong>om</strong>fattede 10 administrationsbygninger,24 skoler, en vuggestue, 18 børnehaver, 25 integrerede institutioner, 31 klubberog SFO'er, 12 biblioteker og kulturhuse, 15 tekniske anlæg og fire øvrige bygninger. Plejehjem,sportshaller og svømmehaller er ikke en del <strong>af</strong> udbuddet.Begrænset udbudUdbuddet blev gennemført med prækvalifikation, hvilket k<strong>om</strong>munen har været godt tilfreds med,idet prækvalifikationsprocessen giver k<strong>om</strong>munen mulighed for at fokusere på de mest velegnedeleverandører fra et tidligt tidspunkt i udbudsprocessen. Derfor er der også gennemført prækvalificering<strong>af</strong> virks<strong>om</strong>heder i forbindelse med det femte udbud, s<strong>om</strong> gennemføres i øjeblikket. Der erikke blevet lavet kontrolbud i forbindelse med udbuddet.K<strong>om</strong>munen har udarbejdet udbudsmaterialet og gennemført udbuddet i samarbejde med en eksternkonsulent. I arbejdet er der desuden blevet trukket på k<strong>om</strong>munens interne juridiske konsulentfor at sikre, dels at k<strong>om</strong>munen agerer korrekt i forhold til lovgivning <strong>om</strong> udbud mm., og delsat k<strong>om</strong>munen får de ydelser og den samarbejdsform, s<strong>om</strong> de ønsker og betaler for. K<strong>om</strong>munenbeskriver i den sammenhæng, at de har udarbejdet et grundigt udbudsmateriale, s<strong>om</strong> bl.a. beskriverde forskellige arbejdsgange i detaljer. K<strong>om</strong>munen har i høj grad kunnet anvende materialefra tidligere udbud.En k<strong>om</strong>bination <strong>af</strong> frekvensbestemte aktiviteter og funktionskravKravspecifikationen er baseret på en k<strong>om</strong>bination <strong>af</strong> frekvensbestemte aktiviteter og funktionskrav(kaldet udfaldskrav i k<strong>om</strong>munens udbudsmateriale). K<strong>om</strong>munen fortæller, at hvis leverandørenkan opnå kvaliteten, s<strong>om</strong> er beskrevet i funktionskravene, med en anden metode end denopgivne, skal leverandøren bruge den mest hensigtsmæssige metode.I femte udbud, s<strong>om</strong> k<strong>om</strong>mer til at træde i kr<strong>af</strong>t i 2013, har Helsingør K<strong>om</strong>mune også anvendt enk<strong>om</strong>bination <strong>af</strong> frekvensbestemte aktiviteter og funktionskrav, og der er lagt vægt på at udarbejdeet endnu mere detaljeret udbudsmateriale.Den ansvarlige regionsdirektør fra k<strong>om</strong>munens leverandør, Forenede Service A/S, påpeger, atk<strong>om</strong>binationen <strong>af</strong> frekvensbaserede aktiviteter og funktionskrav i Helsingør K<strong>om</strong>mune har fungeretgodt, idet frekvensbestemmelser sætter rammen for rengøringen, mens funktionskravene sikrer,at rengøringen udføres i forhold til den valgte kvalitet.Han bemærker dog, at funktionskrav giver større ledelsesmæssige udfordringer end frekvenskravi forhold til at styre og dokumentere rengøringen, både for leverandøren og for ordregiver. Desudenkræver kontrakter, s<strong>om</strong> er baseret helt eller delvist på funktionskrav, et tæt samarbejdemellem leverandør og ordregiver, fordi der med funktionskrav ofte er tale <strong>om</strong> subjektive vurderinger,s<strong>om</strong> skal <strong>af</strong>stemmes. Regionsdirektøren påpeger, at funktionskravene derfor også oftebliver et dialogredskab mellem leverandør og kunde til at <strong>af</strong>stemme forventninger til rengøringenog drøfte nye frekvenser og løsninger samt til at k<strong>om</strong>me i dialog med brugerne. Endelig påpegerregionsdirektøren, at funktionskrav kan være med til at give medarbejderne større ansvar i deresarbejde.


Funktionskravene har ikke været baseret på standarder, s<strong>om</strong> fx INSTA800. Regionsdirektøren fraForenede Service A/S mener, at INSTA800 stiller store krav til dokumentation og uddannelse <strong>af</strong>medarbejdere hos både leverandøren og kunden, hvilket anses s<strong>om</strong> en ulempe ved at anvendestandarden.Valg <strong>af</strong> leverandørerUdbuddet blev vundet <strong>af</strong> to leverandører, Forenede Service A/S og Skandinavisk Rengøringsselskab(SRS). I løbet <strong>af</strong> de første måneder købte Forenede Service A/S dog SRS, sådan at ForenedeService A/S herefter stod for hele <strong>af</strong>talen med k<strong>om</strong>munen.Helsingør K<strong>om</strong>mune baserede i høj grad deres valg <strong>af</strong> leverandører på det billigste tilbud. K<strong>om</strong>munenbemærker, at de i det følgende og femte udbud har reduceret betydningen <strong>af</strong> prisen ivurderingen <strong>af</strong> tilbuddene og i stedet har lagt større vægt på leverandørernes reaktionstid og leveringssikkerhed.K<strong>om</strong>munen er dermed overgået fra at vælge den billigste leverandør til denøkon<strong>om</strong>isk mest fordelagtige i nuværende udbud.I tabellen nedenfor opsummeres casen <strong>om</strong> Helsingør K<strong>om</strong>munes udbud fra 2008.76Tabel 1: Opsamling, Helsingør K<strong>om</strong>muneEmne/spørgsmålBeskrivelseDen udbudte opgaveUdbudsformOmfatter rengøringBegrænset udbudKontraktperiode 2008-2011 med option på 1 år til 2012ErfaringKravspecifikation4. generationsudbudAktivitets- og funktionskravAntal tilbud 5IKU (2011) 24,1Øvrige særlige forholdVirks<strong>om</strong>hedsoverdragelse <strong>af</strong> 12 medarbejdere fra tidligere,eksterne leverandører til vindende leverandører.2.6.3 Analysetilgang og datagrundlagDe konkrete <strong>om</strong>stændigheder i Helsingør K<strong>om</strong>mune har givet anledning til at analysere casens<strong>om</strong> en før-/efteranalyse, hvor 2007 repræsenterer situationen før udbud, og 2008 repræsenterersituationen efter udbud. Der fokuseres ikke på det nye udbud, fordi kontraktperioden endnuikke er startet. Der fokuseres heller ikke på tidligere udbud, fordi der ikke eksisterer et tilstrækkeligtdatagrundlag.Analyserne er baseret på datamateriale, s<strong>om</strong> er stillet til rådighed <strong>af</strong> Helsingør K<strong>om</strong>mune samtpå interviews, der er foretaget med henholdsvis den rengøringsansvarlige og den udbudsansvarligei Helsingør K<strong>om</strong>mune samt regionsdirektøren i Forenede Service A/S.Med <strong>af</strong>sæt i den analytiske tilgang er der i tabel 2 nedenfor gjort specifikt rede for datagrundlagetfor casen <strong>om</strong> Helsingør K<strong>om</strong>mune.


77Tabel 2: DatagrundlagEffekt Indikator OperationaliseringØkon<strong>om</strong>iYdelseBruttobesparelseNettobesparelseOrganisationMedarbejderforholdMedarbejdertilfredshedKvalitet ogserviceniveauBrugertilfredshedInnovationUdviklingog samarbejdeVidenoverførselTil beregning <strong>af</strong> den økon<strong>om</strong>iske besparelse tages der udgangspunkt i HelsingørK<strong>om</strong>munes oplysninger til Udbudsportal (april 2009) <strong>om</strong> bruttobesparelsen fraudbuddet i 2008. Data er kvalificeret via interview med Helsingør K<strong>om</strong>mune.Helsingør K<strong>om</strong>munes <strong>om</strong>kostninger før udbud er opgivet i 2008-priser. Omkostningernefør udbud var eksterne, og derfor skal der ikke tages højde for indirekte<strong>om</strong>kostninger i beregningen <strong>af</strong> bruttobesparelsen.Der korrigeres for pris- og løninflation, således at alle <strong>om</strong>kostninger er i 2012-priser. Omfanget <strong>af</strong> opgaven har ikke ændret sig, og derfor skal der ikke kontrolleresherfor.Nettobesparelsen er beregnet s<strong>om</strong> bruttobesparelsen fratrukket den gennemsnitligeårlige værdi <strong>af</strong> udbuds<strong>om</strong>kostninger og følge<strong>om</strong>kostninger, s<strong>om</strong> HelsingørK<strong>om</strong>mune har oplyst til Udbudsportalen. Data er kvalificeret via interviewmed Helsingør K<strong>om</strong>mune.Udbuds<strong>om</strong>kostningerne <strong>om</strong>fatter <strong>om</strong>kostninger til internt tidsforbrug samt <strong>om</strong>kostningertil en konsulent.Følge<strong>om</strong>kostninger er internt timeforbrug til opnormering vedrørende opfølgning<strong>af</strong> rengøringsindsatsen.Der er ikke i k<strong>om</strong>munens interne udgifter taget højde for indirekte <strong>om</strong>kostninger,sås<strong>om</strong> andele <strong>af</strong> fælles<strong>om</strong>kostninger, og k<strong>om</strong>munen har ikke en fordelingsnøgle,s<strong>om</strong> kan anvendes til fordelingen. Derfor anvendes en fordelingsnøgle på15 %. Tallet er baseret på erfaringer, men er en smule konservativt sat. Der tillæggeskun indirekte <strong>om</strong>kostninger til den del <strong>af</strong> k<strong>om</strong>munens <strong>om</strong>kostninger,s<strong>om</strong> er interne.Der har været virks<strong>om</strong>hedsoverdragelse i forbindelse med udbuddet fra en leverandørtil en anden. Virks<strong>om</strong>hedsoverdragelsen i denne case kan derfor ikkeanvendes til at belyse forskelle i medarbejderforhold mellem k<strong>om</strong>munalt og privatregi.Helsingør K<strong>om</strong>mune og Forenede Service A/S har udtalt sig <strong>om</strong> generelle betragtningeri forhold til virks<strong>om</strong>hedsoverdragelse. 25Medarbejdertilfredsheden er ikke <strong>af</strong>dækket i denne case, efters<strong>om</strong> sammenligningfør og efter udbud vil <strong>af</strong>spejle forskelle mellem forskellige private leverandører.Der foreligger en klar <strong>af</strong>grænsning <strong>af</strong> opgavens <strong>om</strong>fang og kvalitet hhv. før ogefter genudbud i kravspecifikationen.Endvidere er k<strong>om</strong>munen blevet bedt <strong>om</strong> at foretage en vurdering <strong>af</strong>, hvorvidtder er sket en udvikling i kvalitet og serviceniveau, herunder i forhold til opgavens<strong>om</strong>fang.Helsingør K<strong>om</strong>mune har fremsendt månedlige kvalitetsoversigter, s<strong>om</strong> til dels<strong>af</strong>spejler brugernes tilfredshed med kvaliteten. Der er dog intet sammenligningsgrundlagfra før udbuddet, og målingerne bruges derfor til at vurdere brugernestilfredshed med ydelsen og ikke udviklingen heri.Spørgsmålet <strong>om</strong> ændringerne i brugertilfredshed er <strong>af</strong>dækket kvalitativt via interviewmed Helsingør K<strong>om</strong>mune samt ledelsen i Forenede Service A/S.Spørgsmålet <strong>om</strong> innovation er <strong>af</strong>dækket kvalitativt via interview med HelsingørK<strong>om</strong>mune samt med ledelsen i Forenede Service A/S.Spørgsmålet <strong>om</strong> videnoverførsel er <strong>af</strong>dækket kvalitativt via interview med HelsingørK<strong>om</strong>mune samt med ledelsen i Forenede Service A/S.2.6.4 Analyse og identificerede effekterØkon<strong>om</strong>iske effekterBruttobesparelseEn vigtig effekt <strong>af</strong> udbuddet <strong>af</strong> rengøring <strong>af</strong> k<strong>om</strong>munale bygninger i Helsingør K<strong>om</strong>mune har væreten økon<strong>om</strong>isk besparelse for k<strong>om</strong>munen. K<strong>om</strong>munen oplyser, at den årlige kontraktværdirundt regnet er 35 mio. kr. Helsingør K<strong>om</strong>mune har udregnet den årlige bruttogevinst til at være25 Der er således tale <strong>om</strong> vurderinger, s<strong>om</strong> ikke s<strong>om</strong> sådan bidrager direkte til effektanalysen <strong>af</strong> den valgte case. Vurderingerne er dogmedtaget, da de kan have en mere historisk og generel interesse, da der er tale <strong>om</strong> en kontekst, hvor udbud har været anvendt kontinuertover en årrække.


undt regnet 5 mio. kr. Dermed var drifts<strong>om</strong>kostningen før udbuddet rundt regnet 40 mio. kr.Det antages, at alle oplyste tal er 2008-priser, og derfor korrigeres for inflation i tabellen nedenfor.Tabel 3: Bruttobesparelse78Brutto<strong>om</strong>kostningspostOmkostningFør-situation (2007)Drifts<strong>om</strong>kostning i alt (2008-priser)Korrektion for inflation (2012-priser)40.000.000 kr.45.023.969 kr.Efter-situation (2008)Drifts<strong>om</strong>kostning i alt (2008-priser)Korrektion for inflation (2012-priser)35.000.000 kr.39.395.973 kr.DifferenceÅrlig bruttobesparelse (2012-priser)5.627.996 kr.Bruttobesparelse i % 12,5 %Den årlige bruttobesparelse i Helsingør K<strong>om</strong>mune er ca. 5,6 mio. kr., hvilket svarer til en procentuelbesparelse på 12,5 %.NettobesparelseFor at udregne Helsingør K<strong>om</strong>munes nettobesparelse fratrækkes den årlige værdi <strong>af</strong> udbuds<strong>om</strong>kostningernesamt årlige følge<strong>om</strong>kostninger.Udbuds<strong>om</strong>kostningerne i k<strong>om</strong>munen beløber sig til 400.000 kr. Her<strong>af</strong> udgør 300.000 kr. konsulentbistand,mens 100.000 kr. <strong>om</strong>fatter internt timeforbrug.Til det interne timeforbrug tillægges indirekte <strong>om</strong>kostninger med en fordelingsnøgle på 15 %. Indirekte<strong>om</strong>kostninger er fx andel <strong>af</strong> fælles<strong>om</strong>kostninger til den centrale administration og andel <strong>af</strong>udgifter til ledelse.K<strong>om</strong>munen forlængede kontrakten med et år, hvorfor udbuds<strong>om</strong>kostningerne fordeles over 5 årfra 2008 til og med 2012.Tabel 4: Udbuds<strong>om</strong>kostningerUdbuds<strong>om</strong>kostningerOmkostningKonsulentbistand til udbud (2007-priser)Internt timeforbrug til udbud (2007-priser)Indirekte <strong>om</strong>kostninger (15 %) (2007-priser)Udbuds<strong>om</strong>kostninger i alt (2007-priser)Korrektion for inflation (2012-priser)Pr. år i kontraktperioden (5 år) (2012-priser)300.000 kr.100.000 kr.15.000 kr.415.000 kr.484.692 kr.96.938 kr.K<strong>om</strong>munens følge<strong>om</strong>kostninger er faldet fra sidste til dette udbud. Før dette udbud havde HelsingørK<strong>om</strong>mune ansat tre koordinatorer på fuldtid. Det er i indeværende udbud reduceret til 1,5fuldtidsansatte koordinatorer 26 .26 Der regnes med 1.924 timer i en fuldtidsstilling


79Tabel 5: Følge<strong>om</strong>kostningerFølge<strong>om</strong>kostningerInternt timeforbrug før udbud (2012-priser)Internt timeforbrug efter udbud (2012-priser)Reduktion i timeforbrugIndirekte <strong>om</strong>kostninger (15 %)Reduktion i årlige følge<strong>om</strong>kostningerOmkostning1.993.129,32 kr.996.564,66 kr.996.564,66 kr.149.484,70 kr.1.146.049,36 kr.Nedenfor opgøres nettobesparelsen s<strong>om</strong> bruttobesparelsen fratrukket de årlige udbuds<strong>om</strong>kostningerog tillagt reduktionen i de årlige følge<strong>om</strong>kostninger.Tabel 6: NettobesparelseÅrlig bruttobesparelseBrutto- og netto<strong>om</strong>kostningspostOmkostning 2012-priser5.627.996 kr.Bruttobesparelse i % 12,5 %Årlige udbuds<strong>om</strong>kostningerReduktion i årlige følge<strong>om</strong>kostningerÅrlig nettobesparelse96.938 kr.1.146.049,36 kr.6.677.107,19 kr.Nettobesparelse i % 14,8 %Den årlige nettobesparelse er på ca. 6,7 mio. kr., svarende til 14,8 %.<strong>Effekter</strong> på organisationenMedarbejderforhold og medarbejdertilfredshedI forbindelse med udbuddet er der sket virks<strong>om</strong>hedsoverdragelser <strong>af</strong> 12 medarbejdere fra dentidligere leverandør til Forenede Service A/S, og ikke fra k<strong>om</strong>munen til Forenede Service A/S.K<strong>om</strong>munen og leverandørerne har derfor givet generelle vurderinger <strong>om</strong> virks<strong>om</strong>hedsoverdragelse,s<strong>om</strong> ikke s<strong>om</strong> sådan bidrager direkte til effektanalysen <strong>af</strong> den valgte case, men i stedet giveren perspektivering <strong>af</strong> ændringerne for medarbejderne.De generelle erfaringer er gengivet i nedenstående boks.Regionsdirektøren fra Forenede Service A/S påpeger, at det tit kan være en fordel for bådekunde og leverandør, at de eksisterende medarbejdere virks<strong>om</strong>hedsoverdrages, fordi medarbejdernekender lokaliteterne.Helsingør K<strong>om</strong>munen bemærker, at der nu bruges færre timer på rengøring, og at ForenedeService A/S har sørget for, at medarbejderne har nyt og godt maskinel til rådighed. Samtidigter medarbejderne k<strong>om</strong>met på efteruddannelse, hvilket kan være en årsag til, at der kan skæresned på timerne. Forenede Service A/S understøtter, at der bruges flere maskiner i forhold tilfør, hvilket ifølge dem selv har været med til at effektivisere rengøringen og skåne medarbejdernemod fysisk belastende opgaver.Da virks<strong>om</strong>hedsoverdragelsen er sket fra en privat leverandør og ikke fra k<strong>om</strong>munen, faldervirks<strong>om</strong>hedsoverdragelsen dog uden for fokusset <strong>af</strong> denne analyse, og der gås ikke mere i dybdenhermed.<strong>Effekter</strong> for ydelsenKvalitet og serviceniveauDer er forskellige opfattelser <strong>af</strong>, hvordan udbuddet har påvirket kvaliteten <strong>af</strong> rengøringen i k<strong>om</strong>munen.Helsingør K<strong>om</strong>mune oplever, at der på nogle enheder er blevet renere, bl.a. fordi k<strong>om</strong>munenstiller større krav til rengøringen. På Udbudsportalen har k<strong>om</strong>munen angivet, at udbuddet


har mindsket k<strong>om</strong>munens udgifter til rengøring, og at den lavere pris har betydet, at "der er satfærre timer <strong>af</strong> til rengøringen, hvilket i nogle tilfælde gik udover kvaliteten". 27 K<strong>om</strong>munen bemærkerdog, at dette kun var tilfældet begyndelsen <strong>af</strong> kontraktperioden.Forenede Service A/S oplever, at udbuddet har været med til at højne kvaliteten <strong>af</strong> rengøringen ikr<strong>af</strong>t <strong>af</strong> det konstruktive samarbejde mellem Helsingør K<strong>om</strong>mune og Forenede Service A/S ogudviklingen <strong>af</strong> nye løsninger. Dette er beskrevet yderligere under <strong>af</strong>snittet "<strong>Effekter</strong> for udviklingog samarbejde".Helsingør K<strong>om</strong>mune har servicekoordinatorer ansat til at følge op på kvaliteten <strong>af</strong> ydelsen, ogForenede Service A/S udarbejder månedlige servicerapporter sammen med brugerne på enhederne,typisk lederen. Servicekoordinatorerne efterser enheder, når der k<strong>om</strong>mer klager, hvilketder k<strong>om</strong>mer ca. 2 <strong>af</strong> <strong>om</strong> ugen. Servicekoordinatorerne reagerer desuden, hvis karakteren i denmånedlige servicerapport k<strong>om</strong>mer under 4 ud <strong>af</strong> 5. 4 betegnes s<strong>om</strong> tilfreds. K<strong>om</strong>munen har ikkenogen oversigt over udviklingen i det ugentlige antal <strong>af</strong> klager, men vurderer, at antallet <strong>af</strong> klagerer væsentligt reduceret i forhold til tidligere.BrugertilfredshedTil denne analyse har kun informationer <strong>om</strong> brugertilfredsheden efter udbud været tilgængelige.Der laves månedlige kvalitetsrapporter <strong>af</strong> Forenede Service A/S, s<strong>om</strong> udover at måle kvalitetenogså måler brugernes tilfredshed med samarbejdet med leverandøren. Helsingør K<strong>om</strong>mune harstillet kvalitetsrapporterne til rådighed. I januar til maj 2012 har tilfredsheden gennemsnitligt liggetpå ca. 4 ud <strong>af</strong> 5 på enhederne. Langt de fleste enheder har en tilfredshed på 4 eller 5. Dermedser der ud til at være god tilfredshed med rengøringen i Helsingør K<strong>om</strong>mune. Der er dog intetsammenligningsgrundlag fra før udbud.Det kan dog nævnes, at der er stort fokus på brugernes tilfredshed med rengøringen i HelsingørK<strong>om</strong>mune. Forenede Service A/S' kvalitetsstyringssystem, s<strong>om</strong> de månedlige servicerapporter erbaseret på, er ISO 9001-certificeret. Den månedlige rapport er med at sætte fokus på, at rengøringenmedfører en kvalitet, s<strong>om</strong> brugerne er tilfredse med. Systemet giver k<strong>om</strong>munen mulighedfor at kontrollere, <strong>om</strong> de får den service, s<strong>om</strong> de har betalt for, mens det giver leverandøren mulighedfor at følge op og sætte ind på bestemte <strong>om</strong>råder, hvis der skulle være behov for det.<strong>Effekter</strong> for udvikling og samarbejdeInnovation og videndelingHelsingør K<strong>om</strong>mune og Forenede Service A/S oplever, at de har et godt, tæt og konstruktivtsamarbejde, og Forenede Service A/S bemærker, at samarbejdet har været med til at udvikle innovativeløsninger og højne kvaliteten i rengøringen.De innovative løsninger har fx bestået i at lægge måtter nye steder og ændre i metoderne tilrengøring <strong>af</strong> gulve andre steder. K<strong>om</strong>munen har også indført sko-frie <strong>om</strong>råder i visse institutioner,hvilket har reduceret behovet for rengøring i <strong>om</strong>råderne betydeligt. Forenede Service A/Smener, at den aktive dialog mellem k<strong>om</strong>mune og leverandør har været med til at initiere og udvikledisse ideer.802.6.5 Forklaringsfaktorer i forhold til identificeret effektAf analysen fremgår det, at Helsingør K<strong>om</strong>mune har opnået en årlig bruttobesparelse på ca. 5,6mio. kr., svarende til 12,5 %, gennem fortsat at skabe <strong>konkurrence</strong> <strong>om</strong> rengøringen <strong>af</strong> k<strong>om</strong>munensinstitutioner.Helsingør K<strong>om</strong>mune peger på leverandørens stordriftsfordele, nye gulvrengøringsmetoder ogøget brug <strong>af</strong> maskiner s<strong>om</strong> en væsentlig forklaring på besparelserne.I forhold til den store økon<strong>om</strong>iske besparelse, s<strong>om</strong> Helsingør K<strong>om</strong>mune opnåede med genudbuddet,bemærker Forenede Service A/S, at de ofte oplever, at de største besparelser ved udbudsker ved det første udbud, mens genudbud er med til at innovere ydelsen og fx tilpasse frekvensernei rengøringen.27 http://www.udbudsportalen.dk/Cases/Dokumentation/Udbud-<strong>af</strong>-rengoring-Helsingor-K<strong>om</strong>mune-2008-2011/


812.6.6 Sammenfatning på caseResultaterne <strong>af</strong> casen i Helsingør K<strong>om</strong>mune er sammenfattet i tabel 7 nedenfor.Tabel 7: Sammenfatning, Helsingør K<strong>om</strong>mune og Forenede Service A/SEffektØkon<strong>om</strong>iske effekterVurderingBruttobesparelse ved genudbuddet på ca. 5,6 mio. kr. årligt.Nettobesparelsen andrager ca. 6,7 mio. kr. årligt, svarende til ca.14,8 %. K<strong>om</strong>munens nettobesparelse er større end bruttobesparelsen,fordi k<strong>om</strong>munen har nedbragt følge<strong>om</strong>kostningerne.<strong>Effekter</strong> for organisation12 medarbejdere er blevet virks<strong>om</strong>hedsoverdraget fra en leverandørtil en anden. Der gås ikke i dybden med effekterne for organisationen,da det er at sammenligne leverandører, hvilket ikke er formåletmed analysen.Den nye leverandøren har introduceret flere maskiner, end den tidligereleverandør brugte.<strong>Effekter</strong> for ydelsenOmrådelederen for rengøringen i Helsingør K<strong>om</strong>mune vurderer, at delavere <strong>om</strong>kostninger i begyndelsen er gået ud over kvaliteten, dog erkvaliteten gennem kontraktperioden blevet højnet vha. nye gulvrengøringsmetoderog øget brug <strong>af</strong> gulvvaskemaskiner, således at kvaliteteni dag lever op til de i kontrakten fastsatte krav. Det pointeres,at der er et højt niveau <strong>af</strong> forventninger til rengøringskvaliteten, s<strong>om</strong>leverandøren generelt lever op til.Forenede Service A/S vurderer, at kvaliteten <strong>af</strong> rengøringen er højnetgennem udviklingen <strong>af</strong> innovative løsninger i samarbejdet mellemdem selv og k<strong>om</strong>munen.<strong>Effekter</strong> for udvikling og samarbejdeK<strong>om</strong>munen og leverandøren fremhæver, at det er et samarbejde medgensidig fleksibilitet og krav til hinanden.Forbedret arbejdsgange og nye rengøringsmetoder er blevet introduceret.ForklaringsfaktorerDe væsentligste forklaringsfaktorer bag den økon<strong>om</strong>iske besparelsepå rengørings<strong>om</strong>rådet anses for at være stordriftsfordele, andre arbejdsmetoderog brug <strong>af</strong> flere maskiner til rengøringen.


822.7 Case: Holstebro K<strong>om</strong>mune2.7.1 IndledningHolstebro K<strong>om</strong>mune valgte at udbyde driften på rengørings<strong>om</strong>rådet allerede i 1991. Al k<strong>om</strong>munalrengøring er udliciteret på såvel institutioner, skoler, fritidscentre, biblioteker, administrationsbygningerog sundhedsklinikker. Området har været udbudt 6 gange <strong>af</strong> fire-årige perioder, hvor<strong>af</strong>det senest blev udbudt i efteråret 2010 med en kontrakt gældende fra august 2011 og fire årfrem.Før rengørings<strong>om</strong>rådet blev udbudt, havde hver enkelt enhed i Holstebro K<strong>om</strong>mune selv ansvaretfor rengøringen. En typisk model var, at enheden havde tilknyttet en eller flere medarbejdere,der stod for rengøring og andre praktiske gøremål i enheden. De øvrige gøremål kunne varieremeget efter typen <strong>af</strong> enhederne, fx stod nogle medarbejdere også for at lave k<strong>af</strong>fe eller modtagebørn, s<strong>om</strong> k<strong>om</strong> tidligt i institution. Rengøringsmedarbejderen var typisk kun tilknyttet en enkeltenhed. En anden model var, at personalet i samarbejde stod for rengøring. Modellerne gav ikkenoget entydigt billede <strong>af</strong>, hvad de reelle <strong>om</strong>kostninger til rengøring var, idet disse kunne væreskjult i andre arbejdsopgaver og personaleudgifter.K<strong>om</strong>munens hovedmål med udbuddet var <strong>om</strong>kostningsminimering og sikring <strong>af</strong> ensartet kvalitet<strong>af</strong> rengøringen på tværs <strong>af</strong> enhederne. Ligeledes ville man gerne have overblik over <strong>om</strong>kostningernetil <strong>om</strong>rådet.Holstebro K<strong>om</strong>mune havde ikke mulighed for at tilvejebringe kravspecifikationen tilbage fra førstegangsudbuddeti 1991. Ifølge Holstebro K<strong>om</strong>mune er der løbende blevet medtaget og udgåetenheder fra kravspecifikationen, s<strong>om</strong> disse er åbnet eller lukket i årenes løb. Kravspecifikationenhar dog ikke ændret sig væsentligt mellem det nuværende udbud og det forhenværende.Holstebro K<strong>om</strong>mune har således relativt stor erfaring med udbud på rengørings<strong>om</strong>rådet, og manskaber også <strong>konkurrence</strong> <strong>om</strong> andre tjenesteydelser i k<strong>om</strong>munen. Det <strong>om</strong>fatter blandt andet snerydning,vedligeholdelse <strong>af</strong> veje mm. Disse <strong>om</strong>råder administreres <strong>af</strong> Teknik og Miljø i k<strong>om</strong>munen.K<strong>om</strong>munen har arbejde med udbud og kontraktadministration <strong>af</strong> øvrige <strong>om</strong>råder, sås<strong>om</strong>rengøring og drift <strong>af</strong> hjælpemiddeldepot centralt i indkøbs<strong>af</strong>delingen i k<strong>om</strong>munen, hvilket giverk<strong>om</strong>munen et godt overblik over de udbudte opgaver og samler ekspertisen et sted.2.7.2 UdbudsprocessenUdbudsform: Aktivitetsbaseret, offentligt udbud på 4 del<strong>om</strong>råderForud for kontraktudløb den 31. juli 2011 påbegyndte Holstebro K<strong>om</strong>mune forberedelserne til atgenudbyde opgaven. Forberedelserne med at gennemgå udbudsmateriale og kravspecifikationstartede i efteråret 2010. I slutningen <strong>af</strong> december 2010 blev udbudsannoncen sendt <strong>af</strong> sted. Iløbet <strong>af</strong> foråret blev der <strong>af</strong>holdt informationsmøde, besigtigelse og tilbudsgivere fik mulighed forat stille spørgsmål. Afleveringsfristen var primo marts 2011. K<strong>om</strong>munens relativt høje erfaringsniveaubevirkede, at det primært var egne medarbejdere, s<strong>om</strong> udarbejdede udbudsmaterialet.Der blev anvendt et eksternt advokatfirma til at sikre, at alle juridiske aspekter og formalitetervar overholdt i udbudsmaterialet og kontrakten.Der blev truffet valg <strong>om</strong> leverandør i samme uge s<strong>om</strong> <strong>af</strong>leveringsfristen, og kontrakten trådte ikr<strong>af</strong>t den 1. august 2011. Der var således <strong>af</strong>sat en tidsperiode på fem måneder efter valg <strong>af</strong> leverandørtil kontrakten trådte i kr<strong>af</strong>t. Udbuddet var opdelt i følgende fire del<strong>af</strong>taler:• Del<strong>af</strong>tale 1 vedrører Holstebro Centralt• Del<strong>af</strong>tale 2 vedrører Holstebro Vestlig del, Ulfborg og Vemb• Del<strong>af</strong>tale 3 vedrører Holstebro Østlig del og Vinderup• Del<strong>af</strong>tale 4 vedrører hele Lemvig K<strong>om</strong>mune.


83Der ses i det følgende kun på del<strong>af</strong>talerne 1 til 3 for Holstebro K<strong>om</strong>mune 28 . I disse tre del<strong>af</strong>talerer der 102 enheder.Valg <strong>af</strong> leverandør: Pris, kvalitet og miljøK<strong>om</strong>munen opdelte <strong>om</strong>rådet i mindre del<strong>af</strong>taler for at gøre det muligt for mindre aktører at bydepå udbuddet. K<strong>om</strong>munen modtog tilbud fra syv rengøringsfirmaer på alle tre del<strong>af</strong>taler. ForenedeService A/S blev tildelt opgaverne på baggrund <strong>af</strong> nedenstående tildelingskriterier.• Pris: 55 %• Kvalitet: 40 %, herunder- Timer i alt: 25 %- Egenkontrolprocedure: 10 %- Opstartsplan: 5 %• Miljø: 5 %Forenede Service A/S scorede højt på alle parametre. Pris og timer i alt blev vurderet højt bådeabsolut og relativt set. Vurderingen <strong>af</strong> "opstartsplan" var absolut set lavere, men relativt set, iforhold til de øvrige tilbudsgivere, scorede Forenede Service A/S også højt på denne parameter.Holstebro K<strong>om</strong>mune fremhæver s<strong>om</strong> særligt fordelagtigt ved Forenede Service A/S' tilbud, atvirks<strong>om</strong>heden har et elektronisk styringssystem, hvor de ansatte tjekker ind og ud i forhold til,hvornår de påbegynder og <strong>af</strong>slutter rengøring. Forenede Service A/S kan dermed kontrollere,hvor meget tid deres medarbejdere bruger på rengøring. Dette var en del <strong>af</strong> årsagen til den højevurdering på egenkontrolproceduren. Forende Service A/S deler relevante oplysninger medk<strong>om</strong>munen, således at k<strong>om</strong>munen kan se, at de får de <strong>af</strong>talte timer.Vedligeholdelse <strong>af</strong> kontraktenI modsætning til det nuværende udbud med en fast fireårig kontraktperiode løb de tidligere udbudover en kontraktperiode på to år med option på to års forlængelse, s<strong>om</strong> altid blev benyttet.K<strong>om</strong>munen anser en fireårig kontraktperiode s<strong>om</strong> rimelig, idet leverandørerne har store pengebindingeri en kontrakt <strong>af</strong> denne størrelse og dermed også en øget risiko. Ved at lave en længerekontraktperiode og dermed mindske risikoen for leverandøren øges sandsynligheden, ifølgek<strong>om</strong>munen, for en lavere pris på det samlede udbud. Kontrakten er uopsigelig for Forenede ServiceA/S' side i kontraktperioden, men kan <strong>af</strong> k<strong>om</strong>munen opsiges med seks måneders skriftligvarsel til udløb ved udgangen <strong>af</strong> en måned.BetalingsmodelBetalingsmodellen for ovenstående udbud er en fast pris. Det vil sige, at k<strong>om</strong>munen s<strong>om</strong> udgangspunktikke kan forvente ekstra regninger, idet Forenede Service A/S står for at gøre rentude i enhederne i henhold til de i kontrakten angivne timer og den <strong>af</strong> k<strong>om</strong>munen valgte rengøringsinstruks.Det står enhederne frit for, <strong>om</strong> de vil betale for ekstra rengøringsydelser, fx hovedrengøring,yderligere gulvrengøring eller vinduespolering. Såfremt enhederne ønsker dette, skaldet finansieres <strong>af</strong> den enkelte enheds eget budget. I nedenstående tabel 1 ses en oversigt overbetalingsmodellen for Holstebro K<strong>om</strong>mune.28 Der er ikke talt med Lemvig K<strong>om</strong>mune <strong>om</strong> deres andel <strong>af</strong> udbuddet. I henhold til den udbudsansvarlige i Holstebro K<strong>om</strong>mune hardet ikke øget udbuds<strong>om</strong>kostningerne i Holstebro K<strong>om</strong>mune at udbyde sammen med Lemvig K<strong>om</strong>mune.


84Tabel 1: Betalingsmodel, HolstebroOpgavePeriodisk rengøringDaglig rengøringStationær arbejdsledelseTilkøbsydelserHovedrengøringPolish-behandlingVinduespolering udvendigVinduespolering indvendigPolering, internt glasPolering, ovenlysToiletter (udover sædvanlig rengøring, fx efter et arrangement)Grundig gulvrengøring (udover sædvanlig rengøring, fx efter et arrangement)Øvrige lokaler (udover sædvanlig rengøring, fx efter et arrangement)BetalingsmekanismeFast pris pr. årFast pris pr. årFast pris per institutionFast pris per institutionFast pris per institutionFast pris per institutionFast pris per institutionFast pris per institutionPris per m 2 .Pris per m 2 .Pris per m 2 .Casen opsummeres i den nedenstående tabel 2 i forhold til udvalgte parametre.Tabel 2: Opsamling, Holstebro K<strong>om</strong>muneEmne/spørgsmålDen udbudte opgaveUdbudsformErfaringKravspecifikationAntal tilbudBeskrivelseOmfatter rengøring med mulighed for tilkøbsydelserOffentligt udbud4.-6. generationsudbudAktivitetskrav7 tilbudIKU (2011) 28,8Øvrige særlige forholdVirks<strong>om</strong>hedsoverdragelse <strong>af</strong> medarbejdere ved førstegangsudbuddeti starten <strong>af</strong> 1990'erne.2.7.3 Analysetilgang og datagrundlagDe konkrete <strong>om</strong>stændigheder i Holstebro K<strong>om</strong>mune har givet anledning til at analysere casens<strong>om</strong> en før-/efteranalyse, hvor formålet er at vurdere effekterne ved forsat at skabe <strong>konkurrence</strong><strong>om</strong> opgaverne. Dette vil fx give et perspektiv på, hvorvidt der selv efter en længere periode medflere på hinanden følgende udbud kan skabes besparelser, samt potentielt belyse betydningen <strong>af</strong>erfarne ordregivere på et givent <strong>om</strong>råde.At der fokuseres på effekterne <strong>af</strong> genudbuddet, skyldes en række forhold. Første udbud tilbage i1991 medførte en række ændringer i kvaliteten i opgaveløsningen. Kvaliteten vurderes s<strong>om</strong> faldendefra før udbud til første udbud, men da der forud for udbuddet ikke forelå beskrivelser <strong>af</strong>kvalitetsstandarderne, er der ikke dokumentation for disse ændringer. Der foreligger ligeledes ikkeopgørelser over udgiftsniveauet i k<strong>om</strong>munen før udbud. Det er således ikke muligt på det foreliggendedatagrundlag at foretage en nærmere analyse <strong>af</strong> de økon<strong>om</strong>iske konsekvenser <strong>af</strong> førsteudbud. K<strong>om</strong>munen har dog oplyst, at besparelsen på daværende tidspunkt blev opgjort til ca.28 % og beløbet blev budgetreguleret. Tilsvarende er det vurderingen, at en analyse <strong>af</strong> et næsten20 år gammelt udbud næppe har den store relevans, set i forhold til de muligheder, s<strong>om</strong>udbud kan indebære fra danske k<strong>om</strong>muner i 2012. I den følgende analyse fokuseres derfor på effekterne<strong>af</strong> genudbuddet, s<strong>om</strong> både er mest aktuelt og bedst dokumenteret.Analyserne er foretaget på baggrund <strong>af</strong> datamateriale stillet til rådighed <strong>af</strong> og interviews medHolstebro K<strong>om</strong>mune samt Forenede Service A/S (lokal ledelse). Der er ikke gennemført interviewsmed medarbejdere, da virks<strong>om</strong>hedsoverdragelsen i den konkrete case ligger så langt tidtilbage, at dette ikke vurderes at have en betydning for den nuværende situation.


Med <strong>af</strong>sæt i den præsenterede analytiske tilgang er der i tabellen nedenfor gjort specifikt rede foranalysegrundlaget i Holstebro K<strong>om</strong>mune.Tabel 3: DatagrundlagEffekt Indikator Operationalisering85Økon<strong>om</strong>iYdelseBruttobesparelseNettobesparelseOrganisationMedarbejderforholdKvalitet ogserviceniveauMedarbejdertilfredshedBrugertilfredshedInnovationUdviklingog samarbejdeVidenoverførselDer fokuseres på bruttobesparelsen fra foregående til nuværende udbud. Besparelsener beregnet ved sammenligning <strong>af</strong> k<strong>om</strong>munens årlige udgifter. Konkretsammenlignes udgifterne i året 2010 med udgiftsbudgettet for 2012, da overgangentil Forenede Service A/S skete i august 2011. Udgiftsbudgettet, s<strong>om</strong> er i2011-priser, forventes at stemme overens med det de faktiske udgifter, fordider er tale <strong>om</strong> en fast pris for ydelsen.Der korrigeres for pris- og lønudvikling (inflation) fra 2010 til 2012. Efters<strong>om</strong>opgaven ikke ændres fra sidste udbud til nuværende udbud, er der ikke behovfor at korrigere for udvikling i opgavens <strong>om</strong>fang.Der er mulighed for at tilkøbe ydelser for hver enkelt enhed. Holstebro K<strong>om</strong>munekunne ikke oplyse, hvorvidt enhederne har benyttet optionerne, hverken idenne eller i foregående kontraktperiode. De samlede udgifter til rengøringenkan således være større end angivet. K<strong>om</strong>munen vurderer, at der er tale <strong>om</strong>mindre udgifter, samt at forbrugsmønstre i indeværende kontrakt i givet fald vilsvare til den foregående kontraktperiode. Derfor antages netto-differencen tiltilkøb fra år 2010 til 2012 at være nul.Nettobesparelsen er beregnet s<strong>om</strong> bruttobesparelsen fratrukket den gennemsnitligeårlige værdi <strong>af</strong> udbuds<strong>om</strong>kostninger og følge<strong>om</strong>kostninger.Udbuds<strong>om</strong>kostningerne <strong>om</strong>fatter primært <strong>om</strong>kostninger til internt tidsforbrugsamt advokatbistand. Disse <strong>om</strong>kostninger er vurderet <strong>af</strong> Holstebro K<strong>om</strong>mune.Der er konkret udarbejdet skøn over timeforbruget.Følge<strong>om</strong>kostningerne <strong>om</strong>fatter kontraktadministration, herunder møder medForenede Service A/S. Der <strong>af</strong>holdes løbende møder, men k<strong>om</strong>munen kan ikkevurdere, hvor meget tid der bruges til møder og opfølgning. K<strong>om</strong>munen forventer,at udgifterne hertil er ensartet fra foregående til nuværende udbud. Derforantages nettoudgiften til følge<strong>om</strong>kostninger fra år 2010 til 2012 at være nul.Der ses i den konkrete case ikke på udviklingen i medarbejderforhold, da der ikkehar været virks<strong>om</strong>hedsoverdragelse i forbindelse med nuværende udbud.Dermed har eventuelle udviklinger i medarbejderforhold ingen relation til <strong>konkurrence</strong>n.S<strong>om</strong> et supplement er der gennem interview indhentet Holstebro K<strong>om</strong>munes ogForenede Service A/S' vurdering <strong>af</strong> ændringerne i medarbejdernes vilkår og ansættelsesforholdi udgangspunktet, dvs. ved første udbud. Vurderingerne erkvalitative 29 .Der ses i den konkrete case ikke på udviklingen i medarbejdertilfredshed, da derikke er sket virks<strong>om</strong>hedsoverdragelse i forbindelse med nuværende udbud.Dermed har eventuelle udviklinger i medarbejdertilfredsheden ingen relation til<strong>konkurrence</strong>n.Der foreligger en klar <strong>af</strong>grænsning <strong>af</strong> opgavens <strong>om</strong>fang og kvalitet hhv. før ogefter genudbud i kravspecifikationen.Der er dog ingen dokumentation fra før første udbud til dette udbud. Derfor erk<strong>om</strong>munen blevet bedt <strong>om</strong> at foretage en vurdering <strong>af</strong>, hvorvidt der er sket enudvikling i kvalitet og serviceniveau.Der foreligger ikke systematiske undersøgelser. K<strong>om</strong>munen får henvendelser frainstitutionerne, når rengøringen ikke er tilfredsstillende.Spørgsmålet <strong>om</strong> innovation er <strong>af</strong>dækket kvalitativt via interview med HolstebroK<strong>om</strong>mune samt med ledelse i Forenede Service A/S.Spørgsmålet <strong>om</strong> videnoverførsel er <strong>af</strong>dækket kvalitativt via interview med HolstebroK<strong>om</strong>mune samt med ledelse i Forenede Service A/S.2.7.4 Analyse og identificerede effekterØkon<strong>om</strong>iske effekterBruttobesparelse29 Der er således tale <strong>om</strong> vurderinger, s<strong>om</strong> ikke s<strong>om</strong> sådan bidrager direkte til effektanalysen <strong>af</strong> den valgte case. Vurderingerne er dogmedtaget, da de kan have en mere historisk og generel interesse, idet der er tale <strong>om</strong> en kontekst, hvor udbud har været anvendt kontinuerligtover en årrække.


Holstebro K<strong>om</strong>mune oplyser, at udgifterne i 2010 udgjorde ca. 30,4 mio. kr. Dette beløb <strong>om</strong>fatteralle udgifter forbundet med Forenede Service A/S' ydelser vedrørende ledelsestilsyn og personaleadministration,til rådighedsstillelse <strong>af</strong> vikarer ved sygd<strong>om</strong> og fravær, egenkontrol og rapportering,deltagelse i <strong>af</strong>talte evalueringsmøder mellem institutioner og k<strong>om</strong>munen, alle relevante forsikringer,alle direkte og indirekte løn<strong>om</strong>kostninger til personalet, rengøringsmidler, maskiner ogredskaber samt plastposer til <strong>af</strong>faldsspande <strong>af</strong> enhver art. Udgifterne inkluderer dermed alle udgiftervedrørende rengøring.Holstebro K<strong>om</strong>mune oplyser endvidere, at udgifterne til den nye kontrakt med Forenede ServiceA/S for 2012 andrager ca. 26,8 mio. kr. Det er således Forenede Service A/S, der er leverandørbåde før og efter udbuddet.86Tabel 4: BruttobesparelseBrutto<strong>om</strong>kostningspostOmkostningFør situation (2010)Drifts<strong>om</strong>kostning 2010Korrektion for inflation (2012-priser)30.446.838 kr.31.437.632 kr.Efter situation (2011)Drifts<strong>om</strong>kostning 2011Korrektion for inflation (2012-priser)26.781.402 kr.27.104.626 kr.DifferenceÅrlig bruttobesparelse4.333.006 kr.Bruttobesparelse i % 13,8 %Det fremgår, at der er tale <strong>om</strong> en bruttobesparelse på ca. 4,3 mio. kr., når der korrigeres for inflation,svarende til en procentuel besparelse på 13,8 %. Heri er ikke inkluderet tilkøb <strong>af</strong> ydelserog køb <strong>af</strong> papir. Beløbet er ikke inkluderet i hverken før- eller efter-situationen, og derfor vil denprocentuelle besparelse være den samme, men det generelle <strong>om</strong>kostningsniveau må antages atvære en smule højere.NettobesparelseFra bruttobesparelsen trækkes den gennemsnitlige årlige værdi <strong>af</strong> udbuds<strong>om</strong>kostninger og følge<strong>om</strong>kostninger.Udbuds<strong>om</strong>kostninger opgøres, s<strong>om</strong> det fremgår <strong>af</strong> nedenstående tabel 5.Tabel 5: Udbuds<strong>om</strong>kostningerUdbuds<strong>om</strong>kostningspostOmkostningInternt timeforbrug (2012-priser)Advokatbistand 2010Advokatbistand (2012-priser)I altPr. år (4 år)83.889 kr.100.000 kr.105.124 kr.189.013 kr.47.253 kr.Holstebro K<strong>om</strong>mune oplyser, at udbuds<strong>om</strong>kostningerne består <strong>af</strong> udgifter til eget timeforbrug ogadvokatbistand. Man vurderer timeforbruget i forbindelse med genudbuddet til ikke at overstige150 timer på ledelsesniveau samt en time pr. enhed til at gennemgå kravspecifikationen for enheden30 . Advokatbistanden beløb sig til ca. 100.000 kr. i 2010. De samlede udbuds<strong>om</strong>kostningerandrager i alt 189.013 kr., hvilket er 47.253 kr., fordelt over den fire-årige kontraktperiode.30 102 enheder


K<strong>om</strong>munens følge<strong>om</strong>kostninger ved at administrere kontrakten mv. kan ikke vurderes <strong>af</strong> k<strong>om</strong>munen,udover at følge<strong>om</strong>kostningerne ikke har ændret sig væsentligt fra den tidligere udbudsperiode.En <strong>af</strong> de vigtigste årsager til dette er, at Forenede Service A/S fortsætter med at væreleverandør. Liges<strong>om</strong> ved tilkøbsydelserne påvirkes den procentuelle besparelse ikke <strong>af</strong>, at følge<strong>om</strong>kostningerneikke medregnes, men det generelle <strong>om</strong>kostningsniveau er en smule undervurderet.Nettobesparelsen opgøres nedenfor i tabel 6.87Tabel 6: NettobesparelseBrutto- og netto<strong>om</strong>kostningspostOmkostningÅrlig bruttobesparelse4.333.006 kr.Bruttobesparelse i % 13,8 %Årlige udbuds<strong>om</strong>kostningerÅrlig nettobesparelse47.253 kr.4.285.753 kr.Nettobesparelse i % 13,6 %Der er en meget lille reduktion i nettobesparelsen i forhold til bruttobesparelsen, således at nettobesparelsenandrager 4.285.753 kr. pr. år, svarende til ca. 13,6 %.Usikkerheden <strong>om</strong>kring ovenstående estimat består i manglen på opgørelsen <strong>af</strong> tillægsydelser ogfølge<strong>om</strong>kostningerne. Procentuelt er besparelsen den samme, da følge<strong>om</strong>kostningerne og udgiftertil tillægsydelser ikke antages at have ændret sig siden forrige udbud. Dog må der forventesat være et højere udgiftsniveau generelt i k<strong>om</strong>munen, hvilket skal medtages i fortolkningen <strong>af</strong>tallene, så de samlede udgifter ikke underestimeres.Endelig skal det bemærkes, at k<strong>om</strong>munen har foretaget en vurdering <strong>af</strong> besparelserne ved at udbyderengøringsydelsen tilbage i 1991på mellem 28 %.


<strong>Effekter</strong> for organisationMedarbejderforhold og medarbejdertilfredshedDer er ikke sket virks<strong>om</strong>hedsoverdragelse fra k<strong>om</strong>mune til leverandør i forbindelse med det analyseredeudbud. K<strong>om</strong>munen og leverandørerne har derfor givet generelle vurderinger <strong>om</strong> virks<strong>om</strong>hedsoverdragelse,s<strong>om</strong> ikke s<strong>om</strong> sådan bidrager direkte til effektanalysen <strong>af</strong> den valgte case,men i stedet giver en perspektivering <strong>af</strong> ændringerne.De generelle erfaringer er gengivet i nedenstående boks.88I forbindelse med første udbud var virks<strong>om</strong>hedsoverdragelse en del <strong>af</strong> kontrakten, og medarbejderneblev ikke taget tilbage i den k<strong>om</strong>munale organisation efter kontraktperiodens <strong>af</strong>slutning.Der er således ikke sket virks<strong>om</strong>hedsoverdragelse <strong>af</strong> rengøringsmedarbejdere i HolstebroK<strong>om</strong>mune siden 1991, og eventuelle ændringer i medarbejdernes forhold og tilfredshed harderfor ikke en relation til udbuddet i 2011, og disse undersøges derfor ikke nærmere.K<strong>om</strong>munen har i stedet foretaget en generel vurdering <strong>af</strong> effekter på medarbejderforhold i forbindelsemed virks<strong>om</strong>hedsoverdragelse. K<strong>om</strong>munen formoder, at virks<strong>om</strong>hedsoverdragelsemedfører væsentlige ændringer for medarbejderne, særligt i forhold til de overordnedes organisering<strong>af</strong> opgaven og i forhold til arbejdstempo.I forhold til førstenævnte påpeger k<strong>om</strong>munen, at medarbejdere ofte vil overgå fra at gøre rentpå en enkelt enhed til at gøre rent på flere enheder. I forhold til sidstnævnte påpeger k<strong>om</strong>munen,at de k<strong>om</strong>munale og private overensk<strong>om</strong>stforhold er anderledes i forhold til fx arbejdstakt.Medarbejderne forventes, at skulle arbejde hurtigere under en privat leverandør.Forenede Service A/S har også foretaget en generel vurdering <strong>af</strong> effekter på medarbejderforholdved virks<strong>om</strong>hedsoverdragelse. I forbindelse med virks<strong>om</strong>hedsoverdragelse opstår en deluro blandt medarbejderne, hvilket kan skabe konflikter mellem medarbejderne og den nye arbejdsgiver.S<strong>om</strong> følge her<strong>af</strong> siger mange medarbejdere op ved virks<strong>om</strong>hedsoverdragelse. ForenedeService A/S vurderer, at rundt regnet 50 % <strong>af</strong> medarbejderne typisk vælger at sige op.Forenede Service A/S har både erfaringer med udbud, hvor procentdelen var lavere og højere.Efter virks<strong>om</strong>hedsoverdragelsen er foretaget, og der er k<strong>om</strong>met ro i dagligdagen, er det ForenedeService A/S' opfattelse, at de tilbageværende medarbejdere bliver glade for deres nyejob. Fx har Forenede Service A/S stadig den dag i dag nogle <strong>af</strong> de medarbejdere, s<strong>om</strong> blev virks<strong>om</strong>hedsoverdragetfra Holstebro K<strong>om</strong>mune i 1991. Forenede Service A/S vurderer, at det primærter processen, der skaber uro og ikke de ændrede vilkår, sås<strong>om</strong> krav <strong>om</strong> højere arbejdstempo.Ifølge Forenede Service A/S kan en given k<strong>om</strong>mune i samarbejde med den valgte leverandør ogfagforeningerne gøre meget for, at processen med virks<strong>om</strong>hedsoverdragelse forløber så optimalts<strong>om</strong> muligt. Det påpeges, at det er vigtigt at holde medarbejderne godt informeret <strong>om</strong>ændringerne, fx gennem et fællesmøde med medarbejderne, hvor leverandøren og fagforeningener til stede. Ifølge Forenede Service A/S er denne fremgangsmåde klart at foretrække, ogdet er vigtigt for medarbejderne, at en given k<strong>om</strong>mune gør op med den berøringsangst, s<strong>om</strong>karakteriserer <strong>om</strong>rådet.<strong>Effekter</strong> for ydelsenKvalitet og serviceniveauHolstebro K<strong>om</strong>mune vurderer, at udbuddet har h<strong>af</strong>t en række effekter for kvalitet og serviceniveau.S<strong>om</strong> nævnt indledningsvis, er der sket en ændring <strong>af</strong> serviceniveauet ved første udbud,mens serviceniveauet ved det udbud, s<strong>om</strong> er genstand for analysen, er stort set uændret.Ved førstegangsudbuddet er der sket en præcisering <strong>af</strong> ydelsen; konkret er der udarbejdet rengøringsinstrukser,s<strong>om</strong> giver en mere ensartet rengøringskvalitet for alle enheder. Samtidigt konstatererk<strong>om</strong>munen, at der ikke er tvivl <strong>om</strong>, at kvaliteten ved det første udbud faldt, sammenholdtmed før-situationen.


Ved efterfølgende udbud vurderer Holstebro K<strong>om</strong>mune, at der kun er sket mindre ændringer iopgavens <strong>om</strong>fang, og at der slet ikke er sket ændringer fra sidste kontraktperiode til den nuværende,dvs. ved det seneste udbud, da samme kravspecifikationen og rengøringsinstrukser erblevet anvendt ved begge udbud. Dette understøttes <strong>af</strong> interview med leverandøren, s<strong>om</strong> tilføjer,at antallet <strong>af</strong> rengøringstimer er uændret fra sidste til nuværende udbud. Sidst fortæller leverandøren,at der ikke er sket en udvikling i de månedlige servicerapporter før og efter udbud.BrugertilfredshedK<strong>om</strong>munen vurderer, at brugertilfredsheden faldt markant ved førstegangsudbuddet. Enhedernevar vant til at have deres egen rengøringsassistent, og der var mulighed for udførsel <strong>af</strong> ad hocopgaversamt opgaver, der ikke var rengøringsrelateret. Denne fleksibilitet forsvandt sammenmed udbuddet <strong>af</strong> rengørings<strong>om</strong>rådet, og dette resulterede i, at brugertilfredsheden ude på enhedernefaldt. Derudover blev der brudt personlige relationer, hvilket også skabte en utilfredshed.Holstebro K<strong>om</strong>mune fremhæver, at udbud og her<strong>af</strong> følgende udlicitering kan være en følelsesbetonetproces.Ovenstående udvikling i brugertilfredsheden er ikke dokumenteret i brugertilfredshedsundersøgelser,men er i stedet k<strong>om</strong>munens vurdering <strong>af</strong> ændringerne. K<strong>om</strong>munen vurderer, at faldet itilfredsheden dels skyldes utilfredshed med processen og udbuddet generelt, og dels utilfredshedmed det nye rengøringsniveau.Udviklingen i brugertilfredsheden i forbindelse med det seneste udbud er dokumenteret i de månedligeservicerapporter fra Forenede Service A/S. Brugertilfredsheden ikke er væsentligt ændretfra sidste til nuværende udbud, og tilfredsheden ligger desuden på et acceptabelt niveau. Udviklingenunderstøttes <strong>af</strong> udtalelser fra Holstebro K<strong>om</strong>mune, s<strong>om</strong> vurderer, at tilfredsheden grundlæggendeer i orden. Dette begrundes bl.a. med udgangspunkt i udviklingen <strong>af</strong> antal årlige klagerfra institutionerne, s<strong>om</strong> har været stabil henover den seneste årrække. Der findes ikke en kvantitativopgørelse over antallet <strong>af</strong> klager, hvorfor der er tale <strong>om</strong> et kvalificeret skøn fra HolstebroK<strong>om</strong>mune.Holstebro K<strong>om</strong>mune er tilfreds med rengøringsniveauet, men erkender, at de jævnligt får henvendelserfra enheder, s<strong>om</strong> ser rengøringskvaliteten s<strong>om</strong> utilfredsstillende. K<strong>om</strong>munen har mulighedfor at sende egenkontrol til enhederne for at vurdere, <strong>om</strong> rengøringen lever op til kravspecifikationen.Det er k<strong>om</strong>munens opfattelse, at rengøringen typisk lever op til kravene, men at deter forskellige opfattelser <strong>af</strong> renhed, der ofte fremprovokerer problemstillingen. Det understøttes<strong>af</strong> Forenede Service A/S' månedlige undersøgelser, s<strong>om</strong> viser, at kvaliteten <strong>af</strong> ydelsen er s<strong>om</strong> <strong>af</strong>talt.Samtidigt kan Forenede Service A/S gennem brug <strong>af</strong> deres tidsregistreringssystem, Panc<strong>om</strong>p,holde styr på antallet <strong>af</strong> rengøringstimer og dokumentere antallet over for HolstebroK<strong>om</strong>mune.Forenede Service A/S fortæller, at der fra tid til anden opstår en utilfredshed på enhederne. Dertages hånd <strong>om</strong> denne i en k<strong>om</strong>munal arbejdsgruppe (Ajax-gruppen). Gruppen diskuterer sammenmed Forenede Service A/S, hvorledes utilfredsheden kan ændres til tilfredshed blandt brugerne.<strong>Effekter</strong> for udvikling og samarbejdeInnovation og videnoverførselEfter Holstebro K<strong>om</strong>munes vurdering har udbuddet ikke medført øget innovation i løsningen <strong>af</strong>opgaven. Man fremhæver, at private leverandører har stordriftsfordele i forhold til rengøringsdriften,hvilket anses for en nødvendighed, når leverandøren skal varetage k<strong>om</strong>munens rengøring.Stordriftsfordelene vil også kunne betyde mere effektivitet i form <strong>af</strong> maskiner og andre hjælpemidlertil at optimere rengøringstempoet.K<strong>om</strong>munen oplever at have et rigtig godt overblik over <strong>om</strong>rådet rent økon<strong>om</strong>isk i forhold til førdet første udbud. Desuden fremhæves det s<strong>om</strong> positivt, at k<strong>om</strong>munen har et ensartet rengøringsniveau.Udtalelserne fra Holstebro K<strong>om</strong>mune understøttes <strong>af</strong> interview med Forenede Service A/S, s<strong>om</strong>heller ikke mener, at udbuddet har medført innovation.89


Forenede Service A/S påpeger i stedet den løbende udvikling på <strong>om</strong>rådet, s<strong>om</strong> hverken betegness<strong>om</strong> store eller radikale, men i stedet s<strong>om</strong> løbende effektiviseringer og optimeringer for at leverandørers<strong>om</strong> Forenede Service A/S selv kan blive ved med at tilbyde service til en for k<strong>om</strong>munernefordelagtig pris. I samme forbindelse nævner Forenede Service A/S, at det er nødvendigtat udvikle og effektivisere, fordi markedet for rengøringsservice i øjeblikket er presset og meget<strong>konkurrence</strong>præget.90K<strong>om</strong>munen har en positiv opfattelse <strong>af</strong> samarbejdet med Forenede Service A/S. Det er et åbentsamarbejde, s<strong>om</strong> bygger mere på gensidig tillid end på formelle rammer, hvilket k<strong>om</strong>munen udtrykkers<strong>om</strong> positivt. Der arbejdes ikke med at udvikle samarbejdet yderligere.De samme aspekter påpeges <strong>af</strong> Forenede Service A/S. Samarbejdet opfattes s<strong>om</strong> godt, særligt atder er en god kontakt mellem k<strong>om</strong>munen og Forenede Service A/S på flere forskellige niveauer,fx med Ajax-gruppen og med enhederne.2.7.5 Forklaringsfaktorer i forhold til identificeret effekterDen primære effekt i Holstebro K<strong>om</strong>mune <strong>af</strong> at udbyde rengøringsservicen er reducerede <strong>om</strong>kostninger.Det er lykkedes for k<strong>om</strong>munen at opnå gentagne besparelser. Ved første udbudskyldtes det i nogen grad en sænkning og ensartning <strong>af</strong> kvalitetsniveau på enhederne.At k<strong>om</strong>munen har formået at opnå efterfølgende besparelser tilskrives, at private leverandørerhar en mere forretningsmæssig tilgang til opgaven. Der er fokus på at optimere arbejdsgangeneog endvidere mulighed for at tænke i stordrift ved betjening <strong>af</strong> flere enheder samtidigt. Fortsat<strong>konkurrence</strong> <strong>om</strong> opgaverne er på denne måde en forudsætning for, at man løbende kan få glæde<strong>af</strong> de effektiviseringsgevinster, s<strong>om</strong> opstår på markedet.Samtidigt er det en stor fordel, at opgaveløsningen er klart defineret i kravspecifikationen. Ik<strong>om</strong>munalt regi var der ikke samme klarhed <strong>om</strong>kring opgaven. En entydig kravspecifikation, etenkelt udbudsmateriale og en fast prisbetalingsmodel er desuden med til at sikre, at udgifter ikkebliver højere end forventet. Dette overblik og denne sikkerhed for udgiftsniveauet havde man ikkefør udbud. Samtidigt mener k<strong>om</strong>munen, at rengøring er en enkelt tjenesteydelse, s<strong>om</strong> egnersig godt til en høj grad <strong>af</strong> specifikation.Sidst mener k<strong>om</strong>munen også, at det er en fordel at have den k<strong>om</strong>munale udbudsforretning placeretcentralt i k<strong>om</strong>munen frem for på tværs <strong>af</strong> forvaltninger.Forenede Service A/S fremhæver særligt de markedsmæssige forhold s<strong>om</strong> en forklaring på gentagnebesparelser. Leverandørerne er nødsaget til at sænke priserne for at beholde markedsandele.Samtidigt fremhæver Forenede Service A/S, at de private virks<strong>om</strong>heder har mere fokus på atplanlægge arbejdsgangene optimalt.2.7.6 Sammenfatning på caseResultaterne <strong>af</strong> casen i Holstebro K<strong>om</strong>mune er sammenfattet i tabel 7 nedenfor.Tabel 7: Sammenfatning, Holstebro K<strong>om</strong>mune og Forenede Service A/SEffektVurderingØkon<strong>om</strong>iske effekter Bruttobesparelsen er på ca. kr. 4,33 mio. per år svarende til 13,8 %.Nettobesparelsen er på ca. kr. 4,29 mio. per år svarende til 13,6 %.<strong>Effekter</strong> for organisationDer er ikke sket virks<strong>om</strong>hedsoverdragelse <strong>af</strong> medarbejdere, og derforses der ikke på effekter for organisationen ved dette udbud.Der vurderes generelt, at medarbejdere s<strong>om</strong> virks<strong>om</strong>hedsoverdrageser underlagt andre arbejdsforhold, hvilket kan opleves både positivtog negativt <strong>af</strong> medarbejderne.


91<strong>Effekter</strong> for ydelsen<strong>Effekter</strong> for udvikling og samarbejdeDer vurderes ikke at have været væsentlige ændringer i brugertilfredshedenved det analyserede udbud. Dette understøttes <strong>af</strong> servicerapporternelavet <strong>af</strong> Forenede Service A/S samt udviklingen i klager,s<strong>om</strong> er angivet s<strong>om</strong> stabil <strong>af</strong> k<strong>om</strong>munen.K<strong>om</strong>munen vurderer ikke, at der er fremk<strong>om</strong>met innovative effektersiden k<strong>om</strong>munen i første udbud fik et større overblik over <strong>om</strong>rådet.Generelt vurderes samarbejdet at være positivt og baseret på gensidigtillid. Der arbejdes ikke med udvikling <strong>af</strong> ydelsen eller samarbejdet.ForklaringsfaktorerDe væsentligste forklaringsfaktorer til den økon<strong>om</strong>iske besparelse erklarhed og gennemsigtighed i udbudsmaterialet, k<strong>om</strong>munens organisering<strong>af</strong> udbudsforretningen samt fastprismodellen ind i forhold til atholde udgiften fast og faldende.Forenede Service A/S påpeger deres organisering <strong>af</strong> arbejdet s<strong>om</strong> enforklaringsfaktor samt markedssituationen på <strong>om</strong>rådet i øjeblikket,s<strong>om</strong> er meget <strong>konkurrence</strong>præget.


922.8 Case: Odense K<strong>om</strong>mune2.8.1 IndledningI Odense K<strong>om</strong>mune har rengøringsservicen været i udbud to gange ved den nuværende udbudskonsulent.Før første udbud havde hver enkelt enhed selv taget beslutning <strong>om</strong>, hvorvidt man ønskedeintern eller ekstern rengøring. Det var primært enheder på børne<strong>om</strong>rådet, der havde indgåetegne <strong>af</strong>taler med eksterne leverandører forud for første udbud. Det seneste udbud blevgennemført i 2011 og det forrige udbud blev gennemført i 2007. Begge udbud <strong>om</strong>fattede institutioner,enkelte skoler og administrationsbygninger, hvor størstedelen allerede var udliciteret.I Odense K<strong>om</strong>mune er der yderligere en interessant case, da man i løbet <strong>af</strong> det analyserede udbudskontraktperiode har opbygget en k<strong>om</strong>munal enhed til at varetage rengøring på alle enheder,s<strong>om</strong> ikke er udbudt. Der er således en del <strong>af</strong> rengøringsservicen, s<strong>om</strong> ikke er udbudt i OdenseK<strong>om</strong>mune. På de enheder, s<strong>om</strong> ikke er udbudt, havde man indtil for nyligt forskellige udgangspunkterfor rengøringsservicen. På nogle enheder havde man ansat en rengøringsassistent,og på andre enheder havde man købt den k<strong>om</strong>munale rengøringsenhed ind til tage sig <strong>af</strong> serviceydelsen.Der er sket en del ændringer i det seneste stykke tid i Odense K<strong>om</strong>mune på rengørings<strong>om</strong>rådet.Al rengøring, s<strong>om</strong> ikke er udliciteret, blev samlet i en ny Teknisk Service (TS)-enhed i OdenseK<strong>om</strong>mune per 1. juni 2012. Enheden tager sig <strong>af</strong> rengøring samt anden indvendig og udvendigdrift og vedligeholdelse, sås<strong>om</strong> kantinedrift og grønne <strong>om</strong>råder. Vinduespolering er ikke inkluderet,da dette er udbudt i k<strong>om</strong>munen i EU-udbud med miniudbud og mulighed for E-auktion. Førden nye TS-enhed blev oprettet, var der ansat 144 medarbejdere i den k<strong>om</strong>munale rengøringsenhed.I den nye TS-enhed er der ca. 500 medarbejdere, s<strong>om</strong> varetager rengøring, fordi man harinddraget alle rengøringsassistenter, s<strong>om</strong> før var ansat på de enkelte enheder. Derudover er der iTS-enheden medarbejdere, s<strong>om</strong> varetager de andre ydelser, s<strong>om</strong> er beskrevet ovenfor. Samtidigter TS-enheden blevet budgetansvarlig, så man gennemgår i øjeblikket alle enheders budgetterfor at udlede budgettet til rengøringsservicen, vedligeholdelse osv. Chefen for rengøringsfunktionenpåpeger, at det er en meget <strong>om</strong>fattende opgave, man står overfor, men det er nødvendigtfor at opnå en ensartet standard på <strong>om</strong>rådet, hvilket er et <strong>af</strong> målene med TS-enheden.Samtidigt er der i TS-enheden fokus på at videndele og udnytte hinandens k<strong>om</strong>petencer på tværs<strong>af</strong> faggrupper, hvorfor enheden er konstrueret på tværs <strong>af</strong> <strong>om</strong>råder i k<strong>om</strong>munen. Sidst er det etmål i rengøringsfunktionen, at der skal tages højde for medarbejdernes forskellige udgangspunkterog ønsker, fx vil man forsøge at få et større puslespil <strong>om</strong>kring medarbejdernes ønskede timeantalog arbejdsopgaver til at gå op. Chefen for rengøringsfunktionen mener, at man igennemsamarbejde og god dialog med medarbejderne opnår en bedre service i sidste ende. Med det s<strong>om</strong>udgangspunkt anses samarbejdet med medarbejderne s<strong>om</strong> en <strong>af</strong> rengøringsfunktionens vigtigsteopgaver.2.8.2 UdbudsprocessenDet nuværende udbud <strong>af</strong> rengøring i Odense K<strong>om</strong>mune, s<strong>om</strong> blev gennemført i 2011, havde ogsåfokus på standardisering. I den forrige kontraktperiode, s<strong>om</strong> løb fra 2007 til 2011, var rengøringsstandardenmeget forskellig på de enkelte institutioner. Konkret blev det første udbud gennemførtsåledes, at man indgik ramme<strong>af</strong>taler med seks virks<strong>om</strong>heder, og efterfølgende stod hverenkelt enhed for at gennemføre et miniudbud i forhold til deres individuelle krav til rengøringen. Iløbet <strong>af</strong> 2009 begyndte man at diskutere strategiske indkøb og udbud på rengørings<strong>om</strong>rådet ik<strong>om</strong>munen. Man ønskede at opnå en generel standard for rengøringen, herunder standardiseredearbejdsgange og standardiseret anvendelse <strong>af</strong> midler på alle k<strong>om</strong>munens enheder.I k<strong>om</strong>munen udarbejdede man en business case, s<strong>om</strong> kortlagde rengørings<strong>om</strong>rådet og arbejdsgangenepå alle enheder. Business casen viste, at der var meget store forskelle på rengøringenpå tværs <strong>af</strong> enheder, hvilket bl.a. k<strong>om</strong> til udtryk i lønkroner per m 2 , s<strong>om</strong> varierede mellem 79 kr.og knap 300 kr. per m 2 for ensartede lokaler og belastning. Dermed kunne k<strong>om</strong>munen se, at derbåde var basis for at udarbejde en standard og derigennem effektivisere og opnå en besparelse.


I Odense K<strong>om</strong>mune har man en høj grad <strong>af</strong> decentral styring, og dermed er det op til den enkelteenhed, <strong>om</strong> man vil udbyde rengøringsservicen. 2011-udbuddet <strong>om</strong>fattede flere <strong>af</strong> enhederne medekstern rengøring end 2007-udbuddet.Aktivitets- og funktionsbaseret, offentligt udbud på 2 del<strong>af</strong>talerI det følgende er der fokus på det seneste udbud fra 2011, hvor man ensrettede standarden påenhederne og udbød opgaven efter samme rengøringsinstruks. Kravspecifikationen indeholdt bådeaktivitetskrav (kaldt frekvensbestemte aktiviteter i k<strong>om</strong>munens udbudsmateriale) og funktionskrav(kaldt udfaldskrav i k<strong>om</strong>munens udbudsmateriale) i modsætning til udbuddet i 2007,s<strong>om</strong> kun indeholdt aktivitetskrav.Man valgte at lave udbuddet med både aktivitetskrav og funktionskrav, fordi man i den forrigekontraktperiode oplevede, at der ikke blev rent nok ude på enhederne. I forrige udbud havdeman specificeret krav til antal rengøringstimer, men man fik ikke den rengøringsstandard, manønskede på de timer. Ved at inkludere funktionskrav mener k<strong>om</strong>munen, at man får en ekstra dimension,hvorpå man kan følge op på kvaliteten <strong>af</strong> ydelsen. Der kan være gjort rent nok såmange gange, men hvis der ikke er rent i henhold til funktionskravene, skal der gøres rent endnuen gang. Samtidigt har k<strong>om</strong>munen ret til, at rengøringsaktiviteterne, s<strong>om</strong> beskrevet i kravspecifikationen,udføres, uanset tilstanden i et lokale.K<strong>om</strong>munen valgte at k<strong>om</strong>binere aktivitetskrav og funktionskrav, fordi man mente, at det villekræve væsentlig mere opfølgning udelukkende at have funktionskrav.K<strong>om</strong>munen mener, at såfremt leverandørerne forstår funktionskravene rigtigt, er der også mulighederfor dem i forhold til at effektivisere og opnå besparelser. Efters<strong>om</strong> rengøringstimer ikkeer en del <strong>af</strong> aktivitetskravene, har leverandørerne mulighed for at optimere arbejdsgangene, sålænge de lever op til frekvens- og funktionskrav. Det, formoder k<strong>om</strong>munen, er motiverende forleverandørerne.Det <strong>om</strong>talte udbud blev gennemført s<strong>om</strong> et offentligt udbud med to del<strong>af</strong>taler:• Del<strong>af</strong>tale 1: Daglig rengøring på op til 140 institutioner, opdelt i ni geogr<strong>af</strong>iske distrikter.Tilbudsgiver havde mulighed for at byde på ét, flere eller alle ni distrikter.• Del<strong>af</strong>tale 2: Daglig rengøring med virks<strong>om</strong>hedsoverdragelse på én skole,Der var således en enkelt skole i udbuddet, s<strong>om</strong> i udgangspunktet havde intern rengøring. Dervar ansat tre medarbejdere på enheden, men to <strong>af</strong> disse valgte at sige op, fordi de ikke ønskedeat arbejde under ændrede forhold.Valg <strong>af</strong> leverandør: Økon<strong>om</strong>i, kvalitet, service og miljøUdbuddet blev offentliggjort i april 2011. Der blev <strong>af</strong>holdt spørgemøde i Odense K<strong>om</strong>mune i starten<strong>af</strong> maj 2011, og tilbudsfristen var i slutningen <strong>af</strong> maj 2011. K<strong>om</strong>munen <strong>af</strong>gav ikke kontrolbud.Odense K<strong>om</strong>mune modtog 12 tilbud. De tre leverandører med de økon<strong>om</strong>isk mest fordelagtigebud for hele distriktet blev tildelt rammekontrakt på del<strong>af</strong>tale 1, og de fem leverandører medde økon<strong>om</strong>isk mest fordelagtige bud for del<strong>af</strong>tale 2 blev tildelt rammekontrakt på baggrund <strong>af</strong>nedenstående tildelingskriterier.• Økon<strong>om</strong>i: 35-45 %, herunder:- Pris 70 %- Timepris for ekstra rengøring/ hovedrengøring: 20 %- Ekstra ydelser: 10 %• Kvalitet: 25-35 %, herunder- Drifts og leveringssikkerhed: 30 %- Kvalitetssikring, kvalitetskontrollen og organisering: 50 %- Personaleuddannelse: 10 %- Rengøringsmetoder: 10 %• Service: 15-25 %, herunder• Fleksibilitet/<strong>om</strong>stillingsparathed, synlig rengøring, ændringer <strong>af</strong> brugen <strong>af</strong> lokaler: 90%• Afklaringspladser: 10 %• Miljøegenskaber: 5–10 %93


På del<strong>af</strong>tale 1 blev opgaverne i distriktet efterfølgende fordelt per enhed til den leverandør <strong>af</strong> detre med rammekontrakt, s<strong>om</strong> havde tilbudt den laveste pris for enheden. På del<strong>af</strong>tale 2 blev leverandørenmed det økon<strong>om</strong>isk mest fordelagtige bud <strong>af</strong> de fem tildelt kontrakten.Der kunne altså være op til otte forskellige leverandører på ramme<strong>af</strong>taler i Odense K<strong>om</strong>mune, ogop til fire <strong>af</strong> disse kunne tildeles opgaver. I realiteten k<strong>om</strong> kun seks leverandører på ramme<strong>af</strong>tale,fordi nogle <strong>af</strong> de samme firmaer er på ramme<strong>af</strong>tale på både del<strong>af</strong>tale 1 og 2. Tre leverandørerer blevet tildelt opgaver i k<strong>om</strong>munen. Disse er Forenede Service A/S, Bidstrup Jensen A/S og Alliance+A/S. Bidstrup Jensen A/S blev opkøbt <strong>af</strong> Alliance+ A/S i 2012, og derfor er der på nuværendetidspunkt to leverandører <strong>af</strong> rengøring i Odense K<strong>om</strong>mune. Ramme<strong>af</strong>talerne løber fra den1. august 2011 til den 1. august 2014, med option på forlængelse <strong>af</strong> kontrakten fra udbydersside i 3 x 12 måneder.Betalingsmodellen for ovenstående udbud er en fast pris pr. enhed pr. år. Det vil sige, at k<strong>om</strong>munens<strong>om</strong> udgangspunkt ikke kan forvente ekstra regninger, idet leverandører gør rent efterbåde aktivitets- og funktionskrav. I nedenstående tabel 1 ses en oversigt over betalingsmodellenfor Odense K<strong>om</strong>mune.94Tabel 1: Betalingsmodel, Odense K<strong>om</strong>muneOpgaveDaglig og periodisk rengøringTilkøbsydelserDiverse tilkøbsydelser, sås<strong>om</strong> soignering <strong>af</strong> toiletter, tæpperens mm.BetalingsmekanismeFast pris pr. årFast pris pr. enhedCasen opsummeres i nedenstående tabel i forhold til udvalgte parametre.Tabel 2: Opsamling, Odense K<strong>om</strong>muneEmne/spørgsmålDen udbudte opgaveUdbudsformErfaringKravspecifikationAntal tilbudBeskrivelseOmfatter daglig og periodisk rengøring med mulighed fortilkøbsydelserOffentligt udbud med ramme<strong>af</strong>talerMinimum 2. generationsudbudAktivitetskrav og funktionskrav12 tilbudIKU (2011) 23,9Øvrige særlige forholdUdbuddet <strong>om</strong>fatter 135 institutioner, fem skoler og 1 behandlingscenter,hvor Odense K<strong>om</strong>mune har ca. 650 enheder.Virks<strong>om</strong>hedsoverdragelse <strong>af</strong> medarbejdere på énenhed (del<strong>af</strong>tale 2).2.8.3 Analysetilgang og datagrundlagDe konkrete <strong>om</strong>stændigheder i Odense K<strong>om</strong>mune har givet anledning til at analysere casen s<strong>om</strong>en før-/efteranalyse, hvor formålet er at vurdere effekterne ved forsat udbud. I Odense K<strong>om</strong>munevalgte man efter at have h<strong>af</strong>t <strong>om</strong>rådet udliciteret flere gange at standardisere <strong>om</strong>rådet for atopnå endnu større besparelser samt et ensartet serviceniveau.I analysen fokuseres der på udbuddet i 2011, hvor der foreligger fyldestgørende datamateriale.Der ses fortrinsvis på del<strong>af</strong>tale 1 i analysen, s<strong>om</strong> <strong>om</strong>fatter 140 ud <strong>af</strong> de 141 udbudte enheder.Årsagen er, at k<strong>om</strong>munen ikke har h<strong>af</strong>t mulighed for at tilvejebringe oplysninger <strong>om</strong> rengøringsbudgettetfør udbud på del<strong>af</strong>tale 2, hvor k<strong>om</strong>munen førhen havde intern rengøring.Analyserne er foretaget på baggrund <strong>af</strong> datamateriale stillet til rådighed <strong>af</strong> og interviews medOdense K<strong>om</strong>mune samt Forenede Service A/S (lokal ledelse). Alliance+ ville gerne deltage i et interview<strong>om</strong> casen, men det var ikke praktisk muligt at få planlagt interviewet inden for analysens


tidsperspektiv. Der er ikke gennemført interviews med virks<strong>om</strong>hedsoverdragede medarbejdere,da der kun er én medarbejder, s<strong>om</strong> fortsat arbejder hos leverandøren. Det vil derfor ikke væremuligt at bevare medarbejderens anonymitet.Med <strong>af</strong>sæt i den præsenterede analytiske tilgang er der i tabel 3 nedenfor gjort specifikt rede foranalysegrundlaget i Odense K<strong>om</strong>mune.Tabel 3: DatagrundlagEffekt Indikator Operationalisering95Økon<strong>om</strong>iYdelseBruttobesparelseNettobesparelseOrganisationMedarbejderforholdMedarbejdertilfredshedKvalitet ogserviceniveauBrugertilfredshedInnovationUdviklingog samarbejdeVidenoverførselDer udregnes en bruttobesparelse for del<strong>af</strong>tale 1, hvor Odense K<strong>om</strong>munes <strong>om</strong>kostningertil rengøring på enhederne i 2010 sammenlignes med den nye prisgivet <strong>af</strong> leverandørerne i 2011, s<strong>om</strong> er en fast pris per år. Del<strong>af</strong>tale 2 udelades<strong>af</strong> beregningen, fordi der mangler tilstrækkelig dokumentation herfor.Der korrigeres for pris- og lønudvikling (inflation) fra 2010 til 2012. Der er ikkesket ændringer i <strong>om</strong>fanget <strong>af</strong> opgaven, s<strong>om</strong> skal kontrolleres for.Nettobesparelsen er beregnet s<strong>om</strong> bruttobesparelsen fratrukket den gennemsnitligeårlige værdi <strong>af</strong> udbuds<strong>om</strong>kostninger og følge<strong>om</strong>kostninger.Udbuds<strong>om</strong>kostningerne <strong>om</strong>fatter k<strong>om</strong>munens timeforbrug til udarbejdelse <strong>af</strong>business casen, udarbejdelse <strong>af</strong> rengøringsinstrukser og til selve udbudsprocessen.K<strong>om</strong>munen har givet et skøn over timeforbruget. Tidsforbruget for institutionernetil udbudsprocessen kan k<strong>om</strong>munen ikke vurdere. Sidst har k<strong>om</strong>munen<strong>af</strong>holdt virks<strong>om</strong>hedsoverdragelses<strong>om</strong>kostninger til én medarbejder på enhedenmed intern rengøring, s<strong>om</strong> var <strong>om</strong>fattet <strong>af</strong> del<strong>af</strong>tale 2. Efters<strong>om</strong> enheden medintern rengøring forud for udbuddet ikke er med i beregningen, medtages <strong>om</strong>kostningernetil virks<strong>om</strong>hedsoverdragelse ikke.Følge<strong>om</strong>kostningerne <strong>om</strong>fatter k<strong>om</strong>munens timeforbrug på kontraktadministration,herunder møder med leverandørerne. K<strong>om</strong>munen har givet et skøn overtimeforbruget. Dertil k<strong>om</strong>mer <strong>om</strong>kostninger til ekstern kontrol.Ændringen i medarbejderforhold er en forholdsvis lille del <strong>af</strong> casen, da der kunblev virks<strong>om</strong>hedsoverdraget tre medarbejdere fra én <strong>af</strong> de 142 udbudte enheder,hvor<strong>af</strong> kun én medarbejder fortsat arbejder ved den ene <strong>af</strong> de private leverandører.Det er således ikke repræsentativt at se på udviklingen i medarbejder<strong>om</strong>sætningog sygefravær.Udviklingen i medarbejderens forhold er søgt <strong>af</strong>dækket gennem interview medk<strong>om</strong>munen og leverandøren, s<strong>om</strong> overtog medarbejderen.Der ses i den konkrete case kun på udviklingen i medarbejdertilfredshed, i det<strong>om</strong>fang k<strong>om</strong>munen og leverandøren bidrager med udtalelser her<strong>om</strong>.Udbuddet har medført en ensartning <strong>af</strong> rengøringsstandarden, s<strong>om</strong> er dokumentereti efter-situationen, men ikke i udgangspunktet.Derfor er k<strong>om</strong>munen og leverandørerne blevet bedt <strong>om</strong> deres vurdering <strong>af</strong> ændringernei kvalitet og serviceniveau.Der foreligger ikke systematiske undersøgelser <strong>af</strong> brugertilfredsheden, hverkenfør eller efter udbud.Derfor er k<strong>om</strong>munen og leverandørerne blevet bedt <strong>om</strong> deres vurdering <strong>af</strong>eventuelle ændringer i brugertilfredsheden. Forenede Service A/S var leverandørpå nogle <strong>af</strong> Odense K<strong>om</strong>munes enheder før 2011-udbuddet og er derfor blevetbedt <strong>om</strong> at vurdere udviklingen i brugertilfredsheden.Spørgsmålet <strong>om</strong> innovation er <strong>af</strong>dækket kvalitativt via interview med OdenseK<strong>om</strong>mune samt med ledelse i Forenede Service A/S.Spørgsmålet <strong>om</strong> videnoverførsel er <strong>af</strong>dækket kvalitativt via interview medOdense K<strong>om</strong>mune samt med ledelse i Forenede Service A/S.2.8.4 Analyse og identificerede effekterØkon<strong>om</strong>iske effekterBruttobesparelseOdense K<strong>om</strong>mune oplyser, at udgifterne i 2010 udgjorde ca. 20,2 mio. kr. Dette beløb <strong>om</strong>fatteralle udgifter forbundet med rengøringen på de udbudte enheder, s<strong>om</strong> på forhånd var udliciteret.Inkluderet i beløbet er Odense K<strong>om</strong>munes estimat på tilkøbte ekstraydelser.


Den samlede pris for det nye udbud er 15,8 mio. kr. i 2011-priser, hvilket også indeholder alle<strong>om</strong>kostninger forbundet med rengøring, inkl. rengøringsmidler og udstyr. Bruttobesparelsen opgøresnedenfor i tabel 4. Efters<strong>om</strong> besparelsen er oplyst, er det drifts<strong>om</strong>kostningen i 2010-priser,der udregnes og korrigeres for inflation, for at finde besparelsen i 2012-priser.96Tabel 4: BruttobesparelseBrutto<strong>om</strong>kostningspostOmkostningFør situation (2010)Drifts<strong>om</strong>kostning 2010Korrektion for inflation (2012-priser)20.238.993 kr.20. 897.606 kr.Efter situation (2011)Drifts<strong>om</strong>kostning 2011Korrektion for inflation (2012-priser)15.750.716 kr.15.940.811 kr.DifferenceÅrlig bruttobesparelse4.956.795 kr.Bruttobesparelse i % 23,7 %Det fremgår, at der er tale <strong>om</strong> en årlig bruttobesparelse på ca. 4,9 mio. kr., når der korrigeresfor inflation, svarende til en procentuel besparelse på 23,7 %.NettobesparelseFra bruttobesparelsen trækkes den gennemsnitlige årlige værdi <strong>af</strong> udbuds<strong>om</strong>kostninger og følge<strong>om</strong>kostningerfra. Udbuds<strong>om</strong>kostninger opgøres i nedenstående tabel 5.Tabel 5: Udbuds<strong>om</strong>kostningerUdbuds<strong>om</strong>kostningspostOmkostningInternt timeforbrug (2012-priser)Ekstern konsulent (2012-priser)Ekstern konsulent (2012-priser)I altPr. år (3 år)211.570 kr.300.000 kr.315.371 kr.526.842 kr.175.614 kr.Odense K<strong>om</strong>mune håndterede hele processen selv. Man vurderer, at der er blevet brugt ca. 600timer internt i k<strong>om</strong>munen, primært <strong>af</strong> udbudskonsulenten og controlleren, til at arbejde medbusiness case og lave rengøringsstandard og udbudsmateriale.Før udbuddet gik i gang fik Odense K<strong>om</strong>mune fortaget en opmåling <strong>af</strong> alle enheder <strong>af</strong> en eksternkonsulent. Omkostningerne hertil beløb sig til 300.000 kr. Opmålinger er efterfølgende lagt ind iet it-system, så Odense K<strong>om</strong>mune kan bruge opmålingerne fremadrettet og fx selv opdatere tegningerog opmålinger, når der k<strong>om</strong>mer ændringer til.De samlede udbuds<strong>om</strong>kostninger beløber sig til 526.842 kr. i 2012-priser, hvilket er 175.614 kr.,fordelt over kontraktens tre år.I tabel 6 nedenfor opgøres k<strong>om</strong>munens årlige følge<strong>om</strong>kostninger.Tabel 6: Følge<strong>om</strong>kostningerFølge<strong>om</strong>kostningspostOmkostningInternt timeforbrug (2012 priser) kr. 53.342


K<strong>om</strong>munens følge<strong>om</strong>kostninger er ligeledes internt timeforbrug. Udbudskonsulenten har i 2011registret 64 timer til kontraktadministration. Det antages, at 64 timer er repræsentativt for defem måneder, s<strong>om</strong> kontrakten løb over i 2011. Dette svarer til et årligt timeforbrug på kontraktadministrationpå 154 timer.K<strong>om</strong>munen har mulighed for at købe ekstern kvalitetskontrol, hvilket man har benyttet sig <strong>af</strong> fleregange, siden kontrakten startede. K<strong>om</strong>munen kan ikke fremadrettet vurdere, hvor ofte manvil have behov for ekstern kvalitetskontrol. Odense K<strong>om</strong>mune oplyser dog, at <strong>om</strong>kostningerne tilekstern kontrol siden kontraktstart er blevet mere end dækket <strong>af</strong> bodsbetalinger fra virks<strong>om</strong>hederne.Derfor medtages <strong>om</strong>kostningerne hertil ikke i beregningen.De samlede følge<strong>om</strong>kostninger for Odense K<strong>om</strong>mune udgør dermed 53.342 kr. per år.Nettobesparelsen opgøres nedenfor i tabel 7.97Tabel 7: NettobesparelseÅrlig bruttobesparelseBrutto- og netto<strong>om</strong>kostningspostOmkostning4.956.795 kr.Bruttobesparelse i % 23,7 %Årlige udbuds<strong>om</strong>kostningerÅrlige følge<strong>om</strong>kostningerÅrlig nettobesparelse175.614 kr.53.342 kr.4.727.839 kr.Nettobesparelse i % 22,6 %Nettobesparelsen i Odense K<strong>om</strong>mune beløber sig til ca. 4,7 mio. kr. per år. Den procentuelle besparelseer 22,6 %.Beregningen er foretaget for delopgave 1, da der, jf. tabel 3, ikke foreligger tilstrækkeligt datagrundlagtil at inkludere delopgave 2 i beregningen.<strong>Effekter</strong> for organisationMedarbejderforhold og medarbejdertilfredshedEfters<strong>om</strong> rengøringsservicen hovedsageligt overgik fra ekstern til ekstern leverandør ved OdenseK<strong>om</strong>munes udbud <strong>af</strong> rengøringsservice, er der meget få effekter på den k<strong>om</strong>munale organisation.Virks<strong>om</strong>hedsoverdragelse fra intern til ekstern fandt sted på én <strong>af</strong> de udbudte enheder. Der arbejdedetre medarbejdere på enheden, s<strong>om</strong> blev virks<strong>om</strong>hedsoverdraget, men to <strong>af</strong> medarbejdernesagde op i forbindelse med overdragelsen. Den ene <strong>af</strong> disse fandt et rengøringsjob andetsteds i Odense K<strong>om</strong>mune.Dermed er der kun en enkelt medarbejder, s<strong>om</strong> førhen arbejdede for Odense K<strong>om</strong>mune, s<strong>om</strong>blev virks<strong>om</strong>hedsoverdraget ved udbuddet. Medarbejderen blev overdraget til Bidstrup JensenA/S, s<strong>om</strong> efterfølgende er blevet opkøbt <strong>af</strong> Alliance+ A/S.I Odense K<strong>om</strong>mune har man en formodning <strong>om</strong>, at de to medarbejdere sagde op, fordi de ikkeønskede at arbejde under ændrede vilkår og den private overensk<strong>om</strong>st. Forskellen i arbejdstaktmellem det private og det offentlige fremhæves <strong>af</strong> k<strong>om</strong>munen s<strong>om</strong> den eneste væsentlige forskel.Rengøringspersonalet arbejdede tidligere efter arbejdstakt 100, men arbejder under denprivate overensk<strong>om</strong>st efter arbejdstakt 130. Dermed skal medarbejdere efter den private overensk<strong>om</strong>stgøre et <strong>om</strong>råde, s<strong>om</strong> er 30 % større, rent på samme tid.Odense K<strong>om</strong>mune mener dog også, at der er nogle k<strong>om</strong>munale medarbejdere, s<strong>om</strong> gerne vil arbejdei det private. Her fremhæves, at rengøringspersonalet ikke er kernemedarbejdere i detk<strong>om</strong>munale, hvilket de er i et privat rengøringsfirma. I Odense K<strong>om</strong>munes nye TS-enhed bliverrengøringsmedarbejderne til kernemedarbejdere på samme måde, s<strong>om</strong> de er i et privat rengøringsfirma.


K<strong>om</strong>munen tilføjer, at hvorvidt en given medarbejder er tilfreds med virks<strong>om</strong>hedsoverdragelse, ihøj grad vil <strong>af</strong>hænge <strong>af</strong> den pågældende person. K<strong>om</strong>munen formoder, at de to medarbejdere,s<strong>om</strong> sagde op, ikke hører under den kategori <strong>af</strong> rengøringspersonale, s<strong>om</strong> gerne vil arbejde i detprivate, men det gør den tredje medarbejder måske.Der blev heller ikke virks<strong>om</strong>hedsoverdraget medarbejdere fra leverandør til leverandør i OdenseK<strong>om</strong>mune. Den lokale ledelse fra Forenede Service A/S mener, at det ville være fordelagtigt forbåde den <strong>af</strong>gående leverandør og den nye leverandør, at medarbejderne blev virks<strong>om</strong>hedsoverdragetfra den <strong>af</strong>gående leverandør til den nye leverandør. Man begrunder dette med, at rengøringi en k<strong>om</strong>mune er en meget <strong>om</strong>fattende opgave. Gennem virks<strong>om</strong>hedsoverdragelse lettesopgaven for både den private leverandør, s<strong>om</strong> overtager opgaven, for den private leverandør,s<strong>om</strong> <strong>af</strong>går fra opgaven, og for medarbejderne, s<strong>om</strong> hidtil har gjort rent.Den overtagende leverandør har derfor, ifølge Forenede Service A/S, nemmere ved at overtageopgaven, fordi personalet overdrages, og man dermed ikke skal rekruttere nyt personale. Den <strong>af</strong>tagendeleverandør slipper for problematikker med at overflytte medarbejderne til nye steder elleropsige disse. Sidst formoder leverandøren, at medarbejderne slipper for den utryghed, der erved kontraktskift. Medarbejderne vil på denne måde ikke opleve, at jobbet er i fare grundet forhold,de ikke selv er herrer over.<strong>Effekter</strong> for ydelsenKvalitet og serviceniveauI 2011 indførte man en fælles standard på alle sammenlignelige enheder i k<strong>om</strong>munen. Det varderfor også en del <strong>af</strong> 2011-udbuddet, at den nye rengøringsinstruktion skulle være med s<strong>om</strong>kravspecifikation.Den nye rengøringsstandard blev udarbejdet på baggrund <strong>af</strong> markedsanbefalinger. For eksempelindførte Odense K<strong>om</strong>mune, at hårde gulve skulle rengøres med mikrofiberteknologi. Der er enrække fordele ved denne teknologi, fx at snavs opsamles mere effektivt. Behovet for almindeliggulvvask ville på den måde blive reduceret, uden at kvaliteten <strong>af</strong> rengøringen mindskedes. Formåletmed at ændre rengøringsstandarden samt kravene til måden, hvorpå denne udføres, vargenerelt at hæve standarden og undgå spredning <strong>af</strong> sygd<strong>om</strong>me, særligt på børneinstitutionerne.Brugerne på institutionerne havde svært ved at vende sig til de ændrede arbejdsgange og dennye rengøringsmetode. Brugerne på institutionen fik den opfattelse, at der blev gjort mindrerent, fordi almindelig gulvvask til dels blev erstattet med rengøring med fiberklud og moppe.Derfor valgte Odense K<strong>om</strong>mune at ændre standarden og indføre gamle metoder med hyppigeregulvvask kort tid efter udbuddet. Kvaliteten er den samme, fordi der stadig bruges fiberklud ogmoppe, men antallet <strong>af</strong> gulvvaske per uge er steget, hvilket har medført øgede <strong>om</strong>kostninger tilrengøringen for k<strong>om</strong>munen. 31Udbuddet har altså medført ændringer i kvaliteten og serviceniveauet. Det er dog svært entydigtat <strong>af</strong>gøre, <strong>om</strong> kvaliteten overordnet er faldet eller steget. Det skyldes de meget forskellige udgangspunkteri k<strong>om</strong>munen, hvor rengøringen blev varetaget meget forskelligt på de enkelte enheder.Den lokale ledelse i Forenede Service A/S mener ikke, at kvaliteten i rengøringen er faldet.Dette begrundes med, at Forenede Service gjorde rent på nogle <strong>af</strong> de udbudte enheder før2011-udbuddet, og man derfor kender den standard, der plejede at være på de pågældende enheder.Generelt nævner Forenede Service A/S, at der kun er mindre ændringer i rengøringsinstruktionenfra før til nu, men at dette nærmere har fået bugt med et overforbrug <strong>af</strong> rengøringsydelserend medført reduceret kvalitet.K<strong>om</strong>munen er overordnet <strong>af</strong> den opfattelse, at kvalitet handler mere <strong>om</strong> den enkelte rengøringsassistent,end hvorvidt rengøringen håndteres internt i k<strong>om</strong>munen eller eksternt ved en privatleverandør.En del <strong>af</strong> formålet med udbuddet var standardisering <strong>af</strong> rengøringsniveuaet. K<strong>om</strong>munen nævnernogle tilfælde, hvor niveauet faldt, og hvordan de har måttet kæmpe lidt med leverandøren for atopnå det <strong>af</strong>talte niveau. Man formoder i k<strong>om</strong>munen, at dette hænger sammen med k<strong>om</strong>binatio-9831 Der er taget højde herfor i beregningen <strong>af</strong> brutto- og nettobesparelsen.


nen <strong>af</strong> aktivitetskrav og funktionskrav. I starten <strong>af</strong> kontraktperioden var der usikkerhed hos leverandørernepga. k<strong>om</strong>binationen <strong>af</strong> aktivitetskrav og funktionskrav.BrugertilfredshedK<strong>om</strong>munen har ikke målt brugertilfredshed, hverken før eller efter udbuddet, men har indsat s<strong>om</strong>et minimumskrav til alle leverandører, at de skal måle brugertilfredsheden løbende i kontraktperioden.På de enheder, hvor Forenede Service A/S gør rent, laves der en månedlig servicerapport, hvorbrugerne indberetter deres tilfredshed. I henhold til Forenede Service A/S er tilfredsheden svingende.Nogle er tilfredse, og andre er bestemt ikke tilfredse. Ifølge Forenede Service A/S kandette både være med rengøringen såvel s<strong>om</strong> med den valgte rengøringsstandard.Forenede Service A/S ser således på det, at den k<strong>om</strong>munale kontrakt tvinger enhederne ind i etsamarbejde med en virks<strong>om</strong>hed, og at enhederne ikke nødvendigvis føler noget ejerskab til samarbejdet.Derfor mener Forenede Service A/S, at det er rigtig vigtigt at inddrage enhederne i udbudsprocessen.Forenede Service A/S understreger dog, at man har været god til at inddragebrugerne i Odense K<strong>om</strong>mune, men at utilfredshed nok aldrig helt kan undgås.<strong>Effekter</strong> for udvikling og samarbejdeOdense K<strong>om</strong>mune påpeger, at opmålinger <strong>af</strong> enhederne, s<strong>om</strong> er blevet lagt ind i et system ik<strong>om</strong>munen, kan bruges til efterfølgende udbud og muligvis andre formål.Derudover mener Odense K<strong>om</strong>mune, at de med den nye rengøringsstandard og indførsel <strong>af</strong> nyemetoder til rengøringen har opnået innovation i metoderne.Odense K<strong>om</strong>mune har en god opfattelse <strong>af</strong> samarbejdet med leverandørerne. Den udbudsansvarligehar både faste, årlige møder og løbende møder med begge leverandører, men meget <strong>af</strong> samarbejdetforegår på de enkelte enheder. For at styrke samarbejdet har k<strong>om</strong>munen lavet et oplæg<strong>om</strong> kontrakthåndtering, s<strong>om</strong> er blevet præsenteret for alle de udbudte enheder.Forenede Service A/S har en meget positiv opfattelse <strong>af</strong> samarbejdet, både med den udbudsansvarligeog med enhederne. Enhederne har taget godt imod Forende Service A/S, og der forek<strong>om</strong>meret godt samarbejde, selv når der opstår uenigheder.Forenede Service A/S er dog også <strong>af</strong> den opfattelse, at samarbejde med k<strong>om</strong>munerne generelt,og ikke kun med Odense K<strong>om</strong>mune, har udviklet sig i retning <strong>af</strong> det meget kontraktuelle. K<strong>om</strong>munerneer hurtige til at falde tilbage på kontrakten, hvilket ikke giver de store muligheder forudvikling.Forenede Service A/S vurderer, at man hverken udvikler eller effektiviserer samarbejdet på nuværendetidspunkt. Forenede Service A/S er <strong>af</strong> den opfattelse, at dette typisk k<strong>om</strong>mer med tiden.992.8.5 Forklaringsfaktorer i forhold til identificeret effekterOdense K<strong>om</strong>mune fremhæver de økon<strong>om</strong>iske besparelser s<strong>om</strong> den primære effekt <strong>af</strong> udbuddetsammen med standardiseringen <strong>af</strong> rengøringsniveauet. I k<strong>om</strong>munen mener man, at disse to ertæt forbundet. Standardiseringen og udarbejdelsen <strong>af</strong> meget klare og entydige kravspecifikationerer med til at sikre en økon<strong>om</strong>isk besparelse. Samtidigt har det forholdsvis store antal udbudteenheder og interessen fra leverandørerne <strong>om</strong> at byde på tilbuddet været stor, hvilket også bidragertil en stor økon<strong>om</strong>isk effekt.K<strong>om</strong>munen mener, at k<strong>om</strong>binationen <strong>af</strong> aktivitetskrav og funktionskrav er meget centralt for atopnå den ønskede standard. Det kræver dog også, at der er en, der er kvalificeret til at følge oppå standarden, og det mener man ikke, at man selv er i k<strong>om</strong>munen. Derfor er inddragelse <strong>af</strong> enkvalificeret kontrollør også med til at sikre standarden. Funktionskravene alene er ikke nok.Forenede Service A/S mener, at de private leverandørers organisering og tilrettelæggelse <strong>af</strong> opgavener meget central, for at k<strong>om</strong>munen opnår en effekt. Særligt en effektiv ledelse hos leverandørernefremhæves s<strong>om</strong> vigtig.


1002.8.6 Sammenfatning på caseResultaterne <strong>af</strong> casen i Odense K<strong>om</strong>mune er sammenfattet i tabel 8 nedenfor.Tabel 8: Sammenfatning, Odense K<strong>om</strong>mune og Forenede Service A/SEffektVurderingØkon<strong>om</strong>iske effekter Bruttobesparelsen er på ca. 4,9 mio. kr. per år, svarende til 23,7 %.Nettobesparelsen er på ca. 4,7 mio. kr. per år, svarende til 22,6 %.<strong>Effekter</strong> for organisationDer er relativt fåeffekter på organisationen pga. et begrænset antalvirks<strong>om</strong>hedsoverdragede medarbejdere.To <strong>af</strong> de tre virks<strong>om</strong>hedsoverdragede medarbejdere sagde op i forbindelsemed overdragelsen. K<strong>om</strong>munen formoder, at dette skyldesden højere arbejdstakt i det private, og at medarbejderne, s<strong>om</strong> sagdeop, ikke ønsker at arbejde under de anderledes vilkår.<strong>Effekter</strong> for ydelsenMan har standardiseret rengøringsniveauet i k<strong>om</strong>munen i forbindelsemed udbuddet, hvilket har medført anderledes kvalitet og serviceniveau,alt <strong>af</strong>hængigt <strong>af</strong> enhedernes udgangspunkt. Hvorvidt der er tale<strong>om</strong> en generel forbedring eller forringelse er ikke entydigt.Der er ikke opgørelser over brugertilfredsheden før udbuddet. Manformoder, at nogle enheder er utilfredse, men hvorvidt dette er medrengøringen eller med udbuddet, eller <strong>om</strong> det er en k<strong>om</strong>bination, kanikke <strong>af</strong>gøres.<strong>Effekter</strong> for udvikling og samarbejdeInnovation i udbudsforretningen og i arbejdsmetoderne til rengøringfremhæves <strong>af</strong> Odense K<strong>om</strong>mune.Samarbejdet vurderes at fungere godt både <strong>af</strong> Odense K<strong>om</strong>mune ogleverandøren. Der har været nogle implementeringsvanskeligheder,men intet udover hvad der normalvis kan forventes.ForklaringsfaktorerK<strong>om</strong>munen tilskriver den ensartede standard stor forklaringskr<strong>af</strong>t iforhold til den økon<strong>om</strong>iske besparelse. K<strong>om</strong>binationen <strong>af</strong> aktivitetskravog funktionskrav og kontrol her<strong>af</strong> vurderes at have betydningfor, at man opnår standarden i henhold til kravspecifikationen.Leverandørerne peger på egne forhold og den måde, man i det privateorganiserer arbejdsgangene på, s<strong>om</strong> en forklaringsfaktor i forholdtil k<strong>om</strong>munens opnåede besparelser.


1012.9 Case: Struer K<strong>om</strong>mune2.9.1 IndledningI Struer K<strong>om</strong>mune besluttede man at udbyde rengøringsservicen for første gang i efteråret 2010.Økon<strong>om</strong>i<strong>af</strong>delingen i Struer K<strong>om</strong>mune udarbejdede en analyse for hele teknisk service-<strong>om</strong>rådet,hvori der udover rengøring også indgår pedelopgaver. Analysen blev udarbejdet på ca. tre måneder<strong>af</strong> en medarbejder fra økon<strong>om</strong>i<strong>af</strong>delingen. På baggrund <strong>af</strong> analysen besluttede man sig ik<strong>om</strong>munen for, at der skulle udarbejdes en mere dybdegående foranalyse <strong>af</strong> rengørings<strong>om</strong>rådet.Opgaven k<strong>om</strong> i udbud og blev vundet <strong>af</strong> Servicemægleren A/S.Servicemægleren A/S udarbejdede en detaljeret analyse <strong>af</strong> rengørings<strong>om</strong>rådet i Struer. Analysen<strong>om</strong>fattede såvel rengøringsydelsen s<strong>om</strong> servicelederopgaven (pedelservice), men i denne casefokuseres udelukkende på rengøringsdelen. Servicemægleren A/S sammenlignede den daværendeorganiseringen <strong>af</strong> rengørings<strong>om</strong>rådet i k<strong>om</strong>munen med to scenarier: 1) oprettelse <strong>af</strong> en k<strong>om</strong>munalrengøringsenhed, og 2) udlicitering. I udgangspunktet var alle rengøringsassistenter ansatude på de enkelte enheder. I scenarie 1 ville rengøringen fortsat være k<strong>om</strong>munal men samlet ién enhed. I scenarie 2 ville rengøringen blive udbudt og derefter udliciteret til en ekstern leverandørog det nuværende rengøringspersonale virks<strong>om</strong>hedsoverdraget. På baggrund <strong>af</strong> analysen,s<strong>om</strong> blev præsenteret for byrådet ultimo 2010, blev det besluttet, at rengørings<strong>om</strong>rådet skulleudbydes.Formålet med at skabe <strong>konkurrence</strong> <strong>om</strong> opgaverne var at opnå de økon<strong>om</strong>iske besparelser, s<strong>om</strong>Servicemægleren A/S havde kortlagt i deres analyse. Ligeledes ville man gerne standardisererengøringsydelsen på enhederne.I Struer K<strong>om</strong>mune havde man på forhånd erfaring med udbud på andre <strong>om</strong>råder, fx servicering<strong>af</strong> elevatorer og ventilation, buskørsel og sygekørsel. Udbuddene i k<strong>om</strong>munen er forankret i depågældende <strong>af</strong>delinger, s<strong>om</strong> varetager <strong>om</strong>rådet, og er således spredt over k<strong>om</strong>munen. I den pågældende<strong>af</strong>deling, s<strong>om</strong> var ansvarlig for indeværende udbud, havde man tidligere erfaring medudlicitering <strong>af</strong> buskørsel i k<strong>om</strong>munen.2.9.2 UdbudsprocesserneUdbudsform: Aktivitetsbestemt, begrænset udbudK<strong>om</strong>munen gennemførte udbudsprocessen i samarbejde med Servicemægleren A/S. Det blev besluttet,at <strong>om</strong>rådet skulle udbydes gennem et EU-udbud. Der blev lavet en personalehøring påenhederne og nedsat en arbejdsgruppe, s<strong>om</strong> også involverede repræsentanter fra enhederne,primært til kvalitetssikring. De 37 enhederne, s<strong>om</strong> skulle udbydes, blev gennemgået, og der blevudarbejdet en aktivitetsbestemt beskrivelse <strong>af</strong> rengøringen i hvert rum. Enhederne var såvel skoler,SFO'er og institutioner s<strong>om</strong> administrationsbygninger, bibliotek og politistation. Opgaven blevopdelt i tre del<strong>af</strong>taler. Den udbudte opgave <strong>om</strong>fattede daglig rengøring samt periodisk rengøring,herunder en månedlig hovedrengøring.K<strong>om</strong>munen valgte at lave en aktivitetsbestemt rengøringsbeskrivelse for at opnå en kontrol medrenheden. Man ville være sikker på, at man fik det, man betalte for, og samtidigt kunne måle,hvorvidt man havde fået det. K<strong>om</strong>munen overvejede ikke en anden kravspecifikation eller sammenkobling<strong>af</strong> ydelser, men vil ikke <strong>af</strong>vise, at der kan udvides med flere ydelser ved samme leverandørsenere.Forud for tilbuds<strong>af</strong>givelse gennemførtes prækvalifikation <strong>af</strong> fem virks<strong>om</strong>heder. K<strong>om</strong>munen valgteat prækvalificere virks<strong>om</strong>heder, fordi man hellere ville modtage fem seriøse tilbud frem for enmængde tilbud fra virks<strong>om</strong>heder, s<strong>om</strong> ikke ville have kapacitet til at udføre opgaven. Efterfølgendehar k<strong>om</strong>munen erfaret, at prækvalifikation <strong>af</strong> 4 til 6 virks<strong>om</strong>heder ville have været mereoptimalt, da man i sådan et tilfælde ikke er forpligtet til at vælge fem, men kun skal vælge fireeller kan vælge helt op til seks virks<strong>om</strong>heder.Valg <strong>af</strong> leverandør: udfordringer og to udbudFire <strong>af</strong> de fem prækvalificerede virks<strong>om</strong>heder <strong>af</strong>gav tilbud på opgaven. K<strong>om</strong>munen <strong>af</strong>gav desudenderes eget kontrolbud. Det mest økon<strong>om</strong>isk fordelagtige tilbud, under hensyntagen til følgendekriterier, blev valgt:


102• Pris: 52 %, herunder:- Samlet årligt vederlag- Optionspriser• Kvalitet: 48 %, herunder:- Timer- Metodebeskrivelse- Periodisk/ DørmærkaterAftalen trådte i kr<strong>af</strong>t den 1. september 2011 med den valgte leverandør. S<strong>om</strong> en del <strong>af</strong> kontraktenvar indskrevet en 3-måneders prøveperiode, hvori begge parter kunne opsige kontraktenmed én dags varsel. Den sidste dag inden prøveperiodens udløb opsagde leverandøren kontraktenmed k<strong>om</strong>munen, og k<strong>om</strong>munen fik tilbageført de virks<strong>om</strong>hedsoverdragede medarbejdere,s<strong>om</strong> ikke havde sagt op i prøveperioden, og stod for ansvaret for rengøringen på samtlige 37 enhederdagen efter.Prækvalifikation og udbud gennemførtes endnu en gang. Der blev udarbejdet et nyt udbudsmaterialetil offentliggørelse i februar 2012 og med frist for <strong>af</strong>levering <strong>af</strong> tilbud ultimo marts 2012. Udbudsmaterialetblev kun ændret på enkelte <strong>om</strong>råder. Prøveperioden blev udtaget for leverandørensvedk<strong>om</strong>mende, således at leverandøren ikke havde mulighed for at opsige <strong>af</strong>talen efter indgåelse,og desuden valgte k<strong>om</strong>munen, at <strong>om</strong>kostningerne til virks<strong>om</strong>hedsoverdragelse <strong>af</strong> medarbejdereskulle <strong>af</strong>holdes <strong>af</strong> k<strong>om</strong>munen i stedet for leverandøren.K<strong>om</strong>munen valgte at <strong>af</strong>holde <strong>om</strong>kostninger til virks<strong>om</strong>hedsoverdragelse selv, fordi man havde enformodning <strong>om</strong>, at det ville få flere tilbudsgivere til. K<strong>om</strong>munen vurderer, at det har virket s<strong>om</strong>ønsket, da man modtog væsentligt flere anmodninger <strong>om</strong> prækvalifikation i anden <strong>om</strong>gang. Ik<strong>om</strong>munen formoder man, at virks<strong>om</strong>hederne hellere vil være med under disse præmisser, dadet er meget svært at vide på forhånd, hvad <strong>om</strong>kostningerne til virks<strong>om</strong>hedsoverdragelse vil beløbesig til. Det <strong>af</strong>hænger <strong>af</strong>, hvorvidt medarbejderne fortsætter efter overdragelse, samt hvorlange varslingsperioderne er. Endelig vurderer k<strong>om</strong>munen, at de <strong>af</strong>givne tilbud i anden <strong>om</strong>gangvar mere præcise og skarpe, fordi leverandørerne nu kun skulle tage højde for deres kernek<strong>om</strong>petenceog ikke skulle forsøge at gætte, hvad <strong>om</strong>kostningerne til virks<strong>om</strong>hedsoverdragelse villebeløbe sig til.I anden <strong>om</strong>gang vandt Kongsvang udbuddet. Kontrakten trådte i kr<strong>af</strong>t den 1. juni 2012 og ophørerden 31. maj 2015. I kontrakten er inkluderet option for forlængelse <strong>af</strong> kontrakten på uændredevilkår i 2 x 1 år. Kontrakten blev tildelt Kongsvang på baggrund <strong>af</strong> et højt antal timer i forholdtil prisen. S<strong>om</strong> et led i kontrakten blev de medarbejdere, s<strong>om</strong> var tilbage fra første udbudsrunde,virks<strong>om</strong>hedsoverdraget til Kongsvang. Der var tale <strong>om</strong> ca. 40 medarbejdere.BetalingsmodelBetalingsmodellen for udbuddet er en fast pris givet <strong>af</strong> Kongsvang. Man valgte i k<strong>om</strong>munen atskære alle tillægsydelser fra, således at udbuddet kun <strong>om</strong>fattede daglig rengøring og periodiskhovedrengøring. Det vil sige, at k<strong>om</strong>munen s<strong>om</strong> udgangspunkt ikke kan forvente ekstra regninger,idet Kongsvang står for at gøre rent ude i institutionerne i overensstemmelse med kravene ikravspecifikationen.


103Tabel 1: Betalingsmodel, Struer K<strong>om</strong>muneOpgaveDaglig og periodisk rengøringBetalingsmekanismeFast pris pr. årOptioner:Ekstra rengøringUdvidelse / reduktion <strong>af</strong> m2Polish-behandlingTæpperensAntistatbehandlingOliering <strong>af</strong> trægulveOvnrengøringSærlig rengøring på bibliotekerVaske <strong>af</strong> klude, viskestykker mm.Rengøring <strong>af</strong> ekstra lokalerPris pr. timePris pr. dagPris pr. m 2Pris pr. m 2Pris pr. m 2Pris pr. m 2Pris pr. gangPris pr. hylde/bogkrybbePris pr. enhedPris pr. gang pr. lokationCasen opsummeres i den nedenstående tabel 2 i forhold til udvalgte parametre.Tabel 2: Opsamling, Struer K<strong>om</strong>muneEmne/spørgsmålDen udbudte opgaveUdbudsformErfaringKravspecifikationAntal tilbudBeskrivelseOmfatter daglig og periodisk rengøring samt stationær arbejdsledelseEU-udbud med prækvalifikation1. generationsudbudAktivitetskrav (programmeret rengøring)1. udbudsrunde: 4 tilbud fra prækvalificerede virks<strong>om</strong>heder2. udbudsrunde: 5 tilbud fra prækvalificerede virks<strong>om</strong>hederIKU (2011) 23,2Øvrige særlige forholdUdbudsprocessen blev gennemført to gange, fordi den vindendeleverandør i første udbudsrunde opsagde kontrakten i prøveperioden.Der var virks<strong>om</strong>hedsoverdragelse <strong>af</strong> medarbejdere i begge udbudsrunder.I anden runde blev der overdraget færre medarbejdere,fordi nogle havde sagt op i første runde.2.9.3 Analysetilgang og datagrundlagDe konkrete <strong>om</strong>stændigheder i Struer K<strong>om</strong>mune har givet anledning til at analysere casen s<strong>om</strong>en før-/efteranalyse, hvor formålet er at vurdere effekterne ved et førstegangsudbud. Der medregnes<strong>om</strong>kostninger fra den første udbudsrunde, da disse <strong>om</strong>kostninger reelt har været forbundetmed udbuddet. Der skelnes mellem <strong>om</strong>kostningerne forbundet med 1. og 2. udbudsrunde.Analyserne er foretaget på baggrund <strong>af</strong> datamateriale stillet til rådighed <strong>af</strong> og interviews medStruer K<strong>om</strong>mune samt Kongsvang. Det er med hjælp fra Kongsvang forsøgt at samle et udsnit <strong>af</strong>medarbejdere til fokusgruppeinterview, men det har ikke været muligt.Den analytiske tilgang til casen opsummeres i tabel 3 nedenfor.


104Tabel 3: DatagrundlagEffekt Indikator OperationaliseringYdelseØkon<strong>om</strong>iBruttobesparelseNettobesparelseOrganisationMedarbejderforholdMedarbejdertilfredshedKvalitet ogserviceniveauBrugertilfredshedInnovationDer er ikke udarbejdet brugertilfredshedsundersøgelser, hverken før eller efter udbuddet.UdviklingogsamarbejdeVidenoverførselDer fokuseres på bruttobesparelsen fra 2010, før <strong>om</strong>rådet blev udbudt, til 2012,hvor <strong>om</strong>rådet var udbudt til Kongsvang. Besparelsen er beregnet ved sammenligning<strong>af</strong> k<strong>om</strong>munens udgifter i 2010 samt udgifterne til den eksterne leverandør,s<strong>om</strong> budgetteret med per år i kontraktperioden. Budgettet anvendes, fordi derendnu ikke er gået et år i kontraktperioden. Da der er tale <strong>om</strong> en fast pris, er deren høj grad <strong>af</strong> budgetsikkerhed og dermed sikkerhed for beregningen.K<strong>om</strong>munens interne budgetter medtager udgifter til løn og materialer. Der er ikketaget højde for øvrige andre udgifter, sås<strong>om</strong> husleje (rengøringsdepoter) samtdrifts- og forbrugs<strong>om</strong>kostninger (vaskemaskiner, el, varme og vand). Omkostningernetil husleje og drifts<strong>om</strong>kostninger indgår dog stadig i k<strong>om</strong>munens samledeudgifter. Da k<strong>om</strong>munen ikke kunne angive <strong>om</strong>kostningerne forbundet hermed, ogda <strong>om</strong>kostningerne forventes at være ensartet i 2010 og 2012, ses der i beregningenbort fra disse udgifter.K<strong>om</strong>munen har ikke foretaget større ansk<strong>af</strong>felser, s<strong>om</strong> skal indgå i beregninger.Der er ikke i k<strong>om</strong>munens interne udgifter taget højde for indirekte <strong>om</strong>kostninger,sås<strong>om</strong> andele <strong>af</strong> fælles<strong>om</strong>kostninger, og k<strong>om</strong>munen har ikke en fordelingsnøgle,s<strong>om</strong> kan anvendes til fordelingen. Derfor anvendes en fordelingsnøgle på 15 %.Tallet er baseret på erfaringer, men er en smule konservativt sat.Der korrigeres for pris- og lønudvikling (inflation), således at alle <strong>om</strong>kostninger erpå 2012-niveau. Opgavens opfang har ikke ændret sig fra 2010 til 2012, og derforkontrolleres ikke herfor.Nettobesparelsen er beregnet s<strong>om</strong> bruttobesparelsen fratrukket den gennemsnitligeårlige værdi <strong>af</strong> udbuds<strong>om</strong>kostninger og følge<strong>om</strong>kostninger.Udbuds<strong>om</strong>kostningerne <strong>om</strong>fatter udgifter til ekstern konsulent samt k<strong>om</strong>munenstidsforbrug til udbud <strong>af</strong> konsulentopgaven og foranalysen, prækvalifikation og udbud<strong>af</strong> rengøringsservice. Disse <strong>om</strong>kostninger er vurderet <strong>af</strong> Struer K<strong>om</strong>mune.Dertil k<strong>om</strong>mer <strong>om</strong>kostninger til virks<strong>om</strong>hedsoverdragelse.I denne case indgår mange <strong>af</strong> udbuds<strong>om</strong>kostninger to gange – til hhv. første oganden udbudsrunde. Alle udbuds<strong>om</strong>kostninger medtages.Der ses bort fra k<strong>om</strong>munens udgifter til indhentning <strong>af</strong> vikarer til rengøring i periodenfra første leverandør opsagde kontrakten, til næste leverandør overtog opgaven,men der indregnes de ekstra <strong>om</strong>kostninger, s<strong>om</strong> k<strong>om</strong>munen måtte <strong>af</strong>holde tiladministration og styring <strong>af</strong> <strong>om</strong>rådet i overgangsperioden.Følge<strong>om</strong>kostninger er k<strong>om</strong>munens interne timeforbrug på kontrolarbejde og enhedernestimeforbrug på kvalitetsopfølgning. Dertil k<strong>om</strong>mer udgifter til en eksternkonsulent til at foretage kvalitetsopfølgninger på enhederne.Medarbejdernes vilkår og ansættelsesforhold før udbud er belyst gennem interviewmed Struer K<strong>om</strong>mune.Medarbejdernes vilkår og ansættelsesforhold efter udbud er belyst gennem interviewmed Kongsvang (ledelsen).Der foreligger ikke medarbejdertilfredshedsmålinger før udbuddet. Kongsvang erblevet bedt <strong>om</strong> at vurdere tilfredsheden blandt de virks<strong>om</strong>hedsoverdragede medarbejdere.Der foreligger en klar <strong>af</strong>grænsning <strong>af</strong> opgavens <strong>om</strong>fang efter udbud i kravspecifikationen,men ikke før udbud. K<strong>om</strong>munen har vurderet, at <strong>om</strong>fanget ikke er ændretmed udbuddet.Servicemægleren foretog en vurdering <strong>af</strong> kvaliteten på enhederne før udbuddet,men der er på nuværende tidspunkt endnu ikke lavet første opfølgning, s<strong>om</strong> kanbruges til sammenligning.Derfor er k<strong>om</strong>munen og leverandøren blevet bedt <strong>om</strong> at foretage en vurdering <strong>af</strong>,hvorvidt der er sket en udvikling i kvalitet og serviceniveau.Derfor er k<strong>om</strong>munen og leverandørerne blevet bedt <strong>om</strong> at foretage en vurdering <strong>af</strong>brugertilfredsheden.Spørgsmålet <strong>om</strong> samarbejde er <strong>af</strong>dækket kvalitativt via interview med StruerK<strong>om</strong>mune samt med ledelse i Kongsvang.Spørgsmålet <strong>om</strong> samarbejde er <strong>af</strong>dækket kvalitativt via interview med StruerK<strong>om</strong>mune samt med ledelse i Kongsvang.


1052.9.4 Analyse og identificerede effekterØkon<strong>om</strong>iske effekterBruttobesparelseI Struer K<strong>om</strong>mune var udgifterne til rengøring i 2010 ca. 18,5 mio. kr., hvilket inkluderede <strong>om</strong>kostningertil løn og varekøb. Beløbet <strong>om</strong>fatter ikke drifts<strong>om</strong>kostninger, sås<strong>om</strong> el, vand og varme,husleje for rengøringsrum eller andel <strong>af</strong> fællesudgifterne i k<strong>om</strong>munen.Struer K<strong>om</strong>mune oplyser endvidere, at udgifterne til den nye kontrakt med Kongsvang per år andragerca. 9,6 mio. kr. Dertil k<strong>om</strong>mer et budget til ekstra udgifter, fx polish-behandling <strong>af</strong> gulve,linnedvask og rengøring efter specielle arrangementer, på 0,5 mio. kr. K<strong>om</strong>munen <strong>af</strong>holder fortsatdrifts<strong>om</strong>kostninger, sås<strong>om</strong> el, vand og varme samt huslejen for rengøringsrum. K<strong>om</strong>munenkunne ikke tilvejebringe en oversigt over drifts<strong>om</strong>kostningerne og huslejen, da disse er skjult i deøvrige drifts- og husleje<strong>om</strong>kostninger for k<strong>om</strong>munen. Det forudsættes, at disse forbliver påsamme niveau før og efter udbuddet, dvs. nettoeffekten er nul.I beregningen <strong>af</strong> bruttobesparelsen tages højde for indirekte <strong>om</strong>kostninger i k<strong>om</strong>munen før udbuddet.Disse dækker andelen <strong>af</strong> fællesudgifterne i k<strong>om</strong>munen, fx andel <strong>af</strong> udgifter til lønudbetaling.K<strong>om</strong>munen har ikke en fordelingsnøgle til fællesudgifter. Derfor antages det konservativt,på baggrund <strong>af</strong> erfaring, at disse udgør 15 %.Tabel 4: BruttobesparelseBrutto<strong>om</strong>kostningspostOmkostningFør-situation (2010)Drifts<strong>om</strong>kostning (intern)Indirekte <strong>om</strong>kostninger (15 %)Drifts<strong>om</strong>kostning i altKorrektion for inflation (2012-priser)14.480.139 kr.2.172.021 kr.16.652.160 kr.17.194.051 kr.Efter-situation (2012)Drifts<strong>om</strong>kostning (ekstern)Ekstra udgifter til polish-behandling, linnedvask og specielle arrangementerDrifts<strong>om</strong>kostning i alt (2012-priser)9.618.266 kr.500.000 kr.10.118.265 kr.DifferenceÅrlig bruttobesparelse7.075.785 kr.Bruttobesparelse i % 41,2 %Det fremgår <strong>af</strong> tabellen ovenfor, at der er tale <strong>om</strong> en bruttobesparelse på ca. 7,1 mio. kr., nårder korrigeres for inflation, svarende til en procentuel besparelse på ca. 41,2 %.NettobesparelseNettobesparelsen er beregnet s<strong>om</strong> bruttobesparelsen fratrukket den gennemsnitlige årlige værdi<strong>af</strong> udbuds- og følge<strong>om</strong>kostninger. Udbuds<strong>om</strong>kostningerne ses i nedenstående tabel 5 for bådeførste og anden udbudsrunde.


106Tabel 5: Udbuds<strong>om</strong>kostningerUdbuds<strong>om</strong>kostningspostOmkostningFørste udbudsrunde 2010 + 2011Internt timeforbrug (2012-priser)Foranalyse 2010Foranalyse (2012-priser)Konsulent bistand 2011Konsulent bistand (2012-priser)Virks<strong>om</strong>hedsoverdragelses<strong>om</strong>kostninger 2011Virks<strong>om</strong>hedsoverdragelses<strong>om</strong>kostning (2012-priser)183.019 kr.200.000 kr.210.248 kr.125.000 kr.127.909 kr.700.000 kr.708.448 kr.Ekstra timeforbrug på administration i perioden fra den 1. december2011 til den 1. juni 2012 112.030 kr.Udbuds<strong>om</strong>kostninger i altPer år (3 år)1.341.654 kr.447.218 kr.Anden udbudsrundeInternt timeforbrug (2012-priser)Konsulentbistand (2012-priser)Virks<strong>om</strong>hedsoverdragelses<strong>om</strong>kostning (2012-priser)Udbuds<strong>om</strong>kostninger i altPr. år (3 år)17.623 kr.75.000 kr.500.000 kr.592.623 kr.197.541 kr.I første udbudsrunde var der i Struer K<strong>om</strong>mune <strong>om</strong>kostninger til eget timeforbrug internt i k<strong>om</strong>munenog ude på enhederne. Det vurderes, at det interne timeforbrug i forbindelse med udbuddethar været ca. 200 timer i arbejdsgruppen samt 10 timer per enhed. Der blev lavet en foranalysepå rengørings<strong>om</strong>rådet <strong>af</strong> Servicemægleren A/S, s<strong>om</strong> beløb sig til 200.000 kr. i 2010, og derudoverhar k<strong>om</strong>munen h<strong>af</strong>t ekstern konsulentbistand fra Servicemægleren A/S til prækvalifikationog udbud, hvilket beløb sig til 125.000 kr. i 2011. K<strong>om</strong>munen har også h<strong>af</strong>t <strong>om</strong>kostninger tilvirks<strong>om</strong>hedsoverdragelse, herunder til:• Økon<strong>om</strong>isk difference i varslingsperioden mellem offentlig og privat overensk<strong>om</strong>st• Fratrædelses<strong>om</strong>kostninger 32 .De samlede virks<strong>om</strong>hedsoverdragelses<strong>om</strong>kostninger beløb sig til ca. 700.000 kr. i 2011. Sidstindregnes det ekstra timeforbrug, s<strong>om</strong> k<strong>om</strong>munen havde i perioden fra den 1. december 2011,da den oprindelige leverandør fratrådte kontrakten, til den 1. juni 2012, hvor Kongsvang overtogopgaven. Det ekstra timeforbrug er til en økon<strong>om</strong>iassistent på halv tid, s<strong>om</strong> stod for at hyre ogadministrere de nødvendige vikarer, da 20 <strong>af</strong> de 60 virks<strong>om</strong>hedsoverdragede medarbejdere havdesagt op i løbet <strong>af</strong> prøveperioden.K<strong>om</strong>munen havde også andre <strong>om</strong>kostninger, fx til opfølgning i prøveperioden og til vikarer i periodenfra den 1. december 2011 til den 1. juni 2012, men disse er ikke medregnet i udbuds<strong>om</strong>kostningerne.Førstnævnte <strong>om</strong>kostninger til opfølgning vurderes at være på størrelse med følge<strong>om</strong>kostningerne,s<strong>om</strong> k<strong>om</strong>munen alligevel ville <strong>af</strong>holde, og sidstnævnte <strong>om</strong>kostninger til vikarerudgør rengøringsudgifterne i perioden, <strong>om</strong> end de er lidt større til vikarer, end de ellers ville haveværet.Sammenlagt beløb udbuds<strong>om</strong>kostninger i første runde samt ekstra <strong>om</strong>kostninger i overgangsperiodensig til ca. 1,3 mio. kr. Fordelt på tre år er dette knap 450.000 kr.32 Der er en usikkerhedsgrad i forbindelse med, <strong>om</strong> der i beløbet er indeholdt feriepengegodtgørelsen til medarbejderne, da det ikke er<strong>af</strong>dækket, hvorvidt disse <strong>om</strong>kostninger er medtaget i de to udbudsprocesser.


Struer K<strong>om</strong>mune havde også <strong>om</strong>kostninger forbundet med anden udbudsrunde. Disse var dogikke så store s<strong>om</strong> første udbudsrunde, da man i stort <strong>om</strong>fang kunne genbruge udbudsmaterialet.I anden udbudsrunde var der <strong>om</strong>kostninger til eget timeforbrug i k<strong>om</strong>munen, <strong>om</strong>kostninger tilkonsulent og virks<strong>om</strong>hedsoverdragelses<strong>om</strong>kostninger.Sammenlagt beløb udbuds<strong>om</strong>kostninger i anden runde sig til ca. 600.000 kr., hvilket svarer tilca. 200.000 kr. hver år i løbet <strong>af</strong> den treårige kontrakt.Struer K<strong>om</strong>munes følge<strong>om</strong>kostninger vises i nedenstående tabel 6.107Tabel 6: Følge<strong>om</strong>kostningerFølge<strong>om</strong>kostningspost (årlige) 33OmkostningInternt timeforbrug (2012-priser)Konsulent bistand 2012I alt per år249.141 kr.250.000 kr.499.141 kr.K<strong>om</strong>munens følge<strong>om</strong>kostninger består <strong>af</strong> internt timeforbrug, s<strong>om</strong> er <strong>af</strong>holdt <strong>af</strong> den udbudsansvarlige,samt konsulentbistand til kvalitetskontrol på enhederne. K<strong>om</strong>munen angiver, at den udbudsansvarligestimeforbrug udgør mellem 25 og 50 % <strong>af</strong> hans tid på et år. I ovenstående beregninger det antaget, at 37,5 % <strong>af</strong> hans tid bruges til kontraktadministration. Udgifterne tilkvalitetskontrol, foretaget <strong>af</strong> Servicemægleren A/S, udgør 250.000 kr. <strong>om</strong> året.Udbuds- og følge<strong>om</strong>kostninger fratrækkes bruttobesparelsen i nedenstående tabel 7.Tabel 7: NettobesparelseÅrlig bruttobesparelseBrutto- og netto<strong>om</strong>kostningspostOmkostning7.075.785 kr.Bruttobesparelse i % 41,2 %Årlige udbuds<strong>om</strong>kostninger – runde 1Årlige udbuds<strong>om</strong>kostninger – runde 2Årlige følge<strong>om</strong>kostningerÅrlig nettobesparelse447.218 kr.197.541 kr.499.141 kr.5.931.885 kr.Nettobesparelse i % 34,5 %Fratrukket udbuds- og følge<strong>om</strong>kostninger beløber nettobesparelsen sig til ca. 5,9 mio. kr. per år.Nettobesparelsen reduceres dermed til 34,5 %.<strong>Effekter</strong> på organisationMedarbejderforholdDer blev virks<strong>om</strong>hedsoverdraget 60 medarbejdere fra k<strong>om</strong>munen til den private leverandør i2011. K<strong>om</strong>munen <strong>af</strong>holdt i den forbindelse informationsmøder med samtlige medarbejdere.Da leverandøren fratrådte kontrakten, blev medarbejderne overført til k<strong>om</strong>munen igen. På dettetidspunkt havde 20 medarbejdere opsagt deres job. Struer K<strong>om</strong>mune sendte et brev ud til medarbejdernemed tilbud <strong>om</strong> midlertidig ansættelse. De tilbageværende 40 medarbejdere arbejdedei deres gamle job med gamle arbejdsvilkår, indtil den nye kontrakt med Kongsvang blev indgåetden 1. juni 2012, hvor de igen blev virks<strong>om</strong>hedsoverdraget til den private leverandør. Ved dennye overdragelse blev der også <strong>af</strong>holdt informationsmøder med medarbejderne.Efter godt to måneder arbejder fortsat ca. 10 virks<strong>om</strong>hedsoverdragede medarbejdere fra StruerK<strong>om</strong>mune hos Kongsvang.33 Følge<strong>om</strong>kostningerne er opgivet per år og er derfor ikke fordelt over kontraktperioden.


108I henhold til Kongsvang kan antallet <strong>af</strong> virks<strong>om</strong>hedsoverdragede medarbejdere, s<strong>om</strong> vælger atopsige deres job, variere en del fra kontrakt til kontrakt. Det er dog ikke unormalt, at op til 75 %vælger at sige op, hvilket har været tilfældet i dette udbud. Kongsvang påpeger også, at der kanvære forskellige forhold, s<strong>om</strong> bevirker, at flere eller færre virks<strong>om</strong>hedsoverdragede medarbejderevælger at sige op. Det k<strong>om</strong>mer meget an på den enkelte medarbejder, <strong>om</strong> denne ønsker atarbejde i en privat virks<strong>om</strong>hed eller ved det offentlige, for der er forskel på ansættelsesvilkårene.Ligeledes k<strong>om</strong>mer det an på, <strong>om</strong> der er andet arbejde at finde for medarbejderne. Kongsvangnævner, at man har kunnet konstatere geogr<strong>af</strong>iske forskelle og vurderer, at det kan have nogetat gøre med tilgængeligheden <strong>af</strong> andet arbejde.K<strong>om</strong>munen fandt processen med virks<strong>om</strong>hedsoverdragelse svær. Kongsvang påpeger, at virks<strong>om</strong>hedsoverdragelsealtid er en svær øvelse, og at det er vigtigt at samarbejde med fagforeningenog informere medarbejdere grundigt <strong>om</strong> overdragelsesprocessen. Det vurderer Kongsvang,at Struer K<strong>om</strong>mune har gjort.Virks<strong>om</strong>hedsoverdragelsen medførte en række ændrede vilkår for medarbejderne efter varslingsperiodensudløb. Følgende punkter fremhæves s<strong>om</strong> væsentligt ændrede <strong>af</strong> enten k<strong>om</strong>munen ellerKongsvang. Punkterne uddybes efterfølgende:• Arbejdstakten er steget; fra takt 100 til takt 130• Arbejdstiderne er ændret• Nye muligheder, fxo Nye arbejdsopgavero Indflydelse på tilrettelæggelse <strong>af</strong> eget arbejdeo Mulighed for forbedring <strong>af</strong> k<strong>om</strong>petenceniveauet• Niveauet <strong>af</strong> styring <strong>af</strong> arbejdsgangene og kontrol med arbejdet er steget.Både Struer K<strong>om</strong>mune og Kongsvang påpeger, at arbejdstakten er ændret. Hos k<strong>om</strong>munen varder arbejdstakt 100, mens der i privat regi er arbejdstakt 130. Det betyder, at medarbejderneskal gøre et 30 % større areal end i det offentlige rent på samme tid i det private. Struer K<strong>om</strong>munetilføjer, at arbejdstakten ikke var 100 for alle medarbejdere førhen, og at det nok er demedarbejdere, s<strong>om</strong> har været væsentligt under niveau i arbejdstakt, s<strong>om</strong> har valgt at sige op iprocessen. Begge parter mener, at dette er en <strong>af</strong> de væsentligste ændringer for medarbejderne.Kongsvang påpeger, at ændrede arbejdstider også opleves s<strong>om</strong> en meget væsentlig ændring<strong>af</strong> medarbejderne, måske endda mere væsentlig end ændringen i arbejdstakten. Førhen arbejdedemedarbejderne måske fra kl. 9 til kl. 15, hvilket er normale arbejdstider. Nu arbejder medarbejdernemåske før kl. 9 og efter kl. 15, dels fordi man på denne måde kan optimere arbejdsgangene,og dels fordi mange enheder har h<strong>af</strong>t et ønske <strong>om</strong>, at der gøres rent på mindre travletidspunkter.Ifølge Kongsvang opleves dette s<strong>om</strong> betydelige ændringer for medarbejderne. Kongsvang vurderer,at det kan være svært at have en fuldtidsarbejdsuge, i hvert fald hvis arbejdstiderne skalvære normale, forstået s<strong>om</strong> fra kl. 8 til kl. 16. Da ikke alle medarbejdere kan klare sig med etdeltidsjob eller ikke har mulighed for at forene familielivet med meget tidlige eller sene arbejdstider,kan denne ændring alene betyde, at en medarbejder siger op.Medarbejderne har fået andre muligheder i Kongsvang. Fx har de fået mulighed for at blive forflyttettil andre enheder, hvor der laves andre former for rengøring, og nogle medarbejdere uddannesi arbejdsledelse. Derudover nævner Kongsvang, at man formentligt lytter til medarbejdernepå en anden måde i det private end i det offentlige. I det private er medarbejderen en kernemedarbejder,og man har en opfattelse <strong>af</strong>, at det er hos medarbejderne, at de gode idéer tilinnovation og udvikling opstår. Medarbejderne får på den måde også indflydelse på, hvordan dereseget arbejde skal udføres. Hvis de har en god idé til arbejdets udførelse, lytter man til idéen iledelsen. Sidst nævner Kongsvang, at medarbejderne har mulighed for at forbedre deres k<strong>om</strong>petenceniveaugennem kurser vedrørende brug <strong>af</strong> redskaber og midler samt læsning <strong>af</strong> arbejdsplaner.Generelt mener både k<strong>om</strong>munen og Kongsvang, at der er en højere grad <strong>af</strong> styring med arbejdetefter udbud. Dertil k<strong>om</strong>mer, at arbejdet og kvaliteten nu kontrolleres løbende. Det vides ikke,


hvorledes medarbejderne opfatter denne ændring, men Kongsvang vurderer, at alle medarbejderegerne vil lægges mærke til i deres arbejde, og at styringen <strong>af</strong> arbejdet har medført netop dette.Man vurderer dog også, at der kan være nogle medarbejdere, s<strong>om</strong> ikke bryder sig <strong>om</strong> den løbendekontrol, og at det nok er de medarbejdere, s<strong>om</strong> har opsagt deres job.Det har ikke været muligt at vurdere både medarbejder<strong>om</strong>sætning og sygefravær, da der ikkeforeligger tal, s<strong>om</strong> kan sammenlignes fra før til efter udbuddet.MedarbejdertilfredshedDer er ikke lavet medarbejdertilfredshedsundersøgelser i k<strong>om</strong>munen før udbud. K<strong>om</strong>munen vurdererdog, at medarbejdertilfredsheden er faldet blandt de virks<strong>om</strong>hedsoverdragede medarbejdere.K<strong>om</strong>munen forestiller sig særligt, at det er de ældre eller mere udsatte medarbejdere, der erblevet utilfredse. Man har i k<strong>om</strong>munen en formodning <strong>om</strong>, at man så igennem fingre med medarbejdere,s<strong>om</strong> arbejdede væsentligt langs<strong>om</strong>mere end påkrævet, fx kunne en medarbejder godtarbejde helt nede på arbejdstakt 70 førhen. Hos den private leverandør forestiller Struer K<strong>om</strong>munesig, at der ikke ses gennem fingre med dette, og at de medarbejdere, s<strong>om</strong> reelt skullesætte arbejdstempoet op fra takt 70 til 130, har valgt at sige op. K<strong>om</strong>munen tror dog også, at endel <strong>af</strong> medarbejderne er godt tilfredse i deres nye job.109Dette understøttes <strong>af</strong> interview med Kongsvang, s<strong>om</strong> mener, at medarbejderne, s<strong>om</strong> er blevet ifirmaet efter virks<strong>om</strong>hedsoverdragelse, på nuværende tidspunkt er tilfredse med deres job.<strong>Effekter</strong> for ydelsenKvalitet og serviceniveauK<strong>om</strong>munen vurderer, at kvaliteten <strong>af</strong> rengøringen ikke har ændret sig væsentligt siden udbuddet.Man arbejder på en lidt anderledes måde nu, fx gøres der løbende mindre grundigt rent og tilgengæld er der månedlig hovedrengøring.Servicemægleren A/S vurderede kvaliteten før udbud og skal løbende lave kvalitetskontrol påenhederne, men første måling er endnu ikke gennemført, og dermed er der intet sammenligningsgrundlag.På baggrund <strong>af</strong> besigtigelser <strong>af</strong> k<strong>om</strong>munale ejend<strong>om</strong>me forud for kontraktperioden mener Kongsvangikke, at kvaliteten er væsentligt ændret. Det påpeges dog, at der altid vil være ændringeralt efter niveauet førhen på de enkelte enheder. Nogle enheder havde måske en rigtig god rengøringsassistent,s<strong>om</strong> udførte sit arbejde ud over forventningerne. Den øgede grad <strong>af</strong> styring medarbejdet hos Kongsvang medfører, at man hverken leverer en service under eller over det <strong>af</strong>talteniveau.BrugertilfredshedStruer K<strong>om</strong>mune har ikke tidligere målt brugernes tilfredshed med rengøringen og kan ikke pånuværende tidspunkt vurdere udviklingen i antallet <strong>af</strong> klager.Kongsvang udtaler, at man ikke har bemærket stor utilfredshed blandt brugerne. Medarbejdernepå de forskellige enheder vil jo gerne fokusere på deres kerneopgaver, fx børnepasning på daginstitutionerne,og dette er der øget mulighed for at gøre, efters<strong>om</strong> de ikke længere skal lede rengøringspersonalet.Kongsvang tilføjer, at der kan være personlige relationer til rengøringsassistentenpå en enhed, s<strong>om</strong> spiller ind og bevirker, at brugerne er utilfredse med ændringerne.<strong>Effekter</strong> for udvikling og samarbejdeInnovation og videnoverførselStruer K<strong>om</strong>mune fremhæver, at der er sket en standardisering <strong>af</strong> rengøringsniveauet i k<strong>om</strong>munen.Desuden mener man, at det er positivt, at medarbejderne på enhederne og særligt institutionernekan fokusere på deres fag<strong>om</strong>råde frem for rengøringen. Derudover er der ikke forek<strong>om</strong>metsærlige innovative effekter.K<strong>om</strong>munen mener, at dialogen med Kongsvang er positiv og konstruktiv. Man mener, at der erplads til at tale <strong>om</strong> tingene. Der arbejdes ikke endnu med udvikling <strong>af</strong> samarbejdet, men k<strong>om</strong>munenvil ikke <strong>af</strong>vise, at der kunne k<strong>om</strong>me mere fokus på samarbejdet i fremtiden, når alle forholder <strong>af</strong>stemt i forhold til rengøringsopgaven.


110Dette understøttes <strong>af</strong> interview med Kongsvang, s<strong>om</strong> også påpeger et godt samarbejde. Kongsvangnævner ligeledes, at man ikke arbejder med at udvikle hverken samarbejde eller ydelse.Samarbejdet karakteriseres s<strong>om</strong> et almindeligt kunde-leverandørforhold.Kongsvang tilføjer mere generelt, at denne samarbejdsform er meget normal med deres k<strong>om</strong>munaleog offentlige kunder. Der er få tilfælde, særligt i kontrakter, hvor man har sammenkobletydelser, og hvor Kongsvang fx er underleverandør på rengøringsydelsen, hvor udvikling <strong>af</strong> samarbejdetog ydelsen er en del <strong>af</strong> kontrakten. Det er dog ikke særligt tit, at denne form for kontrakterses hos k<strong>om</strong>munerne. Kongsvang mener, at der er potentiale for denne form for samarbejdemed k<strong>om</strong>munerne, og at begge parter ville kunne få noget ud <strong>af</strong> sådan et samarbejde.S<strong>om</strong> en barriere herfor påpeger Kongsvang det fokus, der er på antal leverede arbejdstimer i tildeling<strong>af</strong> kontrakter, hvilket medfører en meget lille grad <strong>af</strong> fleksibilitet for leverandøren i planlægningen<strong>af</strong> samarbejdet. Såfremt k<strong>om</strong>munerne ville være villige til at acceptere et antal timerper år, så leverandøren selv kunne flytte rundt på timerne og tilrettelægge arbejdsgangene, villeman kunne opnå en bedre kvalitet.2.9.5 Forklaringsfaktorer i forhold til identificeret effektDe primære effekter, s<strong>om</strong> er identificeret i casen, er økon<strong>om</strong>iske besparelser for k<strong>om</strong>munen samten række ændringer for medarbejdere.Ifølge k<strong>om</strong>munen er den første forklaring på effekterne styring og kontrol <strong>af</strong> <strong>om</strong>rådet. Man har enformodning <strong>om</strong>, at der var et overforbrug <strong>af</strong> rengøring på enhederne, hvor der skulle være rentfor enhver pris. Efters<strong>om</strong> enhederne selv ansatte rengøringspersonale og satte kravene for rengøring,kunne dette ikke kontrolleres <strong>af</strong> k<strong>om</strong>munen. K<strong>om</strong>munen tillægger også forklaringskr<strong>af</strong>t tiludbudsprocessen, hvor man inddragede en ekstern konsulent til at sætte rengøringsstandardenpå et fornuftigt niveau.Derudover mener Struer K<strong>om</strong>mune, at en del <strong>af</strong> forklaringen findes i, at de private virks<strong>om</strong>hederer mere professionelle og derfor mere effektive. Der nævnes også forskellen i den k<strong>om</strong>munale ogprivate rengøringstakt (100 i forhold til 130).Kongsvang tilføjer s<strong>om</strong> en væsentlig årsag til, at de private leverandører kan opnå besparelserfor k<strong>om</strong>munerne, at rengøringen er leverandørens kernek<strong>om</strong>petence. Fokus på arbejdsopgaverog styring <strong>af</strong> arbejdsgangene er grunden til, at man kan være mere effektiv.2.9.6 Sammenfatning på caseResultaterne <strong>af</strong> casen i Struer K<strong>om</strong>mune er sammenfattet i tabel 8 nedenfor.


111Tabel 8: Sammenfatning, Struer K<strong>om</strong>mune og KongsvangEffektØkon<strong>om</strong>iske effekterVurderingBruttobesparelse ved førstegangsudbud på ca. 7,1 mio. kr., svarendetil ca. 41,2 %.Nettobesparelsen er på ca. 5,9 mio. kr. pr. år, svarende til ca. 34,5%.<strong>Effekter</strong> for organisationDer er sket virks<strong>om</strong>hedsoverdragelse <strong>af</strong> 60 medarbejdere i første udbudsrunde,hvorefter 40 medarbejder blev tilbageført til k<strong>om</strong>munen. Ianden udbudsrunde blev de 40 medarbejdere virks<strong>om</strong>hedsoverdragettil Kongsvang. 10 er stadig ansat.Medarbejderne skal generelt gøre et 30 % større areal rent og opleverændrede arbejdstider, hvilket i henhold til både k<strong>om</strong>mune og leverandører medvirkende til fr<strong>af</strong>aldet blandt medarbejderne.Der fremhæves, at medarbejderne har fået nye muligheder hosKongsvang, fx mulighed for at prøve kræfter med nye arbejdsopgaver,øge eget k<strong>om</strong>petenceniveau samt spille ind i forhold til tilrettelæggelsen<strong>af</strong> eget arbejde.Der er k<strong>om</strong>met fokus på både medarbejdere og arbejdsopgaver i enanden grad, end der var i Struer K<strong>om</strong>mune.<strong>Effekter</strong> for ydelsen<strong>Effekter</strong> for udvikling og samarbejdeForklaringsfaktorerStruer K<strong>om</strong>mune har fået en mere klar beskrivelse <strong>af</strong> den udbudteopgave, og der er fundet en rengøringsstandard på tværs <strong>af</strong> enheder,s<strong>om</strong>, k<strong>om</strong>munen mener, medfører samme kvalitet. Kongsvang menerheller ikke, at kvaliteten er væsentligt ændret.K<strong>om</strong>munen og leverandøren mener, at der er et godt samarbejde.Der arbejdes ikke s<strong>om</strong> sådan med udvikling <strong>af</strong> ydelsen eller samarbejdet.Forklaringsfaktorer <strong>om</strong>fatter forøget styring og opnået kontrol medrengørings<strong>om</strong>rådet.K<strong>om</strong>munen mener, at de private leverandører er mere professionelleog derfor er i stand til at effektivisere arbejdsgangene. Kongsvangpeger på, at håndteringen <strong>af</strong> opgaven, herunder øget styring og kontrol,medfører besparelser for k<strong>om</strong>munen.


1122.10 Case: Varde K<strong>om</strong>mune2.10.1 IndledningDet nuværende udbud <strong>af</strong> rengøringsservice i Varde K<strong>om</strong>mune er et k<strong>om</strong>bineret førstegangsudbudog flergangsudbud. Gammel Varde K<strong>om</strong>mune valgte at udlicitere driften <strong>af</strong> rengørings<strong>om</strong>rådet i1999. Området var udbudt to gange i gammel Varde K<strong>om</strong>mune begge gange i fire år. Efterk<strong>om</strong>munesammenlægningen besluttede man sig for at udbyde <strong>om</strong>rådet samlet for hele k<strong>om</strong>munen.Dette blev besluttet politisk, da erfaringerne fra de tidligere udbud i gammel Varde K<strong>om</strong>muneviste, at der var væsentlige økon<strong>om</strong>iske besparelser at hente. Beslutningen <strong>om</strong>, at <strong>om</strong>rådetskulle udbydes samlet for Varde K<strong>om</strong>mune blev taget i oktober 2008.Udgangspunktet var således blandet i Varde K<strong>om</strong>mune. Rengøringen blev allerede varetaget iprivat regi på ca. 40 enheder i k<strong>om</strong>munen (herunder administrationscentre, børnehaver, skoler,plejehjem m.fl.), hvorimod rengøringen blev varetaget internt på de øvrige enheder. Udgangspunktetvar forskelligt på tværs <strong>af</strong> enheder med intern rengøring. Nogle steder havde man ansaten rengøringsdame, andre steder blev opgaverne varetaget <strong>af</strong> en pedel eller andet personale,s<strong>om</strong> også stod for andre opgaver på enheden.K<strong>om</strong>munens hovedmål med udbuddet var <strong>om</strong>kostningsminimering. Der var en helt klar politiskopfattelse <strong>af</strong>, at <strong>om</strong>kostninger til rengøring kunne reduceres, da det havde været tilfældet igammel Varde K<strong>om</strong>mune. Desuden forventede man s<strong>om</strong> følge <strong>af</strong> udbuddet mere gennemsigtighedfor <strong>om</strong>kostningsniveauet på rengørings<strong>om</strong>rådet.I k<strong>om</strong>munen havde man erfaring med at skabe <strong>konkurrence</strong> <strong>om</strong> opgaverne på andre <strong>om</strong>råder, fxhjælpemiddel<strong>om</strong>rådet, kontorartikler, bilpark, materiel til Materielgården mv. Desuden overvejesudbud <strong>af</strong> andre <strong>om</strong>råder, fx kantinedrift. Indeværende udbud var det første udbud for den udbudsansvarligefor rengøringsudbuddet i k<strong>om</strong>munen, men et tæt samarbejde med indkøbschefenmedbragte en del erfaring til processen.2.10.2 UdbudsprocessenUdbudsform: Aktivitetsbaseret, begrænset udbud på 6 del<strong>om</strong>råderK<strong>om</strong>munen ønskede at bruge en ekstern konsulent til udbuddet og udbød derfor denne opgaveforud for den egentlige udbudsproces <strong>om</strong> rengøringsservice. Servicemægleren A/S vandt udbuddetog indgik samarbejde med Varde K<strong>om</strong>mune fra maj 2009. Selve udbudsprocessen forløb fraden 1. juni 2009 til den 1. januar 2010. K<strong>om</strong>munen og Servicemægleren A/S foretog i samarbejdeen individuel vurdering <strong>af</strong>, hvorvidt hver enkelt enhed i k<strong>om</strong>munen skulle <strong>om</strong>fattes <strong>af</strong> udbuddet.Det blev besluttet, at 120 ud <strong>af</strong> k<strong>om</strong>munens ca. 170 enheder skulle <strong>om</strong>fattes <strong>af</strong> udbuddet.Dette inkluderede de 40 enheder, hvor rengøringsservicen allerede var udbudt, samt yderligere80 enheder. Godt 50 enheder indgik ikke i udbuddet grundet følgende årsager:• Rengøringen blev brugt s<strong>om</strong> et pædagogisk værktøj på enhederne• Enhederne havde ikke et rengøringsbudget, da opgaven blev varetaget <strong>af</strong> personale, s<strong>om</strong>alligevel ikke kunne fjernes (fx en nattevagt)• Rengøringen håndteredes <strong>af</strong> medarbejdere i k<strong>om</strong>binationsstillinger, og fjernelse <strong>af</strong> opgavenville ødelægge stillingen, hvilket der ikke var ønske <strong>om</strong> at gøre.Enhederne i Varde K<strong>om</strong>mune fik mulighed for at <strong>af</strong>give et kontrolbud, såfremt enheden ønskedeat beholde opgaven. 21 <strong>af</strong> enhederne med intern rengøring gav kontrolbud, svarende til ca. ensjettedel <strong>af</strong> enhederne. De pågældende enheder blev udbudt i en del<strong>af</strong>tale for sig, således at enhederneskontrolbud kunne sammenlignes med de private leverandørers tilbud. Ingen <strong>af</strong> enhedernevandt udbuddet, og derfor blev rengøringsservicen på alle 120 enheder udliciteret.Der blev gennemført prækvalifikation <strong>af</strong> fem virks<strong>om</strong>heder, s<strong>om</strong> efterfølgende gav tilbud på opgaven.Man valgte at prækvalificere virks<strong>om</strong>heder, fordi man i k<strong>om</strong>munen anser tilbudsprocessenfor meget <strong>om</strong>kostningsfuld for virks<strong>om</strong>hederne, og derfor ville man kun pålægge virks<strong>om</strong>heder,s<strong>om</strong> havde en reel chance for at vinde udbuddet, denne byrde.


Udbuddet <strong>om</strong>fatter seks del<strong>af</strong>taler <strong>om</strong> rengøring og seks del<strong>af</strong>taler <strong>om</strong> vinduespolering. I det følgendeses kun på rengørings<strong>af</strong>talerne. K<strong>om</strong>munen valgte at udbyde i del<strong>af</strong>taler for at give mindrelokale virks<strong>om</strong>heder mulighed for at gå sammen og byde på opgaven i konsortium. Da ingen <strong>af</strong>de mindre virks<strong>om</strong>heder gik sammen for at byde, blev kun større virks<strong>om</strong>heder prækvalificeret.Valg <strong>af</strong> leverandør: Pris og kvalitetK<strong>om</strong>munen modtog tilbud fra alle fem prækvalificerede rengøringsfirmaer på alle seks del<strong>af</strong>taler.K<strong>om</strong>munen og Servicemægleren A/S vurderede tilbuddene i forhold til følgende kriterier:• Pris: 60 %• Kvalitet: 40 %, herunder:- Timer: 80 %- Organisation: 20 %Forenede Service A/S blev tildelt alle seks delopgaver på baggrund <strong>af</strong> pris og deres organisering.Kontrakten med Forenede Service A/S løber over en treårig periode fra den 1. januar 2010 til den31. december 2012. K<strong>om</strong>munen havde en smule erfaring med leverandøren forud for kontrakten,da Forenede Service A/S stod for rengøringen på enkelte enheder i gammel Varde K<strong>om</strong>mune.S<strong>om</strong> et led i kontrakten blev 83 medarbejdere virks<strong>om</strong>hedsoverdraget.Betalingsmodellen for udbuddet er en fast pris givet <strong>af</strong> Forenede Service A/S. K<strong>om</strong>munen valgteat skære alle tillægsydelser fra, således at udbuddet kun <strong>om</strong>fatter periodisk rengøring. Det vil sige,at k<strong>om</strong>munen s<strong>om</strong> udgangspunkt ikke kan forvente ekstra regninger, idet Forenede ServiceA/S står for at gøre rent i overensstemmelse med kravspecifikationen.Tabel 1: Betalingsmodel, Varde113OpgaveBetalingsmekanismePeriodisk rengøringFast pris pr. årVarde K<strong>om</strong>mune har i forbindelse med gennemgangen <strong>af</strong> udbudsprocessen påpeget, at periodenfra juni 2009 til januar 2010 vurderes s<strong>om</strong> for kort. K<strong>om</strong>munen planlægger derfor at <strong>af</strong>sætte meretid til selve udbudsprocessen til næste udbud.Casen opsummeres i nedenstående tabel 2 i forhold til udvalgte parametre.Tabel 2: Opsamling, Varde K<strong>om</strong>muneEmne/spørgsmålDen udbudte opgaveUdbudsformErfaringKravspecifikationAntal tilbudBeskrivelseOmfatter rengøring og vinduespolering – men i analysen ses kunpå rengøringBegrænset udbud med prækvalifikation3. generationsudbud for 40 enheder1. generationsudbud for 80 enhederAktivitetskrav (programmeret rengøring)5 tilbud fra prækvalificerede virks<strong>om</strong>hederIKU (2011) 23,9Øvrige særlige forholdVirks<strong>om</strong>hedsoverdragelse <strong>af</strong> medarbejdere på 80 enheder, svarendetil 83 medarbejdere2.10.3 Analysetilgang og datagrundlagDe konkrete <strong>om</strong>stændigheder i Varde K<strong>om</strong>mune har givet anledning til at analysere casen s<strong>om</strong>en før-/efteranalyse, hvor formålet er at vurdere effekterne ved et førstegangsudbud.For en tredjedel <strong>af</strong> enhederne er der ikke tale <strong>om</strong> førstegangsudbud, men derimod tredjegangsudbud.Rengøringen på ca. 40 enheder i gamle Varde K<strong>om</strong>mune har forud for dette udbud væreti udbud to gange. Rengøringen blev varetaget <strong>af</strong> én leverandør, og kontrakten blev administreretcentralt i gamle Varde K<strong>om</strong>mune. Derudover er der enkelte enheder i de fire øvrige k<strong>om</strong>muner,s<strong>om</strong> blev slået sammen til Varde K<strong>om</strong>mune ved k<strong>om</strong>munesammenlægningen, hvor rengøringenvar lagt ud i privat drift. Kontrakterne blev administreret decentralt.


Casen analyseres alligevel s<strong>om</strong> et førstegangsudbud, fordi alt materiale, herunder udbudsmateriale,kravspecifikationer mm., er udarbejdet samlet fra bunden for alle enheder, hvorfor udbuds<strong>om</strong>kostningerneforventes at være mere på niveau med <strong>om</strong>kostninger ved førstegangsudbud endtredjegangsudbud. Selv<strong>om</strong> rengøringen allerede var standardiseret i høj grad i gamle VardeK<strong>om</strong>mune før udbud, har udbuddet medført en standardisering <strong>af</strong> niveauet på tværs <strong>af</strong> alle enhederi Varde K<strong>om</strong>mune, s<strong>om</strong> denne ser ud nu.Sidst skal tilføjes, at materialerne fra de tidligere udbud ikke er tilgængelige, og at de tidligereimplicerede medarbejdere ikke længere er ansat ved k<strong>om</strong>munen, hvilket er med til at <strong>af</strong>gøre, atudbuddet analyseres s<strong>om</strong> et førstegangsudbud.Analyserne er foretaget på baggrund <strong>af</strong> datamateriale stillet til rådighed <strong>af</strong> og interviews medVarde K<strong>om</strong>mune samt Forenede Service A/S (lokal ledelse samt et udsnit <strong>af</strong> virks<strong>om</strong>hedsoverdragedemedarbejdere). De virks<strong>om</strong>hedsoverdragede medarbejdere har bidraget med deres vurderinger<strong>af</strong> både fordele og ulemper ved udbudsprocessen og ved at skifte arbejdsgiver.Den analytiske tilgang til casen opsummeres i tabel 3 nedenfor.Tabel 3: Datagrundlag114Effekt Indikator OperationaliseringØkon<strong>om</strong>iBruttobesparelseNettobesparelseDer fokuseres på bruttobesparelsen fra 2009, hvor <strong>om</strong>rådet delvist var udbudt, til2010, hvor <strong>om</strong>rådet var udbudt. Besparelsen er beregnet ved sammenligning <strong>af</strong>k<strong>om</strong>munens årlige udgifter i 2009, s<strong>om</strong> er delvist interne og delvist eksterne, samtudgifterne til den eksterne leverandør i 2010.K<strong>om</strong>munens interne budgetter medtager udgifter til løn, materialer og øvrige ansk<strong>af</strong>felser.Der er ikke taget højde for andre udgifter, sås<strong>om</strong> husleje (rengøringsdepoter)samt drifts- og forbrugs<strong>om</strong>kostninger (vaskemaskiner, el, varme ogvand). Omkostningerne til husleje og drifts<strong>om</strong>kostninger indgår dog stadig i k<strong>om</strong>munenssamlede udgifter. Da k<strong>om</strong>munen ikke kunne angive <strong>om</strong>kostningerne forbundethermed, og da <strong>om</strong>kostningerne forventes at være ensartet i 2009 og 2010,ses der i beregningen bort fra disse udgifter.Der er ikke i k<strong>om</strong>munens interne udgifter taget højde for indirekte <strong>om</strong>kostninger,sås<strong>om</strong> andele <strong>af</strong> fælles<strong>om</strong>kostninger, og k<strong>om</strong>munen har ikke en fordelingsnøgle,s<strong>om</strong> kan anvendes til fordelingen. Derfor anvendes en fordelingsnøgle på 15 %.Tallet er baseret på erfaringer, men det er en smule konservativt sat. Der tillæggeskun indirekte <strong>om</strong>kostninger til den del <strong>af</strong> k<strong>om</strong>munens <strong>om</strong>kostninger i 2009,s<strong>om</strong> er interne.Der korrigeres for pris- og lønudvikling (inflation), således at alle <strong>om</strong>kostninger erpå 2012-niveau. Opgavens opfang har ikke ændret sig fra 2009 til 2010, og derforkontrolleres ikke for ændringer i <strong>om</strong>fang.Nettobesparelsen er beregnet s<strong>om</strong> bruttobesparelsen fratrukket den gennemsnitligeårlige værdi <strong>af</strong> udbuds<strong>om</strong>kostninger og følge<strong>om</strong>kostninger.Udbuds<strong>om</strong>kostningerne <strong>om</strong>fatter udgifter til ekstern konsulent samt k<strong>om</strong>munenstidsforbrug til udbud <strong>af</strong> konsulentopgaven, prækvalifikation og udbud <strong>af</strong> rengøringsservice.Disse <strong>om</strong>kostninger er vurderet <strong>af</strong> Varde K<strong>om</strong>mune. Der er konkretudarbejdet skøn over timeforbruget. Dertil k<strong>om</strong>mer <strong>om</strong>kostninger til virks<strong>om</strong>hedsoverdragelse.Følge<strong>om</strong>kostninger er k<strong>om</strong>munens interne timeforbrug på kontrolarbejde og enhedernestimeforbrug på kvalitetsopfølgning. Dertil k<strong>om</strong>mer udgifter til en eksternkonsulent til at foretage kvalitetsopfølgninger på enhederne.Udbuds- og følge<strong>om</strong>kostninger er for både rengøringskontrakten og vinduespoleringskontrakten.Da der kun ses på rengøringskontrakten, skal udbuds- og følge<strong>om</strong>kostningerfor vinduespolering fratrækkes. I henhold til k<strong>om</strong>munen medførteudbud <strong>af</strong> vinduespolering kun begrænsede ekstra<strong>om</strong>kostninger, herunder udarbejdelse<strong>af</strong> udbudsmateriale, gennemlæsning <strong>af</strong> tilbud og tildeling <strong>af</strong> leverandører.Der blev ikke foretaget besigtigelse eller udarbejdet rengøringsprogram for vinduespolering.Ligeledes er der enkelte følge<strong>om</strong>kostninger, sås<strong>om</strong> vedligeholdelse <strong>af</strong>kontrakten. Der fratrækkes 10 % <strong>af</strong> såvel udbuds- s<strong>om</strong> følge<strong>om</strong>kostninger for attage højde for vinduespoleringens andel heri.


115OrganisationMedarbejderforholdUdvikling fra før til efter udbud i forhold til:• Normering og arbejdstempo• Medarbejdernes uddannelses- og k<strong>om</strong>petenceniveau• Lønvilkår samt øvrige ansættelsesvilkår• Arbejdsforhold• Medarbejdernes oplevelse <strong>af</strong> selvstændighed, kontakt til leder, motivation,tryghed og stress.Medarbejdernes vilkår og ansættelsesforhold før udbud er belyst i materiale frak<strong>om</strong>munen samt gennem interview med Varde K<strong>om</strong>mune. Varde K<strong>om</strong>mune har ligeledesoplyst sygefravær for grupper <strong>af</strong> medarbejdere, s<strong>om</strong> typisk stod for rengøringi k<strong>om</strong>munen.Medarbejdernes vilkår og ansættelsesforhold efter udbud er belyst gennem interviewmed Forenede Service A/S og et udsnit <strong>af</strong> de virks<strong>om</strong>hedsoverdragede medarbejdere.Forenede Service A/S opgør sygefravær på regionsniveau, men dettevurderes ikke at være sammenligneligt med tal for sygefravær for grupper <strong>af</strong>medarbejdere i Varde K<strong>om</strong>mune.Øvrige vilkår er belyst kvalitativt gennem interviews med et udsnit <strong>af</strong> de virks<strong>om</strong>hedsoverdragedemedarbejdere.YdelseUdviklingogsamarbejdeMedarbejdertilfredshedKvalitet ogserviceniveauBrugertilfredshedInnovationVidenoverførselVarde K<strong>om</strong>mune har lavet målinger vedrørende trivsel, stress, motivation mv. iforbindelse med APV, men disse er lavet decentralt, og Varde K<strong>om</strong>mune er ikkeblevet bedt <strong>om</strong> at indsamle data fra de mange enheder.Forenede Service A/S har for nyligt udarbejdet en medarbejderundersøgelse i denpågældende region, men denne vurderes ikke at kunne anvendes, da den dækkermange andre medarbejdere.Medarbejdertilfredshed før og efter udbuddet er sammenlignet gennem medarbejdernesudtalelser.Der foreligger en klar <strong>af</strong>grænsning <strong>af</strong> opgavens <strong>om</strong>fang efter udbud i kravspecifikationen,men ikke før udbud. K<strong>om</strong>munen har vurderet, at <strong>om</strong>fanget ikke er ændretmed udbuddet.Der foreligger systematiske månedlige kvalitetsundersøgelser fra 2010 og 2011,s<strong>om</strong> er foretaget <strong>af</strong> Servicemægleren, men disse kan ikke anvendes uden et sammenligningsgrundlag.Derfor er k<strong>om</strong>munen, leverandørerne og medarbejderne blevet bedt <strong>om</strong> at foretageen vurdering <strong>af</strong>, hvorvidt der er sket en udvikling i kvalitet og serviceniveau.Brugerne er med til at indberette de månedlige kvalitetsundersøgelser, jf. ovenfor.Dog foreligger der ikke undersøgelser fra før udbuddet, og dermed eksisterer ikkeet udgangspunkt for sammenligningen.Derfor er k<strong>om</strong>munen, leverandørerne og medarbejderne blevet bedt <strong>om</strong> at foretageen vurdering <strong>af</strong> brugertilfredsheden.Spørgsmålet <strong>om</strong> innovation er <strong>af</strong>dækket kvalitativt via interview med Varde K<strong>om</strong>munesamt med ledelse i Forenede Service A/S.Spørgsmålet <strong>om</strong> videnoverførsel er <strong>af</strong>dækket kvalitativt via interview med VardeK<strong>om</strong>mune samt med ledelse i Forenede Service A/S.2.10.4 Analyse og identificerede effekterØkon<strong>om</strong>iske effekterBruttobesparelseI Varde K<strong>om</strong>mune var udgifterne til rengøring i 2010 opdelt på intern og ekstern rengøring. Ihenhold til udleveret materiale udgjorde de interne <strong>om</strong>kostninger til løn og varekøb ca. 14,5 mio.kr. i 2009. Udgifterne til ekstern leverandør, s<strong>om</strong> gjorde rent på et udsnit <strong>af</strong> enheder, udgjordeca. 10,1 mio. kr. i 2009. Dette beløb <strong>om</strong>fatter løn, materialer og øvrige ansk<strong>af</strong>felser på de 80 enhedermed intern rengøring samt betalingen for tjenesteydelsen på de 40 enheder med eksternrengøring. Beløbet <strong>om</strong>fatter ikke drifts<strong>om</strong>kostninger, sås<strong>om</strong> el, vand og varme, husleje for rengøringsrumeller andel <strong>af</strong> fællesudgifterne i k<strong>om</strong>munen.Varde K<strong>om</strong>mune oplyser endvidere, at udgifterne til den nye kontrakt med Forenede Service A/Sfor 2010 andrager ca. 18,5 mio. kr. Dertil k<strong>om</strong>mer et budget til varekøb, s<strong>om</strong> k<strong>om</strong>munen <strong>af</strong>holderpå 1 mio. kr. per år. Desuden er der årlige tilkøb <strong>af</strong> behandling <strong>af</strong> gulve og måtter. Beløbet


varierer, 750.000 kr. i 2010 og 2011 samt 500.000 kr. i 2012. K<strong>om</strong>munen <strong>af</strong>holder fortsat drifts<strong>om</strong>kostninger,sås<strong>om</strong> el, vand og varme samt huslejen for rengøringsrum. K<strong>om</strong>munen kan ikketilvejebringe en oversigt over drifts<strong>om</strong>kostningerne og huslejen, da disse er en integreret del <strong>af</strong>de øvrige drifts- og husleje<strong>om</strong>kostninger for k<strong>om</strong>munen. Det forudsættes, at disse forbliver påsamme niveau før og efter udbuddet, dvs. nettoeffekten er nul.I beregningen <strong>af</strong> bruttobesparelsen tages højde for indirekte <strong>om</strong>kostninger i k<strong>om</strong>munen før udbuddet.Disse dækker andelen <strong>af</strong> fællesudgifterne i k<strong>om</strong>munen, fx andel <strong>af</strong> udgifter til lønudbetaling.K<strong>om</strong>munen har ikke en fordelingsnøgle til fællesudgifter. Derfor antages det konservativt,på baggrund <strong>af</strong> erfaring, at disse udgør 15 %.116Tabel 4: BruttobesparelseBrutto<strong>om</strong>kostningspostOmkostningFør-situation (2009)Drifts<strong>om</strong>kostning (Intern)Indirekte <strong>om</strong>kostninger (15 %)Drifts<strong>om</strong>kostning (ekstern)Drifts<strong>om</strong>kostning i altKorrektion for inflation (2012-priser)14.482.500 kr.2.172.375 kr.10.118.181 kr.26.773.056 kr.28.757.153 kr.Efter-situation (2010)Drifts<strong>om</strong>kostningBudget til varekøbPuljemidler (gulv og måtter) 34Drifts<strong>om</strong>kostning i altKorrektion for inflation (2012-priser)18.512.446 kr.1.000.000 kr.666.667 kr.20.179.113 kr.20.835.777 kr.DifferenceÅrlig bruttobesparelse7.921.376 kr.Bruttobesparelse i % 27,5 %Det fremgår <strong>af</strong> tabel 4 ovenfor, at der er tale <strong>om</strong> en bruttobesparelse på ca. 7,9 mio. kr., når derkorrigeres for inflation, svarende til en procentuel bruttobesparelse på ca. 27,5 %.NettobesparelseNettobesparelsen er beregnet s<strong>om</strong> bruttobesparelsen fratrukket den gennemsnitlige årlige værdi<strong>af</strong> udbuds- og følge<strong>om</strong>kostninger. Udbuds<strong>om</strong>kostningerne ses i nedenstående tabel 5.34 Der er <strong>af</strong>sat hh. kr. 750.000 i 2010 og 2011 samt 500.000 i 2012. Disse er sammenlagt og fordelt over den treårlige periode.


117Tabel 5: Udbuds<strong>om</strong>kostningerUdbuds<strong>om</strong>kostningspostOmkostningInternt timeforbrug (2012-priser)Konsulentbistand 2010Konsulentbistand (2012-priser)Direkte virks<strong>om</strong>hedsoverdragelses<strong>om</strong>kostninger 2010Direkte virks<strong>om</strong>hedsoverdragelses<strong>om</strong>kostninger (2012-priser)Afregning, fratrædelsesgodtgørelser 2010Afregning, fratrædelsesgodtgørelser (2012-priser)I altI alt, fratrukket 10 %Pr. år (3 år)792.646 kr.200.000 kr.210.248 kr.3.700.000 kr.3.774.788 kr.300.000 kr.306.203 kr.5.083.885 kr.4.575.496 kr.1.525.165 kr.Varde K<strong>om</strong>mune oplyser, at udbuds<strong>om</strong>kostninger ved det seneste udbud består <strong>af</strong> udgifter tileget timeforbrug internt i k<strong>om</strong>munen og ude på institutionerne. Det vurderes, at det internetimeforbrug i forbindelse med udbuddet har været ca. 1.100 timer, hvor<strong>af</strong> de 1.000 timer erbrugt <strong>af</strong> den udbudsansvarlige og de resterende 100 timer <strong>af</strong> indkøbschefen. Derudover vurderesdet, at hver enkelt enhed i gennemsnit har brugt 10 timer. Varde K<strong>om</strong>mune har h<strong>af</strong>t eksternkonsulentbistand fra Servicemægleren A/S, både i forbindelse med prækvalifikation og udbud.Omkostninger hertil var 200.000 kr., hvilket korrigeres til 2012-priser.K<strong>om</strong>munen valgte selv at <strong>af</strong>holde <strong>om</strong>kostninger til virks<strong>om</strong>hedsoverdragelse. Disse kan inddeles itre overordnede kategorier:• Direkte <strong>om</strong>kostninger forbundet med overensk<strong>om</strong>stmæssige og normeringsmæssige forskellemellem den offentlige og den private overensk<strong>om</strong>st• Fratrædelses<strong>om</strong>kostninger• Afregning <strong>af</strong> feriepenge.Den første post (direkte <strong>om</strong>kostninger) opstår, fordi Varde K<strong>om</strong>mune har valgt, at alle medarbejderehar en varslingsperiode, når de overgår fra k<strong>om</strong>munen til den private leverandør. I denneperiode er ansættelsesvilkårene de samme, s<strong>om</strong> de var i k<strong>om</strong>munalt regi, for medarbejderne.K<strong>om</strong>munen <strong>af</strong>holder <strong>om</strong>kostningerne, svarende til forskellen mellem <strong>om</strong>kostningerne underk<strong>om</strong>munale vilkår og private vilkår. Heri indgår fx forskel i normering. Hvor de fleste medarbejdereførhen var ansat til 37 timer per uge, overgår mange til færre timer per uge ved den privateleverandør. K<strong>om</strong>munen betaler forskellen i lønnen s<strong>om</strong> følge her<strong>af</strong> i varslingsperioden. Varslingsperiodener forskellig for medarbejderne efter anciennitet og varierer i Varde K<strong>om</strong>mune fra to tilseks måneder.Fratrædelses<strong>om</strong>kostninger er <strong>om</strong>kostninger forbundet med de medarbejdere, s<strong>om</strong> siger op ivarslingsperioden. K<strong>om</strong>munen <strong>af</strong>holder <strong>om</strong>kostningerne forbundet hermed, fx løn i opsigelsesperiodenog eventuel overensk<strong>om</strong>stmæssig fratrædelsesgodtgørelse, såfremt medarbejderne haroptjent dette (typisk svarende til tre måneders løn).Sidste post er feriepenge til virks<strong>om</strong>hedsoverdragede medarbejdere.I beregningen ovenfor er post 1 og 2 medtaget. Post 3 medtages ikke, fordi disse <strong>om</strong>kostningerville være blevet <strong>af</strong>holdt over året uanset udbuddet. Modsat anses <strong>om</strong>kostninger beskrevet i post1 og 2 at være opstået pga. udbuddet. Post 3 er dog relevant at nævne, fordi det er en <strong>om</strong>kostning,s<strong>om</strong> i stedet for at blive <strong>af</strong>holdt løbende, <strong>af</strong>holdes i løbet <strong>af</strong> en meget kort periode, og derforer det på kort sigt en belastning for den k<strong>om</strong>munale likviditet. I Varde K<strong>om</strong>mune beløb <strong>af</strong>regning<strong>af</strong> feriepenge sig til 1,5 mio. kr. i 2010.De samlede udbuds<strong>om</strong>kostninger, fratrukket 10 % for udbuddet <strong>af</strong> vinduespolering, andrager såledesi alt ca. 4,6 mio. kr. Disse fordeles over tre år og udgør dermed ca. 1,5 mio. kr. per år.


118K<strong>om</strong>munens følge<strong>om</strong>kostninger vises i nedenstående tabel.Tabel 6: Følge<strong>om</strong>kostningerFølge<strong>om</strong>kostningspostOmkostningInternt timeforbrug (2012-priser)Konsulentbistand 2010Konsulentbistand (2012-priser)I alt per årI alt pr. år, fratrukket 10 %422.557 kr.250.000 kr.262.810 kr.685.367 kr.616.830 kr.K<strong>om</strong>munens følge<strong>om</strong>kostninger består <strong>af</strong> internt timeforbrug, <strong>af</strong>holdt <strong>af</strong> den udbudsansvarlige og<strong>af</strong> enhederne, samt konsulentbistand til opfølgning på enhederne. K<strong>om</strong>munen angiver, at denudbudsansvarliges timeforbrug udgør ca. 10 % <strong>af</strong> hans tid på et år. Det anslås, at enhederne anvenderen time per enhed <strong>om</strong> måneden til det eksterne tilsyn, s<strong>om</strong> foretages <strong>af</strong> Forenede ServiceA/S. Dette k<strong>om</strong>mer ifølge den interviewede udover tidsforbruget før udbud. De samlede følge<strong>om</strong>kostninger,fratrukket 10 % for udbuddet <strong>af</strong> vinduespolering, andrager ca. 600.000 kr. <strong>om</strong> året.Udbuds- og følge<strong>om</strong>kostninger fratrækkes bruttobesparelsen i nedenstående tabel.Tabel 7: NettobesparelseÅrlig bruttobesparelseBrutto- og netto<strong>om</strong>kostningspostOmkostning7.921.376 kr.Bruttobesparelse i % 27,5 %Årlige udbuds<strong>om</strong>kostningerÅrlige følge<strong>om</strong>kostningerÅrlig nettobesparelse1.525.165 kr.616.830 kr.5.779.380 kr.Nettobesparelse i % 20,1 %Fratrukket udbuds- og følge<strong>om</strong>kostninger beløber nettobesparelsen sig til ca. 5,8 mio. kr. per år.Nettobesparelsen udgør dermed 20,1 %.<strong>Effekter</strong> for organisationMedarbejderforholdI forbindelse med udbuddet blev der virks<strong>om</strong>hedsoverdraget 83 medarbejdere fra Varde K<strong>om</strong>munetil Forenede Service A/S. Langt de fleste medarbejdere var rengøringsassistenter, men der varogså enkelte pædagogmedhjælpere iblandt. Man har efterfølgende oplevet, at et meget stort antalmedarbejdere har sagt op. Forenede Service A/S har fortalt, at der medio 2012 er 10 til 15medarbejdere tilbage ud <strong>af</strong> de oprindelige 83 virks<strong>om</strong>hedsoverdragede medarbejdere.Mellem 20 og 30 medarbejdere sagde op i løbet <strong>af</strong> deres varslingsperiode, dvs. fra den 1. januar2010 til den 1. juli 2010. Fra medio 2010 til ultimo 2011 har yderligere 40 til 50 <strong>af</strong> de pågældendemedarbejdere forladt Forenede Service A/S. Dette er ifølge Forenede Service A/S et megetstort fr<strong>af</strong>ald, s<strong>om</strong> ikke er typisk for virks<strong>om</strong>hedsoverdragelse. Der forsøges i det følgende at redegørefor det store fr<strong>af</strong>ald, men da det kun har været muligt at interviewe medarbejdere, s<strong>om</strong>fortsat er ansat ved Forenede Service A/S, er det usikkert, hvorvidt den egentlige årsag til fr<strong>af</strong>aldetbliver <strong>af</strong>dækket.Varde K<strong>om</strong>mune indkaldte medarbejderne, Forenede Service A/S og fagforeningerne til et fællesmøde<strong>om</strong> virks<strong>om</strong>hedsoverdragelsen og betydningen for medarbejderne i 2009. Både k<strong>om</strong>munenog Forenede Service A/S mente, at man gav medarbejderne den nødvendige information. Interviewsmed et udsnit <strong>af</strong> de virks<strong>om</strong>hedsoverdragede medarbejdere har dog vist, at i hvert faldnogle <strong>af</strong> medarbejderne gerne ville have h<strong>af</strong>t mere information fra k<strong>om</strong>munens side i forbindelsemed virks<strong>om</strong>hedsoverdragelsen.


119Virks<strong>om</strong>hedsoverdragelsen medførte en række ændrede vilkår for medarbejderne efter varslingsperiodensudløb. Følgende punkter fremhæves s<strong>om</strong> væsentligt ændrede <strong>af</strong> enten k<strong>om</strong>munen,Forenede Service A/S (lokalt ledelsesniveau) eller medarbejderne. Punkterne uddybes efterfølgende:• Normeringen <strong>af</strong> faldet; der er færre timer <strong>af</strong>sat til rengøring end før• Arbejdstakten er steget; fra takt 100 til takt 130 i den private overensk<strong>om</strong>st• K<strong>om</strong>petenceniveauet er steget; fordi medarbejderne k<strong>om</strong>mer på kursus• Timelønnen ændres, men det er forskelligt fra medarbejder til medarbejder, <strong>om</strong> der ertale <strong>om</strong> en stigning eller et fald. Lønniveauet (pr. år) er generelt lavere• Der er mindre kontakt til nærmeste leder• Nogle medarbejdere oplever forbedret selvstændighed i arbejdet, mens andre opleverselvstændighedens<strong>om</strong> forringet• Nogle medarbejdere oplever forbedret motivation til at arbejde, mens andre oplever motivationens<strong>om</strong> forringet• Der opleves forøget stress <strong>af</strong> nogle medarbejdere.De interviewede medarbejdere vurderer, at der anvendes færre timer til rengøringen end tidligere.Samtidigt er arbejdstakten steget. Den k<strong>om</strong>munale arbejdstakt på <strong>om</strong>rådet forud for udbuddetvar 100, og den private er 130. Dette betyder, at medarbejderne skal gøre et <strong>om</strong>råde, der er30 % større, rent på samme tid s<strong>om</strong> før. Dette angives <strong>af</strong> medarbejderne s<strong>om</strong> en <strong>af</strong> årsagernetil, at normeringen er faldet. Dette understøttes <strong>af</strong> interview med Forenede Service A/S' ledelseog Varde K<strong>om</strong>mune, hvor man i k<strong>om</strong>munen havde en formodning <strong>om</strong>, at dette ville være realitetenfor de pågældende medarbejdere.Ifølge Forenede Service A/S er det generelle k<strong>om</strong>petenceniveau styrket blandt medarbejderne.Dette begrundes med, at alle medarbejdere, i hvert fald i den pågældende region, sendes påEcolab-kurser, s<strong>om</strong> <strong>om</strong>handler Ecolabs rengøringsprodukter og deres anvendelse. Det er dog ikkealle de interviewede medarbejdere, s<strong>om</strong> udtaler, at de er blevet tilbudt kurser. Medarbejderne,s<strong>om</strong> nævner, at de har været på kurser, mener ikke, at det s<strong>om</strong> sådan har styrket k<strong>om</strong>petenceniveauet,men blot at det har givet oplysninger <strong>om</strong> nye produkter.Timelønnen og det generelle lønniveau, forstået s<strong>om</strong> den årlige løn, er i henhold til ForenedeService A/S faldet for nogle medarbejdere og steget for andre, <strong>af</strong>hængigt <strong>af</strong> udgangspunktet. Deforskellige udgangspunkter understøttes <strong>af</strong> interviews med medarbejderne. En medarbejdernævner, at hun steg i timeløn, men at lønniveauet samlet set over et år er faldet. Dette skyldes,at hvor hun før fik en fast månedsløn, får hun nu timeløn, og i lukkeperioder er lønnen væsentligtminimeret. En anden medarbejder gik ned i løn pga. nedgang i timer. De andre interviewedemedarbejdere har ikke udtalt sig <strong>om</strong> dette punkt.Forenede Service A/S vurderer, at den enkelte medarbejders adgang og kontakt til den nærmesteleder er formindsket. I Forenede Service A/S har man, udover regional ledelse, en række serviceledere(mellemledere), s<strong>om</strong> har ansvaret for en række enheder, og s<strong>om</strong> derfor k<strong>om</strong>mer påenhederne løbende, men ikke er der hele tiden. Førhen gik rengøringspersonalet på enhedernesammen med deres nærmeste leder, fx en pedel eller institutionsleder, og kontakten anses derfors<strong>om</strong> formindsket. Der er dog forskellige meninger blandt medarbejderne <strong>om</strong> dette punkt. Noglemener, at kontakten til nærmeste leder er forøget, andre mener den er uændret, og sidst menernogle, at den er formindsket. Dette viser igen de meget forskellige udgangspunkter. Generelt beskrivermedarbejderne dialogen med deres serviceleder s<strong>om</strong> god, <strong>om</strong> ikke andet så efter enovergangs- eller indkøringsperiode.Medarbejderne er blevet bedt <strong>om</strong> at vurdere deres selvstændighed i arbejdet og indflydelse påeget arbejde, deres motivation til at arbejde og oplevelsen <strong>af</strong> stress i arbejdet. Stress forstås hers<strong>om</strong> medarbejdernes oplevelse <strong>af</strong>, at der stilles krav til dem, s<strong>om</strong> de har svært ved eller ikke kanleve op til. Her mener nogle, at man har opnået øget grad <strong>af</strong> selvstændighed i jobbet, hvor andremener det modsatte. Ligeledes er der medarbejdere, s<strong>om</strong> ikke oplever ændringer i motivation ogstress, hvor andre oplever en formindsket og vedvarende lavere motivation til at arbejde samtføler sig stresset i jobbet.


Motivation og stress forbindes særligt med de ændrede rengøringskrav. De pågældende medarbejderemener, at kravene til rengøringen er væsentligt forringet, og når de så prøver at leve optil gamle krav, s<strong>om</strong> efter deres egen mening var gode, er der ikke nok tid til at nå det hele, hvilketstresser dem. Medarbejderne ved dog godt, at de ikke skal leve op til gamle krav men til denye rengøringsinstrukser. Det har flere <strong>af</strong> medarbejderne dog h<strong>af</strong>t svært ved at acceptere, da opfattelsenklart er, at rengøringen var bedre førhen. Ligeledes opleves de reducerede krav demotiverende,da medarbejderne ikke har lyst til at gå på k<strong>om</strong>pr<strong>om</strong>is med kvaliteten i ydelsen. Denøgede grad <strong>af</strong> tilsyn med arbejdet, særligt kvalitetsbedømmelserne fra Forenede Service A/S ogServicemægleren A/S, angives ligeledes s<strong>om</strong> demotiverende. Her fortælles, at pedellen eller lederenførhen blot ville fortælle medarbejderen, hvis der var noget, s<strong>om</strong> ikke levede op til forventningerne.Dette foretrak man frem for at få oplyst en karakter for sit arbejde.Derudover er medarbejderne blevet spurgt <strong>om</strong> deres vurdering <strong>af</strong> udviklingen på andre parametre.Medarbejderne mener dog ikke, at der er sket de store forskelle heri. Punkterne opsummeresi det følgende:• Øvrige vilkår vedr. ferie, pauser, pension, barsel og arbejdstid (tidspunkt på dagen)• Arbejdsforhold, fx adgangen til godt udstyr• Tryghed i jobbet.Det har ikke været muligt at vurdere såvel medarbejder<strong>om</strong>sætning og sygefravær, da der ikkeforeligger tal, s<strong>om</strong> kan sammenlignes fra før til efter udbuddet. Leverandøren mener dog, at sygefraværetgenerelt er sænket, da der er en formodning <strong>om</strong>, at sygefraværet på rengørings<strong>om</strong>rådetgodt kan være højt i k<strong>om</strong>munerne generelt, og der er et meget lavt sygefravær i ForenedeService A/S i den pågældende region s<strong>om</strong> helhed.MedarbejdertilfredshedDer er ikke lavet medarbejdertilfredshedsmålinger i Varde K<strong>om</strong>mune forud for udbuddet. HosForenede Service A/S i den pågældende region er man for nyligt begyndt med at måle medarbejdertilfredsheden.Der er dog kun foretaget en måling på nuværende tidspunkt, og denne kan ikkeanvendes uden et sammenligningsgrundlag. De følgende <strong>af</strong>snit indeholder derfor de virks<strong>om</strong>hedsoverdragedemedarbejderes vurdering <strong>af</strong> deres tilfredshed.120De interviewede medarbejdere angiver alle, at de efter en svær overgangsperiode igen er tilfredsemed deres arbejde. For nogle har det dog krævet at se bort fra den oplevelse <strong>af</strong> reduceretkvalitet, s<strong>om</strong> flere medarbejdere nævner.Her skal understreges, at der kun er gennemført interviews med medarbejdere, s<strong>om</strong> er blevetved Forenede Service A/S. Perspektiverne fra de godt 70 medarbejdere, s<strong>om</strong> valgte at sige op iløbet <strong>af</strong> 2010 og 2011, er ikke repræsenteret.<strong>Effekter</strong> for ydelsenKvalitet og serviceniveauVarde K<strong>om</strong>mune og Forenede Service A/S fremhæver begge den standardisering, der er sket <strong>af</strong>kvalitetsniveauet efter udbuddet. Grundet de forskellige udgangspunkter er det svært at vurderede konkrete effekter, s<strong>om</strong> udbuddet har h<strong>af</strong>t for kvalitet og serviceniveau.Det er k<strong>om</strong>munens opfattelse, at der var større fleksibilitet førhen. I dag er opgaven meget konkrets<strong>om</strong> følge <strong>af</strong> det aktivitetsbestemte udbud, hvor opgaven førhen var bestemt <strong>af</strong> medarbejderenseller enhedens egen opfattelse <strong>af</strong> rent og pænt.Forenede Service A/S vurderer på baggrund <strong>af</strong> besigtigelser <strong>af</strong> enhederne forud for udbuddet, atkvaliteten <strong>af</strong> rengøringen er steget. Samtlige interviewede medarbejdere oplever dog, at standardener blevet forringet.Forenede Service A/S udarbejder månedlige kvalitetsbedømmelser og Servicemægleren A/S stårogså for løbende tilsyn på enhederne. Der bliver givet en karakter fra 1 til 6, hvor 6 er den bedstekvalitet. Karaktererne ligger generelt over middel. Servicemægleren A/S har i 2010 og 2011givet karakteren 3 henholdsvis ca. 20 gange og ca. 15 gange. Antallet skal ses i forhold til de ca.


360 årlige kontrolbesøg foretaget <strong>af</strong> Servicemægleren A/S. Der er aldrig givet karakteren 2 eller1 på et kontrolbesøg.I Varde K<strong>om</strong>mune udløser karakteren 3 en bod svarende til 15 % <strong>af</strong> månedsvederlaget for detrengørings<strong>om</strong>råde, hvor manglen er konstateret.Det generelle billede er det samme for karaktererne givet <strong>af</strong> Forenede Service A/S, <strong>om</strong> end deroftere forek<strong>om</strong>mer karakteren 3. Dette viser, at rengøringen lever op til de specificerede krav,men viser ikke hvorledes udviklingen har været fra før til efter udbuddet.Sidst har k<strong>om</strong>munen den opfattelse, at enkelte enheder mener, at kvaliteten er dårligere efterudliciteringen, sammenlignet med før. K<strong>om</strong>munen mener dog, at dette er et udtryk for emotionelleopfattelser frem for faktuelle. Det vurderes alt i alt fra k<strong>om</strong>munens side, at der bliver gjortligeså godt rent i dag, sammenlignet med tidligere.BrugertilfredshedVarde K<strong>om</strong>mune gennemfører ikke egentlige brugertilfredshedsundersøgelser, og kvalitetsrapporternefra Forenede Service A/S, s<strong>om</strong> udarbejdes sammen med enhederne, viser ikke et entydigtbillede <strong>af</strong> brugernes tilfredshed. Afsnittet baseres derfor på k<strong>om</strong>munens oplevelser med indberetningerfra enhederne.K<strong>om</strong>munen modtager ca. en klage dagligt <strong>om</strong> rengøringen. Klagerne varierer fra stort til småt,og k<strong>om</strong>munen fremhæver bl.a., hvordan nogle enheder, selv efter 2,5 år, mener, at rengøringenikke lever op til kravene i kontrakten. Det ved k<strong>om</strong>munen dog, at den gør pga. kvalitetsbedømmelserne,s<strong>om</strong> løbende udarbejdes. K<strong>om</strong>munen mener, at dette er udtryk for en mere generelutilfredshed på enhederne med, at rengøringskravene blev ændret. Dette understøttes <strong>af</strong> interviewmed Forenede Service A/S, s<strong>om</strong> påpeger, at nogle klager fra enhederne bærer præg <strong>af</strong>, atde ikke kender eller vil acceptere de nuværende krav til rengøringen.<strong>Effekter</strong> for udvikling og samarbejde:InnovationVarde K<strong>om</strong>mune oplever, at udbuddet har givet dem et rigtig godt overblik over <strong>om</strong>rådet, og dermenes at være effektiviseringseffekter, s<strong>om</strong> <strong>af</strong>spejles i de økon<strong>om</strong>iske besparelser. Derudovermener Varde K<strong>om</strong>mune ikke, at udbuddet har medført øget innovation i løsningen <strong>af</strong> opgaven.Forenede Service A/S mener, at der er forek<strong>om</strong>met effektiviseringseffekter i Varde K<strong>om</strong>mune, ogat man har opnået bedre arbejdsgange, fordi rengøringen nu varetages s<strong>om</strong> en kerneydelse. ForenedeService A/S understreger, at de s<strong>om</strong> et professionelt rengøringsfirma har en anden tilgangtil arbejdet samt bruger andre metoder og midler. Der planlægges under hensyntagen til stordriftsfordele,og lederne er uddannet til at lede inden for <strong>om</strong>rådet og kan derfor styre arbejdsgangenebedre.VidenoverførselUdbuddet har efter Varde K<strong>om</strong>munes vurdering ikke medført videnoverførsel. Det nævnes, atden viden, man har opnået i udbudsprocessen, måske kan anvendes ved udbud på andre <strong>om</strong>råder.Både k<strong>om</strong>munen og Forenede Service A/S mener, at samarbejdet fungerer godt. Man startedemed at holde møder ca. hver anden måned, men med tiden forek<strong>om</strong>mer møder ikke så hyppigt,fordi man vurderer, at der ikke er behov for det. Dette, mener man hos Forenede Service A/S, eren indikation på et godt samarbejde.K<strong>om</strong>munen fremhæver, at processen <strong>om</strong>kring virks<strong>om</strong>hedsoverdragelse var svær, men det menesikke, at et anderledes samarbejde eller en anden indsats fra Forenede Service A/S kunne havehjulpet. K<strong>om</strong>munen mener dog, at Forenede Service A/S kunne være bedre til at være nærværendepå de enkelte enheder. Enhederne oplever, at de ikke ved, hvem der er deres kontaktpersonhos Forenede Service A/S, og derfor henvender de sig i stedet hos k<strong>om</strong>munen. Der arbejdesløbende med dette på statusmøderne.121


1222.10.5 Forklaringsfaktorer i forhold til identificeret effektDe primære effekter, s<strong>om</strong> er identificeret i casen, er økon<strong>om</strong>iske besparelser for k<strong>om</strong>munen samten række ændringer for medarbejdere og brugere. Varde K<strong>om</strong>mune vurderer, at der er flere forklaringsfaktoreri forhold til den økon<strong>om</strong>iske besparelse.For det første mener k<strong>om</strong>munen, der er opnået en standardisering <strong>af</strong> kvalitetsniveauet, s<strong>om</strong> giveroverblik og mulighed for at effektivisere på anden vis, end hvis ydelsen var forskelligartet fraenhed til enhed.For det andet mener k<strong>om</strong>munen, at leverandøren er i stand til at klare opgaven billigere og bedre,fordi leverandøren er underlagt andre overensk<strong>om</strong>stmæssige vilkår, fx den øgede arbejdstakt.K<strong>om</strong>munen har en opfattelse <strong>af</strong>, at vilkårene er mere barske for den private leverandør, hvilketsørger for, at leverandøren er på forkant, og derigennem fremmes de økon<strong>om</strong>iske effekter fork<strong>om</strong>munen. Man er dog også klar over, at det medfører ændrede og hovedsageligt forringede vilkårfor medarbejderne.Forenede Service A/S mener, at deres organisering <strong>af</strong> opgaven, herunder tilrettelæggelse <strong>af</strong> arbejdsgangeog ledelsesmæssige k<strong>om</strong>petencer, er med til at opnå en effektivisering på <strong>om</strong>rådet,s<strong>om</strong> udmunder i økon<strong>om</strong>iske besparelser for k<strong>om</strong>munen.Sidst mener både k<strong>om</strong>munen og leverandøren, at udbudsprocessen er helt central for at opnåøkon<strong>om</strong>iske besparelser. En entydig kravspecifikation og valg <strong>af</strong> fast betalingsmodel er med til atsikre, at k<strong>om</strong>munen ved, hvad den får, og hvad den skal betale, samt at leverandøren ved præcist,hvad der skal udføres, og hvordan arbejdet skal tilrettelægges.2.10.6 Sammenfatning på caseResultaterne <strong>af</strong> casen i Varde K<strong>om</strong>mune er sammenfattet i tabellen nedenfor.Tabel 8: Sammenfatning, Varde K<strong>om</strong>mune og Forenede Service A/SEffektØkon<strong>om</strong>iske effekterVurderingBruttobesparelse ved førstegangsudbud på ca. 7,9 mio. kr., svarendetil ca. 27,5 %.Nettobesparelsen andrager ca. 5,8 mio. kr. pr. år, svarende til ca.20,1 %.<strong>Effekter</strong> for organisationDer er sket virks<strong>om</strong>hedsoverdragelse <strong>af</strong> 83 medarbejdere, hvor<strong>af</strong>kun 10 til 15 stadig arbejder for Forenede Service A/S.Der er <strong>af</strong>sat mindre tid til opgaveløsningen i dag. Medarbejdernearbejder i arbejdstakt 130 frem for 100. Både k<strong>om</strong>mune, leverandørog medarbejderne selv vurderer, at en række vilkår er blevetforringet for medarbejderne, herunder lønnen på årsbasis. På andre<strong>om</strong>råder opleves der at være sket en forbedring, fx oplevesmedarbejdernes k<strong>om</strong>petenceniveau s<strong>om</strong> forbedret.Nogle medarbejdere oplever, at deres motivation til at arbejde erfaldet, og nogle oplever stress i deres arbejde.Medarbejderne er efter et stykke tid igen tilfredse med deres arbejde.Alle medarbejdere understreger, at processen med virks<strong>om</strong>hedsoverdragelseer hård, hvilket muligvis er årsagen til detstore fr<strong>af</strong>ald i medarbejdere.<strong>Effekter</strong> for ydelsenVarde K<strong>om</strong>mune har fået en mere klar beskrivelse <strong>af</strong> den udbudteopgave, og det menes ikke fra k<strong>om</strong>munens side, at kvaliteten generelter forringet. Det mener de adspurgte medarbejdere dog.På baggrund <strong>af</strong> vurderinger fra Servicemægleren A/S og ForenedeService A/S vurderes kvaliteten <strong>af</strong> rengøringen at leve op til despecificerede krav.


123<strong>Effekter</strong> for udvikling og samarbejdeK<strong>om</strong>munen og leverandøren mener, at arbejdsgangene er bleveteffektiviseret. Men der arbejdes ikke s<strong>om</strong> sådan med udvikling <strong>af</strong>ydelsen.Samarbejdet vurderes s<strong>om</strong> værende godt fra begge parter.ForklaringsfaktorerForklaringsfaktorer <strong>om</strong>fatter ensartning <strong>af</strong> opgaven og effektiviseringen,s<strong>om</strong> er opnået gennem udbud. Forenede Service A/S erunderlagt andre vilkår og har kernek<strong>om</strong>petencerne til at tilrettelæggearbejdet på den rette måde, hvilket medfører effektivisering.Medarbejderne vurderer, at der er sket et fald i kvaliteten, s<strong>om</strong>bidrager til de økon<strong>om</strong>iske effekter 35 .35 Medarbejdernes opfattelse <strong>af</strong>, at der er sket et fald i kvaliteten, stemmer ikke overens med k<strong>om</strong>munens og leverandørens vurderinger,og derfor er der ikke taget højde herfor i analysen.


1242.11 Case: Forsvarsk<strong>om</strong>mandoen2.11.1 IndledningDenne casebeskrivelse handler <strong>om</strong> Forsvarsk<strong>om</strong>mandoens nyligt indgåede servicepartnerskabmed Forenede Service A/S <strong>om</strong> dele <strong>af</strong> driften <strong>af</strong> Forsvarsk<strong>om</strong>mandoens etablissementer i Østdanmark.Driften <strong>om</strong>fatter rengøring, kantinedrift, simpelt bygningsvedligehold og arealpleje,herunder også mindre, <strong>af</strong>ledte ydelser s<strong>om</strong> vinduespolering, måtterens, linnedservice og lignende.Kun få danske k<strong>om</strong>muner har erfaringer med at indgå servicepartnerskaber med leverandører,og derfor er der kun meget lidt viden og inspiration at hente i k<strong>om</strong>munalt regi. Af denne årsager denne casebeskrivelse udarbejdet, idet den viser et servicepartnerskab, der er indgåetmellem en anden offentlig myndighed og en privat leverandør.Formålet med casebeskrivelsen er, at denne skal tjene s<strong>om</strong> inspiration til landets k<strong>om</strong>muner for,hvordan disse kan arbejde med udbud <strong>af</strong> integrerede løsninger på facilities management<strong>om</strong>rådet,herunder at <strong>af</strong>dække, hvilke fordele der kan være ved at sammentænke opgaver.Beslutningen <strong>om</strong> at udbyde dele <strong>af</strong> etablissementsdriften indgik s<strong>om</strong> en del <strong>af</strong> forsvarsforliget2010-2014. Udbuddet dækker over tre service<strong>af</strong>taler:A) Rengøring og vinduespoleringB) KantinedriftC) Arealpleje og simpelt bygningsvedligehold (handyman-funktion).Aftalen <strong>om</strong>fatter over 150 etablissementer <strong>af</strong> varierende størrelse og karakter, hvor der på ca.150 etablissementer udføres faste opgaver og på ca. 100 etablissementer udføres bestillingsopgaverunder kontrakten.2.11.2 UdbudsprocessenErfaringerne med servicepartnerskabet er forholdsvis nye. Udbudsprocessen begyndte i 2010, ogkontrakten med den valgte leverandør blev underskrevet den 13. januar 2012. Leverandøren påbegyndteenkelte rengøringsopgaver den 1. februar 2012, og alle øvrige opgaver blev påbegyndtden 1. april 2012, hvor også alle medarbejdere blev overdraget. Ca. 270 medarbejdere er i forbindelsemed udbuddet blevet virks<strong>om</strong>hedsoverdraget fra Forsvarsk<strong>om</strong>mandoen til leverandøren,og desuden er 22 overdraget fra tidligere leverandører til Forenede Service A/S og HedeDanmarka/s, s<strong>om</strong> forpligtende underleverandør. Leverandøren oplyser, at der i juli 2012 arbejder ca. 600personer inkl. vikarer med den samlede opgaveløsning.BaggrundBaggrunden for udbuddet var ifølge Forsvarsk<strong>om</strong>mandoen, at der skulle findes nye løsninger tilvaretagelsen <strong>af</strong> driften <strong>af</strong> Forsvarsk<strong>om</strong>mandoens etablissementer, s<strong>om</strong> var billigere og <strong>af</strong> sammekvalitet s<strong>om</strong> de hidtidige. Forsvarsk<strong>om</strong>mandoen havde en forventning <strong>om</strong>, at der kunne indhentesbesparelser ved at reducere Forsvarsk<strong>om</strong>mandoens egne udgifter til at administrere driftenog kontrakterne med leverandørerne.Single services eller integreret løsningForsvarsk<strong>om</strong>mandoen formodede, at de ville kunne spare udgifter til den interne administrationved at udbyde en integreret løsning frem for single services. Rationalet var, at der alt andet ligeville være færre snitflader at skulle håndtere med én leverandør frem for tre.I 2010, forud for udbuddet, forsøgte Forsvarsk<strong>om</strong>mandoen at finde ud <strong>af</strong>, <strong>om</strong> det ville være mestfordelagtigt at udbyde opgaverne hver for sig s<strong>om</strong> single services eller s<strong>om</strong> en integreret løsning(et servicepartnerskab). Det var ikke muligt, hverken for konsulenter eller leverandører på <strong>om</strong>rådet,entydigt at fortælle, hvilken løsning der var mest fordelagtig. Leverandørerne favoriseredes<strong>om</strong> udgangspunkt egne kerneydelser, således at leverandører, s<strong>om</strong> kun leverer single services,foreslog dette, og leverandører, s<strong>om</strong> har fokus på integrerede løsninger, primært foreslog dette.Derfor valgte Forsvarsk<strong>om</strong>mandoen at udbyde opgaverne både enkeltvis og s<strong>om</strong> en integreretløsning. Det skulle besluttes i <strong>konkurrence</strong>, hvilken løsning der var bedst for Forsvarsk<strong>om</strong>mando-


125en. Forenede Service A/S vandt udbuddet med et tilbud, s<strong>om</strong> bygger på en integreret løsningmed HedeDanmark a/s.FunktionskravEn stor del <strong>af</strong> Forsvarsk<strong>om</strong>mandoens hidtidige administrations<strong>om</strong>kostninger er gået til instruktionog kontrol <strong>af</strong> eksterne leverandører, og et ønske bag udbuddet har derfor været at reducere udgifternetil den direkte kontrol (<strong>af</strong> den enkelte medarbejder og konkret opgaveløsning) og erstattedenne med fx stikprøvekontrol og kontrol <strong>af</strong> leverandørens egenkontrol. Desuden har det væretønsket at lade konkret instruktion <strong>af</strong> medarbejdere samt nedbrydning og operationalisering <strong>af</strong>opgaver, tilrettelæggelse <strong>af</strong> den enkeltes arbejdsdag og -rutiner samt optimering <strong>af</strong> samme væreet anliggende for leverandøren. Disse ønsker har været medvirkende til, at udbuddet blev baseretpå funktionskrav.Forsvarsk<strong>om</strong>mandoen forestiller sig, at de ved et udbud med aktivitets- og frekvenskrav skalbruge mange ressourcer på at kontrollere, at leverandøren efterlever alle de specificerede frekvenser,mens de ved funktionskrav skal bruge færre ressourcer på at kontrollere, at resultatet<strong>af</strong> opgaverne lever op til de specificerede standarder. Det vurderes s<strong>om</strong> nemmere at vurdere, <strong>om</strong>et rum er rent og pænt, eller <strong>om</strong> græsset ser pænt ud, frem for <strong>om</strong> der er vasket gulv en gang<strong>om</strong> dagen. Det vurderes også s<strong>om</strong> en enklere diskussion med en leverandør, <strong>om</strong> græsset er forlangt, sammenlignet med en diskussion <strong>om</strong>, hvorvidt det er slået 6 eller 7 gange på en givenmåned. Sidstnævnte stiller store krav til udbyderens bevisbyrde.I denne forbindelse tilføjer Forsvarsk<strong>om</strong>mandoen dog også, at der er en risiko for, at det bliversværere at følge op på leverandørernes ydelser, hvis ikke funktionskravene er meget klare. Detkan også være svært at måle leverandørens ydelser baseret på funktionskrav, og det kræverderfor, at der opstilles nogle gode og ofte alternative måleparametre, i hvert fald i forhold til aktivitetsbaseredeudbud.Forsvarsk<strong>om</strong>mandoen anvender måleparameter (KPI'er), s<strong>om</strong> vist i nedenstående tabel 1, til atfølge op på leverandørens ydelser.Tabel 1: KPI'erRengøring Kantinedrift Arealpleje• Kundetilfredshed• Kundetilfredshed• Leverancefejl 36 • Leverancefejl• Brugertilfredshed• Brugertilfredshed• Tilslutningsgrad• Hygiejne (smiley)• Kundetilfredshed• LeverancefejlEn anden fordel ved at anvende funktionskrav er ifølge Forsvarsk<strong>om</strong>mandoen, at funktionskraveneflytter <strong>konkurrence</strong>n mellem leverandørerne til at dreje sig <strong>om</strong>, hvem der kan løse opgaven påden mest effektive og smarte måde, frem for hvem der billigst kan løse opgaven inden for degivne aktivitets- og frekvenskrav. Derfor forventede Forsvarsk<strong>om</strong>mandoen, at funktionskraveneville tilskynde leverandørerne til at anvende eller udvikle deres egne innovative løsninger. Dettekan fx være at indkøbe nye maskiner eller <strong>om</strong>lægge arbejdsgange.Brug <strong>af</strong> standarderFor at støtte anvendelsen <strong>af</strong> funktionskravene er udbuddet så vidt muligt baseret på standardkrav.Således er rengøringen under Service<strong>af</strong>tale A baseret på INSTA800-standarden. Forsvarsk<strong>om</strong>mandoenvalgte INSTA800, fordi alle konsulenter og leverandører pegede herpå, og fordistandarden allerede var under implementering i forsvaret. For arealplejen under Service<strong>af</strong>tale Char Forsvarsk<strong>om</strong>mandoen udviklet deres eget katalog, s<strong>om</strong> både indeholder vejledende instruktionerog kvalitetskrav. Kataloget bygger på gængse anbefalinger, s<strong>om</strong> Forsvarsk<strong>om</strong>mandoen harbrugt til at beskrive, hvordan eksempelvis en græsplæne, et krat eller en forhindringsbane skalse ud. Forsvarsk<strong>om</strong>mandoen har ikke kunnet finde nogen standarder på kantine<strong>om</strong>rådet. I stedeter der udviklet en kostpolitik på baggrund <strong>af</strong> de 8 kostråd, Fødevarestyrelsens målsætninger for36En leverancefejl forstås s<strong>om</strong> "leverandørens manglede efterlevelse <strong>af</strong> de <strong>af</strong>talte serviceniveauer". En leverancefejl s<strong>om</strong> er udbedretindenfor to timer anses dog ikke s<strong>om</strong> en leverancefejl.


126sund kantinedrift, anbefalinger for den danske institutionskost 2009 samt ForsvarsministerietsMiljøstrategi 2003.UdbudsprocessenUdbudsprocessen indeholdte prækvalifikation <strong>af</strong> leverandører. Forsvarsk<strong>om</strong>mandoen havde etønske <strong>om</strong> at prækvalificere op til otte virks<strong>om</strong>heder per del<strong>af</strong>tale samt på den integrerede løsning.Forsvarsk<strong>om</strong>mandoen ønskede et stort antal prækvalificerede virks<strong>om</strong>heder, således at dervar plads til, at nogle kunne falde fra undervejs – enten trække sig inden tilbudsfristen eller <strong>af</strong>levereukonditionsmæssige tilbud. Der var frist for ansøgning i februar 2011.Forsvarsk<strong>om</strong>mandoen prækvalificerede følgende antal virks<strong>om</strong>heder:• Service<strong>af</strong>tale A: 6 ansøgere• Service<strong>af</strong>tale B: 7 ansøgere• Service<strong>af</strong>tale C: 7 ansøgere• Integreret løsning: 3 ansøgereEfter prækvalifikationen udsendte Forsvarsk<strong>om</strong>mandoen i april 2011 udbudsmaterialet til alleprækvalificerede. Dernæst <strong>af</strong>holdte Forsvarsk<strong>om</strong>mandoen besigtigelse på alle de <strong>om</strong>fattede etablissementerfra midten <strong>af</strong> maj til midten <strong>af</strong> juni 2011. Etablissementerne og bygningsmassen underForsvarsk<strong>om</strong>mandoen er meget forskellige, og Forsvarsk<strong>om</strong>mandoen ønskede derfor at giveleverandørerne mulighed for at besigtige samtlige etablissementer. Fra maj til juli var der spørgeperioder.Forsvarsk<strong>om</strong>mandoen <strong>af</strong>satte god tid til spørgeperioden for at sikre, at leverandørernehavde rig mulighed for at <strong>af</strong>klare eventuelle tvivlspørgsmål, før de <strong>af</strong>gav tilbud.Ved tilbudsfristen i september 2011 havde Forsvarsk<strong>om</strong>mandoen modtaget fem tilbud på hverdel<strong>af</strong>tale og fire tilbud på den integrerede løsning, inklusive deres eget kontrolbud. Enkelte prækvalificeredevirks<strong>om</strong>heder havde således valgt <strong>af</strong> forskellige årsager at <strong>af</strong>stå fra at <strong>af</strong>give tilbud.Forsvarsk<strong>om</strong>mandoen gennemgik tilbuddene og erfarede, at alle buddene var mangelfulde; doghavde alle tilbudsgivere overholdt de formelle krav. Forsvarsk<strong>om</strong>mandoen valgte derfor at <strong>af</strong>lyseudbuddet og overgå til udbud med forhandling.Alle tilbudsgivere fik tilsendt en liste over manglede oplysninger og fik på den måde mulighed forkun at tilvejebringe de oplysninger, s<strong>om</strong> manglede. En leverandør indsendte ikke oplysningerne.To firmaer, hvor<strong>af</strong> kun det ene havde <strong>af</strong>givet et tilbud, klagede imidlertid over overgangen til udbudmed forhandling. Klagen blev indleveret i slutningen <strong>af</strong> november 2011, efter at kravet <strong>om</strong>en maksimal behandlingstid <strong>af</strong> Klagenævnet for Udbud på 30 dage var udløbet. Klagen betødderfor, at hele udbudsprocessen trak ud. Dette var særligt problematisk, da Forsvarsk<strong>om</strong>mandoenallerede havde opsagt deres kontrakter med de tidligere leverandører og derfor i en periodeville k<strong>om</strong>me til at stå uden en leverandør på bl.a. rengørings<strong>om</strong>rådet. Klagesagen bragte ogsåstor usikkerhed for de 270 medarbejdere, s<strong>om</strong> skulle virks<strong>om</strong>hedsoverdrages til den nye leverandør.Den 28. december 2011 <strong>af</strong>gjorde Klagenævnet, at den indgivne klage ikke havde opsættendevirkning, og Forsvarsk<strong>om</strong>mandoen kunne derfor arbejde videre med udbuddet. Da Forsvarsk<strong>om</strong>mandoenplanlagde udbudsprocessen, blev der taget højde for eventuelle forsinkelser, fx at envirks<strong>om</strong>hed ville indgive klage. Tiden, s<strong>om</strong> var <strong>af</strong>sat til sådanne forsinkelser, var dog alleredebrugt, da Forsvarsk<strong>om</strong>mandoen valgte at overgå til udbud med forhandling. Derfor blev udbudsprocessenforlænget pga. klagen.I starten <strong>af</strong> februar 2012 indgik Forsvarsk<strong>om</strong>mandoen forlig med de to firmaer, s<strong>om</strong> havde indleveretklagen, hvorefter firmaerne trak klagen tilbage. Forsvarsk<strong>om</strong>mandoen oplyser, at forligs<strong>af</strong>talenalene er "et udtryk for ønsket <strong>om</strong> at <strong>af</strong>værge en tids- og ressourcekrævende klagesagsbehandling".3737 http://Forsvarsk<strong>om</strong>mandoen.dk/FKO/Om%20Forsvarsk<strong>om</strong>mandoen/Udbud/FacilityManagement/udbud_east/Pages/nyheder.aspx


Valg <strong>af</strong> leverandører: Økon<strong>om</strong>isk mest fordelagtigtForsvarsk<strong>om</strong>mandoen og Forenede Service A/S indgik kontrakt den 13. januar 2012 på baggrund<strong>af</strong> Forenede Service A/S' tilbud <strong>om</strong> integreret løsning <strong>af</strong> opgaverne. Problemerne med de opsagteleverandører blev løst ved, at Forenede Service A/S overtog rengøringen de steder, hvor derhavde været eksterne leverandører, med en kortere opstartsperiode end planlagt, og desudenblev enkelte <strong>af</strong>taler forlænget, hvor det var mest hensigtsmæssigt, og den enkelte leverandørønskede dette.Valget <strong>af</strong> Forenede Service A/S s<strong>om</strong> leverandør skyldtes, at firmaet havde <strong>af</strong>givet det økon<strong>om</strong>iskmest fordelagtige tilbud. Forenede Service A/S havde både indleveret tilbud på service<strong>af</strong>tale A ogB og på en integreret løsning <strong>af</strong> <strong>af</strong>tale A, B og C.Forsvarsk<strong>om</strong>mandoen fortæller, at de i valg <strong>af</strong> leverandør lagde vægt på leverandørens pris,kvalitet i opgaveløsningen og evne til at implementere den løsning, s<strong>om</strong> de havde budt ind med.Forsvarsk<strong>om</strong>mandoen lagde her vægt på leverandørernes beskrivelser <strong>af</strong>, fx hvordan de ville sikre,at de kunne levere maden fra første dag, og hvilke møder mm. de ville holde med de medarbejdere,s<strong>om</strong> skulle virks<strong>om</strong>hedsoverdrages.Forsvarsk<strong>om</strong>mandoen havde i udbudsmaterialet til rengøringsservice lavet en række cases, s<strong>om</strong>tilbudsgiverne skulle forholde sig til og beskrive deres løsning <strong>af</strong>.På delen <strong>om</strong>kring kantinedriften blev tilbudsgiverne desuden bedt <strong>om</strong> at præsentere madplanerog levere en prøvesmagning <strong>af</strong> deres mad for et testpanel, sammensat <strong>af</strong> Forsvarsk<strong>om</strong>mandoen.I forhold til arealplejen lagde Forsvarsk<strong>om</strong>mandoen vægt på, at leverandørerne viste forståelsefor arealernes anvendelse.Forsvarsk<strong>om</strong>mandoen gav de indk<strong>om</strong>ne tilbud point efter et system og en række vurderingspunkter,s<strong>om</strong> de havde vedtaget, inden de modtog tilbuddene, og s<strong>om</strong> <strong>af</strong>spejlede de oplyste tildelingskriterierog underkriterier. For hvert enkelt kriterium angav Forsvarsk<strong>om</strong>mandoen overforden enkelte leverandør, hvorfor de havde fået de pågældende point med henblik på at skabegennemsigtighed i vurderingerne.Forsvarsk<strong>om</strong>mandoen udarbejdede vurderingspunkterne efter udsendelsen <strong>af</strong> udbudsmaterialet.Punkterne var således ikke med i udbudsmaterialet. Forsvarsk<strong>om</strong>mandoen vurderer, at dette vargodt, idet leverandørerne muligvis ville have målrettet deres tilbud til netop disse punkter, hvorveddet innovative potentiale i udbudsprocessen ville være blevet reduceret.Forsvarsk<strong>om</strong>mandoen fremhæver tildelingsprocessen s<strong>om</strong> en lærerig proces. I enheden for udbudmåtte de erkende, at de ikke nødvendigvis så det fulde potentiale i en løsning, før de læsteløsningsbeskrivelsen. På baggrund <strong>af</strong> tildelingsprocessen er der således fremk<strong>om</strong>met inspirationtil, hvilke parametre de ville tillægge værdi i den næste udbudsproces.127


128Tabel 2: Opsamling, Forsvarsk<strong>om</strong>mandoenEmne/spørgsmålDen udbudte opgaveUdbudsformBeskrivelseOmfatter rengøring, vinduespolering, kantinedrift, arealpleje ogsimpelt bygningsvedligeholdBegrænset udbud og derefter udbud med forhandlingKontraktperiode 2012-2017 med option på 2 år til 2019ErfaringKravspecifikationAntal tilbudØvrige særlige forholdDet er første gang, at forsvarsk<strong>om</strong>mandoen udbyder dele <strong>af</strong> driften<strong>af</strong> Forsvarsk<strong>om</strong>mandoens etablissementer i et samlet udbud.Udbuddet blev tilrettelagt på baggrund <strong>af</strong> erfaringer fra 2007-2009 med udbud <strong>af</strong> fem etablissementer og skal igen danne baggrundfor udbuddets fase 2 i VestdanmarkFunktionskravA: 5 tilbudB: 5 tilbudC: 5 tilbudIntegreret løsning: 3 tilbud(alle + kontrolbud)Virks<strong>om</strong>hedsoverdragelse <strong>af</strong> 270 medarbejdere.2.11.3 Analysetilgang og datagrundlagDa kontrakten først er trådt i kr<strong>af</strong>t i foråret 2012, er det endnu ikke muligt at kvantificere og måleeffekterne <strong>af</strong> udbuddet. Det er desuden svært for Forsvarsk<strong>om</strong>mandoen at forudsige forventningernetil særligt de økon<strong>om</strong>iske effekter. Dette skyldes, at den samlede kontraktsum er fastlagtuden en baseline, og at der er mange variable ydelser indeholdt i kontrakten. Denne casebeskrivelseer derfor, i modsætning til de øvrige cases, ikke baseret på en før-/efteranalyse. I stedetskal casen tjene s<strong>om</strong> en form for perspektivering og give k<strong>om</strong>munerne inspiration til, hvordande kan arbejde med funktionskrav og integrerede løsninger i udbud <strong>af</strong> opgaver på facilitiesmanagement.I det følgende præsenteres Forsvarsk<strong>om</strong>mandoens og leverandørens overvejelser <strong>om</strong> og forventningertil effekterne <strong>af</strong> det netop gennemførte udbud. Informationerne er indhentet via interviewsmed henholdsvis en projektleder og kontorchefen for Strategisk Udbudssektion i Forsvarsk<strong>om</strong>mandoenog chefen for den nye Forsvarsk<strong>om</strong>mando-region i Forenede Service A/S.Der er ikke gennemført interviews med de virks<strong>om</strong>hedsoverdragede medarbejdere, fordi bådekunde og leverandør har vurderet, at processen ikke opleves anderledes ved udbud <strong>af</strong> en integreretløsning i forhold til udbud <strong>af</strong> single services. Forsvarsk<strong>om</strong>mandoen påpeger dog, at det indenoverdragelsen var <strong>af</strong> betydning for medarbejderne, at de fortsat skulle arbejde tæt sammen, ogat der kunne være mulighed for at arbejde på tværs <strong>af</strong> de forskellige <strong>af</strong>taler.2.11.4 Forventede effekterØkon<strong>om</strong>iske effekterForsvarsk<strong>om</strong>mandoen havde i 2009 direkte og indirekte driftsudgifter til de <strong>om</strong>råder, s<strong>om</strong> de tredel<strong>af</strong>taler dækker, på ca. 309 mio. kr. Forsvarsk<strong>om</strong>mandoen gik ind til udbuddet med en ambition<strong>om</strong> at sænke udgifterne med 50 mio. kr. årligt, svarende til 16 %.Det er på nuværende tidspunkt for tidligt at evaluere, hvilke økon<strong>om</strong>iske besparelser udbuddetvil medføre for Forsvarsk<strong>om</strong>mandoen. Dette skyldes især, at der er stor fleksibilitet og mangevariable i den indgåede <strong>af</strong>tale med Forenede Service A/S. Variablerne drejer sig bl.a. <strong>om</strong>, hvormeget snerydning, mødeforplejning eller mad i kantinerne der er behov for i løbet <strong>af</strong> kontraktperioden,og hvor mange tillægsydelser, s<strong>om</strong> fx arrangementer i kantinerne, der tilkøbes. Derudoverindeholder kontrakten mulighed for, at kaserner lukkes ned og udgår <strong>af</strong> <strong>af</strong>talen, eller at nyek<strong>om</strong>mer til, samt at serviceniveauer ændres og tilpasses behovet løbende. På trods <strong>af</strong> variablerne


129kan Forsvarsk<strong>om</strong>mandoen oplyse, at alle bud inklusive kontrolbuddet indikerede besparelser iforhold til det tidligere udgiftsniveau på tocifrede millionbeløb.Det har været en <strong>om</strong>fattende udbudsproces, og Forsvarsk<strong>om</strong>mandoen har brugt mange timersamt en del konsulenttimer på udbuddet. Dette skyldes bl.a., at der er tale <strong>om</strong> et førstegangsudbud,og at Forsvarsk<strong>om</strong>mandoen brugte en del ressourcer på at <strong>af</strong>klare en lang række principiellespørgsmål og strategiske valg, herunder hvorvidt de skulle udbyde s<strong>om</strong> single services eller integreretløsning. Efters<strong>om</strong> valget faldt på begge dele, har dette også medført øgede udbuds<strong>om</strong>kostninger,fx har der været flere tilbud at gennemgå. Hvorvidt udbudsprocessen havde væretmindre ressourcekrævende ved udbud <strong>af</strong> single services, er svært at vurdere. Forsvarsk<strong>om</strong>mandoenhar opgjort udbuds<strong>om</strong>kostningerne til mellem 20 mio. kr. og 22 mio. kr. Beløbet dækkerløn og ressourcetræk på hele Forsvarsk<strong>om</strong>mandoens organisation.Udover usikkerheden <strong>om</strong>kring de reelle udgifter til de tre service<strong>af</strong>taler er der en vis usikkerhed<strong>om</strong>, hvilke udgifter Forsvarsk<strong>om</strong>mandoen selv vil have til at administrere den integrerede <strong>af</strong>tale.Forsvarsk<strong>om</strong>mandoen forventer at have store besparelser på administrationen <strong>af</strong> <strong>af</strong>talen efter atvære overgået fra single services til den integrerede løsning. I udbudsmaterialet har forsvarsk<strong>om</strong>mandoensåledes beskrevet, at de forventer en administrativ besparelse på 2,3 mio. kr. pr.år ved at have én leverandør til en integreret løsning i stedet for single service-leverandører til detre service<strong>af</strong>taler.For at korrigere for de ekstra administrations<strong>om</strong>kostninger, s<strong>om</strong> Forsvarsk<strong>om</strong>mandoen forventedeat have ved brug <strong>af</strong> singleserviceløsninger frem for en integreret løsning, tillagde forsvarsk<strong>om</strong>mandoen2,3 mio. kr. pr. år til singleservicetilbuddene fordelt mellem de tre service<strong>af</strong>taler.Beløbet på de 2,3 mio. kr. er baseret på et skøn fra konsulentfirmaet Ernest & Young. Hos Forsvarsk<strong>om</strong>mandoener der dog forventninger <strong>om</strong> større administrative besparelser.S<strong>om</strong> tidligere nævnt, er valget <strong>af</strong> leverandør baseret på pointgivning. Forsvarsk<strong>om</strong>mandoen fortæller,at der kun var en meget lille forskel i pointene mellem de integrerede tilbud og single service-tilbuddene.Med hensyn til pris viste single service-løsningerne inklusive den tillagte administrationsudgiftpå samlet set 2,3 mio. kr. pr. år at være en smule dyrere end de integrerede løsninger,og Forsvarsk<strong>om</strong>mandoen valgte s<strong>om</strong> bekendt en integreret løsning. Der var større forskellepå tilbudsgivernes opfyldelse <strong>af</strong> kriterierne pris og implementering, dog uden at der er etentydigt billede <strong>af</strong>, <strong>om</strong> single service-buddene eller de integrerede bud var bedst.Forsvarsk<strong>om</strong>mandoen fortæller, at valget mellem at udbyde s<strong>om</strong> single services og en integreretløsning, når prisforskellen mellem de to modeller er begrænset, også bør <strong>af</strong>hænge <strong>af</strong> en vurdering<strong>af</strong>, hvor kvalificeret organisationen er til at administrere leverandørerne. Ved single serviceskan organisationen få leverandører, der er specialister inden for hver deres <strong>om</strong>råde, men en sådanløsning stiller store udfordringer til en organisations administration <strong>af</strong> kontrakter og leverandørersamt til organisationens evne til at optimere og effektivisere på tværs <strong>af</strong> ydelses<strong>om</strong>råderne.<strong>Effekter</strong> for organisationFormelle medarbejdervilkårI forbindelse med udbuddet er 270 medarbejdere blevet virks<strong>om</strong>hedsoverdraget fra Forsvarsk<strong>om</strong>mandoentil Forenede Service A/S.Både Forsvarsk<strong>om</strong>mandoen og Forenede Service A/S fortæller, at virks<strong>om</strong>hedsoverdragelsen harværet ressourcekrævende for dem, og Forsvarsk<strong>om</strong>mandoen k<strong>om</strong>menterer yderligere, at usikkerhedeni forbindelse med virks<strong>om</strong>hedsoverdragelsen også har tæret på medarbejderne. Forsvarsk<strong>om</strong>mandoenforventer, at medarbejderne kan have h<strong>af</strong>t et højere sygefravær pga. usikkerhedenforbundet med udbuddet.De virks<strong>om</strong>hedsoverdragede medarbejderes overensk<strong>om</strong>ster fra før udbud udløber i 2013, et årefter virks<strong>om</strong>hedsoverdragelsen. Indtil nu har de pågældende medarbejdere været ansat påmange forskellige vilkår, men fra 2013 vil de blive ansat på et meget mere begrænset antal forskelligeoverensk<strong>om</strong>ster. Ifølge Forenede Service A/S indebærer dette ændrede vilkår for medarbejderne.


Hverken Forsvarsk<strong>om</strong>mandoen eller Forenede Service A/S kan udtale sig <strong>om</strong>, hvorvidt virks<strong>om</strong>hedsoverdragelsenmedfører en forringelse eller en forbedring <strong>af</strong> medarbejdernes vilkår. ForenedeService A/S udtaler, at nogle medarbejdere vil gå lidt op i løn, mens andre vil gå lidt ned.Forsvarsk<strong>om</strong>mandoen vurderer, at medarbejderne ville have samme vilkår, uanset <strong>om</strong> udliciteringenvar sket s<strong>om</strong> single service eller s<strong>om</strong> en integreret løsning. Der er altså ikke andre effekterfor medarbejderne ved at udbyde s<strong>om</strong> integreret løsning i et servicepartnerskab frem for s<strong>om</strong>single services. Dog har den integrerede løsning givet medarbejderne mulighed for at skifte ansættelsesstedfra én service<strong>af</strong>tale til en anden, selv<strong>om</strong> Forenede Service A/S fortæller, at dettekun er sket i meget få tilfælde. Til gengæld har nogle medarbejdere skiftet geogr<strong>af</strong>isk ansættelsessted.Forenede Service A/S fortæller også, at langt de fleste <strong>af</strong> de virks<strong>om</strong>hedsoverdragedemedarbejdere har valgt at fortsætte hos dem.Praktiske arbejdsvilkårForenede Service A/S fortæller, at en del <strong>af</strong> de virks<strong>om</strong>hedsoverdragede medarbejdere føler, atder nu er mere opsyn med, hvad de laver, og at de skal gøre tingene på en anderledes måde endtidligere. Fx har Forenede Service A/S i nogle tilfælde indført nye arbejdsmetoder og maskinel.Samtidig er medarbejderne blevet uddannet i arbejdsmetoderne, og derfor har Forenede ServiceA/S kunne tilpasse antallet <strong>af</strong> medarbejdere på de enkelte lokaliteter, til de nye forhold.Forenede Service A/S fortæller, at denne <strong>om</strong>stilling til nye arbejdsmetoder har medført nogleklager fra medarbejderne. Forenede Service A/S tilføjer, at en del <strong>af</strong> Forsvarsk<strong>om</strong>mandoens ønskedebesparelser nødvendigvis må k<strong>om</strong>me gennem effektiviseringer. Fx vil behovet for mangeog lange pauser blive reduceret, når man er bedre uddannet og arbejder efter ergon<strong>om</strong>isk rigtigearbejdsmetoder.For at styrke medarbejdernes trivsel og professionelle udvikling <strong>af</strong>holder Forenede Service A/SMUS-samtaler og kvalifikationssamtaler med medarbejderne.Det er endnu for tidligt at sige, <strong>om</strong> virks<strong>om</strong>hedsoverdragelsen har påvirket medarbejdernes sygefravær,og der er endnu heller ikke lavet tilfredshedsundersøgelser blandt medarbejderne.Der er ingen forventninger <strong>om</strong>, at de ændringerne i de praktiske arbejdsvilkår er anderledes forvirks<strong>om</strong>hedsoverdragede medarbejdere i integrerede udbud end i single service-udbud.<strong>Effekter</strong> for ydelsenKvalitetS<strong>om</strong> tidligere nævnt, er kravene til kvaliteten <strong>af</strong> ydelserne specificeret i udbuddet i videst muligt<strong>om</strong>fang via funktionskrav, s<strong>om</strong> fx på rengørings<strong>om</strong>rådet er baseret på INSTA800. Førhen blevder også gjort rent efter INSTA800, hvilket var fastsat i et internt rengøringsdirektiv. Tidligereblev mange <strong>af</strong> Forsvarsk<strong>om</strong>mandoens etablissementer dog drevet meget isoleret, og udbuddethar været med til at standardisere de serviceydelser, s<strong>om</strong> Forsvarsk<strong>om</strong>mandoen modtager.For at sikre at Forsvarsk<strong>om</strong>mandoen får de ydelser, s<strong>om</strong> de har betalt for, i den rigtige kvalitet,har Forsvarsk<strong>om</strong>mandoen uddannet et antal <strong>af</strong> sine ansatte til at kunne følge op på leverancerneog leverandørens egenkontrol. Forsvarsk<strong>om</strong>mandoen vil føre kvartalsvis kontrol med ForenedeService A/S, men vil også sende medarbejdere ud, hvis brugere henvender sig med en klage.BrugereSamlet set har det ikke været hensigten at ændre på de eksisterende serviceniveauer, men i ogmed at Forsvarsk<strong>om</strong>mandoen har valgt at standardisere på tværs <strong>af</strong> etablissementerne, og dennestandardisering først rigtigt med overgang til ny leverandør er effektueret, har brugerne oplevetforbedringer visse steder, forringelser andre steder, og igen andre steder har der ikke væretoplevet ændringer.<strong>Effekter</strong> for udvikling og samarbejdeInnovationUdbuddet søger på forskellige måder at fremme innovation og effektivisering. For det første erder i kontrakten indskrevet en årlig effektiviseringsbesparelse på 2 %. Dette er en effektiviseringsbesparelse,s<strong>om</strong> leverandøren skal realisere ved at lave interne ændringer og effektivisere130


131arbejdsgangene. Forenede Service A/S forventer, at besparelserne især skal realiseres ved atfremme samarbejdet mellem medarbejdere under de forskellige service<strong>af</strong>taler.For det andet indeholder kontrakten en optimeringsklausul. Denne betyder, at leverandøren skalk<strong>om</strong>me med forslag til, hvordan Forsvarsk<strong>om</strong>mandoen kan optimere deres bygninger, arealer ellerarbejdsgange. Forslagene kan fx være, at der installeres nye k<strong>af</strong>femaskiner, s<strong>om</strong> bruger mindreenergi, eller at der lægges fliser langs husmurene, sådan at græsslåningen bliver nemmereog hurtigere. Forsvarsk<strong>om</strong>mandoen <strong>af</strong>holder investerings<strong>om</strong>kostningerne. De besparelser, deropnås gennem tiltagene, deles mellem Forsvarsk<strong>om</strong>mandoen og leverandøren.Ifølge Forsvarsk<strong>om</strong>mandoen handler optimeringsklausulen <strong>om</strong> at gøre Forsvarsk<strong>om</strong>mandoens ogleverandørens interesser i at reducere udgifter sammenfaldende. Forsvarsk<strong>om</strong>mandoen forventer,at klausulen vil fremme udviklingen <strong>af</strong> innovative løsninger.Et tredje element i udbuddet, s<strong>om</strong> har til formål at pr<strong>om</strong>overe innovation, er, at leverandøren erforpligtet til at overlevere datamateriale <strong>om</strong> de gennemførte ydelser til Forsvarsk<strong>om</strong>mandoen.Dette kan fx være opgørelser over, hvor mange pærer der er blevet skiftet i en given periode.Forsvarsk<strong>om</strong>mandoen forventer at kunne bruge datamaterialet til at udbygge funktionskraveneog kvalificere fremtidige udbud. Data vil blive brugt s<strong>om</strong> en baseline for næste udbud med henblikpå at sikre Forsvarsk<strong>om</strong>mandoen overblik.De innovative effekter er ikke s<strong>om</strong> sådan knyttet til udbud <strong>af</strong> en integreret løsning. Samme kravkan medtages i et single service-udbud, men leverandøren vurderer, at en del <strong>af</strong> effektiviseringenk<strong>om</strong>mer til at ske ved at sammentænke opgaveløsninger på tværs <strong>af</strong> opgavetyper. Forsvarsk<strong>om</strong>mandoenantager dog, at en leverandør har et større incitament til at foreslå forbedringer,der vedrører flere ydelses<strong>om</strong>råder, hvis han kan se frem til at få den fulde gavn <strong>af</strong> en given forbedringog ikke skal dele med en eller flere andre leverandører.I kontrakten mellem Forsvarsk<strong>om</strong>mandoen og Forenede Service A/S er det specificeret, hvordansamarbejdet mellem de to parter organiseres. Øverst i samarbejdsorganisationen er en styregruppemed repræsentanter fra Forsvarets Bygnings- og Etablissementstjeneste, Forsvarsk<strong>om</strong>mandoenog Forenede Service A/S. Under styregruppen ligger 'det taktiske niveau', og under detligger 'det operationelle niveau'. Det operationelle niveau består <strong>af</strong> 9 LSE'er, Lokale StøtteElementer,s<strong>om</strong> <strong>om</strong>fatter alle de berørte etablissementer. For hvert LSE er der udnævnt en facilitymanager, s<strong>om</strong> sidder lokalt. Det er på det operationelle niveau, at det daglige samarbejde foregår.Hvis eventuelle problemer ikke kan løses på det operationelle niveau, tages de op på detnæste niveau. Et centralt element i samarbejdsformen er således, at dialogen så vidt muligt tageslokalt.Forsvarsk<strong>om</strong>mandoen fortæller, at samarbejdet er konstruktivt med en vilje fra begge parter tilat <strong>af</strong>klare eventuelle uoverensstemmelser i opløbet. Det følger <strong>af</strong> kontrakten, at perioden frem tilden 1. juli skal anvendes til at <strong>af</strong>dække <strong>af</strong>vigelser fra det forventede, hvorfor det er Forsvarsk<strong>om</strong>mandoensforventning, at når <strong>af</strong>vigelser og identificerede uhensigtsmæssigheder samlet seter <strong>af</strong>dækket og drøftet mellem parterne, kan der indgås en <strong>af</strong>tale <strong>om</strong> håndteringen <strong>af</strong> udeståender,hvorefter alt kan koncentreres <strong>om</strong> driften.Forenede Service A/S oplever også, at de har et godt samarbejde med Forsvarsk<strong>om</strong>mandoen ogroser Forsvarsk<strong>om</strong>mandoens arbejde med udbuddet og udbudsprocessen. Forenede Service A/Snævner, at Forsvarsk<strong>om</strong>mandoen bruger mange ressourcer på at gennemføre kontrol <strong>af</strong> leverandørensydelser. Det tilføjes, at det ofte er kendetegnet ved førstegangsudbud, at ordregiver kanhave svært ved at slippe kontrollen med opgaverne. Forenede Service A/S påpeger, at det erfremmende for samarbejdet, at ordregiver slipper en del <strong>af</strong> kontrollen. Det kan samtidigt forøgeden økon<strong>om</strong>iske besparelse, da kontrollen er ressourcekrævende.Forsvarsk<strong>om</strong>mandoen vurderer, at der også ville have været et meget tæt samarbejde med leverandørernetil single service-ydelserne, såfremt disse havde vist sig mest fordelagtige. Det tilføjesdog, at samarbejdet forventes at forløbe nemmere, fordi der vil være mere kontakt med denene leverandør, end hvis der havde været tre leverandører.


1322.11.5 Forklaringsfaktorer i forhold til identificeret effektNår Forsvarsk<strong>om</strong>mandoen forklarer den økon<strong>om</strong>iske besparelse, s<strong>om</strong> Forsvarsk<strong>om</strong>mandoen forventesat få i kr<strong>af</strong>t <strong>af</strong> udbuddet, lægges der vægt på kontraktstyring og evnen til at kunne styre,hvad der bliver bestilt, betalt og leveret. Forsvarsk<strong>om</strong>mandoen har i udbuddet forsøgt at sikre enorganisering, s<strong>om</strong> gør, at de skal bruge færre ressourcer på at instruere og kontrollere, mensamtidigt har mulighed for at styre hele tiden.Derudover fortæller Forsvarsk<strong>om</strong>mandoen, at de har ønsket at skabe besparelser uden at reducerekvaliteten ved at gøre serviceydelserne mere effektive, bl.a. ved at standardisere mere.Spørges Forenede Service A/S <strong>om</strong> deres forståelse <strong>af</strong> faktorerne bag besparelsen, lægger devægt på, at de med deres kerneydelse inden for facilities management i højere grad end Forsvarsk<strong>om</strong>mandoener i stand til at sammenligne effektiviteten og fremgangsmåderne på Forsvarsk<strong>om</strong>mandoensenkelte etablissementer med andre etablissementer.Derudover fremhæver Forenede Service A/S, at de ikke i samme grad s<strong>om</strong> Forsvarsk<strong>om</strong>mandoener bundet <strong>af</strong> lokale <strong>af</strong>taler og kutymer, men i højere grad kan rykke rundt på opgaverne og regnemed halve og kvarte mænd. Forenede Service A/S vurderer, at Forsvarsk<strong>om</strong>mandoens besparelsederfor overordnet set skyldes, at Forenede Service A/S udfører de pågældende opgaver anderledesog mere effektivt, end Forsvarsk<strong>om</strong>mandoen indtil nu har gjort.2.11.6 Sammenfatning på caseTabel 3 nedenfor opsummerer hovedpointerne fra casebeskrivelsen.Tabel 3: Sammenfatning, Forsvarsk<strong>om</strong>mandoen og Forenede Service A/SEffektØkon<strong>om</strong>iske effekterVurderingDet er endnu for tidligt at vurdere de økon<strong>om</strong>iske effekter <strong>af</strong> udbuddet,men Forsvarsk<strong>om</strong>mandoen forventer, de vil kunne spare 50 mio.kr. årligt, svarende til 16 % <strong>af</strong> deres tidligere direkte og indirektedrifts<strong>om</strong>kostninger, i kr<strong>af</strong>t <strong>af</strong> lavere leverandør<strong>om</strong>kostninger og lavereudgifter til den interne administration.Der har været mange <strong>om</strong>kostninger forbundet med udbudsprocessen.Hvorvidt dette skyldes valg <strong>af</strong> den integrerede løsning, vides ikke,men det er ikke Forsvarsk<strong>om</strong>mandoens opfattelse, at det har værettilfældet.Forsvarsk<strong>om</strong>mandoen forventer, at <strong>om</strong>kostninger til kontraktadministrationvil være højere end før, i hvert fald det første år. Til gengældforventer Forsvarsk<strong>om</strong>mandoen, at <strong>om</strong>kostningerne til kontraktadministrationenvil falde efterfølgende.I forhold til et single service-udbud forventes der besparelser <strong>af</strong> administrative<strong>om</strong>kostninger. Dette skyldes først og fremmest, at Forsvarsk<strong>om</strong>mandoenkun skal administrere én <strong>af</strong>tale med én leverandørog dermed har færre snitflader at skulle tage hensyn til.<strong>Effekter</strong> for organisation270 medarbejdere er blevet virks<strong>om</strong>hedsoverdraget fra Forsvarsk<strong>om</strong>mandoentil Forenede Service A/S. Forenede Service A/S fortæller,at medarbejderne i nogle tilfælde føler, at der nu er mere kontrolmed, hvad de laver, og at de skal gøre tingene hurtigere.Der vurderes ikke at være væsentlige forskelle i effekterne på organisationeni integreret udbud og single service-udbud. Det vurderes dog<strong>af</strong> Forsvarsk<strong>om</strong>mandoen, at det på grund <strong>af</strong> medarbejdernes hidtidigeopgaver, der i vidt <strong>om</strong>fang gik på tværs <strong>af</strong> ydelses<strong>om</strong>råderne, er meresimpelt at virks<strong>om</strong>hedsoverdrage medarbejderne til én arbejdsgiverfrem for tre eller flere.


133<strong>Effekter</strong> for ydelsenUdbuddet har ifølge Forsvarsk<strong>om</strong>mandoen ikke h<strong>af</strong>t til formål at ændrepå kvaliteten <strong>af</strong> ydelserne, men ydelserne er efter udbuddet blevetstandardiseret på tværs <strong>af</strong> etablissementerne.Der vurderes ikke at være væsentlige forskelle i effekterne for ydelseni integreret udbud og single service-udbud.<strong>Effekter</strong> for udvikling og innovationForsvarsk<strong>om</strong>mandoen forventer, at udbuddet vil være med til atfremme innovation i leveringen <strong>af</strong> ydelserne. Innovationen forventesat blive fremmet <strong>af</strong> <strong>konkurrence</strong>situationen i kr<strong>af</strong>t <strong>af</strong> udbuddet, <strong>af</strong> anvendelsen<strong>af</strong> funktionskrav samt <strong>af</strong> optimeringsklausulen og effektiviseringsbesparelsen,s<strong>om</strong> er skrevet ind i kontrakten.Der forventes at k<strong>om</strong>me flere innovative effekter <strong>af</strong> et integreret udbud,fordi leverandøren har mulighed for at effektivisere på tværs <strong>af</strong>ydelser og inddrage personale i flere opgaver.Forsvarsk<strong>om</strong>mandoen og Forenede Service A/S oplever begge at haveet godt og konstruktivt samarbejde. Forenede Service A/S opleverdog også, at Forsvarsk<strong>om</strong>mandoen har et stort behov for at kontrollereog styre Forenede Service A/S' arbejde.Antallet <strong>af</strong> snitflader mindskes, når der er færre leverandører, og derforforventes samarbejdet at være nemmere ved en integreret løsningend ved single services.ForklaringsfaktorerDen forventede økon<strong>om</strong>iske besparelse for Forsvarsk<strong>om</strong>mandoen ikr<strong>af</strong>t <strong>af</strong> udbuddet forklares med følgende faktorer:• Udbuddet er medvirkende til at skabe innovation og derigennemeffektiviseringer og besparelser• En integreret løsning mindsker administrations<strong>om</strong>kostningernehos Forsvarsk<strong>om</strong>mandoen• En integreret løsning mindsker leverandør<strong>om</strong>kostninger• Funktionskrav mindsker administrations<strong>om</strong>kostninger til kontrolog til løbende instruktion <strong>af</strong> leverandøren.


1342.12 Case: Haderslev K<strong>om</strong>mune2.12.1 IndledningDenne case <strong>om</strong>handler Haderslev K<strong>om</strong>munes udbud <strong>af</strong> rengøringsservice med kontraktopstart imarts 2010. Casen perspektiveres s<strong>om</strong> et servicepartnerskab. Der er ikke tale <strong>om</strong> et servicepartnerskabi den forstand, at Haderslev K<strong>om</strong>mune har udbudt flere facilities management-opgaver,men derimod i den forstand, at Haderslev K<strong>om</strong>mune har stor fokus på samarbejde, effektiviseringog kvalitet. Haderslev K<strong>om</strong>mune formulerede i udbudsmaterialet, at k<strong>om</strong>munen ønsker enudvikling <strong>af</strong> samarbejdet samt et fokus på effektivisering og kvalitet over kontraktperioden. HaderslevK<strong>om</strong>mune ønskede, at der skulle ske en udvikling <strong>af</strong> samarbejdet over kontraktperioden.Udgangspunktet var forskelligt på enhederne i Haderslev K<strong>om</strong>mune forud for udbuddet. Om detre sammenlagte k<strong>om</strong>muner er oplyst, at:• I Vojens K<strong>om</strong>mune havde al rengøring været udbudt siden 1999• Haderslev K<strong>om</strong>mune havde ekstern rengøring <strong>af</strong> skoler og administrative bygninger• Gram K<strong>om</strong>mune havde intern rengøring.Ved k<strong>om</strong>munesammenlægning besluttede Haderslev K<strong>om</strong>mune, at <strong>om</strong>rådet skulle undersøgesnærmere. I 2008 besluttede byrådet at igangsætte en foranalyse på rengørings<strong>om</strong>rådet for atbelyse fordele og ulemper ved udbud <strong>af</strong> rengøring. Foranalysen blev udført <strong>af</strong> et eksternt konsulentfirma,s<strong>om</strong> Haderslev K<strong>om</strong>mune <strong>af</strong> ressourcemæssige årsager valgte at tilknytte. Foranalysenanbefalede, at Haderslev K<strong>om</strong>mune skulle hjemtage opgaven. I den forbindelse lagde HovedMED-udvalget 38 vægt på, at medarbejderne fik mulighed for at give eget bud.Haderslev K<strong>om</strong>mune valgte dog at udbyde rengørings<strong>om</strong>rådet <strong>af</strong> flere årsager. Der kan bl.a.nævnes regeringens beslutning, s<strong>om</strong> stadfæstet i de daværende k<strong>om</strong>munale <strong>af</strong>taler <strong>om</strong>, at PLIskulle op på 25 %. Mange <strong>af</strong> k<strong>om</strong>munens rengøringskontrakter udløb pr. 31.12.2008. Desudenønskede man en standardisering <strong>af</strong> rengøringsniveauet på tværs <strong>af</strong> de gamle k<strong>om</strong>muner, bådegenerelt og pr. drifts<strong>om</strong>råde. Sidst men ikke mindst er der pres på k<strong>om</strong>munens økon<strong>om</strong>i, hvorformulige rationaliseringsgevinster skulle indhentes.2.12.2 UdbudsprocessenI forbindelse med udbuddet blev der nedsat to arbejdsgrupper, én til at udarbejde udbuddet ogén til at udarbejde kontrolbud.Arbejdsgruppen til udbuddet bestod <strong>af</strong> medarbejdere fra k<strong>om</strong>munens interne servicefunktion oghavde såvel tekniske k<strong>om</strong>petencer s<strong>om</strong> erfaringer med udbud. En følgegruppe til arbejdsgruppenbestod <strong>af</strong> repræsentanter for forskelle service<strong>om</strong>råder i k<strong>om</strong>munen samt en ekstern rådgiver.Arbejdsgruppen til kontrolbuddet bestod ligeledes <strong>af</strong> medarbejdere fra k<strong>om</strong>munens interne servicefunktion,herunder en økon<strong>om</strong>isk konsulent og en specialkonsulent. Derudover var k<strong>om</strong>munensservice<strong>om</strong>råder og rengøringspersonale repræsenteret. Sidst var der ekstern bistand, tekniskbistand og bistand fra de faglige organisationer.Begge arbejdsgrupper besad allerede en del erfaringer med udbud. En <strong>af</strong> interviewpersonerne iHaderslev K<strong>om</strong>mune fremhæver på baggrund <strong>af</strong> tidligere erfaringer, at det er utroligt vigtigt athave en uvildig part med i såvel udbudsproces s<strong>om</strong> den efterfølgende kontraktadministration.Derudover blev det også anset s<strong>om</strong> helt centralt at have en konstruktiv dialog internt i k<strong>om</strong>munenfor at <strong>af</strong>stemme forventninger forud for udbud.Erfaringerne blev anvendt i udbudsprocessen i 2010, hvilket generelt bevirkede, at der blev gennemførten meget grundig udbudsproces.38 Hoved MED er det udvalg i Haderslev K<strong>om</strong>mune (og andre k<strong>om</strong>muner), hvor både ledere og medarbejdere er repræsenteret, s<strong>om</strong>arbejder for at sikre og udvikle k<strong>om</strong>munen s<strong>om</strong> en god og attraktiv arbejdsplads.


Standardisering <strong>af</strong> rengøringenDer var s<strong>om</strong> tidligere beskrevet meget forskellige udgangspunkter i Haderslev K<strong>om</strong>mune forudfor udbud. Dette gjorde sig også gældende for rengøringskvaliteten. I forbindelse med forarbejdetforud for udbud udarbejdede Haderslev K<strong>om</strong>mune en fælles rengøringsstandard for k<strong>om</strong>munenbaseret på programmeret rengøring. Alle enheder blev <strong>om</strong>fattet, også enheder s<strong>om</strong> ikke blevudbudt. Det blev også undersøgt, <strong>om</strong> det var muligt at skære ned på nogle <strong>om</strong>råder, fx rengøringpå administrationens kontorer, for derigennem at opnå en besparelse. Her understreger k<strong>om</strong>munen,at det har været vigtigt at have en god dialog med brugerne for at <strong>af</strong>stemme forventningernetil den fælles rengøringsstandard.Standardiseringen <strong>af</strong> rengøringen blev nedfældet i en kravspecifikation. Kravene blev baseret påaktiviteter og antal rengøringstimer. I den forbindelse blev en anden ekstern konsulent, DanskServicerådgivning ApS, inddraget s<strong>om</strong> en uvildig part til at vurdere og fastsætte rengøringsstandarden.Brugerne havde meget fokus på, at der skulle udbydes hovedrengøring, så enhederne periodiskkunne blive gjort grundigere rent. Dette blev til 4 årlige periodiske rengøringer i kontrakten.Offentligt udbudUdbuddet blev gennemført s<strong>om</strong> et offentligt udbud, og der var i alt 8 leverandører, der <strong>af</strong>gav tilbudpå opgaven. Desuden har en k<strong>om</strong>munal <strong>af</strong>deling <strong>af</strong>givet tilbud (kontrolbud).Udbuddet <strong>om</strong>fattede daglig og periodisk rengøring på en stor del <strong>af</strong> Haderslev K<strong>om</strong>munes ejend<strong>om</strong>me.85 enheder, herunder skoler, institutioner, administrationsbygninger og tandklinikker er<strong>om</strong>fattet. Pleje- og ældrecentre samt enkelte andre enheder er ikke inkluderet.For hver enhed er der foretaget en praktisk vurdering <strong>af</strong>, <strong>om</strong> enheden skulle være <strong>om</strong>fattet <strong>af</strong>udbuddet. Enhederne blev udbudt i syv del<strong>af</strong>taler, baseret på en geogr<strong>af</strong>isk opdeling i distrikter.Bag dette valg var bl.a. en hensyntagen til mindre, lokale firmaer, der ligeledes skulle have mulighedfor at byde.Valg <strong>af</strong> leverandør: Kvalitet, pris og miljøHaderslev K<strong>om</strong>mune valgte leverandør på baggrund <strong>af</strong> det økon<strong>om</strong>isk mest fordelagtige tilbud.Følgegruppen til arbejdsgruppen havde meget fokus på kvalitet, og k<strong>om</strong>munen ville generelt hellerehave en løsning med kvalitet frem for en billig løsning. Derfor blev der i tildelingskriteriernelagt større vægt på kvalitet (50 %) og mindre vægt på prisen (40 %). Derudover blev der lagtvægt på miljø og arbejdsmiljø (10 %).ISS Facility Services A/S vandt alle syv del<strong>af</strong>taler. De scorede højt på deres kvalitetsprogram ogderes beskrivelse <strong>af</strong> opgaveløsningen.Kontraktperioden løber fra marts 2010 til marts 2013 med option på forlængelse i 2x1 år. HaderslevK<strong>om</strong>mune har allerede besluttet at forlænge kontraktperioden med begge år, dvs. kontraktenudløber til marts 2015. Haderslev K<strong>om</strong>mune har valgt at forlænge kontraktperioden, fordik<strong>om</strong>munen har erfaret, at udbudsprocessen var meget <strong>om</strong>fattende og ressourcekrævende, og atder gik lidt tid, inden samarbejdet og udviklingen k<strong>om</strong> i gang. Ved at forlænge kontrakten ogsamarbejdet, s<strong>om</strong> beskrives s<strong>om</strong> godt og konstruktivt, er der større sandsynlighed for at udvikleog optimere, inden <strong>om</strong>rådet igen skal udbydes.En tilbudsgiver klagede over k<strong>om</strong>munens valg <strong>af</strong> leverandør til Klagenævnet. Leverandøren fikikke medhold i klagen, og Haderslev K<strong>om</strong>munes udbudsproces blev ikke væsentligt påvirket.BetalingsmodelHaderslev K<strong>om</strong>mune betaler en fast årlig pris for såvel basisydelser inkl. vinduespolering, der erden daglige og periodiske rengøring, s<strong>om</strong> for tilkøbsydelser og særydelser.135


136Tabel 1: Betalingsmodel, Haderslev K<strong>om</strong>muneOpgaveDaglig og periodisk rengøringTilkøbsydelser og særydelser (regulering <strong>af</strong> standard)Fast pris per år.Fast pris per år.BetalingsmekanismeI tabel 2 nedenfor opsummeres casen på udvalgte parametre.Tabel 2: Opsamling, Haderslev K<strong>om</strong>muneEmne/spørgsmålDen udbudte opgaveUdbudsformErfaringKravspecifikationAntal tilbudBeskrivelseDaglig og periodisk rengøringOffentligt udbudFørstegangsudbud i Haderslev K<strong>om</strong>mune, menmed erfaringer fra de gamle k<strong>om</strong>munerAktivitetskrav8+1 (kontrolbud)IKU (2011) 22,7Øvrige særlige forholdSærlig fokus på samarbejdet og udvikling i kontraktperioden.2.12.3 Analysetilgang og datagrundlagDe konkrete <strong>om</strong>stændigheder i Haderslev K<strong>om</strong>mune har givet anledning til at analysere casens<strong>om</strong> en før-/efteranalyse, hvor formålet er at vurdere effekterne ved et flergangsudbud.Analyserne er foretaget på baggrund <strong>af</strong> datamateriale, s<strong>om</strong> er stillet til rådighed <strong>af</strong> og interviewsmed Haderslev K<strong>om</strong>mune og ISS Facility Services A/S. Der er ikke foretaget interview med medarbejdere,da det først sent i processen blev oplyst, at der har været tale <strong>om</strong> virks<strong>om</strong>hedsoverdragelse<strong>af</strong> medarbejdere fra k<strong>om</strong>munalt regi, og det derfor ikke var muligt at gennemføre disseinterviews inden for den tidsmæssige ramme for analysen.Med <strong>af</strong>sæt i den præsenterede analytiske tilgang er der i tabel 3 nedenfor gjort specifikt rede fordatagrundlaget i Haderslev K<strong>om</strong>mune.Tabel 3: DatagrundlagEffekt Indikator OperationaliseringØkon<strong>om</strong>iBruttobesparelseNettobesparelseBruttobesparelsen udregnes ved at sammenligne Haderslev K<strong>om</strong>munes reguleredeårlige budget, s<strong>om</strong> blev udarbejdet i forbindelse med udbuddet, med det årligevederlag til leverandøren. Der er lavet en revidering <strong>af</strong> årene 2010-2013. Dertages udgangspunkt i år 2011, fordi år 2010 kun indeholder <strong>om</strong>kostningerne for10 måneder. Budgettet er i 2010-priser.K<strong>om</strong>munen havde ikke det samlede overblik over <strong>om</strong>kostninger til rengøring førudbud, men valgte i forbindelse med udbuddet at gennemgå regnskaber og forventedebudgetter med henblik på at skabe et så realistisk billede s<strong>om</strong> muligt <strong>af</strong><strong>om</strong>kostningerne. Budgetterne er efterfølgende reguleret i forhold til ændringer iudbuddets <strong>om</strong>fang, hvilket er dokumenteret i k<strong>om</strong>munens "Principper til budgetreguleringvedr. rengøringsudbud".Det regulerede budget tager højde for alle <strong>om</strong>kostninger til løn, midler, rekvisitterog forbrugsartikler. Budgettet <strong>om</strong>fatter enheder med såvel intern s<strong>om</strong> eksternrengøring. Haderslev K<strong>om</strong>mune kan ikke vurdere, hvilke andel <strong>af</strong> budgettetder er intern, og hvilken der er ekstern. Det vurderes for usikkert at anlægge etskøn, og derfor behandles hele budgettet s<strong>om</strong> eksternt. Der tillægges således ikkeandele <strong>af</strong> administrations<strong>om</strong>kostninger og fælles<strong>om</strong>kostninger.Der korrigeres for pris- og lønudvikling (inflation), således at alle <strong>om</strong>kostningerer i 2012-priser.Nettobesparelsen er beregnet s<strong>om</strong> bruttobesparelsen fratrukket den gennemsnitligeårlige værdi <strong>af</strong> udbuds<strong>om</strong>kostninger og følge<strong>om</strong>kostninger.


YdelseOrganisationMedarbejderforholdMedarbejdertilfredshedKvalitet ogserviceniveauBrugertilfredshedInnovationUdviklingog samarbejdeVidenoverførselSamarbejde137Udbuds<strong>om</strong>kostningerne <strong>om</strong>fatter <strong>om</strong>kostninger til virks<strong>om</strong>hedsoverdragelse, forarbejdeog udbudsproces. K<strong>om</strong>munen har opgjort <strong>om</strong>kostninger til virks<strong>om</strong>hedsoverdragelseog til ekstern bistand. Eget tidsforbrug er ikke opgjort og kan væresvært at værdisætte, fordi der ikke er foretaget tidsregistrering i forbindelse medudbuddet. Haderslev K<strong>om</strong>mune vurderer dog, at tidsforbruget var meget stort.Rambøll og Haderslev K<strong>om</strong>mune er i den forbindelse blevet enige <strong>om</strong> et estimat,baseret på erfaringer fra de øvrige cases.Følge<strong>om</strong>kostninger <strong>om</strong>fatter k<strong>om</strong>munens <strong>om</strong>kostninger til kontraktadministration.Omkostningerne hertil har k<strong>om</strong>munen opgjort. Der tillægges andele <strong>af</strong> administrations<strong>om</strong>kostningerog fælles<strong>om</strong>kostninger på 15 %. 15 % er et konservativtestimeret erfaringstal.Der var virks<strong>om</strong>hedsoverdragelse <strong>af</strong> medarbejdere fra Haderslev K<strong>om</strong>mune.Haderslev K<strong>om</strong>mune og ISS Facility Services A/S har givet specifikke og generellevurderinger <strong>om</strong> virks<strong>om</strong>hedsoverdragelse.Der blev ikke udarbejdet medarbejdertilfredshedsundersøgelser før udbuddet.Haderslev K<strong>om</strong>mune og ISS Facility Services A/S har vurderet udviklingen imedarbejdertilfredsheden.Haderslev K<strong>om</strong>mune valgte at standardisere rengøringen på tværs <strong>af</strong> enhederforud for udbud, men før dette var kvaliteten og serviceniveauet ikke dokumenteret.Haderslev K<strong>om</strong>mune og ISS Facility Services A/S har vurderet udviklingen i kvalitets-og serviceniveau.ISS Facility Services udarbejder månedlige tilfredshedsundersøgelser på enhederne.Disse bruges til at vurdere tilfredsheden efter udbud, men kan ikke brugestil at vurdere udviklingen i tilfredsheden, da der ikke blev lavet undersøgelserforud for udbud.Udviklingen i brugertilfredshed er vurderet kvalitativt <strong>af</strong> Haderslev K<strong>om</strong>mune.Spørgsmålet <strong>om</strong> innovation er <strong>af</strong>dækket kvalitativt via interview med HaderslevK<strong>om</strong>mune samt med ledelse i ISS Facility Services A/S.Spørgsmålet <strong>om</strong> videnoverførsel er <strong>af</strong>dækket kvalitativt via interview med HaderslevK<strong>om</strong>mune samt med ledelse i ISS Facility Services A/S.Spørgsmålet <strong>om</strong> samarbejde er <strong>af</strong>dækket kvalitativt via interview med HaderslevK<strong>om</strong>mune samt med ledelse i ISS Facility Services A/S.2.12.4 Analyse og identificerede effekterØkon<strong>om</strong>iske effekterBruttobesparelseHaderslev K<strong>om</strong>munes reviderede budget for rengørings<strong>om</strong>rådet viser, at Haderslev K<strong>om</strong>munes<strong>om</strong>kostninger til rengøring forud for udbuddet udgjorde ca. 31,1 mio. kr. Dette inkluderer alle<strong>om</strong>kostninger forbundet med rengøring, herunder løn, materialer, rekvisitter og forbrugsartikler.Budgettet er tilrettet udbuddet <strong>af</strong> k<strong>om</strong>munen. Budgettet <strong>om</strong>fatter intern og ekstern rengøring,men kan ikke opdeles fra Haderslev K<strong>om</strong>munes side uden en meget stor grad <strong>af</strong> usikkerhed. Derfortillægges ikke andele <strong>af</strong> administrations<strong>om</strong>kostninger og fællesudgifter. Dette kan indebæreen mindre underestimering <strong>af</strong> bruttobesparelsen. Det reviderede budget er i 2010-priser.Det årlige vederlag til ISS Facility Services A/S er 28,0 mio. kr. Vederlaget <strong>om</strong>fatter basisydelseninkl. vinduespolering, budget til tilkøbsydelser og særydelser og er fratrukket en rabat fra ISS,fordi ISS vandt alle delopgaver.Bruttobesparelsen beregnes i tabel 4 nedenfor.


138Tabel 4: BruttobesparelseBrutto<strong>om</strong>kostningspostOmkostningFør situationDrifts<strong>om</strong>kostning revideret budget 2011 (2010-priser)Korrektion for inflation (2012-priser)31.100.000 kr.32.112.049 kr.Efter situationDrifts<strong>om</strong>kostning 2011 (2010-priser)Korrektion for inflation (2012-priser)26.800.000 kr.27.672.120 kr.DifferenceÅrlig Bruttobesparelse4.439.930 kr.Bruttobesparelse i % 13,8 %Der spares rundt regnet 4,4 mio. kr. i Haderslev K<strong>om</strong>mune hvert år, hvilket er en procentuel besparelsepå 13,8 %.NettobesparelseNettobesparelsen er beregnet s<strong>om</strong> bruttobesparelsen fratrukket den gennemsnitlige årlige værdi<strong>af</strong> udbuds- og følge<strong>om</strong>kostninger.Tabel 5: Udbuds<strong>om</strong>kostningerUdbuds<strong>om</strong>kostningspostOmkostningInternt timeforbrugKonsulent 2008-2010Konsulent (2012-priser)Virks<strong>om</strong>hedsoverdragelses<strong>om</strong>kostningerVirks<strong>om</strong>hedsoverdragelses<strong>om</strong>kostninger (2012-priser)I altPr. år i kontraktperioden (5 år)950.000 kr.1.300.000 kr.1.398.864 kr.720.000 kr.743.430 kr.3.092.294 kr.618.459 kr.Haderslev K<strong>om</strong>mune har brugt en del tid på forundersøgelse, fastsættelse <strong>af</strong> rengøringsstandard,udbud og kontrolbud. Desværre kan timeforbruget ikke opgøres, da k<strong>om</strong>munen ikke har tidsregistrereti forbindelse med udbudsprocessen. Her påpeger k<strong>om</strong>munen, at det kan anbefales, at deri forbindelse med udbudsarbejde <strong>af</strong>tales regler for og vedrørende tidsregistrering.Der vurderes dog at have været brugt en del ressourcer på processen. Projektgruppen og styregruppentil udbud består <strong>af</strong> syv interne medarbejdere (2 er både i projektgruppe og styregruppe)samt repræsentanter for rengøringspersonale. Projektgruppen, styregruppen og følgegruppen tilkontrolbud består <strong>af</strong> otte interne medarbejdere (2 er både i projektgruppe og styregruppe).Rambøll har på baggrund <strong>af</strong> de andre cases og <strong>om</strong>fanget <strong>af</strong> involverede medarbejdere foreslåetHaderslev K<strong>om</strong>mune, at et bud på det interne tidsforbrug kunne være ca. 950.000 kr., hvilketk<strong>om</strong>munen har godtaget.Derudover har Haderslev K<strong>om</strong>mune købt eksterne konsulentydelser fra flere forskellige konsulenter,fx til forundersøgelsen, til sparring <strong>om</strong> rengøringsstandarden, til sparring i udbudsprocessenog til udarbejdelse og fremlæggelse <strong>af</strong> Service Manualen. Der er anvendt konsulenter i både2008, 2009 og 2010, og <strong>om</strong>kostningerne hertil udgør 1,3 mio. kr. Det er antaget, at beløbet er i2009-priser.Sidst har Haderslev K<strong>om</strong>mune <strong>af</strong>holdt <strong>om</strong>kostninger til virks<strong>om</strong>hedsoverdragelse <strong>af</strong> 25 medarbejdere.De samlede <strong>om</strong>kostninger i 2010-priser er 720.000 kr. Haderslev K<strong>om</strong>mune kan ikke


opdele beløbet, og derfor er feriepenge til medarbejderne, s<strong>om</strong> ikke skal medregnes i k<strong>om</strong>munensudbuds<strong>om</strong>kostninger, inkluderet heri. Derfor er nettobesparelsen generelt undervurderet.Baseret på feriepengenes andel <strong>af</strong> de samlede <strong>om</strong>kostninger i andre cases udgør dette dog næppeet større beløb.De samlede udbuds<strong>om</strong>kostninger for Haderslev K<strong>om</strong>mune er opgjort til ca. 3,1 mio. kr. Dissefordeles over kontraktperiodens fem år.Følge<strong>om</strong>kostningerne opgøres i tabel 6 nedenfor.Tabel 6: Følge<strong>om</strong>kostninger139Årlige følge<strong>om</strong>kostningsposterTilsynsopgaven 2010-2015 (2010 priser)Tilsynsopgaven 2012 priser inkl. fælles<strong>om</strong>kostningerPr. år i kontraktperioden (5 år)Omkostning6.200.000 kr.6.879.371 kr.1.375.874 kr.Haderslev K<strong>om</strong>mune har opgjort <strong>om</strong>kostninger til tilsynsopgaven for alle år i kontraktperioden.Disse <strong>om</strong>fatter løn til egne rengøringsmæglere, oplæring <strong>af</strong> mæglerne, transportgodtgørelse,administrativ bistand, ekstern konsulentbistand, etableringsudgifter og <strong>om</strong>kostninger til <strong>af</strong>holdelse<strong>af</strong> kursus for institutions- og serviceledere.Beløbet er opgjort i 2010-priser. Til de interne <strong>om</strong>kostninger til rengøringsmæglernes løn tillæggeset beløb for andele <strong>af</strong> administrations<strong>om</strong>kostninger og fælles<strong>om</strong>kostninger på 15 % <strong>af</strong> lønnen.De samlede følge<strong>om</strong>kostninger i hele kontraktperioden udgør ca. 6,9 mio. kr. Beløbet fordelesover fem år.Udbuds- og følge<strong>om</strong>kostninger fratrækkes bruttobesparelsen i tabel 7 nedenfor.Tabel 7: NettobesparelseÅrlig bruttobesparelseBrutto- og netto<strong>om</strong>kostningspostOmkostning4.439.930 kr.Bruttobesparelse i % 13,8 %Årlige udbuds<strong>om</strong>kostningerÅrlige følge<strong>om</strong>kostningerÅrlig nettobesparelse618.459 kr.1.375.874 kr.2.445.597 kr.Nettobesparelse i % 7,6 %Den samlede nettobesparelse, s<strong>om</strong> dog er undervurderet, opgøres til ca. 2,4 mio. kr. per år. Besparelsenudgør 7,6 %.<strong>Effekter</strong> på organisationMedarbejderforhold og tilfredshedHaderslev K<strong>om</strong>mune fortæller, at der blev virks<strong>om</strong>hedsoverdraget 25 medarbejdere fra k<strong>om</strong>munaltregi til ISS Facility Services A/S. Derudover var der mulighed for virks<strong>om</strong>hedsoverdragelse <strong>af</strong>en del medarbejdere fra eksterne leverandører til ISS Facility Services A/S. Der er ikke måltmedarbejdertilfredshed forud for udbuddet, s<strong>om</strong> kan sammenlignes med medarbejdertilfredshedsundersøgelserfra ISS. Derfor vurderes udviklingen i medarbejdertilfredsheden kvalitativt.Interviewpersonerne fra Haderslev K<strong>om</strong>mune fortæller, at der var mange frustrerede medarbejderei forbindelse med virks<strong>om</strong>hedsoverdragelsen. Medarbejderne blev informeret <strong>om</strong> virks<strong>om</strong>hedsoverdragelseni henhold til virks<strong>om</strong>hedsoverdragelsesloven, men der var alligevel megenusikkerhed blandt medarbejderne. Interviewpersonerne mener, at der godt kunne være gjortmere for at informere medarbejderne i processen.


Haderslev K<strong>om</strong>mune mener, at ISS Facility Services A/S var gode til at informere medarbejdernei starten <strong>af</strong> kontraktperioden og give dem instruktioner og vejledning. Interviewpersonerne fraHaderslev K<strong>om</strong>mune mener dog også, at ISS kunne have været mere vedholdende i denne indsatslængere henne i kontraktperioden.Haderslev K<strong>om</strong>mune mener, at det kunne lette processen for medarbejderne, hvis de ikke skullefortsætte på samme lokation efter udbud. Dette begrundes med, at medarbejderne kan havesvært ved at slippe vante arbejdsgange og overgå til nye, og at dette formodes at være endnusværere, når de er på samme lokation s<strong>om</strong> før virks<strong>om</strong>hedsoverdragelsen.ISS Facility Services A/S har fortalt, at de leverandører, s<strong>om</strong> før udbuddet varetog rengøringen iHaderslev K<strong>om</strong>mune, valgte at opsige deres medarbejdere på enhederne eller finde andet arbejdetil dem frem for at virks<strong>om</strong>hedsoverdrage medarbejderne.ISS Facility Services A/S ville dog gerne ansatte de forhenværende medarbejdere. Derfor indgikISS Facility Services A/S en <strong>af</strong>tale med 3F <strong>om</strong>, at de forhenværende rengøringsmedarbejdere iHaderslev K<strong>om</strong>mune kunne blive ansat i ISS Facility Services A/S med samme anciennitet ogderfor også samme anciennitets<strong>af</strong>hængige løntillæg. Medarbejderne blev oplyst, at såfremt deønskede at arbejde for ISS Facility Services A/S, kunne de kontakte ISS ved at ringe til en hotline.ISS Facility Services A/S er generelt <strong>af</strong> den opfattelse, at virks<strong>om</strong>hedsoverdragelsesloven er engod ting for både medarbejdere og virks<strong>om</strong>hed, og at denne burde blive anvendt ved alle udbud,også når der er tale <strong>om</strong> overdragelse fra ekstern leverandør til ekstern leverandør.Virks<strong>om</strong>hedsoverdragelsesloven beskytter ifølge ISS Facility Services medarbejderne og sikrerdem arbejde efter kontraktudløb. Såfremt virks<strong>om</strong>hedsoverdragelsesloven ikke finder anvendelse,er det ifølge ISS Facility Services A/S ofte en konsekvens, at medarbejderne begynder at søgevæk fra deres arbejde forud for kontraktudløb. Den forhenværende leverandør har problemermed at levere ydelsen lige før kontraktudløb, og den overtagende leverandør står over for envæsentligt vanskeligere opstart.Haderslev K<strong>om</strong>mune fortæller, at det har været en udfordring at få lederne <strong>af</strong> enhederne og detekniske serviceledere til at fokusere på rengøringsniveauet i bygninger og ikke på leverandørensansatte, fordi det er en generel holdning, at det er synd for medarbejderne.K<strong>om</strong>munen har gentagne gange måtte præcisere, at dette forhold er et mellemværende mellemleverandøren, den ansatte og deres faglige organisation, og i disse drøftelser er det præciseretover for lederne, at Haderslev K<strong>om</strong>mune har en <strong>af</strong>tale <strong>om</strong> rengøring og en rengøringskvalitet,s<strong>om</strong> leverandøren skal sikre bliver leveret.<strong>Effekter</strong> for ydelsenKvalitet og serviceniveauI forbindelse med udbuddet blev der fastsat en standard for rengøringen i samarbejde med enekstern konsulent. Brugerne var også involveret i processen for at forventnings<strong>af</strong>stemme og forat opnå en standard, s<strong>om</strong> alle kunne være tilfredse med.Udgangspunkterne var meget forskellige på enhederne før udbud, og derfor kan Haderslev K<strong>om</strong>muneikke entydigt vurdere, <strong>om</strong> der er sket en forbedring <strong>af</strong> kvaliteten. Haderslev K<strong>om</strong>munemener, at der er fastlagt et godt og tilstrækkeligt niveau, men tilføjer også, at nogle medarbejderenok synes, at kvaliteten er faldet.Haderslev K<strong>om</strong>mune fremhæver, at kvalitetsniveauet er blevet standardiseret i forhold til før.Standardiseringen har hævet frekvensniveauet på nogle enheder, mens frekvensniveauet er blevetsænket på andre enheder. K<strong>om</strong>munen fremhæver et eksempel med rengøring på k<strong>om</strong>munenskontorer. Haderslev K<strong>om</strong>mune skar generelt ned på hyppigheden <strong>af</strong> rengøringen på kontorer.I samme forbindelse påpeger informanterne, at det er vigtigt at vurdere, hvad der er nødvendigt,og ikke at fastsætte frekvensniveauet over dette niveau.140Brugertilfredshed


Der er lavet brugertilfredshedsundersøgelser efter udbuddet, men ikke før. Der er altså ikke etsammenligningsgrundlag.Haderslev K<strong>om</strong>mune har ved tidligere udbud erfaret, at der er nogle udfordringer ved et førstegangsudbud,s<strong>om</strong> påvirker brugernes tilfredshed. Brugerne ved måske ikke, hvad de kan forvente<strong>af</strong> den nye leverandør, og hvis opgaveløsningen er ændret, hvilket den normalvist er, bliverbrugerne ofte utilfredse. Det påpeges også, at den gamle rengøringsassistent måske har varetagetandre opgaver end rengøring førhen, fx lavet k<strong>af</strong>fe, og når sådanne ekstraopgaver skæresvæk, kan det resultere i utilfredshed. Sidst kan brugerne opleve frustration, ved at k<strong>om</strong>munikationsvejeneændres, og de ikke ved, hvem de skal kontakte, når noget ikke er, s<strong>om</strong> det skal være.Haderslev K<strong>om</strong>mune håndterede problematikken ved at få udarbejdet en såkaldt Service Manual,s<strong>om</strong> beskriver ydelserne, s<strong>om</strong> leverandøren skal levere, hvem der er brugernes kontaktperson oghvad brugerne skal gøre, hvis der ikke bliver leveret.Service Manualen blev præsenteret <strong>af</strong> den eksterne konsulent fra ServiceConsult, s<strong>om</strong> udarbejdedemanualen på et kursusforløb <strong>af</strong> to halve dage, hvor både brugerne og personalet deltog.Udover præsentationen <strong>af</strong> Service Manualen, blev brugerne også orienteret <strong>om</strong> udbudsprocessenog de planlagte ændringer i forhold til økon<strong>om</strong>istyring, s<strong>om</strong> Haderslev K<strong>om</strong>mune indførte. ISSFacility Services A/S fortalte også <strong>om</strong> deres tilgang til opgaven. Dette fremhæver HaderslevK<strong>om</strong>mune s<strong>om</strong> <strong>af</strong>gørende for en god brugertilfredshed efterfølgende.ISS Facility Services A/S udarbejder månedlige tilfredshedsundersøgelser på hver enkelt enhed.Tilfredshedsundersøgelserne måler brugernes tilfredshed med kvalitet og samarbejde på en skal<strong>af</strong>ra 1 til 4 med følgende trin:• 1 – Meget utilfreds• 2 – Utilfreds• 3 – Tilfreds• 4 – Meget tilfredsI både 2011 og 2012 er der hovedsageligt givet karaktererne 3 og 4. Der er ikke de store forskellei karaktererne mellem årene. Enhedernes gennemsnitlige vurderinger <strong>af</strong> kvaliteten varierer i2011 og 2012 fra 1,4 til 4,0, og størstedelen <strong>af</strong> gennemsnittene ligger mellem 2,5 og 3,5. Karakterernefor samarbejdet ligger generelt en smule højere end karaktererne for kvaliteten.Der er udsving i målingerne med markant lavere karakterer. Ifølge ISS Facility Services A/S kanudsvingene både skyldes, at rengøringen ikke lever op til kravene, og at enhedens forventningerer højere end de fastsatte krav.Haderslev K<strong>om</strong>mune følger også selv op på rengøringsydelserne. Det er ServiceCenter, en centralenhed i k<strong>om</strong>munen, s<strong>om</strong> varetager praktiske og administrative services, IT Service og kundeservice,der fører tilsyn. ServiceCenter har ansat to rengøringsmæglere til at sikre sig, at k<strong>om</strong>munenog institutionerne får den rengøring, s<strong>om</strong> står i kontrakten. Mæglerne rapporterer til centeret,hvis de oplever, at der gentagne gange er problemer med rengøringen, men ellers varetagesproblemer løbende i tæt samarbejde mellem rengøringsmæglerne og servicelederne ved ISS FacilityServices A/S.Interviewpersonerne i Haderslev K<strong>om</strong>mune fortæller, at ServiceCenter nedlægges ved udgangen<strong>af</strong> 2012. Det er endnu usikkert, hvor tilsynsopgaven skal varetages i k<strong>om</strong>munen efterfølgende.<strong>Effekter</strong> for udvikling og samarbejdeInnovation og videnoverførselDer var meget fokus på udvikling i Haderslev K<strong>om</strong>munes udbudsmateriale.Leverandøren mener, at dette har medført udvikling og mulighed for optimering inden for og udover eksisterende kontrakt i højere grad end ved andre k<strong>om</strong>munale kontrakter, men der påpeges,at udviklingen ikke har været så <strong>om</strong>fattende, s<strong>om</strong> forventet.141


ISS Facility Services A/S forklarer primært dette med, at der er brugt meget tid på at få samarbejdettil at køre optimalt, og at et godt samarbejde er en forudsætning for at kunne udvikle ogskabe innovation.Eksempler på optimering, fremsat <strong>af</strong> ISS Facility Services A/S, er, at leverandøren har foreslåetfærre periodiske rengøringer i højderne (fx oven på lamper og rør). ISS Facility Services A/Sfremsatte forslaget, fordi det er meget tidskrævende for ISS at udføre de periodiske rengøringer,og det er samtidigt tidskrævende for Haderslev K<strong>om</strong>mune at følge op. Det bevirker naturligvisogså, at der ikke er så rent i højderne, s<strong>om</strong> Haderslev K<strong>om</strong>mune havde ønsket fra starten, mender er stadig renere end før udbuddet, hvor rengøringen slet ikke blev foretaget. ISS Facility ServicesA/S brugte deres viden <strong>om</strong> et godt rengøringsniveau til at foreslå ændringen, og samtidigter Haderslev K<strong>om</strong>mune blevet k<strong>om</strong>penseret, så der kun betales for den periodiske rengøring,s<strong>om</strong> faktisk udføres. Det er et k<strong>om</strong>pr<strong>om</strong>is, s<strong>om</strong> både k<strong>om</strong>mune og leverandør er tilfredse med.Haderslev K<strong>om</strong>mune valgte at centralisere økon<strong>om</strong>istyringsfunktionen i forbindelse med udbuddet.Hermed bliver regningerne fra rengøringen ikke sendt til de enkelte institutioner, men i stedettil ServiceCenter. På den måde er <strong>af</strong>regningen gjort mere effektiv, og det er ligeledes muligtfor k<strong>om</strong>munen at opretholde overblikket over udgifterne.Tidligere stod de enkelte enheder for egen rengøring inklusive tilsynsopgaven. Med udbuddet ertilsynsopgaven nu placeret centralt, hvilket er med til at effektivisere arbejdsgange og sikre, atproblemer løses løbende. Det har også betydet, at der nu holdes øje med standarden, samtidigmed at de enkelte institutioner ikke er forpligtet til at bruge tid på dette. Haderslev K<strong>om</strong>munemener, at administrationen er blevet nemmere og enklere.Haderslev K<strong>om</strong>mune påpeger, at man har opsamlet erfaringer i udbudsprocessen, s<strong>om</strong> kan brugestil efterfølgende udbud, og at forundersøgelsen, standardiseringen <strong>af</strong> rengøringskvaliteten,Service Manualen og andet materiale også vil kunne anvendes efterfølgende.Yderligere kan fremhæves, at næste udbud bliver væsentligt billigere at gennemføre i såvel eksterns<strong>om</strong> intern bistand, bl.a. fordi:• Tegningsmaterialet er godt gennemarbejdet og tilrettet løbende• Det økon<strong>om</strong>iske overblik er der lige fra start• Der er en generel erfaring med at skabe <strong>konkurrence</strong> <strong>om</strong> opgaverne.Haderslev K<strong>om</strong>mune orienterer <strong>om</strong>, at rengøringen er udbudt s<strong>om</strong> programmeret rengøring, hvilketer et meget godt redskab i hverdagen, fordi det her klart fremgår, hvornår der er planlagtrengøring, og på hvilket niveau (tidspunkt og dag(e)).I hverdagen, når der følges op på rengøring, har Haderslev K<strong>om</strong>mune valgt at fokusere på rengøringskvalitetenfrem for at fokusere på tiden. Forstået på den måde, at hvis der er <strong>af</strong>sat 3 timer itilbuddet, og arbejdet kan udføres på 2,5 timer, fordi leverandøren har fundet nye og mere effektivemetoder, så er det leverandørens fortjeneste. I den sammenhæng følger k<strong>om</strong>munen lidtterminologien fra INSTA800 og har fokus på rengøringskvaliteten frem for tidsanvendelsen. Påden måde er der incitamenter for leverandøren til at effektivisere, svarende til brugen <strong>af</strong> funktionskrav.Samarbejdet mellem k<strong>om</strong>mune og leverandør opleves s<strong>om</strong> positivt. Forskellen på dette samarbejdeog et almindeligt kunde-/leverandørforhold er, at der bruges forholdsvist mere tid på samarbejdet.Haderslev K<strong>om</strong>mune påpeger, at det er vigtigt at fokusere på samarbejdet, når der skalske en effektivisering.Samarbejdet er organiseret på tre forskellige niveauer.Der holdes månedlige møder mellem servicelederne fra ISS Facility Services A/S og enhederne.Samtidigt holdes der månedlige møder mellem driftslederen fra ISS og k<strong>om</strong>munen, og sidst holdesder kvartalsmøder mellem servicecenterlederen i k<strong>om</strong>munen og den kontraktansvarlige vedISS Facility Services A/S.142


Enhedernes vurdering <strong>af</strong> samarbejdet med ISS Facility Services A/S er dokumenteret i de månedligetilfredshedsmålinger, s<strong>om</strong> leverandøren udarbejder. Enhederne har vurderet samarbejdeti 2011 og 2012. Gennemsnitligt vurderes det til mellem 2,0 og 4,0 på en skala fra 1 til 4. Vurderingerne<strong>af</strong> samarbejdet ligger generelt højt med størstedelen <strong>af</strong> målingerne på 3 eller 4 i beggeår.ISS Facility Services A/S mener, at det er vigtigt for et godt samarbejde, at der er fastsat tidspunkterfor møderne, og at parterne er indforstået med, hvad der diskuteres på møderne. Det ermed til at forventnings<strong>af</strong>stemme mellem parterne og sikre, at der bliver sat ord på tingene, herunderproblemerne.ISS Facility Services A/S påpeger s<strong>om</strong> særligt positivt, at Haderslev K<strong>om</strong>mune har valgt at organiserekontraktadministrationen og opfølgningen i et internt servicecenter. Det giver et tæt samarbejde,s<strong>om</strong> ifølge ISS Facility Services A/S forløber bedre, end hvis Haderslev K<strong>om</strong>mune havdevalgt at bruge eksterne konsulenter til opfølgning og administration <strong>af</strong> kontrakten. I den forløbnekontraktperiode har der været uenigheder <strong>om</strong> rengøringskvaliteten, hvor ISS har påpeget, at enhyppigere rengøring <strong>af</strong> specielle lokaliteter ville kunne sikre en bedre løbende rengøringskvalitet.Herudover har der været forskellig opfattelse <strong>af</strong>, hvad ordentlig rent er på fx gulvarealer.Haderslev K<strong>om</strong>mune bekræfter denne opfattelse, og i løbet <strong>af</strong> perioden blev det <strong>af</strong>talt at inddrageen uvildig ekstern konsulent, s<strong>om</strong> sammenfattede en rapport. ISS og Haderslev K<strong>om</strong>mune harefterfølgende fået en bedre fælles forståelse for rengøringskvalitet for gulvarealer.Haderslev K<strong>om</strong>mune fortæller også, at der har været enkelte uoverensstemmelse med ISS, og atde i et enkelt tilfælde valgte at inddrage en ekstern konsulent i problemløsningen.1432.12.5 Forklaringsfaktorer i forhold til identificeret effektEn væsentlig effekt i Haderslev K<strong>om</strong>mune er tilfredse brugere og effektivisering <strong>af</strong> <strong>om</strong>rådet. Derer også opnået en stor bruttobesparelse <strong>om</strong> end en noget mindre nettobesparelse.Brugertilfredsheden forklares med det grundige forarbejde, hvor Haderslev K<strong>om</strong>mune inddrogbrugerne i fastsættelsen <strong>af</strong> rengøringsstandarden og efterfølgende brugte mange ressourcer påat informere brugerne <strong>om</strong> den nye opgaveløsning og deres rolle.Derudover bliver det fremhævet, at organiseringen <strong>af</strong> kontakten til ISS Facility Services A/S ogtilsynsopgaven er medvirkende til at øge brugertilfredsheden. Problemer løses på denne mådeforholdsmæssigt hurtigere, og der tages hånd <strong>om</strong> samtlige problemer. Her fremhæves Service-Centers mission <strong>om</strong> at frigive kræfter hos brugerne, så de kan fokusere på deres kerneopgaver.Effektiviseringen <strong>af</strong> <strong>om</strong>rådet forklarer Haderslev K<strong>om</strong>mune med deres fokus på opgaven, altså atder på forhånd er en vilje og en klar indstilling til, at der skal udvikles og effektiviseres. Samtidigtspiller ISS naturligvis en rolle, da det er dem, der udfører opgaven. ISS er også k<strong>om</strong>met med effektiviseringsforslag.ISS og Haderslev K<strong>om</strong>mune fortæller dog begge, at man ikke har udvikletog effektiviseret så meget, s<strong>om</strong> man gerne ville.Den økon<strong>om</strong>iske effekt forklares med, at der er blevet effektiviseret på flere <strong>om</strong>råder. ISS FacilityServices A/S varetager opgaven anderledes, og Haderslev K<strong>om</strong>mune har også ændret arbejdsgange,s<strong>om</strong> menes at være medvirkende til den økon<strong>om</strong>iske effekt. Nettobesparelsen er halvereti forhold til bruttobesparelsen. Dette skyldes, at k<strong>om</strong>munen har sat mange ressourcer ind i udbudsprocessenog i kontraktopfølgningen. Det forventes, at der vil blive brugt færre ressourcer iden næste udbudsproces.


1442.12.6 Sammenfatning på caseResultaterne <strong>af</strong> casen <strong>om</strong> Haderslev K<strong>om</strong>mune er sammenfattet i tabel 8 nedenfor.Tabel 8: Sammenfatning, Haderslev K<strong>om</strong>mune og ISS Facility Services A/SEffektØkon<strong>om</strong>iske effekterVurderingBruttobesparelsen er opgjort til ca. 4,4 mio. kr. Den procentuelle besparelseer 13,8 %.Nettobesparelsen er opgjort til ca. 2,4 mio. kr. Den procentuelle besparelseer 7,6 %.<strong>Effekter</strong> for organisationDer har været virks<strong>om</strong>hedsoverdragelse <strong>af</strong> 25 medarbejdere frak<strong>om</strong>munen. K<strong>om</strong>munen vurderer, at medarbejderne var frustrerede istarten <strong>af</strong> kontraktperioden pga. uvished. K<strong>om</strong>munen mener, at mankunne have gjort mere for at informere medarbejderne <strong>om</strong> virks<strong>om</strong>hedsoverdragelse.ISS Facility Services A/S er <strong>af</strong> den opfattelse, at virks<strong>om</strong>hedsoverdragelseslovensikrer både medarbejderne og leverandøren og derforaltid bør være en del <strong>af</strong> udbud.<strong>Effekter</strong> for ydelsenBrugertilfredsheden blandt enhederne er generelt høj, og langt størstedelen<strong>af</strong> enhederne er tilfredse med kvaliteten. Der er intet dokumenteretsammenligningsgrundlag fra før udbuddet.Der følges løbende op såvel fra ISS' side s<strong>om</strong> fra k<strong>om</strong>munens side påkvaliteten <strong>af</strong> ydelserne.<strong>Effekter</strong> for udvikling og samarbejdeSamarbejdet vurderes s<strong>om</strong> positivt. Der investeres meget i samarbejdetog <strong>af</strong>sættes en del ressourcer fra begge parter.Det tætte samarbejde og det faktum, at Haderslev K<strong>om</strong>mune havdefokus på samarbejde og udvikling i udbudsmaterialet, har medførtudvikling <strong>af</strong> opgaverne og optimering i højere grad end andre k<strong>om</strong>munalekontrakter, s<strong>om</strong> ISS Facility Services A/S har kendskab til.Haderslev K<strong>om</strong>mune påpeger flere innovative effekter, herunder:• Centralisering <strong>af</strong> økon<strong>om</strong>istyringsfunktionen med overblik og effektiviseringtil følge• Centralisering <strong>af</strong> tilsynsopgaven med overblik hos k<strong>om</strong>munen ogadministrative lettelser på enhederne til følge• Erfaringer og materialer fra udbudsprocessen, s<strong>om</strong> kan anvendesi senere udbud.ForklaringsfaktorerBrugertilfredsheden forklares med en grundig udbudsproces med involveringog informering <strong>af</strong> brugerne samt en god organisering <strong>af</strong> tilsynsopgaven.Begge dele er dog medvirkende til en halvering <strong>af</strong> besparelsen, bruttotil netto, hvilket viser, at der er et besparelsespotentiale, hvis man ervillig til at investere i den <strong>om</strong>fattende udbudsproces.Effektivisering og udvikling forklares med k<strong>om</strong>munens fokus på dettepunkt samt ISS Facility Services A/S' udførelse <strong>af</strong> opgaven.


1452.13 Case: Langeland K<strong>om</strong>mune2.13.1 IndledningI denne case beskrives det offentlig-private partnerskab (OPP), s<strong>om</strong> Langeland K<strong>om</strong>mune harindgået med et konsortium <strong>af</strong> partnere <strong>om</strong> opførelsen og driften <strong>af</strong> Ørstedskolen i Rudkøbing. Casenhar til formål at beskrive andre former for samarbejder end beskrevet i de øvrige cases.Partnerskabet er indgået mellem Langeland K<strong>om</strong>mune og MT Højgaard, Dan-Ejend<strong>om</strong>me og BankDnB Nord. Hver partner har en specifik rolle i OPP'et. MT Højgaard var entreprenør på opførelsen<strong>af</strong> skolen, s<strong>om</strong> foregik fra efteråret 2008 til s<strong>om</strong>meren 2010. Dan-Ejend<strong>om</strong>me varetager dendaglige drift på skolen, s<strong>om</strong> begyndte ved starten <strong>af</strong> skoleåret 2010. Bank DnB Nord varetagerdet finansieringsmæssige aspekt <strong>af</strong> partnerskabet. Langeland K<strong>om</strong>mune lejer sig ind på skolen ogbetaler et årligt bidrag, dækkende såvel leje, finansiering og drift. Kontraktperioden er 30 år,hvorefter Langeland K<strong>om</strong>mune overtager skolen fra konsortiet. På den måde er OPP'et en væsentliganderledes samarbejdsform end traditionelle driftsudbud.I casen fokuseres primært på det driftsmæssige aspekt <strong>af</strong> OPP'et, men der er også beskrevetaspekter, s<strong>om</strong> <strong>om</strong>handler byggefasen, hvor dette er vurderet relevant. Casen beskrives fra følgendetre aktørers vinkel: Langeland K<strong>om</strong>mune, Dan-Ejend<strong>om</strong>me og ISS Facility Services A/S.2.13.2 Udbud <strong>af</strong> OPPFør OPP'et varetog Langeland K<strong>om</strong>mune selv driften <strong>af</strong> otte skoler. Driften var delvist håndteretdecentralt, hvor facility management-opgaver blev varetaget <strong>af</strong> et k<strong>om</strong>munalt selskab.Langeland K<strong>om</strong>mune besluttede efter k<strong>om</strong>munesammenlægningen i 2007, at opførelsen og driften<strong>af</strong> en ny stor skole på Langeland skulle udbydes s<strong>om</strong> et OPP. Baggrunden for beslutningenvar, at Langeland K<strong>om</strong>mune havde svært ved at finansiere tiltrængte renoveringer <strong>af</strong> k<strong>om</strong>munensældre skolebygninger. Langeland K<strong>om</strong>mune indgik derfor en udviklings<strong>af</strong>tale med et daværendeIndenrigs- og Sundhedsministerium, hvorigennem Langeland K<strong>om</strong>mune fik dispensationfra deponeringsreglerne til opførelsen <strong>af</strong> en ny skole. Ministeriet ønskede at udbrede OPP, dadenne samarbejdsform ikke var særligt udbredt på det tidspunkt.Dialogpræget udbudsprocesLangeland K<strong>om</strong>mune udarbejdede sammen med eksterne konsulenter en kravspecifikation, s<strong>om</strong>beskrev ønsker og krav til bygningens funktioner.Langeland K<strong>om</strong>mune brugte funktionskrav i kravspecifikationen, fordi de herigennem kunne beskrivederes behov til fx undervisningen, og hvordan bygningen og driften skulle understøtte undervisningen.Bygningen og driften blev derfor tilrettelagt under hensyntagen hertil.Udbuddet blev <strong>af</strong> denne grund gennemført s<strong>om</strong> udbud med <strong>konkurrence</strong>præget dialog. Fem konsortiervar med i starten <strong>af</strong> processen, men kun tre endte med at give tilbud. Konsortier bød indmed forslag, og den endelige beslutning <strong>om</strong> bygning og drift blev fastlagt gennem dialog. Udbuddetvar i høj grad modelleret efter Rigsarkivets OPP-model, da det var erfaringsgrundlaget på dettidspunkt.Langeland K<strong>om</strong>mune påpeger, at det var en <strong>om</strong>fattende udbudsproces, hvilket i stor grad skyldtes,at der var tale <strong>om</strong> sammenlægning <strong>af</strong> skoler. Det var vigtigt for k<strong>om</strong>munen, at interessenternevar en del <strong>af</strong> processen, og at de derigennem fik et ejerskab til udbuddet og den nye skole.Langeland K<strong>om</strong>mune involverede både lærere og skolebestyrelser for at sikre en god proces.Valg <strong>af</strong> leverandør og den efterfølgende procesKonsortiet <strong>af</strong> MT Højgaard, Dan-Ejend<strong>om</strong>me og Bank DnB Nord blev valgt, fordi de tilbød det fork<strong>om</strong>munen bedste projektforslag inden for den økon<strong>om</strong>iske ramme. Tilbuddet <strong>om</strong>fattede bådebygning <strong>af</strong> skolen og den efterfølgende drift. Dan-Ejend<strong>om</strong>me har tilføjet, at ISS Facility ServicesA/S, s<strong>om</strong> varetager rengøringsopgaverne i de første fire år, var med i prissætningen <strong>af</strong> rengøringsopgaverne.Når kontraktperioden med ISS Facility Services A/S udløber i august 2014 efteren fireårig periode, bliver opgaverne udbudt.


146S<strong>om</strong> tidligere beskrevet, blev det endelige projektforslag fastlagt gennem dialog. Denne dialogfortsatte gennem hele opstartsfasen og byggeprocessen. Langeland K<strong>om</strong>mune og konsortiet tilrettelagdesammen alle aspekter. Dan-Ejend<strong>om</strong>mes rolle, indtil skolen stod klar til drift, var atsikre, at skolen blev så optimal at drive s<strong>om</strong> muligt. Dette inkluderede bl.a. valg <strong>af</strong> materialer forat optimere vedligeholdelsen <strong>af</strong> bygningen samt indretningen <strong>af</strong> skole for at optimere rengøringsbehovet.Langeland K<strong>om</strong>mune betaler en fast årlig pris, s<strong>om</strong> <strong>om</strong>fatter både finansiering og betaling fordrifts- og serviceopgaver.2.13.3 Udbud <strong>af</strong> drifts- og ServiceopgaverDan-Ejend<strong>om</strong>me er ansvarlig for al drift på Ørstedskolen. Den interviewede fra Dan-Ejend<strong>om</strong>mefortæller, at virks<strong>om</strong>heden har erfaring med denne rolle, selv<strong>om</strong> OPP'er ikke er særligt udbredt iDanmark. Dan-Ejend<strong>om</strong>me er nemlig med i de fleste <strong>af</strong> de danske OPP'er.Da skolen åbnede ved starten <strong>af</strong> skoleåret 2010, var en del <strong>af</strong> driftsopgaverne lagt ud til andreselskaber herunder rengøringsservice, snerydning, græsslåning på boldbaner og eftersyn <strong>af</strong> ventilationog brandteknik. Øvrige driftsopgaver varetager Dan-Ejend<strong>om</strong>me selv, fx servicefunktionen(pedeller) og græsslåning på skolens arealer ud over boldbanerne. Dan-Ejend<strong>om</strong>me har enpolitik <strong>om</strong> at bruge underleverandører, hvilket var baggrunden for at udbyde og udlicitere. Deninterviewede fra Dan-Ejend<strong>om</strong>me fortæller, at de selv kunne have varetaget alle driftsopgaver,men at de ser fordele i at have specialiserede firmaer til at udføre opgaverne. De specialiseredefirmaer er opdateret i forhold til teknikker og metoder inden for netop deres felt. Om ISS FacilityServices A/S blev fx nævnt, at ISS har stor viden samt et stort bagland til at organisere og gennemføreopgaven, hvilket giver fleksibilitet og administrative effektivisering for Dan-Ejend<strong>om</strong>me.ISS Facility Services A/S var, s<strong>om</strong> tidligere nævnt, valgt s<strong>om</strong> leverandør <strong>af</strong> rengøringsservice.ISS varetager desuden vinduespolering, måtteservice og står for håndprodukter til toiletter oghåndvaske. Udbuddet <strong>af</strong> opgaverne blev gennemført s<strong>om</strong> et begrænset udbud. Dan-Ejend<strong>om</strong>mehar s<strong>om</strong> udgangspunkt brugt Langeland K<strong>om</strong>munes kravspecifikation til at udbyde driftsopgaver,dog med enkelte specificeringer <strong>af</strong> opgaverne.Kontrakten med ISS Facility Services A/S løber fra august 2010 til august 2012 med option for 1års forlængelse.2.13.4 Analysetilgang og datagrundlagCasen <strong>om</strong> OPP'et mellem Langeland K<strong>om</strong>mune og Dan-Ejend<strong>om</strong>me, og de andre konsortiumdeltagerebruges mere til at foretage en perspektivering <strong>af</strong> OPP-modellen i forhold til almindeligeudbud <strong>af</strong> driftsopgaver end til at foretage en analyse <strong>af</strong> udbuddet. Det er der flere grunde til.For det første <strong>om</strong>fatter OPP'et mange flere aspekter end almindelig udbud <strong>af</strong> driftsopgaver, ogderved vil en analyse, <strong>om</strong> end foretaget på samme grundlag, ikke være direkte sammenligneligmed de øvrige cases. OPP'et adskiller sig tydeligvist ved, at der er indgået <strong>af</strong>tale <strong>om</strong> opførelse,finansiering og drift. Desuden adskiller driftsdelen sig fra de andre cases ved, at driftsdelen ermeget bredere og fx indeholder udvendigt bygningsvedligehold, hvilket ikke er <strong>om</strong>fattet <strong>af</strong> analyseni de øvrige cases.For det andet har OPP'et medført mange andre ændringer end blot driftsmæssige ændringer. Derer sket sammenlægning <strong>af</strong> k<strong>om</strong>munens skoler i forbindelse med OPP'et, og dette element k<strong>om</strong>plicereranalysen <strong>af</strong> såvel økon<strong>om</strong>iske effekter s<strong>om</strong> kvalitative effekter.For det tredje er før-situationen ikke sammenlignelig med efter-situationen i forhold til mangeaspekter. Det samlede areal, s<strong>om</strong> drives, er anderledes, der varetages andre og flere driftsmæssigeopgaver, end der blev før, og bygningerne kræver ikke samme drift eller vedligeholdelse.Organiseringen <strong>af</strong> Ørstedskolen kan heller ikke sammenlignes med den forhenværende organisering<strong>af</strong> de k<strong>om</strong>munale skoler.


Derfor er der heller ikke indsamlet det samme datagrundlag for casen. Alle beskrevne effekter ervurderinger, s<strong>om</strong> er foretaget <strong>af</strong> enten Langeland K<strong>om</strong>mune, Dan-Ejend<strong>om</strong>me eller ISS FacilityServices A/S.1472.13.5 Analyse og identificerede effekterØkon<strong>om</strong>iske effekterOPPLangeland K<strong>om</strong>mune har oplyst, at de k<strong>om</strong>munale udgifter til driftsopgaverne forud for OPP'etrundt regnet var 8 mio. kr. Dette beløb dækker udgifter til vand, varme, el, rengøring og pedelservicepå de fem k<strong>om</strong>munale skoler, s<strong>om</strong> blev lagt sammen til Ørstedskolen.Efter indgåelse <strong>af</strong> OPP'et <strong>om</strong>fatter Langeland K<strong>om</strong>munes udgifter både udgifter til driftsopgavernesamt finansieringen <strong>af</strong> bygningen, herunder <strong>af</strong>drag og renter. Samtidigt er skolen nu væsentligtanderledes end k<strong>om</strong>munens gamle skoler, fx er skolen væsentligt opdateret rent teknologisk.Udgiften, s<strong>om</strong> er væsentligt større, er derfor ikke sammenlignelig med tidligere udgifter til skoledrift.Den nye udgift er sammenlagt for drift og finansiering på ca. 23 mio. kr. årligt.Beløbene er <strong>af</strong> de ovenfor nævnte årsager ikke sammenlignelige, og selv<strong>om</strong> den nuværende udgiftkunne opdeles i finansiering og drift, ville udgifterne stadig ikke være sammenlignelig medudgifterne i Langeland K<strong>om</strong>mune før udbud. Derfor kan der ikke konkluderes, hvilke økon<strong>om</strong>iskeeffekter der har været for Langeland K<strong>om</strong>mune.Langeland K<strong>om</strong>mune har oplyst, at k<strong>om</strong>munen har <strong>af</strong>holdt mange udgifter til udbudsprocessen.Der er rundt regnet anvendt 4,4 mio. kr. på forskellige konsulentydelser til udbudsprocessen.K<strong>om</strong>munen har ikke kunne oplyse eget tidsforbrug. Der fortælles dog, at næsten alle k<strong>om</strong>munens<strong>af</strong>delinger har været involveret, og at det har været et mål for processen at inddrage alle relevanteparter. Der fortælles også, at størstedelen <strong>af</strong> tidsforbruget har <strong>om</strong>handlet byggefasen ogikke det driftsmæssige aspekt.Langeland K<strong>om</strong>mune forventer, at der k<strong>om</strong>mer til at være en væsentlig økon<strong>om</strong>isk effekt forLangeland K<strong>om</strong>mune, når k<strong>om</strong>munen overtager driften <strong>af</strong> Ørstedskole <strong>om</strong> godt 28 år. Det forventes,at k<strong>om</strong>munen modtager en vel vedligeholdt skole uden investeringsmæssige efterslæb.K<strong>om</strong>munen vurderer, at der rent vedligeholdelsesmæssigt har været et efterslæb på skolerne iK<strong>om</strong>munen før OPP-samarbejdet.DriftDan-Ejend<strong>om</strong>me kunne ikke umiddelbart oplyse fordelingen <strong>af</strong> k<strong>om</strong>munens årlige betaling på 23mio. kr. på finansiering og drift. Dan-Ejend<strong>om</strong>me er ikke blevet bedt <strong>om</strong> at undersøge aspektetnærmere.Dan-Ejend<strong>om</strong>me har oplyst, at de har indgået samarbejde med ISS Facility Services A/S på baggrund<strong>af</strong> det vederlag, s<strong>om</strong> blev brugt ved prissætningen <strong>af</strong> rengøringsopgaverne i tilbudsfasen.Dan-Ejend<strong>om</strong>me oplever således ingen økon<strong>om</strong>isk effekt <strong>af</strong> at udbyde rengøringsopgaverne. Når<strong>af</strong>talen med ISS Facility Services A/S udløber, har Dan-Ejend<strong>om</strong>me planer <strong>om</strong> at udbyde opgaverne.<strong>Effekter</strong> på organisationI forbindelse med OPP'et blev der virks<strong>om</strong>hedsoverdraget rengøringspersonale og servicepersonaletil hhv. ISS Facility Services A/S og Dan-Ejend<strong>om</strong>me. Langeland K<strong>om</strong>mune fortæller, at detvar en lang og åben proces. Allerede da Langeland K<strong>om</strong>mune besluttede at indgå i et OPP, blevde <strong>om</strong>fattede medarbejdere informeret. Der blev gennemført de nødvendige og lovmæssige informationsmøder,og der blev også <strong>af</strong>holdt individuelle medarbejdersamtaler. Langeland K<strong>om</strong>munebeskriver processen s<strong>om</strong> god.Den væsentligste forskel fra denne proces til en hvilken s<strong>om</strong> helst anden virks<strong>om</strong>hedsoverdragelsesprocesved et driftsudbud vurderes at være den lange periode mellem første information tiloverdragelsen, hvilket var <strong>om</strong>trent to år.


148OPPDette <strong>af</strong>snit beskriver virks<strong>om</strong>hedsoverdragelsen <strong>af</strong> medarbejdere fra Langeland K<strong>om</strong>mune tilDan-Ejend<strong>om</strong>me, s<strong>om</strong> ikke videreoverdrages til ISS Facility Services A/S.Dan-Ejend<strong>om</strong>me modtog to servicemedarbejdere fra Langeland K<strong>om</strong>mune i forbindelse medoverdragelsen <strong>af</strong> driftsopgaven.Den interviewede fra Dan-Ejend<strong>om</strong>me kan på baggrund <strong>af</strong> medarbejderudviklingssamtaler og arbejdspladsvurderingerfortælle, at medarbejderne føler, at de har større indflydelse på eget arbejdenu, end de havde før. Den interviewede fra Dan-Ejend<strong>om</strong>me formoder, at arbejdet er merevarieret og måske mere spændende for medarbejderne nu end førhen, da de nu arbejder på enmeget moderne skole, s<strong>om</strong> byder på andre udfordringer rent driftsmæssigt. Fx er der mange fleretekniske installationer, s<strong>om</strong> skal vedligeholdes.Dan-Ejend<strong>om</strong>me fortæller, at medarbejderne har samme løn og arbejdstider s<strong>om</strong> førhen, fordiDan-Ejend<strong>om</strong>me har valgt, at medarbejderne fortsætter med de samme overensk<strong>om</strong>stmæssigevilkår.Den interviewede fra Langeland K<strong>om</strong>mune mener heller ikke, at der er sket mange ændringer forde virks<strong>om</strong>hedsoverdragede medarbejdere, s<strong>om</strong> nu er ved Dan-Ejend<strong>om</strong>me.Processen <strong>om</strong>kring virks<strong>om</strong>hedsoverdragelse beskrives s<strong>om</strong> værende den samme for pedellerne,s<strong>om</strong> den ville have været i et almindeligt udbud <strong>af</strong> drift.DriftDette <strong>af</strong>snit beskriver virks<strong>om</strong>hedsoverdragelsen <strong>af</strong> rengøringspersonale fra Langeland K<strong>om</strong>munetil Dan-Ejend<strong>om</strong>me og ISS Facility Services A/S. ISS Facility Services A/S har fortalt, at der blevansat to medarbejdere, s<strong>om</strong> førhen arbejdede ved Langeland K<strong>om</strong>mune.Dan-Ejend<strong>om</strong>me mener ikke, at virks<strong>om</strong>hedsoverdragelsesprocessen var anderledes for rengøringspersonaletved dette udbud. Der er dog efterfølgende den forskel, at rengøringspersonaletarbejder for en underleverandør og ikke for selskabet, s<strong>om</strong> er en del <strong>af</strong> samarbejdet med k<strong>om</strong>munen.<strong>Effekter</strong> for ydelsenKvalitet og serviceniveauDer findes intet sammenligningsgrundlag, der kan bruges til at vurdere <strong>om</strong> kvalitets- og serviceniveaueter anderledes efter indgåelse <strong>af</strong> OPP og det videre udbud <strong>af</strong> rengøringsopgaver.S<strong>om</strong> beskrevet tidligere, er hele opgaven organiseret anderledes, det er en ny bygning, der drives,og der er et langt højere niveau <strong>af</strong> teknologi. Det påpeges <strong>af</strong> k<strong>om</strong>munen, at der nu er langtmere fokus på driften.Selve rengøringsopgaven tilrettelægges formentligt også anderledes.BrugertilfredshedLangeland K<strong>om</strong>mune fortæller, at der var utilfredshed blandt skolernes personale <strong>om</strong>kring nogledriftsmæssige aspekter i starten <strong>af</strong> perioden. Det drejede sig bl.a. <strong>om</strong> utilfredshed med de aut<strong>om</strong>atiskereguleringer <strong>af</strong> varme, lys og persienner, s<strong>om</strong> brugerne ikke selv kan gøre noget ved.Langeland K<strong>om</strong>mune kender ikke til utilfredshed blandt brugerne vedrørende rengøringsopgaverne,men man formoder, at der ikke er særlige udfordringer hermed i et OPP end i forhold til etalmindeligt driftsudbud.Dan-Ejend<strong>om</strong>me fortæller også, at der var utilfredshed blandt brugerne i starten. Her mener deninterviewede, at det primært skyldes de organisatoriske ændringer frem for de bygningsmæssigeændringer, fx nedlæggelsen <strong>af</strong> flere <strong>af</strong> k<strong>om</strong>munens skoler. Dan-Ejend<strong>om</strong>me fortæller dog også,at der var nogle bygningsmæssige og tekniske aspekter, s<strong>om</strong> brugerne skulle vænne sig til.


Af denne grund <strong>af</strong>holder skolen og Dan-Ejend<strong>om</strong>me et arrangement for brugerne i september2012, hvor de får forklaret mere <strong>om</strong> skolens tekniske aspekter samt informeres <strong>om</strong>, hvad de kangøre for at understøtte driften.Dan-Ejend<strong>om</strong>me måler brugertilfredsheden med rengøringen månedligt på skolen med stikprøverblandt skolens personale. I starten viste målingerne et lavt niveau <strong>af</strong> brugertilfredshed, men derhar været en positiv udvikling sidenhen. På nuværende tidspunkt beskrives brugertilfredshedens<strong>om</strong> god.Den interviewede fra ISS Facility Services A/S fortæller også, at der var nogle frustrationerblandt brugerne i starten. Dette formodes ikke at være relateret til rengøringsydelserne.<strong>Effekter</strong> for udvikling og samarbejdeInnovation og videnoverførselLangeland K<strong>om</strong>mune påpeger, at, efter Dan-Ejend<strong>om</strong>me har overtaget driften, har k<strong>om</strong>munen ogsærligt skoleledelsen fået frihed til at fokusere på deres kerneopgave, s<strong>om</strong> er undervisning.I samme forbindelse påpeger Langeland K<strong>om</strong>mune, at opgaven formentligt løses bedre <strong>af</strong> Dan-Ejend<strong>om</strong>me end i k<strong>om</strong>munalt regi, fordi Dan-Ejend<strong>om</strong>me fokuserer på de driftsmæssige aspekteri meget højere grad, end k<strong>om</strong>munen gjorde førhen.Langeland K<strong>om</strong>mune har set flere optimeringer s<strong>om</strong> følge <strong>af</strong> dette fokus. Fx var Dan-Ejend<strong>om</strong>memed til at vælge materialer, s<strong>om</strong> minimerer vedligeholdelsen, samt at påvirke konstruktionen påen måde, så bygningen bliver mere driftsmæssig optimal. Der nævnes fx placeringen <strong>af</strong> vinduerog <strong>af</strong> bygningen i forhold til at minimere forbruget <strong>af</strong> lys og varme.Langeland K<strong>om</strong>mune fortæller, at der er indgået <strong>af</strong>tale <strong>om</strong>, at k<strong>om</strong>munen og Dan-Ejend<strong>om</strong>medeler væsentlige overskud fra driftsmæssige optimeringer. Dette beskrives s<strong>om</strong> et godt incitamentfor, at Dan-Ejend<strong>om</strong>me arbejder for at optimere og effektivisere.Udtalelser fra Dan-Ejend<strong>om</strong>me understøtter k<strong>om</strong>munens udtalelser på dette <strong>om</strong>råde. Dette er enforretningstilgang, s<strong>om</strong> Dan-Ejend<strong>om</strong>me også arbejder med i andre sammenhænge og dermed eren praksis, s<strong>om</strong> de har erfaringer med.ISS Facility Services A/S fremhæver s<strong>om</strong> en innovativ effekt, at samarbejdet forløber anderledesgrundet den særlige organisering <strong>af</strong> samarbejdet. ISS fremhæver, at der er en højere grad <strong>af</strong> løbendedialog med Dan-Ejend<strong>om</strong>me, s<strong>om</strong> interviewpersonen ellers ikke oplever i andre samarbejder.Samarbejde i OPP'etSamarbejdet er organiseret således, at Langeland K<strong>om</strong>mune har interaktion med Dan-Ejend<strong>om</strong>me, og Dan-Ejend<strong>om</strong>me har interaktion med ISS Facility Services A/S. Medarbejdernefra ISS møder de k<strong>om</strong>munale brugere i den daglige gang på skolen og i de løbende kvalitetskontroller,men derudover har medarbejderne fra ISS ikke direkte samarbejde med Langeland K<strong>om</strong>mune.Dermed opstår der et led mere i samarbejdet, hvilket også påpeges <strong>af</strong> samtlige interviewede. ISSFacility Services A/S oplever ikke, at det daglige samarbejde er anderledes end ved et almindeligtdriftsudbud, men nævner, at det ekstra led i beslutningsprocessen bemærkes, når der skal tagesen beslutning, s<strong>om</strong> ikke er specificeret i kontrakten på forhånd. Det kunne fx være, at der inddragesmaskinel til rengøring et sted, hvor dette ikke oprindeligt var medtaget i kontrakten.Dan-Ejend<strong>om</strong>me har kvartalsvise møder med Langeland K<strong>om</strong>mune, hvor der diskuteres de mereoverordnede rammer. Dan-Ejend<strong>om</strong>me har ligeledes kvartalvise møder med ISS Facility ServicesA/S. Derudover er der løbende møder mellem Dan-Ejend<strong>om</strong>mes servicemedarbejdere og ISS'Serviceledere hver måned.Dan-Ejend<strong>om</strong>me beskriver begge samarbejder s<strong>om</strong> gode, men hæfter sig ellers ikke ved nogetspecielt ved samarbejdet med hverken Langeland K<strong>om</strong>mune eller ISS Facility Services A/S.149


Sidst beskriver Langeland K<strong>om</strong>mune også samarbejdet med Dan-Ejend<strong>om</strong>me s<strong>om</strong> godt. Organiseringen<strong>af</strong> samarbejdet var beskrevet allerede før opstart. Organiseringen <strong>af</strong> samarbejdet beskrivess<strong>om</strong> vigtig <strong>af</strong> Langeland K<strong>om</strong>mune, men lige så vigtig er personerne i samarbejdet. Detunderstreges, at der skal være et ønske <strong>om</strong> et godt samarbejde blandt parterne, hvilket k<strong>om</strong>munenoplever hos medarbejderne fra Dan-Ejend<strong>om</strong>me.1502.13.6 Forklaringsfaktorer i forhold til identificeret effektDe primære effekter beskrives s<strong>om</strong> undgåelse <strong>af</strong> investeringsefterslæb og optimering <strong>af</strong> driften.Begge dele vurderes at skyldes Dan-Ejend<strong>om</strong>mes fokus på de driftsmæssige og vedligeholdelsesmæssigeaspekter ved en bygning. <strong>Effekter</strong>ne vurderes at være særlige for OPP'et.2.13.7 Sammenfatning på caseResultaterne <strong>af</strong> casen er sammenfattet i tabellen nedenfor.Tabel 1: Sammenfatning, Langeland K<strong>om</strong>mune, Dan-Ejend<strong>om</strong>me og ISS Facility Services A/S.EffektØkon<strong>om</strong>iske effekterVurderingDe økon<strong>om</strong>iske effekter for Langeland K<strong>om</strong>mune kan ikke vurderes.Udbuds<strong>om</strong>kostningerne vurderes at være større ved dette udbud endved et almindeligt driftsudbud, hvilket primært skyldes byggefasen.Langeland K<strong>om</strong>mune påpeger s<strong>om</strong> en økon<strong>om</strong>isk effekt, at k<strong>om</strong>munemodtager en vel vedligeholdt bygning efter kontraktudløb uden investeringsmæssigeefterslæb.<strong>Effekter</strong> for organisationDer er blevet virks<strong>om</strong>hedsoverdraget medarbejdere fra LangelandK<strong>om</strong>mune til Dan-Ejend<strong>om</strong>me og fra Dan-Ejend<strong>om</strong>me til ISS FacilityServices A/S.Selve processerne vurderes ikke at være anderledes end ved et almindeligtdriftsudbud. Dog har processerne varet længere, fordi byggefasenbevirkede, at der gik længere tid fra beslutning til overdragelsen.<strong>Effekter</strong> for ydelsenYdelserne og kvalitets- og serviceniveauet forventes at være ændretved OPP på mere markant vis end ved et almindeligt udbud. Af sammeårsag er det ikke muligt at sammenligne før- og efter-situation.Alle interviewede påpeger utilfredshed blandt brugerne i starten <strong>af</strong>driftsperioden, hvilket vurderes at skyldes de ændrede forhold og ikkeden s<strong>om</strong> sådan leverede ydelse.<strong>Effekter</strong> for udvikling og samarbejdeLangeland K<strong>om</strong>mune fremhæver en række driftsmæssige optimeringers<strong>om</strong> følge <strong>af</strong> OPP'et, samt at k<strong>om</strong>munen og skoleledelsen opnåren høj grad <strong>af</strong> frihed til at fokusere på undervisningen.ISS Facility Services A/S fremhæver den anderledes samarbejdsmodels<strong>om</strong> fremmende for egen måde at agere på.Samarbejdet beskrives s<strong>om</strong> positivt fra alle parter. Samarbejdethverken beskrives eller forek<strong>om</strong>mer mere ressourcetungt i forholdalmindelige driftsudbud.Øvrige effekter -ForklaringsfaktorerDer opleves klare effekter i form <strong>af</strong> driftsmæssig optimering og fokus,s<strong>om</strong> vurderes at skyldes, at Dan-Ejend<strong>om</strong>me har fokus på sådanneaspekter i langt højere grad end k<strong>om</strong>munen.


1512.14 Hollandske erfaringer2.14.1 IndledningInternationale erfaringer med servicepartnerskaber er <strong>af</strong>dækket gennem interview med ISS FacilityServices A/S i Holland. Servicepartnerskaber er i denne sammenhæng, når der skabes <strong>konkurrence</strong><strong>om</strong> flere facility management-opgaver i en samlet pakke.Formålet med at kontakte ISS Facility Services A/S i Holland var oprindeligt at gennemføre ethollandsk casestudie <strong>om</strong> et servicepartnerskab. Gennem kontakten til ISS Facility Services A/S iHolland blev det imidlertid <strong>af</strong>dækket, at servicepartnerskaber mellem lokale myndigheder, svarendetil de danske k<strong>om</strong>muner, og private leverandører <strong>af</strong> facility management-opgaver sjældentforek<strong>om</strong>mer i Holland 39 .Derfor blev det besluttet at gennemføre interview og udarbejde en case med mere generelle perspektiverpå servicepartnerskaber, herunder:• Størrelsen og udviklingen <strong>af</strong> det hollandske marked for facility management-opgaver og servicepartnerskaber• Karakteristika for ordregivere <strong>af</strong> servicepartnerskaber• Drivkræfter og barrierer for at indgå i servicepartnerskaber• Samarbejdsmodeller i servicepartnerskaber.2.14.2 Markedsstørrelse og udviklingServicepartnerskaber sprang frem s<strong>om</strong> en måde, hvorpå der kunne skabes <strong>konkurrence</strong> <strong>om</strong> facilitymanagement-opgaver i Holland i den sidste halvdel <strong>af</strong> 1990'erne. Rengøring, kantine, receptionog sikkerhed er de facility management-opgaver, s<strong>om</strong> oftest samles.Efter år 2000 kunne man tale <strong>om</strong>, at der var dannet et reelt marked med specialiserede leverandører.Størrelsen <strong>af</strong> det hollandske marked for facility management-opgaver kortlægges hvertandet år i en hollandsk undersøgelse. Følgende oplysninger er fra den seneste analyse fra 2010 40 :• Markedsstørrelse for facility management-opgaver 41 : 33,6 mia. euro.• Her<strong>af</strong> markedsstørrelse for servicepartnerskaber: 4,4 mia. euro.• Grad <strong>af</strong> outsourcing <strong>af</strong> servicepartnerskaber: 2 %ISS Facility Services A/S indgik i det første servicepartnerskab i 2002. På nuværende tidspunkthar ISS Facility Services A/S 20 kunder, s<strong>om</strong> kan betegnes s<strong>om</strong> servicepartnerskaber. Her<strong>af</strong> er14 private kunder, og seks er offentlige kunder.Der er en forventning hos ISS Facility Services A/S <strong>om</strong> fortsat vækst på markedet for servicepartnerskaber.På nuværende tidspunkt vurderes væksten på den outsourcede del markedet atvære ca. 20 % per år. Ligeledes er der forventninger <strong>om</strong>, at flere offentlige kunder vil udbyde facilitymanagement-opgaver i servicepartnerskaber, herunder lokale offentlige myndigheder.I modsætning hertil reduceres det samlede marked for enkelte facility management-opgaver. Bådemarkedet for rengøringsopgaver og kantinedrift er faldet med 8 % i løbet <strong>af</strong> det sidste år. Denvæsentligste faktor vurderes at være prisen. Der er meget fokus på prisen ved udbud <strong>af</strong> enkelteopgaver. Dette skaber pres på markedet, s<strong>om</strong> er med til at reducere prisen og den samlede markedsstørrelse.Tendenserne i servicepartnerskaber går imod, at prisen på opgaverne tillægges mindre værdi itildelingen. Pris vægtes typisk 20 til 30 %, og kvalitet vægtes typisk 70 til 80 % i servicepartnerskaber.ISS Facility Services A/S værdsætter denne udvikling, fordi der typisk kan tilbringes mereværdi i opgaveløsningen fra leverandørens side, og markedet presses ikke så meget på prisen.39 ISS Facility Service A/S har endnu ikke vundet sådan en opgave.40 Analysen skelner ikke mellem det offentlige og det private.41 Ekskl. Bygningsvedligehold.


1522.14.3 Karakteristikker for ordregivereDe 14 private kunder er kendetegnet ved at være mellemstore eller store virks<strong>om</strong>heder. En typiskkontraktperiode er på fire til fem år.De seks offentlige kunder er ministerier eller departementer. Kontrakterne med de offentligekunder kan bedst sammenlignes med danske OPP'er. ISS Facility Services A/S indgår i et konsortiummed entreprenører og arkitekter <strong>om</strong> såvel design, opførsel og drift <strong>af</strong> bygninger. Kontraktperiodener oftest 20 til 30 år.Dermed er der et skel mellem de private og offentlige kunders måder at indgå i servicepartnerskaberpå. ISS Facility Services A/S påpeger, at der kun er få servicepartnerskaber, s<strong>om</strong> alenevedrører driftsopgaver, der er udbudt <strong>af</strong> offentlige myndigheder i Holland. ISS Facility ServicesA/S har ikke på nuværende tidspunkt vundet sådan en kontrakt i Holland.2.14.4 Drivkræfter og barrierer for at indgå i servicepartnerskaberAfsnittet er opdelt i drivkræfter og barrierer for ordregivere og for leverandører.Drivkræfter og barrierer for ordregivereDer fremhæves følgende drivkræfter for ordregiverne for at indgå i servicepartnerskaber i forholdtil at skabe <strong>konkurrence</strong> <strong>om</strong> enkelte opgaver:• Økon<strong>om</strong>iske besparelser• Færre kontrakter at administrere• Større grad <strong>af</strong> standardisering (på tværs <strong>af</strong> flere <strong>om</strong>råder)• Overflytning <strong>af</strong> en større grad <strong>af</strong> risiko til leverandørerne• Mere fleksible kontrakter.Der vurderes at være mulighed for mindst samme økon<strong>om</strong>iske besparelser ved at indgå i servicepartnerskabers<strong>om</strong> ved at skabe <strong>konkurrence</strong> <strong>om</strong> enkelte ydelser. Dertil k<strong>om</strong>mer, at der erfærre kontrakter at administrere, og derved stiger potentialet for besparelser gennem reducering<strong>af</strong> egne administrations<strong>om</strong>kostninger.Det påpeges, at der er mulighed for en større grad <strong>af</strong> standardisering, hvor der udvikles standarderpå tværs <strong>af</strong> forskellige opgave<strong>om</strong>råder. Dette menes at give større potentiale for effektiviseringerpå tværs <strong>af</strong> <strong>om</strong>råder.Der overflyttes en større grad <strong>af</strong> risiko fra ordregiver til leverandør. Et konkret eksempel er, at risikoenfor, at opgaverne ikke udføres i forbindelse med sygd<strong>om</strong>, mindskes.Sidst ligger der bag servicepartnerskaberne ofte et ønske <strong>om</strong> mere fleksible kontrakter, hvor ordregiverhar større mulighed for at ændre på opgaverne inden for kontraktens rammer. Dettemenes der at være større mulighed for i servicepartnerskaber pga. det tættere samarbejde.Der fremhæves følgende barrierer for ordregiverne for at indgå i servicepartnerskaber i forhold tilat skabe <strong>konkurrence</strong> <strong>om</strong> enkelte opgaver:• Villighed til at indgå i større k<strong>om</strong>mercielle partnerskaber• Anderledes rollefordeling mellem ordregiver og leverandør• Større krav til ordregivers organisation.Først fremhæves det s<strong>om</strong> helt centralt, at ordregiver er villig til at indgå i et servicepartnerskab,hvor der er fokus på de forretningsmæssige perspektiver i opgaverne. Dette vurderes også atvære en generel barriere for at skabe <strong>konkurrence</strong> <strong>om</strong> facility management-opgaver, men denmenes at være større for servicepartnerskaber pga. kontraktens forholdsmæssige større <strong>om</strong>fang.


Det påpeges også, at servicepartnerskaber lægger op til en anderledes rollefordeling mellem ordregiverog leverandør, og særligt at ordregiver skal overgå fra netop blot at være ordregiver tilat være en partner.Sidst vurderes det, at indgåelse i servicepartnerskaber stiller større krav til ordregivers organisation.Denne skal kunne håndtere en stor kontrakt på forholdsvist centralt hold.Drivkræfter og barrierer for leverandørerFølgende drivkræfter fremhæves s<strong>om</strong> væsentlige for leverandørerne for at indgå i servicepartnerskaber:• Bedre position i forhold til ordregiver• Opgaverne er <strong>af</strong> større <strong>om</strong>fang og kontrakterne <strong>af</strong> længere varighed• Mere fokus på kvalitet end pris• Færre kontrakter at administrere.Leverandørerne får ofte et tættere forhold til ordregiver i forbindelse med servicepartnerskaber,og dermed står leverandørerne stærkere over for ordregiver.Det samlede <strong>om</strong>fang <strong>af</strong> opgaver er ofte større og kontrakterne <strong>af</strong> forholdsmæssig længere varighed.Dette sikrer en større <strong>om</strong>sætning i en længere periode for leverandørerne.Der er ofte mere fokus på kvalitet og pris ved servicepartnerskaber. Det giver leverandørernemulighed for at differentiere sig.Sidst er der, liges<strong>om</strong> for ordregivere, færre kontrakter at administrere. Liges<strong>om</strong> for ordregiverkræver dette dog en organisation <strong>af</strong> en vis størrelse og karakter.Følgende barrierer fremhæves s<strong>om</strong> væsentlige for leverandørerne for at indgå i servicepartnerskaber:• Større krav til udvikling og optimering• Større risiko.Der stilles større krav til udvikling og optimering hos leverandørerne for at kunne være med påmarkedet.De større kontrakter involverer en højere grad <strong>af</strong> risiko, men s<strong>om</strong> tidligere nævnt også størremuligheder for <strong>om</strong>sætning og indtjening.1532.14.5 Samarbejdsmodeller i servicepartnerskaberSamarbejdet i servicepartnerskaber beskrives s<strong>om</strong> tættere end ved almindelige kontrakter. Derer tale <strong>om</strong> et partnerskab frem for et almindeligt kunde- og leverandørforhold. Der menes ikke atvære en højere grad <strong>af</strong> k<strong>om</strong>munikation, men dog en anderledes form for k<strong>om</strong>munikation, hvorfokus er mere på udvikling frem for stringent opfølgning.


1BILAG 3FREMSKRIVNINGSFAKTORERAF RAMBØLL MANAGEMENT CONSULTING3. FREMSKRIVNINGSFAKTORERFremskrivningsfaktorer er anvendt til at fremskrive k<strong>om</strong>munale <strong>om</strong>kostninger til 2012-priser. Derer anvendt følgende faktorer:RenholdErhverv i alt(Offentlig)RådgivningInflationsfaktor 2008-2012 1,13 1,14 1,12Inflationsfaktor 2009-2012 1,07 1,07 1,08Inflationsfaktor 2010-2012 1,03 1,02 1,05Inflationsfaktor 2011-2012 1,01 1,01 1,02Fremskrivningsfaktorerne er baseret på løn- og prisindeks fra Danmarks Statistik. Helt konkret:• Renhold: Producentprisindeks for tjeneste efter branche og tid, 812 Renhold.• Erhverv i alt (Offentlig): Lønindeks for k<strong>om</strong>muner og regioner efter branche og tid, EE Erhvervi alt.• Rådgivning: Lønindeks for den private sektor efter sæson-korrigering, branche og tid, MARådgivning mv.

Hooray! Your file is uploaded and ready to be published.

Saved successfully!

Ooh no, something went wrong!