Klik her for at se referatet - Boligkontoret

boligfa.dk

Klik her for at se referatet - Boligkontoret

BOLIGKONTORET FREDERICIAReferat fra bestyrelsesmødeOnsdag den 22. februar 2012, kl. 18.30 på kontoret, Vesterbrogade4, 7000 FredericiaIndkaldt til mødet: Lis Gregersen, Flemming Lorenzen, Rita Jensen, Verner Zachariassen,Poul Erik Poulsen, Bent Klindt Andersen, Solveig Damkjær, Else-Marie Gøhns, EdvinSteiness, Jonna Hansen, Jørgen Andersen, Gitte Christiansen, Torsten Mørck, KirstenSørensen, Jimmy Andersen, Anker Warncke, Jytte Matthiesen, Connie Lauridsen,LoneJensen, Lone Löyche, Allan Deluga, Preben Lærche, Steffen Møller Borgbjerg og FinnMuus.Afbud: Preben LærcheDagsorden til bestyrelsesmøde1. Godkendelse af referat fra bestyrelsesmøde den 20. december 2011Indstilling: Til godkendelse.Beslutning: Godkendt________________________________________________________________________2. Diverse meddelelser fra BLFratrædelsesalder for ejendomsfunktionærerRedegørelse: Der har de sidste par år verseret to faglige sager i henholdsvis det civilretsligeog i det fagretslige voldgiftssystem om samme overordnede emne vedrørende ejendomsfunktionærernesfratrædelsesalder, jf. § 17, stk. 4 (tidligere § 8, stk. 4) i Overenskomstfor ejendomsservice.Begge sager var rejst af ESL på vegne af et medlem.Problemstillingen i det civilretslige system (Østre Landsret) vedrørte en fortolkning af bestemmelseri Lov om forbud mod forskelsbehandling på arbejdsmarkedet m.v.ESL´s anbringende var, at bestemmelsen om, at ejendomsfunktionærerne skal fratræde,når de fylder 65 år (=nuværende folkepensionsalder) er ulovlig i henhold til lovens generellekrav om en fratrædelsesalder på 70 år. Dette krav frafaldt fagforeningen imidlertid eftermøde i Østre Landsret.1


fortsatDen anden sag vedrørende samme paragraf i overenskomsten omhandlede dispensationsreglen,som betyder, at en boligorganisation og den lokale fagforening kan indgå enaftale (efter ejendomsfunktionæren er fyldt 65 år) om efterfølgende at fortsætte ansættelsesforholdeti op til 12 måneder med mulighed for yderligere forlængelse.ESL´s påstand var (på baggrund af en konkret sag i en boligorganisation), at der var skabten overenskomstmæssig kutyme - det vil sige, at ejendomsfunktionæren automatisk havderet til at fortsætte ansættelsesforholdet, selvom boligorganisationen havde afvist at forlængeansættelsen. ESL kunne dog ikke dokumentere deres påstand.BL bestred, at der havde dannet sig en overenskomstmæssig kutyme og pointerede, atsiden bestemmelsen blev indført i 2005, foretages der altid en konkret vurdering i hver enkeltsituation, hvor en medarbejder anmoder om en forlængelse af ansættelsesforholdet.Opmanden i voldgiftsretten frifandt BL, og dette betyder følgende:- Bestemmelsen i § 17, stk. 4, gælder stadig i sin nuværende ordlyd.- Ejendomsfunktionærernes ansættelsesforhold ophører automatiskved (folke)pensionsalderen, der p.t. er 65 år.- Boligorganisationerne kan fortsætte med at indgå aftaler omforlængelse (efter det fyldte 65. år).Beslutning: Taget til efterretning________________________________________________________________________3. Diverse meddelelser fra LandsbyggefondenIndstilling: Ledige boliger vil blive taget som et separat punkt under punkt 10Beslutning: Taget til efterretning________________________________________________________________________4. Indstilling vedr. årsregnskaber for 2011Redegørelse: En overordnet gennemgang af hovedselskabets regnskab. Samt et estimeretresultat for afdelingerne. (Se vedhæftet fil)Hovedforening:Afvigelse på konto 511 Personaleudgifter.Kr. -1.280.951 (besparelse). Dels som følge af at man som en samlet organisation ikkeskal svare lønsumsafgift og dels som følge af at man ikke har genbesat inspektørstillingsom budgetteret.2


FortsatAfvigelse på konto 513 Kontorholdsudgifter.Kr. +870.376. (merforbrug) Dels som følge af en ekstraordinær udgave af beboerbladet,dels som følge af juridisk assistance vedr. tinglysning og ændrede adkomster i afdelingerne.Afvigelse på bruttoadministrationsudgifter.Kr. -857.991. (besparelse)Der er et samlet estimeret overskud på kr. 350.129.-Underskud i afdeling 214 i Korskærparken, samt lån forslås dækket af dispositionsfonden.Såvel dækning af underskud samt fjernelsen af lån er en del af finansieringen i renoveringsstøtteordningenfor afdelingen. Underskud i afdelingen er ca. kr. 80.000, lånet er kr.1,3 millioner.Indstilling: Til godkendelseBeslutning: Godkendt________________________________________________________________________5. Forberedelse af repræsentantskabsmødet den 10. maj 2012Redegørelse: Forslag om endelig program.Indstilling: Indlæg fra Jacob Bjerregaard, MF for Socialdemokraterne, valgt i Fredericiakredsen. Til mødet foreslås vedtaget en handleplan for bestyrelsens arbejde i 2012.Forslag til dagsorden:Til Repræsentantskabet i Boligkontoret Fredericia10. april 2012Der indkaldes hermed til ordinært repræsentantskabsmøde i henhold til vedtægternes§ 7.Torsdag, den 10. maj 2012 kl. 17.30Mødet afholdes på Fredericia Messecenter Vestre Ringvej 101, 7000 FredericiaDagsorden:1) Valg af dirigent2) Valg af stemmetællere.3


fortsat3) Aflæggelse af bestyrelsens årsberetning, herunder om forretningsførelsen for det senestforløbne år.4) Endelig godkendelse af boligorganisationens og afdelingernes årsregnskab med tilhørenderevisionsberetning og forelæggelse af budget.5) Behandling af eventuelt indkomne forslag.6) Valg til bestyrelsen jf. § 11a. Næstformand. På Valg er Flemming Nis Lorenzen som er villig til genvalgc. Bestyrelsesmedlemmer. På valg er Edvin Steiness, Rita Jensen, Bent Klindt Andersen,Jørgen Andersen, Kirsten Sørensen, Anker Warncke, Poul Erik Poulsen, LoneLöyche og Allan Deluga (Alle bestyrelsesmedlemmer er villig til genvalg)d. 5 Suppleanter7) Valg af revisor.8) Eventuelt. Under punktet vil folketingsmedlem Jacob Bjerregaard fra Fredericia berigeos med et indlæg.Forslag der ønskes behandlet på repræsentantskabsmødet, skal være organisationsbestyrelseni hænde senest den 26.4.2012.Med venlig hilsenBoligkontoret FredericiaLis GregersenFormandBeslutning: Godkendt og kan udsendes6. Forberedelse af formandsmøde planlagt til afholdelse d. 8. martsWaoo deltager med et oplæg om praksis for etablering af Internet/telefoni/antenne forsyning.Herudover foreslås, at der på mødet gives orientering med erfaringer fra andre boligorganisationervedr. praksis for EMU mærkning.Indstilling: Til drøftelseBeslutning: Mødet flyttes til d. 27. marts 2012 kl. 18:00. Formandskab og direktør arbejdervidere med det praktiske samt dagsorden.________________________________________________________________________4


7. Renovering og ombygning af administrationsbygningenRedegørelse: Der er den 2. februar 2012, afholdt licitation på renovering og ombygningenaf administrationsbygningen. Resultatet af licitationen blev at udgiften blev 1. million kr.højere end estimeret. Arkitekt firmaet arbejder på et forslag til besparelser.Indstilling: Byggeudvalget / energiudvalget inddrages i besparelserneBeslutning: Godkendt8. Indstilling vedr. nyt logo for Boligkontoret FredericiaRedegørelse: Forslag til et nyt logo blev forelagt på bestyrelsesmødet. Efter drøftelser iudvalget er fokus på signalværdier og positive signaler. Logo skal signalere troværdighedog professionelisme. Mål er et logo der er moderne, men enkelt. Ikke firekantet, heller ikkefor friskt. Ide logoet bruges blandt andet på hjemmeside, brevpapir, kuverter, brochurervisitkort, flag og skilte skal det være let genkendeligt og gennemgående. Designlinje skalvære troværdig.Beslutning: Det præsenterede logo blev godkendt________________________________________________________________________9. Opgradering af hjemmesiden for Boligkontoret FredericiaIndstilling: Efter at Boligkontoret Fredericia’s hjemmeside nu har være i ”luften” i snart 3år og der i den mellemliggende periode er sket en sammenlægning af de 4 boligorganisationershjemmesider, foreslås det at der sker en modernisering af hjemmesiden. Herudoverat der til hjemmesiden knyttes en App til smartfone. Pris for opgraderingen ca. kr.125.000.Det endelige oplæg godkendes af medieudvalg og tages op i hovedbestyrelsen på et seneretidspunkt.Beslutning: Godkendt________________________________________________________________________10. Ledige lejemålRedegørelse: Antallet af ledige lejligheder pr. 1. januar 2012 hos almene boligorganisationerer opgjort til 3.501. Det er 334 flere end ved undersøgelsen pr. 1. december 2012. Afde 3.501 ledige lejligheder pr. 1. januar 2011 er 2.227 beliggende i 38 regionalt vanskeligtstillede kommuner.5


Region / kommuneFamilie Ældre Ungdom I alt ProcentSønderborg 312 0 9 321 (171) 3,36Tønder 59 0 2 61 (3) 2,52Esbjerg 19 3 13 35 (9) 0,24Varde 32 16 8 56 (17) 1,72Vejen 19 5 8 32 1,14Aabenraafortsat87 0 10 97 (50) 1,73Fredericia 83 0 0 83 (21) 1,22Kolding 62 4 30 96 (28) 1,05Vejle 136 0 33 169 (87) 1,60Boligkontoret FredericiaI de senere år er udgiften til tomgang steget betragteligt i Boligkontoret Fredericia.2009: 640.000,- Lejetab2010: 1.170.000,- Lejetab2011: 1.900.000,- LejetabUdviklingen giver anledning til en nærmere analyse, heraf kan udledes at problemernemed udlejning har en sammenhæng med huslejeniveauet og således er koncentreret omfølgende afdelinger.408 Købmagergade, Dalegade (Axeltorv) 718 kr. pr. m²313 Kirsebærhaven, Ved Volden 726 kr. pr. m²510 Jyllandsgade, Bjerggade, Kgs. Stræde 766 kr. pr. m²Område 1: 678 kr. pr. m² i gennemsnitOmråde 2: 618 kr. pr. m² i gennemsnitOmråde 3: 598 kr. pr. m² i gennemsnitGennemsnitsleje område 1, 2, 3:622 kr. pr. m².Følgende parametre er nu under fokus1. Huslejeniveau2. Depositum niveau3. Tilstand4. Indretning5. Muligheder og regler6


fortsatFølgende værktøjer / muligheder vil fra administrationen bringes i spil1. Fokusgruppe2. Spørgeskemaer3. Besigtigelse Plan og Byg (Stine Degn)4. (Genhusningslejemål for helhedsplaner)Beslutning: Administrationen udarbejder på baggrund af ovenstående nogle motiveredekonkrete forslag der fremlægges for hovedbestyrelsen til kommende møde.________________________________________________________________________11. Godkendelse af målsætninger for BoligorganisationenRedegørelse: Bemærkninger til målsætninger fra Torsten Mørck samt svar fra formandenAnker Warncke og direktør Finn Muus.Indstilling: Til godkendelse med en tilpasning af målinger. Forvaltningsrevisionsudvalgetfår kompetence til sammen med administrationen at sætte fokus på de målsætninger derrent umiddelbart vil være målbare på den korte bane. Målingerne skal være realistisk ogskabe værdi. Der måles ikke ”for målingernes skyld”.Beslutning: Målsætningerne blev godkendt som indstillet.12. Lukkede sager________________________________________________________________________13. Godkendelse af skema A for afd. 324 UllerupdalvejRedegørelse: Projektet omfatter nybyggeri af 8 stk. boliger og servicearealer med forbindelsesgangetil eksisterende bebyggelse samt ombygning af et par eksisterende boligerpå den af eksisterende boinstitution Ullerupdalvej 90-100, Fredericia. Skitseprojekt er udarbejdetaf ID arkitekterneDe eksisterende boliger har status som almene familieboliger og de skal derfor ommærkesog sammenlægges med de nye almene ældreboliger til en samlet afdeling.Fredericia byråd har på deres møde den 6. februar 2012 godkendt skema A.Anskaffelsessum:Alment boligbyggeri skal opføres indenfor fastsatte maksimumbeløb som for 2011 udgørkr. 21.770 pr. m2 for almene ældreboliger i Fredericia Kommune, hertil kommer et energitillægfor i 2011 for lavt byggeri kr. 920 pr. m2. Maksimumbeløbet pr. m2 for nærværendeprojekt inkl. energitillægget udgør således kr. 22.690.7


14. Meddelelser fra formanden- Ny driftschef Steffen Møller Borgbjerg startet den 13. januar 2012, Steffen blev budtvelkommen i hovedbestyrelsesregi.- Protestskrivelse til Fredericia Kommune vedr. busdrift og ny skolestruktur er afsendt.- I forbindelse med de boligsociale helhedsplaner er der afholdt møde med lokalevirksomheder, med tanke på oprettelsen af partnerskabsaftaler med entreprenørerne.- Der er kredsbestyrelsesmøde for 7. Kreds d. 18. april kl. 19.00 på Hotel Legoland.- Forretningsudvalget har været på en ekskursion til Juulsbjergparken v/ Østerbo iVejle. Se mere om Juulsbjergparken her: http://www.juulsbjergparken.dk/- Lis Gregersen koordinerer at der udføres en opdateret liste over bestyrelsesmedlemmersanciennitet i hovedbestyrelsen.- Man har i TREFOR drøftet vedtægtsændringer - Herunder en drøftelse af en fordelingaf stemmer i forhold til antal af målere.________________________________________________________________________15. Administrativt nyt til orientering / beslutningÆndring af istandsættelsesordning for ungdomsboliger fra A til B ordning.Redegørelse: Det foreslås at istandsættelsesordningen for ungdomsboliger ændres til enB ordning. Formålet er at tilpasse håndteringen af ungdomsboliger til de særlige omstændighederder gør sig gældende ved udlejning. Herunder blandt andet en stor flyttefrekvensog en boligstandard der bør matche en fortsat ”lav” og fair husleje. Ved B-ordningen vil detvære en mulighed at udlevere maling til en tilflyttende lejer der så selv håndterer normalistandsættelsen.Beslutning: Der skiftes fra A – til B ordning i alle ungdomsboliger9


Ny procedure omkring udlejning af beboerhus / gæsteværelseRedegørelse: Forslaget er, at al udlejning af beboerhuse og værelser, fremover opkrævesover huslejen. Bagrunden for forslaget er, at alle indtægter fra en afdeling går ind i Regnskab/ budget. Herudover vil vi have en mulighed for at kunne inddrive ikke betalte regninger.Beslutning: Godkendt________________________________________________________________________Ansøgning fra Apotekudsalget på Vesterbrogade om et udhængt reklameskiltRedegørelse: Apoteket ansøger om lov til at flytte nuværende skiltning så det bliver centrerethen over indgangspartiet. Nyt apotekerudsalg’s skilt flyttes til bygningens fremspring.Det nye skilt er et udhængsskilt på 44 cm. Fredericia kommune skal ligeledes som en forudsætningi en godkendelse kunne godkende den nye skiltning.Beslutning: GodkendtVedtægter for Medborger- og Aktivitetshuse (se vedhæfte forslag for aktiviteshuset)Redegørelse: Som tidligere fremsendt på mailBeslutning: Godkendt________________________________________________________________________Helhedsplaner for Sønder- og Korskærparken afd. 310 – 405 og 503.Til orientering. Proces vedr. fysisk renovering er påbegyndt. I den anledning har afdelingsbestyrelserneværet inviteret til drøftelser på BK. Huslejeniveauet skal fastsættes i derenoverede og i de ombyggede boliger. Alle boliger vil stige i husleje - ombyggede boligerbliver relativt dyrere og renoverede boliger bliver relativt billigere. Det første ekstraordinæreafdelingsmøde er med afd. 310 og forgår mandag d. 27. februar.Eksempelvis vil en lejlighed på 108 m² vil stige med 546 kr. pr. måned + vandforbrug (somfør har været indeholdt i huslejen).Realistisk set vil byggestart være primo 2013.Tryghedspakken: Inden renovering/ombygning af den enkelte boligblok påbegyndes, viladministrationen etablere personlig kontakt til alle beboere og være behjælpelige med altvedr. beboers situation nu og i fremtiden.Beslutning: Taget til efterretning10


Ny mødestruktur for personalemøderRedegørelse: Fra 1. januar 2012 er mødestrukturen således:Dag Type Start Varighed(Lige uger)Mandag Drift + Projektafdeling 08:15 45 minutterUdlejning 13:00 15 minutterTirsdag Økonomi + Udlejning 08:15 45 minutterTorsdag Ledermøde 09:30 60 minutter(Ulige uger)Mandag Drift + Udlejning 08:15 45 minutterUdlejning 13:00 15 minutterTirsdag Økonomi 08:15 45 minutterBeslutning: Taget til efterretning________________________________________________________________________Virksomhedsnævnsmøde den 21. februar / herunder SeniorordningRedegørelse: SeniorordningFormålet med seniorordningen er at fastholde de ældre medarbejdere i Boligkontoret Fredericia,så de fortsat er motiverede og tilfredse, også i de sidste år af arbejdslivet. Formåleter endvidere at give medarbejderen valgmulighed, så de selv kan være med til at træffebeslutning om deres arbejdsforhold, om de ønsker at arbejdsforholdet skal ophøre, ellerønsker at arbejde i færre timer. Formålet med seniorordningen er at tilbagetrækning fraarbejdsmarkedet kan planlægges i god tid, og der på Boligkontoret Fredericia naturligt kantilkendegives hvornår og hvordan man ønsker at arbejdsforholdet skal ophøre.Fra det fyldte 60 år, vil seniorordningen indgå som en del af fremtidige MUS-samtaler, forat klarlægge ønsker/muligheder for aftale om en seniorordning der maksimalt løber i enperiode på 5 år, frem til medarbejderen fratræder sin stilling for at gå på efterløn eller pension.11


FortsatForudsætninger for aftale om seniorordning:Medarbejderen skal være fyldt 60 år. Medarbejderen skal have mindst 5 års ansættelse.Seniorordning aftales for en periode på max. 5 år. Seniorordningen ophører ved udgangenaf den måned, hvor medarbejderen fylder 70 år. Ordningen kan kun aftales for medarbejderemed en ugentlig arbejdstid på over 30 timer. Arbejdstiden kan max. nedsættes med 7timer om ugen. Nedsættelse af timeantallet skal aftales og tilrettelægges sammen medBoligkontoret Fredericia. Der er mulighed for overførsel til et andet arbejde, såfremt detteer muligt på tidspunktet for aftale om seniorordning.Procedure for ansøgning om seniorordning:Ansøgning om overgang til en seniorordning sker ved en forhandling mellem BoligkontoretFredericia, ansøgeren og tillidsrepræsentanten, såfremt en sådan er valgt blandt de ansatte.Der kan ansøges om seniorordning 2 gange årligt, den 1. januar og 1. juli. Ansøgningenskal være begrundet med eksempelvis, svækkelse af helbred, familie eller lignendeårsager.Finansiering af seniorordning:Boligkontoret Fredericia indbetaler pension til gældende pensionsordning, på baggrund afden løn medarbejderen kunne opnå ved den overenskomstmæssige løn - uden reduktion itimeantallet. Reduktion i timeantallet betales af medarbejderen selv.Opsigelse af aftale om seniorordning:Aftalen kan af begge parter opsiges med 6 mdr´s varsel, til den 1. januar eller 1. juli. Indgåedeaftaler vil blive respekteret.Herværende aftale har virksomhedsnævnet sagt de kan nikke ja til. Medlemmerne har nuen mulighed for at vende ordningen i såvel HK gruppen som inspektør gruppen.Beslutning: Godkendt_______________________________________________________________________Ansættelse af en kontorelev i 2012Redegørelse: Med baggrund i budgettet for 2012 hvor bestyrelsen har godkendt økonomienfor ansættelsen af en elev har vi nu informeret medarbejderne om at vi nu igangsætterprocessen. Den videre proces vil komme til at foregå i et samarbejde mellem økonomiog udlejning.Beslutning: Taget til efterretning________________________________________________________________________12


16. Tilbagemelding fra udvalgeneEnergiudvalgetProjekter afventer yderligere klarlægning af økonomiske forhold. Næste skridt er indkaldelseaf energiudvalget. Der er skattemæssige problemer med solceller pga. en eventuelindtægtsbeskatning af overskudsproduktion af el til videresalg.KursusudvalgetPå møde d. 23. februar var der enighed om at IT kurset var en god ide. Dog var det etproblem at man havde svært ved at huske kursets indhold efterfølgende. Voksen pædagoiskgrundkursus er lagt på hylden, dirrigentkursus er under overvejelse. Også tanker om”skriv dansk” grundkursus. Dertil kursus i hvem bestemmer hvad samt regnskabs- og budgetmøder-Intro aften for nyvalgte med et spændende emne.SeniorboudvalgetDialog med Lars Eyby, Teknisk udvalg samt Jacob Bjerregård. Positivt. I Norge har manrost projekt Længst muligt i egen bolig”. Der har været læserbrevsaktivitet i forbindelsemed at få Fredericia Kommune i gang med deres del af aftalen. Møde i morgen med LarsEyby vedr. planen. Foreningen er kontingentfri i 2012. Alle arbejder frivilligt og der brugeskun få midler.MedieudvalgetMan har været i Kolding hos 3For til et positivt møde vedr. udviklingen omkring forsyning,især fibernet. BK bredt repræsenteret. Møde i udvalg i næste uge – næste blad skal igang.ForvaltningsrevisionsudvalgetMålsætningsprogram er netop godkendt, stort arbejde. Fremtiden indebærer at der findesmålepunkter som kan bruges til styringsværktøjer, forretningsgange osv. På næste mødevil der være en del nyt herom.________________________________________________________________________13


17. EventueltNæstformanden foreslog der blev afholdt en reception for bestyrelsesformanden Lis Gregersen,der har 25 års jubilæum i bestyrelsen. Bestyrelsen besluttede at der blev arbejdetvidere med receptionen.Redegørelse: Der har d.d. været afholdt styringsdialogmøde på Fredericia Kommune. Løsedrøftelser vedr. byggeri og planer. Fin og løs snak.Der indrettes et kontor til driftschefen i det store mødelokale i stuen.Stefan er på efteruddannelse i energirigtig renovering. Kurset kører over 2 år og indbefatter2 rejser. Uddannelsen er en master uddannelse.Forslag om en fysioterapeut tilknyttes personalet, eksempelvis 1 dag pr. måned hvor mankan booke tid.Indstilling:Beslutning: Taget til efterretning________________________________________________________________________Lis Gregersen Flemming Lorenzen Steffen M. BorgbjergFormand Næstformand Referent14

More magazines by this user
Similar magazines