Dagsorden for organisationsbestyrelsesmøde - Boligforeningen 3B

3b.dk

Dagsorden for organisationsbestyrelsesmøde - Boligforeningen 3B

Dagsorden for organisationsbestyrelsesmødeTorsdag den 21. marts 2013 kl. 17.00, K14, FrokoststuenDeltagere: Bestyrelsen, Bent Frederiksen, Peter Juul Andersen, Anette Hertz, Rikke Linnemann(Ref.)Afbud: Lars Emanuel, Jens Wenzel Andreasen, Jimmi FjordMødeleder: Steffen MorildIndstillings- og drøftelsespunkter1../.ReferaterReferat af bestyrelsesmøde den 21. februar er vedlagttil godkendelse (inkl. aktionsliste)./.Referat af forretningsudvalgsmøde den 6. marts ervedlagt til orientering.2.RevisionsprotokolByggeriet af 60 Almen+ boliger i afd. 1019 Teglværkshaveni Herlev blev afleveret af entreprenøren31. august 2012.1. marts 2013 blev byggeregnskabet indberettet forskema C godkendelse i Herlev Kommune. Sagsbehandlingenforventes tilendebragt medio april 2013.Af Byggeregnskabet fremgår budgettal (skema B tal)og afholdte udgifter (skema C tal). Herunder en kortredegørelse for afvigelser mellem skema B budget ogskema C afholdte udgifter../.Byggeregnskab vedlagt.Grundudgifter: Udgifterne er blevet lidt mindre endforventet, idet grunden ikke har været så forurenetsom estimeret.Håndværkerudgifter: Håndværkerudgifterne er ca.586.000 kr. større end forventet. Dog er de 650.000kr., der er afsat til uderum ikke brugt endnu. Idet byggesagener forløbet et godt stykke under budget, erder afsat 650.000 til, at afdelingen kan få etableretekstra ting i uderummet, som ikke var budgetteret.Herunder mere leg, flere cykelstativer og hegn udmod Klausdalsbrovej (i forlængelse af støjvæg), såbørn kan lege mere sikkert.1


Omkostninger: Er godt 2,6 mio. kr. lavere end budgetteret,idet byggelånsrenterne har været mindre endbudgetteret./.Gebyrer: Gebyrer er primært fastsat af kommune ellersom procentdel af entrepriseudgifter, og det er derforsvært at ramme helt præcist. Gebyrer afviger med 3pct. fra budget, hvilket ikke giver anledning til yderligerekommentarer.Samlet set er det endelige regnskab på ca. 2,2 mio.kr. under det godkendte skema B. De endelige lån erikke hjemtaget endnu, idet vi afventer afklaring af matrikulæreforhold, hvilket forventes afklaret i løbet af totil tre måneder.Revisionsprotokol er vedlagt. Revisionen er afsluttetmed forbehold for, at de matrikulære forhold endnuikke er afsluttet. Jf. ovenfor forventes dette afsluttetinden for et par måneder.Administrationen indstiller, at bestyrelsen godkenderbyggeregnskabet samt at bestyrelsen tager revisionsprotokollentil efterretning.3../.Orientering, Udkast til regnskab 2012 for Boligforeningen3BRevisionen har endnu ikke afsluttet årsrevisionen,derfor er det kun et udkast til regnskab for Boligforeningen,der er vedlagt til bestyrelsens orientering.Revisionen er dog så langt i deres arbejde, at det eradministrationens vurdering, at årsresultatet vil væretæt på udkastet.Regnskabet udviser et overskud på 956.959 kr., hvilketer bedre end det estimerede resultat ved senestebudgetprognose, hvor forventningen var et resultattæt på kr. 0. Baggrunden for overskuddet er en værdiopskrivningaf foreningens aktiebeholdning i Bolindmed ca. 1,1 mio. kr., således at aktieposten svarer tilværdien af aktien. Var det ikke sket, ville årsresultatethave været et mindre underskud på ca. 150 t.kr., svarendetil seneste budgetprognose, hvorfor der henvisestil denne.2


Administrationen vil på mødet gennemgå regnskabet.Det endelige regnskab vil sammen med revisionsprotokolblive forelagt på bestyrelsesmøde den 16. maj,hvor revisionen også deltager.Administrationen indstiller, at bestyrelsen tager orienteringentil efterretning.4../.Indstilling, Foreløbigt budget 2014 for Boligforeningen3BTil brug for udarbejdelsen af afdelingsbudgetter 2014,er der udarbejdet vedlagte udkast til budget for 2014for Boligforeningen 3B.Budgettet er udarbejdet med udgangspunkt i en stigningi administrationsbidrag og tillægsydelser på 2pct. (svarende til inflationsforventningerne) Budgettetviser et overskud på 2.700 t.kr., heraf udgør nettorenteoverskuddet443 t.kr.Finansiering og konsekvenser af flytningen til Havneholmeni 1. kvartal 2014 er ikke indregnet i budgettet,derfor det store overskud. Det er vurderingen, at budgettetrummer den fornødne luft til finansieringen ogdriften af Havneholmen.Budgettet vil blive gennemgået på mødet.Foreningens endelige budget for 2014 fastsættes iforbindelse med bestyrelsesmøde i oktober / december2013. På det tidspunkt kendes finansieringsomkostningerog driftsudgifterne kan fastsættes. Viserdet sig, at der er plads til nedsættelse af administrationsbidragetvil dette blive foretaget.FU drøftede budgetudkastet på seneste møde ogønsker en drøftelse af budgetforudsætninger for dekommende år på bestyrelsesseminaret i september.Med ovenstående bemærkning indstiller FU det foreløbigebudget til bestyrelsens godkendelse.3


5../.Drøftelse, Repræsentantskabsmøde 28. maj (fortsatfra sidste møde).Mødet afvikles med følgende dagsorden Valg af dirigentero Skal vi som sidste år have både interne ogeksterne dirigenter eller kun interne dirigenter? Fastlæggelse af forretningsorden, tilrettet forretningsordenvedlagt Aflæggelse af beretning Godkendelse af årsregnskab og forelæggelse afbudget Indkomne forslag, herunder vedtægtsændringer Valg af næstformando På valg er Anders Brøgger Valg af bestyrelsesmedlemmer (5) På valg er:o Hans Peter Nielseno Iris Gausboo Monia Stoltzo Jan Kjelloo Daniel Majgren Valg af suppleanter (4)o Kandidater? Valg af revisoro Revisionsinstituttet Delegering af kompetencerI lighed med tidligere år vil der blive udarbejdet en”valgavis”, som udsendes til repræsentantskabetsammen med øvrigt materiale én uge før repræsentantskabsmødet.Til orientering er Jimmy Fjord på valg som medarbejderrepræsentant.Valget afholdes således det på repræsentantskabsmødetkan meddeles, hvem der ervalgt.Administrationen indstiller, at bestyrelsen drøfter deenkelte punkter.4


8. Drøftelse og orientering, DriftspilotprojektFU har på baggrund af et oplæg fra Driften drøftet etmuligt pilotprojekt i Driften med ændret organiseringaf arbejdet. Formålet med pilotprojektet er gennem enmere hensigtsmæssig ressourceudnyttelse at opnå enbedre kvalitet i opgaveløsningen, større beboertilfredshedog medarbejdertilfredshed og med tidenogså bedre mulighed for, at beboerne kan betjene sigselv.På bestyrelsesmødet giver administrationen en kortorientering om et muligt pilotprojekt. Planen er herefterat invitere en række afdelinger til at indgå i pilotprojektet.Emnet vil være på dagsordenen på områdemødet16. april i område Vest.Administrationen indstiller, at bestyrelsen drøfter oplæggettil pilotprojekt.9. Drøftelse og indstilling, Udkast forretningsordenfor afdelingsbestyrelserBestyrelsen godkendte på møde den 27. oktober2008 en standard forretningsorden for afdelingsbestyrelser.Baggrunden var, at foreningens vedtægter på daværendetidspunkt forudsatte, at der på førstkommendemøde efter afdelingsmødet fastsættes en forretningsorden.Denne bestemmelse er senere skrevet ud afvedtægterne, da den ikke er med i standard vedtægternefor almene boligorganisationer.Derfor har der i de senere år ikke været fokus på, atder vedtages en forretningsorden for afdelingsbestyrelsensarbejde på det første afdelingsbestyrelsesmøde.Da vedtægterne ikke længere stiller krav om en forretningsordenfor afdelingsbestyrelsens arbejde, indstilleradministrationen, at organisationsbestyrelsenstiller kravet.Da det kan være svært præcist at fastsætte en forretningsordenpå det første møde efter afdelingsmødet,6


indstiller administrationen, at organisationsbestyrelsengodkender vedlagte standardforretningsorden, somgælder, indtil afdelingsbestyrelsen eventuelt selv fastsætteren anden forretningsorden../.Udkast til forretningsorden for afdelingsbestyrelsensarbejde vedlagt.10../.Drøftelse og indstilling, Håndtering af afdelingsbestyrelsensudgifterVedlagt notat der beskriver afdelingsbestyrelsensudgifter og håndteringen af disse.Såfremt bestyrelsen kan tiltræde beskrivelsen, vil debeskrevne procedurer blive indarbejdet i en forretningsgangog taget i anvendelse i forbindelse medudarbejdelse af budget 2014.Administrationen indstiller, at bestyrelsen drøfter notatetog godkender de foreslåede procedurer.11../.Indstilling, Deltagelse i Helhedsplan for Mimersgadekvarteret,RådmandsboVibo og KAB har inviteret 3B’s afdeling 3050 Rådmandsbomed i en ansøgning om en boligsocial helhedsplan,der skal dække AKB’s to afdelinger omkringJagtvej samt Vibos fire afdelinger i Mimersgadekvarteret.Pt. er der to separate helhedsplaner, men disseskal nu slås sammen og administreres af Vibo fra2014. Helhedsplanen kommer til at dække i alt 975lejemål.Vibo og KAB har allerede skrevet en prækvalifikationsansøgning,som Københavns Kommune har anbefalet,og 3B har nu fået tilbudt muligheden for at koblesig på den endelige helhedsplan, som skal udarbejdesi foråret 2013 og afleveres til Københavns Kommune15. maj.Afdelingsbestyrelsen og driften i Rådmandsbo hargennem en periode udtrykt bekymring for afdelingen,og på et afdelingsbestyrelsesmøde 22. feb. 2013 bakkedeafdelingsbestyrelsen op om at indgå i en boligsocialindsats.7


Administrationen indstiller, at 3B til dette formål af selskabets drift kan afholdeca. 20.000 kr. årligt i 4 år fra 2014 som del af3B’s medfinansiering at administrationen bemyndiges til at indgå samarbejdemed parterne og lade Vibo indsende denendelige helhedsplan (ansøgning) til Landsbyggefonden,og at organisationsbestyrelsen får den endelige helhedsplanforelagt til orientering på et møde indensommerferien12../.Indstilling, Dokumentationspakke 2013 – tids- ogprocesplanBoligorganisationen 3B har i 2012 været til styringsdialogmøderi de fleste af de kommuner, hvor foreningenhar boligafdelinger. På baggrund heraf er derudarbejdet vedlagte opsamling med hovedkonklusionertil bestyrelsens orientering../..Til brug for de kommende styringsdialogmøder, haradministrationen lavet en tids- og procesplan for arbejdetmed dokumentationspakke og styringsdialog2013 samt en plan for den interne ansvarsfordeling forudfyldelse af dokumentationspakke.Der er kun små ændringer i forhold til sidste års proces,og det er kun i forhold til hvilke afdelinger internt iadministrationen, der udfylder de enkelte dele.I forhold til inddragelse af afdelingsbestyrelser er dersåledes ingen ændringer i forhold til sidste år. Detskyldes, at der var en meget tilfredsstillende svarprocentpå 75 % fra afdelingsbestyrelser og generelt tilbagemeldingerom, at spørgsmålene var vedkommende.Administrationen lægger referater fra styringsdialogmøderneop på x3B. Det gælder også referater fra2012-møderne.Administrationen indstiller, at bestyrelsen godkendertids- og procesplan samt planen for inddragelse afafdelingsbestyrelserne.8


13.Indstilling, HusdyrholdDrøftelsen fortsættes fra bestyrelsesmøde 21. februar../..Bilag: Husorden og husdyr (samme som sidst) samtKæledyr Danmarks Statistik (nyt bilag)FU indstiller, at lejere i nybyggeri fra start må haveenten en hund eller en kat.14. Evaluering, Fælleskonference 16. - 17. marts 2013Administrationen indstiller, at bestyrelsen foretager enkort evaluering af konferencen på Konventum, den16. og 17. marts 2013.Byggesager15.Indstilling, Udbud grundkapital KøbenhavnsKommuneKøbenhavns Kommune har med budgetaftalen for2013 afsat 140 mio. kr. til nybyggeri af almene boligeri 2013. Pengene bliver udmøntet i fire portioner:55 mio. kr. til billige familieboliger (partnerskab)15 mio. kr. til ét større ungdomsboligbyggeri (partnerskab)25 mio. kr. til alment arkitektonisk fyrtårn (arkitektkonkurrence)45 mio. kr. til attraktive familie- og ungdomsboliger(udbud)./.Der henvises til vedlagte sagsfremstilling.Byggeudvalget har på møde den 11. marts drøftetbyggemulighederne og indstiller til bestyrelsen at: Det godkendes at 3B indgår partnerskab med KøbenhavnsKommune om billige boliger (Almen Bolig+) Der afsættes 100.000 kr. inkl. moms til forundersøgelserog volumenstudier på grunden i Valby.De 100.000 kr. dækkes af byggesagen, hvis projektetgennemføres. Såfremt sagen ikke gennemføresdækkes udgiften af dispositionsfonden9


Det godkendes, at 3B indgår en ny partnerskabsaftalemed KAB om AlmenBolig+Det godkendes, at 3B deltager i KøbenhavnsKommunes udbud af attraktive familie- og ungdomsboliger.Der afsættes 200.000 kr. inkl. moms til bearbejdningaf det oprindelige skitseprojekt på Teglholmen.De 200.000 kr. dækkes af byggesagen, hvisprojektet gennemføres. Såfremt sagen ikke gennemføresdækkes udgiften af dispositionsfonden16. Indstilling, Skema A i forbindelse med nybyggeri iBallerupBallerup Kommune udbød ultimo 2012 en byggegrundmed det formål at få opført etageboliger i ØsterhøjNord.På bestyrelsesmødet 10. december 2012 vedtog bestyrelsen,at 3B skulle afgive købstilbud på grundenpå kr. 6.875.000 med tilhørende skema A samt at derblev afsat 200.000 kr. til udarbejdelse af et skitseprojekt.3B afleverede tilbuddet til Ballerup Kommune den 7.januar 2013 og Ballerup Kommune har valgt at gåvidere med 3B’s projekt.ProjektetDet oprindelige projekt var på 18 tre-etagers familieboligerpå 115 m 2 . 3B valgte at tilbyde boligerne somalmindelige almene boliger eller som et AlmenBolig+projekt.Ballerup Kommune har meddelt, at de ønsker boligerneopført som almindelige almene familieboliger, somvist i skitseprojektet. Da Almenboligloven siger, at dengennemsnitlige boligstørrelse i nybyggeri dog maksimaltmå være 110m 2 , bliver projektet derfor bearbejdet,så der i alt kommer 20 boliger – 16 tre-etagersfamilieboliger på ca.114 m 2 og 4 to-etagers familieboligerpå ca. 84 m 2 .Byggeriet opføres som 2020 lavenergibyggeri.10


TidsplanRevideret Skema A skal indsendes til Ballerup Kommunei den første uge af april. Ansøgningen forventesbehandlet politisk 7. maj i Teknik- og Miljøudvalget og27. maj i kommunalbestyrelsen.Projektet har en samlet anskaffelsessum på ca. 50millioner. Byggeriet opføres med det maksimale rammebeløbsamt energitillæg, hvilket giver en gennemsnitlighusleje på ca. 1.000 – 1.030 kr. pr. m 2 eksklusivforbrug.Administrationen indstiller, at bestyrelsen godkender,der indsendes skema A til Ballerup Kommune på 20familieboliger i Østerhøj Nord med en samlet anskaffelsessumpå ca. 50 millioner17. Indstilling, Prangerhuset – tilskudBestyrelsen har i september 2006 (FB og sammenlægningsbestyrelsen)godkendt støtte dels til gårdanlægdels til problemer fra byggeriets opførelse.GårdanlægUdgiften til gårdanlægget var ved en fejl ikke blevetindarbejdet i anskaffelsessummen. For ikke at stilleafdelingen dårligere besluttede FB, at lånet (330.000kr.) optages som et almindeligt realkreditlån, menhvor foreningen yder støtte svarende til at lånet havdeværet et støttet lån. På grund af beløbets størrelse vildet være billigere for 3B at finansiere beløbet som lånfra dispositionsfonden. Derved spares låneomkostningerog da der alligevel er forudsat ydelsesstøtte tillånet vil dette være billigst for 3B.Afdelingen skal herefter betale ydelse for lånet svarendetil et støttet lån (3,67%)Vægge i badDer er afholdt 110.203 kr. i 2007 og 2008. Det er ikkemuligt at hjemtage realkreditlån til dette, idet der aleneer tale om et mindre beløb og der ikke foreliggeregentligt regnskab. Beløbet søges derfor finansieretved tilskud fra dispositionsfonden i 3B.Der er i perioden 2008-2012 foretaget renteberegning11


af byggesagen (inkl. 330.000 kr.), hvorfor den samledeudgift i sagen ved udgangen af 2012 udgør510.340 kr. Renteudgiften udgør 66.442 kr., som ligeledessøges finansieret ved tilskud fra dispositionsfondeni 3B.Vandindtrængen i hjørnealtanerDer er p.t. afholdt 3.307 kr. samt 387 kr. i rente forperioden 2010-2012. Yderligere udgifter kan væreafholdt i driften i de tidligere år. Det er fra byggeafdelingenoplyst, at de p.t. arbejder på en sag, hvor derforetages udbedring af forholdet omkring vandindtrængeni hjørnaltanerne. Det foreslås derfor at deanvendte 3.694 kr. indgår i den kommende sag.Administrationen indstiller følgende:Der er tidligere i FB den 18. september 2006 indstilletog bevilget ca. 200.000 kr. via arbejdskapitalen tilsagen: Dette er ikke effektueret og foreslås ændret tilnedenstående: Der ydes lån på 330.000 kr. fra dispositionsfondentil afd. 3058 Prangerhuset. Afvikling sker over 30år med en ydelse på 3,67 pct. Der ydes tilskud fra 3B’s dispositionsfond på176.644 kr. til dækning af afholdte udgifter samtrenter.18. Indstilling, BrohusetBestyrelsen har tidligere godkendt byggeregnskab forafd. 3072 Brohuset. I byggeregnskabet var der afsatet reservationsbeløb, som der nu er udarbejdet regnskabfor. Den endelige anskaffelsessum udgjorde104.810.453 kr. Heri var indeholdt reservationsbeløbpå 1.919.453 kr. Anskaffelsessummen svarer til maksimumsbeløbetfor byggeriet.Københavns Kommune har ved skrivelse af 12. februar2009 godkendt byggeregnskab med en anskaffelsessumpå 104.810.895 kr.Der er nu udarbejdet regnskab for reservationsbeløbet,som udgør 27.000 kr. mere end det afsatte. Dader ikke er plads i anskaffelsessummen indstilles, atboligorganisationen afholder merudgiften over dispositionsfonden.12


Baggrunden for overskridelse er, at det afsatte beløbtil dækning af stempelomkostninger ikke var tilstrækkeligtpå grund af ændrede beregningsregler (vurderetsalgsværdi mod købesum).Administrationen indstiller, at bestyrelsen godkender,at den fremkomne merudgift på kr. 27.000 dækkes afdispositionsfonden19. Indstilling, SejlhusetBestyrelsen har tidligere godkendt byggeregnskab forafd. 6099 Sejlhuset. I byggeregnskabet var der afsatet reservationsbeløb, som der nu er udarbejdet regnskabfor. Den endelige anskaffelsessum udgjorde92.479.948 kr. Heri var indeholdt reservationsbeløbpå 3.258.300 kr. Anskaffelsessummen svarer til maksimumsbeløbetfor byggeriet.Københavns Kommune har ved skrivelse af 22. oktober2009 godkendt byggeregnskab med en anskaffelsessumpå 92.479.948 kr.Der er nu udarbejdet regnskab for reservationsbeløbet,som udgør 166.004 kr. mere end det afsatte. Dader ikke er plads i anskaffelsessummen indstilles, atboligorganisationen afholder merudgiften over dispositionsfonden.Baggrunden for overskridelsen er bl.a. at landinspektørydelsenudført af Stadskonduktøren / KøbenhavnsKommune blev betydelig mere omfangsrig end oprindeligtskønnet, at beregningen af stempelomkostningerhar ændret princip fra beregning ud fra købesumtil beregning ud fra vurderet salgsværdi på stemplingstidspunktet(jf. tinglysningsloven), at KøbenhavnsKommune har trukket udstedelsen af ibrugtagningstilladelsenurimeligt i langdrag, så der udoverprisstigning er påløbet renter jf. kommunens særligegebyrpolitik samt at en del af forbruget af el, vand ogvarme i forbindelse med indflytning / overgang til driftikke har kunnet pålægges totalentreprenøren.13


Administrationen indstiller, at bestyrelsen godkender,at merforbruget på 166.004 kr. dækkes af dispositionsfonden.20.Indstilling, Havneholmen – solceller og budgetudvidelseByggeriet skrider fremad, men på grund af vinteren erbyggeriet forsinket iht. tidsplanen. KPC vurderer, atforsinkelsen vil være indhentet til sommerferien, såbyggeriet fortsat kan afleveres ultimo januar 2014. Pågrund af forsinkelsen vil det planlagte rejsegilde bliveflyttet. Der arbejdes pt. på at finde en ny dato, som vilblive meddelt på bestyrelsesmødet../.De sidste detaljer omkring byggeriet er også ved atvære på plads. Det fælles byggeudvalg holdt mødeden 7. marts, hvor der blev givet en status på projektet.I den forbindelse drøftedes specielt uderum ogsolceller og på baggrund heraf vil løsningen af uderumblive drøftet igen. KPC har fremsendt forslag tilsolceller på taget, udover det der er indeholdt i projektet.Det vil der blive arbejdet videre med. Umiddelbarter der god økonomi i solcellerne, da huset kan anvendehele energiproduktionen, skitse til placering afsolceller vedlagt.Det indstilles, at der opsættes flest mulige solceller påtaget. Udgiften til solceller er ikke indeholdt i anskaffelsessummenog vil blive finansieret særskilt.Bestyrelsen har tidligere godkendt en budgetudvidelsepå 2,25 mio. kr. (7. september 2012) som følge afanden facadeløsning. Efterfølgende er projektet bearbejdetyderligere og tilpasset de to organisationersbehov. I forbindelse hermed er der bl.a. valgt en andengulvløsning m.m. Desuden har det vist sig, atudgiften til rådgivning har været undervurderet, hvorfordet er nødvendigt med en yderligere budgetudvidelsepå 1,2 mio. kr. (3B’s andel), således at densamlede anskaffelsessum for 3B udgør 90.563 t.kr.Der afholdes pt. licitationer på apteringsarbejderne ogdisse kan måske give besparelser, så budgetoverskridelsenbliver mindre.14


Det vil der kunne orienteres om på bestyrelsesmødet.Det indstilles, at budgetudvidelsen tages til efterretning.Orienteringspunkter21../.Personalepolitisk regnskab og trivselsmåling 2012Administrationen udarbejder årligt et personalepolitiskregnskab, som er vedlagt. Det personalepolitiskeregnskab følger op på en række personalemål, herunderet lavt sygefravær (ekskl. langtidssyge udgjordesygefraværet 2,8 pct.) og en personaleomsætning forhele 3B på 11,4 pct. Der henvises i øvrigt til regnskabet../.Ultimo 2012 primo 2013 er der gennemført den årligetrivsels- / APV (psykisk) undersøgelse. Hovedkonklusionener, at 93,6 pct. giver udtryk for, at de er enigeeller helt enige i, at ”Jeg er godt tilfreds med at væreansat i 3B”. Resultaterne af undersøgelsen fremgår afvedhæftede rapport, hvor medarbejderne også pegerpå områder, hvor der skal arbejdes med forbedringer.I lighed med tidligere år gennemgås rapporten medmedarbejderne i løbet af foråret. Her har medarbejdernemulighed for at pege på indsatsområder, derskal arbejdes med i 2013.Der vil på mødet blive foretaget en hurtig gennemgangaf rapporterne.Administrationen indstiller, at orienteringen tages tilefterretning.22. Status DriftPå mødet giver Administrationen en status for driftsområdetog herunderEnkeltafdelinger med særlige udfordringer, herunderfx afdelingerne i Sydhavnen, Egedalsvænge, Vestergården3 m.fl.15


Afdelingerne i Sydhavnen har indgået samarbejdsaftalemed hinanden, og der er indgået serviceaftalemed alle afdelinger. Renholdelsesniveaueter forbedret. Der er indført opfølgningslistemed nogle af afdelingerne.Implementering af ny afdelingsfordeling Afdelingsfordelingen træder i kraft d. 1. april. Alleafgivende driftschefer forbereder en ”overdragelsespakke”vedr. den enkelte afdelingNye driftschefer tiltræder 1. april Vanløseafdelingerne: Jesper Kruuse Jacobsen eroprindeligt uddannet industrielektriker hos Primodani Holbæk og derefter Maskinist ved SøværnetsTeknikskole i København samt sergent ogoversergent ved Søværnets Sergent- og grundskole.Jesper kommer fra en stilling som seniorsergentog maskinbefalingsmand på fregatten NielsJuel. Jesper har tidligere været ansat på KongeskibetDannebrog, Grønlands Kommando, InspektørskibetHvidbjørnen mm. Vestergården 3, Egeløvparken, Lampestedet samtafdelingerne i Høje-Taastrup kommune: ReneRubæk Pape er uddannet byggetekniker og kommerfra en stilling som projektleder hos Nationaltbygningsservicefællesskab. Rene har tidligereværet selvstændig som entreprenør og ansat sombygningstegner hos Kegel & Sciera og byggelederhos Einar Kornerup.Makkerordning for driftschefer samt opfølgningsværktøjer Makkerordningen er allerede i funktion enkeltesteder. Driften har besluttet en nærmere specifikationfor indholdet af det typiske makkerskab. Dettræder i kraft 1. april. Opfølgningslister bliver enfast bestandel for driftens arbejde med alle afdelinger.De indfases hen over sommeren og er ifuld drift forud for budgetmøderne.Administrationen indstiller, at bestyrelsen tager orienteringtil efterretning.16


23.Helhedsplan FuglekvarteretDen nuværende boligsociale indsats i Fuglekvarterethar tre ansatte og dækker AABs afdelinger omkringStærevej, SABs Fynshuse, samt Vestergårdsvej ogSangergården 1 og 2.Blandt andet fordi Stærevej (AAB) og Vestergårdsvej(3B) er kommet på listen over særligt udsatte boligområder,har parterne fået accept til at udvide denboligsociale indsats – i praksis ved at forkorte dennuværende periode med et år og anvende hele projektbudgetteti den forkortede periode.Derfor udløber den nuværende helhedsplan ultimo2013 i stedet for ultimo 2014, og der skal allerede nusøges om en ny helhedsplan fra 2014, som kommertil at løbe fra 01.01.2014 til 31.12.2017.Administrationen forudsætter, at de årlige udgifter iden kommende indsats vil kunne holdes inden for deårlige budgetter for den nuværende indsats../.Administrationen indstiller, at bestyrelsen tager orienteringentil efterretning.Bilag: Fuglekvarteret orientering helhedsplan24.BygningseftersynBestyrelsen har tidligere besluttet, at 3B skal havedrifts- og vedligeholdelsesplaner for alle foreningensboligafdelinger. Bestyrelsen har i den forbindelsegodkendt, at arbejdet udføres af 3B’s byggeafdelingog at der honoreres særskilt herfor, så udgifterne hertilhviler i sig selv set over den årrække, der går medat gennemføre det i alle afdelinger.Opstarten har været besværliggjort af, at IT understøttelsenikke har fungeret, hvorfor de første rapporterførst er færdige nu og udsendt i 1. kvartal 2013../.Til bestyrelsens orientering er vedlagt statusnotat forbygningseftersyn i 3B samt bekendtgørelsen om driftaf almene boliger, kap 14.17


Administrationen indstiller, at bestyrelsen tager orienteringentil efterretning.25../.UdlejningssituationenOversigt over ledige boliger og erhvervs- og institutionerpr. 28. februar, hvor det samlede lejetab udgør kr.795.663,24. Baggrunden for det store beløb er, at iforhold til tidligere opgørelser, er der fra 2013 ogsåmedtaget erhvervslejemål. Her udgør Solvang Centretden største udgift, men foreningen har også en udfordringmed erhvervslejemålene i Folehaven. Administrationenvil til et af de kommende bestyrelsesmøderudarbejde et oplæg om udfordringerne med erhvervslejemålenei 3B’s bebyggelser.Der er ledige boliger i Østerhøj, Hørgården II, Bryggergården,Sangergården II, Toftegård Tag, VestergårdenI, Brohuset og Blækhuset.I Østerhøj er en bolig ledig fra 1. november 2012. Boligener lejet ud fra 15. januar 2013. Boligen har væreti tilbud til mange på ventelisten og der er foretagetekstra markedsføring via 3B’s hjemmeside for at fåden lejet ud.I Hørgården II er to boliger ledige. Begge boliger erlejet ud - den ene fra 15. januar 2013 og den andenfra 1. februar 2013. Det er familieboliger, som er ommærkettil ungdomsboliger, hvor de bliver lejet ud viaCentralindstillingsudvalget (CIU).I Bryggergården er en ungdomsbolig ledig fra 1. januar2013, denne er lejet ud fra den 15. januar 2013.Den var svær at leje ud via CIU på grund af fælleskøkken. Boligerne skal nu bygges om, og 3B stopperderfor med at leje disse ungdomsboliger ud.I Sangergården II er en bolig ledig fra 1. januar 2013.Boligen er lejet ud fra den 15. februar. Den har været itilbud mange gange.Toftegård Tag, som er en ny boligafdeling, er der toboliger ledige fra den 1. marts 2013, indflytningsdato-18


en har været ændret nogle gange, hvilket bl.a. er årsagentil, at nogle har sagt nej tak til boligerne.I Vestergården I er en bolig ledig, den har været sendti tilbud mange gange, og der har været sendt lejekontrakttil underskrift. Årsagen til at den ikke kan lejesud, er ikke bekendt da ansøgerne ikke har tilkendegivet,at det kunne være boligens stand eller placering.I Brohuset er en bolig ledig fra den 1. februar 2013,den er lejet ud fra den 1. marts.2013. Den har været itilbud til mange på ventelisten. Det er en bolig somhar en dårlig placering i ejendommen.I Blækhuset er en medejerbolig ledig fra 1. februar2013, denne har været i tilbud mange gange.Der er ledige erhvervslejemål i Folehaven, 3 lejemålbliver forsøgt lejet ud via en ejendomsmægler.I Remisevænget Syd er 8 lejemål ikke forsøgt lejet ud,og 2 daginstitutionslejemål i ValbyAdministrationen indstiller, at bestyrelsen tager orienteringentil efterretning.26. Udlejning Toftegård TagTil bestyrelsens orientering er der pr. 10. marts 2013følgende information om de 21 boliger i ToftegårdTag:10 boliger med indflytning 1. marts 2013 heraf: 7 boliger: Lejekontrakten er underskrevet 0 boliger: Lejekontrakten er sendt 0 boliger: Ansøgerne er sendt til godkendelse iHerlev Kommune 1 bolig: Sendt i tilbud til ansøgerne (igen) 2 boliger: Afventer lejer fra den kommunale anvisning6 boliger med indflytning 15. april 2013 heraf: 2 boliger: Lejekontrakten er underskrevet2 boliger: Lejekontrakten er sendt19


0 boliger: Ansøgerne er sendt til godkendelse iHerlev Kommune2 boliger: Sendt i tilbud til ansøgerne (igen)0 boliger: Afventer lejer fra den kommunale anvisning5 boliger med indflytning 15. maj 2013 heraf: 2 boliger: Lejekontrakten er underskrevet 0 boliger: Lejekontrakten er sendt 0 boliger: Ansøgerne er sendt til godkendelse iHerlev Kommune 3 boliger: Sendt i tilbud til ansøgerne (igen) 0 boliger: Afventer lejer fra den kommunale anvisningAdministrationen indstiller, at bestyrelsen tager orienteringentil efterretning.27. Udlejning DortheavejTil bestyrelsens orientering er der pr. dags dato følgendeinformation om de 51 boliger på Dortheavej.37 boliger: Lejekontrakten er underskrevet6 boliger: Lejekontrakten er sendt8 boliger: Sendt i tilbud til ansøgerne (igen)Til orienteringen er de kommende beboere inviteretpå besøg i bebyggelsen torsdag den 11. april 2013,hvor de kan se flere typer af boligerne.Der vil inden indflytning blive holdt flere møder medde kommende beboere.Administrationen indstiller, at bestyrelsen tager orienteringentil efterretning.28. Orientering fra formand / direktionFra formanden:Fra direktionen:Afviklingen af BoligbutikkenAndre:20


29. Eventuelt21

More magazines by this user
Similar magazines