13.07.2015 Views

Behovsanalyse til en webbaseret idéportal - Enheden for ...

Behovsanalyse til en webbaseret idéportal - Enheden for ...

Behovsanalyse til en webbaseret idéportal - Enheden for ...

SHOW MORE
SHOW LESS

Create successful ePaper yourself

Turn your PDF publications into a flip-book with our unique Google optimized e-Paper software.

3Indholdsfortegnelse1 Introduktion 41.1 Baggrund 41.2 Formål 41.3 Metode 42 Resultater 62.1 Medarbejdere 62.2 Ledere 122.3 Patienter og pårørende 143 Opsamling på anbefalinger 174 Bilag 184.1 Bilag 1: Inspiration 184.2 Bilag 2: Interviewguide 20


62 ResultaterResultaterne er opbygget således, at pointer vedrørende undersøgelsens primære målgruppe,medarbejdere, først bliver gennemgået. Efterfølgende bliver pointer vedrørende undersøgelsenssekundære målgrupper, ledere og patienter samt pårørende, gennemgået.2.1 MedarbejdereMedarbejderne har en række behov, ønsker og forventninger i forhold til en kommende webbaseretidéportal (bliver herefter benævnt som idéportal). Disse bliver beskrevet i det følgendeafsnit.2.1.1 Behov i forhold til hvad den webbaserede idéportal skal kunneOverordnet har medarbejderne behov for, at idéportalen skal kunne flere ting på én gang.Definition og formålMedarbejderne fortæller, at de har behov for, at begrebet idé bliver defineret, for at de kan undgåat være i tvivl om, hvad en idé er. Derudover har medarbejderne behov for at kende formåletmed idéportalen, således at de kan anvende idéportalen efter hensigten.Idéportal til at afgive idéer og få idéerMedarbejderne har behov for, at de både kan afgive idéer til og få idéer på idéportalen. At afgiveidéer er centralt for medarbejderne, fordi de har behov for at ”komme af med” deres gode løsningerpå konkrete problemer og på ting, de har udviklet. Medarbejderne har ligeledes behovfor, at kunne afgive idéer til regionen, hvis der er ting, som de ønsker, at regionen skal tage særligthånd om. At afgive idéer kan eksempelvis foregå ved, at medarbejderne indberetter idéerneskriftligt på idéportalen. (Dette bliver uddybet i afsnit 2.1.3 Behov i forhold til aflevering afidéer).At få idéer er vigtigt for medarbejderne, da de har behov for og synes det er interessant at bliveinspireret til og have gavn af idéer fra andre kolleger. På denne måde kan medarbejderne undgåat bruge tid på selv at finde løsninger på eventuelle problemer. At få idéer kan fx være ved, atidéportalen indeholder en søgemaskine med et søgefelt, hvor medarbejderne kan søge efter idéer.Idéportal som socialt fagligt medieMedarbejderne beskriver, at de har behov for, at idéportalen er et socialt fagligt medie. Dettebetyder, at de ønsker at modtage information om, at der er kommet nye relevante idéer for dem.For at håndtere dette foreslår medarbejderne, at de fx kan få automatiske beskeder om nye idéer,fx som en e-mail, pop-up meddelelse eller notifikation (fx tilsvarende en opdatering påwww.facebook.dk). Dette muliggør, at de kan blive oplyst om, at der er kommet en ny relevantidé om, hvad andre hospitaler gør for at håndtere problemet, eller at de som ophavsmænd til enidé, får besked om, at de har fået en kommentar til deres idé. Et forslag til at kunne praktiseredette er, at medarbejdere kan tilmelde sig deres særlige interesser for udvalgte temaer og idéer.På denne måde kan medarbejdere på tværs af hospitaler få viden om nye idéer vedrørende etfælles interessefelt. Derudover foreslår medarbejderne, at de kan tilmelde sig, hvis de ønsker atdeltage i det videre arbejde med idéerne.


7Idéportal til at læse, kommentere og linke til idéerneMedarbejderne har behov for, at idéportalen har ”liv”. Idéportalen har liv ved, at idéerne kan sesog læses offentligt. Når medarbejderne beskriver, at idéer skal være offentlige, henviser de til toniveauer: Offentligt i regionen og offentligt i hele landet. Medarbejderne pointerer, at idéportalenikke bør blive afgrænset til regionen, da det er oplagt at dele idéerne med hele landet. Idéportalenhar ligeledes liv ved, at den bliver brugt, fx ved at der er brugere, der skriver på den, at detre nyeste idéer bliver præsenteret på forsiden, og at siden løbende skifter indhold og billeder.Derudover ønsker medarbejderne, at der er mulighed for, at alle kan kommentere på idéerne forat udvikle disse. Medarbejderne skal ligeledes kunne linke til idéerne. At linke til idéerne betyderfor medarbejderne, at de skal kunne give idéerne en elektronisk henvisning til et andet elektroniskdokument eller tjeneste, således at de og andre kan reklamere for idéerne, og så idéerneer lette at sende rundt til interesserede parter.Idéportal til at efterspørge idéerIfølge medarbejderne skal idéportalen være i en form, så ledelsen bag idéportalen, regionsrådspolitikereeller medarbejdere kan efterspørge idéer til særlige problemer eller områder. Meddenne funktion vil medarbejdere få mulighed for at komme med input til løsninger på problemereller selv få input til emner og idéer.2.1.2 Behov i forhold til anvendelse af den webbaserede idéportalFor at medarbejderne vil anvende idéportalen, er der en række behov, som idéportalen skal opfylde.Samtidig er der en række forhold og problematikker, der er vigtige for medarbejderne, atregionen håndterer.Er det tilstrækkelige ressourcer til at udvikle og drifte idéportalen?Medarbejderne problematiserer, hvorvidt der i regionen er afsat tilstrækkelige ressourcer til atudvikle og drifte idéportalen. For at anvende idéportalen vil de have sikkerhed for, at regionenvil afsætte de nødvendige ressourcer til at udvikle, drifte og vedligeholde teknikken og systemernetil idéportalen. Er der ikke nok ressourcer til idéportalen, mener medarbejderne ikke, atdet giver mening at anvende og implementere den.Opbyg idéportalen på et kendt system eller et system, der allerede eksistererMedarbejderne er bekymrede for, at idéportalen ikke bliver udviklet og opbygget på et system,der allerede eksisterer i forvejen. Dette vil ifølge medarbejderne være en fordel dels for at sparepenge og dels for, at systemet er genkendeligt for medarbejderne. Som et eksempel på et system,der allerede eksisterer, og som med fordel vil kunne anvendes til håndtering af idéer, bliverwww.vis.dk foreslået som mulig løsning.Tag idéerne alvorligt, håndter dem og giv feedbackFor at medarbejderne vil anvende idéportalen, har de behov for at opleve, at idéerne bliver tagetalvorligt af personalet fra idéportalen og regionsledelsen. Dette sker blandt andet ved, at medarbejdernefra idéportalen er professionelle og kompetente fagfolk med viden om håndtering afidéer. At idéerne bliver taget alvorligt betyder ligeledes, at idéerne ikke forsvinder ”i et sorthul”, men at medarbejdernes idéer løbende bliver håndteret af personalet fra idéportalen fx hveruge. Hvis ikke dette sker, forventer medarbejderne, at de fremadrettet ikke kommer til at anvendeidéportalen.Ifølge medarbejderne skal håndteringen af idéer være baseret på åbenhed over for alle idéer –også kritiske idéer. En fordel vil være, at flere ansatte fra idéportalen skal godkende idéerne, så


8ikke én ansat bremser idéen. Medarbejderne er bange for, at idéportalen bliver en ”digitaliseretsyltekrukke”, hvor idéerne bliver opbevaret og først efter lang tid bliver håndteret.I forbindelse med håndtering af idéer har medarbejderne behov for, at idéerne bliver læst af personaletfra idéportalen, hvorefter ophavsmanden til idéen får feedback på idéen. Feedbackenskal bestå af en tilbagemelding fra personalet fra idéportalen i form af en e-mail eller andetskriftligt materiale, som indeholder en bekræftelse på modtagelsen af idéen. Feedbacken kanifølge nogle medarbejdere også bestå af en offentlig skriftlig tilbagemelding på idéportalen meddet formål, at alle interesserede kan følge med i feedbacken.Uanset formen af feedbacken ønsker medarbejderne, at feedbacken bliver givet af en person fraidéportalen med navn og kontaktinformationer, så medarbejderne har mulighed for at kontaktevedkommende.Derudover er det et væsentligt behov for medarbejderne, at feedbacken indeholder en forklaringpå, hvorfor/hvorfor ikke det er muligt at gå videre med idéen. Feedbacken skal endvidere værebaseret på gennemsigtighed i beslutningsprocessen omkring varetagelsen af idéer, således atmedarbejderne kan følge med i, hvor langt idéen er kommet i beslutningsprocessen. Hvis det ermuligt at gå videre med idéen, ønsker medarbejderne, at idéen bliver videregivet til andre hospitaler,samt at de bliver inddraget i den videre proces fx ved at blive indkaldt til arbejdsgruppemødervedrørende idéen, hvor idéen kan blive udviklet.Hjælp til at komme videre med idéerMedarbejderne har behov for, at idéportalen hjælper dem til at komme videre med deres idéer.Dette kan blandt andet være i forbindelse med, at medarbejderne har behov for støtte til at sikredialog med relevante ledere og direktioner i regionen. Denne hjælp ønsker medarbejderne, fordinogle medarbejdere oplever, at ledere, mellemledere og øverste ledelse i regionen kan være medtil at ”stoppe” deres idéer, hvis de ikke synes om idéen. Hvis idéerne skal udleves og udbredes,har medarbejderne behov for, at de bliver støttet i denne proces. Samtidig med dette ønsker de atblive støttet i at få idéerne tilstrækkelig ”højt op” i systemet, og at der er et netværk omkringdem til at støtte processen. Hvis ikke dette sker, har medarbejderne en oplevelse af, af idéerneikke bliver spredt.Hjælp til at komme videre med idéer kan ligeledes omfatte, at medarbejderne har behov for at fåviden om, hvor og hvordan de kan komme videre med deres idéer. Dette behov eksisterer, danogle medarbejdere oplever, at de står i situationer, hvor de personligt selv er nødt til at gå videremed udvikling og patentering af idéer, da de bliver afvist af deres respektive ledelser.Andre medarbejdere har dog gode oplevelser med deres ledere og tillidspersoner i forbindelsemed at komme videre med deres idéer og beskriver, at de derfor ikke har behov for støtte i denneproces. Medarbejderne fortæller fx, at de ofte taler med deres nærmeste ledere eller kolleger omidéen, og derefter går de i gang med idéen og ”prøver den af”.Behandlingen af den første idé er afgørendeEn faktor, der udover de ovennævnte, har indflydelse på omfanget af anvendelse af idéportalen,er det første indtryk medarbejderne får, når de afleverer deres første idé på idéportalen. Hvismedarbejderne ikke modtager feedback og brugbare tilbagemeldinger på deres første idé, vil deikke bruge idéportalen fremadrettet. En anden faktor er, at medarbejderne har behov for aner-


9kendelse af deres idéer. Anerkendelse kan blive givet fx ved at linke til ophavspersonens godeidé (se afsnit 2.1.1 Behov i forhold til hvad den webbaserede idéportal skal kunne) til DagensMedicin, andre tidsskrifter eller ved at kåre årets bedste idé, som skal vises på forsiden af idéportalen.Legitimitet og evalueringFor at medarbejderne vil anvende idéportalen, har de behov for, at idéportalen har legitimitet.Dette betyder for medarbejderne, at de kan stole på idéportalen, og at ledere, direktører ellerandre autoriteter i regionen ser idéerne. Endvidere ytrer medarbejderne, at de har behov for, atder bliver lavet evalueringer af idéportalen med det formål, at den øverste ledelse i regionenbliver informeret om, hvilken effekt idéportalen har.Omfanget af anvendelse af idéportalen afhænger af flere faktorerSom beskrevet ovenfor, er der flere faktorer, der har indflydelse på, i hvilket omfang medarbejderneforventer at anvende idéportalen. Jo flere faktorer og behov, der bliver imødekommetvedrørende idéportalen, jo større sandsynlighed er der for, at medarbejderne vil anvende den.Andre faktorer, som har indflydelse på omfanget af medarbejdernes anvendelse af idéportalener, hvilke behov de har i forhold til at aflevere idéer. Dette bliver beskrevet i det følgende afsnit.2.1.3 Behov i forhold til aflevering af idéerTilgængelig, brugerorienteret og enkel idéportalFor det første har medarbejderne behov for, at adgangen til idéportalen ikke er besværlig. Enmedarbejder beskriver, at ”det skal være sådan, at man bare skal logge på, og så kommer detrelevante frem”. For det andet er det nødvendigt, at idéportalen er meget tilgængelig, brugerorienteretog enkel for, at medarbejderne kan og vil aflevere deres idéer. For medarbejderne er detafgørende, at idéportalen er opbygget simpelt, at den giver et godt overblik, og at den er hurtigog let at navigere rundt på. Dette kan fx være ved at have tydelige opdelinger på forsiden og engod søgefunktion.Idéportalen skal være så brugerorienteret, at alle fagpersoner i en afdeling – uden særlige itkompetencer– skal kunne aflevere deres idéer. Aflevering af idéer på idéportalen må derfor ikkeforudsætte, at medarbejderne skal på kurser i at anvende idéportalen. En medarbejder beskrivereksempelvis, at ”den skal være lettere at anvende end Den Blå Avis’ hjemmeside”, hvor en andenmedarbejder foreslår, at idéportalen eksempelvis skal svare til www.skoleintra.dk.Aflevering af idéer via forskellige kommunikationsvejeMedarbejderne har behov for, at idéerne kan blive afleveret via forskellige kommunikationsveje.En kommunikationsvej er, at medarbejderne kan aflevere idéer skriftligt. Andre kommunikationsvejeer, at medarbejderne ønsker at aflevere idéer via film og/eller billeder. Dette er for atimødekomme forskellige præferencer blandt medarbejderne. Således vil der være mulighed for,at de medarbejdere, som kan have svært ved at formulere sig på skrift, ligeledes kan og tør indsendederes idéer på anden vis.Indhold, udformning og udseende af idéportalenFor at medarbejderne vil anvende idéportalen, skal idéportalens indhold, udformning og udseendevære overskueligt, sagligt, seriøst, af høj kvalitet og må ikke være populistisk. En medarbejdernævner, at et eksempel på en hjemmeside, der virker saglig og overskuelig, er www.skat.dk.


10Indholdet på idéportalen vil ifølge medarbejderne være overskueligt, hvis indholdet bliver struktureretog opdelt i hovedgrupper fx ved hjælp af faneblade, som alle kan forstå. Medarbejderneforetrækker, at idéer bliver opdelt temamæssigt, således at indholdet af idéportalen bliver brugbartfor medarbejderne. Hvis der er mange temaer og idéer foretrækker medarbejderne, at dissefx er ordnet alfabetisk, så de er nemme at overskue. Medarbejderne forestiller sig, at det kanvære en udfordring, at idéportalen er et sted for alle idéer, da idéer omhandler mange forskelligeniveauer i regionen og mange forskellige temaer. Som en medarbejder fortæller, kan den indeholdealt fra ”medicinsk udstyr til sammenlægningsproblemer”.Udseendet på idéportalen skal være fri for støj. Dette betyder ifølge medarbejderne, at der ikkemå være animationer og pop-up ting, der forvirrer, på idéportalen. I forhold til den skriftligekommunikationsvej har medarbejderne nogle behov til idéportalens udseende, som de ønsker,bliver opfyldt. Aflevering af idéen skal kunne foregå ved visning af kun ét skærmbillede. Pådette skærmbillede foreslår medarbejderne, at de kan udfylde en skabelon til aflevering af idéermed felter vedrørende: Indhold, hvem er du, tekst om idéen, løsningsforslag til idéen, vedhæftfilm, vedhæft billede og vedhæft andre filer. Derudover bør der være knapper, så det fremgårklart, hvem idéen er relevant for fx læger, sygeplejersker og administration. Medarbejderne beskriver,at det er væsentligt, at de ikke er tvunget til at udfylde samtlige felter i skabelonen, dadenne struktur er ufleksibel. Dog er et forslag, at medarbejderne som minimum skal afgive etløsningsforslag til idéen, så idéportalen ikke bliver en ”brokkekasse”, hvor brugere afgiver klagerbestående af brok frem for at afgive idéer, der indeholder konkrete løsningsforslag.Beskyttelse af medarbejdere og idéerMedarbejderne fortæller, at de har behov for, at det er muligt at aflevere idéer anonymt for atbeskytte medarbejderne. Alternativt skal medarbejderne kunne vælge, at offentligheden ikke måse, hvem der har afleveret idéen. Dette skyldes, at medarbejderne oplever, at der er idéer, derkan være ”farlige at bringe på banen”. I forhold til at medarbejderne skal aflevere idéer, forventerde desuden, at der vil være beskyttelse af deres idé såfremt, at medarbejderen ønsker dette.Dette kan blandt andet blive praktiseret ved at give medarbejderen patent på idéen.Tilgang til idéportalen hjemmefra og via appMedarbejderne har behov for, at de har adgang til idéportalen hjemmefra, da mange ikke sidderved en computer i løbet af deres arbejdsdag. De foreslår at kunne tilidéportalen via en appsåledes, at medarbejderne nemt kan komme på idéportalen via tablets eller smartphones, sommange medarbejdere anvender. Ifølge medarbejderne, vil det desuden være hensigtsmæssigt,hvis de kan tilidéportalen ved hjælp af et link til idéportalen via regionens intranet, arbejdspladsensintranet eller startside.CensureringEt andet behov er, at medarbejderne har brug for, at der bliver taget ansvar for at holde idéportaleni gang og opdateret, men også at idéportalen bliver censureret for relevante forhold. Medcensurering mener medarbejderne, at nogle idéer vil have fordel af at blive censureret på grundaf idéens indhold, karakter eller på grund af forsøg på markedsføring af idéen.


112.1.4 Behov i forhold til lancering af den webbaserede idéportalLancering via kampagneMedarbejderne har behov for, at idéportalen bliver lanceret ved hjælp af en kampagne, der oplyserom, at idéportalen eksisterer. Kampagnen skal bestå af flere kanaler. For det første ønskermedarbejderne, at kampagnen finder sted via en internetbaseret kanal. Dette bør være via intranettetsom en nyhed. Idéportalen skal være placeret et centralt og markant sted på intranettet,med en fast plads med et stor og indbydende felt. Medarbejderne forventer, at der bliver udsendte-mails til alle medarbejdere i regionen med information om, at idéportalen er opstartet.For det andet ønsker medarbejderne, at kampagnen udbredes via en fysisk kanal. Det fysiskeskal bestå af, at regionen skal opsætte plakater og roll-ups på afdelinger, kantiner, venteværelsermm., som er målrettet medarbejdere, men også patienter og pårørende. Dette er på grund af, atikke alle medarbejdere i deres arbejdsdag bruger computer. Som supplement til dette skal dervære nogle nøglepersoner fx superbrugere af idéportalen fysisk tilstede i en afgrænset periodeved nogle af plakaterne, som kan rådgive og uddele flyers om idéportalen.For det tredje foreslår medarbejderne, at idéportalen bliver lanceret i nyhederne, Lorry, radiospots,plakater ved busstoppesteder mm., hvis patienter og pårørende skal bruge den fx somkampagnen om akuttelefonen 1813 i regionen. Derudover foreslår medarbejderne, at lanceringenbør indeholde en konkurrence blandt brugerne for at appellere til, at alle målgrupper anvenderidéportalen.Husk at medtænke kulturenMedarbejderne fortæller, at kulturen på hospitalerne spiller en stor rolle i forhold til, hvorvidtidéportal vil blive anvendt eller ej. Derfor skal regionen i lanceringen af idéportalen medtænkekulturen. Medarbejderne oplever, at kulturen omkring behandling og udvikling af idéer i øjeblikkethovedsagligt består af, at medarbejderne går til den nærmeste ledelse med deres idéer.For at en idé bliver til noget, er det vigtigt, at lederen er ”med på idéen”. Med etablering af idéportalenbetragter nogle af medarbejderne det som om, at der ikke er tillid til de nærmeste ledere,fordi de eventuelt ikke altid vil være med på idéer. Medarbejderne oplever således, at idéportalenkan være et tegn på mistillid til mellemlederne.Pas på idéportalen ikke bliver glemt i mængden af nye initiativerAndre medarbejderne fortæller, at de umiddelbart ikke tror, at de har særlige behov i forhold tillanceringen, da regionens kommunikationsmedarbejdere som regel håndterer dette fint. Medarbejderneser en risiko for, at idéportalen bliver glemt, og at den vil være vanskeligt at genfinde,når de skal bruge den på et senere tidspunkt. Udfordringen ligger i, at nogle medarbejdere oplever,at der i regionen ikke bliver fulgt op på nye initiativer. Opfølgning og fastholdelse af idéportalener derfor vigtigt. Da der kan gå lang tid imellem, at medarbejderne har en idé, der erklar til at blive videreudviklet, har medarbejderne behov løbende at blive mindet om, at idéportalenfindes. Ifølge medarbejderne kan dette fx ske fra mellem to måneder til to år efter, at idéportalener lanceret for at medarbejderne ikke glemmer idéportalen.


122.2 LedereDette afsnit beskriver ledernes behov, ønsker og forventninger til idéportalen. Nogle af behoveneer sammenfaldende med medarbejdernes behov, og andre er ikke.2.2.1 Behov i forhold til hvad den webbaserede idéportal skal kunneBekymring vedrørende etablering af idéportalenLederne udtrykker bekymring for, om der med idéportalen bliver brugt penge på noget, der ikkehar værdi. De fortæller, at regionen kunne håndtere idéer meget enklere og billigere end ved atetablere en idéportal. Dette kunne eksempelvis være ved at udmelde til regionens medarbejdere,at de kan sende e-mails, hvis de har gode idéer. Lederne fortæller, at regionen skal mene detalvorligt, hvis der skal etableres en idéportal, og at regionen skal gøre sig klart, hvorvidt denoverhovedet ønsker at modtage idéer. Endvidere kan lederne være nervøse for, om idéportalenog dens personale bliver overbebyrdet af at skulle besvare henvendelser mm.Bekymring for manglende effekt af idéportalenLederne oplever, at idéportalen virker urealistisk, fordi den er endnu et tiltag, som regionentrækker ned over hovedet på ledere og medarbejdere. De er bekymrede for, at de skal forholdesig til et nyt initiativ, som der ikke kommer det store ud af. En leder udtrykker bekymringen medat kalde idéportalen for et ”symptom på et ledelsesproblem”, og at regionen på ny giver lederneog medarbejderne ”et bolsje at sutte på”, imens at der ikke bliver taget stilling til de virkeligeproblemer.Bekymring for et ”udenoms bottom-up system”En anden bekymring blandt lederne er, hvordan regionen vil forholde sig til konsekvenserne afidéportalen, som de beskriver som et ”udenoms bottom-up system”. Et udenoms bottom-up systemer ifølge lederne, at idéerne bliver indsendt til idéportalen udenom lederne. Nogle af lederneanser det som et problem, at der bliver etableret et system, der går udenom lederen, da derkan opstå tillidsproblemer i afdelingerne på grund af, at medarbejderne ikke går direkte til lederenmed deres gode idéer, men i stedet afleverer idéerne til idéportalen.Idéportal som vidensbank og udviklingsplatformLederne har ligesom medarbejderne behov for, at idéportalen skal kunne flere ting. Dette begrunderde med, at der er forskellige niveauer af idéer fx at nogle idéer bliver brugt lokalt, mensandre idéer bliver brugt centralt, hvilket kræver forskellige funktioner af idéportalen. Lederneønsker derfor, at idéportalen dels skal være en vidensbank, der samler gode idéer, og dels skalvære en udviklingsplatform, hvor gode idéer kan blive videreudviklet. Derudover betragter ledernedet som en fordel, hvis lederne kan tilmelde sig eller abonnere på idéer, der er relevantefor dem.Idéportal til at få sparring på idéerDerudover har lederne behov for at få sparring på deres idéer, hvis de står med nogle konkreteudfordringer. Denne sparring kunne eksempelvis være fra andre hospitaler, brancher eller erhvervslivet.Eftersom lederne har disse behov, foreslår de, at idéportalen bør være landsdækkende,således at flere aktører har mulighed for at deltage i udviklingen af idéerne. Lederne berettertilmed om, at de ønsker, at der bliver opslået emner på idéportalen i forhold til, hvad regionenønsker idéer til.


132.2.2 Behov i forhold til anvendelse af den webbaserede idéportalFeedback på alle idéerLigesom medarbejderne, beskriver lederne, at det er essentielt, at de får feedback på alle idéer.Feedbacken skal indeholde en tilbagemelding om, hvorvidt idéen er god, hvorvidt idéen vil blivebrugt til noget, og hvad der sker med idéen, når denne er afgivet til idéportalen, idet idéerne ikkemå forsvinde i et ”sort hul”. Lederne har behov for, at de kan spore deres idéer for at kunne følgemed i, hvor langt idéerne er i processen. Hvis lederne modtager feedback på deres idéer, forventerlederne, at de vil anvende idéportalen.Håndter ledernes bekymringer og påmind om idéportalenHvis lederne skal anvende idéportalen, har de behov for, at regionen håndterer ledernes bekymringer(jævnfør afsnit 2.2.1 Behov i forhold til hvad den webbaserede idéportal skal kunne). Deter derfor meget vigtigt med en klar definition af, hvad regionen vil med idéportalen, og hvadophavsmændene til idéerne kan forvente at få ud af at anvende den. Hvis disse forhold ikke bliverhåndteret af regionen, er der risiko for, at lederne ikke kommer til at anvende idéportalen.For at øge sandsynligheden for at lederne vil anvende idéportalen, ønsker de løbende at blivemindet om, at idéportalen eksisterer. Dette kan fx blive håndteret ved, at regionen sender dem e-mails om ”ugens gode idé”, hvor regionen oplyser om idéportalen, selve idéen og hvad regionenhar brugt idéen til. Lederne fortæller, at regionen bør starte i ”det små” og se, hvorvidt idéportalenvirker. Hvis idéportalen viser sig at være et virksomt redskab, beskriver lederne, at de automatiskvil anvende den og udbrede kendskabet om den til andre ledere og medarbejdere i regionen.2.2.3 Behov i forhold til aflevering af idéerIdéportalen skal være simpel og brugervenlig”Det skal være simpelt og brugervenligt. Tre klik med musen, så er du inde og så slut.” Citatetillustrerer, at lederne – tilsvarende medarbejderne – ønsker, at aflevering af idéer til idéportalenskal være enkel og nem. Idéportalen skal samtidig være let at finde, da lederne ikke har tid til atlede efter den. Den kan med fordel ligge på forsiden af hospitalernes intranet og/eller blive tilgåetmed en app. Om indholdet, udformningen og udseendet af idéportal fortæller lederne, at idéportalenskal være let tilgængelig og let overskuelig.2.2.4 Behov i forhold til lancering af den webbaserede idéportalGode eksempler og klar udmelding om formål med idéportalenI forbindelse med lancering af idéportalen, har lederne behov for, at der foreligger eksempler pågode idéer på idéportalen for, at de kan blive inspireret til, hvordan udformningen af deres egneidéer skal være. Samtidig med dette ønsker lederne, at der som en del af lanceringen kommer enudmelding fra topledelsen i regionen, som i en meddelelse fx en e-mail til alle medarbejdere ogledere, der fortæller, hvad formålet med idéportalen er.


142.3 Patienter og pårørendeDette afsnit præsenterer patienternes og de pårørendes behov, ønsker og forventninger til idéportalen.Nogle af behovene er sammenfaldende med medarbejdernes og ledernes behov, og andreer ikke.2.3.1 Behov i forhold til hvad den webbaserede idéportal skal kunneBekymring for manglende videndeling på tværs af regionernePatienterne og de pårørende udtrykker bekymring i forhold til, at regionen ikke taler sammenmed de andre regioner om, hvordan idéportalen bliver etableret. Hvis regionerne taler sammen,kan de udveksle erfaringer og videndele med hensyn til etableringen af idéportalen. Hvis ikkebekymringen bliver taget seriøst, vil der jævnfør patienterne og de pårørendes bekymring sandsynligvisske det samme som med EPJ (elektronisk patientjournal), hvilket betyder, at alle regionerforsøger at udvikle deres egne systemer i stedet for at bruge og lære af hinanden. Et eksempelpå at håndtere denne bekymring blandt patienterne og de pårørende er, at idéportalen skalbliver etableret på et centralt niveau i sundhedsvæsenet fx gennem Sundhedsstyrelsen.Idéportal til at aflevere, kommentere på og linke til idéerPatienterne og de pårørende har behov for, at idéportalen er et sted, hvor de kan aflevere deresidéer til sygehusvæsenet på tværs af forskellige sygdomsgrupper for, at både patienter, pårørende,medarbejdere og politikere i sygehusvæsenet kan læse og implementere deres idéer og erfaringer.Derudover har de behov for, at idéportalen har ”liv” ved at fx andre patienter eller fagprofessionelleoffentligt kan kommentere på og linke til deres indsendte idéer, da de kan havegode perspektiver på idéerne. Nogle patienter og pårørende ytrer, at de har ikke behov for, at derer en mulighed for at kommentere på idéer, da dette eventuelt kan medføre, at idéerne vil bliveskudt ned af andre brugere.2.3.2 Behov i forhold til anvendelse af den webbaserede idéportalGode eksempler på idéer på portalenGenerelt forventer patienterne og de pårørende, at de vil anvende idéportalen. For at fremmeanvendelsen af idéportalen skal denne, ifølge patienterne og de pårørende, indeholde eksemplerpå ideer fra brugere, der er blevet implementeret. Således kan de se, at det faktisk betaler sig atindsende idéer.Desuden foretrækker patienterne og de pårørende, at der er et indholdspunkt i idéportalen, derhandler om rettigheder og muligheder i regionen i forhold til generelle patientrettigheder ogventetider mm., da dette er et vigtigt redskab for dem. Patienterne og de pårørende har desudenbrug for, at idéerne bliver læst, og at de modtager et svar på idéerne. (Dette bliver uddybet iafsnit 2.3.3 Behov i forhold til aflevering af idéer).Hent inspiration fra andre sektorerEt andet forhold, der kan fremme anvendelsen af idéportalen, er, at regionen ved etableringen afidéportalen eksempelvis kan hente inspiration ved at se nærmere på skole-hjem-samarbejdet påfolkeskoleområdet. Her oplever patienterne og de pårørende, at der er plads til at afgive nyeidéer og have en dialog med de professionelle. Hvis patienterne og de pårørende skal anvendeidéportalen, ønsker de at have en tilsvarende funktion i sygehusvæsnet. Dette er på grund af, atde oplever, at personalet ikke har tid til, at særligt pårørende kan stille alle de spørgsmål, som de


15ønsker. Bliver dette håndteret, kan det være med til at sikre et mere sammenhængende patientforløbsamt en større anvendelse af idéportalen.2.3.3 Behov i forhold til aflevering af idéerForud for aflevering af idéerForud for aflevering af idéer til idéportalen er det først og fremmest centralt for patienterne ogde pårørende, at idéportalen er nem at finde. Derudover har patienterne og de pårørende behovfor, at de på idéportalen kan læse, hvad baggrunden for idéportalen er, og at der er formularer,hvor de kan skrive deres idéer. Patienterne og de pårørende beskriver derudover, at der på grundaf deres idéers forskellige kategorier og niveauer, bør være mulighed for at aflevere idéernedirekte til en specifik afdeling, afdelingsledelse, hospitalsledelse, regionsrådet eller sygdomsområde.Feedback på idéerNår patienterne og de pårørende afleverer idéer, har de brug for feedback fra regionen på deresindsendte idéer. Patienterne og de pårørende har behov for, at feedbacken består af et mundtligteller skriftligt svar fra eksperter. Det er centralt, at de i feedbacken får at vide, at idéen er modtaget,læst, hørt og hvorvidt regionen finder idéen relevant og brugbar. Andre patienter og pårørendevil være tilfredse med et automatisk e-mailsvar, da de mener, at det vil være for tidskrævendefor eksperterne at besvare alle henvendelser. Uanset måden eksperterne afgiver feedbackpå, har patienterne og de pårørende behov for, at eksperterne, dagligt vurderer idéerne, og atidéerne bliver sendt videre til rette personer. Dette forudsætter, at eksperterne har kompetencertil at håndtere idéerne.Et andet behov er, at patienterne og de pårørende skal have mulighed for, at få tilsendt en kopiper e-mail efter aflevering af idéen, da det er rart for dem selv at have idéen på skrift. Afleveringaf idéerne kan eksempelvis foregå på samme måde, som ved indrapportering af utilsigtede hændelser.Mulighed for at følge idéerneEt ønske til aflevering af idéerne er endvidere, at patienterne og de pårørende har behov for, atde kan følge samtalen omkring idéen. Fx har de behov for, at de kan gå ind på idéportalen dagligtog se, hvad der sker med idéerne. Efter aflevering af idéen ønsker patienter og pårørende, atde bliver inddraget i eksempelvis brugerpaneler vedrørende idéen på de enkelte hospitaler. Ifølgepatienterne og de pårørende er brugerpaneler en anvendelig metode til at videreføre idéer.Sikkerhed, anonymitet og censurSikkerhed er et vigtigt element, når patienterne og de pårørende skal aflevere deres idéer. Etforslag til at håndtere sikkerheden er, at brugerne logger på med NemID. Det er vigtigt, at patienterog pårørende kan aflevere idéer både med og uden navn, da det kan være et ønske at afgiveidéer anonymt. Derudover foreslår de, at der skal være censur på idéerne, fordi nogle brugere vilhave interesse I at brokke sig over en medarbejder mm. på idéportalen, hvilket patienterne og depårørende ikke oplever som gavnligt.Indhold, udformning og udseende af idéportalenI relation til idéportalens indhold, udformning og udseende beskriver patienterne og de pårørende,at idéportalen skal være enkel, let tilgængelig og overskuelig. Den må ikke være forvirrende,og der skal ikke være mange valgmuligheder og punkter, så de skal klikke en masse rundt. Idé-


16portalen må ikke have mange bevægelser og animationer, og patienterne og de pårørende harbehov for, at den skal være i et meget let forståeligt sprog. Idéportalen skal være en rolig hjemmesidei venlige, afdæmpede, varme farver, og skal ikke stå med kliniske blå farver. Tekstenidéportalen skal være med en font-størrelse, der skal kunne ses og læses af svagtseende. Derudoverskal idéportalen være intuitivt opbygget.Afledte konsekvenser af aflevering af idéerPatienterne og de pårørende fortæller, at aflevering af idéer kan være forbundet med afledtekonsekvenser. Eksempelvis beskriver en patient, at allerede når man som patient eller pårørendeafleverer sin idé på idéportalen, vil nogle kunne opleve, at de kommer i gang med en helingsproces,da afleveringen af sin idé til sundhedsvæsenet kan have en placebo-effekt. Blandt andetderfor er det et godt initiativ med oprettelsen af idéportalen set fra et patient- og pårørendeperspektiv.2.3.4 Behov i forhold til lancering af den webbaserede idéportalLancering via hospitaler og linksI forhold til lancering af idéportalen beskriver patienterne og de pårørende, at de har behov for,at blandt andet hospitalerne påtager sig ansvaret for at fortælle dem om idéportalen. Dette kaneksempelvis være med en opfordring til at bruge idéportalen ved skriftlige henvendelser frasundhedsvæsenet fx i indkaldelsesbreve. Det skal være muligt at kunne linke til idéportalen fraregionens forskellige hjemmesider fx fra hospitalernes hjemmeside, Dansk Selskab for Patientselskab,patientforeninger osv.Lancering via forskellige kommunikationskanalersVed lanceringen af idéportalen foreslår patienterne og de pårørende, at regionen skal reklamerefor idéportalen via forskellige kommunikationskanaler. Dette kan eksempelvis være på infotv’erpå hospitalerne. Andre forslag er plakater i venteområderne på hospitalerne, annoncer iSøndagsavisen, tv-udsendelserne fx Godmorgen Danmark, Godaften Danmark og Lorry.En pårørende fortæller endvidere om erfaringer med en innovativ kommunikationskanal (fraDansk Selskab for Patientsikkerhed), som vedkommende har hørt anvendt ved en lancering af enanden kampagne. Kommunikationskanalen indebærer at anvende fx frisører og andre faggruppermed høj grad af kundekontakt som kommunikationskanaler til at få udbredt budskabet om en nykampagne.


173 Opsamling på anbefalingerI dette afsnit bliver medarbejdernes, ledernes samt patienternes og de pårørendes vigtigste anbefalingerved etablering af idéportalen opsamlet på tværs af undersøgelsens brugere. Behovene erstruktureret efter undersøgelsens formål, men er efterfølgende opstillet i punkter i tilfældig rækkefølgeog er derfor ikke angivet i forhold til prioriteringer.Behov i forhold til hvad den webbaserede idéportal skal kunneAt regionen definerer et klart formål med idéportalen.At idéportalen bruges til at afgive idéer, få idéer og efterspørge idéer.At idéportalen bruges til at læse, kommentere og linke til idéer.At idéportalen har ”liv”.At idéportalen giver mulighed for at angive, hvis brugerne vil være med på idéer, høremere om idéer, videreudvikle idéer eller implementere idéer.Behov i forhold til anvendelse af den webbaserede idéportalAt regionen håndterer brugernes bekymringer vedrørende idéportalen.At idéportalen kun skal etableres, hvis der er nogen, der tager stilling til idéerne.At regionen afsætter tilstrækkelige ressourcer til idéportalen, så den bliver et brugbartværktøj.At regionen opbygger idéportalen på et system, der er kendt eller allerede eksisterer.At idéerne ikke forsvinder i et sort hul.At brugerne får feedback på alle idéer.At feedbacken indeholder en beskrivelse af, hvorfor/hvorfor ikke det er muligt at gå videremed idéen, og hvor langt idéen er kommet, så det er muligt at følge den.At regionen tager hånd om idéerne.At idéportalen hjælper brugerne med at komme videre med deres idéer fx ved at givesparring på idéer.At der er kompetence bag styringen af idéportalen til at føre idéerne igennem.At idéportalen har legitimitet fx ved, at en højt placeret person fra regionen ser idéerneeller er ansat i idéportalen.Behov i forhold til aflevering af idéerAt idéportalen er nem at finde.At aflevering af idéer foregår simpelt og brugervenligt.At aflevering af idéer foregår via forskellige kommunikationsveje.At indhold, udformning og udseende af idéportalen er sagligt, let tilgængeligt og letoverskueligt.At idéportalen har letforståelig skriftlig og mundtlig sprog og kommunikation.At idéportalen sikrer sikkerhed, anonymitet og censur hvis behov for dette.Behov i forhold til lancering af den webbaserede idéportalAt idéportalen indeholder eksempler på gode idéer.At regionen lancerer idéportalen ved hjælp af en kampagne, der er målrettet de forskelligebrugere af idéportalen.At kampagnen anvender forskellige kommunikationskanaler.At regionen medtænker kulturelle barrierer.


184 Bilag4.1 Bilag 1: InspirationFor at visualisere og få afdækket brugernes konkrete behov i forhold til, hvordan en idéportaleksempelvis kan se ud, har EfB valgt i den sidste del af fokusgruppeinterviewet kort at præsentereRegion Nordjyllands idéportal (www.ideklinikken.dk).4.1.1 MedarbejderePositive oplevelser af Idéklinikken:Siden er god.Siden signalerer seriøsitet.Siden er indbydende, overskuelig og informativ.Sidens udseende er godt og pænt.Siden er delt op i kasser og i faneblade.Siden giver mulighed for at ringe. Det viser, at der er personer bag siden.Siden gør, at det er nemt at komme af med idéer.Blanketten til idéer har mange spørgsmål. Det bliver en bedre idé, hvis man bliverspurgt til flere ting. Dermed er idéen bedre gennemtænkt, end hvis idéerne bare er kortbeskrevet.Negative oplevelser af Idéklinikken:Siden er kedelig.Siden mangler et let tilgængeligt søgefelt.Siden skal kunne være på ét skærmbillede.Siden viser umiddelbart ikke, hvad det handler om.Siden viser ikke, hvem Idéklinikken repræsenterer? Hvem er de? Hvad laver de?Siden er for kompliceret.Siden kræver, at brugeren skal kunne formulere sig godt.Blanketten til idéer ligner en genoptræningsplan.Blanketten til idéer fylder for meget, og man skal beskrive for meget. Det er for omfattende.Der er ikke brug for alle felter. Kun hvem er du, billede og fil. Eller kun beskrivelseaf idé og hvilket problem det vil løse, da det er kort og konkret.Blanketten til idéer er det næste skridt – ikke første skridt, hvor man bare skal af medidéen.Blanketten til idéer mangler en vejledningsknap, hvor man kan få mere information omudfyldelsen af felterne fx med hjælpespørgsmål.Det er svært at komme ind og læse om andre idéer.Vidensdeling-funktionen er ikke god.Siden har ikke plads til mindre idéer.Siden er for svær for en person, der ikke er god til computer.Siden vil ikke være god til patienter og pårørende.Siden har ikke et debatforum.Siden mangler kommentarer til idéerne.


194.1.2 LedereNegative oplevelser af Idéklinikken:Blanketten til idéer er for omfattende.Blanketten til idéer skal være meget mere simpel at udfylde. Fx skal den indeholde færrefelter.4.1.3 Patienter og pårørendePositive oplevelser af Idéklinikken:Siden har gode illustrationer fx, at elpæren viser, hvor brugere skal trykke, hvis de haren idé.Siden har link til Facebook, hvilket muliggør, at patientforeninger kan linke til siden.Siden giver mulighed for at skrive en mail i stedet for at udfylde blanketten til idéer.Negative oplevelser af Idéklinikken:Siden viser ikke, hvorvidt den udelukkende er for personale eller også patienter og pårørende.Sidens ”kickstart af ideerne”-tekst er for ambitiøs.Siden viser ikke, hvor brugerne skal gå hen med deres små idéer.Siden mangler feedback på idéerne, da brugerne ikke vil nøjes med læse idéer, men ogsåhar behov for at læse feedbacken i form af svar, dialog, debat og lignende.Blanketten til idéer har for mange kasser, der skal udfyldes, hvilket kan virke uoverskueligt.


4.2 Bilag 2: Interviewguide20


Enheden for BrugerundersøgelserNordre Fasanvej 572000 Frederiksberg

Hooray! Your file is uploaded and ready to be published.

Saved successfully!

Ooh no, something went wrong!