Udbud - Sandroos Advokatfirma

Gå-hjem møde København7. marts 2013Sådan vinder du udbudBo Sandroos, advokat, Sandroos advokatfirmapage 1

Formålet med dagens gå hjem-møde1. Øge byderens chancer for at vinde udbud2. Give større viden om hvornår der ikke skal bydes3. Øge sandsynligheden for at en vunden kontrakt lever op tilforventningerne (lønsomhed m.v.)2

Min baggrundSelvstændig advokat siden 2010• Rådgiver såvel ordregivere som leverandører• Arbejder udelukkende inden for olie og gas, offshore vind oganden energiindustri• Myndighedsforhold – udbud – kontrakter - tvisteløsningBaggrund som virksomhedsjurist• Mærsk Olie og Gas, Denerco OilLedelse, konsulent – inden for energiindustrien m. v.Se i øvrigt www.sandroos.dk13-03-173

Udbudsfaserne – sammenhængStrategiskeovervejelserUdvælgelse(prækvalifikation)Bud,afklaring ogforhandlingTildeling ogkontraktsindgåelseLeverance1 2 3 4 [ 5 ]Mål:Vær opmærksom på jeres mål i alle faserne1. At få betaling for dit arbejde2. At undgå et ansvar derikke rettelig er dit3. At beskytte dit produkt4. At få løst tvister uden skadepå finansiel stilling ellerrenommé4

ProgramVelkomst og introduktion 16.00-16.15Udbud i dag 16.15-16.30Udbudsfaserne 1-216.30-17.00 (strategi og præ-kval.)Pause 17.00-17.15Udbudsfaserne 3-417.15-18.00 (bud, forhandling og tildeling)Afslutning af faglig del 18.00 -5

Udbud i dagFormålet med denne del af mødet er at give indsigt i- lidt historik om udbud i offshoresektoren,- den juridiske ramme for udbud på offshore-området i dag, samt- den nuværende udbudspraksis inden for offshoresektoren6

Lidt historikOprindeligt● Udbud fra olie- og gasoperatørerne iht. indarbejdede procedurer● Overholdelse af Joint Operating Agreement i D.U.C.1990 Achilles etableres (prækvalifikationssystem)Fra 1. januar 1993 - EU’s udbudsregler (forsyningsvirksomhedsdirektivet)– indkøb og bygge/anlæg. Fra 1. juli 1994 tjenesteydelser (services)28. juli 2011 - EU-Kommissionen giver Danmark dispensation fra EU’sudbudsregler inden for olie og gas efterforskning, samt olieproduktion(ikke gasproduktion)7

Oversigt over retsgrundlaget for udbudOlieog gasVindOffentlige myndigheder ogvirksomhederForsyningsvirksomhedsdirektivet(direktiv 2004/17/EF af 31. marts2004)Undtagelse:Kommissionsbeslutning af 28. juli2011 (obs: gasproduktion)Udbudsdirektivet (direktiv2004/18/EF af 31. marts 2004)ForsyningsvirksomhedsdirektivetPrivate virksomheder med”særlige eller eksklusiverettigheder”Forsyningsvirksomhedsdirektivet(direktiv 2004/17/EF af 31. marts2004)Undtagelse:Kommissionsbeslutning af 28. juli2011Forsyningsvirksomhedsdirektivet8

Udbudspraksis i dagOlie og gas● Udgangspunktet: ikke EU-udbudspligt (men dog ved anskaffelsertil gasproduktion)● Andre udbudsformer● Prækvalifikation ved f.eks. Achilles● Udvælgelse af et antal bydere – udbud, forhandling og tildelingOffshore vind● Udgangspunkt: EU-udbudspligt for operatøren hvis overtærskelværdierne1. Varekøb ogtjenesteydelser:2. Bygge- oganlægsarbejder:3. Delydelser(tjenesteydelser og varer)4. Delarbejder (bygge- oganlæg)2.979.640 kr37.245.500 kr595.928 kr7.449.100 kr9

DK JOA (2009-revision) – operatørenspligter ift. partnerne3.6.1 “[…] the Operator shall utilise all reasonable efforts to ensure thateach contract is entered into under the best commercial practice andprovides the most beneficial terms and rates for the goods and servicesbased on various criteria depending on the contract in question such ase.g. price, quality, availability and reputation. Thus, under normalcircumstances bids from several suppliers should be obtained.”Derudover:3.6.1 a)–f): konsultere med partnerne ved kontraktsværdi over 1.tærskelværdig): søge Contracts Committee-godkendelse ved kontraktsværdi over 2.tærskelværdih) søge Operating Committee-godkendelse ved kontraktsværdi over 3.tærskelværdi13-03-1710

Konkurrence-dokumenterneVed EU-udbud● Offentliggørelsen i EU-Tidende● Prækvalifikations-”pakken” med kravene til leverandøren● Udbudsgrundlaget● Instructions to Tenderers● Tekniske specifikationer● Kontrakt● Spørgsmål og svar● UdbudsdirektiverneVed andre typer af konkurrencemæssige udbud● Prækvalifikations-”pakken” med kravene til leverandøren● Udbudsgrundlaget● Instructions to Tenderers● Tekniske specifikationer● Kontrakt● Spørgsmål og svar11

Fase 1 –strategiske overvejelser12

Fase 1 – strategiske overvejelserFormålet med denne del af mødet er at give indsigt i- udbud som en af flere måder at vinde ordrer på,- ordregivers interesse ifm. udbud og hvordan leverandøren positionerer sig til atmøde ordregivers forventninger,- gode råd ved tilbudsskrivning, samt- organisering af tilbudsarbejdet13

Udbud – en af flere måder at vindeordrer på●●●●●”Canvassing” – ”cold calling” – upfordret henvendelseHenvendelse fra kunden● Afdækning af behov, mulige løsninger, komercielle forhold og kontraktUformelle udbud / konkurrence / parallelle forhandlingsforløbFormelle udbudEU-udbud14

Ordregivers interesseLavest muligomkostningStørst muligleveringssikkerhed15

Gode råd ved budVær realistisk og ydmyg ift. egne kompetencer og konkurrencesituationen”Win themes”? – hvad lægger ordregiver vægt på?● Lavest pris, tid, levering, specialisterne● Hvor står vi ift. vind-temaerne? Hvor står konkurrenter?Læs og forstå (og analyser) ordregivers udbud/forespørgsel● Svar på opgaven – og kun opgaven – og løs opgaven● Men vær også kritisk over for information fra ordregiver● ”Siger et og gør noget andet…….”● Læs mellem linierne – hvad beder de i virkeligheden om?Benyt lejligheden til at få afklaret tvivl● Formelle kanaler (spørgsmål og svar)● Uformelle kanaler16

Hvem er indkøberen, eller denudbudsansvarligeProcedurer iht.samarbejdsaftaleEjereModerselskabPartner 1EjereModerselskabPartner 3OperatørenLeverandør /byderInteressenterEjereModerselskabPartner 4Operatørens”moder”/ejer17

Interessenter på ordregiver-side”Stakeholder”IndkøberCategory managerDiscipliningeniør 1Discipliningeniør 3Discipliningeniør 2Discipliningeniør 4ØkonomiRisk managementQA/QCLegalLedelseTema, fokusPris, levering, genereltPris, leverandørstrukturTeknologiReferencer, auditsTidsplanFaciliteter, auditsBetalingsplanSoliditet i planQA/QCTerms & ConditionsLedelse18

Tjekliste• Er forespørgslen inden for vores kerne-kompetencer?• Har vi forstået forespørgslen?• Har vi ressourcer til rådighed i den relevante periode?• Er konkurrencen begrænset?• Har vi en god historik med ordregiveren?• Er vi prismæssigt i ”the competitive range”?• Har vi tilbuds-ressourcer til rådighed?19

Organisering af tilbudsarbejdetStrategiPrækvalifikationTilbud ogforhandlingKontraktLeverance• Proces• Ledelse• Budgettering• Beslutningstagning• Databaser(Achilles etc.)• ”Pakken”• Tilbudskoncepter• Ansvarsfordelingv.udarbejdelseaf tilbud (”BidTeam”)• Ansvarsfordelingiforhandling• Godkendelser• Kvalitetskontrol• Interne frister• MobiliseringScreening: stop/goAnalysis: stop/goInterne procedurer20

Fase 2 –prækvalifikation21

Prækvalifikation = adgangsbilletAkkredittering via databaser/portal● Kvalifikationskriterier● Samler, validerer og vedligeholder informationProduktLogistikFinansReferenceHSECSRLegal23

Ordregivers vurderingstemaer24

ForskellenUdvælgelse• Er en kvalifikationsvurdering• Afgøre om byders kvalifikationer et tilstrækkelige til atopfylde kontrakten• Formelle forhold føre til afvisning?• Egnet (teknisk og økonomisk) til at gennemføre kontrakten?• Resulat: accept eller afvisningTildeling• Er en tildelingsvurdering• Afgøre hvilken byder der skal have kontrakten, baseret påhvilket tilbud der er bedst (iht. til tildelingskriterierne)25

Det ene eller det andet ?Krav/kriterier - i tilfældigrækkefølgeUDVÆLGELSETILDELINGErfaring (referencer) X (X)Personalets kompetencer (CV’ere) X (X)ProjektorganisationTidsplanXXFinansiel styrke (seneste 3 årsregnskaber)Serviceattest fra ErhvervsstyrelsenXXPriser og raterXForsikringer X (X)Oplysninger om ejerskabXInfrastruktur og anlæg / ”Company facilities” X (X)UdstyrslisterXKvalitetssystem og HSE-procedurer X (x)UnderleverandørerByders eksisterende commitments, belastningXX26

Hvordan kan man bruge sinereferencer, CV’er, bedst muligt?Gode referencer er ikke bare gode referencerAnonymereferencerKundernelægger navntilVi kan visekundernesløsningVi kan visekundernesresultaterGode folk er ikke bare gode folkGeneriskekompetencerTeamet hargjort det førVi har gjortdet for jerTeam en delaf tilbudsprocessenGøre informationen relevant i det konkrete udbud27

Pause28

Fase 3 –bud, afklaring og forhandling29

Fase 3 – bud, afklaring og forhandlingFormålet med denne del af mødet er at give indsigt i- et par gode råd om skrivning af tilbud,- hvordan leverandøren prissætter sin ydelse, og- lidt om forhandlingsproces og –teknik ved udbud30

Succesfaktorer for leverandører tiloffshoreindustrien”Fundamentals”• Produkt og teknologi• Metoder og processer• End-to-end service• Global dækning / Nordsø-dækning• Terms & Conditions• God logistik• Hurtig eksekvering• Konkurrencedygtig pris• Standarder, certifikater• Finansiel styrke”Differentiators”(= the factors that enable us to be pre-qualified) (= the factors that enable us to win the order)• Folkene, relationer (kulturelt ”fit”)• De bedste folk i branchen• Resultater dokumenteret• Evner at adressere kundensproblem• Evner at formulere værdien afløsningen• IPR (patenter, etc.)• Kommerciel fleksibilitetVi kommer i betragtning(prækvalifikation)Vi vinder ordren(tildeling)

Hvordan skrives mange tilbud……Vores virksomhedVores produkterVores resultaterVærdienfor kunden32

Gode råd ved skrivning af tilbud”Executive Summary”, på side 1 – én side. I følgebrevet?● Sætter tone og retning● Motiverer til at læse videre● Sæt dig i kundens stedTilgangen kan f. eks. være1. Vores forståelse af jeres situation / jeres mål2. Vores tilgang til at nå jeres mål – værdiskabelsen (kriterierne)3. Overblik over løsningen4. Vores virksomhedSvar på det der bliver spurgt om33

Hvad bliver der spurgt om?Aktivitet1. Modifikationer2. Vedligehold3. Service4. Kommissionering, igangkøring5. Installation6. Transport7. Forsikring8. QA/QC9. Fremstilling10.Udleje af personale11.Dokumentation12.Certificeringer af design13.Detailed design14.Konceptuelt designEn del afudbuddet?For hver aktivitetvurdereom den er en del afudbuddetog vurderehvorledes manprissætterPrissætning34

Prissætning – udvalgte elementerGarantierOmkostningerEstimat af ressourcer”Fully costed”Profitability Index”Effort” ogdækningsbidragSikkerhedsstillelsePrisBetalingsplan(Milestones)Forbehold,afvigelserKlarhed over forbeholdEstimeret ”pris”/omkostn.Hvem prissætter?Hvem prissætter leverandørens tilbud –leverandøren eller kunden?Særligeforsikringskrav35

Forbehold og afvigelserTekniske, kommercielle, juridiskeOrdregiver typisk stille særlige krav om fremhævelse● I formular el. lign.● Værdiansættelse og -opgørelseIntern afklaring● Liste over ”deviations”Kommunikation til ordregiver● Hvor i buddet?● Fordele for ordregiver● Konsekvenser – kapitalisering36

ForhandlingsprocesVed EU-udbud ofte detaljeret proces● Beskrevet i Invitation to Tender● Ordregiver leder forhandlingerne● Faseopdeling - ”kadence” af tid/sted for bud, afklaringsmøder,forhandling● Short-listing iht. kriterierne - nyt bud, nye møder, tildelingAndre bud-former: løs proces”Trial closing”● Spørge til ordregivers interne beslutningsproces: hvilkegodkendelseskrav, ”commitment levels”, tidsfrister,CEO/formand/bestyrelse godkende● Scenarier37

Forhandlingsstrategi og –teknik i udbudForberedelseProriteringStruktur på mødetNæste skridtwww.sandroos.dkArtikel om forhandling(3 sider)38

Fase 4 –tildeling og kontrakt39

Fase 4 – tildeling og kontraktFormålet med denne del af mødet er at give indsigt i- hvordan ordregivere sædvanligvis vurderer bud og tildelerkontrakten, og- kommunikationen i den sidste fase af udbuddet40

TildelingskriterierHvad er konkurrenceparameteret?Laveste pris eller ”økonomisk mest fordelagtige bud”Laveste pris = laveste prisØkonomisk mest fordelagtige bud● Underkriterier – f.eks. ”Tidsplan”● Der opdeles i delkriterier – f.eks. Konsistens, Mobiliseringsvindue,Leveringstidspunkt, Mulighed for kontrol41

Vægtning:kvantitative egenskaber (pris)Kvantitative egenskaber point (matematisk model)To metoder1. Lineær metode● ”Lineært” forhold mellem prisniveau og antal point.● OK at give 0 point til næstlaveste bud hvor ca. 30-50% dyrere end lavestebud (men ikke hvor f.eks. blot 10% dyrere model ikke føre til”urimeligt” resultat)2. Forholdsmæssig metode● Fratræk i point der svarer til den relative prisforskelLineærPris Point100 10150 5200 0ForholdsmæssigPris Point100 10200 5300 3,331000 142

Vægtning:kvalitative egenskaberKvalitative egenskaber point (karaktergivning)Tildelingskriterierne● Metodevalg● Mobilisering, back-up, responstid● Teknisk kvalitet, materialevalg● Leveringstid/tidsplanPoint-tildeling43

Kommunikationen i sidste faseLetter of Intent – eller andet tilsagnClosing Plan● Intern● Drøftet med ordregiver/kundeTrial Closing● Intern ”øvelse”● Drøftet med ordregiver/kunde• F.eks. godkendelse fra CFO, Risk Manager, QA/QC• Bestyrelsesgodkendelse• Ejer/aktionær-godkendelse• Partnere / Operating Committee• Myndighedsgodkendelser• Møder der skal afholdes• Hvor er underskriverne –fysisk, mail etc.44

Eksempel fra praksis -Instructions to TenderersEvaluation Criteria'sPoint scale Weight Total Pointevaluation factor scaleTF1: SCHEDULE OF PAYMENTS 0-100 0,05 0 - 5TF2: SCHEDULE OF PRICES 0-100 0,20 0 - 20Økonomi 30%TF3: SCHEDULE OF RATES 0-100 0,05 0 - 5TF4: PROPOSED CONTRACT PROGRAMME 0-100 0,10 0 - 10TF5: SUBCONTRACTORS AND - CONSULTANTS 0-100 0,05 0 - 5TF6: TECHNICAL SUBMISSION 0-100 0,10 0 - 10TF7: EQUIPMENT LIST 0-100 0,05 0 - 5TF8: COMPANY FACILITIES 0-100 0,05 0 - 5TF9: ORGANISATION AND KEY PERSONNEL 0-100 0,05 0 - 5TF10: QUALITY MANAGEMENT SYSTEM 0-100 0,10 0 - 10TF11: HSE PROGRAMME 0-100 0,10 0 - 10HSEQ 20%TF12: TENDERERS COMMITMENTS 0-100 0,05 0 - 5TF14: TENDERERS RESERVATIONS 0-100 0,05 0 - 5Variation range 1 - 4 total 1,00 0 - 10045

Tender 1Tender 2Tender 3Tender 4Eksempel fra praksis -Evaluation ReportTOPSIDEREBIDTF # Criteria Point Weight Score Score Score Score ScoreEvaluation criteria Scale factor scale1 Schedule of Payments 0 - 100 5% 0 - 5 5,00 4,89 4,40 3,922 Schedule of Prices 0 - 100 20% 0 - 20 20,00 19,62 18,86 10,373 Schedule of Rates 0 - 100 5% 0 - 5 4,26 5,00 4,65 4,814 Proposed Contract Programme 0 - 100 10% 0 - 10 5,50 5,50 6,00 4,005 Subcontractors and Subconsultants 0 - 100 5% 0 - 5 3,00 2,50 3,00 2,006 Technical Submission 0 - 100 10% 0 - 10 6,00 6,00 4,50 2,507 Equipment List 0 - 100 5% 0 - 5 2,50 2,50 2,75 2,008 Company Facilities 0 - 100 5% 0 - 5 2,75 4,00 3,00 1,009 Organisation and Key Personnel 0 - 100 5% 0 - 5 2,75 2,50 3,00 1,0010 Quality Management System 0 - 100 10% 0 - 10 7,90 6,00 7,50 6,0011 HES Programme 0 - 100 10% 0 - 10 8,00 7,50 7,80 7,5012 Tenderes Commitment 0 - 100 5% 0 - 5 4,00 4,00 4,00 2,5014 Tenderes Reservations 0 - 100 5% 0 - 5 2,00 1,50 1,25 1,50Sum 100% 0 - 100 73,66 71,52 70,71 49,1046

Opsummering47

OpsummeringHold målene for øje i alle udbuddets faserDer er tæt sammenhæng mellem faserneSkab sikkerhed for at opgaven er forståetVær bevidst om kernekompetencerVær organiseret til udbudHav altid opdateret prækvalifikations-”pakke”Klare ansvarsfordelinger, og procesHvad er konkurrence-temaet – se på kriterierne. Tænk!Vær realistisk og ydmyg48

Olie Gas Danmark er en brancheorganisation for de virksomheder iDanmark, der er beskæftiget direkte eller indirekte i upstream olie- oggassektoren.Det er såvel de olieproducerende virksomheder, som partnere,underleverandører og serviceselskaber.OGD tilbyder en fælles indgang til branchen – for virksomhederne og forsektorens øvrige interessenter. Målet er at blive branchens mødested.---------- 00 ----------I samarbejde med Olie Gas Danmark afholder Sandroos advokatfirma enrække faglige arrangementer og gå-hjem møder. Fokus er på juridiske ogkommercielle forhold inden for offshoresektoren og møderne er åbne foralle med interesse for branchens forhold.49

Organization – Work GroupsBoard members (5 members)● Franz Willum Sørensen, Chairman, DO● Verner Andersen, Vice Chairman (SemcoMaritime), DOI)● Flemming Horn Nielsen, DO● Anders Nyman, DO● John Sørensen (Rambøll Danmark), DOIBoardOGD secretariat● Martin Peter Næsby, MD● Esben Mortensen, Head of Secretariat● Ulla Lena, Head of Communication● Finance (consultant)● StudentsSecretariat 1MDCommunicationSector developmentAInfrastructure& servicesBHSECSkills & CapabilitiesDCommitteessetting outstrategic scopeWorkGroups(members)March 17, 2013page 50

Kronprinsessegade 46E, 1306 København K40885422. sandroos@sandroos.dkwww.sandroos.dk