KIS UPDATE august 2016

blikfang

KØBMANDSTANDENS INKASSO SERVICE

UPDATE

6

Gode råd er ikke dyre

At være en god inkassopartner handler ikke kun om at løse flest mulige af vores kunders

sager med betaling. Det er også vigtigt at sparre med kunderne om at optimere og udvikle

deres processer omkring kreditgivning, så ressourceforbrug og risiko minimeres.

Piet Heins gruk ”Stor er den som véd, men større er

den som véd hvor han skal spørge” er en af grundstenene

i god rådgivning, og når vi rådgiver vores

kunder om kreditpolitik, tager vi udgangspunkt

i KIS’ mange års erfaring med inkasso for både

større og mindre virksomheder.

Dertil kommer input og inspiration fra vores netværk

af samarbejdspartnere såsom Danmarks

største kreditoplysningsbureauer og advokater

med inkasso som speciale samt vores engagement

i Dansk InkassoBranche Forening og European

Collectors Association.

Alt viden koges ned til helt konkrete forslag til

initiativer og forbedringer med udgangs-punkt i

vores kunders problemstillinger og forretningsmodel.

Det, der giver mening i én virksomhed,

kan nødvendigvis ikke anvendes i en anden med

samme fordel, så vi og vores inkassospecialister

rådgiver individuelt på kundeniveau.

Naturligvis er der generel viden og faglig

information, der gælder på tværs af brancher

og forretningsmodeller, og det formidler vi via

vores kursusvirksomhed. Her inviteres både

kunder og ikke-kunder til at møde eksperter for

at få basiselementerne for en god kreditpolitik

på plads. Kurserne har været en fast tradition

gennem mange år, og tilbagemeldingerne er

entydigt positive.

Den specifikke rådgivning til en konkret problemstilling

eller med udgangspunkt i en konkret

kundes forretningsmodel sker typisk på personlige

møder – eller møderækker – hvor vores inkassospecialister

bidrager i relevant omfang; både

med egen viden og ved at trække på vores store

netværk.

Så næste gang du tænker ”Kan vi gøre det lidt

bedre?”, er du velkommen til at kontakte os for en

helt uforpligtende og gratis dialog – gode råde er

ikke dyre!

Sparring gav

bedre bundlinie

Læs mere på side 2


Sparring gav

bedre bundlinie

Politikens Lokalaviser

– Tina Hopp Kristiansen

Et tæt samarbejde med Købmandstandens Inkasso Service og optimering af egne processer har givet gode resultater på

bundlinien hos Politikens Lokalaviser.

Et fokus på daglige opgaver og ønsket om at effektivisere bogholderiet

gav Politikens Lokalaviser startskuddet til et samarbejde med

Købmandstandens Inkasso Service. Viljen til forandring var stor,

så virksomheden fik hurtigt forbedret både arbejdsgange og cash

flow.

”Vi har så stort et flow af debitorer gennem virksomheden, at vi har

set det nødvendigt at have nogle andre, der overtager selve inkassodelen.

Her er Købmandstandens Inkasso Service den virksomhed,

der fungerer for os. Den måde, de arbejder på, er til at forstå,

samtidig med at deres afregningsmetode og sagsgang er den

bedste for os,” siger Tina Hopp Kristiansen, der er debitorleder i

Politikens Lokalaviser.

Politikens Lokalaviser udgiver 48 lokalaviser i Danmark. Annoncekunderne

er titusinder af store og små virksomheder samt private.

Sammen med Købmandstandens Inkasso Service tog Politikens

Lokalavisers debitorafdeling fat på en forenkling, hvor kunderne

fremover vidste præcis, hvordan betalingen skulle ske. En række

forslag til klar kommunikation og faste procedurer blev indført hos

Politikens Lokalaviser.

Klare regler

De klare regler har fået kunderne til at indse, at betalingen skal

falde til tiden uden ekstra skriftlige påmindelser eller opringninger.

Før vidste kunderne og administrationen ikke altid, hvor sagerne

var i processen, men støttet af Købmandstandens Inkasso Service

fik Politikens Lokalaviser entydige aftaler for hvornår en inkassosag

skulle fortsætte eller en sag skulle lukkes.

”Købmandstandens Inkasso Service har et ekstremt godt

informationsflow, hvor vi hele tiden ved, hvor kundens sag er i

processen,” siger Tina Hopp Kristiansen.

Sparer medarbejder og debitordage

Købmandstandens Inkasso Service forklarede betydningen af at

reagere hurtigt overfor debitorerne, når deres regning forfaldt. Det

tætte inkassosamarbejde har frigivet en halv medarbejder, der ikke

længere skal ringe og rykke kunderne. Desuden sparer man penge

til udsendelse af rykkerbreve. Kunderne oplever også Politikens

Lokalaviser mere tydeligt, da de ikke længere er i tvivl om, hvilke

aftaler, der gælder for betalingen.

”Købmandsstandens Inkasso Service gav os tip til at strømline og

optimere vores arbejdsgang. Det betyder, at kunderne er blevet

mere bevidste om betalingsreglerne. Det hjælper os ved at alting nu

kører fuldstændig snorlige og der er mere struktur i kundeaftalerne.

Vi kan se store forbedringer siden Købmandstandens Inkasso

Service hjalp os med vores inkassoprocedure. Efter vi har forbedret

rykkerproceduren, har vi nedbragt vores debitordage med cirka 10

dage,” siger Tina Hopp Kristiansen.

KØBMANDSTANDENS INKASSO SERVICE


Maria Hansen,

El Gruppen (til venstre)

og Chalotte Sebens,

Gruppen ApS er inkassoansvarlige

i mindre håndværkervirksomheder.

På inkassokurset fik de begge svar på

deres spørgsmål.

God kredit

– før, under og efter

Kursisterne på KIS’ basis-kurser får mere end inkasso-faglighed i rygsækken.

Praktiske tip, konkrete eksempler og et netværk er også en del af kurset.

Vi var ”en flue på væggen” på et af kurserne.

Om morgenen er der ganske stille, mens Jørgen René Byrholt kommer

med råd og regler om inkasso. Han er direktør i Købmandstandens

Inkasso Service og stepper frem og tilbage mellem tavlen og kursisterne,

så Chalotte Sebens, Maria Hansen og de andre finder spørgelysten

frem.

Alle bakser med kringlede rykkersager hjemme på kontoret, og her

er der en mundret fortolkning af inkasso-paragrafferne. Svarene

sprudler ud af underviseren, og Chalotte Sebens skriver flittigt ned.

Maria Hansen er mere erfaren i inkassosager og skriver mindre på sin

blok. Hun er kommet for at supplere sin viden med inkasso-finesser.

Købmandstandens Inkasso Service afholder hvert år heldagskurser

i hele landet for inkassoansvarlige hos nuværende og kommende

kunder.

Her gennemgår faglige kapaciteter praktiske kneb og formelle

forpligtelser i rykker- og inkassoforløbet før, under og efter kredit.

Det gør kursisterne i stand til at etablere en mere formel kreditpolitik

hjemme i virksomheden og varetage rykkerproceduren.

I løbet af formiddagen bløder kursisterne op, og til frokost bobler

det frem med tip til bogholderiet derhjemme og der knyttes netværk.

”Jeg troede, René bare ville prale med sit firma, men han er fantastisk

til at fortælle og meget karismatisk. De spørgsmål jeg havde, har jeg

fået svar på. Det var derfor, jeg kom,” siger Maria Hansen, El Gruppen.

Rundt i hesteskoen sidder 13 kursister og lytter. Maria rækker

fingeren op og stiller et spørgsmål om identifikation af betaler. Mens

René svarer, valser Chalottes kuglepen hen over blokken. ”Jeg er elev

og skal have det hele med, så jeg kan overbevise kunderne om, at de

skal betale deres forfald. Jeg får meget ud af at kurset, så jeg vil ikke

undvære noget. René vælger de faglige guldkorn ud, som jeg kan tage

med hjem,” siger Chalotte Sebens, Gruppen ApS.

Om eftermiddagen er det formanden for Danske INKASSOadvokater

og KIS’ advokatpartner, Advokat Karsten N. Müller (H), der fortæller

om retlige processer og ikke mindst om vigtigheden af at have styr på

sine kundedata og fakturaer. Han har masser af eksempler på gode

og dårlige sager, så kursisterne får et helt praktisk indtryk af, hvad

der kræves for at sikre et optimalt resultat af en inkassosag, der skal

i retten.

”Det er spændende at høre de andres erfaringer med inkasso og hvordan

deres forløb er. Vi får helt naturligt et godt netværk, så man kan

lære lidt af hinanden,” siger Maria Hansen.

KØBMANDSTANDENS INKASSO SERVICE


Målet er

win/win

KIS hjælper alle typer virksomheder lige fra den lokale håndværker til den internationale mastodont til færre tab på debitorer og bedre

bundlinie.

Arbejdet med at inddrive flest mulige af kundernes penge og samtidig

hjælpe dem til at minimere risikoen for tab er fordelt på tre teams

hos KIS. Hvert team har ansvaret for både sagsbehandlingen og

service over for sine kunder, for kunderne har forskellige behov og skal

serviceres forskelligt derefter.

Kundechef Jannie Hansen har arbejdet med inkasso i mere end 20 år

og sidder med sags- og serviceansvaret for de mange tusinde virksomheder,

der typisk har få sager om året og ikke har rykkerprocesser og

inkasso som spidskompetence. Jannies team rådgiver derfor meget ud

fra sag til sag og opfordrer kunderne til at deltage på KIS’ kurser, hvor

de kan få generel viden og inspiration til bedre kreditpolitik.

”Mange af vores mindre kunder er håndværksmestre eller virksomheder,

hvor det er mester selv eller ejeren, der skal stå for at håndtere

dårlige betalere – og det er ikke deres yndlingsbeskæftigelse. Så er det

vigtigt, at vi hurtigt kan gennemskue en sag og tage over på aktiviteterne,

så vores kunde kun skal ind over, hvis det er absolut nødvendigt”,

siger kundechef Jannie Hansen.

Kunder med mange sager og løbende behov for assistance til at inddrive

penge og undgå nye tab er placeret i et team for større kunder og

et specialteam for kunder i forsyningssektoren.

Her er det Key Account Manager Ann-Beth Hedengran Lilliecreutz og

markedschef Torben Smedegaard Pedersen, der rådgiver kunderne

ud fra deres konkrete forretningsmodel og behov. Denne rådgivning er

typisk meget specifik og dækker hele spektret fra debitoroprettelse til

afregning af inkassosager.

”Helt nye storkunder hos KIS får selvfølgelig et grundigt kvalitetstjek

af deres processer, og jeg bliver af og til overrasket over de

muligheder for forbedringer og optimeringer, der er i selv større

virksomheder”, fortæller Ann-Beth og fortsætter: ”Det er tydeligt, at

virksomheder med fokus på vækst og udvikling af og til mister fokus

på kreditpolitikken samt fakturerings- og rykkerprocessen, selvom

der både ligger bedre cash-flow og bedre bundlinie gemt der.”

Kunder med mange års samarbejde med KIS har dog også glæde

af inspiration og et ”servicetjek” af deres processer. ”Det er typisk

kunder, hvor deres forretningsmodel har ændret karakter, eller hvor

en ny debitoransvarlig ønsker en mere lempelig eller en strammere

kreditpolitik. Så iværksætter vi en proces for at identificere, hvor det

giver mest mening at sætte ind, og mit bidrag er som regel erfaring

fra andre kunder og fra vores kompetente netværk”, siger Ann-Beth.

Hendes seneste sag endte i øvrigt med at spare kunden for at sende en

unødvendig rykker og reducere kreditdagene fra 60 til 45 dage.

Torben Smedegaard Pedersen har også kun gode erfaringer med

at være i tæt samarbejde med kunderne om deres kreditpolitik og

processer. ”For nogle år siden hjalp jeg en af Danmarks allerstørste

virksomheder med at implementere en løsning til at undgå kendte

dårlige betalere. Det var en win/win, at kunden derefter fik ”early

warnings” og undgik tab på debitorer, som KIS indtil da blot kunne

konstatere gik konkurs under inkassoforløbet”, fortæller han.

”De sidste 3-4 rådgivningsforløb har primært handlet om at optimere

rykkerprocessen og sætte beløbsgrænsen ned for retlig behandling af

de relevante debitorer. Der er en klar tendens til, at med færre tab er

der et større ønske om at forfølge dem mest muligt”, slutter han.

KØBMANDSTANDENS INKASSO SERVICE A/S

Lautruphøj 5 DK-2750 Ballerup

Tel. +45 33 64 64 64 Fax +45 44 66 64 60

www.kis.dk kis@kis.dk

KØBMANDSTANDENS INKASSO SERVICE

More magazines by this user