APV Online - Bording Data A/S

APV Online
Effektiv overholdelse af arbejdsmiljølovens krav
APV Online
B O R D I N G D ATA A / S · B A L D E R S B Æ K V E J 2 4 - 2 6 · D K - 2 6 3 5 I S H Ø J · T L F. + 4 5 4 3 2 4 5 4 2 4 · W W W. B O R D I N G D ATA . D K

BAGGRuND
I 2004 var Århus Kommunes Magistrat for Sundhed og Omsorg på udkig efter en elektronisk løsning til udarbej-
delse af arbejdspladsvurderinger (APV) for borgernes private hjem.
Magistratsafdelingen havde på det tidspunkt sammen med Århus Kommunes Bedriftssundhedstjeneste udarbej-
det et skemabaseret værktøj. Antallet af skemaer var omfattende, idet det indeholdt en lang række hjælpeske-
maer, som gjorde det uhåndterligt i papirform.
På denne baggrund ønskede Århus Kommune en elektronisk løsning, der afspejlede arbejdsgangen i de trykte
APV Online
Produktblad
skemaer (blanketter). Løsningen skulle først og fremmest støtte og effektivisere processen omkring gennemførelse
af APV’er i borgernes private hjem. Løsningen skulle samtidig være baseret på en teknologi, der fremadrettet
kunne udnytte adgangen til Internettet via lokale Hotspots.
Med udgangspunkt i Bording Datas kompetencer omkring løsninger til elektroniske dokumenter, blev firmaet
bedt om at afgive bud på opgaven. Bording Datas løsningsforslag resulterede i APV Online.
Bording Data A/S udbyder foruden APV Online løsninger inden for håndtering af elektroniske blanketter på det
offentlige marked:
Netblanket Udviklet i samarbejde med Kommuneinformation.
Internetbaseret løsning til vedligeholdelse af aktive elektroniske blanketter.
doc2mail Udviklet i samarbejde med KMD.
LOVkRAV
Med doc2mail er det muligt at sende individuelle ad-hoc breve direkte i modtagerens e-Boks,
eller lave individuel ad-hoc print om til masseprint, der kuverteres og sendes fra centralt hold.
Arbejdsmiljøloven stiller krav om, at sikkerheds- og sundhedsforholdene vurderes for alle arbejdssteder – herunder
også private hjem, hvor der f.eks. ydes hjælp til rengøring og pleje. Denne arbejdspladsvurdering (APV) skal være
skriftlig og eventuelt elektronisk.
APV ONLINe I ÅRhuS kOmmuNe
Løsningen er udviklet på baggrund af et skemasystem, lavet af Århus Kommunes BST i samarbejde med Magi-
stratsafdelingen for Sundhed og Omsorg. Baggrunden for udviklingen af værktøjet var sikkerhedsorganisationens
fokus på at sikre, at APV i borgers hjem levede op til arbejdsmiljølovens krav. Skemasystemet blev udviklet ud fra
et ønske om et hjælpeværktøj til APV i borgers hjem, som dels skulle være enkelt (gerne blot et enkelt skema)
– dels skulle indeholde hjælp og vejledning til vurderingerne.
BORDING DATA A/S · BALDERSBÆKVEJ 24-26 · DK-2635 ISHØJ · TLF. +45 4324 5424 · WWW.BORDINGDATA.DK

APV Online er lavet med henblik på at være et hjælpeværktøj, hvorfor der som udgangspunkt ikke er bindin-
ger på, hvordan programmet bruges. I Århus Kommune ses det primært som et værktøj til at sikre, at APV’erne
gennemføres på kvalificeret vis, og kommer omkring hele arbejdsmiljøet (fysisk, psykisk, ergonomisk, kemisk).
Samtidig giver APV Online en systematik i opfølgning, og revurdering af APV’erne.
Handlingsplanerne derimod skal ses i sammenhæng med bl.a. plejeplaner (heri indføres tiltag fra APV-handlings-
planen som f.eks. beskrivelse om brug af handsker, smitterisiko mv.), eller med forflytningsbeskrivelser (forhold
vedr. arbejdsstillinger). Handlingsplaner på disse områder giver ofte mest mening at beskrive andre steder end i
APV Online
Produktblad
den samlede APV, handlingsplan fra APV Online. Omvendt kan en udskrift af handlingsplanen i APV Online være
en hjælp, når der skal laves aftaler med borgerne, eller pårørende (f.eks. om fjernelse af tæpper pga. lift).
FuNkTIONALITeT
ORGANISATION
Kommunens organisatoriske opbygning kan afspejles i systemet ved at opbygge et hierarki af organisatoriske
enheder, f.eks. kommune, (evt. magistrat), (evt. region), lokalcenter, lokalitet.
Under hvert lokalcenter kan der oprettes én eller flere lokaliteter. Lokaliteten er borgerens hjem, hvad enten det er
et privat hjem, ældrebolig eller plejebolig.
APV
Lokalitet
3A
APV
Som det fremgår af ovenstående figur tilknyttes en APV altid en lokalitet.
BRuGeRADmINISTRATION
Region 1
Lokalcenter
3
Lokalitet
3B
APV
Brugere skal oprettes af en systemadministrator, før de kan arbejde i systemet. Når en bruger oprettes i systemet,
bliver denne tilknyttet en brugergruppe, der definerer brugerens rettigheder i systemet.
Brugergruppen kan tilknyttes bestemte dele af organisationstræet og dermed begrænse gruppens APV adgang til
en delmænge af alle APV’er i systemet.
Lokalitet
3C
APV
Lokalitet
7A
Afdeling for
Sundhed og
Omsorg
BORDING DATA A/S · BALDERSBÆKVEJ 24-26 · DK-2635 ISHØJ · TLF. +45 4324 5424 · WWW.BORDINGDATA.DK
Region 2
Lokalcenter
7
Lokalitet
7B
Lokalitet
7C
Lokalitet
17A
Region 3
Lokalcenter
17
Lokalitet
17B
Lokalitet
17C

Udover den organisatoriske afgrænsning kan brugergruppen desuden tildeles én eller flere roller der bestemmer
APV Online
Produktblad
rettighederne på selve APV’en; visning, udskrivning eller redigering. For at gøre brugeradministrationen så effektiv
og smidig som mulig, kan man desuden tilknytte en bruger til organisatoriske enheder og roller, direkte på bruge-
ren i stedet for på brugergruppen.
APV-SkemAeT
Skemaet er opbygget i fire niveauer:
Niveau 1 En hovedblanket (som den rutinerede medarbejder kan udfylde uden brug af hjælpeskemaer)
Blanketten indeholder 12 hovedområder i APV’en: Eksempelvis Adgangsforhold, som er et af de
fire punkter, som altid skal vurderes. Herudover er der 8 punkter, som afspejler områder, der
kan visiteres til – f.eks. indkøb. Der vurderes således kun på de relevante områder.
Niveau 2 12 hjælpeskemaer - et for hvert hovedområde.
Niveau 3 Ca. 50 hjælpeskemaer, der relaterer sig til forskellige detaljer (fra niveau 2).
Niveau 4 Forklarende tekster (krav, anbefalinger o.l.). På niveau 1, 2 og 3 er der mulighed for at få rele-
vant hjælp til de enkelte punkter. Hjælpeteksterne kan tilrettes i henhold til interne retningslinjer
i den enkelte organisation.
Navigering mellem de enkelte niveauer sker via menu knapper og såkaldte brødkrummer, som giver brugeren et
overblik over, hvor hun befinder sig i hierarkiet.
Skemaet udfyldes ved, at hvert hovedpunkt får status „Ok“, „Ikke Ok“ eller „Ikke relevant“. Erfarne brugere behø-
ver måske kun at kigge på APV’ens hovedpunkter for at vurdere, om alle detaljer omkring eksempelvis Adgangsfor-
hold er tilfredsstillende eller ej.
I tilfælde af at Adgangsforhold ikke er i orden, sætter brugeren status til „Ikke Ok“, og der noteres en handlings-
plan for de specifikke forhold, som skal bringes i orden for, at punktet kan få status „Ok“. Brugeren kan desuden
indtaste en deadline for udbedring af disse punkter samt en ansvarlig person.
I tilfælde af at brugeren behøver flere detaljer fra APV-skemaet for at afgøre, om forholdene er i orden, kan bru-
geren bevæge sig til 2. niveau i skemaet ved at klikke på hovedpunktet, eksempelvis Adgangsforhold. Herved vil
brugeren få vist underpunkterne til 1. Adgangsforhold; 1.1 Belysning, 1.2 Adgangsveje og trapper, …, 1.6 Adgangs-
forhold for hjælper og kørestolsbruger. Ved at bevæge sig til 2. niveau får brugeren øget detaljeringsgraden af de
områder, der skal vurderes, og brugeren har dermed bedre forudsætninger for at udføre bedømmelsen korrekt.
Når alle informationer er indtastet i skemaet, vil man i første niveau af skemaet kunne se en rød stjerne ved de
punkter, der indeholder kommentarer i underpunkterne. På den måde kan man hurtigt danne sig et overblik
over de punkter, man skal forholde sig til. Det er muligt at få udskrevet hele skemaet eller kun de punkter, som er
markeret som „Ikke Ok“.
BORDING DATA A/S · BALDERSBÆKVEJ 24-26 · DK-2635 ISHØJ · TLF. +45 4324 5424 · WWW.BORDINGDATA.DK

Ved udskrift af punkter, markeret som „Ikke Ok“, vil der desuden blive udskrevet kommentarer noteret i kolonnen
„Handlingsplan“ sammen med information om deadline og ansvarlig. Udskriften er således handlingsplanen for
den pågældende APV.
CPR-OPSLAG
Ved oprettelse af en ny APV er der integration til P-datas cpr-register.
Man kan således slå borgerens cpr-nr. op i registret og få overført
borgerens navn og aktuelle adresseoplysninger til APV-skemaet.
APV Online
Produktblad
SøGNING
En APV kan fremsøges i systemet ved for eksempel at søge på cprnr.,
navnet på borgeren, eller brugeren, der oprettede APV’en. I
forbindelse med indtastning af søgekriterier kan man bruge såkaldte
wildcards. En stjerne (*) erstatter flere karakterer og et spørgsmålstegn (?) erstatter en enkelt karakter. Ved at indtaste
„J?n*Thomasson“ i borger-feltet kan man således finde personer, der hedder Jenny Thomasson, Jan Thomasson
og Jon Dahl Thomasson.
BORDING DATA A/S · BALDERSBÆKVEJ 24-26 · DK-2635 ISHØJ · TLF. +45 4324 5424 · WWW.BORDINGDATA.DK

VeRSIONeRING
En APV kan eksistere i én af tre tilstande:
Kladde Er kun synlig for den, som opretter kladden. I denne tilstand kan skemaet slettes. Man kan
desuden tilføje data til skemaet og allerede indtastede data kan ændres.
Aktiv En aktiv APV er den gældende version for den pågældende borger (det pågældende hjem). I
denne tilstand kan data tilføjes og allerede indtastede data kan ændres.
Version Når en APV revurderes, kan man gemme den tidligere APV som en „version“. Data i en versio-
neret APV kan ikke længere ændres. APV'en kan dog stadig fremsøges, vises og printes.
En eksisterende APV (i aktiv- eller versioneret tilstand) kan benyttes som udgangspunkt for en ny APV i det til-
fælde, at der er sket ændringer i klientens hjem, eller at revurderingsfristen på tre år overskrides, og en APV skal
fornyes.
OVeRSIGTeR
Skal brugeren arbejde på en APV, der allerede er oprettet i systemet, har brugeren adgang til denne via oversigts-
menuen.
mINe kLADDeR
Ved hjælp af oversigten „Mine kladder“ har brugeren hele tiden nem adgang til sine egne APV-kladder, som er
APV’er, der arbejdes på, og som ikke er gemt som en aktiv version i systemet.
FORFALDNe APV’eR
Brugeren kan desuden få vist en oversigt over APV’er, som bru-
geren har oprettet, sorteret efter deadline for næste revidering.
APV’erne vises i tre kategorier; forfaldne, forfalder inden for 30
dage, øvrige.
APV’eR FORDeLT PÅ LOkALITeTeR
Det er også muligt for brugeren at tilgå en oversigt over APV’er
fordelt på lokaliteterne i organisationsstrukturen. Adgangen
til APV’er fra denne oversigt er begrænset til de områder, som
brugeren har adgang til via sin profil. Lokaliteter, som brugeren har adgang til, vises med fed skrift.
STATISTIk
I APV Onlines statistik-modul kan brugeren få adgang til statistiske oplysninger for alle aktive APV'er i systemet.
Søgningen kan begrænses til en bestemt periode og/eller et lokalcenter eller specifik lokalitet.
APV Online
Produktblad
BORDING DATA A/S · BALDERSBÆKVEJ 24-26 · DK-2635 ISHØJ · TLF. +45 4324 5424 · WWW.BORDINGDATA.DK

Via modulet kan brugeren få et overblik over antallet af APV’er, der har status „Ikke OK“, fordelt på hoved- og
underpunkter i APV’en. Ved at klikke på de enkelte punkter, får brugeren vist de pågældende APV’er, hvor der er
registreret problemer. Såfremt brugeren har adgang til APV’en via sin brugerprofil, kan APV’en åbnes direkte fra
statistik-billedet.
VejLeDNING
Brugeren har nem adgang til vejledning i brugen af selve systemet, men også den faglige vejledning i arbejdet
med APV, vurdering af forhold, samt relevante weblinks er tilgængelige i systemet.
LøSNINGSARkITekTuR
APV Online er udviklet i en tre-lags arkitektur bestående af et server-, applikations- og præsentationslag.
APV Online
Produktblad
Serverlag Serverlaget består en Microsoft SQL database, men løsningen kan også køres på andre
relationelle databaser.
Applikationslag Applikationslaget er bindeleddet mellem server- og præsentationslag og indeholder
systemets forretningslogik. Applikationslaget er udviklet i Java og kører på en Apache
Tomcat web server.
Præsentationslag Præsentationslaget (brugerfladen) er udviklet i JSP (Java Server Pages) og kan tilgås,
både fra kommunens interne arbejdspladser, såvel som fra borgerens hjem via en PC
eller PDA med en standard web browser som f.eks. Internet Explorer.
Brugerfladen har en enkel struktur og understøtter dermed en effektivisering af arbejdsgangen, både for den
erfarne og for den mindre erfarne medarbejder.
Intern kommunikation på kommunens eget net foregår via http. Kommunikation over Internettet sker via https.
Integration til P-datas cpr-register sker fra web serveren.
INFORmATION
Det er aftalt med Agnete Brask, Magistratsafdelingen for Sundhed og Omsorg, Århus Kommune, at spørgsmål
vedrørende den APV faglige brug af systemet – herunder Århus Kommunes brug af systemet – kan rettes til
ArbejdsmiljøTeamet. Yderligere information kan fås ved henvendelse til Bording Data A/S.
ArbejdsmiljøTeamet
www.arbejdsmiljoteamet.dk
Att.: Jens Henrik Thulesen Dahl
Tlf.: 23 60 77 41
E-mail: jh@arbejdsmiljoteamet.dk
Bording Data A/S
www.bordingdata.dk
Att.: Kim Ranch Olsen
Tlf.: 43 24 54 24
E-mail: kro@bording.dk
BORDING DATA A/S · BALDERSBÆKVEJ 24-26 · DK-2635 ISHØJ · TLF. +45 4324 5424 · WWW.BORDINGDATA.DK