APV Online - Bording Data A/S

bordingdata.dk

APV Online - Bording Data A/S

APV Online

Effektiv overholdelse af arbejdsmiljølovens krav

APV Online

B O R D I N G D ATA A / S · B A L D E R S B Æ K V E J 2 4 - 2 6 · D K - 2 6 3 5 I S H Ø J · T L F. + 4 5 4 3 2 4 5 4 2 4 · W W W. B O R D I N G D ATA . D K


BAGGRuND

I 2004 var Århus Kommunes Magistrat for Sundhed og Omsorg på udkig efter en elektronisk løsning til udarbej-

delse af arbejdspladsvurderinger (APV) for borgernes private hjem.

Magistratsafdelingen havde på det tidspunkt sammen med Århus Kommunes Bedriftssundhedstjeneste udarbej-

det et skemabaseret værktøj. Antallet af skemaer var omfattende, idet det indeholdt en lang række hjælpeske-

maer, som gjorde det uhåndterligt i papirform.

På denne baggrund ønskede Århus Kommune en elektronisk løsning, der afspejlede arbejdsgangen i de trykte

APV Online

Produktblad

skemaer (blanketter). Løsningen skulle først og fremmest støtte og effektivisere processen omkring gennemførelse

af APV’er i borgernes private hjem. Løsningen skulle samtidig være baseret på en teknologi, der fremadrettet

kunne udnytte adgangen til Internettet via lokale Hotspots.

Med udgangspunkt i Bording Datas kompetencer omkring løsninger til elektroniske dokumenter, blev firmaet

bedt om at afgive bud på opgaven. Bording Datas løsningsforslag resulterede i APV Online.

Bording Data A/S udbyder foruden APV Online løsninger inden for håndtering af elektroniske blanketter på det

offentlige marked:

Netblanket Udviklet i samarbejde med Kommuneinformation.

Internetbaseret løsning til vedligeholdelse af aktive elektroniske blanketter.

doc2mail Udviklet i samarbejde med KMD.

LOVkRAV

Med doc2mail er det muligt at sende individuelle ad-hoc breve direkte i modtagerens e-Boks,

eller lave individuel ad-hoc print om til masseprint, der kuverteres og sendes fra centralt hold.

Arbejdsmiljøloven stiller krav om, at sikkerheds- og sundhedsforholdene vurderes for alle arbejdssteder – herunder

også private hjem, hvor der f.eks. ydes hjælp til rengøring og pleje. Denne arbejdspladsvurdering (APV) skal være

skriftlig og eventuelt elektronisk.

APV ONLINe I ÅRhuS kOmmuNe

Løsningen er udviklet på baggrund af et skemasystem, lavet af Århus Kommunes BST i samarbejde med Magi-

stratsafdelingen for Sundhed og Omsorg. Baggrunden for udviklingen af værktøjet var sikkerhedsorganisationens

fokus på at sikre, at APV i borgers hjem levede op til arbejdsmiljølovens krav. Skemasystemet blev udviklet ud fra

et ønske om et hjælpeværktøj til APV i borgers hjem, som dels skulle være enkelt (gerne blot et enkelt skema)

– dels skulle indeholde hjælp og vejledning til vurderingerne.

BORDING DATA A/S · BALDERSBÆKVEJ 24-26 · DK-2635 ISHØJ · TLF. +45 4324 5424 · WWW.BORDINGDATA.DK


APV Online er lavet med henblik på at være et hjælpeværktøj, hvorfor der som udgangspunkt ikke er bindin-

ger på, hvordan programmet bruges. I Århus Kommune ses det primært som et værktøj til at sikre, at APV’erne

gennemføres på kvalificeret vis, og kommer omkring hele arbejdsmiljøet (fysisk, psykisk, ergonomisk, kemisk).

Samtidig giver APV Online en systematik i opfølgning, og revurdering af APV’erne.

Handlingsplanerne derimod skal ses i sammenhæng med bl.a. plejeplaner (heri indføres tiltag fra APV-handlings-

planen som f.eks. beskrivelse om brug af handsker, smitterisiko mv.), eller med forflytningsbeskrivelser (forhold

vedr. arbejdsstillinger). Handlingsplaner på disse områder giver ofte mest mening at beskrive andre steder end i

APV Online

Produktblad

den samlede APV, handlingsplan fra APV Online. Omvendt kan en udskrift af handlingsplanen i APV Online være

en hjælp, når der skal laves aftaler med borgerne, eller pårørende (f.eks. om fjernelse af tæpper pga. lift).

FuNkTIONALITeT

ORGANISATION

Kommunens organisatoriske opbygning kan afspejles i systemet ved at opbygge et hierarki af organisatoriske

enheder, f.eks. kommune, (evt. magistrat), (evt. region), lokalcenter, lokalitet.

Under hvert lokalcenter kan der oprettes én eller flere lokaliteter. Lokaliteten er borgerens hjem, hvad enten det er

et privat hjem, ældrebolig eller plejebolig.

APV

Lokalitet

3A

APV

Som det fremgår af ovenstående figur tilknyttes en APV altid en lokalitet.

BRuGeRADmINISTRATION

Region 1

Lokalcenter

3

Lokalitet

3B

APV

Brugere skal oprettes af en systemadministrator, før de kan arbejde i systemet. Når en bruger oprettes i systemet,

bliver denne tilknyttet en brugergruppe, der definerer brugerens rettigheder i systemet.

Brugergruppen kan tilknyttes bestemte dele af organisationstræet og dermed begrænse gruppens APV adgang til

en delmænge af alle APV’er i systemet.

Lokalitet

3C

APV

Lokalitet

7A

Afdeling for

Sundhed og

Omsorg

BORDING DATA A/S · BALDERSBÆKVEJ 24-26 · DK-2635 ISHØJ · TLF. +45 4324 5424 · WWW.BORDINGDATA.DK

Region 2

Lokalcenter

7

Lokalitet

7B

Lokalitet

7C

Lokalitet

17A

Region 3

Lokalcenter

17

Lokalitet

17B

Lokalitet

17C


Udover den organisatoriske afgrænsning kan brugergruppen desuden tildeles én eller flere roller der bestemmer

APV Online

Produktblad

rettighederne på selve APV’en; visning, udskrivning eller redigering. For at gøre brugeradministrationen så effektiv

og smidig som mulig, kan man desuden tilknytte en bruger til organisatoriske enheder og roller, direkte på bruge-

ren i stedet for på brugergruppen.

APV-SkemAeT

Skemaet er opbygget i fire niveauer:

Niveau 1 En hovedblanket (som den rutinerede medarbejder kan udfylde uden brug af hjælpeskemaer)

Blanketten indeholder 12 hovedområder i APV’en: Eksempelvis Adgangsforhold, som er et af de

fire punkter, som altid skal vurderes. Herudover er der 8 punkter, som afspejler områder, der

kan visiteres til – f.eks. indkøb. Der vurderes således kun på de relevante områder.

Niveau 2 12 hjælpeskemaer - et for hvert hovedområde.

Niveau 3 Ca. 50 hjælpeskemaer, der relaterer sig til forskellige detaljer (fra niveau 2).

Niveau 4 Forklarende tekster (krav, anbefalinger o.l.). På niveau 1, 2 og 3 er der mulighed for at få rele-

vant hjælp til de enkelte punkter. Hjælpeteksterne kan tilrettes i henhold til interne retningslinjer

i den enkelte organisation.

Navigering mellem de enkelte niveauer sker via menu knapper og såkaldte brødkrummer, som giver brugeren et

overblik over, hvor hun befinder sig i hierarkiet.

Skemaet udfyldes ved, at hvert hovedpunkt får status „Ok“, „Ikke Ok“ eller „Ikke relevant“. Erfarne brugere behø-

ver måske kun at kigge på APV’ens hovedpunkter for at vurdere, om alle detaljer omkring eksempelvis Adgangsfor-

hold er tilfredsstillende eller ej.

I tilfælde af at Adgangsforhold ikke er i orden, sætter brugeren status til „Ikke Ok“, og der noteres en handlings-

plan for de specifikke forhold, som skal bringes i orden for, at punktet kan få status „Ok“. Brugeren kan desuden

indtaste en deadline for udbedring af disse punkter samt en ansvarlig person.

I tilfælde af at brugeren behøver flere detaljer fra APV-skemaet for at afgøre, om forholdene er i orden, kan bru-

geren bevæge sig til 2. niveau i skemaet ved at klikke på hovedpunktet, eksempelvis Adgangsforhold. Herved vil

brugeren få vist underpunkterne til 1. Adgangsforhold; 1.1 Belysning, 1.2 Adgangsveje og trapper, …, 1.6 Adgangs-

forhold for hjælper og kørestolsbruger. Ved at bevæge sig til 2. niveau får brugeren øget detaljeringsgraden af de

områder, der skal vurderes, og brugeren har dermed bedre forudsætninger for at udføre bedømmelsen korrekt.

Når alle informationer er indtastet i skemaet, vil man i første niveau af skemaet kunne se en rød stjerne ved de

punkter, der indeholder kommentarer i underpunkterne. På den måde kan man hurtigt danne sig et overblik

over de punkter, man skal forholde sig til. Det er muligt at få udskrevet hele skemaet eller kun de punkter, som er

markeret som „Ikke Ok“.

BORDING DATA A/S · BALDERSBÆKVEJ 24-26 · DK-2635 ISHØJ · TLF. +45 4324 5424 · WWW.BORDINGDATA.DK


Ved udskrift af punkter, markeret som „Ikke Ok“, vil der desuden blive udskrevet kommentarer noteret i kolonnen

„Handlingsplan“ sammen med information om deadline og ansvarlig. Udskriften er således handlingsplanen for

den pågældende APV.

CPR-OPSLAG

Ved oprettelse af en ny APV er der integration til P-datas cpr-register.

Man kan således slå borgerens cpr-nr. op i registret og få overført

borgerens navn og aktuelle adresseoplysninger til APV-skemaet.

APV Online

Produktblad

SøGNING

En APV kan fremsøges i systemet ved for eksempel at søge på cprnr.,

navnet på borgeren, eller brugeren, der oprettede APV’en. I

forbindelse med indtastning af søgekriterier kan man bruge såkaldte

wildcards. En stjerne (*) erstatter flere karakterer og et spørgsmålstegn (?) erstatter en enkelt karakter. Ved at indtaste

„J?n*Thomasson“ i borger-feltet kan man således finde personer, der hedder Jenny Thomasson, Jan Thomasson

og Jon Dahl Thomasson.

BORDING DATA A/S · BALDERSBÆKVEJ 24-26 · DK-2635 ISHØJ · TLF. +45 4324 5424 · WWW.BORDINGDATA.DK


VeRSIONeRING

En APV kan eksistere i én af tre tilstande:

Kladde Er kun synlig for den, som opretter kladden. I denne tilstand kan skemaet slettes. Man kan

desuden tilføje data til skemaet og allerede indtastede data kan ændres.

Aktiv En aktiv APV er den gældende version for den pågældende borger (det pågældende hjem). I

denne tilstand kan data tilføjes og allerede indtastede data kan ændres.

Version Når en APV revurderes, kan man gemme den tidligere APV som en „version“. Data i en versio-

neret APV kan ikke længere ændres. APV'en kan dog stadig fremsøges, vises og printes.

En eksisterende APV (i aktiv- eller versioneret tilstand) kan benyttes som udgangspunkt for en ny APV i det til-

fælde, at der er sket ændringer i klientens hjem, eller at revurderingsfristen på tre år overskrides, og en APV skal

fornyes.

OVeRSIGTeR

Skal brugeren arbejde på en APV, der allerede er oprettet i systemet, har brugeren adgang til denne via oversigts-

menuen.

mINe kLADDeR

Ved hjælp af oversigten „Mine kladder“ har brugeren hele tiden nem adgang til sine egne APV-kladder, som er

APV’er, der arbejdes på, og som ikke er gemt som en aktiv version i systemet.

FORFALDNe APV’eR

Brugeren kan desuden få vist en oversigt over APV’er, som bru-

geren har oprettet, sorteret efter deadline for næste revidering.

APV’erne vises i tre kategorier; forfaldne, forfalder inden for 30

dage, øvrige.

APV’eR FORDeLT PÅ LOkALITeTeR

Det er også muligt for brugeren at tilgå en oversigt over APV’er

fordelt på lokaliteterne i organisationsstrukturen. Adgangen

til APV’er fra denne oversigt er begrænset til de områder, som

brugeren har adgang til via sin profil. Lokaliteter, som brugeren har adgang til, vises med fed skrift.

STATISTIk

I APV Onlines statistik-modul kan brugeren få adgang til statistiske oplysninger for alle aktive APV'er i systemet.

Søgningen kan begrænses til en bestemt periode og/eller et lokalcenter eller specifik lokalitet.

APV Online

Produktblad

BORDING DATA A/S · BALDERSBÆKVEJ 24-26 · DK-2635 ISHØJ · TLF. +45 4324 5424 · WWW.BORDINGDATA.DK


Via modulet kan brugeren få et overblik over antallet af APV’er, der har status „Ikke OK“, fordelt på hoved- og

underpunkter i APV’en. Ved at klikke på de enkelte punkter, får brugeren vist de pågældende APV’er, hvor der er

registreret problemer. Såfremt brugeren har adgang til APV’en via sin brugerprofil, kan APV’en åbnes direkte fra

statistik-billedet.

VejLeDNING

Brugeren har nem adgang til vejledning i brugen af selve systemet, men også den faglige vejledning i arbejdet

med APV, vurdering af forhold, samt relevante weblinks er tilgængelige i systemet.

LøSNINGSARkITekTuR

APV Online er udviklet i en tre-lags arkitektur bestående af et server-, applikations- og præsentationslag.

APV Online

Produktblad

Serverlag Serverlaget består en Microsoft SQL database, men løsningen kan også køres på andre

relationelle databaser.

Applikationslag Applikationslaget er bindeleddet mellem server- og præsentationslag og indeholder

systemets forretningslogik. Applikationslaget er udviklet i Java og kører på en Apache

Tomcat web server.

Præsentationslag Præsentationslaget (brugerfladen) er udviklet i JSP (Java Server Pages) og kan tilgås,

både fra kommunens interne arbejdspladser, såvel som fra borgerens hjem via en PC

eller PDA med en standard web browser som f.eks. Internet Explorer.

Brugerfladen har en enkel struktur og understøtter dermed en effektivisering af arbejdsgangen, både for den

erfarne og for den mindre erfarne medarbejder.

Intern kommunikation på kommunens eget net foregår via http. Kommunikation over Internettet sker via https.

Integration til P-datas cpr-register sker fra web serveren.

INFORmATION

Det er aftalt med Agnete Brask, Magistratsafdelingen for Sundhed og Omsorg, Århus Kommune, at spørgsmål

vedrørende den APV faglige brug af systemet – herunder Århus Kommunes brug af systemet – kan rettes til

ArbejdsmiljøTeamet. Yderligere information kan fås ved henvendelse til Bording Data A/S.

ArbejdsmiljøTeamet

www.arbejdsmiljoteamet.dk

Att.: Jens Henrik Thulesen Dahl

Tlf.: 23 60 77 41

E-mail: jh@arbejdsmiljoteamet.dk

Bording Data A/S

www.bordingdata.dk

Att.: Kim Ranch Olsen

Tlf.: 43 24 54 24

E-mail: kro@bording.dk

BORDING DATA A/S · BALDERSBÆKVEJ 24-26 · DK-2635 ISHØJ · TLF. +45 4324 5424 · WWW.BORDINGDATA.DK

More magazines by this user
Similar magazines