DMS-Integration-Standard - ABAS Software AG

DMS-Integration-Standard
© ABAS Software AG
Stand: September 2010
Änderungen vorbehalten
Leistungsbeschreibung
DMS-Integration-Standard
(optional)
DMS-Integration-Standard

2009r4
Inhaltsverzeichnis
1. Was ist Dokumentenmanagement? .................................................................... 3
2. Nutzen von Dokumentenmanagement ................................................................ 4
3. Leistungsbeschreibung DMS-Integration-Standard (optional) .................................. 6
4. Belegarten, Suchkriterien und Schnittstellen der DMS-Integration-
Standard ....................................................................................................... 11
5. Zusatzfunktionen*(nicht im Leistungsumfang von DMS-Integration-Standard enthalten) ........................... 13
5.1. Workflow* .............................................................................................. 13
5.2. Vertragsmanagement* ............................................................................. 14
5.3. Belegleser* ............................................................................................. 14
5.4. Personalmanagement* ............................................................................ 16
6. Systemvoraussetzung ...................................................................................... 17
7. Sprachen ....................................................................................................... 18
8. Kontakt ......................................................................................................... 19
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1. Was ist Dokumentenmanagement?
Unter Dokumentenmanagement wird häufig die Archivierung und Verwaltung
von papiergebundenen Dokumenten in einem elektronischen
System verstanden. Nach dem Motto „Nicht suchen – finden!“ können
Mitarbeiter auf alle Dokumente, unabhängig vom physikalischen
Lagerort zugreifen, die mit Hilfe eines Dokumenten-Management-
Systems (DMS) archiviert wurden. Dies ist ein großer Vorteil gegenüber
Papierarchiven.
Oftmals mussten Mitarbeiter lange Wege in Kauf nehmen und viele Ordner
wälzen, wenn sie abgelegte Dokumente benötigten. Doppelablagen
waren erforderlich, damit die Mitarbeiter schneller ihre Informationen
erhielten – und trotzdem war es nicht immer sicher, dass sie auch fündig
wurden. Das herkömmliche Archiv kostet viele Unternehmen wertvolle
Ressourcen wie Arbeitszeit, Platz und Geld, die weitaus sinnvoller eingesetzt
werden könnten. DMS sichert, verwaltet und organisiert alle Informationen
aus den verschiedensten Dokumenten eines Unternehmens nach
einem automatisierten, digitalen Verfahren und gewährleistet somit eine
revisionssichere Speicherung der archivierten Daten.
Die schnellen und umfassenden Recherchemöglichkeiten bei der Suche
nach Dokumenten geben allen Mitarbeitern einen erheblichen Zeitgewinn
für schnelle und flexible Entscheidungen. So können mit DMS alle Dokumente
je nach Anforderung sortiert, verglichen oder geordnet werden.
Damit hat der Mitarbeiter sofort einen vollständigen und vor allem zuverlässigen
Informationsstand. Kein Telefonat, kein Angebot, keine Bestellung
muss auf die lange Bank geschoben werden, weil die Informationen
dazu erst beschafft werden müssen. Diese neu gewonnene Flexibilität in
der Betriebsorganisation erhöht die Wettbewerbsfähigkeit des Unternehmens.
Die ABAS Software AG bietet Ihnen ergänzend zur abas-Business-
Software optional eine DMS-Standard-Integration der HABEL GmbH
& Co. KG (www.habel.de).
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2. Nutzen von Dokumentenmanagement
Dokumentenmanagement sichert und archiviert nicht nur Unternehmenswissen,
sondern optimiert die Betriebsorganisation und stellt somit
eine sinnvolle Ergänzung zur abas-Business-Software dar.
Die DMS-Integration-Standard bietet Ihnen viele Vorteile:
Übersicht und Transparenz:
� Über die „VK Auftrag Nr.“ oder „Projekt Nr.“ werden alle Dokumente
zum Vorgang angezeigt. Von Kundenanfrage bis Rechnung bzw. über
die „EK Bestell Nr.“. Von Lieferantenanfrage bis Rechnung – egal in
welchem Programm das Dokument erstellt wurde.
� Durch die Archivierung der Betriebsaufträge können später die verschiedenen
Bearbeitungsprozesse nachvollzogen werden.
Kürzere Wege:
� Durch den direkten Zugriff auf die Dokumente bei internen oder externen
Nachfragen ohne auf das Papierarchiv zurückzugreifen zu müssen.
Schnelle Auskunftsbereitschaft – höhere Zufriedenheit:
� Die Kundenzufriedenheit wird gesteigert, da die Verkaufssachbearbeiter
dem Kunden aufgrund der effizienten Dokumentenrecherche direkt
am Telefon die gewünschten Informationen mitteilen können.
Erhöhung verkaufsaktiver Zeit:
� Durch die deutliche Reduzierung von Ablage- und Suchzeiten wird die
verkaufsaktive Zeit erhöht. Die Mitarbeiter können sich intensiver der
Kundenbetreuung und Neuakquise widmen.
Kostenreduzierung:
� Doppelablagen, Kopien und verzögerter Informationsfluss gehören der
Vergangenheit an, da jeder Mitarbeiter ab Archivierungszeitpunkt auf
dasselbe Dokument Zugriff hat.
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Mehr Zeit für wichtige Dinge:
� Durch die deutliche Reduzierung von Ablage- und Suchzeiten kann die
gewonnene Zeit für effektivere Einkaufs- und Verkaufsprozesse genutzt
werden.
Weniger Rückfragen:
� Übergreifende Abteilungen, wie z. B. die Fertigung und der Verkauf,
können bei entsprechender Zugriffsberechtigung selbst erkennen, ob
bestimmte Materialien bestellt wurden.
Sicherheit:
� 100%-ige Belegsicherheit, da die DMS-Integration-Standard über diverse
Kontrollfunktionen verfügt, die die Vollständigkeit der Dokumente
überwacht (Keine Buchung ohne Beleg!). Unstimmigkeiten werden
sofort mitgeteilt.
Bequemer Belegzugriff:
� Aus der Buchung in der abas-Business-Software kann direkt die archivierte
Rechnung bzw. Gutschrift angezeigt werden.
Lückenlose Dokumentation:
� Dokumentation der Mahnungen stehen für eventuelle Beweislast in
Inkassofällen zur Verfügung.
Nachvollziehbarkeit:
� Bei Rechnungsreklamationen kann über die Rechnungsnummer der
komplette Vorgang dargestellt werden, um einen Abgleich der Zahlungsvereinbarung
zu prüfen.
Skontogewinn:
� Eingangsrechnungen gelangen schneller an ihr „Ziel“ und können
daher meist mit Skontoabzug zur Zahlung verbucht werden.
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3. Leistungsbeschreibung
DMS-Integration-Standard (optional)
Die abas-Business-Software bietet Ihnen optional eine Integration des
HABEL®-Dokumenten-Management-Systems. Es archiviert, verwaltet
und organisiert alle Papierbelege, Dokumente aus der abas-Business-
Software, Office-Dokumente, E-Mails und Informationen Ihres Unternehmens.
Die in der abas-Business-Software erstellten Dokumente werden automatisch
archiviert. Direkt aus dem ERP-System können Sie auf archivierte
Dokumente aus Vorgängen von abas-ERP / abas-Handel zugreifen.
Ebenso ist auch der Zugriff aus dem DMS auf den Vorgang in der abas-
Business-Software möglich. Papierdokumente werden gescannt und über
Barcode mit den in abas-ERP erfassten Vorgängen verknüpft, was eine
doppelte Erfassung überflüssig macht.
Zusätzlich können bei der Indexierung der zu archivierenden externen
Dokumente Kunden-/Lieferanten- und Artikelstämme aus der abas-
Business-Software herangezogen werden. Eine umfassende Office-
Integration mit der Archivierung von E-Mails, MS Word- und MS Excel-
Dateien im Originalformat ist ebenso integriert wie zahlreiche Zusatzfunktionen,
die das Arbeiten mit dem DMS komfortabel und übersichtlich
machen.
COLD
Archiviert die unter Punkt 4 genannten Belegarten aus der abas-Business-
Software automatisch.
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ANBINDUNG
Integration der Recherche in das Infosystem der abas-Business-Software.
Damit kann direkt in der abas-Business-Software die Recherche im DMS
gestartet werden. Außerdem kann aus den abas-Vorgangsebenen ein
direkter Archivzugriff auf den Originalbeleg in der DMS-Oberfläche
erfolgen.
SCAN
Ermöglicht das Scannen von Papierdokumenten der im Leistungsumfang
genannten Belegarten (siehe Punkt 4).
BARCODE
Automatische Barcode-Lesung während des Scanvorgangs und Verknüpfung
mit dem gescannten Dokument.
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HOST
Automatische Zuordnung von Indexdaten (Suchkriterien) aus der abas-
Business-Software. Die Zuordnung der Indexdaten zu den gescannten
Dokumenten erfolgt über die Barcodenummer.
BENUTZERMANAGER
User- oder gruppenbezogene Zugriffssteuerung für Recherche und Workflow.
Die Vergabe des Rechts ist z. B. nach Beleggruppe, Firma, Mandant,
Unterbelegart und beliebig viele frei definierbare Felder der Datenbank,
z.B. Kostenstelle, möglich.
Artikelstamm
Integration des Artikelstamms in der DMS-Integration.
Bei der Eingabe der Artikelnummer bzw. der Artikelbezeichnung werden
die restlichen Felder automatisch gefüllt. Der Artikelstamm wird aus der
abas-Business-Software in regelmäßigen Abständen zur Verfügung gestellt
und automatisch aktualisiert.
KUNDEN-/ LIEFERANTENSTAMM
Integration des Kunden-/ Lieferantenstamms in der DMS-Integration.
Bei der manuellen Verschlagwortung / Indexierung von Eingangsdokumenten
werden durch die Eingabe der Kunden-/ Lieferantennummer bzw.
des Kunden-/ Lieferantennamens die restlichen Felder automatisch
gefüllt.
E-MAIL-ANBINDUNG (MS Outlook, Tobit,
Mozilla Thunderbird)
Schnittstelle für die Integration der HABEL-Software in Ihr E-Mail Programm.
Dadurch können E-Mails direkt über eine Funktionstaste / Menü archiviert
und recherchiert werden. Eventuelle Attachments werden im Hintergrund
automatisch mit archiviert. Auf Wunsch kann die komplette Originalmail
oder aber auch einzelne Elemente (Anhänge) automatisiert gelöscht werden.
In Verbindung mit Outlook und Thunderbird kann die E-Mail auch
im Originalformat archiviert werden, so dass eine Weiterverarbeitung
nach der Recherche möglich ist. Optional ist auch eine Integration in
Lotus Notes möglich.
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DATCOLD plus
Für die Indexierung, Verwaltung und Recherche aller Dokumente im Originalformat
wie doc, xls, odt, ods, pdf, jpg, bmp, CAD-Formate, ppt, zip,
etc.
Die Übergabe ins Archiv kann auf verschiedene Arten erfolgen:
� Erweiterung des Windows-Kontextmenüs um "Senden an"
� Definition eines Importverzeichnisses, aus dem die zu archivierenden
Dateien mittels HABEL-Anwendung archiviert werden
� Zuordnung von Dateien (z. B. Anhänge) zu bestehenden Archivvorgängen
mittels Drag & Drop.
� Ein- und Auschecken von in MS-Office erstellten Dokumenten mittels
Funktionsbutton. Die Anzeige der Belege erfolgt im jeweiligen Originalprogramm.
ARCHIVDRUCK
Zur Archivierung aller elektronisch erstellten Dokumente (MS-Word, MS-
Excel, OpenOffice.org Writer, OpenOffice.org Calc etc.) per virtuellem
Drucker.
Die Übergabe an die DMS-Integration erfolgt im TIFF-Format. Es sind
Einstellungen von unterschiedlicher Auflösung, Formate und in Farbe
möglich.
AUTOJOB
Zeitgesteuerte, automatische Abarbeitung aller Programme. Protokollierung
der Programmaktivitäten. Auf Wunsch Ausgabe auf Drucker oder an
beliebige/n Mail-Empfänger.
TRANSFER
Datenübertragung auf ein ansprechbares optisches Medium, Medienkontrolle
und Verwaltung für die korrekte Archivierung der Dokumente.
E-MAIL VERSAND
Versand eines recherchierten Dokuments per E-Mail - es ist auch möglich,
einzelne Seiten zu versenden.
Voraussetzung ist ein MAPI-fähiger Client.
Hinweis: Durch den Erwerb von PDF-Lizenzen ist ein Versand der
E-Mails in PDF-Format möglich (optional).
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NOTIZ PLUS
Anbringung von Notizzetteln und Textergänzungen (auch bereits bei der
Erfassung), die an einer frei gewählten Stelle auf dem Dokument platziert
und angezeigt werden können.
Es kann definiert werden, dass der Benutzername, sowie das Erstellungsdatum
in der Notiz vorbelegt werden. Außerdem Redaktions- und Textmarkerfunktion
zum Abdecken oder Markieren von Passagen auf dem
Dokument. Mittels integrierter Versionsverwaltung können Änderungen
durch Ausgabe von Datum, Uhrzeit und Benutzername des Sachbearbeiters
nachvollzogen werden.
INFODRUCK
Zum Ausdruck des Informationsfeldes beim Druck von archivierten
Dokumenten.
KORREKT
Ermöglicht die Aktualisierung und Korrektur der Indexdaten in der Datenbank
innerhalb der Recherche.
ZÄHLERFELD
Fortlaufende Nummerierung der Dokumente in einem frei definierbaren
Indexfeld bei der Archivierung über SCAN oder ARCHIVDRUCK. Die
Zählerfunktion kann die Nummernkreise in Abhängigkeit der Firma,
Belegart, etc. steuern.
SCRIPT für Recherche
Aufruf von externen Anwendungen, wie z. B. abas-ERP, aus der Trefferliste.
Innerhalb der Trefferliste wird in einem beliebigen Datenbankfeld das
Kontextmenü geöffnet. Nach Auswahl der Anwendung (ERP, Finanzbuchhaltung
etc.) wird ein Script ausgeführt, welches den Vorgang in der
externen Anwendung anzeigt. Hierbei können beliebige Datenbankinhalte
an die externe Anwendung übergeben werden. Die Scripte werden in
Abhängigkeit von Firma und Belegart des gewählten Vorgangs bzw. in
Abhängigkeit des Datenbankfeldes gesteuert. Optional können benutzerabhängige
Scripte hinterlegt werden. Die Erstellung der Scripte erfolgt
nach gemeinsamer Definition und wird nach Aufwand berechnet.
Hinweis: Damit der Vorgang in der abas-Business-Software angezeigt
werden kann, muss dort eine entsprechende Kommunikationsschnittstelle
eingerichtet werden.
VOLLTEXT
Volltextrecherche für indexunabhängige Suche in der DMS-Integration.
Suchmethoden "und", "oder", "und nicht", "*", "~" sind möglich. Ebenso
erfolgt das Einfärben der Treffer in TIFF-Dokumenten. (nicht im Leistungsumfang
von DMS-Integration-Standard enthalten)
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4. Belegarten, Suchkriterien
und Schnittstellen der
DMS-Integration-Standard
Für die Archivierung von Dokumenten wird durch HABEL eine Standardinstallation
vorbereitet.
Belegarten der Standardinstallation
Verkauf
� VK Anfrage
� VK Angebot
� VK Bestellung
� VK Auftragsbestätigung
� VK Rahmenauftrag
� VK Lieferschein
� VK Rechnung
� VK Gutschrift
� VK Mahnung
� VK Proforma Rechnung
� VK Korrespondenz
Fertigung
� FERT Betriebsauftrag
Suchkriterien der Standardinstallation
� Firma
� Belegart
� Unterbelegart
� Barcode
� Belegdatum
� Archivierungsdatum
� Kunden-/Lieferanten Nr.
� Kunden-/Lieferanten Name
� Kunden-/Lieferanten Suchwort
� PLZ
� Ort
� Kunden-/Lieferanten Kennzeichen
� LKZ
� EMail
� Betreuer
� Belegnummer
� Fremdbelegnummer
� EK Anfrage Nr.
� EK Bestell Nr.
� EK Lieferschein Nr.
� EK Rechnung/Gutschrift Nr.
� VK Angebot Nr.
� VK Auftrag Nr.
� VK Lieferschein Nr.
� VK Rechnung/Gutschrift Nr.
Einkauf
� EK Anfrage
� EK Angebot
� EK Bestellung
� EK Auftragsbestätigung
� EK Rahmenauftrag
� EK Lieferschein
� EK Rechnung
� EK Mahnung
� EK Gutschrift
� EK Korrespondenz
Finanzbuchhaltung
� FIBU Buchungsbeleg
� Artikel Suchwort
� Artikel Nr.
� Artikelbezeichnung
� Kunden-Artikel Nr.
� Projektnummer
� Projektbezeichnung
� Währung
� Betrag Netto
� Betrag Brutto
� Info
� Betreff
� Volltext
� Kunden-/Lieferanten ID
� Abas ID
� Abas Dokumenten ID
� EK Anfrage ID
� EK Bestell ID
� EK Lieferschein ID
� EK Rechnung/Gutschrift ID
� VK Angebot ID
� VK Auftrag ID
� VK Lieferschein ID
� VK Rechnung/Gutschrift ID
� Artikel ID
� Projekt ID
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Schnittstellen der Standardinstallation
� COLD Archivierung für Dokumente aus der abas-Business-Software
� Austausch von Stammdaten (Kundenstamm, Lieferantenstamm, Artikelstamm)
� MS-Office-Integration
� Manuelle Mail-Archivierung: MS-Outlook, Lotus Notes, Tobit, Thunderbird
� Scannen von Dokumenten (Papierbelege)
Weitere Datenbanken, Belegarten und/oder Suchkriterien können durch
kostenpflichtige Erweiterungen integriert werden.
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5. Zusatzfunktionen*
5.1. Workflow*
(nicht im Leistungsumfang von DMS-Integration-Standard enthalten)
Mit der optionalen Erweiterung Workflow, erhalten Sie folgende Funktionen:
POSTKORB
Zur elektronischen Bearbeitung von Ein- und Ausgangsdokumenten in
allen Formaten.
Dokumente können direkt bei der Erfassung den entsprechenden Postkorbanwendern
zur Bearbeitung zur Verfügung gestellt werden. Alternativ
können aus bereits archivierten Vorgängen Postkorbeinträge erzeugt und
damit z. B. ein definierter Workflow gestartet werden. Indexierung-/ Kontierung
ist direkt im Postkorb möglich. Gruppenfunktionalitäten sind vorhanden,
d. h. es gibt neben einzelnen Anwenderpostkörben auch Team-/
Abteilungspostkörbe. Durch Setzen von Fristen werden entsprechende
Einträge nach Fälligkeit farbig gekennzeichnet (Transparenz-
/Überwachungsfunktion). Einträge können durch Wiedervorlagetermine
gesteuert werden. Urlaubs- und Krankheitsvertretungen sind über den
Abwesenheitsassistenten zu regeln. Der Postkorb hat ein frei gestaltbares
Layout (Schriften, Farben, Anordnung der Felder). Im Standard ist ein einfacher,
vom Administrator definierbarer, Workflow enthalten. Workflows,
die über diesen Standard hinausgehen, werden nach Aufwand berechnet.
GRAFISCHER WORKFLOW
Grafische Oberfläche zur Definition von Workflows, die im POSTKORB
abgebildet werden.
POSTKORB HINWEIS
Automatische Benachrichtigung über neue Postkorbeinträge per E-Mail.
Die Benachrichtigung erfolgt für alle Benutzer, für die in der Benutzerverwaltung
eine E-Mail-Adresse hinterlegt ist. Dabei ist es nicht relevant, aus
welcher Quelle der Postkorbeintrag stammt und um welche Belegart es
sich handelt. Darüber hinaus können Regeln definiert werden, die eine
Benachrichtigung an bestimmte Empfänger per E-Mail versendet. Alle
Datenbankfelder können für diese Regeln bzw. Abfragen miteinander
kombiniert werden. Beispielsweise könnten Benachrichtigungen über den
Zeitpunkt des baldigen Ablaufs der Skontofrist (innerhalb der nächsten
2 Tage) an Mitarbeiter versendet werden.
Abhängig von den Rechnungsbeträgen ist es auch möglich, weitere Mitarbeiter
und /oder Vorgesetzte zu informieren, wie z. B. Reklamationen,
welche nach 2 Tagen noch ungelesen im Postkorb des Mitarbeiters stehen.
Die Regeln, die jeweiligen Empfänger sowie der Mail-Aufbau ist frei
definierbar.
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5.2. Vertragsmanagement*
*(nicht im Leistungsumfang von DMS-Integration-Standard enthalten)
Optional ist die Erweiterung Vertragsmanagement verfügbar. Damit
erhalten sie folgende zusätzlichen Funktion:
Vertragsmanagement
Das Vertragsmanagement ist eine eigenständige Datenbank, in der alle
Verträge verwaltet werden können, wie z. B. die Benachrichtigung über
Kündigung, Verlängerung oder Vertragsablauf digitalisierter Verträge. Es
stehen zahlreiche und bereits eingerichtete Belegarten zur Verfügung. Für
die Erfassung der Daten innerhalb der Erfassungsprogramme, sowie der
Recherche und des Postkorbs stehen Programmroutinen zur Verfügung,
welche die Dateneingabe erleichtern. Hierbei werden je nach Vertragstyp
die relevanten Felder zur Pflichteingabe. Innerhalb des AutoJobs findet
eine Prüfung der Verträge statt. Es werden einmalige und regelmäßige
Kündigungstermine, Verlängerungsmöglichkeiten und das Auslaufen von
befristeten Verträgen überwacht. Der oder die Ansprechpartner können
automatisch benachrichtigt werden.
5.3. Belegleser*
*(nicht im Leistungsumfang von DMS-Integration-Standard enthalten)
Der Belegleser bietet optional:
TEMPLATEERKENNUNG
Automatisches Auslesen von Beleginhalten per Schrifterkennung (OCR)
nach dem Scannen des Dokumentes.
Durch Lieferantenanalyse im Rahmen der OCR-Erkennung wird festgelegt,
ob für den Lieferanten ein Template vorliegt. Aufgrund hinterlegter
Templates ist das Auslesen der Daten nahezu fehlerfrei. Die erkannten
Werte werden zur Indexierung des Dokumentes verwendet. Es ist frei definierbar,
welche Indexfelder/ Suchkriterien ergänzt werden sollen. Neben
der Verwendung zur Indexierung werden die erkannten Werte auch weiteren
Systemen wie der Finanzbuchhaltung im Standard-Exportformat von
HABEL zur Verarbeitung bereitgestellt. Das Programm umfasst ein Prüf-
und Korrekturprogramm für die erkannten Werte.
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FREIFORMERKENNUNG
Automatisches Auslesen von Beleginhalten per Schrifterkennung (OCR)
nach dem Scannen des Dokumentes.
Die erkannten Werte werden zur Indexierung des Dokumentes verwendet.
Es ist frei definierbar, welche Indexfelder / Suchkriterien ergänzt werden
sollen. Neben der Verwendung zur Indexierung werden die erkannten
Werte auch weiteren Systemen wie der Finanzbuchhaltung im Standard-
Exportformat von HABEL zur Verarbeitung bereitgestellt. Das Programm
umfasst ein Prüf- und Korrekturprogramm für die erkannten Werte.
RECHNUNGSPRÜFUNG
Die mit dem HABEL-BELEGLESER ausgelesenen Rechnungsinformationen
werden durch HABEL automatisch auf Richtigkeit geprüft. Die Prüfung der
Rechnungen erfolgt gegen Informationen aus dem ERP-System. Ziel ist es,
eine automatisierte Buchungsfreigabe zu erteilen, wenn der Rechnungsbetrag
mit dem Bestellbetrag übereinstimmt.
Für die Rechnungsprüfung wird HABEL durch das ERP-System eine csv-
Datei übergeben. In der csv-Datei werden alle für die automatische
Rechnungsprüfung erforderlichen Informationen wie Kreditoren-Nr., Kreditoren-Name,
Bestellnummer, Position, Artikel-Nr., Artikel-Bezeichnung,
Fremdartikel-Nr., Bestellmenge, Liefermenge, Einzelpreis, Gesamtpreis
etc. übergeben. Optional können vorhandene Kontierungsinformationen
durch Übergabe von Kostenstelle, Konto etc. auf Positionsebene übergeben
werden. Innerhalb der csv-Datei wird je Bestellposition ein Datensatz
inkl. der Kopfdaten bereit gestellt.
Damit die eingescannten Rechnungen automatisch der Bestellung zugeordnet
werden können, muss durch den Kreditor die Bestellnummer(n)
angedruckt werden. Bei der automatischen Rechnungsprüfung werden
folgende Prüfungen durchgeführt:
1. Ist die auf der Rechnung erkannte Bestellnummer im ERP-System
bekannt?
2. Stimmen Bestell-, Liefer- und Rechnungsmenge überein?
3. Stimmen Einzelbetrag und Zeilenbetrag der Bestellung und Rechnung
überein?
4. Stimmen Gesamtnettobetrag der Bestellung und Rechnung überein?
Weitere oder zusätzliche Prüfungen sind möglich und werden nach vorheriger,
genauer Definition nach Aufwand in Rechnung gestellt.
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5.4. Personalmanagement*
*(nicht im Leistungsumfang von DMS-Integration-Standard enthalten)
Mit der optionalen Erweiterung DMS-Integration Personalmanagement,
erhalten Sie folgende Funktion:
PERSONALMANAGEMENT
Durch eine eigenständige Datenbank sichert das Personalmanagement
die sensiblen Personaldokumente vor unberechtigten Zugriffen. Optional
kann durch entsprechende Verschlüsselungssoftware die Sicherheitsstufe
erhöht werden. Aber nicht nur der Zugriff, sondern auch die Erinnerung
an Termine, Ereignisse und Vorgehen wird mit HABEL professionell
verwaltet. Dabei wird beispielweise an Mitarbeiterjubiläen erinnert,
wie auch an das Löschen von Abmahnungen nach dem gesetzlichen
Ablauf von aktuell 2 Jahren. Für die Standardlösung HABEL-
PERSONALMANAGEMENT sind alle innerhalb des Personalwesens wichtigen
Belegarten und Suchkriterien definiert. Zur Archivierung der Personaldokumente
werden die bekannten Erfassungsprogramme genutzt:
Archivierung per Scanner, Archivdruck, im Originalformat oder per
E-Mail Anbindung. Täglich wird geprüft, ob Termine wie z. B. Mitarbeiterjubiläen
erreicht wurden und der hinterlegte Sachbearbeiter darüber
informiert. Eine Reihe an Benachrichtigungsdiensten ist bereits im
Standard von HABEL-PERSONALMANAGEMENT enthalten.
Über den Standard hinausgehende Wünsche können umgesetzt werden.
Ihr Betreuer analysiert gerne mit Ihnen die Anforderungen und nennt
Ihnen die Kosten dafür.
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6. Systemvoraussetzungen
Für die Installation und die Nutzung der DMS-Integration sind spezielle
Systemvoraussetzungen erforderlich.
Die DMS-Integration kann auf Windows, VM-Ware oder einem Linux-
Server installiert werden. Bei der Installation auf Linux-Servern ist zu
beachten, dass für den Autojob ein Windows Server und Windows Clients
erforderlich sind.
Darüber hinaus sind für die Archivierung der Papierdokumente Scanner
einzusetzen. Für die revisionssichere Speicherung der archivierten Daten
sind zugelassene Speichergüter und Medien einzugeben.
Scanner
Im Leistungsumfang der DMS-Integration ist eine Scanlizenz inklusive
(entspricht einem Scanplatz). Jeder weitere Scanplatz benötigt eine zusätzliche
Scanlizenz.
Um die korrekte Scannerempfehlung geben zu können, sind folgende
Eckpunkte abzustimmen:
� Welche Papiergröße wird hauptsächlich bzw. maximal gescannt?
� Welches tägliche Belegvolumen wird gescannt werden?
� Wie ist die Beschaffenheit der Belege (Durchschlagpapier, festes
Papier, farbiges Papier etc.)?
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7. Sprachen
Die Kernanwendungen (Recherche, Erfassungsprogramme) der DMS-
Integration-Standard werden in verschiedenen Sprachen zur Verfügung
gestellt.
Verfügbare Sprachen:
� deutsch
� englisch
� spanisch
� ungarisch
� italienisch
� französisch
� chinesisch
Weitere Sprachen sind auf Anfrage optional möglich.
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8. Kontakt
ABAS Software AG
Südendstraße 42
76135 Karlsruhe
GERMANY
Tel. +49 7 21 / 9 67 23 -0
Fax +49 7 21 / 9 67 23 -100
info@abas.de
www.abas.de
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