Von A bis Z elektronisch: Basler Gerichte setzen auf Innovation

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Von A bis Z elektronisch: Basler Gerichte setzen auf Innovation

Fallstudie Gerichte Basel-Stadt

Von A bis Z elektronisch:

Basler Gerichte setzen auf Innovation


«Ein Schritt in die digitale Zukunft»

Im Zuge des Projekts «Gerichte 2010» haben vier Gerichte des Kantons

Basel­Stadt ihre IT­Infrastruktur auf Basis der Geschäftsverwaltungslösung

JURIS von Abraxas erneuert. Dank der Einführung elektronischer Akten

wurden die Prozesse – vom Posteingang bis zum Versand – medienbruchfrei

abgebildet.

Basel­Stadt macht Ernst mit E­Government. Vier Gerichte

haben ihre bisherige Geschäftsverwaltungs­Software abgelöst

und durch JURIS von Abraxas ersetzt. «Die Gerichte

wollten nicht nur eine einfache Ablösung der bisherigen

Fallverwaltungsapplikation, sondern auch einen Schritt in

die digitale Zukunft gehen. Mit der Einführung von JURIS

schufen wir die Möglichkeit, eine releasefähige Standard ­

l ösung einzusetzen, die auch pro futuro den sich stetig

ändernden Anforderungen gewachsen ist», sagt Philippe

Maurer, Verwaltungschef des Appellationsgerichtes Basel­

Stadt. Im Zuge des Projektes wurden auch die innere

Vernetzung vorangetrieben und elektronische Akten eingeführt.

Heute verfügen das Zivil­, das Straf­, das Sozialversicherungs­

und das Appellationsgericht des Halbkantons

über eine moderne und ausbaufähige Geschäfts­

verwaltungslösung mit Pionier charakter. Die neue Lösung

erfüllt die Voraussetzungen der eidgenössischen Verordnung

über die elektronische Übermittlung im Rahmen von

Zivil­ und Strafprozessen sowie von Schuldbetreibungs­

und Konkursverfahren. Darin ist vorgesehen, dass Parteien

ihre Eingaben bei Gerichten und Behörden künftig auch

in elektronischer Form einreichen können.

Philippe Maurer,

Verwaltungschef des Appellationsgerichtes Basel-Stadt

Philippe Maurer, Verwaltungschef des Appellationsgerichtes

Basel-Stadt

Arbeiten ohne Medienbruch

Die Gerichte des Kantons Basel­Stadt teilen sich eine

gemeinsame IT­Infrastruktur. Das Projekt «Gerichte 2010»

hatte zum Ziel, für alle Gerichte und das Erbschaftsamt

eine einheitliche, standardisierte und releasefähige Fachapplikation

einzuführen. Sie sollte die unterschiedlichen

und veralteten Applikationen der Gerichte ablösen. In der

Folge wurden die gesamten Prozesse der Fallverwaltung

reorganisiert und zwecks elektronischen Schriftenverkehrs

die digitale Signatur eingeführt. Die Folge: Die Mitarbeitenden

der Gerichte hatten innerhalb der Geschäftsverwaltungslösung

jeweils nur auf Teile der Akte eines bestimmten

Falles Zugriff. Um den kompletten Fall zu überblicken,

waren sie auf klassische Akten in Papierform angewiesen.

Die neue Lösung sollte also in der Lage sein, komplette

Geschäftsprozesse digital abzubilden und sämtliche Dokumente

fallbezogen elektronisch zur Verfügung zu stellen.

Der elektronische Posteingang

Um dieses Ziel zu erreichen, setzte das Projektteam, bestehend

aus Mitarbeitenden des Kantons Basel­Stadt, des

Projektleiters BCP Business Consulting und von Abraxas

JURIS, beim Posteingang an. Hier wird herkömmliche Post

gescannt und danach genau wie elektronisch eingegangene

Schriften zunächst in einem Document Management

System abgelegt und dann in den Zuweisungs prozess

geschickt. Je nach Sachlage wird auf Basis der Dokumente

ein neuer Fall eröffnet oder die Schriftstücke werden einem

laufenden Fall sowie dem entsprechenden Verfahrensschritt

zugeordnet. Dieser Vorgang erfolgt entweder manuell oder

– sofern ein vorhandener Barcode dies erlaubt – vollkommen

automatisch. Nun stehen die Dokumente innerhalb von

JURIS zur Verfügung. Dies vereinfacht nicht nur die Arbeit

der Sachbearbeiterinnen und Sachbearbeiter, sondern

ermöglicht es der Software auch zu erkennen, wann ein Fall,

beispielsweise dank dem Eingang einer Stellungnahme,

weiterbearbeitet werden kann.

Ein eigens entwickelter Arbeitsplatz

Die Basler Gerichte führen zwar weiterhin ein klassisches

Aktenarchiv, doch bei der täglichen Arbeit sind die Angestellten

nicht mehr auf papierene Dokumente angewiesen.

Allein mit der elektronischen Verfügbarkeit ist es aber

noch nicht getan: Damit die Möglichkeiten der elektronischen

Aktenführung gänzlich ausgenutzt werden können, haben

die Basler Gerichte eigens spezielle Arbeitsplätze entworfen.

Diese sind mit zwei Bildschirmen ausgerüstet, wobei der

eine Bildschirm für das Aktenstudium genutzt und dazu

hochkant gestellt wird, während auf dem zweiten Bildschirm

die Applikation bedient werden kann. Auf diese Weise

können die Gerichtsmitarbeitenden ganze Aktenseiten

lesen, ohne zu scrollen, und parallel dazu in der Geschäftsverwaltungslösung

weiterarbeiten.

IncaMail 3.0 / Secure Messaging Services

Sichere elektronische Übermittlung

Vostra

Zentrales Strafregister Bund

Polizei

Übernahme Polizeirapporte

MS Office

Integration Büroautomation

GU neu / Online

Neue Gerichtsurkunden der Post

JURIS mit Zusatzmodul ELAK: papierlos arbeiten.

Die elektronische Akte

Werkzeuge für die elektronische Aktenführung erlauben es,

Dokumente aus verschiedenen Quellen personenbezogen

zusammenzuführen. Diese haben auch im Vergleich zu herkömmlichen

Akten diverse Vorteile:

– Aktualität: Elektronische Akten sind immer auf dem aktuellsten

Stand, da neue Dokumente mit Hilfe eines Verknüpfungsprozesses

umgehend einer Akte zugeordnet werden. Metadaten

wie Namen oder Fallnummern werden zentral verwaltet.

– Sicherheit: Elektronische Akten lassen sich auf einfache

Weise rechtssicher archivieren. Mittels einer Backup­Lösung

können sie kostengünstig gegen Verlust geschützt werden.

– Rollenspezifische Sichten: Elektronische Akten können je

nach Arbeitsprozess und Zugriffsberechtigung unterschiedlich

dargestellt werden. Die Anwender sehen nur Dokumente,

für welche sie eine Zugriffsberechtigung haben und die sie

für ihre Arbeit benötigen.

– Flexibilität: Dokumente aus verschiedenen Quellen und

Archiven können in Akten zusammengefasst werden.

Arbeitsprozesse lassen sich schnell und unkompliziert anpassen.

Optionale Schnittstellen Zusatzmodule

FindInfo

Juristisches Informationssystem

DMS

Document Management

RMS

Records Management

ELAK

ELAK

Elektronische Akte • Scanning

Elektronische Akte • Scanning

• Posteingang • Output Management

• Posteingang • Output Management


«Wird in JURIS innerhalb eines Falles über

einen Verfahrensschritt ein bestimmtes

Dokument aus gewählt, wird dieses umgehend

auf dem zweiten Bildschirm

geöffnet.»

Philippe Maurer

Einfache Korrespondenz

Selbstverständlich geht die Automatisierung

noch weiter. Die neue Lösung stellt für sämtliche

standardisierten Korrespondenzen Vorlagen

zur Verfügung, wobei JURIS Informationen

wie Adressen oder Fallnummern

automatisch in das Word­Layout überträgt.

Im Falle einer Urteilsverkündung muss so nur

noch das Urteil manuell einge tragen werden.

Auch die rechtskräftige Signatur des Briefes

mittels SuisseID ist möglich. Ähnlich rasch

sind die Bei lagen zusammengestellt: Dazu

genügt es, die jeweiligen Dokumente per

Mausklick anzuwählen. Per Knopfdruck kann

der Mitarbeiter nun den Brief inklusive Anlagen

an das Druck zentrum weiterleiten, wo die

Korrespondenz ge druckt, verpackt und abgeschickt

wird. «Es ist uns gelungen, den gesamten

administrativen Abwicklungs prozess

effizienter zu gestalten. Eingaben, die wir auf

diesem Weg erhalten, verfügen über einen

Barcode. Geht die dem jeweiligen Prozessschritt

entsprechende Antwort ein, kann das

Dokument automatisch dem nächsten Verfahrensschritt

des Prozesses zugeführt werden»,

so bestätigt Philippe Maurer.

Abraxas – der IT-Spezialist für

die öffentliche Hand

Abraxas ist eine erfahrene Schweizer

ICT­Unternehmung mit einem breiten

Leistungsangebot für öffentliche

Verwaltungen und Organisationen im

staatlichen Umfeld sowie Privatunternehmungen.

Abraxas Informatik AG

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0004­cs 20110920­01.01.de

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