Checkliste fuer oeffentliche Verwaltungen zur Umstellung auf die ...

sparkasseduisburg

Checkliste fuer oeffentliche Verwaltungen zur Umstellung auf die ...

Checkliste für öffentliche Verwaltungen

zur Umstellung auf die SEPA-Zahlverfahren

Ab dem 1. Februar 2014 verändert SEPA, also der einheitliche Euro-Zahlungsverkehrsraum, den

bargeldlosen Zahlungsverkehr in Deutschland: Alle Überweisungen und Lastschriften in Euro

auch innerhalb Deutschlands sind dann nach europaweit einheitlichen Verfahren vorzunehmen.

Im Hinblick auf den damit verbundenen Anpassungsbedarf in öffentlichen Verwaltungen ist es

erforderlich, die Umsetzung der neuen SEPA-Zahlverfahren möglichst frühzeitig zu planen.

Die vorliegende Checkliste soll Ihnen bei den notwendigen Umstellungsarbeiten helfen. Diese

wurde für Sie auf Basis Ihrer Angaben beim Online-SEPA-Check zusammengestellt:

Ihre Institution verwendet bei den Zahlverfahren ausschließlich Überweisungen, verzichtet also auf

den Einsatz von Lastschriften.

Wichtig: Das Thema SEPA-Lastschrift wird in der vorliegenden Checkliste nicht behandelt. Sollten

Sie den Einzug per Lastschrift in Erwägung ziehen, planen Sie genügend Vorbereitungszeit mit

ein.

Bitte beachten Sie auch: Diese Checkliste kann nur eine erste Orientierung für den mit der SEPA-

Migration verbundenen Aufwand liefern. Bitte nutzen Sie weitere Informationen zur SEPA-

Migration, etwa im Internet-Angebot Ihrer Sparkasse. Oder vereinbaren Sie gleich einen Termin

mit Ihrem Berater in der Sparkasse, um alle Fragen zur bevorstehenden Umstellung Ihres

Zahlungsverkehrs zu klären.

SEPA-Zahlverfahren | Checkliste | Seite 1 von 5


Checkliste für öffentliche Verwaltungen

zur Umstellung auf die SEPA-Zahlverfahren

1. Organisation

Benennen Sie einen SEPA-Verantwortlichen.

Legen Sie einen Zeitplan mit Entscheidung über den genauen Zeitpunkt der Umstellung

fest (entweder gemeinsamer Umstellungszeitpunkt für SEPA-Überweisungen und SEPA-

Lastschriften oder getrennte Umstellung mit teilweisem Parallelbetrieb).

Schaffen Sie interne Richtlinien oder ergänzen Sie bestehende Dienstanweisungen im

Hinblick auf die Einführung und den Umgang mit den neuen Zahlungsverkehrsprodukten.

2. EDV-Systeme anpassen

Legen Sie fest, welche SEPA-Datenelemente (z. B. IBAN, BIC, Gläubiger-

Identifikationsnummer, Mandatsreferenz) in den Datenbestand übernommen werden

müssen und welche weiteren Elemente übernommen werden sollen (z. B.

prüfziffergesicherte Kundenreferenznummer nach ISO 11649:2009 oder End-to-End-

Identification).

Verwenden Sie die neue Kundenkennung mit IBAN und BIC

Die SEPA-Migrationsverordnung gibt für die Beauftragung von Zahlungen unterschiedliche

Fristen hinsichtlich der Verwendung des BIC vor:

• Bis zum 31. Januar 2014 ist die Angabe von IBAN und BIC erforderlich.

• Ab dem 1. Februar 2014 können nationale Zahlungen nur mit der IBAN beauftragt

werden, die Angabe des BIC ist optional.

• Ab dem 1. Februar 2016 können auch grenzüberschreitende Zahlungen in andere EWR-

Staaten nur mit der IBAN beauftragt werden.

Die Sparkassen und Landesbanken bieten Ihnen verschiedene Konvertierungshilfen (z. B.

SEPA-Account-Converter) an, mit denen nationale Kontodaten automatisiert auf IBAN und

BIC umgestellt werden können.

SEPA-Zahlverfahren | Checkliste | Seite 2 von 5


Checkliste für öffentliche Verwaltungen

zur Umstellung auf die SEPA-Zahlverfahren

Prüfen Sie, in welche Datenbanken, Systeme und Anwendungen die SEPA-Datenelemente

zu implementieren sind.

Eine Umstellung auf die SEPA-Datenelemente ist erforderlich für den direkten Austausch

von Zahlungsverkehrsdateien mit dem Kreditinstitut (Versand und Empfang) und bei

indirekter Verarbeitung über die Buchhaltungssoftware (Schnittstellenverarbeitung) sowie

bei Übernahme aus der Buchhaltungssoftware.

Prüfen Sie die SEPA-Fähigkeit der Buchhaltungssoftware und der eingesetzten

Fachanwendungen.

Berücksichtigen Sie auch Fachanwendungen, die bei Rechenzentren geführt werden. Zu

prüfen ist nicht nur, ob die jeweilige Software in der Lage ist, die SEPA-Datenelemente

aufzunehmen, sondern auch, ob das ISO-20022-XML-Format gelesen und verarbeitet

werden kann.

Pflegen Sie SEPA-Datenelemente der eigenen Bankverbindungen in die

Buchhaltungssoftware und in die Fachanwendungen ein.

Konvertieren Sie die vorhandenen Stammdaten (sowohl im Kreditor- als auch im Debitor-

Bereich müssen IBAN und BIC eingepflegt werden).

Fragen Sie nicht konvertierbare Stammdaten ab.

Prüfen Sie die Angaben zum Verwendungszweck.

Begrenzung auf 140 Zeichen.

Strukturierten Verwendungszweck auf Kundenreferenznummer gemäß ISO

11649:2009 umstellen.

Tipp: Beginnen Sie möglich früh mit der Umstellung, um ausreichend Zeit für Tests und die

Abstimmung mit den Software-Anbietern zu haben.

SEPA-Zahlverfahren | Checkliste | Seite 3 von 5


Checkliste für öffentliche Verwaltungen

zur Umstellung auf die SEPA-Zahlverfahren

3. Vordrucke und Korrespondenz auf SEPA-Anforderungen umstellen

Stellen Sie auf SEPA-Zahlscheine gemäß den Richtlinien für einheitliche

Zahlungsverkehrsvordrucke um.

Umstellungsanforderungen bei Vordrucken

Stellen Sie Bescheide, Vereinbarungen und Vordrucke (wie z. B. Zahlscheine) auf die neue

Kundenkennung IBAN und BIC um. Beachten Sie dabei die Richtlinien für einheitliche

Zahlungsverkehrsvordrucke:

www.die-deutsche-kreditwirtschaft.de/dk/zahlungsverkehr/konventionellerzahlungsverkehr/vordrucke

In Bescheiden und Vereinbarungen müssen IBAN und BIC hinterlegt werden können. Auch

eventuell vorhandene Textpassagen für eine Einzugsermächtigung müssen bis spätestens

Februar 2014 bezüglich der Mandatsvorgaben überarbeitet werden.

Sollten Sie Bürgern bzw. Antragstellern Vordrucke wie z. B. Zahlscheine zur Verfügung

stellen, müssen auch diese spätestens bis Februar 2014 gemäß den gültigen

Vordruckrichtlinien angepasst werden.

Zudem wird es zukünftig im Zahlungsverkehr keine Sammelbelege mehr geben.

Versehen Sie Bescheide, Rechnungen und Kopfbögen mit IBAN und BIC.

Entwerfen Sie einen Vordruck für eine Vorabankündigung oder nehmen Sie Ergänzungen

in Bescheiden, Rechnungen etc. vor.

Passen Sie neben den papierhaften Bescheiden, Vordrucken etc. auch die automatisiert

hinterlegten Korrespondenzdaten und elektronischen Vordrucke an.

Bekanntgabe der eigenen Kundenkennung gegenüber Dritten:

Tipps für die Kommunikation mit Bürgern und Antragstellern

Um Bürgern, Antragstellern und Ihnen den Zahlungsverkehr zu erleichtern, sollten Sie Ihre

eigene Kundenkennung (IBAN und BIC) auf Geschäftsbriefen und Rechnungen stets

angegeben.

Die eigenen Bescheide und Vereinbarungen und die Geschäftsbriefe müssen hinsichtlich

der neuen Kundenkennung (IBAN und BIC) angepasst werden.

Bei vorgedruckten Briefbögen empfiehlt sich ein zeitnaher Austausch vor Februar 2014.

SEPA-Zahlverfahren | Checkliste | Seite 4 von 5


Checkliste für öffentliche Verwaltungen

zur Umstellung auf die SEPA-Zahlverfahren

4. Umstellung auf die SEPA-Überweisung organisieren

Prüfen Sie die Arbeitsabläufe und Kennzeichnungen der Überweisungen.

Prüfen Sie die Größe der zu übergebenden Dateien (verwenden Sie ggf. ZIP-Dateien).

Legen Sie Geschäftsprozesse bei Rückläufen fest.

Passen Sie ggf. die DFÜ-Vereinbarung mit Ihrer Sparkasse an.

Erfassen Sie SEPA-Textschlüssel (Purpose Codes) und passen Sie die Zuordnung bei der

automatisierten Verbuchung von Einzahlungen an.

Kennzeichnung der Überweisungsart (Purpose Codes)

Um die Art der Überweisung zu kennzeichnen, werden derzeit Textschlüssel im DTA-Format

als zweistellige numerische Codes dargestellt (z. B. 53 für Löhne/Gehälter).

Bei der SEPA-Überweisung werden für die Kennzeichnung der Überweisungsart vierstellige

Alpha-Codes verwendet (z. B. SALA für Löhne/Gehälter).

Detaillierte Informationen hierzu finden Sie in der Anlage 3 des DFÜ-Abkommens der

Deutschen Kreditwirtschaft:

www.ebics.de

Stellen Sie auf SEPA-Zahlscheine gemäß den Richtlinien für einheitliche

Zahlungsverkehrsvordrucke um (siehe oben).

SEPA-Zahlverfahren | Checkliste | Seite 5 von 5

Weitere Magazine dieses Users
Ähnliche Magazine