Skript zum Vortrag - Volksbank Kaiserslautern-Nordwestpfalz eG

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Skript zum Vortrag - Volksbank Kaiserslautern-Nordwestpfalz eG

Anforderungen bei der Umstellung

auf SEPA

Volksbank Kaiserslautern-

Nordwestpfalz eG

15.August 2012

Thomas Wildenauer, IT-Prüfung Gennossenschaftsverband e.V. | Seite 1


SEPA - Produkte

Die europäischen Überweisung: IBAN und BIC

Die IBAN ist die internationale Kontonummer (max. 34 alphanumerische

Zeichen). Länge je Land unterschiedlich (Deutschland: 22 Stellen)

DE02 1234 5678 1234 5678 90

ISO-Ländercode (2) Prüfziffer (2) „Bankleitzahl“ (8) Kontonummer (10)

Der BIC ist der international standardisierte Bank-Code zur weltweit

eindeutigen Identifizierung von Kreditinstituten, entweder 8 oder 11 Stellen;

Beispiel: GENODEXXXXX

IBAN und BIC ermöglichen innerhalb des SEPA-Raumes die automatisierte

Verarbeitung von Zahlungsaufträgen

„IBAN-Rechner“: Software zur automatischen Ermittlung der IBAN aus

Kontonummer und Bankleitzahl

SEPA Inhouseschulung Thomas Wildenauer IT-Prüfung | Seite 5


SEPA - Produkte

Vergleich der Lastschriftverfahren (Einzugsermächtigung / Core)

Einzugsermächtigungslastschriftverfahren

„Einzugsermächtigung“

Europäisches Lastschriftverfahren

„SEPA-Basislastschriftverfahren“ (SDD-Core)

Interbankenregelwerk ZKA-Lastschriftabkommen EPC-Regelwerk „SDD Core“

Start bereits aktiv seit 2.11.2009

Ausführung bei Sicht (D) D-2 (D-5)

Rückgabefristen • Interbankenbereich: 6 Wochen

• Kundenbereich: für Zahlungspflichtige grundsätzlich

unbefristet, aber nach geltender Rechtsprechung i. d.

R. innerhalb von sechs Wochen nach Zugang eines

Rechnungsabschlusses

• Interbankenbereich: aus bankfachlichen Gründen

von Zahlstellen bis 5 Tage nach D

• Kundenbereich:

für den Zahlungspflichtigen

- bis acht Wochen nach D für autorisierte und

- bis 13 Monate nach D für unautorisierte

Lastschriften

Datenformat DTAUS (Kennzeichnung „05“) XML (Kennzeichnung als „core“)

Mandat Einzugsermächtigung

Auftrag vom Zahlungspflichtigen an den

Zahlungsempfänger

Mandatsprüfung

Zahlstelle

nicht erforderlich nicht erforderlich

SEPA-Lastschriftmandat

Auftrag vom Zahlungspflichtigen (Debtor) an den

Zahlungsempfänger (Creditor) und die Bank des

Zahlungspflichtigen (Zahlstelle)

Gläubiger-ID (CI) nicht vorhanden / nicht notwendig vorhanden / notwendig (neu)

SEPA Inhouseschulung Thomas Wildenauer IT-Prüfung | Seite 11


SEPA - Produkte

Vergleich der Lastschriftverfahren (Abbuchungsauftragsverfahren

/ B2B)

Abbuchungsauftragsverfahren

„Abbuchungsauftrag“

Europäisches Lastschriftverfahren

„SEPA-Firmenlastschriftverfahren“ (SDD B2B)

Interbankenregelwerk ZKA-Lastschriftabkommen EPC-Regelwerk „SDD B2B“

Start bereits aktiv seit 2.11.2009

Ausführung bei Sicht (D) D-1

Rückgabefristen • Interbankenbereich: entfällt

• Kundenbereich: keine Widerspruchsmöglichkeit des

Kunden vorgesehen

Datenformat DTAUS

(Kennzeichnung „04“)

Mandat Abbuchungsauftrag

Auftrag vom Zahlungspflichtigen an die Bank des

Zahlungspflichtigen

Mandatsprüfung

Zahlstelle

erforderlich;

Mandat muss vor dem ersten Einzug der Zahlstelle

vorliegen und geprüft sein

• Interbankenbereich: aus bankfachlichen Gründen von

Zahlstellen bis 2 Tage nach D

• Kundenbereich: keine Widerspruchsmöglichkeit des

Kunden bei autorisierten Zahlungen vorgesehen

XML

(Kennzeichnung als „B2B“)

SEPA-Firmenlastschriftmandat

Auftrag vom Zahlungspflichtigen (Debtor) an den

Zahlungsempfänger (Creditor) und die Bank des

Zahlungspflichtigen (Zahlstelle)

erforderlich;

Firmenlastschriftmandat muss vor dem ersten Einzug

der Zahlstelle vorliegen und geprüft sein

Gläubiger-ID (CI) nicht vorhanden / nicht notwendig vorhanden / notwendig (neu)

SEPA Inhouseschulung Thomas Wildenauer IT-Prüfung | Seite 12


SEPA – SDD

Transaktionsfluss

Optional: Prüfung

mandatsbezogener Daten

und Avis D – 5 bzw. D - 2

Ermächtigung Gläubiger

Ermächtigung Zahlstelle

Unterschrift

36 Monate

D - 14

Transaktionsbezogene Daten

Mandatsbezogene Daten

Erstlastschrift D – 5

Folgelastschrift D - 2

Frühestens D

-14

SEPA Inhouseschulung Thomas Wildenauer IT-Prüfung | Seite 13


Vorteile SEPA-Lastschrift

SEPA Inhouseschulung Thomas Wildenauer IT-Prüfung | Seite 50


Zeichensätze SEPA-Lastschrift

SEPA Inhouseschulung Thomas Wildenauer IT-Prüfung | Seite 51


Software SEPA-Lastschrift

SEPA Inhouseschulung Thomas Wildenauer IT-Prüfung | Seite 52


SEPA-Lastschrift ist ein anderer Prozess für

den Kreditor

Vertragsabschluss mit dem

Kunden > Mandatserstellung

(qualifizierte Tätigkeit) sowie

Pre-Notfikation im Vertrag mit

Cut-Off Datum (ab z.B. 15.

Mai erster Einzug 1. Juli)

Einbindung von Pre-

Notifikation und

Fälligkeitsdatum in den

Workflow

„Lastschrifteinzug“

Erstellung SEPA-

Datei auf Grundlage

der DTA-Datei aus

ERP-System mit

Mandatsdaten

SEPA Inhouseschulung Thomas Wildenauer IT-Prüfung | Seite 53


SEPA-Lastschrift ist ein anderer

Prozess für den Kreditor

SEPA Inhouseschulung Thomas Wildenauer IT-Prüfung | Seite 54


SEPA-Lastschrift ist ein anderer Prozess für

den Kreditor

SEPA Inhouseschulung Thomas Wildenauer IT-Prüfung | Seite 55


Kurzcheck für die Vorbereitung –SEPA

DirectDebit (SDD)

Was ist für die Umstellung der Zahlungsprozesse auf SEPA zu tun:

Mit welcher Art der SDD wird im Unternehmen gearbeitet (SEPA-Basis-

Lastschrift und SEPA-Firmen-Lastschrift) oder sind beide im Einsatz?

Beantragung der eigenen Gläubiger-Identifikationsnummer über die

jeweilige nationale Vergabestelle(Deutschland: Deutsche Bundesbank).Die

Verwendung der Gläubiger ID ist Pflicht, wenn Lastschriften eingereicht

werden sollen. Nur eine Gläubiger-ID je juristischer bzw. natürlicher Person

möglich.

Identifizierung der betroffenen ERP Systeme; Herstellen der IBAN/BIC-

Fähigkeit der betroffenen Systeme

IBAN und BIC von Lieferanten/Zahlungspflichtigen erfragen und

hinterlegen, ggf. Konvertierungsservicenutzen

Schaffung technischer Voraussetzungen für die Nutzung der SEPA-

Zahlverfahren durch Umstellung auf XML-Format

SEPA Inhouseschulung Thomas Wildenauer IT-Prüfung | Seite 56


Kurzcheck für die Vorbereitung –SEPA

DirectDebit (SDD)

Was ist für die Umstellung der Zahlungsprozesse auf SEPA zu tun:

Einholung der SEPA-Mandate und Aufsetzen eines Mandatsprozesses zur

Sicherstellung der Gültigkeit (Mandatsformat; vergeben der

Mandatsreferenz; überwachen der 36-Monate-Frist, Archivierung der

Mandatsdaten) ggf. Trennung nach SEPA Core Direct Debit und SEPA B2B

DirectDebit

Lastschrifteinreichungen: Anpassung der Einreicherprozesse auf neue

Fristen (Vorgabe des Fälligkeitsdatums; Einreicherfristen: mindestens2

bzw. 5 Tage im SEPA-Basis-Lastschriftverfahren; 1 Tag im SEPA-Firmen-

Lastschriftverfahren).

Anpassung der internen Unternehmensprozesse an die geänderten

Rahmenbedingungen der Rücklastschriften im SEPA-Umfeld

SEPA Inhouseschulung Thomas Wildenauer IT-Prüfung | Seite 57


Kurzcheck für die Vorbereitung –SEPA

DirectDebit (SDD)

Was ist für die Umstellung der Zahlungsprozesse auf SEPA zu tun:

Eingehende Lastschriften haben nur geringe praktische und technische

Auswirkungen auf den Zahlungspflichtigen. Im Rahmen des SEPA-Firmen-

Lastschriftverfahrens muss der Zahlungspflichtige seinem Kreditinstitut

unverzüglich die Autorisierung des Mandates mitteilen. (B2B nur unter

Firmen möglich)

Prüfung, ob Auftraggeberreferenz genutzt werden soll; falls ja: Definition

der Prozesse und Anpassung der relevanten Systeme

Neue Vordrucke für Verträge bei Neugeschäft ggf. erstellen und das SEPA-

Mandat integrieren.

SEPA Inhouseschulung Thomas Wildenauer IT-Prüfung | Seite 58