Download - Wilken GmbH

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anWenderBericHt

InformatIons- und

PaPIerflut zwangen

zum Handeln

Breitsamer entsorgung und recycling gmBH

setzt auf integrierte Prozesse

naHtlose IntegratIon

In rona contec

HoHe akzePtanz beI

den mItarbeItern

dIgItale kunden- und

Personalakte


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Die Breitsamer Entsorgung Recycling GmbH wurde 1972 gegründet. Im Jahre 1991

wurde die erste bundesimmissionsschutzrechtliche Genehmigung erteilt. Durch den

guten Zuspruch der Kunden wuchs das zu verarbeitenden Volumen stetig an. 2001

erfolgte die Planung und der Neubau einer Sortier- und Aufbereitungsanlage, die

2002 in Betrieb ging. Sie gehört heute zu den modernsten Anlagen Bayerns.

Derzeit verfügt die Breitsamer Entsorgung Recycling GmbH über eine Annahme- und

Aufbereitungskapazität von rund 140.000 Jahrestonnen auf einem Gesamtgelände

von knapp 50.000 m². Der Fuhrpark umfasst 30 Fahrzeuge und das Unternehmen

beschäftigt mehr als 100 Mitarbeiter.


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lIeferscHeIne, begleItscHeIne, wIegescHeIne:

gerade In der entsorgungswIrtscHaft

wIrd eIne flut von belegen

erzeugt, um dIe flüsse von abfall,

wertstoffen oder gefaHrgütern

lückenlos dokumentIeren zu können.

Vielerorts ist dies auch noch mit einer entsprechenden Papierflut verbunden – und damit

auch mit einer zeitaufwändigen Ablage und der schwierigen Informationssuche im Falle von

Nachfragen. Nicht so bei der Breitsamer Entsorgung und Recycling GmbH. Hier wurde mit

Unterstützung der Wilken Informationsmanagement ein papierloser Belegfluss aufgebaut,

der auch das Wiederfinden von Informationen deutlich erleichtert.


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Die Breitsamer Entsorgung und Recycling

GmbH gehört zu den wenigen

Unternehmen in Bayern, die den kompletten

Kreislauf der Abfallentsorgung

und der Wiederaufbereitung abdecken.

Heute betreibt Breitsamer eine der

modernsten Sortier- und Aufbereitungsanlagen

des Landes mit einer Kapazität

von mehr als 140.000 Tonnen im Jahr.

Entsprechend groß ist das Belegvolumen,

das täglich verarbeitet werden

muss. Denn auf dem Betriebshof des

Unternehmens in München herrscht

ein reges Kommen und Gehen. Bis zu

1.000 Wiegevorgänge von ein- und

ausfahrenden Fahrzeugen sind es in

Spitzenzeiten pro Tag – und all diese

Vorgänge sind mit den dazugehörigen

Formularen verknüpft.

Dazu kommt eine entsprechende Menge

an ein- und ausgehenden Rechnungen.

„Dieser Belegfluss war mit einem

Aufwand verbunden, der so nicht länger

tragbar war. Dies gilt genauso für die

Zeit, die man benötigte, um im Falle

einer Kontrolle alle Informationen zu

einem Vorgang zusammenzusuchen“,

beschreibt Jörg Minkner, Betriebsleiter

bei Breitsamer, die Ausgangssituation.

Um die internen Prozesse zu optimieren,

hatte das Unternehmen mit rona

ConTec schon früh eine moderne

Branchen-Software eingeführt. Eine der

Vorgaben für ein neues Dokumentenmanagement

lautete deswegen, dass

es eng integriert mit der Entsorgerlösung

funktionieren sollte.

„Wir wollten nicht, dass die Anwender

mit unterschiedlichen Systemen für

die Branchenprozesse auf der einen

und die Belegflüsse auf der anderen

arbeiten. Die Lösung sollte vielmehr aus

einem Guss sein und der Zugriff auf die

Belege wo immer möglich direkt aus

rona heraus erfolgen“, so Jörg Minkner

zu den Vorgaben.


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IntegratIon Hatte PrIorItät

Deswegen beschränkte sich Breitsamer

bei der Auswahl auf Systeme, die nachweislich

bereits zusammen mit dem

Branchenpaket im Einsatz waren.

Auf Empfehlung von R.O.N.A.Systems

schauten sich die Verantwortlichen

dabei auch die DMS-Lösung InfoShare

der Münchner Wilken Informations-

management GmbH an. Es zeigte sich

dabei, dass Wilken.InfoShare die Anforderungen

von Breitsamer am besten

abdeckte und so fiel die Entscheidung

für die Zusammenarbeit mit Wilken sehr

schnell. „Die Einführung von Wilken.

InfoShare erfolgte ausgesprochen

zügig: In nur einer Woche hatten wir die

Implementierung abgeschlossen.

Jörg mInkner

betrIebsleIter beI breItsamer

Etwas länger dauerte dann jedoch die

Abbildung einiger spezieller Geschäftsprozesse,

insbesondere in Verbindung

mit rona. Denn hier mussten verschiedene

Schnittstellen angepasst werden“.

Auch der Scanner, der zunächst angeschafft

worden war, erwies sich bald als

zu schmalbrüstig für die hohen Anforderungen

in der Entsorgungsbranche.

„Wir arbeiten ausschließlich mit Terminalservern,

und diese werden von relativ

wenigen Scanner-Modellen unterstützt.

Mit Hilfe von Wilken Informationsmanagement

konnten wir das zu schwache

Modell durch eine leistungsfähige

Maschine ersetzen, die auch in der

Lage ist, einige hundert Papierbelege

am Stück zu scannen“, so Minkner.

»Gerade die Dokumentation konnte so erheblich vereinfacht

werden. Auch wenn wir beispielsweise unange-

meldeten Besuch von einer Behörde bekommen, sind

wir auskunftsbereit – ein Mausklick genügt. «


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abläufe deutlIcH effIzIenter

Mit dem neuen System können die

Abläufe bei Breitsamer heute wesentlich

einfacher und effizienter abgewickelt

werden als früher. Sämtliche Liefer-,

Wiege- oder Begleitscheine, die mit

Hilfe von rona ConTec elektronisch

erzeugt und gedruckt werden, landen

auf direktem Weg zunächst im elektronischen

Archiv.

Da die Papierbelege im Prozess in der

Regel Unterschriften und Anmerkungen

erhalten, kommen sie einen Tag später

in den Scanner und werden ebenfalls

elektronisch abgelegt – und dies auch

in Kombination mit Laufzetteln in einem

mehrseitigen Dokument. Über den

jeweiligen Vorgang greift der Anwender

dann aus rona ConTec heraus direkt

auf die dazugehörigen Dokumente im

elektronischen Archiv zu.

„Gerade die Dokumentation konnte

so erheblich vereinfacht werden. Auch

wenn wir beispielsweise unangemeldeten

Besuch von einer Behörde bekommen,

sind wir auskunftsbereit – ein

Mausklick genügt. Auf diese Weise können

wir sämtliche Stoffströme, die über

uns laufen, am Bildschirm komplett

offenlegen. Früher sind wir dafür in fünf

verschiedene Räume gesaust. Auch

bei der jährlichen Zertifizierung hilft das

enorm“, beschreibt Jörg Minkner die

Vorteile. Neben den Entsorgungsprozessen

ist auch der Rechnungseingang

in das Informationsmanagement miteinbezogen,

so dass hier die Ablage und

die Recherche nach Belegen ebenfalls

deutlich effizienter ablaufen als bisher.

Zwar werden die Dokumente derzeit

noch zur Sicherheit drei Monate aufbewahrt.

Doch dann können sie in der

hauseigenen Aktenvernichtung entsorgt

werden – eine Anlage, die übrigens den

höchsten Sicherheitsstandards genügt.


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ablage Ist keIne müHe meHr

Die Akzeptanz bei den Mitarbeitern war

vom Start weg ausgesprochen groß.

„Die Ablage ist etwas, was niemand

gerne macht. Und doch muss sie

optimal erledigt werden. Mit dem neuen

Informationsmanagement ist das nun

drastisch einfacher, zumal das System

intuitiv bedienbar ist und so der Benutzer

nicht groß geschult werden muss“,

berichtet Jörg Minkner.

Aus diesem Grund benötigt die Anwendung

im laufenden Betrieb auch

sehr wenig Support. Wenn es doch mal

eine Anforderung gibt, wird diese in der

Regel sehr schnell umgesetzt. „Mit der

Unterstützung durch Wilken Informationsmanagement

sind wir ausgesprochen

zufrieden, die Reaktionszeiten sind

kurz und die Kollegen sorgen durchweg

für eine möglichst optimale Problemlösung.

Auch die Zusammenarbeit und

Abstimmung der beiden Systemhäuser

Jörg mInkner

betrIebsleIter beI breItsamer

verlief dank Wilken reibungslos“, so

Minkner weiter.

Aufgrund dieser Erfahrungen möchte er

die Lösung künftig weiter ausbauen. In

der Planung ist sowohl die Einführung

der digitalen Personalakte als auch der

von elektronischen Kundenakten. Hier

sind dann nicht nur Besprechungsprotokolle

per Knopfdruck abrufbar, die bereits

heute schon elektronisch archiviert

werden, sondern beispielsweise auch

die Korrespondenz, Telefonnotizen oder

andere unstrukturierte Informationen.

„Allein schon durch die großen Zeitgewinne

und die Entlastung bei der

täglichen Arbeit hat sich die Investition

in Wilken.InfoShare schnell bezahlt gemacht.

Mit dem weiteren Ausbau wollen

wir diese positiven Effekte noch besser

nutzen“, so das Fazit von Jörg Minkner.

»Allein schon durch die großen Zeitgewinne und die

Entlastung bei der täglichen Arbeit hat sich die Investition

in Wilken.InfoShare schnell bezahlt gemacht.

Mit dem weiteren Ausbau wollen wir diese positiven

Effekte noch besser nutzen.«


unser vorgeHensmodell? zuerst eIn PersönlIcHer termIn.

damIt sIe uns kennenlernen. und scHauen ob es Passt.

Wilken Informationsmanagement

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© Wilken Unternehmensgruppe | Dezember 2012 | © Bilder: Breitsamer

Seit 1977 beschäftigt sich Wilken mit der Entwicklung und dem Vertrieb von ERP-

Standard software. Mit mehr als 450 Mitarbeitern an fünf Standorten in Deutschland

und der Schweiz hat sich die Unternehmensgruppe als unabhängiger Hersteller,

Anbieter und Integrator von Anwendungen für das Finanz- und Rechnungswesen, die

Materialwirtschaft sowie die Unternehmenssteuerung etabliert. Zusätzlich werden

Wilken Branchenlösungen in der Energie-, Versicherungs-, Sozial- und Tourismuswirtschaft

eingesetzt. Vom Ulmer Stammsitz aus steuert die Wilken GmbH die Unter-

nehmensgruppe und übernimmt zentrale Funktionen wie Software-Entwicklung,

Produktmanagement sowie Marketing. Sie führt als „Holding“ die Tochterunternehmen

Wilken AG (Freidorf, Schweiz), Wilken Neutrasoft GmbH (Greven, Energiewirtschaft),

Wilken Prozessmanagement GmbH (Ulm / Greven / Sierksdorf, Energiewirtschaft),

Wilken Entire GmbH (Ulm, Sozialwirtschaft), Wilken Rechenzentrum GmbH

(Ulm, Rechenzentrums-Services) und Wilken Informationsmanagement GmbH (München,

Dokumentenmanagement). Die Unternehmensgruppe erzielte 2011 einen Umsatz

von über 47 Millionen Euro im Jahr.

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9306 Freidorf/TG

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