WIR SIND DANN MAL UMGEZOGEN ... - Wilken GmbH

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WIR SIND DANN MAL UMGEZOGEN ... - Wilken GmbH

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Wir sind dann mal

umgezogen ...

eneReGIO laGeRt It Ins WIlken RechenzentRum aus


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Die eneREGIO GmbH entstand im Jahr 2000 als Nachfolger der

Gemeindewerke Muggensturm und agiert heute als gemeinsames

Energiewerk der badischen Gemeinden Muggensturm, Oberndorf und

Kuppenheim. Mit 9.000 Netz- und 4.000 Vertriebskunden beim Strom,

8.000 Wasser- und 200 Gaskunden gehört das Unternehmen

zu den kleineren im Land.


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gesetzesänderungen und regu-

lierungsvorgaben führen nicht

nur dazu, dass geschäftsprozesse

in den energieunternehmen immer

komplexer Werden.

Auch die Anforderungen an die IT-Werkzeuge und an die IT-Infrastruktur nehmen zu.

Das stellt vor allem kleinere Versorger vor große Herausforderungen, denn hier

müssen sich Mitarbeiter oftmals „nebenher“ mit um die IT kümmern, obwohl sie

eigentlich ganz andere Aufgaben haben.

Eine sinnvolle Alternative ist der Umzug der IT in ein externes Rechenzentrum.

Auf diese Weise können derartige Probleme durchaus kurzfristig gelöst werden,

wie das Beispiel eneREGIO zeigt .


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es kam immer Wieder zu störungen und fehlern

Mit seinen 24 Mitarbeitern im Innen- und

Außendienst kümmert sich eneREGIO

um das Funktionieren der Netze, ist aber

auch im Stromvertrieb aktiv. Eine eigene

IT-Abteilung existiert nicht, die Aufgaben

wurden vom Kundenservice „Abrechnung“

mit übernommen.

Das hatte Folgen: „In den Jahren 2010

und 2011 hatten wir ausgesprochene

Probleme mit unserer IT. Aufgrund der

fehlenden personellen Ressourcen wurden

Basisaufgaben wie etwa regelmäßige

Backups oder das Einspielen von

Patches und Updates vernachlässigt.

Und es kam immer wieder zu Störungen

und Fehlern“, berichtet Jochen Mühl,

kaufmännischer Leiter der eneREGIO

GmbH. Auch der Lieferant der Software,

die Wilken GmbH, konnte diese Lücken

nicht ausgleichen. Denn die zahlreichen

Änderungen und Neuerungen, die in

dieser Zeit durch die Vorgaben der

Bundesnetzagentur in die Software ein-

gebaut und beim Kunden implementiert

werden mussten, führten wie bei vielen

anderen Software-Herstellern auch zu

einem permanenten Personalengpass,

unter dem die Service-Kapazitäten

entsprechend litten.

Die Folge: Es kam zu Fehlern, weil die

Prozesse nicht liefen oder Daten ohne

ausreichende Prüfung einfach übernommen

wurden.


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»Wir hatten den Vorteil, dass wir die komplette

Verantwortung für alltägliche Routinen wie die Datensicherung,

die Administration der Systeme oder das

Einspielen von Patches auf einen Schlag loswurden.

Gleichzeitig mussten sich unsere Mitarbeiter nicht

komplett umstellen und konnten mit der gewohnten

Lösung weiterarbeiten«

benjamin geiger | it-verantWortlicher

teamleiter kundenservice und abrechnung | eneregio


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»Für den Unternehmenserfolg ist ein starker Partner

für die IT enorm wichtig. Der Schritt ins Wilken

Rechenzentrum war rückblickend gesehen der

richtige.«

jochen mühl |

kaufmännischer leiter | eneregio

aufrüstung des bestehenden Wilken systems und auslagerung in das Wilken rechenzentrum

Anfang 2012 stellte sich eneREGIO –

gerade einmal zwei Jahre nach Einführung

der Software von Wilken, deswegen

die Grundsatzfrage, wie es mit

der Abrechnungs- und ERP-Software

weitergehen sollte.

Nachdem alle Alternativen geprüft worden

waren, entschloss sich eneREGIO

im Sommer 2012 für eine Aufrüstung

des bestehenden Systems von Wilken

gerd oczenaschek | bereichsleiter systemservice

Wilken rechenzentrum

»Eine enge Zusammenarbeit im Projekt, ermöglichte

es uns, alle Anforderungen gemeinsam abzustimmen

und im Rechenzentrum final und zügig umzusetzen.

Die Überführung von Applikationen und Datenbank

konnten wir innerhalb von 12 Stunden realisieren und

somit die Ausfallzeiten des Produktiv-Betriebes gering

halten, als Ergebnis umfangreicher Vorarbeiten.«

und gleichzeitig für eine Auslagerung in

das Wilken Rechenzentrum – auf Basis

eines langfristigen Vertrags.

„Das hatte für uns den Vorteil, dass wir

die komplette Verantwortung für alltägliche

Routinen wie die Datensicherung,

die Administration der Systeme oder

das Einspielen von Patches auf einen

Schlag loswurden. Gleichzeitig mussten

sich unsere Mitarbeiter nicht komplett

umstellen und konnten mit der gewohnten

Lösung weiterarbeiten“, berichtet

Benjamin Geiger, Teamleiter Kunden-

service und Abrechnung und „nebenbei“

verantwortlich für die IT.


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erWartungen an das it outsourcing Wurden mehr als erfüllt

Tatsächlich wurden die Erwartungen,

die eneREGIO an das IT-Outsourcing

geknüpft hatte, mehr als erfüllt. Der Umzug

an sich konnte innerhalb von nicht

einmal 24 Stunden bewältigt werden.

Lediglich einen Tag lang wurden die

Systeme stillgelegt und schon am späten

Freitagnachmittag wurden sie auf

den neuen Servern hochgefahren.

Anfängliche Probleme mit der gesicherten

Verbindung via VPN (Virtual

Private Network) wurden innerhalb

kürzester Zeit gelöst. Damit blieb das

Wochenende, welches das Team zur

Sicherheit eingeplant hatte, frei. Auch

die Vorbereitung hatte für die Anwender

wenige Belastungen mit sich gebracht.

Denn fast alle Vorarbeiten, die für den

Umzug der Anwendungen und Daten

nötig waren, konnten innerhalb von nur

zwei Wochen abgeschlossen werden

und wurden fast vollständig vom Wilken-

Team umgesetzt. Donnerstagabends

wurden die Mitarbeiter nach Hause geschickt,

der Freitag wurde zum Abbau

von Überstunden eingesetzt und am

Montag ging die Arbeit weiter als wäre

nichts geschehen. In den kommenden

Wochen und Monaten wird die Software

auf den neuesten Versionsstand

gehoben und schrittweise neue Module

eingeführt werden. Dazu gehört das

Kunden-Informations-Cockpit ebenso

wie das Einspeisemanagement. Parallel

dazu können die bestehenden Prozesse

entsprechend optimiert werden.

Der Umzug ins Wilken Rechenzentrum

hat die Mitarbeiter entlastet und

den Geschäftsbetrieb stabilisiert. „Die

Energiewirtschaft unterliegt einem sich

weiter beschleunigenden Veränderungsprozess,

so dass sich unsere Mitarbeiter

voll auf das Kerngeschäft konzentrieren

müssen. Für den Unternehmenserfolg

ist ein starker Partner für die IT enorm

wichtig. Der Schritt ins Wilken Rechenzentrum

war rückblickend gesehen

der richtige“, beschreibt Jochen Mühl

die gemachten Erfahrungen.


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Weitere Niederlassungen

in Greven und Sierksdorf

© Wilken Unternehmensgruppe | Februar 2013

Seit 1977 beschäftigt sich Wilken mit der Entwicklung und dem Vertrieb von ERP-

Standard software. Mit mehr als 450 Mitarbeitern an fünf Standorten in Deutschland

und der Schweiz hat sich die Unternehmensgruppe als unabhängiger Hersteller,

Anbieter und Integrator von Anwendungen für das Finanz- und Rechnungs-

wesen, die Materialwirtschaft sowie die Unternehmenssteuerung etabliert. Zusätzlich

werden Wilken Branchenlösungen in der Energie-, Versicherungs-, Sozial- und

Tourismuswirtschaft eingesetzt. Vom Ulmer Stammsitz aus steuert die Wilken

GmbH die Unternehmensgruppe und übernimmt zentrale Funktionen wie Software-Entwicklung,

Produktmanagement sowie Marketing. Sie führt als „Holding“

die Tochterunternehmen Wilken AG (Freidorf, Schweiz), Wilken Neutrasoft GmbH

(Greven, Energiewirtschaft), Wilken Prozessmanagement GmbH (Ulm / Greven

/ Sierksdorf, Energiewirtschaft), Wilken Entire GmbH (Ulm, Sozialwirtschaft),

Wilken Rechenzentrum GmbH (Ulm, Rechenzentrums-Services) und Wilken Informationsmanagement

GmbH (München, Dokumentenmanagement). Die Unternehmensgruppe

erzielte 2011 einen Umsatz von über 47 Millionen Euro im Jahr.

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