Anwenderbericht Liechtensteinische ... - Wilken GmbH

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Anwenderbericht Liechtensteinische ... - Wilken GmbH

Management-Reporting-System

zeigt effektive Kosten auf

✓ Integration der Budgetierung und Einbindung in die Finanzumgebung

✓ Anforderungen „maßgeschneidert“ durch flexibles MRS

✓ Budgeteingaben und -überwachung einfach und komfortabel

Von Eva Mödlagl und Andreas Gritsch,

Stabsstelle Finanzen der Liechtensteinischen Landesverwaltung.

ANWENDER BERICHTEN


Management-Reporting-System zeigt effektive Kosten auf

Nur wer die eigenen Kosten kennt, hat das Heft des Handelns in der Hand und kann gegebenenfalls den Kurs ändern.

Die Liechtensteinische Landesverwaltung hat deshalb im Februar 2006 die Einführung bzw. Weiterentwicklung einer

Kosten- und Leistungsrechnung (KLR) beschlossen. Seit Anfang 2009 können Führungskräfte jetzt die von ihnen verantworteten

Kosten im laufenden Soll-Ist-Vergleich genau verfolgen.

Die Liechtensteinische Landesverwaltung ist eine moderne

Verwaltung, die sich wirtschaftlichen Grundsätzen verpflichtet

fühlt. Gemäss unserem Leitbild arbeiten wir effektiv und

effizient, überprüfen unsere Arbeit und planen für die

Zukunft. Doch woran erkennen wir, wie effektiv und effizient

unser Tun tatsächlich ist? Wie planen und überprüfen wir,

was wir tun? Eine KLR schafft Kostentransparenz. Es entsteht

Wissen darüber, welche Kosten für einzelne Leistungen,

Projekte („Kosten träger“) und in den einzelnen Abteilungen

eines Amtes („Kostenstellen“) anfallen. Die Zahlen der

Finanzbuch haltung zeigen dies nämlich nicht oder nur

beschränkt. Ein Beispiel: Die Aufwendungen für den Winterdienst

betrugen 2007 gemäss der Landesrechnung insgesamt

CHF 732'000. Diese Zahl beinhaltet jedoch lediglich

die an Dritte geleisteten Zahlungen. Wie hoch waren aber die

effektiven Kosten und liegen diese Kosten auch im Plan?

Kostenplanung, Budgetierung und

Berichtswesen aus einer Hand

Bei der Suche nach einer geeigneten Informatiklösung war

ein wesentliches Ziel, die kosten- und leistungsmässige

Planung mit der „traditionellen“, haushaltsmässigen Budgetierung

in einem geschlossenen Planungssystem abzubilden

und gleichzeitig für beide Bereiche ein gemeinsames Auswertungstool

anzubieten. Diese Integration stellte eine

besondere Herausforderung an das Projekt dar. In einem

Vorprojekt wurde mit Unterstützung der hauseigenen

Informatikabteilung ein umfassendes Pflichtenheft mit

einem detaillierten Anforderungskatalog inklusive einer zu

lösenden Fallstudie erarbeitet. Mehrere mögliche Anbieter

wurden zur Offertstellung eingeladen.

Im Herbst 2007 entschied sich die Liechtensteinische Landesverwaltung

für das Management-Reporting-System (MRS) der

Wilken AG. Bereits 1999 hatte der Softwarehersteller aus

Freidorf (TG) das Rennen zur Einführung einer neuen Finanzbuchhaltung

sowie Controlling gemacht. Für das MRS sprach

neben der gewünschten Integration der Budgetierung, dass

die Ein bindung in die bestehende Finanzumgebung vollumfänglich

und ohne zusätzliche Schnittstelle möglich war.

Das im Haus bereits vorhandene Know-how im Datenbank-

und Applikationsmanagement kann optimal genutzt werden.

Verglichen mit einer gänzlich neuen Zusatzanwendung ist

der interne IT-Aufwand dadurch entsprechend geringer.

Gemeinsame Projektarbeit

mit Ecken und Kanten

Die eigentliche Umsetzung erforderte eine sehr enge

Zu sammenarbeit zwischen der Verwaltung und den Entwicklern.

Die Anforderungen wurden quasi „massgeschneidert“. Die

Flexibilität des MRS erwies sich hierbei als grosser Vorteil

– frei nach dem Motto: „Fast alles ist möglich, wenn man

weiss, was man will“. Dass das MRS-Modul selber während

der Projektlaufzeit grosse Entwicklungsschritte machte,

bedeutete einerseits, dass manche Klippe im Projekt überwunden

werden musste. Auf der anderen Seite war dieser

Umstand aber auch von Vorteil, da die MRS-Entwicklung

vom Projekt mitbestimmt werden konnte. Rückblickend war

jedenfalls der im Vorfeld erarbeitete genaue Anforderungskatalog

essenziell für alle beteiligten Partner.

Andreas Gritsch, Eva Mödlagl - Stabsstelle Finanzen der Liechtensteinischen Landesverwaltung

Schneller Überblick in vielen Bereichen

Zur Budgeterstellung für alle Amtsstellen kam das MRS erstmals

im Frühsommer 2008 zum Einsatz. Seitdem ist Budgeteingabe

und -überwachung einfacher und komfortabler

geworden. Da im Zuge des Projekts auch die Kontenberechtigungsstruktur

im MRS neu organisiert wurde, sind alle

Konten im Zuständigkeitsbereich eines Amtes nunmehr

„auf einen Blick“ abrufbar. Für jene Ämter, die kosten- und

leistungsmässig planen, fiel die ehemalige Mehrgleisigkeit

weg. Denn früher wurde die KLR-Planung zunächst in Excel

durchgeführt, dann ins Controlling übertragen und schliesslich

die Planung nach Haushaltskonten nochmals gesondert

in die Finanzbuchhaltung eingegeben.

Mit Hilfe des MRS werden Mengen, Leistungen, Kosten und

Erlöse nur noch einmal geplant. Das Budget in der Kontendarstellung

ergibt sich automatisch aus der Detailplanung

der KLR.

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Ermittlung der effektiven Kosten

Seit der Einführung der KLR kann bei der Liechtensteinischen

Landesverwaltung auch die Frage nach den effektiven

Kosten beispielsweise des Winterdienstes geklärt werden.

Will man wissen, was eine Leistung kostet, so müssen die

Personalkosten der Leistung zu gerechnet werden.

Man muss also wissen, wie viel Zeit die Mitarbeitenden für

die betreffende Leistung einsetzen. Dies wird durch tägliche

Stundenaufschreibung in einem einfach zu bedienenden

Programm („TimeSafe“) erhoben. Die Daten werden über

eine Schnittstelle monatlich ins Management-Reporting-

System übernommen und können dort für die KLR weiter

verarbeitet werden.

Konkret am Beispiel des Winters 2007 bedeutet dies: Gemäss

der Landes rechnung waren insgesamt CHF 732'000 ausgewiesen

– allerdings ohne Miteinbeziehung der Kosten für

das eigene Personal des Tiefbauamtes sowie die eingesetzten

Materialkosten. Die KLR ermittelte Leistungen im Umfang

von 5'420 Personen- und 3'540 Maschinenstunden. Die

effektiven Kosten des Winterdienstes waren damit deutlich

höher, nämlich über eine Million Franken.

Bisher konnte die KLR im Tiefbauamt, im Amt für Wald-

Natur und Landschaft, im Amt für Volkswirtschaft, im Amt

für Statistik und in der Stabsstelle Finanzen realisiert werden.

In weiteren Ämtern wie zum Beispiel im Amt für Handel und

Transport, im Grundbuch- und Öffentlichkeitsregisteramt, im

Hochbauamt und im Amt für Gesundheit laufen konkrete

Umsetzungsprojekte. Künftig soll vor allem der im MRS

angebotene automatische Berichtsversand ausgebaut werden,

um die Controllingfunktion der Führungskräfte weiter zu

unterstützen.

Einsatzmöglichkeiten

Das konkrete Beispiel des Winterdienstes zeigt, wie Transparenz

das Kostendenken fördert. Fragen werden aufgeworfen:

Warum ist diese Leistung so teuer? Muss sie in diesem

Umfang und dieser Qualität hergestellt werden? Können

durch einen geänderten Ablauf die Kosten gesenkt werden?

Kann eine Leistung ganz oder zum Teil an Private vergeben

Über die Liechtensteinische Landesverwaltung

werden? Ist eine Gebühr kostendeckend? Die KLR unterstützt

Führungskräfte in ihren ureigensten Aufgaben, nämlich dem

Planen, Entscheiden, Steuern und Regeln. Sie bietet die

Grundlage für Zielvereinbarungen, zeigt Abweichungen vom

Soll auf und liefert das für die Steuerung notwendige Zahlenmaterial.

Die Führungskraft soll unterjährig und damit rechtzeitig

erkennen, ob sie in Bezug auf die erbrachten Leistungen

und verursachten Kosten auf Zielkurs ist, oder ob sie Mass-

nahmen ergreifen muss, weil etwas aus dem Ruder läuft.

Freilich ist die Einführung der KLR allein keine Garantie für

Veränderungen und Optimierungen. Sie stellt lediglich

Informationen zur Verfügung, die qualifizierte Entscheidungen

möglich machen. Meist ist die Kostenfrage auch nur ein

Aspekt der Überlegungen. Die finanzielle Betrachtung muss

aber sämtliche relevanten Kosten beinhalten, wie sie nur die

KLR in systematischer Weise liefern kann. Für die KLR ist

keine flächendeckende Einführung vorgesehen. Sie soll

gezielt überall dort eingesetzt werden, wo sie auf Grund des

Leistungsspektrums, der Grösse oder des verantworteten

Kosten- bzw. Erlösvolumens auch Nutzen für die Führungsunterstützung

bringt.

Im Gegensatz zu Budget- und Landesrechnung ist die KLR ein

rein innerbetriebliches Führungsinstrument. Ihre Ergebnisse

sind daher nicht für die breite Öffentlichkeit gedacht. Die KLR-

Auswertungen, die seit Anfang 2009 zur Verfügung stehen,

richten sich an die Führungskräfte der Verwaltung und in

ge eigneter aggregierter Form an die politische Führungsebene.

Die Amtsstellen der Liechtensteinischen Landesverwaltung sind für die Erledigung eines

äußerst umfangreichen Aufgabengebietes verantwortlich. Die Vielfalt reicht dabei im wahrsten

Sinn des Wortes von A (Amt für Auswärtige Angelegenheiten) bis Z (Zivilstandsamt).

Liechtenstein gliedert sich in elf Gemeinden. Hauptort und Fürstensitz ist Vaduz.

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Gründungsjahr:

1977

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Wilken TS Software GmbH, Wilken Entire AG, Wilken Rechenzentrum GmbH, Wilken

NEUTRASOFT GmbH) entwickeln betriebswirtschaftliche Standardsoftware für das

Finanz- und Rechnungswesen, die Warenwirtschaft, die Energieabrechnung sowie

Controlling- und E-Businesslösungen.

Modernes Softwarehaus mit Tradition

Wilken setzt auf neueste Technologie und übernimmt gerne die innovative Vorreiter rolle.

Unter Tradition verstehen wir über 30 Jahre Geschäftserfahrung, eine gewachsene

Firmenkultur und bodenständiges Wachstum.

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Wilken ist stolz auf gesundes Wachstum mit kontinuierlich schwarzen Zahlen.

Als inhabergeführtes Unternehmen muss die Wilken GmbH keine Rücksicht auf

globale Interessen eines Mutterkonzerns oder auf den „Shareholder Value“ nehmen.

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Faire Partnerschaft

Wir respektieren und achten die Wünsche unserer Kunden. Dabei betrachten wir uns

nicht nur als Auftragnehmer, sondern auch als Ratgeber, der seinen Kunden Tipps gibt

und vor vermeidbaren Fallen warnt. Wir gehen mit unseren Kunden eine faire Partnerschaft

ein, in der wir uns gegenseitig aufeinander verlassen können.

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