Haus der drei Marken sMart Business kennen sie ... - Wilken GmbH

wilken

Haus der drei Marken sMart Business kennen sie ... - Wilken GmbH

AUSGABE 2 | DEZEMBER 2011

Haus der drei Marken

sMart Business

kennen sie WilkensBurg

CaritasverBand speyer

tWF setzt auF ener:gy

koMFort – eine deFinition

s4 Beta präsentation

radeln Für den Frieden


Vielleicht erinnern Sie sich an die

Wilken Imagebroschüre aus dem

Jahr 1996. Im Mittelpunkt damals:

Kunden, die uns Ihren Fingerabdruck

liehen. Auch Sie haben –

wie viele andere Anwender – zur

heutigen Identität von Wilken

beigetragen.

EDITORIAL

Identität – das ist das größte Thema für Wilken in dieser Zeit. In erster

Linie lassen wir in der zweiten Ausgabe des neuen Wissenswert hierzu

Bilder sprechen. Identität heißt für Wilken das klare Bekenntnis

zu unseren Wurzeln, als innovativer und manchmal anders als der

Mainstream denkender und handelnder Softwarehersteller. Das wollen

wir sein, bleiben und so unseren Anspruch zu ‘nachhaltigen

Kundenbeziehungen‘ erfüllen.

Identität heißt aber auch das klare Bekenntnis zu den drei Unternehmensmarken,

mit denen die Wilken Unternehmensgruppe am

Markt präsent ist. Wilken. Entire. Neutrasoft. Ein Allrounder. Zwei

Spezialisten. Alle drei kompetent in der Welt des Finanzmanagements.

Diese Vielfalt wollen wir erhalten. Nicht einer kann alles, sondern

jeder kann Bestimmtes, beispielsweise als Experte in seiner Branche.

Das Ergebnis sind drei Identitäten, die – lassen Sie mich dies als

Geschäftsführer der Gruppe sagen – nicht immer einfach unter einen

Hut zu bringen sind. Zum Glück.

Das zweite große Thema in dieser Ausgabe sind die Lösungen rund um

unsere betriebswirtschaftliche Anwendungen. In den letzten Jahren hat

Wilken zahlreiche Ergänzungsanwendungen entwickelt, die heute eine

hohe Marktreife besitzen und unseren Kunden tatsächliche Mehrwerte

bieten. Ebenfalls eine wichtige Ergänzung des Produktportfolios ist das

Thema Dokumenten­ und Informationsmanagement, das wir heute

professionell und vollumfänglich mit den Spezialisten der Wilken

Informationsmanagement GmbH in München abdecken.

Vieles ist geschehen in einem halben Jahr, seit dem letzten „Wissenswert“.

Ich wünsche Ihnen viel Spaß bei der Lektüre dieser aktuellen Ausgabe.

Folkert Wilken

3


08| HAus DER DREI MARkEn

Wilken, neutrasoft, entire –

drei spezialisierte unternehmen.

kurzportrait

10| sMART BusInEss

Mit der e-Marketing-suite

die kundenansprache und

-bindung forcieren

15| sMART BusInEss

online-terminmanagement

beim reifenhändler

pneuhage auf Basis

des smart serviceCenter

von Wilken

16| sMART BusInEss

eine stadt, die niemand

kennt: Wilkensburg

iMpREssuM

Wissenswert ist eine publikation

der Wilken unternehmensgruppe

für kunden, interessenten, partner

und Freunde.

Herausgeber:

Wilken gmbH, Hörvelsinger Weg 25-29,

89081 ulm, www.wilken.de

18| CARITAs spEyER

anwenderbericht

inHaltsvERZEICHnIs

22| CARITAs spEyER

eine ungewöhnliche

anzeigenkampagne

24| InTERvIEw

Mit dr. peter kottmann

und rocco rignanese,

vorstände der

Wilken entire ag

26| EnERgIEEInBLICkE

kurze übersicht der

aktuellen und wichtigen

energiethemen

28| BRAnCHEnLösung

tWF vertraut auf die

Branchenlösung von

ener:gy von Wilken

redaktionsteam:

Wilken Marketing und Mitarbeiter der

Wilken unternehmensgruppe, dieter schmitt,

uwe pagel, tobias Heimpel.

layout:

projekt:agentur Heimpel Braunsteffer gmbH,

Magirusstraße 33, 89077 ulm.

30| pROZEssABwICkLung

Wilken bietet flexible

unterstützung

32| wILkEn köpfE

dreifach praxis-know-How

für die energiewirtschaft

34| ELEkTRIZITäTswERk

HInDELAng Eg

anwenderbericht

36| REpORTIng In REALTIME

Budget-/Haushaltsplanung

mit dem Wilken Management

reporting system

38| nACHgEfRAgT

Wie läuft‘s? WineX bei

der rheinland-versicherung

zuschriften:

Bitte an Wilken gmbH, Marketing oder per

email an wissenswert@wilken.de

papier:

Circle premium White,

100 % recyclingpapier aus

post-Consumer-Beständen.

40| kOMfORT

immer öfter spricht Wilken

über komfort. Was steckt

dahinter, was ist gemeint?

42| InfORMATIOns-

MAnAgEMEnT

HaWe setzt im dokumentenmanagement

auf Wilken

informationsmanagement

44| s4

Wo steht Wilken mit

seiner entwicklungs-

plattform s4

46| InTERnEs

radeln für den Frieden

48| InTERnEs

Homepage, e-Mobilität,

nachhaltigkeit, nachwuchsförderung,

grillfest, neubau

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6 7

Ein direkter Blick auf ein ’DNA-Microarray‘. Auf

die Identität, die ganz persönliche ID. Auf das,

was uns alle unterscheidet. Und Wilken unter den

Herstellern von betriebswirtschaftlicher Standardsoftware

heraushebt. Ein Unternehmen mit eigener

DNA. Ein unabhängiger Softwarehersteller.


8 9

Haus

der

drei

marken

Wilken, Neutrasoft, Entire. Drei Unternehmensmarken,

doch wer steht für

was? Die Antwort: Wilken ist vielfältig…

In der Wilken Unternehmensgruppe arbeiten

rund 400 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter.

Sie haben eines gemeinsam. Die

Beschäftigten in dem Verbund sind allesamt

Spezialisten für betriebswirtschaftliche

Standardsoftware. Finanz- und Rechnungswesen,

Materialwirtschaft, Controlling, Unternehmenssteuerung,Dokumentenmanagement,

SmartBusinessWilken-Software

ist unabhängig entwickelt und wird von der

Geschäftsführung eigenständig verantwortet.

Das unterscheidet das Familienunternehmen

von großen Konzernen.

Wilken setzt dabei auch auf Fokusbranchen:

In der Energiewirtschaft setzen rund

400 Stadtwerke und Energieversorger auf

die Lösungen von Wilken und Neutrasoft,

aber auch in der Versicherungs- und Finanzwirtschaft,

im Handel oder Tourismus,

der öffentlichen Hand, der Sozialwirtschaft

oder dem Gesundheitswesen setzen Unternehmen

auf die Anwendungssoftware von

Wilken. Diese Fokussierung heißt sich intensiv

mit den jeweiligen Branchen und Märkten

sowie deren Themen auseinandersetzen.

Die Sozialwirtschaft ’tickt’ anders als

der Tourismus, die Versicherung unterscheidet

sich grundlegend von der Energiewirtschaft.

Die Antwort von Wilken: Experten.

Drei Marken. Drei Unternehmen, die spezialisiert

sind für die Ansprache der unterschiedlichen

Märkte.

Die Marke Wilken – Spezialist und

Generalist gleichermaßen.

Natürlich muss die Wilken GmbH zuerst

genannt werden, denn sie gibt auch

den anderen Unternehmen ihren Namen

mit. Seit 1977 können Unternehmen mit

Wilken rechnen – im wörtlichen Software-

Sinn ebenso wie im Sinne langfristiger

Kundenbeziehungen. Die CS/2 Produkt-

familie wird von über 1.500 Unternehmen

für Abrechnung, Bilanzierung und Controlling,

aber auch die Materialwirtschaft eingesetzt.

Wilken ist auch in der Schweiz mit

der Wilken AG vertreten.

Zudem stellt Wilken in der Unternehmensgruppe

die Mehrwert- und Ergänzungsanwendungen

und ist auch Namensgeber

für die „Experten“ aus angrenzenden Anwendungsbereichen.

Zum einen ist es die

Wilken Rechenzentrum GmbH (Ulm). Sie ist

fit in der Bereitstellung von Services für das

Rechnungswesen sowie andere kritische

Prozesse und Anwendungen. Neben Einzelanwendungen

werden komplette Systemwelten

für Kunden in Deutschland und

dem benachbarten Ausland gehostet. Der

zweite „Experte“ im Bunde ist die Münchner

Wilken Informationsmanagement GmbH.

Der mit Expertenwissen rund um die Themen

Informations- und Dokumenten-Management,

rechtskonforme Archivierung,

Prozessautomatisierung, digitale Personalakte,

automatisierte Belegverarbeitung

so wie Anwendungsintegration punktet.

Die Marke Neutrasoft – Spezialist für

Softwareanwendungen in der Energiewirtschaft.

Die Truppe der Wilken Neutrasoft GmbH

zahlt mit ihrem Know-how auf das Wilken-

Markenkonto“ ein. Mehr als 200 Stadtwerke

haben die von Neutrasoft entwickelte

NTS.suite im Einsatz. Diese Kunden haben

sich aus guten Gründen für genau diese

Software entschieden. Genauso wie andere

Kunden auf die Wilken-Software ENER:GY

schwören, die ebenfalls von Stadtwerken

und Energieversorgern eingesetzt wird.

Die Marke Wilken Entire – Spezialist

für Softwarelösungen in der Sozialwirtschaft,

dem Gesundheitswesen und der

öffentlichen Hand.

Auch die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter

der Wilken Entire AG laden das Wilken-

Image auf – mit dem Spezialwissen rund

um die Bereiche Verwaltung, Gesundheit

und Soziales. Das Ärzte-Informations-

System beispielsweise ist in der Branche

weithin anerkannt und für viele Kunden ein

entscheidendes Kriterium für die Entscheidung

für Wilken.

Drei Unternehmen, drei Marken, drei Experten.

Mit spezialisierten Anwendungen und

Fachwissen auf Branchen fokussiert.

Wilken Neutrasoft GmbH


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Smart BuSineSS

LöSungen von WiLken

REChnungSwESEn MAtERiALwiRtSChAFt StEuERung SMARt BuSinESS

Finanzbuchhaltung Beschaffung Management Reporting Smart-E-Procurement

Debitoren-/Kreditorenmanagement

Smart E-Procurement ist eine leicht anzuwendende

Lösung für die elektronische und

katalogbasierte Warenbeschaffung von

C-Gütern über das Internet. Die Software

schafft Transparenz, organisiert und be -

schleunigt Prozesse, sichert die Qualität,

kontrolliert die Budgets, reduziert Aufwände

und damit Kosten.

Rechnungsprüfung Liquiditätsmanagement SmartCard

Anlagenbuchhaltung Lager Controlling Smart ServiceCenter

Budgetmanagement Projektplanung Projektcontrolling E-Projekt

Electronic Banking

wiLKEn CS/2 FinAnzMAnAgEMEnt

Vertrieb Prozessautomation E-Shop

Darlehensbuchhaltung E-Marketing-Suite

SmartCard-Lösungen ermöglichen neue

Geschäftsmodelle mit dem Ziel der Kundengewinnung

und Kundenbindung. Den

Anwendungsmöglichkeiten sind prinzipiell

keine Grenzen gesetzt. Wilken zeigt es

beispielsweise mit der All-Inklusive-Gästekarte

im Tourismus, im Energiemarkt mit der

Bonuskarte für Stadtwerke oder auch als

Unternehmenskarte mit Zutrittsberechtigung,

Arbeitszeiterfassung oder Angeboten,

die Mitarbeiter ansprechen und begeistern.

Smart ServiceCenter – so nennen wir Serviceprozesse

für Unternehmen und Institutionen

der öffentlichen Hand. Der Schwerpunkt

liegt auf der Online-Terminierung von

Service- oder Beratungsgesprächen, der

Identifizierung von Bedürfnissen und der

Vorqualifizierung von Terminen. Das Wilken

Smart ServiceCenter bietet als Internetportal

einerseits den Zugang zu Kalendern, beispielsweise

um Termine zu vereinbaren,

andererseits stellt es – in Abstimmung von

Serviceangebot und Kundenbedürfnis – als

Downloadportal notwendige Vorabinformationen

und Dokumente zur Verfügung.

der name Wilken steht für ganzheitliche erp-softwareanwendungen, die produktfamilie Cs/2

überzeugt anwender in den unterschiedlichsten Branchen. Mit Mehrwertanwendungen im

Bereich smart Business stellt Wilken zusätzliche anwendungslösungen bereit, die integriert

in die Wilken Cs/2 produktfamilie wie auch als standalone-applikationen sinnvollen einsatz

finden. „schnellboote” sagen die einen, Mehrwertanwendungen die anderen. gemeint sind

jeweils die Wilken softwarelösungen im Bereich smart Business. Funktionale, nicht überfrachtete,

intelligente Mehrwertanwendungen, die abseits der großen organisationsautobahnen

eingesetzt werden können. als schlaue prozessoptimierer. in werthaltigen geschäftsmodellen.

Für weniger komplexität und mehr komfort.

mehr Business

für ihr Business!

E-Projekt ist ein ergänzendes Softwaremodul

für die effiziente Planung und

Abrechnung aufwendiger Projekte, die über

das Kalenderjahr laufen und über Kostenstellen

im klassischen ERP kaum abzu-

bilden sind. Ebenso gestalten Sie Auswertung

und Berichterstellung von Projekten,

beispielsweise zur Dokumentation

der Mittelverwendung.

E-Shop basiert auf einer der europaweit

besten Shop-Technologien und ist flexibel

einsetzbar. Absatzorientierte Kunden aus

dem B2B und/oder B2C Bereich setzen

die Wilken-Lösung zur Optimierung des

Vertriebskanals „Internet“ ein.

E-Marketing-Suite – das ist die Wilken-

Definition für effizientes 1:1-Marketing. Die

Software nutzt das Wissen rund um den

Kunden aktiv und baut es in Kampagnen

ein. Unterstützt von intelligenter Technik

wird auch in Massen-Mails eine persönliche

Ansprache möglich. Das Tool ist jetzt in

zahlreichen Funktionalitäten modernisiert

worden.

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12 13

Smart BuSineSS

LöSungen von WiLken

die neue e-Marketing-suite von Wilken.

kundenakQuisition. kundenBindung. vertrieBsperForManCe.

erfolgreiche online-kommunikation mit dem newsletter

muss zum richtigen zeitpunkt, bezogen auf

die kundenaktivitäten und interessensbezogen

sein. nur so können zufriedenstellende Conversion-rates

erzielt werden. grundlage für

eine solche one-to-one-kommunikation ist

eine software, die diese aufgaben erfüllt.

Wilken hat seine e-Marketing-suite in

der neusten version zu einem echten

1:1-Marketing-instrument ausgebaut.

damit kann im rahmen eines umfassenden

kampagnenmanagements

differenziert gesteuert werden, welcher

kunde welche inhalte erhält.

Aktuelle Themen in der E-Marketing-Suite sind ein

Social-Media-Cockpit zur Informationsaggregierung

ebenso wie eine B2B-Ausprägung der Adressdatenbank.

Abgerundet werden diese Funktionen von

einer Schnittstelle, die den Wilken E-Shop und

die E-Marketing-Suite vereinen. So können zukünftig

die Stärken eines Onlineshops und eines

operativen CRM kombiniert werden und beispielsweise

die Bestellbestätigungen direkt aus der

E-Marketing-Suite versendet werden.“

Björn Reincke, Produktmanager

Wilken AG, Freidorf (TG)

„Die E-Marketing-Suite hat in den vergangenen beiden Jahren eine grundlegende Modernisierung

erfahren. Das Tool wurde aus technologischer Sicht auf neue Beine gestellt, neue Module wurden

entwickelt – und dies immer parallel zur ‚alten‘ Version. Das heißt: Unsere Kunden konnten laufend

die neuen Module einsetzen und die noch nicht abgelösten Module in der ‚alten‘ Form nutzen.“

Davide Savoldelli, Wilken AG, Freidorf (TG)

Die E-Marketing-Suite bietet aber nicht nur

die Möglichkeit, Massen-Mails einfach und

automatisiert zu individualisieren. Das Werkzeug

passt die Inhalte auch automatisch an,

wenn sich Interessen ändern. Ruft der

Adressat beispielsweise über einen definierten

Zeitraum einen vorher gefragten Inhalt

nicht mehr ab, wird dieser auch nicht

mehr angeboten. Die E-Marketing-Suite ist

damit eine der ersten Lösungen in diesem

Bereich, die das 1:1-Marketing durch eine

dynamische Profilbildung vollumfänglich

unterstützt. Sie verfügt zudem über einen

webbasierten WYSIWYG-Editor, mit dem

sich die E-Mails grafisch unterstützt gestalten

und über eine einfach zu bedienende

Logik den verschiedenen Interessensprofilen

der Kunden zuordnen lassen. „Wir zollen

dem veränderten Medienkonsum der Kunden

mit einer einfach zu bedienenden

Lösung Rechnung. Mit der E-Marketing-

Suite geben wir Unternehmen ein mächtiges

Werkzeug in die Hand, das seine Praxistauglichkeit

bereits in Branchen wie Handel

oder Tourismus bewiesen hat. Damit

verknüpfen wir das Potenzial der traditionellen

Unternehmenskommunikation mit den

modernen Informationsmöglichkeiten des

Web 2.0“, beschreibt Folkert Wilken,

Geschäftsführer der Wilken GmbH, die

Vorteile. „Zudem unterstützen wir unsere

Kunden in Zeiten steigenden Kostendrucks

bei der Vermeidung von teuren Streuverlusten.

Und die Kundenzufriedenheit steigt

gleich mit, weil unerwünschte Ansprache

reduziert wird.

Basis der neuen Wilken E-Marketing-Suite

ist die CRM-Adressverwaltung. Hier werden

alle Adressen, Merkmale und Profile der

Newsletter-Empfänger gespeichert und

verwaltet. Ein umfangreiches Filterwesen

ermöglicht die Selektion von passgenauen

Zielgruppen und Segmenten. Die Export-

und Importfunktion erlaubt die automatische

Bearbeitung von großen Datenmengen

– auch aus anderen Datenbanken und

Systemen heraus. Als Grundlage für die

Individualisierung werden Verhaltensweisen

des Kunden, z.B. sein Klickverhalten auf der

Homepage oder seine Bestellungen und

Anfragen, ausgewertet und daraus Interessensprofile

abgeleitet. Auf diese Interessensprofile

werden im integrierten Modul „Newsletterversand“,

dem Herzstück der Anwendung,

die thematischen Inhalte einer E-Mail

ausgerichtet. Neben dem Inhalt einer E-Mail

stellt auch der Versandzeitpunkt ein wichtiges

Kriterium dar, um eine möglichst hohe

Öffnungsrate zu erzielen. Der Kampagnenmanager

erlaubt es, E-Mails zu be stim mten

Zeitpunkten und damit gesteuert zu verschicken.

Neben festen Terminen wie Jubiläen,

Geburts- und Feiertagen können

dabei auch Trigger-gesteuerte Workflows

etabliert werden, beispielsweise der automatische

Versand einer Zufriedenheitsumfrage

auf eine bestimmte Aktion hin oder

eine Nachfrage nach den Gründen, sollte

ein Kunde eine Bestellung abgebrochen

haben.

dynaMisCHe proFilBildung

Im Laufe der Zeit verändern sich unter

Umständen die Interessen der Empfänger.

Die dynamische Profilbildung passt sich

an diese neuen Bedürfnisse der Newsletter-

Adressaten an. Als Grundlage dafür wird

beispielsweise das Klickverhalten im Newsletter,

auf der Website oder das Bestellverhalten

verwendet. Dadurch wird erreicht,

dass die Interessenslage der potenziellen

Kunden zu jedem Zeitpunkt des Lebenszyklus

bekannt ist und berücksichtigt wird.

Modular an individuelle

anForderungen anpassBar

Durch ihr Baukastenprinzip ist die auf Java

basierende Wilken E-Marketing-Suite über

verschiedene Module stufenweise erweiter-

und an die speziellen Anforderungen der

Unternehmen anpassbar. Mit dem E-Mail-

Modul kann beispielsweise auch das Feedback

von Kunden zeitnah bearbeitet werden.

Hierzu werden eingehende E-Mails

wie z.B. Anfragen, Antworten, Beschwerden

etc. entsprechend ihrer Schlagwörter

automatisch an spezifische Sachbearbeiter

oder spezielle Mailkonten zugewiesen. Der

Sachbearbeiter erhält bei der Bearbeitung

vorausgewählte Textbausteine (mit Relevanz

zum Inhalt und zur Sprache), um die

E-Mails schneller beantworten zu können.

Mit dem Post-Modul lassen sich die postalischen

Adressen auf ihre Korrektheit überprüfen.

Die Lösung ergänzt bzw. korrigiert

die Datensätze selbstständig. Somit können

beim Versand Porto- und Druckkosten

eingespart werden. Das integrierte Umfragemodul

erlaubt die Durchführung von Umfragen

und die Auswertung der Ergebnisse.

Diese Umfrageergebnisse können dahingehend

genutzt werden, um weitere spezialisierte

Kampagnen zu starten bzw. wiederkehrende

zu optimieren. Der Daten-Connector

erlaubt die Anbindung von verschiedenen

Satelliten-Systemen wie z.B. einem

Onlineshop, einem Dokumentenmanagement-

oder ERP-System, einer Call-Center-

Software oder einer Buchungsplattform. Für

ein überprüfbares Marketing stellen aussagefähige

Berichte mit strategisch relevanten

Informationen die Basis dar. Die im Report-

Modul integrierten Analysen informieren

über alle wichtigen Kennzahlen und erlauben

somit eine bessere Feinabstimmung

geplanter Versendungen.


14 15

Smart BuSineSS

LöSungen von WiLken

Interview mit Andreas Kunz,

Geschäftsführer / E-CRM

Manager Tourismus

Services Ostschweiz AG,

St.Gallen.

Die Schweiz ist die Keimzelle

der E-Marketing-Suite.

Zunächst war es der

Tourismusverband Schweiz

Tourismus, der 2005 das

neue Marketinginstrument in

Auftrag gab. Anno 2011

haben insgesamt 27 Kunden

der Wilken AG das Tool im

Einsatz. Sie freuen sich

über die grundlegende

Modernisierung der Software.

Zumeist sind es Tourismusorganisationen,

aber auch

Unternehmen aus der

Handelsbranche, die auf die

Anwendung setzen. Bei allen

Schweizer Wilken-Kunden

gemeinsam werden über die

E-Marketing-Suite monatlich

circa 1,5 Millionen Newsletter

verschickt und bis zu

310.000 eingehende E-Mails

bearbeitet. Die Software wird

im Wilken-Rechenzentrum in

Ulm gehostet.

Warum haben Sie sich für die E-Marketing-

Suite entschieden? Das System ist auf die Aufgaben

und Bedürfnisse einer Destinationsmanagement-Organisation

zugeschnitten. Man merkt,

dass es genau für diesen Zweck programmiert

wurde. Wir konnten durch die Investition von

Schweiz Tourismus profitieren, welche die

E-Marketing-Suite programmieren ließ. Durch

die gesamtschweizerische, touristische Nutzung

des Systems können wir somit von vielen Erfahrungen

und Entwicklungssynergien profitieren.

Die Ostschweiz hat vor einiger Zeit gemerkt,

dass durch gezieltes CRM einiges gewonnen

werden kann. In dieser Hinsicht bestand also

Handlungsbedarf. Mit der E-Marketing-Suite

hat man nicht nur eine Basis für CRM geschaffen,

sondern profitiert bereits durch die verschiedenen

Funktionen davon.

Was sind – aus Ihrer Sicht – die großen Vorteile

der E-Marketing-Suite? Die E-Marketing-Suite

umfasst genau diejenigen Funktionen eines

ganzheitlichen CRM-Systems, welche eine Destinationsmanagement-Organisation

braucht,

um ihre Aufgabe effizient erfüllen zu können.

Die zentrale Verwaltung der Gästedaten und die

Gästeansprache stehen hierbei im Vordergrund.

Die Anbindung von meist kostenintensiven

Abteilungen wie der Buchhaltung wird ausgeklammert.

Großen Wert wurde bei der Programmierung

der E-Marketing-Suite auf die Profilierung von

Gästebedürfnissen gelegt. Gerade im Tourismus

ist es wichtig, die Interessen und Bedürfnisse der

Gäste zu kennen. Der Gast wird immer zielgerichteter

und individueller angesprochen werden

müssen. Nur so wird es noch gelingen, die Aufmerksamkeit

des Gastes zu gewinnen und sein

Interesse an Angeboten der Destination wecken.

Ein weiterer großer Vorteil liegt darin, dass es

sich bei der E-Marketing-Suite um internetbasiertes

System handelt. Es müssen keine Installationen

vor Ort vorgenommen werden, der

benutzerdefinierte Zugang des Mitarbeiters

kann von überall geschehen und System-Updates

können jederzeit vorgenommen werden.“

Wie genau unterstützt die Anwendung Ihren

Geschäftserfolg? Die Ostschweizer Destinationen,

die mit der E-Marketing-Suite arbeiten,

haben es erreicht, das Wissen über ihre Gäste

zentral zu verwalten. Daraus ergibt sich eine

Reihe von Vorteilen, welche sich auf die internen

Prozesse und externe Gästeansprache niederschlägt.

Alle Mitarbeiter der Destinationsmanagement-Organisation

haben Zugriff auf denselben

Kundendatenstamm. Die Gästeadressen

bleiben so aktuell, Doppelspurigkeit in der Verwaltung

wird vermieden. Die Anbindung des

E-Mail-Moduls garantiert eine einfache und

schnelle Aufnahme der Gästeadressen sowie

deren Bedürfnisse und Interessen. Nicht zuletzt

hat das Wissen um den Kunden – beispielsweise

die Herkunft der Gäste – im Destinationsmarketing

einen großen Mehrwert. Die Gäste lassen

sich, trotz wachsender Anzahl Adressen, durch

die verschiedenen Funktionen individualisiert

und bedürfnisorientiert anschreiben, was zu

einer Steigerung der Kundenbindung beiträgt.

Was hat sich mit dem Update – Kundenmodul,

Kampagnenmodul, E-Mail-Modul etc. – für

Sie verändert? Die Performance und die

Benutzerfreundlichkeit der Module nahmen

markant zu. Die einzelnen Module wurden noch

stärker miteinander verknüpft, sodass sie nun ein

einheitliches System bilden. Dadurch hat sich

auch die Identifikation und das Vertrauen der

Mitarbeiter in das System verbessert, was sich

unter anderem merklich auf die Motivation der

Mitarbeiter an der Front niederschlägt. Die

Motivation, um Adressen zu sammeln und zu

pflegen ist eine der wichtigsten Faktoren für ein

erfolgreich funktionierendes System.

Wie zufrieden sind Sie mit der Wilken AG als

Projekt- und Betreuungspartner? Wir sind sehr

zufrieden mit der Wilken AG als Projekt- und

Betreuungspartner und fühlen uns als Kunde

sehr ernst genommen. Der Support geschieht

schnell und kompetent. Die Anliegen und

Change Requests werden direkt angenommen

und unserer Ansicht nach seriös geprüft.“

Würden Sie sich nochmals für die Suite entscheiden?

Und wenn ja, warum? Bis vor zwei

Jahren hätten wir sagen müssen, nein. Doch mit

den überarbeiteten Modulen hat sich die

E-Marketing-Suite derart stark verbessert, dass

wir heute das System ohne zu zögern wiederbeziehen

oder weiterempfehlen würden. Wilken

hat aufgezeigt, dass man im Stande ist, auf

die Bedürfnisse seiner Kunden einzugehen und

ein modernes, benutzerfreundliches System zu

programmieren.“

die Wilken-lösung ermöglicht kunden eine deutlich flexiblere auswahl für Werkstatttermine.

OnLInE-TERMInMAnAgEMEnT MIT

sMART sERvICECEnTER BEI pnEuHAgE

Im Herbst und Frühjahr herrscht Hochbetrieb in

den 84 Pneuhage-Niederlassungen und den

mehr als 230 von Vertriebspartnern geführten

Reifendiensten: Viele Kunden wollen ihre Fahrzeuge

auf Winter- und Sommerreifen umrüsten

– und das bei der ersten Schneeflocke bzw. den

ersten wärmeren Sonnenstrahlen am besten

gleich und sofort. Für das kommende Frühjahr

hat sich Pneuhage auf den zu erwartenden

Andrang bestens vorbereitet; dauerbelegte

Telefone und lange Warteschlangen in den Filialen

gehören der Vergangenheit an: Ein intelligentes

Online-Terminmanagement von Wilken verwaltet

in den 84 Pneuhage-Niederlassungen die verfügbaren

freien Werkstattplätze – die Anbindung der

mehr als 230 von Vertriebspartnern geführten

Reifendienste ist ebenfalls möglich. Das Konzept

der bisherigen Terminvergabe wird mit der webbasierten

Lösung umgedreht: Vorher mussten

die Kunden zur Abstimmung in der Werkstatt

vorbeifahren oder anrufen und konnten dann

meist nur aus wenigen Terminvorschlägen wählen.

Heute können sie sich in einem Online-Portal

bequem den für sie passenden Termin in ihrer

Filiale aussuchen und direkt verbindlich reservieren.

Dabei berücksichtigt die Software neben der

grundsätzlichen Verfügbarkeit unter anderem, ob

das Fahrzeug für den in die Auswahl gekommenen

Platz auf der Hebebühne vom Gewicht und

der Art der auszuführenden Arbeit überhaupt

geeignet ist.

„Bei uns als Handelsunternehmen steht der

Kunde im Mittelpunkt – das gilt selbstverständlich

auch bei Themen rund um die IT. Wir bieten als

neue Serviceleistung die Möglichkeit, Termine für

einen Reifenwechsel bequem, einfach und rund

um die Uhr im Internet zu buchen. Gerade im

extrem frequenzstarken Saisongeschäft sollen

längere Telefonate und in der Hochsaison oft

vergebliche Versuche, unsere Mitarbeiter in den

Niederlassungen kurzfristig telefonisch zu erreichen,

für unsere Kunden damit der Vergangenheit

angehören.“ fasst Dipl.-Kfm. Ralf Brauer, Prokurist

und Leiter IT & TK der Pneuhage Unternehmensgruppe,

das Projekt zusammen.

Der Kunde meldet sich dazu einmal mit seinen

Fahrzeugdaten im System an. Die Terminvereinbarung

für einen Privathaushalt, der meist

über ein bis drei Fahrzeuge verfügt, kann grund-

sätzlich von jedem Familienmitglied vorgenommen

werden. Im gewerblichen Bereich, vor allem

bei Großkunden, sieht das anders aus: Hier

zeichnet meist ein Fuhrparkmanagement mit

einem Fuhrparkleiter verantwortlich. Dieser kann

alle Fahrzeuge im System verwalten, Termine

vereinbaren und Änderungen in Bezug auf wechselnde

Fahrer, Ab- und Ummeldungen etc. vornehmen.

Je nach Befugnis des Sachbearbeiters

sind zudem individuelle Sichten auf die eingetragenen

Fahrzeuge möglich.

Die neue Flexibilität bringt aber nicht nur der

Kundenseite Vorteile: Auch für die vielen Filialen

stellt das Online-Terminmanagement eine Entlastung

dar. Die über die Kunden reservierten

Belegzeiten der Hebebühnen werden am

Vorabend ausgedruckt den Werkstattmeistern

vorgelegt. Damit ist ersichtlich, wann welches

Fahrzeug welchen Platz belegt. Die Werkstattmeister

können anhand der Übersicht für

den kommenden Tag ihr Werkstattpersonal und

dessen Ausrüstung besser einteilen. Jede

Hebebühne erhält „ihren“ Ausdruck für die dafür

gebuchten Fahrzeuge und die Mechaniker können

beispielsweise eingelagerte Räder der

Reihenfolge der Autos entsprechend vorsortiert

bereitlegen. Das spart Zeit. Zudem kann filialseitig

die Verfügbarkeit bestimmter Hebebühnen bei

festen TÜV-Terminen, regionalen Feiertagen oder

speziellen Aktionen (Auspuff-/Bremsenwochen)

von vorneherein eingeschränkt werden. Das gilt

auch für interne Instandsetzungsarbeiten oder

Krankheitsfälle von Mitarbeitern, falls dadurch ein

Werkstattarbeitsplatz ausfällt.

„Grundsätzlich ist das Konzept des intelligenten

Online-Terminmanagements, wie wir es bei

Pneuhage und der Stadt Ulm realisiert haben, auf

alle Branchen mit einem Terminmanagement mit

hohem Durchsatz und kurzen Schlagzahlen

übertragbar. Neben dem aktuellen Beispiel aus

dem Automotive-Bereich und öffentlichen Sektor

wie bei der Stadt Ulm kann das System jederzeit

z.B. für die Friseurbranche oder für Hausärzte

adaptiert werden. Mit der Online-Terminvereinbarung

bieten wir den Kunden mehr Flexibilität

und entlasten gleichzeitig die Dienstleister bei

der Planung“, so Folkert Wilken, Geschäftsführer

der Wilken GmbH.


16

Kennen Sie

wilkensburg?

die smartCard als innovatives geschäftsmodell für regionen – mit dieser aufgabenstel-

lung hat sich Wilken an die neupositionierung der smartCard-lösung gemacht, die sich bereits

vor Jahren im tourismus etabliert hat und auch bei stadtwerken testweise im einsatz

ist. Herausgekommen ist die Bürger-gäste-tourismus-regional-unternehmen-ganzjahres-tarifstadtwerke-kunden-ideen-multifunktions-und-mehrwertkarte.

in aller kürze: ein echtes Multitalent

für mehr kundenbindung, kundengewinnung und kundenbegeisterung. dabei bleibt

sich die Wilken smartCard, die erstmals 2003 vorgestellt wurde, als zahlungsmittel mit

transparentem Clearingsystem im Hintergrund treu. die umfangreichen abrechnungsfunktionalitäten

basieren auf dem bewährten Cs/2 Finanzmanagement und beinhalten auch ein

transparentes Controlling, einschließlich reporting aller teilnehmer in einem kartensystem

mit dem Wilken Mrs. neu dagegen ist das limitierte angebotspaket, zusammen mit dem

Wilken serviceCenter und der Wilken e-Marketing-suite – Wilken smartportfolio.

Der Name Bürger-gäste-tourismus-regional-unternehmen-ganzjahres-tarif-stadtwerkekunden-ideen-multifunktions-und-mehrwertkarte

ist Programm und macht – so Wilken

Marketingverantwortlicher Shahin Khazanbeik „ganz gezielt klar, dass wir mit einem System

die unterschiedlichen Bedürfnisse von Bürgern und Gästen innerhalb einer Region erfüllen

können“. Erläutern lässt sich dies am besten am Beispiel einer Fantasiestadt, nennen wir

Sie – nein nicht Entenhausen – sondern, Wilkensburg.

Aus DER pERspEkTIvE

DEs gAsTEs

Wer Wilkensburg als Gast besucht und

zwei oder mehr Tage in der schönen Stadt

am Riverfluss übernachtet, erhält bereits

kurz nach der Buchung über das Service-

Center-Portal der Stadt oder spätestens

beim Einchecken ins Hotel seine W-Card

– die Wilkensburgergäste-Karte. Dank der

scheckkartengroßen Multifunktionskarte ist

man nun kostenlos mit dem öffentlichen

Nahverkehr unterwegs und auch die Attraktionen

besuchen ohne Eintritt zahlen zu

müssen – zu nennen sind Museen und andere

öffentliche Einrichtungen wie Schwimmbad

oder die berühmte Hofburg. Wer mit

dem Auto anreist, nutzt die Parkhäuser der

Stadt kostenlos und im Touristenbüro händigt

man dem Touristen mit W-Card gerne

leihweise den Segway oder das E-Bike aus,

ohne dafür Gebühren zu erheben.

Beides lässt sich übrigens

im Voraus buchen, einfach

und bequem über

das bereits erwähnte

ServiceCenter-Portal,

das auch gleich mitteilt,

welche Voraussetzungen

es braucht: Führerschein,

Helm, Fahrzeugkenntnisse.

Wilkens burg ist eine gästefreundliche

Stadt, in die man gerne zurückkommt.

Die W-Card machts möglich, für einen um

sieben Euro höheren Übernachtungspreis

pro Person in den großen Hotels der Stadt

und vier Euro bei den Pensionen und kleineren

Übernachtungsbetrieben.

Aus DER sICHT

DEs BüRgERs

Aber nicht nur Übernachtungsgäste, auch

Bürger von Wilkensburg nutzen die W-Card

gerne und ausgiebig. Zwar sind die meisten

Angebote nicht kostenlos, dafür aber

gibt‘s – wenn man bei den Geschäften der

Region einkauft – zumeist Bonuspunkte, die

sich rechnen: mit Parkgebühren oder im öffentlichen

Nahverkehr sind die Bonuspunkte

verrechenbar und zu den Spielen der

Wilkensburger Fußballmannschaft kommt

man ganzjährig vergünstigt ins Stadion.

Wer jünger als 14 und älter als 60 ist, darf

die Museen der Stadt umsonst besuchen,

der Schwimmbadbesuch wird Jugendlichen

und Senioren mit 50% vergünstigt.

Und erst vor kurzem hat sich der lokale

Kinobesitzer entschlossen, auf Nachmittagsveranstaltungen

ebenfalls einen Rabatt

für W-Card-Kunden anzubieten. Der Zulauf

zu den sonst wenig besuchten Vorstellungen

ist seitdem deutlich gestiegen. Es lohnt

sich wohl als Bürger von Wilkensburg die

W-Card zu verwenden. Wilkensburg ist eine

bürgerfreundliche Stadt.

sO RECHnET sICH

DAs MODELL

Wie sich soviel Mehrwert Geschenke für

Gäste und Bürger rechnen? Alleine durch

die rund 120.000 Übernachtungen kommen

rund 0.8 Mio Euro in die Kasse. Und

auch bei der Bürgerkarte hat sich der Betreiber

der W-Card – die Wilkensburger

Stadtwerke – etwas einfallen lassen: individuelle

Paketangebote. So erhalten Kunden

der Stadtwerke die W-Card kostenlos, allerdings

nur in der Variante als Bonuskarte, mit

Einkäufen beim regionalen Handel lassen

sich dann ordentlich Bonuspunkte sammeln.

Wer an den Kassen der städtischen

Einrichtungen und auch für die Zahnradbahn

hoch in die Oberstadt nicht bezahlen

will, zahlt pro Monat zehn Euro. Und für

nochmals zehn Euro mehr sind alle Fahrten

mit den Bussen in der Stadt umsonst. Insgesamt

– so haben die Berechnungen

nach einem

Jahr ergeben – fließen

über Kartengebühren

von Gästen

und Bürger rund

1,4 Mio Euro in

den Topf, nochmals

0,6 Mio Euro kommen

über den regionalen

Handel in Form von Punktegutschriften

hinzu. Er gibt summasummarum

ein Budget von jährlich 2 Mio Euro, dass

einseits für den Systembetrieb (0,3 Mio pro

Jahr bei zwei Vollzeitstellen) verwendet wird

und andererseits an diejenigen verteilt wird,

die kostenlose Leistungen für Gäste und

Bürger erbracht haben.

DAHInTER sTECkT

EIn sysTEM

Die Verteilung der erwirtschafteten Gelder

erfolgt auf Basis des Hintergrundsystems

von Wilken. Hier wird genau erfasst, mit

welcher Karte welche Leistung im Einzelnen

genutzt wurde. So kann nicht nur für

Marktforschungszwecke und die Weiterentwicklung

der W-Card ermittelt werden, wie

die Karte tatsächlich genutzt wird, sondern

– viel wichtiger – wer welche Leistungen erbracht

hat. 75.678 Schwimmbadbesuche,

15.345 Museeumseintritte, über 600.000

Fahrten mit dem öffentlichen Nahverkehr

– am Ende wird entsprechend dem zuvor

vereinbarten Schlüssel transparent und

nachvollziehbar abgerechnet, vierteljährlich

übrigens.

EIn AngEBOT

DER sTADT(wERkE)

Die inzwischen hochgelobte Idee zur

W-Card kam vom Wilkensburger Oberbürgermeister

Wilhelm Schunkel, es wird gemunkelt

bei einem Feierabendbier mit dem

Geschäftsführer der lokalen Stadtwerke.

Seitdem gehen Stadt und Stadtwerke beim

Thema Wilkensburger Mehrwertkarte Hand

in Hand. Denn die Stadtwerke – die seit

geraumer Zeit auch ServiceCenter mit der

Stadt betreiben und hier die Portalfunktionen

für Gäste und Bürger abbilden – sind

die Betreiber des erfolgreichen Geschäftsmodells.

Nicht ganz ohne Eigennutz: wer als

Bürger Strom oder Gas von den Stadtwerken

bezieht, erhält die inzwischen begehrte

W-Card umsonst – ein echtes Kundenbindungsinstrument

im Kampf mit überregionalen

Stromanbietern. Neubürger und -kunden

erhalten übrigens fürs erste Jahr einen

Bonus für Theater oder andere Kulturveranstaltungen,

die von den Stadtwerken seit

Jahren gesponsert werden.

Und auch die City-Werbegemeinschaft, die

den Wilkensburger Einzelhandel vertritt, war

schnell dabei, als es darum ging, mit einer

Bonuskarte mehr Leistungsbereitschaft zu

zeigen. Jährlich rund 600.000 Euro kommen

inzwischen aus den Rabattgutschriften

zusammen. Die Einbindung des regionalen

Tourismusgewerbes in die Aktion war dann

schon fast zwangsläufig, der Erfolg hat sich

schnell bei den Übernachtungszahlen niedergeschlagen,

der Tourismusdirektor mehr

als einen Award eingeheimst.

ERfOLgsMELDungEn

Nicht nur in unserer Musterstadt Wilkensburg,

auch in der Realität zeigt sich: die

kostenlosen Mehrwertangebote führen einer -

seits zu deutlich besseren Auslastungen,

andererseits zu mehr Besuchern, höheren

Gastronomie- und Einzelhandelsumsätzen

sowie weiteren Zusatzeinnahmen. Und nicht

zu vergessen auch zu dem was man heute

wohl Kundenbindung nennt – zufriedene

Gäste, Bürger und Kunden der regionalen

Stadtwerke.

Das dies alles kein Geschenk ist, sondern

sich rechnen lässt, zeigen erfolgreiche Geschäftsmodelle

mit der Wilken SmartCard.

Denn auch wenn Wilkensburg nur in der

Fiktion existiert, viele der Details entstammen

der Realität.

17


18

Wilken entire

CaritasverBand

speyer setzt

die segel neu

In der Diözese Speyer leben rund

590.000 Katholiken. Sie umfasst die

Pfalz sowie den Saarpfalzkreis und

ist gegliedert in zehn Dekanate mit 41

Pfarrverbänden und 350 Pfarrgemeinden.

Dem Caritasverband kommt eine

Doppelrolle zu: Als Wohlfahrtsverband

der katholischen Kirche leistet er in

rund 40 Einrichtungen konkrete soziale

Hilfe. Er berät, fördert, pflegt und

betreut Menschen aller Altersgruppen.

Zugleich vertritt er als Spitzenverband

die Interessen der caritativen Träger

und Einrichtungen gegenüber der

Politik und der Öffentlichkeit. Insgesamt

beschäftigt der Verband rund 2.700

Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter.

Wie viele andere träger- und spitzenorganisationen in der sozialwirtschaft befindet sich auch

der Caritasverband der diözese speyer in einer zeit der strategischen neuausrichtung. nach

einem Workshop im Mai 2011 hat man jetzt den langjährigen softwarepartner Wilken entire mit

ins „strategie-Boot“ genommen. denn die Modernisierung von organisation und it sollen Hand

in Hand gehen.

„Wir mussten im Rahmen unserer Restrukturierung

im Jahr 2009 massiv einsparen“,

gibt der Caritasdirektor der Diözese Speyer,

Vinzenz du Bellier, offen Auskunft über

die Lage des Caritasverbandes bei seinem

Amtsantritt. „Dabei sind wir ohne betriebsbedingte

Kündigungen ausgekommen. Nun

sind wir auf dem Weg der Gesundung.“

Die Worte lassen ahnen: Es war in jenen

Tagen straffes Finanzmanagement gefragt.

Das betraf auch die Zusammenarbeit mit

dem Softwarepartner Wilken Entire, der

seit 2006 das Finanz- und Rechnungswesen

liefert. „Wilken Entire hat diese Phase

unbeschadet überstanden. Denn intern hat

man mir bescheinigt, dass man mit Wilken

seit langem gut zusammenarbeitet. Außerdem

sind wir für Wilken von der Größe her

ein wichtiger Partner auf Augenhöhe.“ Dies

bestätigt Dr. Peter Kottmann, Vorstand der

Wilken Entire AG: „Sozialträger wie die Caritas

sind für uns ebenso wie die Bistümer

als Kundengruppe von großer Bedeutung.“

start der zusaMMenarBeit Mit

„elCH-test“

2006 musste die Alt-Software ersetzt werden,

die noch auf MS-DOS aufbaute. Aufgesetzt

wurde ein umfangreicher Auswahlprozess,

wobei jedem Bewerber ein Pflichtenheft

zugeschickt wurde. Dabei ging es

zunächst um Anforderungen der Hardware.

„Viele winkten schnell ab. Nicht so Wilken“,

erinnert sich der Abteilungsleiter Finanzen,

René Kaiser. „Die Ulmer kamen zum Termin,

von dem ich mir nicht allzu viel erhoffte.

Aber dann war ich doch überrascht. Herr Dr.

Kottmann kam mit seinen Mitarbeitern und

hatte alle Anforderungen Punkt für Punkt

abgearbeitet. Das Wilken-Team zeigte nicht

nur auf, dass es geht, sondern auch wie es

geht. Da war ich wirklich baff. So was hatte

ich so noch nie erlebt.“ Das Ganze mündete

in einem Probelauf auf der Server-Farm,

einem „Elch-Test“. Dadurch wollte der auf

Sicherheit bedachte Finanzchef sehen, ob

das System im eigenen Haus wirklich läuft.

„Es funktionierte reibungslos. Seitdem pflegen

wir eine offene und ehrliche Partnerschaft,

die von Wilken her zweifelslos geprägt

ist von einem hohen Verständnis für

unsere Branche. Wilken hat bei uns einen

Riesen-Stein im Brett.“

„so geWinnt Man sanierung!“

Zunächst eingeführt wurden die Finanz- und

Anlagenbuchhaltung sowie das Controlling

von Wilken Entire. Später kam das Management

Reporting System für ein einheitliches

Berichtswesen hinzu. „Vorbei ist die Zeit des

mühsamen Zusammensuchens von Hand“,

freut sich Jörg Klug aus dem Ressort Betriebswirtschaftliche

Steuerung. „Jetzt müssen

wir lediglich die aufbereiteten Zahlen

hier und da nachbearbeiten und ergänzen.“

Dies war bereits ein erster Schritt dazu,

den Verband mit Hilfe moderner Software

stärker zu steuern. „Gute Information kann

entscheidend wichtig werden“, sagt der Caritasdirektor.

„Mit Hilfe des Wilken-Reporting

lassen sich Monatszahlen schnell und einfach

zusammentragen und dann entsprechende

Entscheidungen treffen. So gewinnt

man Sanierung.“

BliCkWinkel voM kunden aus

Doch der umtriebige Caritas-Manager ist

längst noch nicht am Ziel. Er will den Verband

weiter nach vorne bringen. Nach der

Überlebens- geht er jetzt die Zukunftssicherung

an. Auftakt dazu war ein Strategie-

»

19


20

»

«Wir müssen technologische Entwicklungen

mitgehen, um in der Sozialwirtschaft den

Anschluss nicht zu verlieren.»

Vinzenz du Bellier, Caritasdirektor der Diözese Speyer

Workshop im Mai 2011: „Wir haben uns auf

einen komplett neuen Blickwinkel verständigt,

nämlich vom Kunden aus zu denken.

Wilken unterstützt uns hier überaus wirksam,

indem das Unternehmen über seine

Softwarelösungen aus anderen Branchen

mit uns diskutiert und dann gegebenenfalls

rasch mit uns für die Sozialwirtschaft realisiert.“

Frühzeitig hat dies Ralf Kleber als

verantwortlicher Key Account Manager von

Wilken Entire mit dem Caritasdirektor diskutiert

und dann in einem nächsten Schritt

mit der Führungsriege des Verbandes die

klassischen ERP-Softwaremodule und das

Sortiment an innovativen Softwarelösungen

gesichtet. Und es hat sich offensichtlich

gelohnt. „Die innovativen, neuen Produkte

von Wilken Entire bieten uns die Möglichkeit,

gezielt Abläufe neu zu gestalten“, sagt

der Caritas-Chef. „Wir müssen technologische

Entwicklungen mitgehen, um in der

Sozialwirtschaft den Anschluss nicht zu

verlieren.“ Vor diesem Hintergrund hat der

Caritasverband jetzt zwei neue Produkte in

der Einführungsplanung – sozusagen ein

„Ergänzungspaket für die Sozialwirtschaft“,

so Ralf Kleber.

Wilken sMart serviCeCenter als

„Caritas-zentruM direkt“ optiMiert

strukturen und prozesse

Die Softwarelösung, die Wilken Entire bereits

in der öffentlichen Verwaltung bei der

Stadt Ulm oder der Stadt Nürnberg im

Einsatz hat, passt auch hervorragend zu

den Dienstleistungszentren in der Sozialwirtschaft.

Sie kann einfach über Web-

Services in die vorhandene IT-Infrastruktur

des Caritasverbandes integriert werden.

Das System ist zur verbesserten Organisation

der Caritas-Zentren nach außen und

innen ausgerichtet, also für den Einsatz an

Dienstleistungsstandorten mit starkem Kundenverkehr.

Besuchstermine können damit

künftig bequem via Internet von zuhause

aus geplant, vorbereitet und gebucht werden.

Das neue „Caritas Zentrum-direkt“

zeigt dabei nicht nur, welche Termine wo

und zu den verschiedenen Anliegen bzw.

Servicearten (zum Beispiel Allgemeine Soziale

Beratung, Familienberatung, Migra-

tionsberatung) verfügbar sind. Es informiert

auch, welche Unterlagen oder Informationen

man mitbringen muss, damit das jeweilige

Anliegen rascher bearbeitet werden

kann. Vereinfachte Terminvereinbarungen

sind damit über das Internet oder direkt

vor Ort (mit SMS statt Warteschlange)

möglich. Zusätzlicher Wert wird dabei auf

die Unterstützung der inneren Abläufe für

die Beraterinnen und Berater in der Sozialarbeit

gelegt. Mehr Zeit für die Dienstleistungen

am Kunden ist das Credo – durch interne

Bereitstellung von Informationen, ein-

fache Ressourcenplanung und Informationssicher

heit.

e-Marketing-suite unterstützt

ÖFFentliCHkeitsarBeit

Das System macht es möglich, verschiedene

Zielgruppen wie beispielsweise Kunden,

das heißt Interessenten für soziale Dienstleistungen,

potentielle Mitarbeiter (wie zukünftige

Auszubildende), aktuelle Mitarbeiter,

Spender in verschiedenen Ausprägungen

und auch regionale „Stakeholder“ wie Bürgermeister,

Journalisten oder sonstige Zielgruppen

sehr gezielt anzusprechen. Tech-

nologisch handelt es sich um eine webbasierte

Kommunikationsplattform, die eine

effiziente, verbesserte 1:1-Kommunikation

ermöglicht. Erfahrungen bei bislang 30

Wilken-Kunden beweisen hierbei die besonders

hohe Akzeptanz intern und extern.

Somit entsteht für das Kernteam „Öffentlichkeitsarbeit“

ein signifikanter Mehrwert

durch die Nutzung einer durchgängigen

Kommunikation vom einfachen regionalen

News letter über effektive Ansprache von

unterschiedlichen Spendergruppen (Fundraising)

bis hin zur medialen Unterstützung

von Themen wie Personalsuche oder Heimauslastung.

Vereinfacht wird dabei auch

die Aussendung von klassischen Medien

(Brief oder Flyer) oder Anbindung von Social

Media (Facebook oder Twittermitteilungen),

letztere immer wichtiger für das Thema

Personal-Recruiting bei Sozialträgern. So

kann ein kleines Kompetenzteam in der

Öffentlichkeitsarbeit seine ganze Schlagkraft

entfalten.

soFtWarepartner kündigt

verstärktes engageMent an

Das Ergänzungspaket für die Sozialwirtschaft

will Dr. Peter Kottmann, Vorstand

der Wilken Entire AG, insbesondere für die

konfessionellen Trägereinrichtungen sowie

für die Spitzenverbände konsequent weiter

vorantreiben: „Wir engagieren uns künftig

noch intensiver bei Sozialträgern, kennen

so ihre Prozesse immer besser und bieten

ihnen hohen Investitionsschutz, Technologie-

und Projektkompetenz bis hin zum

Großprojekt sowie hervorragende Kundenorientierung.“

Referenzkundenbesuch beim Bürgerbüro

Neue Mitte Ulm: Manfred Spooren (Zentrale

Steuerung, Team IT, Stadt Ulm), Vinzenz

du Bellier (Caritasdirektor, DiCVS), Dr. Peter

Kottmann (Vorstand der Wilken Entire AG),

Barbara Aßmann (Leitung Sparte Caritaszentren,

DiCVS), Ralf Kleber (Key Account

Manager Sozialwirtschaft der Wilken Entire

AG), René Kaiser (Leitung Bereich Finanzen,

DiCVS), Dr. Erich Rösch (Leitung Sparte

Service und Stabsstelle Controlling, DiCVS)

– v.l.

Vinzenz du Bellier (Caritasdirektor, DiCVS),

Ralf Kleber (Key Account Manager Sozialwirtschaft

der Wilken Entire AG) und René

Kaiser (Leitung Bereich Finanzen, DiCVS) –

v.l.

Kerniges „Projektkernteam“: Johannes Münd

(Leiter Caritas-Zentrum Germersheim),

Sabine Buckel, (Qualitäts-Projekt-Steuerung

für die Sparte Caritas-Zentren) und Ralf

Kleber (Key Account Manager Sozial wirtschaft

der Wilken Entire AG) – v.l.

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22

kein MensCH ist perFekt! die Caritas-kaMpagne 2011

WirBt Für ein gleiCHBereCHtigtes Miteinander zWisCHen

BeHinderten und niCHtBeHinderten MensCHen.

Die Plakate der Kampagne „Kein Mensch ist

perfekt. Behinderte Menschen: Menschen

wie du und ich“ machen deutlich, dass eine

Behinderung nicht automatisch das Leben

bestimmt. Die Botschaft lautet: „Schaut auf

diese Menschen, die wie alle anderen ein

Recht auf ein gelingendes Leben haben.“

Sie richtet sich dabei nicht nur an Politiker,

Unternehmer und andere Entscheider.

Kampagnen dieser Art sollen jede und jeden

zum Nachdenken, Nachfragen und Handeln

bringen.

„Wir sind alle dafür verantwortlich, dass das

gleichberechtigte Miteinander von Menschen

mit und ohne Behinderung in unserer

Gesellschaft gelingt“, sagt Caritas-Präsident

Peter Neher. „Das Recht auf selbstbestimmte

Teilhabe von Menschen mit Behinderung

darf nicht allein auf Selbsthilfe- und Wohlfahrtsverbände

beziehungsweise die Betrof-

fenen und ihre Familien abgewälzt werden.“

Der oberste Caritas-Mitarbeiter hat Recht.

In Deutschland gibt es noch kein selbstverständliches

Miteinander von Menschen

mit und ohne Behinderung. Oft sind die Begegnungen

distanziert oder verkrampft. Die

Caritas-Kampagne 2011 will zeigen, dass

das gleichberechtigte Zusammenleben aller

Menschen („Inklusion“) möglich ist.

Zum Hintergrund: Vor zehn Jahren wurde

durch die Einführung des Sozialgesetzbuches

SGB IX ein Paradigmenwechsel eingeleitet.

Nicht mehr der Gedanke der Fürsorge

steht im Mittelpunkt, sondern die Idee der

selbstbestimmten Teilhabe, die auch für

Menschen mit Behinderung gilt. Dabei geht

es nicht um Sonderrechte für behinderte

Menschen, sondern um universelle Menschenrechte.

Im Gegensatz zur Integration, bei der sich

ein fremder Mensch in eine (unveränderte)

Gemeinschaft eingliedert, lässt die Inklusion

ein Bild der Vielfalt entstehen. Anders

gesagt: Es gibt eine Menge Menschen in

Deutschland, alle sind verschieden, manche

haben eine Behinderung, die ihr Leben

prägt, aber das ist nicht in jeder Situation

das Entscheidende. Der Mensch zählt –

nicht seine Behinderung, seine Größe, sein

Temperament oder seine Herkunft.

Dieses Bewusstsein ist noch nicht bei

allen angekommen und wird auch noch

nicht überall gelebt. Doch das Ziel ist klar:

Gemeinsam gestalten wir die Gesellschaft –

bunt und lebendig.

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24

QuO vADIs sOZIALwIRTsCHAfT?

seit Januar 2007 FüHren dr. peter kottMann und roCCo rignanese die Wilken entire ag. der

Fokus lag von Beginn an auF den MarktsegMenten gesundHeitsWesen und sozialWirtsCHaFt.

die Beiden, soWie iHre MitarBeiterinnen und MitarBeiter, kennen die BedürFnisse dieser Bran-

CHen Bestens und sind landauF, landaB geFragte gespräCHspartner. auCH Für WissensWert.

iMgEspRäCH

dr. peter kottMann und roCCo rignanese,

vorstände der Wilken entire ag

Herr Dr. Kottmann, als Softwareexperte für

die Sozialwirtschaft sitzen Sie mit Menschen am

Tisch, die von Ihnen erwarten, dass Sie Prob-

leme lösen. Wo drückt zumeist der Schuh?

„Viele Gespräche haben mir gezeigt, dass die Sozialträger

sehr komplexe Strukturen haben. Wenn

man sie mit Kunden aus der Industrie vergleicht,

wird einem sehr schnell klar, dass die Organisationsstrukturen

ungleich komplexer sind. Zahlreiche

soziale Institutionen haben eine unglaublich

große Produkt- und Leistungspalette. Sie heißen

ja schon Komplexträger. Das Wort sagt schon alles.

Wir haben es hier wirklich mit sehr komplexen

Geschäftsvorgängen zu tun, wobei stets die

oft sich ständig ändernden Gesetze und Vorschriften

des Gesetzgebers sowie der Aufsichtsbehörden

zu beachten sind – und genau diese Partner

müssen gleichzeitig immer mehr rechnen und

auf jeden Cent achten, weil der Wettbewerbsdruck

auch in der Sozialwirtschaft stetig steigt. In

den vergangenen Jahren hat der Druck wirklich

rapide zugenommen.“

Was bedeutet das konkret? Vor welchen Herausforderungen

stehen die Sozialunternehmen?

„Das ist ganz unterschiedlich. Die einen stehen

vor großem Wachstum, weil sie sich im Wettbewerb

clever aufgestellt haben. Dann gilt es, betriebswirtschaftliche

Strukturen weiter zu überarbeiten

und in eine umfassende Reorganisation

einzusteigen. Das erfordert viel Kraft. So einfach

ändert man beispielsweise in der Mandantenstruktur

nichts. Das muss genau überdacht und

gut geplant werden, wenn es etwa gilt, die Struktur

künftig fachgebietsorientiert auszurichten.

Auf der anderen Seite überlegen sich Sozialunternehmen,

bestimmte Bereiche aufzugeben, weil sie

sehen, dass sie gegen den Platzhirsch in der Region,

der möglicherweise genau diesen Bereich gerade

erst neu aufgebaut hat, nicht ankommen.

Dann wird umgedacht und beispielsweise der

Bereich Jugendhilfe an den Mitbewerber sozusagen

abgetreten – und man konzentriert sich nur

noch auf Kernaufgaben wie z.B. die Altenhilfe.

Da ist viel Bewegung im Markt.

Wir verstehen unsere Aufgabe dann darin, die Sozialträger

in ihrem Änderungsprozess zu begleiten

und bei der Umsetzung hinsichtlich der Softwarestrukturen

zu unterstützen.“

Hat man in der Branche die Zeichen der Zeit zu

spät erkannt, oder wie erklären Sie sich, dass

etwa elektronische Beschaffung noch immer

kaum genutzt wird? Hat man den gesellschaftli-

chen Auftrag möglicherweise ernster genommen

als die eigene Wirtschaftlichkeit?

„Möglicherweise ticken soziale Institutionen und

Organisationen so. Im Vordergrund stehen bei

ihnen selbstverständlich die Arbeit mit den Menschen

und die Hilfe für Menschen. Gleichzeitig

steht die Welt nicht still. Der Wettbewerb wird

härter. Was wir tun können, ist immer wieder

deutlich zu machen: Moderne Softwaremodule

wie etwa eine elektronische Beschaffungsplattform

kann das Leben leichter machen. Konkret:

Es kann Geld und Zeit gespart werden!“

Mit ihrer selbst entwickelten elektronischen

Patientenakte hat die Ulmer Universitätsklinik

für Hals-, Nasen- und Ohrenheilkunde Ulm

überregional für Aufmerksamkeit gesorgt. Im

Mai schloss das Universitätsklinikum mit der

Wilken Entire AG offiziell einen Vertrag zur

Vermarktung. Wie ist hier der aktuelle Stand der

Vertriebsaktivitäten?

„Wir haben bundesweit zahlreiche Gespräche geführt

und an mehreren Branchenkongressen teilgenommen.

Darauf haben wir große Resonanz

erhalten und mit den interessierten Kliniken erste

Lösungskonzepte diskutiert. Sehr konkret reden

wir derzeit mit einer weiteren Klinik am Standort

Ulm sowie einer Klinik in Tübingen.“

Herr Rignanese, als Vorstand Produkte sind Sie

für die Weiterentwicklung der Entire-Software

verantwortlich. Und gleichzeitig ziehen Sie häu -

fig den Karren in der Projektarbeit vor Ort. Ist

das nicht ein Gegensatz?

„Ganz und gar nicht. Nur so bekomme ich mit,

was unsere Kunden wirklich wollen. Natürlich

muss man aufpassen, dass man sich nicht verzettelt.

Aber im Grunde genommen ergänzen sich

Entwicklungs- und Projektarbeit. Die Gespräche

mit unseren Kunden bringen mir unglaublich

viel, weil ich immer wieder dazulerne und gleichzeitig

bei vielen Fragen unser Know-how weitergeben

kann.“

Was ist das große Plus von Entire?

„Unser Spezialwissen ist unser größter Trumpf.

Wilken Entire hat sich frühzeitig spezialisiert. Bei

den kassenärztlichen und kassenzahnärztlichen

Vereinigungen können wir einfach thematisch

mitreden. Hier können wir über zehn Jahre

Erfahrung aufweisen. So verstehen wir schnell,

worum es geht, und sind schon bei den Lösungen,

während Mitbewerber noch beim Buchstabieren

sind. Da sieht man als Softwareanbieter einfach

von vornherein schlecht aus, wenn man mit den

fachlichen Anforderungen nichts anfangen kann.

„Arzt-Kontokorrent“ und „Kassen-Kontokorrent“

lassen sich nicht mit der Denke aus der

Materialwirtschaft lösen, wie es von Mitbewerbern

kolportiert wird. In ähnlicher Weise gilt

das auch für den kirchlichen Bereich. Wir haben

verstanden, was der Markt braucht.“

Sie haben das Ärzte-Informationssystem gerade

angesprochen. Hat Wilken Entire hier ein

Alleinstellungsmerkmal?

„Es ist nicht so sehr die Funktionalität, die uns

hier auszeichnet. Die Buchungen können andere

Softwaresysteme auch. Es ist vielmehr unsere

Integration in das Finanz- und Rechnungswesen.

Das ist des Pudels Kern.“

Wilken Entire ist demnach sozusagen ein

Branchen-Softwarehaus mit Spezialprodukten.

Was sagen Sie, wenn Interessenten nach einem

größeren Partner schielen?

„Dann lassen wir es auf den Vergleich ankommen.

Wir wollen mit unseren Produkten und

unserer Arbeit überzeugen. Ein professionelles

Projektmanagement gehört zum Geschäft.

Gleich wohl suchen wir die Gespräche auf Augenhöhe.

In der Branche weiß man das. Und man

weiß: Mit Wilken Entire wird das anstehende

Softwareprojekt kein Millionengrab. Im Gegenteil.

Wir sind Partner für den Mittelstand.“

Wohin steuert Wilken Entire?

„Wir ruhen uns nicht auf dem Wissen und

der Softwarelösung aus. Die Anforderungen der

Märkte und der Anwender entwickeln sich

weiter. Somit ist es wichtig auch bei einer Marktführerschaft

stetig mit den Kunden in Kontakt

zu bleiben und deren Anforderungen ernst zu

nehmen. Sonst verliert man schnell einen sicher

geglaubten Markt an den Mitbewerb.“

Vielen Dank für das Gespräch.

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26

tWf-gesChÄftsführer stefan

sÖChtig WeChselt zu Wilken

Stefan Söchtig, bisher kaufmännischer

Geschäftsführer der Technischen Werke

Friedrichshafen TWF und weiterhin Leiter

des Projektes T-City Friedrichshafen, übernimmt

zum 1. Oktober 2011 die Verantwortung

für die Geschäftsentwicklung der Wilken

GmbH und kümmert sich zunächst um

das Prozessmanagement für Kunden, insbesondere

im Energiebereich. Gemeinsam

mit dem Wilken Neutrasoft-Geschäftsführer

Peter Schulte-Rentrop soll er aus dem jet-

Die Anzahl der gemeinschaftlich betriebenen

Biomasse-Anlagen, Photovoltaik- oder

Windenergieparks hat in den letzten Jahren

drastisch zugenommen. Diese Entwicklung

wird sich vor dem Hintergrund der Energiewende

weiter verstärken. Software-Lösungen,

welche die Anforderungen dieser

Zielgruppe abdecken, sind jedoch noch

Mangelware. Der Abrechnungsspezialist

Wilken hat deswegen eine neue Lösung

entwickelt, mit der sich die Mitglieder von

Genossenschaften oder anderen Betreibergemeinschaften

und vor allem die Ausschüttung

der Dividenden einfach verwalten

lassen. Sie kann bei Bedarf durch eine in-

zigen Geschäftsbereich ein eigenes Unternehmen

aufbauen, in dem künftig innerhalb

der Wilken Gruppe alle Dienstleistungen

aus den Bereichen Prozessberatung und

Prozessunterstützung angesiedelt werden.

Neben seinen operativen Aufgaben im Prozessmanagement

wird Stefan Söchtig die

Wilken Unternehmensgruppe aber auch

strategisch beim Ausbau der Marktposition

in der Energiewirtschaft unterstützen.

Wilken mit dividendenBuChhaltung

für energieparks

und -genOssensChaften

tegrierte Finanzbuchhaltung erweitert werden.

Optional stehen auch Module für die

Anlagenbuchhaltung oder das Controlling

zur Verfügung. „Wir liefern mit der neuen

Dividendenbuchhaltung nun auch ein betriebswirtschaftliches

Fundament für die

Energiewende. Denn damit erhalten Energiegenossenschaften

und andere Betreibergemeinschaften

nicht nur mehr Transparenz

für die Verwaltung ihrer Geschäftsanteile,

sondern auch mehr Rechtssicherheit“, fasst

Folkert Wilken, Geschäftsführer der Wilken

GmbH, die Vorteile des neuen Systems zusammen.

integratiOn vOn kendOX

infOshare in Wilken ener:gy

und in die nts.suite

Mit der Integration des Informationsmanagement-Systems

Kendox InfoShare bieten

Wilken und Wilken Neutrasoft ihren Anwendern

die einfache Möglichkeit, den Da tenaustausch

im Rahmen der Marktkommunikation

mit Hilfe der revisionssicheren Archi -

vierung lückenlos zu dokumentieren. Sämtliche

E-Mails, die im Rahmen von GPKE,

GeLi Gas, MaBis und künftig auch WiM

ausgetauscht werden, können damit inklusive

der dazugehörigen EDIFACT-Dateien

und digitalen Signaturen mit InfoShare automatisch

archiviert werden. Die Integration

Peter Heinz, Geschäftsführer der Wilken

Neutrasoft GmbH, ist in den Senat der Wirtschaft

berufen worden. Die unabhängige

und parteineutrale Organisation mit Sitz in

Bonn ist die deutsche Sektion der Global

Economic Networks (GEN) und setzt sich

für eine ökohumane Marktwirtschaft ein. „Ich

freue mich besonders über diese Berufung.

Denn auf diesem Wege haben auch die Interessen

unserer Kunden Sitz und Stimme

in diesem Gremium bekommen. Beispielsweise

wenn es darum geht, Einfluss auf

die weitere Ausgestaltung von Regulierung

und Energiewende zu nehmen“, fasst Peter

Heinz seine Erwartungen an die Senatstätigkeit

zusammen.

erfolgt über den Wilken/Kendox Content

Server (WKCS), die entsprechenden Prozesse

werden derzeit bei den ersten

Neutrasoft-Anwendern implementiert. Ziel

ist es, bis Mitte kommenden Jahres die

InfoShare-Funktionalität vollständig in die

Branchenlösungen von Wilken und Wilken-

Neutrasoft einzubinden. Über diese Integration

können aber auch jetzt schon zahlreiche

weitere Prozesse automatisiert werden:

vom Rechnungseingang über das Personalmanagement

bis hin zur Abrechnung.

neutrasOft: peter heinz mit

sitz im senat der WirtsChaft

Im Senat der Wirtschaft e.V. verbinden sich

lösungsorientierte Menschen aus Wirtschaft,

Wissenschaft, Forschung, Politik, Zivilgesellschaft

und Medien. Er arbeitet entsprechend

dem Leitgedanken von John F. Kennedy:

„Fragt nicht, was Euer Land für Euch tun

kann, fragt vielmehr, was Ihr für Euer Land

tun könnt!“ Seine Ziele sind unter anderem

die Förderung des Wirtschaftsstandorts

Deutschland im Interesse des Gemeinwohls

und die Förderung von Ethik, Corporate Social

Responsibility, Corporate Governance

und Compliance in Wirtschaft, Politik und

Gesellschaft. Der Senat der Wirtschaft arbeitet

in Gemeinschaft mit dem Bundessenat

des BWA Bundesverband für Wirtschaftsförderung

und Außenwirtschaft e.V.

27


28

Schon 2007 – noch vor dem Aufbau der

T-City – starteten die TWF erste Überlegungen,

welche Branchenlösung eine

geeignete Plattform für die Zukunft darstellen

könnte. Das im Einsatz befindliche

SAP-System schien für ein Versorgungsunternehmen

wie die TWF überdimensioniert

und am Ende schlichtweg zu teuer.

Doch belegen konnte das damals niemand.

„2007 konkretisierte sich im Zuge der

Regulierung bei den Energieversorgern

immer mehr, was eine Abrechnung höchstens

kosten darf. Es galt also Überlegungen

anzustellen, wie man Kostenreduzierungen

erreichen konnte, um durch die Regulierung

keine Kürzungen hinnehmen zu müssen

und den Vertrieb stärken zu können. Das

war bei den TWF besonders wichtig, weil

wir auch außerhalb unseres Netzgebietes

neue Kunden gewinnen wollten, um die

Kapazitäten besser auszulasten – zugunsten

unserer Stammkunden. Deswegen sind

wir zunächst daran gegangen, unsere

Prozesse zu analysieren, und haben uns

gefragt, wo wir hier optimieren können“,

beschreibt Markus Seeger, Bereichsleiter

Shared Services der TWF, die Ausgangssituation.

Gleichzeitig gingen die TWF 2008

mit der neuen Marke „BodenseeEnergie“

auf den Markt, mit dem das Unternehmen

in den darauf folgenden Jahren einen deutlichen

Kundenzuwachs außerhalb ihres

Stammgebietes erzielen wollte. Auch diese

Aktivitäten sollte die eingesetzte Software

zu akzeptablen Kosten abbilden können.

aBreChnung für die t-City

tWf setzen auf

die BranChenlÖsung

ener:gy vOn Wilken

Mit der ausführlichen Prozessanalyse in der

Hand gingen die TWF in das Auswahlverfahren

für eine neue Abrechnungslösung

– ein Verfahren, bei dem die in Frage kommenden

Systeme entsprechend differenziert

auf ihre Eignung überprüft wurden.

„Wir haben uns bewusst viel Zeit für die

Auswahl genommen. Aber so waren wir

uns ziemlich sicher, dass wir genau das

bestellen, was wir brauchen – so war

zumindest die Idee. Dabei fiel am Ende

die Entscheidung für die Wilken-Lösung

ENER:GY“, beschreibt Seeger das Vorgehen

für die Auswahl.

kOMpLExEs pROjEkT füHRTE

Zu vERZögERungEn

Geplant war ursprünglich, die neue Lösung

innerhalb von zwölf Monaten einzuführen.

Eine zu optimistische Schätzung, wie sich

später zeigte, denn das Projekt hatte es

in sich. Zum einen mussten parallel die

Regulierungsvorgaben für die Markt kommunikation

umgesetzt werden – von GPKE

über GeLi Gas, die zum Projektstart erst im

Werden waren, bis hin zu MaBiS, von der

damals noch überhaupt nichts bekannt war.

Zum anderen war da die Tatsache, dass die

TWF von einem ausgesprochen großen und

komplexen System auf eine kleinere und

einfachere Lösung migrierten und dabei

parallel vom Ein-Mandaten- auf ein Zwei-

Mandanten-Modell umstellen mussten. Und

das nicht nur für sich selbst: Neben dem

neuen Mandanten für die Vertriebsmarke

BodenseeEnergie kamen mit den Stadtwerken

Sigmaringen und Bad Saulgau, die

die TWF mit der Betreuung ihrer IT beauftragt

hatten, zwei weitere Kunden ins

System. „Auf diese Weise mussten wir

quasi nochmals das gleiche Volumen wie

für die TWF selbst umstellen und die

Systeme entflechten. Denn beide Stadtwerke

mit insgesamt mehr als 30.000

Zählpunkten und der Mandant Bodensee-

Energie mit rund 30.000 Zählpunkten kommen

zusammen auf fast dieselbe Anzahl

von Kunden wie die TWF.

Dies war eine enorme Herausforderung für

alle Beteiligten und hat damit auch nicht

immer zu einer harmonischen Abwicklung

geführt“, erinnert sich Markus Seeger.

„Auch die Wilken-Mitarbeiter haben bei der

Umstellung eine Menge für neue Projekte

dieser Größe und Komplexität gelernt, da

auch für sie die Anforderungen manchmal

überraschend waren.“ Vor allem die Übernahme

der Daten erwies sich als Herausforderung.

Denn diese stammten aus ganz

unterschiedlichen Systemen. Auch bei der

Qualität der Daten musste stellenweise

händisch nachgearbeitet werden. „Die

Herausforderung war dabei: Am Ende

musste alles auf Anhieb richtig und korrekt

laufen, denn eine falsche Jahresabrechnung

wäre ein Riesenproblem geworden“, so

Seeger. Letztendlich verzögerte sich der

Projektabschluss um rund sechs Monate

in der t-City Friedrichshafen arbeiten die deutsche telekom ag und die technischen Werke

Friedrichshafen tWF an der zukünftigen vereinigung von telekommunikation, informationstechnologie

und energieversorgung. dazu gehört nicht nur der aufbau „smarter“ infrastrukturen,

sondern auch die erschließung neuer geschäftsfelder, etwa durch die entwicklung neuer

dienstleistungen. diese müssen am ende aber ebenso abgerechnet werden, wie heute strom,

gas, Wasser oder Wärme. dabei setzen die tWF auf die partnerschaft mit der Wilken gmbH

und die Branchenlösung ener:gy.

und das neue System ging im Oktober

2010 in Produktion, sowohl bei den TWF

als auch bei den Stadtwerken Sigmaringen

und Bad Saulgau. Damit bestand immer

noch ein kleiner Sicher heitsabstand zur

ersten Jahresab rechnung im Januar 2011.

„Die Verzögerung empfanden wir zwar als

kritisch, aber letztendlich waren wir uns

einig, dass das für unsere Kunden das

Beste ist,“ so Seeger weiter.

AufsTELLung ALs DIEnsTLEIsTER

Für Markus Seeger ist damit ein wichtiges

Fundament für die weitere Zukunft gelegt.

Beispielsweise für die TWF als IT-Dienstleister.

Denn neben der Abrechnung für

die beiden oberschwäbischen Stadtwerke

wickeln die TWF für insgesamt 30 kleinere

Versorgungsunternehmen die Energielogistik

mit Hilfe der Lösung des Wilken-

Partners Kisters ab. Die Nachfrage nach

derartigen Lösungen wird nach Ansicht von

Markus Seeger weiter zunehmen. „Viele

Werke müssen sich fragen, ob es wirtschaftlich

überhaupt Sinn macht, derartige

Prozesse in Eigenregie abzuwickeln. Beispielsweise

WiM: Das ist ein hoch komplexer

Prozess, wo es nicht nur um

Datenaustausch geht. Zudem umfasst er

auch die Auswechslung von Hardware-

Komponenten. Hier muss man nicht nur

IT-Lösungen, sondern auch geschultes

Personal vorhalten – dies werden sich künftig

viele Werke nicht mehr leisten können

oder wollen“, so Seeger. „Zudem ist es

gerade hier in Südwestdeutschland sehr

schwierig, entsprechendes Personal zu finden“.

Aber auch im Großprojekt Smart

Meter/Smart Grid/Smart Home in T-City

Friedrichshafen wird die Abrechnung künftig

eine zentrale Rolle spielen. Denn die künftigen

Dienstleistungen der „Smart Energy“

müssen ebenso abgerechnet werden.

HEuTE sCHOn DIE ZukunfT TEsTEn

„Die Prozesse enden künftig nicht mehr am

Zähler des Kunden, sondern reichen bis in

den Haushalt hinein. Und das gilt nicht nur

für Strom, sondern für alle Energiearten wie

Gas, Wasser und Wärme“, so Markus

Seeger. Mehr als 2.000 digitale Zähler wurden

deswegen im ersten Versuchsgebiet in

den Stadtteilen Oberhof und Windhag

installiert, davon 1.700 für Strom. Der Rest

verteilt sich auf Gas und Wasser. Auch

bei diesem Projekt waren parallel zur

Abrechnungseinführung unter anderem die

Partner Wilken und Kisters beteiligt. „Wir

haben hier getestet, was auf uns zukommen

kann, inklusive der Verarbeitung von

Viertelstundenwerten und der monatlichen

Abrechnung im Privatkundenbereich. Da -

raus haben alle Beteiligten viel gelernt –

auch die Telekom. So sind alle Projektpartner

in der T-City relativ weit vorne mit dabei,

denn wir können viele Prozesse bereits

abbilden, die auf Versorger in der Zukunft

zukommen“, beschreibt Markus Seeger die

Perspektiven. Aus seiner Sicht macht das

Smart Metering wirtschaftlich ohnehin nur

Sinn, wenn es gelingt, auch die Prozesse in

Richtung Smart Home vollständig zu integrieren.

Eine weitere Erkenntnis für ihn ist

es, dass es keinen Sinn macht, mit einzelnen

Zählern zu experimentieren.

Erst ein Voll-Roll-out in einem größeren

Gebiet verschafft dem Versorger Zugang zu

einer Datenbasis, die es ihm beispielsweise

ermöglicht, die Beschaffung zu optimieren

oder zusätzliche Dienstleistungen anzubieten

und dadurch erforderliche Deckungsbeiträge

zu erwirtschaften. „Über Smart

Metering und Smart Home bauen wir die

Wohnung der Zukunft – mit skalierbaren

Effekten für die Energieeffizienz und den

Klimaschutz. Am Ende muss all dies auch

wieder abgerechnet werden – hier sehen

wir uns zusammen mit dem Partner Wilken

sehr gut aufgestellt“, so sein Fazit.

29


30

PROZESSABWICKLUNG:

WILKEN BIETET

FLEXIBLE

UNTERSTÜTZUNG

Regulierung und Wettbewerb zwingen zu immer mehr Anpassungen, in immer

schnellerer Folge. Die Zahl der Energieversorger, die Personal suchen, um den

Regulierungsanforderungen Herr zu werden, nimmt stetig zu. Auch die abzuarbeitenden

Berge von liegengebliebenen Kundenabrechnungen, Lieferantenwechseln,

Klärungen von Kundenbeschwerden werden immer größer. Gleichzeitig versuchen

immer mehr Energieversorger massiv neue Kunden zu gewinnen. Auch für die sich

dadurch ausweitenden Prozesse braucht ein Energieversorger Personal. Dabei geht

es in dem einen Fall darum, Rückstände abzuarbeiten – also um vorübergehende

Entlastung. Andere denken darüber nach, Geschäftsprozesse teilweise oder ganz

auszulagern, weil die Kosten für einen eigenen Prozess zu hoch sind. Die Wilken

Prozessmanagement GmbH bietet deswegen flexibel skalierbare Unterstützungsleistungen,

die die individuelle Situation vor Ort berücksichtigen.

Schon die Umsetzung von GPKE, GaBi

Gas und MaBiS hat vor allem kleinere und

mittlere Energieversorger über die Maßen

belastet. Nun stand in den vergangenen

Monaten mit den Wechselprozessen im

Messwesen (WiM) eine noch größere

Herausforderung an. Deren Vorgaben sind

hochkomplex: Denn bei WiM geht es nicht

nur darum, Daten auf elektronischem Wege

mit den Marktpartnern auszutauschen.

Auch das Auswechseln von Hardware –

sprich: dem Zähler – muss abgebildet werden.

Dennoch hält sich die Zahl der

Wechselprozesse zunächst in Grenzen. Es

muss also vergleichsweise viel Aufwand für

relativ wenig Nutzen betrieben werden. Für

viele Stadtwerke war dies endgültig ein

Grund darüber nachzudenken, ob sie derartige

Anforderungen künftig mit externer Hilfe

umsetzen sollen. Schließlich geht es nicht

nur darum, geeignete IT-Werkzeuge für die

Prozessabbildung einzuführen, auch das

entsprechende Know-how muss aufgebaut

werden.

kLARHEIT üBER EIgEnE

sITuATIOn vERsCHAffEn

Bevor man darüber nachdenkt, Prozesse

komplett auszulagern, sollte man sich erst

einmal einen Überblick über die Ist-Situation

verschaffen. Denn der permanente Um-

setzungsdruck durch die Regulierungs vorgaben

hat in vielen Unternehmen dazu

geführt, dass die Abläufe nur ad hoc angepasst

und nicht grundsätzlich überprüft wurden.

Die notwendigen Veränderungen in der

Organisation blieben vielfach Stückwerk, die

Prozesse weder durchgängig angepackt

noch optimiert. Dazu kommt, dass sich

durch die mit den vielen Projekten verbundene

hohe Arbeitsbelastung regelrechte Stapel

an unerledigten Aufgaben gebildet haben,

die dringend abgearbeitet werden müssen.

Teil der Ist-Analyse ist auch die Analyse der

vorhandenen personellen Res sourcen und

des internen Know-hows. Denn vielfach

können Aufgaben mittel- oder langfristig

durchaus durch eigene Kräfte abgewickelt

werden, wenn man diese durch eine Neustrukturierung

der Abläufe und der Organisation

von anderen Aufgaben entbindet.

ExTERnE DIEnsTLEIsTER MüssEn

AuCH BEfRIsTET EnTLAsTEn könnEn

Das derzeit 20-köpfige Team der Wilken

Prozessmanagement GmbH unterstützt

Ver sorgungsunternehmen flexibel und skalierbar

– bei Bedarf auch im Hause und

befristet. So kann es durchaus sinnvoll sein,

erst einmal im Unternehmen „aufzuräumen“

und die Stapel an unerledigten Aufgaben

abzuarbeiten, bevor man die weiteren

Schritte angeht. Aber auch die interimsweise

personelle Unterstützung bei der

Abwicklung von einzelnen Prozessen, bis

die eigene Organisation selbst dazu in der

Lage ist, gehört zu den möglichen Optionen.

Schließlich ist der Inhouse-Einsatz unserer

Experten auch bei der Überbrückung von

personellen Engpässen, die beispielsweise

durch Urlaub, Schwangerschaften oder

Krankheiten entstanden sind, praktikabel.

Priorität hat hierbei immer die Sicherung der

Handlungsfähigkeit des Unternehmens.

Aber auch zur Minimierung von Risiken,

beispielsweise bei der Erprobung neuer

Geschäftsmodelle, macht der befristete

Einsatz unserer Spezialisten Sinn. Nehmen

wir beispielsweise einen Energieversorger,

der sich vorgenommen hat, in Deutschland

zu expandieren und dafür 50.000 neue

Kunden anzuwerben. Der Businessplan

steht. Man hat natürlich einen Über prü-

f ungspunkt mit entsprechenden Kriterien

und einem Zeitpunkt, sagen wir nach zwei

Jahren festgelegt, in dem betrachtet wird,

ob die wirtschaftlichen Ergebnisse stimmen

beziehungsweise erreichbar erscheinen. Für

die Expansion soll Personal eingestellt

werden. Naturgemäß ist es jedoch schwer,

Mitarbeiter für ein Projekt zu finden, das

nach zwei Jahren schon wieder beendet

sein kann. Hier hilft die zeitweise Unterstützung

durch unser Team. Auf diese Weise

wird auch das Anstellungsrisiko vermindert,

dass beim bestehenden Arbeitsrecht durchaus

zur finanziellen Belastung werden kann.

Oder schauen wir auf die Stadtwerke, die

im Wettbewerb viele Kundenwechsel zu

bewältigen haben. Hier müssen Fristen eingehalten

werden, die immer kürzer werden.

Die Nichteinhaltung bringt Ärger mit der

Netzagentur und eventuell ein Bußgeld. Die

Zusammenarbeit mit unseren Spezialisten

kann auch hier dazu beitragen, Risiken zu

senken oder ganz auszuschalten.

BREITEs spEkTRuM An OpTIOnEn

Wichtig an der Ist-Analyse der Abläufe im

Unternehmen ist unter anderem auch die

Betrachtung der mit den Prozessen verbundenen

Aufwände und Kosten. Aber auch die

IT-Kosten sollten genau unter die Lupe

genommen werden. Verfügt das Unternehmen

beispielsweise über eine moderne

IT-Infrastruktur, kann es unter Umständen

besser sein, diese weiter zu nutzen, aber

beispielsweise in Form eines „Managed

Service“-Vertrags durch einen externen

Dienstleister betreiben zu lassen. Damit bleiben

die Investitionen in Hard- und Software

gesichert, die internen Aufwände für die

Administration und den IT-Betrieb fallen

jedoch weg. Alternativen dazu sind klassische

Rechenzentrumslösungen, bei denen

die Software im Outsourcing genutzt wird.

Aber auch die vielzitierte Cloud: Bei spielsweise

in Form einer sogenannten „Private

Cloud“, einer geschlossenen Lösung, auf

die nicht über das öffentliche Internet zugegriffen

wird.

Grundsätzlich kann am Ende die Auslagerung

von Prozessen ein Beitrag zum

leichteren Nachweis der Netzkosten in

der Entgeltregulierung sein. Hier kann ein

in der Energiewirtschaft und gerade im

Ent geltverfahren erfahrener Dienstleister

wie Wilken die Netzentgeltanträge aktiv

unterstützen. Auch zum Erhalt der Wettbewerbsfähigkeit

gerade von kleinen und

mittleren Versorgungsunternehmen leistet

die Auslagerung von Prozessen ihren Beitrag.

Denn die Unternehmen können sich so

weiter vollständig auf ihr Kerngeschäft, den

Verkauf von Energie und die Sicherstellung

der Versorgung und immer mehr auch den

beratenden Kontakt zum Kunden, konzentrieren

und müssen sich nicht mit Abläufen

herumschlagen, die nur Kosten erzeugen,

aber keine Erträge bringen. Typische

Beispiele für die Unterstützung ist die

Abwicklung von Marktprozessen wie WiM,

MaBiS, GPKE oder GeLi Gas. Darüber hinaus

können natürlich auch zahlreiche weitere

Geschäftsprozesse eines Stadtwerks

über die Wilken Prozessmanagement GmbH

abgewickelt werden, von der Energielogistik

bis hin zur Abrechnung einschließlich

Forderungsmanagement. Darüber hinaus

übernimmt Wilken bei Bedarf auch die

Schulung der Mitarbeiter im Stadtwerk,

damit die Kommunikation zwischen externen

und internen Kräften reibungslos funktioniert

und die Integration mit den weiter

im Unternehmen angesiedelten Prozessen

zuverlässig funktioniert.

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32

Wilken kÖpfe

dreifaCh

praXis-knOW-hOW

für die

energieWirtsChaft

ein neues team hat sich in diesem Jahr formiert, um die Wilken unternehmensgruppe

beim schwerpunkt-thema „energie“ weiter voranzubringen:

neben peter schulte-rentrop, der ja schon seit 2009 gemeinsam mit peter

Heinz als geschäftsführer für Wilken neutrasoft verantwortlich ist, sind zwei

praktiker neu an Bord gekommen. thomas deyerberg kam von der sWu

stadtwerke ulm/neu-ulm gmbH, wo er zuletzt als geschäftsführer die tochter

sWu vertrieb leitete. stefan söchtig wechselte von den tWF technischen

Werken Friedrichshafen, wo er die position des kaufmännischen geschäftsführers

innehatte. Welche rollen die drei künftig in der Führungsmannschaft der Wilken

unternehmensgruppe einnehmen und wo sie ganz persönlich ihre schwerpunkte

für 2012 sehen, haben sie Wissenswert verraten.

pETER sCHuLTE-REnTROp

Geschäftsführung Wilken Neutrasoft

GmbH und verantwortlich für die operative

Umsetzung der Dienstleistungen im

Prozessmanagement, Geschäftsführung

Wilken Prozessmanagement GmbH.

Einer unserer Schwerpunkte für das kommende

Jahr ist die vertriebliche Ausrichtung

in den Energieversorgungsunternehmen.

Dabei stehen die Trennung der Prozesse

nach Back Office (Shared Service), Front

Office (Kundenkommunikation) und Sales

Office (Vertrieb) im Fokus. Da das Profil und

die Prozesse der Rolle Vertrieb geschärft

werden müssen, stellen wir entsprechende

Funktionalitäten zur Betreuung von Stammkunden

und zur Gewinnung von Neukunden

im Rahmen der Erweiterungen unserer ak -

tuellen Softwarelösungen, aber auch durch

neue Module zur Verfügung. Ein weiterer

Schwerpunkt ist die Prozessoptimierung im

Shared Service. Denn trotz der Standardisierung

der Marktprozesse gibt es noch

eine Vielzahl von Harmonisierungs- und

Optimierungs potenzialen – insbesondere

bei den internen Prozessen. Ziel Reduzierung

der Komplexität ist es hier, die

Komplexität der Abläufe zu reduzieren.

Vita: Peter Schulte-Rentrop ist seit mehr als

20 Jahren in der Energiewirtschaft tätig. Schon

einmal – bis 1999 – war er dabei für die

Geschäfte von Neutrasoft verantwortlich. Da-

nach wechselte er in die Geschäftsführung

eines SAP-Beratungsunternehmens für mittel -

ständische Energiever sorgungs unter nehmen,

bevor er 2009 in dieser Funktion zu Wilken

Neutrasoft zurückkehrte.

sTEfAn söCHTIg

Mitglied der Geschäftsleitung der

Wilken GmbH und verantwortlich für

die strategische Weiterentwicklung der

Produktpalette Energie mit dem

Schwerpunkt „Dienstleistungen und

Prozessmanagement“, Geschäftsführung

Wilken Prozessmanagement GmbH.

Der Energiemarkt entwickelt sich dynamisch

– und damit auch unsere Kunden. Einmal

drängt der Gesetzgeber mit immer neuen

Anforderungen, um die Liberalisierung voranzutreiben.

Auf der anderen Seite ist aber

auch die Energiewende zu bewältigen, die

wiederum starke Eingriffe gerade in die

Stadtwerke nach sich zieht. All dies zwingt

dazu, dass wir uns mit der Frage beschäftigen,

wo die Energiewirtschaft und damit

unsere Kunden, die Energieversorger, in drei

bis fünf Jahren stehen. Die Energieversorger

werden je nach Größe entscheiden müssen,

ob sie noch alle Aufgaben alleine lösen wollen.

Denn die Komplexität der Anforderungen

im Netz und Vertrieb wird weiter zunehmen.

Dabei kann schnell der Blick auf den Kunden

oder die Netzinstandhaltung, also die beiden

Kernthemen eines Energieversorgers, verloren

gehen. Deshalb kann es durchaus

sinn voll sein, Hintergrundarbeiten wie Lieferantenwechsel,

Rechnungsprüfung oder

andere Aufgaben mit Unterstützung externer

Helfer abzuwickeln. Das machen auch die

expansiven Vertriebe. Die Treiber sind hier,

die Kosten niedrig zu halten und Sicherheit

bei den Geschäftsprozessen zu verbessern

– im Sinne der gesetzlichen Anforderungen

und der Kundenzufriedenheit. Deshalb

haben wir mit der Wilken Pro zess management

GmbHWilken Pro – für die Kunden

von Wilken und Wilken Neutrasoft ein

leistungsstarkes Team aufgebaut, das wir

im nächsten Jahr weiter ausbauen werden.

Vita: Stefan Söchtig startete seine Karriere

1993 bei der WVV Würzburger Versorgungs-

und Verkehrs-GmbH. Bis 2007 war er bei der

WVV für die unterschiedlichsten Aufgaben

in den Bereichen Energie, Öffentlicher

Nahverkehr, Telekommunikation und IT verantwortlich.

2007 wechselte er als kaufmännischer

Geschäftsführer zu den Technischen

Werken Friedrichshafen TWF. Dort setzte er in

den letzten Jahren zahlreiche innovative

Projekte um und übernahm die Leitung des

Modellprojekts T-City Friedrichshafen.

THOMAs DEyERBERg

Mitglied der Geschäftsleitung der

Wilken GmbH und Leiter des

Geschäftsbereichs Energie

sowie verantwortlich für die

strategische Weiterentwicklung der

Energie-Software-Produkte.

Das kommende Jahr steht zunächst im

Fokus der Umsetzung des novellierten

Energiewirtschaftsgesetzes und der damit

verbundenen Anpassungen des ergänzenden

Rechtsrahmens. Trotz des extrem

knappen Zeitplanes und der erneut umfassenden

Änderungen wird die Wilken GmbH

ihren Kunden wieder rechtzeitig eine gesetzeskonforme

Software zur Verfügung stellen.

Ein zweiter Schwerpunkt liegt daneben

auf den Themen Automatisierung und Verbesserung

der Modulintegration, damit

unsere Anwender ihre Prozesse trotz der

steigenden Komplexität kostengünstig und

schnell durchführen können. Die Ausweitung

von Funktionalitäten zum Online-Vertrieb

ergänzt die wichtigsten Punkte für das Jahr

2012. Um diese Herausforderungen noch

besser meistern zu können, macht sich

die Wilken GmbH derzeit fit für die Zukunft:

Durch Optimierung interner Prozesse sowie

technische und organisatorische Maßnahmen

werden Schnelligkeit, Flexibilität und

Qualität sichergestellt.

Vita: Nach einer ersten beruflichen Station

in der Luftverkehrsbranche war Thomas

Deyerberg 16 Jahre lang in der kommunalen

Energiewirtschaft tätig. Die Tätigkeits schwerpunkte

des Diplom-Kaufmanns waren dabei

die Energiebeschaffung sowie Marke ting

und Vertrieb. Von 1999 an verantwortete er

diese Themen bei einem Tochter unter nehmen

der SWU Stadtwerke Ulm/Neu-Ulm als

Geschäftsführer.

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Die Elektrizitätswerk Hindelang eG

ist auf die Bundesnetzagentur gar

nicht gut zu sprechen. Sie stelle

immer neue und höhere Anforderungen

an den Datenaustausch.

Das sei gerade für kleinere Unternehmen

nicht mehr zu stemmen.

Deshalb hat das Elektrizitätswerk

das Angebot von Wilken Neutrasoft

angenommen und seinen

Markt datenaustausch überwiegend

ausgelagert – und ist durch

die Zusammenarbeit zum glühenden

Verfechter von „Business

Process Outsourcing“ (BPO) geworden.

„MaBIS – das ist der reine Wahnsinn“,

schimpft Geschäftsführer Wilhelm Hengge.

„Die neuen Marktregeln zur Bilanzkreisabrechnung

erfordern unglaublich viel Zeit.

Auch wenn Wilken Neutrasoft uns hier mit

seiner Software sehr gut unterstützt. Ich

brauche jemanden, der sich im Haus darum

täglich kümmert.“ Das Beispiel zeige besonders

gut, wie sehr die Bundesnetzagentur

kleinere Energieversorgungsunternehmen

und Stadtwerke knebele und unter Handlungszwang

setze. „Bis zum Tag x müsst ihr

das können, heißt es aus Bonn. Dann muss

ganz Deutschland das hinkriegen. Ansonsten

stehen wir am Pranger. Dabei ist der geforderte

Datenaustausch oft völlig sinnlos.“

Vor diesem Hintergrund hat der mit rund

4.000 Kunden vergleichsweise kleine Energieversorger

genau hingehört, als der langjährige

Softwarepartner Wilken Neutrasoft

die Idee hatte, die Marktkommunikation

ELEkTRIZITäTswERk HInDELAng Eg

Das Unternehmen hat rund 4.000 Kunden

und beschäftigt 13 Mitarbeiter. Weitere

Informationen: www.ewhindelang.de .

DER ORT BAD HInDELAng

Bad Hindelang im Allgäu ist einen Ausflug wert.

Die Region bietet unzählige Freizeitaktivitäten

und Sehenswürdigkeiten. Im Sommer lockt

die einzigartige Natur zum Wandern und

Mountainbiken. Im Winter verwandelt sich die

Region zum attraktiven Skigebiet.

weitgehend zu übernehmen. Die ersten Gespräche

gab es im Herbst 2010. Bei einem

„Kick Off“ Ende Oktober wurde erarbeitet:

Welche Tätigkeiten soll Wilken Neutrasoft

übernehmen – welche verbleiben beim

Elektrizitätswerk?

Bpo: MarktdatenaustausCH

auF den punkt

Ergebnis: Wilken Neutrasoft übernimmt

sämt liche NTS.transfer-Prozesse in der

Marktkommunikation, also Lieferantenwechsel,

Lieferbeginn (fremd), Lieferende

(fremd), Stammdatenänderung sowie den

Versand der monatlichen Bestandslisten.

Um eine saubere Marktkommunikation zu

gewährleisten, wurde auch die Pflege der

VU-Teilnehmertabelle (Lieferantenrahmenverträge)

im NTS.billing übernommen. Die

Prozesse laufen bis zur Erstellung der Rechnung

nach dem Lieferantenwechsel. Das

Elektrizitätswerk druckt und verschickt diese

Rechnung anhand einer Kennzeichnung

(Verarbeitungsgruppencode) an der Verbrauchsstelle.

Der INVOIC-Prozess verbleibt

im Werk. Mit diesem Sachstand ging

es in die Test- und schließlich in die Echt-

Installation, die Ende Januar 2011 stattfand.

„Gearbeitet wird auf der Datenbank des

Energieversorgers“, erklärt Wilken Neutrasoft-Mitarbeiterin

Stephanie Soll. „Somit

hat der Kunde immer einen Überblick, wo

der Prozess sich gerade befindet.“ Betrieben

wird die Datenbank im Rechenzentrum

in Ulm.

positive Bilanz –

üBernaHMe Weiterer prozesse

Nach rund vier Monaten Live-Betrieb setzte

man sich erneut zusammen, um eine erste

Bilanz zu ziehen. Nicht alles sei in dieser Zeit

rund gelaufen, hieß es nach der Bespre-

ZIELE füR DEn AufTRAggEBER

• Konzentration auf Hauptgeschäft/

Kernprozesse

• Effizienzsteigerung

• Übertragung von Betriebsrisiken

• Schlanke und transparente Organisation

ZIELE füR DEn AufTRAgnEHMER

• Standardisierung

• Skaleneffekte

• Optimale Auslastung Systeme und Abläufe

chung von Geschäftsführer Hengge. Das

meiste seien aber Kinderkrankheiten. Beispielsweise

habe es Reibungsverluste hinsichtlich

des richtigen Adressaten gegeben.

Einige Stromhändler hätten sich an Wilken

Neutrasoft gewandt, andere in Bad Hindelang

angerufen. Jetzt sei eindeutig festgelegt

worden: Alle Anfragen gehen nur noch

an Wilken Neutrasoft. Dass die Entscheidung

generell richtig war, daran lässt der

streitbare Werksmanager keinen Zweifel.

„Wir stehen absolut zu diesem Modell und

wünschen eher noch mehr Unterstützung.

Wir sind jetzt bei etwa 60 Prozent Effizienzsteigerung.

Möglich sind meiner Einschätzung

nach mindestens 80 Prozent.“ Seit

Juni 2011 übernimmt der Softwarepartner

nun auch den INVOIC-Prozess sowie den

Versand der Lieferantenrahmenverträge.

Auch der Versand der Kommunikationsdatenblätter

ist nun Aufgabe von Neutrasoft.

Wilhelm Hengge zeigt sich von dem BPO-

Modell vollends überzeugt. „Die Welt der

Energieversorger wird immer komplexer“,

sagt er mit fester Stimme. „Uns bleibt als

relativ kleines Unternehmen über kurz oder

lang gar nichts anderes übrig. Entweder

schließen wir uns einem großen Versorgungsunternehmen

an – oder setzen gezielt

auf Spezialisten wie Wilken Neutrasoft. Mit

Blick auf seine Kolleginnen und Kollegen

sagte er schließlich: „Viele meinen noch,

man müsste alles selbst machen. Das ist

ein Irrtum. Wir müssen hier umdenken und

neue Wege gehen.“ Mit dem BPO-Modell

sei es möglich, die gestiegenen Anforderungen

und zusätzlichen Aufgaben der

Bundesnetzagentur zu stemmen. „Ohne die

Unterstützung von Wilken Neutrasoft und

die damit verbundene Effizienzsteigerung

wäre zusätzliches Personal erforderlich,

deren Kosten weder in den Strom- noch in

den Netzpreisen unterzubringen.

LEIsTungEn IM BpO:

• Abbildung und Durchführung von

Kundenwechselprozessen nach GPKE/GeLi

(Kundensystem, gehostetes System)

• Forderungsmanagement

• Übernahme Billing

• Massendruckaufbereitung für Dritte

• Temporäre Unterstützung durch Menpower

bei Lastspitzen im Billing, ERP etc.

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40 36 41 37

rePorting

in reaLtime

Budget-/haushaltsplanung

mit dem Wilken management

repOrting system

Gemäß einer Studie von Capgemini Consulting,

die das Planungsverfahren von 107

Unternehmen untersuchte, dauert die Planung

von Budgets und strategischen- bzw.

operativen Maßnahmen bei der Mehrzahl

viel zu lange. Fast 75 Prozent der untersuchten

Firmen bringen es bei der Betrachtung

von Effizienz und Effektivität der

Unternehmensplanung bestenfalls auf Standardwerte

und nur sehr wenige schaffen es

in die „Best-of“-Klasse. Grundlage war eine

Befragung von Chief Financial Officers und

Controlling-Abteilungen.

Anwender des Wilken Management Reporting

Systems (MRS) können künftig zu den

25 Prozent aufschließen, die es bei einer

effizienten Unternehmensplanung auf Spitzenwerte

bringen. Das Wilken Management

Reporting System (MRS) unterstützt den

CFO und die Controlling-Abteilung effektiv

in jeder Phase der operativen Planung.

langFristige ziele erreiCHen

Die operative Planung gewinnt zunehmend

an Bedeutung in Unternehmen, da sie dazu

dient, langfristige strategische Ziele, wie

z.B. den finanziellen Mitteleinsatz, zu erreichen.

In der operativen Planung werden

Teilbudgets für einzelne Verantwortungsbereiche

vorgegeben und anschließend

laufend überwacht. Eine solche abteilungsübergreifende

Planung besteht aus mehreren

Phasen bzw. Kernprozessen, welche im

Wesentlichen immer ähnlich ablaufen:

• Vorbereitungsphase

• Erfassungsphase

• Abstimmungsphase

• Abnahmephase

• Überwachungsphase

Mit den Planungsmöglichkeiten des Wilken

MRS wird ein Unternehmen in jeder dieser

Phasen des operativen Prozesses aktiv unterstützt.

Planung, Reporting und Überwachung

können dabei zielgerichtet auf die

Bedürfnisse der Budget-/Haushaltsplanung

ausgerichtet werden. Am Ende der Prozessschritte

steht die nachvollziehbare und

sichere Planung als Grundlage dafür, langfristig

die gesteckten strategischen Unternehmensziele

erreichen zu können. Die Zahlen,

Fakten und Analyseergebnisse stehen in

Form von visualisierten Berichten zur Verfügung.

Dabei bieten sich dem Anwender eine

Vielzahl gängiger Layout-Möglichkeiten, von

einfachen Zahlendarstellungen/-reihen bis

hin zu Ampel- und Diagrammdarstellungen.

Zudem können die Berichte automatisiert

erstellt und versandt werden, um unterschiedliche

Empfänger gezielt mit den aktuellsten

Analyseergebnissen zu versorgen.

Das Management Reporting System bietet

umfangreiche Funktionen für einen datenbankbasierten

Import aus den unterschiedlichsten

Datenbanken und das Aufbereiten

der Daten (Extract, Transform, Load). Die

Datenübernahmen können automatisiert in

regelmäßigen Abständen erfolgen.

teCHnologisCH up-to-date durCH

64-Bit in-MeMory-teCHnologie

Das MRS von Wilken baut auf dieser modernen

Technologie auf und ermöglicht

dadurch Datenanalysen in Echtzeit. Für

ein Unternehmen ergeben sich Zeit- und

Kosteneinsparungen sowie neue Berichtsmöglichkeiten

(siehe Grafik). Die 64-bit-

Technologie fand mit Windows Vista ersten

Einzug in die Unternehmen. Windows 7

sorgt für die weitere Verbreiterung dieser

Technologie, die grundsätzlich zu 32-bit ab-

wärtskompatibel ist. Aus technischer Sicht

ist dabei vor allem die Vergrößerung des

adressierbaren Arbeitsspeichers interessant.

Während 32-bit-Systeme maximal

4 GB ansprechen können, liegt der Bereich

bei 64-bit mit 16 Exabyte deutlich höher.

Vor allem für Business Intelligence- und

Reporting-Anwendungen hat mit der Einführung

der In-Memory-Technologie eine

neue Ära begonnen. Dadurch, dass die

Daten permanent im Arbeitsspeicher gehalten

werden, laufen Auswertungen im

Wilken MRS sehr viel performanter ab und

stehen Analyseergebnisse deutlich schneller

zur Verfügung.


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WineX Bei der rheinland versiCherung

geBurtsWehen haBen

eingesetzt

Herr Mertens, Sie haben hausintern den

vermeintlichen Außenseiter Wilken ins Spiel

gebracht, um gemeinsam ein Standardsystem

In/Exkasso zu bauen. Nun haben

Sie seit März 2009 immer wieder die

Köpfe zusammengesteckt. Können Sie die

Wilken-Mitarbeiter eigentlich noch sehen?

Na ja, manchmal nerven sie schon ;-),

aber Spaß beiseite. Ich denke, die Zusam -

menarbeit läuft sehr gut. Die Zu sammen -

arbeit ist weiterhin sehr vertrauensvoll und

offen.

In welche Phasen gliederte sich das

Softwareprojekt?

WINEX wird bei uns wie jedes Projekt behandelt

– und gliedert sich in eine Vorstudie

und eine Konzeptionsphase. Dann kommt

die Realisierung, und anschließend folgt die

Testphase mit Einzeltests, Integrationstest

mit allen Schnittstellen und der Systemtest.

Bei WINEX haben wir uns dazu entschlossen,

noch einen zweimonatigen

Parallelbetrieb anzuschließen.

Sind Sie im Zeitplan? Gab es unerwartete

Stolpersteine?

Der Zeitplan hat sich verzögert. Wir hinken

circa sechs Monate hinterher. Stolpersteine

waren die enge Sicht von Wilken auf die

Standardsoftware, die in einigen Fällen nicht

zu Versicherungsabläufen passt – etwa bei

Verrechnungen und Mahnverfahren.

Welche konkreten Schritte stehen jetzt an?

Zurzeit läuft der Migrations- und Performancetest

mit Vorbereitungen für den

Parallelbetrieb. Und wir kämpfen immer

noch mit dem Thema Verrechnung in der

Software.

Wie beurteilen Sie das Projekt im Vergleich

zu dem, was Sie im Markt von anderen

Projektlaufzeiten und Manntagen hören?

Wenn man bedenkt, dass wir – Wilken/

RheinLand – eine Standardsoftware für den

Versicherungsmarkt und vielleicht darüber

hinaus entwickelt haben, ist der Aufwand

für Entwicklung und Einführung bei uns im

Hause sehr niedrig.

Herr Schmitz, im November steht ein wichtiger

Kongress an, auf dem Sie über das

Projekt referieren werden. Wissen Sie schon

Ihre ersten Sätze?

Heute schon geFEBSt ;-), NEIN, der richtige

Anfang fehlt mir noch. Ich denke, wichtig

wird es sein, das Interesse an einer

Standardsoftware zu wecken, auch wenn

es sich bei dem Thema Zahlungsverkehr

eher um ein trockenes Thema handelt.

naCHgEfRAgT

Kurz vor dem Produktivstart der neuen Stan-

d ard-Lösung für die In- und Exkasso-Prozes se

von Versicherungsunternehmen fragen wir bei

den RheinLand Versicherungen nach. Helmut

Mertens, Abteilungsleiter Anwendungsentwicklung,

und Thomas Schmitz, Abteilungsleiter

Finanzbuchhaltung, stehen WISSENSWERT

Rede und Antwort – trotz diverser Geburtsvor-

be reitungen.

Wie viel Gen-Material steckt von den

RheinLand Versicherungen in WINEX?

Das komplette versicherungstechnische

Know-how ist von uns. Einen Prozentsatz

könnte ich nicht nennen, aber es ist schon

recht viel.

Schlank und kostengünstig – das haben

Sie einmal im Bestellkatalog angekreuzt.

Wie sieht Ihre bisherige Bilanz aus?

Na ja, kostengünstig ist bei uns was anderes,

aber wenn man das gesamte System

sieht, kann man, denke ich, schon zufrieden

sein. Das gesamte Thema, gerade wenn es

um die vielfältigen Schnittstellen geht, ist

schon sehr komplex und aufwändig. Daher

bewegen wir uns bei dem bisher getätigten

Aufwand und den entstandenen Kosten im

Rahmen.

Was wird das gemeinsame Kind der

RheinLand Versicherungen und von Wilken

Ihrer Meinung nach auszeichnen?

Darüber reden wir, wenn das System bei uns

in Produktion ist und wir erste Erfahrungen

gemacht haben. Aber wenn die standardisierten

Prozesse so wie entwickelt funktionieren,

haben wir ein System geschaffen,

was sich sehen lassen kann.

Vielen Dank.

DIE gEsCHäfTsAnwEnDung

Wilken bietet mit seinem Produkt WINEX einen

Ansatz zur Komplexitätsreduktion in einem der

Kernprozesse der Versicherungswirtschaft.

WINEX fungiert dabei als Nebenbuch und

umfasst die gesamte Abwicklung des Kunden-

In/Exkasso eines Versicherungsunternehmens.

Zielsetzung der Entwicklung ist die Bereitstellung

eines Standardsystems

DIE kuRZBEsCHREIBung

Mit WINEX wird das Kerngeschäft der

Versicherungswirtschaft hochgradig

automatisiert abgebildet:

3 Beitragszahlungen mit einer maschinellen

Zuordnung der Zahlungseingänge

3 Schaden-, Renten- und Leistungszahlungen

3 Verwaltung von Regressen

3 Mahnverfahren (Mehrstufig, konfigurierbar)

3 Anbindung externer Inkassounternehmen

3 Policendarlehensverwaltung

3 Einheitliche Kontenansicht

3 Fachliches Event- und Benachrichtigungssystem

FEBS (Workflow-Komponente)

3 User-Dialog für „einfache” Bearbeitungsvorgänge

im Fachbereich

3 Fachliche Steuerung über Regelwerke

DER nuTZEn

3 Vereinfachung von Standardvorgängen

durch weitgehende Automatisierung

3 Sichere Anbindung externer

Kooperationspartner über

Standardschnittstellen

3 Prozesshoheit über das Kerngeschäft der

Abwicklung des Kunden-In/Exkasso

3 Deutliche Kostenreduzierung gegenüber

Eigenentwicklung

3 Mehr Effizienz dank durchgehendem

Prozess mit einheitlicher Sicht auf den

Kunden

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40

KOMFORT. EINE DEFINITION

Komfort ist in der modernen Informationstechnologie

untrennbar mit der Welt der Geschäftsprozesse

verbunden. Denn IT heute

funktioniert gänzlich anders als IT gestern.

Wer es als ERP-Hersteller schafft, die wettbewerbsentscheidenden

Prozesse seiner

Kunden zu verbessern bzw. die Prozesskosten

zu senken, braucht keine Angst vor

Wechselkunden zu haben. Im Gegenteil:

Wer die Prozesswelt in den Griff bekommt

und hier für mehr Effizienz sorgt, hat treue

Kunden und auch Zulauf vom Markt. Daran

glauben wir.

Der Energiesektor ist ein gutes Beispiel, wie

das Motto „Mehr Komfort!“ zur technologischen

Leitstrategie werden kann – und

bei Wilken geworden ist. Nehmen wir das

von der Bundesnetzagentur verordnete

Regulierungsmanagement, das für viele

Stadtwerke und andere Energieversorger

eine große Belastung darstellt. „Das muss

für unsere Kunden einfacher werden“, hieß

es immer wieder in Gesprächen bei Workshops,

auf den Wilken-Fluren und auch

beim Mittagstisch der Wilken-Mitarbeiterinnen

und -Mitarbeiter. Am Ende hieß die

Lösung REMAplus. Durch die erweiterte

Integration des webbasierten Berichtswesens

in das Management Reporting System

MRS von Wilken beziehungsweise in NTS.

ba Business Analytics von Neutrasoft ist die

Datensammlung für das Regulierungsmanagement

jetzt deutlich einfacher geworden.

Dazu wurden eine ganze Reihe neuer

Abfragen implementiert, mit denen regulierungsrelevante

Informationen aus den beiden

Branchenlösungen ENER:GY und NTS.

suite automatisiert gesammelt und mit Hilfe

von REMAplus aufbereitet werden.

Dazu gehören beispielsweise Anzahl und

Verbrauch der Lieferantenwechsler, Anzahl

und Verbrauch je Kundenart oder Anzahl

und Verbrauch nach Verbrauchsstufen.

Aber auch die von der BNA geforderten

Auskünfte – etwa zu Investitionsplanungen,

Netzen und Marktstrukturdaten – werden

von den beiden Branchenlösungen geliefert.

So lassen sich mehr als 50 Prozent aller für

die BNetzA-Berichte benötigten Daten maschinell

zusammenstellen. Dadurch wird

das Regulierungsmanagement nicht nur

stark entlastet, sondern auch die Qualität

der Daten verbessert.

„Die Anbindung von REMAplus an MRS und

NTS.ba ist Teil unserer Komfort-Initiative

und ein erster Schritt hin zur weitergehenden

Integration in unserer Branchenlösung

für die Energiewirtschaft“, sagte folgerichtig

Thomas Deyerberg, Leiter der Geschäftsfeldentwicklung

„Energie“ bei Wilken bei

der Vorstellung der Neuerung. „Ziel ist es,

die Prozesse im Regulierungsmanagement

durchgängig abzubilden und so weit als

möglich zu automatisieren.“

Effizientes Terminmanagement, revisionssicheres

Archivieren, automatische Benachrichtigungen,

um nur wenige Stichworte aus

den jüngsten Wilken-Neuerungen zu nennen,

sind weitere Beispiele für das Streben

nach mehr Service und mehr Komfort. Die

Strategie umfasst alle Bereiche der Wilken-

ERP.

Und was ist mit der unmittelbaren Kommunikation

zwischen Wilken und seinen

Kunden? Auch hier hat Wilken eine Service-

Offensive gestartet. Seit August steht allen

Kunden das neue Wilken Service Portal zur

Verfügung. Es erleichtert allen Kunden das

Einreichen von Mitteilungen und die Nachverfolgung

von laufenden Anfragen. Zudem

profitieren sie von verbesserten Abläufen,

verkürzten Reaktionszeiten seitens des

Wilken Service sowie einer komfortablen

und strukturieren Übersicht der kompletten

Kontakt-Historie.

Grundlegend bleibt die seit Jahren verfolgte

Strategie, die Oberfläche der Wilken-Software

so einfach wie möglich zu gestalten.

Sonst ist die erste Hürde schon da. Und

Hürden sind wenig komfortabel. Deswegen

ist jede Bemühung, die Wilken-ERP

benutzerfreundlicher zu machen, für uns

auch eine kleine Komfort-Initiative. Daher

bleibt die Usability-Forschung bei Wilken ein

hohes Gut.

War es das nun?

Nein. Denn um dem Wilken-Komfortdenken

gänzlich auf den Grund zu gehen, ist noch

tiefergehendes Schürfen nötig. Im Mittelpunkt

steht die Frage: Was ist den Wilken-

Kunden wirklich wichtig? Wenn alle Fragen

rund um Prozesskostenreduktion, Effizienz,

Integration, Skalierbarkeit etc. vorangetrieben

sind, ist immer noch nicht Schluss.

Die Liebe zum Service kennt keine Grenzen.

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haWe setzt im

dOkumentenmanagement

auf Wilken

infOrmatiOnsmanagement

von der inSeL

zum zentraLen

Werkzeug

Noch bis in die 2000er-Jahre hinein archivierte die HAWE Hydraulik in vielen Bereichen auf Mikrofilm. Lediglich

im Kundendienst wurde mit Infostore ein AS/400-basiertes elektronisches Archiv eingesetzt, in dem Dokumente

wie Lieferscheine und Reklamationen in einem WORM-System abgelegt wurden. 2007 schließlich entschloss sich

HAWE zu einem radikalen Wechsel: Mit Unterstützung der Wilken Informationsmanagement GmbH und Kendox

InfoShare wurde das Dokumenten Management grundlegend modernisiert. Seitdem hat sich diese DMS-Lösung

zu einem zentralen IT-System entwickelt, mit dem längst nicht mehr nur herkömmliche Belege archiviert werden.

„Solutions for a World under Pressure“

lautet der HAWE-Unternehmensleitsatz.

Seit 1949 beschäftigt sich das Unternehmen

mit der Entwicklung und Herstellung von

Pumpen, Hydraulikaggregaten, Ventilen,

Sensoren und Zubehör. Heute ist HAWE mit

13 Tochtergesellschaften und 30 Vertriebspartnern

weltweit präsent und erwirtschaftete

2010 mit 1.900 Mitarbeitern 247

Millionen Euro. Speziell in der Hydraulik

müssen die einzelnen Komponenten jeweils

individuell an die spezifischen Kundenbedürfnisse

und Einsatzgebiete angepasst

werden, beispielsweise in Form kundenspezifischer

Software für Elektronikprodukte.

Das geschieht heute über Microcontroller

in den Ventilelektroniken, die dazu notwendigen

Programme werden auf integrierten

Chips eingespielt. „Nachdem wir

von diesen Komponenten große Stückzahlen

liefern, mussten wir Wege finden, die

individuellen Programme zu dokumentieren.

Mit InfoShare war dies ganz einfach, denn

dem System ist es egal, ob es klassische

Belege sind, die im Archiv abgelegt werden

müssen, oder eben Softwareprogramme.

Auf diese Weise sind wir heute in der Lage,

per Mausklick genau nachzuvollziehen,

welches Programm bei welchem Kunden

läuft“, so Rainer Distler, Systemarchitekt

IT Systeme & Infrastruktur bei der HAWE

Hydraulik SE. Insgesamt 3.500 Softwareprogramme

oder Prüfdaten täglich werden

heute auf diesem Wege dokumentiert und

sind so jederzeit verfügbar, beispielsweise,

wenn es zu einer Reklamation oder einem

Reparaturauftrag kommt.

üBernaHMe der daten:

zWei Contra 150 Manntage

Auch schon zum Start des Projektes im

Jahr 2007 standen die Prozesse des Kundendienstes

und des Sales Supports im Fokus

des Dokumenten Managements. 150

Manntage allein für die Migration der Altdaten

lautete damals beispielsweise das Angebot

eines der Platzhirsche in der IT-Branche.

„Als Anwender kann man das ja sehr

schlecht einschätzen. Da nimmt man das

mal so hin, vor allem wenn das Angebot von

einem äußerst renommierten IT-Unternehmen

kommt. Deswegen hatten wir schon

überlegt, einen Schnitt zu machen und auf

die Altdaten komplett zu verzichten. Denn

dieser Aufwand wäre nicht tragbar gewesen“,

erinnert sich Rainer Distler. Mehr durch

Zufall wurde er dann auf die Kendox GmbH

– heute Wilken Informationsmanagement –

aufmerksam gemacht und erlebte eine

Überraschung. „Mich hat nicht nur das Produkt

schon bei der ersten Präsentation

überzeugt, sondern vor allem auch die Aufwandsschätzung

für die Datenmigration:

Zwei statt 150 Manntage ist schon ein spürbarer

Unterschied, da nutzt dann auch der

große Name nichts mehr“, beschreibt er die

Gründe für seine Entscheidung. Erleichtert

wurde die schnelle Datenübernahme auch

durch die Tatsache, dass zahlreiche Info-

Store-Installationen mit InfoShare abgelöst

wurden und die Übernahme so weitestgehend

automatisiert erfolgen konnte. Auch

sonst hielt sich der Aufwand für die Umstellung

absolut im Rahmen. „Der größte Aufwand

lag in der Vorbereitung – also in der

Sichtung der Daten und der Entscheidung,

was übernommen werden sollte und was

nicht. Das System ging inklusive der Datenübernahme

nach nur einer Woche in den

produktiven Betrieb“, beschreibt Rainer

Distler den Projektverlauf.

Die Integration des Informationsmanagements

in die Kundenprozesse wurde bis

heute deutlich ausgebaut. Neben der Ablage

von klassischen Dokumenten wie Export-

und Lieferscheinen, Reparaturaufträgen

und Berichten oder Reklamationen war

auch der Abgleich mit dem CRM-System

ein wichtiges Ziel. Gelöst wurde dies über

eine bidirektionale Synchronisations Schnitt -

stelle, mit der die Vertriebsmitarbeiter in die

Lage versetzt wurden, benötigte Dokumente

auf das Notebook zu überspielen, um sie

so auch „offline“ beim Kunden vor Ort zur

Verfügung zu haben. Die Synchronisation

der Dokumente erfolgt automatisiert und

nachts, so dass sich der einzelne Mitarbeiter

um nichts kümmern muss – und natürlich

so auch nichts vergessen kann.

klassisCHe BelegFlüsse integriert

Mit erp uMgesetzt

An die Umsetzung der klassischen Belegflüsse

wie etwa des Rechnungseingangs

ging HAWE Hydraulik erst im Rahmen der

Einführung eines neuen ERP-Systems. Damit

verbunden war auch ein Wechsel in der

Benutzerführung. Denn während die Mitarbeiter

in den kundennahen Bereichen nach

benötigten Dokumenten und Programmen

meist direkt über den InfoShare-Client recherchieren,

geschieht dies in der Buchhaltung

vollständig über die GUI der Anwendung.

Die Integration wurde über Kendox

ArchiveLink realisiert und konnte so ebenfalls

sehr schnell in Betrieb genommen

werden. „Auch hier war die technische Umsetzung

das kleinste Problem. Viel aufwändiger

war die organisatorische Einführung,

denn da mussten sich viele Menschen einig

werden“, schmunzelt Rainer Distler. Inzwischen

ersetzt InfoShare den SAP-Content-

Server vollständig, nun sollen auch die Belegflüsse

mit InfoShare über die Schnittstellen

zum ERP-System und zum SharePoint-

Server weiter optimiert werden. „Derzeit

wird bereits alles, was mit dem ERP-System

gedruckt und gefaxt wird, automatisch archiviert.

Als nächstes werden wir das Barcode-Scanning

einführen, so dass die Belegflüsse

durchgängig elektronisch abgebildet

sind“, so Distler. Das Belegvolumen hat

sich so in den letzten Jahren bereits vervielfacht

und wird weiter stark anwachsen. Derzeit

werden täglich rund 6.000 Dokumente

und Softwareprogramme über InfoShare

archiviert, die Summe liegt inzwischen bei

2,8 Millionen. Insgesamt arbeiten heute 140

Mitarbeiter direkt mit dem System, indirekt

über das ERP-System sind es bereits mehr

als 400. Auch die Standorte weltweit können

bei Bedarf auf das zentrale Archiv zugreifen.

In diesem Falle erfolgt der Zugriff

über virtuelle Clients direkt auf InfoShare.

„Die Erfahrungen haben gezeigt, dass es

die richtige Entscheidung für uns war, nicht

auf einen großen Namen, sondern auf Flexibilität

und Anwenderorientierung zu setzen.

Denn so konnten wir auf neue Anforderungen

immer schnell und zeitnah reagieren

und das Dokumenten Management in nur

wenigen Jahren als eines der zentralen

IT-Werkzeuge im Unternehmen etablieren“,

so das Fazit von Rainer Distler.

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Radeln für den Frieden.

Radeln für den Frieden. Europa erlebt die längste Friedensperiode in der zentraleuropäischen Geschichte! Ein Privileg, das

Anlass zur „Friedenstour“ war, die tatkräftig von Volker Mailach, Leiter Forschung und Entwicklung S4 der Wilken GmbH,

unterstützt wurde. Per Pedes wurde dabei von Anfang Juni bis Anfang Juli die 6.300 Kilometer lange Strecke von

Jektarinenburg/Ural via Moskau, Ostpreußen, Berlin bis in die Bretagne bewältigt. Die Route führte bewusst an geschichts-

trächtigen Orten des 2. Weltkriegs vorbei: Beginnend am Ort der Ermordung des Zaren bis hin zur Region der Befreiung

durch die Alliierten zum Ende des 2. Weltkriegs. Mit der Aktion wurde das Projekt „Friedensdorf International“ (www.frie-

densdorf.de) unterstützt, das sich seit 1967 zur Aufgabe gesetzt hat, den unschuldigsten Opfern von Kriegen und Krisen

– den Kindern – weltweit zu helfen. Unter dem Motto „2.250.000 Herzschläge für eine Chance auf Leben“ wurden die

Herzschläge der Radlenden und der Begleiter verkauft und so finanzielle Mittel für das Friedensdorf gewonnen. Symbolisch

soll durch diese Friedenstour zumindest im gesundheitlichen Sinne der Frieden für die oft vergessenen Kinder aus Kriegs-

und Krisengebieten der Welt hergestellt werden. Volker Mailach, der bereits zwei ähnliche Aktionen organisatorisch unter-

stützte, hat die Tour von Jekaterinburg/Ural bis Vilnius/Litauen aktiv auf dem Rad begleitet. Insgesamt saß er 19 Tage und

3.000 Kilometer auf dem Sattel und ist vor allem von der russischen Gastfreundschaft, dem friedlichen Zusammenleben

der unterschiedlichen russischen Kulturen und der großen Resonanz und Anteilnahme an der Friedenstour auch in Russland

begeistert. Begeistert waren die Beteiligten auch vom Verkauf der Herzschläge: Ein nahezu sechsstelliger Betrag konnte

erzielt werden, der eins zu eins bei den Leidtragenden ankommt, da die Teilnehmer der Friedenstour alle Aufwendungen

dafür selbst getragen haben. Auch die Wilken Stiftung war von der Idee begeistert und hat die Friedenstour mit dem Kauf

von Herzschlägen unterstützt.

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40 48 41 49

Wilken.

hOmepage in neuem geWand.

Mit einem neuen Design ist die

Website der Wilken Unternehmensgruppe

Anfang

August online gegangen.

Anlass für die Konzeption

einer neuen Website

war unter anderem

das stetige Wachstum der

Wilken Unternehmensgruppe

in den vergangenen Jahren,

welches zum einen die Menge an

Unternehmensinformationen erhöht

hat. Zum anderen nahm auch die

Zahl der Kunden, Interessenten, Presse-

Wie man sich ohne Lärm und ohne Abgas

energie- und umweltschonend fortbewegen

kann, hat Wilken seine Mitarbeiter mit drei

unterschiedlichen E-Mobilitäts-Fahrzeugen

testen lassen. Ca. 80 Wilken Mitarbeiter

vertretern und Job-Suchenden, die auf der

Wilken-Seite nach Informationen suchen,

fortlaufend zu, so dass sich im gleichen Zug

die Anforderungen an eine Website deutlich

verändert haben.

Die neue Homepage zeichnet sich durch

ein modernes Erscheinungsbild, aktuelle

und umfangreiche Informationen und durch

eine übersichtliche Struktur aus. So findet

der Besucher auf der Startseite sofort die

Hauptbereiche Softwarelösungen, Dienstleistungen

und Unternehmen, gelangt direkt

zu den Fokusbranchen und erhält so schnell

und direkt die gewünschten Informationen.

e-mOBilitÄts aktiOn mit Wilken

haben sich als Testpiloten zur Verfügung

gestellt und ein E-Bike, ein Segway und ein

E-Auto im Gelände, in einem extra aufgebauten

Parcours und auf Straßen auf ihre

Alltagstauglichkeit hin überprüft.

Wilken setzt auf energe-

tisChe naChhaltigkeit

Beim Neubau des neuen Verwaltungsgebäudes

hat sich Wilken nach Abwägung

sämtlicher wirtschaftlichen und energiepolitischen

Aspekten in Zusammenarbeit mit

einem auf energetisches Bauen spezialisierten

Ingenieurbüro für die Verwendung eines-

Blockheizkraftwerks (BHKW) entschieden.

Die Gründe liegen auf der Hand: Der Wilken

Neubau braucht im Winter Wärme und im

Sommer insbesondere für das Rechenzentrum

Kälte, da die Rechnerlandschaft

365 Tage im Jahr, sieben Tage die Woche

und 24 Stunden pro Tag Kühlung benötigt.

Während im Winter die Außentemperatur

zur Kühlung heran gezogen werden kann,

müssen im Sommer normalerweise

strombetriebene Systeme für die richtige

Temperatur sorgen, was einen hohen

Strombedarf zur Folge hat. Mit dem

Betreiben eines BHKW werden zwei

Fliegen mit einer Klappe geschlagen.

Das Blockheizkraftwerk ist

ein Generator, der wie eine

Heizung Wärme bereitstellt

und dabei Strom erzeugt.

Die Wärme wird im Winter

zum Heizen des Gebäudes

genutzt, im Sommer

wird durch eine Absorpti-

Anfang September hat sich die Wilken-

Mannschaft um insgesamt sechs Auszubildende

verstärkt, die beispielsweise den Beruf

des Fachinformatikers in der Abteilung

Entwicklung E-Business oder der Restaurantfachfrau

im Casino erlernen. Auch drei

Studenten der Ulmer Hochschule können

erste Praxiserfahrungen sammeln und im

Rahmen des Dualen Studiums ihr Prakti-

onskältemaschine die Wärme in Kälte umgewandelt,

die wiederum der Kühlung des

Rechenzentrums dient. Der als „Nebenprodukt“

erzeugte Strom wiederum kann zu

100 % für den Wilken-Eigenverbrauch genutzt

werden, so dass der externe Strombezug

deutlich verringert werden kann.

Weiterer positiver Nebeneffekt: Durch den

ganzjährigen Betrieb des BHKWs werden

hohe Laufzeiten erzielt, so dass der so

genannte KWK-Bonus – eine gesetzliche

Bonusvergütung – voll ausgeschöpft

werden kann.

Wilken fÖrdert naChWuChs

kum in verschiedenen Abteilungen der

Wilken Unternehmensgruppe absolvieren.

Und während die einen gerade in ihr Berufsleben

starten, kann Herr Andreas Vollmer,

Anwendungsentwickler für das Kostenrechnungsmodul

CSC, bereits auf eine 20-jährige

Betriebszugehörigkeit bei Wilken zurückblicken.

Auch das ist Zukunftssicherung bei

Wilken.


40 50

sChÖnes erstes feieraBend

grillfest

Dazu waren am 19. August auch die Familien der Mitarbeiter eingeladen worden, um Kollegen

und das betriebliche Umfeld kennenzulernen. Die Resonanz war mehr als erfreulich:

Statt geschätzten 100 sind circa 300 Kollegen mit ihren Familien trotz Ferienzeit der Einladung

gefolgt und haben die kulinarischen Grillköstlichkeiten des Wilken-Casinos genossen.

Den Weg nach Ulm haben dabei auch einige Kollegen, die nicht am Ulmer Standort arbeiten,

gefunden. Eine gute Gelegenheit, den einen oder anderen Kollegen, den man bislang nur

vom Telefon kannte, endlich persönlich zu Gesicht zu bekommen.

Wilken neuBau hat BegOnnen

Mit dem Bau eines weiteren Verwaltungsgebäudes am Standort im Hörvelsinger Weg legt die

Wilken-Unternehmensgruppe einen weiteren wichtigen Grundstein in Richtung Expansion

und Zukunft. Zukunftsweisend hat sich Wilken daher beim Bau des Gebäudes bewusst für

eine energetische Bauweise entschieden. Konkret heißt dies, dass bereits beim Bau darauf

geachtet wird, dass das Gebäude eine energie-optimierte Hülle erhält, so dass wenig Energie

ge- und verbraucht wird. Darüber hinaus bedeutet es, dass innerhalb des Gebäudes

energieeffiziente Anlagen zur Deckung des Energiebedarfs zum Einsatz kommen. Anfang

November haben die Bagger mit dem Aushub begonnen. Geplant ist der Einzug pünktlich

zur nächstjährigen Weihnachtsfeier. Und wer den Bau nicht vor Ort beobachten kann,

der kann über die installierte Live-Webcam einen Blick auf die Neubau-Arbeiten werfen. Die

Webcam ist unter www.wilken.de/neubau erreichbar.

Weil es noch nicht soweit ist ...

... wünscht Wilken einen guten Endspurt.


Wilken GmbH

Hörvelsinger Weg 25-29

89081 Ulm

Telefon +49 731 96 50-0

Telefax +49 731 96 50-444

w@wilken.de

www.wilken.de

Wilken AG

Herrenwiese 5

9306 Freidorf/TG

Telefon +41 71 45 46-400

Telefax +41 71 45 46-409

w@wilken.ch

www.wilken.ch

Wilken Rechenzentrum GmbH

Hörvelsinger Weg 25-29

89081 Ulm

Telefon +49 731 96 50-386

Telefax +49 731 96 50-450

w@wilken-rz.de

www.wilken-rz.de

Wilken Neutrasoft GmbH

Kerngeschäft der 1977 gegründeten Wilken Unternehmensgruppe ist die Entwicklung und der Vertrieb von betriebswirtschaftlicher

Standardsoftware. Mit mehr als 400 Mitarbeitern hat sich der Ulmer Software-Hersteller hier als

unabhängiger Anbieter von Anwendungen für Finanz- und Rechnungswesen, Waren- und Materialwirtschaft sowie

Controlling etabliert. Daneben bietet Wilken auch zahlreiche Branchenlösungen, etwa für die Versicherungs- oder die

Energiewirtschaft. Zum Unternehmensverbund gehören die Wilken Entire AG, Ulm, die Wilken Neutrasoft GmbH,

Greven, die Wilken Informationsmanagement GmbH, München sowie die Wilken Rechenzentrum GmbH und die

Wilken AG, Schweiz.

Wilken Neutrasoft GmbH

Hansaring 106

48268 Greven

Telefon +49 25 71 505-0

Telefax +49 25 71 505-101

info@neutrasoft.de

www.neutrasoft.de

Wilken Entire AG

Hörvelsinger Weg 35

89081 Ulm

Telefon +49 731 974 95-0

Telefax +49 731 974 95-700

info@entire.de

www.entire.de

Wilken Informationsmanagement GmbH

Balanstraße 59

81541 München

Telefon +49 89 62 83 37-0

Telefax +49 89 62 83 37-28

w@wilken-im.de

www.wilken-im.de

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