Stadt Freiburg - Wilken GmbH

wilken

Stadt Freiburg - Wilken GmbH

Stadt Freiburg:

Jetzt auch „offener“ Arbeitszeitnachweis

! Kommunale Fachverfahren auf Basis von

! Finanzierung nach dem Prinzip „Einer für Alle“

! Herstellerunabhängigkeit durch offene Sourcen

„Offene Standards im Hintergrund, Akzeptanz des Frontends,

Verschlankung des Businessprozesses – das Produkt unterstützt

unsere strategischen Leitlinien.“

Rüdiger Czieschla, IT-Leiter der Stadt Freiburg

ANWENDER BERICHTEN


Stadt Freiburg: Jetzt auch „offener“ Arbeitszeitnachweis

Die Stadtverwaltung Freiburg im Breisgau stellt seit Mitte 2007 rund 2000 PC-Arbeitsplätze auf die freie Bürosoftware

„Open-Office“ um. Damit sollen insgesamt eine halbe Million Euro Microsoft-Lizenzgebühren gespart werden. Da die

IT-Verantwortlichen keine halben Sachen mögen, setzen sie nun auch beim Arbeitsnachweis auf offene Standards –

statt auf Excel. Das Ergebnis steht auch anderen interessierten Kommunen zur Verfügung.

Die Stadtverwaltung Freiburg im Breisgau stellt seit Mitte war der Export der Daten für die Kostenrechnung h iim SAP

SAP-

2007 rund 2000 PC-Arbeitsplätze auf die freie Bürosoftware System ein erheblicher Aufwand. „Wir mussten alle Daten

„Open-Office“ um. Damit sollen insgesamt eine halbe von Hand eingeben“, erinnert sich Holger Kaspereit. „Rechnet

Million Euro Microsoft-Lizenzgebühren gespart werden. Da man drei bis fünf Minuten pro Arbeitsplatz und Monat, bei

die IT-Verantwortlichen keine halben Sachen mögen, setzen rund 500 Anwendern, ist wohl nachvollziehbar, dass wir

sie nun auch beim Arbeitsnachweis auf offene Standards – handeln mussten.“ Die Stadt Freiburg stieß bei ihren

statt auf Excel. Das Ergebnis steht auch anderen inter- Recherchen auf den Ulmer Softwarehersteller Wilken, der

essierten Kommunen zur Verfügung.

sich in den vergangenen Jahren einen Namen bei der Entwicklung

von kommunalen Fachanwendungen mit quell-

„Wenn nicht jetzt, wann dann?“ – fragten sich der Chef der offener Software gemacht hat. Für diese Idee bekam Wilken

Informationstechnologie der Stadt Freiburg, Rüdiger Czieschla, 2007 auf dem Kongress „Open-Source Meets-Business“ den

und sein Mitarbeiter Holger Kaspereit. Open Office bei der ersten „Open-Source-Business-Award“. Für mehrere Städte

Stadtverwaltung auf breiter Linie mit einem Umsetzungszeit- und Kommunen entwickelten die Ulmer daraufhin Fachverraum

von zwei Jahren und dann einen Arbeitszeitnachweis fahren, darunter für die Stadt Schwäbisch Hall eine web-

in Excel? Das war nicht miteinander vereinbar. Außerdem basierte Inventarisierung. Nach ersten Gesprächen im Sommer

2008 und der Entwicklung eines Prototypen für die

Nachteile der bisherigen Lösung:

Abteilungen IT und die Stadtkämmerei ging das

! Excel Makroprogrammierung !"Strukturänderungen lokal nachpflegen neue System Anfang Januar 2009 produktiv.

unpflegbar

! Handlingprobleme für Wenignutzer

! dezentraler Wildwuchs

! 2.000 XLS-Dateien/Monat

! E-Mail-Störungen

! manuelle Prozesschritte und

Fehlerkorrektur

! Jährlich XLS neu erstellen

und 2.000 Mal verteilen

! Jährlich 50 spezifische Anpassungen

an Dienststelle

! keine zeitnahen Berichte möglich

Neue Arbeitsweise bei webbasierter

Anwendung

Bislang arbeitet gut die Hälfte der insgesamt 45

Dienststellen mit dem neuen System. Die Beschäftigten

erfassen ihre Anwesenheitszeiten jetzt nicht

ANWENDER BERICHTEN ANWENDER BERICHTEN ANWENDER BERICHTEN


Holger Kaspereit - Mitarbeiter Informationstechnologie

mehr in einer Office-Datei, sondern im Browser. Die dortigen

Eintragungen werden gegen die individuelle Sollzeit gebucht.

Anschließend werden die Zeiten auf Kostenstellen und

Projekte verteilt. Das System hält die am häufigsten bebuchten

Kontierungsobjekte vor und zeigt die verbleibende, noch zu

verteilende Zeit an. Ist die Erfassungsperiode abgeschlossen,

werden die Zeiten freigegeben und ins Abrechnungssystem

übertragen. „Prinzipiell läuft alles bestens“, resümiert Holger

Kaspereit, der zu Jahresanfang die Multiplikatoren in den

Dienststellen schulte. „Für einige bedeutet es eine

Um gewöhnung, dass der Arbeitszeitnachweis jetzt webbasiert

ist und man sich aufgrund fehlendem „Single Sign On“

zusätzlich anmelden muss“.

Technologie auf Basis der OSBL

Anforderungen:

! Webanwendung, Plattformneutral

! Two in One: Arbeitszeit und

Kostenzuordnung

! Zentrale Parametersteuerung

! Zentrale Schnittstelle zu SAP

! Abstimmung mit GPR und

Datenschutz

Programmiert ist die

neue Arbeitszeiterfassung

auf Basis der Open

Source Business Library

(OSBL), die das Team

von Wilken-Mitarbeiter

Holger Engels entwickelt

hat und die mittlerweile

von mehreren Firmen

für unterschiedlichste Zwecke eingesetzt wird. Dabei handelt

es sich um einen Baukasten aus Open Source-Komponenten,

mit dem man schnell und effizient Fachanwendungen realisieren

kann. „Die Geschwindigkeit, mit der die Anforderungen

mit Hilfe der OSBL zu einem Prototyp umgesetzt werden

konnten, war beeindruckend“, sagt der IT-Leiter der Stadt

Freiburg Rüdiger Czieschla. „Offene Standards im Hintergrund,

Akzeptanz des Frontends, Verschlankung des Businessprozesses

– das Produkt unterstützt unsere strategischen

Leitlinien.“ Die modulare Lösung kann auf spezielle

Anforderungen anderer Kommunen angepasst und in die

jeweilige IT-Landschaft integriert werden.

Open Source Initiative Fachverfahren

Ziel der Initiative ist es, die Landschaft von zum Teil schlecht

integrierten, proprietären Kleinverfahren im Rahmen einer

„Open-Source-Community“ zu konsolidieren. Fachverfahren,

die aufgrund technologischer Mängel oder zu hohen

Wartungskosten abgelöst werden sollen, werden auf Basis

der OSBL neu entwickelt und in einen Pool von Open Source

Fachverfahren gestellt. Die Finanzierung erfolgt nach dem

Prinzip „Einer für Alle“. Wenn eine Kommune ein neues

Verfahren oder eine neue Funktion benötigt, trägt sie die

Kosten für die Realisierung. Was bereits realisiert ist, steht

allen Kommunen lizenzkostenfrei zur Verfügung.

Da die „Sourcen“ offen sind, bleiben die Kommunen unabhängig

vom jeweiligen Hersteller. Das sichert die Investition

und fördert die Ausrichtung der Entwicklungstätigkeit auf die

tatsächlichen Erfordernisse in den Kommunen.

Rüdiger Czieschla -Chef Informationstechnologie der Stadt Freiburg

Über Freiburg

Mit Beschluss des Gemeinderates vom 26.06.2007 verwendet die Stadtverwaltung Freiburg

neben PDF als Standard das Dokumentenformat „Open Document“. Seitdem werden nach und

nach insgesamt 2000 Arbeitsplätze von Microsoft Office 2000 auf „Open Office“ umgesetzt.

So sollen eine halbe Million Euro an Lizenzkosten gespart werden. Neben den finanziellen

Aspekten werden langfristig strategische Vorteile durch die größere Herstellerunabhängigkeit

bei der fortschreitenden Digitalisierung von Verwaltungsprozessen gesehen. Die Stadt Freiburg

im Breisgau hat rund 211.000 Einwohner. Nach Stuttgart, Mannheim und Karlsruhe ist sie die

viertgrößte Stadt in Baden-Württemberg. www.freiburg.de

ANWENDER BERICHTEN ANWENDER BERICHTEN ANWENDER BERICHTEN


Gründungsjahr:

1977

Willkommen in der Wilken Welt

Die 250 Mitarbeiter der Wilken Gruppe (Wilken GmbH, Wilken AG (CH),

Wilken TS Software GmbH, Wilken Entire AG, Wilken Rechenzentrum GmbH) entwickeln

betriebswirtschaftliche Standardsoftware für das Finanz- und Rechnungswesen, die

Warenwirtschaft, die Energieabrechnung sowie Controlling- und E-Businesslösungen.

Modernes Softwarehaus mit Tradition

Wilken setzt auf neueste Technologie und übernimmt gerne die innovative Vorreiterrolle.

Unter Tradition verstehen wir über 30 Jahre Geschäftserfahrung, eine gewachsene

Firmenkultur und bodenständiges Wachstum.

Substanz und Solidität

Wilken ist stolz auf gesundes Wachstum mit kontinuierlich schwarzen Zahlen.

Als inhabergeführtes Unternehmen muss die Wilken GmbH keine Rücksicht auf

globale Interessen eines Mutterkonzerns oder auf den „Shareholder Value“ nehmen.

Wir sind nur unseren Kunden verpflichtet.

Faire Partnerschaft

Sie als Kunde sind nicht unser König. Wir nicht Ihr Vasall.

Wir sind faire Partner, die sich gegenseitig aufeinander verlassen können.

Offen aus Überzeugung

Unsere Software läuft unabhängig davon, auf welcher Plattform Sie aufsetzen.

Und natürlich unabhängig vom eingesetzten Betriebssystem.

Ihr Vorteil: Bestehende und künftige Anwendungen lassen sich integrieren.

Wilken GmbH

Hörvelsinger Weg 25-29

D-89081 Ulm

Telefon: +49 (0) 731 - 96 50-0

Telefax: +49 (0) 731 - 96 50-444

www.wilken.de · w@wilken.de

Wilken Entire AG

Hörvelsinger Weg 29

89081 Ulm

Telefon: +49 (0) 731 -974 95-0

Telefax: +49 (0) 731 -974 95-700

www.entire.de · info@entire.de

Wilken AG

Herrenwiese 5

CH-9306 Freidorf/TG

Telefon: +41 (0) 71- 4 54 64 00

Telefax: +41 (0) 71- 4 54 64 09

www.wilken.ch · w@wilken.ch

ANWENDER BERICHTEN

Weitere Magazine dieses Users
Ähnliche Magazine