Anwenderbericht GWV Fulda - Wilken GmbH

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Anwenderbericht GWV Fulda - Wilken GmbH

GWV Fulda

Unbundling beim Regionalversorger

von Burkhard Hergenhan, Gas- und Wasserversorgung Fulda GmbH

✓ Aufsplittung von Bilanz und GuV

✓ Strukturierte Datenweitergabe

✓ Kostentransparenz mit

Deckungsbeitragsrechnung

Anwender berichten


Unbundling: Wenn die Service-Mitarbeiterin plötzlich Fragen stellt!

Die Gas- und Wasserversorgung Fulda GmbH gehört zu den ersten Regionalversorgern, die die von der EU

geforderte Trennung von Netz und Vertrieb umgesetzt haben. Start des Projektes zur Einführung von buchhalterischem

und informationellem Unbundling war bereits im Dezember 2003. Innerhalb eines Jahres hat

die GWV Fulda beides mit internen Handlungsanweisungen und der Wilken Software ENER:GY umgesetzt.

Jetzt gibt das entflechtete Unternehmen Auskunft über Probleme und Chancen der Neustrukturierung.

von Burkhard Hergenhan, Projektleiter Gas- und Wasserversorgung Fulda GmbH

Von Anfang an hat die Gas- und Wasserversorgung

(GWV) Fulda das Thema Unbundling positiv angepackt.

„Was müssen wir tun, um den EU-Vorgaben gerecht zu

werden?“, fragten die Analytiker. „Welche Chancen

ergeben sich?“, ergänzten die Visionäre. Was es zu tun

gab, war schnell klar: buchhalterisches und informationelles

Unbundling. Denn unter Beachtung der

„de-minimis-Regel“ (weniger als 100.000 Kunden)

sind operationelles und gesellschaftsrechtliches

Unbundling nicht vorgeschrieben. Die gewachsene

Struktur der GWV Fulda konnte weitgehend bestehen

bleiben. Die geforderten Neuerungen werden allein

durch den gezielten Umbau der Software-Architektur

und durch interne Anweisungen gewährleistet. Das

übergeordnete Prinzip: „Kein Vertrieb darf schlechter

gestellt sein als der eigene!“

Die GWV Fulda im Überblick (www.gwv-fulda.de)

18.000 Kunden in der Gassparte

8.500 Kunden in der Gassparte durch Unternehmensverbund

mit GWV Osthessen

17.900 Kunden in der Wassersparte

Wärme-/Contractingsparte und BäderBetriebsGmbH

Wichtigste Aufgabe: Aufsplittung von

Bilanz und GuV

Im Dezember 2003 begann die GWV Fulda mit dem

Aufbau einer Projektstruktur zur Umsetzung des

buchhalterischen Unbundlings, das für alle Energieversorger

gleich welcher Größe bindend ist. Sechs

Mitarbeiter aus den Bereichen Finanzbuchhaltung,

Verkaufsabrechnung, Auftragsabrechnung und Controlling

bildeten ein Team. Eine erste Aufgabe:

Jeweils getrennte Konten zur Erstellung von

Gewinn- und Verlust-Rechnungen sowie Bilanzen

(für Gasnetzbetrieb und alle anderen Sparten) einrichten,

so wie es das buchhalterische Unbundling

vorsieht. Ziel dieser ersten Stufe der EU-Vorschrift

ist es, die Kosten des Netzes so transparent wie

möglich zu machen. Getrennte Konten dienen

schließlich der Zuordnung von Kosten und Erlösen

auf das Netz nach dem Verursachungsprinzip.

Außerdem erhält man so eine nachprüfbare Berechnungsgrundlage

für die Netznutzungsentgelte.

Der Autor Burkhard Hergenhan war Projektleiter für

Unbundling-Umstellungen bei der GWV Fulda.

Was musste konkret getan werden? Ein Beispiel:

„Vorher" wurden die Kosten für die Gassparte nicht konsequent

nach Netz und Handel getrennt. Das ist laut EU

nicht mehr erlaubt. Im jetzt installierten „Nachher" sind

die Kostenstellen Gas-Handel und Gas-Netz strikt voneinander

getrennt. Auf die gleiche Weise wurde der

Kontenrahmen zur Aufteilung der Forderungen aus Lieferungen

und Leistungen erweitert. Die Aufteilung „Vorher"

und "Nachher" war mit der vorhandenen Software

möglich. Die GWV Fulda hat dazu Wilken ENER:GY im

Einsatz. Bereits die seit Jahren installierte Version 2.6

wird den Unbundling-Forderungen im Großen und Ganzen

gerecht. Problematisch wurde es indes bei der Aufteilung

der Bilanzen auf die Sparten und bei der Berechnung

der Netznutzungsentgelte für die Kunden. Hier

mussten die Mitarbeiter in der Altversion noch viele

Daten von Hand in Excel einpflegen. Mit der aktuellen

Version ENER:GY 3.1 geht dies nun automatisiert. Das

aktuelle System hat weitere Vorteile wie zum Beispiel

das bessere Handling bei Konten aller Art.

Berechtigungen: Klare Strukturen klären

Datenweitergabe

Parallel zum buchhalterischen machte sich die GWV an

das informationelle Unbundling. Ein zentraler Anspruch

ist es, die Vertraulichkeit wirtschaftlich sensibler Daten

zu sichern. Dies bedeutet: Keine Weitergabe an den

eigenen oder dritten Händler, es sei denn, der Kunde

hebt das Verbot der Weitergabe auf.


Zweitens, die Weitergabe eigener Informationen hat

„diskriminierungsfrei" zu erfolgen, wenn diese wirtschaftliche

Vorteile bieten.Dann müssen die Informationen

aus dem Netzbereich entweder jedem oder dürfen

keinem Vertrieb zur Verfügung gestellt werden. Und:

Vertriebsmitarbeiter dürfen keinen Zugriff auf Netzdaten

haben, wenn fremden Händen dieser Zugriff nicht ebenso

gewährt wird. Wie wird man den EU-Forderungen

nun gerecht? Die GWV setzt auf die Klärung von

Zuständigkeiten. Dazu mussten die „kritischen" Prozesse

zwischen Netz und Vertrieb entlang des Informationsflusses

untersucht werden. Eine Schlüsselrolle

nahm dabei die Einrichtung von Berechtigungsstufen

GWV-Tipps zum informationellen Unbundling

✓ Richten Sie Berechtigungsstufen im IT-System ein!

✓ Dokumentieren Sie die Informationsweitergabe!

✓ Stellen Sie ein Gleichbehandlungsprogramm mit ergänzenden

Anweisungen auf und benennen Sie einen Gleichbehandlungsbeauftragten

(auch bei Unternehmen mit weniger

als 100.000 Kunden)!

innerhalb der Software ein. Auch organisatorische

Veränderungen waren nötig. Bei der GWV genügten

wenige Arbeitsanweisungen, zum Beispiel wie man

auf eventuelle Fragen von Kunden oder Nicht-Kunden

zu reagieren hat und Änderungen im Organigramm,

wie z.B. die separate Darstellung des Netzbetriebs.

Zwei Beispiele für Mitarbeiterweisungen

Das Telefon klingelt in der Zentrale. Jemand fragt: „Ich

brauche einen Hausanschluss." Die Anweisung heißt

dann zu fragen: „Wissen Sie schon, von welchem

Gashändler Sie beliefert werden wollen?" Wenn der

Anrufer konkret von einem fremden Händler beliefert

werden möchte, ist an die Netzabteilung zu verbinden,

ansonsten an den hauseigenen Vertrieb.

Beispiel 2: Ein Anrufer hat eine Frage zu seinem Vertrag.

Die Telefonistin hat dann zu fragen: „Um welchen Vertrag

handelt es sich?" Wenn es einen Gaslieferungsvertrag

der GWV betrifft, wird der Kunde an die eigene Verkaufsabrechnung

verbunden. Wenn es dagegen um

einen Netznutzungs-, Netzanschluss- oder Durchleitungsvertrag

geht, wird der Anrufer zur neutralen

Netzabteilung gestellt. An solche Fragen werden sich

Interessenten und Kunden erst gewöhnen müssen. Eine

gute Portion Verwirrung darf einkalkuliert werden. Denn

eigentlich interessiert den Bürger doch nur: Woher

bekomme ich Wasser und Gas - und dies zu einem fairen

Preis? Das Frage-Antwort-Spiel passt dazu nicht.

Im Sinne des Unbundling ist es aber unumgänglich.

Fazit: höhere Transparenz als Nutzen des

Unbundlings

Die GWV Fulda hat die von der EU geforderten Maßnahmen

mit viel Arbeitseinsatz und Energie im Laufe des

Jahres 2004 umgesetzt. Das EU-Recht sollte eigentlich

als nationales Gesetz zum 1. Juli 2004 greifen, so

jedenfalls der einstige Anspruch der Bundesregierung.

Als klar war, dass der Gesetzgeber dies nicht schafft,

hatte man mehr Zeit - im Nachhinein wichtige Zeit. Ein

Jahr ist ein realistischer Zeitrahmen, will man die spezifischen

Änderungen passgenau umsetzen. Unzweifelhaft

war die Arbeit auch deshalb besonders schwierig,

weil alle Maßnahmen letztlich nur auf Entwürfen beruhten,

wir uns also quasi wie in einem luftleeren Raum

bewegten. Einige Neuerungen hätte die GWV Fulda

auch ohne „Unbundling" auf den Weg gebracht (zum

Beispiel die Deckungsbeitrags-Rechnung auf Vollkostenbasis).

Die EU-Forderungen waren dabei nur der

unmittelbare Anlass zum Handeln. Ohne Unbundling

hätte es aber sicher keinen solchen Bedarf für mehr

Transparenz gegeben. Die GWV Fulda zeichnet jetzt eine

deutliche höhere Kostentransparenz aus als zuvor. Dies

gilt für alle Bereiche. Hervorzuheben ist, dass das Verrechnungs-

und Umlagensystem zur Erfüllung der

Unbundling-Anforderungen sowie der internen Anforderungen

für die Deckungsbeitragsrechnungen und weitere

Kalkulationen ein durchgängiges, logisch geschlossenes

System darstellt. Es gibt keine separaten

Zuordnungsmethoden und Verteilungsschlüssel.

GWV-Tipps zum buchhalterischen Unbundling:

✓ Verursachungsprinzip vor Tragfähigkeitsprinzip!

✓ Ausführliche Dokumentation (dadurch Nachvollziehbarkeit

für Dritte)!

✓ Direkte Kostenzuordnung hat Vorrang!

✓ Schlüsselung, wenn direkte Zuordnung nicht möglich!

(Vorsicht bei statischen Schlüsseln; besser: dynamische,

sich selbst anpassende Schlüssel)


Willkommen in der Wilken Welt

Die Wilken-Mitarbeiter erstellen Software zur Steuerung der Abläufe in Unternehmen

und Verwaltungen. Wilken ERP-Anwendungen für das Rechnungswesen, für die

Material- und Warenwirtschaft, für das Controlling oder für die Energieabrechnung

sind über 850 Mal im Einsatz. Heute fließen mehr als 25 Jahre Praxiserfahrung

in die Weiterentwicklung der Software.

Auf die Leistungsfähigkeit von Wilken vertrauen heute u.a. die Bundesversicherungsanstalt

für Angestellte (BfA), Lufthansa AirPlus, rund 15 Prozent der deutschen

Stadtwerke, die Tourismusregion Allgäu-Kleinwalsertal, das Schweizer

Finanzministerium sowie die Charles Vögele AG.

2002 hat Wilken die Marke Openshop übernommen. Auf die Lösungen für

elektronische Beschaffung (E-Procurement) und für Internetshops vertrauen

u.a. Schlecker und Pro7.

Investitionsschutz durch Software-Miete

Über 60 Prozent unserer Kunden nutzen das Wilken-Mietmodell. Als Mieter haben

Sie Anspruch auf eine kontinuierliche Weiterentwicklung der Produktpalette

und des Standards.

Offene Systeme

Wilken ERP-Anwendungen laufen auf allen Plattformen und Betriebssystemen,

ob Mainframe, Serverfarm oder Browser, ob Linux, Unix, Windows oder andere.

Der Vorteil: Bestehende und künftige Anwendungen lassen sich integrieren.

Das Ganze ist mehr als die Summe seiner Teile

Wilken ERP-Anwendungen sind perfekt aufeinander abgestimmt. Eine doppelte

Datenhaltung entfällt. Das erleichtert die Arbeit und beseitigt Fehlerquellen.

Die Die drei drei Wilken-Gebäude in in Ulm zeigen das kontinuierliche Wachstum des des Unternehmens

Gründungsjahr:

1977

Wilken AG

Herrenwiese 5

CH-9306 Freidorf

Telefon: +41 (0) 714 - 54 64 00

Telefax: +41 (0) 714 - 54 64 09

www.wilken.ch · w@wilken.ch

Wilken GmbH

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