Handlungsleitfaden zum Scannen - DMI

Grußwort
Seit vielen Jahren ist die elektronische Dokumentenverwaltung
in Wirtschaft und Verwaltung nicht
mehr wegzudenken. Die rasche Verfügbarkeit erforderlicher
Dokumente am jeweiligen Ort und zu beliebiger
Zeit trägt wesentlich zu Transparenz und Effizienz
in Geschäftsabläufen bei.
Trotz allem wird der Umgang mit Papierdokumenten
in vielen Lebens­ und Arbeitsbereichen auch
weiterhin zu unserem Alltag gehören. Dafür gibt es
viele gute Gründe. Das Vertrauen von Bürgern in die
Papierwelt ist über Jahrhunderte gewachsen und zur
Gewohnheit geworden. Dagegen ist die Anfertigung
einer elektronische Urkunde mit digitaler Unterschrift
heute noch eher eine Sache von Spezialisten.
Jedoch ist nicht zu übersehen, dass die Verwaltung
und Archivierung von Papierdokumenten für
die betroffene Wirtschaft und Verwaltung vielfach
einen enormen und zusätzlichen Kostenaufwand
bedeutet. Im Rahmen der vom Bundesministerium
für Wirtschaft und Technologie geförderten Forschungsvorhaben
zur rechtskräftigen elektronischen
Archivierung und insbesondere der Studie „Scate:
Scannen – Anforderungen, Trends, Empfehlungen“
wurde daher auch untersucht, unter welchen
Umständen die Aufbewahrung von Papieroriginalen
zukünftig verzichtbar wäre.
In der Möglichkeit, Papieroriginale rechtskräftig
durch elektronische Kopien zu ersetzen, liegen
zudem Optionen für den weiteren Bürokratieabbau.
So sind Unternehmen auf Grund der Rechtslage und
im eigenen Interesse zur Sicherung von Beweismitteln
oftmals gezwungen, Papieroriginale über lange
Zeiträume vorzuhalten. Die o.g. Forschungsprojekte
hatten deshalb das Ziel, den Beweiswert gescannter
Dokumente z.B. durch Schaffung geeigneter Regelwerke
für „ordnungsgemäßes“ Scannen zu verbessern
und Vorschläge zur Anpassung rechtlicher Regelungen
zu erarbeiten.
Der vorliegende Handlungsleitfaden soll allen
Betroffenen eine erste Grundlage bieten, Möglichkeiten
und Risiken zur Einführung des ersetzenden
Scannens unter heute gegebenen Randbedingungen
abzuwägen. Ich hoffe, dass er Ihnen beim täglichen
Umgang mit Papierdokumenten in einer zunehmend
digitalen Welt Hilfe leistet.
Michael Glos
Bundesminister für Wirtschaft und Technologie
3