Versenden der Rechnung per Email - herm & sommer

Versenden der Rechnung per Email
Bitte schickt alle Rechnungen nur an diese Emailadresse:
buchhaltung@herm-sommer.com
Alle anderen Emailadressen von uns sind nicht geeignet, Rechnungen anzunehmen. Der
Grund liegt darin, dass unter der oben genannten Emailadresse alle Rechnungen archiviert
werden müssen. Wenn ihr nun aber an eine Mitarbeiter-Email-Adresse eure Rechnung
schickt, muss der Mitarbeiter diese an die Buchhaltung weiterleiten, mit dem unangenehmen
Nebeneffekt, dass nicht mehr eure Emailadresse als Adressat hinterlegt ist, sondern die des
Mitarbeiters, an die ihr sie geschickt habt. Damit lässt sich die Rechnung aber nicht mehr
korrekt archivieren und wir bekommen Probleme mit dem Finanzamt.
Quintessenz: Alle Rechnungen, die nicht an die oben genannte Emailadresse geschickt
werden, müssen so behandelt werden, als seien sie nie bei uns angekommen.
1. Rechnung mit Mehrwertsteuer
Ihr benötigt eine sog. „elektronische Signatur“!!! Diese elektronische Signatur ist auf jeden
Fall nicht die eingescannte Unterschrift! Es ist eine Zertifizierung, die gekauft werden muss.
Basisinformation: Ihr müsstet eine sog. Smart-Card kaufen, die an euren PC angeschlossen
wird. Sie kostet ungefähr 130,- Euro und ist drei Jahre gültig, d.h. mit jeder Email die Ihr
dann versendet, wird automatisch die elektronische Signatur verschickt. Eine ähnliche
Variante gibt es bei der Post mit der sog. Post-ID.
Achtung: das Bestellen der Smart Card dauert 2 – 6 Wochen; bei der Beantragung müsst ihre
euren Personalausweis mitnehmen, sowie eine Kopie des Personalausweises (beidseitig), die
in der Zertifizierungsstelle verbleibt. Ihr müsst auf jeden Fall vorher einen Termin machen, da
zwei Personen vor Ort notwendig sind, die eure Identität bezeugen müssen.
Wer Interesse daran hat, kann sich unter folgender Adresse schlau machen:
http://www.s-trust.de/registrierungsstellen/hamburg/index.htm
Die Firma Timeproof verkauft die Zertifizierungen (http://www.timeproof.de/de/index.html):
Adresse:
Am Neuländer Baggerteich 2
21079 Hamburg-Harburg
Ansprechpersonen sind:
Herr Peter Albus
Telefon: 040 8081289-11
E-Mail: palbus@timeproof.de
Herr Jens R. Andresen
Telefon: 040 8081289-22
E-Mail: andresen@timeproof.de

Im Anhang findet ihr dazu noch was zum Lesen (Umsatzsteuerrichtlinien 184a)!!!
Neue Regelung seit dem 01.11.2011 im Rahmen des Steuervereinfachungsgesetz 2011: …
rückwirkend zum 01.07.2011 wurden die Anforderungen für die elektronische Übermittlung
von Rechnungen reduziert. Der Rechnungsaussteller kann jetzt per E-Mail ohne elektronische
Signatur Rechnungen übermitteln. Allerdings hängt das von der Zustimmung des
Rechnungsempfängers – also uns – ab.
Der Gesetzgeber überlässt den „schwarzen Peter“ dem Rechnungsempfänger (uns), denn es
muss von uns, durch ein innerbetriebliches Kontrollverfahren, gewährleistet werden, dass die
Echtheit der Herkunft, die Unversehrtheit des Inhalts und die Lesbarkeit der Rechnung
nachvollziehbar sind. Dieses wollen wir nicht übernehmen, da im Problemfall das Finanzamt
uns den Vorsteuerabzug verweigern wird!!!
Quintessenz:
1. Alle die weiterhin die Rechnung per Email verschicken wollen, müssen dies ab sofort
(d.h. ab. 28.012008) mit einer elektronischen Signatur und als PDF-Datei machen!
2. Jeder, dem das zu aufwendig oder zu teuer ist, muss die Rechnung ab sofort wieder
per Post verschicken.
3. Die Neuregelung im Rahmen des Steuervereinfachungsgesetzes 2011 hat keine
Auswirkungen auf Punkt 1 und 2, da wir grds. der Annahme von Rechnungen mit
MwSt. per Email ohne elektronische Signatur nicht zustimmen!!!
2. Rechnung ohne Mehrwertsteuer
Alle Personen, die eine Rechnung ohne Mehrwertsteuer schreiben, können uns diese per
Email schicken, ohne dass eine elektronische Signatur notwendig ist. Aber, die Rechnung ist
in Zukunft unterschrieben bei uns einzureichen; am einfachsten ist es, wenn ihr eure
Unterschrift einscannt und dann jeweils einfügt. Für uns geht es bei der Unterschrift darum,
dem Finanzamt die Rechtmäßigkeit der Rechnung nachweisen zu können.
Versenden der Email per Fax
Jede Rechnung, die per Fax bei uns eingeht, muss eine Unterschrift des Rechnungsstellers
enthalten, damit auch hier die Rechtmäßigkeit der Rechnung nachgewiesen werden kann.
Anhang
Umsatzsteuer-Richtlinien (HaufeIndex: 1286713)
184a. Elektronisch übermittelte Rechnung (HaufeIndex: 1286992)
(1) 1Rechnungen können - vorbehaltlich der Zustimmung des Empfängers - auch auf
elektronischem Weg übermittelt werden (§ 14 Absatz 1 Satz 2 UStG). 2Die Zustimmung des
Empfängers der elektronisch übermittelten Rechnung bedarf dabei keiner besonderen Form;
es muss lediglich Einvernehmen zwischen Rechnungsaussteller und Rechnungsempfänger

darüber bestehen, dass die Rechnung elektronisch übermittelt werden soll. 3Die Zustimmung
kann z. B. in Form einer Rahmenvereinbarung erklärt werden. 4Sie kann auch nachträglich
erklärt werden. 5Es genügt aber auch, dass die Beteiligten diese Verfahrensweise tatsächlich
praktizieren und damit stillschweigend billigen.
(2) 1Nach § 14 Absatz 3 UStG sind bei elektronischer Übermittlung der Rechnung die
Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit des Inhalts zu gewährleisten. 2Dies kann auf
zwei Arten erfolgen:
mit qualifizierter elektronischer Signatur oder mit qualifizierter elektronischer
Signatur mit Anbieter-Akkreditierung nach dem Signaturgesetz (§ 14 Absatz 3 Nr.
1 UStG) oder
im EDI-Verfahren mit einer zusätzlichen zusammenfassenden Rechnung in
Papierform oder in elektronischer Form, wenn diese zusammenfassende Rechnung
mindestens mit einer qualifizierten elektronischen Signatur versehen wurde (§ 14
Absatz 3 Nr. 2 UStG).
3Der Aufbau und der Ablauf des bei der elektronischen Übermittlung einer Rechnung
angewandten Verfahrens müssen für das Finanzamt innerhalb angemessener Frist nachprüfbar
sein (§ 145 AO). 4Dies setzt eine Dokumentation voraus, dass das Verfahren den
Anforderungen der Grundsätze ordnungsgemäßer DV-gestützter Buchführungssysteme
(GoBS) genügt (Anlage zum BMF-Schreiben vom 7.11.1995 - BStBl I S. 738). 5Bei der
Prüfung elektronisch übermittelter Rechnungen im Sinne des § 14 Absatz 3 UStG sind die
Grundsätze des BMF-Schreibens vom 16.7.2001 - BStBl I S. 415 - über die Grundsätze zum
Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU) zu beachten. 6Fordert das
Finanzamt den Unternehmer zur Vorlage der Rechnung auf, ist es nicht zu beanstanden, wenn
der Unternehmer als vorläufigen Nachweis einen Ausdruck der elektronisch übermittelten
Rechnung vorlegt. 7Dies entbindet den Unternehmer allerdings nicht von der Verpflichtung,
auf Anforderung nachzuweisen, dass die elektronisch übermittelte Rechnung die
Voraussetzungen des § 14 Absatz 3 UStG erfüllt.
Qualifizierte elektronische Signatur
(3) 1Gemäß § 14 Absatz 3 Nr. 1 UStG ist eine elektronisch übermittelte Rechnung mit einer
qualifizierten elektronischen Signatur (§ 2 Nr. 3 SigG) oder mit einer qualifizierten
elektronischen Signatur mit Anbieter-Akkreditierung (§ 2 Nr. 15 SigG) zu versehen. 2Zur
Erstellung der Signatur wird ein qualifiziertes Zertifikat benötigt, das von einem
Zertifizierungsdiensteanbieter ausgestellt wird und mit dem die Identität des
Zertifikatsinhabers bestätigt wird (§ 2 Nr. 7 SigG). 3Dieses Zertifikat kann nach § 2 Nr. 7
SigG nur auf natürliche Personen ausgestellt werden. 4Es ist zulässig, dass eine oder mehrere
natürliche Personen im Unternehmen bevollmächtigt werden, für den Unternehmer zu
signieren. 5Eine Verlagerung der dem leistenden Unternehmer oder dem von diesem
beauftragten Dritten obliegenden steuerlichen Verpflichtungen ist damit jedoch nicht
verbunden. 6Der Zertifikatsinhaber kann zusätzliche Attribute einsetzen (vgl. § 7 SigG). 7Ein
Attribut kann z. B. lauten "Frau Musterfrau ist Handlungsbevollmächtigte des Unternehmers
A und berechtigt, für Unternehmer A Rechnungen bis zu einer Höhe von 100 000 EUR
Gesamtbetrag zu unterzeichnen". 8Auch Vertreterregelungen und ggf. erforderliche
Zeichnungsberechtigungen, die an die Unterzeichnung durch mehrere Berechtigte gekoppelt
sind, können durch Attribute abgebildet werden. 9Nach § 5 Absatz 3 SigG kann in einem
qualifizierten Zertifikat auf Verlangen des Zertifikatsinhabers anstelle seines Namens ein
Pseudonym aufgeführt werden. 10Das Finanzamt hat gemäß § 14 Absatz 2 SigG einen
Anspruch auf Auskunft gegenüber dem Zertifizierungsdiensteanbieter, soweit dies zur
Erfüllung der gesetzlichen Aufgaben erforderlich ist. 11Für die Erstellung qualifizierter
elektronischer Signaturen sind alle technischen Verfahren (z. B. Smart-Card, "Kryptobox")

zulässig, die den Vorgaben des Signaturgesetzes entsprechen. 12Der Unternehmer hat die
Voraussetzungen auf Anforderung nachzuweisen. 13Der Rechnungsaussteller kann die
Rechnungen auch in einem automatisierten Massenverfahren signieren. 14Es ist zulässig,
mehrere Rechnungen an einen Rechnungsempfänger in einer Datei zusammenzufassen und
diese Datei mit nur einer qualifizierten elektronischen Signatur an den Empfänger zu
übermitteln.