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VVB-Checkliste SEPA für Vereine (PDF, 172 KB, Stand: 03/2013)

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Mustertext <strong>für</strong> ein Umwidmungsschreiben bei vorliegender Einzugsermächtigung<br />

Vereinsname + Anschrift<br />

Musterstadt, den 08. Mrz. <strong>2013</strong><br />

Gläubiger-Indentifikationsnummer DE99ABC01234567890<br />

Mandatsreferenz: MB873874620<strong>03</strong><br />

Änderung Ihrer Einzugsermächtigung in das <strong>SEPA</strong>-Lastschriftmandat und Vorabinformation<br />

zum Einzug einer <strong>SEPA</strong>-Lastschrift<br />

Sehr geehrtes Mitglied,<br />

die Entwicklung des einheitlichen Euro-Zahlungsverkehrsraums (Single Euro Payments Area,<br />

S€PA) bietet <strong>für</strong> alle Teilnehmer am Zahlungsverkehr erweiterte Möglichkeiten.<br />

Wir werden daher ab TT.MM.JJ die S€PA-Lastschrift zum Einzug unserer Forderungen nutzen.<br />

(Optional als Zusatz):<br />

Wichtige Kontoinformation:<br />

Ihr Einzugskonto wird bei uns mit den folgenden Daten geführt:<br />

IBAN: DE45012345670123456789<br />

bei Kreditinstitut XXX, Musterstadt (BIC: CXXC DEFF XXX)<br />

Stimmt die obige automatisch errechnete Kontoinformation nicht, bitten wir Sie um<br />

unverzügliche Nachricht, spätestens zum TT.MM.JJ.<br />

Optional als weiterer Zusatz bei festen Einzugsbeträgen und gleichbleibenden Terminen und<br />

Intervallen:<br />

Ihre Vorabinformation: Den Betrag von XX,XX € ziehen wir mit einer <strong>SEPA</strong>-Lastschrift von<br />

Ihrem Konto IBAN DE45012345670123456789 bei Kreditinstitut XXX (BIC: CXXC DEFF XXX)<br />

zum 1. eines jeden Monats, beginnend mit dem 01.12.20XX ein. Fällt der Belastungstag auf<br />

ein Wochenende oder Feiertag, verschiebt sich der Fälligkeitstag auf den folgenden<br />

Geschäftstag Ihres Kreditinstituts.<br />

Mit freundlichen Grüßen<br />

Verein XY e.V.<br />

-Info<br />

<strong>Checkliste</strong><br />

<strong>für</strong> <strong>Vereine</strong>


A) <strong>Checkliste</strong> allgemein:<br />

Geben Sie auf Ihren Formularen / Briefbögen zusätzlich IBAN und BIC bei Ihrer<br />

Bankverbindung an (Ihre IBAN und BIC finden Sie auf der Rückseite Ihrer VR-BankCard,<br />

Ihrem Kontoauszug und in Ihrem Onlinebanking).<br />

Fragen Sie Ihre Mitglieder nach deren Bankverbindungen auf Basis von IBAN und BIC. Oder<br />

nutzen Sie einen IBAN-Konverter (Zugang über unsere Internetseite; das Passwort muss<br />

angefordert werden).<br />

Prüfen Sie Ihre Vereins-Software auf <strong>SEPA</strong>-Fähigkeit!<br />

Sind IBAN und BIC in den Stammdaten hinterlegbar?<br />

Ist die Erzeugung von XML-Dateien (anstatt von DTA, DTAZV) möglich?<br />

Hinterlegbarkeit der Gläubiger-Identifikationsnummer (Gläubiger-ID)?<br />

Ist ein Mandatsservice integriert (Archivierung, Vorlauffristen <strong>für</strong> die Einreichung <strong>für</strong> Erst-<br />

und Folgelastschriften bei der Bank)?<br />

Die Einreichung der <strong>SEPA</strong>-Lastschriften muss elektronisch per eBanking erfolgen, eine<br />

beleghafte Einreichung und eine Einreichung per Datenträger ist nicht mehr möglich. Wenn<br />

Sie Fragen hierzu haben, beraten wir Sie gern. Wenden Sie sich bitte an Ihren<br />

Kundenberater.<br />

B) <strong>Checkliste</strong> <strong>für</strong> die Nutzung von Lastschriften:<br />

Beantragen Sie eine Gläubiger-Identifikationsnummer (Gläubiger-ID) bei der Deutschen<br />

Bundesbank: http://glaeubiger-id.bundesbank.de<br />

Schließen Sie eine neue Lastschriftinkassovereinbarung <strong>für</strong> den Einzug von <strong>SEPA</strong>-<br />

Lastschriften mit der Vereinigten Volksbank eG ab (alte Inkassovereinbarungen ohne „<strong>SEPA</strong>“<br />

sind nicht ausreichend).<br />

Überprüfen Sie, ob Sie <strong>für</strong> jeden Lastschriftzahler eine unterschriebene Einzugsermächtigung<br />

im Original vorliegen haben.<br />

Holen Sie ein <strong>SEPA</strong>-Lastschriftmandat von Ihrem Mitglied mit IBAN und BIC ein (bei einer<br />

bestehenden Einzugsermächtigung ist eine Umdeutung der Einzugsermächtigung in ein<br />

<strong>SEPA</strong>-Mandat möglich).<br />

Entwickeln Sie neue Beitrittserklärungen mit integriertem <strong>SEPA</strong>-Mandat statt<br />

Einzugsermächtigung. Die entsprechenden Vordrucke erhalten Sie unter<br />

https://www.sepadeutschland.de/de/sepa-lastschrift<br />

Legen Sie eine eindeutige Mandatsreferenznummer <strong>für</strong> die Zahlungspflichtigen fest (max. 35<br />

alphanumerische Stellen, z. B. Mitgliedsnummer + Zähler).<br />

Mitteilung an die Zahlungspflichtigen (Mitglieder) über die Umdeutung der<br />

Einzugsermächtigung in <strong>SEPA</strong>-Basis-Lastschriftmandate mit Ihrer Gläubiger-ID und der<br />

Mandatsreferenznummer des Bezogenen in Textform vor dem ersten Einzug als <strong>SEPA</strong>-Basis-<br />

Lastschrift (siehe umseitiger Mustertext).<br />

Der Mandatstext muss zwingend in der Sprache des Zahlungspflichtigen oder zweisprachig<br />

(zusätzlich in Englisch) verfasst sein.<br />

Der Zahlungspflichtige behält eine Kopie des Mandates <strong>für</strong> seine Unterlagen.<br />

Informieren Sie den Zahlungspflichtigen rechtzeitig über den Lastschrifteinzug („Pre<br />

Notification“), ohne individuelle Regelung mindestens 14 Kalendertage vor Fälligkeit. (Eine<br />

abweichende Regelung kann z. B. durch die Mitgliederversammlung beschlossen werden.)<br />

Beachten Sie die Datei-Einlieferungszeit <strong>für</strong> <strong>SEPA</strong>-Lastschriften:<br />

Generell frühestens 14 Kalendertage vor Fälligkeit.<br />

Erst- und Einmallastschriften spätestens 6 Bankarbeitstage vor Fälligkeit.<br />

Folgelastschriften spätestens 3 Bankarbeitstage vor Fälligkeit.<br />

Eine gemischte Einreichung von Lastschriften mit unterschiedlichen Fälligkeitsterminen in<br />

einer Datei ist nicht zulässig.<br />

Die erste <strong>SEPA</strong>-Basis-Lastschrift, die nach dem Wechsel von der Einzugs-<br />

ermächtigungslastschrift erfolgt, wird als Erstlastschrift gekennzeichnet. Im Datensatz der<br />

eingereichten Lastschriften ist bei Umwidmung (s. o.) als Datum der Unterschrift des Zahlers<br />

das Datum der Unterrichtung des Zahlers anzugeben.<br />

Sofern Ihr Verein bisher Dauer-Lastschriften bei der Vereinigten Volksbank eG hatte, stellen<br />

wir Ihnen den Datenbestand kostenlos zur Weiterverarbeitung in Ihrer<br />

Vereinsverwaltungssoftware bzw. Zahlungsverkehrssoftware (als CSV-Datei) zur Verfügung.<br />

Sollten Sie weitere Unterstützung bei der Datenübernahme in Ihre Software benötigen,<br />

können Sie die Angebote unseres Kooperationspartner SYSTRAIL Internet & Medien zu<br />

Sonderpreisen in Anspruch nehmen.<br />

Aufbewahrung der Original-Mandate: Das „European Payment Council“ (EPC) gibt als<br />

Aufbewahrungsfrist 14 Monate ab dem letzten Einzug vor (Ende der technischen<br />

Abwicklungsfrist <strong>für</strong> die Rückgabe von unautorisierten Lastschriften). Darüber hinaus sind<br />

die nationalen Aufbewahrungsfristen (z. B. gemäß HGB) zu beachten.<br />

Gültigkeit der Lastschrift-Mandate:<br />

Wenn ein Mandat innerhalb von 36 Monaten ab Unterzeichnung nicht in Anspruch<br />

genommen wird, ist das Mandat nicht mehr gültig.<br />

Nach jedem Lastschrifteinzug beginnt diese Frist von vorn.<br />

Die 36-Monatsfrist wird durch Mandatsänderungen nicht unterbrochen.<br />

Weitere Informationen zum Thema <strong>SEPA</strong><br />

erhalten Sie in Ihrer <strong>VVB</strong>-Filiale und<br />

auf unserer Internet-Seite:<br />

www.meine-vvb.de.se/sepa

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