VVB-Checkliste SEPA für Vereine (PDF, 172 KB, Stand: 03/2013)
VVB-Checkliste SEPA für Vereine (PDF, 172 KB, Stand: 03/2013)
VVB-Checkliste SEPA für Vereine (PDF, 172 KB, Stand: 03/2013)
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A) <strong>Checkliste</strong> allgemein:<br />
Geben Sie auf Ihren Formularen / Briefbögen zusätzlich IBAN und BIC bei Ihrer<br />
Bankverbindung an (Ihre IBAN und BIC finden Sie auf der Rückseite Ihrer VR-BankCard,<br />
Ihrem Kontoauszug und in Ihrem Onlinebanking).<br />
Fragen Sie Ihre Mitglieder nach deren Bankverbindungen auf Basis von IBAN und BIC. Oder<br />
nutzen Sie einen IBAN-Konverter (Zugang über unsere Internetseite; das Passwort muss<br />
angefordert werden).<br />
Prüfen Sie Ihre Vereins-Software auf <strong>SEPA</strong>-Fähigkeit!<br />
Sind IBAN und BIC in den Stammdaten hinterlegbar?<br />
Ist die Erzeugung von XML-Dateien (anstatt von DTA, DTAZV) möglich?<br />
Hinterlegbarkeit der Gläubiger-Identifikationsnummer (Gläubiger-ID)?<br />
Ist ein Mandatsservice integriert (Archivierung, Vorlauffristen <strong>für</strong> die Einreichung <strong>für</strong> Erst-<br />
und Folgelastschriften bei der Bank)?<br />
Die Einreichung der <strong>SEPA</strong>-Lastschriften muss elektronisch per eBanking erfolgen, eine<br />
beleghafte Einreichung und eine Einreichung per Datenträger ist nicht mehr möglich. Wenn<br />
Sie Fragen hierzu haben, beraten wir Sie gern. Wenden Sie sich bitte an Ihren<br />
Kundenberater.<br />
B) <strong>Checkliste</strong> <strong>für</strong> die Nutzung von Lastschriften:<br />
Beantragen Sie eine Gläubiger-Identifikationsnummer (Gläubiger-ID) bei der Deutschen<br />
Bundesbank: http://glaeubiger-id.bundesbank.de<br />
Schließen Sie eine neue Lastschriftinkassovereinbarung <strong>für</strong> den Einzug von <strong>SEPA</strong>-<br />
Lastschriften mit der Vereinigten Volksbank eG ab (alte Inkassovereinbarungen ohne „<strong>SEPA</strong>“<br />
sind nicht ausreichend).<br />
Überprüfen Sie, ob Sie <strong>für</strong> jeden Lastschriftzahler eine unterschriebene Einzugsermächtigung<br />
im Original vorliegen haben.<br />
Holen Sie ein <strong>SEPA</strong>-Lastschriftmandat von Ihrem Mitglied mit IBAN und BIC ein (bei einer<br />
bestehenden Einzugsermächtigung ist eine Umdeutung der Einzugsermächtigung in ein<br />
<strong>SEPA</strong>-Mandat möglich).<br />
Entwickeln Sie neue Beitrittserklärungen mit integriertem <strong>SEPA</strong>-Mandat statt<br />
Einzugsermächtigung. Die entsprechenden Vordrucke erhalten Sie unter<br />
https://www.sepadeutschland.de/de/sepa-lastschrift<br />
Legen Sie eine eindeutige Mandatsreferenznummer <strong>für</strong> die Zahlungspflichtigen fest (max. 35<br />
alphanumerische Stellen, z. B. Mitgliedsnummer + Zähler).<br />
Mitteilung an die Zahlungspflichtigen (Mitglieder) über die Umdeutung der<br />
Einzugsermächtigung in <strong>SEPA</strong>-Basis-Lastschriftmandate mit Ihrer Gläubiger-ID und der<br />
Mandatsreferenznummer des Bezogenen in Textform vor dem ersten Einzug als <strong>SEPA</strong>-Basis-<br />
Lastschrift (siehe umseitiger Mustertext).<br />
Der Mandatstext muss zwingend in der Sprache des Zahlungspflichtigen oder zweisprachig<br />
(zusätzlich in Englisch) verfasst sein.<br />
Der Zahlungspflichtige behält eine Kopie des Mandates <strong>für</strong> seine Unterlagen.<br />
Informieren Sie den Zahlungspflichtigen rechtzeitig über den Lastschrifteinzug („Pre<br />
Notification“), ohne individuelle Regelung mindestens 14 Kalendertage vor Fälligkeit. (Eine<br />
abweichende Regelung kann z. B. durch die Mitgliederversammlung beschlossen werden.)<br />
Beachten Sie die Datei-Einlieferungszeit <strong>für</strong> <strong>SEPA</strong>-Lastschriften:<br />
Generell frühestens 14 Kalendertage vor Fälligkeit.<br />
Erst- und Einmallastschriften spätestens 6 Bankarbeitstage vor Fälligkeit.<br />
Folgelastschriften spätestens 3 Bankarbeitstage vor Fälligkeit.<br />
Eine gemischte Einreichung von Lastschriften mit unterschiedlichen Fälligkeitsterminen in<br />
einer Datei ist nicht zulässig.<br />
Die erste <strong>SEPA</strong>-Basis-Lastschrift, die nach dem Wechsel von der Einzugs-<br />
ermächtigungslastschrift erfolgt, wird als Erstlastschrift gekennzeichnet. Im Datensatz der<br />
eingereichten Lastschriften ist bei Umwidmung (s. o.) als Datum der Unterschrift des Zahlers<br />
das Datum der Unterrichtung des Zahlers anzugeben.<br />
Sofern Ihr Verein bisher Dauer-Lastschriften bei der Vereinigten Volksbank eG hatte, stellen<br />
wir Ihnen den Datenbestand kostenlos zur Weiterverarbeitung in Ihrer<br />
Vereinsverwaltungssoftware bzw. Zahlungsverkehrssoftware (als CSV-Datei) zur Verfügung.<br />
Sollten Sie weitere Unterstützung bei der Datenübernahme in Ihre Software benötigen,<br />
können Sie die Angebote unseres Kooperationspartner SYSTRAIL Internet & Medien zu<br />
Sonderpreisen in Anspruch nehmen.<br />
Aufbewahrung der Original-Mandate: Das „European Payment Council“ (EPC) gibt als<br />
Aufbewahrungsfrist 14 Monate ab dem letzten Einzug vor (Ende der technischen<br />
Abwicklungsfrist <strong>für</strong> die Rückgabe von unautorisierten Lastschriften). Darüber hinaus sind<br />
die nationalen Aufbewahrungsfristen (z. B. gemäß HGB) zu beachten.<br />
Gültigkeit der Lastschrift-Mandate:<br />
Wenn ein Mandat innerhalb von 36 Monaten ab Unterzeichnung nicht in Anspruch<br />
genommen wird, ist das Mandat nicht mehr gültig.<br />
Nach jedem Lastschrifteinzug beginnt diese Frist von vorn.<br />
Die 36-Monatsfrist wird durch Mandatsänderungen nicht unterbrochen.<br />
Weitere Informationen zum Thema <strong>SEPA</strong><br />
erhalten Sie in Ihrer <strong>VVB</strong>-Filiale und<br />
auf unserer Internet-Seite:<br />
www.meine-vvb.de.se/sepa