Bewährte Methoden, kompetente Beratung - MICUS Management ...

micus

Bewährte Methoden, kompetente Beratung - MICUS Management ...

Bewährte Methoden, kompetente Beratung

Eine Erfolgsbilanz

Kompetenzzentrum

Vorgangsbearbeitung, Prozesse und Organisation – das CC VBPO

Zentraler IT-Dienstleister des Bundes


Das vorliegende Dokument wurde durch das Kompetenzzentrum Vorgangsbearbeitung,

Prozesse und Organisation im Bundesverwaltungsamt in Zusammenarbeit

mit den Firmen MICUS GmbH, BearingPoint GmbH und INFORA GmbH erstellt.

Ansprechpartner:

Herr Stefan Salz

Bundesverwaltungsamt

Projektgruppe Kompetenzzentren E-Government

Kompetenzzentrum Vorgangsbearbeitung, Prozesse und Organisation (CC VBPO)

Telefon: 01888358-3900

Telefax: 0188810358-8411

E-Mail: ccvbpo@bva.bund.de

Impressum

Herausgeber:

BUNDESVERWALTUNGSAMT

Referat I A 2

– Presse- und Öffentlichkeitsarbeit –

50728 Köln

Telefon: 01888358-3000

Telefax: 01888358-2890

E-Mail: oeffentlichkeitsarbeit@bva.bund.de

Druck: BUNDESVERWALTUNGSAMT

© Oktober 2005

2. Auflage: Januar 2006


1 Zusammenfassung 5

2 Ziele und Vorgehen des CC VBPO 7

2.1 Ausgangslage und Zielsetzung 7

2.2 Organisation des CC VBPO 8

2.3 Projektansatz des CC VBPO 10

3 Beratungsergebnisse 13

3.1 Übersicht 14

3.2 Prozessanalyse und -optimierung 17

3.3 Vorgangsbearbeitungssysteme 20

3.4 Formular-Management-System 22

3.5 Informations- und Wissensmanagement 25

3.6 Übergreifende Themen 27

3.7 Erfolgsfaktoren der Projektarbeit 30

4 Verwaltungsmodernisierung durch das CC VBPO 33

4.1 Nutzen für Bürger und Unternehmen in Deutschland 33

4.2 Nutzen für die Verwaltung 35

5 Das CC VBPO im Jahr 2006 39

5.1 Das Drei-Partner-Modell 39

5.2 Zielgruppen 40

5.3 Beratungsangebot 40

5.4 Beauftragung und Finanzierung 41

6 Beratungsergebnisse im Detail 43

7 Anhang 91

7.1 Wissensmanagement / Toolbox 91

7.2 Glossar 94


1

Zusammenfassung

Die Initiative BundOnline wurde am 18.09.2000 mit dem Ziel ins Leben gerufen, bis

zum Ende des Jahres 2005 alle internetfähigen Dienstleistungen der Bundesverwaltung

online bereitzustellen.

Das Kompetenzzentrum Vorgangsbearbeitung, Prozesse und Organisation (CC VBPO)

ist ein wesentliches Element von BundOnline, in dem es die Bundesbehörden bei der

Durchführung von Geschäftsprozessanalysen und -optimierungen unterstützt und

produktneutral bei der Einführung von Vorgangsbearbeitungssystemen berät. Zusätzlich

hat das CC VBPO seit Februar 2004 die organisatorische Beratung für die

Einführung der Basiskomponente Formularserver – Formular-Management-System

übernommen.

Das CC VBPO ist im Bundesverwaltungsamt eingerichtet. Derzeit arbeiten fünf interne

Berater/-innen mit ca. 20 externen Berater/-innen der Firmen MICUS, Bearing-

Point und INFORA eng zusammen.

Die Arbeit des CC VBPO wurde am 01.10.2002 aufgenommen und endet im Rahmen

von BundOnline am 31.12.2005. In dieser Zeit hat das CC VBPO ca. 250 Aufträge in

60 Bundesbehörden aus allen Ressorts der Bundesverwaltung durchgeführt.

Ziel des CC VBPO ist die Schaffung eines medienbruchfreien Verwaltungsprozesses

unter Einsatz moderner Informationstechnik auf Basis optimierter Geschäftsprozesse.

Hiermit leistet das CC VBPO einen wesentlichen Beitrag zur Verwaltungsmodernisierung

und stellt die gleichzeitige Erzielung von Nutzeneffekten für Bürgerinnen

und Bürger, Wirtschaft und Verwaltung sicher.

Die erfolgreiche Bilanz der Arbeit des CC VBPO mit einer ausführlichen Darstellung

des Beratungsansatzes und -angebotes ist Gegenstand dieses Berichtes.

Die Analyse und Optimierung von Prozessen, ebenso wie die IT-gestützte Vorgangsbearbeitung

bleibt auch über das Jahr 2005 hinaus aktuell. Das CC VBPO wird daher

seine Beratungsleistungen auch im Jahr 2006 – dann jedoch unter geänderten Bedingungen

– anbieten. Ein Ausblick auf das Jahr 2006 mit den Zielen, die sich das

CC VBPO gesetzt hat, dem geplanten Leistungsangebot sowie den relevanten Änderungen

wird zum Abschluss dieses Berichtes dargestellt.

Eine ausführliche Darstellung der erfolgreich durchgeführten Beratungsreferenzen

sowie der verfügbaren Dokumentationen des CC VBPO können der Anlage entnommen

werden.

BundOnline: Onlinestellung

aller internetfähigen

Dienstleistungen

CC VBPO: Wesentliches

Element von BundOnline

CC VBPO: Sitz im

Bundesverwaltungsamt

CC VBPO: Aufträge in 60

Behörden aller Ressorts

CC VBPO und

Verwaltungsmodernisierung

Das CC VBPO in 2006

Beratungsreferenzen und

Dokumentationen in der

Anlage

5


2

6

Ziele und Vorgehen des CC VBPO


2

Das CC VBPO steht für Kompetenz, Leistung und Qualität. Um dies zu erreichen, wurden

die Ziele des CC VBPO konsequent auf die Bedürfnisse des Marktes (Bürgerinnen

und Bürger, Wirtschaft) sowie der Verwaltung ausgerichtet und in der Organisation

sowie dem angebotenen Leistungsumfang des CC VBPO umgesetzt.

2.1 Ausgangslage und Zielsetzung

Mit der E-Government-Initiative BundOnline hat sich die Bundesregierung verpflichtet,

alle internetfähigen Dienstleistungen der Bundesverwaltung online bereitzustellen.

Dies beinhaltet ca. 400 Dienstleistungen aus über 100 Behörden sämtlicher

Ressorts der Bundesverwaltung.

Die Koordination der Initiative wurde dem Bundesministerium des Innern übertragen,

die durch die Projektgruppe BundOnline (PG BO) wahrgenommen wurde. Zur

Unterstützung der Ressorts und Behörden bei der Realisierung der Onlinestellung

ihrer Dienstleistungen wurden Kompetenzzentren (CC) für spezifische Themen

eingerichtet und zentrale Basiskomponenten (BK) bereitgestellt (vgl. hierzu Abbildung

1).

Die Leistungen von BundOnline wurden bis Ende 2005 aufgrund einer jährlichen

Ressortumlage zentral finanziert.

Basiskomponenten

Zahlungsverkehrsplattform

Content Management

System (GSB)

Formularserver

Datensicherheit

Portal

www.bund.de

Ziele und Vorgehen

des CC VBPO

Gesamtprojektsteuerung

Kompetenzzentren

Zahlungsverkehr

Content Management

Datensicherheit

Vorgangsbearbeitung,

Prozesse und

Organisation

Zentrale Koordination

Planung und

Projektsteuerung

Wissensmanagement

Controlling und

Berichtswesen

Kommunikation

BundOnline

Basiskomponenten und

Kompetenzzentren

Zentrale Finanzierung bis

Ende 2005

Abbildung 1

BundOnline und das

CC VBPO

7


2

8

Ziele und Vorgehen des CC VBPO

Beratungsangebot:

GPA/ GPO, VBS und FMS

Vermittlerfunktion

Zielsetzung

Sitz im BVA, Köln

Beratungsfirmen Micus,

BearingPoint und Infora

Synergien aus Verwaltung

und Wirtschaft

Drei-Partner-Modell

Das CC VBPO bietet den Behörden eine fachliche und methodische Unterstützung bei

der Durchführung von Prozessanalysen/-optimierungen (GPA/GPO), der Einführung

von Vorgangsbearbeitungssystemen (VBS) sowie der organisatorischen Beratung

bei der Einführung der Basiskomponente Formularserver – Formular-Management-

System (BK FS – FMS). In den genannten Themenkomplexen wird ein umfassendes

Angebot an Beratungsleistungen bereitgestellt.

Mit seinem Leistungsportfolio setzt das CC VBPO am Kern der Behörden an. Es fungiert

hierbei als Vermittler zu anderen Kompetenzzentren und Basiskomponenten

und leitet einen ggf. ermittelten Bedarf an die zentrale Koordination BundOnline

weiter.

Bei der Durchführung der Beratungsleistungen wird die folgende Zielsetzung verfolgt:

Gewährleistung einer kundenorientierten, produktneutralen Beratung

Sicherstellung von Qualität und Kundenzufriedenheit

Nutzung bewährter Methoden und Setzen von Standards

Optimierung der Verwaltungsprozesse

Realisierung eines durchgängig medienbruchfreien Verwaltungshandelns

unter Nutzung modernster Technologien

Übertragbarkeit von Wissen und Methoden

Nachhaltigkeit der Projektergebnisse

2.2 Organisation des CC VBPO

Das CC VBPO ist das Kompetenzzentrum für GPA/GPO, die Konzeption und Einführung

von VBS sowie die organisatorische Beratung zur BK FS – FMS für die Bundesverwaltung.

Standort und Struktur

Der Sitz des CC VBPO befindet sich im Bundesverwaltungsamt (BVA) in Köln. Das BVA

ist für die Leitung und Steuerung des CC VBPO verantwortlich und steht interessierten

Bundesbehörden als Ansprechpartner zur Verfügung.

Mit der Durchführung der konkreten Beratungsleistungen wurden die Firmen

MICUS (Team 1) und BearingPoint mit INFORA (Team 2) beauftragt, die organisatorisch

in zwei Teams aufgeteilt sind.

Derzeit arbeiten im CC VBPO fünf interne Berater/-innen mit ca. 20 externen Berater/-innen

eng zusammen. Das Wissen aus Wirtschaft und Verwaltung fließt zusammen,

Synergien werden zum Nutzen der Kunden gebildet.

Der organisatorische Aufbau des Kompetenzzentrums als Drei-Partner-Modell wurde

bewusst gewählt, da hierdurch eine Win-Win-Situation für alle Beteiligten realisiert

werden kann:

Nutzen für die Kunden: Bundesbehörden

Die durch das CC VBPO beratenen Bundesbehörden erhalten State-of-the-Art

Beratung externer Fachexperten kombiniert mit dem Wissen der Verwaltung.

Zusätzlicher Aufwand, z. B. für Ausschreibung und Kontrolle der engagierten

Beratungsfirmen entfällt.


Nutzen für die externen Partner: MICUS, BearingPoint, INFORA

Die Nutzung des BundOnline-Rahmenvertrages führt zu einer Reduzierung der

administrativen Aufwände in der Auftragsanbahnung der Firmen. Ein leichterer

und vereinfachter Marktzugang zu den Bundesbehörden wird realisiert.

Nutzen für den Vermittler: BVA

Das BVA vertritt die Interessen der Verwaltung und stellt Synergieeffekte zwischen

der Wirtschaft und der Verwaltung her. Hierdurch wird eine kosteneffiziente

Beratung der Verwaltung sichergestellt. Gleichzeitig wird die Kompetenzerhaltung

für den Bund sichergestellt.

Projektorganisation

Für die erfolgreiche Arbeit des CC VBPO ist eine strukturierte Projektorganisation

umgesetzt worden, die folgende organisatorische Elemente umfasst (vgl. hierzu Abbildung

2).

Oberstes

Entscheidungsgremium

Leitung und Steuerung

des CC VBPO

Als Lenkungssgremium für das CC VBPO wurde ein monatlicher Jour Fixe mit verantwortlichen

Vertretern der Projektgruppe BundOnline sowie des CC VBPO eingerichtet.

Die operative Steuerung des CC VBPO wird alle zwei Wochen im Rahmen des

Projektausschusses zwischen den MitarbeiterInnen des BVA und den beiden Teamleitern

von MICUS und Bearing-Point mit INFORA abgestimmt.

Berichtswesen

Jour Fixe:

• Vertreter der PGBO

• Vertreter des CC VBPO

Projektausschuss

Projektausschuss:

• Vertreter des BVA

• Leitungen von Team 1 (MIGUS) und

Team 2 (BearingPoint, INFORA)

Team 1:

MICUS

• Leitung

• Projektteam

Team 2:

BearingPoint/INFORA

• Leitung

• Projektteam

• Projektsteuerung

• Entscheidungsfindung

Zur Steuerung der Aufträge des CC VBPO wurde ein Berichtswesen etabliert, das der

Vielzahl und Komplexität der Aufträge Rechnung trägt und gleichzeitig eine effiziente

Berichterstattung an die Projektgruppe BundOnline ermöglicht. Bestandteile

des Berichtswesens sind monatliche Steckbriefe zu den einzelnen Aufträgen, ein laufendes

Finanzcontrolling sowie regelmäßige Statusberichte an die Projektgruppe

BundOnline.

Strukturierte

Projektorganisation

Abbildung 2

Projektorganisation des

CC VBPO

• Leitung des CC VBPO

• Entscheidungsvorbereitung

• Steuerung des Vorgehens

• Konzeptionelle/methodische Vorgaben

• Qualitätssicherung

• Verantwortung der Ergebnisse

• Qualitätssicherung

• Durchführung der Projektarbeit

Jour Fixe und

Projektausschuss

Effzientes Berichtswesen

9


2

10

Ziele und Vorgehen des CC VBPO

Maßnahmen zur

Qualitätssicherung

Feedbackgespräche und

Fragebogenauswertung

Kundenzufriedenheit:

Sehr gut

Ablauf der Beauftragung des

CC VBPO

1 Abkürzung für Catalyst: Externer

Mitarbeiter in der zentralen Koordination

der Projektgruppe

BundOnlie, der ein oder mehrere

Dienstleistungsprojekte in dem

ihm zugeordneten Ressort betreut.

Ganzheitlicher

Beratungsansatz

Abbildung 3

Beratungsansatz

des CC VBPO

Qualitätssicherung

Wichtig für den Projekterfolg sind neben fachlichem Know-How und erfahrenen MitarbeiterInnen

insbesondere auch Maßnahmen zur Qualitätssicherung. Das CC VBPO

hat sich dieser Thematik angenommen und in seiner internen Organisation konsequent

umgesetzt.

Bereits im Vorfeld der Beratung werden durch ein standardisiertes Verfahren im

persönlichen Gespräch die Kompetenz der BeraterInnen und ihre Kenntnisse der öffentlichen

Verwaltung sichergestellt. Regelmäßige Feedbackgespräche, die das BVA

mit den Kunden während des Projektverlaufs durchführt, gewährleisten eine konsequente

Qualität der Beratungsleistung. Nach Beendigung des Beratungsprojektes

wird die Zufriedenheit des Kunden mit Hilfe eines standardisierten Fragebogens erhoben

und ausgewertet.

Hier erzielte das CC VBPO in der Gesamtbewertung aller abgeschlossenen Beratungsprojekte

die Durchschnittsnote 1,5.

Beauftragung

Der Bedarf an Beratungsleistungen wird von der Behörde an den zuständigen CAT 1

gemeldet, der eine Beratungsanfrage an das CC VBPO beim BVA einreicht. Darauf

aufbauend führt das CC VBPO Vorgespräche zum Projektgegenstand mit den entsprechenden

Behörden durch, um den konkreten Unterstützungsbedarf zu ermitteln.

Dieser wird in der sog. Dienstleistungsvereinbarung zwischen dem BVA und

der Behörde festgehalten und von beiden Seiten gezeichnet. Die Dienstleistungsvereinbarung

definiert die zu erbringenden Arbeiten sowie die vorgesehene Aufwands-

und Terminplanung des CC VBPO sowie die Mitwirkungsleistungen der Behörde für

das jeweilige Beratungsprojekt.

2.3 Projektansatz des CC VBPO

Beratungsansatz

Das CC VBPO verfolgt einen ganzheitlichen Analyse- und Konzeptionsansatz. Wesentliches

Element ist die Verknüpfung von organisatorischen und informationstechnischen

Optimierungspotenzialen unter Einbeziehung der betroffenen Mitarbeiter/-innen

(vgl. Abbildung 3).

• Qualifizierung für die Nutzung

der eingeführten Systeme

• Projektbegleitende Maßnahmen/

Akzeptanzmanagement

• Frühzeitige Einbindung der

Kunden/Nutzer

Mensch

Organisation

Technik

• Einführung Vorgangsbearbeitung

• Einbindung der Basiskomponenten

• Anbindung an Fachsysteme

• Überprüfung und

Anpassung der Aufgaben

• Prozesse für durchgängig

elektronische Bearbeitung

gestalten

• Veränderungen der

Aufbauorganisation

Umfangreiches Informations- und Wissensmanagement

Know-How-Transfer in die Behörden

Dokumentation im BundOnline-Wissensmanagement


Im Rahmen der Organisationsberatung werden die Voraussetzungen für eine geplante

IT-Einführung getroffen und die bestehenden Prozesse hinsichtlich der Anforderungen

an ein modernes Verwaltungsmanagement ausgerichtet. Ziel ist es, die

Soll-Prozesse so zu gestalten, dass eine organisatorisch optimierte, medienbruchfreie

Arbeit gewährleistet werden kann. Darauf aufbauend erfolgt die Konzeption

und Einführung geeigneter IT-Systeme, die eine optimale Unterstützung des Verwaltungshandelns

gewährleisten. Auf diese Weise wird sichergestellt, dass mit der

Einführung von IT keine veralteten Arbeitsabläufe zementiert werden, sondern ein

modernes Verwaltungsarbeiten informationstechnisch optimal unterstützt wird.

Wesentlich für eine erfolgreiche Einführung der Online-Dienstleistungen ist neben

der Prozessoptimierung und IT-Unterstützung die Motivation und Akzeptanz der

MitarbeiterInnen angesichts neuer Verwaltungsabläufe, Arbeitswerkzeuge und

-hilfsmittel. Denn nur wenn die veränderten Rahmenbedingungen durch die MitarbeiterInnen

ausgefüllt und gelebt werden, ist der Erfolg der Veränderung nachhaltig

sichergestellt. Um dies zu gewährleisten, unterstützt das CC VBPO eine enge

Zusammenarbeit mit dem Kunden im Laufe der Projektarbeiten.

Vorgehen des CC VBPO

Für den Übergang von einer papiergebundenen zu einer elektronischen Dienstleistungserbringung

verwendet das CC VBPO das folgende Vorgehensmodell (vgl. Abbildung

4):

Projektphasen

Unterstützung

durch das

CC VBPO

Vorbereitung

Kick-off

Projekt-

planung

Analyse

Aufnahme

Ist-Prozesse

Aufnahme

der Rahmen-

bedingungen

Kritische

Würdigung

Coaching

Konzeption

Sollkonzept

Anforderungs-

spezifikation

Ausschreibung/

Vergabe

Realisierung

Einführungs-

konzept

Fachliche und

technische

Spezifikation

Architektur

und Betriebs-

konzept

Einführung

Pilotierung

Rollout

Vorbereitung:

In der Phase „Vorbereitung“ werden die Voraussetzungen für die Durchführung

des Beratungsprojektes geschaffen und die Inhalte zusammen mit der Behörde

geplant.

Analyse:

Gegenstand dieser Phase sind Beratungsleistungen im Bereich der Prozessanalyse

und Identifikation von Optimierungspotenzialen.

Konzeption:

In der Konzeption werden die Anforderungen an das zukünftige IT-System auf

Basis des Prozessmodells definiert und die Ausschreibung und Vergabe für die

Beschaffung des Systems durchgeführt.

Verbindung von

Organisation und Technik

Einbeziehung und

Motivation der Mitarbeiter

Vorgehensmodell des

CC VBPO

Abbildung 4

Vorgehensweise des

CC VBPO

11


2

12

Ziele und Vorgehen des CC VBPO

Unterstützung in allen

Projektphasen

Abbildung 5

Anzahl Beratungsprojekte

nach Projektphasen

Projektbegleitende

Maßnahmen

Realisierung:

In der Phase „Realisierung“ wird Unterstützung bei der Umsetzung der neuen

Prozesse sowie bei Pilotierung und Test der einzuführenden IT-Lösung geboten.

Einführung:

Bei der Einführung wird bei Bedarf durch punktuelle Beratung, insbesondere

im Bereich Projektmanagement und Qualitätssicherung eine Begleitung angeboten.

Die Kunden des CC VBPO werden über alle Phasen des Vorgehensmodells hinweg

begleitet. Eine Auswertung der 172 Beratungsprojekte pro einzelner Projektphasen

ergab folgende Verteilung (Mehrfachnennungen möglich):

Phase:

119

112

Vorbereitung Analyse Konzeption Realisierung Einführung

Das CC VBPO unterstützt zusätzlich während der gesamten Projektlaufzeit bei der

Durchführung von Mitarbeiterinformationsveranstaltungen und Akzeptanzmaßnahmen.

Darüber hinaus werden zahlreiche Hilfestellungen zu Wissensmanagement

und Projektorganisation zur Verfügung gestellt.

130

32

19


3 Vor-Ort-Beratung

Das CC VBPO hat seine Leistungen konsequent auf die Bedürfnisse seiner Kunden

ausgerichtet. Der Fokus der Vor-Ort-Beratung in den Behörden konzentriert sich auf

die drei thematischen Schwerpunkte:

Geschäftsprozessanalyse/-optimierung:

Unterstützung bei der Analyse und Reorganisation ausgewählter und komplexer

Prozesse

Erstellung von Musterprozessen für ausgewählte Dienstleistungstypen

Vorgangsbearbeitung:

Fachliche und methodische Konzeption zur Einführung der elektronischen

Akte

Unterstützung bei der Ausschreibung und Vergabe von VBS

Formularserver – Formular-Management-System:

Durchführung einer Initialberatung

Organisatorische Unterstützungs- und Beratungsleistungen

Durchführung von Informationsveranstaltung und individuellen Workshops

Darüber hinaus werden projektübergreifende Themen durch das CC VBPO bearbeitet.

Diese dienen insbesondere der Sicherung der Nachhaltigkeit der Projektergebnisse

als auch des Wissenstransfers:

Informations- und Wissensmanagement:

Dokumentation von Methoden, Konzepten und Praxisbeispielen

Durchführung von Veranstaltungen und Schulungen

Marketing- und Öffentlichkeitsarbeit

Übergreifende Themen:

Beratungsergebnisse

Definition von Standards

Erstellung von Wirtschaftlichkeitsbetrachtungen

Die Beratungsergebnisse der genannten Leistungskomplexe sind Gegenstand

dieses Kapitels. Auf die detaillierten Beratungsreferenzen des

CC VBPO in Kapitel 6 wird verwiesen. Diese Darstellung umfasst alle Beratungsaufträge

und zeigt neben den erzielten Ergebnissen und den daraus resultierenden

Nutzen auch die jeweiligen Besonderheiten auf.

Projektübergreifende

Themen

13


3

14

Beratungsergebnisse

172 Beratungsprojekte in

60 Behörden

Abbildung 7

Anzahl Beratungsprojekte

nach Laufzeit (in Quartalen)

Abbildung 8

Auswertung: Anzahl Projekte

nach Aufwand (in PT)

3.1 Übersicht

Das CC VBPO hat seit Oktober 2002 172 Beratungsprojekte in 60 Bundesbehörden aus

allen Ressorts und Geschäftsbereichen der Bundesverwaltung durchgeführt.

Die Auswertung der Laufzeiten und Aufwände der bisherigen Beratungsprojekte

des CC VBPO belegt eindrucksvoll das effiziente Vorgehen des Kompetenzzentrums.

Zur Darstellung der Bilanz wurde in den nachfolgenden Grafiken die Dauer der geleisteten

Projekte in Quartale gruppiert. Hinsichtlich der geleisteten Aufwände ist

eine Unterteilung in Abschnitten je 20 Projekttage gewählt worden.

Mehr als zwei Drittel der Beratungsprojekte konnten in weniger als 9 Monaten Laufzeit

erfolgreich beendet werden.

> 24 Monate (6 %)

13-24 Monate (15 %)

10-12 Monate (10 %)

7-9 Monate (21 %)

1-3 Monate (17 %)

4-6 Monate (31 %)

Auch der Aufwand in Projekttagen zeigt, dass die Ergebnisse effizient bereitgestellt

werden konnten.

Über die Hälfte der Beratungsprojekte konnten mit Aufwänden von weniger als

40 Projekttagen zum Erfolg geführt werden.

> 100 PT (15 %)

61-80 PT (10 %)

41-60 PT (12 %)

1-20 PT (41 %)

21-40 PT (22 %)


Hinsichtlich der drei Beratungsschwerpunkte des CC VBPO ist folgender Anteil an

Unterstützungsleistungen festzustellen (Mehrfachnennungen sind möglich) (vgl.

Abbildung 8):

GPA/GPO 94

VBS 50

BK FS – FMS 33

GPA/GPO:

In 94 der 172 Beratungsprojekte des CC VBPO wurde eine Analyse und Optimierung

der Prozesse vorgenommen. Dies verdeutlicht anschaulich den Bedarf der

Behörden an einer Anpassung ihrer Verwaltungsabläufe an eine moderne Verwaltung.

VBS:

Die Konzeption und/oder Einführung der elektronischen Akte mittels der IT-gestützten

Vorgangsbearbeitung war Gegenstand in 50 Beratungsprojekten. Dies

zeigt die zunehmende Nachfrage nach durchgängig elektronischen Geschäftsprozessen

der öffentlichen Verwaltung.

BK FS – FMS:

Eine organisatorische Beratung zur Einführung der BK FS – FMS wurde in 33 Beratungsprojekten

durchgeführt. Die Unterstützungsleistungen zur Einführung

der BK FS – FMS wurden durch das CC VBPO im Februar 2004 übernommen.

Bei der Durchführung der Beratungsprojekte verfolgt das Kompetenzzentrum einen

kooperativen Ansatz. Dies beinhaltet insbesondere eine enge Einbeziehung des Kunden

in die Projektarbeiten sowie eine offene Information und Kommunikation. Die

Intensität der Unterstützungsleistungen des CC VBPO reicht von einem Coachingansatz

bis hin zur externen Ausführung durch das CC VBPO (vgl. Abbildung9).

Externe Ausführung:

82 (47 %)

Coaching:

32 (19 %)

Kooperative

Ausführung:

58 (34 %)

Anzahl Beratungsprojekte

nach Inhalten

Abbildung 8

Anzahl Beratungsprojekte

nach Inhalten

Anzahl Beratungsprojekte

nach Intensität der

Unterstützung

Abbildung 9

Anzahl Beratungsprojekte

nach Intensität der

Unterstützung

15


3

16

Beratungsergebnisse

Beratung in 99 Bund-

Online-Dienstleistungen

Abbildung 10

Anzahl beratene Bund-

Online-Dienstleistungen

nach Typ

Coaching: 19 %

Ein reines Coaching wurde in 32 Beratungsprojekten durchgeführt. Hierbei werden

die Projektarbeiten und die Erstellung der Projektdokumentationen durch

den Kunden überwiegend selbständig durchgeführt. Das CC VBPO steht dem

Kunden zur Seite, in dem bspw. Methoden zur Verfügung gestellt werden, die

Projektleitung unterstützt oder eine Qualitätssicherung der Ergebnisse durchgeführt

wird.

Kooperative Ausführung: 34 %

58 aller bisherigen Beratungsprojekte wurden in enger Kooperation zwischen

dem Kunden und dem CC VBPO durchgeführt. Bei dieser Form wird in der Regel

ein gemeinsames Projektteam bestehend aus MitarbeiterInnen der zu beratenden

Behörde sowie des CC VBPO gebildet, das für die Erarbeitung der Projektergebnisse

verantwortlich ist.

Externe Ausführung: 48 %

In 82 Beratungsprojekten wurden die Projektarbeiten und die Erarbeitung der

relevanten Projektdokumentation und -ergebnisse überwiegend durch das

CC VBPO geleistet. Eine enge Zusammenarbeit und Kommunikation mit dem

Kunden ist auch bei dieser Form erforderlich (z. B. in Form von Workshops, Präsentationen),

um einen Wissenstransfer zwischen Behörde und dem CC VBPO

sicherzustellen.

Das CC VBPO verfügt aus seiner Tätigkeit über Kompetenzen und Projekterfahrungen

über das gesamte Dienstleistungsportfolio der öffentlichen Verwaltung. In

den Beratungsprojekten wurden insgesamt 99 BundOnline-Dienstleistungen bei

der Realisierung der Onlinestellung unterstützt. Bezogen auf die Typisierung dieser

Dienstleistungen im Rahmen von BundOnline hat das CC VBPO folgende Bereiche

beraten (vgl. Abbildung 10).

Typ 1:

Bereitstellung von Informationen

Typ 2:

Beratung

Typ 3:

Vorbereitung polit. Entscheidungen

Typ 4:

Zusammenarbeit mit Behörden

Typ 5:

Antragsverfahren

Typ 6:

Förderungen

Typ 7:

Beschaffungsvorhaben

Typ 8:

Durchführ. Aufsichtsmaßnahmen

Typ 9:

Sonstige Dienstleistungen

1

3

4

5

6

10

13

15

42


3.2 Prozessanalyse und -optimierung

Der Beratungsansatz des CC VBPO geht davon aus, dass vor einer geplanten IT-Einführung

immer auch die „IT-Eignung“ der bestehenden Verwaltungsabläufe geprüft

und ggf. durch eine Prozessoptimierung sichergestellt werden muss. Andererseits

geht die Prozesseoptimierung nahezu immer einher mit der Einführung neuer

oder der Ablösung veralteter IT-Verfahren. Insbesondere bei der Einführung von VBS

(vgl. Kapitel 3.3) ist die Optimierung der Prozesse untrennbar mit der Konzeption des

Neuverfahrens verbunden.

Grundlage der Prozessanalyse ist die Aufnahme der bestehenden Abläufe. Ergebnis

ist eine reale Abbildung der Verwaltungsabläufe inkl. der Beschreibung von Beteiligten,

Schnittstellen, eingesetzten IT-Verfahren, Mengen und Zeitgerüsten sowie

sonstiger Rahmenbedingungen. Anhand der erhobenen Ist-Prozesse werden die bestehenden

Schwachstellen identifiziert und Handlungsempfehlungen für eine Prozessoptimierung

abgeleitet. Dies können sowohl organisatorische Optimierungspotenziale,

wie z. B. eine Reduzierung von Prozessschritten, Schnittstellen, etc., als

auch technische Optimierungspotenziale, wie bspw. die Automation bestehender

manueller Handlungen (Posteingangsbearbeitung etc.) sein.

Die Ergebnisse der Prozessberatung werden durch das CC VBPO mittels standardisierter

Prozessmethoden und -werkzeugen modelliert und dokumentiert, z. B. Flussdiagramme,

Ereignisgesteuerte Prozessketten (vgl. Abbildung 11). Eine Beschreibung

Prozessstart

Antrag

1. Unterlagen

entgegennehmen und

Daten eingeben

Antragsdaten

5. Antrag ablehnen

Ablehnung

Org 1 Org 2 Org 3

Prozessende

2. Daten ermitteln

Antragsdaten

4. automatisch

weiterleiten

3. automatischer

Abgleich

Treffer-Meldung

6. Daten auf Rechner

übertragen

Prozessoptimierung ist

im Vorfeld einer IT-

Einführung unabdingbar

Analyse, Identifikation

von Schwachstellen,

Optimierung

Dokumentation

mittels standardisierter

Prozessmethoden

Abbildung 11

Beispiele zur

Prozessmodellierung

des CC VBPO

17


3

18

Beratungsergebnisse

Externe Ausführung durch

das CC VBPO

94 Beratungsprojekte in

51 Behörden zu 63 Bund-

Online-DLs

Tabelle 1

Beratungsprojekte zu GPA/

GPO

Schwerpunkte sind

Vorbereitung, Analyse

und Konzeption

Abbildung 12

Beratungsprojekte aufgeteilt

nach Phasen: GPA/GPO

(Mehrfachnennungen

möglich)

GPA/GPO über alle

Dienstleistungstypen

hinweg

der eingesetzten Methoden ist im Wissensmanagement von BundOnline einzusehen

(vgl. Kapitel 3.5).

Es ist hierbei auffällig, dass die Mehrzahl der Beratungsprojekte in Form einer externen

Ausführung durch das CC VBPO geleistet wurde.

Das CC VBPO hat in 94 Beratungsprojekten eine Prozessanalyse und -optimierung

vorgenommen. Diese Leistungen wurden bei 51 Bundesbehörden und insgesamt

63 BundOnline-Dienstleistungen erbracht:

Beratungsprojekte Anzahl %

Beratungsprojekte mit Inhalt „GPA/GPO“ 94 55 %

(Basis:

172 Beratungs-

projekte)

Anzahl Behörden, bei denen im Rahmen der 51 85 %

CC VBPO Beratung inhaltlich zu „GPA/GPO“ (Basis:

beraten wurde 60 Behörden)

Anzahl BundOnline-Dienstleistungen, bei 63 64 %

denen im Rahmen der CC VBPO Beratung (Basis:

inhaltlich zu „GPA/GPO“ beraten wurde 99 BOL-DLs)

Hinsichtlich der Phasen, in denen die Beratungsprojekte inhaltlich mit GPA/GPO befasst

waren, ergibt sich ein klarer Schwerpunkt auf den Phasen Vorbereitung, Analyse

und Konzeption (Mehrfachnennungen sind möglich) (vgl. Abbildung 12).

Phase:

68

76

Vorbereitung Analyse Konzeption Realisierung Einführung

Die Palette der Themen, zu denen Unterstützungsleistung erfolgte, reichte von der

elektronischen Gesetzgebung, über die Zulassung von Arzneimitteln und Pflanzenschutzmitteln

bis hin zu verschiedenen Förder- und Beihilfeverfahren. Es richteten

sowohl Ministerien als auch nachgeordnete Behörden Anfragen an das CC VBPO.

79

12

5


Die unterschiedlichen BundOnline Dienstleistungstypen hatten bei näherer Betrachtung

sehr unterschiedliche Charakteristika:

Bei der „Erfassung, Aufbereitung und Bereitstellung von Informationen“ (DL-Typ 1)

sowie der „Beratung“ (DL-Typ 2) konnte der Ist-Prozess weitgehend außer Acht gelassen

werden. Entweder wurde er durch neue elektronische Kommunikationsmöglichkeiten,

wie der Bereitstellung von zielgruppenspezifischen Informationen über

ein Portal komplett neu gestaltet oder die Online-Kommunikation wurde als neuer

zusätzlicher Service angeboten.

Herausforderungen stellen komplexe Prozesse dar, die zudem noch organisationsübergreifend

sind. Bei dem Prozess „Vorbereiten von politischen Entscheidungen“

(DL-Typ 3) musste der Ablauf unter Berücksichtigung eines gesetzlich festgeschriebenen

Rahmens gestaltet werden und trotzdem die Einbindung elektronischer Verfahren

ermöglichen. Wie bei der „Zusammenarbeit zwischen Behörden“ (DL-Typ 4)

und der „Durchführung von Aufsichtsmaßnahmen“ (DL-Typ 8) lag hier der Fokus auf

den Schnittstellen zwischen den Organisationseinheiten sowie auf den organisatorischen

und technischen Aspekten des Datenaustausches.

Bei den Antrags- und Förderverfahren (DL-Typ 5

und 6) konnten die vielen unterschiedlichen Prozesse

bis zu einem gewissen Maße vereinheitlicht

und verschlankt werden. Nur so ist es möglich, entsprechende

standardisierte Fachanwendungen

mit der Anbindung der Basiskomponenten effizient

einzuführen.

Beschaffungsvorhaben (DL-Typ 7) laufen prinzipiell

überall gleich ab. Als Hilfestellung für die Behörden

wurde ein Musterprozess E-Vergabe durch das

CC VBPO erstellt und ist im Wissensmanagement

von BundOnline zum Download bereitgestellt (vgl.

Kapitel 3.5 und 3.6).

Die Prozessanalysen des CC VBPO haben gezeigt,

dass häufig keine durchgängige IT-Strategie bei

den Behörden verfolgt wird, sondern vielmehr

eine Vielzahl unterschiedlicher IT-Systeme für einzelne

Prozessschritte im Einsatz ist. Hohe Optimierungspotenziale

ergeben sich insbesondere aus

der Geschäftsprozessoptimierung, die speziell für

den Neueinsatz eines IT-Verfahren durchgeführt

wird. Hierbei kommt es durch den IT-Einsatz zum

Wegfall von Aktivitäten, die bislang aufgrund der

papierbasierten Arbeitsweise anfielen (z. B. Sichtung,

Sortierung und Registrierung von Papierschriftgut).

Dieser Zusammenhang wird in Abbildung 13 verdeutlicht:

Ist beispielsweise ein Antragsverfahren,

bei der eine Bürgerin/ein Bürger bei einer Behörde

direkt eine Zulassung beantragen kann, vollständig

optimiert und elektronisch umgesetzt, so kann

die Bürgerin/der Bürger ihren/seinen Antrag elek-

DL-Typ 1 und 2:

Weitgehend ohne

Ist-Prozess

DL-Typ 3, 4 und 8:

Bisher Neu

BürgerInnen

Brief

schreiben

Poststelle

Sichten und

sortieren

Registratur

Registrieren und

Akte anlegen

Sachbearbeitung

Vorgang

bearbeiten

Leitung

Vorgang

freigeben

Sachbearbeitung

Vorgang abschließen

und drucken

Registratur

Vorgang

ablegen

Poststelle

Versenden

Festgeschriebene

Rahmenbedingungen und

Schnittstellen

Abbildung 13

Papier wird durch

elektronische Medien ersetzt

BürgerInnen

Online-Antrag

stellen

Sachbearbeitung

Indexieren und

Vorgang bearbeiten

Leitung

Vorgang

freigeben

Sachbearbeitung

Vorgang abschließen

und versenden

19


3

20

Beratungsergebnisse

Ableitung von

Anforderungen an VBS

Vorgangsbearbeitung =

Systemunterstützte

ganzheitliche Betrachtung

eines Vorgangs

Medienbruchfreie

Bearbeitung aller

Verwaltungsprozesse

Zielsetzung

Effektive und effiziente

Bearbeitung komplexer

Antragsverfahren

tronisch über das Internet im Formularserver der Behörde einreichen. Aufgrund zuvor

festgelegter Rahmenparameter (z. B.: inhaltliche Ausprägung des Antrags, Anfangsbuchstabe

des Namens etc.) wird der Antrag automatisch elektronisch an den

zuständigen Sachbearbeiter in der Behörde weitergeleitet. Somit entfallen die Tätigkeiten

der Poststelle, die im papierbasierten Fall zunächst eine Kurzsichtung und

Sortierung des Antrags innerhalb der Briefpost vornehmen muss. Außerdem entfällt

die Registrierung des Eingangs in der Registratur. Über das Einstellen des Antrags im

Formularserver hat der Antragsteller bereits sämtliche relevante Metadaten editiert.

Die Bearbeitung des Antrags durch die Bearbeiterin/den Bearbeiter unterscheidet

sich im elektronischen Fall nur unwesentlich von der aktuellen Papierbearbeitung.

Der Entwurf des Antwortschreibens erfolgt bereits heute in der Regel mit Hilfe von

Textverarbeitungssystemen. Bei der Ausgangsbehandlung werden jedoch analog

zur Eingangsbehandlung wieder Tätigkeiten eingespart, da die Akten- bzw. Vorgangsbildung

automatisch bei der Bearbeitung im Vorgangsbearbeitungssystem

elektronisch erfolgt. Zusätzlich kann der Arbeitsaufwand der Poststelle eingespart

werden, wenn das Antwortschreiben durch die Bearbeiterin/den Bearbeiter direkt

elektronisch versendet wird.

3.3 Vorgangsbearbeitungssysteme

Das CC VBPO unterstützt interessierte Bundesbehörden bei der Konzeption, Auswahl

und Einführung von VBS. Ansatzpunkte sind die Optimierungspotenziale der

Prozessanalyse, aus denen sich Anforderungen an die IT-gestützte Vorgangsbearbeitung

ableiten lassen.

Unter „Vorgangsbearbeitung“ wird hierbei die „systemunterstützte bzw. automatisierte

ganzheitliche Bearbeitung eines Vorgangs“ verstanden. VBS beinhalten daher

verschiedene zentrale Komponenten, die eine durchgängig medienbruchfreie Verwaltungstätigkeit

gewährleisten. Zielsetzungen zum Einsatz von VBS sind:

Nutzung einer Registraturkomponente zur Schriftgutverwaltung

Aufbau einer elektronische Akte mittels Dokumentenmanagement

Speicherung und Ablage von Dokumenten zur Archivierung

Einsatz der Vorgangsbearbeitung mit einem elektronischen Workflow

VBS unterstützen alle Verwaltungsprozesse einer Behörde von der Registratur über

die Sach- und Fallbearbeitung bis hin zur Archivierung. Darüber hinaus stellen VBS

bei der Umsetzung von Online-Verfahren die medienbruchfreie Verbindung her

zwischen der elektronischen Einreichung durch den Kunden und dem Sachbearbeiter/der

Sachbearbeiterin in der Behörde, der/die den Fall bearbeitet. VBS können somit

zu Recht als technisches Rückgrat einer Behörde bezeichnet werden.

Zielsetzung des CC VBPO bei der Einführung von VBS ist stets, mit Hilfe des Systems,

eine effektivere und effizientere Bearbeitung des Ist-Prozesses zu erzielen.

Im Rahmen der Beratungsprojekte hat es sich gezeigt, dass insbesondere komplexe

Antragsverfahren einer solchen Optimierung des Ist-Prozesses bedürfen. Aktuell

werden komplexe Antragsverfahren (z. B. Zulassungen von Arzneimitteln, Geräten

und Wirkstoffen, Antrags- und Genehmigungsverfahren, Anträge bei obersten Bundesgerichten)

noch papierbasiert abgewickelt. Dabei sind erhebliche Mengen an


Dokumenten pro Antrag einzureichen (vgl. Abbildung 14), die innerhalb der Behörden

weitergeleitet, bearbeitet und archiviert werden müssen.

Mit Hilfe des Einsatzes von VBS können diese Verfahren zukünftig vollständig medienbruchfrei

von der Einreichung bis hin zur Archivierung durchgeführt werden.

Hierdurch entfallen erhebliche Aufwände auf Seiten der Behörden, da die Antragsdaten

(400 Antragsfelder sind keine Seltenheit) nicht mehr manuell einzugeben

sind, sondern elektronisch übernommen werden können. Das gleiche gilt für eingegangene

Dokumente zum Antrag, die in einer elektronischen Akte im VBS erstmals

zusammenhängend recherchierbar gespeichert werden können. Die Eingabe der

Metainformationen zu den Dokumenten (Anträge können bis zu 200 Leitz-Ordner

an Nachweisdokumenten erfordern) entfällt auch hier.

Allein dieser Wegfall kann zu Arbeitsentlastungen von einem Personenmonat und

mehr pro Antrag führen. Weitere Einsparungen bei den Durchlaufzeiten ergeben

sich vor allem durch das Vermeiden von unterstützenden Aufgaben in der Registratur

und bei der Postausgangsbearbeitung. Zudem entfallen Transporte und es

werden Bearbeitungszeiten reduziert, z. B. durch den Wegfall aufwändiger und

zeitintensiver Recherchen sowie durch die Möglichkeit des parallelen Zugriffs auf

Akten. Für die Antragstellerin/den Antragsteller verbessert sich die Transparenz des

Verfahrens: Den aktuellen Stand ihres/seines Antrags kann sie/er nunmehr über das

Internet abfragen.

Die umfassenden Projektarbeiten des CC CBPO bestätigen den Bedarf der Behörden

für eine IT-gestützte Vorgangsbearbeitung. So wurden in 50 Beratungsprojekten bei

29 Behörden die Konzeption und/oder Einführung von VBS unterstützt. Dies betraf

insgesamt 28 BundOnline-Dienstleistungen:

Abbildung 14

Papierbasierte

Aktenlagerung (Historie)

Medienbruchfreie

Einreichung und

Bearbeitung

Arbeitsentlastungen

von einem Personenmonat

pro Antrag

50 Beratungsprojekte in

29 Behörden zu 28 Bund-

Online-DLs

21


3

22

Beratungsergebnisse

Tabelle 2

Beratungsprojekte zu VBS

Schwerpunkt:

Vorbereitung, Analyse und

Konzeption

Abbildung 15

Beratungsprojekte

aufgeteilt nach Phasen: VBS

(Mehrfachnennungen

möglich)

Coaching

Organisatorische

Beratung zur BK FS – FMS

seit Februar 2004

Medienbruchfreie Bearbeitung

formulargebundener

Verwaltungsprozesse

Erstellung, Nutzung und

Weiterverarbeitung

Anbindung von IT-Systemen

Beratungsprojekte Anzahl %

Beratungsprojekte mit Inhalt „VBS“ 50 29 %

(Basis:

172 Beratungs-

projekte)

Anzahl Behörden, bei denen im Rahmen der 29 48 %

CC VBPO Beratung inhaltlich zu „VBS“ (Basis:

beraten wurde 60 Behörden)

Anzahl BundOnline-Dienstleistungen, bei 28 28 %

denen im Rahmen der CC VBPO Beratung (Basis:

inhaltlich zu „VBS“ beraten wurde 99 BOL-DLs)

Der Schwerpunkt der Unterstützungsleistungen war in den Phasen Vorbereitung,

Analyse und Konzeption zu sehen. Insbesondere in 2005 wurden auch einige Behörden

bei der Einführung und Realisierung von VBS unterstützt (vgl. Abbildung 15):

Phase:

35 35

Vorbereitung Analyse Konzeption Realisierung Einführung

Beratungsprojekte im Bereich VBS weisen einen relativ hohen Anteil an Coachingleistungen

auf.

3.4 Formular-Management-System

Das CC VBPO hat im Februar 2004 die organisatorische Beratung zur Einführung der

BK FS – FMS übernommen.

Zielsetzung der BK FS – FMS ist es, eine vollständig medienbruchfreie Bearbeitung

von formulargebundenen Verwaltungsprozessen bei den Bundesbehörden zu realisieren.

Die BK FS – FMS bietet den Behörden hierzu die Möglichkeit zum Aufbau eigener

Formularangebote für Bürger/-innen und Unternehmen auf der Basis interaktiver

und dynamischer Formulare. Neben der Erstellung von elektronischen Formularen

(E-Formulare) werden die Bereiche Nutzung und Weiterbearbeitung innerhalb der

BK FS – FMS unterschieden.

Eine komfortable Bedienung durch die Nutzerin/den Nutzer, z. B. durch die Bereitstellung

von offline und online Formularen wird hier ebenso unterstützt, wie die

elektronische Weiterbearbeitung der Daten durch eine Anbindung der entsprechenden

IT-Systeme (z. B. Fachverfahren, Datenbanken, VBS).

41

10

5


Die BK FS – FMS wurde auf Basis von LucomFormsForWeb ® entwickelt und den Bundesbehörden

zur Verfügung gestellt. Die Gesamtverantwortung für die BK FS – FMS

liegt bei der Projektgruppe FMS im Zentrum für Informations- und Datentechnik der

Bundesfinanzverwaltung (ZID).

Das CC VBPO unterstützt die Bundesbehörden bei der organisatorischen Konzeption

und Einführung der BK FS – FMS. Darüber hinaus wurde die Umsetzung der beiden

Referenzinstallationen „Umsatzsteueridentifikationsnummern-Vergabe“ (vgl. Abbildung

16) und „Herstellererklärung online“ begleitet und ein aktives Informations-

und Wissensmanagement gefördert. Beispiele sind die Durchführung von Informationsveranstaltungen

und Workshops sowie die Erstellung von Veröffentlichungen

für das Wissensmanagement.

Das CC VBPO hat neben der Einzelpräsentation in ca. 30 Behörden sowie bei diversen

Veranstaltungen im Bereich der organisatorischen zur BK FS – FMS seit Februar 2004

insgesamt 33 Beratungsprojekte bei 19 Behörden durchgeführt. Dies beinhaltete die

Beratung in 20 BundOnline-Dienstleistungen:

Abbildung 16

E-Formular „Antrag auf

Erteilung einer

Umsatzsteuer-

Identifikationsnummer“

33 Beratungsprojekte in

19 Behörden zu

20 BundOnline-DLs

23


3

24

Beratungsergebnisse

Tabelle 3

Beratungsprojekte zur

BK FS – FMS

Abruf von Lizenzen

Betrachtung fachlicher,

organisatorischer

und wirtschaftlicher

Gesichtspunkte

Abbildung 17

Beratungsprojekte

aufgeteilt nach Phasen:

BK FS – FMS

(Mehrfachnennungen

möglich)

Ganzheitlicher Ansatz

Nutzenpotenziale

Beratungsprojekte Anzahl %

Beratungsprojekte mit Inhalt „BK FS – FMS“ 33 19 %

(Basis:

172 Beratungs-

projekte)

Anzahl Behörden, bei denen im Rahmen der 19 32 %

CC VBPO Beratung inhaltlich zu „BK FS – FMS“ (Basis:

beraten wurde 60 Behörden)

Anzahl BundOnline-Dienstleistungen, bei 20 20 %

denen im Rahmen der CC VBPO Beratung (Basis:

inhaltlich zu „BK FS – FMS“ beraten wurde 99 BOL-DLs)

Durch die Leistungen des CC VBPO zur BK FS – FMS konnte sich diese BundOnline Basiskomponente

in der Bundesverwaltung etablieren. Auf Basis der Tätigkeiten konnte

sich eine Vielzahl von Behörden dazu entschließen, die nötigen Softwarelizenzen

abzurufen und die Lösung zu installieren.

Im Rahmen der Entscheidungsfindung für die beteiligten Behörden wurden entsprechend

der jeweils individuellen Aufgabenstellung alle für den zielgerichteten

Einsatz der BK FS – FMS nötigen fachlichen, organisatorischen und wirtschaftlichen

Gesichtspunkte betrachtet und bewertet. Das Kompetenzzentrum unterstützte hierbei

überwiegend in den Phasen Vorbereitung, Analyse und Konzeption (vgl. Abbildung

17).

Phase:

18 18

5

2

Vorbereitung Analyse Konzeption Realisierung Einführung

Neben der Unterstützung bei der strategischen Entscheidungsfindung zum Einsatz

der BK FS – FMS war das CC VBPO bei positiver Leitungsentscheidung von Behörden

oder ganzen Geschäftbereichen dabei behilflich ausgewählte Geschäftsprozesse in

einem ganzheitlichen Ansatz unter Einbeziehung möglicher Wechselwirkungen

mit Fachverfahren oder weiteren Basiskomponenten (z. B. Zahlungsverkehrsplattform,

Virtuelle Poststelle) neu zu konzipieren. Diese Tätigkeiten gehen bis zur Vorbereitung

der letztendlichen Formularerstellung, also der Transformation herkömmlicher

papierbasierter Vordrucke zu transaktionsorientierten elektronischen

Formularen.

Somit stehen den Behörden durch die Überwindung der Restriktionen der Papierwelt

„echte”, medienbruchfreie Online-Dienstleistungen zur Verfügung, die gleichermaßen

für Formularnutzer (Bürger, Wirtschaft und Verwaltung) ein modernes

24


und attraktives Dienstleistungsangebot darstellen, wie auch für die behördeninterne

Sachbearbeitung, erhebliche Nutzenpotenziale durch eine sehr hohe Datenqualität

und letztendlich eine beschleunigte Sachbearbeitung mit sich bringen. Die Behörden

werden mit dieser Technologie in die Lage versetzt, eine zielgruppengesteuerte

Kommunikation mit Bürger, Wirtschaft, Verbänden und Verwaltung nutzen zu können

sowie schnell auf sich ändernde gesetzliche Vorgaben reagieren zu können.

Ziel der Beratungstätigkeiten ist dabei immer, den Behörden auf Basis der exemplarisch

konzipierten formularbasierten Verfahren einen Weg aufzuzeigen, der es den

Behörden ermöglicht, das eigene Formularangebot zukünftig eigenständig auszubauen.

Daher schließt die Beratung auch die Diskussion möglicher organisatorischer

Maßnahmen ein.

Das CC VBPO unterstützt interessierte Behörden hierbei je nach Wunsch von einem

Coaching bis hin zur externen Ausführung des Beratungsprojektes.

3.5 Informations- und Wissensmanagement

Dem Wissensmanagement wird von Seiten des CC VBPO eine große Bedeutung beigemessen.

Daher wird die Übertragbarkeit des Wissens zur wiederholten Nutzung

durch Behörden im Rahmen eines Best Practice Ansatzes aktiv gefördert. Die erarbeiteten

Ergebnisse und laufenden Aktivitäten des CC VBPO werden nachfolgend

dargestellt.

Informations- und Wissensmanagement: Toolbox

Das CC VBPO hat zur Dokumentation seiner Methoden, Vorgehensweisen und Projekterfahrungen

die sog. Toolbox ins Leben gerufen, die regelmäßig aktualisiert

und erweitert wird. Die Toolbox stellt praxisorientierte Hilfsmittel zur Verfügung,

die einen schnellen Zugang zu den verschiedenen, teilweise komplexen Themenbereichen

ermöglichen. Die Inhalte der Toolbox gliedern sich in die folgenden Bereiche:

Praxisbeispiele (Good Practice):

Umfangreiche Darstellung von Praxisbeispielen unterschiedlichster Behörden

und Themenstellungen.

Musterprozesse:

Idealtypische Darstellung und Beschreibung von Verwaltungsabläufen bedeutender

Dienstleistungen (vgl. hierzu auch Kapitel 3.6).

Beratungsangebot des CC VBPO und Vorlagen:

Darstellung des Beratungsansatzes und der Unterstützungsleistungen des

CC VBPO. Darüber hinaus werden allgemeine Dokumentationen und Vorlagen

für die Beauftragung des CC VBPO sowie das Projektmanagement zur Verfügung

gestellt.

Methodische Handreichungen:

Bereitstellung von Hilfsmitteln für die Vorbereitung und Einführung von IT-gestützten

Lösungen.

Aktive Förderung von

Informations- und

Wissensmanagement

Toolbox

25


3

26

Beratungsergebnisse

BundOnline

Wissensmanagement

Abbildung 18

CC VBPO Seiten im WMS von

BundOnline

Thementage

Marktinformationen und Arbeitshilfen:

Bereitstellung aktueller Informationen zu Softwareprodukten für GPA/GPO

sowie einer Arbeitshilfe für die Modellierung von Geschäftsprozessen in der

öffentlichen Verwaltung (vgl. hierzu auch Kapitel 3.6).

Eine ausführliche Aufstellung der erstellten Dokumentationen des CC VBPO ist in 7.1

Wissensmanagement/Toolbox enthalten.

Informations- und Wissensmanagement: www.wmsbundonline.de

Die Projektgruppe BundOnline betreibt ein zentrales Wissensmanagement für die

Initiative BundOnline. Das Wissensmanagement ist im Internet unter der Adresse

www.wmsbundonline.de frei zugänglich und beinhaltet ausführliche Informationen

rund um BundOnline.

Das CC VBPO trägt wesentlich

zum Wissensmanagement

von BundOnline bei, in dem

regelmäßig Dokumentationen

und aktuelle Informationen

aus den Projekterfahrungen

bereitgestellt werden.

Die Inhalte des CC VBPO sind

in der Rubrik „IT- und Beratungsangebot“

enthalten (vgl.

Abbildung 18).

Neben einer Kurzbeschreibung

des CC VBPO und der erstellten

Dokumentationen ist

eine Auflistung und Beschreibung

der verfügbaren Beratungsreferenzen

zu den einzelnen

Beratungsprojekten

einsehbar.

Informations- und Wissensmanagement: Veranstaltungen

Das CC VBPO führt in regelmäßigen Abständen Veranstaltungen zu ausgewählten

Themen durch. Zielsetzung dieser sog. Thementage ist die Förderung des Wissenstransfers

an interessierte Behördenvertreter. Zusätzlich soll eine Plattform für einen

aktiven Erfahrungsaustausch mit und zwischen den Behörden geschaffen werden.

Bei der Auswahl der Themen sowie der Inhalte wird daher auf eine gesunde Kombination

aus theoretischen Grundlagen und praktischen Erfahrungen geachtet. Die

Referenten setzen sich i. d. R. aus Vertretern des CC VBPO bzw. BundOnline und aus

Behördenvertretern zusammen.

Die Themen, zu denen bereits Thementage ausgerichtet wurden, sind

Tag des Antragsverfahrens

Tag des Förderwesens

Tag der elektronischen Vorgangsbearbeitung

Tag des E-Formulars


Das Feedback der Behörden ist bisher durchweg positiv und es herrscht ein starkes

Interesse an der Durchführung weiterer Veranstaltungen.

Darüber hinaus bietet das CC VBPO als besonderen Service für Behördenvertreter

Messeführungen über die DMS Expo in Essen an und nimmt im Rahmen von Bund-

Online jährlich an der CeBIT in Hannover teil.

Informations- und Wissensmanagement: Trainings und Schulungen

Die Aus- und Weiterbildung ist ein wesentliches Element zur Förderung der Verwaltungsmodernisierung.

In Zusammenarbeit mit der Bundesakademie für Öffentliche

Verwaltung (BAkÖV) bietet das CC VBPO Seminare zu verschiedenen Themen, wie

bspw. Vorgangsbearbeitung, Prozessanalysen und -optimierungen oder auch Wirtschaftlichkeitsbetrachtungen,

an.

Diese Seminare können von den MitarbeiterInnen aller Bundesbehörden besucht

werden. Sie finden regelmäßig statt und erfreuen sich einer sehr positiven Resonanz.

Informations- und Wissensmanagement: Öffentlichkeitsarbeit

Das CC VBPO betreibt eine aktive Öffentlichkeitsarbeit. Dies beinhaltet bspw. die Erstellung

von Meldungen für den monatlichen Newsletter von BundOnline. Hier wird

berichtet über aktuelle Veranstaltungen, Neuigkeiten aus den Beratungsprojekten

oder die Veröffentlichung neuer Dokumentationen.

3.6 Übergreifende Themen

Neben den genannten Beratungs- und Unterstützungsleistungen forciert das

CC VBPO die Definition von Standards, um eine Übertragbarkeit der Projekterfahrungen

sicherzustellen. Dies beinhaltet bspw. die Mitwirkung an der Überarbeitung

und Neugestaltung des DOMEA ® -Konzeptes, an der Definition von Regeln für die

Geschäftsprozessmodellierung oder die Ableitung von Musterprozessen. Darüber

hinaus wird die Durchführung von Wirtschaftlichkeitsbetrachtungen unterstützt.

Die genannten Themenkomplexe werden im Folgenden kurz vorgestellt.

Entwicklung von Standards: DOMEA ®

Das CC VBPO unterstützt die Koordinierungs- und Beratungsstelle der Bundesregierung

für Informationstechnik in der Bundesverwaltung (KBSt) bei der Fortschreibung

des DOMEA ® -Konzeptes.

Das DOMEA ® -Organisationskonzept in der nunmehr aktuellen Version 2.0 dient als

Grundlage für die Planung und Realisierung von VBS in der öffentlichen Verwaltung

mit dem Ziel der Einführung der elektronischen Akte, d. h. der Transformation der

bisher überwiegend papierbasierten Verwaltungsprozesse in medienbruchfreie

elektronische Geschäftsabläufe.

Der vom CC VBPO überarbeitete DOMEA ® -Anforderungskatalog 2.0 dient als Grundlage

für das Zertifizierungsverfahren von VBS, welches durch die KBSt durchgeführt

wird (vgl. Abbildung 19).

Messeführungen

BAkÖV-Seminare

Öffentlichkeitsarbeit

27


3

28

Beratungsergebnisse

Abbildung 19

Auszug DOMEA ® -

Anforderungskatalog 2.0

Geschäftsprozess-

modellierung in der

öffentlichen Verwaltung

Musterprozesse

Im Rahmen der Überarbeitung des DOMEA ® -Organisationskonzepts 2.0 wurden

Erweiterungsmodule zu ausgewählten Themen durch das CC VBPO im Auftrag der

KBSt erstellt. Diese befassen sich mit weitergehenden organisatorischen Gestaltungsalternativen,

wie bspw. der Integration der Basiskomponenten (Virtuellen Poststelle,

Formularserver – Formular-Management-System, Content Management System) mit

einem VBS, der Integration von Fachverfahren, dem Thema Scan-Prozesse, Archivierung,

Kommunikation, etc.

Entwicklung von Standards: Geschäftsprozessmodellierung in der öffentlichen

Verwaltung

Die Beratungs- und Unterstützungsleistungen des CC VBPO beinhalten u. a. die Analyse

und Optimierung der Prozesse der Bundesbehörden. Die bestehenden Ist-Abläufe

einer Behörde werden identifiziert und aufgenommen. Auf dieser Basis wird

der Optimierungsbedarf ermittelt und die zukünftigen Soll-Prozesse definiert.

Für die Aufnahme und Modellierung der Geschäftsprozesse der Behörden hat das

CC VBPO ein standardisiertes Vorgehensmodell entwickelt, das die vielfältigen,

komplexen Anforderungen aus den Beratungsprojekten des CC VBPO abdeckt. Es

beinhaltet eine Beschreibung der verschiedenen Darstellungsformen, wie bspw. Prozesslandkarte,

Flussdiagramme, Ereignisgesteuerte Prozessketten, sowie eine Empfehlung

zu Art und Vorgehen der Verwendung. Darüber hinaus werden Regeln zur

Modellierung aufgestellt und erläutert, z. B. Symbole, Verknüpfung der Elemente.

Entwicklung von Standards: Musterprozesse

Aufgrund seiner detaillierten Kenntnisse und Projekterfahrungen um die Verwaltungsabläufe

der Bundesbehörden wurde das CC VBPO durch die Projektgruppe

BundOnline des BMI mit der Entwicklung von sog. Musterprozessen beauftragt. Musterprozesse

beschreiben wie die wichtigsten Geschäftsprozesstypen der Verwaltung


idealtypischerweise abgewickelt werden sollen. Sie zeigen auf, wie die Prozessgestaltung

für eine bestimmte IT-Lösung aussehen kann und können als Bausteine bei der

Prozessoptimierung von Behörden verwendet werden. Sie dienen als Grundlage für

die spezifische Prozessgestaltung in einer Behörde. Die Beschreibung der Musterprozesse

orientiert sich an den verschiedenen Dienstleistungstypen, die in einer Behörde

angetroffen werden können, z. B. Antragsverfahren, Förderung, Beschaffung.

Entwicklung von Standards: Musterarchitektur

Zielsetzung der vom CC VBPO entwickelten Musterprozesse ist eine Standardisierung

von Prozessabläufen identischen Typs (Antragsverfahren, Förderverfahren etc.). Als

Folge ergibt sich, dass Musterprozesse mit identischen technischen Komponenten

umsetzbar sind. Beispielsweise sind bei Antragsverfahren die Antragsteller stets externe

Datenlieferanten, von denen die Übermittlung der Antragsdaten einheitlich

per BK FS – FMS erfolgen kann. Somit folgt der Erarbeitung von Musterprozessen konsequent

die Entwicklung von Musterarchitekturen, die einheitliche Strukturen von

technischen Lösungskomponenten definieren, die zur Umsetzung eines Prozesstyps

notwendig sind (z. B. VBS, BK FS – FMS, Zahlungsverkehrsplattform, Virtuelle Poststelle).

Das CC VBPO hat bei der Entwicklung von Musterarchitekturen im Rahmen

von Bund Online entscheidend mitgewirkt. Hauptfokus war dabei die Rolle von VBS

in solchen Architekturen.

Wirtschaftlichkeitsbetrachtungen

Mit Wirtschaftlichkeitsbetrachtungen werden Investitionsentscheidungen optimal

vorbereitet. Sie sind bei IT-Projekten der Bundesverwaltung generell vorgesehen

und sind durch die jeweilige Behörde vorzunehmen.

Für die Durchführung von Wirtschaftlichkeitsbetrachtungen

wurde eine

methodische und inhaltliche Hilfestellung

für die Beurteilung der Wirtschaftlichkeit

von IT-Vorhaben entwickelt, die sog. WiBe 4.0

(vgl. Abbildung 20). Die WiBe 4.0 verbindet

quantitative Kosten- und Nutzenaspekte mit

qualitativstrategischen Aspekten und dient

als Voraussetzung für die entsprechenden

Budgetverhandlungen mit den jeweiligen Finanzbehörden.

Das CC VBPO unterstützt Bundesbehörden

bei der Erstellung von Wirtschaftlichkeitsbetrachtungen

für die Umsetzung ihrer BundOnline-Dienstleistungen.

3.7 Erfolgsfaktoren der Projektarbeit

Die Erfahrung des CC VBPO aus über 170 Beratungsprojekten zeigt, dass eine erfolgreiche

Projektdurchführung durch ausgewählte wesentliche Erfolgsfaktoren gefördert

werden kann. Aus Sicht des CC VBPO sollten daher die folgenden Punkte in der

Projektarbeit umgesetzt werden, die thematisch in die Rubriken Projektorganisation

und -management, Finanzen und Akzeptanzmanagement gegliedert werden

können:

Musterarchitekturen

Abbildung 20

WiBe 4.0

29


3

30

Beratungsergebnisse

Erfolgsfaktoren hinsichtlich

Projektorganisation und

-management

Erfolgsfaktoren hinsichtlich

Akzeptanzmanagement

Projektorganisation und -management

Im Bereich der Projektorganisation und -management wird die Beachtung der folgenden

Punkte empfohlen:

Zusammensetzung des Projektteams:

Das CC VBPO arbeitet mit den MitarbeiterInnen der Behörde eng zusammen

und bildet idealer Weise ein gemeinsames Projektteam. Dadurch wird ein optimaler

Wissenstransfer zwischen dem CC VBPO und den BehördenmitarbeiterInnen

im Hinblick auf professionelle Methoden und Vorgehensweisen der

Projektdurchführung zusammen mit dem spezifischen Behörden-Know-How

gewährleistet.

Beteiligung der Behördenleitung:

Ist die Leitung einer Behörde in ein Beratungsprojekt einbezogen, so erhöht dies

die behördeninterne Bedeutung des Beratungsprojektes und die Motivation der

MitarbeiterInnen. Darüber hinaus wird i. d. R. die Entscheidungsfindung vereinfacht

und beschleunigt.

Klare Vergabe von Verantwortlichkeiten:

Die Behörde trägt die Hauptverantwortung im Hinblick auf die Projektergebnisse.

In diesem Zusammenhang müssen auch auf Behördenseite Verantwortlichkeiten

klar definiert sein und die MitarbeiterInnen zeitlich entsprechend

verfügbar sein. Ggf. ist über Freistellungen zu entscheiden. Bei Nichterfüllung

dieser Voraussetzung auf Behördenseite kann es zu großen Verzögerungen in

der Projektarbeit führen, die letztlich negativ auf die Akzeptanz und die Projektergebnisse

auswirken.

Auswahl repräsentativer Kernprozesse zur Analyse:

Die Projekterfahrungen des CC VBPO zeigen, dass es möglich ist, im Rahmen

der Analyse lediglich ausgewählte Kernprozesse der Behörde zu betrachten, um

im Anschluss die Analyseergebnisse auf andere Prozesse des Hauses zu übertragen.

Es ist dabei erforderlich, die ausgewählten Prozesse im Gesamtrahmen der

Behörde zu untersuchen. Prozesse dürfen nie singulär betrachtet werden, d. h.

die Aufbau- und Ablauforganisation ist stets detailliert zu analysieren. Ggf. sind

weitere Organisationseinheiten zu untersuchen, die vom Prozess beeinflusst

werden.

Gesamtperspektive:

Einführungsprojekte von VBS-Systemen sind sehr langwierig, sodass das Gesamtprojekt

in sinnvolle Projektteilschritte aufgetrennt werden muss. Im Rahmen

einer ersten Ausschreibung ist lediglich eine Produktauswahl mit einer

Pilot- bzw, Zwischenlösung realisierbar. Für die weitere Umsetzung des Beratungsprojekts,

das sich über mehrere Jahre erstreckt, ist eine klare Gesamtperspektive

des Vorhabens Voraussetzung, die zum Beginn des Beratungsprojekts

entwickelt und fortlaufend angepasst werden muss.

Akzeptanzmanagement

Überschneidungen zur Projektorganisation und -management ergeben sich hinsichtlich

einiger Punkte des Akzeptanzmanagements, welches bei der Durchführung

des Beratungsprojektes eine wesentliche Rolle spielt. Dies beinhaltet:


Einbeziehung der Kunden und enge Zusammenarbeit:

Es hat sich gezeigt, dass in die Beratungsprojekte stets fachliche und technische

Ansprechpartner der Behörde in ein gemeinsames Projektteam einzubeziehen

sind, um insbesondere die Wechselwirkungen zwischen organisatorischen und

technischen Optimierungsmaßnahmen. Die Beteiligung der Kunden ist wesentlich

für die Qualität des Ergebnisses und die Akzeptanz der späteren Umsetzung.

Einbeziehung des Personalrats:

Einführungsprojekte von VBS-Systemen oder analoge Vorhaben verursachen

starke Veränderungen in der Ablauforganisation der Behörden. Es ist deshalb

stets sinnvoll, den Personalrat in das Beratungsprojekt zu integrieren, um diesem

die Möglichkeit zu geben, die Veränderungsprozesse aktiv mitzugestalten.

Kulturwandel:

Die erfolgreiche Umsetzung der Beratungsprojekte steht und fällt mit der Fähigkeit

des Beratungsprojekts, ein Umdenken sowie einen Kulturwandel einzuleiten.

Internes und externes Akzeptanzmanagement:

Zur Förderung der internen Akzeptanz des Beratungsprojektes in einer Behörde,

z. B. die Einführung eines VBS, sind projektbegleitende Maßnahmen durchzuführen.

Dies beinhaltet beispielsweise die Durchführung regelmäßiger Präsentationen

oder auch Schulungen. Darüber hinaus werden das externe Marketing

und die Öffentlichkeitsarbeit in Form von Beteiligungen an Newslettern, Erstellung

von Praxisbespielen, etc. unterstützt.

Information und Kommunikation:

Eine enge Einbindung sowie offene Information und Kommunikation erhöht

die Identifikation der MitarbeiterInnen mit dem Beratungsprojekt und fördert

deren Beteiligung an der Projektarbeit.

Finanzen

In Bezug auf die Finanzierung der Aufträge des CC VBPO sowie von BundOnline sind

folgende Erfolgsfaktoren festzuhalten:

Kostensenkung durch Standardisierung:

Um die Kosten im Rahmen von E-Government-Projekten gering zu halten, ist die

Nutzung von Standards ein wichtiger Faktor. Dies gilt sowohl für den Bereich

der konzeptionellen Tätigkeit, bei der man auf Bestehendes zurückgreifen kann

(DOMEA ® -Konzept, UfAB III, IT-WiBe 4.0 etc.), als auch insbesondere für den

technologischen Bereich, in dem mit SAGA Standards für die Umsetzung entsprechender

Beratungsprojekte vorliegt. Zudem wurden im Rahmen von Bund-

Online die notwendigen Basiskomponenten entwickelt und bereitgestellt.

Rechtzeitige Verfügbarkeit von Haushaltsmitteln:

Haushaltsmittel, die zum Beispiel im Rahmen von Ausschreibungen benötigt

werden, müssen rechtzeitig zur Verfügung stehen. Oftmals kommt es in diesem

Zusammenhang zu unnötigen Verzögerungen, die sich letztlich negativ auf die

Projektabwicklung und die Akzeptanz aller Beteiligten auswirken.

Erfolgsfaktoren hinsichtlich

Finanzierung

31


3

32

Beratungsergebnisse


Verwaltungs-

modernisierung

durch das CC VBPO

4Die Verwaltungsmodernisierung steht vor drei großen Herausforderungen:

Die Aufgaben der Verwaltung nehmen weiter zu und gleichzeitig bleibt der

Rationalisierungsdruck hoch

Bürger und Unternehmen erwarten mehr transaktionsbasierte E-Government-

Angebote zur Entbürokratisierung der Verwaltung

Die MitarbeiterInnen möchten bei der Verwaltungsmodernisierung aktiv mitgestalten

Diesen Herausforderungen stellt sich das CC VBPO bei der Realisierung von E-Government-Lösungen.

Dazu ist innerhalb der jeweiligen Behörden häufig die Optimierung

von Geschäftsprozessen eine zwingende organisatorische Voraussetzung,

um Effizienzgewinne realisieren zu können. So soll eine IT-Lösung zur Realisierung

von Online-Dienstleistungen, z. B. ein Online-Antragsverfahren mit nachgeschaltetem

behördeninternen VBS, demnach nicht auf den althergebrachten Ist-Prozessen,

sondern auf optimierten Soll-Prozessen basieren.

Aus der Vielzahl der Beratungsprojekte wurde deutlich, dass die frühzeitige Einbeziehung

der Anforderungen der Bürger und Unternehmen und die Kommunikation

der Vorteile des neuen Verfahrens wesentliche kritische Erfolgsfaktoren für eine erfolgreiche

Einführung neuer transaktionsbasierter Dienstleistungen ist.

Auch in den Verwaltungen ist die Entwicklung und Einführung von VBS-Lösungen

nur erfolgreich, wenn die MitarbeiterInnen in die Projekterarbeitung einbezogen

werden und der Nutzen für die Erfüllung der eigenen Aufgaben frühzeitig erkennbar

wird.

4.1 Nutzen für Bürger und Unternehmen in Deutschland

Die Realisierung von Online-Dienstleistungen durch die Bundesbehörden hat sowohl

für den einzelnen Bürger als auch für Unternehmen deutliche Vorteile. Im Rahmen

von Antragsverfahren in der Zuständigkeit des Bundes, bei der Vergabe von

Fördermitteln oder bei Meldepflichten erfahren die Beteiligten die Entbürokratisierungseffekte

durch die schon realisierten Beratungsprojekte des CC VBPO.

Verwaltungsabläufe, wie die Bereitstellung von Bescheiden, Bewilligung von Fördermitteln,

werden schneller und transparenter. Dadurch, dass die Antragsdaten

vom Antragsteller elektronisch zur Verfügung gestellt werden, entfällt die zeitaufwändige

Dateneingabe und Qualitätssicherung Seitens der Verwaltung: Antrags-

und Förderverfahren konnten in einzelnen Beratungsprojekten um vier Wochen

verkürzt werden.

Die drei großen

Herausforderungen der

Verwaltungs-

modernisierung

Schnellere und

leichtere Abwicklung von

Verwaltungsabläufen

Beratungsreferenzen

8, 27, 45, 50, 60, 62

33


4

34

Verwaltungsmodernisierung durch das CC VBPO

Formale Prüfungen entfallen

Beratungsreferenzen

1, 9, 17, 47, 51, 56

Bearbeitungsstände werden

online abrufbar

Beratungsreferenzen

8, 49, 53, 62

Anforderungsgerechte

Signaturlösungen

Beratungsreferenzen

19, 49, 54, 57, 59

Zahlungen erfolgen

online

Beratungsreferenzen

6, 21, 49, 54, 68

Uneingeschränkte

Verfügbarkeit

Beratungsreferenzen

53, 61, 64, 66

Verfahren werden

beschleunigt

Beratungsreferenzen

52, 54, 57, 59, 62

Durch den Einsatz von Online-Antragsverfahren entfallen formale Prüfungen auf

Vollständigkeit und Korrektheit. Die elektronischen Formulare werden dabei so gestaltet,

dass bereits beim Ausfüllen Prüfroutinen und Plausibilitätskontrollen den

Antragsteller/die Antragstellerin auf mögliche Fehler oder Mängel hinweisen und

über fehlende oder nachzureichende Unterlagen sofort informiert wird. Dadurch

wird in Behörden wertvolle Zeit durch die Vermeidung von Warteschleifen (z. B.

durch die Anforderung fehlender Unterlagen) gewonnen und auch in der Behörde

kann der Antrag effizienter bearbeitet werden. Reaktions- und Bearbeitungszeiten

werden somit verkürzt und die Kundenfreundlichkeit erhöht.

Beim Aufbau von Portalen können die Antragsteller darüber hinaus Informationen

zum Verfahrensstand aktiv abfragen, ohne dass die Behörde eingreifen muss oder

telefonisch Bearbeitungsstände mitteilt. Diese höhere Transparenz führt auch zu positiven

monetären Effekten in Unternehmen durch bessere Planbarkeit des Ressourceneinsatzes.

Durch die Verwendung anforderungsgerechter Signaturlösungen kann die Authentizität

der Prozessbeteiligten sichergestellt und der Schutz der Daten vor unberechtigter

Veränderung bzw. der unstatthafte Zugriff auf diese Daten vermieden

werden. Durch den Einsatz der qualifizierten elektronischen Signatur entfallen die

bisherigen notwendigen Prozessschritte: Ausdrucken des Antrags, persönliche Unterschrift

und klassischer Postversand an die Behörde auf Nutzerseite.

Durch die Einbindung des elektronischen Zahlungsverkehrs wird der Bezahlprozess

vereinfacht und verschlankt. Zahlungen können online geleistet werden, die

Zahlungsinformationen werden automatisch den einzelnen elektronisch eingegangenen

Anträgen zugeordnet. Dadurch kann der Bürger oder das Unternehmen einen

Vorgang in einem Anlauf final bearbeiten, ohne auf Zahlbescheide zu warten

oder getrennte Überweisungen zu tätigen. Damit werden auch interne Arbeitsabläufe

auf Kundenseite verschlankt und Schnittstellen abgebaut.

Durch eine Neugestaltung der Gebührenordnungen in Verfahren werden Anreize

für die Antragsteller geschaffen, schnell auf die elektronische Einreichung von Antragsunterlagen

umzusteigen.

Schnellerer Zugang zu Informationen und Ansprechpartnern: Im Internet ist die

Information erhältlich, wer sich wo mit welcher Thematik in der Behörde befasst.

Durch die Bereitstellung der notwendigen Kommunikationsdaten wird somit eine

nie da gewesene Behördentransparenz erreicht. Online-Dienste sind an 365 Tagen

Rund-um-die-Uhr erreichbar, die Verfügbarkeit ist damit zeitlich nicht mehr eingeschränkt.

Die Verkürzung der Prozessdauer, insbesondere bei Antrags- und Genehmigungsverfahren,

beschleunigt die Einführungszyklen von Produkten. Zeiteinsparungen

bei der Markteinführung können abhängig von der Branche, 6- bis 7-stellige monetäre

Effekte für die Unternehmen erzielen.

Insgesamt ergeben sich folgende Entbürokratisierungseffekte:


Entbürokratisierungseffekte Veränderung durch

neues Prozessmodell

Verkürzung der Verfahrensdauer

Wegfall von Behördenkontakten

Transparenz über Verfahrensstand

Abbau von Briefpost

Wegfall von Zahlvorgangsaufwand

Schneller Zugang zu Informationen, hohe Verfügbarkeit

4.2 Nutzen für die Verwaltung

Die Erfahrung aus über 250 bereits abgeschlossenen Aufträgen des CC VBPO mit den

Schwerpunkten GPA/GPO, Einführung von VBS und Entwicklung von Online-Angeboten

zeigt, dass übergreifend über alle Beratungsprojekte erhebliche Impulse zu

Verwaltungsmodernisierung und Bürokratieabbau von den Beratungsprojekten

ausgehen.

Die sich daraus ergebenden Rationalisierungseffekte lassen sich im Wesentlichen

auf die folgenden Verbesserungen zurückführen:

Umfangreiche Plausibilitätsprüfungen in den Online-Antrags- und Förderverfahren

stellen sicher, dass die Eingabe zur Programmabwicklung erforderlicher Daten qualitätsgesichert

erfolgt, so dass Datenerfassungstätigkeiten auf Seiten der Behörden

nicht mehr anfallen. Bei umfänglichen Antragsverfahren dauert derzeit die Erfassung

der eingereichten Daten bis zu zwei Wochen.

Die bisherige, mit erheblichem Papieraufwand und häufiger Übertragung von papiergebundenen

Informationen in eine elektronische Form verbundene Arbeitsweise

wird auf eine rein elektronische Sachbearbeitung umgestellt. Das bedeutet den

Abbau von Schnittstellen zwischen bestehenden Fachverfahren mit jeweils eigenen

SachbearbeiterInnen und ermöglicht die ganzheitliche integrierte Fallbearbeitung,

die die Administration der Vorgänge minimiert. Im Ergebnis wird die medienbruchfreie

Bearbeitung der Anträge bis zur elektronischen Bescheidzustellung möglich.

Die Online-Einbindung weiterer Beteiligter, z. B. andere Behörden, Verbände, sonstige

Träger öffentlicher Belange, an die zusätzlich Informationen zu Anträgen übergeben

werden müssen, verringert die Prozesszeiten weiter. Ingesamt ergibt sich so

eine hohe Zeitersparnis bei allen Prozessbeteiligten, z. B. durch die Verkürzung von

Antragsdurchlaufzeiten.

Die Datenhaltung in Fachverfahren wird qualitativ hochwertiger durch Vermeidung

redundanter Kundendaten, durch konsolidierte Datenbanken, verbessertes

Wissensmanagement und plausibilisierte Antragsdaten.

Legende

etwa gleich bleibend

deutlich

in hohem Maße

in sehr hohem Maße

Abbildung 21:

Nutzen für Bürger und

Wirtschaft

Nutzen aus CC VBPO

Projekten

Vereinfachung der

Datenerfassung

Beratungsreferenzen

14, 17, 29, 51, 56

Bearbeitung erfolgt

ganzheitlich

Beratungsreferenzen

10, 45, 46, 48, 57

Onlinebasierte

Zusammenarbeit

Beratungsreferenzen

22, 28, 30, 33, 41, 43

35


4

36

Verwaltungsmodernisierung durch das CC VBPO

Grundlage für die

elektronische Akte

Prozessuale Effekte

elektronischer

Vorgangsbearbeitung

Abbildung 22

Nutzen für Verwaltung

Das Zusammenwirken der VBS mit den Basiskomponenten ermöglicht die durchgängige

elektronische Vorgangsbearbeitung, in der die elektronische Akte die Papierakte

als maßgebliche Rechtsgrundlage schrittweise ersetzt. Die dadurch mögliche

Reduzierung von Arbeitsschritten bzw. Abbau von Redundanzen wird erhebliche

Effekte auf den Abbau von überwiegend administrativen Tätigkeiten haben, z. B. in

den Bereichen Poststelle, Transporte, Registratur, Kopierstelle, Sekretariat, Schreibdienst,

Papier-, Formularverwaltung und Archiv.

Im neuen Prozessmodell können Tätigkeiten, Funktionen und Transporte wegfallen.

Auf Geschäftsprozessanalysen aufbauende neue Prozessmodelle, die auf die elektronische

Vorgangsbearbeitung abstellen, zeigen, wie Bürokratieabbau möglich wird:

durch Wegfall von Tätigkeiten, vor allem im administrativen Bereich

durch den Abbau beteiligter Funktionen: Kenntnisnahmen, Weiterleitungen

und Mitzeichnungen werden im Rahmen der Geschäftsprozessoptimierungen

überdacht, neu geregelt und in Summe reduziert

durch den Wegfall von Transporten aufgrund elektronischer Weiterleitung und

Versand

durch Rückgang der Bearbeitungszeit: Wegfall von Rüstzeiten durch defragmentierte

Arbeitsabläufe und schnelleren Informationszugriff

insgesamt ergeben sich daraus verkürzte Durchlaufzeiten, vor allem durch den

Abbau von Transport- und Liegezeiten. Dadurch wird die Antwortzeit verringert

und die Erledigungsquoten in den Behörden erhöht

gleichzeitig wird das Qualifikationsniveau des prozessbeteiligten Behördenpersonals

durch innovative Technik und begleitende Schulungen weiter angehoben

Entbürokratisierungseffekte Veränderung durch

neues Prozessmodell

Legende Wegfall von Tätigkeiten

etwa gleich bleibend

Wegfall von Funktionen

deutlich

in hohem Maße

Wegfall von Transporten

in sehr hohem Maße

Verkürzung der Bearbeitungszeit

Verkürzung der Liegezeit

Verkürzung der Transportzeit

Erhöhung der MA-Qualifikation

Schneller Informationszugriff


Einsparpotenziale bei Sachkosten entstehen darüber hinaus durch:

Anwendung von validierten, übertragbaren Musterprozessen und Systemkomponenten

Ablösung von propriäteren Systemen durch wettbewerbsfähige, offene Lösungen

Abbau von parallel genutzten Systemen und Vermeidung von Schnittstellen:

Nutzung eines integrierten Systems

Einsatz von Standardsoftware mit reduzierten Entwicklungs- und Einführungskosten

sowie -risiken

Reduktion des Druckvolumens

Reduktion von Archivraum

Verringerung von Transport- und Versandaufwänden

Zur Abschätzung der Einsparungspotenziale wurden in Bundesbehörden Antrags-

und Förderverfahren mit besonders hohen Antragszahlen detailliert betrachtet. Bei

23 untersuchten Dienstleistungen betrug das Volumen der jährlich eingehenden

Anträge rund 3,7 Millionen.

Einzelne Antragsverfahren können sechsstellige Seitenzahlen erreichen, die in einer

entsprechenden Anzahl an Aktenordnern eingereicht werden. Insgesamt führen

die untersuchten 23 Dienstleistungen zu einer Gesamtsumme von rund 33 Millionen

Seiten pro Jahr.

Einspareffekte bei

elektronischer

Vorgangsbearbeitung

Einsparungspotenziale in

Bundesbehörden

Abbildung 23

Ein Antrag auf Zulassung

von Pflanzenschutzmitteln

vor der Einführung einer

E-Governmentlösung

37


4

38

Verwaltungsmodernisierung durch das CC VBPO

Erfassung von

Effizienzgewinnen

Elektronische Akte als

führende Akte

Konkrete Einsparungssummen ergeben sich behördenspezifisch. Eine Abschätzung

des Aufwands und des Nutzens von E-Government-Anwendungen und damit die

Ausweisung von Effizienzgewinnen nehmen die Behörden im Rahmen einer Wirtschaftlichkeitsbetrachtung

(WiBe) vor, die in allen Beratungsprojekten durchgeführt

wird.

Die durchgeführten Wirtschaftlichkeitsbetrachtungen berücksichtigen sowohl betriebswirtschaftliche

Kosten- und Nutzenaspekten einer E-Government-Anwendung

als auch verwaltungsexterne Nutzeneffekte auf Seiten der Bürgerinnen und Bürger

sowie der Wirtschaft.

Ein wesentlicher Aspekt der effizienten und effektiven Verwaltung wird somit der

Übergang von der Papierakte zur elektronischen Akte als Arbeits- und Rechtsgrundlage

sein: Die heute noch oft erforderliche Duplizität der Aktenführung kann wegfallen.

Perspektivisch erhöht sich somit die Transparenz, was wiederum Bürokratisierungstendenzen

entgegen wirkt.


Das CC VBPO

im Jahr 2006

5Das CC VBPO steht wie bisher im Jahr 2006 als kompetenter und erfahrener Projektpartner

zur Verfügung. Die neue organisatorische Einbindung und das erweiterte

Beratungsangebot in 2006 werden im Folgenden erläutert.

5.1 Das Drei-Partner-Modell

Das CC VBPO wird der im BVA zum 01.01.2006 neu geschaffenen Bundesstelle für Informationstechnik

(BIT) zugeordnet. Die BIT wird als Abteilung im BVA in mehreren

Stufen aufgebaut. Die Grundlage dazu bilden die IT-Betriebsreferate, die Projekt-

und Softwareentwicklungsreferate sowie die E-Government-Einheiten des BVA.

Das Beratungsangebot des CC VBPO wird künftig den Bundesbehörden im Drei-

Partner-Modell zur Verfügung gestellt.

Ziel der Beratung wird es dabei wie bisher sein, bei der Durchführung von Prozessanalysen

und -optimierungen zu unterstützen sowie produktneutral bei der Einführung

von VBS zu beraten.

Die Kunden können im Drei-Partner-Modell sowohl Unterstützung der internen Beraterinnen

und Berater des BVA als auch Dienstleistungen der externen Beraterfirmen

MICUS sowie BearingPoint mit Unterauftragnehmer INFORA in kombinierter

Form abrufen. Die Projektkoordinierung und -steuerung obliegt weiterhin dem

BVA.

CC VBPO im BIT

Drei-Partner-Modell

Abbildung 24

Drei-Partner-Modell des

CCVBPO

39


5

40

Das CC VBPO im Jahr 2006

Leistungsabruf aus dem

Rahmenvertrag

Vorteile aus der

Projekterfahrung nutzen

Zielgruppen sind

Bundesbehörden und

Zuwendungsempfänger

Ausdehnung des

Leistungsumfangs

Um die Beratungsleistungen zu erhalten, ist keine Ausschreibung erforderlich, da

der bestehende Rahmenvertrag genutzt werden kann.

Das CC VBPO steht somit auch in 2006 weiter zur Verfügung – mit der überragenden

Erfahrung aus 170 Beratungsprojekten in der Bundesverwaltung zu den Themen Geschäftsprozessanalyse

und Vorgangsbearbeitung.

5.2 Zielgruppen

2006 können nicht nur wie bisher alle Bundesministerien und Bundesbehörden des

nachgeordneten Bereichs mit BundOnline Dienstleistungen vom CC VBPO beraten

werden, sondern auch alle institutionell geförderten Zuwendungsempfänger des

Bundes wie Stiftungen, Vereine und Verbände.

Bisher war das CC VBPO bereits in ca. 60 Behörden aller Ressorts tätig.

5.3 Beratungsangebot

Das bewährte und bekannte Beratungsangebot des CC VBPO wie es in den Kapiteln 2

und 3 dargestellt ist, bleibt auch 2006 erhalten.

Die bisherige Beschränkung auf BundOnline-Dienstleistungen entfällt jedoch mit

Ende des Jahres 2005. Das CC VBPO ist damit einsetzbar für alle Beratungsprojekte

zur Umsetzung von E-Government Themen. Das CC VBPO unterstützt die Bundesbehörden

und Zuwendungsempfänger mit der Durchführung von Prozessoptimierungen

und berät produktneutral bei der Einführung von Vorgangsbearbeitungssystemen.

Im Einzelnen umfasst das Angebot:

Geschäftsprozessanalyse und -optimierung:

Beratung zur organisatorischen Ausrichtung der Behörde auf E-Government-

Prozesse

Aufnahme relevanter Geschäftsprozesse

Optimierung im Hinblick auf medienbruchfreie Bearbeitung

Unterstützung bei der organisatorischen Einbindung von BundOnline-Basiskomponenten

Einführung von Vorgangsbearbeitungssystemen:

Durchführung von Machbarkeitsstudien

Erstellung von Konzepten zur Einführung von Vorgangsbearbeitungssystemen

Unterstützung bei der Produktauswahl und Vergabe

Anforderungskatalog

Ausschreibungsunterlagen

Vergabeverfahren

Erstellung von Wirtschaftlichkeitsbetrachtungen (WiBe 4.0)

Coaching bei der Produkteinführung

Austausch von Erfahrungen und Informationen


Die Beratungen des CC VBPO sind V-Modell-XT konform und berücksichtigen die jeweils

aktuellen DOMEA ® -Konzepte zu den spezifischen Themenbereichen.

Damit hat sich sowohl die Zielgruppe als auch das Beratungsspektrum erweitert. Für

die Behörden und Zuwendungsempfänger hat dies den Vorteil, dass ein Ansprechpartner

für alle organisatorischen Belange zur Verfügung steht und somit ein ganzheitlicher

Beratungsansatz realisiert werden kann.

5.4 Beauftragung und Finanzierung

Die bisherigen Abläufe zur Beauftragung des CC VBPO werden deutlich vereinfacht.

Künftig besteht die Möglichkeit, über Abrufbestellungen zu den Rahmenverträgen

vergaberechtskonform ohne aufwändige Ausschreibungsprozesse Beratungsleistungen

des CC VBPO für die anfragenden Behörden bedarfsgerecht, einfach und

kurzfristig über das BVA in Anspruch zu nehmen.

Der Abruf erfolgt in drei Schritten:

1. Schritt „Beratungsanfrage“: Die Beratungsanfrage kann künftig formlos telefonisch,

per Fax, E-Mail oder auch gerne persönlich erfolgen. Ansprechpartner ist die

Leitung des CC VBPO im Bundesverwaltungsamt:

Bundesverwaltungsamt

Herr Stefan Salz

Barbarastr. 1

50735 Köln

E-Mail: ccvbpo@bva.bund.de

Telefon: 01888358-3900

Telefax: 0188810358-8411

2. Schritt „Vorbesprechung“: In Abstimmung mit dem Kunden wird in einer Vorbesprechung

der Leistungsumfang definiert und eine Dienstleistungsvereinbarung

entworfen. In dieser werden die Leistungen des CC VBPO sowie der jeweiligen Behörde

aufgeführt.

3. Schritt „Dienstleistungsvereinbarung (DLV)“: Die DLV stellt die vertragliche Grundlage

im Drei-Partner-Modell dar und bildet somit auch für alle Beteiligten die verbindliche

Arbeitsgrundlage.

Weitere Informationen zum CC VBPO und den Entwurf der Dienstleistungsvereinbarung

finden Sie unter

www.wmsbundonline.de und www.bundesverwaltungsamt.de.

Es besteht auch die Möglichkeit, zunächst eine Machbarkeitsstudie zu erstellen, um

sich bei komplexen Vorhaben zunächst gemeinsam einen detaillierten Überblick

über die genauen Projektziele und -ergebnisse zu verschaffen. Aufbauend auf diesen

Ergebnissen wird dann das Projekt spezifiziert.

Ganzheitlicher

Beratungsansatz

Abrufbestellung in drei

Schritten

41


5

42

Das CC VBPO im Jahr 2006

Finanzierung erfolgt auf

Selbstzahlerbasis

Bisher wurden die Leistungen des CC VBPO überwiegend aus zentralen Mitteln finanziert.

Ab 2006 können die Leistungen externer MitarbeiterInnen des CC VBPO

ausschließlich auf Selbstzahlerbasis abgerufen weren.

Begleitende Leistungen von internen MitarbeiterInnen des BVA werden in Anwendung

von § 61 BHO nicht in Rechnung gestellt.

Die Finanzierung von Beratungsprojekten auf Selbstzahlerbasis baut auf bisherigen

Erfahrungen des CC VBPO auf: Von den bisherigen Beratungsprojekten wurden bereits

17 direkt durch die jeweilige Behörde finanziert.


Beratungsergebnisse

im Detail

6Gegenstand des Anhangs ist zum Einen eine ausführliche Darstellung der Beratungsreferenzen

des CC VBPO, zum Anderen eine Übersicht über die Vielzahl an Dokumentationen,

die das CC VBPO in den letzten drei Jahren erstellt hat.

Das CC VBPO hat 172 Beratungsprojekte in 60 Behörden aus allen Ressorts und Geschäftsbereichen

durchgeführt. Im Folgenden finden Sie eine Zusammenstellung

der Beratungsreferenzen des CC VBPO. Hierbei werden die Schwerpunkte und Inhalte

thematisch zusammenhängender Beratungsprojekte in einer Beratungsreferenz

dargestellt.

Nr Behörde Beratungsreferenz Seite

1 BA Optimierung des Verfahrens KURSnet – Das Netzwerk

für Aus- und Weiterbildungsdaten

2 BaFin Einführung eines Beschwerdemanagements 47

3 BaFin Organisationskonzept und Umsetzungsplanung für die

Auslagerung eines Call Centers

4 BAG Grobkonzeption Elektronischer Rechtsverkehr im Bundesarbeitsgereicht

5 BAkÖV Seminar „Methoden und Techniken der Geschäftsprozessoptimierung

zur Einführung IT-gestützter Vorgangsbearbeitung“

6 BAM Ist-Analyse und Prozessmodellierung Webshop 49

7 BAM Einführung eines Systems Contentmanagement, Dokumentenmanagement

und Vorgangsbearbeitung

8 BAM Sollprozessmodellierung für PAZonline – Antragsverfahren

für Gutachten, Analysenund Zulassungen

9 BAMF Machbarkeitsstudie Formular-Management-System 51

10 BAMF Konzeption für die Durchführung Integrationskurse 52

11 BAuA Prozesskonzept zum Aufbau eines Call Centers 52

12 BAuA Konzeption und Ausschreibung der Unterstützung des

Zulassungsantrags für Biozid-Produkte durch ein VBS/

DMS

13 BAZ Einführung der elektronischen Akte für die Bearbeitung

von Anträgen

14 BBA Einführung eines Dokumentenmanagement- und Vorgangsbearbeitungssystems

sowie des Online-Antragsverfahrens

für die Prüfung von Pflanzenschutzgeräten

47

48

48

49

50

51

53

53

54

Tabelle 4

Beratungsreferenzen

CC VBPO

43


6

44

Beratungsergebnisse im Detail

Nr Behörde Beratungsreferenz Seite

15 BBA Analyse und Neukonzeption zum Informationsaustausch

mit den Ländern

16 BBA Online-Datenbank zu Alternativen zum chemischen

Pflanzenschutz im konventionellen und integrierten

Landbau (ALPS)

17 BfArM Formularspezifische Konzeption für die elektronische

Einreichung der Meldungen zum Substitutionsregister

18 BFH/

BVerwG

Konzeption des Elektronischen Gerichts- und Verwaltungspostfachs

(EGVP)

19 BfN Grobkonzeption und Pflichtenheft zu CITES-Online 57

20 BGR Einführung eines elektronischen Vorgangs- und Informationsmanagement-Systems

21 BGR Beratung zur Erstellung eines E-Shops 59

22 BK Vorbereiten politisch-regulativer Entscheidungen

– Elektronische Zuleitung

23 BKartA Konzeption der Vorgangsorganisation und -bearbeitung

von Internetpublikationen

24 BKartA Konzeption der Annahme elektronisch signierter Dokumente

25 BMBF Einführung einer IT-gestützten Vorgangsbearbeitung

auf Basis von „profi“

26 BMF Geschäftsprozessmanagement für Bürodienste und

Fachprozesse

27 BMFSFJ Förderung, Politische Entscheidungen, Fachaufsicht

– Unterstützung bei der Konzeption und Ausschreibung

eines Vorgangsbearbeitungssystems

28 BMGS E-Gesetz: Aktenführung vom Referentenentwurf bis

zum Gesetz in einer elektronischen Akte

29 BMGS Konzeption Elektronische Fördermittelverwaltung 63

30 BMI Konzeption für den Relaunch des Intranet des Bundes 64

31 BMI Gobkonzeption Bürgerservice direkt 65

32 BMJ Betreuung von Migration und Ausweitung eines Registratursystems

33 BMJ Lösungskonzeption und Ausschreibung Elektronische

Arbeitshilfen und Verkündung

34 BMU Bewertung von IT-Systemen zur Unterstützung der Ressortforschung

35 BMU Konzeption der IT-Unterstützung zur Forschungskoordinierung

36 BMU Machbarkeitsstudie zum Einsatz von Collaboration-Software

37 BMVBW Potenzialstudie zum Einsatz eines Formular-Management-Systems

38 BMVg Qualitätssicherung des Fachkonzepts DMS/VBS 69

39 BMVg Konzeption „Information und Kommunikation“ Wehrersatzwesen

55

55

56

57

58

59

60

60

61

61

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65

66

67

67

68

68

69


Nr Behörde Beratungsreferenz Seite

40 BMVg Vorstudie zum Einsatz eines Formular-Management-

Systems

41 BMWA Unterstützung bei der Auswahl und Implementierung

eines Produkts zur Realisierung des Antragsverfahrens

EQUAL II

42 BMWA Unterstützung bei der Auswahl einer Software für das

Umsetzungscontrolling von EU-Richtlinien

43 BMWA Umsetzung der IT-Unterstützung eines Ressortspezifisches

Haushaltsaufstellungsverfahren (HAV)

44 BNetzA Konzeption für die Nummernverwaltung Mehrwertdienste

45 BPA Funktionale Erweiterung des Medieninformationsdienstes

deFACTO/Konzept zur IT-gestützten Vorgangsbearbeitung

46 BpB Konzeption und Pilotierung Elektronisches Zuwendungs-

und Förderverfahren

47 BSA Konzeption Elektronische Sortenakte 74

48 BSG Konzeption Elektronischer Rechtsverkehr 75

49 BSH Konzeption Antragsverfahren Schifffahrt 76

50 BStU Unterstützung bei der Umsetzung des Online-Antragsverfahren

„Auskunft für den Bereich Wissenschaft und

Medien“ bei der BStU

51 BVersA Konzept und Coaching bei der Ausschreibung und Einführung

der Online-Antragstellung und elektronischen

Vorgangsbearbeitung für die Beantragung von Mutterschaftsgeld

52 BVL Konzeption ADV-Katalogverwaltung 78

53 BVL Konzeption EU-Schnellwarnsystem 79

54 BVL Elektronischer Zulassungsantrag Pflanzenschutzmittel

– ePSM

55 BZR Einführung einer IT-gestützten Vorgangsbearbeitung

auf Basis von „profi“

56 DPMA Sicherer elektronischer Rechtsverkehr – Markenbeschwerde

im Instanzenzug

57 EBA Ermittlung von Einsparpotenzialen durch die Einführung

eines VBS

58 GBA Elektronische Rechtsverkehr in Revisionsstrafsachen 82

59 LBA Umsetzung von Antragsverfahren im LBA 83

60 PEI Einführung eines Vorgangsbearbeitungssystems für die

Bearbeitung der europäischen Arzneimittelverfahren

70

71

71

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72

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81

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6

46

Beratungsergebnisse im Detail

Nr Behörde Beratungsreferenz Seite

61 PTB Konzeption für das Einrichten eines Mittelstandsforums 85

62 PTB Konzeption Metrologische Dienstleistungen online 85

63 PTB Pflichtenheft für die EfA-Dienstleistung ArchiSafe 86

64 StBA Onlineerhebung von Bundesstatistiken – Unterstützung

beim Masterplan Statistik

65 StBA Aufbau des Prozessmanagements 87

66 StBA Konzeption Reform der Unternehmensstatistik – Unterstützung

beim Masterplan Statistik

67 WSV ASS online (Abrechnung der Schifffahrtsabgaben und

Statistik)

68 ZSUK/ SEA Prozessanalyse der Antragsverfahren der Zentralstelle

Schiffsuntersuchungskommission/Schiffseichamt

69 Alle Organisatorische Formular-Management-Beratung 89

87

88

88

89


Beratungsreferenz

Nr. 1

Optimierung des Verfahrens KURSnet – Das Netzwerk für Aus- und Weiterbildungsdaten

Ressort/ Behörde Bundesministerium für Wirtschaft und Arbeit (BMWA)/ Bundesagentur für Arbeit (BA)

Ansprechpartner

Behörde

Herr Martin Golombek

Telefon: +49 (0)911 179-5249

E-Mail: Martin.Golombek@arbeitsagentur.de

Laufzeit Juli 2004 bis September 2004

Inhalte

GPA/ GPO: VBS: FMS:

Die Bundesagentur für Arbeit betreibt mit KURS eine Informationsplattform zur Aus- und

Weiterbildung, die bundesweit das größte Informationsangebot auf dem Bildungsmarkt

darstellt. Diese Plattform wurde bisher von einem externen Dienstleister redaktionell betreut,

dessen Vertrag ausgelaufen ist. Die bisherigen Aufgaben sollen künftig über eine Online-

Plattform abgewickelt werden. Diese bietet den Bildungsträgern die Möglichkeit, ihr Angebot

eigenständig einzupflegen. Unterstützt und qualitätsgesichert werden soll dieses Angebot

durch einen Redaktionsdienstleister, den es über ein europäisches Ausschreibungsverfahren

zu ermitteln gilt.

Besonderheiten Durch die Umstellung der Verfahrensweise (künftig können die Bildungsanbieter ihre

Angebote auch eigenständig eingeben) haben sich die Bearbeitungsprozesse stark verändert.

Zudem galt es, ein Prüfverfahren zu entwickeln, das der Bundesagentur die Möglichkeit gibt,

stärker auf die Qualität der externen Eingaben Einfluss zu nehmen.

Ergebnisse Neben der Neumodellierung der Datenhaltung sowie der Bearbeitungsprozesse wurden

sämtliche Ausschreibungsunterlagen, ein Kriterienkatalog mit Bewertungsmatrix und eine

Dokumentation der neuen Vorgehensweise erstellt. Zudem wurde für das Vorhaben eine

Wirtschaftlichkeitsbetrachtung erstellt.

Nutzen Die Bundesagentur konnte einen Dienstleister auswählen, der dazu beiträgt, die

Bildungsangebote in KURS aktuell zu halten und die Anforderungen der Bundesagentur

hinsichtlich der Qualitätssicherung der Inhalte zu gewährleisten.

Beratungsreferenz

Nr. 2

Einführung eines Beschwerdemanagementsystems

Ressort/ Behörde Bundesministerium der Finanzen (BMF)/ Bundesanstalt für Finanzdienstleistungsaufsicht

(BaFin), Bonn

Ansprechpartner

Behörde

Herr Detlef Kaulbach

Telefon: +49 (0)228 4108-7306

E-Mail: Detelef.Kaulbach@bafin.de

Laufzeit April 2004 bis September 2004

Inhalte

GPA/ GPO: VBS: FMS:

Die BaFin befasst sich im Rahmen ihrer Aufgaben unter anderem mit

Verbraucherbeschwerden über Kredit-, Finanzdienstleistungsinstitute und

Versicherungsunternehmen. Die Bearbeitung dieser Beschwerden wird aus historischen und

gesetzlichen Gründen von den einzelnen Bereichen der BaFin unterschiedlich gehandhabt.

Besonderheiten Zur Unterstützung des Beschwerdemanagements ist die Einführung eines

Beschwerdemanagementsystems auf Basis von DOMEA (Open Text) vorgesehen.

Ergebnisse Im Zuge eines Coachings und einer Evaluierung der Sollprozesse wurde im Ergebnis ein

Pflichtenheft für die Einführung eines Beschwerdemanagementsystems erstellt und die

Umsetzung begleitet.

Nutzen Das Beschwerdemanagementsystem integriert zum einen die internen Prozesse der BaFin.

Zum anderen ermöglicht es, Verbraucherbeschwerden schneller und kostengünstiger zu

bearbeiten.

47


6

48

Beratungsergebnisse im Detail

Beratungsreferenz

Nr. 3

Organisationskonzept und Umsetzungsplanung für die Auslagerung eines Call Centers

Ressort/ Behörde Bundesministerium der Finanzen (BMF)/ Bundesanstalt für Finanzdienstleistungsaufsicht

(BaFin), Bonn

Ansprechpartner

Behörde

Herr Detlef Kaulbach

Telefon: +49 (0)228 4108-7306

E-Mail: Detelef.Kaulbach@bafin.de

Laufzeit März 2004 bis Juli 2004

Inhalte

GPA/ GPO: VBS: FMS:

Die BaFin betreibt derzeit eine Hotline, um Bürgeranfragen zu beantworten und Auskunft über

das grundsätzliche Vorgehen bei einer Beschwerde zu geben. Die heute praktizierte

Vorgehensweise soll optimiert werden.

Besonderheiten Um einen größtmöglichen Grad an Flexibilität und eine hohe Qualität gewährleisten zu

können, zieht die BaFin ein Outsourcing der Leistung in Betracht.

Ergebnisse Die Anforderungen an ein Call Center wurden formuliert, die Sollprozesse definiert und die

Schnittstellen zum Beschwerdemanagementsystem dargelegt. Im Ergebnis wurden ein

Organisationskonzept sowie eine Umsetzungsplanung entwickelt.

Nutzen Das Call Center ermöglicht eine erste, schnelle Bearbeitung von Anfragen externer Kunden.

Ein ausgelagertes Call Center kann dabei sehr flexible „Öffnungszeiten“ bieten.

Beratungsreferenz

Nr. 4

Grobkonzeption Elektronischer Rechtsverkehr im Bundesarbeitsgericht

Ressort/ Behörde Bundesministerium für Wirtschaft und Arbeit (BMWA)/ Bundesarbeitsgericht (BAG), Erfurt

Ansprechpartner

Behörde

Herr Martin Bierhoff

Telefon: +49 (0)361 2636-1502

E-Mail: martin.bierhoff@bundesarbeitsgericht.de

Laufzeit November 2004 bis März 2005

Inhalte

GPA/ GPO: VBS: FMS:

Mit der Eröffnung des "Elektronischen Rechtsverkehrs" sollen künftig beim

Bundesarbeitsgericht prozessbezogene Informationen zwischen den Prozessbeteiligten

einerseits und dem Gericht andererseits auch in elektronischer Form ausgetauscht werden

können. Als technische Grundlage hierfür ist der Einsatz des Elektronischen Gerichts- und

Verwaltungspostfachs vorgesehen. Nach der Einführung des Elektronischen Rechtsverkehrs

soll die Führung elektronischer Verfahrensakten im Bundesarbeitsgericht ermöglicht werden.

Besonderheiten Erstellung eines Grobkonzepts zur Eröffnung des Elektronischen Rechtsverkehrs und der

elektronischen Verfahrensakte

Berücksichtigung der Bestimmungen des Formvorschriftenanpassungsgesetzes, des

Zustellungsreformgesetzes und des Justizkommunikationsgesetzes

Berücksichtigung der Funktionalitäten des Elektronischen Gerichts- und

Verwaltungspostfachs

Ergebnisse Die Ist-Prozesse des Bundesarbeitsgerichts wurden analysiert und optimiert. Unter der

Prämisse der Einführung eines Vorgangsbearbeitungssystems und der Ablösung der

vorherigen Fachanwendung wurden dann die Sollprozesse modelliert. Parallel wurden die

Anforderungen an die Einführung des Elektronischen Gerichts- und Verwaltungspostfachs

definiert.

Nutzen Mit der Einführung des Elektronischen Gerichts- und Verwaltungspostfachs ist es künftig für

die Prozessbevollmächtigten möglich, auch elektronisch mit dem Bundesarbeitsgericht zu

kommunizieren. Zudem werden zukünftig Medienbrüche vermindert.


Beratungsreferenz

Nr. 5

Seminar „Methoden und Techniken der Geschäftsprozessoptimierung zur Einführung ITgestützter

Vorgangsbearbeitung“

Ressort/ Behörde Bundesakademie für öffentliche Verwaltung (BAKöV)/ Bundesministerium des Innern (BMI),

Brühl und Berlin

Ansprechpartner

Behörde

Frau Dr. Käthe Friedrich

Telefon: +49 (0)1888 629-5502

E-Mail: kaethe.friedrich@bakoev.bund.de

Laufzeit Januar 2004 bis Dezember 2005

Inhalte

GPA/ GPO: VBS: FMS:

Durchführung von Seminaren zur Geschäftsprozessoptimierung, die in Verbindung mit

Projekten der Einführung von Vorgangsbearbeitungssystemen stehen.

Besonderheiten Das Seminar beinhaltet praktische Übungen, denen reale Projektbeispiele des

Kompetenzzentrum Vorgangsbearbeitung, Prozesse und Organisation zu Grunde lagen.

Ergebnisse Transfer spezifischer Kenntnisse zur Einführung von Vorgangsbearbeitungssystemen

Praktische Durchführung von Fallbeispielen zur Geschäftsprozessoptimierung und zur

Konzeption von Vorgangsbearbeitungssystemen

Nutzen Ausbildung und Unterstützung der aktiv an der Umsetzung von Projekten der

elektronischen Vorgangsbearbeitung beteiligten Projektmitarbeiter und -leiter im

Rahmen von BundOnline

Reduzierung von Projektfehlern durch gezielte Übungen zu den typischen

Problembereichen entsprechender Projekte

Gewährung eines Erfahrungsaustauschs zwischen Teilnehmern und Möglichkeit der

gegenseitigen Unterstützung nach Seminarende

Beratungsreferenz

Nr. 6

Ist-Analyse und Prozessmodellierung Webshop

Ressort/ Behörde Bundesministerium für Wirtschaft und Arbeit (BMWA) / Bundesanstalt für Materialforschung

und -prüfung (BAM), Berlin

Ansprechpartner

Behörde

Frau Christine von Vangerow

Telefon: +49 (30) 8104-2140

E-Mail: christine.von_vangerow@bam.de

Laufzeit Dezember 2002 bis April 2003

Inhalte

GPA/ GPO: VBS: FMS:

Die Bundesanstalt für Materialforschung und -prüfung vertreibt Referenzmaterialien an ca.

600 nationale und internationale Kunden aus Forschung und Industrie (G2B-

Kommunikationsbeziehung). Die Referenzmaterialien dienen der Kalibrierung von Geräten,

zur Beurteilung von Messmethoden oder zur Bestimmung von Materialkennwerten. Jährlich

werden rund 1.000 Bestellungen bearbeitet, wobei sich die Bestellwerte zwischen 100 und

5.000 Euro bewegen. Mit dem Vertrieb von Referenzmaterialien wird ein jährlicher Umsatz von

über einer halben Million Euro realisiert.

Um den Vertrieb von Referenzmaterialien professionell, zukunftsorientiert und effizient zu

gestalten, können die Bestellungen künftig in einem Webshop erfolgen. Die dem Vertrieb von

Referenzmaterialien zugrunde liegenden Prozesse wurden analysiert und unter

Berücksichtigung der Funktionalitäten des Webshops neu modelliert.

Besonderheiten Schaffung einer integrierten Lösung durch die Verknüpfung von Webshop, der

Basiskomponente Zahlungsverkehrsplattform und des bereits bei der BAM im Einsatz

befindlichen ERP-Systems

Ergebnisse Optimierung der Prozesse in den beteiligten Organisationseinheiten durch

Vereinheitlichung der Verfahren

Dokumentation in Form eines Abschlussberichts

Dokumentation der Projekts als Best-Practice

49


6

50

Beratungsergebnisse im Detail

Nutzen Erhöhung der Kundenzufriedenheit durch ein vereinfachtes Bestellverfahren

Schnellere Aktualisierung von Produktneuerungen

Vermeidung von redundanten Daten und manuellen Doppeleingaben in verschiedene

Systeme

Transparenz bei den Versandkosten

Erfassung und Pflege der Webshop-Vertriebsdaten in einer Datenbank

Erzielung von Einsparpotenzial in Höhe von 87.000 Euro jährlich (Einführung des

Webshops bei optimierter Prozessorganisation). Amortisierung der Grundinvestition

bereits im zweiten Jahr

Beratungsreferenz

Nr. 7

Einführung eines Systems Contentmanagement, Dokumentenmanagement und

Vorgangsbearbeitung

Ressort/ Behörde Bundesministerium für Wirtschaft und Arbeit (BMWA) / Bundesanstalt für Materialforschung

und -prüfung (BAM), Berlin

Ansprechpartner

Behörde

Herr Joachim Zimpfer

Telefon: +49 (30) 8104-1920

E-Mail: joachim.zimpfer@bam.de

Laufzeit April 2003 bis Dezember 2004

Inhalte

GPA/ GPO: VBS: FMS:

Die BAM plant die Auswahl und Einführung eines Systems für Contentmanagement,

Dokumentenmanagement und Vorgangsbearbeitung. Dieses System soll technische Basis sein

für

den Aufbau eines Contentmanagements für die Internet-Redaktion und das Intranet

die Ergänzung der Verwaltungsanwendung (ERP-System) um die Möglichkeit des

Dokumentenmanagements

die Ablösung (Migration) einer IT-gestützten Fachanwendung in einer Fachabteilung

(Dokumentenmanagement, Vorgangsbearbeitung)

den Aufbau einer neuen, internetfähigen Anwendung (Contentmanagement,

Dokumentenmanagement) in einer Fachabteilung.

Aufgabe war zum Einen die Auswahl einer technischen Basis, d. h. eines geeigneten Produkts.

Zum anderen war ein Realisierungspartner für die Umsetzung auszuwählen.

Besonderheiten Infrastrukturprojekt

Im Hinblick auf die geplanten Einsatzbereiche komplexe und vielschichtige

Anforderungen an das auszuwählende und einzuführende System

Ergebnisse Markt-/Produktanalyse (von der Bundesanstalt für Materialforschung und

-prüfung vorausgewählte Systeme)

Anwendungsfälle

Teilprojektbezogene Wirtschaftlichkeitsbetrachtungen

Kriterienkatalog und Bewertungsmatrixen

Produktentscheidung

Vorgehensmodell / Projektskizze zur Einführung des ausgewählten Produkts

Dokumentation in Form eines Abschlussberichts

Nutzen Auswahl und Einführung eines Systems, das den speziellen Anforderungen der

Bundesanstalt für Materialforschung und -prüfung unter Einbeziehung der laufenden

themenspezifischen Entwicklung in der öffentlichen Verwaltung entspricht


Beratungsreferenz

Nr. 8

Sollprozessmodellierung für PAZonline – Antragsverfahren für Gutachten, Analysen und

Zulassungen

Ressort/ Behörde Bundesministerium für Wirtschaft und Arbeiten (BMWA)/ Bundesanstalt für

Materialforschung und -prüfung (BAM), Berlin

Ansprechpartner

Behörde

Frau Christine von Vangerow

Telefon: +49 (0)30 8104-2140

E-Mail: christine.von_vangerow@bam.de

Laufzeit März 2005 bis Oktober 2005

Inhalte

GPA/ GPO: VBS: FMS:

Mit der Dienstleistung „PAZonline – Antragsverfahren für Gutachten, Analysen und

Zulassungen“ soll den Kunden der BAM die Möglichkeit eröffnet werden, nach Produkten und

Dienstleistungen der BAM gezielt oder über vorgegebene Kategorien suchen zu können und

die Anfrage bzw. den Antrag online zu stellen.

Besonderheiten Der gesamte Bearbeitungsprozess vom Antragseingang bis zum Kostenbescheid soll

systemgestützt abgewickelt und ein gesicherter Zugang zum Austausch von elektronischen

Dokumenten zur Verfügung gestellt werden.

Basis ist dabei das BAM-interne ERP-System PARFIS.

Für das Portal wird die Technologie der PTB genutzt, mit der das Ex-Info-Portal erstellt

wurde.

Ergebnisse Im Ergebnis ist der Sollprozess für einen Fachbereich exemplarisch abgebildet und umgesetzt.

Dieser kann dann auf die anderen Fachbereiche der BAM übertragen werden, wobei Spezifika

der einzelnen Fachbereiche bereits in der Konzeptionsphase berücksichtigt wurden.

Nutzen Mit PAZonline erweitert die BAM ihr Online-Angebot für externe Kunden und verbessert

gleichzeitig die internen Arbeitsabläufe. Antragsteller können nunmehr einfacher und damit

kundenfreundlicher die Dienstleistungen der BAM in Anspruch nehmen.

Beratungsreferenz

Nr. 9

Machbarkeitsstudie Formular-Management-System

Ressort/ Behörde Bundesministerium des Innern (BMI)/ Bundesamt für Migration und Flüchtlinge (BAMF)

Ansprechpartner

Behörde

Herr Thomas Gütlhuber

Telefon: +49 (0)911 943-2122

E-Mail: Thomas.Guetlhuber@bamf.bund.de

Laufzeit September 2005 bis Oktober 2005

Inhalte

GPA/ GPO: VBS: FMS:

Machbarkeitsstudie zum Einsatz der BundOnline Basiskomponente Formularserver –

Formular-Management-System in Verbindung mit Betrachtungen zur

Integrationsgeschäftsdatei und zur Neugestaltung des Intranetauftritts.

Besonderheiten Einbeziehung von über 100 Papierformularen

Betrachtung behördeninterner Prozesse und deren Abbildung mit elektronischen

Formularen

Ergebnisse Entscheidungsvorlage für die Behördenleitung unter Einbeziehung fachlicher,

organisatorischer, technischer und wirtschaftlicher Aspekte

Nutzen Durch Ablösung der vorhandenen Formularformate durch elektronische Formulare

können die Schwierigkeiten mit verschiedenen Officeversionen überwunden werden

Die elektronische Formularübermittlung bringt eine höhere Datenqualität mit sich, womit

die Effizienz der Fachverfahren gesteigert werden kann

Durch die Einrichtung einer zentralen Stelle für die Formularerstellung können Formulare

in einer einheitlichen Qualität unter der Berücksichtigung der Anforderungen an die

Barrierefreiheit angeboten werden

Mit den internen Formularen können einfache E-Mailbasierte Mitzeichnungsprozesse

standardisiert angeboten werden, womit die internen Verfahren ebenfalls deutlich

bescheunigt werden können

51


6

52

Beratungsergebnisse im Detail

Beratungsreferenz

Nr. 10

Durchführung Integrationskurse

Ressort/ Behörde Bundesministerium des Innern (BMI)/ Bundesamt für Migration und Flüchtlinge (BAMF),

Nürnberg

Ansprechpartner

Behörde

Herr Thomas Gütlhuber

Telefon: +49 (0)911 943-2122

E-Mail: Thomas.Guetlhuber@bamf.bund.de

Laufzeit Februar 2003 bis Juni 2003

Inhalte

GPA/ GPO: VBS: FMS:

Nach dem neuen Zuwanderungsgesetz übernimmt das Bundesamt für Migration und

Flüchtlinge, u. a. die Koordination und Durchführung von Integrationskursen als neue

Aufgaben. Im Zuge der Wahrnehmung dieser Aufgaben ergeben sich für das Bundesamt

Schnittstellen zu den am Prozess beteiligten Ausländerbehörden in den Kommunen und zu

Kursträgern, die im Auftrag des Bundesamtes die Durchführung der Integrationskurse

übernehmen.

Das Bundesamt entwickelt zur Steuerung, Koordinierung, Abrechnung und Evaluation der

Integrationskurse eine IT-unterstützte „Integrationsgeschäftsdatei“. In dieser Anwendung

werden die Daten gespeichert und verwaltet, die Ausländerbehörden (ABHen), das

Bundesverwaltungsamt (BVA) und Kursträger (KTR) übermitteln bzw. die das Bundesamt nach

interner Entscheidung eingibt. Um eine medienbruchfreie und wirtschaftliche

Datenübermittlung zu gewährleisten, wird dieses System den am Verfahren Beteiligten online

zur Verfügung gestellt

Besonderheiten Die Schnittstelle zu den Ausländerbehörden der Kommunen war mit zu betrachten.

Ergebnisse Beratung und Mitwirkung bei der Aufnahme und Definition von Geschäftsprozessen/

Verfahrensabläufen für den Aufgabenbereich Organisation und Durchführung von

Integrationskursen sowie der Erstellung eines Grobkonzeptes

Beratung und Unterstützung bei der Überprüfung der Eignung von Basisdienstleistungen

und deren Einsatzmöglichkeiten bei der zu realisierenden IT-Anwendung

Beratung und Mitwirkung bei der Erstellung/ Überarbeitung eines Fachkonzeptes für die

Realisierung der IT-Anwendung „Integrationsgeschäftsdatei“

Nutzen Durch die Entwicklung der „Integrationsgeschäftsdatei“

hat das BAMF Transparenz über den Integrationsprozess

wird die Datenqualität und –aktualität erheblich gesteigert

reduziert sich der Eingabeaufwand im BAMF erheblich

lassen sich Sachkosteneinsparungen bei Externen erzielen

beschleunigen sich die Geschäftsprozesse

reduziert sich das Papierverfahren

Beratungsreferenz

Nr. 11

Prozesskonzept zum Aufbau eines Call Centers

Ressort/ Behörde Bundesministerium für Wirtschaft und Arbeit (BMWA) / Bundesanstalt für Arbeitsschutz und

Ansprechpartner

Behörde

Arbeitsmedizin (BAuA), Dortmund

Herr Thomas Pisula

Telefon: +49 (2 31) 9071-2415

E-Mail: pisula.thomas@baua.bund.de

Laufzeit März 2003 bis April 2003

Inhalte

GPA/ GPO: VBS: FMS:

In der Bundesanstalt für Arbeitsschutz und Arbeitsmedizin wurde ein Informationszentrum

aufgebaut, in dem zur professionellen und effizienten Beantwortung bzw. Bearbeitung der

Anfragen ein Call Center eingerichtet wurde. Die Arbeit im Informationszentrum wird durch

ein Informationssystem unterstützt. Das Informationssystem umfasst dabei unter anderem

eine Call Center-Software mit einem Wissensmanagementsystem.

Gegenstand des Auftrags war es in diesem Zusammenhang, die Call Center-relevanten

Prozesse zu analysieren, neu zu modellieren und die funktionalen Anforderungen an die IT-

Unterstützung zu formulieren.

Besonderheiten Die Einrichtung des Call Centers ist insbesondere im Hinblick auf die hohe Zahl von

Anfragen zu sehen: In der Bundesanstalt für Arbeitsschutz und Arbeitsmedizin gehen

jährlich rund 45.000 Anfragen telefonisch und schriftlich (E-Mail, Fax, Briefpost) ein.


Ergebnisse Dokumentation in Form eines Abschlussberichts

Umsetzungsleitfaden

Nutzen Teilweise werden Fragen bereits im Erstkontakt mit Hilfe der Wissensdatenbank

beantwortet, die sonst Experten hätten zugestellt werden müssen

Zielsichere Weiterleitung von telefonischen Anfragen (mit Hilfe der „Skill-Datenbank“), für

deren Beantwortung Expertenwissen bzw. eine qualifizierte Informationsbereitstellung

erforderlich ist

Erhöhung der telefonischen Erreichbarkeit und damit der Servicequalität

Beratungsreferenz

Nr. 12

Unterstützung bei der Konzeption und Ausschreibung des Zulassungsantrags für Biozid-

Produkte durch ein VBS / DMS

Ressort/ Behörde Bundesministerium für Wirtschaft und Arbeit (BMWA) / Bundesanstalt für Arbeitsschutz und

Arbeitsmedizin (BAuA), Dortmund

Ansprechpartner Herr Thomas Pisula

Behörde

Telefon: +49 (2 31) 9071-2415

E-Mail: pisula.thomas@baua.bund.de

Laufzeit März 2005 bis Dezember 2005

Inhalte

GPA/ GPO: VBS: FMS:

Die Bundesanstalt für Arbeitsschutz und Arbeitsmedizin ist für die Durchführung von

Regelungen zum Schutz von Mensch und Umwelt vor gefährlichen Stoffen verantwortlich. Im

Rahmen des Biozid-Verfahrens übernimmt die BauA die Aufgaben der Zulassungsstelle und

fungiert gleichzeitig als Einvernehmensstelle für verschiedene Bereiche.

Im Hinblick auf eine ganzheitliche IT-Unterstützung im Biozid-Verfahren soll die Einführung

eines Vorgangsbearbeitungssystems (VBS) pilotiert werden. Aufbauend auf dem Piloten ist eine

Realisierung im gesamten Haus vorgesehen.

Besonderheiten Die Konzeptionierung der VBS-Lösung erfolgte schwerpunktmäßig in der Zulassungsstelle der

BauA (Fachbereich 5). Durch die konsequente Einbindung der übrigen Fachbereiche wurde ein

Ausblick auf das gesamte Haus gewahrt.

Ergebnisse Im Rahmen des Grobkonzepts wurden auf Basis einer Prozessanalyse die künftigen Prozesse

erarbeitet.

Anhand einer Kostenschätzung wurde der finanzielle Rahmen beschrieben.

Die konzeptionellen Vorschläge für die IT-gestützte Vorgangsbearbeitung wurden als

Grundlage zur Vorbereitung einer Ausschreibung (Erstellung eines fachlichen

Feinkonzeptes / Pflichtenheftes) herangezogen.

Der Aktenplan wurde revidiert.

Nutzen Durchgängige medienbruchfreie Bearbeitung vom Antragseingang bis zur

Bescheiderteilung.

Einheitliche Ablagestrukturen auf Basis eines VBS.

Zusammenstellung einer gerichtsfesten Akte durch IT-gestützte Recherche.

Beratungsreferenz

Nr. 13

Einführung der elektronischen Akte für die Bearbeitung von Anträgen

Ressort/ Behörde Bundesministerium für Familie, Senioren, Frauen und Jugend (BMFSFJ)/ Bundesamt für den

Zivildienst (BAZ), Köln

Ansprechpartner

Behörde

Frau Stefanie Rieger

Telefon: +49 (0) 221 3673-4961

E-Mail: srieger@baz.bund.de

Laufzeit Februar 2003 bis Februar 2005

Inhalte

GPA/ GPO: VBS: FMS:

Wesentliche Kernaufgaben des BAZ liegen in der Anerkennung von Kriegsdienstverweigerern

und der Betreuung von Zivildienstpflichtigen. Bei der Sachbearbeitung werden mehrere

Fachverfahren eingesetzt. Die Führung der ca. 2,4 Mio. Personalakten bei jährlich ca. 170.000

Zugängen erfolgt heute komplett papiergebunden.

Es wurde ein zweistufiges Vorgehen zur Einführung der elektronischen Akte beschrieben. Das

BAZ-Projektteam wurde bei der IT-Wirtschaftlichkeitsbetrachtung, bei Informationsveranstaltungen

sowie bei der Abstimmung mit dem Bundesamt für Wehrverwaltung

begleitet.

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6

54

Beratungsergebnisse im Detail

Besonderheiten Im Projekt waren Abhängigkeiten zu anderen Vorhaben und die Anbindung der

Kreiswehrersatzämter an die IT-Änderungsprozesse der Bundeswehrverwaltung zu

berücksichtigen. Neben Schnittstellen zu mehreren Fachverfahren war eine komplexe

elektronische Akte mit mehreren Teilakten für die personenbezogenen Daten mit

unterschiedlichen Zugriffsrechten und Aufbewahrungsfristen zu konzipieren.

Die Zeitplanung Bundeswehrverwaltung anzupassen.

Ergebnisse Machbarkeitsstudie

Fachliches und DV-technisches Feinkonzept

Unterstützung der Mitarbeiter des BAZ bei der Erstellung einer IT-WiBe

Unterstützung bei der Ausschreibung für die elektronische Akte und einer

Schulverwaltungssoftware

Konzeption der Schnittstelle zwischen BAZ und Kreiswehrersatzämtern

Nutzen Durch den ressortübergreifenden Austausch elektronischer Akten mit den

Kreiswehrersatzämtern werden pro Jahr ca. 12.000 Anträge elektronisch übermittelt und

im BAZ weiterbearbeitet.

Transport- und Liegezeiten zwischen federführender Sachbearbeitung, Registraturen und

unabhängigen Referaten werden nachhaltig verkürzt.

Die Auskunftsfähigkeit bei Rückfragen der Antragsteller und Zivildienstpflichtigen wird

verbessert.

Beratungsreferenz

Nr. 14

Einführung eines Dokumentenmanagement- und Vorgangsbearbeitungssystems sowie

des Online-Antragsverfahrens für die Prüfung von Pflanzenschutzgeräten

Ressort/ Behörde Bundesministerium für Verbraucherschutz, Ernährung und Landwirtschaft (BMVEL) /

Biologische Bundesanstalt für Land- und Forstwirtschaft (BBA), Braunschweig

Ansprechpartner

Behörde

Herr Dirk Rautmann

Telefon: +49 (531) 299-3652

E-Mail: D.Rautmann@bba.de

Laufzeit März 2003 bis August 2005

Inhalte

GPA/ GPO: VBS: FMS:

Hersteller von Pflanzenschutzgeräten sollen elektronisch ihre Prüfanträge einreichen und den

Status der Antragsverfahren verfolgen können. Alle Informationen aus den Prüfverfahren

(Gerätelisten) sollen im Internet abrufbar sein. Weiterhin sollen externe Prüfstellen sowohl ihre

Prüfungsergebnisse einreichen, als auch aktuelle Geräteinformationen abrufen können. Dazu

soll der Geschäftsgang in der BBA elektronisch unterstützt und das vorhandene Fachverfahren

DABEG angebunden werden. Das DMS/VBS soll darüber hinaus im Rahmen der

wissenschaftlichen Risikobewertung von Pflanzenschutzmitteln eingesetzt werden.

Aufbauend auf bereits geleisteten Vorarbeiten (Feinkonzept) wurde das Pflichtenheft, der

Kriterienkatalog und die Bewertungsmatrix für die Ausschreibung erstellt sowie die

Ausschreibung und die Einführung der ausgewählten Lösung begleitet. Möglichkeiten zum

Einsatz der Basiskomponente Formularserver im Rahmen des Erklärungsverfahrens für

Pflanzenschutzgeräte wurde aufgezeigt.

Besonderheiten Anbindung an bereits in der BBA im Einsatz befindliches Fachverfahren / Fachdatenbank

Anbindung an die Basiskomponente Formularserver – Formular-Management-System

Anbindung an die Basiskomponente Zahlungsverkehrsplattform

Ergebnisse Istanalyse der Prozesse, Sollkonzept

Pflichtenheft, Kriterienkatalog und Bewertungsmatrix

Produktentscheidung

Einführung des Dokumentenmanagement- / Vorgangsbearbeitungssystem an 115

Arbeitsplätzen (Endausbau: 500 Arbeitsplätze)

Machbarkeitsstudie Nutzung der Basiskomponente Formularserver – Formular-

Management-System im Erklärungsverfahren für Pflanzenschutzgeräte

Nutzen Unterstützung des Gesamtprozess vom Eingang eines Antrags bis zur Versendung der

Prüfergebnisse durch das Dokumentenmanagement- / Vorgangsbearbeitungssystem

Vermeidung von Medienbrüchen durch den Einsatz der Basiskomponente Formularserver

– Formular-Management-System und des Dokumentenmanagement- /

Vorgangsbearbeitungssystem: Digital eingehende Anträge können durchgehend

elektronisch weiterbearbeitet werden.


Beratungsreferenz

Nr. 15

Analyse und Neukonzeption zum Informationsaustausch mit den Ländern

Ressort/ Behörde Bundesministerium für Verbraucherschutz, Ernährung und Landwirtschaft (BMVEL) /

Biologische Bundesanstalt für Land- und Forstwirtschaft (BBA), Braunschweig

Ansprechpartner

Behörde

Herr Richard Voigt

Telefon: +49 (0)531 299-3372

E-Mail: R.Voigt@bba.de

Laufzeit Oktober 2004 bis März 2005; August 2005 bis Dezember 2005

Inhalte

GPA/ GPO: VBS: FMS:

Die Abteilung Pflanzengesundheit der BBA nimmt die Aufgaben nach § 33 (2) Nr. 10 des

Pflanzenschutzgesetzes wahr, die einen regelmäßigen Informationsaustausch mit den

zuständigen Pflanzenschutzbehörden der Länder erforderlich machen. Die BBA ist die

Koordinierungs- und Kontaktstelle für pflanzengesundheitliche Fragen nach Art. 1 (4) der

Richtlinie 2000/29/EG. Aus diesen Rahmenbedingungen leiten sich auch die Verpflichtungen

ab, Informationen aus den Ländern, z.B. über für bestimmte Zwecke zugelassene Betriebe und

dort veranlasste Maßnahmen, in der BBA zentral zu erfassen und je nach Erfordernis für

Abfragen aufzuarbeiten und bereit zu halten.

Das Meldeverfahren zwischen den Dienststellen der Pflanzenschutzdienste der Länder und der

Biologischen Bundesanstalt für Land- und Forstwirtschaft soll durch ein Online-Verfahren

abgelöst werden. Hierzu wurden die zugrunde liegenden Verfahren (Prozesse und Daten)

analysiert und die Rahmenbedingungen und funktionalen Anforderungen an die IT-

Unterstützung definiert. Auf dieser Basis werden Online-Datenbanken von der Biologischen

Bundesanstalt für Land- und Forstwirtschaft programmiert und bereits vorhandene Daten

migriert. Im Rahmen des Beratungsauftrags erfolgt die Begleitung der Pilotierung.

Besonderheiten Einbeziehung der Pflanzenschutzdienste der Länder

Nutzung der Basiskomponente Formularserver – Formular-Management-System

Ergebnisse Machbarkeitsstudie / Grobkonzept

Feinkonzept

Prototyp Online-Datenbanken

Nutzen Effizienzgewinne durch weitestgehend automatisierte Qualitätssicherung der Daten

Aktuelle und sofort verfügbare Daten für die Nutzer (Biologische Bundesanstalt für Land-

und Forstwirtschaft, Pflanzenschutzdienste der Länder, Bundesministerium für

Verbraucherschutz, Ernährung und Landwirtschaft, Mitgliedstaaten der Europäischen

Union, Drittländer, interessierte Betriebe) entsprechend der Zugriffsberechtigung

Aufwandsreduzierung bei der Biologischen Bundesanstalt für Land- und Forstwirtschaft

durch dezentrale Datenpflege

Beratungsreferenz

Nr. 16

Online-Datenbank zu Alternativen zum chemischen Pflanzenschutz im konventionellen

und integrierten Landbau (ALPS)

Ressort/ Behörde Bundesministerium für Verbraucherschutz, Ernährung und Landwirtschaft

(BMVEL)/ Biologische Bundesanstalt für Land- und Forstwirtschaft (BBA), Kleinmachnow

Ansprechpartner

Behörde

Frau Dr. Petra Seidel

Telefon: +49 (0)3 32 03-48 319

E-Mail: P.Seidel@bba.de

Laufzeit Januar 2005 bis Dezember 2005

Inhalte

GPA/ GPO: VBS: FMS:

Mit der Online-Datenbank ALPS sollen Erzeuger von Pflanzen- und Pflanzenerzeugnissen und

andere Zielgruppen umfassende Informationen zu nichtchemischen

Pflanzenschutzmaßnahmen online zur Verfügung gestellt werden und auf diese Weise einen

Beitrag zur Verringerung des Einsatzes chemischer Pflanzenschutzmittel zu leisten.

Besonderheiten Das Projekt setzte auf umfangreichen Vorarbeiten auf.

Die Bedürfnisse der zukünftigen Nutzer wurden analysiert.

Für die Einführung und Betreuung der Datenbank werden in erster Linie Ressourcen der

BBA genutzt.

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6

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Beratungsergebnisse im Detail

Ergebnisse Basierend auf einer Machbarkeitsstudie und der Konzeption der Online-Datenbank ALPS

entwickelt die BBA, zusammen mit einem externen Realisierer, eine Lösung, die es ermöglicht,

Informationen zu nichtchemischen Pflanzenschutzmaßnahmen nutzergerecht zu

präsentieren.

Nutzen Mit der Online-Datenbank ALPS wird zum einen das Know-how der BBA öffentlich zugänglich

gemacht; zum anderen schließt ALPS eine Lücke im Informationsangebot, so dass sich

Erzeuger, Züchter und weitere Interessierte fortan im Internet umfassend über nichtchemische

Pflanzenschutzmaßnahmen informieren können.

Beratungsreferenz

Nr. 17

Formularspezifische Konzeption für die elektronische Einreichung der Meldungen zum

Substitutionsregister

Ressort/ Behörde Bundesministerium für Gesundheit und Soziale Sicherheit (BMGS)/ Bundesinstitut für

Arzneimittel und Medizinprodukte (BfArM), Bonn

Ansprechpartner

Behörde

Herr Hartmut Schulz

Telefon: +49 (0)1888 307-3327

E-Mail: h.schulz@bfarm.de

Laufzeit September bis November 2005

Inhalte

GPA/ GPO: VBS: FMS:

Seit dem 1. Juli 2002 hat jeder Arzt, der Substitutionsmittel für einen opiatabhängigen

Patienten verschreibt, dem BfArM (Bundesopiumstelle) unverzüglich Angaben zu Arzt und

Behandlung sowie in kodierter Form zu Patient zu melden. Die Meldungen werden derzeit per

Post beim BfArM eingereicht bzw. von drei Test-Einrichtungen werden die Formulare bereits

parallel auf Diskette als csv-Datei eingereicht und elektronisch in die Datenbank BUGIS (Betäubungsmittel-

und Grundstoff Informations-System) importiert.

Das BfArM plant zukünftig die Meldung der Angaben zum Substitutionsregister auf Basis der

Basiskomponente Formularserver – Formular-Management-System (BK FS – FMS) elektronisch

umzusetzen und über das Internet anzubieten. Gegenstand des Projektes ist die Unterstützung

der organisatorischen Konzeption, insbesondere im Bereich der Formularerstellung. Dies

beinhaltet die Skizzierung des formularbasierten Soll-Prozesses, die Definition der Formulardaten

und Validierung der einzelnen Formularfelder in Bezug auf Plausibilitätsprüfungen

sowie Datenformate der Datenbank BUGIS, die gemeinsame Erstellung einer Formularskizze,

die Festlegung des Formularlayouts, die Definition der Überführung der Daten in BUGIS sowie

die Übergabe an den technischen Realisierer.

Besonderheiten Pro Jahr werden beim BfArM 50.000 Anmeldungen sowie 50.000 Abmeldungen durch 2500

Ärzte gemeldet. Hiervon werden derzeit 75% handschriftlich und 25% elektronisch ausgefüllt

auf dem Postweg eingereicht.

Ergebnisse Elektronische Einreichung der Meldungen zum Substitutionregister über das Internet

Nutzen Erhöhung der Qualität und Reduzierung der Fehlerquellen kann durch das elektronische

Ausfüllen und Einreichung der Meldungen zum Substitutionsregister erzielt werden

Aufgrund der elektronischen Einreichung entfällt die manuelle Erfassung der Daten in der

Datenbank BUGIS, wodurch eine Reduzierung des Arbeitsaufwandes und Zeitvorteile

erzielt werden können


Beratungsreferenz

Nr. 18

Konzeption des Elektronischen Gerichts- und Verwaltungspostfachs (EGVP)

Ressort/ Behörde Bundesministerium der Justiz (BMJ)/ Bundesverwaltungsgericht (BVerwG), Leipzig und

Bundesfinanzhof (BFH), München

Ansprechpartner Herr Prof. Dr. Uwe Berlit Herr Manfred Brück

Behörde

Telefon: +49 (0)341 2007-0 Telefon: +49 (0)89 9231-215

E-Mail: berlit@bverwg.bund.de E-Mail: manfred.brueck@

bfh.bund.de

Laufzeit Januar 2005 bis Dezember 2005

Inhalte

GPA/ GPO: VBS: FMS:

Durch eine Pilotierungspartnerschaft des BFH und des BVerwG mit dem Kompetenzzentrum

Datensicherheit entstand als Bestandteil der Basiskomponente Virtuelle Poststelle (VPS) ein

„Elektronisches Gerichts- und Verwaltungspostfach“ (EGVP). Mit dem Einsatz des EGVP haben

die beiden Gerichte die Möglichkeit elektronischer Postein- und -ausgänge realisiert. Die

elektronischen Eingänge sollen in der nächsten Projektphase für die gerichtsinterne

Weiterverarbeitung aufbereitet und strukturiert elektronisch abgelegt werden. Ausgehende

Schreiben, die in beiden Gerichten mit im Einsatz befindlicher Geschäftsstellensoftware erstellt

werden, sollen ebenfalls elektronisch abgelegt werden und externen Kommunikationspartnern

über das EGVP elektronisch übermittelt werden können. Das

Vorgangsbearbeitungssystem (VBS) soll darüber hinaus für den Einsatz in der

Gerichtsverwaltung geeignet sein. Die Geschäftsprozesse in den Geschäftsstellen waren unter

besonderer Berücksichtigung der Richterarbeitsplätze zu konzipieren. Je Gericht werden die

Grundlagen für Ausschreibungen bzw. Anpassungsleistungen an der Geschäftsstellensoftware

vorbereitet.

Besonderheiten Der grundsätzlich ähnlichen Arbeitsweise der beiden Gerichte wird durch eine

wechselseitige Spiegelung der Konzeptergebnisse Rechnung getragen.

Bei der Sollkonzeption ist die unterschiedliche Arbeitsweise der Senate der obersten

Bundesgerichte zu berücksichtigen. Dabei ist die Papierakte als führende Akte vorzuhalten.

Bei der Anforderungsanalyse wird besonderer Wert auf die Abgrenzung der

Funktionsabdeckung durch die Geschäftsstellensoftware und ein VBS gelegt.

Ergebnisse Ist-Analyse für die Gerichtsbereiche und die Gerichtsverwaltung (jeweils gespiegelt)

Sollkonzeption für den Gerichtsbereich des BVerwG unter Berücksichtigung einer

Geschäftsstellensoftware mit Vorgangssteuerung für durch das Gericht erstellte

Dokumente und einem vorhandenen Dokumenten-Management-System (DMS)

Sollkonzeption für den BFH im Gerichtsverwaltungsbereich sowie im Gerichtsbereich mit

einer Geschäftsstellensoftware ohne Vorgangssteuerung

Integration des EGVP

Anforderungskataloge zur Anpassung der Geschäftsstellensoftware und des DMS (BVerwG)

bzw. zur Beschaffung eines VBS (BFH)

Nutzen Die elektronische Aktenführung ermöglicht die medienbruchfreie Eingangs- und

Ausgangspostbearbeitung über das EGVP. Die Aktenverfügbarkeit für Geschäftsstellen und

Richter sowie für die Gerichtsverwaltung wird verbessert.

Beratungsreferenz

Nr. 19

Grobkonzeption und Pflichtenheft zu CITES-Online

Ressort/ Behörde Bundesministerium für Umwelt, Naturschutz und Reaktorsicherheit / Bundesamt für

Naturschutz (BfN), Bonn

Ansprechpartner

Behörde

Herr Mario Sterz

Telefon: +49 (228) 8491-448

E-Mail: mario.sterz@bfn.de

Laufzeit Januar 2003 bis Juli 2004

Inhalte

GPA/ GPO: VBS: FMS:

Online-Antragstellung zur Genehmigung der Ein- und Ausfuhr geschützter Pflanzen- und

Tierarten nach dem Washingtoner Artschutzübereinkommen

Besonderheiten Jährlich werden zwischen 10.000 und 12.000 Anträge gestellt, wobei ein Großteil der Anträge

auf kommerzielle Kunden – insbesondere auf Firmen, die dem internationalen

Reptillederverband e.V. (IRV) angehören – entfallen.

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Beratungsergebnisse im Detail

Ergebnisse Dokumentation in Form eines Grobkonzepts als Entscheidungsgrundlage

Auswahl des BfN als Pilotbehörde für die Realisierung der Virtuellen Poststelle bei einem

web-basierten Antragsverfahren

Pflichtenheft zur Ausschreibung einer formulargestützten Lösung

Nutzen Best Practice für ein schlankes Online-Antragsverfahren unter Einbeziehung der BundOnline-

Basiskomponenten VBPO, VPS und ZVP.

Beratungsreferenz

Nr. 20

Einführung eines elektronischen Vorgangs- und Informationsmanagement-Systems

Ressort/ Behörde Bundesministerium für Wirtschaft und Arbeit (BMWA) / Bundesanstalt für

Geowissenschaften und Rohstoffe (BGR), Hannover

Ansprechpartner

Behörde

Frau Karola Westdörp

Telefon: +49 (0)511 643-2223

E-Mail: karola.westdoerp@bgr.de

Laufzeit April 2005 bis Dezember 2005

Inhalte

GPA/ GPO: VBS: FMS:

Die BGR beabsichtigt die hausweite Einführung eines elektronischen Vorgangs- und

Informationsmanagement-Systems. Im Geozentrum werden Informationen auf Papier und in

digitaler Form in unterschiedlichen Ablagesystemen vorgehalten. Mittels eines Vorgangs- und

Informationsmanagement-Systems sollen die vorhandenen Ablage- und Speichermedien

zusammengeführt werden.

Besonderheiten Den ressourcenbezogenen Engpässen bei der Implementierung wird durch ein modulares

Vorgehen Rechnung getragen. Hierbei ist zunächst der Einsatz eines

Dokumentenmanagementssystems vorgesehen. In den nächsten Phasen kann die

weitergehende Prozessunterstützung durch Erweiterung um Funktionalitäten zur

Vorgangsbearbeitung erreicht werden.

Ergebnisse In einer Machbarkeitsstudie wurde das Optimierungspotenzial sowie die technische

Realisierbarkeit des Vorhabens analysiert.

Anhand einer Marksondierung wurde der Kostenrahmen ermittelt und auf dieser

Grundlage eine ressourcenschonende Einführungsstrategie entwickelt.

In der Feinkonzeption werden Empfehlungen der Machbarkeitsstudie für ausgewählte

Abteilungen im Rahmen eines Piloten konkretisiert. Auf den Festlegungen im Feinkonzept

aufbauend soll die Ausschreibung für das gesamte Haus vorbereitet werden.

Nutzen Durch die Analyse der Prozesszeiten konnten die Effizienzsteigerungs-potenziale durch die

IT-Unterstützung quantifiziert werden.

Die Einführung des Systems erfolgt nicht en block, sondern modular. Der stufenweise

Ausbau des Funktionsspektrums verspricht höhere Akzeptanz bei den Anwendern, da einer

Überforderung der Nutzer durch die ganzheitliche Einführung vorgebeugt wird.


Beratungsreferenz

Nr. 21

Beratung zur Erstellung eines E-Shops

Ressort/ Behörde Bundesministerium für Wirtschaft und Arbeit (BMWA) / Bundesanstalt für Geowissenschaften

und Rohstoffe (BGR), Hannover

Ansprechpartner

Behörde

Frau Lily Reibold-Spruth

Telefon: +49 (0)511 643-3411

E-Mail: lily.reibold-spruth@bgr.de

Laufzeit Februar 2004 bis September 2005

Inhalte

GPA/ GPO: VBS: FMS:

Um die eigenen Leistungen einem breiten Publikum zur Verfügung zu stellen, bietet die BGR

einen elektronischen Shop für den Vertrieb digitaler Produkte über das Internet an. Das

geplante Produktspektrum umfasst zunächst digitale Karten und Schriften, später auch

Datenbankabfragen, die der Kunde per Online-Zugriff selbständig durchführen kann.

Besonderheiten Bei Aufbau und dem Betrieb des E-Shops wird die Zusammenarbeit mit einem externen

Dienstleister (Provider) angestrebt.

Die zur Erstellung der Produkte erforderlichen Daten werden auf heterogenen Systemen im

Geozentrum vorgehalten. Die Herausforderung liegt demnach in der Zusammenführung

der verteilt vorliegenden Daten zu einem einheitlichen Produktportfolio.

Ergebnisse Im Rahmen einer Machbarkeitsstudie wurden die Anforderungen der Fachbereiche und

der Kunden an den E-Shop ermittelt sowie die Grundlagen für die Datenbereitstellung,

Produktpräsentation und Contentpflege erarbeitet.

Die Strategie zur Einbeziehung des Providers wurde in einem Geschäftsmodell festgelegt.

In gemeinsamen Workshops mit Provider und Fachbereichen wurde die Vorgehensweise

für den weiteren Ausbau des E-Shops entwickelt und in einem Strategiekonzept

dokumentiert.

Nutzen Durch die Zusammenarbeit mit einem externen Dienstleister profitiert die BGR von der

Externalisierung der Vertriebsprozesse an einen Spezialisten. Im Rahmen dieses Vorhabens

wurde eine Kooperationsbeziehung zwischen Verwaltung und einem Partner in der

Wirtschaft realisiert.

Beratungsreferenz

Nr. 22

Vorbereiten politisch-regulativer Entscheidungen – Elektronische Zuleitung

Ressort/ Behörde Bundeskanzleramt (BKAmt), Berlin

Ansprechpartner

Behörde

Frau Christiane Laurig

Telefon: +49 (0)1888 400- 2118

E-Mail: christiane.laurig@bk.bund.de

Laufzeit Juli 2003 bis Frühjahr 2006

Inhalte

GPA/ GPO: VBS: FMS:

Im Rahmen der Einer-für-Alle-Dienstleistung „Vorbereiten politisch-regulativer

Entscheidungen“ wird der Dokumentenaustausch im Rahmen der Vorbereitung und

Verabschiedung von Regierungsentwürfen zwischen Bundesregierung, Bundesrat und

Deutschem Bundestag betrachtet. Die Umsetzung erfolgt in zwei Phasen über eine

Vorschaltlösung und eine Ausbaulösung:

Phase 1: Die Vorschaltlösung ermöglicht allen Kabinett-Referaten der Bundesministerien

die elektronische Zuleitung von Regierungsvorlagen parallel zum führenden

Papierdokument an das Bundeskanzleramt und im weiteren Gesetzerstellungsprozess an

den Bundesrat bzw. den Deutschen Bundestag. Für die elektronische Übermittlung werden

Microsoft-Word- und Adobe-PDF-Dokumente mit einem eindeutigen Ident-Stempel

versehen und per E-Mail weitergeleitet.

Phase 2: Im Rahmen der zweiten Projektphase werden mit dem Ausbau des bestehenden

Kabinettservers verschiedene, im Einsatz befindlichen Fachverfahren zu einer modernen

IT-Lösung zusammengeführt. Vorhandene oder geplante IT-Lösungen, insbesondere

Vorgangsbearbeitungssysteme in den beteiligten Häusern, sollen über Schnittstellen

angebunden werden können. Der weiterentwickelte Kabinettserver II wird so ausgelegt,

dass elektronische Dokumente zum parlamentarischen Fragewesen zwischen Deutschem

Bundestag, Bundeskanzleramt und Bundesministerien ausgetauscht werden können.

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6

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Beratungsergebnisse im Detail

Besonderheiten Bei der Konzeption wurde hohe Aufmerksamkeit auf den sensiblen Gesetzgebungsprozess

gerichtet. Die Einbeziehung aller Bundesministerien sowie des Deutschen Bundestages

erforderte eine stufenweise, intensive Projektkommunikation. Unter Einbeziehung von

Pilotierungspartnern wurden Lösungsansätze diskutiert und optimiert, bevor sie in

Ressortrunden vorgestellt wurden.

Ergebnisse Ist-Aufnahme zu parlamentarischem Fragewesen und Zuleitung

Fachkonzeption zur Vorschaltlösung und Kabinettserverausbau

Verdingungsunterlage sowie Bewertungsunterstützung

Nutzen Regierungsvorlagen werden in einem sicheren, signierbaren Dokumentenformat über

Schnittstellen zwischen den Ressorts, dem Kabinett, dem Bundesrat und dem Deutschen

Bundestag ausgetauscht – langfristig auch bis hin zur Veröffentlichung des

verabschiedeten Gesetzes im Bundesgesetzblatt

Bei dem Dokumentenaustausch werden parallele Bearbeitungen von Papierversionen und

elektronischen Dokumenten im Zuleitungsprozess weitgehend abgebaut. Hierdurch wird

eine möglichst papierarme Bearbeitung erreicht

Beratungsreferenz

Nr. 23

Konzeption der Vorgangsorganisation und -bearbeitung von Internetpublikationen

Ressort/ Behörde Bundesministerium für Wirtschaft und Arbeit / Bundeskartellamt (BKartA), Bonn

Ansprechpartner

Behörde

Herr Stephan Orti von Havranek

Telefon: + 49 (0)228 9499-357

E-Mail: stephan.orti@bundeskartellamt.bund.de

Laufzeit Januar 2003 bis September 2003

Inhalte

GPA/ GPO: VBS: FMS:

Verbesserung der Online-Bereitstellung von Informationen

Besonderheiten Das bislang zur Verwaltung von rund 200 Internetseiten eingesetzte Programm sollte durch

ein professionelles Content-Management-System (CMS) abgelöst werden.

Ergebnisse Modellierung der Soll-Prozesse

Durchführung einer Marktrecherche auf Grundlage einer vom BKartA bereitgestellten

Auswahlliste

Praxistests für einzelne CMS-Produkte im BKartA

Vorbereitung der Ausschreibung (Pflichtenheft)

Nutzen Auswahl einer „kleinen“ CMS-Lösung, die den Anforderungen einer Behörde gerecht wird.

Beratungsreferenz

Nr. 24

Konzeption der Annahme elektronisch signierter Dokumente

Ressort/ Behörde Bundesministerium für Wirtschaft und Arbeit / Bundeskartellamt (BKartA), Bonn

Ansprechpartner

Behörde

Herr Stephan Orti von Havranek

Telefon: + 49 (0)228 9499-357

E-Mail: stephan.orti@bundeskartellamt.bund.de

Laufzeit März 2004 bis Januar 2005

Inhalte

GPA/ GPO: VBS: FMS:

Das Bundeskartellamt plant die Bereitstellung einer elektronischen Schnittstelle zur

Abwicklung des gesetzeskonformen elektronischen Rechtsverkehrs auf der Grundlage

verschlüsselter E-Mail-Kommunikation.

Besonderheiten Dazu wurde bereits das Produkt JULIA der Firma ICC GmbH als Mail-Komponente der

Virtuellen Poststelle (VPS) ausgewählt.

Mittel- bis langfristig ist geplant, auch selbst elektronisch signierte Dokumente zu

versenden, verbunden mit dem Einsatz der VPS 2.0.

Einsatz eines Vorgangsbearbeitungssystems ist derzeit nicht geplant

Archivlösung für die revisionssichere Ablage elektronisch signierter Dokumente soll nicht

aufwändig sein


Ergebnisse Zieldefinition

Anforderungsanalyse

Soll-Konzept

Nutzen Übertragbare Konzeption von drei Verfahrensvarianten:

1. E-Mails an das zentrale Posteingangsfach des Bundeskartellamtes

2. E-Mails an funktionale E-Mail-Adressen

3. Personenbezogene E-Mails

Beratungsreferenz

Nr. 25

Einführung einer IT-gestützten Vorgangsbearbeitung auf Basis von „profi“

Ressort/ Behörde Bundesministerium für Bildung und Forschung (BMBF)

Ansprechpartner

Behörde

Herr Ulrich van Bebber

Telefon: +49 (0)1888- 57-2351

E-Mail: ulrich.vanbebber@bmbf.bund.de

Laufzeit Oktober 2002 bis Februar 2005

Inhalte

GPA/ GPO: VBS: FMS:

Vorbereitung der Ausschreibung eines Vorgangsbearbeitungssystems (VBS)

Besonderheiten Die Anbindung des VBS an das Projektförderinformationssystem profi stellt dabei einen

besonderen Schwerpunkt des Projektes dar.

Ergebnisse Analyse der Geschäftsprozesse und Identifikation von repräsentativen Kernprozessen

Optimierung der Soll-Prozesse hinsichtlich einer IT-gestützten Vorgangsbearbeitung

Erstellung einer Grobkonzeption zur IT-gestützten Vorgangsbearbeitung im BMBF unter

Berücksichtigung des Fachverfahrens profi

Kostenschätzung für die Einführung eines VBS

Coaching bei der Erstellung eines Pflichtenheftes

Nutzen Identifikation von Optimierungspotenzialen durch den Einsatz eines VBS, Optimierung der

internen Bearbeitungsprozesse und durchgängig elektronische Bearbeitung von

Förderanträgen

Beratungsreferenz

Nr. 26

Geschäftsprozessmanagement für Bürodienste und Fachprozesse

Ressort/ Behörde Bundesministerium der Finanzen (BMF), Berlin und Bonn

Ansprechpartner

Behörde

Herr Peter Kruger

Telefon: +49 (0)1888 682-3040

E-Mail: peter.kruger@bmf.bund.de

Laufzeit Juli 2003 bis November 2005

Inhalte

GPA/GPO: VBS: FMS:

Im BMF werden die Anwendungen im Bereich Schriftgutverwaltung und -verfolgung durch die

Einführung des Vorgangsbearbeitungssystems (VBS) DOMEA ® der Firma Open Text abgelöst

sowie eine sachaktenbezogene Registrierweise eingeführt. Zur Erhöhung der Effizienz werden

gleichzeitig die Registratur-, Schreib- und allgemeinen Bürotätigkeiten unter den sog.

Bürodienstleistungen zusammengefasst.

Die wesentlichen Zielstellungen des Projektes umfassen:

Einrichtung eines Competence Centers Bürodienste (CCB) als zentrale Anlaufstelle für die

Erbringung von Beratungs-, Unterstützungs- und Koordinierungsleistungen für

Bürodienste und VBS-Anwender

Sicherstellung und Optimierung der Wertschöpfung, Qualität und Verfügbarkeit der

Bürodienste

Analyse- und VBS-konforme Optimierung der Bearbeitungsprozesse im Leitungsreferat

Bürgerangelegenheiten

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6

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Beratungsergebnisse im Detail

Besonderheiten Die zentral gesteuerte Bereitstellung von Dienstleistungen im Bereich Bürodienste stellt im

BMF ein Novum dar.

Die Managementaufgaben des CCB wurden aus den in der IT-Infrastructure Library (ITIL)

definierten Servicemanagementprozessen abgeleitet. Damit wurde die Anwendbarkeit des

abgewandelten ITIL-Konzeptes als Prozessmodell für die Gestaltung nicht-technischer

Servicebereiche einer Organisation nachgewiesen.

Ergebnisse Organisationskonzepte für Bürodienste im BMF, Soll-Prozesse für Bürgerangelegenheiten

sowie WiBe

ITIL-konformes Prozessmodell zum Servicemanagement im CCB

Nutzen Entwicklung der Soll-Prozesse für die elektronische Vorgangsbearbeitung im Referat

Bürgerangelegenheiten

Verbesserung der Koordination von Registratur- und Schreibtätigkeiten durch Poolbildung

und Zusammenführung der Dienst- und Fachaufsicht beim CCB, wirtschaftlichere

Leistungserbringung

Flexibilisierung des Leistungsangebots Bürodienste durch größere Kundennähe und

schnellere Anpassung an die Kundenanforderungen

Bündelung der fachlich-technischen Unterstützung der VBS-Anwender

Beratungsreferenz

Nr. 27

Förderung, Politische Entscheidungen, Fachaufsicht – Unterstützung bei der Konzeption

und Ausschreibung eines Vorgangsbearbeitungssystems

Ressort/ Behörde Bundesministerium für Familie, Senioren, Frauen und Jugend (BMFSFJ), Berlin

Ansprechpartner

Behörde

Frau Silvia Kornwolf

Telefon: +49 (0)1888 555-1470

E-Mail: Silvia.Kornwolf@bmfsfj.bund.de

Laufzeit Dezember 2002 bis Juni 2004

Inhalte

GPA/ GPO: VBS: FMS:

Unterstützung bei der Konzeption und Ausschreibung eines Vorgangsbearbeitungssystems

(VBS) für die umfangreichen Prozesse in den Bereichen Politische Entscheidungen,

Fachaufsicht sowie Förderung unter Einbeziehung der Basiskomponente „Virtuelle Poststelle“

und der Einer-für-Alle (EfA)-Dienstleistung „Politisch-regulative Entscheidungen“. Für den

Prozess Förderung wird als zusätzliche IT-Unterstützung das spezifische

Projektinformationssystem „profi“ eingeführt. Die drei genannten Prozesse bilden im BMFSFJ

die Basis für die Erstellung wesentlicher Kerndienstleistungen. In einer späteren Einführungsphase

ist die Ausweitung der Nutzung des VBS auf weitere Prozesse des BMFSFJ beabsichtigt.

Besonderheiten Die Einführung des VBS in drei unterschiedlichen Prozessen führt zu einer fast

flächendeckenden Involvierung des Ministeriums

Notwendige Integration von VBS und Fördermanagementsystem im Prozess Förderung

Hohe Komplexität der Prozesse hinsichtlich der Anzahl der Teilprozesse und Schnittstellen

sowie der Relevanz für verschiedene Politikfelder und nachgeordnete Behörden

Ergebnisse Grobkonzept Fördermaßnahmen: Darstellung der Ist-Prozesse Fördermaßnahmen und

Optimierungspotenziale

Dokumentation der Ist-Prozesse Fachaufsicht und Politische Entscheidungen

Feinkonzept: Beschreibung der Sollprozesse unter Berücksichtigung des einzuführenden

VBS und „profi“; Darstellung der fachlichen und technischen Anforderungen an die

einzuführenden Systeme

Pflichtenheft als Grundlage der Ausschreibung: Beschreibung der Anforderungen an das

VBS in Ergänzung zum Feinkonzept

Nutzen Beschleunigung der Beantragung von Fördermitteln über „profi“

Die ausschließlich elektronische Erstellung, Bearbeitung und Weiterleitung von

Schriftstücken führt zu entsprechenden Einsparungen von Bearbei-tungs-, Transport- und

Liegezeiten

Schnelle Recherchemöglichkeiten und umfassende Auskunftsfähigkeit der Beschäftigten

durch die zentrale Ablage und Verfügbarkeit der Schriftstücke und Akten im VBS/“profi“


Beratungsreferenz

Nr. 28

Konzeption E-Gesetz: Aktenführung vom Referentenentwurf bis zum Gesetz in einer

elektronischen Akte

Ressort/ Behörde Bundesministerium für Gesundheit und Soziale Sicherung (BMGS), Bonn

Ansprechpartner

Behörde

Herr Boris Schürmann

Telefon: +49 (0)1888 441-3334

E-Mail: boris.schuermann@bmgs.bund.de

Laufzeit September 2003 bis Juli 2005

Inhalte

GPA/ GPO: VBS: FMS:

Das BMGS setzt als Teilkomponente der Einer-für-alle (EfA)-Dienstleistung "Vorbereiten

politisch-regulativer Entscheidungen" das Projekt "Aktenführung vom Referentenentwurf bis

zum Gesetz in einer elektronischen Akte", kurz "E-Gesetz", um.

Für die effiziente Abwicklung der ministeriellen Arbeitsprozesse bei der Formulierung und

Durchführung von Gesetzesinitiativen und der Beantwortung von Anfragen wird ein

elektronisches Dokumentenmanagement- und Vorgangsbearbeitungssystem (VBS)

eingeführt.

Besonderheiten Im Rahmen dieser Teilprozesse besteht durch das Zusammenwirken einer Vielzahl von

Beteiligten (BMGS, Bundestag, Bundesrat, etc.) eine Reihe von Schnittstellen zu weiteren

Verfassungsorganen und Fachverfahren, wie z. B. zu relevanten IT-Lösungen des

Bundeskanzleramts und zum Modul „Abstimmung Online” zur externen Abstimmung von

Referenten- und Regierungsentwürfen.

Ergebnisse Fachliches Feinkonzept für die betreffenden Arbeitsprozesse des Gesetzgebungsverfahren

im BMGS als Grundlage für die Ausschreibung zur Einführung einer IT-gestützten

Vorgangsbearbeitung

Verdingungsunterlagen: Anforderungskatalog und gewichteter Kriterienkatalog zur

Bewertung der Angebote

Unterstützung bei der Durchführung der Ausschreibung, insbesondere bei der

Angebotsbewertung und Teststellung

Nutzen Durch die Einführung eines Vorgangsbearbeitungssystems werden

ineffiziente Medienbrüche abgebaut

die Aktenführung für die Formulierung und Durchführung von Gesetzesinitiativen in einer

elektronischen Akte nachvollziehbar abgebildet

die Abwicklung der Vorgänge sowie die Beteiligung weiterer Ressorts oder Verbände auf

elektronischem Wege erfolgen und damit der Prozess der Gesetzerstellung insgesamt

beschleunigt

Beratungsreferenz

Nr. 29

Konzeption Elektronische Fördermittelverwaltung

Ressort/ Behörde Bundesministerium für Gesundheit und Soziale Sicherung (BMGS), Bonn

Ansprechpartner

Behörde

Frau Katrin Lenz

Telefon: +49 (0)1888 441-1185

E-Mail: Katrin.Lenz@bmgs.bund.de

Laufzeit April bis August 2005 (Konzeption), September bis Dezember 2005 (Realisierung)

Inhalte

GPA/ GPO: VBS: FMS:

Ziel des Projekts ist, einen Soll-Prozess zur Fördermittelverwaltung im BMGS unter

Verwendung des Fachverfahrens profi zu entwickeln und die Einführung von profi

vorzubereiten und zu begleiten..

Besonderheiten Aufgrund des knappen zeitlichen Rahmens wurde auf eine Ist-Analyse der bisherigen Prozesse

verzichtet. Stattdessen wurden anhand von Best-Practice-Beispielen aus der BundOnline-Praxis

die Prozesse des BMGS analysiert und die BMGS-spezifischen Anforderungen berücksichtigt.

Durch die Abschichtung von Aufgaben des BMGS im Bereich der Fördermittelverwaltung an

das Bundesverwaltungsamt (BVA) waren eine Berücksichtigung der Schnittstellen im Prozess

und eine Einbindung des BVA notwendig.

Auf Basis der erstellten Konzeption und der durchgeführten WiBe erfolgt die Realisierung

zunächst in zwei Organisationseinheiten. Sie soll bis Ende des Jahres 2005 umgesetzt werden.

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6

64

Beratungsergebnisse im Detail

Ergebnisse Fachkonzeption mit Soll-Prozessmodell (Prozesslandkarte, Ablaufdiagramm,

Prozessbeschreibungen)

Dokumentation der Abweichungen von profi-Funktionalitäten und grobe Abschätzung des

Änderungsbedarfs

Umsetzungsplanung und Kostenabschätzung

Vorbereitung und Begleitung der Einführung

Nutzen Nutzungsmöglichkeit eines durchgängigen Gesamtsystems für alle Prozessbeteiligten auf

unterschiedlichen Verwaltungsebenen ohne Medienbrüche

Verfügbarkeit des elektronischen Systems auf Kundenseite (externe Antragsteller)

Reduzierung des Bearbeitungs- und Abstimmungsaufwandes, Entfall von

Doppelerfassungen

Optimierung des Controlling/ Berichtswesens, z. B. durch automatisierte Berichterstellung,

Suchfunktionen

Beratungsreferenz

Nr. 30

Konzeption für den Relaunch des Intranet des Bundes

Ressort/ Behörde Bundesministerium des Innern (BMI), Berlin

Ansprechpartner

Behörde

Frau Claudia Thomas

Telefon: +49 (0)1888 681-2313

E-Mail: Claudia.Thomas@bmi.bund.de

Laufzeit Januar bis August 2005

Inhalte

GPA/ GPO: VBS: FMS:

Gemäß dem Kabinettbeschluss „Modernisierung der Bundesverwaltung - Strategie für die 2.

Phase des Regierungsprogramms Moderner Staat - Moderne Verwaltung“ vom 16. Juni 2004

wird das Intranet des Bundes, „IT-gestützte Basis für ressortübergreifende Informationen und

Anwendungen der Bundesverwaltung, bedarfsgerecht weiter entwickelt hin zu einem Portal

für die Beschäftigten“.

Zur Erreichung dieser Zielsetzung wurde im Rahmen des Projektes die inhaltliche Konzeption

für den geplanten Relaunch der Startseiten des Intranet des Bundes erarbeitet. Zu Beginn des

Projektes wurde gemeinsam mit dem Kunden die Zielsetzung, die Zielgruppen sowie die

Rahmenbedingungen der Neukonzeption erarbeitet. Auf dieser Basis wurden die zukünftigen

Inhalte der Startseiten definiert, ein Navigationskonzept entwickelt und Empfehlungen zum

Seitenaufbau gemäß dem Styleguide der Bundesregierung gegeben. Darüber hinaus wurden

die Nutzenpotenziale des geplanten Relaunchs benannt und Maßnahmen zum

Akzeptanzmanagement vorgeschlagen.

Besonderheiten Das Intranet des Bundes ist ein ressortübergreifendes Online-Medium, welches als zentrale

Plattform für alle Bundesbediensteten dienen soll.

Das Intranet des Bundes besteht aus Behördenangeboten, welche durch die

verantwortlichen Bundesbehörden eigenständig gepflegt werden und den Startseiten, die

durch eine zentrale Redaktion betreut werden.

Eine regelmäßige Abstimmung der Konzeptionsergebnisse wurde im Ausschuss für

Organisationsfragen vorgenommen

Ergebnisse Bedarfsgerechte Konzeption für die Neugestaltung des Intranet des Bundes

Akzeptanzmanagement für eine erfolgreiche Umsetzung des Relaunchs

Nutzen Die Neukonzeption gewährleistet einen benutzerfreundlichen, direkten und einfachen

Zugang zu aktuellen Inhalten für alle Bediensteten der Bundesbehörden

Informationen und Services, die der Nutzer zur Verrichtung seiner täglichen Arbeit

benötigt, können schnell und aktuell beschafft und weitergegeben werden

Prozessoptimierungspotenziale lassen sich durch die zentrale Bereitstellung aktueller

Inhalte erreichen und führen zu positiven Folgewirkungen für die Zusammenarbeit

zwischen den Ressorts (Förderung der Information und Kommunikation)


Beratungsreferenz

Nr. 31

Grobkonzeption Bürgerservice direkt

Ressort/ Behörde Bundesministerium des Innern (BMI), Berlin

Ansprechpartner

Behörde

Herr Zander

Telefon: +49 (0)1888 681-3791

E-Mail: Bernd.Zander@bmi.bund.de

Laufzeit Februar 2005 bis Juni 2005

Inhalte

GPA/ GPO: VBS: FMS:

Das BMI plant ein qualifiziertes Service Center als zentrale Anlaufstelle für Bürgeranfragen auf-

bzw. auszubauen, um den heute bei O 3 angesiedelten Bürgerservice effektiver und effizienter

zu gestalten. Projektgegenstand ist die Beratung und fachlich-methodische Unterstützung bei

der Erstellung eines Grobkonzeptes für den kurzfristigen Aufbau des Service Centers. Im

Mittelpunkt des Konzeptes stehen die Strukturierung und Optimierung des

Bearbeitungsprozesses „Beantwortung Bürgeranfragen“ inkl. IT-Unterstützung und

Berücksichtigung der bereits eingesetzten Systeme sowie die Prüfung der

Einsatzmöglichkeiten Web-basierter Module der Online-Beratung (z.B. FAQ, Avatar...).

Besonderheiten Berücksichtigung der Sonderstellung des Bürgerservice-Referats als

“Informationsdrehscheibe” zwischen Bürgern, BMI und anderen Ressorts

Skizzierung verschiedener Realisierungsalternativen (Inhouse, Outtasking, Outsourcing)

mit ihren Implikationen für die bestehende Organisation und ergebnisoffene Diskussion

der Alternativen

Politische und psychosoziale Dimension der Anfragen

Leitungsbeschluss fordert kurzfristige Umsetzung

Ergebnisse Grobkonzept: Überblick über die heutige Aufbau- und Ablauforganisation des O 3-

Bürgerservice und dessen Rahmenbedingungen; Ergebnisse zum Anfrageaufkommen im O

3-Bürgerservice; Ansatzpunkte zur Optimierung des O 3-Bürgerservice; drei grundsätzliche

Realisierungsalternativen für die zukünftige Gestaltung des Service Centers mit Bewertung

in qualitativer und quantitativer Hinsicht; Überblick über Einsatzmöglichkeiten Webbasierter

Module der Online-Beratung als ergänzende Dienste des Service Centers;

begründeter Vorschlag für die Gestaltung des zukünftigen Service Center des BMI

Leitungsvorlage als Entscheidungsgrundlage für das weitere Vorgehen im BMI

Nutzen Reduzierung des Bearbeitungsaufwandes und der Prozessdurchlaufzeiten durch die

Einführung eines Stufenkonzeptes des Service Centers (1st, 2nd und 3rd Level), die

Festlegung klarer Verantwortlichkeiten und die stärkere IT-Unterstützung der Bearbeitung

(Vorgangsbearbeitungssystem, Online-Module)

Entlastung der Fachreferate durch Reduzierung der Weiterleitungsquote von Anfragen

Bessere Erreichbarkeit und koordinierte Übermittlung von Bürgeranfragen an das Service

Center durch die stärkere Zentralisierung der Annahme von Bürgeranfragen beim Service

Center (Single Point of Contact)

Beratungsreferenz

Nr. 32

Betreuung von Migration und Ausweitung eines Registratursystems

Ressort/ Behörde Bundesministerium der Justiz (BMJ), Berlin

Ansprechpartner

Behörde

Herr Johannes Weichert

Telefon:+49 (0)30 20 25-9723

E-Mail: weichert-jo@bmj.bund.de

Laufzeit März 2003 bis April 2005

Inhalte

GPA/ GPO: VBS: FMS:

Im Rahmen von BundOnline realisiert das BMJ ein Update des bestehenden DOMEA ® -

Registratursystems auf die Version 3.0. In diesem Zusammenhang wurden konzeptionelle

Arbeiten (Erstellung Scan-Konzept) und qualitätssichernde Maßnahmen im Rahmen des

Projektes durchgeführt (Prüfung der vom Realisierer eingereichten Konzepte:

Migrationskonzept, Registraturkonzept, Lasttestkonzept).

Besonderheiten Die Umstellung der Registratursoftware war Voraussetzung für die geplante Einführung der

elektronischen Akte in einem Pilotbereich.

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Beratungsergebnisse im Detail

Ergebnisse Darstellung zentraler und dezentraler Scan-Alternativen im Scan-Konzept

Sicherstellung der Lieferung qualitativer konzeptioneller Ergebnisse durch

Realisierungsunternehmen

Nutzen Verbesserung des Recherchezugriffs der Registratoren auf das Schriftgut, der zur

verbesserten Unterstützung des Bearbeiters bei der Abwicklung seiner Geschäftsvorfälle

führt.

Beratungsreferenz

Nr. 33

Lösungskonzeption und Ausschreibung Elektronische Arbeitshilfen und Verkündung

Ressort/ Behörde Bundesministerium der Justiz (BMJ), Berlin

Ansprechpartner

Behörde

Frau Dr. Goerdeler

Telefon: +49 (0)1888 580-9722

E-Mail: goerdeler-da@bmj.bund.de

Laufzeit Februar 2005 bis Dezember 2005

Inhalte

GPA/ GPO: VBS: FMS:

Das Projekt „Elektronische Arbeitshilfen und Verkündung“ ist Teil der Einer-für-Alle (EfA)-

Dienstleistung „Vorbereiten politisch-regulativer Entscheidungen“, zu der auch die

Teilprojekte „Elektronische Zuleitung“ im Bundeskanzleramt sowie „E-Gesetz“ und

„Abstimmung Online“ im BMGS gehören. Im Rahmen des Projekts wurde zunächst bewertet,

welche technischen Lösungen zur Unterstützung der Texterstellung (Elektronische

Arbeitshilfen) und datenbankgestützten Verkündung in Frage kommen. Diese technische

Lösungskonzeption orientiert sich am SE-Produkt Systemarchitektur des V-Modells 97. Das

Dokument umfasst die fachlichen Anforderungen und stellt Lösungsalternativen dar. Aus der

fachlichen und wirtschaftlichen Bewertung ergibt sich eine Empfehlung. Im weiteren

Projektverlauf wurde der Kosten-Nutzen-Teil der IT-Wirtschaftlichkeitsbetrachtung erarbeitet.

Eine Verdingungsunterlage wurde erstellt und das Vergabeverfahren inhaltlich und formal

unterstützt. Die Auftaktphase der Realisierung wurde begleitet.

Besonderheiten Die Arbeitshilfen kommen allen Bundesministerien mit Aufgaben der Gesetzgebung zu Gute

und werten so die EfA-Dienstleistung „Vorbereiten politisch-regulativer Entscheidungen“

qualitativ in erheblichem Maße auf. Die Lösung zielt weiterhin auf Synergien bei der

Veröffentlichung von Gesetzentwürfen in Bundestagsdrucksachen des Deutschen Bundestages

ab. Technisch besteht die Herausforderung in der Integration der verbreiteten

Textverarbeitungsprogramme mit zukunftsweisenden XML-Dokumenten, die bereits im Druck

und in der Verkündung eingesetzt werden.

Ergebnisse Die technische Lösungskonzeption bildet die Grundlage für die Anpassung des in der

Europäischen Union erprobten Systems LegisWrite und die Programmierung der neu zu

implementierenden Systembestandteile im Rahmen eines Pilotprojekts.

Nutzen Vor allem die formale Dokumentqualität der Gesetzentwürfe soll durch die Lösung verbessert

werden, um die Bearbeiter zu entlasten. Die speziellen Arbeitshilfen decken insbesondere

folgende Bereiche ab, die sich im Gesetzgebungsverfahren immer wieder als kritisch erweisen:

Einhaltung bestimmter feststehender rechtsförmlicher Vorgaben

Stimmigkeit von internen und externen Verweisungen

Konsolidierung (Einarbeitung von Änderungen in Stammgesetze) und Synopsen

Verwertbarkeit der Texte/ Formate für die Verkündung der Gesetze in den

Verkündungsblättern und für die Einarbeitung in die Bundesrechtsdatenbank

Zudem stellt die Lösung die Ausgangsbasis für eine zukünftige elektronische Verkündung dar.


Beratungsreferenz

Nr. 34

Bewertung von IT-Systemen zur Unterstützung der Ressortforschung

Ressort/ Behörde Bundesministerium für Umwelt, Naturschutz und Reaktorsicherheit (BMU), Berlin

Ansprechpartner

Behörde

Herr Rainer Mecklenburg

Telefon: +49 (0)1888 305-4331

E-Mail: Rainer.Mecklenburg@bmu.bund.de

Laufzeit März 2005 bis Juni 2005

Inhalte

GPA/ GPO: VBS: FMS:

Das BMU plant die Einführung eines gemeinsamen IT-Verfahrens im Ressort, um eine

durchgängige, IT-gestützte Planung und Realisierung der Vorhaben im Bereich der

Ressortforschung (UFOPLAN) zu erreichen. In die Ressortforschung sind sowohl das BMU selbst

als auch drei Behörden im nachgeordneten Bereich involviert, die derzeit unterschiedliche

Systeme für die Bearbeitung der Forschungsvorhaben einsetzen. Gegenstand des Projektes war

es, mehrere IT-Systeme zur Unterstützung der Planung und Durchführung von

Ressortforschungsvorhaben im Geschäftsbereich des BMU zu bewerten.

Besonderheiten Die Behörden des Ressorts sind intensiv in die Abstimmung der Anforderungen eingebunden,

um eine möglichst hohe Akzeptanz der zukünftigen Lösung zu erzielen.

Ergebnisse Abgestimmter Anforderungskatalog

Systematik zur Bewertung der Systemoptionen

Kostenabschätzung für die Realisierung

Anforderungsbeschreibung als Auswertungsbericht und als Grundlage für eine

Leitungsentscheidung

Nutzen Aufgrund der Verwendung eines einheitlichen IT-Verfahrens wird:

Der Aufwand bei der Abstimmung , Planung und Durchführung der Ressortforschungsvorhaben

im BMU erheblich reduziert

Die Auskunftsqualität des BMU hinsichtlich des aktuellen Standes der

Ressortforschungsvorhaben erheblich verbessert

Beratungsreferenz

Nr. 35

Konzeption der IT-Unterstützung zur Forschungskoordinierung

Ressort/ Behörde Bundesministerium für Umwelt, Naturschutz und Reaktorsicherheit (BMU)

Ansprechpartner

Behörde

Herr Rudolf Herlitze

Telefon: +49 (1888) 305-2490

E-Mail: rudolf.herlitze@bmu.bund.de

Laufzeit Januar 2003 bis Juni 2004

Inhalte

GPA/ GPO: VBS: FMS:

Auswahl eines einheitlichen Bearbeitungs- und Informationssystems in den

Aufgabenbereichen Forschung (Ressortforschung) und Förderung (von Verbänden sowie von

Maßnahmen zur Verminderung von Umweltbelastungen)

Besonderheiten Prioritär besteht Handlungsbedarf im Bereich der Ressortforschung, d.h. konkret bei der

Aufstellung und Umsetzung/Bewirtschaftung des Umweltforschungsplans (UFOPLAN).

Ergebnisse Analyse der Geschäftsprozesse zur Ressortforschung im BMU, BfN, BfS und UBA

IST-Aufnahme und Bewertung der derzeit eingesetzten IT-Verfahren

Konzeptionelle Vorschläge

Nutzen Unterstützung der internen Entscheidungsfindung durch Moderation der unterschiedlichen

Interessen im nachgeordneten Bereich.

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Beratungsergebnisse im Detail

Beratungsreferenz

Nr. 36

Machbarkeitsstudie zum Einsatz von Collaboration-Software

Ressort/ Behörde Bundesministerium für Umwelt, Naturschutz und Reaktorsicherheit (BMU), Bonn

Ansprechpartner

Behörde

Herr Rudolf Herlitze

Telefon: +49 (0)1888 305-2490

E-Mail: rudolf.herlitze@bmu.bund.de

Laufzeit August 2004 bis April 2005

Inhalte

GPA/ GPO: VBS: FMS:

Um die IT-gestützte Vorgangsbearbeitung und interne Kommunikation zu fördern, verfolgt

das BMU derzeit vier Ansätze:

Vorantreiben des Projekts „Harmonisierung des Aktenplans“ mit dem Ziel zumindest die

IT-gestützte Registratur auf der Basis des Lima-Nachfolgeprodukts WinReg einzuführen

Schrittweise Ausweitung der Pilotierung von OpenText DOMEA, das im Rahmen des

Projekts ADONOS bereits im BMU eingeführt wurde

Evaluierung des Einsatzes von Collaboration Tools ausgehend von den Produkten Circa und

MS SharePoint

Erweiterung von bestehenden Oracle-Fachanwendungen um Funktionalitäten eines

Vorgangsbearbeitungssystems (VBS)

Aus heutiger Sicht sollten sämtliche Optionen – also Registratur, VBS und Collaboration –

weiter verfolgt werden, um möglicherweise in einem integrierten Ansatz zu einer

nachhaltigen Lösung zu gelangen. Hauptanliegen der Machbarkeitsstudie ist es, die Eignung

von Collaboration-Tools im Vorfeld der Einführung eines VBS zu eruieren.

Besonderheiten Die bisherigen Arbeitsgewohnheiten der Anwender führen zu einer hohen Datenzunahme in

den internen Systemen.

Ergebnisse Im Rahmen der Machbarkeitsstudie wurde das Einsatzpotenzial der im Haus verfügbaren

Lösungen untersucht.

Auf der Basis der Analyseergebnisse wurde erörtert, welche Strategie kurz- bis mittelfristig

sinnvoll und zielführend ist, um die Einführung eines VBS langfristig vorzubereiten.

Nutzen Durch teamorientierte Bearbeitung von Dokumenten mit Collaboration-Software sollen

Nutzer an die IT-gestützte Vorgangsbearbeitung herangeführt werden. Dieser alternative,

stufenorientierte Ansatz verspricht höhere Akzeptanz bei der Einführung eines VBS.

Beratungsreferenz

Nr. 37

Potenzialstudie zum Einsatz eines Formular-Management-Systems

Ressort/ Behörde Bundesministerium für Verkehr, Bau- und Wohnungswesen (BMVBW), Berlin

Ansprechpartner

Behörde

Herr Herbert Schweizer

Telefon: +49 (0)30 2008-3201

E-Mail: herbert.schweitzer@bmvbw.bund.de

Laufzeit Mai 2005 bis September 2005

Inhalte

GPA/ GPO: VBS: FMS:

Das BMVBW prüft den zentraler Einsatz der BundOnline-Basiskomponente Formularserver –

Formular-Management-System (BK FS – FMS) für das Ressort. Hierfür sind die Voraussetzungen

und Bedingungen unter besonderer Berücksichtigung der Integration der Funktionalität der

Basiskomponente Datensicherheit (Virtuelle Poststelle, VPS) zu ermitteln. Hierzu sind verschiedene

Architekturvarianten erläutert worden. Auf Basis dieser Erläuterungen wurden die

Voraussetzungen an die Hard- und Software sowie an den technischen Betrieb und die

Einsatzorganisation erläutert, die notwendigen Kosten aufgezeigt und Empfehlungen für das

weitere Vorgehen gegeben.

Besonderheiten Erstmalig konnten umfassende fachliche, organisatorische und technische Betrachtungen

zum Formular-Management für einen ganzen Geschäftsbereich der Bundesverwaltung

durchgeführt werden, von denen alle zugehörigen Behörden partizipieren können.


Ergebnisse Auf Basis der Ergebnisse wurden weitergehende technische Betrachtungen durch den

Auftragnehmer des Mantelvertrags zur BK FS – FMS beauftragt

Die Ergebnisse dienten konkreten weiteren Planungen im Geschäftsbereich des BMVBW

zum Aufsetzen eines zentralen Angebots zur Erstellung von elektronischen Formularen

und zum Hosting der nötigen technischen Infrastruktur für elektronische Formulare und

für die elektronische Signatur

Nutzen Im Geschäftsbereich des BMVBW wurde der strategische Nutzen beim Einsatz

formularbasierter Prozesse für Bürger, Wirtschaft und Verwaltung erkannt

Durch Betrachtung eines zentralen Angebots für elektronische Formulare und der

elektronischen Signatur können nötige Erfahrungen schneller aufgebaut und allen

Behörden im Geschäftsbereich gleichermaßen zur Verfügung gestellt werden

Der zentrale Knowhow-Aufbau gewährleistet eine schnellere Umsetzung

formularbasierter Verfahren zum Wohl von Bürgern und Wirtschaft

Die Studie eignet sich als Orientierungspunkt für analoge Betrachtungen in anderen

Geschäftsbereichen

Beratungsreferenz

Nr. 38

Qualitätssicherung des Fachkonzepts DMS / VBS

Ressort/ Behörde Bundesministerium der Verteidigung (BMVg), Bonn

Ansprechpartner

Behörde

Herr Hannes Rämisch

Telefon: +49 (0)1888 24-3682

E-Mail: hannesraemisch@bmvg.bund400.de

Laufzeit Januar 2003 bis Juni 2003

Inhalte

GPA/ GPO: VBS: FMS:

Das BMVg führte ein Projekt zur Einführung eines Dokumentenmanagement- /

Vorgangsbearbeitungssystems (DMS/ VBS) durch. Die vorangegangenen Untersuchungen und

Tests sollen nun konsolidiert, die technische Umsetzbarkeit in einem Piloten bewiesen und bei

einem erfolgreichen Abschluss der Pilotierung der stufenweise Ausbau der Lösung betrieben.

Besonderheiten Das Fachkonzept „Einführung eines Dokumentenmanagement- und

Vorgangsbearbeitungssystems im BMVg“ wurde qualitätsgesichert.

Ergebnisse Vorschläge zur Ergänzung des Fachkonzeptes

Nutzen Absicherung durch eine zusätzliche Sichtweise

Beratungsreferenz

Nr. 39

Konzeption „Information und Kommunikation“ Wehrersatzwesen

Ressort/ Behörde Bundesministerium der Verteidigung (BMVg)/ Bundesamt für Wehrverwaltung (BAWV), Bonn

Ansprechpartner

Behörde

Frau Constanze Gerlach

Telefon: +49 (0)228 947-2705

E-Mail: ConstanzeGerlach@bundeswehr.org

Laufzeit März 2004 bis Dezember 2005

Inhalte

GPA/ GPO: VBS: FMS:

Eine webbasierte Informations- und Kommunikationsplattform soll die Kommunikation mit

definierten Nutzergruppen und Einzelpersonen verbessern und Medienbrüche vermeiden,

den Schriftwechsel über ein entsprechendes System steuern und Informationen zielgerichtet

bereitstellen.

Besonderheiten Die Konzeption beschreibt mehrere Ausbaustufen (Information, Kommunikation,

Transaktion), um beliebigen auf der Plattform aufbauenden Dienstleistungen hinsichtlich der

Komplexität und der Ausbaufähigkeit gerecht werden zu können.

69


6

70

Beratungsergebnisse im Detail

Ergebnisse In Zusammenarbeit mit dem BundOnline Kompetenzzentrum für Datensicherheit konnte

eine umfassende und richtungweisende Plattform beschrieben werden, auf dessen Basis

weitere Dienstleistungen anderer Behörden im Geschäftsbereich des BMVg umgesetzt

werden können

Leistungsbeschreibung für die Informations- und Kommunikationsplattform separiert

nach verschiedenen Ausbau- bzw. Leistungsstufen

Detaillierte Schutzbedarfsanalyse und daraus abgeleiteten Sicherheitsanforderungen

Nutzen Letztendlich wird dem Geschäftsbereich des BMVg eine Lösung an die Hand gegeben, mit

der es möglich sein wird, Wehrpflichtigen, Soldaten und Soldatinnen in allen denkbaren

Lebenslagen (von der Heranstehung zur Musterung bis zum Ausscheiden aus der

Bundeswehr oder der Teilnahme an Reservemaßnahmen) mit einem individuellen

Informationsangebot und Kommunikationsmedium mit der Verwaltung auszustatten

Auf Basis der offenen Konzeption der Informations- und Kommunikationsplattform

konnten weitere Organisationen im Geschäftsbereich gewonnen werden. So sind

inzwischen Erweiterungen der Stellenbörse des Berufsförderungsdienst der Bundeswehr

sowie Erweiterungen zum Informationsangebot für Reserveoffiziere und

Reserveoffiziersanwärter des Personalamts der Bundeswehr angestoßen worden

Beratungsreferenz

Nr. 40

Vorstudie zum Einsatz eines Formular-Management-Systems

Ressort/ Behörde Bundesministerium der Verteidigung (BMVg), Bonn

Ansprechpartner

Behörde

Herr Hannes Rämisch

Telefon: +49 (0)228 12-3682

E-Mail: hannesraemisch@bmvg.bund400.de

Laufzeit Dezember 2004 bis März 2005

Inhalte

GPA/ GPO: VBS: FMS:

Vorstudie zur Untersuchung der Einsatzmöglichkeiten der BundOnline-Basiskomponente

Formularserver – Formular-Management-System im Geschäftsbereich des

Bundesministeriums der Verteidigung.

Neben der Analyse des vorgefundenen Ist-Zustands und dessen Bewertung wurden

Handlungsempfehlungen und Lösungsalternativen dargestellt. Diese Betrachtungen

münden in einen konkreten Ausblick und einer weiteren Vorgehensplanung.

Besonderheiten Herausforderung dieses Projekts war die erstmalige Betrachtung zum Einsatz elektronischer

Formulare auf Basis der BundOnline Basiskomponente Formularserver – Formular-

Management-System für einen gesamten Geschäftsbereich der Bundesverwaltung. Weiterhin

erfolgte eine grobe Abgrenzung zu anderen Formular-basierten Standard-Produkten.

Ergebnisse Handlungsempfehlung für den Einsatz der BundOnline-Basiskomponente Formularserver

– Formular-Management-System

Funktionale Gegenüberstellung Lucom FormsForWeb (BundOnline-Basiskomponente),

Adobe Life-Cycle Komponenten, Adobe Form Server for Documentum und Documentum

Formlets

Nutzen Durch den zentralen Einsatz einer Formular-Management-Lösung können alle Behörden

des Geschäftsbereichs kundenfreundlichere Online-Angebote anbieten und von

beschleunigten Bearbeitungszeiten profitieren.


Beratungsreferenz

Nr. 41

Unterstützung bei der Auswahl und Implementierung eines Produkts zur Realisierung

des Antragsverfahrens EQUAL II

Ressort/ Behörde Bundesministerium für Wirtschaft und Arbeit (BMWA), Bonn

Ansprechpartner

Behörde

Frau Gisela Schubert

Telefon: +49 (0)228 615-2188

E-Mail: gisela.schubert@bmwa.bund.de

Laufzeit Oktober 2004 bis Dezember 2005

Inhalte

GPA/ GPO: VBS: FMS:

Ausschreibung und Implementierung einer Software zur Verwaltung eines europäischen

Förderverfahrens mit dem Ziel der Bekämpfung von Diskriminierung und Ungleichheiten von

Arbeitenden und Arbeitsuchenden auf dem Arbeitsmarkt

Besonderheiten Nach eingehender Prüfung konnte für die Programmverwaltung das Produkt profi nicht

eingesetzt werden.

Der Realisierer wählte ein weiteres EU-Programm (EUREKA) als Ausgangspunkt für die

Programmierung

Hoher Implementierungsdruck

Komplexe Projektstrukturen: Fördernetzwerke mit wechselnden Akteuren;

Unterschiedliche Fördersätze (Zielgebiete)

Kaskadierende Datenhaltung, ca. 3.000 User

Ergebnisse Realisierung eines Online-Antragsverfahrens

Überführung der bewilligten Antragsteller in das Fördermanagement

Verwaltung von 130 Entwicklungspartnerschaften über eine Virtuelle Plattform

Nutzen Im Ergebnis wird für den Bund erstmals das ganzheitliche online-gestützte Management von

EU-Fördermitteln realisiert (Antragsverfahren, Bewirtschaftung und Nachweisführung). Die

vorliegende Lösung kann als Best Practice für die Verwaltung weiterer Programme dieser Art

dienen.

Beratungsreferenz

Nr. 42

Unterstützung bei der Auswahl einer Software für das Umsetzungscontrolling von EU-

Richtlinien

Ressort/ Behörde Bundesministerium für Wirtschaft und Arbeit (BMWA), Berlin

Ansprechpartner

Behörde

Frau Vera Marcinkowski

Telefon: +49 (0)1888 615-7749

E-Mail: vera.marcinkowski@bmwa.bund.de

Laufzeit Dezember 2004 bis Dezember 2005

Inhalte

GPA/ GPO: VBS: FMS:

Das BMWA überwacht die Umsetzung von EU-Richtlinien in nationales Recht. Zur

Unterstützung dieses Prozesses soll eine webbasierte ressortübergreifende Softwarelösung

gefunden werden, die auch über Schnittstellen zur Europäischen Kommission und zum BMF

(Vertragsverletzungsverfahren) verfügt.

Besonderheiten Berücksichtigung von Anforderungen Dritter

Parallele Überarbeitung der Herangehensweise beim EU-Richtliniencontrolling

Ergebnisse Als Lösung wird eine web-basierende Anwendung auf der Basis des Programms Intraplan B

entwickelt, das bereits im Leitungsbereich des BMWA eingesetzt wird. Das dort praktizierte

Verfahren wird angepasst bzw. erweitert, damit durch alle notwendigen Funktionalitäten eine

ressortübergreifende Koordination, Überwachung und Notifizierung von EU-Richtlinien

gewährleistet ist.

Nutzen Künftig haben alle Umsetzungsverantwortlichen der Ressorts und das Bundeskanzleramt

Zugriff auf den aktuellen Umsetzungsstand. Damit wird erreicht, dass beim Controlling eine

schnelle und ortsunabhängige Berichterstattung möglich wird. Das System wird die Anwender

darin unterstützen, frühzeitig auf sich anbahnende Fristverletzungen bei der Umsetzung zu

reagieren und regulierend eingreifen zu können.

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6

72

Beratungsergebnisse im Detail

Beratungsreferenz

Nr. 43

Umsetzung der IT-Unterstützung eines Ressortspezifisches

Haushaltsaufstellungsverfahren (HAV)

Ressort/ Behörde Bundesministerium für Wirtschaft und Arbeit (BMWA), Berlin

Ansprechpartner

Behörde

Herr Thomas Grashof

Telefon: +49 (0)1888 615-7961

E-Mail: Thomas.grashof@bmwa.bund.de

Laufzeit Februar 2005 bis August 2005

Inhalte

GPA/ GPO: VBS: FMS:

Das Ressortspezifische Haushaltsaufstellungsverfahren umfasst eine Softwarelösung (HAV), die

in allen Ressorts eingesetzt werden kann. Bei dieser „Einer-für-Alle“-Dienstleistung geht es

darum, die anderen Ressorts für die Mitnutzung zu gewinnen. Durch ein Praxisbeispiel und

einen Einführungsleitfaden werden die potentiellen Nutzer über die Lösung informiert.

Besonderheiten Es muss ein Geschäftsmodell für die Nachnutzung und Weiterentwicklung der lizenzfreien

Software-Lösung im Ressortkreis entwickelt werden.

Die derzeitige politische Lage erschwert die Einführung der Lösung.

„Kleine“ Ressorts nehmen über das ASP-Modell teil; dabei greifen diese Ressorts per

gesicherter Datenleitung auf die Server und damit ihre Daten im BMWA zu.

Ergebnisse Den Ressorts wurden die Vorteile des Ressortspezifischen Haushaltsaufstellungsverfahrens

vermittelt und schriftliche Handreichungen zur Verfügung gestellt, so dass die Einführung des

Verfahrens zur Haushaltsaufstellung weiter voranschreitet. Im Ergebnis kann es, in

Abstimmung mit BMF, zu Verfahrenserleichterungen für alle Beteiligten kommen.

Nutzen Das BMWA setzt seit zwei Jahren das HAV-Verfahren zur Unterstützung bei der ressortseitigen

Haushaltsaufstellung ein. Diese Anwendung unterstützt das BMWA nicht nur im

Planungsprozess (unter Einbeziehung des gesamten nachgeordneten Bereichs), sondern auch

in den Haushaltsverhandlungen mit dem BMF bis hin zur parlamentarischen Beratung des

Haushaltes. Autorisierte Stellen (Fachreferate, nachgeordnete Behörden u.a.) können ihre

Anmeldungen zum Haushalt auf ihre Titel über eine Web-Eingabe (Intranet des BMWA) im

Haushaltsinformationssystem-Portal (HIS) in das HAV einstellen und den Stand der

Bearbeitung verfolgen.

Beratungsreferenz

Nr. 44

Konzeption für die Nummernverwaltung Mehrwertdienste

Ressort/ Behörde Bundesministerium für Wirtschaft und Arbeit (BMWA) / Bundesnetzagentur (BNetzA), Bonn

Ansprechpartner

Behörde

Herr Klaus Wittkämper

Telefon: +49 (0)228 144-113

E-Mail: klaus.wittkaemper@bnetza.de

Laufzeit März 2005 bis September 2005

Inhalte

GPA/ GPO: VBS: FMS:

Gegenstand des Projekt war das Antragsverfahren zur Vergabe von Rufnummern des

Mehrwertdienstes, die sich aus dem Missbrauchsgesetzes (Dialerregistrierung) ergebenen

Schnittstellen zu weiteren Fachverfahren und zum Außenauftritt der BNetzA. Ziel des Projekts

war es, die internen Prozesse aufeinander abzustimmen, um einen konsistenten Außenauftritt

der BNetzA im Bereich der Nummernverwaltung Mehrwertdienste und des

Missbrauchsgesetzes zu ermöglichen.

Besonderheiten In Teilen der zu untersuchenden Bereiche ist die Vorgangsbearbeitungssoftware Favorit

bereits im Einsatz.


Ergebnisse Entwicklung eines kurzfristigen Maßnahmenpakets zur Optimierung der internen Prozesse

und des Außenauftritts

Entwicklung eines mittelfristigen Maßnahmenpakets

Vorstellung einer Umsetzungsplanung einschließlich Zeitplan

Nutzen Die Optimierung des Außenauftritts bewirkt eine höhere Kundenfreundlichkeit: sowohl

Firmenkunden als auch Bürger erhalten leichteren Zugang zu benötigten Informationen /

Ansprechpartnern

Im Zuge der Prozessoptimierung Verbesserter interner Informationsaustausch und damit

mögliche Qualitätssteigerungen

Beratungsreferenz

Nr. 45

Funktionale Erweiterung des Medieninformationsdienstes

deFACTO / Konzept zur IT-gestützten Vorgangsbearbeitung

Ressort/ Behörde Presse- und Informationsamt der Bundesregierung (BPA), Berlin

Ansprechpartner

Behörde

Herr Thomas Clauß

Telefon: +49 (0)1888 272-2315

E-Mail: Thomas.Clauss@bpa.bund.de

Laufzeit Juli 2005 bis Dezember 2005

Inhalte

GPA/ GPO: VBS: FMS:

Der Medien- und Informationsdienst deFACTO wurde vom BPA ins Leben gerufen, um Kunden-

, Werks- und Fachzeitschriften sowie Anzeigenblättern und Supplements redaktionelle

Beiträge und Kurzinformationen zur Verfügung zu stellen, die diese in ihren Erzeugnissen

einsetzen können. Der Medien- und Informationsdienst deFACTO erscheint monatlich in

Papierform und im Internet.

In einem ersten Schritt sollen die Funktionalitäten der Informationsbereitstellung von

deFACTO im Internet für den Nutzer verbessert werden. Der Dienst soll um die

Funktionalitäten wie Downloadbereich und Recherchemöglichkeiten erweitert werden.

Zudem soll in einem zweiten Schritt, ein Konzept zur IT-gestützten Vorgangsbearbeitung

erstellt werden. Dieses Konzept soll weitgehend offen beschrieben werden, um es zu einem

späteren Zeitpunkt auch auf andere Produkte und Bereiche des BPA ausweiten zu können.

Besonderheiten Durch die beiden Konzepte wird ein durchgängiger IT-gestützter Prozess von der Erstellung

der Artikel auf Basis eines Vorgangsbearbeitungssystems bis zur Veröffentlichung der Artikel

im Contentmanagementsystem des Medien und Informationsdienstes deFACTO konzipiert.

Ergebnisse Optimierter und IT-gestützter Prozess zur Erstellung der deFACTO-Inhalte

Konzept zur funktionalen Erweiterung des Medien- und Informationsdienst deFACTO im

Internet

Unterstützung des BPA bei der Realisierung des Konzeptes zur funktionalen Erweiterung

von deFACTO

Konzept zur Einführung einer IT-gestützten Vorgangsbearbeitung für das BPA am Beispiel

des Prozesses für den Medieninformationsdienst deFACTO

Nutzen Durch die Realisierung der funktionalen Erweiterungen von deFACTO werden die

Journalisten bei der Nutzung des Dienstes besser unterstützt. Dieses wird zu einer erhöhten

Nutzung führen.

Durch die Umsetzung des Konzeptes zur Umsetzung einer IT-gestützten

Vorgangsbearbeitung wird das BPA in die Ausgangslage versetzt, solch ein System

auswählen und einführen zu können

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6

74

Beratungsergebnisse im Detail

Beratungsreferenz

Nr. 46

Konzeption und Pilotierung für das Elektronische Zuwendungs- und Förderverfahren

Ressort/ Behörde Bundesministerium des Innern (BMI)/ Bundeszentrale für politische Bildung (BpB), Bonn

Ansprechpartner

Behörde

Hanne Wurzel

Telefon: +49 (0)1888 515-530

E-Mail: wurzel@bpb.de

Laufzeit Mai 2005 bis Oktober 2005

Inhalte

GPA/ GPO: VBS: FMS:

Im Fachbereich Trägerförderung werden auf Basis der „Richtlinie zur Förderung von

Veranstaltungen der politischen Erwachsenenbildung durch die Bundeszentrale für politische

Bildung“ und in Sonderfällen nach § 44 Bundeshaushaltsordnung Zuwendungen und

Förderungen durchgeführt. Die Bildungsträger als Förderempfänger setzen bereits

unterschiedliche Datenverarbeitungsysteme zur Verwaltung ihrer Veranstaltungen ein, die

bisherige

Antragstellung erfolgt aber rein papierbasiert. Ziel ist die Einführung eines integrierten IT-

Fördermanagementsystems zur elektronischen Antragstellung sowie elektronischen

Bewirtschaftung und Auswertung von Fördermaßnahmen mittels einer Analyse der

Förderprozesse sowie Auswahl eines geeigneten IT-Systems.

Besonderheiten Da ein System eingeführt werden soll, das es den Bildungsträgern erlaubt, medienbruchfrei

Förderanträge zu generieren, wurden die Bildungsträger in allen Phasen des Projekts stark

eingebunden.

Ergebnisse Fachkonzeption mit Soll-Prozessmodell (Prozesslandkarte, Ablaufdiagramm,

Prozessbeschreibungen)

Vergleichende Analyse der möglichen Systemalternativen

Umsetzungsplanung und Kostenabschätzung

Pilotierung eines geeigneten IT-Systems

Dokumentation und Kostenabschätzung des Anpassungsaufwandes

Nutzen Auf Grund der medienbruchfreien, elektronischen Antragstellung werden die

Bildungsträger auf der Basis ihrer bereits existierenden Datenverarbeitungssysteme

medienbruchfrei Anträge stellen können und damit gegenüber einem rein papierbasierten

Antragsverfahren Zeit und Kosten sparen

Da die elektronische Antragskomponente bereits die Plausibilität der eingegebenen Daten

prüft, wird es zu einer Erhöhung der Datenqualität und einer Reduktion von Nachfragen

kommen

Durch die Bewirtschaftung der Förderverfahren in einem einheitlichen IT-System werden

die Controlling- und Steuerungsmöglichkeiten der BpB erhöht

Die zentrale Datenhaltung ermöglicht eine schnelle und automatisierte Auswertung der

Daten

Beratungsreferenz

Nr. 47

Konzeption Elektronische Sortenakte

Ressort/ Behörde Bundesministerium für Verbraucherschutz, Ernährung und Landwirtschaft

(BMVEL) / Bundessortenamt (BSA), Hannover

Ansprechpartner

Behörde

Herr Dr. Uwe Meyer

Telefon: +49 (0)511 9566-689

E-Mail: Uwe.Meyer@bundessortenamt.de

Laufzeit November 2004 bis Juni 2006

Inhalte

GPA/ GPO: VBS: FMS:

Das BSA als selbständige Bundesoberbehörde ist für die Erteilung des Sortenschutzes für neue

Pflanzensorten wie auch die Zulassung von Pflanzensorten zuständig. Die interne Bearbeitung

eingehender Anträge erfolgt bisher weitgehend papierbasiert. Zur Unterstützung der Prozesse

im Bereich Sortenschutz sowie der Sortenzulassung plant das BSA deshalb die Einführung eines

elektronischen Antragsverfahrens sowie eines Vorgangsbearbeitungssystems (VBS).


Besonderheiten Aufgrund der spezifischen Wachstumszyklen sind die Antragsfristen und die interne

Bearbeitung der Anträge z.T. besonders zeitkritisch.

Im Rahmen der Antragsbearbeitung kommuniziert das BSA vielfach mit Außenstellen und

Kunden. Das eingesetzte IT-Verfahren soll alle Akteure einbinden, um eine

medienbruchfreie Bearbeitung zu ermöglichen.

Zur Verwaltung der vorgangsbezogenen Daten wird im BSA eine Fachdatenbank

eingesetzt, die die Datengrundlage für die Bearbeitung im VBS zur Verfügung stellt.

Ergebnisse In der Analyse der Kernprozesse wurden die spezifischen Eigenschaften sowie

Optimierungspotenziale im Rahmen der Bearbeitung aufgezeigt.

Die Machbarkeitsstudie zum Antragsverfahren zeigt Anknüpfungspunkte für elektronische

Unterstützung der Antragsannahme und -erfassung.

Einsatzmöglichkeiten und Voraussetzungen für den Einsatz der Basiskomponente

Formularserver – Formular-Management-System wurden geprüft.

Die Analysedokumentation dient als Grundlage für die Ausschreibung einer VBS-Lösung.

Nutzen Die Realisierung einer medienbruchfreien Antragstellung und -bearbeitung, verspricht

insbesondere, Kapazitätsengpässe in Spitzenzeiten zu minimieren.

Durch die Bildung eines zentralen Aktenplans werden einheitliche Ablagestrukturen

geschaffen.

Beratungsreferenz

Nr. 48

Konzeption Elektronischer Rechtsverkehr

Ressort/ Behörde Bundesministerium für Gesundheit und Soziale Sicherung (BMGS) / Bundessozialgericht (BSG),

Kassel

Ansprechpartner

Behörde

Herr Ralf Knoblauch

Telefon: +49 (531) 3107-466

E-Mail: r.knoblauch@bsg.bund.de

Laufzeit Mai 2003 bis Dezember 2004

Inhalte

GPA/ GPO: VBS: FMS:

Im Rahmen des Elektronischen Rechtsverkehrs sollen beim Bundessozialgericht zukünftig

verfahrensbezogene Informationen zwischen den Prozessbeteiligten einerseits und dem

Gericht andererseits in elektronischer Form ausgetauscht werden können. Um eine

medienbruchfreie Bearbeitung zu ermöglichen, geht es darüber hinaus um die Einbindung

der internen Prozesse bei Nutzung der elektronischen Kommunikation. Dies umfasst neben der

elektronischen Aktenführung auch die elektronische Vorgangsbearbeitung. Die Kernprozesse

wurden analysiert und im Hinblick auf die Einführung der elektronischen Aktenführung und

Vorgangsbearbeitung modelliert. Auf dieser Basis konnten die funktionalen Anforderungen

an den elektronischen Rechtsverkehr definiert und eine IT-Wirtschaftlichkeitsbetrachtung

durchgeführt werden. Nach Vorliegen einer positiven Leitungsentscheidung wurden die

Ausschreibungsunterlagen erstellt und die Ausschreibung durchgeführt.

Besonderheiten Begleitung aller Projektphasen von der Erstellung des Grobkonzepts bis zur Ausschreibung

der Leistung

Eines der ersten Gerichte, in denen die elektronische Vorgangsbearbeitung eingeführt

wird

Beschaffung einer komplexen Lösung mit stark beschränkten Haushaltsmitteln

Gewinnung eines Pilotierungsteilnehmers, der es ermöglicht, eine ausreichende Anzahl

von Verfahren tatsächlich vollständig elektronisch zu bearbeiten (Deutsche

Rentenversicherung Bund)

Integration der Funktionalitäten der Geschäftsstellenfachanwendung

Ergebnisse Grobkonzept

Feinkonzept

Pflichtenheft, Kriterienkatalog, Bewertungsmatrix

Ausgewähltes Produkt

Nutzen Die Vorgehensweise beim Bundessozialgericht kann bei Bedarf von anderen Gerichten

übernommen werden. Die Erfahrungen aus dem gesamten Projekt geben wertvolle

Hinweise für die Weiterentwicklung des Elektronischen Gerichts- und

Verwaltungspostfachs sowie die Einführung des Elektronischen Rechtsverkehrs insgesamt.

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6

76

Beratungsergebnisse im Detail

Beratungsreferenz

Nr. 49

Konzeption Antragsverfahren Schifffahrt

Ressort/ Behörde Bundesministerium für Verkehr, Bau- und Wohnungswesen (BMVBW)/ Bundesamt für

Seeschifffahrt und Hydrographie (BSH), Hamburg

Ansprechpartner

Behörde

Herr Harry Müller

Telefon: +49 (0)40 3190-2312

E-Mail: harry.mueller@bsh.de

Laufzeit Februar 2004 bis Dezember 2005

Inhalte

GPA/ GPO: VBS: FMS:

Konzeption, Umsetzungsplanung und -begleitung von fünf verschiedenen Online-Anträgen

im Zusammenhang mit der Schifffahrt unter Nutzung verschiedener BundOnline

Basiskomponenten. Bei den Anträgen geht es um Ausstellung von Flaggenzertifikaten,

Sportbootvermessung, kurzzeitige Ausflaggung sowie Aufstellung und Prüfung von Geräten

an Bord.

Besonderheiten Enge Abstimmung mit der Behörde und dem BundOnline Cat

Zusammenarbeit mit den BundOnline Kompetenzzentren Datensicherheit und

Zahlungsverkehrsplattform

Zusammenarbeit mit der Firma SBS als Auftragnehmer des Mantelvertrags zur

Basiskomponente FS – FMS

Erstmaliger gemeinsamer Einsatz der BundOnline Basiskomponenten Formularserver –

Formular-Management-System (BK FS – FMS), Datensicherheit (Virtuelle Poststelle) und

Zahlungsverkehrsplattform; das BSH hatte hier eine Vorreiterrolle, wodurch Einfluss auf

die Produktanpassung der BundOnline Basiskomponenten FS – FMS und Datensicherheit

(Virtuelle Poststelle) ausgeübt wurde

Die hier erarbeitete Architekturkonzeption wurde von anderen Bundesbehörden adaptiert

Ergebnisse Konzeption der künftigen Prozesse in einer integrierten Umgebung (Soll-Prozessmodell,

Fachkonzept, Umsetzungs- und Kostenplanung, Entscheidungsvorlage und

Leitungspräsentation)

Konzeption zur Integration der o. g. BundOnline Basiskomponenten (Machbarkeitsanalyse

BK FS – FMS, Architektur)

Unterstützung des Ausschreibungs- und Auswahlverfahrens für die Inanspruchnahme

externer Realisierungs-Dienstleister

Qualitätssicherung der erstellten Konzepte und Leistungen (u.a. DV-technisches Konzept,

Schulungen)

Unterstützung bei der Information der Pilotkunden

Unterstützung der Projektleitung und Monitoring der Phasen

Nutzen Auf Kundenseite wird durch die Möglichkeit der elektronischen Übermittlung und

Bearbeitung von Konstruktionsplänen der Aufwand der Planeinreichung (bis zu 4 Kartons

mit Unterlagen, bis zu ca. 1.500,- Euro Druckkosten pro Antrag) reduziert.

Der Bearbeitungsstand pro Antrag inklusive aller Dokumente liegt vollständig elektronisch

vor. Suchzeiten werden reduziert, Vertretungen bei Abwesenheit werden einfacher. Durch

kürzere Bearbeitungszeiten entstehen auch den Kunden weniger Kosten, da Gebühren

nach Zeitaufwand berechnet werden. Gebühren können nun auch elektronisch bezahlt

werden.


Beratungsreferenz

Nr. 50

Unterstützung bei der Umsetzung des Online-Antragsverfahren „Auskunft für den

Bereich Wissenschaft und Medien“ bei der BStU

Ressort/ Behörde Die Beauftragte der Bundesregierung für Kultur und Medien (BKM) / Die Bundesbeauftragte für

die Unterlagen des Staatssicherheitsdienstes der ehemaligen DDR (BStU), Berlin

Ansprechpartner

Behörde

Herr Ralph Houben

Telefon: +49 (0)1888 665-7254

E-Mail: ralph.houben@bstu.bund.de

Laufzeit November 2003 bis Dezember 2005

Inhalte

GPA/ GPO: VBS: FMS:

Eine der zentralen Aufgaben der BStU ist die Bereitstellung von Informationen aus den Stasi-

Unterlagen. So können Antragsteller (z. B. Einzelpersonen, Forschung, Medien) bei Vorliegen

der gesetzlichen Voraussetzungen Einsicht in die Stasi-Akten erhalten, Kopien aus denselben

anfordern oder aber sich über den Inhalt der Akten beauskunften lassen. Die

Antragsbearbeitung erfolgt papiergebunden. Mittels „Antragsbearbeitung Online“ kann der

Antragsteller seinen Antrag online zusenden. Der elektronische Antrag wird sodann im Hause

auf elektronischem Wege bearbeitet. Hierfür wird ein VBS nach dem DOMEA-Konzept

eingeführt. Die Einführung erfolgt zunächst als Pilotverfahren (Anträge aus dem Bereich

Forschung und Medien). Bei erfolgreichem Wirkbetrieb werden weitere Antragsarten

eingebunden. Die beauftragte Unterstützung der Arbeitsgruppe der BstU bezog sich auf Ist-

Analyse, Sollkonzeption, IT-Wirtschaftlichkeitsbetrachtung sowie Qualitätssicherung. Zur

Fachverfahrensmigration oder den Verdingungsunterlagen wurden konzeptionelle Inhalte

zugeliefert.

Besonderheiten Berücksichtigung Migration von fünf Informix-Fachverfahren zur Vorgangsverfolgung

sowie der Datenaustausch mit weiteren IT-Systemen zu berücksichtigen

Das StUG fordert bei Antragsstellung die Schriftform (inkl. Unterschrift, ggf

Identitätsnachweis). Damit ist der Einsatz der virtuellen Poststelle (VPS) erforderlich. Deren

Einsatz ist nach positivem Verlauf des Piloten vorgesehen.

Die Projektaufgaben wurden überwiegend durch die BStU-Arbeitsgruppe geleistet, so dass

ein strikter Coaching-Ansatz in der Beratung verfolgt wurde

Ergebnisse Ist-Analyse der Prozesse und IT-Rahmenbedingungen

Sollkonzeption einschließlich Migrationsstrategie der Fachverfahren und Einsatz der

virtuellen Poststelle des Bundes

IT-WiBe zu Projektbeginn und nach der Fachkonzeption

Verdingungsunterlagen gemäß DOMEA-Konzept Version 2.0

Unterstützung bei der Produktauswahl

Nutzen Antragsteller aus dem Bereich Forschung und Medien können die Auskünfte und Kopien

aus den Unterlagen des ehemaligen Ministeriums für Staatssicherheit digital erhalten, das

Antragsverfahren wird durch das Vorgangsbearbeitungssystem und den später geplanten

Einsatz der VPS beschleunigt.

Die Ablage von Papierschriftgut wird nachhaltig verringert

Die Antragsbearbeitung soll zukünftig auf alle Antragsarten ausgedehnt werden.

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6

78

Beratungsergebnisse im Detail

Beratungsreferenz

Nr. 51

Konzept und Coaching bei der Ausschreibung und Einführung der Online-

Antragstellung und elektronischen Vorgangsbearbeitung für die Beantragung von

Mutterschaftsgeld

Ressort/ Behörde Bundesministerium für Gesundheit und Soziale Sicherung (BMGS)/ Bundesversicherungsamt

(BVA), Bonn

Ansprechpartner

Behörde

Frau Iris Greuel

Telefon: +49 (0)228 619-1817

E-Mail: iris.greuel@bva.de

Laufzeit Januar 2003 bis Dezember 2005

Inhalte

GPA/ GPO: VBS: FMS:

Das Bundesversicherungsamt ist nach dem Mutterschutzgesetz (MuSchG

§ 13 Abs. 2) für die Auszahlung von Mutterschaftsgeld für nicht gesetzlich krankenversicherte

Mütter zuständig. Es nimmt dabei nach der Beantragung durch die Antragstellerin die

materielle Anspruchsprüfung vor und weist im Falle der Bewilligung die Auszahlung über die

Bundeskasse an die Antragstellerin an.

Besonderheiten Bei der Einführung des Vorgangsbearbeitungssystems (VBS) werden neben den weiteren

Antragsarten Papierformular, E-Mail- oder Telefonanfrage insbesondere die Online-

Antragsstellung berücksichtigt. Für die Kopplung des VBS mit der Basiskomponente Formularserver

- Formular-Management-System (BK FS – FMS) wird die Schnittstelle definiert. Das

bisherige Fachverfahren wird abgelöst und mit dem VBS umgesetzt unter Berücksichtigung

der F 15 z Schnittstelle der Software M1 von Mach. Die Zahl der Anträge ist in den letzten drei

Jahren stark gestiegen (durchschnittliche Anzahl ca. 30.000 Anträge).

Ergebnisse Fachkonzept und Leistungsbeschreibung als Basis für die Ausschreibung eines VBS unter

Berücksichtigung der Online-Antragsstellung

Coaching bei der Umsetzung der Soll-Prozesse, der Ablösung des Fachverfahrens und der

Schnittstelle zur BK FS – FMS

Coaching bei der Abnahme des DV-technisches Feinkonzepts, des Schnittstellenkonzepts,

des Schulungskonzepts, des Pilotbetriebs sowie bei der Schlussabnahme

Erstellung einer Formularskizze, Definition der Formulardaten und des Formularlayouts

sowie Qualitätssicherung der Umsetzung des E-Formulars

Nutzen Durch die Bereitstellung eines Online-Formulars zur Antragstellung auf Mutterschaftsgeld und

die gleichzeitige Einführung eines VBS

werden ineffiziente Medienbrüche abgebaut

können Vorgänge auf elektronischem Wege abgewickelt werden

wird der gesamte Schriftverkehr in einer elektronischen Akte nachvollziehbar abgebildet

sind alle relevanten Informationen bei telefonischen Nachfragen unmittelbar abrufbar

kann der Aufwand bei der manuellen Erfassung der Antragsdaten reduziert werden

wird eine höhere Datenqualität erzielt

können die Arbeitsprozesse beschleunigt und damit eine höhere Kundenzufriedenheit

erreicht werden

Beratungsreferenz

Nr. 52

Konzeption ADV Katalogverwaltung

Ressort/ Behörde Bundesministerium für Verbraucherschutz, Ernährung und Landwirtschaft (BMVEL)/

Bundesamt für Verbraucherschutz und Lebensmittelsicherheit (BVL), Berlin

Ansprechpartner

Behörde

Herr Michael Hoffmann

Telefon: +49 (0)1888 412-3347

E-Mail: michael.hoffmann@bvl.bund.de

Laufzeit Mai 2003 bis November 2004

Inhalte

GPA/ GPO: VBS: FMS:

Ablösung der Fachanwendung durch einen Online-Workflow für Änderungsanzeigen in den

Katalogen der Lebensmittelprüfung. Die Kataloge beinhalten neben den Prüfstoffen auch

Messgrößen, Verpackungen etc. Nach Änderung der gesetzlichen Grundlagen im November

2004 erfolgt derzeit eine umfassende Erweiterung und Vereinheitlichung der Kataloge für die

Übermittlung von Untersuchungsergebnissen aus verschiedensten Bereichen. Nach Abschluss

dieser Arbeiten wird das Projekt "ADV-Kataloge" erneut aufgenommen.


Besonderheiten Es mussten alternative Lösungsansätze gesucht werden, da zunächst keine der BundOnline

Basiskomponenten zur Verfügung stand.

Ergebnisse Fachkonzept zur Umsetzung einer Datenbankanwendung zur Verwaltung der ADV Kataloge

und Vorbereitung der Ausschreibung des Systems und der Dienstleistungen:

Beschreibung des Prozesses für die Erstellung, Bewertung und Genehmigung/ Ablehnung

von Änderungsanzeigen

Beschreibung der Anforderungen an die Datenbank

Beschreibung möglicher Szenarien des weiteren Vorgehens

Nutzen Die genutzte Datenbank entsprach weder den fachlichen noch den technischen

Anforderungen und musste zwingend abgelöst werden.

Änderungsbearbeitung durch Online-Zugriffsmöglichkeiten

Bessere Transparenz durch hinterlegte Genehmigungsworkflows für das BVL und die

Landesbehörden

Reduktion der Bearbeitungszeit der halbjährigen Aktualisierung der Kataloge

Verbesserte Katalogstruktur

Beratungsreferenz

Nr. 53

Konzeption EU-Schnellwarnsystem

Ressort/ Behörde Bundesministerium für Verbraucherschutz, Ernährung und Landwirtschaft (BMVEL)/

Bundesamt für Verbraucherschutz und Lebensmittelsicherheit (BVL), Bonn

Ansprechpartner

Behörde

Herr Dr. Hartmut Waldner

Telefon: +49 (0)228 6198-261

E-Mail: hartmut.waldner@bvl.bund.de

Laufzeit April 2004 bis Oktober 2005

Inhalte

GPA/ GPO: VBS: FMS:

Die zentrale Zielsetzung dieses Projektes besteht in der durchgängigen, elektronischen

Bearbeitung und beweissicheren Dokumentation von Meldungen, die im Rahmen eines EUweiten

Schnellwarnverfahrens im Bereich des Verbraucherschutzes zu bearbeiten sind. Zur

Erreichung dieser Zielsetzung wurden im ersten Schritt gemeinsam mit Vertretern von EU,

Bund und Ländern die Prozesse hinsichtlich der Optimierungspotentiale analysiert und neu

ausgestaltet. Auf dieser Basis ist eine Fachkonzeption einschließlich der technischen

Lösungskomponenten für das Meldeverfahren erstellt und die Realisierung dieser Konzeption

eingeleitet worden.

Besonderheiten Unterschiedliche Prozesse (von und an die EU-Kommission: „Up- und Downstream-

Verfahren“) und Prozessbeteiligte (EU-Kommission, verschiedene Bundesbehörden,

Überwachungsstellen auf Länderebene)

Zentrale Abwicklung der Datenflüsse über den Bund (BVL)

Meldungen sind mit Begleitdokumenten versehen, die analysiert und ggf. übersetzt

werden müssen

Integration von Fachverfahren, Portallösung und der Basiskomponente Formularserver –

Formular-Management-System

Zentrale Bereitstellung der Online-Dienste über ein Portal

Ergebnisse Prozessoptimierung des EU-Schnellwarnverfahrens

Entwicklung einer fachlichen und technischen Gesamtkonzeption

Definition der notwendigen Systemkomponenten

Realisierungsplanung

Vorbereitung des Vergabeverfahrens

Umsetzungsbegleitung

Nutzen Nutzungsmöglichkeit eines durchgängigen Gesamtsystems für alle Prozessbeteiligten auf

unterschiedlichen Verwaltungsebenen ohne Medienbrüche

Verringerung der zeitlichen Verzögerungen bzw. des Ressourcenaufwandes zur

Zusammenstellung und Bearbeitung von Warnmeldungen

Schneller und sicherer Austausch von strukturierten Faktendaten

Revisionssichere Verwaltung und Archivierung der Warnmeldungen

Optimierung des Berichtswesens, z. B. durch automatisierte Berichterstellung,

Suchfunktion, Duplikatsuche

Unterstützung des 7x24x365 Bereitschaftsdienstes

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6

80

Beratungsergebnisse im Detail

Beratungsreferenz

Nr. 54

Elektronischer Zulassungsantrag Pflanzenschutzmittel – ePSM

Ressort/ Behörde Bundesamt für Verbraucherschutz und Lebensmittelsicherheit (BVL)/ Bundesministerium für

Verbraucherschutz, Ernährung und Landwirtschaft (BMVEL), Braunschweig/Bonn

Ansprechpartner Herr Dr. Jörg-Rainer Lundehn

Behörde

Telefon: +49 (0) 531 299-34 50

E-Mail: J.R.Lundehn@bvl.bund.de

Laufzeit Februar 2003 bis November 2005

Inhalte

GPA/ GPO: VBS: FMS:

Neukonzeption des Zulassungsverfahrens für Pflanzenschutzmittel als Online-Verfahren.

Besonderheiten Großes Datenvolumen – pro Jahr gehen im BVL ca. 120 Anträge mit je bis zu 100 Ordnern

Papier ein

Lange Verfahrensdauer - gesetzlich wird eine Entscheidung innerhalb von 12 Monaten

gefordert

Berücksichtigung der drei Bewertungsbehörden (UBA, BfR, BBA), die unabhängig vom BVL

die Prüfung der Antragsinhalte durchführen. Somit Umsetzung eines medienbruchfreien

Gesamtverfahrens mit standardisierten Übergabeformaten

Berücksichtigung des Fachverfahrens INFOZUPF in der Konzeption mit Planung der

kurzfristigen Anpassung und späterer Reduzierung auf eine Faktendatenbank sowie

Neuabbildung des Gesamtsystems durch das einzuführende Vorgangsbearbeitungs- und

Dokumentenmanagementsystems

Einbindung der BundOnline-Basiskomponenten Virtuelle Poststelle, Formularserver –

Formular-Management-System sowie Zahlungsverkehrsplattform

Ergebnisse Optimierung des Gesamtverfahrens, d. h. Einbeziehung der Antragsteller,

Bewertungsbehörden und des Sachverständigenausschusses (SVA) in die Neukonzeption

des Verfahrens sowie Abstimmung mit den Partnern in der EU

Umsetzung eines elektronischen Antragsformulars mit Hilfe der BundOnline

Basiskomponente Formularserver – Formular-Management-System

Einführung eines Vorgangsbearbeitungssystems zur Realisierung der elektronischen Akte

und Umsetzung des elektronischen Workflows

Einrichtung eines Online-Portals als zentrale Plattform zum Informationsaustausch

Generierung einer neuen Gebührenordnung, die die Einreichung elektronischer Anträge

fördert

Nutzen Zukünftige Lieferung der Anträge in elektronischer Form und damit Wegfall des

Papiereingangs und zugehöriger enormer Administrationstätigkeiten

Automatische Datenübernahme in Fachverfahren

Parallele Antragsbearbeitung im BVL möglich: verringerte Transport- und Liegezeiten der

Akten

Reduzierung der Lagerkapazitäten

Optimierung der Verfahrenssteuerung

Schaffung von Verfahrenstransparenz für die Antragsteller und schnellere

Reaktionsmöglichkeiten bei Anfragen

Standardisierung des Datenaustauschs zwischen dem BVL und den Bewertungsbehörden

und damit vereinfachte Steuerung und Bearbeitung des Verfahrens auf Seiten des BVL


Beratungsreferenz

Nr. 55

Einführung einer IT-gestützten Vorgangsbearbeitung auf Basis von „profi“

Ressort/ Behörde Bundesministerium der Justiz / Generalbundesanwalt beim Bundesgerichtshof – Dienststelle

Bundeszentralregister (BZR)

Ansprechpartner

Behörde

Martin Reska

Telefon: + 49 (0)1888 410-5206

E-Mail: martin.reska@bzr.bund.de

Laufzeit April 2005 bis Mai 2005

Inhalte

GPA/ GPO: VBS: FMS:

Online-Annahme und Bearbeitung von Anfragen zu den Registern BZR und GZR

Besonderheiten Mit dem Projekt Internet Anfragen (PIA) sollen BZR-/GZR-Anfragen von Behörden über

Internet unter Einsatz der Basiskomponenten Formular-Management-System (FMS) und

Datensicherheit (DS), der sog. virtuellen Poststelle (VPS), realisiert werden. In einer ersten

Pilotversion erfolgt eine Umsetzung unter Einsatz der Basiskomponente FMS. Diese Lösung

wird im Anschluss für einen flächendeckenden Echtbetrieb um die Komponenten der VPS

erweitert.

Damit soll insbesondere den Behörden mit geringerem Anfragevolumen eine Alternative

zum AuMiAu-Verfahren zur Verfügung stehen.

Ergebnisse Analyse der grundlegenden Prozesse

Ermittlung der sicherheitstechnischen Anforderungen

Formulierung konzeptioneller Ansätze aus Prozesssicht

Erhebung der funktionalen Anforderungen

Erarbeitung der Machbarkeitsstudie inkl. Wirtschaftlichkeitsbetrachtung

Nutzen Problemanalyse und Machbarkeitsstudie mit Umsetzungsplanung zum Einsatz des FMS für PIA,

parallel zu einer Sicherheitsevaluierung des Konzepts durch das CC Datensicherheit.

Beratungsreferenz

Nr. 56

Sicherer elektronischer Rechtsverkehr – Markenbeschwerde im Instanzenzug

Ressort/ Behörde Bundesministerium für Justiz (BMJ) / Deutsches Patent- und Markenamt (DPMA), München

Ansprechpartner

Behörde

Herr Michael Ganzenmüller

Telefon: +49 (0)89 2195-2773

E-Mail: michael.ganzenmueller@dpma.de

Laufzeit November 2004 bis Oktober 2005

Inhalte

GPA/ GPO: VBS: FMS:

Im Rahmen der Einer-für-Alle-Dienstleistung strukturierter Elektronischer Rechtsverkehr /

Modulbaukasten für komplexe Antragsverfahren wurde zum rechtssicheren Austausch von

strukturierten Daten im XML-Format die Software PaTrAS (Patent and Trademark Application

System) entwickelt. Grundlage war dabei das Projekt des Deutschen Patent- und Markenamts

zur elektronischen Übermittlung von Patentanmeldungen per E-Mail. Die Erfahrungen im

Bereich allgemeine elektronische Antragsverfahren unter Nutzung der Software PaTrAS

werden in einem Praxisleitfaden für Dritte nutzbar gemacht. Der Leitfaden Modulbaukasten

sERV ist wie die Fortschreibung der Software PaTrAS ein zentrales Ergebnis der Einer-für-Alle-

Dienstleistung sERV. Gegenstand des Beratungsauftrags ist weiterhin die Erstellung eines

Geschäftsmodells, das ebenfalls in enger Zusammenarbeit mit dem DPMA entwickelt wird.

Besonderheiten Einer-für-Alle-Dienstleistung

Ergebnisse Praxisleitfaden

Geschäftsmodell

Nutzen Der Praxisleitfaden erleichtert bzw. unterstützt die Startphasen Vorbereitung sowie

Analyse und Grobkonzept neuer Projekte zur Realisierung von komplexen elektronischen

Antragsverfahren.

Das Geschäftsmodell zeigt interessierten Behörden auf, welchen Nutzen sie aus der

Software PaTrAS zu welchen Konditionen erzielen können.

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82

Beratungsergebnisse im Detail

Beratungsreferenz

Nr. 57

Ermittlung von Einsparpotenzialen durch die Einführung eines VBS; Überarbeitung der

IT-WiBe aufgrund der ermittelten Einsparpotenziale

Ressort/ Behörde Bundesministerium für Verkehr, Bau- und Wohnungswesen (BMVBW) /

Eisenbahn-Bundesamt (EBA), Bonn

Ansprechpartner

Behörde

Frau Stefanie Mombaur

Telefon: +49 (0)228 9626-279

E-Mail: MombaurS@eba.bund.de

Laufzeit Oktober 2004 bis September 2005

Inhalte

GPA/ GPO: VBS: FMS:

Seit Februar 2003 wird im Eisenbahn-Bundesamt das Projekt DOWEBA (Dokumenten- und

Workflow-Managementsystem incl. Archivierung beim Eisenbahn-Bundesamt),auf Basis der

VBS-Software Fabasoft e-Gov-Suite eingeführt. Aufgrund der Erfahrungen aus dem Pilotbetrieb

wurde das Einführungskonzept und die dazugehörende IT-WiBe modifiziert. Die IT-WiBe wird

durch eine Prozessanalyse ergänzt, anhand derer die Effizienzgewinne durch die Einführung

von DOWEBA an ausgewählten Prozessen verdeutlicht werden. Die IT-WiBe wird aufgrund der

neuen Erkenntnisse fortgeschrieben.

Besonderheiten Sowohl die Prozesse in der Zentrale wie auch in den Außenstellen wurden im Rahmen der

Prozessanalyse bewertet.

Ergebnisse Anhand einer Prozessanalyse wurden die Effizienzgewinne ermittelt und im Rahmen der IT-

WiBe fortgeschrieben.

Nutzen Durch die prozessorientierte Betrachtung konnten Einsparungspotenziale am realen

Arbeitsablauf konkretisiert werden.

Die Wirtschaftlichkeit des Vorhabens wurde anhand der überarbeiteten IT-WiBe erneut

bestätigt.

Beratungsreferenz

Nr. 58

Elektronische Rechtsverkehr in Revisionsstrafsachen

Ressort/ Behörde Bundesministerium für Justiz (BMJ) / Generalbundesanwalt beim Bundesgerichtshof (GBA),

Karlsruhe

Ansprechpartner

Behörde

Herr Oberstaatsanwalt Dr. Georg Bauer

Telefon: +49 (721) 8191-310

E-Mail: Bauer.Georg.Dr@gba.bund.de

Laufzeit März 2004 bis Juli 2004;Oktober 2004 bis Oktober 2005

Inhalte

GPA/ GPO: VBS: FMS:

Die Einführung des Elektronischen Rechtsverkehrs in Revisionsstrafsachen beim

Generalbundesanwalt umfasst vier Stufen:

1. Stufe: Elektronische Kommunikation zwischen Generalbundesanwalt und

Bundesgerichtshof

2. Stufe: Recherche- und Archivsystem

3. Stufe: Dokumentenmanagement bzw. Vorgangsbearbeitungssystem

4. Stufe: (Perspektivisch) Elektron. Kommunikation mit Externen

Die Ist-Prozesse wurden aufgenommen und im Hinblick auf den Elektronischen Rechtsverkehr

modelliert. Schwerpunkt war hierbei zunächst der Kommunikationsworkflow zwischen dem

Generalbundesanwalt und dem Bundesgerichtshof (1. Stufe). Für die 2. Stufe wurden die

funktionalen Anforderungen des Generalbundesanwalts über die Revision hinaus an ein

Recherche- und Archivsystem ermittelt und auf dieser Basis die Ausschreibungsunterlagen

erstellt. Der Beratungsauftrag umfasst darüber hinaus die Unterstützung bei der Auswertung

der Angebote. Der Einsatz eines Recherche- und Archivsystems ist als Vorbereitung des

Generalbundesanwalts auf die Möglichkeiten der elektronischen Aktenführung und damit die

2. Stufe zu sehen. Die Kommunikation mit Externen – z.B. mit Rechtsanwälten – soll

perspektivisch einer 4. Stufe vorbehalten bleiben. Diese erfordert komplexe, mit dem jetzigen

Stand des Elektronischen Rechtsverkehrs in den Ländern kaum abzubildende Regelungen für

die Zuständigkeit des Bundes und der Länder.

Besonderheiten Die Realisierung erfolgt mit konkreten Maßnahmen je Stufe sukzessive; vor dem

Produktivbetrieb einer jeden Stufe wird eine Pilotierung in kleinerem Umfang

durchgeführt.


Ergebnisse Grobkonzept

Stufenplan

Feinkonzept

Leistungsbeschreibung, Kriterienkatalog, Bewertungsmatrix

Ausgewähltes Produkt

Nutzen Vereinfachung und Beschleunigung der Recherche in vorinstanzlichen Urteilen, Anträgen

des Generalbundesanwalts und Entscheidungen des Bundesgerichtshof durch

elektronischen Zugriff

Anbindung der Dienststelle in Leipzig durch Verfügbarkeit der Dokumente in

elektronischer Form

Beschleunigung des Umlaufs der Dokumente (Entscheidungen des Bundesgerichtshofs

beim Generalbundesanwalt durch die Verwendung der elektronischen Form)

Beratungsreferenz

Nr. 59

Umsetzung von Antragsverfahren im LBA

Ressort/ Behörde Bundesministerium für Verkehr, Bau- und Wohnungswesen (BMVBW)/ Luftfahrt-Bundesamt

(LBA), Braunschweig

Ansprechpartner

Behörde

Herr Dirk Hollenbach

Telefon: +49 (0)531 2355-241

E-Mail: Dirk.Hollenbach@lba.de

Laufzeit März 2003 bis November 2005

Inhalte

GPA/ GPO: VBS: FMS:

Ausgewählte Prozesse der Zulassung von technischem Personal, Luftfahrtpersonal und der

Verkehrszulassung sollen durchgängig medienbruchfrei umgestaltet werden.

Dazu gehören u.a. alle regelmäßigen Lizenzierungsverfahren des Personals (Techniker und

Bordpersonal inklusive der Pilotenprüfungen) und die Zulassung von Luftfahrzeugen für den

Flugbetrieb.

Besonderheiten Im LBA werden nach einem übergreifenden Stufenplan alle BundOnline Basiskomponenten

eingeführt. Einzelne Zulassungsverfahren dienen dabei jeweils als Pilot für das gesamte Haus.

Die Vorgehensweise veränderte sich im Laufe des Projektfortschritts. Nach den

konzeptionellen Arbeiten wurde das LBA immer stärker in die Projektarbeiten mit

eingebunden, so dass die Leistung auf ein Coaching reduziert werden konnte.

Ergebnisse Einführung eines Vorgangsbearbeitungssystems sowie der Basiskomponenten Formularserver

– Formular-Management-System und der Virtuellen Poststelle:

Beschreibung der Schnittstellen zu bestehenden und neu konzipierten Datenbanken

Entwicklung von Hausstandards für elektronische Vorgänge

Umsetzungsbeschreibung für die Nutzung der Basiskomponente Formularserver –

Formular-Management-System

Schaffung von Schnittstellen zwischen bestehenden Fachanwendungen und der FMS

Lösung des LBA

Umsetzungsbeschreibung für die Nutzung der Basiskomponente Virtuelle Poststelle

Beschreibung der veränderungsrelevanten administrativen Prozesse

Nutzen Für das Gesamtprojekt ist eine übergreifende Straffung und Vereinheitlichung von Prozessen

und Datenstrukturen wesentlich:

Optimierter Informationszugriff durch Vereinheitlichung und Zusammenführung von

Datensammlungen (Adressdaten, Personendaten)

Effektivere Aufgabenerledigung durch Nutzung eines Vorgangsbearbeitungssystems (z.B.

Scannen von Posteingängen)

Schnellerer Datenaustausch durch Datenaustausches per XML Daten und Schaffung von

Standardschnittstellen

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6

84

Beratungsergebnisse im Detail

Beratungsreferenz

Nr. 60

Einführung eines Vorgangsbearbeitungssystems für die Bearbeitung der europäischen

Arzneimittelverfahren

Ressort/ Behörde Bundesministerium für Gesundheit und Soziales (BMGS)/ Paul-Ehrlich-Institut (PEI), Langen

Ansprechpartner

Behörde

Frau Dr. Schröder

Telefon: +49 (0)6103 77-2130

E-Mail: schch@pei.de

Laufzeit Oktober 2003 bis Mai 2005

Inhalte

GPA/ GPO: VBS: FMS:

Im Rahmen der Zulassungsverfahren von Arzneimitteln werden erhebliche Mengen an

Dokumenten an das Paul-Ehrlich-Institut geliefert, verteilt und bearbeitet. Darüber hinaus

findet eine enge Zusammenarbeit und Austausch mit den anderen europäischen

Zulassungsbehörden sowie der europäischen Agentur (European Medicines Agency, EMEA) in

London statt. Zielsetzung ist es, den gesamten Post- und Bearbeitungsweg der europäischen

Arzneimittelverfahren zukünftig im PEI vollständig elektronisch abzuwickeln. Zur

Realisierung einer solchen elektronischen Akte wird eine Vorgangsbearbeitungssystem (VBS)

beim PEI eingeführt. Im Rahmen des Projektes wurden die gesamten Arbeitsschritte bis hin zur

Ausschreibung des VBS unterstützt. Dies reichte von der Erstellung einer Machbarkeitsstudie,

über eine detaillierte Ist-Aufnahme und Soll-Modellierung der Prozesse, der Erarbeitung der

Feinkonzeption und des Anforderungskataloges bis hin zur Unterstützung der Ausschreibung.

Besonderheiten Volumen der Zulassungsanträge: bis zu 200 Leitzordner

Gesetzlich vorgegebene Regularien führen zu langen Bearbeitungszeiten einer Zulassung

sowie einer verteilten Bearbeitung bzw. Möglichkeiten der Kommentierung für alle

europäischen Zulassungsbehörden

Die Zulassung von Arzneimitteln beinhaltet eine Vielzahl unterschiedlicher

Antragsverfahren

Die Archivierung der Unterlagen stellt Herausforderungen dar. Zum Einen hinsichtlich der

Vielzahl an Dokumenten und unterschiedlicher Antragsverfahren, zum Anderen

hinsichtlich der langen Aufbewahrungspflicht (30 Jahre nach Erlöschen einer Zulassung)

Ergebnisse Einführung eines VBS in einem Pilotbereich (Europäische Arzneimittelverfahren) mit ca. 25

Nutzern. Daran anschließend ist der Roll-Out auf das gesamte PEI mit ca. 500 Nutzern

geplant.

Mittelfristige Ablösung der Papierakte

Nutzen Erhebliche Steigerung der Transparenz durch das Zusammenführen der verschiedenen

Arzneimittelverfahren in einer elektronischen Akte

Der Rechercheaufwand bei der Bearbeitung der Arzneimittelverfahren kann hierdurch

reduziert werden

Leichtere Steuerung und Übersicht über den aktuellen Bearbeitungsstatus eines

Zulassungsverfahrens


Beratungsreferenz

Nr. 61

Konzeption zur Einrichtung eines Mittelstandsforums

Ressort/ Behörde Bundesministerium für Wirtschaft und Arbeit (BMWA) / Physikalisch-Technische

Bundesanstalt (PTB), Braunschweig

Ansprechpartner

Behörde

Herr Dr. Siegfried Hackel

Telefon: +49 (0)531 592-8400

E-Mail: siegfried.hackel@ptb.de

Laufzeit Juli 2003 bis August 2005

Inhalte

GPA/ GPO: VBS: FMS:

Die PTB erbringt metrologische Dienstleistungen auf höchstem Niveau, die derzeit vorrangig

von industriellen Großunternehmen und wissenschaftlichen Einrichtungen nachgefragt

werden. Seitens kleiner und mittelständischer Unternehmen (KMU) bestehen beständige

Nachfragepotenziale, die bisher wenig erschlossen sind. Für die PTB stellen die Gewinnung

zusätzlicher Kunden und die Erhöhung der Kundenzufriedenheit wesentliche

Wettbewerbsfaktoren im europäischen Markt dar. Mit der Einrichtung eines webbasierten

Mittelstandsforums soll KMU der Zugang zur PTB erleichtert werden. Hierbei wird

insbesondere das Ziel verfolgt, das Dienstleistungsangebot der PTB strukturiert und

benutzerfreundlich darzustellen sowie die Unternehmen durch Know-How-Transfer zu

unterstützen.

Besonderheiten Daten zu Mitarbeitern und Dienstleistungen wurden in mehreren Datenbanken zentral

gepflegt.

Die Konsolidierung der Informationsangebote und ihre Präsentation erfolgt auf Basis eines

Content-Management-Systems (CMS).

Ergebnisse Anhand einer Grobkonzepts wurden Ansätze zur Ausgestaltung des Forums definiert, der

Kostenrahmen spezifiziert sowie ein Umsetzungsplan erarbeitet.

In Vorbereitung der Onlinestellung wurden die internen Prozesse zur Pflege und

Aktualisierung des Mittelstandsforums optimiert.

Durch Publikationen und Messepräsenz wurde die Bekanntmachung des

Mittelstandsforums systematisch vorangetrieben.

Nutzen Im Zuge der Onlinestellung wurde eine Strukturierung des Dienstleistungs-angebots

vorgenommen. Dies erforderte eine konsequente Ausrichtung der

Dienstleistungsdarstellung auf die Belange der Kunden in der Wirtschaft.

Die Inhalte des Mittelstandsforums werden durch die Mitarbeiter der PTB selbst dezentral

gepflegt.

Insgesamt wurde eine Verbesserung der Aktualität der Qualitäts-managementhandbücher

erreicht.

Beratungsreferenz

Nr. 62

Konzeption Metrologische Dienstleistungen online

Ressort/ Behörde Bundesministerium für Wirtschaft und Arbeit (BMWA) /

Physikalisch-Technische Bundesanstalt, Braunschweig

Ansprechpartner

Behörde

Herr Dr. Siegfried Hackel

Telefon: +49 (0)531 592-8400

E-Mail: siegfried.hackel@ptb.de

Laufzeit Dezember 2003 bis Dezember 2005

Inhalte

GPA/ GPO: VBS: FMS:

Für die PTB ist der Kontakt zur Wirtschaft von besonderer Bedeutung. Dies betrifft

insbesondere die Leistungsbereiche Kalibrieren, Prüfen, Zulassen und Beraten, deren

Erbringung stark interaktive Prozesse mit der Wirtschaft darstellen.

Die PTB plant daher, die Aufgabenschwerpunkte Kalibrierung, Prüfung, Zulassung und

Beratung online abzubilden. Hierbei soll der Bearbeitungsprozess externen Kunden

transparent und mittels eines Antragsverfahrens über das Internet zugänglich gemacht

werden.

Besonderheiten Die interne Antragsbearbeitung sowie die Verwaltung der Vorgangsdaten erfolgt auf Basis von

SAP R/3. Ein onlinebasiertes Antragsverfahren soll auf dieser Grundlage aufsetzen und die

Daten medienbruchfrei in das System überspielen.

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6

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Beratungsergebnisse im Detail

Ergebnisse Im Rahmen einer Machbarkeitsstudie wurden die technischen und prozessualen

Voraussetzungen für das Onlineverfahren erhoben.

Durch eine Analyse der Produktgruppen wurde eine Priorisierung von Kunden im Hinblick

auf eine Pilotierung vorgenommen.

Anhand einer Kundenbefragung wurden die Anforderungen der Industrie an eine

Onlinestellung des Antragsverfahrens ermittelt.

Nutzen Durch die Realisierung des Antragsverfahrens auf Basis von Ex-Info, einer in der PTB

entwickelten BundOnline-Lösung, können Synergiepotenziale erschlossen werden.

Höhere Akzeptanz durch die konsequente Ausrichtung an Kundenanforderungen

(Kundenbefragung).

Beratungsreferenz

Nr. 63

Pflichtenheft EfA-Dienstleistung ArchiSafe

Ressort/ Behörde Bundesministerium für Wirtschaft und Arbeit / Physikalisch-Technische Bundesanstalt (PTB),

Braunschweig

Ansprechpartner

Behörde

Herr Tobias Schäfer

Telefon: +49 (0)531 592-2456

E-Mail: tobias.schaefer@ptb.de

Laufzeit Dezember 2004 bis Dezember 2005

Inhalte

GPA/ GPO: VBS: FMS:

Rechtssichere Ablage elektronisch signierter Dokumente (Erhaltung der Beweiskraft) im

Rahmen des Fachverfahrens MELODI und Ableitung grundsätzlicher Anforderungen an eine

ressortübergreifende Lösung zur Langzeitspeicherung

Besonderheiten EfA-Dienstleistung; Abstimmung mit einem ressortübergreifenden Nutzerbeirat

Enge Kooperation mit KBSt, BSI, Bundesarchiv u.a.

Berücksichtigung nationaler und internationaler Standards (ArchiSig; VERS u.a.)

Duplizitärer Ansatz (behördenspezifisch und ressortübergreifend) bedingt parallele

Dynamiken

Erforderliche Mehrebenenkommunikation erweist sich als aufwandsintensiv

Option des Insourcing (Dienstleister PTB)

Ergebnisse Prozess- und Anforderungsanalyse

Zweistufiges Fachkonzept

Pflichtenheft mit Kriterienkatalog

Versionierte WiBe

Nutzen Mit ArchiSafe wird eine Lösung zur elektronischen Langzeitarchivierung bereitgestellt, die auf

dem DOMEA-Konzept aufsetzt, indem sie ein VBS/ Fachverfahren als führendes System

betrachtet. Wesentliche Projektergebnisse sollen daher in Form eines Praxisbeispiels

veröffentlicht werden.


Beratungsreferenz

Nr. 64

Onlineerhebung von Bundesstatistiken – Unterstützung beim Masterplan Statistik

Ressort/ Behörde Bundesministerium des Innern (BMI)/ Statistisches Bundesamt (Destatis), Wiesbaden

Ansprechpartner

Behörde

Herr Hans-Joachim Stede

Telefon: +49 (0)611 75-2914

E-Mail: hans-joachim.stede@destatis.de

Laufzeit Dezember 2002 bis Mai 2004

Inhalte

GPA/ GPO: VBS: FMS:

Das Statistische Bundesamt hat sich zum Ziel gesetzt, im Rahmen des „Masterplans zur Reform

der amtlichen Statistik“ gemeinsam mit den Statistischen Ämtern der Länder bis zum Jahr 2005

für sämtliche geeigneten zentralen und dezentralen Bundesstatistiken den Prozess der

Statistikerstellung zu standardisieren und Online-Erhebungsverfahren bereitzustellen.

Das Problem der derzeitigen Situation besteht darin, dass die Erhebungen unkoordiniert

jeweils nach den spezifischen Anforderungen der Fachabteilungen ablaufen. Derzeit existiert

noch keine Standardisierung des Prozesses der Online-Erhebungen.

Ziel des Projektes ist die Entwicklung, Standardisierung und Prozessoptimierung von Online-

Datenerhebungsverfahren. Weiterhin wird geprüft, ob Prozesse in Statistiken, in denen Online-

Erhebungsverfahren bereits eingesetzt wurden, auf diejenigen Statistiken, in denen Interneterhebungen

eingeführt werden sollen, übertragbar sind und ob es weitere Prozessoptimierungsmöglichkeiten

gibt.

Besonderheiten Der Erfolg der Umsetzung des gesamten Masterplans Statistik hängt in besonderem Maße

davon ab, wie die Statistischen Landesämter und das Statistische Bundesamt

zusammenarbeiten und die definierten Aufgaben und Projekte gemeinsam umsetzen.

Ergebnisse Ergebnispapiere auf Grobkonzeptebene als Arbeitsprogramm zur Standardisierung und

Prozessoptimierung von Verfahren und Methoden der amtlichen Statistik, insbesondere in

Bezug auf Online-Datenerhebungen

Nutzen Mit der Umsetzung wird:

Eine Entlastung der Auskunftspflichtigen durch Harmonisierung und Standardisierung der

Erhebungen und durch Interneterhebungen realisiert.

Eine Reduktion des Aufwands durch Arbeitsteilung („Optimierte Kooperation“) und

Automatisierung und Standardisierung der Arbeitsprozesse erreicht.

Beratungsreferenz

Nr. 65

Aufbau des Prozessmanagements

Ressort/ Behörde Bundesministerium des Innern (BMI)/ Statistisches Bundesamt (Destatis), Wiesbaden

Ansprechpartner

Behörde

Herr Hans-Peter Lüüs

Telefon: +49 (0)611 75-2669

E-Mail: hans-peter.lueues@destatis.de

Laufzeit Juli 2004 bis März 2005

Inhalte

GPA/ GPO: VBS: FMS:

Prozessmanagement ist für das Statistische Bundesamt ein Instrument zur Realisierung der

strategischen Ziele:

Unterstützung und Verbreitung von E-Statistik

Weiterentwicklung der technisch-organisatorischen Standards

Es ist somit die organisatorische Unterstützungsmaßnahme für die Einführung und die

ständige Weiterentwicklung des auf der CeBIT 2004 präsentierten Programms E-Statistik und

der damit verbundenen Online-Techniken, insbesondere in den Teilprozessen Erhebung und

Verbreitung.

Besonderheiten Das Statistische Bundesamt verfolgt einen ganzheitlichen prozessorientierten Ansatz

(„Qualitätsoffensive Statistik“) für die Steuerung des Amtes.

Ergebnisse Grobkonzepts mit einem Umsetzungsplan

Nutzen Mittels standardisierter Prozessdokumentation und Prozesskennzahlen werden die Daten-

bzw. Informationsbasis für

ein Benchmarking sowie

für eine transparente Ressourcen- und Arbeits- bzw. Programmplanung geliefert

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Beratungsergebnisse im Detail

Beratungsreferenz

Nr. 66

Reform der Unternehmensstatistik – Unterstützung beim Masterplan Statistik

Ressort/ Behörde Bundesministerium des Innern (BMI)/ Statistisches Bundesamt (Destatis), Wiesbaden

Ansprechpartner

Behörde

Herr Dr. Roland Gnoss

Telefon: +49 (0)611 75-2140

E-Mail: roland.gnoss@destatis.de

Laufzeit Mai 2005 bis Dezember 2005

Inhalte

GPA/ GPO: VBS: FMS:

Im Projekt „Reform der Unternehmensstatistik“ als Teil des Masterplans erfolgt u. a. eine

Überprüfung und Straffung des Erhebungsprogramms und die weitere Einführung

alternativer Wege der Datengewinnung in der Unternehmensstatistik, die die Belastung der

Wirtschaft verringern (Entbürokratisierungsinitiative der Bundesregierung) und das

Datenangebot noch besser auf den Bedarf der Nutzer abstimmen. Der Einsatz von Internet-

Fragebogen im Bereich der Unternehmensstatistiken und die Entwicklung einer Software, die

es ermöglicht, die benötigten Statistikdaten aus dem Rechnungswesen der Unternehmen

direkt online an die statistischen Ämter zu übermitteln (eStatistik.core), wird für Unternehmen

und Betriebe spürbare Erleichterungen bringen. Darüber hinaus wird das

Unternehmensregister als neues Erhebungs- und Auswertungsinstrument weiterentwickelt,

um statistische Primärerhebungen bei Unternehmen und Betrieben zu ersetzen und damit zur

Entlastung zusätzlich beizutragen.

Besonderheiten Der Erfolg der Reform der Unternehmensstatistiken hängt in besonderem Maße davon ab, wie

die Statistischen Landesämter und das Statistische Bundesamt zusammenarbeiten.

Ergebnisse Stufenplan der Projektschritte

Grobkonzept für die Reform der Unternehmensstatistik

Nutzen Durch die Reform der Unternehmensstatistiken wird

Die Belastung der Unternehmen durch die Reduktion des Aufwandes für Bereitstellung der

statistischen Grunddaten verringert

Das Datenangebot noch besser auf den Bedarf der Nutzer abgestimmt

Beratungsreferenz

Nr. 67

Konzeption von ASS online (Abrechnung der Schifffahrtsabgaben und Statistik)

Ressort/ Behörde Bundesministerium für Verkehr, Bau- und Wohnungswesen (BMVBW)/ Bundesanstalt für

Wasserbau (BAW), Ilmenau

Ansprechpartner Herr Rainer Willig

Behörde

Telefon: +49 (0)3677 669-2301

E-Mail: rainer.willig@baw.de

Laufzeit Februar 2003 bis Juni 2003

Inhalte

GPA/ GPO: VBS: FMS:

Die Abrechnung der Binnenschifffahrtsabgaben erfolgt IT-unterstützt mit der im Wirkbetrieb

arbeitenden Applikation „ASS“ (Abrechnung der Schifffahrtsabgaben und Statistik) auf der

Basis einer zentralen Datenhaltung. Federführend beim Abrechnungsprozess der Schifffahrtsabgaben

sind die Wasser- und Schifffahrtsdirektionen (WSD) West und Südwest, wobei

die WSD West für die norddeutschen Bundeswasserstraßen im Binnenbereich und die WSD

Südwest für die süddeutschen Bundeswasserstraßen im Binnenbereich zuständig ist. In der

WSD Ost wurde eine eigene Abrechnungsstelle für die Fahrgastschifffahrt auf den

norddeutschen Bundeswasserstraßen im Binnenbereich eingerichtet. Gegenstand des

Projektes war die beratende Begleitung bei der Erstellung der Konzeption und der

Anforderungsanalyse für ASS-Online.

Besonderheiten Konzeption vor dem Hintergrund einfacher technischer Rahmenbedingungen bei den Kunden

Ergebnisse Konzeption und Anforderungsanalyse für ASS-Online

Nutzen Durch die Neugestaltung von ASS-Online

können Binnenschiffe ohne Unterbrechung die Deutschen Wasserstraßen befahren, da die

Fahrten online von den Schifffahrtstreibenden angemeldet werden können

ist der Aufwand für die Abrechnung der Schifffahrtsabgaben reduziert


Beratungsreferenz

Nr. 68

Prozessanalyse der Antragsverfahren der Zentralstelle

Schiffsuntersuchungskommission/ Schiffseichamt

Ressort/ Behörde Bundesministerium für Verkehr, Bau- und Wohnungswesen (BMVBW)/ Zentralstelle

Schiffsuntersuchungskommission/Schiffseichamt (ZSUK), Mainz

Ansprechpartner Frau Andrea Hauf

Behörde

Telefon: +49 (0)6131 979-260

E-Mail: a.hauf@wsd-sw.wsv.de

Laufzeit Dezember 2003 bis Juli 2004

Inhalte

GPA/ GPO: VBS: FMS:

Die ZSUK plant im Rahmen von BundOnline die Abwicklung von Teilen seiner Dienstleistungen

aus den drei Bereichen Schiffsuntersuchung, Schiffseichung und zentrale

Binnenschiffsbestandsdatei online für die Antragsteller zur Verfügung zu stellen.

Schwerpunkte liegen insbesondere auf der elektronischen Antragsabwicklung sowie der

Identifikation von möglichen Online-Diensten, die die ZSUK anbieten kann. Im Rahmen des

Projektes wurde eine umfassende Prozessanalyse vorgenommen, die mittels des

Modellierungstools ARIS dokumentiert wurde. Auf dieser Basis wurden die

informationstechnischen Rahmenbedingungen beleuchtet und eine Bewertung der Prozesse

durchgeführt. Für die ermittelten Optimierungspotenziale wurde eine fachliche Konzeption

mit technischen Aspekten erstellt.

Besonderheiten Die ZSUK umfasst ca. 40 fest angestellte Mitarbeiter. Die Behörde besteht aus einer Zentralstelle

in Mainz und fünf Außenstellen. Eine enge Koordination, Kommunikation und

Zusammenarbeit der Zentralstelle mit den Außenstellen ist im täglichen Verwaltungshandeln

der ZSUK zu realisieren.

Ergebnisse Erweiterung der ZSUK-Fachanwendung und Ablösung der Datenbank im Bereich

Schiffseichung

Einrichtung einer einheitlichen, zentralen Datenbasis, in dem alle elektronischen Daten

zentral abgelegt und zur Verfügung gestellt werden

Vereinheitlichung der Dokumentvorlagen

Zentrale Bereitstellung eines elektronischen Terminkalenders für die Mitarbeiter der

Zentralstelle sowie der Außenstellen

Nutzen Bildung einer zentralen, elektronischen Datenbasis erhöht die Transparenz und

Verfügbarkeit von Unterlagen

Verteilter Zugriff auf eine Datenbasis und Terminkalender reduziert den erforderlichen

Abstimmungsbedarf zwischen der Zentralstelle und den Außenstellen

Medienbruchfreie elektronische Antragstellung

Beratungsreferenz

Nr. 69

Organisatorische Beratung zum Formular-Management-System

Ressort/ Behörde Bundesministerium des Innern (BMI) / Bundesverwaltungsamt (BVA)

Ansprechpartner

Behörde

Herr Bernhard Unger

Telefon: +49 (0)1888 358-1537

E-Mail: Bernhard.Unger@bva.bund.de

Laufzeit Juli 2004 bis Dezember 2005

Inhalte

GPA/ GPO: VBS: FMS:

Beratung von BundOnline-Behörden zum Einsatz der BundOnline Basiskomponente

Formularserver – Formular-Management-System (BK FS – FMS)

Öffentlichkeitsarbeit und Marketing in Form von Kundeninformationen und

Internetpublikationen sowie diversen Präsentationen

Machbarkeitsstudien zum Einsatz der BK FS - FMS

Fachkonzeptionen zur Umsetzung von elektronischen Formularen auf Basis von Online-

Verfahren

Übergabe an den technischen Realisierer

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Beratungsergebnisse im Detail

Besonderheiten Enge Zusammenarbeit mit dem Referenzträger der BK FS – FMS, dem Zentrum für

Informations- und Datentechnik der Bundesfinanzverwaltung (ZID) sowie dem

Auftragnehmer des Mantelvertrags der BK FS – FMS Siemens Business Service unter Leitung

der Projektgruppe BundOnline

Hohe Komplexität des Themas durch direkte Verbindung mit weiterverarbeitenden

Systemen und Fragestellungen zur Integration der elektronischen Signatur

Ergebnisse Etablierung der BK FS – FMS in der Bundesverwaltung

Entscheidungshilfen für den zielgerichteten Einsatz der BK FS – FMS durch Betrachtung

aller fachlichen, organisatorischen und wirtschaftlichen Gesichtspunkte

Unterstützung bei der Transformation herkömmlicher papierbasierter Formulare zu

transaktionsorientierten elektronischen Formularen

Ganzheitliche Prozessbetrachtung und -optimierung

Nutzen Umsetzung „echter”, medienbruchfreier Online-Dienstleistungen mit beschleunigter

Sachbearbeitung und hoher Nutzerfreundlichkeit

Weitergabe von fomularspezifischen Knowhow an die verantwortlichen

Behördenmitarbeiter zum langfristigen Ausbau des Einsatzgebiets der BK FS – FMS

Möglichkeit der zielgruppengesteuerten Kommunikation mit Bürger, Wirtschaft,

Verbänden und Verwaltung

Schnelle Reaktionsmöglichkeiten auf neue gesetzliche Vorgaben bei Einsatz der BK FS –

FMS


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7.1 Wissensmanagement/ Toolbox

Das CC VBPO hat im Rahmen des Wissensmanagement sein Wissen umfassend dokumentiert

(vgl. hierzu Kapitel 3.5). Folgende Dokumentationen wurden durch das

CC VBPO erstellt und im BundOnline Wissensmanagement unter www.wmsbundonline.de

zur Verfügung gestellt:

Titel Inhalt

Praxisbeispiele

Anhang

Webshop/Bundesanstalt für Materialforschung-

und prüfung (BAM)

Elektronische Patentanmeldung/

Deutsches Patent- und Markenamt

(DPMA)

Elektronischer Rechtsverkehr/Bundessozialgericht

(BSG)

E-Shop/Bundesanstalt für Geowissenschaften

und Rohstoffe (BGR)

Ressortspezifisches Haushaltsaufstellungsverfahren/Bundesministerium

für

Wirtschaft und Arbeit (BMWA)

CITES-Online/Bundesamt für Naturschutz

(BfN)

E-Antrag auf Zulassung von Pflanzenschutzmitteln/Bundesamt

für Verbraucherschutz

und Lebensmittelsicherheit

(BVL)

Musterprozesse

Vertrieb von Referenzmaterialien über

einen Webshop

Online-Anmeldung im Schutzrechtsbereich

Patente unter Einsatz einer

Digitalen Signatur

Externe Kommunikation mit Verfahrensbeteiligten

unter Einsatz des

Elektronischen Gerichts- und Verwaltungspostfachs

(EGVP)

Vertrieb von Produkten des Geozentrums

Hannover über das Internet in

Zusammenarbeit mit einem externen

Betreiber

IT-gestützte Haushaltsaufstellung mit

webbasiertem Zugriff auf das Haushaltinformationssystem

Onlinebasiertes Antragsverfahren zur

Genehmigung der Ein- und Ausfuhr

geschützter Tiere und Pflanzen

Realisierung eines Online-Antragsverfahrens

mit Einführung eines

Vorgangsbearbeitungssystems sowie

Fachverfahrensintegration

Zahlungsverkehr/E-Payment Darstellung der Bezahlverfahren aus

Prozesssicht sowie der Leistungen des

E-Payment-Servers für Bundesbehörden

Allgemeine Antragsverfahren Prozessmodell für die Behörden bei der

Realisierung von Online-Antragsverfahren

mit Beschreibung der Voraussetzungen

und Schnittstellen

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Anhang – Wissensmanagement/Toolbox

Titel Inhalt

Förderung Vorgehen für die Behörden bei der Realisierung

von Online-Förderverfahren

mit Beschreibung der Voraussetzungen

und Schnittstellen

Beschaffung Vorgehen für die Behörden bei der

Realisierung von IT-gestützten Beschaffungsprozessen

mit Schnittstellenübersicht

E-Gesetz Vorgehen für die Behörden bei der

technischen Unterstützung des Prozesses

„Vorbereiten politischregulativer

Entscheidungen“

Beratungsangebot des CC VBPO und Vorlagen

Beratungsleistung des CC VBPO – Kurzversion

Beratungsleistung des CC VBPO –

Vorgehen und Methoden

Anfrage von Beratungsleistungen Vorlage (bis 2005)

Vereinbarung über die Erbringung

einer Beratungsdienstleistung des

CC VBPO

Aufwands- und Terminplan Vorlage

Beispielhafter Masterplan Vorlage

Ergebnisprotokoll Vorlage

Dokumentation von Analyseergebnissen

mit VISIO-Flussdiagramm

Dokumentation von Konzeptionsergebnissen

Erläuterung der Dienstleistungen des

CC VBPO in den Bereichen GPA/GPO,

VBS und BK FS – FMS

Darstellung der Methoden und Werkzeuge

Vorlage (bis 2005)

Vorlage

Vorlage

Projektabschlussbericht Vorlage

Erklärung über Projektabschluss im

Rahmen einer Beraterleistung

Vorlage (bis 2005)

Abfrage zur Kundenzufriedenheit Vorlage (bis 2005)

Methodische Handreichungen zu Vorgangsbearbeitungssystemen in der

öffentlichen Verwaltung

DOMEA ® -Organisationskonzept 2.0 Grundlage für die Einführung von

Vorgangsbearbeitungsssystemen und

Realisierung der elekronischen Akte.

Die Erweiterungsmodule zum DOMEA ® -Organisationskonzept 2.0

Integration Virtuelle Poststelle und

Vorgangsbearbeitungssysteme

Integration Formularmanagementsystem

und Vorgangsbearbeitungssysteme

Ableitung von Nutzungsszenarien

der Integration und Beschreibung der

technischen Konsequenzen für die

Integration

Ableitung von Nutzungsszenarien

der Integration und Beschreibung der

technischen Konsequenzen für die

Integration


Titel Inhalt

Integration Contentmanagementsystem

und Vorgangsbearbeitungssysteme

Integration Zahlungsverkehrsplattform

und Vorgangsbearbeitungssysteme

Ableitung von Nutzungsszenarien

der Integration und Beschreibung der

technischen Konsequenzen für die

Integration

Ableitung von Nutzungsszenarien

der Integration und Beschreibung der

technischen Konsequenzen für die

Integration

Fachverfahrensintegration Typisierung von Fachverfahren, Konzeption

der möglichen Integrationsalternativen

sowie Empfehlungen zur

Wahl einer Integrationsalternative

Scan-Prozesse Empfehlungen zur Ausgestaltung des

Scan-Prozesses unter Berücksichtigung

von Kosten- und Wirtschaftlichkeitsaspekten

Inner- und Interbehördliche

Kommunikation

Aussonderung und Archivierung

elektronischer Akten

Technische Aspekte der Archivierung

elektronischer Akten

Projektleitfaden zur Einführung der

IT-gestützten Vorgangsbearbeitung

Ableitung eines Nutzungsszenarios mit

den zugehörigen fachlichen Anforderungen

mit Darstellung eines XML-basierten

Lösungsansatzes

Darstellung der verbindlichen organisatorischen

Vorgaben zur Aussonderung

elektronischer Akten und Übergabe

dieser an eine Archivbehörde

Empfehlungen zur Wahl bestimmter

Alternativen bei bestimmten organisatorischen

Gegebenheiten sowie Vergleich

der aktuellen Technologien zur

Langzeitarchivierung

Darstellung eines geeigneten Projektvorgehensmodells

für VBS-Einführungsprojekte,

Empfehlungen und

Checkliste

DOMEA ® -Anforderungskatalog 2.0 Technische Anforderungen an VBS-Systeme,

die sich aus den Vorgaben des

DOMEA ® -Organisationskonzeptes 2.0

und den Erweiterungsmodulen ergeben

Marktinformationen und Arbeitshilfen

Softwareprodukte zur Geschäftsprozessanalyse

und -optimierung 2.1

Arbeitshilfe Geschäftsprozessmodellierung

in der öffentlichen erwaltung

– GPM-ÖV

Übersicht ausgewählter verfügbarer

Softwareprodukte mit Produktprofilen

sowie Kriterien zur Bewertung und

Auswahl

Darstellung des Vorgehensbei der Geschäftsprozessmodellierung,Erläuterung

der Regeln und des Einsatzes von

GPO – Tools (Vorlagen in MS-Visio)

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Anhang – Glossar

7.2 Glossar

Begriff/Abkürzung Erläuterung

BAkÖV

Abkürzung für „Bundesakademie für Öffentliche Verwaltung“.

BIT Abkürzung für „Bundesstelle für Informationstechnik“

BITV Abkürzung für „Barrierefreie Informationstechnik-Verordnung“:

Verordnung zur Schaffung barrierefreier

Informationstechnik nach dem Behindertengleichstellungsgesetz:

Nach den Vorgaben der BITV müssen alle

öffentlich zugänglichen Internetauftritte und -angebote

sowie Intranetauftritte und -angebote der Behörden

der Bundesverwaltung bis zum 31.12.2005 barrierefrei

umgesetzt werden.

BK Abkürzung für „Basiskomponente“.

BK FS – FMS Abkürzung für „Basiskomponente Formularserver –

Formular-Management-System“.

BMGS Abkürzung für „Bundesministerium für Gesundheit

und Soziale Sicherung“.

BMI Abkürzung für „Bundesministerium des Innern“.

BundOnline E-Government-Initiative des Bundes mit der Zielsetzung,

alle onlinefähigen Dienstleistungen des Bundes

bis 2005 online anzubieten. (www.bundonline2005.de)

BVA Abkürzung für „Bundesverwaltungsamt“.

CAT oder Catalyst Abkürzung für Central Assistance to Actively Launch

Your Service Transformation: Catalyst bzw. CAT bezeichnet

externe MitarbeiterInnen in der Zentrale Koordination

der Projektgruppe BundOnline, der ein oder

mehrere Dienstleistungsprojekte in dem ihm zugeordneten

Ressort betreut.

CC Abkürzung für „Kompetenzzentrum“.

CC VBPO Abkürzung für „Kompetenzzentrum Vorgangsbearbeitung,

Prozesse und Organisation“. Im Bundesverwaltungsamt

Köln eingerichtetes Kompetenzzentrum zur

Unterstützung der Bundesbehörden bei der Analyse

und Optimierung ihrer Geschäftsprozesse, bei der Einführung

von Vorgangsbearbeitungssystemen sowie der

organisatorischen Einführung der Basiskomponente

Formularserver – Formular-Management-System.

Deutschland-Online Gemeinsame E-Government-Strategie von Bund, Ländern

und Kommunen. Geht auf einen Beschluss der Regierungschefs

von Bund und Ländern vom 26. Juni 2003

zurück. Ziel: Auf- und Ausbau ebenenübergreifender

E-Government-Dienstleistungen und -Infrastrukturen.

DMS Abkürzung für Dokumenten-Management-System:

Dokumenten-Management-Systeme sind Software-

Systeme, welche ein papierarmes Bearbeiten, Speichern

und Reproduzieren von Dokumente und Metadaten im

Unternehmen ermöglichen.


Begriff/Abkürzung Erläuterung

Dokumentenmanagement

Erfassung, Bearbeitung, Verwaltung und Speicherung

von Dokumenten unter Sicherstellung von Genauigkeit,

Performance, Sicherheit und Zuverlässigkeit, unabhängig

davon, wo und in welchem Format die Dokumente

gespeichert sind.

DOMEA ® Abkürzung für „Dokumentenmanagement und elektronische

Archivierung im IT-gestützten Geschäftsgang“.

Das DOMEA ® -Konzept wurde entwickelt, um ein

stufenweises, standardmäßiges und den unterschiedlichen

Bedürfnissen der Institutionen angepasstes

Vorgehen zur Einführung elektronischer Akten und zur

Umsetzung der medienbruchfreien IT-gestützten Vorgangsbearbeitung

zu definieren – angefangen von der

elektronischen Ablage bis zur Umstellung sämtlicher

Vorgänge in einer Behörde auf IT.

EfA Abkürzung für „Einer-für-Alle“.

E-Formular Abkürzung für „elektronisches Formular“.

E-Government Nutzung elektronischer Informations- und Kommunikationstechnik

zur Einbeziehung des Kunden in das

Handeln von Regierung und öffentlicher Verwaltung.

Elektronische Akte Aufgezeichnete Informationen, die zu Beginn, während

oder bei Beendigung einer Tätigkeit erzeugt, erfasst

oder empfangen werden und deren Inhalt, Kontext

und Struktur zum Beweis und Nachweis dieser Tätigkeit

ausreichen (Definition des International Council on

Archives, ICA, Committee on Electronic Records). Im

behördlichen Zusammenhang ist dabei von Bedeutung,

dass sämtliche relevanten Informationen in der elektronischen

Akte in elektronischer Form zum Nachweis

gespeichert werden. Dabei werden zu den Primärinformationen

(der eigentliche Textinhalt) zusätzliche

Metainformationen gespeichert und verwaltet.

Fachverfahren Ein eigenständiges Programm, das typische Aufgaben

aus dem fachlichen Umfeld einer Organisation abbildet.

KBSt Abkürzung für „Koordinierungs- und Beratungsstelle

der Bundesregierung für Informationstechnik in der

Bundesverwaltung“.

Medienbruch Medienbrüche sind Stellen in einem (Geschäfts-)

Prozess, an denen Daten von einem Speicher-Medium

auf ein anderes übertragen werden. Sie verringern die

Effizienz und erhöhen im Allgemeinen die Durchlaufzeit

innerhalb eines Prozesses. Medienbrüche treten

insbesondere dann auf, wenn die IT-Unterstützung

eines Prozesses nur teilweise realisiert ist. Im Rahmen

der Umsetzung von E-Government ist es wichtig, die

Anzahl der Medienbrüche zu minimieren.

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Anhang – Glossar

Begriff/Abkürzung Erläuterung

SAGA Abkürzung für „Standards und Architekturen für

E-Government-Anwendungen“: Das SAGA-Dokument

schreibt technische Grundstrukturen und Standards

für das deutsche E-Government fest und stellt damit

die Interoperabilität im Datenaustausch zwischen

den Kommunikationspartnern und IT-Anwendungen

sicher. SAGA in der Version 1.1 wurde im Februar 2003

erstmals publiziert – als technische Richtlinie für den

Umsetzungsplan der E-Government-Initiative der Bundesregierung

BundOnline. Zurzeit liegt SAGA 2.0 vor.

VBS Abkürzung für „Vorgangsbearbeitungssystem“: Das

DOMEA ® -Konzept versteht hierunter IT-Systeme, die

insbesondere die Produktkategorien -> Dokumenten

Management, -> Workflow und -> Imaging Systeme in

sich vereinen.

Vorgangsbearbeitung Systemunterstützte oder automatisierte ganzheitliche

Bearbeitung eines Vorgangs von einem Arbeitsplatz

aus.

WMS Abkürzung für „Workflow Management System“: Ein

Workflow Management System ist ein computergestütztes

System zur Planung und Steuerung von Geschäftsprozessen

in Unternehmen und Arbeitsabläufen

in Organisationen.

Workflow Eine Abfolge von Tätigkeiten, die zur Schaffung eines

Produktes bzw. einer Dienstleistung erforderlich ist. In

der Ausrichtung auf das Produkt unterscheidet sich die

Betrachtung von Geschäftsprozessen von der klassischen

Ablauforganisation.

Engl. Ursprünglich Arbeitsfluss. Computergestützte Automatisierung

von Geschäftsprozessen oder Vorgängen

(daher auch oft als Vorgangsbearbeitung bezeichnet).

ZID Abkürzung für „Zentrum für Informations- und Datentechnik

der Bundesfinanzverwaltung“.


Das Bundesverwaltungsamt –

Der zentrale Dienstleister des Bundes

Das Bundesverwaltungsamt (BVA) in Köln nimmt

mehr als 100 verschiedene Aufgaben für alle Bundesressorts,

zahlreiche Bundes-, Landes- sowie Kommunalbehörden,

Zuwendungsempfänger und Millionen

von Bürgerinnen und Bürgern wahr.

Die Grundlage für die vielfältigen Tätigkeiten des

BVA ist eine unternehmerisch ausgeformte Behördenstrategie,

die sich an Qualität, Effzienz und Kundeninteresse

orientiert.

Kompetenzzentrum

Vorgangsbearbeitung, Prozesse, Organisation

Dr. Heike Stach

Beraterinnen und Berater des CC VBPO seit 2002:

Dr. Ildiko Knaack • Anett Nettersheim • Elias Paraskewopoulos • Jens Rasche •

Stefan Salz • Andre Schmode • Thomas Schröder • Ulrike Sell • Susanna Strauch

• Bernhard Unger

Harald Bauer • Eva Beiner • Dr. André Bergmann • Joachim Bieniak • Uwe

Bostelmann • Wolfgang Brauchler • Felix v. Bredow • Michael Brons • Christian

Burkert • Miriam Camara • Rainer Clemens • Axel Drengwitz • Hans-Dieter

Meyer zu Düttingdorf • Ulf Einecke • Martin Fichter • Martin Floss • Dr. Martin

Fornefeld • Alexander Fricke • Tom Gensicke • Wigand Grabner • Rainer Graf •

Olaf Grahn • Bernd Hartmann • Philip Hauth • Bastian Herrmann • Ursel Hohner

• Jürgen Huber • Thomas Jähnig • Dr. Arne Jaitner • Helen Kästner • Peter Klinnert

• Melanie Knittelfelder • Manfred Koerth • Uwe Kondziella • Hendrijke Kühne •

Jutta Lautenschlager • Clive Loughlin • Sandra Maier • Kornel Malysch • Michael

Meerfeld • Martin Mohns • Frank Nagorschel • Ralph Naumann • Martin Neipp •

Norbert Niemeier • Manuela Noelte • Katja Nutz • Peter Oefinger • Rafael Ortmann

• Ann Katrin Ostendorf • Kirsten Overmann • Sebastian Peters • Nebojsa Radojevic

• Dr. Ulrike Rausch • Ulf Redeker • Tina Rother • Joachim Schmidt • Anke Schmidt-

Funke • Philip Schneider • Johannes Schwarz • Malte Seidel • Frank Standke • Dr.

Matthias Tochtrop-Mayr • Roman Vibbly • Jan Wilkens • Roland Zielke • Stefan

Zimmermann

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