Aktenordnung und Aktenplan - MICUS Management Consulting GmbH

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Aktenordnung und Aktenplan - MICUS Management Consulting GmbH

REFERENZEN

MICUS Management Consulting

GmbH verfügt über ein breites Erfah-

rungswissen im Bereich der Schrift-

gutverwaltung sowohl auf Bundes- als

auch auf Landesebene.

Zu unseren Kunden zählen:

• Bundesministerium für Wirtschaft

und Arbeit

• Bundesamt für Bauwesen und

Raumordnung

• Staatskanzlei Nordrhein-Westfalen

• Innenministerium Nordrhein-

Westfalen

• Ministerium für Wissenschaft und

Forschung Nordrhein-Westfalen

Nutzen Sie unsere Expertise für Ihren

Einstieg in ein zukunftsfähiges Verwal-

tungshandeln.

Gerne unterbreiten wir Ihnen

ein individuelles Angebot.

DÜSSELDORF

MICUS

Management Consulting GmbH

Stadttor 1

D - 40219 Düsseldorf

Telefon: 0211 - 3003 420

Telefax: 0211 - 3003 200

E-Mail: info@micus.de

Internet: www.micus.de

MICUS

BERLIN

Management Consulting GmbH

Albertstraße 12

D -10827 Berlin

Telefon: 030 - 27 59 67 34

Telefax: 030 - 27 59 67 36

E-Mail: info@micus.de

Internet: www.micus.de

BERATUNG, MIT DER SIE RECHNEN KÖNNEN

FOKUS

Aktenordnung

und Aktenplan

Schlüssel zur elektronischen

Vorgangsbearbeitung


AUSGANGSLAGE METHODE ERGEBNIS

Aktenordnung und Aktenplan

Grundlage der elektronischen

Schriftgutverwaltung

Aktenordnung – dieser Begriff scheint

sich im Zeitalter der IT- gestützten

Vorgangsbearbeitung erledigt zu haben.

Wozu ordnen, wenn mittels Volltext-

recherche behördeninterne Vorgänge

spielend wiedergefunden werden

können?

Erfahrungen mit leistungsfähigen

IT-Lösungen sind jedoch oftmals

ernüchternd: Vorhandene Suchpara-

meter sind nicht geeignet, um einen

Vorgang zu finden. Die Recherche läuft

ins Leere oder hat eine Vielzahl an

Treffern zum Ergebnis.

Denn gerade die moderne Schriftgut-

verwaltung kann auf Ordnung nicht

verzichten.

Ohne einheitliche Standards in Form

einer Aktenordnung ist IT-gestützte

Vorgangsbearbeitung kaum möglich.

Die Recherche nach elektronischen

Dokumenten muss nach eindeutigen

Suchparametern erfolgen: Wichtiges

Recherchekriterium ist auch künftig

das Aktenzeichen – zentrales Element

der Aktenordnung ist ein einheitlicher

Aktenplan.

Was Behörden im Zeitalter des

eGovernment brauchen, ist ein digital

abbildbarer, flexibler Aktenplan, der

zusammen mit einheitlichen Regeln zur

Schriftgutverwaltung/ Archivierung zum

Kern einer zukunftsfähigen Aktenord-

nung wird.

Mit Verwaltungs-Know-how

und Methodenkompetenz

zum einheitlichen Aktenplan

Dabei ist der Weg aus ererbten Akten-

planstrukturen und papierorientierten

Ordnungsprinzipien effizient realisier-

bar: MICUS Management Consulting

GmbH ist kompetenter Partner für

Behörden auf diesem wichtigen Schritt

zur elektronischen Schriftgutverwal-

tung. Dabei legen wir Wert darauf,

eine Systematik zu schaffen, die intuitiv

nachvollziehbar ist und von den Be-

schäftigten akzeptiert wird.

Da der Aktenplan die Arbeit einer Be-

hörde spiegelt, gilt es besonders, eine

ausgewogene Struktur zu schaffen, die

alle Organisationseinheiten berücksich-

tigt und dennoch stringenten Kriterien

folgt.

Gemeinsam mit den Behörden

harmonisieren wir Vorschriften zur

Schriftgutverwaltung, Archivierung und

Aussonderung und schaffen so eine

einheitliche Aktenordnung als Grund-

lage eines neuartigen behördlichen

Managements.

Mit der einheitlichen Aktenordnung

den Sprung zur elektronischen

Vorgangsbearbeitung ermöglichen

Dokumentenmanagementsysteme,

elektronische Vorgangsbearbeitung oder

auch neue Möglichkeiten der Archivie-

rung rücken damit in greifbare Nähe.

Mit der einheitlichen Aktenordnung

wird es für die Behörden möglich,

hohe Transparenz zu erzielen,

Kernprozesse effizient zu gestalten und

einen Qualitätssprung im Verwaltungs-

handeln zu realisieren.

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