Erste Schritte mit KS1 3.2 - Offene Systeme Software!

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Erste Schritte mit KS1 3.2 - Offene Systeme Software!

Offene Systeme Software!

Erste Schritte mit KS1 3.2

KS1 Installation

KS1 Basics

•Stammdaten verwalten

•Angebote und Aufträge

erstellen

KS1 – Business Software für die Werbeartikelbranche.


Copyright

Copyright 2006 Offene Systeme Software!

Die Weiterverwertung dieser Publikation oder Teile

davon sind ohne die ausdrückliche Genehmigung von

Offene Systeme Software! untersagt. Informationen und

Inhalte dieser Publikation können ohne weitere

Ankündigungen jederzeit geändert werden.

Alle Rechte vorbehalten.

KS1 – Business Software für die Werbeartikelbranche.


Voraussetzungen für diesen Kurs

• Grundlegende Kenntnisse von Microsoft Windows und

Office-Anwendungen

• Grundlegende Kenntnisse über betriebswirtschaftliche

Abläufe in der Werbeartikelbranche

KS1 – Business Software für die Werbeartikelbranche.


Zielgruppe

• Zielgruppe:

• Interessierte Erstbenutzer von KS1

• Dauer:

• 30 Minuten bei parallelem Nachvollziehen im KS1

System

KS1 – Business Software für die Werbeartikelbranche.


Kursüberblick

• Kapitel 1: Überblick über die KS1 Installation

• Kapitel 2: Anmeldung an KS1

• Kapitel 3: Grundlegende Konzepte der KS1 Software

• Kapitel 4: Verwaltung der Stammdaten

• Kapitel 5: Arbeiten mit dem Angebotsmodul

• Kapitel 6: Arbeiten mit dem Auftragsmodul

• Kapitel 7: Ausblick

KS1 – Business Software für die Werbeartikelbranche.


Kursziele

• Nach dem Durcharbeiten diese Kurses können Sie:

• ... innerhalb von KS1 navigieren

• ... grundlegende Tätigkeiten der täglichen Arbeit mit

KS1 verrichten

• ... Stammdaten (Artikel, Kunden, ...) verwalten

• ... Vorgänge (Angebote, Aufträge, ...) bearbeiten

• ... mit KS1durchstarten!

Alle Schritte sind über Texte und Screenshots

erklärt und lassen sich 1:1 an Ihrer KS1 Installation

nachvollziehen!

KS1 – Business Software für die Werbeartikelbranche.


Kapitel 1: Überblick über die KS1 Installation

• Inhalt:

• Grundzüge der KS1 Installation

• Ziele:

• Verstehen der Vorgehensweise der KS1 Installation

KS1 – Business Software für die Werbeartikelbranche.


KS1 Installationsarten

Sie können KS1 auf zwei Arten installieren:

1. Über ein Download von den KS1 Internetseiten

http://www.ks1.de/download/index.htm

2. Über die KS1 Installations-CD

KS1 – Business Software für die Werbeartikelbranche.


KS1 Installation über das Internet (1/3)

• Vorgehensweise

• Öffnen Sie Ihren Browser (z.B. Internet Explorer)

• In die URL-Zeile geben Sie die folgende Adresse

ein:

http://www.ks1.de/download/index.htm

• Füllen Sie das Formular aus und drücken Sie dann

den Button „Download starten“

KS1 – Business Software für die Werbeartikelbranche.


KS1 Installation über das Internet (2/3)

• In dem folgenden Pop-Up Fenster wählen Sie bitte

„Das Programm speichern“

• Im folgenden Fenster wählen Sie nun ein

Verzeichnis aus, in dem das Setup gespeichert

werden soll (z.B. „C:\Temp“)

KS1 – Business Software für die Werbeartikelbranche.


KS1 Installation über das Internet (3/3)

• Nachdem der Download beendet ist, wählen Sie den

Button „Öffnen"

• Folgen Sie nun den einzelnen Aufforderungen des

Setups

KS1 – Business Software für die Werbeartikelbranche.


KS1 Installation über die Setup CD

• Legen Sie die CD in das CD-Laufwerk Ihres PC‘s ein

• Sollte sich das Setup nicht automatisch starten, dann:

• ... öffnen Sie bitte den Windows Explorer

• ... wechseln Sie auf das CD-Laufwerk

• ... starten Sie nun das Setup durch einen Doppelklick

auf das Programm „Setup.exe“

• Folgen Sie nun den einzelnen Aufforderungen des

Setups

KS1 – Business Software für die Werbeartikelbranche.


Zusammenfassung

• Sie können jetzt:

• Grundzüge der KS1 Installation beschreiben

KS1 – Business Software für die Werbeartikelbranche.


Kapitel 2: Anmeldung an KS1

• Inhalt:

• Starten von KS1

• Anmelden an das KS1 System

• Ziele:

• Lernen Sie KS1 auf verschiedene Arten zu Starten

• Lernen Sie wie Sie sich zum ersten Mal an das KS1

System anmelden können

KS1 – Business Software für die Werbeartikelbranche.


Nach der Installation: Starten von KS1

• Sie Starten KS1 durch einen Klick auf den Windows

„Start“-Button. Wählen Sie dann „Programme“ und „KS1

Ver. 3.2

• Alternativ können Sie KS1 auch direkt durch einen

Doppelklick auf das KS1-Icon auf Ihrem Desktop starten

KS1 Ver. 3.2

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Anmeldung

• Nach dem Start von KS1 werden Sie zunächst

aufgefordert sich am KS1 System anzumelden:

• Bestätigen Sie die vorgeschlagenen Werte durch einen

Klick auf die OK-Schaltfläche ( ) oder drücken Sie

„Return“

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Das Frontoffice (Hauptmenü)

• Nachdem alle Datenbanken geladen wurden, öffnet sich

das Frontoffice (Hauptmenü). Von hier erreichen Sie alle

Module und Funktionen des gesamten KS1 Programms.

Weiterhin können Sie hier Kontakte verwalten, Ihre

persönliche ToDo-Liste bearbeiten oder Nachrichten an

andere KS1-Benutzer senden.

KS1 – Business Software für die Werbeartikelbranche.


Zusammenfassung

• Sie können jetzt:

KS1 auf verschiedene Arten starten

• Sich am KS1 System anmelden

KS1 – Business Software für die Werbeartikelbranche.


Kapitel 3: Grundlegende Konzepte von KS1

• Inhalt:

KS1 und die Office-Welt

• Die wichtigsten Bedienelemente von KS1

• Ziele:

• Lernen Sie wie Sie über die grafische Oberfläche

bequem und effizient mit KS1 arbeiten können

KS1 – Business Software für die Werbeartikelbranche.


Willkommen in der Office-Welt!

• Viele Elemente von KS1 werden Ihnen von anderen

Office-Anwendungen bekannt vorkommen – z.B. die

Icons

• Die Funktion der Icons bezieht sich immer auf den

jeweils aktuellen Kontext. Beispiel: In der Mappe ToDo-

Liste legen Sie durch das Drücken des Icons Neuanlage

( ) einen neuen ToDo-Eintrag an, sind Sie jedoch in

der Mappe „Kontakte“, dann erzeugen Sie dadurch einen

neuen Kontakt.

• Nachfolgend werden die wichtigsten Bedienelemente

von KS1 beschrieben

KS1 – Business Software für die Werbeartikelbranche.


Icons

• Die wichtigsten Icons im Überblick:

Neunlage

Ändern

Speichern

(nicht

aktiv)

Abbrechen

Löschen

Suchen

Drucken

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Bedienelemente des Frontoffice

Fenstertitel

Quickstart-Baum

Icons für den direkten Start von Modulen

Arbeitsbereich (z.B. Kontakte anzeigen)

KS1 – Business Software für die Werbeartikelbranche.


Zusammenfassung

• Sie können jetzt:

KS1 und die Office-Welt beschreiben

• Die wichtigsten Bedienelemente von KS1 erklären

• Über die grafische Oberfläche bequem und effizient

mit KS1 arbeiten

KS1 – Business Software für die Werbeartikelbranche.


Kapitel 4: Verwaltung von Stammdaten

• Inhalt:

• Die Kundenverwaltung

• Die Lieferantenverwaltung

• Die Artikelverwaltung

• Ziele:

• Lernen Sie wie Sie mit den Stammdatenmodulen

Kunden, Lieferanten und Artikel verwalten können

KS1 – Business Software für die Werbeartikelbranche.


Die Kundenverwaltung

• Starten Sie die Kundenverwaltung aus dem Frontoffice

z.B. durch einen Klick auf das „Kunden“-Icon

=> Die Kundenverwaltung öffnet sich in einem neuen Fenster

KS1 – Business Software für die Werbeartikelbranche.


Kunden anlegen (1/3)

• Klicken Sie auf das Icon „Neuanlage“

• Der Titel des Fensters ändert sich von

„Kundenverwaltung – Suchmodus“ auf

„Kundenverwaltung – Neuanlage“

KS1 – Business Software für die Werbeartikelbranche.


Kunden anlegen (2/3)

• Ihre Eingaben könnten z.B. so aussehen:

• Speichern Sie Ihre Eingaben durch klicken auf das

„Speichern-Icon“ ( )

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Kunden anlegen (3/3)

• Fertig! Sie haben erfolgreich einen Kunden erfasst!

• Weiter geht‘s mit den Lieferanten!

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Die Lieferantenverwaltung

• Starten Sie die Lieferantenverwaltung aus dem

Frontoffice z.B. durch einen Klick auf das „Lieferanten“-

Icon

=> Die Lieferantenverwaltung öffnet sich in einem neuen

Fenster

KS1 – Business Software für die Werbeartikelbranche.


Lieferanten anlegen (1/3)

• Klicken Sie auf das Icon „Neuanlage“

• Der Titel des Fensters ändert sich von

„Lieferantenverwaltung – Suchmodus“ auf

„Lieferantenverwaltung – Neuanlage“

KS1 – Business Software für die Werbeartikelbranche.


Lieferanten anlegen (2/3)

• Ihre Eingaben könnten z.B. so aussehen:

• Speichern Sie Ihre Eingaben durch klicken auf das

„Speichern-Icon“ ( )

KS1 – Business Software für die Werbeartikelbranche.


Lieferanten anlegen (3/3)

• Fertig! Sie haben erfolgreich einen Lieferanten erfasst!

• Weiter geht‘s mit den Artikeln!

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Die Artikelverwaltung

• Starten Sie die Artikelverwaltung aus dem Frontoffice

z.B. durch einen Klick auf das „Artikel“-Icon

=> Die Artikelverwaltung öffnet sich in einem neuen Fenster

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Artikel anlegen (1/5)

• Klicken Sie auf das Icon „Neuanlage“

• Der Titel des Fensters ändert sich von „Artikelverwaltung

– Suchmodus“ auf „Artikelverwaltung – Neuanlage“

KS1 – Business Software für die Werbeartikelbranche.


Artikel anlegen (2/5)

• Ihre Eingaben könnten z.B. so aussehen:

• Bevor Sie Ihre Eingaben speichern, sollte noch ein

Lieferant diesem Artikel hinterlegt werden...

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Artikel anlegen (3/5)

• ... und dazu geben Sie bitte in die Lieferantensuchfelder

die Details des Lieferanten ein (z.B. einen Teil seines

Namens). Wählen Sie einfach den zuvor von Ihnen

angelegten Lieferanten...

• ... Und drücken Sie dann auf „Suchen“ ( )

KS1 – Business Software für die Werbeartikelbranche.


Artikel anlegen (4/5)

KS1 hat nun den zuvor angelegten Lieferanten diesem

Artikel hinterlegt. Das Ergebnis könnte so aussehen:

• Speichern Sie nun den neuen Artikel ( )

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Artikel anlegen (5/5)

• Fertig! Sie haben erfolgreich einen Artikel mit

zugehörigem Lieferanten erfasst!

• Weiter geht‘s mit den Angeboten und Aufträgen!

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Zusammenfassung

• Sie können jetzt:

• Kunden anlegen

• Lieferanten anlegen

• Artikel anlegen

• Mit den wichtigsten Stammdatenmodulen Kunden,

Lieferanten und Artikel verwalten

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Kapitel 5: Arbeiten mit dem Angebotsmodul

• Inhalt:

• Anlegen eines Angebots basierend auf den zuvor

eingegeben Stammdaten

• Drucken eines Angebots

• Wandeln des Angebots in einen Auftrag

• Ziele:

• Lernen Sie wie Sie mit dem Angebotsmodul in

wenigen Minuten ein komplettes Angebot erstellen

und es dann direkt in einen Auftrag wandeln!

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Das Angebotsmodul

• Starten Sie das Angebotsmodul aus dem Frontoffice z.B.

durch einen Klick auf das „Angebot“-Icon

=> Das Angebotsmodul öffnet sich in einem neuen Fenster

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Angebot anlegen (1/11)

• Klicken Sie auf das Icon „Neuanlage“

• Der Titel des Fensters ändert sich von „Angebot –

Suchmodus“ auf „Angebot – Neuanlage: Suchmodus“

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Angebot anlegen (2/11)

• Zunächst muss dem Angebot ein Kunde zugewiesen

werden. Dies geschieht über eine Suche nach dem

gewünschtem Kunden. Geben Sie dazu die

entsprechenden Selektionskriterien in die Suchfelder ein

(z.B. die des zuvor angelegten Kunden) und betätigen

Sie danach die Suche ( ):

KS1 – Business Software für die Werbeartikelbranche.


Angebot anlegen (3/11)

• Die Details des Kunden werden nun automatisch

eingelesen. Das Angebot könnte nun so aussehen:

• Speichern Sie nun Ihre Eingaben ( ).

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Angebot anlegen (4/11)

• Der nächste Schritt ist das Anlegen von Positionen.

Klicken Sie dazu auf die Mappe „Positionen“:

• Da noch keine Position dem Angebot hinterlegt ist, öffnet

KS1 automatisch das Positionenfenster des

Angebotmoduls im Neuanlage-Modus...

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Angebot anlegen (5/11)

• ... geben Sie nun den zuvor angelegten Artikel in die

Suchfelder ein...

• ... und betätigen Sie die Suchfunktion ( ).

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Angebot anlegen (6/11)

• Der zuvor angelegte Artikel wird nun eingelesen.

Ergänzen Sie die Menge (1), das konkrete-Mengen-

Kennzeichen (2), VK-Preis (3) und den EK-Preis (4).

1

2

• Speichern Sie nun Ihre Eingaben ( ).

KS1 – Business Software für die Werbeartikelbranche.

3

4


Angebot anlegen (7/11)

• Schließen Sie nun das Positionsfenster durch einen

Klick auf das „Schließen“-Icon ( )...

• ... KS1 springt wieder in das Angebotsmodul zurück.

KS1 – Business Software für die Werbeartikelbranche.


Angebot anlegen (8/11)

• Im nächsten Schritt werden die Ausdrucke erzeugt.

Klicken Sie hierzu auf die Mappe „Varianten“...

• ... und dann auf das „Druckvorschau“-Icon:

KS1 – Business Software für die Werbeartikelbranche.


Angebot anlegen (9/11)

• ... Sollte noch kein Drucker für Angebot hinterlegt sein,

so werden Sie jetzt nach dem Drucker gefragt. Wählen

Sie einen Drucker aus (1) und bestätigen Sie Ihre

Auswahl mit dem „OK“-Button:

2

KS1 – Business Software für die Werbeartikelbranche.

1


Angebot anlegen (10/11)

• Die Druckvorschau öffnet sich. Sie sehen nun den

Ausdruck in einem neuen Fenster:

• Schließen Sie die Druckvorschau durch das einen Klick

auf das „x“ am rechten oberen Fensterrand...

KS1 – Business Software für die Werbeartikelbranche.


Angebot anlegen (11/11)

• ... und Drucken Sie das Angebot jetzt direkt auf Ihren

Drucker aus:

• Fertig! Weiter geht‘s mit der Auftragsbearbeitung. Hierzu

wandeln Sie bitte das aktuelle Angebot in einen Auftrag.

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Angebote wandeln

• Wählen Sie im Angebotsmodul jetzt bitte den

Menüeintrag „Extras“ und dann „Wandeln in Auftrag“:

• Im nachfolgenden Pop-Up Fenster informiert Sie KS1

über die vergebene Auftragsnummer, unter der Sie Ihr

gewandeltes Angebot wiederfinden.

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Zusammenfassung

• Sie können jetzt:

• Angebote basierend auf den zuvor eingegeben

Stammdaten erstellen

• Angebote drucken

• Ein Angebot in einen Auftrag wandeln

• Angebote drucken

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Kapitel 6: Arbeiten mit dem Auftragsmodul

• Inhalt:

• Bearbeiten des zuvor gewandelten Auftrages

• Drucken von Auftragsbestätigung, Bestellung,

Lieferschein und Rechnung

• Ziele:

• Lernen Sie wie Sie mit dem Auftragsmodul in

wenigen Minuten einen kompletten Vorgang einfach

und effizient abarbeiten können!

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Gewandelten Auftrag öffnen

• Bestätigen Sie die Information mit „Ja“. KS1 öffnet dann

automatisch die Auftragsbearbeitung mit Ihrem neuen

Auftrag:

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Aufträge bearbeiten (1/6)

• Sie stehen nun in der „Erfassen / Suchen“-Mappe der

Auftragsbearbeitung:

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Aufträge bearbeiten (2/6)

• Klicken Sie nun auf die Mappe „Positionen“.

• Alle in diesem Auftrag erfassten Positionen werden in

der Mappe „Positionen“ tabellarisch angezeigt.

Detailbereich

KS1 – Business Software für die Werbeartikelbranche.


Aufträge bearbeiten (3/6)

• Klicken Sie nun auf das „Positionen“-Icon ( ). Damit

öffnen Sie das Positionen-Fenster. Hier können Sie alle

Details einer Auftragsposition pflegen.

• Sie

verlassen

das

Positionen-

Fenster über

das

„Beenden“-

Icon

KS1 – Business Software für die Werbeartikelbranche.


Aufträge bearbeiten (4/6)

• Klicken Sie nun auf das „Auftragsbestätigung“-Mappe:

• Sie sehen nun die Details der Auftragsbestätigung. Wie

in allen Vorgängen bei KS1 können Sie auch hier eine

Druckvorschau in einem separaten Fenster starten ( )

oder das Dokument direkt ausdrucken ( ). Weiterhin

können alle Vorgänge auch direkt per Fax ( ) oder per

eMail ( ) geschickt werden.

• Wählen Sie nun das Druckvorschau-Icon ( ). Die

Druckvorschau öffnet sich...

KS1 – Business Software für die Werbeartikelbranche.


Aufträge bearbeiten (5/6)

• ... in einem separaten Fenster (evtl. werden Sie vorher

einmalig pro Vorgangsart aufgefordert einen Drucker

auszuwählen):

• Schließen Sie die Druckvorschau durch das einen Klick

auf das „x“ am rechten oberen Fensterrand...

KS1 – Business Software für die Werbeartikelbranche.


Aufträge bearbeiten (6/6)

• Drucke für alle anderen Vorgänge (Bestellung,

Lieferschein und Rechnung) werden analog zur

Auftragsbearbeitung ausgelöst:

• Wechseln Sie in die entsprechende Mappe:

• Klicken Sie auf das Druckvorschau- oder Drucker-

Icon – Fertig!

• Hinweis: Wenn eine Rechnung gedruckt, gefaxt

oder gemailt wird, dann wird eine

Rechnungsnummer vergeben und der Auftrag

verbucht

KS1 – Business Software für die Werbeartikelbranche.


Zusammenfassung

• Sie können jetzt:

• Die Grundzüge der Auftragsbearbeitung beschreiben

• Auftragsbestätigungen, Bestellungen, Lieferscheine

und Rechnungen drucken

• Schnell und effizient einfache Aufträge abarbeiten

KS1 – Business Software für die Werbeartikelbranche.


Kapitel 7: Ausblick

• Haben wir Ihr Interesse geweckt? Sie möchten mehr

Details über KS1 wissen? Einen Plan für einen

unkomplizierten Umstieg auf KS1 besprechen

(Datenkonvertierung)? Oder eine umfassende KS1

Schulung bei Ihnen vor Ort?

• Bitte treten Sie mit uns in Kontakt:

• www.Offene-Systeme.de

• info@Offene-Systeme.de

• Tel.: +49 (06202) 945222

Vielen Dank für Ihr Interesse!

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