Musterbrief elektronische Rechnung - Praxis EDV
Musterbrief elektronische Rechnung - Praxis EDV
Musterbrief elektronische Rechnung - Praxis EDV
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<strong>Musterbrief</strong> an Ihre Kunden, wenn Sie die den <strong>elektronische</strong>n<br />
<strong>Rechnung</strong>sversand mit WDV2010 einführen möchten.<br />
Elektronische <strong>Rechnung</strong>sstellung<br />
Wir möchten mit Ihnen gemeinsam die Möglichkeiten der Vereinfachung sowie des Komforts unserer<br />
<strong>elektronische</strong>n Welt nutzen und gleichzeitig die Umwelt nachhaltig schützen. Wir freuen uns daher,<br />
Ihnen ab dem 1. Januar 2012 das Verfahren der <strong>elektronische</strong>n <strong>Rechnung</strong>serstellung anbieten zu<br />
können.<br />
Sie als <strong>Rechnung</strong>sempfänger profitieren dabei von folgenden Vorteilen:<br />
Die <strong>Rechnung</strong> erreicht Sie sofort nach <strong>Rechnung</strong>serstellung, die Postlaufzeiten entfallen.<br />
Lästige Papierberge, das Öffnen der Briefe sowie die Entsorgung der Umschläge entfallen.<br />
Teure Papierarchive können zu Gunsten von kostengünstigen <strong>elektronische</strong>n Archivsystemen<br />
abgebaut werden.<br />
Die Zustellung der <strong>Rechnung</strong> erfolgt direkt beim <strong>Rechnung</strong>swesen. Die <strong>Rechnung</strong> erreicht<br />
somit genau die Person oder den Personenkreis, der die Buchung tätigt.<br />
Sie erhalten die <strong>elektronische</strong> <strong>Rechnung</strong> im zeitgemäßen PDF-A Format. Zur Ansicht der<br />
<strong>Rechnung</strong> können Sie u.a. den weit verbreiteten und kostenfreien Adobe Reader nutzen.<br />
Vereinfachter Zugriff (z.B. Steuerprüfer) auf steuerrelevante Dokumente (Suchfunktionalität<br />
von Archivsystemen).<br />
Sollte der zugesendete Beleg innerhalb Ihres Hauses doch einmalig abhanden kommen,<br />
können Sie jederzeit wieder den originalen Beleg erhalten.<br />
Letztendlich möchten wir gemeinsam mit Ihnen die <strong>elektronische</strong>n Möglichkeiten unseres<br />
Zeitalters nutzen, um die Effizienz zu steigern und dabei die Umwelt nachhaltig zu schützen.<br />
Lieferscheine können Sie jederzeit zu Ihrer <strong>Rechnung</strong> über das ELSE- Portal<br />
www.bau-else.de abholen. Auf dieser Plattform können Sie die Lieferscheine per PDF-A<br />
downloaden oder als xml in Ihr eigenes Warenwirtschaftssystem übernehmen.<br />
Mit Eingabe der <strong>Rechnung</strong>snummer werden Ihnen die Lieferscheine veröffentlicht, die in der<br />
<strong>Rechnung</strong> zur Abrechnung gekommen sind.<br />
Sie erhalten die <strong>elektronische</strong> <strong>Rechnung</strong> im zeitgemäßen PDF-A Format. Zur Ansicht der <strong>Rechnung</strong><br />
können Sie u.a. den weit verbreiteten und kostenfreien Adobe Reader nutzen.<br />
Zur Sicherung einer reibungslosen Kommunikation möchten wir vor der Einführung des Systems zur<br />
<strong>elektronische</strong>n <strong>Rechnung</strong>serstellung gerne unsere Kontaktdatenbank auf den aktuellen Stand<br />
bringen und außerdem abstimmen, an welche Person bzw. Adresse Sie Ihre <strong>elektronische</strong> <strong>Rechnung</strong><br />
zukünftig erhalten möchten.<br />
Zu diesem Zweck bitten wir Sie um die Rücksendung des ausgefüllten Antwortfaxes an die<br />
angegebene Faxnummer zu senden.<br />
Vielen Dank für Ihre Mithilfe!
Anmeldung zur ,,Elektronischen <strong>Rechnung</strong>serstellung“<br />
per Fax an: xxxx/xxxxxxxxx<br />
Ja, bitte senden Sie uns ab sofort bis auf Widerruf die <strong>Rechnung</strong> elektronisch in Form von<br />
PDF-A Dokument gemäß Umsatzsteuergesetzt (UStG); § 14 Abs. 3 per E-Mail zu.<br />
Bitte senden Sie uns die <strong>elektronische</strong>n <strong>Rechnung</strong>en an folgende Person / Stelle:<br />
Firma / Unternehmen:…………………………..………………………..<br />
Kundennummer:…………………………..………………………………<br />
Abteilung:…………………………………………………………………..<br />
Ansprechpartner Frau / Herr:……………………………….<br />
………………………………………………<br />
Vorname Nachname<br />
E-Mail-Adresse:…………………………..……………………………….<br />
Telefonnummer:…………………………………………………………...<br />
Faxnummer:………………………………………………………………..<br />
Rechtsgrundlage:<br />
Das Umsatzsteuergesetz, §14 Abs. 3 bietet die gesetzlichen Rahmenbedingungen für den<br />
<strong>elektronische</strong>n <strong>Rechnung</strong>sversand. Auch bei der <strong>elektronische</strong>n <strong>Rechnung</strong> gelten die<br />
Aufbewahrungspflichten im Ursprungszustand entsprechend den Anforderungen der<br />
Abgabeordnung (AO).<br />
……………………………………..……den…………………………..<br />
Ort Datum<br />
…………………………………………………..<br />
Unterschrift Stempel<br />
Bitte senden Sie das ausgefüllte und unterschriebene Formular per Fax an die oben<br />
angegebene Fax-Nummer zurück.
Registrierung –<br />
Kundenportal für den Abruf <strong>elektronische</strong>r Lieferscheine<br />
1) Kundenportal des Unternehmens www.xxxxxxxxxx.de<br />
2) www.bau-ELSE.de -Portal um von dort die Lieferscheine per xml zu übernehmen<br />
Ich beantrage eine Zugangsberechtigung zum Portal Nr.:……………………..<br />
Mit dem Absenden des Faxantrags bestätige ich, dass ich die Nutzungsbedingungen<br />
gelesen und akzeptiert habe.<br />
Kundennummer<br />
Kundenname<br />
Name<br />
Vorname<br />
Telefon<br />
Fax<br />
eMail<br />
Position Inhaber Geschäftsleitung Abteilungsleitung Angestellter<br />
Verwaltungsbereich Geschäftsführung Einkauf Verkauf Marketing<br />
Buchhaltung Support Reklamation<br />
……………………………………………………<br />
Firmenstempel Ort, Datum, Unterschrift<br />
Alle Angaben – inkl. Firmenstempel – sind Pflichtangaben und für die Registrierung unbedingt erforderlich. Bitte<br />
senden Sie das ausgefüllte Formular an die folgende Faxnummer: xxxx/xxxxxxxxxxx
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