HAUS-MANAGER - SCHWEIGHOFER Manager

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HAUS-MANAGER - SCHWEIGHOFER Manager

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HAUS-MANAGER

Von der Mandantenanlage bis zur Erstellung der Jahresabrechnung

Leitfaden

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1) Anlegen eines Mandanten

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Leitfaden HAUS-MANAGER

Nachdem unter Datei / Datenbank / Neu eine neue Datenbank angelegt wurde, erstellen Sie

im nächsten Schritt unter Verwaltung / Basisdaten / Mandanten einen neuen Mandanten.

Ein Mandant ist im Regelfall bei Eigentumsobjekten eine WEG mit einer eigenen Steuernummer.

Bei Mietobjekten ist der Mandant normalerweise der Eigentümer des Mietobjekts.

Hier werden neben den allgemeinen Daten unter anderem auch die Steuernummer, das zuständige

Finanzamt, die Bankverbindung, oder auch das Wirtschaftsjahr definiert.

2) Auswahl des Mandanten

Nach der Anlage des Mandanten kann nun unter Datei / Mandant wechseln der soeben neu angelegte

Mandant ausgewählt werden.

Dies ist wichtig, um die Daten im richtigen Mandanten zu erfassen. Eine nachträgliche Änderung der

zugeordneten Daten ist nicht möglich! Der ausgewählte Mandant wird zur Kontrolle immer oben in

der Titelleiste angezeigt.

Des Weiteren sind hier das aktuell geöffnete Wirtschaftsjahr, der Buchhaltungstyp und die installierte

Programmversion ersichtlich.

3) Anlegen eines Objekts

Neben der Adresseingabe wird zu Beginn festgelegt, ob es sich um ein Wohnungseigentumsobjekt

(WEG) oder ein Mietobjekt handelt. Des Weiteren wird die Bankverbindung festgelegt, auf

welche die Bestandnehmer ihre Zahlungen leisten sollen. Sie können eine neue Bank anlegen,

indem Sie auf die Schaltfläche klicken.

Der sogenannte Buchungskreis wird vom Programm bei der Objektanlage automatisch erstellt.

Dieser sollte im weiteren Verlauf für jene Buchungen angegeben werden, die mit dem Objekt in

Verbindung zu bringen sind.

Das Datum der Verwaltungsübernahme gilt als Startwert für die Verwaltung des jeweiligen Objektes.

Ab diesen Zeitpunkt können Vorschreibungen und Jahresabrechnungen erstellt werden.


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Leitfaden HAUS-MANAGER

Nach dem ersten Speichern der eingegeben Daten werden zusätzliche Registerkarten wie Bestände,

Aufteilungsschlüssel, Bestandnehmer, Zähler usw. zur weiteren Eingabe freigeschaltet.

In der Registerkarte Bestände werden die objektbezogenen Bestände angelegt. Bestände können

Wohnungen, Geschäftseinheiten, Abstellplätze, Garagen usw. sein.

In der Registerkarte Vorschreibungen können Sie Komponenten erfassen die über Aufteilungsschlüssel

verteilt werden sollen (z.B. Aufteilung der Betriebskosten nach Nutzfläche).

Des Weiteren ist zu Beginn noch die Registerkarte Bestandnehmer von Bedeutung. Hier werden

die Mieter oder Eigentümer des jeweiligen Bestandes eingetragen und verwaltet.


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Leitfaden HAUS-MANAGER

Nach der Adresseingabe und Speicherung des Bestandnehmers werden die Adressdaten in

den Kontakten abgelegt. Zusätzlich wird der Bestandnehmer unter der gleichen (automatisch

erstellten) Kundennummer auch als Debitor in der Buchhaltung gespeichert.

Des Weiteren muss in der Registerkarte Bestandnehmer das Bezugsdatum definiert werden und

um welche Art von Bestandstyp es sich handelt (Miete ermäßigter Steuersatz, usw.). Mit dem

Bestandstyp wird festgelegt, welcher Steuersatz für die jeweiligen Komponenten in den Vorschreibungen

herangezogen werden soll.

Hier im Bestandnehmer können ebenso in der Registerkarte Vorschreibungen die monatlichen

Nettobeträge der einzelnen Vorschreibungskomponenten eingegeben werden. Ein Datumsbezug

ermöglicht es hierbei, Änderungen mittels einer neuen Eingabezeile zu erfassen und vorangegangene

Eingabedaten zu erhalten. Eine chronologisch aufgelistete Übersicht der Betragsänderungen

ist somit möglich.

Wird zusätzlich das Modul Vertragsverwaltung verwendet, kann man bei einzelnen Vorschreibungskomponenten

(z.B. Hauptmietzins) auch eine Wertsicherung hinterlegen. Hierzu steht standardmäßig

bereits eine breite Palette von verschiedenen Preisindizes zur Verfügung. Ein Anlegen oder Importieren

von neuen Indexwerten ist auch möglich.

Sind die Bestandnehmer mit den zu berechnenden Vorschreibungskomponenten eingegeben,

kann man den nächsten Schritt durchführen, das Erstellen von Vorschreibungen.


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Leitfaden HAUS-MANAGER

4) Erstellung von Vorschreibungen

Gehen Sie dazu unter Verwaltung / Hausverwaltung / Bestandnehmer und markieren Sie jene

Bestandnehmer, für welche Sie Vorschreibungen erstellen möchten.

Alternativ können Sie auch unter Verwaltung / Hausverwaltung / Objekte das entsprechende

Objekt markieren. Anschließend klicken Sie auf Aktionen / Vorschreibungen erstellen. Im nun

geöffneten Einstellungsfenster kann der Belegtag, das Jahr sowie das Von- und Bis-Monat festgelegt

werden. Zusätzlich kann eingestellt werden, ob die Belege gleich in die Buchhaltung

verbucht werden sollen.

Die nun erstellten Vorschreibungen können markiert und über Datei / Drucken ausgedruckt

bzw. über Datei / Vorschau in einer Vorschau am Bildschirm angezeigt werden.

Alternativ können Sie auch die entsprechenden Symbole in der Symbolleiste verwenden.


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Leitfaden HAUS-MANAGER

Hier stehen unter anderem Vorlagen für normale Belege, Belege mit Zahlschein, oder auch Zahlungsanweisungen

zur Verfügung. Diese Standarddruckvorlagen sind jederzeit an Ihre individuellen

Bedürfnisse anpassbar (z.B. kann mit wenigen Schritten ein Firmenlogo in die Druckvorlage

eingebunden, oder die Schriftgröße/-farbe/-art geändert werden).

Wird der Beleg nicht sofort in einem Arbeitsgang verbucht, so ist der nächste Schritt …

5) Verbuchen von Vorschreibungen & Erstellen von offenen Posten

Unter Verwaltung / Auftragsbearbeitung / Verkaufsbelege wird eine Spalte gebucht angezeigt. Diese

zeigt, ob ein Verkaufsbeleg bereits in die Buchhaltung verbucht bzw. ein offener Posten dafür erzeugt

wurde.

Falls Sie noch nicht verbuchte Vorschreibungen buchen wollen, markieren Sie die entsprechenden

Belege und klicken auf Aktionen / Offene Posten erstellen (Variante mit EA-Rechnung) bzw. Aktionen

/ Verbuchen (Variante mit Finanzbuchhaltung).

Nun werden die offenen Posten erzeugt. Diese finden Sie unter Verwaltung / Buchhaltung / Offene

Posten / Debitoren OPs. Eine OP-Liste kann über die Schaltfläche gedruckt bzw. über die Schalt-

fläche als Vorschau am Bildschirm ausgegeben werden.

In der doppelten Buchhaltung wird zu jeder der verbuchten Vorschreibungen eine Buchung erzeugt.

Zu finden sind diese unter Verwaltung / Finanzbuchhaltung / Buchungen.


6) Ausziffern von Offenen Posten

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Leitfaden HAUS-MANAGER

Gehen Zahlungen von Bestandnehmern ein, so gibt es grundsätzlich mehrere Möglichkeiten,

den entsprechenden offenen Posten auszuziffern. Die einfachste Variante, welche für

EA-Mandanten und FIBU-Mandanten auf die gleiche Weise funktioniert, ist die aus der Debitoren

OP-Liste heraus.

Öffnen Sie dazu über Verwaltung/Finanzbuchhaltung/Offene Posten/Debitoren - OPs die

Liste der Debitoren OPs.

Markieren Sie nun jenen offenen Posten, der bezahlt wurde und klicken Sie auf den Menüpunkt

Aktionen/Ausziffern…

Im geöffneten Einstellungsfenster können Sie u. a. den Zahlungsbetrag sowie das Zahlungsdatum

erfassen. Alle Daten können dabei natürlich beliebig angepasst werden. Auch Teil-

und Überzahlungen sowie Mahn- und Skontobeträge können hier berücksichtigt werden.

Wollen Sie die Zahlung nicht direkt verbuchen, können Sie diese auch vorher in einen Stapel

verbuchen lassen. Auch eine Fremdbelegnummer wie z.B. die Kontoauszugsnummer der

Bank kann hier für eine spätere Suche hinterlegt werden.

Als Zahlungsmittelkonto wird das hinterlegte Zahlungsmittelkonto im jeweiligen Zahlungsmittel

vorgeschlagen, welches standardmäßig das Bankkonto mit der Kontonummer 2800 ist.

Sollten Sie auf ein anderes Konto buchen wollen, so können Sie dies hier jederzeit ändern.


7) Mahnungen generieren

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Leitfaden HAUS-MANAGER

Aus den Offenen Posten kann man jene OPs herausfiltern, deren Fälligkeitszeitpunkt überschritten

wurde und daraus automatisch Mahnungen generieren lassen.

Zuvor sollten allerdings unter Optionen / Systemeinstellungen im Abschnitt Finanzbuchhaltung die

Rubriken Mahnwesen und Mahngebühren nach Ihren eigenen Anliegen eingestellt werden.

Die Fälligkeit richtet sich dabei nach dem Zahlungsziel, welches beim Bestandnehmer hinterlegt

wurde und auch hier geändert werden kann. Abweichend davon kann natürlich in jedem Beleg

bzw. OP das Zahlungsziel und die Zahlungsart gesondert festgelegt werden.

Anschließend können Sie den Menüpunkt Aktionen / Mahnlauf durchführen aufrufen. Hier werden

alle offenen Posten des aktuell geöffneten Mandanten hinsichtlich ihrer Mahnbarkeit überprüft und

ggf. ausgegeben. Auch hier können die vorgeschlagenen Mahnungen über das Vorschau- bzw.

Drucksymbol ausgegeben werden. Dazu stehen wieder diverse Druckvorlagen zur Verfügung.

Will man einzelne Bestandnehmer (Debitoren) generell nicht mahnen, kann man das unter

Verwaltung / Finanzbuchhaltung / Konten / Debitoren mit dem Aktivieren der Option Mahnsperre

sicherstellen. Für das Setzen der Mahnsperre auf einzelne OPs gibt es direkt im offenen Posten eine

diesbezügliche Einstellung.


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Leitfaden HAUS-MANAGER

8) Verbuchung von Eingangsrechnungen

Eingangsrechnungen werden unter Verwaltung / Finanzbuchhaltung / Buchungen / Buchungen

verbucht. Die Firma Schweighofer liefert in diesem Zusammenhang bereits einen umfangreichen

Kontenrahmen mit, der auch zum Teil speziell für die Hausverwaltung relevante Konten enthält.

Es ist trotz allem wichtig, sich zu Beginn unter Verwaltung / Finanzbuchhaltung / Konten / Sachkonten

einen Überblick über die zur Verfügung stehenden Konten zu verschaffen und ggf. Konten zu ergänzen

ober abzuändern.

Im Buchungsfenster wird neben Belegdatum, Belegnummer und Buchungskreis im unteren Bereich

die eigentliche Buchung erfasst. Beim Soll- bzw. Habenkonto kann man sowohl die Kontonummer als

auch die Kontenbezeichnung eingeben.

Auch eine Fremdbelegnummer wie z.B. die Kontoauszugsnummer der Bank kann hier für z.B. eine

spätere Suche eingegeben werden.

Wollen Sie die benötigten Konten in einer Liste suchen, drücken Sie die F3-Taste oder klicken Sie auf

die Schaltfläche für die Auswahlliste. Anschließend können Sie aus einer Kontenliste auswählen.


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Leitfaden HAUS-MANAGER

9) Ausgabe der Umsatzsteuervoranmeldung (UVA)

Unter Verwaltung / Finanzbuchhaltung / Steuererklärungen finden Sie neben weiteren Auswertungspunkten

auch die Umsatzsteuervoranmeldung (UVA). Im vorgeschalteten Einstellungsdialog

können Sie den Auswertungszeitraum, Details zur U30 oder aber auch das Erstellungsdatum

festlegen.

Außerdem besteht hier die Möglichkeit, die UVA im XML-Format für FINANZOnline zu exportieren,

oder direkt an FINANZOnline zu übermitteln sofern die entsprechenden Zugangsdaten zuvor

im Programm hinterlegt wurden. Werden alle Einstellungen bestätigt, wird eine Vorschau der

UVA erstellt. Diese kann zusätzlich gedruckt oder als PDF-Datei abgespeichert werden.


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Leitfaden HAUS-MANAGER

10) Jahresabrechnung Bestandnehmer bzw. Jahresabrechnung Objekte

Wurden alle Daten des Geschäftsjahres korrekt erfasst, kann die eigentliche Jahresabrechnung

erstellt werden. Damit diese korrekt ausgegeben wird, müssen jene Konten, welche auf der Jahresabrechnung

angeführt werden sollen unter Verwaltung / Hausverwaltung / Weitere Daten /

Jahresabrechnung - Kontenzuordnung zugeordnet werden. Sollten von Ihnen benötigte Konten

fehlen, ergänzen Sie diese einfach in der Liste.

Des Weiteren wird in diesem Fenster festgelegt, welcher Schlüssel beim jeweiligen Konto zur

Anwendung kommt. Für Kosten der Kategorie Heizkosten, Warmwasserkosten oder Rücklagen

werden weitere Einstellungen auswählbar.

Sollten Sie neue Schlüssel benötigten, können Sie diese unter Verwaltung / Hausverwaltung /

Weitere Daten / Aufteilungsschlüssel anlegen.

Im Bestandnehmer kann dann die Anteilshöhe der einzelnen Schlüssel oder ein Zähler angegeben

werden. Im Objekt selbst wird die Gesamtanzahl des Aufteilungsschlüssels eingegeben.

Nach einem Bestandnehmerwechsel oder einer Anteilsänderungen sollte auf die Schaltfläche

Komponenten neu berechnen geklickt werden, um eine Neuberechnung aller Komponenten

durchzuführen. Die Spalte Gesamtanzahl berechnet dient dabei als Kontrollwert.

Wurden diese Eingaben sorgfältig kontrolliert bzw. ergänzt, so steht der Jahresabrechnung der

Bestandnehmer bzw. der Objekte nichts mehr im Wege.

Die Abrechnungen für jeden einzelnen Bestandnehmer finden Sie unter

Berichte / Jahresabrechnung - Bestandnehmer. Eine Abrechnung für die einzelnen Objekte in

Summe können Sie unter Berichte / Jahresabrechnung - Objekte aufrufen.


11) Schlusswort

94152 Neuhaus / Inn, Mittich 6, Deutschland

Tel.: Seite +49 11 / 8503 / 91 498-0

Fax: +49 / 8503 / 91 498-379

manager.software@schweighofer.com

Leitfaden HAUS-MANAGER

Die hier angeführten Punkte sind die wesentlichen Bedienungselemente im Programm

HAUS-MANAGER. Darüber hinaus gibt es natürlich noch eine Vielzahl an weiteren, nicht

minder wichtigen Funktionen und Auswertungen, die in diesem Leitfaden nicht beschrieben

wurden.

Weitere Informationen zum Programm finden Sie auch im umfangreichen Handbuch.

Zusätzlich steht Ihnen bei Fragen das kompetente Supportteam der Firma Schweighofer

zur Verfügung. Auch Vor-Ort-Schulungen werden in diesem Zusammenhang empfohlen

und angeboten.

Wir wünschen Ihnen viel Erfolg beim Arbeiten mit dem -MANAGER!

Ihr Schweighofer-Team

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4911 Tumeltsham, Hannesgrub Nord 30, Österreich

Tel.: +43 / 7752 / 81 0 40

Fax: +43 / 7752 / 80 7 15

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1050 Wien, Wimmergasse 33, Österreich

Tel.: +43 / 1 / 54 55 260

Fax: +43 / 1 / 54 55 260-369

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