Werner Schümann, Stadt Graz - Solvion
Werner Schümann, Stadt Graz - Solvion
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Papierlose<br />
<strong>Stadt</strong>senat- und<br />
Gemeinderatssitzung
Tätigkeiten:<br />
<strong>Werner</strong> <strong>Schümann</strong><br />
Projekt– und Servicemanagement<br />
Bereich:<br />
Servicemanagement
Agenda<br />
Magistrat <strong>Graz</strong>, Abteilung für<br />
Informationsmanagement<br />
Wie stellte sich die Ausgangslage dar?<br />
Wie sieht die Lösung aus?<br />
Warum MOSS 2007 und nicht eine andere<br />
Technologie?<br />
Weiterentwicklung
Magistrat <strong>Graz</strong>:<br />
Die Verwaltung der <strong>Stadt</strong> <strong>Graz</strong> sieht sich als modernes und<br />
leistungsorientiertes Dienstleistungsunternehmen,<br />
4300 aktive Mitarbeiter und<br />
Mitarbeiterinnen,<br />
gesteuert wird im Sinne<br />
des New Public Management.<br />
Magistratsdirektion Informationsmanagement:<br />
mit 52 Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern betreuen wir ca.<br />
2500 IT-Arbeitsplätze
Ausgangslage<br />
wöchentliche <strong>Stadt</strong>senatssitzung mit 9<br />
<strong>Stadt</strong>räten und <strong>Stadt</strong>rätinnen<br />
monatliche Gemeinderatssitzungen mit<br />
56 Gemeinderäten und Gemeinderätinnen<br />
hoher Papierverbrauch<br />
nur ein Stück wird tatsächlich unterschrieben
Auftrag<br />
Beauftragung direkt durch den Bürgermeister<br />
innerhalb von 2 Monaten die papierlose<br />
<strong>Stadt</strong>senatssitzung und<br />
innerhalb von 3 Monaten die papierlose<br />
Gemeinderatssitzung mit<br />
möglichst geringen finanziellen Mitteln zu<br />
realisieren.
LÖSUNG<br />
Zentrale Verwaltung der Stücke und<br />
Tagesordnungen durch die Magistratsdirektion<br />
mit MOSS 2007<br />
Ausstattung der <strong>Stadt</strong>räte und der <strong>Stadt</strong>rätinnen<br />
mit modernen Laptop‘s<br />
neues Funk-LAN im Rathaus<br />
moderne Weblösung
Vorbereitung und Umsetzung<br />
Start der <strong>Stadt</strong>senatssitzung durch<br />
persönliche Begleitung eines jeden<br />
<strong>Stadt</strong>senatsmitgliedes<br />
Informationsreferat des<br />
Informationsmanagers zu Beginn der<br />
Sitzung<br />
Start im Gemeinderat anlässlich des e<strong>Graz</strong>-<br />
Day‘s<br />
Vorinformation der Politik mit Mails und<br />
Folder<br />
Informationsstand vor dem<br />
Gemeinderatssaal
Herausforderungen bei der<br />
Implementierung<br />
sehr kurze Einführungsphase<br />
Auswahl der umsetzenden Firma<br />
Aufgabenkoordinierung innerhalb der IT und der<br />
beteiligten Abteilungen<br />
Herstellen der technischen Voraussetzungen im<br />
Rathaus und im Amtshaus<br />
Schulung des Verwaltungspersonals sowie der<br />
Politikerinnen und Politiker
Beweggründe für Share Point<br />
einfache Bedienbarkeit<br />
zukunftssicherer Technologieeinsatz<br />
Senkung des Papierverbrauches<br />
hohe Datensicherheit<br />
systemkonformes Berechtigungssystem<br />
Synergieeffekte durch vorhandene Infrastruktur
Weiterentwicklung<br />
Erstellen eines Workflows zur Beratung der<br />
Gemeinderatsstücke<br />
Umsetzung eines elektronischen<br />
Genehmigungsverfahrens aller <strong>Stadt</strong>senats- und<br />
Gemeinderatsstücke<br />
Ausbau der IT-internen Arbeits- und<br />
Informationsplattform
SM + SR<br />
evtl. Projektleiter<br />
Share Point Services<br />
Organisation<br />
Mentor<br />
SharePoint<br />
Manager<br />
Umsetzung Portal<br />
Internet<br />
Organisation<br />
Prozessentwicklung<br />
Workflows<br />
Unterstützung<br />
Fa. <strong>Solvion</strong>
Danke für Ihre<br />
Aufmerksamkeit<br />
<strong>Werner</strong> <strong>Schümann</strong><br />
Magistrat <strong>Graz</strong>, Abteilung f. Informationsmanagement<br />
Schmiedgasse 26<br />
8011 <strong>Graz</strong><br />
http://www.graz.at<br />
E-Mail: werner.schuemann@stadt.graz.at<br />
Tel.: +43 316 872 2400<br />
Mobil.: +43 664 3833216
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